GUÍA PARA LA

IMPLEMENTACION DE
MULTICERTIFICACIONES

EN UN SISTEMA
INTERNO DE GESTIÓN
GUÍA PARA LA IMPLEMENTACIÓN DE MULTICERTIFICACIONES EN UN SISTEMA INTERNO DE GESTIÓN.
Noviembre, 2014

El presente documento fue elaborado en el marco del Proyecto “Creación de Capacidades en Asistencia
Técnica a Productores de Café en Guatemala”, ejecutado por la Plataforma Nacional de Café
Sostenible–SCAN Guatemala y financiado con fondos de McDonald’s USA y McDonald’s Canadá

Su elaboración no habría sido posible sin la coordinación de:

Solidaridad Network
Mejor cultivo
Mejor futuro

Y el apoyo de todos los socios de la Plataforma Nacional de Café Sostenible – SCAN Guatemala:

Asociación Nacional del Café

Asociación Crecer

FAIR TRADE USA

FEDECOCAGUA, R.L.-

FAIRTRADE International

Proyecto Cambio del Banco Centroamericano de Integración Económico

Rainforest Alliance

SCAN – Sustainable Commodity Assistance Network

Solidaridad Network

Este trabajo está licenciado bajo una Licencia Creative Commons Atribución-CompartirIgual 3.0 Unported.
Reconocimiento-No comercial-Compartir bajo las mismas condiciones.
Para ver una copia de esta licencia, visite http://creativecommons.org/licenses/by-sa/3.0/ o envíe una carta a
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 GUÍA PARA LA
IMPLEMENTACION DE
MULTICERTIFICACIONES
EN UN SISTEMA
INTERNO DE GESTIÓN
PROGRAMAS DE MULTICERTIFICACIONES SUSTENTABLES
Introducción
En Guatemala durante los últimos años, una
gran cantidad de grupos de productores
cambiaron su producción convencional y
empezaron a cultivar con criterios de buenas
prácticas agrícolas, tanto a nivel orgánico como
convencional.
Esta forma de cultivo, asegura a los productores
cosechas más estables y en ocasiones, mayor
productividad, pero sobre todo, permiten
acceder a mercados locales e internacionales
con un mejor precio, resultando en mejorías
para las familias de los productores.
Construir un sistema interno de gestión como
una tendencia de administración para el
mejoramiento continuo, requiere una
transferencia de conocimiento hacia las
organizaciones de productores, permitiendo
que éstas tomen a su cargo, las áreas de trabajo
para el control de la supervisión durante la
implementación de los requerimientos de las
normas de certificación, tal es el caso de UTZ
Certified, Rain Forest Alliance y FAIRTRADE.
GUIA PARA LA IMPLEMENTACIÓN DE MULTICERTIFICACIONES EN UN SISTEMA INTERNO DE GESTIÓN
En organizaciones con cientos de productores,
localizados en distintas zonas geográficas, y con
grandes superficies cultivadas, no es posible
realizar un control adecuado sin una
administración planificada y bien estructurada.
Los técnicos y algunos productores líderes de
las organizaciones, son los más adecuados para
llevar dicho control sobre el cumplimiento de
las normas a lo largo de toda la cadena
productiva. Para lo anterior, se elaboró esta
guía, que establece las bases de las prácticas
administrativas, y basada en ella, cualquier
organización (cooperativa o exportadora con
un grupo de productores) puede verificar,
implementar, controlar y auditar los procesos,
productos y servicios, disponiendo de toda la
información necesaria para cumplir con los
requisitos de los diferentes sellos, normas o
estándares de certificación para café.
Los grupos de productores, son los
responsables de elaborar apropiadamente
sus procesos internos de acuerdo con los
requerimientos que establecen las normas
bajo las cuales se encuentran certificados o
necesitan certificarse.
1
 ÍNDICE Pag.
Introducción 1
1. Objetivo General de la Guía 3
1.1 Objetivos Específicos de la Guía 3
1.2 Diferentes tipos de grupos de productores a los que aplica esta guía 3
1.3 Uso de la guía 4
Etapa 1 (Estructura del SIG) 5
2. Sistema Interno de Gestión (SIG) 6
2.1 Organigrama 7
2.2 Estructura mínima requerida para el SIG 9
A. Reglamento interno 10
B. Personal 13
C. Capacitación e información 15
D. Documentación básica 16
D.1 Procedimientos o programas 16
D.2 Control documental 20
D.3 Codificación 20
E. Inspecciones internas 21
F. Criterios y puntos de control críticos, mayores y
obligatorios de UTZ, RA y FLO 23
Cronograma de actividades generales recomendadas
para verificar por el SIG 31
APÉNDICE 33
1. Aspectos auditables de cumplir por parte del SIG para UTZ, RA y FLO 35
2. Aspectos auditables de cumplir por parte del SIG para UTZ y RA 36
3. Aspectos auditables de cumplir por parte del SIG para UTZ 37
4. Aspectos auditables de cumplir por parte del SIG para RA 38
5. Aspectos auditables de cumplir por parte del SIG para FLO 41
ANEXO 1 (REGISTROS) 49
ANEXO 2. Ejemplo de un procedimiento para establecer un plan de
inspecciones internas 57

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2
1. Objetivo General de la Guía Asociaciones o cooperativas de productores
de base o de primer grado:
Elaborar una Guía de la Gestión del Sistema
Interno de Gestión (SIG), para fortalecer las Este tipo de organización agrupa un
habilidades en técnicos y auditores internos determinado número de productores de cierta
que atienden a grupos de productores, tanto a región, que están organizados como una
nivel de empresas privadas como de asociación (comunidad indígena, cooperativa,
cooperativas, para la implementación, asociación, sociedad, empresa rural), cuya
cumplimiento y seguimiento constante y principal actividad es la producción y
efectivo de normativas de certificación. comercialización de productos agrícolas. A
menudo estas asociaciones agrupan
productores de diferentes áreas.
1.1 Objetivos Específicos de la Guía
Organizaciones federativas o de segundo
• Proveer a las organizaciones una grado:
herramienta que sea una guía para los
sistemas de gestión, adecuados a los Se trata de varias organizaciones de
distintos tipos de certificación y productores asociados en primer grado dentro
mercados a los que están vinculados. de otra forma organizativa superior, con el fin
de comercializar, algunas veces procesar, y
Fortalecer la capacidad de los grupos para: especialmente exportar sus productos en forma
conjunta. En general estas organizaciones
• Llevar el control adecuado de todos los cuentan con la infraestructura necesaria para
aspectos que dan conformidad a la transportar, procesar y exportar sus productos.
certificación y aseguran el
cumplimiento de las normativas, Producción por contrato:
fundamentado en los SIG.
• Actualizar por sí mismos las distintas Empresas procesadoras /comercializadoras y
normas, conforme son objeto de exportadoras que tienen contratos de
cambios y ajustes. abastecimiento con un gran número de
productores dentro de una cadena de
• Lograr condiciones que garanticen la suministro.
sostenibilidad de la gestión interna.
Si los productores no están organizados por sí
mismos, una empresa procesadora toma un rol
1.2 Diferentes tipos de grupos de productores similar al de una cooperativa o asociación,
a los que aplica esta guía responsabilizándose de que ellos cumplan con
los requisitos de las normativas, y que las
La estructura de un grupo de productores inspecciones necesarias se realicen.
puede variar de acuerdo con la legislación
local y el objetivo por la cual fue creada la Todo esto se determina detalladamente en
organización. Esta guía está diseñada para contratos directos firmados entre la
aplicarse principalmente en tres tipos de compañía y los productores.
organización, dentro de la caficultura en
Guatemala:

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3
1.3 Uso de la guía
Esta guía es un documento de apoyo, que debe
ser evaluada por las organizaciones a través de
los Sistemas Internos de Gestión (SIG)
existentes, o los que se vayan a conformar. Es
importante establecer que el SIG debe
identificar los elementos de la guía que ellas
como grupo, ya poseen, y evaluar los que
consideran necesarios para implementar.
Es recomendable implementarla en aquellas
organizaciones que cuenten con un mínimo de
15 productores involucrados, o en proceso de
ingresar a las certificaciones UTZ y RA.
Para el caso de FLO, que aplica a
organizaciones de pequeños productores
Guía Sistema Interno de Gestión (SIG)
Etapa 1
Estructura mínima
programas de certificación
requerida
Figura 1. Estructura general de la guía
a primera etapa establece una descripción de la
estructura mínima que debe tener el SIG, para
controlar a sus miembros y definir sus
responsabilidades dentro de todo el proceso,
bajo un esquema administrativo.
La segunda etapa, consta de varios apéndices
que indican los puntos que son auditados, y
de responsabilidad directa del SIG durante
las certificaciones UTZ Certified,
RAINFOREST ALLIANCE y FAIRTRADE , así
como criterios que son particulares de
cada programa de certificación en este
mismo tema.
GUIA PARA LA IMPLEMENTACIÓN DE MULTICERTIFICACIONES EN UN SISTEMA INTERNO DE GESTIÓN
4
(cooperativas), su muestra es igual al número
de asociados inscritos legalmente, según
establezca los estatutos
El porcentaje de utilización de la guía es en
función de la condición actual del SIG
existente. Por ejemplo, si una organización ya
tiene años en el tema de certificaciones,
entonces toma los puntos que considere se
pueden mejorar o implementar en ese
momento por el SIG, mientras que otra
organización que está en una etapa inicial
puede usar en un mayor porcentaje cualquiera
de los criterios indicados en esta herramienta.
La guía está dividida en dos etapas, como lo
muestra la figura 1:
Etapa 2
Apéndices de los
(FLO, RA, URZ)
Dependiendo de la certificación o
certificaciones que cada SIG desee
implementar o evaluar, deberán de buscar los
apéndices correspondientes y verificar y/o
implementar cada uno de los puntos
contenidos en cada una de las tablas ubicadas
al final de guía (posterior al cronograma de
actividades).
La figura 2 establece la estructura de la primera
etapa, de una manera detallada.
La parte superior ilustra la distribución de los
contenidos (temas y subtemas) y su ubicación
dentro de la guía, y la parte inferior de la figura,
relaciona los numerales de los temas con sus
respectivos nombres.
 ETAPA 1 (ESTRUCTURA DEL SIG)

A B. C. D. E. F.
(Pág. 11) (Pág. 14) (Pág. 17) (Pág. 19) (Pág. 25) (Pág. 27)

A1 B1 B2 B3 C1 C2 C3 D1 D2 D3 E1 E2

B11 B12 B21 B22 B31 B32 D11 D12 D13 D21

A. F. Criterios
Reglamento B. Personal e Infraestructura C. Capacitación D. Documentación E. Inspecciones Críticos,
e Información Básica Internas Mayores y
Interno Obligatorios

A1. Áreas y D1. Procedimientos E1.

B1. Administrador SIG C1. Productores y programas Autoinspección
Criterios

• B11 Requisitos C2. Inspector • D11 Temas E2. Inspección

• B12 Responsabilidades Interno de Campo
• D12 Documentos
C3. Otro
B2. Inspector • D13 Contenido
Personal

• B21 Requisitos D2. Control

• B22 Responsabilidades Documental

• D21 Tipo de
B3. Comité de Evaluación
Documento

• B31 Requisitos
D3. Codificación
• B32 Responsabilidades

Figura 2. Diagrama de los componentes que conforman la estructura para el desarrollo del
SIG para las certificaciones UTZ, RA y FLO.

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5
Los SIG deben verificar cuales de los
componentes poseen y cuáles no, de tal
manera que cada uno, y dependiendo de las
necesidades sean ubicados dentro del
documento de una manera más sencilla y
directa. Por ejemplo, si el SIG considera que el
reglamento interno existente es adecuado y
funcional para su caso, entonces la revisión de
la guía deberá iniciar en la página 13,
correspondiente a personal e infraestuctura.
2. Sistema Interno de Gestión (SIG)
Es un sistema simple, que ayuda a garantizar la
calidad de los procesos documentados para ser
evaluado interna o externamente en un
proceso de auditoría. Debe ser llevado por un
equipo conformado por técnicos y/o
productores previamente capacitados para
dicha función.
Como su término lo establece, este sistema
gestiona la calidad documental y administrativa
que conlleve a tener control sobre todas las
evidencias que solicitan los distintos programas
de certificación.
El SIG pretende que los grupos de productores
se organicen bajo una estructura definida y
sólida, que preventivamente, detecten fallas o
no conformidades en su sistema de
producción, estableciendo una serie de
procedimientos y procesos que garanticen el
cumplimiento con requisitos establecidos. El
SIG permite al ente certificador, delegar la
inspección de cada uno de los miembros que
conforman un grupo, en un organismo
identificado dentro del grupo de
productores.
Sin embargo, cada una de los programas
de certificación posee una definición
particular del SIG que finalmente
representa la misma función, como se
describe a continuación:
GUIA PARA LA IMPLEMENTACIÓN DE MULTICERTIFICACIONES EN UN SISTEMA INTERNO DE GESTIÓN
6
1. UTZ establece que el Sistema Interno de
Gestión (SIG) es un sistema de gestión de
calidad documentado que administra
varios aspectos del Código de Conducta
UTZ CERTIFIED y controla que todos los
grupos de productores cumplan con los
requerimientos del Código de Conducta
de acuerdo con los procedimientos
definidos internamente.
2. De acuerdo con la lista de criterios
FLO-Cert, las organizaciones de 2/3 grado
deben tomar medidas para implementar
un SIG que permita a la organización
controlar el cumplimiento de los Criterios
FAIRTRADE en todos los niveles de la
organización.
3. La normativa de RA lo llama Sistema Interno
de Gestión, y lo define como un juego
documentado de procedimientos y
procesos que un grupo implementará para
asegurar que puede alcanzar los requisitos
de las normas y políticas para el
administrador de los grupos y su personal
perteneciente a la Red de Agricultura
Sostenible (RAS).
El SIG es una responsabilidad de la
organización y no de personas, es decir, aun
cuando está conformado y es operado por uno
o varios miembros de la misma organización, se
debe garantizar que el proceso continúe
independientemente de que sus miembros por
diferentes motivos deban abandonar sus
puestos y responsabilidades.
El control desde el SIG debe estar enfocado en
evaluar el propio desempeño de la
organización antes de continuar con los
siguientes pasos. Si no se evalúan y corrigen las
acciones del pasado, el nivel de avance de la
organización será más difícil y complejo.
Es fundamental evaluar la gestión de la
agrupación a través de técnicas de auditoría de
utilización general, para identificar y
recomendar acciones de mejoramiento
agronómico, socioeconómico y ambiental,
buscando:
• Garantizar la eficiencia y eficacia en el
cumplimiento de las funciones y
operaciones de la entidad o agrupación.
• Velar para que la organización disponga de
adecuados procesos de planificación,
ejecución y control para el desarrollo de
sus actividades.
• Coordinar la aplicación de medidas que le
permitan prevenir riesgos, detectar y
corregir las desviaciones que impidan o
puedan impedir el cumplimiento de las
funciones, objetivos y metas propias
planteadas por la organización.
• Asegurar la confiabilidad y oportunidad de
la información utilizada para cumplir con
sus funciones.
Es importante que todas las actividades y la
planificación anual se presenten en un
cronograma de trabajo, y que todos los
miembros que conforman el SIG lo tengan a su
disposición.
A continuación se establece la estructura que
debe preparar la parte administrativa del SIG,
antes de iniciar cada periodo.
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2.1 Organigrama
Los grupos que posean o deseen implementar
el SIG, deben contar necesariamente desde el
inicio con una estructura ya definida, que les
permita diseñar un organigrama, el cual
muestre los diferentes niveles de decisión con
respecto al control de calidad de los procesos
documentados.
El organigrama es la representación gráfica de
la estructura de una cooperativa, asociación o
exportadora, que representa los diferentes
niveles jerárquicos. Debe ser fácil de entender y
sencillo de utilizar, conteniendo únicamente los
elementos indispensables, es decir, no se tiene
que encontrar toda la información.
Es viable utilizar los organigramas existentes de
las organizaciones, para adaptar los procesos
en donde el SIG tome un papel determinante
bajo los objetivos para los cuales fue creado.
Por ejemplo, si una cooperativa o exportadora
posee dentro del organigrama un
departamento técnico que tiene entre sus
funciones, velar por el cumplimiento de los
diferentes sellos, entonces el SIG debe estar
ligado dentro de esa área en el organigrama.
La figura 3 muestra un modelo que ejemplifica
como se puede llevar a cabo la estructura en
organizaciones cooperativistas de primer y
segundo grado. En este ejemplo, el SIG es el
enlace entre la cooperativa de I y II grado, y
mantienen un contacto directo con los
productores.
La figura 4 señala un modelo de referencia
para el organigrama de una exportadora o
empresa que compra su café a productores
dentro de su cadena de suministro.
7
 Asamblea General
II grado - Gerencia

Asamblea General
I grado - Gerencia
Sistema Interno P
de Gestión R
Administración O
Reglamento Interno
D
U
Procesamiento Personal e Infraestructura
C
Capacitación e Información T
O
Exportación
Procedimientos o Programas R
E
Inspecciones Internas S

Figura 3. Ejemplo de lo componentes que debe tener el organigrama del SIG en cooperativas

E Sistema Interno P
X de Gestión R
P O
O Reglamento Interno D
R U
T Personal e Infraestructura
C
A T
Capacitación e Información
D O
O Procedimientos o Programas R
R E
A Inspecciones Internas S

Figura 4. Ejemplo de los componentes que debe tener el organigrama del SIG en exportadoras
GUIA PARA LA IMPLEMENTACIÓN DE MULTICERTIFICACIONES EN UN SISTEMA INTERNO DE GESTIÓN
8
2.2 Estructura mínima requerida para el SIG
Previamente a la descripción de cada
Para comprender mejor la estructura de un componente, se presenta una gráfica del
sistema interno de control, se presenta a concepto, para facilitar la comprensión de su
continuación una descripción de cada uno de estructura, en un contexto teórico, tal y como se
los componentes que se deben establecer muestra en la figura 5.
como mínimo para la implementación y manejo
operativo del SIG.

A
Reglamento
Interno

E B
Personal e
Inspecciones
Internas
Estructura Infraestructura

para SIG

D C
Documentación Capacitación
Básica e Información

Figura 5. Estructura general mínima requerida que debe contener el SIG para multicertificaciones.

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9
 A. Reglamento interno

A continuación se establece la descripción del primer componente de la estructura para establecer el

SIG, tal y como se aprecia en la figura 6.

A. Reglamento Interno
Requisitos de Procedimientos y Seguimiento a Restricciones
Compromisos Formales
participación sanciones de SIG las normas específicas

Obligaciones Instrumentos Listados de

Obligaciones
Ingresos Retiros de la y productos
del productor
organización herramientas prohibidos

Figura 6. Detalle del primer componente de la estructura del SIG

El reglamento interno define los criterios, Es fundamental que el reglamento sea

normas y procedimientos internos para
garantizar la calidad de la producción
sostenible de los diferentes programas
existentes para café.
Cada organización de productores debe definir
su propio reglamento interno de acuerdo con
distintos intereses relacionados con el grupo,
el reglamento debe ser cumplido por todos los
miembros, socios o partes contratadas.
fácilmente entendido por todos, lo que exige
que sea establecido y presentado
adecuadamente, considerando los niveles de
lectura y escritura de los miembros.
El reglamento interno debe abarcar diferentes
áreas de trabajo para las certificaciones UTZ, RA
y FLO, en la tabla 1, se describen las áreas de
trabajo y los conceptos que comprenden.

Tabla 1. Áreas de trabajo para las certificaciones

Principios/puntos de
Área Detalles
control/requisitos
− Admisión de nuevos productores.
− Cumplimiento de las normas.
− Cumplimiento de mecanismos de inspección (documentación e
Requisitos de participación Ingreso/retiro implementación).
− En caso de tratarse de fincas orgánicas, documentación del periodo de
transición: la fecha de inicio del programa orgánico deber ser ratificada
por la inspección interna y verificada por la inspección externa.

− Compromiso formal.
− Declaración de cada productor, donde formalmente declara el
conocimiento de las normas internas y su conformidad con el
Contratos cumplimiento de las mismas. Los productores firman este compromiso.
− El compromiso incluido en el reglamento interno equivale a un contrato
formal con el productor/a.

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10

Área
Sanciones y Aprobación
Aprobación y Sanciones
Principios/puntos de
control/requisitos
Procedimientos y
sanciones del Sistema de
Control Interno
Detalles
− Definición de sanciones en caso de incumplimiento del reglamento
interno, especialmente en caso de alteración de las normas de
producción.
− Determinación de los procedimientos necesarios para asegurar un
control confiable del 100% de los productores cada año y la
documentación respectiva.
− Procedimientos para asegurar que los productores que no cumplan el
reglamento interno sean sancionados durante el periodo prescrito. Si se
utilizaron productos restringidos, el productor debe cumplir con un
periodo de prueba y evaluación constante.
− El control interno debe supervisar y documentar el cumplimiento de
estas sanciones.

− Cumplir con las normas dentro del área definida.

− Otorgar al inspector interno el libre acceso a todas las parcelas e
Compromisos formales Obligaciones del productor instalaciones de proceso.
− Proporcionar a los inspectores internos y externos todos los documentos
necesarios, especialmente aquellos referentes a la adquisición y uso de
insumos y venta de productos certificados.

− Capacitar e informar a sus miembros sobre los requisitos necesarios para

obtener la certificación.
Obligaciones de la
− Almacenar el producto certificado de los miembros que participan en el
organización
programa de certificación de acuerdo con criterios preestablecidos.

− Lista de productores
− Registro de capacitación
− Croquis de las fincas, señalando quebradas. Casas, zonas protegidas,
otros cultivos, etc.
− Informe de inspección interna

Instrumentos y − Guía de interpretación a las normas

Seguimiento a las normas
herramientas − Guía de evaluación de riesgos
− Lista de especies de fauna y flora
− Lista Políticas
− Planes y programas de trabajo
− Documentos de trazabilidad
− Registros de actividades

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 Principios/puntos de
Área
control/requisitos
Sanciones y Aprobación Procedimientos y
Aprobación y Sanciones sanciones del Sistema de
Control Interno
Listados de productos
Restricciones específicas
prohibidos
GUIA PARA LA IMPLEMENTACIÓN DE MULTICERTIFICACIONES EN UN SISTEMA INTERNO DE GESTIÓN
12
Detalles
− Definición de sanciones en caso de incumplimiento del reglamento
interno, especialmente en caso de alteración de las normas de
producción.
− Determinación de los procedimientos necesarios para asegurar un
control confiable del 100% de los productores cada año y la
documentación respectiva.
− Procedimientos para asegurar que los productores que no cumplan el
reglamento interno sean sancionados durante el periodo prescrito. Si se
utilizaron productos restringidos, el productor debe cumplir con un
periodo de prueba y evaluación constante.
− El control interno debe supervisar y documentar el cumplimiento de
estas sanciones.
Lista de plaguicidas o fitosanitarios:
− Prohibidos
− No autorizados por la UE, Estados Unidos (EPA) o Japón;
− Clasificado por la OMS como 1A o 1B;
− Identificados por el acuerdo de Estocolmo como Contaminante
Orgánico Persistente (COPs):
− Incluidos en el anexo III del Convenio de Rotterdam (lista del programa
Procedimiento de Consentimiento Fundamentado Previo -PIC por sus
siglas en inglés- de PNUMA);
− Incluidos en la lista “Docena Sucia" del PAN
− Registrados en el país de origen;
Lista de límites máximos de residuos
 B. Personal

El personal del SIG está conformado por el responsable (es) o administrador (es) del SIG, inspectores
internos, el comité de evaluación, certificación o aprobación, promotores y capacitadores, como se
ilustra en la figura 7

B. Personal e Infraestructura
B1. Responsable o
B2. Inspector Interno B3. Comité de Evaluación
Administrador del SIG

Requisito Responsabilidades Requisito Responsabilidades Requisito Responsabilidades

Figura 7. Detalle del segundo componente de la estructura del SIG

Para la correcta puesta en marcha de sus
funciones, la organización debe proporcionar
también la infraestructura necesaria para
realizar el control interno y la documentación
de manera efectiva, por ejemplo, proporcionar
el transporte y los medios para un adecuado
procesamiento de datos, tales como
computadora, impresora, acceso telefónico,
internet y otros materiales de oficina básicos.
Es importante contar con personal que
mantenga una alta disposición y que pueda ser
capacitado para facilitar y garantizar el apoyo
desde el SIG hacia el grupo de productores. El
tipo de personal requerido y las tareas
principales que deben desempeñarse se
describen en la tabla 2.

Tabla 2. Perfil y funciones del personal

Personal Perfil / Requisitos
• Hablar el idioma local
fluidamente y conocer
la idiosincrasia de los
productores
• Leer y escribir
• Estar capacitado en las
normas respectivas.
B.1 responsable o administrador • Estar familiarizado con
SIG los sistemas agrícolas y
ecológicos del área.
• Poseer conocimiento
suficiente sobre el
control de calidad.
• Estar libre de conflictos
de interés que pudieran
afectar su trabajo
Tareas
• Asumir con toda la responsabilidad para la ejecución del SIG.
• Asegurarse de que todos los miembros cumplan con el reglamento interno de la
organización, especialmente en lo referente al cumplimiento de las normas.
• Manejar e instruir al personal de inspección para asegurar que el 100% de los
productores del programa de certificación sean inspeccionados por lo menos
una vez al año.
• Supervisar permanentemente todo el control de flujo del producto desde el
campo hacia la exportación (trazabilidad)
• Organizar y supervisar la capacitación de los inspectores internos.
• Documentar todas las actividades de inspección.
• Revisar y evaluar los informes de inspección y elaborar un resumen de la
realización y resultados de las inspecciones internas.
• Participar en la toma de decisiones para la aprobación/sanción/desaprobación
de los productores registrados en el programa de certificación o al menos
colaborar estrechamente con ellos.
• Realizar el seguimiento de las sanciones que podrían ser impuestas a los
productores.
• Coordinar la inspección externa y actuar como facilitador para la entidad de
control.
• Mantener contacto con las entidades de certificación involucradas, informar
sobre sus decisiones a los encargados del manejo así como a los productores
y hacer el seguimiento de sanciones o condiciones impuestas a la operación.

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13
 Personal Perfil / Requisitos Tareas
• Hablar el idioma local • Realizar la inspección física de las fincas registradas en el programa
fluidamente y conocer la
idiosincrasia de los produc-
de certificación de acuerdo con el cronograma de inspección e
tores. indicaciones del responsable o administrador del SIG, lo cual
incluye:
• Leer y escribir
• Conocer muy bien las • Todas las parcelas de la unidad de producción, incluyendo cultivos
condiciones del lugar de renta, en transición y cultivos para autoconsumo, y otros, según
• Estar familiarizado con los lo pidan los requisitos de las normas a las que se aplica.
sistemas agrícolas y ecológi-
cos del área • Todas las instalaciones de almacenamiento, incluyendo insumos.
• Estar capacitado en la • Todas las actividades de procesamiento y post-cosecha, tales
implementación de los como despulpado, secado, y otros.
sistemas bajo los cuales se
certifican, y los procedimien-
B.2 Inspector Interno tos de control interno
• Registros de actividades, venta del producto, facturas, etc.
• Estar familiarizado con el • Entregar los informes de inspección mensuales de acuerdo con
reglamento interno
instrucciones y destacar cualquier duda, conducta fraudulenta,
• Estar libre de conflictos de anormalidad o cualquier observación relevante, a (el/la) gerente
interés que pudieran afectar de calidad o al comité interno de aprobación.
su trabajo. Por ejemplo:
inspeccionar sus propias
parcelas, las de sus amigos o
parientes, capacitar a los
productores ubicados en su
misma área, realizar la
adquisición de productos
para la organización, y otros.
• Gozar del respeto de los
productores
• Cooperar estrechamente con
el responsable o administra-
dor del SIG.

• Debe ser miembro de la

asociación, cooperativa o
exportadora.
• Debe estar familiarizado con
los principios de las normas.
• Debe estar familiarizado con
el reglamento interno.
• No debe estar involucrado en
B.3 Comité de Evaluación ninguna actividad comercial
de la organización, o ser
miembro de la adminis-
tración o consejo ejecutivo
de la misma.
• Deben gozar del respeto de
los productores y de la
organización.
• Revisar todos los informes de la inspección interna.
• Tomar decisiones para la aprobación/sanción/desaprobación de
las fincas registradas en el programa de certificación.
• Ejecutar todas las acciones referentes a la sanción/desaprobación
de las fincas registradas en el programa de certificación.
• Conformar listas actuales de productores y asegurarse que el
personal de acopio sea apropiadamente informado.
• Documentar todas las decisiones e informar a los productores y
personal responsable de acopio así como a la entidad de control
externa.
• Cooperar estrechamente con el responsable o administrador del
SIG y el inspector externo.
• Reunirse al menos cada tres meses

La conformación de un comité de evaluación es una necesidad para organizaciones que tiene

un alto número de productores dentro del programa de certificación.

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14
 C. Capacitación e Información

De productores, inspectores internos de acuerdo con los requisitos de las normativas bajo las que
certifique el grupo respectivo y los requisitos específicos que están comprendidos en el reglamento
interno., como se muestra en la figura 8.
C. Capacitación e Informació

C1. Para productores C2. Para Inspectores Internos C3. Para otro personal

Figura 8. Detalle del tercer componente de la estructura del SIG

C.1 A nivel de productores proporcionar toda la información necesaria y

El objetivo principal de la capacitación es
informar y capacitar a los productores sobre los
aspectos relevantes de las normativas y
hacerlos conscientes de los contenidos e
implicaciones del reglamento interno. Es
importante recordar que la capacitación de los
productores es una tarea primordial de la
organización, por tal motivo, ésta puede
realizarse con recursos de la misma.
En los casos de conversión de prácticas
convencionales a orgánicas, es fundamental la
orientación sobre técnicas de producción y
certificación. Para estos casos de conversión de
prácticas tradicionales (especialmente
indígenas), la necesidad de capacitación se
enfoca más en la obtención de registros y
documentación necesaria para obtener una
certificación.
las técnicas para que el inspector interno pueda
realizar sus tareas. Esta capacitación puede
lograrse a través de cursos en el ámbito interno
así como mediante participación en seminarios
y cursos organizados por terceros. Es de vital
importancia que los inspectores internos
aprendan técnicas y principios de auditoría, por
lo que es recomendable que la capacitación se
base en la norma internacional ISO 19011, la
cual establece las pautas para llevar a cabo
inspecciones con criterio.
Adicionalmente los inspectores internos deben
participar en un curso de capacitación o
refrescamiento sobre las diferentes normas, al
menos una vez al año, en el cual obtengan
información acerca actualización de las normas,
así como de refrescamiento de técnicas de
auditoría.

Debe ofrecerse un curso de capacitación sobre C. 3 Para otro personal

las normativas a los productores una vez al año
o por lo menos cada vez que hay actualización La capacitación también debe impartirse a todo
de las normas bajo las cuales está certificado un el personal que maneja el producto
grupo de productores. comercializado por la organización durante
De la capacitación debe orientarse a los temas todas las etapas del flujo de producción,
que se establecen en el apartado D de esta acerca de los requisitos necesarios para la
guía. identificación que exige una cadena de
custodia y la documentación a manejar.
C.2 Para inspectores internos Principalmente la capacitación se realiza
en: trazabilidad, salud y seguridad laboral,
La capacitación regular de inspectores internos legislación laboral (sindicatos y
es ineludible. Por lo tanto, el SIG debe asociaciones).
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15
 D. Documentación Básica

Es uno de los puntos de mayor importancia en cuanto a la implementación y verificación de los

programas UTZ, RA y FLO durante los procesos de auditoría. El SIG no solo debe elaborar los
documentos, sino ayudar a los productores a implementarlos y verificar su cumplimiento en el
tiempo.

Por ejemplo UTZ y FLO establecen años para demostrar evidencia en una auditoría externa de
certificación. En la figura 9, se detalla la estructura de este componente del SIG.

D. Documentación Básica
D3.
D1. Procedimientos y programas D2. Control documental
Codificación
Resumen
anual de Decisión de
resultados de aprobación y
control desaprobación
interno Documento Documento Documento Documento
Controlado No Obsoleto de origen
Lista actual de Trazabilidad o Controlado externo
inspectores Mapas cadena de
internos de finca custodia

Nota: Resumen de las cantidades compradas se refiere a las cantidades compradas por la organización el año anterior, a productores
miembros certificados
Figura 9. Detalle del componente de documentación de la estructura del SIG

D.1 Procedimientos o programas

Temas: Se establecen los puntos básicos que se La organización a través del SIG debe definir el
deben incluir para elaborar y dar seguimiento a (la) o los responsables de elaborar y mantener
los procedimientos o programas bajo los temas cualquier documentación relacionada con los
descritos en la figura 10. procesos de certificación.

Documentos: Las evidencias documentales Antes de emitir y revisar el documento final, el

que debe verificar el SIG para las Gestor de cada cooperativa revisa el
certificaciones UTZ, RA y FLO deben ser cumplimiento con los requisitos de las
controladas, es decir, verificar, por quien diferentes normas. Los documentos relevantes
fueron elaboradas, en donde están para este proceso que deben ser completados
localizados, cuál es su estatus de por parte del productor y del SIG, se ilustran en
actualización y en donde están disponibles la figura 10.
en el tiempo y lugar.

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16
 1. Temas 2. Documentos Productor 3. Documentos SIG

A. Inspecciones internas A. Carta de compromiso A. Lista de productores actualizada

con información productiva y
B. Mapa o croquis de las fincas personal contratado
B. Trazabilidad/cadena de custo-
dia
B. Mapas o croquis de las fincas
C. Contrato del productor con la
organización
C. Control de documentos C. Reportes de inspección interna
D. Registros de Ventas
D. Reclamaciones D. Registro de capacitación
E. Registros de compras de E. Plan de desarrollo premio de
E. Salud Ocupacional insumos comercio justo

F. Manejo integrado de plagas F. Registros de actividades en F. Plan de acción ambiental

finca
G. Manejo de suelos G. Relación de ventas de producto
G. Registro de pagos a emplea- certificado
dos
H. Manejo de desechos (envases
H. Relación acopio
agroquímicos, empaques fertili- H. Inventario de bodega
zantes, domésticos) agroquímicos I. Recibo de producto

I. Biodiversidad I. Registro de consumo de agua J. Legislación nacional (laboral,

ambiental, aguas, manejo de
J. Almacenamiento de productos J. Registro de consumo de agroquímicos, manejo de
para control de plagas. energía desechos)

K. Monitoreo de plagas K. Contratos laborales y por

servicio
L. Boletas de envases vacíos
L. Actas de asamblea y comités
(triple lavados y perfora-
vigentes
ciones)
M. Informe y manejo contable del
uso de la prima o premios.

Figura 10. Clasificación de los temas y documentos a manejar

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17
Tabla 3. Descripción de documentos

Documento Contenido
1. Lista de fincas inspeccionadas
2. Lista de centros de acopio
Estas listas deben establecerse apropiadamente, indicando las siguientes especificaciones:
- Ubicación (comunidad, área)
- Código del productor (que siempre será el mismo, sí el productor abandona el programa, su
código no debe asignarse a otro productor)
Resumen anual de los
resultados del control interno - Nombre completo del productor
de gestión - Fecha de ingreso del producto al programa de certificación
- Extensión total de cada finca
- Extensión de cultivo
- Cantidad de café entregado a la organización el año anterior
- Cálculo estimado de cultivo para el año siguiente.
- Nombre y código del inspector interno
- Fecha de inspección (por lo menos una en el año, podrían ser varias)
- Resultado de la inspección (aprobación o sanción)

De acuerdo con la elaboración de la lista de productores, el resumen de cantidades compradas por la

Resumen de las cantidades
compradas por la
organización el año anterior
a productores miembros
certificados
organización durante el año anterior, pueden presentarse como una lista separada, incluyendo la
siguiente información:
- Cantidad acumulada de todas las entregas de producto certificado (FLO y/o, UTZ y/o RA).
- Resumen de las cantidades entregadas durante el año, diferenciadas de acuerdo con su
condición o estado de certificación o no.

- Lista de los inspectores internos a cargo de las inspecciones anuales.

Lista actual de - Número de productores controlados por cada inspector.
inspectores internos - Información sobre cada inspector, indicando el tipo y cantidad de horas o días de su capacitación en
las normas, técnicas de inspección y control de calidad.

El informe de inspección se debe basar en los puntos de control o indicadores que están conformados
por las normas bajo las cuales se certifica una organización, por lo tanto puede estar conformado por
dos o hasta tres listas de chequeo, dependiendo de la cantidad de estándares que la organización
deba certificar.
Además cada informe debe contar con la siguiente información:
- Declaración general sobre el cumplimiento de las normas de producción
- Fecha y firma del inspector interno y del productor
- Si corresponde: decisión del comité interno de aprobación
En el caso que la organización tenga o deba certificar normativas orgánicas los puntos que debe
Informe de contener el informe o lista de chequeo son los siguientes
inspección - Información básica y métodos de cultivo
- Origen de material de siembra
- Práctica de fertilización (con cantidades por parcela)
- Medidas de protección para plantas (con cantidades por parcela en caso de usar productos de
control de plagas)
- Uso de mecanismos para la protección de plantas
- Almacenamiento de insumos para la producción de cultivos
- Almacenamiento del producto cosechado
- Cálculo estimado de cosecha

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18
 Documento Contenido

Deben utilizarse mapas, planos o croquis de fincas con escalas adecuadas que muestren los
siguientes datos:
Mapas de finca - Mapa general donde se muestre la ubicación clara de los sitios de producción
(comunidades, pueblos, fincas, y otros).
- Mapas actualizados de las parcelas de los productores, indicando los cultivos y áreas
adyacentes.

Se debe supervisar el flujo de productos certificados desde el campo a la exportación, abarcando

todos los pasos de acopio, almacenamiento y procesamiento, con el fin de establecer claramente
la trazabilidad o cadena de custodia del producto.

Además de las inspecciones de campo, el responsable o administrador del SIG también debe
supervisar el flujo de productos certificados desde el campo a la exportación, abarcando todos los
pasos de acopio, almacenamiento y procesamiento, con el fin de establecer claramente la
trazabilidad o cadena de custodia del producto.

En el caso de los centros de acopio, los responsables de éstos, deben tener a mano una lista
actualizada de los productores registrados en el programa de certificación y están obligados a:

- Acopiar únicamente productos de los productores incluidos en la lista de una manera separada
del resto de café convencional.
- Diferenciar entre las distintas condiciones o estados de certificación (UTZ, RA, FLO y no
Trazabilidad o certificado)
cadena de custodia
- No acopiar cantidades mayores de producto a las establecidas en el estimado de cosecha de la
lista de productores aprobados.
- Mantener registros detallados de las cantidades acopiadas a cada productor (con su respectiva
condición o estado de certificación)
- Separar los productos certificados de los no certificados y rotularlos para su diferenciación
durante el acopio, almacenamiento y transporte

Cuando un productor entrega su producto, firma un recibo o nota de entrega donde ratifica que
el producto proviene de su unidad de producción certificada. La organización debe implementar
un sistema de documentación de compra con el fin de posibilitar el control del flujo de producto.

El producto certificado debe permanecer separado y rotulado de acuerdo con su condición o

estado de certificación en los almacenes y durante las posteriores actividades de manipuleo y
procesamiento. Los sacos o contenedores y áreas de almacenamiento también deben estar
identificados apropiadamente. Sí se mezclaran distintos lotes de la misma condición o estado,
debe registrarse el origen (centro de compra) de cada lote; con el fin de asegurar que el origen
del producto pueda ser rastreado para cada lote.

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19
D.2 Control documental
Se recomienda que toda la documentación
elaborada y en poder del SIG tenga los
siguientes estatus:
• Documento Controlado: Son todos los
documentos importantes para la
administración del SIG, con una versión
vigente y que están en poder de personas
autorizadas por el SIG, como por ejemplo,
los resultados de las auditorías internas
realizadas por los auditores internos.
Los documentos controlados se deben
mantener necesariamente en formato
impreso y pueden estar disponibles
adicionalmente en formato electrónico.
Para ambos casos, cada cooperativa
determina el lugar y la forma de
almacenamiento, y este procedimiento
debe estar documentado. En dicho archivo
se mantiene únicamente el original, en su
versión válida, de cada documento
existente y es manejado por el
administrador o responsable del SIG.
• Documento No controlado: Son
documentos de los que no se dese tener
control directamente por los responsables
del SIG, como por ejemplo registros de los
productores sobre la aplicación de
agroquímicos.
1ª Sección
• Documento Obsoleto: Son documentos
controlados de una versión anterior que ya
no está en uso y que se recomienda
archivar por un periodo no mayor a 6
meses.
• Documento de Origen Externo: Son
documentos de interés para el SIG que
provienen desde fuera de la organización,
por ejemplo los resultados de las
auditorias de certificación o memorándum
de los programas de certificación.
D.3 Codificación
Es fundamental que todo el SIG posea una
codificación establecida de los documentos
que se distribuyen en el grupo de productores,
de tal manera que técnicos e inspectores
internos capaciten de manera homogénea
utilizando un solo formato y su respectivo
código para capturar la información.
Dada la cantidad de documentos que se deben
elaborar para una o varias de las certificaciones,
es recomendable que la codificación del mismo
se divida en cuatro secciones, como se observa
en la figura 11, donde se ilustra un ejemplo de
codificación:
2ª Sección 3ª Sección 4ª Sección

Código de la Cooperativa Documentos de

Tema de Referencia Consecutivo
o el grupo Referencia

Tema específico a que Se usan uno o más

Nomenclatura que distinga Prefijos según el tipo de hace referencia el dígitos, según la
a la cooperativa o al grupo documento documento de la numeración interna
sección anterior (preferi- de la organización.
blemente usar números)

Procedimientos (PRO) Trazabilidad del café (1)

Cooperativa Cerro Azul Instructivo (INS) Auditorías Internas (2)
Registros (REG) Desarrollo Social (3)
(CCA) Informes INF) Requisitos Comerciales
Grupo de la Sierra Manuales MAN (Clientes externos) (4)
(GSR) Programa de Transparencia Económica
Capacitaciones (PCA) (Clientes Internos) (5)

Ejemplo: GSR-REG 2.1 Registro de auditoría interna número 1 en Grupo de la Sierra

Figura 11. Parámetros usados para codificación de documentos

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20
 E. Inspecciones internas

Aplica a las inspecciones de campo que E.2 Inspecciones de campo

garantizan el cumplimiento de las actividades
de producción con los requisitos contemplados
en el reglamento interno. Las actividades de
inspección deben cubrir el 100% de los
productores registrados, evaluando los
resultados de las inspecciones para otorgar la
aprobación o desaprobación.
En el anexo 2 se establece un ejemplo de los
procedimientos y registros para implementar
las inspecciones internas, desde la planificación
de las mismas hasta el desarrollo de los
informes.
E.1 Auto inspección (a nivel de la organización
a través del SIG):
El objetivo principal de las inspecciones de
campo es controlar si todos los productores
registrados en el programa de certificación
están trabajando de acuerdo con las normas
establecidas en el reglamento interno. En caso
de anormalidades, el sistema debe asegurar
que los productores que están violando estas
normas sean inmediatamente retirados del
programa y que sus productos no se mezclen
con los producidos en fincas certificadas.
Para cumplir con estos requisitos, la inspección
interna de las fincas debe ser organizada de
manera profesional, considerando los
siguientes aspectos:

Es un análisis que se realiza para establecer el En la figura 12 se describen los documentos

nivel de cumplimiento del SIG en comparación
con los requerimientos de las normas de UTZ,
RA y FLO. Debe estar enfocado en establecer si
el SIG está preparado en el tema documental y
seguimiento en evidencia física.
que debe elaborar el inspector interno cuando
los preparativos para la inspección son
implementados de manera inicial (inspección
inicial).

El Inspector Interno debe elaborar

A. 1 Una descripción completa de la unidad que muestra los ámbitos de almace-
namiento y produccióon, y cuando corresponda, de aquellos donde tienen lugar
ciertas operaciones de procesamiento y empaque.

A. 2 Todas las medidas prácticas a ser tomadas por el productor a nivel de la

unidad para asegurar el cumplimiento de las condiciones establecidas en el
reglamento interno de la organización.

A. 3 La descripción y las medidas deben incluirse en un informe de inspección

firmado por el productor como contraparte involucrada.

A. 4 Además, si se trata de fincas orgánicas este informe de inspección debe

específicar la fecha de la última aplicación de fertilizantes y pesticidas restringidos.

Figura 12. Contenido del informe de inspección inicial

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21
Es importante hacer ver que el SIG debe velar para que se cumplan los siguientes apartados:
• Las inspecciones de fincas dentro del SIG se
delegan a los inspectores internos. Si el
inspector está vinculado a productores de
cierta área, debe ser asignado a otras áreas
donde no tenga conflictos de interés.
• Las inspecciones internas deben abarcar el
100% de los productores registrados en el
programa de certificación. También se aplica
para productores que fueron suspendidos o
no entregaron productos en años anteriores.
De no ser inspeccionados, serán eliminados
de la lista de productores aprobados.
• Las inspecciones internas deben finalizar
antes del inicio de la cosecha, para que la
certificadora o entidad de control pueda
establecer una lista de productores
aprobados, lo cual es un requisito para la
adquisición separada de cultivos certificados.
• La visita de control del inspector interno se
centra principalmente en la unidad de
producción certificada o a certificar.
Los resultados de la inspección interna de
campo, que se encuentra documentada en los
informes de inspección (basados en los puntos
de control de las normas bajo las que certifican)
deben ser comparados finca por finca con las
normas y todos los criterios de inspección
especificados en el reglamento interno.
La decisión de otorgar o no la certificación a
una finca deben ser tomadas por la entidad
certificadora, basándose en la información
obtenida durante el proceso de evaluación
GUIA PARA LA IMPLEMENTACIÓN DE MULTICERTIFICACIONES EN UN SISTEMA INTERNO DE GESTIÓN
22
• Para los productores certificados orgánicos o
con aspiración a certificar orgánico, en caso
de tener unidades de producción
convencional, estas actividades también
deben inspeccionarse.
• La verificación estricta de todos los insumos
(fertilizantes y/o plaguicidas), en caso de
existir también forma parte de la inspección.
• Las instalaciones para actividades
post-cosecha, almacenes y centros de acopio
deben inspeccionarse.
• Se cumple la verificación de cada paso de las
actividades de procesamiento y transporte, ya
sea porque la separación de productos
certificados o en transición a la certificación
está cumplida o porque existe un posible
riesgo para la integridad orgánica.
y cualquier otra información relevante, como la
decisión de la misma organización. Esta última
delegará la tarea al comité de evaluación
interno.
Se debe entregar un informe anual de las
inspecciones internas a la entidad de control
externo o certificador, dado que todas las
normas así lo piden dentro de sus requisitos.
Algunas veces son llamadas autoevaluaciones,
como por ejemplo para el caso de UTZ.
 F. Criterios y puntos de control críticos, mayores y obligatorios de UTZ, RA y FLO

Las normas para RA, UTZ y FLO poseen criterios
o puntos de control que en caso de no
cumplirse durante el proceso de inspección
puede conducir a una descertificación
automática por parte de la entidad responsable
de realizar las auditorías de certificación.
El SIG debe velar para que los criterios o puntos
que se indican a continuación, estén en un nivel
de cumplimiento del 100%, por lo que la
verificación a través de las auditorías internas
de estos requisitos por parte del SIG debe ser
constante a lo largo del año.

Para el caso de UTZ Certified no existen puntos crítos o mayores señalados

específicamente. Desde el año 1 hasta el año 4, el número de puntos de control
obligatorios aumenta, esto significa que el número de puntos de control requeridos
para la Certificación se aumenta cada año por Parte (grupo de capítulos).

Aplica a:
Criterio o puntos de control críticos (aspectos sociales/laborales) UTZ RA FLO
La organización ni sus miembros discriminan o restringen la afiliación de nuevos
miembros por raza, color, sexo, orientación sexual, discapacidad, estado civil, edad,
condición VIH/SIDA, religión, política, por representación laboral alguna a la hora de
contratar, ascender, capacitar, remunerar, despedir, asignar funciones, jubilar, etc. en
los convenios 100 y 111 de la OIT o en esta norma.
La organización y los miembros de su organización han establecido salarios para los
trabajadores de acuerdo a la normativa del Contrato Colectivo de Trabajo cuando
exista, salario promedio, salario mínimo por ley o el que sea superior. En caso de que
el salario sea negociado por medio de una convención colectiva u otro tipo de pacto,
el trabajador debe tener acceso a una copia de dicha negociación durante su proce-
so de contratación. Para remuneraciones basadas en producción, cuotas o destajo, la
organización y sus miembros paga un salario mínimo proporcional a la media de la
industria.
Menores de 18 años, personas de discapacidades físicas o mentales y mujeres
embarazadas o en periodo de lactancia no pueden realizar trabajos potencialmente
peligrosos. La organización y sus miembros no emplean menores de 15 años. En los
países que han ratificado los convenios de la OIT (Organización Internacional del
Trabajo), la finca debe acatar lo establecido en la convención 138, recomendación
146 (edad mínima). Las fincas que contraten trabajadores de 15 a 17 años inclusive
deben llevar registros con datos personales, salario, horas trabajadas, autorizaciones
por escrito de un mayor y el tipo de labor que realiza.

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23
 Aplica a:
Criterio o puntos de control críticos (aspectos sociales/laborales) UTZ RA FLO
La organización y sus miembros emplean el trabajo forzoso, incluido el trabajo obliga-
torio o el trabajo involuntario en prisión. Se prohíbe cualquier tipo de trabajo forzado,
que incluye el trabajo bajo régimen de prisión, de acuerdo con los convenios 29 y
105 de la Organización Internacional de Trabajo (OIT) y la legislación nacional.
Todos los trabajadores que aplican, manipulan o tienen contacto con agroquímicos,
incluso los que lavan la ropa o el equipo que ha estado expuesto a agroquímicos,
deben usar equipo de protección personal. La finca debe suministrar equipo de
protección personal en buen estado e incentivar su uso entre los trabajadores. El
equipo debe reducir el contacto con agroquímicos y la posibilidad de intoxicaciones
agudas o crónicas y cumplir con lo más estricto de: a) los requisitos indicados en las
hojas de seguridad (MSDS – Material Safety Data Sheets) del producto, b) la legis-
lación vigente o c) el equipo indicado en el Anexo 2.

La organización de 2°/3° grado debe estar democráticamente controlada por sus

miembros directos, que son organizaciones de 1er/2° grado constituidas y legal-
mente afiliadas.
La organización ni sus miembros apoyan o toleran el castigo corporal, coacción
mental o física y el abuso verbal.

La organización ni sus miembros se involucran, apoyan o toleran el comportamiento,

incluyendo gestos, lenguaje ni contacto físico que sea sexualmente intimidatorio,
insultante o de explotación.
La organización y sus miembros permiten a sus trabajadores asociarse o afiliarse a
una organización de trabajadores de su elección y participar en negociaciones labo-
rales.
La organización y sus miembros realizan en forma segura los procesos de trabajos
(Salud ocupacional).

La administración de la finca debe implementar políticas y procedimientos para iden-

tificar y considerar los intereses de las poblaciones locales y grupos de intereses
comunitarios con respecto a las actividades de producción de finca o cambios que
puedan generar impactos sobre su salud, empleo o recursos naturales locales. La
finca debe documentar y hacer disponible a la vista pública todas las quejas y comen-
tarios que recibe acerca de sus actividades de producción y sus respuestas.

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24
 Aplica a:
Criterio o puntos de control críticos (aspectos ambientales/productivos) UTZ RA FLO
Ningún productor o la organización puede utilizar los materiales de la parte 1 (Lista
roja) de la lista de materiales prohibidos (LMP) de FAIRTRADE Internacional.
No se permite el uso de las siguientes sustancias químicas o biológicas en fincas
certificadas:
a. Sustancias biológicas u orgánicas no registradas legalmente en el país para
uso comercial.
b. Agroquímicos que no estén registrados legalmente en el país.
c. Agroquímicos mencionados en la lista de plaguicidas prohibidos y severa-
mente restringidos en los Estados Unidos de América por la Agencia de
Protección Ambiental (EPA) y plaguicidas prohibidos y severamente restringi-
dos por la Unión Europea.
d. Sustancias que han sido prohibidas mundialmente bajo el Convenio de
Estocolmo sobre Contaminantes Orgánicos Persistentes (POP).
e. Sustancias incluidas en el Anexo III del Convenio de Rotterdam por el progra-
ma de Consentimiento Fundamentado Previo (PIC), en relación con prohibi-
ciones nacionales o restricciones severas por razones ambientales o de salud
documentadas en por lo menos dos regiones del mundo.
f. Todas las sustancias del listado de la Docena Sucia de la Red de Acción de
Plaguicidas (“Pesticide Action Network”).
La finca debe tomar medidas para evitar introducir, cultivar o procesar cultivos trans-
génicos. Cuando se introduzcan materiales transgénicos aledaños accidentalmente
en los cultivos de una finca certificada, la finca debe desarrollar y ejecutar un plan
para aislar los cultivos y brindar seguimiento para cumplir con los requisitos de este
criterio.
Se debe prohibir la cacería, la recolecta, la extracción y el tráfico de animales silves-
tres en la finca. Se les permite a los grupos culturales o étnicos cazar o recolectar
fauna silvestre de una manera controlada y en áreas designadas para tales fines bajo
las condiciones siguientes:
a. Las actividades no involucran especies amenazadas o en peligro de
extinción.
b. Existe legislación establecida que reconoce los derechos de estos grupos de
cazar o recolectar vida silvestre.
c. Las actividades de cacería y recolecta no tienen impactos negativos en
procesos o funciones ecológicos o importantes para la sostenibilidad agríco-
la o de ecosistemas locales.
d. La viabilidad a largo plazo de las poblaciones de las especies no está afecta-
da.
e. Las actividades de cacería y recolecta no son para fines comerciales.

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25
 Aplica a:
Criterio o puntos de control críticos (aspectos ambientales/productivos) UTZ RA FLO
Las nuevas áreas de producción deben estar ubicadas solamente en aquellas tierras
que presenten condiciones de clima, suelos y topografía adecuadas para la inten-
sidad de la producción agrícola planificada. El establecimiento de nuevas áreas de
producción debe basarse en estudios de capacidad y uso de la tierra que demues-
tren la capacidad productiva a largo plazo. No se permite la tala del bosque natural o
la quema para la preparación de nuevas áreas de producción.
Todos los ecosistemas naturales existentes, tanto acuáticos como terrestres, deben
ser identificados, protegidos y recuperados mediante un programa de conservación.
El programa debe incluir la recuperación de ecosistemas naturales o la reforestación
de áreas dentro de la finca que no son apropiadas para la agricultura.

A partir de la fecha de aplicación para la certificación, la finca no debe destruir ningún

ecosistema natural. Adicionalmente, a partir del 1 de Noviembre de 2005, en la finca
no se debe haber destruido ningún ecosistema de alto valor por o debido a activi-
dades intencionadas de producción de la finca. Si entre el 1 de Noviembre de 1999 y
el 1 de Noviembre de 2005, algún ecosistema natural ha sido destruido por o debido
a actividades intencionadas de producción de la finca, la finca debe implementar los
siguientes análisis y mitigaciones:
a. Ejecutar un análisis de la destrucción causada para documentar el alcance e
impacto ecológico de la destrucción.
b. Formular un plan de mitigación que compensa los impactos negativos, aseso-
rado por un profesional competente y consistente con la legislación aplica-
ble.
c. Implementar las actividades de este plan de mitigación, incluyendo por ejem-
plo el apartar de un porcentaje significativo del área de la finca para propósi-
tos de conservación
La finca no debe descargar o depositar aguas residuales industriales o domésticas en
ecosistemas acuáticos sin demostrar que las aguas vertidas cumplen con los requisi-
tos legales respectivos, y que sus características físicas y bioquímicas no degradan la
calidad del cuerpo receptor de agua. En ausencia de requisitos legales, las aguas
vertidas deben cumplir con los siguientes parámetros mínimos: DBO menor a 50
mg/l, pH entre 6 y 9, grasas y aceites menor a 30mg/l y coliformes fecales ausentes.
La finca no debe depositar en ecosistemas acuáticos ningún sólido orgánico o
inorgánico tal como desechos domésticos o industriales, productos rechazados,
escombros, tierra y piedras de excavaciones, basura de la limpieza de tierras, entre
otros materiales.
El almacenamiento de fertilizantes y agroquímicos debe ser adecuado para evitar
daños al medio ambiente y al ser humano

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26
 Criterio o puntos de control críticos Aplica a:
(aspectos económicos /administrativos) UTZ RA FLO
Solo los productos que provienen de miembros certificados pueden ser vendidos
como producto certificado. Todos los productos certificados deben de provenir de
organizaciones o grupos que estén certificadas. Sistema de cadena de custodia o
trazabilidad para evitar la mezcla de productos de fincas certificadas con productos
de fincas no certificadas.
Las organizaciones aceptan auditorias anunciadas y no anunciadas incluyendo instala-
ciones subcontratadas y sumista toda la información requerida para demostrar el
cumplimiento.
Al menos el 50% de los miembros de la organización son pequeños productores.
La mayoría de los productores dentro del sistema de certificación son pequeños
productores según la definición establecida en el criterio genérico.
En caso de suspensión, solamente es válido el cumplimiento de los contratos ya
existentes en un plazo no mayor a los 6 meses. Durante la suspensión, no se puede
exceder el 50% del volumen comercializado en los 12 meses anteriores.
El incumplimiento de un contrato debe ser anunciado al comprador con un mínimo a
dos meses de antelación a la fecha de envío.
La organización ha presentado un Plan de Desarrollo a la Asamblea General para su
aprobación antes de la implementación. Todas las decisiones están documentadas.
Se invierte al menos 5 centavos de dólar por libra de la prima de Comercio Justo en
actividades de mejora de la calidad y/o productividad, aprobadas previamente por la
Asamblea General.
No hay evidencia del mal uso en la gestión de la Prima Fairtrade.
La Asamblea General es el cuerpo decisorio supremo en donde todos los miembros
tienen derecho a voto.
Las elecciones del Consejo de Administración son libres, justas y transparentes.
Las no conformidades de la auditoria previa fueron corregidas
Solamente puede vender producto certificado si cuenta con un certificado válido o
permiso de comercialización.

Notas:

• Se entiende por miembros a los productores que están dentro del programa de certificación y a la organización
a la entidad (cooperativa, exportadora) que es dueña del certificado y que coordina el SIG.

• Los puntos que se señalan en la siguiente tabla, son los puntos de control que aplican de igual manera a UTZ,
pero que para FLO y RA son mayores o críticos. Sin embargo, se reitera que existen muchos otros puntos de
control en la certificación UTZ que deben ser controlados por el SIG de acuerdo al año de cumplimiento.

GUIA PARA LA IMPLEMENTACIÓN DE MULTICERTIFICACIONES EN UN SISTEMA INTERNO DE GESTIÓN

27
3. Glosario
Análisis de riesgos:
Es la estimación de la probabilidad de que
ocurra un riesgo y de la magnitud de la pérdida
potencial.
Auditoría:
Un proceso específico, sistemático,
independiente y documentado que puede ser
interno o externo, en donde se obtienen
pruebas que se evalúan objetivamente para
determinar en qué medida se cumplen los
requisitos establecidos. Si es interno, la
auditoria puede ser llevada a cabo por el SIG
como una manera de control; si es externo
estará a cargo de un ente acreditado para
otorgar o denegar algún certificado como RA,
FLO o UTZ.
Criterio:
Regla o norma conforme a la cual se establece
un juicio o se toma una determinación.
Cooperativa:
Asociación autónoma de personas que se han
unido voluntariamente para formar una
organización democrática cuya administración
y gestión debe llevarse a cabo de la forma que
acuerden los socios.
Desechos:
Materiales o sustancias no deseadas posterior
al haberlas usado u obtenido por otros medios.
También conocido como basura.
Discriminación:
Cualquier distinción, exclusión o preferencia
con base en raza, color, género, religión,
opinión política, nacionalidad u origen
social (o cualquier otro motivo determinado
por los estados firmantes) que tiene el
efecto de anular o perjudicar la igualdad de
oportunidad o trato en el empleo o en el
trabajo (Fuente: Organización Internacional
de Trabajo).
GUIA PARA LA IMPLEMENTACIÓN DE MULTICERTIFICACIONES EN UN SISTEMA INTERNO DE GESTIÓN
28
Ecosistemas naturales:
Sistema que está formado por un conjunto de
organismos vivos y el medio físico donde se
relacionan, compartiendo el mismo hábitat,
tales como arroyos, ríos, lagos, lagunas, y otros
cuerpos de agua que existen naturalmente;
humedales como pantanos, ciénagas o
manglares; bosques primarios y secundarios,
etc.
Exportadora:
Empresa que se dedica a la compra de
producto local y su posterior venta a nivel
internacional.
Evidencia documental:
Se refiere a cualquier documento (papel,
película, grabación, registro, fotografías) que
demuestre el cumplimiento de algún requisito
Fairtrade / FLO:
Enfoque alternativo al comercio convencional y
se basa en una alianza entre productores y
consumidores. Comercio Justo ofrece a los
productores un mejor trato y mejores términos
de intercambio, permitiendo la oportunidad de
mejorar su vida y planificar su futuro.
Finca:
Unidad de producción agrícola o grupo de
ellas, regidas por los mismos procedimientos
de operaciones y actividades agrícolas.
Fitosanitarios:
Sustancias sintéticas o naturales usadas para
mantener saludables los cultivos. Pueden
usarse para controlar enfermedades y plagas
que puedan dañan algún cultivo. También son
conocidos como plaguicidas.
Impacto:
Perturbación, consecuencia, repercusión o
efecto similar permanente de una acción
humana o causa natural. Los impactos pueden
ser positivos o negativos, y pueden afectar a un
sistema natural, el ambiente o una población o
individuo animal o vegetal (impacto ambiental),
o a un individuo o una población de seres
humanos (impacto social).
Inspección interna:
Tarea de análisis preventivo general que
permite generar información y a partir de esto
detectar cualquier problema que resulte en
áreas generales de la actividad cafetalera ligada
a los distintos programas de certificación,
logrando recomendar, ajustar y corregir bajo la
responsabilidad del SIG.
Manejo integrado de plagas (MIP):
Una estrategia de prevención a largo plazo o de
combate de plagas mediante una combinación
de técnicas, tales como el control biológico
(uso de insectos o microbios benéficos), uso de
variedades resistentes de cultivos, y el uso de
prácticas agrícolas alternativas (riego,
fertilización o poda).
Mejoramiento continuo:
Actitud general que debe ser la base para
asegurar la estabilización del proceso y la
posibilidad de crecimiento y desarrollo en una
organización .
Miembro (Productor):
Persona u organización que representa a la
finca certificada y tiene responsabilidad sobre
los productos producidos y vendidos por la
finca.
Mitigación:
Proyectos o programas que intentan de
moderar los impactos conocidos en un recurso
natural existente, persona o comunidad.
Monitoreo:
Sistema de observaciones del entorno sobre
los cambios o impactos en el medio ambiente o
humano causa de actividades humanas, en este
caso, las actividades agrícolas.
Norma:
Un documento que provee, para uso común y
repetido, reglas, guías o características para
GUIA PARA LA IMPLEMENTACIÓN DE MULTICERTIFICACIONES EN UN SISTEMA INTERNO DE GESTIÓN
productos o procesos y métodos de
producción relacionados cuyo cumplimiento
no es mandatario.
No conformidad:
Incumplimiento de un requisito de la norma.
Organización de productores de primer grado:
Organización de pequeños productores cuyos
miembros legales son, única y exclusivamente,
pequeños productores de forma individual.
Organización de productores de segundo
grado:
Organización de pequeños productores cuyos
miembros legales son, única y exclusivamente,
productores afiliados a organizaciones de
primer grado.
Organización de productores de tercer grado:
Organización de pequeños productores cuyos
miembros legales son, única y exclusivamente,
productores afiliados a organizaciones de
segundo grado
Prima:
Premio económico recibido por cada venta de
café certificado bajo la norma FAIRTRADE, el
cual su uso final es decidido demócratamente
por la Asamblea General de asociados.
Rainforest Alliance:
Proceso integral que promueve y garantiza
mejoras en la agricultura y la silvicultura. El sello
con independencia de la aprobación, garantiza
que los productos fueron producidos de
acuerdo con las directrices estrictas para
proteger el medio ambiente, la fauna, los
trabajadores y las comunidades locales.
Registro:
Documento que indica los resultados
obtenidos o que aporta pruebas de las
actividades realizadas (Fuente: ISEAL
Alliance).
29
Requisitos Básicos:
Principios del Comercio Justo Fairtrade que
deben ser cumplidos.
Requisitos de Desarrollo:
Mejoras continuas que las organizaciones
certificadas deben realizar en promedio
respecto a un sistema de puntuación (que
también indica los umbrales promedio
mínimos) definido por el órgano de
certificación.
Residuos:
Cualquier material sin utilizar y rechazado por
su falta de importancia o valor.
Riesgo:
La posibilidad de la ocurrencia de un peligro.
Sistema:
Conjunto de elementos que interactúan o se
relacionan entre sí para lograr objetivos.
Sistema Interno de Gestión:
Procedimientos y procesos documentados que
un grupo pondrá en práctica para garantizar el
cumplimiento con los requisitos establecidos.
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30
Trazabilidad:
Capacidad para reconstruir la historia, uso o
ubicación de un producto desde su producción
en campo, procesamiento y venta al
consumidor final.
UTZ Certified:
Programa que representa la agricultura
sostenible con mejores perspectivas para los
agricultores, sus familias y el planeta. Con el
programa UTZ, los agricultores aprenden
mejores prácticas agrícolas, crean mejores
condiciones laborales y pueden cuidar mejor
de sus hijos(as) y de la naturaleza.
Verificación:
Confirmación, por medio de la evaluación de la
evidencia, de que un producto, proceso o
servicio cumple los requerimientos
especificados.
 CRONOGRAMA DE ACTIVIDADES RECOMENDADAS PARA VERIFICAR POR EL SIG4
ACTIVIDADES COMENTARIOS ENE FEB MAR ABR MAY JUN JUL AGO SEP OCT NOV DIC
Análisis de resultados Últimas cosechas y auditorías
anteriores

Inspecciones Deben ser constantes y dándole

énfasis a los puntos críticos,
Internas mayores y obligatorios

Trazabilidad/cadena Contante hasta terminar

de custodia exportaciones

Planes, programas, Revisión, actualización

registros y elaboración
Preferiblemente fuera de
Capacitaciones a cosecha.
productores Incluye temas de BPA y las
normas específicas para
UTZ, RA y FLO
Reuniones con Capacitaciones
auditores internos y monitoreo
Reuniones con el Se evalúa el SIG incluyendo
comité de evaluación el trabajo de los
auditores internos
Verificar que los
productores las ejecuten
Control de malezas
Manejo de plagas
Broca, Hormiga)6
Análisis de suelos
Fertilizaciones
Monitoreo de la Aplicaciones de enmiendas
aplicación de BPA y abonos orgánicos
y su control Manejo de aguas grises
documental y mieles de café
(registros)5 Protección y manejo del agua
Protección de vida silvestre
y micro corredor biológico
(rótulos)
Manejo de desechos sólidos y
basura
Reforestación (siembra de
árboles)
Actividades Acciones para mejoramiento
sociales de las viviendas
Educación y alfabetización
Reuniones entre los Sesiones de trabajo para
responsables del SIG evaluar las inversiones que
con la alta gerencia sean necesarias para el SIG
Esto puede variar dependiendo de muchas circunstancias fuera y dentro de la organización. Sin embargo es una guía de los puntos más
4

importantes que deben ser verificados en el tiempo por el SIG. Se considera un periodo de cosecha de café desde Setiembre a Marzo.
Para cafetales en producción
5

El uso de trampas para la broca es contante a lo largo de la cosecha y los meses posteriores a la misma
6

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31
 ETAPA 2 (APENDICES PARA EL SIG)

1. Aspectos auditables de responsabilidad directa del SIG para FLO, RA y

UTZ Certified

1.1 Aspectos auditables mayores, críticos y obligatorios a ser

controlados por el SIG para FLO, RA y UTZ Certified

2. Aspectos auditables críticos y obligatorios a ser controlados por el SIG

para UTZ y RA

3. Aspectos auditables de cumplir por parte del SIG para UTZ

4. Aspectos auditables de cumplir por parte del SIG para RA

4.1 Aspectos auditables críticos a ser controlados por el SIG

para RA

5. Aspectos auditables de cumplir por parte del SIG para FLO

Figura 13. Diagrama Etapa 2 de la guía (Apéndices)

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32
 APÉNDICE
1. Aspectos auditables de responsabilidad directa del SIG para UTZ, RA y FLO
Área o capítulo Descripción del punto o criterio de la norma
de la norma
Existe documentación del flujo del producto desde la
unidad de producción certificada hasta los puntos de
recolección (ejemplo: centros de almacenamiento) y a través
de todas las etapas de procesamiento y manipulación,
durante las cuales el producto pertenece al grupo. (UTZ)
El grupo debe tener un sistema para evitar la mezcla de
productos certificados con productos no certificados en sus
instalaciones, incluyendo a los procesos de cosecha,
manipulación, procesamiento, empaque y transporte de
productos. (RA)
El sistema de administración documentado puede incluir las
pruebas correspondientes en forma de recibos, facturas, etc.
(RA)
Sistema de trazabilidad diseñado con procedimientos
describe en forma escrita el flujo de producto en cada uno
de sus pasos, los documentos que se generan en cada parte
del proceso e identificación que se le asigna al producto
certificado durante cada etapa. (FLO)
El Sistema de trazabilidad física y documental de
Trazabilidad organizaciones certificadas, identifica producto de no
miembros. (FLO)
El Sistema de trazabilidad establecido permite distinguir el
producto de pequeños productores miembros directos o
miembros de sus afiliadas, según definición del ente
certificador, e identifica porcentualmente la participación en
las ventas FT.(FLO)
Los documentos permiten trazar en el sistema el origen del
producto, incluso si se utiliza diferente codificación durante
el proceso.
Para segundos y terceros grados, el sistema de trazabilidad
se enlaza con los sistemas de las afiliadas. (FLO).
(MAYOR, CRITICO, OBLIGATORIO) Solo los productos que
provienen de miembros certificados pueden ser vendidos
como producto certificado. Todos los productos certificados
deben de provenir de organizaciones o grupos que estén
certificadas. Sistema de cadena de custodia o trazabilidad
para evitar la mezcla de productos de fincas certificadas con
productos de fincas no certificadas.(RA,UTZ,FLO)
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Evidencia que el SIG debe tener o
desarrollar para cumplir con el punto
Registros de:
- Las compras de producto UTZ Certified de cada miembro
del grupo
- Las ventas de producto UTZ Certified
- Las ventas de producto con otras certificaciones o
verificados
- Las ventas de producto convencional (no certificado o
verificado) y
- Cualquier volumen sobrante de años anteriores de
productos UTZ Certified, de otras certificaciones o
verificados y convencional (no certificado o verificado).
Las facturas de compra y los desprendibles de pago indican
el estado UTZ Certified del miembro del grupo.
Registros de las transacciones: Notas de peso describiendo
estado del producto, inventario de almacenamiento,
bitácoras de limpieza de equipo de procesamiento, registro
de rendimientos, bitácoras de vehículos de transporte,
remisiones del producto.
Identificación del producto físico y documental en todas las
etapas de procesamiento, almacenamiento y transporte.
Copia documentada del sistema de trazabilidad/ Verificación
en el Sistema electrónico (si este existe).
Registros del proceso.
Facturación y documentos comerciales con identificación del
producto certificado y el número de identificación otorgado
por el órgano certificador.
- Recibo de ingreso de producto certificado
- Documentos de acopio y comercialización de producto
certificado
- Documentos de ventas
Documentos de trazabilidad/Evidencia documental en el
Sistema. Incluye:
Recibos al productor durante para entregas de producto,
con indicación si se es miembro o no (en caso de realizar
compras a no socios), incluyendo nombre del productor,
fecha, producto, volumen y precio.
Anexo 1 SIG C-2- Recibo de Producto.
- Notas de transporte e ingreso a planta de proceso.
- Notas de identificación durante el proceso en planta de
proceso.
Documentos de exportación, incluyendo factura comercial,
packing list, declaración de embarque o billing of lading,
documentos de pago.
Aplica las evidencias anteriores. El SIG proporcionara un
listado actualizado de la lista de productores certificados RA,
FLO y UTZ. La lista deberá estar actualizada y contener
información como área de finca, área con café, producción
por manzana, café acopiado las últimas cosechas.
Anexo GSIC D-3.
33
Área o capítulo Descripción del punto o criterio de la norma Evidencia que el SIG debe tener o
de la norma desarrollar para cumplir con el punto
El área de producción corresponde al área total de la organización
Mapa general con ubicación de los lotes de los
así como a los lotes de cada miembro (unidad productiva). El mapa miembros del grupo.
general podrá ser un dibujo. El mapa general no es necesario
dibujarlo a escala. (UTZ) Lista de miembros actualizada.

El administrador de grupo debe mantener registros precisos de los Información general de cada finca.
miembros del grupo, incluyendo a:
a. Una lista de miembros del grupo con sus nombres, fecha de Mapa geográfico donde se ubican las fincas y
entrada al grupo, cualquier identificación asignada y el estatus de ecosistemas.
certificación;
b.Información de fincas miembro certificadas con su ubicación, área Volúmenes de fincas y total del grupo.
total, área total de producción, volumen anual de producción,
mapas o bosquejos indicando la ubicación de ecosistemas Registros de reclamos y sanciones.
naturales;
c. Mapas regionales o bosquejos de la ubicación de todas las fincas Registros de rendimientos de volumen, en las
Control etapas del proceso para cada partida de
Productivo miembro, incluyendo vías de acceso y ecosistemas naturales
producto.
principales;
d. Volúmenes de productos certificados de las siguientes etapas de
Registros de posibles productos secundarios.
producción: compra, manipulación, procesamiento, empaque y
venta; Históricos de precio NYSE para el periodo
e. Auditorías externas e inspecciones internas, fechas y cualquier
reclamo recibido;
f. No cumplimientos anteriores, incluyendo sanciones, acciones de
seguimiento y reclamos. (RA)

El sistema de trazabilidad reporta los rendimientos en cada una de

las partes del proceso, y documenta esos rendimientos, así como los
volúmenes obtenidos del producto en cada etapa.

En caso de obtenerse productos secundarios, se registra el volumen

de ese otro producto. (FLO)

La auto inspección es documentada anualmente y será verificada

por el inspector externo.(UTZ)

El administrador de grupo debe inspeccionar en toda la finca

miembro antes de una auditoría externa. Las fincas deben ser
Auto
inspeccionadas mínimo una vez al año y preferiblemente en
inspecciones/
diferentes tiempos del año. Nuevas fincas miembro del grupo Resultados de las inspecciones internas.
inspecciones
deben ser inspeccionadas antes de ser incluidas en el grupo sujeto
internas
a certificación. (RA)

Solicita que los SIG posean inspectores internos y sus protocolos de

inspección anuales (FLO)

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34
 1.1 Aspectos auditables mayores, críticos y obligatorios a ser
controlados por el SIG para FLO, RA y UTZ
Área o capítulo Descripción del punto o criterio de la norma Evidencia que el SIG debe tener o
de la norma desarrollar para cumplir con el punto
La organización ni sus miembros discriminan o restringen la afiliación Registros de capacitación a los productores en
de nuevos miembros por raza, color, sexo, orientación sexual, temas de discriminación, género y legislación
discapacidad, estado civil, edad, condición VIH/SIDA, religión, política, laboral.
por representación laboral alguna a la hora de contratar, ascender,
capacitar, remunerar, despedir, asignar funciones, jubilar, etc. en los
Planillas, vacaciones y contratos de trabajadores
convenios 100 y 111 de la OIT o en esta norma
permanentes.
La organización y los miembros de su organización han establecido
salarios para los trabajadores de acuerdo a la normativa del Contrato Planillas de trabajadores temporales
Colectivo de Trabajo cuando exista, salario promedio, salario mínimo
por ley o el que sea superior. En caso de que el salario sea negociado
por medio de una convención colectiva u otro tipo de pacto, el Carta o declaración de compromiso en donde la
trabajador debe tener acceso a una copia de dicha negociación organización y su grupo de productores están en
contra de cualquier práctica discriminatoria,
durante su proceso de contratación. Para remuneraciones basadas en
Sociales trabajos forzosos y contratación de trabajadores
producción, cuotas o destajo, la organización y sus miembros paga un
/laborales y de menores de edad que vaya en contra de la
salario mínimo proporcional a la media de la industria.
legislación laboral. La nota puede ser firmada
Menores de 18 años, personas de discapacidades físicas o mentales y por la gerencia de la organización y/o por el
coordinador del SIG.
mujeres embarazadas o en periodo de lactancia no pueden realizar
trabajos potencialmente peligrosos. La organización y sus miembros
Esto debe estar visible a nivel de la organización
no emplean menores de 15 años. En los países que han ratificado los
y tratar de difundirse físicamente entre los
convenios de la OIT (Organización Internacional del Trabajo), la finca productores certificados.
debe acatar lo establecido en la convención 138, recomendación 146
(edad mínima). Las fincas que contraten trabajadores de 15 a 17 años
inclusive deben llevar registros con datos personales, salario, horas
trabajadas, autorizaciones por escrito de un mayor y el tipo de labor
que realiza.

La organización y sus miembros emplean el trabajo forzoso, incluido el

trabajo obligatorio o el trabajo involuntario en prisión. Se prohíbe
cualquier tipo de trabajo forzado, que incluye el trabajo bajo régimen
de prisión, de acuerdo con los convenios 29 y 105 de la Organización
Internacional de Trabajo (OIT) y la legislación nacional

Ningún productor o la organización puede utilizar los materiales de la El SIG debe llevar un control de inventarios de
parte 1 (Lista roja) de la lista de materiales prohibidos (LMP) de
los productos usados y almacenados en cada
FAIRTRADE Internacional, sustancias biológicas u orgánicas no
finca.
registradas legalmente en el país para uso comercial, agroquímicos
que no estén registrados legalmente en el país, agroquímicos
mencionados en la lista de plaguicidas prohibidos y severamente Listado de capacitación a productores sobre
restringidos en los Estados Unidos de América por la Agencia de sustancias prohibidas y productos alternativos.
Ambientales/ Protección Ambiental (EPA) y plaguicidas prohibidos y severamente
productivos restringidos por la Unión Europea, sustancias que han sido prohibidas Listado actualizado y en poder del SIG de las
mundialmente bajo el Convenio de Estocolmo sobre Contaminantes listas prohibidas
Orgánicos Persistentes (POP), sustancias incluidas en el Anexo III del
Convenio de Rotterdam por el programa de Consentimiento
Fundamentado Previo (PIC), en relación con prohibiciones nacionales
o restricciones severas por razones ambientales o de salud
documentadas en por lo menos dos regiones del mundo y todas las
sustancias del listado de la Docena Sucia de la Red de Acción de
Plaguicidas (“Pesticide Action Network”).

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35
 2. Aspectos auditables críticos y obligatorios a ser controlados
por el SIG para UTZ y RA
Área o capítulo Descripción del punto o criterio de la norma Evidencia que el SIG debe tener o
de la norma desarrollar para cumplir con el punto
La finca debe tomar medidas para evitar introducir, cultivar o procesar
Declaración del no uso de transgénicos
cultivos transgénicos. Cuando se introduzcan materiales transgénicos
aledaños accidentalmente en los cultivos de una finca certificada, la Comprobantes de la procedencia de la semilla o
finca debe desarrollar y ejecutar un plan para aislar los cultivos y certificación de la misma.
brindar seguimiento para cumplir con los requisitos de este criterio.

Se debe prohibir la cacería, la recolecta, la extracción y el tráfico de Rotulación a nivel de finca

animales silvestres en la finca. Se les permite a los grupos culturales o
étnicos cazar o recolectar fauna silvestre de una manera controlada y Listado de especies animales y vegetales en
en áreas designadas para tales fines bajo las condiciones siguientes: extinción

Listado de especies animales y vegetales

a. Las actividades no involucran especies amenazadas o en peligro de
existentes en la finca
extinción.
Ambientales b. Existe legislación establecida que reconoce los derechos de estos
/productivos Legislación nacional sobre protección a especies
grupos de cazar o recolectar vida silvestre. animales y vegetales en peligro de extinción
c. Las actividades de cacería y recolecta no tienen impactos negativos
en procesos o funciones ecológicos o importantes para la
sostenibilidad agrícola o de ecosistemas locales.
d. La viabilidad a largo plazo de las poblaciones de las especies no
está afectada.
e. Las actividades de cacería y recolecta no son para fines comerciales.

Las nuevas áreas de producción deben estar ubicadas solamente en

aquellas tierras que presenten condiciones de clima, suelos y
topografía adecuadas para la intensidad de la producción agrícola Estudio técnico sobre uso de suelo para café
planificada. El establecimiento de nuevas áreas de producción debe
basarse en estudios de capacidad y uso de la tierra que demuestren la Ubicación de la finca dentro de las zonas
capacidad productiva a largo plazo. No se permite la tala del bosque cafetaleras definidas por ANACAFE
natural o la quema para la preparación de nuevas áreas de
producción.

Todos los trabajadores que aplican, manipulan o tienen contacto con Listado de capacitación sobre el uso de equipos
agroquímicos, incluso los que lavan la ropa o el equipo que ha estado de protección y situaciones de intoxicaciones.
expuesto a agroquímicos, deben usar equipo de protección personal.
La finca debe suministrar equipo de protección personal en buen Equipos de protección conformado por guantes,
estado e incentivar su uso entre los trabajadores. El equipo debe mascarilla, anteojos y capas/delantal
Sociales /
reducir el contacto con agroquímicos y la posibilidad de
laborales Hojas de seguridad de los productos
intoxicaciones agudas o crónicas y cumplir con lo más estricto de: a)
disponibles a nivel de finca.
los requisitos indicados en las hojas de seguridad (MSDS – Material
Safety Data Sheets) del producto, b) la legislación vigente o c) el
equipo indicado en el Anexo 2.

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36
 3. Aspectos auditables de cumplir por parte del SIG para UTZ
Área o capítulo Descripción del punto o criterio de la norma Evidencia que el SIG debe tener o
de la norma desarrollar para cumplir con el punto
Existe documentación del flujo del producto desde la unidad de Registros y documentos .
producción certificada hasta los puntos de recolección (ej. centros de
almacenamiento) y a través de todas las etapas de procesamiento y
manipulación, durante las cuales el producto pertenece al grupo.

Administración Se designa una persona o varias personas o un comité responsable
para Administración, Prácticas agrícolas, Condiciones laborales,
Ambiente. Los coordinadores para la mano de obra infantil están
ubicados en las comunidades. La(s) persona(s) responsable(s) o
comité son competentes, conocedores del tema y a disposición de los
miembros del grupo y los empleados del grupo.
La(s) persona(s) responsable(s) o comité es
responsable de ver por varios temas.
La demostración de las competencias puede
hacerse con calificaciones oficiales y/o
certificados de participación de cursos de
capacitación y/o experiencia demostrada.
La administración es conocedora de los
requisitos de UTZ Certified, el proceso de
certificación y sus desarrollos.

Se realiza un análisis de riesgo para identificar los posibles riesgos en El análisis de riesgo se revisa anualmente y se
la producción y en el procesamiento, relacionados con: mantiene actualizado. Este análisis tiene en
Análisis de Bloque A) Administración cuenta las pautas de UTZ para el análisis de
riesgos Bloque B) Prácticas agrícolas riesgos.
Bloque C) Condiciones laborales
Bloque D) Ambiente

Evaluaciones sobre fertilidad de suelos anuales , fertilizantes (uso y El monitoreo puede basarse en mapas de suelos,
métodos de aplicación), sistema de irrigación, lista de sustancias análisis de suelos y/o foliares o síntomas físicos
prohibidas, riesgos de cosecha y post cosecha, riesgos y conservación de deficiencias nutricionales.
del medio ambiente Evaluaciones y planes de acción por parte del
SIG para los temas de:
Fertilidad de suelo
Fertilización, Programa de fertilización
agroquímicos, Métodos, análisis y riesgos del agua para la
social y irrigación (cuando aplique)
ambiental Registros de aplicación (validación del SIG)
Listas de productos fitosanitarios prohibidos
(USA, JAPON, UE)
Análisis de riesgos en prácticas de higiene
durante la cosecha (OTA y contaminación
química)
Análisis de riesgos en prácticas de higiene
durante la post cosecha
Uso de agua en el río
Riegos en condiciones laborales
Evaluaciones a la diversidad animal y vegetal

Las instalaciones y los equipos están limpios y en buen estado para Las instalaciones cuentan con áreas de
evitar la contaminación. almacenamiento, manipulación y
procesamiento, como bodegas y puntos de
acopio.

Entre los equipos se incluyen los recipientes de

cosecha, sacos de transporte, vehículos para
transportar el producto cosechado,
herramientas y máquinas.

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37
 4. Aspectos auditables de cumplir por parte del SIG para RA
Área o capítulo Descripción del punto o criterio de la norma
de la norma
El administrador de grupo debe capacitar a su personal del sistema
interno de gestión para que pueda cumplir con sus tareas.
El administrador de grupo debe documentar los siguientes elementos
de sus capacitaciones: fecha y ubicación, resumen de los contenidos,
nombre y calificación del capacitador, así como nombres y firmas de
los participantes.
Las capacitaciones deben ser realizadas en los idiomas o dialectos de
los participantes, y a niveles educativos y con características culturales
que posibilitan una comunicación exitosa.
Capacitación
El administrador de grupo debe identificar y evaluar anualmente el
riesgo de incumplimiento con las normas de la Red de Agricultura
Sostenible considerando como mínimo las inspecciones internas,
Análisis de auditorías externas, miembros nuevos del grupo, producción de las
riesgos fincas, cadena de custodia, costos de cumplimiento y desempeño del
sistema interno de gestión.
El administrador de grupo debe implementar medidas para prevenir o
minimizar los riesgos identificados en esta evaluación.
El administrador de grupo debe implementar un sistema interno de
gestión, incluyendo lo siguiente:
a. Organigrama con los detalles de los comités, posiciones y
responsabilidades de trabajo, incluyendo los que prestan sus
servicios;
b. Responsabilidades, calificaciones requeridas y competencias de
Sistema personal, de personas elegidas y de comités; c. P r o c e d i m i e n t o s
Interno de reguladores para:
Gestión
i. Aprobación para el ingreso de nuevos miembros al grupo y estatus
anual de membresía de cada finca miembro;
ii. Requisitos de mantenimiento de registros para el grupo y los
miembros del grupo;
iii. Inspecciones internas
iv. Sanciones y reclamos.
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38
Evidencia que el SIG debe tener o
desarrollar para cumplir con el punto
El alcance de la capacitación de este principio es
sobre las normas de la Red de Agricultura
Sostenible y las políticas de certificación.
Registros de capacitaciones dirigidas al personal
que trabaja con el administrador del grupo que
contenga: fecha y ubicación, resumen de los
contenidos, nombre y calificación del
capacitador, así como nombres y firmas de los
participantes.
Quienes participan en la capacitación? El comité
de certificación, el personal que desarrolla las
inspecciones internas y planes de acción
correctiva, los que operan el beneficiado
húmedo y seco, bodegas de almacenamiento y
transporte de café y el personal que se encarga
de documentar las transacciones.
La figura de administrador de grupo se utiliza
cuando la certificación es grupal ya sea un grupo
formal o informal, si no es grupal entonces no se
utiliza un Sistema Interno de gestión por que la
certificación es individual aplicándole la norma
para fincas nada más.
Evaluación de riesgos de cada una de las fincas
que participan en el proceso de certificación.
Plan de acción para minimizar o eliminar los
riesgos que pueden influir de manera negativa
en la certificación.
Organigrama y sus funciones, puestos y
responsabilidades.
Documentación del ingreso y aprobación de
nuevos miembros al grupo.
Registros de cada productor.
Resultados de inspecciones internas y planes de
acción correctiva.
Registros de sanciones y reclamos.
 Área o capítulo Descripción del punto o criterio de la norma
de la norma
El personal y los procedimientos del Sistema Interno de Gestión
deben reflejar las características y la composición del grupo y sus
miembros, incluyendo el alcance geográfico y los sistemas de
producción de cultivos.
El Sistema Interno de Gestión debe manejar el conflicto de interés con
imparcialidad e independencia, incluyendo a la ausencia de conflictos
actuales o potenciales del que toma las decisiones.
El Sistema Interno de Gestión debe tener políticas y procedimientos
para sancionar a los miembros individuales del grupo por el no
cumplimiento con las normas de la Red de Agricultura Sostenible y
con los requisitos internos del administrador de grupo.
a. Medidas progresivas de sanción deben ser establecidas,
concluyendo con la exclusión de la venta de productos
certificados;
b. Cada miembro del grupo debe ser informado sobre el sistema
de sanción;
c. Los registros deben permitir la fácil identificación de los
miembros sancionados del grupo;
d. Cada miembro del grupo debe tener el derecho de apelar
cualquier decisión y sus sanciones resultantes.
Sistema
Interno de
Gestión En caso de la solicitud por un miembro del grupo, el administrador de
grupo debe apoyarle a crear y mantener registros.
El administrador de grupo debe mantener registros precisos de los
miembros del grupo, incluyendo a:
a. Una lista de miembros del grupo con sus nombres, fecha de
entrada al grupo, cualquier identificación asignada y el estatus
de certificación;
b. Información de fincas miembro certificadas con su ubicación,
área total, área total de producción, volumen anual de
producción, mapas o bosquejos indicando la ubicación de
ecosistemas naturales;
c. Mapas regionales o bosquejos de la ubicación de todas las fincas
miembro, incluyendo vías de acceso y ecosistemas naturales
principales;
d. Volúmenes de productos certificados de las siguientes etapas de
producción: compra, manipulación, procesamiento, empaque y
venta;
e. Auditorías externas e inspecciones internas, fechas y cualquier
reclamo recibido;
f. No cumplimientos anteriores, incluyendo sanciones, acciones de
seguimiento y reclamos.
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Evidencia que el SIG debe tener o
desarrollar para cumplir con el punto
Registro de miembros participantes en el
proceso de certificación.
Firma de acuerdo de conflicto de interés por
inspectores internos.
Protocolo de procedimientos para sancionar a
los miembros individuales del grupo.
Registro de sanciones.
Registro sobre información de sanciones
individuales.
Registro de reclamos para los sancionados.
Formato de solicitud de ingreso de un nuevo
operador.
Lista actualizada de los productores certificados,
en proceso de certificación y no certificados si
aplica.
- Registros por cada productor que contengan:
ubicación, área total, área total de
producción, volumen anual de producción,
mapas o bosquejos indicando la ubicación
de ecosistemas naturales.
- Mapas de cada lote de la finca.
- Volúmenes a nivel de fincas y productores en
todas las etapas de producción.
- Registro de auditorías internas y externas.
- Registros de no conformidades detectadas en
las auditorías internas y externas.
- Registros de sanciones derivadas de los
incumplimientos críticos o intencionados.
- Registro de medidas correctivas.
- Registro de reclamos por productor.
39
 4.1 Aspectos auditables críticos a ser controlados por el SIG para RA
Área o capítulo Descripción del punto o criterio de la norma
de la norma
La administración de la finca debe implementar políticas y
procedimientos para identificar y considerar los intereses de las
poblaciones locales y grupos de intereses comunitarios con respecto
Sociales / a las actividades de producción de finca o cambios que puedan
laborales generar impactos sobre su salud, empleo o recursos naturales locales.
La finca debe documentar y hacer disponible a la vista pública todas
las quejas y comentarios que recibe acerca de sus actividades de
producción y sus respuestas.
Todos los ecosistemas naturales existentes, tanto acuáticos como
terrestres, deben ser identificados, protegidos y recuperados
mediante un programa de conservación. El programa debe incluir la
recuperación de ecosistemas naturales o la reforestación de áreas
dentro de la finca que no son apropiadas para la agricultura.
A partir de la fecha de aplicación para la certificación, la finca no debe
destruir ningún ecosistema natural. Adicionalmente, a partir del 1 de
Noviembre de 2005, en la finca no se debe haber destruido ningún
ecosistema de alto valor por o debido a actividades intencionadas de
producción de la finca. Si entre el 1 de Noviembre de 1999 y el 1 de
Noviembre de 2005, algún ecosistema natural ha sido destruido por o
debido a actividades intencionadas de producción de la finca, la finca
debe implementar los siguientes análisis y mitigaciones:
Ambientales
/productivos
La finca no debe descargar o depositar aguas residuales industriales o
domésticas en ecosistemas acuáticos sin demostrar que las aguas
vertidas cumplen con los requisitos legales respectivos, y que sus
características físicas y bioquímicas no degradan la calidad del cuerpo
receptor de agua. En ausencia de requisitos legales, las aguas vertidas
deben cumplir con los siguientes parámetros mínimos: DBO menor a
50 mg/l, ph entre 6 y 9, grasas y aceites menor a 30mg/l y coliformes
fecales ausentes
La finca no debe depositar en ecosistemas acuáticos ningún sólido
orgánico o inorgánico tal como desechos domésticos o industriales,
productos rechazados, escombros, tierra y piedras de excavaciones,
basura de la limpieza de tierras, entre otros materiales.
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40
Evidencia que el SIG debe tener o
desarrollar para cumplir con el punto
Buzón de sugerencias de la finca hacia la
comunidad en lugares de acceso común de las
personas de la comunidad, por ejemplo, cerca
de escuelas, iglesias, etc.
Establecer por percepción propia y a través de
las sugerencias recibidas un análisis que
identifica las necesidades de la comunidad.
Croquis o mapa de la finca identificando los
ecosistemas naturales.
Rotulación en la finca identificando los
ecosistemas naturales.
Establecer un programa de mantenimiento y
protección de los ecosistemas con programa de
reforestación con especies nativas de la zona.
Ejecutar un análisis de la destrucción causada
para documentar el alcance e impacto ecológico
de la destrucción.
Formular un plan de mitigación que compensa
los impactos negativos, asesorado por un
profesional competente y consistente con la
legislación aplicable.
Implementar las actividades de este plan de
mitigación, incluyendo por ejemplo el apartar de
un porcentaje significativo del área de la finca
para propósitos de conservación.
Sistema de tratamiento de aguas.
Análisis químicos de las aguas en el efluente del
sistema.
Acciones de protección de ecosistemas
acuáticos, tales como rotulaciones y barreras.
Sistema de recolección de basura para desechos
orgánicos e inorgánicos.
 5. Aspectos auditables de cumplir por parte del SIG para FLO
Para el caso de FLO el formato de este apéndice es diferente, ya que se específica de una manera más
detallada lo que el SIG debe establecer para cada uno de los temas que conforma la lista de criterios
de FLO-Cert.

Administrativo Punto de control de Requisitos estructurales y Verificador / evidencia Plazo

/Procedimientos organizativos documental
Copia de constitución legal. De cada Cero / cuando se
A.1 Documento de constitución legal de afiliadas, incluyendo requiera en el
afiliada que participa en el programa.
nuevas afiliaciones y presentados al órgano caso de nuevas
certificador. afiliaciones.
Copia a de envío al ente certificador.

A.2 Documento de afiliación a la estructura central archivados Copias de documentos de afiliación

Cero / cuando se
a estructura central. Cuando se
requiera requiera en el
caso de nuevas
Copia de acta de asamblea con afiliaciones.
presentación de la afiliación y
aprobación de la afiliación, por
parte de la Asamblea.

Copia de envío al órgano

certificador. Cuando se requiera.

A.3 Acuerdo con decisión de Asamblea General donde se Copia de acta de asamblea con Cero / cuando se
acuerdo de certificación de las requiera en el
decide el alcance de la certificación. afiliadas incluidas en el proyecto
Estructuras de de certificación. caso de nuevas
Segundo y afiliaciones.
Tercer grado
A.4 Documentado el nombramiento de responsable del SIG SIG aprobado. Incluye: Cero / cuando se
y sus funciones en estructuras de primer grado y en requiera
- Reglamento del SIG firmado.
estructura central.
- Nombramientos de inspectores
SIG redactado y acciones implementadas y documentos internos aprobados.
elaborados, revisados, aprobados:
- Registros de capacitación
firmados.
i. Redactado Reglamentado del SIG.
ii. Nombrados inspectores internos. - Protocolo aprobado.
iii. Capacitados los inspectores internos. - Guía de auditoría interna.
iv. Redactado Reglamento interno.
v. Redactado Protocolo de inspección. - Copias de documentos de
auditoría interna.
vi. Redactada guía de inspección interna para control de
criterios.
vii. Generados y documentados documentos de la
implementación del SIG.

A.5 Elaborados, revisados, homogenizados y aprobados Copia controlada del SIG Cero / después
procedimientos y reglamentos del SIG en afiliadas, con aprobada enviada a afiliadas. de cualquier
respectivas copias controladas. cambio.

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41
 Administrativo Punto de control de Requisitos estructurales y Verificador / evidencia
organizativos Plazo
/Procedimientos documental
B.1 Verificados periódicamente cambios en el estándar y en Copia de última versión de Cero / cuando se
Criterios de Cumplimiento. Última versión descargada y criterios y Estándar FT. Cuando se requiera
archivada. requiera

B.2 Última versión de Criterios de Cumplimiento distribuida a Nota de envío a responsables en

involucrados directos de la certificación (segundos y afiliadas.
terceros grados).

B.3 Contrato firmado con el operador de certificación. Copia de contrato con operador
Fairtrade.

B.4 Certificado vigente. Copia de certificado Anual, cada 3 años

B.5 Documentado el nombramiento y funciones del oficial de Documento con nombramiento Cero y después de
contacto del órgano certificador. enviado, firmado por quien lo cualquier cambio.
emite.
B.6 Revisadas acciones correctivas de auditoría anterior. No conformidades Anual
Estructuras de Después de cada
primero, B.7 Informe de Reunión de Cierre. Informe de auditoría.
segundo y auditoria
tercer grado Después de cada
B.8 Descargado reporte de auditoría de las páginas internas. Reporte de auditoría. Anual.
auditoria

Documentos de revisión con Después de cada

B.9 Verificadas no conformidades
medidas sugeridas, evidencias y auditoria
plazos indicados. Anual o cuando se
requiera.

B.10 Generadas medidas correctivas y documentos Documentos de revisión con Después de cada
controlados de medidas correctivas en los plazos medidas sugeridas, evidencias y auditoria
admisibles. plazos indicados. Anual o cuando se
requiera.

B.11 Introducidas las medidas correctivas en el sistema del Registro en el sistema. Anual o Después de cada
órgano certificador. cuando se requiera. auditoria

Seguimiento a documentos del órgano certificador con Seguimiento

valoración de medidas correctivas sugeridas. según plazos
indicados en
las medidas
correctivas
sugeridas.

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42
 Administrativo Punto de control de Requisitos estructurales y Verificador / evidencia
organizativos Plazo
/Procedimientos documental
C.1 Verificada y cuantificada el uso de mano de obra Listado de membrecía anual. VER Cero
permanente y temporal por miembro, incluyendo
variables de producto/ área certificada/ volumen Anexo 1 SIG D.1- Listado de
producido/volumen entregado, ubicación, por productores.
Verificación de organización de primer grado certificada. En caso de compras a no socios, se
Pequeño posee un listado preciso e
Productor independiente de productores.
Estructuras de
primero, C.2 Inclusión o exclusión de miembros en el listado de socios. Listado actualizado. Cada vez que
segundo y
tercer grado Anexo 1 SIG D-1- Listado de surjan cambios
productores. en la membrecía

C.3 Verificación porcentual de miembros que no cumplen con Listado actualizado. Cada vez que
definición de pequeño productor del órgano certificador. Anexo 1 SIG D-1- Listado de surjan cambios
productores. en la membrecía

D-1 La organización de segundo grado elabora informes Informe de producción, compras y

totales de acopio (o compras) y ventas certificadas, por ventas. Cero y a partir
organización afiliada, así como del producto no certificado de la operación
o compras a no miembros Anexo 1 SIG-D-5 Relación Compras comercial con
a Afiliadas. p r o d u c t o
Anexo 1 SIG-D-6 Relación Ventas de certificado.
Verificación producto Certificado
comercial /
Trazabilidad D-2 Se posee contrato firmado con los operadores de la Contratos de con el operador
Estructuras de A partir de la
cadena de comercialización. deben incluir: operación
primero,
segundo y - Volúmenes acordados comercial con
tercer grado - Calidad y descripción del producto p r o d u c t o
certificado. certificado.
- Precio
- Condiciones de entrega
- Premio
- Deducciones aplicadas.
- Mecanismos de reclamo
- Mecanismos de arbitraje
- Declaración de bróker (si aplica)

E-1 No hay prácticas discriminatorias en la contratación de - Política laboral Cero

trabajadores - Contrato laboral
- Expediente personal de cada
trabajador, con documentos de
Condiciones contratación, valoraciones,
laborales ascensos, sanciones y notas de
despido.
- Documentos de procesos
judiciales
- Política de acoso sexual y
documentos implementados.

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43
 Administrativo Punto de control de Requisitos estructurales y
organizativos
/Procedimientos
E-2 Declaratoria sobre Mano de Obra Infantil
E-3 Declaratoria de reconociendo del derecho a
la Libre Asociación por parte de los
trabajadores (si se posee un número
significativo de ellos)
Condiciones
laborales
E-4 Los salarios cumplen o superan el salario
mínimo nacional o regional, o el salario del
sector (si este existe) o el acuerdo de
negociación colectiva, el que se mayor.
E-5 Se cumple con lo establecido en materia de
seguridad social de los trabajadorest
E-6 Se posee contrato firmado con todos los
trabajadores permanentes
E-7 Política de derechos laborales para
trabajadores migrantes.
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44
Verificador / evidencia
Plazo
documental
- Declaratoria sobre uso de mano de obra Cero
infantil.
- Planilla o nómina de empleados con
indicación de fecha de contratación, puesto
ocupado y fecha de nacimiento de la
organización de los productores que
contratan personal.
- Declaratoria firmada por la autoridad que la Cero
emite donde se reconoce el derecho a los
trabajadores a la Libre Asociación, según los
alcances establecidos en la norma.
- Documento de información o acta de
asistencia donde se comunica al grupo de
trabajadores sobre este derecho laboral.
- Acta de Asamblea de trabajadores donde se
constituye el ente de representación de los
trabajadores y sus representantes.
- Actas de sesiones de encuentro de los
representantes laborales
- Expediente de dirigentes laborales,
incluyendo razones de despido, si esto ha
ocurrido.
- Lista de asistencia de capacitaciones recibidas
por los dirigentes laborales.
- Planilla o nómina de trabajadores. Cero
- Copia de recibos fechados y firmados por los
trabajadores
- Comprobantes de pago.
- Listado de salarios por función, incluyendo
pago por rendimiento o producción (si éstos
existen).
- Para pagos basados en rendimientos, incluir
mediciones de rendimientos realizadas.
- Documento de pago a la seguridad social. Plazo 6 para FLO
- Documentos de verificación de derechos
laborales, como vacaciones, fondo de
pensión, décimo tercer mes, permisos de
maternidad, pago de prestaciones
- Expedientes de trabajadores
-Contrato laboral firmado / copia entregada al Plazo 3 para FLO
trabajador.
- Política de derechos para trabajadores
migrantes
- Comunicación de derechos a trabajadores
migrantes.
 Administrativo Punto de control de Requisitos estructurales y Verificador / evidencia
organizativos Plazo
/Procedimientos documental
La organización y los productores que poseen - Documento con identificación de riesgos Cero
trabajadores contratados han identificado los laborales.
riesgos para la seguridad y salud en cada uno de los
- Boleta de monitoreo en Temas de seguridad
sitios de trabajo /este punto no está en la norma
y salud ocupacional.
para Pequeños Productores, pero es el punto de
- Boletas de sanciones aplicadas por temas de
partida para diseñar un plan de seguridad en
seguridad y salud ocupacional.
cualquier empresa.

F-1 La organización identifica personas que poseen - Listado con trabajadores con enfermedad o Cero
enfermedades o dificultades físicas y para las discapacidad y descripción histórica de
cuales podría existir impedimento de realizar tareas asignadas
trabajos peligrosos.

F-2 La organización tiene a disposición de los - Facturas de insumos para el botiquín Cero
trabajadores un botiquín adecuadamente
equipado.

F-3 La organización ha capacitado personal en - Listado de asistencia a capacitaciones de Cero

Seguridad y primeros auxilios. Primeros Auxilios.
Salud Anexo 1 SIG-E-1

Ocupacional - Materiales con contenido.

- Copias de certificados de participación

F-4 Se proporciona agua potable a los - Documentos de compra de agua (si aplica). Cero
trabajadores.t - Documento con análisis de pureza del agua.

F-5 Se nombra a un representante de los - Documento con nombramiento del Tercer Año
trabajadores para temas de seguridad y salud representante, firmado por quien lo emite,
ocupacional y se comunica el nombramiento a - Documento firmado por los trabajadores,
los trabajadores donde se comunica el nombramiento

F-6 Se da capacitación a los trabajadores sobre - Listado de asistencia a capacitaciones

temas de seguridad y salud ocupacional, Anexo 1 SIG-E-1
incluyendo capacitación sobre trabajos - Materiales con contenido.
peligrosos

F-7 La organización proporciona equipo adecuado - Facturas de compra de equipo de

de protección al trabajador protección
- Inventario de equipo de protección
- Boletas de entrega de equipo, firmadas

G-1 Se ha impartido capacitación sobre prácticas - Lista de asistencia.

Ambiental ambientales y laborales a los productores Anexo 1 SIG-E-1. Lista de Asistencia
miembros. Productores.
- Material de la capacitación

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45
 Administrativo Punto de control de Requisitos estructurales y Verificador / evidencia
organizativos Plazo
/Procedimientos documental
G-2 Se han identificado los riesgos ambientales en - Documento de identificación de riesgos
los sitios de producción de los miembros. ambientales.
Estos riesgos abarcan:
- Boletas de MONITOREO, incluyendo todos
los aspectos de la identificación de riesgos.
- Uso de productos prohibidos.
- Uso y manejo inadecuado de agroquímicos. - Registros de origen de semilla
- Sitios habitados con riesgo de contacto con - Registros de compra de insumos
químicos.
- Registros de aplicaciones.
- Manejo inadecuado de desechos de envases y
residuos químicos.
- Manejo inadecuado de suelo y agua,
incluyendo identificación de sitios
erosionados.
- Presencia o riesgo de OMG.
- Riesgo de afectación de zonas protegidas y
especies o de alto valor ecológico.

El documento de riesgos se elabora a partir del

Ambiental conocimiento de la zona y del monitoreo de las
fincas certificadas.
G-3 A partir de la identificación de riesgos - Anexo 1 SIG-G-3 Plan de Acción Ambiental
ambientales, se proponen y detallan medidas
correctivas para cada riesgo identificado.
Cero
G-4 Se nombra a persona o personas responsables - Documento con nombramiento, descripción
del cumplir con los criterios ambientales, con de las responsabilidades, firmado por
las responsabilidades asignadas, las cuales quien lo emite
deben cubrir los requisitos ambientales.

G-5 Se imparte capacitaciones a los miembros, - Lista de asistencia Cero

según lo requerido por los criterios Anexo 1 SIG-E-1. Lista de Asistencia
ambientales. Productores.
- Material de la capacitación

G-6 Se han identificado fuentes de agua utilizadas - Mapa de fuentes de agua Terceo
por la organización y los productores.

G-7 La organización ha identificado y cuantificado - Registro de uso de energía Terceo

todos los usos de energía.

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46
 Administrativo Punto de control de Requisitos estructurales y Verificador / evidencia
organizativos Plazo
/Procedimientos documental
H-1 La organización posee un plan detallado por - Plan detallado del uso del premio Anexo 1 Anual con sus
escrito sobre el uso el uso del premio, SIG-H-1 respectivas
presentado y aprobado por Asamblea - Acuerdo aprobado de Asamblea General actualizaciones,
General. El plan se presenta antes de su firmada que incluye en su ACTA : a partir del
implementación. i- Presentación del plan. momento que
ii- Discusión existan ventas
Para el caso del café, el plan debe incluir actividad iii- Modificaciones (si aplica) certificadas.
en temas de producción sostenible. iv- Resultado de votación
v- Acuerdos finales sobre el uso del premio
A partir del tercer año, los trabajadores se - Lista de asistentes a Asamblea General,
benefician de al menos una actividad planificada incluyendo trabajadores, si estos son
del premio. invitados

Aplica para primeros, segundos y terceros grados.

H-2 La organización informa a la Asamblea General - Informe de uso de Premio Anexo 1 SIG-H-2 Anual con sus
sobre la gestión del premio que fue aprobado - El informe aprobado por Asamblea General respectivas
por la Asamblea. Este informe se presenta firmada que incluye en su ACTA. actualizaciones, a
después de su implementación. i. Presentación del informe, incluyendo el partir del
informe contable del uso del premio momento que
Aplica para primeros, segundos y terceros grados. existan ventas
ii. Discusión
certificadas.
iii. Resultado de votación
Informe contra
Premio iv. Aprobación del informe avances
- Lista de asistentes a Asamblea General aprobados en H-1
H-3 La organización posee un sistema contable que - Verificación de movimientos contables en el Premio
asegura un uso correcto del premio. sistema
- Informe contable del uso del premio para el
Aplica para primeros, segundos y terceros grados. periodo, presentado y aprobado por
Asamblea General.
- Documentos de control contable (facturas)
de uso específico del premio, trazables en el
plan aprobado por la Asamblea General.
- Informe de premio acumulado (si aplica)

H-4 Para segundos y tercero grados se establece un
procedimiento de participación o cupos de los
primeros grados en los que se aseguran
mecanismos y reglamentos transparentes de
acceso a ventas y premio.
- Documento aprobado por Asamblea sobre Anual, contra
mecanismos y reglamentos de cupos. avances
- Informes de ventas en Asambleas de aprobados en
terceros, segundos y primeros grados. H-1
- Los estatutos de la organización establecen
claramente los sistemas de representación
de cada organización afiliada en la
Asamblea General.
- Evidencia documental de informes de
delegados sobre acuerdos de uso de
premio a los primeros grados, incluyendo
lista de asistencia.

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47
 Administrativo Punto de control de Requisitos estructurales y
organizativos
/Procedimientos
I-1 La organización establece órganos de control
internos, independientes.
I-2 La Asamblea General recibe al menos una vez al
año un informe de sus órganos internos,
incluyendo la gestión administrativa, comercial
y contable.
I-3 La organización posee cuenta bancaria.
I-4 La organización legalmente constituida
establece que la Asamblea General es el
órgano superior decisorio que se reúne al
menos una vez al año.
Democracia,
participación y
transparencia
J-1 La organización establece en sus Estatutos los
procesos de representación elección de sus
órganos internos. Estos mecanismos se
implementan en su práctica.
K-1 Para segundos y terceros grados, los Estatutos
establecen mecanismos transparentes de
representación que aseguren igualdad o
No proporcionalidad de las representaciones.
discriminación
K-2 La organización ha identificado grupos
minoritarios o en desventaja para el tercer año
y al sexto año implementa programas de
mejora de la condición de esos grupos
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48
Verificador / evidencia
Plazo
documental
- Acta de elección y nombramiento Cero, anual
- Libro de actas de Asamblea con detalle de Cero, anual
los informes.
- Documento con datos de la cuenta bancaria. Cero, anual
- Estados proporcionados por el banco
- Documentos de comprobación del estatus Cero, anual
legal de la organización, incluyendo los
respectivos Estatutos.
- Estatutos aprobados con artículo que
establece a la Asamblea General como
órgano Superior decisorio
- Libro de actas de Asamblea General y
extraordinarias, debidamente foliado,
firmada y detalladamente consignada cada
Asamblea, sin errores que hagan dudar de la
legitimidad de los acuerdos.
- Estatutos de la organización, con detalle Cero, anual
sobre conformación, vigencia, funciones y
elección de sus órganos internos.
- Libro de actas de Asamblea General y
extraordinarias, debidamente foliado,
firmada y detalladamente consignada cada
Asamblea, sin errores que hagan dudar de
la legitimidad de los acuerdos. El Libro
detalla cada proceso eleccionario
efectuado.
- Lista de asistencia a las asambleas.
- Estatutos de la organización de segundo y Cero, anual
tercer grado.
- Sistema de elección de delegados y
respectiva aprobación, en los primeros
grados.
- Descripción y cuantificación del grupo. Tercer y sexto año
- Programa de mejora.
- Informe de implementación del programa
de mejora
 ANEXO 1 (REGISTROS)
GUÍA: LISTADO DE PRODUCTORES GSIC-D.1
Nombre de la organización:

Fecha de elaboración / actualización:

Área Total Area certificada por Volumen de

Código Nombre del productor Dirección Tipo de mano de obra
en Has producto/has producción
(Familiar Número Número
Producto Producto Producto Producto /permanente empleados empleados
1 2 1 2 /temporal) permamentes temporales

GUÍA: RECIBO DE PRODUCTO Fecha: GSIC - C-2

Nombre de la Organización:
Producto: Unidad: No. de Recibo 000-001

Nombre productor: Código Asociado S/N

Cantidad:

Precio:

Certificación: Firma del productor:

GUIA PARA LA IMPLEMENTACIÓN DE MULTICERTIFICACIONES EN UN SISTEMA INTERNO DE GESTIÓN

49
 GUÍA: RELACIÓN ACOPIO Primer Grado GSIC - D - 3
Nombre de la organización:

50
ID:
Producto: Unidad:
Fecha de elaboración:
Orgánico Certificado Total Volumen
Código
Nombre del productor productor Socio S/N Fecha No. Volumen Valor
entrega Recibo Volumen Orgánico Precio Producto Certificacion (es) Total Volumen
Certificado Producto

GUÍA: RELACIÓN VENTAS Primer Grado GSIC - D - 4

Nombre de la organización:
ID:
Producto: Unidad:
Fecha de elaboración:
Orgánico Certificado
Número de Referencia Identificación No Total
Fecha Comprador del Volumen Valor Valor Volumen Certificacion Valor Valor
/ Lote / Venta Comprador (ID) miembros Volumen
Orgánico Producto Premio Certificado (es) Producto Premio

GUIA PARA LA IMPLEMENTACIÓN DE MULTICERTIFICACIONES EN UN SISTEMA INTERNO DE GESTIÓN

 GUÍA: RELACIÓN DE VENTAS DE PRODUCTO CERTIFICADO Segundos y Terceros Grados GSIC - D - 6
Nombre de la organización:
ID:
Unidad:
Fecha de elaboración:

Número de referencia Organización Orgánico Certificado Total

Lote Fecha Contrato de Comprador Identificación
compra / Lote de / Referencia venta del comprador Volumen Valor Volumen Certificación Valor Valor Volúmen
Valor
procedencia Orgánico Premio Certificado (es) Producto Premio

GUÍA: PLAN DE ACCIÓN AMBIENTAL GSIC - E - 3

GUIA PARA LA IMPLEMENTACIÓN DE MULTICERTIFICACIONES EN UN SISTEMA INTERNO DE GESTIÓN

Nombre de la organización:
Fecha de elaboración: Responsable de elaboración:

Descripción del riego Dirección ubicación Nombre Productor(es) Vinculación a la Medidas Correctivas Descripción de Fechas de
acciones correctivas Recursos Responsables revisión
del riesgo involucrados norma

51
GUIA: REGISTRO DE CAPACITACIÓN GSIC - E1
Nombre de la organización:
Capacitación a: Versión: 001 Fecha de capacitación:
Sección de la norma
Tema de Capacitación aplicable: Nombre del Capacitador:
0.20.0

No Nombre: Firma

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52
 GUIA: PLAN DE DESARROLLO PREMIO DE COMERCIO JUSTO GSIC - H1
Nombre de la organización:
Planificación y control del Premio Fairtrade Versión: 001 Fecha de elaboración:
Sección de la norma
Responsables de elaboración del Plan y firma: aplicable: Fecha de aprobación de Asamblea:
4.1

Nombre de la Organización:
Período de ejecución:
Monto de Prima de período anterior en US$: Dinero de prima sin usar que se traslada al siguiente período.
Monto de Prima del actual período en US$: Monto de dinero para los ingresos estimados de premio.
Total Monto de prima disponible del período en US$: Suma de dinero de períodos anteriores, más el estimado del actual
período.
Total del propuesto, en US$: Suma de los montos presentados en este plan.
Utilice un cuadro para cada acuerdo de uso de PREMIO FAIRTRADE aprobado por la Asamblea.
Acuerdo de Asamblea de uso del premio: Descripción del acuerdo general de Asamblea sobre el uso del premio que respalda
el detalle del plano propuesto

GUIA PARA LA IMPLEMENTACIÓN DE MULTICERTIFICACIONES EN UN SISTEMA INTERNO DE GESTIÓN

Fecha de acuerdo de Asamblea:

Objetivo
Acciones Específicas:
General:
Acción 1-A partir del Debe dar detalle de ACCIONES
acuerdo de asamblea, ESPECÍFICAS que se requieren
se indica el objetivo para dar cumplimiento al
general que se pretende acuerdo de la Asamblea
lograr y que guiarán las General. Acciones coherentes
acciones que dan que faciliten la implementación
cumplimento. y control del acuerdo general
de la asamblea.
Las acciones deben ser
coherentes con el objetivo
Presupuesto
Plazo Responsable: Prima Recursos Total presupuestado
complementarios
Fecha en la que debe Nombre de la Monto disponible de la Dinero proveniente de otros Total de dinero invertido en
estar finalizada la persona responsable prima por acción fondos usados para la la ejecución por acción.
acción especifica. de ejecutar la acción y específica. ejecución de las acciones.
de informar sobre
avances.

53
propuesto.

Acción 2
54
ACUERDO DE USO DE PREMIO PARA SER USADO EN PRODUCCIÓN SOSTENIBLE:
Nombre de la Organización:
Período de ejecución:
Monto de prima disponible del período en USA$:
Acuerdo de Asamblea de uso del premio: ACUERDO
Fecha de acuerdo de Asamblea:

Objetivo Presupuesto
Acciones específicas: Plazo: Responsable: Recursos
General: Prima Total presupuestado
Complementarios
Acción 1-
Acción 2-

ACUERDO DE USO DE PREMIO PARA SER USADO EN BENEFICIO DE LOS TRABAJADORES

(AL TERCER AÑO DE CERTIFICACIÓN)
Nombre de la Organización:
Período de ejecución:
Monto de prima disponible del período en USA$:
Acuerdo de Asamblea de uso del premio: ACUERDO
Fecha de acuerdo de Asamblea:

Objetivo Presupuesto
Acciones específicas: Plazo: Responsable: Dinero
General: Dinero Prima Total presupuestado
Complementario
Acción 1-
Acción 2-

GUIA PARA LA IMPLEMENTACIÓN DE MULTICERTIFICACIONES EN UN SISTEMA INTERNO DE GESTIÓN

 GUÍA: INFORME DE IMPLEMENTACIÓN DEL GSIC H-2 FLO
PLAN DE PREMIO DE COMERCIO JUSTO
Informe del Premio Fairtrade Versión: 001 Fecha de elaboración del informe:
Sección de la norma Fecha de aprobación del informe de
Responsables de elaboración del informe y firma: aplicable: 4.1 Asamblea:

El informe debe hacerse a partir del Plan de Premio aprobado en Asamblea general. Utilice un cuadro para informar cada
acuerdo de uso de PREMIO FAIRTRADE aprobado por la Asamblea
Nombre de la Organización:
Período de ejecución:
Monto de prima disponible del período en US$:
Monto de prima usado, en US$:
Diferencia entre lo disponble y lo utilizado:
Acuerdo de Asamblea:
Fecha de acuerdo de Asamblea:

ACUERDO DE ASAMBLEA DE USO DEL PREMIO:

GUIA PARA LA IMPLEMENTACIÓN DE MULTICERTIFICACIONES EN UN SISTEMA INTERNO DE GESTIÓN

Descripción del acuerdo general de Asamblea sobre el uso del premio que respalda el informe.

Presupuesto utilizado
Acciones Porcentaje de avance Informe general del avance
de la implementación Total dinero de Otro dinero Total dinero usado
realizada: de la acción en la implementación
acuerdo, razones prima usada utilizado del acuerdo

Acción 1- Descripción de lo Estimado general de avance en Monto de la Dinero proveniente Total de dinero
avanzado para cada el cumplimiento del uso del prima utilizada. de otros fondos invertido en la
Descripción Premio acordado por la usados para la ejecución por
de las acciones una de las acciones
Asamblea. Otras considera- ejecución de las acción.
realizadas planificadas ciones que deban ser explica- acciones.
das.
Acción 2-

Acción 3-

55
 Acuerdo de Asamblea de uso del premio para PRODUCCION SOSTENIBLE: Descripción del acuerdo general de Asamblea
sobre el uso del premio que respalda el informe

56
Porcentaje de Informe general del avance de Presupuesto utilizado
Acciones realizadas: avance de la la implementación acuerdo, Total dinero de Otro dinero Total dinero usado en
la implementación
acción razones prima usada usado del acuerdo
Acción 1- Descripción de Descripción de Estimado general de avance en el Monto de la prima Dinero Total de dinero
las acciones realizadas lo avanzado para cumplimiento del uso del Premio utilizada proveniente de invertido en la
cada una de las acordado por la Asamblea. Otras otros fondos ejecución por
acciones planifi- consideraciones que deban ser usados para la acción
cadas explicadas. ejecución de las
acciones
Acción 2-

Acción 3-

Acuerdo de Asamblea de uso del premio para BENEFICIO DE LOS TRABAJADORES: Descripción del acuerdo general de Asamblea
sobre el uso del premio que respalda el informe

Porcentaje de Informe general del avance de Presupuesto utilizado

Acciones realizadas: avance de la la implementación acuerdo, Total dinero de Otro dinero Total dinero usado en
la implementación
acción razones prima usada usado del acuerdo
Acción 1- Descripción de Descripción de Estimado general de avance en el Monto de la prima Dinero Total de dinero
las acciones realizadas lo avanzado para cumplimiento del uso del Premio utilizada proveniente de invertido en la
cada una de las acordado por la Asamblea. Otras otros fondos ejecución por
acciones planifi- consideraciones que deban ser usados para la acción
cadas explicadas. ejecución de las
acciones
Acción 2-

Acción 3-

GUIA PARA LA IMPLEMENTACIÓN DE MULTICERTIFICACIONES EN UN SISTEMA INTERNO DE GESTIÓN

 ANEXO 2. Ejemplo de un registro para establecer y actualizar en campo la información de las
fincas durante las inspecciones internas

REGISTRO DE INSPECCIONES INTERNAS

Nombre del productor: DPI:

Dirección de la casa: Teléfono:
Dirección de la finca:
Número de trabajadores permanentes: tiempo parcial:
Familiares: Temporales: Área de café en hectáreas:
Producción total en quintales pergamino seco en las últimas cosechas: ,
,

Parcela Área Área

de Localizada
(nombre o número) total café

1. Calidades del café

La calidad del café que se produce de a (SHB-GHB)
Altura de la finca sobre nivel del mar:

2. Variedades de café

Caturra / %
Catuaí / %
Las variedades de café en %
dentro de la finca son: Typica / %
Resistentes / %
Otros: / %

GUIA PARA LA IMPLEMENTACIÓN DE MULTICERTIFICACIONES EN UN SISTEMA INTERNO DE GESTIÓN

57
 INVENTARIO DE ESPECIES EN LA FINCA

FLORA (árboles) FAUNA (animales)

Cantidad de plantas de café por hectárea:

Cantidad de árboles por hectárea:

DEMOGRAFÍA DE LA FINCA (sólo trabajadores contratados, si hay, que viven en la finca)

Población total

Total de familias permanentes

Promedio de personas extras durante la cosecha

De la población permanente: Adultos (mayores de 14 años)

Niños (menores de 14 años)

Viviendas ocupadas

Viviendas no-ocupadas

Mayores de 14 años que saben leer y escribir

Mayores de 14 años que no saben leer y escribir

Niños y niñas que estudian

Niños y niñas menores a la edad escolar que no estudian

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58
 CROQUIS DE LA FINCA

Incluir áreas con % de riesgo de erosión (pendientes), caminos, casas, fuentes de agua y zonas
de basura, áreas protegidas, bodegas, otros cultivos y lotes.

Nombre del inspector: DPI: Teléfono:

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 ANEXO 3. Ejemplo de un procedimiento para establecer un plan de auditorías internas.
1. Propósito
Evaluar continuamente y asegurar el
mantenimiento del SIG.
2. Proyección
Describir el mecanismo de auditorías internas,
para verificar que los procesos de certificación
se mantienen efectivamente, y para proveer
información sobre los resultados a la gerencia.
Las inspecciones internas tienen como puntos
específicos verificar:
• Si los procesos de certificación se
implementan y mantienen conforme a los
requerimientos de las diferentes normas,
programas, manuales y códigos.
• Si los procedimientos son adecuados en
relación con las actividades y otras
necesidades de las cooperativas y están
ayudando a la consecución de la política y
objetivos establecidos por el SIG.
• Si el SIG sirve como herramienta de
mejoramiento.
• Identificar situaciones que puedan producir
un impacto negativo a falta de medidas de
prevención y corrección adecuadas.
El proceso de auditoría interna pretende
apoyar y fomentar el esfuerzo del SIG para un
mejor entendimiento de las obligaciones
ambientales, sociales y de transparencia
económica.
Este procedimiento aplica al auditor interno
líder y a todas las personas que la
organización ha designado como
auditores internos.
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3. Documentos Relacionados
Registro de programación de
COO-REG 3.17 inspectores internas
Plan e informe de inspección
COO.REG 3.2
interna
4. Procedimiento
Las auditorías internas son un mecanismo
utilizado para la evaluación periódica de los
procesos de certificación.
A través de estas evaluaciones se pretende
asegurar que el SIG se mantenga conforme a
los requisitos de los procesos de certificación.
A- Responsabilidades del Auditor Interno Líder.
El auditor interno líder es responsable de:
• Programar las auditorías internas.
• Formar y crear competencia dentro de la
organización para calificar inspectores
internos.
• Asignar los auditores requeridos en cada
auditoría.
• Asegurar que todas las partes involucradas en
los procesos de certificación sean
inspeccionadas periódicamente.
• Mantener registros de inspecciones internas.
B- Calificación de Auditores Internos
Para seleccionar y asignar un equipo inspector,
se consideran los siguientes aspectos:
• Los equipos de auditores estarán integrados
por dos o más personas: un inspector líder y
uno o más acompañantes.
• Los mismos pueden ser empleados de la
organización o de cualquier cooperativa
afiliada a la cooperativa.
• Los auditores deben ser calificados según su
preparación y experiencia en los procesos del
café a nivel de finca, beneficio y oficinas
administrativas.
• Es una característica deseable que los equipos
de auditores estén integrados por personas
que no tengan responsabilidad directa por el
área o actividad a ser auditada.
C- Programa de Auditorías Internas
El Coordinador del SIG debe preparar el
programa de auditorías internas, COO-REG 3.1,
el cual puede ser discutido y aprobado por la
Gerencia General.
Este programa deberá ser preparado
anualmente y puede ser actualizado cuando
sea necesario. Deberá haber un mínimo de dos
inspecciones internas por año.
Las auditorías internas se ejecutarán con base
en el programa establecido o bien se puede
programar una auditoria adicional por las
siguientes razones:
• Un hallazgo en una auditoría realizada
recientemente.
• Inclusión de alguna actividad nueva en los
procesos.
• Como respuesta a una inquietud interna.
• Solicitud de alguna parte externa (siempre
que se considere oportuno).
GUIA PARA LA IMPLEMENTACIÓN DE MULTICERTIFICACIONES EN UN SISTEMA INTERNO DE GESTIÓN
El coordinador del SIG puede en cualquier
momento, revisar o modificar las fechas de
ejecución programadas con el fin de adaptarlas
a circunstancias emergentes que pudieran
prevenir su oportuno cumplimiento, siempre y
cuando no se afecte la frecuencia de la
auditoría en los diferentes elementos del
sistema de gestión.
D- Proceso de Auditoría Interna.
D.1- Plan de auditoría interna.
El auditor líder debe completar en formato
electrónico el plan de inspección interna,
COO-REG 3.2.
Se asignará un número a la auditoría, que
consistirá en el número de año seguido por el
consecutivo de la inspección en este formato:
AI/XXXX/YY.
Dónde: AI= Auditoría Interna
XXXX= Año
YY= Consecutivo durante ese año.
Ejemplo: AI/2013/01.
El responsable de la coordinación del SIG
asignará el equipo auditor, pudiendo asignarse
a sí mismo como auditor líder. La escogencia
de los auditores internos debe realizarse y
comunicarse al menos siete días antes de la
fecha planeada para llevar a cabo la
inspección.
Debe dejarse evidencia de la comunicación
respectiva. Adicionalmente, el responsable
de la coordinación del SIG debe definir el
objetivo y el alcance de la inspección.
61
D.2 - Proceso de Auditoría.
1- Responsabilidades del Auditor Líder:
• Conocer en términos muy generales cual será
el procedimiento de auditorías del SIG antes
de iniciar.
• El auditor líder cooxrdinará con el equipo
auditor la revisión de los documentos del
sistema de gestión relacionados con las áreas
que serán auditadas.
• Revisará, si existen, resultados de auditorías
anteriores, tanto internas como de
certificación.
• Programará la reunión de apertura de la
auditoría. De esta reunión debe dejar
evidencia de los participantes en la sección
correspondiente al plan de inspección del
COO-REG 3.2
• Conducirá la reunión de apertura.
• Conducirá la auditoría con otros auditores.
• Completará el informe de auditoría interna,
llenando en formato electrónico la totalidad
del COO-REG 3.2.
2- El equipo inspector deberá apegarse a las
siguientes directrices:
• Deberá examinar evidencia objetiva para
determinar el cumplimiento con los
elementos auditados.
• Cada elemento examinado deberá ser
auditado con suficiente profundidad
para determinar el cumplimiento con los
requerimientos aplicables a los procesos
de certificación de la organización.
GUIA PARA LA IMPLEMENTACIÓN DE MULTICERTIFICACIONES EN UN SISTEMA INTERNO DE GESTIÓN
62
• Todas los hallazgos quedarán documentados
en el informe de auditoría interna y deberán
ser explicadas y, si es posible, verificadas por
un miembro de la organización auditada.
• Deberá darse atención específica a las no
conformidades y acciones correctivas que
fueron identificadas en las auditorías
anteriores.
D.3- Proceso de Post Auditoría
El auditor líder preparará el informe de la
auditoría como parte final de las
responsabilidades del SIG. En este reporte
debe abstenerse de incluir el nombre de
cualquier individuo auditado; deberá usar sólo
títulos del puesto dentro de la organización.
El auditor líder debe programar la reunión de
cierre. Para esta reunión debe tener la siguiente
información escrita en el informe de auditoría
interna:
• Fecha y hora de la elaboración del informe.
• Declaración de confidencialidad por parte de
los auditores.
• Consecutivo de los hallazgos de la auditoría.
• Hacer una breve descripción de los hallazgos.
• Referenciar el requisito del proceso de
certificación que se está infringiendo.
• Clasificación del hallazgo: de acuerdo a la
naturaleza del hallazgo puede clasificarse
como: No-conformidad mayor,
no-conformidad menor (punto no critico) u
observación.
• Resumen de la inspección. D.4- Informe de Auditoría Interna
• Observaciones y/o conclusiones. El auditor líder terminará cualquier sección del
informe de auditoría que no haya sido
• Firma del inspector líder y del(los) auditado(s). terminado durante la Reunión de Cierre.
El auditor líder debe dirigir la reunión de cierre El coordinador del SIG verificará que el reporte
con miembros del departamento auditado y el esté completo y asegurará que se reparta
coordinador del SIG. La agenda para esta copias controladas a:
reunión incluirá:
• Archivo de auditorías internas.
• Lectura de los objetivos y alcance de la
auditoría. • Gerencia General.
• Discusión de los y hallazgos identificados en
el desarrollo de las auditorias.

REGISTRO DE PROGRAMACIÓN DE AUDITORIAS INTERNAS

COO-REG 3.2
Fecha de la Código de Alcance de la Firma auditor Firma
auditoría la Auditoría Auditoría Líder Coordinador

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63
 PLAN E INFORME DE AUDITORIA INTERNA
COO-REG 3.3
Código de AUDITORÍA: AI/______/_____

Sección 1. Planta de la auditoría

Norma a auditar:

RAINFOREST UTZ Certified FLO

Objetivo de la auditoría:

Alcance de la auditoría (Apartado de la(s) norma(s) a auditar):

Equipo auditor

Nombre del auditor Cargo dentro de Firma

la auditoría

Cronograma de Actividades

Actividad y/o Requisito Fecha/ Auditor Puesto del Auditado

Hora Responsable

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64
 Firma Coordinador SIG:_________________ Firma Auditor Líder:____________________

Sección 2. Informe de Auditoría

Fecha y hora de elaboración del informe: _____/_____/_____-_____ am/pm

Nivel de confidencialidad (Nivel en la que el registro será compartido. Si el nivel de
confidencialidad en del 100% solo estará disponible para los miembros del SIG)

Nombre de Requisito de
No. Descripción del hallazgo Clasificación
la certificación la norma

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Resumen de auditoría:
Cantidad de No conformidades mayores o críticos:
Cantidad de No conformidades menores:
Cantidad de observaciones:

Observaciones y/o conslusiones:

Nombre(s) del(los) auditado(s): Firma:

Nombre del Auditor Líder: Firma:

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UTZ Certified y la Plataforma Nacional de Café Sostenible-SCAN Guatemala
mantienen el derecho de propiedad intelectual y autorizan la reproducción total del
documento solamente con fines educativos y siempre que se conserve la integridad
del mismo y se citen a las organizaciones participantes.
Cualquier otro uso de dicho documento requiere autorización escrita de UTZ
Certified y la Plataforma-SCAN Guatemala.
 GUÍAPARA
GUÍA PARA LALA
VERIFICACIÓN EN
IMPLEMENTACION DE
CAMPO DE
MULTICERTIFICACIONES
MULTICERTIFICACIONES

EN UN SISTEMA INTERNO DE GESTIÓN

Mejor cultivo
Mejor futuro