CONTROL PRESTAMO DE DOCUMENTOS

CONTROL PRESTAMO DE DOCUMENTOS

ECOPETROL

ENTRADA: PROCESO SALIDA

Recepción de documentos Control y préstamo de Digitalizar los documentos para el

documentos préstamo
Diligenciar el formato único de
consulta de documentos Digitalización de Enviar respuesta por correo informando
documentos fecha de préstamo
Actualizar la BD el préstamo de
documentos Envio de documentos en Certificar la recepción de los documentos

RETROALIMENTACION

Verificar los documentos en préstamo, solicitar la

renovación del préstamo hasta un periodo de 15 días
diligenciado la solicitud en el respectivo formato de
consulta
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INFORMACION A INTERVENIR:
Carpetas y documentos de Contratos e historias laborales
CONTRATOS:
● Actas de cantidades
● Actas de inicio
● Órdenes de compra
● Otro si
● Facturas
● Pólizas de cumplimiento
● Gastos reembolsables
● Pago de viáticos
● Actas de liquidación
HISTORIAS LABORALES:
● Certificados de estudio
● Afiliaciones a seguridad social
● Solicitudes de pensión
● Pago de bonos
● Acta de grado y diplomas
● Apto medico
● Código de ética
● Tarjeta profesional
● Contrato de trabajo
MODELO ADMINISTRATIVO:
¿Qué se va hacer?
Para el control del préstamo de carpetas y documentos se tendrá en cuenta lo
siguiente:
● Solicitud de la carpetas o el documentos por medio del correo electrónico
● Creación de un radicado para atender la solicitud
● Solo el personal del área de préstamos tendrá permiso para responder y
acceder a estas solicitudes
● Dar respuesta del préstamo con el mismo radicado
● Envió de los documentos en forma digital

RESULTADOS QUE SE ESPERAN A QUIEN VA DIRIGIDO

● Llevar un control de las personas a las que se le realiza el préstamo
● Tener un dato exacto de lo que se encuentra en préstamo
● Con las bases de datos se dará una respuesta más rápida al cliente
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