CÓDIGO REVISIÓN

SEGURIDAD ACROPOLIS LTDA SA-GF-D-

1
04
FECHA PAGINA
POLITICA
CAJA MENOR 18/12/2018 1/5

1. OBJETIVO

Definir estándares para la correcta utilización, manejo y control de los fondos en moneda legal que se
encuentran en las cajas menores de SEGURIDAD ACROPOLIS LTDA.

2. ALCANCE

Aplica para el manejo de todos los fondos de caja menor asignados a los funcionarios de SEGURIDAD
ACROPOLIS LTDA, para el pago de valores en efectivo de menor cuantía.

3. DEFINICIONES Y TERMINOLOGIA

 Caja Menor: Es un fondo creado para manejar desembolsos de dinero de menor cuantía, el cual es
asignado a una persona como responsable de su manejo.

 Reembolso: Cuando el fondo de caja menor se agota, o llega a un determinado monto mínimo
establecido, se procede a reintegrar el dinero utilizado.

 Relación de gastos: Sustento de los gastos efectuados a través de caja menor.

4. DISPOSICIONES GENERALES

 Solo se podrá responsabilizar de una caja menor al personal vinculado laboralmente con la
compañía

 Para la creación o modificación de un fondo de caja menor, se debe realizar a través de un acta de
constitución de caja menor aprobada por la Gerencia administrativa y financiera, y aceptada por el
responsable del fondo.

 Revisión de los documentos soportes que sustenta los gastos de caja menor con el lleno de los
requisitos legales y fiscales.

 Es responsabilidad de todos los funcionarios que tienen a su cargo el manejo de la caja menor, la
custodia del efectivo en un lugar seguro y con llave.

 Ante ausencias del titular del fondo de caja menor por motivo de vacaciones, licencias, etc., se
debe efectuar el reembolso de los valores pendientes y entregar el fondo completo a quien asuma
 CÓDIGO REVISIÓN
SEGURIDAD ACROPOLIS LTDA SA-GF-D-
1
04
FECHA PAGINA
POLITICA
CAJA MENOR 18/12/2018 2/5

el manejo del mismo, previa autorización del Jefe inmediato de quien entrega; y elaborar acta de
entrega firmada por quien entrega y quien recibe

5. CREACION FONDO DE CAJA MENOR

Las necesidades de apertura de un fondo de caja menor son analizadas y autorizadas por la gerencia
administrativa y financiera, quien determina la cuantía y el responsable del fondo. Lo anterior se formaliza a
través de un acta de constitución de caja menor firmada por las partes para posterior creación en el
sistema con los siguientes datos:

 Nombre y apellidos completos.

 Documento de identificación
 Cargo
 Valor del fondo.

6. MANEJO CAJA MENOR

1) Los responsable de la administración de los fondos de caja menor, no deben mezclar estos valores
con ningún otro fondo u otra clase de ingresos.

2) No se podrá pagar a través del fondo de caja menor, conceptos que no estén catalogados como
gastos menores ni tengan relación con la actividad de la SEGURIDAD ACROPOLIS LTDA,
prestamos, anticipos de viaje, fletes y pagos de gastos por servicios personales que superen dos
(2) SMLV (salarios mínimo legal vigente).

3) Toda salida de efectivo de caja menor debe tener el sustento respectivo a través de facturas de
ventas, documentos equivalentes en caso de terceros que pertenezcan al régimen simplificado
antes de solicitar desembolso.

4) La solicitud del reembolso de los gastos se deben realizar cuando el fondo este consumido al 70%
de la base, para no quedarse sin efectivo y poder cumplir con las necesidades de pagos.

5) El responsable de caja menor no puede hacer pagos por cuenta propia, es decir con su dinero a la
espera del reembolso.

6) Los reintegros de gastos deben ser solicitados por el responsable de caja menor dentro del mes en
el cual se efectuaron los gastos.

7) Cada responsable de un fondo de caja menor responde por los faltantes y sobrantes que se
presenten en la caja, estas diferencias se informan al Auditor y al Jefe inmediato.
 CÓDIGO REVISIÓN
SEGURIDAD ACROPOLIS LTDA SA-GF-D-
1
04
FECHA PAGINA
POLITICA
CAJA MENOR 18/12/2018 3/5

8) El fondo de la caja menor debe permanecer conciliado en todo momento.

9) Cada responsable de caja menor le hace seguimiento a los pagos recurrentes con la finalidad de
que se puedan canalizar a través de la Tesorería y así minimizar los desembolsos en efectivo.

10) Cada Líder de Procesos informa a La Jefatura de Contabilidad y Tesorería las novedades que se
presenten con los responsables de cada fondo, como cambio de titulares, retiro del colaborador,
reemplazo por vacaciones, incapacidades, licencias, etc. Ante estas ausencias del titular del fondo
de caja menor, se debe efectuar el reembolso de los valores pendientes y entregar el fondo
completo a quien asuma el manejo del mismo, previa autorización del Jefe inmediato y elaborar
acta de entrega firmada por quien entrega y quien recibe.

11) Los recibos provisionales de caja, es decir los que no están soportados por facturas o cuentas de
cobro deben estar totalmente diligenciados con fecha, valor, concepto y firma de quien recibe los
recursos y no debe tener enmendaduras ni tachones.

12) No se autorizan por caja menor gastos de viaje, cuando sean autorizados de manera excepcional
gastos de alimentación no deben superar los montos máximos diarios permitidos para el personal
de acuerdo a la política de gastos para legalización de anticipos (Categoría 1: Directores, Jefes,
Coordinadores 2 SMDLV. Categoría 2: Asistentes, Supervisores, Administradores, Vendedor,
Auxiliar 1.5 SMDLV)

13) El responsable de la caja menor debe verificar que las facturas, cuentas de cobro y/o documento
equivalente estén a nombre de SEGURIDAD ACROPOLIS LTDA., en original y deben contener el
nombre, razón social de quien factura con el respectivo documento Nit o cédula, fecha de
expedición, descripción específica y resolución vigente. Si el Documento Factura o Documento de
compra al Régimen Simplificado corresponde a un Tercero nuevo se debe anexar el RUT al
reembolso.

14) Facturas que no vengan a nombre de SEGURIDAD ACROPOLIS LTDA, o sin soportes indicados,
no se reconocerá el gasto.

7. REEMBOLSOS DE CAJA MENOR

1) Cuando los fondos de la caja menor estén consumidos aproximadamente al 70%, el responsable
del fondo diligencia el formato de cajas menores relacionando los gastos sujetos a reembolsos y se
entregan al jefe inmediato para revisión y posterior entrega al área de contabilidad.
 CÓDIGO REVISIÓN
SEGURIDAD ACROPOLIS LTDA SA-GF-D-
1
04
FECHA PAGINA
POLITICA
CAJA MENOR 18/12/2018 4/5

2) Los reembolsos de caja menor son enviados al área de contabilidad con los soportes originales de
cada gasto. El área contable contara con dos días hábiles y se encargada de revisar el
cumplimiento de todos los requisitos legales y de pasar a tesorería para el reembolso respectivo.

3) Una vez contabilizada la legalización de caja menor se entrega al área de tesorería quien contara
con dos días hábiles para que proceda a realizar el desembolso al responsable del fondo.

8. DOCUMENTOS RELACIONADOS

 Facturas soporte de pagos por caja menor

 Documentos equivalentes – cuentas de cobro
 Formato legalización caja menor
 Comprobante de egreso por desembolso.

9. OBSERVACIONES GENERALES

La inobservancia de las obligaciones contenidas en el presente procedimiento constituirá incumplimiento a

sus obligaciones laborales contractuales y reglamentarias.
 CÓDIGO REVISIÓN
SEGURIDAD ACROPOLIS LTDA SA-GF-D-
1
04
FECHA PAGINA
POLITICA
CAJA MENOR 18/12/2018 5/5

ELABORÓ REVISADO POR APROBADO POR

Milena Mantilla Vivian Correa Lara

Jefe SIG FECHA: 30-5-2018