Actividad evaluativa - Eje 2

Planeación de la Auditoria Administrativa

Juan David González Varón

Angélica Alzate Arias

Gladelvis Galeano

Diana Carolina Torres Loaiza

Programa Administración de Empresas Virtual

Auditoria Administrativa 2021 – Grupo 719

15/03/2021

Bogotá
 EJE 2 AUDITORIA ADMINISTRATIVA

1.Escoja una empresa de su preferencia sobre la cual puedan obtener información para cumplir con

lo indicado.

2.Obtenga información relevante

3.Preparen un documento de planeación que contenga, como mínimo lo siguiente:

a) Términos de referencia: objetivo del trabajo auditoria administrativa

b) Conocimiento del cliente

1. Actividad económica

2. Órganos de dirección, administración y representación legal

3. Composición del capital

4. Planta física

5. Comercialización

6. Inventario

7. Cartera
 c) Procedimientos disposiciones legales, pronunciamientos profesionales y las normas que

rigen el proceso.

4.Preparen un programa de trabajo que contenga

• Responsable

• Área de intervención

• Numero progresivo de actividad estimada

• Fases proceso parra llevar a cabo el proceso

• Cronograma de actividades

• Diagrama de flujo

• Reportes d

• Y clases de informe a representar

• Periodicidad informar avances

 AUDITORIA DE GESTION A LA ADMINISTRACION DEL CENTRO COMERCIAL

OUTLET FACTORY CENTRO COMERCIAL P.H

Outlet Factory Centro Comercial es un centro comercial encontrarás todas las marcas en un solo

lugar. Espacios comerciales, servicios, entretenimiento, plazoleta de comidas y mucho más.

Cuenta con parqueaderos para automóviles, motos y bicicletas.

Presentación de la Empresa

El Centro Comercial Outlet Factory se construyó en Bogotá, concebido como el más grande del

país hace 8 años, convirtiéndose en un modelo exitoso acogido en otras ciudades, se fundó el 28

de noviembre de 2013, en la localidad de puente Aranda sobre un lote de 126.000 metros cuadrados

que se complementó con un complejo de zona industrial a su alrededor, de acuerdo al desarrollo

del negocio se introdujo un nuevo concepto de centro comercial que se acomodara a las diferentes

poblaciones colombianas, donde se planteó un formato pensado para municipios de menos de

200.000 habitantes con gran dinámica comercial, empresarial y económica, denominado tu outlet

de ciudad. Dándole origen a Outlet Factory mediante escritura pública No 7047 del 06 de

septiembre de 2007 en la notaría sexta de Bogotá.

INFORMACION DE LA EMPRESA

• Actividad económica principal

9499 actividades de otras asociaciones N.C.P

Actividad secundaria

6810 actividades inmobiliarias realizadas con bienes propios o arrendados.

Responsabilidades, Calidades y Atributos

05- Impto. renta y compl. régimen ordinar

5 07- Retención en la fuente a título de renta

7 09- Retención en la fuente en el impuesto

9 11- Ventas régimen común

1 1 14- Informante de exógena

Certificación sobre existencia y representación legal de la persona jurídica:

Cámara de comercio de Bogotá y personería jurídica.

Sector Económico al que pertenece: Régimen Común.

Naturaleza Jurídica: Derecho privado.

Órganos Directivos:

Consejo de administración

Representante Legal

1 4 42- Obligado a llevar contabilidad

4 2 52 - Facturador electrónico

• Estructura Organizacional

La estructura de Outlet Factory Centro Comercial P.H., se identificaron los siguientes niveles

jerárquicos:
Misión

“El Centro Comercial OUTLET FACTORY es un exclusivo centro comercial donde una excelente

y altamente calificada gestión ofrece el mejor servicio a sus clientes en espacios seguros, cómodos

y amables contribuyendo al bienestar de nuestra sociedad.

visión

Convertirse en el Centro Comercial más reconocido, visitado y mejor posicionado del país por un

selecto grupo de clientes exclusivos que buscan las mejores alternativas en moda, entretenimiento

cultural, gastronomía y negocios.

Política De Calidad

Es política del Centro Comercial OUTLET FACTORY mejorar y satisfacer continuamente las

necesidades y expectativas de un selecto grupo de clientes y visitantes exclusivos, ofreciendo

espacios cómodos, amigables y seguros, fortaleciendo el recurso humano y optimizando los

recursos financieros.

Gestión Global

Por su ubicación su más cercana competencia es el centro comercial plaza central , un centro

comercial que día apertura hace aproximadamente tres años es considerado uno de los más grandes

de Bogotá , tiene un excelente estructura y comercializa principalmente marcas reconocidas , sin

embargo Outlet Factory es un centro comercial que inicio su apertura hace ya más de siete años ,

está ubicado sobre la avenida Américas y es tipo outlet de marcas muy reconocidas, por lo cual sus

clientes principales siempre buscan economía de las marcas que más le gusta, cuenta con un

excelente servicio y variedad de eventos para la familia.

Responsabilidad Social

En la página principal del centro comercial Outlet Factory www. https://ccoutletfactory.com/.

encontramos la siguiente información:

Política de tratamientos de datos personales

Copiado de la página principal www. https://ccoutletfactory.com/.

“De acuerdo con lo establecido en la Ley Estatuaria 1581 de 2012 y el Decreto 1074 de 2015, le

informamos que los datos personales recaudados por OUTLET FACTORY CENTRO

COMERCIAL – PROPIEDAD HORIZONTAL, serán objeto de recolección, almacenamiento, uso

y circulación en los términos establecidos en el presente documento.

Responsable del Tratamiento de la Información: OUTLET FACTORY CENTRO COMERCIAL

ubicado en la Avenida de las Américas No. 62 – 84, Bogotá D.C., Colombia, correo electrónico

protedatos@outletfactory.co, teléfono 795 3900 y pagina Web ccoutletfactory.com

Atención de Peticiones, Quejas, Reclamos y Consultas: Para realizar peticiones, consultas o

reclamos con el fin de ejercer sus derechos a conocer, actualizar, rectificar, suprimir los datos o

revocar su autorización, por favor escriba al correo electrónico protedatos@outletfactory.co. De

igual forma se indica que el Centro Comercial dispone de personal capacitado para atender sus

solicitudes en cabeza de la Dirección Administrativa del OUTLET FACTORY CENTRO

COMERCIAL, PBX 795 390.

 • Composición del capital y planta física

La copropiedad reconoce como composición del capital la estructura física conformada por 435

locales, 250 parqueaderos y 120 depósitos. La propiedad planta y equipo, elementos que son

utilizados en la prestación de servicios o para propósitos administrativos y se esperan que sean

utilizados durante más de un periodo cuando los riesgos y beneficios asociados al activo Outlet

Factory Centro Comercial P.H. a través de:

• Compras a terceros

• Contratación subcontratada con terceros

• Construcciones y montajes desarrollados directamente por la Copropiedad o en

combinación con terceros subcontratados.

• Intercambio por otros activos

• Costos incurridos posteriormente para hacer adiciones a un activo

• Costos incurridos posteriormente para sustituir o remplazar un activo o parte de un activo.

Las propiedades, planta y equipo se presentan a su costo histórico, menos la depreciación y

perdidas por deterioro, en caso de que existan. Comprenden terrenos y edificios relacionados

principalmente con oficinas, maquinarias, muebles y enseres, equipos de oficina, equipos de

comunicación y computo. El costo histórico incluye los desembolsos directamente atribuibles a la

adquisición de esta partida.

• Comercialización

El centro comercial Outlet Factory se dedica a la administración de locales, zonas comunes y

administración de recursos del centro comercial, es un espacio de excelente ubicación y variedad

de vías de acceso, en medio de un entorno comercial y industrial, residencial en el cual encontrará

grandes ventajas que sin duda satisfacen las necesidades, los parqueaderos cubiertos, monitoreados

y gratuitos además de los amplios espacios comerciales, hacen de Outlet Factory Centro Comercial

una excelente alternativa para su negocio, considerado como un lugar diferente para realizar

compras a un bajo costo y de marcas reconocidas, está creado para quienes buscan un lugar

llamativo para estar en familia y buscar precios accesibles, con un diseño innovador lleno de

colores también; para aquellos que buscan la tranquilidad y la seguridad en un centro comercial.

Sus visitantes pueden encontrar una oferta única de servicios y productos.

 • Inventarios y cartera

Conforme se determina para las Propiedades Horizontales, al iniciar la Copropiedad Centro

Comercial Outlet Factory centro comercial se proyecta un presupuesto detallado tanto de los

ingresos como egresos que se requieren para la gestión eficiente y oportuna que permitan lograr

los objetivos propuestos. Este presupuesto inicial para la vigencia del año será ratificado y
aprobado en la próxima Asamblea General de Copropietarios. A partir de cada año se continuará

haciendo el presupuesto para ser aprobado en las respectivas Asambleas de Copropietarios.

El objetivo social de la administración del centro comercial Outlet Factory P.H., está orientada al

ciudadano y manejo de los bienes de los copropietarios por la copropiedad sin ánimo de lucro.

La copropiedad reconoce como propiedad planta y equipo, elementos que son utilizados en la

prestación de servicios o para propósitos administrativos y se esperan que sean utilizados durante

más de un periodo cuando los riesgos y beneficios asociados al activo Outlet Factory Centro

Comercial P.H. a través de:

• Compras a terceros

• Contratación subcontratada con terceros

• Construcciones y montajes desarrollados directamente por la Copropiedad o en

combinación con terceros subcontratados.

• Intercambio por otros activos

• Costos incurridos posteriormente para hacer adiciones a un activo

• Costos incurridos posteriormente para sustituir o remplazar un activo o parte de un activo.

Las propiedades, planta y equipo se presentan a su costo histórico, menos la depreciación y

perdidas por deterioro, en caso de que existan. Comprenden terrenos y edificios relacionados

principalmente con oficinas, maquinarias, muebles y enseres, equipos de oficina, equipos de

comunicación y computo. El costo histórico incluye los desembolsos directamente atribuibles a la

adquisición de esta partida.

4.PLANIFICACIÓN DE LA AUDITORÍA

Equipo de auditoria: Juan David González Varón

Ánglica Álzate

Gladelvis Galeano

Diana Carolina Torres Loaiza

Responsable

Coordinadora general: Diana Carolina Torres Loaiza

Objetivo: Coordinar y ejecutar los diferentes auditorias planificando y examinando las

mismas, llevando un cumplimiento de los procesos de acuerdo con los reglamentos y normas

de la organización tanto como auditorías internas como externas.

Que se auditara

Los procesos y reportes y procesos financieros, de igual manera se realizará una auditoria al

área de procesos y cumplimiento de normatividad al área de talento humano.

Las funciones del área de contabilidad y sus implicaciones en el control interno.

1.Responder ante la Administración y la revisoría fiscal por la correcta presentación de los

Estados Financieros mes a mes.

2. Digitar movimientos contables.

3. Depurar, analizar e imprimir los balances con anexos y formatos, así como los estados de

resultados por unidad de negocio.

4. Elaborar, revisar, Imprimir y firmar información contable.

5. Elaborar, revisar y firmar la facturación mensual de la Administración.

6. Imprimir la cartera semanalmente.

7. Revisar los soportes para la elaboración de la nómina.

8. Revisar las liquidaciones de prestaciones sociales y aportes para fiscales.

9. Revisar y responder por la declaración mensual de retención en la fuente y bimestral del

IVA. 10.Elaborar notas débito y crédito.

11.Responder por los libros oficiales en cuanto a su adecuado registro y conservación.

12.Elaborar las conciliaciones bancarias mensuales.

13.Responder por la adecuada conservación de los documentos de contabilidad.

14.Sacar las copias de seguridad de contabilidad.

15.Atender los requerimientos que hagan los propietarios y toda persona natural o jurídica

sobre el manejo contable de la Administración.

16.Elaborar el presupuesto anual de ingresos y gastos junto con la administradora, y controlar

su ejecución mensual por unidad de negocios de acuerdo con la orientación de la

administración. 17.Colaborar con otras dependencias cuando las circunstancias lo ameriten.

18.Procesarla información contable para lo cual deberá efectuar la tabulación y digitación de

la información en base a los soportes que respaldan las transacciones.

19.Adaptar los procesos a las normas internacionales de información financiera.

20.Elaborar lo correspondiente a reporte de información exógena a la DIAN, los órganos de

control y demás información que sea requerida por los entes oficiales de acuerdo por las

normas vigentes y las que se expidan.

21.Asistir a las sesiones del consejo de administración para sustentar la labor financiera y los

informes mensuales de corte que establezca el consejo o la administración.

22.suministrar la información y asistir los procesos que cumple la revisoría fiscal

23.Dar cuenta oportuna por escrito al consejo de administración o al administrador de

cualquier irregularidad de cartera contable o financiero que observe en relación con la

existencia, funcionamiento o actividad del Centro Comercial Unicentro Tunja.

24.Mantener en perfecto estado, aseo y orden el material y los equipos bajo su

responsabilidad. 25.Supervisar y avalar las funciones desarrolladas por la auxiliar contable.

26.Conocer los planes de emergencia y evacuación. 27.Conocer y aplicar el reglamento

interno del centro comercial.

28.Demás funciones inherentes al cargo.

Las funciones del área de talento humano

1. Seleccionar personal acorde a las competencias organizacionales y perfiles de cargo

requeridos.

2. Retener al personal competente para la organización a través de programas de

capacitación, formación, cultura organizacional y esquemas salariales.

3. Impulsar y mejorar los programas de capacitación y formación del personal basados en

una cultura de satisfacción de los clientes y orientación al resultado.

4. Desarrollar las competencias claves del personal de acuerdo con sus cargos.

5. Fortalecer la identificación del personal talentoso de la organización.

6. Generar e implementar planes que permitan la promoción y desarrollo profesional de los

empleados.

7. Desarrollar una cultura organizacional basada en comunicación efectiva, orientación al

cliente y resultados y trabajo en equipo.

• Fases de la auditoria

Para realizar de una manera correcta la auditoria debemos especificar las fases de esta de la

siguiente manera:

FASES DIAS

Planificar preliminar 4
Planificación especifica 7
Ejecución de trabajo 26
Comunicación de resultados 3
Seguimiento 0

Total, de días 40
Actividad procedimiento específico para captar y examinar la información

Reuniones con las áreas encargadas de procesos Misional, Estratégico y de Apoyo

En esta fase debe intervenir activamente todo el personal, coordinados por un responsable

designado, ya sea externo o interno, procedente del área de estrategia de la organización,

mediante una entrevistas o documento físicos, se realizará una entrevista a cada una de las

personas que conforman el área para que realicen una descripción de las labores, tareas,

procesos que lleva a cabo, independientemente de si estos están establecidos formalmente,

se solicitara;

▪ Solicitar hojas de ruta con los soportes requeridos en cada uno de los

procesos a Misional, Estratégico y apoyo.

▪ Reunión con área financiera y solicitud de informe de gestión.

▪ Reporte de hallazgos encontrados semanales.

▪ Elaboración de plan de monitoreo.

• Cronograma de actividades pendiente hacerlo

Luego se realizará este interrogatorio y tener la mayor información recolectada, se

procederá a;
 Luego se realizará este interrogatorio y tener la mayor información recolectada, se

procederá a;

1. Clasificar la información obtenida

2. Diagnosticar

3. Revisar los procedimientos

4. Evaluar el control interno y gestión

• Diagrama De Flujo

A través de la verificación para realizar la auditoria del departamento de finanzas para el

centro comercial Outlet Factory se quiere, solicitar la información pertinente para el buen

resultado y realizar las respectivas correcciones para obtener, los resultados esperados.

Las funciones del área de contabilidad y sus implicaciones en el control interno.

Las funciones del área de talento humano

La auditoría de Recursos Humanos es un método que permite revisar las políticas y

procedimientos internos de una empresa dentro del área de los Recursos

Humanos para localizar los puntos más relevantes que nos ayudarán a crear una versión

mejorada de la organización para el área de SGSST

 • Reporte y clases de informe a presentar

Después de realizar todo el proceso de auditoría en las áreas de intervención y se presentará

un informe técnico, el cual será claro y preciso para los interesados, se estudia la manera de

solucionar cada una de las falencias de la empresa realizando un plan estratégico de

seguimiento para la corrección de dichas áreas identificadas en el momento de análisis de los

resultados, este plan estratégico es diferente para cada cargo o labor del empleado encargado

de ciertas tareas a desempeñar.

primero se realiza un diálogo de corrección con el funcionario a mejorar posteriormente se

realizará el informe prolongado que periódicamente se estará modificando por medio de una

calificación a la falencia evaluada, haciéndole seguimiento para ver su evolución y

comprobar que sí está mejorando, de esta manera cuando todas las áreas están en total

funcionamiento se le hará entrega de un reporte final al gerente de la empresa informando

que ya todo marcha correctamente ligada a la norma o política que corresponda.

• Periodicidad informe avances

Como lo expusimos en el ítem de las áreas a intervenir tenemos unas en específico a las

cuales les tendremos mayor atención a diferencia de las demás, porque reflejan unas

falencias a simple vista que se tendrán que corregir de forma inmediata ya que hay

procedimientos que se pueden estar realizando de forma inadecuada, esto puede reflejarse en

el gasto de recursos económicos y del talento humano el cual afecta directamente a la

compañía, esto evidenciado en pérdidas de personal o conflictos entre los mismos

colaboradores o bajones financieros que son percibidos y sentidos por el representante legal
a cargo, con la puesta en marcha de nuestro plan de auditoría, tendremos un tiempo estimado

de un mes para evidenciar y recolectar toda la información necesaria de todas las áreas para

empezar a planificar las estrategias a aplicar para corregir la fallas encontradas .

pasado este tiempo ya en marcha el plan de auditoría empezaremos con el área comercial con

una reunión los 15 primeros días, en el cual se presentaran las fallas encontradas y su plan de

acción para corregirlas, este plan de corrección se entiende que tendrá tiempo prudente para

poder implementar y corregir lo expuesto en la reunión pasados 30 días nuevamente se

reunirá el personal interesado para evidenciar la corrección de las fallas ya con un porcentaje

de acogimiento de las nuevas disposiciones puestas en marcha por todo el personal en

mención y de interés y por último pasados los 50 días se tendrá una última reunión donde

se solicitaron y expondrán resultados cuantificados y sus respectivos gráficos y porcentaje

de acogimiento o nivel de satisfacción de las personas interesadas, esto será intervenido de

la misma forma en cada área.

Conclusiones

1. Para realizar un correcto proceso de auditoria debemos tener información relevante

de la empresa.

2. Las auditorias se realizan mediante una planeación previa, donde identificaremos

responsable, área a intervenir, las actividades estimadas, cronograma de actividades,

diagrama de flujo, reportes y clases de informe a presentar.