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Colombia, 2008
COMITÉ DIRECTIVO
MEJORAMIENTO DE PROCESOS
Luis Bernardo Duque Osorio
Corrección de estilo:
SOMOS PROFESIONALES LTDA.
Diseño:
Facultad de Administración de Empresas con
Énfasis en Economía Solidaria
Impresión:
Departamento de Publicaciones FUNLAM
www.funlam.edu.co
Procesos 2
CONTENIDO
I GUÍA DIDACTICA
I GUÍA DIDACTICA 3
PRESENTACIÓN 7
1.IDENTIFICACIÓN 8
2. INTENCIONALIDADES FORMATIVAS 9
2.1. Objetivo general....................................................................................................9
2.2. Objetivos específicos.............................................................................................9
3. UNIDADES TEMÁTICAS 10
4. METODOLOGÍA GENERAL 12
5. EVALUACIÓN INTEGRAL 15
5.1. Sistema de evaluación...........................................................................................15
5.2. Actividades de reconocimiento.............................................................................16
5.3 Actividades de profundización...............................................................................16
INTRODUCCIÓN 17
JUSTIFICACIÓN 18
1. FUNDAMENTACIÓN BÁSICA VISIÓN GENERAL DE LOS PROCESOS20
1.1. LA IMPORTANCIA DEL PROCESO EN LA EMPRESA................................21
1.2. PATRONES DEL PENSAMIENTO DE PROCESOS........................................22
FUENTE: HARRINGTON, H. James. Mejoramiento de procesos de la empresa.
Editorial Mc Graw Hill. Santa Fe de Bogotá. 1998.....................................................23
1.3. GUÍA DE CAMBIO EN EL PROCESO..............................................................23
1.4. ¿QUÉ ES UN PROCESO?...................................................................................24
1.5. ANÁLISIS DE LOS PROCESOS EN LA EMPRESA.......................................25
FUENTE: HARRINGTON, H. James. Mejoramiento de procesos de la empresa.
Editorial Mc Graw Hill. Santa Fe de Bogotá. 1998.....................................................26
1.6. MANEJO DE LOS PROCESOS DE LA EMPRESA – MPE............................26
1.7. ¿POR QUÉ CENTRARSE EN LOS PROCESOS DE LA EMPRESA?.............27
1.8. QUÉ ES EL MPE.................................................................................................28
1.9 CINCO FASES DEL MPE...................................................................................28
2. PREPARACIÓN DEL TERRENO PARA EL MEJORAMIENTO DE LOS
PROCESOS 30
Procesos 3
2.1.¿QUÉ SE DEBE TENER EN CUENTA PARA EMPEZAR EL MPE?...............31
2.2. RESPONSABILIDAD DEL EEM.......................................................................31
2.3 COMPRENSIÓN DE LA JERARQUÍA DEL PROCESO.................................32
Figura 2.1 – JERARQUÍA DEL PROCESO...............................................................34
.................................................................................................................................34
FUENTE: HARRINGTON, H. James. Mejoramiento de procesos de la empresa.
Editorial Mc Graw Hill. Santa Fe de Bogotá. 1998.....................................................34
2.4. IDENTIFICACIÓN DE LOS PROCESOS CRÍTICOS.....................................34
2.5. SELECCIÓN DE LOS PROCESOS PARA MEJORAMIENTO.......................35
2.6 GERENCIA EN LAS COMUNICACIONES DEL MPE...................................36
2.7 SELECCIÓN DE LOS RESPONSABLES DEL PROCESO..............................37
3. ORGANIZACIÓN PARA EL MEJORAMIENTO DE PROCESOS 39
3.1. PLAN INICIAL DEL EMP..................................................................................40
FUENTE: HARRINGTON, H. James. Mejoramiento de procesos de la empresa.
Editorial Mc Graw Hill. Santa Fe de Bogotá. 1998.....................................................43
3.2. ESTRUCTURAS Y ENTRENAMIENTO DE LOS EQUIPOS........................43
FUENTE: HARRINGTON, H. James. Mejoramiento de procesos de la empresa.
Editorial Mc Graw Hill. Santa Fe de Bogotá. 1998.....................................................51
FUENTE: HARRINGTON, H. James. Mejoramiento de procesos de la empresa.
Editorial Mc Graw Hill. Santa Fe de Bogotá. 1998.....................................................55
3.3 LÍMITES FINALES DEL PROCESO...................................................................78
3.4 LOS CLIENTES DEL PROCESO........................................................................78
4. DIAGRAMA DE FLUJO: REPRESENTACIÓN GRÁFICA DEL PROCESO81
4.1 CONCEPTO...........................................................................................................82
4.2. DIAGRAMACIÓN DE FLUJO............................................................................82
4.3. QUÉ SON DIAGRAMAS DE FLUJO...............................................................82
4.4 SÍMBOLOS ESTÁNDAR PARA EL DIAGRAMA DE FLUJO........................83
4.5 VISIÓN GENERAL DEL DIAGRAMA DE FLUJO..........................................84
FUENTE: HARRINGTON, H. James. Mejoramiento de procesos de la empresa.
Editorial Mc Graw Hill. Santa Fe de Bogotá. 1998.....................................................86
FUENTE: HARRINGTON, H. James. Mejoramiento de procesos de la empresa.
Editorial Mc Graw Hill. Santa Fe de Bogotá. 1998.....................................................88
FUENTE: HARRINGTON, H. James. Mejoramiento de procesos de la empresa.
Editorial Mc Graw Hill. Santa Fe de Bogotá. 1998.....................................................89
FUENTE: HARRINGTON, H. James. Mejoramiento de procesos de la empresa.
Editorial Mc Graw Hill. Santa Fe de Bogotá. 1998.....................................................92
FUENTE: HARRINGTON, H. James. Mejoramiento de procesos de la empresa.
Editorial Mc Graw Hill. Santa Fe de Bogotá. 1998.....................................................93
FUENTE: HARRINGTON, H. James. Mejoramiento de procesos de la empresa.
Editorial Mc Graw Hill. Santa Fe de Bogotá. 1998.....................................................96
4.6. METODOLOGÍA DE ANÁLISIS Y REDISEÑO DE PROCESOS...................96
5. LAS CARACTERÍSTICAS DEL PROCESO 101
Procesos 4
5.1 LAS CARACTERÍSTICAS DEL PROCESO...................................................102
FUENTE: HARRINGTON, H. James. Mejoramiento de procesos de la empresa.
Editorial Mc Graw Hill. Santa Fe de Bogotá. 1998...................................................107
5.2.REVISIÓN DEL PROCESO...............................................................................107
5.3 EFECTIVIDAD DEL PROCESO.......................................................................108
6. MODERNIZACIÓN DEL PROCESO 111
Objetivos: 111
6.1 MODERNIZACIÓN DEL PROCESO..............................................................112
6.2. DEFINICIÓN DE MEJORAMIENTO...............................................................113
6.3. MEJORAMIENTO CONTINUO ......................................................................115
6.4. IMPORTANCIA DEL MEJORAMIENTO CONTINUO.................................116
6.5. VENTAJAS Y DESVENTAJAS DEL MEJORAMIENTO CONTINUO.........116
6.6. ¿POR QUÉ MEJORAR?....................................................................................118
6.7. EL PROCESO DE MEJORAMIENTO..............................................................118
6.8. NECESIDADES DE MEJORAMIENTO..........................................................122
6.9. POLÍTICA DE CALIDAD................................................................................124
6.10 DIRECTRICES, POLÍTICAS Y SONDEOS DE LA COMPAÑÍA.................125
6.11 COMPRENDER LAS CARACTERÍSTICAS DEL PROCESO.......................130
FUENTE: HARRINGTON, H. James. Mejoramiento de procesos de la empresa.
Editorial Mc Graw Hill. Santa Fe de Bogotá. 1998...................................................134
FUENTE: HARRINGTON, H. James. Mejoramiento de procesos de la empresa.
Editorial Mc Graw Hill. Santa Fe de Bogotá. 1998...................................................146
FUENTE: HARRINGTON, H. James. Mejoramiento de procesos de la empresa.
Editorial Mc Graw Hill. Santa Fe de Bogotá. 1998...................................................154
7. MEDICIÓN, RETROALIMENTACIÓN Y ACCIÓN (CARGUE, APUNTE Y
DISPARE) 172
7.1. MEDICIÓN, RETROALIMENTACIÓN Y ACCIÓN (CARGUE, APUNTE Y
DISPARE) .................................................................................................................173
HARRINGTON, H. James. Mejoramiento de procesos de la empresa. Editorial Mc
Graw Hill. Santa Fe de Bogotá. 1998........................................................................173
7.2. ANÁLISIS DE LAS 11 Q...................................................................................173
7.3. RETROALIMENTACION................................................................................174
7.4. COSTO DE LA MALA CALIDAD.................................................................175
FUENTE: HARRINGTON, H. James. Mejoramiento de procesos de la empresa.
Editorial Mc Graw Hill. Santa Fe de Bogotá. 1998...................................................176
FUENTE: HARRINGTON, H. James. Mejoramiento de procesos de la empresa.
Editorial Mc Graw Hill. Santa Fe de Bogotá. 1998...................................................177
7.3 – EL PROCESO DE MANTENIMIENTO ........................................................178
FUENTE: HARRINGTON, H. James. Mejoramiento de procesos de la empresa.
Editorial Mc Graw Hill. Santa Fe de Bogotá. 1998...................................................178
Procesos 5
FUENTE: HARRINGTON, H. James. Mejoramiento de procesos de la empresa.
Editorial Mc Graw Hill. Santa Fe de Bogotá. 1998...................................................179
FUENTE: HARRINGTON, H. James. Mejoramiento de procesos de la empresa.
Editorial Mc Graw Hill. Santa Fe de Bogotá. 1998...................................................179
8. PROCESOS DEL BENCHMARKING 182
Objetivos 182
8.1 PROCESOS DEL BENCHMARKING...............................................................182
8.2 TIPOS DE BENCHMARKING.........................................................................190
8.3 ¿QUÉ COSAS DEBEN SER OBJETO DE BENCHMARKING?....................191
8.4. DIMENSIÓN DEL BENCHMARKING...........................................................191
ACTIVIDADES DE RECONOCIMIENTO 192
ACTIVIDADES DE PROFUNDIZACIÓN 196
BIBLIOGRAFÍA 201
GLOSARIO 203
RESPUESTA A PREGUNTAS FRECUENTES 206
Procesos 6
PRESENTACIÓN
Apreciado estudiante, bienvenido al programa de Mejoramiento de Procesos de
la Fundación Universitaria Luis Amigó.
1. IDENTIFICACIÓN
Procesos 8
PROGRAMA ADMINISTRACIÓN
CALIDAD, MEJORAMIENTO, PROCESO,
PALABRAS CLAVE PROCEDIMIENTO, ESTANDARIZACIÓN
CRÉDITOS 3
CIUDAD MEDELLÍN
ACTUALIZACIÓN
ADICIÓN DE TEMAS
APROBADA POR
2. INTENCIONALIDADES FORMATIVAS
3. UNIDADES TEMÁTICAS
UNIDAD 1
UNIDAD 2
UNIDAD 3
Procesos 10
UNIDAD 4
• UNIDAD 5
LAS CARACTERÍSTICAS DEL PROCESO
• UNIDAD 6
• UNIDAD 7
• UNIDAD 8
Procesos 11
4. METODOLOGÍA GENERAL
Procesos 12
Se dará respuesta a las preguntas y expectativas sobre los trabajos y talleres
desarrollados por los estudiantes en aquellos espacios diferentes de los
horarios de clases.
Procesos 13
En la unidad tres, que atañe a la “ORGANIZACIÓN PARA EL
MEJORAMIENTO DE PROCESOS”, el estudiante debe comprender cuál es el
diseño organizacional que se requiere para que una gestión de mejoramiento
tenga éxito y con ello se logre identificar no solo al responsable del proceso
sino sus cualidades, requerimientos y potencialidades
Este último capítulo, la unidad ocho, relacionado con “LOS PROCESOS DEL
BENCHMARKING” se refiere a la dinámica que adquiere el proceso cuando
Procesos 14
se mira dentro de la organización y se compara con otras locaciones para
definir las mejores prácticas observadas o es comparado con el de la
competencia, para identificar las ventajas competitivas.
5. EVALUACIÓN INTEGRAL
5.1. Sistema de evaluación
En esta etapa se dan conceptos mucho más profundos sobre la filosofía del
proceso organizacional, su mejoramiento e implementación, a través de la
realización de talleres, actividades grupales, trabajos de campo, lecturas
especializadas y mapas conceptuales.
Procesos 16
INTRODUCCIÓN
Procesos 17
misma forma todos los actores o no se conocen entre sí y por otros motivos
diversos.
Las organizaciones deben elegir los procesos más críticos para trabajar sobre
estos y aplicarles a ellos la metodología que más convenga. Las
organizaciones deben revisar a fondo sus procesos a fin de mejorarlos y
satisfacer los requisitos y necesidades de sus clientes, tanto externos como
internos.
JUSTIFICACIÓN
El nuevo patrón de pensamiento del proceso nos orienta a que los miembros
del equipo no son el problema sino a que el proceso mismo es el que lo
presenta. Nos conduce a hablar de personas y no de empleados. Nos invita a
Procesos 18
evaluar el proceso y no a los individuos, y no siempre a encontrar un mejor
empleado sino a mejorar un proceso deficiente.
Procesos 19
1. FUNDAMENTACIÓN BÁSICA VISIÓN GENERAL DE
LOS PROCESOS
OBJETIVOS
Procesos 20
• Entender los elementos constitutivos de un proceso.
1
HARRINGTON, H. James. Mejoramiento de procesos de la empresa. Editorial Mc Graw Hill. Santa Fe de
Bogotá. 1998
Procesos 21
• Mejor tiempo de respuesta
• Disminución del costo
• Reducción de inventarios
• Mejoramiento en manufactura
• Superior participación de mercado
• Mayor satisfacción del cliente
• Incremento de la moral de los empleados
• Incremento de las utilidades
• Menor burocracia
Procesos 24
los de producción, por ejemplo, cambio de nómina. Un proceso de la empresa
consiste en un grupo de tareas lógicamente relacionadas que emplean los
recursos de la organización para dar resultados definidos en apoyo de los
objetivos de la organización.
PROCESO CONTENIDO
Procesos 25
Envío de la bola Ganchos para bolos y tablero
Procesos 26
la cual se cumple el proceso (responsable del proceso).
Procesos 28
Procesos 29
2. PREPARACIÓN DEL TERRENO PARA EL
MEJORAMIENTO DE LOS PROCESOS
OBJETIVOS
Procesos 30
2.1. ¿QUÉ SE DEBE TENER EN CUENTA PARA EMPEZAR EL MPE?3
3
HARRINGTON, H. James. Mejoramiento de procesos de la empresa. Editorial Mc Graw Hill. Santa Fe de
Bogotá. 1998.
Procesos 31
2.3 COMPRENSIÓN DE LA JERARQUÍA DEL PROCESO
Procesos 32
-Subproceso 3: Preparar estadísticas e indicadores económicos y
fiscales.
-Subproceso 4: Preparar cuentas nacionales.
-Subproceso 5: Apoyar las finanzas seccionales.
Proceso y procedimiento4
4
ALVEAR, Celina. Calidad Total II: Aseguramiento y mejora continua. Limusa Noriega Editores. Sexta
reimpresión. 2003.
Procesos 33
Figura 2.1 – JERARQUÍA DEL PROCESO
MACROPROCESO: Economía
Procesos 34
Los procesos de una organización típica deben incluir:
• Desarrollo de nuevos productos.
• Divulgación de diseño de productos.
• Planeación de la producción.
• Administración de materias primas.
• Contratación.
• Facturación y cobros.
• Servicio de posventa.
• Entrenamiento de los recursos humanos.
• Análisis de las necesidades del cliente.
Los procesos seleccionados son aquellos en los cuales la gerencia y/o los
clientes no estén satisfechos con el statu quo.
5
Guía de Planeación del Proceso de Mejoramiento Continuo. (1992). Programa de desarrollo empresarial
y proceso de mejoramiento continuo. Nacional Financiera, SNC, México.
Procesos 35
Normalmente uno o más de los siguientes síntomas serán la razón para
seleccionar un proceso para mejoramiento:
Problemas o quejas de los clientes externos.
Problemas o quejas de los clientes internos.
Procesos de alto costo.
Procesos con tiempo de ciclos prolongados.
Procesos 36
2.7 SELECCIÓN DE LOS RESPONSABLES DEL PROCESO
Procesos 37
Procesos 38
3. ORGANIZACIÓN PARA EL MEJORAMIENTO DE
PROCESOS
OBJETIVOS
Procesos 39
3.1. PLAN INICIAL DEL EMP6
Ejemplo: una persona puede ver el punto de inicio en un sentido muy limitado
mientras que otra puede percibirlo en forma más global.
6
HARRINGTON, H. James. Mejoramiento de procesos de la empresa. Editorial Mc Graw Hill. Santa Fe de
Bogotá. 1998.
Procesos 40
• Cuando se haya consumido la carne
Por ejemplo: en el asado, los límites superior e inferior pueden significar que
no incluimos los procesos de preparar la parrilla, alistar los platos para la
comida, llamar a los invitados, preparar la ensalada de papa. Todo esto se
consideraría como INPUT (insumo o aporte).
Los límites de INICIACIÓN como SUPERIOR permiten que los INPUT entren al
proceso.
El SUPERIOR permite que los INPUT hagan parte de cualquier otra actividad
del proceso.
Procesos 41
El INFERIOR permite que el OUTPUT (resultado) del proceso llegue a los
clientes secundarios en cualquier punto del proceso, mientras que el OUTPUT
del límite de FINALIZACIÓN es el OUTPUT del proceso y llega hasta el cliente
final del proceso.
LÍMITE SUPERIOR
Saque
la carne Desenvuelva Corte la
Sazone
Tome el
Cocine Sírvala
la carne Carne y retire pedido de los a los
del la carne La carne
sobrantes invitados
refrigerador invitados
Límite Límite
inicial Final
Encienda
el fuego
LÍMITE INFERIOR
Procesos 42
FUENTE: HARRINGTON, H. James. Mejoramiento de procesos de la empresa. Editorial Mc Graw Hill.
Santa Fe de Bogotá. 1998.
7
ALVEAR, Celina. Calidad Total II: Aseguramiento y mejora continua. Limusa Noriega Editores. Sexta
reimpresión. México. 2003.
Procesos 43
Cuando esta herramienta tiene un buen uso se puede llegar a solucionar un
problema, intercambiando ideas para el desarrollo de un nuevo proyecto. Esta
técnica aporta para que los integrantes del equipo desarrollen su talento
creativo, animen la participación y aporten ideas sobre determinado tema.
Procesos 44
3.2.2 Hoja de verificación y/o recopilación de información8
Esta técnica sirve para recopilar datos y organizarlos en categorías de
información previamente definidas como lo son: las opiniones de nuestros
usuarios, la frecuencia y ocurrencia de eventos, las mediciones de desempeño
de procesos, entre otros.
La hoja de recogida de datos, también llamada hoja de registro, verificación,
chequeo o cotejo, sirve para reunir y clasificar las informaciones según
determinadas categorías mediante la anotación y el registro de sus frecuencias
bajo la forma de datos.
Lo esencial de los datos es que el propósito esté claro y que los datos reflejen
la verdad. Estas hojas de recopilación tienen muchas funciones, pero la
principal, es hacer fácil la recopilación de datos y realizarla de forma que
puedan ser usados fácilmente y analizarlos automáticamente.
8
ALVEAR, Celina. Calidad Total II: Aseguramiento y mejora continua. Limusa Noriega Editores. Sexta
reimpresión. México. 2003
Procesos 45
• Identificar causas de los defectos.
Una vez que se han fijado las razones para recopilar los datos, es importante
que se analice las siguientes cuestiones:
Procesos 46
4. Diseñar el formato de la hoja de recogida de datos, de acuerdo con la
cantidad de información a recoger, dejando un espacio para totalizar los datos
que a su vez permita conocer: las fechas de inicio y término, las probables
interrupciones, la persona que recoge la información y la fuente, entre otros
aspectos.
3.2.3 Histograma
Procesos 47
El procedimiento para elaborar el histograma debe seguir básicamente los
siguientes pasos:
Cabe anotar, que los histogramas más fáciles de entender tienen NO MENOS
de 5 barras y NO MÁS de 12. Estos pueden presentarse de diferentes tipos:
Normal, bimodal, de dientes rotos o de peine, cortado y distorsionado. Aquí el
ejemplo:
Procesos 48
FUENTE: ALVEAR, Celina. Calidad Total II: Aseguramiento y mejora continua. Limusa Noriega Editores.
Sexta reimpresión. México. 2003
Estableció en términos de promedio, que el 80% de las cosas que ocurren son
de poca importancia y que solo el restante 20% es muy importante, de ahí que
también se le conozca como el principio 80-20.
9
ALVEAR, Celina. Calidad Total II. Aseguramiento y mejora continua. Limusa Noriega Editores. Sexta
reimpresión. 2003
Procesos 49
De esta manera se puede elaborar la siguiente gráfica:
CAUSAS EFECTOS
20%
80%
80%
20%
FUENTE: ALVEAR, Celina. Calidad Total II: Aseguramiento y mejora continua. Limusa Noriega Editores.
Sexta reimpresión. México. 2003
Esto quiere decir que el 20% (dos de cada diez) de las causas producen 80%
(ocho de cada diez) de los efectos.
Procesos 50
Figura 3.4 – RELACIÓN DE DEFECTOS Y DE PROBLEMAS
TIPO DE DEFECTO DETALLE DEL PROBLEMA
Motor no detiene No para el motor cuando alcanza
temperatura
No enfría El motor arranca pero el refrigerador no
enfría
Burlete defectuoso Burlete roto o deforme que no ajusta
Pintura defectuosa Defectos de pintura en superficies externas
Rayas Rayas en las superficies externas
No funciona Al enchufar no arranca el motor
Puerta no cierra La puerta no cierra correctamente
Gavetas defectuosas Gavetas interiores con rajaduras
Motor no arranca El motor no arranca después de ciclo de
parada
Mala nivelación El refrigerador se balancea y no se puede
nivelar
Puerta defectuosa Puerta de refrigerador no cierra
herméticamente
Otros Otros defectos no incluidos en los
anteriores
FUENTE: HARRINGTON, H. James. Mejoramiento de procesos de la empresa. Editorial Mc Graw Hill.
Santa Fe de Bogotá. 1998.
Procesos 51
El procedimiento a seguir para hacer gráficos consiste básicamente en:
1. Conocer muy bien el problema a analizar, definirlo con todo detalle.
2. Hacer un listado de las causas que están originando el efecto (una
tormenta de ideas), anotar cuánto contribuye cada causa en el efecto.
3. Ordenar las causas de mayor a menor, según contribuya: en primer lugar
la más importante, y así sucesivamente.
4. Darle el valor del 100% al total del efecto y calcular el porcentaje para
cada causa.
5. Anotar de mayor a menor, en el eje horizontal las causas, y en el eje
vertical, los porcentajes de contribución.
6. Trazar la gráfica según los valores.
Segundo paso: después de registrar durante tres meses las causas por las
que se producen los paros, se encontraron los siguientes datos:
Procesos 52
Figura 3.5 – DATOS DE CAUSAS
CAUSAS HORAS
Por reparaciones (mantenimiento) 86
Por falla y falta de herramienta 120
Por falta de montacargas 14
Por programa extemporáneo 9
Por falta de materia prima 10
Por ausencias del operador 7
Por fallas en lubricación 6
Por interrupciones eléctricas 2
Fallas de calidad en el producto 6
TOTAL 260
FUENTE: ALVEAR, Celina. Calidad Total II: Aseguramiento y mejora continua. Limusa Noriega Editores.
Sexta reimpresión. México. 2003
Procesos 53
Tercer paso: ordenamos de mayor a menor las causas, según su contribución,
y para facilitar su identificación les asignamos una letra:
FUENTE: ALVEAR, Celina. Calidad Total II: Aseguramiento y mejora continua. Limusa Noriega Editores.
Sexta reimpresión. México. 2003
100% 100
99.3
97
94.7
92
88.5
84.7
79.3
50%
El quinto y el sexto paso los representamos en la siguiente gráfica:
46.2%
33.1
Figura 3.7 – EJEMPLO DE DIAGRAMA DE PARETO
Procesos 54
5.4
3. 3. 2. 2. 2. 0.
A B C D E F G H I
FUENTE: HARRINGTON, H. James. Mejoramiento de procesos de la empresa. Editorial Mc Graw Hill.
Santa Fe de Bogotá. 1998.
3.2.5 Estratificación
Procesos 55
Se puede obtener información más útil estratificando los datos de defectos que
se registran en cada turno de trabajo, y observar así si hay diferencias de un
turno con respecto a otro. Ello servirá de base para un análisis más profundo en
el turno donde se registre la mayor dispersión de los datos.
Otro caso puede ser por ejemplo el análisis sobre el absentismo. Así, después
de haber conocido y trasladado a un gráfico la tendencia global, se analizan las
causas más importantes para determinar su respectivo peso específico. Se
podrá advertir que el absentismo es posible estratificarlo por edades,
secciones, turnos de trabajo, por día, semana, mes año, estación, sexo,
distancia del domicilio al centro de trabajo, nivel jerárquico, etc. El resultado
obtenido será una serie de histogramas u otro gráfico, dibujados por
característica, que ponga en evidencia el problema en cada categoría o estrato
particular.
10
ALVEAR, Celina. Calidad Total II: Aseguramiento y mejora continua. Limusa Noriega Editores. Sexta
reimpresión. México. 2003
Procesos 56
Como resultado, cada grupo se une alrededor de un tema o concepto clave. El
uso de un diagrama de afinidad es un proceso creativo que produce consenso
por medio de la clasificación que hace el equipo en vez de una discusión. El
diagrama fue creado por Kawakita Jiro y también es conocido como el método
KJ.
2. Establecer el problema
El equipo o grupo deberá inicialmente determinar el problema a atender. Es
de gran ayuda determinar el problema en la forma de una pregunta.
Procesos 57
4. Transferir datos a notas post- it
Los datos reunidos son desglosados en frases independientes con un solo
significado evidente y solo una frase registrada en un post- it.
8. Discusión
Procesos 58
El equipo o grupo deberá discutir la relación de los grupos y sus
elementos correspondientes con el problema.
11
ALVEAR, Celina. Calidad Total II. Aseguramiento y mejora continua. Limusa Noriega Editores. Sexta
reimpresión. México. 2003.
Procesos 59
causa raíz, o cometer errores tanto en la relación causal como en el orden de
las teorías, suponiendo un gasto de tiempo importante.
FUENTE: ALVEAR, Celina. Calidad Total II: Aseguramiento y mejora continua. Limusa Noriega Editores.
Sexta reimpresión. México. 2003.
Procesos 60
1. Decidimos cual va a ser la característica de calidad que vamos a
analizar. Por ejemplo, en el caso de la mayonesa podría ser el peso del
frasco lleno, la densidad del producto, el porcentaje de aceite, etc.
Características de calidad
Máquinas
y equipos Medición
Características
de calidad
Procesos 61
Primas. Se anota materias primas como una de las ramas
principales.
Procesos 62
FUENTE: ALVEAR, Celina. Calidad Total II: Aseguramiento y mejora continua. Limusa Noriega Editores.
Sexta reimpresión. México. 2003.
Un diagrama de causa-efecto es, de por sí, educativo. Sirve para que la gente
conozca en profundidad el proceso con que trabaja, visualizando con claridad
las relaciones entre los efectos y sus causas. Sirve también para guiar las
discusiones, al exponer con claridad los orígenes de un problema de calidad, y
permite encontrar más rápidamente las causas asignables cuando el proceso
se aparta de su funcionamiento habitual.
Procesos 63
El análisis DOFA surgió de la investigación conducida por el Stanford Research
Institute entre 1960 y 1970. Sus orígenes nacen de la necesidad de descubrir
por qué falla la planificación corporativa. La investigación fue financiada por las
empresas del Fortune 500, para averiguar qué se podía hacer ante estos
fracasos. El equipo de investigación se conformó por Marion Dosher, Dr Otis
Benepe, Albert Humphrey, Robert Stewart y Birger Lie.
DOFA (en inglés SWOT) es la sigla usada para referirse a una herramienta
analítica que permitirá trabajar con toda la información que poseamos sobre un
negocio, útil para examinar las debilidades, oportunidades, fortalezas y
amenazas.
Muchas de las conclusiones obtenidas como resultado del análisis DOFA serán
de gran utilidad en el análisis del mercado y en las estrategias de mercadeo
que se diseñen y que califiquen para ser incorporadas en el plan de negocios.
Este debe enfocarse solamente hacia los factores claves para el éxito de la
empresa. Debe resaltar las fortalezas y las debilidades diferenciales internas al
compararlo de manera objetiva y realista con la competencia y con las
oportunidades y amenazas clave del entorno.
Lo anterior significa que el análisis DOFA consta de dos partes: una interna y
otra externa que analizaremos a continuación:
Procesos 64
3.2.8.1 La parte interna: tiene que ver con las fortalezas y las debilidades del
negocio, aspectos sobre los cuales se tiene algún grado de control.
3.2.8.2 La parte externa: mira las oportunidades que ofrece el mercado y las
amenazas que se deben enfrentar en el mercado seleccionado. Aquí es
necesario desarrollar toda nuestra capacidad y habilidad para aprovechar las
oportunidades y para minimizar o anular esas amenazas, circunstancias sobre
las cuales se tiene poco o ningún control directo.
Procesos 65
• ¿Cuáles son aquellos cinco a siete aspectos donde usted cree que sus
competidores lo superan?
Al evaluar las fortalezas de una organización, hay que tener en cuenta que
éstas se pueden clasificar así:
1. Fortalezas organizacionales comunes. Cuando una determinada fortaleza
es poseída por un gran número de empresas competidoras. La paridad
competitiva se da cuando un gran número de empresas competidoras están en
capacidad de implementar la misma estrategia.
Procesos 66
La ventaja competitiva será temporalmente sostenible, cuando subsiste
después que cesan todos los intentos de imitación estratégica por parte de la
competencia.
Procesos 67
Ahora veamos un análisis de la matriz DOFA en donde podemos notar que
completar la matriz es sencillo y resulta apropiada para talleres y reuniones de
tormenta de ideas. Puede ser utilizada para planificación de la empresa,
planificación estratégica, evaluación de competidores, marketing, desarrollo de
negocios o productos, y reportes de investigación. La elaboración de una matriz
DOFA puede ser de utilidad en juegos de formación de equipos.
Procesos 68
Las cuatro dimensiones son una extensión de los encabezados sencillos de pro
y contra.
Las preguntas son sólo ejemplos o puntos de discusión, que pueden ser
obviamente modificados según el tema del análisis. Es importante identificar y
describir claramente el tema analizado mediante DOFA, de forma que las
personas que participen entiendan el propósito y sus implicaciones.
Procesos 69
mercado. • Exceso de problemas
• Mejores campañas de operativos internos.
publicidad. • Instalaciones obsoletas.
• Estrategias específicas o • Falta de experiencia y de
funcionales bien ideadas y talento gerencial.
diseñadas. • Etc.
• Capacidad directiva.
• Flexibilidad organizativa.
• Etc.
OPORTUNIDADES externas AMENAZAS externas
• Entrar en nuevos mercados o • Efectos políticos
segmentos. • Entrada de nuevos
• Atender a grupos adicionales competidores.
de clientes. • Incremento en las ventas de
• Ampliación de la cartera de los productos sustitutivos.
productos para satisfacer • Crecimiento lento del
nuevas necesidades de los mercado.
clientes. • Cambio en las necesidades y
• Crecimiento rápido del gustos de los consumidores.
mercado. • Creciente poder de
• Diversificación de productos negociación de clientes o
relacionados. proveedores.
• Integración vertical. • Cambios adversos en lo tipos
• Eliminación de barreras de cambio y en las políticas
comerciales en mercados comerciales de otros países.
exteriores atractivos. • Cambios demográficos
• Complacencia entre las adversos.
empresas rivales.
• Etc. • Etc.
FUENTE: ALVEAR, Celina. Calidad Total II: Aseguramiento y mejora continua. Limusa Noriega Editores.
Sexta reimpresión. México. 2003.
Procesos 70
productos a ciertos sectores de clientes finales, que no están siendo cubiertos
por sus distribuidores actuales.
• El equipo gerencial es
insuficiente.
OPORTUNIDADES externas AMENAZAS externas
• Se podrían desarrollar nuevos • Impacto de la legislación
productos • Los efectos ambientales
• Los competidores locales tienen pudieran favorecer a los
productos de baja calidad competidores grandes
• Los márgenes de ganancia • Riesgo para la distribución
serán buenos actual
• Los clientes finales responden • La demanda del mercado es
ante nuevas ideas muy estacional
• Se podría extender a otros • Retención del personal clave
países • Podría distraer del negocio
• Nuevas aplicaciones especiales. central
• Puede sorprender a la • Posible publicidad negativa
competencia.
• Se podrían lograr mejores • Vulnerabilidad ante grandes
acuerdos con los proveedores. competidores
FUENTE: ALVEAR, Celina. Calidad Total II: Aseguramiento y mejora continua. Limusa Noriega Editores.
Sexta reimpresión. México. 2003.
12
ALVEAR, Celina. Calidad Total II: Aseguramiento y mejora continua. Limusa Noriega Editores. Sexta
reimpresión. México. 2003
Procesos 72
secuencia cronológica. Según su formato o propósito, puede contener
información adicional sobre el método de ejecución de las operaciones, el
itinerario de las personas, las formas, la distancia recorrida el tiempo empleado,
entre otros.
Las características que deben poseer los flujogramas son las siguientes:
• Sintética. La representación que se haga de un sistema o un proceso
deberá quedar resumido en pocas hojas, de preferencia en una sola. Los
diagramas extensivos dificultan su comprensión y asimilación, por tanto
dejan de ser prácticos.
Procesos 73
• Simbolizada. La aplicación de la simbología adecuada a los diagramas
de sistemas y procedimientos evita a los analistas anotaciones
excesivas, repetitivas y confusas en su interpretación.
Procesos 74
Líneas de Flujo: líneas que indican un flujo direccional de
documentos. Normalmente hacia abajo o hacia la derecha, a
menos que las flechas indiquen lo contrario.
FUENTE: ALVEAR, Celina. Calidad Total II: Aseguramiento y mejora continua. Limusa Noriega Editores.
Sexta reimpresión. México. 2003.
Procesos 75
El diseño y la elaboración de flujogramas se rige por una serie de símbolos,
normas y pautas convencionales las cuales son:
• El formato o esqueleto del flujograma debe dividirse en partes que
representan a los departamentos, secciones o dependencias involucradas
en el procedimiento. Cada departamento o sección debe mostrarse una
sola vez en el flujograma y en el mismo orden o secuencia cronológica de
su aparición en el procedimiento que se describe de izquierda a derecha.
• Se debe mostrar una misma dependencia mÁs de una vez en el
flujograma, aun cuando las acciones del procedimiento regresen a la
misma.
• Las líneas indicadoras del flujograma deben ser más delgadas que las
líneas divisorias del formato, rectas y angulares, dotadas de flechas en
sus extremos terminales.
• Cada paso o acción del procedimiento debe enumerarse con claridad y
describirse brevemente con muy pocas palabras.
• Cuando algún documento queda retenido en alguna dependencia del
flujograma se indica según sea archivado: definitivamente, temporalmente
o retenido por algunos días (“D”), horas (“O”) o minutos (´)
• Cuando hay que destruir algún documento luego de ser utilizado en el
procedimiento se indica con una (X) grande.
• Cuando en el procedimiento algún documento da origen a otro se indicará
en el flujograma mediante una flecha interrumpida.
• Al igual que vimos en los organigramas, en los flujogramas cuando varias
líneas se intercruzan sin tener relación se indica mediante una inflexión
en cualquiera de ellas.
Siempre resultará mejor que el flujograma se muestre en una sola hoja, pero
cuando en su extensión se tenga que continuar en otra página, se señala
Procesos 76
mediante un símbolo cualquiera dentro de un círculo, en la página donde se
interrumpe y el mismo que suele llamarse conector se colocará en otra página
como sigue.
Figura 3.14 – FLUJOGRAMA CON CONECTOR
FUENTE: ALVEAR, Celina. Calidad Total II: Aseguramiento y mejora continua. Limusa Noriega Editores.
Sexta reimpresión. México. 2003.
Procesos 77
3.3 LÍMITES FINALES DEL PROCESO13
13
FERNÁNDEZ, Mario A. El control fundamento de la gestión por procesos. Editorial ESIC, 1996.
Procesos 78
Ejemplo: el sector manufactura es cliente indirecto del proceso del
pedido de partes de computador, porque si este no es correcto, la
sección de manufactura no podrá cumplir su programa de despacho.
Procesos 79
Procesos 80
4. DIAGRAMA DE FLUJO: REPRESENTACIÓN GRÁFICA
DEL PROCESO
Objetivos
Procesos 81
4.1 CONCEPTO14
“Una imagen vale más que mil palabras”. Si podemos modificar este viejo
proverbio y ampliarlo un poco para que cubra los procesos de la empresa,
podríamos decir “Un diagrama de flujo vale más que mil procedimientos”.
Son gráficos que representan las actividades que componen un proceso, así
como un mapa simboliza un área determinada.
14
HARRINGTON, H. James. Mejoramiento de Procesos de la Empresa. Editorial Mc Graw Hill. Santa Fe
de Bogotá. 1998.
Procesos 82
La comparación de diagramas de flujo con las actividades del proceso real hará
resaltar aquellas áreas en las cuales las normas o políticas no son claras o se
están violando.
El diagrama de flujo es una de las más antiguas ayudas de diseño con que
podemos contar. Para mayor sencillez, solo analizaremos doce de los símbolos
más comunes en su mayor parte publicados por la ANSI (American National
Standards Institute)
OPERACIÓN: Rectángulo
Procesos 83
INSPECCIÓN: Círculo grande
ALMACENAMIENTO: Triángulo
Elaborar un diagrama de flujo para la totalidad del proceso hasta llegar al nivel
de tareas es la base para analizar y mejorar el proceso.
Procesos 84
Existen diferentes tipos de diagramas de flujo y cada uno de estos tiene su
propósito. Para obtener efectividad en el EMP veamos las siguientes técnicas:
15
HARRINGTON, H. James. Mejoramiento de Procesos de la empresa Santafé de Bogotá. Mc Graw Hill,
1998.
Procesos 85
Figura 4.1- DIAGRAMA DE BLOQUE
Inicio
1. Reconocer la necesidad
2. Aprobar la solicitud
Fin
Procesos 86
Algunas actividades que pueden descomponerse en diagramas de flujo de
tareas individuales pueden ser las acciones que los gerentes deben realizar
para obtener la aprobación de un nuevo empleado. Por ejemplo: la forma de
preparar una descripción de cargo podría dar lugar a un diagrama de bloque
separado.
• Nótese que el rótulo descriptivo de cada actividad empieza con un verbo.
Aunque no es obligatorio seguir esta práctica puede ser una buena
norma general.
Procesos 87
Figura 4.2 – DIAGRAMA DE BLOQUE MEJORADO
Inicio
Fin
Procesos 88
Otra forma de poner en diagrama de flujo el proceso, como en el caso del
asado, es en forma horizontal. Veamos un ejemplo de este tipo de
diagramación.
Procesos 89
4.5.2 DIAGRAMA DE FLUJO ESTÁNDAR DE LA ANSI16
Algunos de los aspectos que se deben considerar para este tipo de diagrama
son:
16
HARRINGTON H., James. Mejoramiento de Procesos de la empresa Santafé de Bogotá. Mc Graw Hill,
1998.
Procesos 90
• Nótese que se utilizan las palabras “Sí” y “No” para aclara alternativas.
• Los círculos pequeños son símbolos de conexión
Inicio
¿Necesita
No
cortarse el B
Cabello?
¿Está listo el No
Automóvil?
Conduzco
Camine
hasta la Hasta el
peluquería peluquero
¿Hay más
de tres personas
No esperando? SÍ
¿Está listo el B
peluquero?
No
Si
Espere
Procesos Hágase 91
cortar
el cabello
A
C
Traiga el aparejo
de pesca
¿Le quedó
bien el No C
corte? ¿Está libre N o
aún el
auto?
Páguele al
peluquero Si
Conduzca Camine
hacia hacia
el lago el río
No
¿Llegó en
automóvil?
Pesque
Si
B Sí
Fin
FUENTE: HARRINGTON, H. James. Mejoramiento de procesos de la empresa. Editorial Mc Graw Hill.
Santa Fe de Bogotá. 1998.
17
HARRINGTON H., James. Mejoramiento de procesos de la empresa Santafé de Bogotá. Mc Graw Hill,
1998.
Procesos 93
altamente entrenado, que no puede compararse cuando se emplea una
organización de proceso o de producto.
Procesos 94
Figura 4.6 - DIAGRAMA DE FLUJO FUNCIONAL DEL PROCESO INTERNO DE BÚSQUEDA DE
EMPLEO CON TIEMPO DE PROCESAMIENTO POR ACTIVIDAD Y EL TIEMPO DEL CICLO.
Tiempo de
Procesa- Tiempo
Dpto de miento del
Gerente personal Candidato Contralor (hr) ciclo (hr)
Actividad
3.0
1 2 1 3.0
Inicio
Inicio 72.0
2 0.3
No
200.0
3 2.2
3
72.0
4 1.0
48.0
5 2.0
No 4 120.0
6 1.0
24.0
7 0.1
5 Si
66.0
8 1.0
6 7 30.0
9 1.2
72.0
10 2.0
9 8 72.0
11 0.2
72.0
12 1.0
10 11 Si 12 16.0
13 1.1
No 8.0
14 0.1
Fin 15 Si 48.0
13 15 0.3
923.0
Total 16.5
No 100%
% 1.8%
Procesos 95
14
No
FUENTE: HARRINGTON, H. James. Mejoramiento de procesos de la empresa. Editorial Mc Graw Hill.
Santa Fe de Bogotá. 1998.
18
Guía Práctica para implementar el mejoramiento de la calidad en la educación. Proyecto Educativo
Líderes siglo XXI. Meals de Colombia S. A. Guía No. 4.
Procesos 96
El cronograma del proyecto debe incluir actividades para cada una de las
etapas de la metodología, tiempo aproximado para cada actividad,
responsables de realizarla y fechas.
El equipo debe reunirse para definir los factores clave de éxito del proceso,
teniendo en cuenta que deben ser máximo cinco (5) y pueden estar
enmarcados desde una o varias perspectivas:
Perspectiva del cliente: -Agilidad en el servicio prestado
-Valor agregado para el cliente
Procesos 97
Perspectiva de procesos: -Disminución del tiempo del proceso
-Disminución de reprocesos
Para cumplir con el objetivo de este paso, el equipo debe reunirse con los
responsables principales del proceso y elaborar el diagrama de flujo donde se
identifiquen las etapas más importantes del mismo.
¿Cómo se construye?
Se requiere seguir los siguientes pasos para su construcción:
Procesos 98
• Graficar las interrelaciones del flujo del proceso. El equipo de trabajo
debe elaborar un diagrama teniendo en cuenta toda la información
recopilada en el punto anterior relacionando: duración de la actividad,
tecnología empleada y área responsable.
Procesos 99
las personas o áreas afectadas, de manera tal que conozcan las nuevas
funciones y/o responsabilidades de deben asumir.
Procesos 100
5. LAS CARACTERÍSTICAS DEL PROCESO
Objetivos
19
FERNÁNDEZ, Mario A. El control fundamento de la gestión por procesos. Editorial ESIC, 1996.
Procesos 102
La gestión de los procesos tiene las siguientes características:
• Identificar los procesos relacionados con los factores críticos para el éxito
de la Empresa o que proporcionan ventaja competitiva.
• Medir su actuación (calidad, costo y plazo) y ponerla en relación con el valor
añadido percibido por el cliente.
• Identificar las necesidades del cliente externo y orientar a la Empresa hacia
su satisfacción.
Los procesos siempre están diseñados por directivos cuando están enfocados
a satisfacer determinadas necesidades internas, tales como control o
Procesos 104
limitaciones de la responsabilidad departamental. Además, incorporan una serie
de actividades de dudoso valor agregado.
Sin duda, una empresa de este tipo con equipos de procesos altamente
autónomos es más ágil, eficiente, flexible y emprendedora que las clásicas
organizaciones funcionales burocratizadas. Además, está más próxima y mejor
apuntada hacia el cliente.
Procesos 105
Concluyendo, la finalidad última de LA GESTIÓN POR PROCESOS es hacer
compatible la mejora de la satisfacción del cliente con mejores resultados
empresariales.
Procesos 106
Información jerárquica Información compartida
Cómo hacer mejor las tareas Qué tareas hacer y para qué
Procesos 107
• Alguien les dijo que lo hicieran en forma diferente.
• Falta comprensión para seguir los procedimientos.
En la revisión del proceso se debe tener en cuenta que el empleado encargado
del mismo debe estar familiarizado con toda la documentación existente y
pertinente del proceso. Así mismo, se deben acordar con el jefe de
departamento las entrevistas con su personal. Además de entrevistar a una
muestra de las personas que ejecutan la tarea para entender lo que ocurre
dentro del proceso y se debe comparar la forma en que diferentes personas
hacen el mismo trabajo para determinar cuál debe ser la mejor operación
estándar.
Procesos 108
Para identificar las oportunidades de mejoramiento se necesita que los
individuos involucrados en el proceso no esten muy ocupados con la rutina
diaria para así poder identificar y efectuar mejoramientos.
Procesos 110
6. MODERNIZACIÓN DEL PROCESO
Objetivos:
Procesos 111
6.1 MODERNIZACIÓN DEL PROCESO21
Evaluación del valor agregado: las actividades del valor agregado real son
aquellas por las cuales los clientes le pagan a usted. La comida en un avión,
por ejemplo.
21
PÉREZ, José Antonio y FERNÄNDEZ de Velasco. Gestión de la Calidad orientada a los Procesos.
Editorial ESIC, 1997.
Procesos 112
Reducción del tiempo del ciclo del proceso: formas de aminorar el
tiempo del ciclo y así minimizar los costos de almacenamiento.
22
SENLLE, Andrés. ISO 9000 – 2000 Calidad y Excelencia. Gestión 2000.com
Procesos 113
La palabra mejoramiento parece tener diversas connotaciones. Mejorar un
proceso significa cambiarlo para hacerlo más efectivo, eficiente y adaptable.
Qué cambiar y cómo cambiar dependerá del enfoque específico del equipo de
mejoramiento de procesos y del proceso.
El recorrido hacia la satisfacción del cliente y aún más allá nos llevará a través
de cuatro etapas:
23
HARRINGTON, H. James. (1997). Administración total del mejoramiento continuo. La nueva
generación. Editorial Mc, Graw Hill Interamericana, S.A., Colombia.
Procesos 115
mejoramiento continuo, donde la perfección nunca se logra pero siempre se
busca.
Ventajas
24
HARRINGTON H., James. (1997). Administración total del mejoramiento continuo. La nueva
generación. Editorial Mc, Graw Hill Interamericana, S. A., Colombia.
Procesos 116
3. Si existe reducción de productos defectuosos, trae como consecuencia
una reducción en los costos, como resultado de un consumo menor de
materias primas.
4. Incrementa la productividad y dirige a la organización hacia la
competitividad, lo cual es de vital importancia para las actuales
organizaciones.
Desventajas
Procesos 117
6.6. ¿POR QUÉ MEJORAR?25
25
HARRINGTON H., James. (1997). Administración total del mejoramiento continuo. La nueva
generación. Editorial Mc, Graw Hill Interamericana, S. A., Colombia.
26
HARRINGTON, H. James. (1997). Administración total del mejoramiento continuo. La nueva
generación. Editorial Mc, Graw Hill Interamericana, S.A., Colombia.
Procesos 118
Así mismo, este proceso implica la inversión en nuevas maquinaria y equipos
de alta tecnología más eficientes, el mejoramiento de la calidad del servicio a
los clientes, el aumento en los niveles de desempeño del recurso humano a
través de la capacitación continua y la inversión en investigación y desarrollo
que permita a la empresa estar al día con las nuevas tecnologías.
Procesos 119
• Consejo directivo del mejoramiento. Está constituido por un grupo de
ejecutivos de primer nivel, quienes estudiarán el proceso de mejoramiento
productivo y buscarán adaptarlo a las necesidades de la compañía.
Procesos 120
Para la aplicación de este proceso se debe contar con un solo individuo
responsable del funcionamiento completo de dicho proceso.
Los ejecutivos deben comprender que el presidente tiene pensado llevar a cabo
la implantación de un proceso que beneficie a toda la empresa y, además,
pueda proporcionar a los empleados con mejores elementos para el buen
desempeño de sus trabajos. Se debe tener claro que, cualquiera sea el caso, la
calidad es responsabilidad de la directiva.
27
ALVEAR, Celina. Calidad Total II: Aseguramiento y mejora continua. Limusa Noriega Editores. Sexta
reimpresión. México. 2003.
Procesos 122
Antes de la decisión final de implantar un proceso de mejoramiento, es
necesario calcular un estimado de los ahorros potenciales. Se inician realizando
un examen detallado de las cifras correspondientes a costos de mala calidad,
además, de los ahorros en costos; el proceso de mejoramiento implica un
incremento en la productividad, reducción de ausentismo y mejoramiento de la
moral. Es importante destacar que una producción de mejor calidad refleja la
captura de una mayor proporción del mercado.
Para el logro de estos ahorros, durante los primeros años, la empresa tendrá
que invertir un mínimo porcentaje del costo del producto, para desarrollar el
proceso de mejoramiento; luego de esta inversión, el costo de mantenimiento
del programa resultará insignificante.
Procesos 123
Sin embargo, pueden incluirse temas como la comunicación, la organización y
la productividad, tomando en consideración que el valor del sondeo va a
depender exclusivamente de la honestidad de las respuestas por parte de los
miembros.
La política de calidad debe ser redactada con la finalidad de que pueda ser
aplicada a las actividades de cualquier empleado; igualmente podrá aplicarse a
la calidad de los productos o servicios que ofrece la compañía. También es
necesario establecer claramente los estándares de calidad, y así poder cubrir
todos los aspectos relacionados con el sistema de calidad.
28
SENLLE, Andrés. ISO 9000 – 2000 Calidad y Excelencia. Gestión 2000.com.
Procesos 124
6.10 DIRECTRICES, POLÍTICAS Y SONDEOS DE LA COMPAÑÍA29
29
Guía de Planeación del Proceso de Mejoramiento Continuo. (1992). Programa de desarrollo
empresarial y proceso de mejoramiento continuo. Nacional Financiera, S.N.C., México.
Procesos 125
• Las oportunidades de ascenso
• El salario
• La administración
• Asesoramiento y evaluación
• Productividad y calidad
• Desarrollo profesional
• Atención a los problemas personales
• Prestaciones de la empresa
• Entorno laboral
Para poder ayudar a la definición de las áreas problema, es necesario que cada
gerente reciba un informe completo de las respuestas de los subordinados.
Este informe debe incluir una comparación clara contra el total de la compañía
y contra el total de la función de la que forme parte. Cada gerente debe llevar a
cabo una sesión de retroalimentación con los subordinados, para poder
presentarles los resultados del sondeo. Estas sesiones son de suma
importancia ya que:
Procesos 126
• Permiten demostrar la seriedad de la dirección con respecto a los
resultados obtenidos en el sondeo.
• Permiten al equipo poder desarrollar ampliamente los resultados del sondeo
y emprender acciones correctivas.
• Un elemento clave del proceso de mejoramiento es que el diseño resulte
muy creativo y bien analizado y, a su vez, pueda ir respaldado por una
buena estrategia de implantación sujeta a la realidad. Luego de escoger a la
persona indicada, la cual será la responsable de todas las actividades de
mejoramiento, se debe dar inicio a la formación del Consejo Directivo del
Mejoramiento.
Para el cumplimiento de esta fase se requiere una reunión con los altos
directivos y líderes sindicales, para así poder discutir detalladamente el perfil
de la calidad dentro de la empresa y tomar decisiones sobre las acciones a
emprender.
Procesos 127
Las funciones de la compañía deben estar representadas en el consejo, puesto
que cada función posee puntos de contacto y claves dentro de la organización
que van a afectar la productividad y la calidad de otras áreas.
Las actividades del Consejo Directivo del Mejoramiento son las siguientes:
• Definir la calidad
• Definir la excelencia
• Definir el último objetivo del mejoramiento
• Describir la estrategia para lograr la excelencia
• Métodos a emplear
• Identificar las partes responsables
• Establecer la medición del mejoramiento
Procesos 128
2- Ayudar a desarrollar la implantación de la estrategia de mejoramiento.
10- Resolver todos los problemas que presenten los sistemas y que tengan un
efecto negativo sobre el proceso de mejoramiento.
Procesos 129
6.11 COMPRENDER LAS CARACTERÍSTICAS DEL PROCESO30
30
HARRINGTON H., James. Mejoramiento de procesos de la empresa Santafé de Bogotá. Mc Graw Hill,
1998.
Procesos 130
• Se les entrenó para realizar la actividad en forma diferente.
• No cuentan con las herramientas indispensables.
• No disponen del tiempo suficiente.
• Alguien les dijo que lo hicieran en forma diferente.
• No comprenden por qué deben seguir los procedimientos.
A fin de prepararse para la revisión del proceso, el EMP debe asignar miembros
del equipo, a las diferentes partes del proceso. Por lo general, un miembro del
equipo de revisión (ER) pertenece al departamento en el cual se realiza la
actividad. Las personas que se asignan al ER deben tener algún conocimiento
de la actividad que les corresponderá evaluar. Cada ER debe:
Procesos 131
• ¿Qué entrenamiento recibió usted?
• ¿Qué hace usted?
• ¿Cómo sabe usted que su output es bueno?
• ¿Qué retroalimentación recibe usted?
• ¿Quiénes son sus clientes?
• ¿Qué le impide realizar un trabajo libre de errores?
• ¿Qué puede hacerse para facilitar su trabajo?
• ¿Cómo hace usted para que sus proveedores sepan cuán bien están trabajando?
• ¿Cómo utiliza su output?
• ¿Qué sucedería si usted no ejecutara el trabajo?
• ¿Ha revisado la descripción de su trabajo?
• ¿Qué sucedería si cada uno de sus proveedores dejara de suministrarle el input?
• ¿Qué cosas cambiaría si fuese el jefe?
Después de cada entrevista el equipo debe programar una reunión corta para
revisarla y ponerse de acuerdo en lo siguiente:
• Flujo de tareas
• Inputs necesarios
• Medidas
• Sistemas de retroalimentación
• Conformidad con relación al procedimiento y a otros empleados
• Problemas importantes
• Estimativos sobre tiempo del ciclo
• Contenido de valor agregado
Procesos 132
• Requerimientos de entrenamiento
Nos parece que es una buena práctica revisar los hallazgos con los
entrevistados para tener la seguridad de que el equipo no haya interpretado mal
sus comentarios. Analice por qué todas las personas no llevan a cabo el mismo
trabajo de igual forma. La estandarización es la clave del mejoramiento y la
primera tarea que debe emprenderse. Seleccione una forma de realizar una
actividad que genere los mejores resultados y utilícela constantemente, hasta
realizar un cambio fundamental en el proceso. Es importante que todos hagan
el mismo trabajo de manera idéntica.
Ahora que el EMP se encuentra ya familiarizado con todos los elementos del
proceso, le corresponde observar la totalidad del proceso, para determinar lo
siguiente:
El tiempo del ciclo es la cantidad total de tiempo que se requiere para completar
el proceso. Esto no sólo incluye la cantidad de tiempo que se requiere para
Procesos 136
realizar el trabajo, sino también el tiempo que se dedica a trasladar
documentos, esperar, almacenar, revisar y repetir el trabajo. El tiempo del ciclo
es un aspecto fundamental en todos los procesos críticos de la empresa. La
reducción del tiempo total de ciclo libera recursos, reduce costos, mejora la
calidad del output y puede incrementar las ventas. Por ejemplo, si reduce el
tiempo del ciclo correspondiente al desarrollo del proceso, podrá ganar ventas y
participación de mercado. Si reduce el tiempo del ciclo del producto, reducirá el
costo del inventario y mejorará los despachos. Si reduce el ciclo de facturación,
tendrá más dinero en efectivo a su alcance. El tiempo del ciclo puede
establecer la diferencia entre el éxito y el fracaso.
Usted debe calcular el tiempo real del ciclo de su proceso. Este tiempo
probablemente será totalmente diferente del tiempo teórico del ciclo, definido en
los procedimientos escritos o supuestos por la organización.
Costo
Procesos 137
Los gastos indirectos variables son aquellos gastos indirectos que podrían
excluirse si se eliminara una actividad. Pídale al departamento financiero que le
suministre las cifras de los gastos indirectos variables correspondientes a cada
organización.
Otra forma de lograr una estimación del costo del proceso es obtener de los
registros financieros los costos mensuales totales de un departamento y hacer
luego que el jefe del departamento asigne los costos al proceso, utilizando los
cálculos de tiempo.
Procesos 139
La calificación del proceso resulta útil, puesto que nos motiva para dar los
primeros pasos hacia el mejoramiento continuo. Trátese de profesionales,
empleados de oficina o jefes de nivel intermedio, a las personas les gusta ser
reconocidas por sus esfuerzos y se sienten estimuladas por el reconocimiento
público. La calificación del proceso proporciona un sistema de medición que
infunde un sentimiento de orgullo en cada uno de los equipos.
31
HARRINGTON H., James. Mejoramiento de procesos de la empresa Santafé de Bogotá. Mc Graw Hill,
1998.
Procesos 140
un estatus de desconocimiento del proceso al de mejor clasificación o de clase
mundial.
Es posible que no todos los procesos en todas las organizaciones tengan que
pasar por estos seis niveles. Con frecuencia, al convertirse en el mejor, se
incurre en costos considerables. En la mayor parte de los casos, las
organizaciones tienen muchos procesos de la empresa que necesitan
mejoramiento.
Procesos 141
Requerimientos. Aquello que el cliente desea que se le suministre
Deseos. La lista de deseos del cliente; lo que le gustaría tener pero que no es
esencial.
Todos los procesos se clasifican al nivel 6, hasta tanto se reúnan los datos
suficientes para determinar su verdadero estatus. Normalmente, los procesos
se desplazan del nivel de calificación 6 al nivel 5. Para calificar en cualquier
nivel, deben satisfacerse o sobrepasarse todos los criterios en cada una de las
ocho áreas, principales de cambio.
Para calificar hacia el nivel 4, el proceso debe ser capaz de cumplir todos los
requisitos de calificación del nivel 5.
Procesos 142
REQUISITOS PARA CALIFICAR AL NIVEL 3
Para calificar hacia el nivel 2, el proceso debe ser capaz de satisfacer todos los
requisitos correspondientes a los anteriores niveles de calificación.
El nivel más alto de calificación es el 1; indica que el proceso es uno de los diez
mejores del mundo en su clase o que se encuentra entre el 10% de los mejores
procesos de su clase, cualquiera sea el que tenga la población más pequeña.
Procesos 143
Los procesos que llegan al nivel de calificación 1 se denominan procesos de
categoría mundial. Los procesos que califican para el nivel 1 han demostrado
que se encuentran entre los mejores del mundo. Con frecuencia, éstos son los
procesos objetivos de benchmarking para otras organizaciones. Como norma,
son pocos los procesos que alguna vez llegan a este nivel alto en una
organización. Los procesos que alcanzan el nivel 1 son realmente de categoría
mundial y continúan mejorando para conservar su estatus como tal.
Para calificar hacia el nivel 1, el proceso debe ser capaz de cumplir todos los
requisitos correspondientes a los anteriores niveles de calificación.
• Datos de soporte del proceso (es decir, nombre del proceso, misión del EMP,
miembros del EMP, alcance del proceso)
Nivel
De A Recompensa
6 5 Artículo en el boletín interno de la organización
5 4 Almuerzo para el EMP con asistencia del EEM. Regale un
obsequio especial como reconocimiento
4 3 Comida para cada uno de los miembros del EMP y un
invitado. Igualmente, un cheque equivalente al 10% de la,
participación del individuo en el ahorro documentado a partir
de la integración del EMP
3 2 Comida formal con el EEM. Haga entrega de un obsequio
especial a cada miembro del EMP
2 1 Evento anual de reconocimiento en un sitio vacacional para el
EMP y sus invitados. El primer año durante el cual el proceso
de la empresa se reconoce como de clase mundial, entregue a
Procesos 145
todos los miembros del EMP una contribución especial de US
$10,000 en efectivo o un 50% de los ahorros documentados
en un año o cualquier cantidad de dinero que sea menor
Cantidad de proveedores
Sin embargo, estas ventajas se logran a un precio muy alto. La carga del
trabajo administrativo, el tamaño de la fuerza de trabajo que se requiere para
colocar y dar seguimiento a los pedidos, las oportunidades de error son
aspectos directamente proporcionales al número de proveedores en activo.
Procesos 146
Pero existe un motivo mucho más importante para que las compañías reduzcan
el número de sus proveedores. Cuando una empresa se pone a trabajar con
sus proveedores, busca que éstos formen parte del proceso de producción,
esto siempre y cuando hayan demostrado su capacidad para producir las
partes que requiere la empresa con una calidad aceptable, situación que no se
da en todas las empresas, ya que no siempre los proveedores se pueden
adaptar a los requerimientos de las empresas; es por esta razón que se tienen
sólo los proveedores que trabajan directamente con los requerimientos
específicos que les suministra la empresa.
Los contratos a largo plazo evitan que los clientes tengan que hacer una serie
de desembolsos en labores de renegociación, en una nueva capacitación, etc.
Los contratos a largo plazo también están abiertos a la posibilidad de que los
clientes se pongan en contacto con determinados proveedores escogidos e
inicien el desarrollo de nuevos contratos durante las fases del diseño inicial de
un nuevo producto. Estos arreglos permiten al cliente aprovechar la experiencia
de sus proveedores clave para modificar el diseño, mientras aún es costeable;
al proveedor le permiten observar con bastante anticipación cuáles van a ser
los requerimientos finales del proceso, y le permiten empezar a trabajar en los
artículos que más tiempo de preparación se van a llevar antes de poder
empezar su producción en serie, con lo cual se acortará el tiempo entre el
diseño final y la primera entrega del producto terminado.
Procesos 147
En resumen, los contratos, a largo plazo consolidan la asociación que es
esencial para lograr niveles de calidad sumamente altos.
En estos casos vale la pena firmar un contrato de desarrollo del producto entre
ambas partes. Muchos proveedores participan en las labores de desarrollo y
revisión del diseño del producto sin cobrarle al cliente, con tal de llevarse el
contrato final de producción en masa.
Procesos 148
pedido, lo cual facilita mucho la interrelación entre los empresarios y los
proveedores.
Programas de incentivos
Procesos 149
Castigos: los programas de castigo por lo general establecen una escala
deslizante de descuentos sobre el precio unitario, cuando la calidad recibida por
el cliente cae por debajo de un límite predeterminado. La mayor parte de los
modernos contratos con castigos están claramente enfocados a una filosofía de
"cero defectos" y por ello determinan que sólo se paga el precio completo si los
embarques llegan libres de defectos.
Los auditores de las fuentes son representantes del cliente que llevan a cabo
inspecciones de partes y actividades de vigilancia de los procesos en las
instalaciones de los proveedores y que por lo general disminuyen o eliminan las
inspecciones de llegada. Estos auditores de las fuentes también están
desempeñando un papel cada vez mayor en las labores comerciales.
Procesos 151
hace una encuesta formal. Una buena regla empírica consiste en realizar
cuando menos una encuesta anual por proveedor.
Estos informes involucran a los clientes a hacer todo lo posible por asegurarse
de que sus proveedores reciban un flujo continuo de información oportuna,
clara y coherente acerca de su desempeño.
Los informes deben ser lo más claros posible, sobre todo cuando informan de
algún defecto. Para ayudar al proveedor a emprender una acción es
indispensable informarle los números de los embarques, las cantidades exactas
implicadas, las fechas y la descripción precisa de los defectos. También es
importante que el cliente establezca un vínculo muy claro entre los informes y
los registros internos que contienen datos como el nombre del instructor que
descubrió el problema o hizo las primeras mediciones, el instrumental o
métodos de inspección que se emplearon y la disposición final de las partes.
Esta información detallada puede ser muy útil para resolver problemas
Procesos 152
recurrentes, vigilar el desempeño de un proveedor a largo plazo e investigar
problemas de rendimiento de los productos en el campo.
La calidad es sólo uno de los tres criterios del desempeño de los proveedores.
Los otros dos son entregas y costos. Un sistema para calificar a los
proveedores debe por lógica, incluir los tres.
Procesos 153
FUENTE: HARRINGTON, H. James. Mejoramiento de procesos de la empresa. Editorial Mc Graw Hill.
Santa Fe de Bogotá. 1998.
Procesos 154
A diferencia de otras metodologías que comienzan por una sesión de tormenta
de ideas sobre problemas en general, mezclando niveles de problemas
(síntomas con causas), en ésta buscamos desde el principio mayor coherencia
y rigurosidad en la definición y escogencia de los problemas de calidad y
productividad.
Actividades
Procesos 155
Las tres primeras actividades (a, b y c), permiten lo siguiente:
• Este es un paso clave dentro del proceso, por lo que debe dedicarse el tiempo
necesario evitando quemar actividades o pasarlas por alto, sin que el equipo de
trabajo haya asimilado suficientemente el objetivo de las mismas.
• Conviene desarrollar este paso en tres sesiones y cuando mínimo dos (nunca en
una sola sesión) y cada una de 1 y 1/2 horas de duración. En la primera pueden
cubrirse las tres primeras actividades, en la segunda las actividades «d» y «e» y
en la última la «f»; esta actividad debe ser apoyada con datos según los criterios
de la matriz, por tanto, esta actividad debe hacerse en una sesión aparte.
• La caracterización de la unidad debe hacerse gruesamente evitando detalles
innecesarios. Debe considerarse que luego de cubiertos los siete pasos, (el primer
ciclo), en los ciclos de mejoramiento posteriores se profundizará con mayor
Procesos 156
conocimiento, por la experiencia vivida. Esta recomendación es válida para todas
las actividades y pasos. La exagerada rigurosidad no es recomendable en los
primeros proyectos y debe dosificarse, teniendo presente que el equipo de mejora
es como una persona que primero debe gatear, luego caminar, luego trotar, para
finalmente correr a alta velocidad la carrera del mejoramiento continuo.
Es usual que la gente ávida de resultados o que está acostumbrada a los “yo
creo” y “yo pienso” no se detenga mucho a la precisión del problema, pasando
de la definición gruesa resultante del primer paso a las causas raíz; en tales
circunstancias los diagramas causales pierden especificidad y no facilitan el
camino para identificar soluciones, con potencia suficiente para enfrentar el
problema.
Procesos 157
Actividades
El objetivo de este paso es identificar y verificar las causas raíz, específicas del
problema en cuestión, aquellas cuya eliminación garantizará la no recurrencia
del mismo. Por supuesto, la especificación de las causas raíz dependerá de lo
bien que haya sido realizado el paso anterior.
Actividades
Procesos 159
• Agrupar las causas listadas según su afinidad (dibujar diagrama causa-efecto). Si
el problema ha sido suficientemente subdividido puede utilizarse la subagrupación
en base de las 4M o 6M (material, machine, man, method, moral, management),
ya que estas últimas serán lo suficientemente específicas. En caso contrario se
pueden subagrupar según las etapas u operaciones del proceso al cual se
refieren (en tal caso conviene construir el diagrama de proceso), definiéndose de
esta manera una nueva subdivisión del subproblema bajo análisis.
• Cuantificar las causas (o nueva subdivisión) para verificar su impacto y relación
con el problema y jerarquizar y seleccionar las causas raíz más relevantes. En
esta actividad pueden ser utilizados los diagramas de dispersión, gráficos de
Pareto, matriz de selección de causas.
• Repetir b y c hasta que se considere suficientemente analizado el problema.
Esto ocurrirá con mayor frecuencia en los primeros ciclos, cuando usualmente
la mayoría de los procesos está fuera de control.
Procesos 160
profundizar el análisis. En caso contrario se necesita más tiempo para la
recolección de datos y su análisis (sesiones cuarta y quinta).
Actividades
Procesos 162
Algunos autores llaman a esta actividad «visualización del comportamiento, si
las cosas ocurriesen sin contratiempos y deficiencias», es decir, la visualización
de la situación deseada.
Procesos 163
todo caso, cuando la identificación de causas ha sido bien desarrollada, las
soluciones hasta para los problemas inicialmente complejos aparecen como
obvias.
Actividades
• Para cada causa raíz seleccionada deben listarse las posibles soluciones
excluyentes (tormenta de ideas).
• En caso de surgir muchas alternativas excluyentes antes de realizar
comparaciones más rigurosas sobre la base de factibilidad, impacto, costo, etc., lo
cual implica cierto nivel de estudio y diseño básico, la lista puede ser jerarquizada
(para descartar algunas alternativas) a través de una técnica de consenso y
votación como la técnica de grupo nominal (TGN).
• Analizar, comparar y seleccionar las soluciones alternativas resultantes de la
TGN, para ello conviene utilizar múltiples criterios como los señalados arriba:
factibilidad, costo, impacto, responsabilidad, facilidad, etc.
• Programar la implantación de la solución definiendo con detalle las 5W-H del plan,
es decir, el qué, por qué, cuándo, dónde, quién y cómo, elaborando el cronograma
respectivo.
Procesos 164
• Para que el proceso de implantación sea fluido es recomendable evitar implantarlo
todo a la vez (a menos que sea obvia e inmediata la solución) y hacer énfasis en
la programación, en el quién y cuándo.
• A veces, durante el diseño de soluciones, se encuentran nuevas causas o se
verifica lo errático de algunos análisis. Esto no debe preocupar, ya que es parte
del proceso aprender a conocer a fondo el sistema sobre o en el cual se trabaja.
En estos casos se debe regresar al 3er. paso para realizar los ajustes
correspondientes:
Actividades
Procesos 165
• Verificar los valores que alcanzan los indicadores de desempeño seleccionados
para evaluar el impacto, utilizando gráficas de corrida, histogramas y gráficas de
Pareto.
Actividades
Procesos 166
En este paso deben quedar asignadas las responsabilidades de seguimiento
permanente y determinarse la frecuencia y distribución de los reportes de
desempeño. Es necesario diseñar acciones de garantía contra el retroceso, en
los resultados, las cuales serán útiles para llevar adelante las acciones de
mantenimiento. En términos generales éstas son:
Procesos 167
Con el transcurrir del tiempo se han encontrado y puesto en práctica una serie
de técnicas y herramientas que en la actualidad son de fundamental
importancia para el buen manejo de cualquier organización; entre esas técnicas
o herramientas tenemos el mejoramiento continuo.
Procesos 168
Procesos 169
Procesos 170
7. MEDICIÓN, RETROALIMENTACIÓN Y ACCIÓN
(CARGUE, APUNTE Y DISPARE)
Objetivos
Procesos 171
7.1. MEDICIÓN, RETROALIMENTACIÓN Y ACCIÓN32 (CARGUE, APUNTE Y
DISPARE)
Caso tras caso se demuestra que la falta de medidas acertadas para los
empleados es un obstáculo significativo para el mejoramiento de los procesos
de la empresa.
32
HARRINGTON, H. James. Mejoramiento de procesos de la empresa. Editorial Mc Graw Hill. Santa Fe
de Bogotá. 1998.
Procesos 172
una crítica constructiva a la persona que suministra el producto o
servicio.
8. Quién debe auditar: la gerencia de cada área debe llevar a cabo
auditajes regulares.
9. Quién debe fijar los objetivos de la empresa (estándares): los
clientes, ellos reflejan sus expectativas o por la gerencia, puesto que
esta define el nivel mínimo aceptable del desempeño.
10. Quién debe establecer los objetivos de desafío: el equipo o el
individuo que realiza la actividad. Este respalda el concepto de
mejoramiento continuo. Este es el medio para suministrar a los clientes
una calidad sorprendentemente buena.
11. Qué debe hacerse para solucionar los problemas: fijar medidas
correctivas lo mas pronto posibles, simplificandolas al máximo.
7.3. RETROALIMENTACION33
33
FEIGENBAUM, Armand V. Total Quality. McGraw-Hill, Nueva York, 1983.
Procesos 173
5. Formato comprensivo
Necesita:
1. Identificar al cliente.
2. Acordar requerimientos y especificaciones del output.
3. Eliminar las fuentes de error.
4. Procurar la retroalimentación proveniente del usuario de los datos.
Dado que los productos o servicios son el resultado de un proceso, tanto los
niveles de calidad, como de entrega, productividad o costos dependen de la
interrelación de una serie de factores, los cuales, producto de la misma
34
HARRINGTON, Hurd & Rieker, Manual para el control estadístico de procesos. San José, CA, 1989
Procesos 174
variabilidad de su comportamiento en el tiempo, dan lugar a variaciones en los
niveles antes mencionados.
Procesos 176
Actuar se refiere a ejecutar y estandarizar los nuevos procedimientos para
prevenir la recurrencia del problema original o para fijar metas para los
mejoramientos.
Como los empleados prefieren el statu quo y con frecuencia no tienen iniciativa
para mejorar las condiciones, la gerencia debe iniciar el PREA mediante el
establecimiento de metas continuamente desafiantes. Al comienzo, cualquier
nuevo proceso de trabajo es inestable. Antes de empezar a trabajar con el
PREA, todo el proceso actual debe estabilizarse en un proceso conocido con
frecuencia como el ciclo estandarizar-realizar-evaluar-actuar (EREA).
Procesos 177
Figura 7.4 – VARIACIÓN EN LOS PROCESOS
Estos diagramas tienen una amplia utilidad no sólo para reflejar con claridad los
diversos aspectos o elementos que condicionan la capacidad del proceso para
generar productos y servicios dentro de determinados niveles de calidad,
costos, tiempos de entrega, productividad, seguridad, entre otros, sino,
Procesos 178
además, sirven para la razón y solución a diversos problemas que pueden
presentarse, u objetivos que pretenden alcanzarse.
Así, pues, estas herramientas son de un inestimable valor para los equipos de
trabajo, ya se trate de círculos de calidad o equipos de mejora, a los efectos de
lograr mejores niveles en materia de calidad, costos (su reducción) y
productividad.
Procesos 179
Procesos 180
8. PROCESOS DEL BENCHMARKING
Objetivos
Procesos 181
8.1 PROCESOS DEL BENCHMARKING35
35
ROBERT C. Camp, Benchmarking, 1a Edición. Editorial Panorama Editorial, S.A. 1993.
Procesos 182
En los últimos 10 años, la técnica del Benchmarking se ha convertido en una
práctica de uso común en las empresas más modernas del mundo y es hoy
por hoy una de las estrategias de negocio más efectivas, utilizada por
organizaciones de todos los tamaños y pertenecientes a todas las industrias.
36
SPENDOLINI, Michael J. Benchmarking. 1a Edición. Grupo Editorial Norma. 1994
Procesos 186
• Identificar objetivos agresivos que se puedan alcanzar en un futuro
cercano.
• Descubrir y entender nuevas ideas y métodos para mejorar los procesos
y prácticas empresariales.
• Comparar y evaluar su desempeño actual teniendo como referencia el
comportamiento de las compañías con mejores resultados.
Antes que nada, se deben estudiar los posibles aspectos que generarán
resistencia porque sin duda alguna, estos son los que se convertirán en
obstáculos para el proceso. Se debe buscar que esa resistencia se torne en
apoyo y así cimentar las bases del cambio.
Además de determinar cuáles serán las empresas con las cuales se puede
intercambiar información, en la fase de estudio se tiene que observar
también, quiénes son los personajes claves y a ellos se les deberá mantener
muy bien informados para que se conviertan en el puente conductor de las
nuevas experiencias en toda la organización.
Esto no significa que serán los jefes de área o los supervisores quienes
deberán convertirse en "elementos claves", significa que estas personas
deberán ser quienes generen confianza dentro de las diferentes áreas, pero
Procesos 187
no sólo a los empleados que laboran con ellos sino también a las directivas,
además deberán ser personas que entiendan los cambios por venir y que
tengan el compromiso necesario para generar el cambio.
Procesos 189
servicios de la competencia y luego analizarlos para identificar ventajas
competitivas.
38
ROBERT C. Camp, Benchmarking, 1a Edición. Editorial Panorama Editorial, S.A. 1993
Procesos 190
Cada vez que el nombre, productos, servicios o personal de su organización
entran en contacto con su cliente actual o futuro, se evalúa y califica a su
organización.
Procesos 191
ACTIVIDADES DE RECONOCIMIENTO
Procesos 193
2. El estudiante comprenderá claramente varias características de los
procesos de la empresa, lo que le ayudará a identificar las áreas
problema que son claves dentro del proceso, y le suministrará la
base de datos indispensable para que pueda tomar decisiones con
información acerca de los mejoramientos y, además, le
fundamentará el fijar objetivos de mejoramiento y evaluar los
resultados.
Procesos 194
2. El estudiante entenderá el verdadero sentido de la medición, el lugar
en que se debe realizar, qué se debe medir, en qué momento se
debe realizar medición, a quién se debe medir, quién debe medir,
quién debe suministrar retroalimentación, entre otros.
Procesos 195
ACTIVIDADES DE PROFUNDIZACIÓN
Se realizará una lectura del capítulo 1 y 2 del libro “Seis Sigma” de Barbara
Wheat
Taller No. 1
Se realizará una lectura del capítulo 3 y 4 del libro “Seis sigma” de Barbara
Wheat.
Procesos 196
Taller No. 2
Se realizará una lectura de los capítulos 5 y 6, del libro “Seis sigma” de Barbara
Wheat,
Taller No. 3
Se realizará una lectura del capítulo 7 y 8 del libro “Seis sigma” de Barbara
Wheat.
Procesos 197
Taller No. 4
Se realizará una lectura del capítulo 9 y 10 del libro “Seis sigma” de Barbara
.Wheat.
Taller No. 5
Procesos 198
UNIDAD 6. Modernización del proceso
Se realizará una lectura del capítulo 11 y 12 del libro “Seis Sigma” de Barbara
Wheat.
Taller No. 6
Se realizará una lectura del capítulo cuarto del libro La re-evolución empresarial
del siglo XXI, de Luigi Valdés, de la página 155 a la 235.
Procesos 199
UNIDAD 8. Procesos del benchmarking
Se realizará una lectura del capítulo cuarto del libro La re-evolución empresarial
del siglo XXI, de Luigi Valdés, de la página 236 a la 274.
Procesos 200
BIBLIOGRAFÍA
Procesos 201
HARRINGTON, Hurd & Rieker. Manual para el control estadístico de procesos.
San José, CA, 1989.
Procesos 202
GLOSARIO
Procesos 205
RESPUESTA A PREGUNTAS FRECUENTES
1. ¿Qué es un proceso?
3. ¿Qué es benchmarking?
4. ¿Qué es el MPE?
Procesos 207