ACTA 07

Sistema de Gestión de Calidad Código:

ACTA DE REUNIÓN
Versión: 1

OBJETO DE LA REUNIÓN ACTA No. 06

COMITÉ OPERATIVO INSTITUCIONAL DE GESTIÓN Y FECHA: Tercera Semana de febrero del 2021
DESEMPEÑO HORA DE INICIO Y FINALIZACION
PRIMERA SESION: 16 de febrero del 2021 07:00 a.m. -
09:00 a.m.
SEGUNDA SESION: 11 de febrero del 2021 04:00 p.m. -
06:30 p.m.
LUGAR: Sala de juntas de Electrovichada S.A. E.S.P.
Nombres Y Apellidos Proceso, Cargo y/o Institución
CARLOS ALBERTO GARCIA PERDOMO GERENTE GENERAL
ALONSO WITT ASESOR DE GERENCIA
ALAN MORA MURILLO ASESOR JURÍDICO Y SECRETARIO GENERAL
SEBASTIAN GUEVARA LIDER COMERCIAL
OSCAR VELANDIA LIDER DE DISTRIBUCIÓN Y GENERACIÓN.
FERLEY SANTANA LIDER FINANCIERO
CARLOS ANDRÉS CUELLAR MORALES LIDER ADMINISTRATIVO
MAYRA PASTRANA ASISTENTE GERENCIA
Desarrollo de la primera sesión:
Asistentes: Carlos Alberto García, Oscar Velandia, Sebastián Guevara, Leonardo Santana, Carlos Andrés Cuellar
Morales, Alan Mora, Carolina Guarín, Mayra Pastrana.

Temas:

1. Socialización del Acta de Comité No. 06.

2. Seguimiento Temas Comité Nª6
a. Plan de emergencia energética en Cumaribo.
b. Falla de Línea de suministro Tres Matas, Viento y Progreso.
c. Alumbrado Público.
d. Bitácora del suministro de RefoEnergy.
e. Proyecto de Autogeneración distribuida – Azimut.
f. Informe mantenimiento de la planta.
g. Tarifas.
h. Plan de Financiación.
i. Contrato No. 084.
j. Día del periodista.
k. Presupuesto de Ingresos y gastos 2021.
l. Facturación conjunta.
m. de Recaudo digital.
n. Plan de Mejoramiento SSPD.
o. Reclamación de Usuarios.
p. Comunicaciones.

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1. Socialización del Acta anterior del Comité Operativo Institucional De Gestión Y Desempeño No. 05
correspondiente a la segunda semana de febrero del 2021, realizada la primera sesión el día 08 de febrero y
la segunda sesión el día 11 de febrero del 2021; acta archivada en la oficina de Gerencia de la Empresa
EECTROVICHADA S.A E.S.P.

2. Seguimiento Compromisos Acta de Comité Operativo Nº6

Procesos
Nuevo
Compromiso Arrendamiento Mantenimiento
Convenio 451 Convenio de
Planta Plantas
Operación
Se encuentra en
Se entrego
b. Plan de proceso de
Propuesta a la
emergencia eleboracion del Se cuenta con 2 Se encuentra a la
Profesional
energética en informe final de cotizaciones. espera de
encargada y a
Cumaribo. cierre para dar cotizaciones.
la espera de
entrega a la
respuesta
Gobernacion

El Gerente General menciona que con respecto al Convenio 451 se entiende que ya tienen la
información que solo es preparar el documento de cierre para entregar a la Gobernación y si se
encuentran de acuerdo proceder a la respectiva liquidación, el objetivo es que el informe final
quede radicado el día 15/02/2021 a las 5 pm.
Con respecto a la propuesta del nuevo convenio se tiene que se radico el día jueves a la espera
de respuesta el día de hoy, pero teniendo en cuenta que en la parte jurídica se tiene que en el
momento la suscripción del convenio se realizara solo hasta el momento en que se le brinde
facultades al señor Gobernador por parte de la asamblea departamental, ahora aunque el
Convenio no se pueda celebrar aún se debe dar inicio al proceso de generación de necesidad,
formulación de estudios de necesidad y respectivas cotizaciones, con el fin de que al momento
de suscribirse el convenio los demás procesos se encuentren listos para su contratación.

c. El Líder de Distribución menciona que de acuerdo a la visita realizada por el técnico Arley el día
miércoles donde se encontraron presentes técnicos de EMSA, se realizó el recorrido debido a
que no hay servicio por el tema de una fase caída por lo que no hay servicio, durante el recorrido
a los tres municipios se obtuvieron cantidades de lo que se encuentra existente y de lo que hay
que corregir con su respectivo informe, lo que se determinara es la revisión del informe para
cuantificar el costo de la intervención, teniendo en cuenta que la línea se encuentra en alto
riesgo por lo que la presentación de un invierno no la soportaría debido al estado de los
aisladores vencidos.
El Gerente General solicita realizar el presupuesto de costos y tiempos para la 34.5 Kv, adicional
con base al informe presentado por Arley analizar que en el término de que asumamos esta
operación y los usuarios vuelvan cuanto seria el costo de dicha operación.

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Procesos
Compromiso Liquidación Final Actividades Pendientes Armada
Loreto
Alumbrado Publico Nacional
Entrega Informe Final 10:00 am Programar reunión
e. Alumbrado Publico Agendar Cita con el Área Jurídica –
Se programa reunión
Contraalmirante Grisales para Distribución para
16/02/2021 2:00 pm
entrega de informe temas
contractuales

f. Se lleva el dia a dia

g. Se envio el formulario diligenciado, se realizo reunión con el ingeniero camilo donde se
determinaron unas tareas y el dia 15/02/2021 en la tarde se realizara video llamada.
El Gerente solicita realizar la revision correspondiente a la regulación acompañados con el área
jurídica con el fin de lograr brindar una respuesta clara y debidamente soportada.
h. El Gerente informa que se envio informacion a la Doctora Lisbeth lo pertinente es poder
reunirnos con ella para poder realizar la revisión.
El Lider de Distribucion manifiesta que el dia viernes llego el informe oficial de la PCR 002,
donde se manifiesta que estará lista para fin de mes, al igual que se realizan unas
observaciones que se trataran de manera directa con el coordinador en tema de maneo de
aceites, de igual manera se determino un tiempo de entrega de la PCR 006 para los primeros
días del mes de marzo.
El Gerente General solicita coordinar una reunión una vez terminado todos los procesos para
tratar temas de generación, al igual que solicita realizar los procedimientos pertinentes para
adquirir informacion sobre la interconexión que se esta adelantando por Santa Rosalia.
i. El Lider Comercial manifiesta que se esta a la espera del cronograma por parte del Asesor
Tarifario.
j. El Lider Comercial manifiesta que aun no se ha dado la formalizacion del mismo debido a que
aun se encuentran pendiente determinar el porcentaje de intereses Moratorios y de Financiacion.
El Gerente General solicita realizar la búsqueda de la informacion correspondiente e incluir las
directrices dentro del acto administrativo.
k. El Lider Comercial manifiesta que se entrego modelo a galaxso y se encuentra en revision el
acta Confis y pendiente de fechas de reunión con Gobernacion.
l. Cumplido
m. El Gerente General informa que se realizo entrega a Presupuesto de las ultimas actualizaciones,
pdte revision ultimo ajuste reunion a las 4:pm
n. El Gerente General solicita la entrega de la propuesta el 15/02/2021.
o. El Gerente General solicita programar reunión entre comunicadora y financiera con el fin de
definir Plan de Trabajo.
p. Se revisar el 15/02/2.21 a las 11 am – Con documento preliminar.
q. El Gerente General manifiesta que ya se cuenta con la persona asignada quien debe adelantar
labores con el área de PQR y Perdidas, para realizar el diseño de los debidos procesos.

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r. La comunicadora manifiesta que en el momento se encuentra realizando recolección de la

información correspondiente a canales de atención vigentes dentro de la empresa.

El Gerente General manifiesta que se tiene unos temas adicionales para tratar en la presente reunión:

1. Diseño de la Infografía a más tardar para el próximo viernes.

2. El Líder Comercial solicita tener en cuenta el estado de las Licencias de Refoenergy Bita.
El Gerente General solicita que por parte del área jurídica de manera conjunta con la supervisión
se inicien los procesos pertinentes ante la empresa Refoenergy Bita ,mediante un documento
formal con todos los soportes con el fin de aclarar que la responsabilidad es directamente de la
entidad con el fin de respaldarnos de manera directa .
3. Fiducia – A la espera del Contrato de Fiducia.
4. Pagos – No se cuenta con factura – Solo Documento de informe de valor del pago a realizar.- El
Gerente General solicita definir el inicio de conteo de tiempos después de la llegada de la factura
formal como instrumento de pago disponible para el tramite.
5. Enclavamiento de la Generación – Pendiente Revisar con Ingeniero Javier
6. Oficio IPSE Convenio 016 – En elaboración de detalles finales para revisión.
7. Tema Pignoración mencionado mediante oficio al ministerio – a la espera de Respuesta.
8. Gerente General solicito trabajo conjunto área comercial y comunicación para diseño de facturas
con reversos mensuales, programar reunión el Jueves a las 10 am.
9. Tema Convenios celebrados – El Gerente General solicita elaborar relación y estado actual de
convenios y se programa reunión para Plan de Trabajo el Jueves a las 11 am.
10. Interconexion Meta – Vichada – El Gerente General solicita realizar la recopilación completa de
la informacion para la conformación de una Carpeta física de la informacion.
11. Interconexion Rosalia y Rosalia - Primavera – El Gerente General solicita realizar la recopilación
completa de la informacion para la conformación de una Carpeta física de la informacion.

CARLOS ALBERTO GARCIA PERDOMO ALONSO WITT

Gerente General Asesor De Gerencia

ALAN MORA MURILLO SEBASTIAN GUEVARA

Asesor Jurídico Líder Comercial

OSCAR VELANDIA FERLEY LEONARDO SANTANA N.

Líder Distribución y G. Líder Financiero.

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CARLOS ANDRÉS CUELLAR MORALES

Líder Administrativo

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