CÓDIGO REVISIÓN

SEGURIDAD ACROPOLIS LTDA

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1. OBJETIVO

Establecer políticas para lograr una cartera óptima, mediante un proceso sistemático de evaluación,
seguimiento y control de las cuentas por cobrar, con el fin de obtener que los recaudos se realicen de
forma oportuna y efectiva, de manera que la gestión garantice de este componente una circulación
permanente de liquidez.

2. ALCANCE

Esta política es aplicable para todos los servicios facturados por SEGURIDAD ACROPOLIS LTDA.

3. DEFINICIONES Y TERMINOLOGIA

 Acuerdos de pago: figura que permite al cliente obtener un plazo para el pago de las facturas que
se encuentran vencidas.

 Gestión de cobro: tarea administrativa y financiera orientada a la captación de recursos monetarios

procedentes de una transacción económica.

 Soportes de pago: Documento que sirve de base y evidencia para registrar el pago realizado por el
cliente.

 Conciliación: Proceso administrativo en el que las partes identifica sus diferencias y pactan sus
posibles soluciones.

 Depuración: Es el proceso administrativo que permite corregir las inconsistencias, con el fin de
mantener una información financiera real.

 Nota crédito: Son todos los descuentos efectuados a la factura del cliente, por mayor valor
facturado.

 Recibo de caja: Soporte contable, en el cual constan los ingresos en efectivo o en cheque recaudados por la
empresa. El recibo de caja se contabiliza con un débito a la cuenta de caja y el crédito de acuerdo con su
contenido o concepto del pago recibido.

 Cartera difícil cobro: Aquellas cuentas que posiblemente no puedan ser cobradas, se clasifican
como cuentas de dudoso o difícil cobro.

4. POLITICAS DE CARTERA VENCIDA

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El Área de Cartera será la responsable del manejo y rendición de informes consolidados de la cartera de
SEGURIDAD ACROPOLIS LTDA, por lo tanto será la encargada de generar una serie de lineamientos y
disposiciones necesarias para lograr que los clientes realicen los pagos de manera oportuna y efectiva,
construyendo relaciones estables y duraderas, mediante una adecuada gestión de cobro.

La gerencia administrativa y financiera será el órgano habilitado para decidir en cada caso las acciones de
cobro jurídico que sean pertinentes aplicar, determinar el deterioro de cartera considerando los eventos
que causan las perdidas, según evidencias y aprobación de contabilización de dicho deterioro.

4.1. FUNDAMENTOS REQUERIDOS

 Permanentemente Cartera y Contabilidad, deberán estar monitoreando la cartera y validando que

la información cuadre tanto en Cartera como en Contabilidad.
 Mensualmente, el área de cartera deberá generar los informes de cartera con los soportes
requeridos validando el resultado con las cuentas de balance respectivas, se deberá realizar los
ajustes y conciliaciones del caso.
 Se deberá evaluar el reconocimiento del deterioro de cartera por posibles pérdidas.
 La cartera será manejada por el Área de Cartera y por la Oficina Jurídica en cada una de las
etapas establecidas.
 Se manejarán las cuentas contables de la 13 Deudores, de acuerdo a la nomenclatura incluida en
el plan de cuentas de SEGURIDAD ACROPOLIS LTDA.
 Las cuentas por cobrar susceptibles de castigo serán tomadas de la cuenta de Deudas de difícil
cobro, donde serán llevadas previamente.
 La cartera deberá ser segmentada en el tiempo de morosidad de pago y en el costo de gestión de
la cuenta y probabilidad de pago.

4.2. CARTERA DIFICIL COBRO

Cuando el proceso de gestión de cobranza, demuestre ser irrecuperable, debe ser llevado a la gerencia
administrativa y financiera y al Comité de Cartera con las evidencias válidas para el tema; quien decidirá su
paso directamente a Cuentas de Difícil Cobro.

4.3. CARTERA DIFICIL COBRO

Es un mecanismo contable para depurar las cifras e índices de los estados financieros. Un cliente moroso
podrá ser susceptible de castigo, en los siguientes eventos:
 Cuando el proceso de cobro jurídico demuestre ser irrecuperable.

Desde el cobro administrativo sin necesidad de haber sido enviado a cobro jurídico y habiéndose agotado
todos los recursos necesarios, por los siguientes hechos:
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 Por consideraciones del monto y antigüedad

 Documentos soportes no cumplan con los requisitos necesarios para el cobro jurídico.

No se castiga cartera hasta tanto no se agoten todos los recursos encaminados al recaudo de la obligación
y debe ser llevada primero a cuentas de Difícil Cobro para luego ser castigada. Se debe reconocer el
respectivo deterioro de cartera con el fin de contar con unos estados financieros reales y disponibles.

5. POLITICAS DE RECAUDO DE CARTERA

SEGURIDAD ACROPOLIS LTDA, realiza su facturación una vez prestado el servicio de vigilancia y
seguridad privada, por tanto la gestión de cobro para el recaudo de cartera, inicia al clasificar la cartera
individual por factura de venta con vencimiento superior a 30 días.

También se realizara segmentación del total de la cartera vencida, con el fin de identificar el cobro en cada
una de sus etapas en caso de que algunos de sus pagos no sea atendido total y oportunamente en las
condiciones inicialmente pactadas, orientada a mantener una relación comercial activa y lograr un
acercamiento con el deudor

5.1. ETAPAS DE LA GESTION DE RECAUDO

La gestión de cobro deberá hacerse necesariamente a través de la Matriz de gestión de recaudo

actualizando la información en el sistema contable.

5.1.1. COBRO ADMINISTRATIVO

Esta gestión la realizará el Área de Cartera a los clientes con mora de 31 días de mora hasta los 60 dias de
mora. Se debe gestionar y buscar solución de pago, por cualquiera de los siguientes medios y con una
primera comunicación por escrito al deudor y deudores solidarios, en caso de requerir reportar a las
centrales de riesgos.
 Contacto telefónico
 Mensajes de texto
 Mensajes de voz
 Correos electrónicos

Inicialmente, se contactará en los teléfonos y direcciones suministradas en el sistema de información de

acuerdo a la creación del cliente por el área de facturación.

5.1.2. COBRO PREJURIDICO

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Esta gestión también será realizada por el Área de Cartera bajo la responsabilidad del Analista de cartera a
partir de los 61 días de mora y hasta los 120 días de mora. Quién se encargará de trasladar a Jurídica
previa aprobación de la gerencia administrativa y financiera, las obligaciones que no logre su recuperación.
En esta etapa de cobro y como herramienta de negociación que permite al deudor normalizar su cartera
vencida, se puede realizar Acuerdos de Pago en el Área de Cartera, siempre y cuando el deudor muestre
capacidad de pago.

El Analista de cartera deberá enviar oficios de cobro pres jurídicos y hacer visitas personales en caso que
se requiera.

5.1.3. COBRO JURIDICO

Esta gestión la realizará Asesoría Jurídica a partir de los 121 días de mora, quién si no obtiene resultado
alguno, judicializará la obligación. Todos los gastos que ocasione el proceso de cobro jurídico, estarán a
cargo del deudor y/o deudor solidario.
Para entablar el proceso de demanda se requiere evaluar si el caso lo amerita, determinando la viabilidad
de recuperar la obligación por esta vía.

6. DETERIORO DE CARTERA

Al final de cada periodo sobre el que se informa, se evaluará si existe evidencia objetiva de deterioro del
valor de las Cuentas por cobrar a clientes que se midan al costo o al costo amortizado, y se reconoce una
perdida por deterioro, se presentara dicho ajuste en una cuenta correctora dentro de las Cuentas
Comerciales por Cobrar y en los resultados. La reversión de cualquier pérdida por deterioro en periodos
posteriores según los requerimientos establecidos en esta política para la reversión del deterioro del valor
de los activos, se realizara directamente o mediante el ajuste de la cuenta correctora.

6.1. MEDICION DEL DETERIORO

Para un instrumento de deuda medido al costo amortizado, la pérdida por deterioro es la diferencia entre el
importe en libros del activo y el valor presente de los flujos de efectivo futuros estimados, descontados
utilizando la tasa de interés efectivo original del activo. Si este instrumento financiero tiene una tasa de
interés variable, la tasa de descuento para medir cualquier pérdida por deterioro del valor será la tasa de
interés efectiva anual, determinada según el contrato.

7. DOCUMENTOS RELACIONADOS:

 Factura de venta
 Recibo de caja
 Soportes de pago
 Informe cartera por edades
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 Concepto jurídico
 Nota contable.

ELABORÓ REVISADO POR APROBADO POR

Milena Mantilla Jefe Sistema de Gestion

Vivian Correa Lara FECHA: 28 mayo 2018