Manuales Administrativos

Manuales administrativos
• Documentos elaborados sistemáticamente en los cuales se indican las
actividades a ser cumplidas por los miembros de una organización y la
forma en que las mismas deberán realizarse, ya sea conjunta o
separadamente.
• Constituyen una guía que permite encaminar en la dirección
adecuada los esfuerzos del personal.
Objetivos
• Explicar las normas generales, instrucciones y directrices de una empresa u
organismo público, con un lenguaje accesible para el personal de todos los
niveles.
• Coadyuvar a normalizar controles en los trámites de procedimientos y
uniformar las actividades.
• Proporcionar información básica para la planeación e implantación de
medidas de modernización administrativa.
• Presentar una visión de conjunto de la organización (individual, grupal o
sectorial).
• Precisar las funciones asignadas a cada unidad administrativa, para definir
responsabilidades, evitar duplicaciones y detectar omisiones
Ventajas
• Estimulan la uniformidad de criterios administrativos.
• Eliminan confusiones en las tareas desarrolladas en la unidad de
trabajo.
• Eliminan la incertidumbre y la duplicidad de funciones.·
• Disminuyen la carga de supervisión.
• Sirven de base para la capacitación.
• Evita la improvisación de procedimientos y decisiones administrativas.
Son los manuales que corresponden a una sola organización, y pueden
referirse a ella en forma general o circunscribirse a una de sus áreas en forma
específica.

Manual de puestos y Manual de

funciones
Contiene de manera ordenada la
identificación de los puestos que
existen dentro de la organización,
describe las atribuciones de cada uno
de los puestos, la relación que tiene
tanto interna como externamente a
nivel organizacional, así como el grado
de responsabilidad que posee cada
puesto.
procedimientos
Contienen la secuencia cronológica de
pasos a seguir en la ejecución de una
función o en la prestación de un servicio, a
partir de la descripción de las operaciones
y de las actividades de manera narrativa, o
a través del uso de ilustraciones basadas
en diagramas, cuadros y dibujos. Este
manual es una guía en la que se explica al
personal cómo hacer las cosas.
RECOLECCIÓN FUENTE PROCESAMIENTO
DE DE DE LA APROBACIÓN CORRECCIÓN AUTORI- IMPLANTACIÓN Y
INFORMACIÓN INFORMACIÓN INFORMACIÓN ZACIÓN EVALUACIÓN

Redacción del 1er. Revisión por

Borrador del Parte del
Depto. “A” responsable

Recopilar Redacción del 1er. Revisión por

Borrador del Parte del
Datos del Depto. “B” responsable
Depto. “A”
Redacción del 1er. Revisión por
Borrador del Parte del
Depto. “C” responsable
Hacer cam- Imprimir y
Esquema bios y correc- Revisión Distri-
Recopilar final Encuader- bución
-tización ciones nar
Datos del
del
Depto. “B”
Manual

Elaboración de
Recopilar Gráficas.
Datos del
Depto. “C” Formato de los
manuales
Contenido de los
manuales
 ACUERDO MINISTERIAL No. Xxx
Guatemala, marzo 2003
EL MINISTERIO DE FINANZAS PÚBLICAS
CONSIDERANDO:
Que el Ministerio de Finanzas Públicas está desarrollando un
proceso de modernización ministerial, que incluye el
acondicionamiento las estructuras administrativas y la
actualización de los procedimientos de trabajo a las
necesidades de servicio;
CONSIDERANDO:
Que el programa para la Reestructuración del Ministerio de
Finanzas Públicas propició un proceso de análisis de la
metodología aplicada para cumplir las funciones y atribuciones
de las Direcciones, con la participación de funcionarios y
empleados de las distintas dependencias, con el propósito de
darle mayor efectividad al desempeño de las labores de cada
una de ellas;
CONSIDERANDO:
Que es necesario formalizar y legalizar el instrumento técnico-
administrativo que describe la forma en que deben efectuarse
las actividades que el personal desarrolla en el desempeño de
las tareas correspondientes a sus respectivos puestos de
trabajo para prestar un efectivo, transparente y certero servicio
a la institución y a los usuarios.
POR TANTO:
En el ejercicio de las funciones que le asignan los artículos 194,
literales a), f) e i) de la Constitución de la República de
Guatemala, 35 del Decreto No. 114-97 del Congreso de la
República, Ley del Organismo Ejecutivo; y, lo prescrito en el
artículo 72 del Acuerdo Gubernativo No. 382-2001 de fecha 14
de septiembre del 2001, Reglamento Orgánico Interno del
Ministerio de Finanzas Públicas.
ACUERDA:
Artículo 1. APROBACIÓN. Se aprueban los Manuales de
Procesos y Procedimientos de toda las Direcciones del
Ministerio de Finanzas Públicas, con el fin de coadyuvar al
eficiente funcionamiento de las mismas.
Artículo 2. DIVULGACIÓN. Se autoriza la impresión y
divulgación de los Manuales de Procesos y Procedimientos de
todas las Direcciones del Ministerio de Finanzas Públicas,
ordenando a la Administración General Interna hacerse cargo
del proceso de reproducción y distribución de ejemplares y
responsabilizando a los funcionarios y empleados del Ministerio
por su inmediata y correcta aplicación.
Artículo 3. ACTUALIZACIÓN Y MODIFICACIÓN. Con el
objeto de mantener actualizados los Manuales de Procesos y
Procedimientos de todas las Direcciones del Ministerio de
Finanzas Públicas, se faculta a los Directores de las
Dependencias Ministeriales a proponer al Despacho Ministerial
modificaciones a los métodos y procedimientos, con el objeto de
mejorarlos y hacerlos más efectivos, después de ser analizados
y evaluados.
Artículo 4. DEROGATORIA. Se derogan todas las
disposiciones que se opongan o contradigan el contenido del
Manual aprobado por medio de este Acuerdo.
Artículo 5. VIGENCIA. El presente acuerdo surte efectos
inmediatamente.
COMUNÍQUESE,
MINISTRO DE FINANZAS PÚBLICAS
VICEMINISTRO DE ADMINISTRACIÓN FINANCIERA
 CONTENIDO ESPECÍFICO
1. DEFINICIÓN DEL MANUAL
2. JUSTIFICACIÓN DEL MANUAL
3. OBJETIVOS DEL MANUAL
4. ÁMBITO DE APLICACIÓN
5. BENEFICIOS DEL MANUAL
6. ORGANIGRAMA GENERAL DE
INTEGRACIÓN DE PUESTOS.
7. DIRECTORIO
a. De la Alta Gerencia al nivel operativo
b. Niveles jerárquicos por Departamentos
8. ÁREAS O UNIDADES ADMINISTRATIVAS
a. Organigrama de integración de puestos
b. Descripción de cada puesto.
 NOMBRE DE LA EMPRESA MANUAL DE PUESTOS Y FUNCIONES
4 Avenida 12-42 zona 1
Teléfono: 24304949 - 24304936
Abril 2006 Página 11 de 12

ORGANIGRAMA DE INTEGRACIÓN DE PUESTOS

Gerencia General R E

Gerencia General 4 2
Asesores 1 0
Asistente de Gerencia 2 1
Secretaria Recepcionista 1 1

Gerencia Financiera R E Gerencia Mantenimiento R E Gerencia Mercadeo R E

Gerencia Financiera 11 14 Gerencia Mantenimiento 20 26 Gerencia Mercadeo 22 9

Gerente Financiero 1 1 Gerente de Mantenimiento 1 1 Gerente de Mercadeo 1 1
Auxiliares 3 4 Auxiliar tipo “A” 3 9 Supervisor de ventas 9 4
Compras 1 2 Auxiliar tipo “B” 2 5 Ejecutivos de ventas 12 4
Bodega 1 0 Auxiliar tipo “C” 1 0
Cajeros 4 4 Agente de Seguridad 12 9
Auxiliar de Bodega 1 3 Conserje 1 2

E = EXISTENTES
R = REQUERIDOS. Fecha: __________________

Elaborado por: Revisado por: Autorizado por:

 DESCRIPCION TÉCNICA DEL PUESTO
IDENTIFICACIÓN DEL PUESTO
TÍTULO DEL PUESTO
UBICACIÓN ADMINISTRATIVA
SUPERIORES
SUBALTERNOS
DESCRIPCIÓN DEL PUESTO
NATURALEZA DEL PUESTO:

ATRIBUCIONES DEL PUESTO:

a. Diarias
b. Mensuales
c. Eventuales

RELACIONES DEL PUESTO

a. Interna
b. Externa

RESPONSABILIDADES DEL PUESTO

REQUISITOS DEL PUESTO:

a. Conocimientos
b. Experiencia
c. Habilidades y aptitudes

Elaborado por: Revisado por: Autorizado por:

Página No.
Empresa: Código del Puesto:
Elaborado por: Aprobado por: Fecha de Fecha de vigencia: Versión No.
aprobación:

DESCRIPCION DEL PUESTO:

Naturaleza del puesto:
El puesto fue creado por la necesidad de contar con un encargado de planear, organizar,
dirigir y controlar los procesos administrativos, financieros, contables, deportivos, recursos
humanos, comerciales y en especial, atención a socios del Club.

Atribuciones y/o Funciones

Establecer y generar presupuesto de ventas, gastos y presupuesto financiero con el fin de
reducir gastos.
Presentar informes contables y financieros a Gerencia General.
Implementar mejoras en el servicio y atención a socios.

Relaciones de trabajo
❖Gerencia General y Junta Directiva: para presentar proyectos, autorización de
presupuestos y entrega de reportes de resultados así como la información de metas y
objetivos alcanzados.
Para coordinar y supervisar las actividades de las diferentes áreas que dirigen.
Responsabilidad
Es el responsable de:
❖El personal bajo su cargo.
❖Del mobiliario y equipo bajo su cargo
❖Es el responsable de las decisiones del puesto.

Requisitos del Puesto:

Educación
Licenciatura en Administración de Empresas o carrera afín.
Experiencia
Cinco años mínimos en puesto similar.
Habilidades y Destrezas
Control y supervisión de Estados Financieros y contables.
Dirección y manejo de personal.
Otros Requisitos
Cualesquiera relacionados con su cumplimiento.
Directrices para la evaluación del desempeño (KPI)
Objetivo KPI Meta Temporalidad
Manual de procedimientos
CONTENIDO ESPECÍFICO
1. DEFINICIÓN DEL MANUAL
2. JUSTIFICACIÓN DEL MANUAL
3. OBJETIVOS DEL MANUAL
4. ÁMBITO DE APLICACIÓN
5. BENEFICIOS DEL MANUAL
6. SIMBOLOGÍA A UTILIZAR
7. PROCEDIMIENTOS:
a. Definición del Procedimiento
b. Objetivo del Procedimiento
c. Normas del Procedimiento
d. Descripción del Procedimiento
e. Diagrama de Flujo del
Procedimiento
Inicio o término: Indica el principio o el fin del flujo. Puede ser acción o
lugar; además, se usa para indicar una oportunidad administrativa o
persona que recibe o proporciona información.

Actividad: Describe las funciones que desempeñan las personas

involucradas en el procedimiento.

Documento: Representa cualquier documento que entre, se utilice, se

genere o salga del procedimiento.

Decisión o alternativa: Indica que se guarde un documento en forma

temporal o permanente.

Archivo: Indica que se guarde un documento en forma temporal o

permanente.
Conector de página: Representa una conexión o enlace con otra hoja
diferente, en la que continúa el diagrama de flujo.

Desplazamiento o transporte: indica el movimiento de los empleados,

material y equipo de un lugar a otro.

Dirección del flujo o línea de unión, conecta los símbolos señalando el

orden en que se deben realizar las distintas operaciones.

Nota aclaratoria. No forma parte del diagrama de flujo sino más bien es
un elemento que se le adiciona a una operación o actividad para dar una
explicación de ella.
 HOTEL “LA COMODIDAD” PAGINA NUMERO 1 DE 3
4 Avenida 12-42 zona 1 No. DE PASOS
Teléfono: 24304949 - 24304936 FECHA: Junio 1998
PROCEDIMIENTO: Oferta de capacitación a través INICIA: Vendedor
del vendedor. FINALIZA: Recurso Humano

DEFINICIÓN DEL PROCEDIMIENTO

Descripción de los pasos a seguir para llevar a cabo una oferta de capacitación por
parte del vendedor que ha sido contratado por la empresa.

Esta actividad de ofrecer los servicios de la empresa a través de la capacitación a

Instituciones o personas en lo individual, da inicio desde el momento en que la empresa
decide ofrecer el servicio.

Al recibirse la respuesta positiva del cliente, se elabora la cotización detallada de los

beneficios que obtendrá al recibir la capacitación, cuáles son los puntos importantes
que se profundizarán en la exposición y la importancia que conlleva conocer nuevos
programas y herramientas útiles que faciliten el trabajo de un profesional.

OBJETIVOS DEL PROCEDIMIENTO

Persuadir al posible cliente para que dando el primer paso de solicitar una cotización,
se pueda concretar la capacitación a la persona o a la Institución.

NORMAS DEL PROCEDIMIENTO

Las diferentes solicitudes de cotización pueden ingresar a la empresa por varias vías:

1.Por llamadas telefónicas que se reciben en la empresa.

2.Las solicitudes de cotización que directamente efectúen a la empresa, constituyendo
el resultado de los seminarios que la empresa ha impartido con anterioridad.
DESCRICIÓN DE PROCEDIMIENTO: Oferta PAGINA NUMERO 2 DE 3
No. DE PASO19
de capacitación a través del vendedor. FECHA: Junio 1998

INICIA: Vendedor FINALIZA: Recurso Humano

No. RESPONSABLE ACTIVIDAD

1 VENDEDOR Se toma la decisión de ofrecer capacitación
2 CLIENTE Se elabora el plan de visitas
3 CLIENTE Se ofrece las ventajas de la capacitación
4 CLIENTE El interesado manifiesta su interés
5 COTIZACIÓN Solicita se le presente una cotización
6 COTIZACIÓN Se elabora reporte de clientes.
7 SALA VENTAS Se revisan los datos del cliente y la clase de
capacitación que necesitas.
8 REGISTRO Se consultan cantidades de horas del curso
9 REGISTRO Inspecciona la propuesta
10 COTIZACIÓN Se elabora la cotización
11 COTIZACIÓN Copia de la cotización queda archivada
12 CLIENTE Se traslada cotización al interesado (cliente)
Elaborado por: Revisó: Autorizó:
 FLUJOGRAMA DEL PROCEDIMIENTO: Oferta de PAGINA NUMERO 1 DE 1
No. DE PASOS 19
capacitación a través del vendedor. FECHA: Junio 2018

INICIA: Vendedor FINALIZA: Informática

VENDEDOR CLIENTE COTIZACIÓN SALA REGISTRO CONTRATO PLANIFICACIÓN RECURSOS INFORMÁTICA COBRO
VENTAS HUMANOS

inicio
(1)
NO se ofrece
capacitación
SI
(2) (3)
Se ofrece
Se elabora el Ventajas
Plan de visitas Capacitación (5)
Solicita se le
(4) presente una
NO SI
Interesado cotización
Interés
(7) (8)
(6) Se revisan Se consultan
Se elabora los datos del cantidades de
reportes de cliente horas del curso
cliente

(9)
Inspecciona
(10) la
Se elabora propuesta
la
cotización
(12)
Traslada coti-
zación al inte-
resado. (11)
Copia se
Archi- (14)
(13) va Elabora el
Interesado SI contrato
toma la respectivo
decisión (16) (17) (18) (19)
Se planifica las Se contrata per- Se prepara Se realiza
NO (15) clases de capa- sonal calificado el área de el cobro por
Se archiva citación para impartir Informática la capacitación
copia clases.

FIN