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Manual de Procedimiento Archivo de Doc. e Inform. Minima

Manual de Procedimiento Archivo de Doc. e Inform. Minima

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COOPERATIVA DE AHORRO Y CRÉDITO “HOSPICIO” LTDA.

MANUAL DE PROCEDIMIENTOS DE INFORMACIÓN MINIMA DE CREDITOS ARCHIVO DE DOCUMENTACIÓN E

CONTENIDO INTRODUCCIÓN ASPECTOS GENERALES 1. 2. 3. 4. 5. 6. Definición Objetivos Alcance Departamentos que intervienen Formularios a utilizarse Terminología

DESCRIPCIÓN 7. 8. 9. 10. 11. Proceso de archivo de documentación Proceso de salida de carpetas prestadas Proceso de devolución de carpetas prestadas Proceso de desglose de documentación Proceso de entrega de documentación por cancelación

D. FLUJOGRAMA

VIGENCIA JULIO 2007

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autoridad y conducto regular. 1. Objetivos Los objetivos que se pretende obtener con la aplicación de este manual son los siguientes: Precisar con exactitud de acuerdo a la estructura orgánica.  Optimizar la utilización de equipos y recursos. supervisores externos. Alcance El proceso contempla desde la entrega de la carpeta por parte del área crediticia.  Fomentar el trabajo coordinado en equipo.  3. por recomendación del área de Riesgo Crediticio. del que se espera contar con un archivo adecuado. B. en especial del área de archivo. MANUAL DE PROCEDIMIENTOS DE INFORMACIÓN MINIMA DE CREDITOS A. El presente manual puede ser modificado. respetando los niveles de jerarquía. mediante el cual se establece el curso que debe seguir el archivo de la documentación de créditos. es un instrumento que servirá para definir todos los pasos que se siguen para el archivo de documentación relacionada con los prestatarios. INTRODUCCIÓN ARCHIVO DE DOCUMENTACIÓN E El presente manual de procedimientos de archivo de documentación e información mínima de créditos. VIGENCIA JULIO 2007 2 . internos y otros. previa aprobación del Directorio. cuyo cumplimiento permitirá la tenencia de documentación de los prestatarios en forma ordenada y segura para los diferentes usuarios de la Cooperativa. ASPECTOS GENERALES Definición El presente manual contiene la descripción del proceso. el archivo de la documentación mínima que debe mantener la Cooperativa de todos los socios prestatarios. 2. el Departamento de Créditos y por el Encargado de Archivo de Créditos. cuantas veces sea necesario de acuerdo a las circunstancias del caso.COOPERATIVA DE AHORRO Y CRÉDITO “HOSPICIO” LTDA.  Facilitar el proceso de archivo de documentación. hasta el ingreso a los gaveteros de antecedentes del prestatario de la Cooperativa. Este instrumento pretende ser una guía de consulta permanente para los funcionarios involucrados en el proceso crediticio.

Para el mejor entendimiento del presente manual se utilizo la siguiente terminología: Prestatario: Es la persona natural o jurídica que recibe dinero en calidad de préstamo. Obligación Se constituye como obligación al título transmisible y representativo de una cantidad prestada a una persona natural o jurídica por un tercero. sino que tiene carácter de préstamo y es reembolsable siempre por su capital nominal.1 Entrega de carpetas El Jefe del departamento de créditos hace la entrega de las carpetas al encargado de archivos de los créditos con todos los requisitos y antecedentes establecidos para la otorgación de los mismos.  ARCHIVO DE DOCUMENTACIÓN E Departamento que intervienen Encargado de Archivo de Créditos Departamento de Créditos Departamento Legal Formularios a utilizarse Solicitud de carpetas Informe de obligaciones Terminología  6. debemos considerar que el tipo de interés devengado es siempre fijo y constante. No constituye parte del capital. MANUAL DE PROCEDIMIENTOS DE INFORMACIÓN MINIMA DE CREDITOS 4. DESCRIPCIÓN DEL PROCESO Archivo de documentación 1.    5. VIGENCIA JULIO 2007 3 . quedando obligado a devolver a otro el importe del préstamo mas los intereses devengados en el plazo acordado. C. Documento Escrito con que se prueba o acredita una cosa.COOPERATIVA DE AHORRO Y CRÉDITO “HOSPICIO” LTDA.

1. procede al foliado de los documentos que forman parte de la carpeta de créditos.2 Recepción de la carpeta El encargado de archivo de créditos recibe. 2.6 Segregación de documentación Una vez foliado la documentación. 1.5 Foliado de documentación Subsiguientemente.3 Introducción de datos en el sistema SFI El encargado de archivo de las carpetas de créditos procede a introducir al sistema SFI los datos generando un comprobante de ingreso a archivo con datos de acuerdo al Nº de crédito y nombre del prestatario. 1. 2. el encargado de archivos separa de la carpeta de créditos la información en sobres de acuerdo al siguiente detalle: a) crédito.1 PROCESO DE SALIDA DE CARPETAS PRESTADAS Entrega de formulario de solicitud de carpetas VIGENCIA JULIO 2007 4 . inmediatamente procede a registrar su ingreso en el libro de control de carpetas y haciendo firmar con el mismo en señal de conformidad. el encargado de archivo de créditos. el encargado de archivo de créditos.4 Archivo del comprobante Posteriormente. MANUAL DE PROCEDIMIENTOS DE INFORMACIÓN MINIMA DE CREDITOS ARCHIVO DE DOCUMENTACIÓN E 1. b) Carpeta conteniendo la documentación de la evaluación para la otorgación del crédito (Carpeta de antecedentes crediticios) Sobre que contenga la documentación legal del 1. recibe la carpeta del Jefe del Departamento de Créditos. procede al archivo tanto del sobre con documentación legal y la carpeta de créditos en gaveteros separados y de acuerdo a la numeración correlativa de cada crédito.COOPERATIVA DE AHORRO Y CRÉDITO “HOSPICIO” LTDA. procede al archivo del comprobante de ingreso de la carpeta de créditos generado por el sistema SFI 1.7 Archivo del sobre y la carpeta de créditos Como ultimo procedimiento.

6 de crédito.7 Firma en señal de recepción VIGENCIA JULIO 2007 5 .2 Recepción de la solicitud de la carpeta de créditos y verificación en el sistema SFI El encargado de archivo de créditos. Sobre con Entrega de carpetas y comprobantes de salida El encargado de archivo de créditos. etc. entregan el formulario de solicitud de carpetas al encargado de archivo de créditos. cuyo cuaderno deberá contener los siguientes datos:  Fecha de préstamo Nº préstamo de carpeta asignado por el SFI Nombre solicitante Nº de crédito Tipo de documentos prestados (Carpeta documentación legal. esta solicitud deberá contar con todos los antecedentes de la carpeta requerida y debe aclara la finalidad de dicha solicitud. MANUAL DE PROCEDIMIENTOS DE INFORMACIÓN MINIMA DE CREDITOS ARCHIVO DE DOCUMENTACIÓN E El departamento legal.3 Extracción de la carpeta de créditos Si la carpeta no se encuentra en archivo. el número asignado por el sistema SFI.) Fecha de devolución Firma del interesado       2. 2.5 Registro en el cuaderno de control de ingreso y salida de carpetas Posteriormente. 2. registra en el cuaderno de ingreso y salida de carpetas. extrae de los gaveteros la carpeta 2. si la carpeta se encuentra en archivo. entrega el comprobante de salida de carpetas para su firma y procede a entregar la carpeta respectiva. departamento de cobranzas y/o departamento de créditos.4 Registro de la salida de la carpeta de creditos El encargado de archivo de créditos procede a registrar en el sistema SFI la carpeta solicitada introduciendo el nombre del funcionario y sector que solicita la carpeta. recibe solicitud de la carpeta respectiva y procede a verificar en el sistema SFI si la carpeta solicitada se encuentra en archivo o en poder de algún funcionario de la Cooperativa. emitiendo un comprobante de salida prenumerado 2. el encargado de archivo de créditos.COOPERATIVA DE AHORRO Y CRÉDITO “HOSPICIO” LTDA. 2. pide que vuelva a solicitar.

presenta la nota de solicitud de desglose de documentación con el detalle puntual de los documentos a ser retirados al encargado de archivo de créditos. Seguidamente y una vez identificada la carpeta procede a desglosas los documentos solicitados y procede al fotocopiado de los mismos. 3. Una vez recibida verifica la integridad de la documentación correspondiente de acuerdo al foliado.2 Registro en el libro y entrega d la documentación El encargado de archivo registra en el libro de ingreso y salida de carpetas todos los datos con la debida aclaración y hace la entrega al solicitante VIGENCIA JULIO 2007 6 .1 PROCESO DESGLOSE DE DOCUMENTACIÓN Recepción solicitud y desglose de documentos El jefe del departamento de cobranzas.3 Distribución y archivo de comprobante El funcionario que solicito la carpeta firma el comprobante. 3. Posteriormente registra en Nº de carpeta prestada en el sistema SFI.8 Archivo del comprobante El encargado de archivo de créditos. firma el comprobante generando por el sistema SFI y el cuaderno de ingreso y salida de carpetas y posteriormente entrega el mismo al encargado de archivo de créditos 2. una vez firmado. recibe el comprobante debidamente firmado por el funcionario solicitante y procede a su archivo respectivo de acuerdo a su numeración. 4. 3. 3.2 Registro en el libro y en el sistema SFI El encargado de archivo de créditos realiza el registro en el libro de ingreso y salida de carpetas la fecha de devolución. 4. dando de baja el número asignado emitiendo el respectivo comprobante el cual es firmado en señal de conformidad. 4.1 PROCESO DE DEVOLUCIÓN DE CARPETAS PRESTADAS Devolución de la carpeta de créditos y revisión del mismo El funcionario responsable procede a realizar la devolución de la carpeta solicitada al encargado de archivo. MANUAL DE PROCEDIMIENTOS DE INFORMACIÓN MINIMA DE CREDITOS ARCHIVO DE DOCUMENTACIÓN E El funcionario que solicita la carpeta. el encargado de archivo de créditos entrega una copia al interesado y la otra copia la archiva.COOPERATIVA DE AHORRO Y CRÉDITO “HOSPICIO” LTDA.

MANUAL DE PROCEDIMIENTOS DE INFORMACIÓN MINIMA DE CREDITOS 4. el gerente y los interesados.2 Llenado de formulario de obligaciones El encargado de archivo de créditos. introduce los datos en el sistema SFI y entrega al auxiliar de asesoría legal. 5. localiza la carpeta en los gaveteros. una vez regularizado con las firmas entrega al socio la que efectúe la protocolización 5. 5.1 DE ENTREGA DE DOCUMENTACIÓN POR Solicitud de devolución de carpetas El socio juntamente con la papeleta de cancelación se aproxima a la sección de archivo para requerir la devolución de sus documentos 5.4 Elaboración de la minuta de cancelación El auxiliar de asesoría legal recibe la carpeta y procede a elaborar la minuta de cancelación haciendo firmar con el asesor legal.3 Firma de constancia de recepción ARCHIVO DE DOCUMENTACIÓN E El encargado de cobranza (solicitante) recibe los documentos y firma en la nota de solicitud con la nota de recibido conforme y firma el libro de ingreso y salida de carpetas.3 Créditos Contabilidad Cobranzas Introducción de datos en el sistema SFI y firma de registros Revisada los informes de otros sectores por parte del encargado de archivo y si no existen observaciones.COOPERATIVA DE AHORRO Y CRÉDITO “HOSPICIO” LTDA. haciendo firmar su registro de carpetas entregadas. caso contrario devuelve el testimonio de protocolización al auxiliar legal. 4. procede a llenar los datos del formulario informe de obligaciones y pasa a los distintos sectores para verificar que no tenga nada pendiente posteriormente hace firmar con los siguientes sectores:    5.5 Protocolización ante Notario de Fe Pública Si el crédito era con garantía hipotecaria. VIGENCIA JULIO 2007 7 . hace desgravar en Derechos Reales.4 Archivo de solicitud El encargado de archivo procede al archivo en la misma carpeta de créditos la solicitud la solicitud y las fotocopias respectivas de los documentos extraídos. PROCESO CANCELACION 5.

D. testimonios de cancelación. FLUJOGRAMA VIGENCIA JULIO 2007 8 . como por Ej.: Títulos de propiedad. pago de impuestos. Detallando en la solicitud los documentos a devolver y haciendo firmar al cliente en señal de constancia.6 Devolución de la carpeta a archivo ARCHIVO DE DOCUMENTACIÓN E Verificado que el Testimonio se encuentre en orden por parte del encargado de archivo de documentos. este devuelve la carpeta de créditos a archivo para la devolución de los documentos al cliente. planos. MANUAL DE PROCEDIMIENTOS DE INFORMACIÓN MINIMA DE CREDITOS 5.7 Desglose de la documentación El encargado de archivo de documentos desglosa la documentación que concierne al cliente.8 Archivo en créditos cancelados El encargado de archivo de documentos. 5.COOPERATIVA DE AHORRO Y CRÉDITO “HOSPICIO” LTDA. etc. 5. procede al archivo en el gavetero de carpetas de créditos cancelados finalizando el proceso.

COOPERATIVA DE AHORRO Y CRÉDITO “HOSPICIO” LTDA. ARCHIVO DE DOCUMENTACIÓN JEFE DPTO. MANUAL DE PROCEDIMIENTOS DE INFORMACIÓN MINIMA DE CREDITOS ARCHIVO DE DOCUMENTACIÓN E 1. CRÉDITOS Entrega de carpetas ENCARGADO DE ARCHIVOS Recepción de Carpetas Introducción de Datos al SFI Archivo de Comprobante Foliado de documentos Separación de documentos Archivo del sobre y la carpeta de créditos VIGENCIA JULIO 2007 9 .

LEGAL JEFE DEPTO. PROCESO DE SALIDA DE CARPETAS PRESTADAS ENCARGADO ARCHIVOS JEFE DE COBRANZAS JEFE DPTO. MANUAL DE PROCEDIMIENTOS DE INFORMACIÓN MINIMA DE CREDITOS ARCHIVO DE DOCUMENTACIÓN E 2. CRÉDITO VIGENCIA JULIO 2007 10 .COOPERATIVA DE AHORRO Y CRÉDITO “HOSPICIO” LTDA.

LEGAL JEFE DPTO. MANUAL DE PROCEDIMIENTOS DE INFORMACIÓN MINIMA DE CREDITOS Entrega formulario Solicitud de carpeta Recepción de solicitud carpeta ARCHIVO DE DOCUMENTACIÓN E Entrega formulario Solicitud de carpeta Entrega formulario Solicitud de carpeta Verifica en el Sistema la existencia de la Carpeta Extrae la carpeta Registro de la salida de carpeta Registro en el cuaderno de ingreso y salida de carpetas Entrega de carpeta y comprobante de salida Firma de Recepción Firma de Recepción Firma de Recepción Archivo del Comprobante 3.COOPERATIVA DE AHORRO Y CRÉDITO “HOSPICIO” LTDA. CRÉDITO 11 VIGENCIA JULIO 2007 . PROCESO DE DEVOLUCIÓN DE CARPETAS PRESTADAS ENCARGADO ARCHIVOS JEFE DE DPTO. COBRANZAS JEFE DPTO.

COBRANZA ENCARGADO DE ARCH. CRÉDITO ENCARGADO DE COBRANZA 12 VIGENCIA JULIO 2007 .COOPERATIVA DE AHORRO Y CRÉDITO “HOSPICIO” LTDA. MANUAL DE PROCEDIMIENTOS DE INFORMACIÓN MINIMA DE CREDITOS ARCHIVO DE DOCUMENTACIÓN E Devolución de la carpeta Devolución de la Carpeta Devolución de la Carpeta Recepción de la carpeta prestada Registro en el libro Registro en el SFI Distribución comprobante Distribución comprobante Distribución comprobante 4. PROCESO DE DESGLOSE DE DOCUMENTACIÓN JEFE DE DPTO.

MANUAL DE PROCEDIMIENTOS DE INFORMACIÓN MINIMA DE CREDITOS ARCHIVO DE DOCUMENTACIÓN E Recepción de Solicitud Recepción de Solicitud Desglose de documentos Registra en el libro Firma de constancia Archiva la Solicitud y fotocopia 5.COOPERATIVA DE AHORRO Y CRÉDITO “HOSPICIO” LTDA. PROCESO DE ENTREGA DE DOCUMENTACIÓN POR CANCELACION CLIENTE ENCARGADO DE ARCHIVO DE DOCUMENTACIÓN AUXILIAR LEGAL 13 VIGENCIA JULIO 2007 .

MANUAL DE PROCEDIMIENTOS DE INFORMACIÓN MINIMA DE CREDITOS ARCHIVO DE DOCUMENTACIÓN E Solicita Devolución de carpetas Llena formulario Informe de Obligaciones Introduce datos al SFI y hace firmar el registro Elabora la minuta de Cancelación Protocoliza ante Notario de Fe Pública Devuelve carpeta Desglose de documentación Archivo en créditos VIGENCIA JULIO 2007 14 .COOPERATIVA DE AHORRO Y CRÉDITO “HOSPICIO” LTDA.

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