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CASO DE ESTUDIO ALIMEX

La compaa Alimex, que se encuentra en la industria alimentaria, es una empresa tamao mediana, que hasta antes de 2010 no contaba con tecnologas de informacin de apoyo a sus procesos organizacionales. En 2011 la direccin general comenz a analizar la posibilidad de implantar nuevas formas operativas, pues existan muchas actividades que deban realizarse varias veces debido a que cada departamento trabajaba en forma aislada, lo cual significaba que la informacin generada no era uniformemente distribuida en toda la organizacin. Los ejecutivos se percataron de esta situacin y llegaron a la conclusin de que era necesario invertir en sistemas de informacin computarizados. En 2013 la empresa tom la decisin de implantar un sistema de informacin, para lo cual se form un comit que evaluara la mejor alternativa de adquisicin. Concluido este proceso se opt por contratar a una casa especializada en software, quien se dara a la tarea de hacer un traje a la medida. El equipo de cmputo de ese entonces era subutilizado, pues por lo general slo se lo empleaba como procesador de palabras. Para el desarrollo del proyecto hubo una completa integracin y cooperacin entre la casa de software y los distintos departamentos involucrados en la tarea de automatizar sus procesos. La solucin a la que se lleg fue una red LAN y una serie de mdulos desarrollados en JAVA. Los mdulos que se establecieron fueron: ventas, embarques, cuentas por cobrar; produccin, control de calidad, compras, inventarios de materia prima, inventarios de producto terminado, inventario de refacciones, contabilidad, nmina (sueldos y jornales) y cuentas por pagar Los primeros mdulos que se desarrollaron fueron los de contabilidad, nmina y ventas debido a que eran las nicas reas semiautomatizadas aunque en forma independiente. Una vez puestas en funcionamiento estas reas se prosigui con el resto. Durante este tiempo se revisaron muchas de las actividades llevadas a cabo en los departamentos, lo cual dio como resultado la simplificacin de procesos y en algunos casos la reubicacin de personal. Debido a la automatizacin de procesos se produjo un cambio sustancial en la empresa. Por ejemplo, antes de la implantacin de sistemas de informacin computarizados, el departamento de compras elaboraba a mquina las rdenes de compra, en las cuales registraba los datos requeridos (nmero de orden, nombre del proveedor, condiciones de pago, fecha de entrega, precio unitario de

cada producto, subtotales, impuestos y totales). Una vez llenada la orden, era enviada al proveedor para que ste la surtiese. Almacn reciba el material, elaboraba manualmente la entrada de las mercancas en un formato pre impreso y foliado. En dicho formato el almacenista escriba el nombre del proveedor, la cantidad recibida de material, se firmaba y se enviaba a contabilidad. La seccin de costos de este departamento revisaba las formas recibidas (formularios) y haca una evaluacin de los costos de cada uno de los materiales. De aqu se enviaba la relacin al rea de cuentas por pagar, en donde se haca tina programacin semanal para tesorera. Finalmente, sta capturaba todos los datos de la factura en el sistema para la emisin de cheques. Como resultado de la automatizacin de procesos, la empresa ha cambiado drsticamente su forma de trabajar. En la actualidad el departamento de compras recibe en forma automtica las requisiciones (orden de compra) de parte del almacn, cuando el material ha llegado a un punto de reorden (debido al eficiente sistema de inventarios). En el sistema de inventarios se registra qu cuenta contable afectar cada uno de los materiales que se adquieren, lo cual ahorra trabajo a contabilidad. Compras efecta la cotizacin de materiales, captura en la orden de compra el precio y las condiciones de pago, y luego la enva al proveedor que suministrar los materiales. El proveedor hace su entrega en el almacn, en donde se verifica lo que se va a entregar contra la orden que tiene en el sistema, luego de lo cual se firma de recibido y revisado y enva a contabilidad la papelera. La seccin de costos de contabilidad slo verifica que almacn haya firmado, pues los datos de control ya estn en el sistema. Cuentas por pagar nicamente programa la factura para ser pagada en su fecha de vencimiento, para lo cual modifica la fecha de pago en el sistema y efecta el asiento contable. Finalmente, tesorera nicamente imprime los cheques, de acuerdo con el programa de pagos definido por cuentas por pagar. Recientemente se ha puesto en marcha un proyecto para evaluar la alternativa de cambiar los sistemas de informacin existentes; bsicamente se contemplan dos alternativas: adquirir un sistema integral de administracin o cambiar a una base de datos central y convertir las aplicaciones a un lenguaje de cuarta generacin. La implantacin de sistemas en Alimex le ha permitido ser mucho ms eficiente, ahorrar en costos de operacin, pero sobre todo contar con informacin para toma de decisiones Resuelva las siguientes preguntas 1. Qu tipo de sistemas de informacin identifica en la empresa? Explique su respuesta. 2. A qu nivel de la organizacin apoyan dichos sistemas?

3. Qu ventajas han trado a la empresa los nuevos desarrollos tecnolgicos? 4. Considera necesario cambiar la plataforma de sistemas de la empresa? por qu? 5. Para la implementacin del sistema de integral de administracin, qu problemas organizacionales y tecnolgicos enfrentar la empresa?