UNIDAD V – HOJA DE TRABAJO Y ASIENTOS DE CIERRE

La Hoja de Trabajo no es un libro contable, es tan solo un instrumento de mucha utilidad tanto para reflejar los Asientos de Ajuste como para la elaboración de los Asientos
de Cierre del periodo contable, y una matriz de donde se pueden elaborar los Estados Financieros (Estado de Resultados y Balance General) con mucha facilidad. Se utiliza
una Hoja de 12 columnas como se muestra a continuación:
HOJA DE TRABAJO AL 31-12-2007
Balance de
Balance de Ganancias y
Ajustes comprobación Costo de ventas Balance general
comprobación perdidas
ajustado
Cuentas Debe Haber Debe Haber Debe Haber Debe Haber Debe Haber Debe Haber
Banco 5,000 300 4,700 4,700
Cuentas por cobrar 8,000 8,000 8,000
Inventarios de mercancías 5,000 5,000 5,000
Compras 20,000 6,000 26,000 26,000
Ventas 30,000 30,000 30,000
Gastos de Importación 2,000 2,000 2,000
Fletes en Compras 1,000 1,000 1,000
Gastos Generales 3,000 3,000 3,000
Seguros pagados por anticipado 2,400 1,200 1,200 1,200
Intereses ganados 2,000 2,000 2,000
López – Capital 55,400 55,400 55,400
López - Cuenta Personal 1,000 1,000 1,000
Vehículos 40,000 40,000 40,000
BALANCE ANTES DE AJUSTES 87,400 87,400

Gastos de Seguro 1,200 1,200 1,200

Depreciación Vehículo 3,000 3,000 3,000
Depreciación Acum. Vehículo 3,000 3,000 3,000
Cuentas por pagar 6,000 6,000 6,000
Gastos de alquiler 1,500 1,500 1,500
Alquileres por pagar 1,500 1,500
Artículos de escritorio 300 300 300
TOTAL AJUSTES 12,000 12,000
BALANCE DESPUES DE AJUSTES 97,900 97,900
Inventario Final de Mercancías 12,000 12,000 12,000
Sub- totales costo de ventas 34,000 12,000
Costo de Ventas 22,000 22,000
Sub-totales Ganancias y Perdidas 30,700 32,000
Utilidad del ejercicio 1,300 1,300
Sub-totales Balance General 67,200 67,200

COLUMNAS DE BALANCE DE COMPROBACIÓN

Es un documento contable en el cual se enumeran las cuentas de mayor general que se elaboran al cierre del período mensual o anual, que contiene los movimientos y
saldos deudor y acreedor de las operaciones económicas que afectan o modifican la información financiera de la entidad, en ella se observan las sumas correctas de los
saldos deudor y acreedor. El objetivo de la balanza de comprobación tiene como finalidad comprobar que el registro que se ha realizado de las operaciones y la afectación
contable de las transacciones económicas realizadas por una entidad económica en un cierto tiempo, ha cumplido con la partida doble; y las sumas coinciden con las
columnas del cargo y del abono.
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COLUMNAS DE AJUSTES
Son los asientos contables formulados para modificar el saldo deudor o acreedor que tengan para reflejar su verdadera naturaleza de deudor a acreedor y viceversa de
dos o más cuentas que, por alguna circunstancia, no reflejan el saldo real en un momento determinado. Los ajustes tienen por objeto corregir todas aquellas situaciones o
dar cumplimiento a reglas de valuación de los diversos conceptos que integran los estados financieros, algunos ejemplos de estas situaciones son, dar de baja en libros
cualquier partida, considerar algunas depreciaciones y amortizaciones que se hayan quedado fuera y que no revelen el valor real de las cuentas de activos fijos.

COLUMNAS DE BALANCE DE COMPROBACIÓN AJUSTADO

Se elabora mediante el cierre de saldos deudor y acreedor, de las cuentas de la balanza de comprobación con los ajustes obtenidos durante un período ya sea anual, mensual
y cuyo objetivo es demostrar el saldo real de las cuentas.

COLUMNAS DE COSTO DE VENTAS

El costo de venta es el costo en que se incurre para comercializar un bien, o para prestar un servicio. Es el valor en que se ha incurrido para producir o comprar un bien
que se vende. Para el cálculo del costo de ventas en la columna del DEBE se anota el monto del inventario inicial de mercancías, las compras, fletes en compras y cualquier
otro gasto en compras, en la columna del HABER se anota el monto de las devoluciones, descuentos y rebajas en compras, si existen, y el inventario de mercancías final. Se
totaliza cada columna y se advierte que el resultado de las sumas no son iguales, la suma de la columna del DEBE es mayo r que la suma de la columna de HABER. La
diferencia entre estas cifras constituye el costo de ventas, el cual se anota debajo del monto obtenido en la columna del HABER para cuadrar la sección. Este monto se
traslada también al debe de la sección siguiente.

COLUMNAS DE GANANCIAS Y PÉRDIDAS

Para completar la sección de Ganancias y Pérdidas. Anote en la columna del DEBE el Costo de Ventas determinado en la sección anterior. A la columna del HABER se
trasladan los montos de las cuentas de ingresos. Hecho esto, se procede a totalizar ambas columnas del mismo modo que en la sección anterior. Se encontrará una
discrepancia entre los dos resultados, esa diferencia equivale al resultado económico alcanzado durante el ciclo económico. Si el total del haber es mayor que la del debe
el resultado se denomina UTILIDAD DEL EJERCICIO, en caso contrario (DEBE mayor que HABER), el resultado se llama PÉRDIDA DEL EJERCICIO. Con el propósito de
cuadrar las sumas de ambas columnas, el resultado obtenido, bien sea UTILIDAD O PERDIDA, se agrega en la columna que tenga menor monto, con el correspondiente
señalamiento en la lista de cuentas de si se trata de una UTILIDAD o una PERDIDA. Este monto se traslada a la sección de Balance General, al DEBE si es PERDIDA, al HABER
si es UTILIDAD.
Nota: las cuentas que hayan sido utilizadas en las columnas DEBE y HABER del Costo de Ventas no serán trasladadas a Ganancias Pérdidas.

COLUMNAS DE BALANCE GENERAL

El último paso consiste en trasladar a la sección del balance general todas las cuentas reales y las de valuación. En la columna del DEBE se anotan los montos de las cuentas
de activo y la de PERDIDA DEL EJERCICIO y cuenta personal si fuera este el caso, NO OLVIDE LA CUENTA DE INVENTARIO DE MERCANCIAS FINAL, en la columna del
HABER se registran los montos de las cuentas de pasivo, capital y valuación de activos, así como también la UTILIDAD DEL EJERCICIO, si este fuere el caso. La Hoja de
Trabajo se concluye con la totalización de los saldos de ambas columnas de esta sección, los cuales deben arrojar sumas iguales.

ASIENTOS DE CIERRE
Es la actividad mediante la cual, los saldos de todas las cuentas nominales son trasladados a la cuenta de Ganancias y pérdidas, quedando con saldo cero, es decir, se cierran.
Se efectúan una vez que se han hecho los asientos de ajuste correspondientes al periodo. Se parte de las cuentas que aparecen en la Hoja de Trabajo con las cuentas que se
utilizan en Costo de Ventas y Ganancias y Pérdidas. Se determina si la cuenta a cerrar es deudora o acreedora, si es deudora se le abona en el Asiento de Cierre, si es
acreedora se le carga. Los asientos se harían así: Si es del grupo de Costo de Ventas, contra la cuenta Costo de Ventas. Y luego esta cuenta será cerrada contra Ganancias y
Pérdidas. Si la cuenta no forma parte del grupo de Costo de ventas se hará contra Ganancias y Pérdidas. Esta última se cerrará contra las Utilidades o Pérdidas del Periodo.
Se harán en el orden siguiente:
1. Cierre de cuentas que forman parte del grupo de costo de ventas con saldos deudores
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2. Cierre de cuentas que forman parte del grupo de costo de ventas con saldos acreedores
3. Cierre de cuentas de ingresos
4. Cierre de cuentas de egresos
5. Cierre de ganancias y pérdidas

Tomando la Hoja de Trabajo mostrada anteriormente se registrarían así:

FECHA DESCRIPCION REF DEBE HABER
31-12-2007 --- 1 ---
Costo De Ventas 34.000
Compras 26.000
Gastos De Importación 2.000
Fletes En Compras 1.000
Inventario Inicial 5.000
Para Cierre de cuentas año 2007
31-12-2007 --- 2 ---
Inventario Final 12.000
Costo De Ventas 12.000
Para Cierre de cuentas año 2007
31-12-2007 --- 3 ---
Ventas 30.000
Intereses Ganados 2.000
Ganancias Y Perdidas 32.000
Para Cierre de cuentas año 2007
31-12-2007 --- 4 ---
Ganancias Y Perdidas 30.700
Gastos Generales 3.000
Gastos De Seguro 1.200
Depreciación Vehículo 3.000
Gastos De Alquiler 1.500
Costo De Ventas 22.000
Para Cierre de cuentas año 2007
31-12-2007 --- 5 ---
Ganancias Y Perdidas 1.300
Utilidades Del Ejercicio 1.300
Para Cierre de cuentas año 2007
TOTAL 110.000 110.000

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