Organización.

- es un proceso que parte de la especialización y división del trabajo para

agrupar y asignar funciones a unidades específicas e interrelacionadas por líneas de mando,
comunicación y jerarquía con el fin de contribuir al logro de objetivos comunes de un grupo de
personas.

ALCANCE Y FUENTES DE UN CAMBIO ORGANIZACIONAL

Cuando se cambia una organización se afecta en forma directa toda su composición, ya que
sus efectos se traducen a nivel horizontal y vertical en el organigrama, es por eso que la
formulación de una propuesta de reorganización tiene que fundamentar las causas que la
originan y su área de influencia.

Para dimensionar y estructurar un proceso de reorganización es necesario disponer de

elementos de decisión idóneos, por lo que se han dividido con dos partes: la primera contiene
los aspectos considerados como la visión clásica, la segunda, los de más reciente acuñación
como un enfoque alterno.

 Visión clásica

Principios de organización
Departamentalización.- Este término implica la especialización del trabajo de acuerdo con el
lugar, producto, servicio, cliente o proceso que resulta de una división o combinación del
personal, operaciones y sus actividades en grupos o unidades relacionadas entre sí.

Mediante la departamentalización se pretende agrupar en unidades definidas las funciones

con objetivos afines que se orientan hacia el mismo propósito.

Jerarquización.- Jerarquizar es establecer líneas de autoridad (de arriba hacia abajo) a través
de los distintos niveles organizacionales y delimitar la responsabilidad de cada empleado ante
un solo superior inmediato.

Las unidades administrativas deben ubicarse en una escala que permita su atención, control y
supervisión, ya que a la función asignada corresponde una autoridad y responsabilidad
determinadas

Línea de mando.- Estas líneas se relacionan estrechamente con la jerarquización porque

simbolizan el enlace entre las unidades y constituyen el elemento estructural de los
organigramas ya que representan gráficamente la delegación de autoridad mediante niveles
jerárquicos.

Unidad de mando.- Es conveniente que una unidad administrativa no tenga más que un solo
titular, lo que evita la duplicidad de mando y posibles conflictos de autoridad.
Autoridad.- Es la facultad de dirigir las acciones, adoptar decisiones y girar órdenes para que
se realice alguna actividad o se acate una decisión

Responsabilidad.- Es la exigencia que tiene todo individuo u órgano administrativo de cumplir

las acciones encomendadas y de rendir cuentas de su ejecución a la autoridad
correspondiente. La responsabilidad implica que toda unidad administrativa y sus miembros
deben responder al ejercicio de la autoridad, por lo que no puede ejercerse ninguna autoridad
sin responsabilidad, y viceversa.

Autoridad funcional.- Por lo general, este tipo de autoridad, que se basa en el conocimiento
experto, se asigna a unidades que tienen a su cargo funciones de apoyo o asesoría, aunque
también puede recaer en unidades de línea. Su ejercicio es el único caso en que se justifica que
una unidad staff pueda girar instrucciones a una unidad de línea o en el que una unidad de
línea dé órdenes a un órgano que no depende jerárquicamente de él.

Tramo de control.- Es el número de unidades administrativas que dependen directamente de

un órgano superior.

Para lograr un máximo de eficiencia es indispensable que la estructura de organización evite

las complicaciones, tanto en su agrupación de actividades como en las relaciones que implican,
ya que por lo común una estructura compleja genera dificultades administrativas, crea
disfunciones, entorpece la operación y eleva considerablemente los costos.

Cuando surja una nueva actividad en un área de la organización, la respuesta más viable no
será crear un órgano, sino definir cómo reorientar las funciones hacia otras unidades
administrativas.

La estructura de organización es el resultado de la integración ordenada de las actividades e

indica, al mismo tiempo, quién debe hacer las tareas. Además debe evitarse el exagerado
crecimiento de la estructura.

El tramo de control que debe tener un superior está determinado por las relaciones orgánicas
entre éste y sus subordinados, así como por las que establecen entre sí estos últimos; tal
criterio se fundamenta en la teoría de Graicunas, quien afi rma que al aumentar en progresión
aritmética los órganos en la estructura, el número de relaciones se incrementa
exponencialmente, lo que en ocasiones provoca graves trastornos y difi cultades en la
comunicación.

Las relaciones entre subordinados y superior son de tres tipos:

 Relaciones directas individuales.

 Relaciones directas de grupos.
 Relaciones cruzadas.

Todas ellas se representan mediante la fórmula

 r = al número de relaciones
 n = al número de unidades subordinadas
Ejemplo con 5 unidades de subordinados

En consecuencia, antes de aprobar la creación de una unidad se debe prever y valorar la

complicación que implica un tramo de control demasiado extenso, y por lo tanto, las
consecuencias que puede tener en la gestión administrativa.

Comunicación.- Es un proceso recíproco en que las unidades y las personas intercambian

información con un propósito determinado.

La comunicación formal ocurre entre individuos o unidades y se basa en el puesto o la

jerarquía que ocupan, las actividades encomendadas o los niveles jerárquicos y
procedimientos determinados por la organización, con el fi n de coordinar las acciones de
manera eficaz.

La comunicación informal es el intercambio de información fuera de los canales y

procedimientos que dispone la organización, debido a necesidades de trabajo, relaciones
individuales, afinidades intergrupales, etcétera.

Características de los niveles administrativos

Un elemento de decisión útil para desagregar funciones, evitar omisiones o duplicaciones y
servir como guía consiste en precisar las funciones genéricas de cada nivel de la estructura
organizacional, a saber:

 Funciones que caracterizan al nivel directivo

- Definir el marco de actuación de la organización.
- Formular las estrategias corporativas y de negocio de la organización.
- Establecer políticas para la toma de decisiones en todos los niveles de la
organización.
- Definir las prioridades de la organización a corto, mediano y largo plazos.
- Manejar la imagen de la organización.
- Interrelacionar las acciones de las unidades de la organización.
- Prever el financiamiento de la organización.
- Fomentar el espíritu de equipo y el respeto a los valores de la organización.
- Mantener el rumbo de la organización de acuerdo con los objetivos y
prioridades establecidas

 Funciones que caracterizan al nivel supervisor

- Definir las estrategias funcionales de la organización.
- Coadyuvar en la puesta en marcha de las estrategias corporativas y de
negocios.
- Elaborar y ejecutar programas, y establecer objetivos y metas a corto,
mediano y largo plazos.
 - Coordinar la implementación de las funciones sustantivas y de apoyo.
- Establecer sistemas de control, supervisión y evaluación de las acciones.
- Interpretar y aplicar las políticas y estrategias establecidas.
- Asumir la responsabilidad del desarrollo de sistemas, procesos, funciones,
procedimientos, programas o proyectos.
- Orientar y aplicar los recursos necesarios en el cumplimiento de los objetivos
de la organización.

 Funciones que caracterizan al nivel operativo

- Alcanzar las metas de trabajo en sus áreas.
- Organizar, coordinar y dirigir el desarrollo de las actividades bajo su
responsabilidad.
- Aplicar los sistemas, procesos, funciones, procedimientos, programas,
proyectos mediante métodos específicos de trabajo.
- Atender el desarrollo del trabajo según los criterios establecidos.
- Impulsar la productividad y promover la calidad en el trabajo.
- Proponer medidas y ajustes a sus actividades e informar a los mandos
superiores.