Caja

Descripción

Registra la existencia en dinero efectivo o en cheques con que cuenta el ente económico, tanto en
moneda nacional como extranjera, disponible en forma inmediata.

Dinámica

Debito
a. Por las entradas de dinero en efectivo
y los cheques recibidos por cualquier
concepto tanto en moneda nacional
como en moneda extranjera
b. Por los sobrantes en caja al efectuar
arqueos.
Crédito
a. Por el valor de las consignaciones
diarias en cuentas corrientes bancarias
o de ahorro.
b. Por el valor de la negociación de
divisas.

c. Por el mayor valor resultante al c. Por los faltantes en caja al efectuar

convertir las divisas a la tasa de
cambio representativa del mercado.
d. Por el valor de la constitución o
incremento del fondo de caja menor
arqueos.
d. Por el menor valor resultante al
convertir las divisas a la tasa de cambio
representativa del mercado.
e. Por la reducción o cancelación del
monto del fondo de caja menor.
f. Por el valor de los pagos en efectivo,
en los casos que por necesidades del
ente económico, se requieran.

Banco
Descripción

Registra el valor de los depósitos constituidos por el ente económico en moneda nacional y
extranjera, en bancos tanto del país como del exterior. Para el caso de las cuentas corrientes
bancarias poseídas en el exterior su monto en moneda nacional se obtendrá de la conversión a la
tasa de cambio representativa del mercado.

Dinámica
 Debito
a. . Por los depósitos realizados
mediante consignaciones.
b. Por las notas crédito expedidas por los
bancos de acuerdo con conceptos
tales como:
- Abonos originados en razón a los
préstamos obtenidos.
- Abonos originados en operaciones
de remesas al cobro confirmadas o
remesas negociadas.
- Por consignaciones nacionales de
clientes.
- Abonos originados por el reintegro
de exportaciones.
- Por cualquier otra operación que
aumente la disponibilidad del ente
económico en el respectivo banco.
c. Por el valor de los traslados de
cuentas corrientes.
d. Por el valor de los cheques anulados
con posterioridad a su contabilización.
e. Por el mayor valor resultante al
convertir las divisas a la tasa de
cambio representativa del mercado.
Identificación de las cuentas que se utilizan para codificar y registrar caja,
caja menor y banco
Código
1105
110505
110510
110515
Crédito
a. Por el valor de los cheques girados.
b. Por el valor de las notas débito
expedidas por los bancos de acuerdo con
conceptos tales como:
- Cargos originados por el no pago de
cheques
- Cargo por concepto de gastos a favor de
la entidad crediticia tales como: Intereses,
comisiones, Portes, Papelería, Telex y
Chequeras.
- Cargos por concepto de abonos o
cancelación de préstamos.
- Cargos por concepto de reembolso, de
cartas de crédito por importaciones o
compras nacionales adquiridas mediante
esta modalidad.
- Por cualquier otra operación que
disminuya la disponibilidad de la sociedad
en el respectivo banco.
c. Por el valor de los traslados de cuentas
corrientes.
d. Por el menor valor resultante al
convertir las divisas a la tasa de cambio
representativa del mercado.
Cuenta
Caja
Caja general
Caja menores
Moneda extrajera
Reglamento de caja menor
Cabe resaltar que el reglamento de caja menor lo encontramos únicamente para empresas del
estado o de naturaleza mixta. A continuación, mostrare un reglamento de una empresa del estado
llamada FEGECOLSA

En primer lugar: es necesario formular un reglamento de caja chica, que estipule los gastos
admisibles, el monto máximo y el personal autorizado para los gastos anteriores, lo que ayudará a
realizar el propósito de la empresa de FEGECOLSA para satisfacer la demanda de montos de pago
menores.

En segundo lugar: Caja Menor es un fondo de caja necesario para apoyar la operación de
FEGECOLSA, que puede eliminar los pequeños e imprevistos gastos que no se pueden acreditar
por su valor y necesidades urgentes de implementación.

En tercer lugar: el administrador determinará la persona responsable de administrar el fondo de

caja chica y mantendrá una pequeña caja de metal en la que se guardarán en la caja el dinero y los
documentos de gastos de caja menor. El gerente y la persona designada son responsables de sus
contraseñas.

En cuarto lugar: La dirección está obligada a velar por el normal desarrollo de las actividades de
FEGECOLSA: regular el funcionamiento de la caja registradora y definir las condiciones de uso del
fondo.

ACUERDA:

Reglamentar el manejo de caja menor para FEGECOLSA.

CONDICIONES GENERALES

Artículo 1.- Se entiende por Fondo de Caja Menor la cuantía rotatoria que se establece con el
objeto de atender los pagos de menor cuantía, entendidos estos como los representados en
erogaciones menores a la cantidad que se define en el artículo siguiente.

Artículo 2.- Se fija el monto de la Caja Menor por la suma de quinientos mil ($500.000) pesos mcte,
los cuales se destinarán a atender erogaciones de menor cuantía, los valores que superen este
monto deberán ser cancelados con cheque.

Artículo 3.– Ningún gasto individual podrá ser superior al equivalente del 40% del monto mensual
de la caja menor.
Artículo 4.– Del monto total del fondo de Caja Menor, la persona asignada podrá autorizar recibos
hasta por la suma de cien mil ($100.000) pesos mcte, gastos que superen este monto serán
autorizados por la Gerente.

Artículo 5.– Con la Caja Menor solamente se podrán realizar pagos correspondientes a:
Transportes urbanos, fotocopias, correos, papelería, cafetería, reparaciones menores de oficina,
certificados de notaria, autenticaciones, implementos de aseo, refrigerios, y aquellos que dada su
importancia y urgencia sean autorizados expresamente por la Gerencia.

Artículo 6.– Para validar una erogación de Caja Menor se debe elaborar un recibo de Caja Menor
estableciendo claramente: la ciudad, fecha, monto entregado, detalle, firma y número de
documento de identidad del beneficiario del pago; adjuntar soportes en los casos que lo amerite.
Se firmará en señal de aceptado.

Artículo 7.– Si hay salida de dinero por gastos provisionales, se debe de elaborar un recibo
provisional de caja, en la cual se indique la razón del desembolso y deberá legalizarse en máximo
de 24 horas.

REQUISITOS PARA REEMBOLSO

Artículo 8.– Se establece el siguiente trámite para la solicitud de reembolso de la Caja Menor:

a. Presentación a la Gerente por parte de la persona designada del Fondo, de una relación de las
erogaciones atendidas con los recursos del Fondo de Caja Menor, cuando se haya consumido el
ochenta por ciento (80%) del monto asignado.

b. Los recibos y/o facturas que soportan los pagos de la caja menor deben estar entregados en
original, buen estado y con el nombre del establecimiento comercial con número de identificación
y teléfono.

c. Verificación de la relación por parte de la Gerente de FEGECOLSA y autorización.

d. Para el cierre de mes, siempre se solicitará reembolso de Caja Menor, cualquiera sea el monto
consumido, para que sus erogaciones queden causadas en el mes correspondiente al que
sucedieron.

PROHIBICIONES

Artículo 9.– Se prohíbe efectuar préstamos de carácter personal a los empleados, asociados,
directivos o terceros con recursos de este Fondo.

Artículo 10.– Se prohíbe cambiar cheques de carácter personal a los empleados, asociados,
directivos o terceros con recursos de este Fondo.
Artículo 11.-Cualquier anomalía presentada en el manejo de los recursos de este fondo será
reconocida por el administrador (a) del Fondo de Caja Menor.

DISPOSICIONES FINALES

Artículo 12.-Quedan facultados para efectuar arqueos de Caja Menor en cualquier momento, el
Gerente y el Revisor Fiscal.

Artículo 13.– Se encargara del manejo del Fondo de Caja Menor la Analista administrativa quien
depende directamente de la Gerencia, para lo cual se dotará de los implementos y recursos
necesarios para su adecuado manejo y custodia.

Artículo 14.– La Caja Menor será manejada por la analista administrativa; llegado el caso que esta
primera responsable de la caja menor se encuentre en vacaciones, licencia o por cualquier otro
motivo no pueda hacerse cargo de esta, la caja pasara a manos de la Gerente.