Informe de Gestión

Consejo de Administración y Gerencia

Señores:
A S A M B L E A G E N E R A L ORDINARIA D E A S O C I A D O S
COTRAUTOL
Ciudad

Presentamos un fratemal saludo a todos los asambleístas.

Dando cumplimiento a los estatutos de ta Cooperativa y de conformidad con las

normas legales vigentes art. 46 y 47 de la Ley 222 de 1995 Código de Comercio y
la Ley 603 de 2000, el Consejo de Administración y la Gerente de Cotrautol
presentan a la Asamblea General Ordinaria de Asociados el Informe de Gestión en
donde se describen las actividades más relevantes ejecutadas durante el año
2018.

A P O R T E S D E L SISTEMA INTEGRADO DE GESTIÓN - S I G .

1.1 L O G R O S

1.1.1 T R A N S P O R T E DE ALTA CALIDAD

El pasado mes de Septiembre de 2018, ICONTEC internacional otorgó a la

empresa C O T R A U T O L las certificaciones bajo la NTC ISO 9001:2015 (Calidad) y
NTC OHSAS 18001:2007 (Seguridad y Salud Ocupacional), con el siguiente
alcance: "Prestación del Servicio Público de Transporte Terrestre automotor
mediante las siguientes modalidades: Especial para movilizar estudiantes
(Escolares), empleados o transporte empresarial, turistas nacionales o extranjeros
y grupos específicos de usuarios (Particulares) en el territorio nacional, y urbano
de pasajeros en la ciudad de Ibagué, Tolíma".
 Fuente: Boletín Informativo 10-2018
Pubiished on Nov 27, 2018 - icontecjntemacional
https://issuu.com/icontec internacional/docs/boletin-informativo-l 0-2018

1.1.2 AVAL PLAN ESTRATÉGICO DE LA SEGURIDAD VIAL- (PESV)

La autoridad de tránsito Municipal de la ciudad otorgó a Cotrautol el AVAL con

observaciones al PESV de acuerdo a las Resoluciones 01565 del 06 de Junio de
2014 y 01231 del 05 de Abril de 2016 con una calificación de 90.9%.

1.1.3 MEJORA D E L SISTEMA DE SEGURIDAD Y S A L U D EN E L T R A B A J O

Cotrautol alcanzó un nivel de cumplimiento del 9 1 % con respecto a la Resolución

1111 de 2017 "Por la cual se definen los Estándares mínimos del Sistema de
Gestión de Seguridad y Salud en el Trabajo para empleadores y contratantes", y
un cumplimiento del 88% con respecto a los requisitos legales establecidos en el
Libro 2 Parte 2 Titulo 4 Capitulo 6 Decreto 1072 de 2015 "Por medio del cual se
expide el Decreto Único Reglamentario del Sector Trabajo". Evaluación realizada y
certificada por la ARL AXA COLPATRIA en Diciembre de 2018.

RESULTADO RESULTADOS
GESTION SGS8T ESTANDARES
ORADO AVANCE BAJO DECRETO MINIMOS
RADAR TOTAL 1072/201S R E S O L U C I Ó N 1111
D E 2017
 1.1.4 DISMINUCIÓN D E ACCIDENTALIDAD L A B O R A L

En el año 2018 se disminuyó la accidentalidad de los trabajadores en un 48% con

respecto al año 2017:

COMPARATIVO ACCIDENTALIDAD
AÑOS 2017-2018
• Aixi(íentes de trabajo

Fuente: Reporte de accidentes de trabajo A R L año 2018.

1.1.5 DISMINUCIÓN DE SINIESTRALIDAD VIAL

La Síniestralidad vial de los vehículos afiliados a la Cooperativa en la modalidad

de urbano, en el año 2018 disminuyó en un promedio del 29% con respecto al año
2017, en todos los eventos: Caída de Ocupante, choque con lesionado, atropello |
peatón y estrello. |

' ' i

Comparativo Síniestralidad Servicio Urbano 2017-2018

• SERVICIO URBANO 2018 24 ^ 39 ^ 5 ¡ 1 3 9

• SERVICIO URBANO 2017 BSERVICtO URBANO 2018

Gráfica 1. Comparativo síniestralidad servicio urbano 2017 - 2018

V
1.2 LINEAS DE GESTIÓN

0' COHTHOL.
MEOICIOH.
S A L I D A S TIO
SATI S F A C C i O M
CONFORMES
PROCESOS USUARIOS /
MISIONALES CUENTES

1
SISTEMA DE IDENTIFICACION
GESTION DE NECESIDADES Y TRATAMIENTO
CALIDAD EXPECTATIVAS
PARTE 5
PORSF
USUARIOS
HJTERE5AOAS CLIENTES

r OCSTKm DE
RtESOOS
OraRACtONALCS
POR PROCESOS
mroRMACiotí
DOCUMENTADA
- IHTKANET
ATENCIÓN

REQUISITOS
CUMPLIMENTO USUARIOS -
CUENTES

CONFORT

Exámenes médicos ocupacionales.

Diagnóstico condiciones de salud.

Seguimiento a recomendaciones y
restricciones médicas

Análisis puestos de trabajo

Pausas activas

I Semana de la Salud

Reporte e investigaciones de
enfenmedades laborales
 Calibración de alcohosensor- Pruebas de
Alcoholimetría

Control de comparendos - Plataforma web

Control de velocidad en vías - G P S

Gestión de riesgo publico (red de apoyo, botón

de pánico)

Reporte e investigación de incidentes y

accidentes de trabajo

Lecciones aprendidas de incidentes y

accidentes de trabajo

- Señalización industrial y vial en nuestras sedes.

Suministro y mantenimiento de elemento de

proteccción personal y equipos de protección
contra caidas.

Inspecciones de segundad.

Seguimiento a reportes de actos y condiciones

inseguras.

Mantenimiento a equipos y vehículos.

Fichas infonmativas

Carteleras infonnativas.

Pantalla L C D
m
Actualización Web

Piezas comunícacionales
 Gestión Fonnación
•Inducciones - Charlas de segundad
•Capacitaciones in situ
•Capacitaciones virtuales plataforma AXA COLPATRIA
•Capacitaciones extemas PIC ARL Axa Colpatria
•Actividades para la toma de conciencia Vial

Gestión Higiene industriai

•Control Integral de plagas !
•Manejo integral de residuos peligrosos y no peligrosos |
•Control vertimiento ARND (Aguas residuales no domésticas) |
•Mediciones de higiene industrial.
•Mantenimientos locativos, iluminación, ventilación entre otros

Gestión de Emergencias
•Conformación brigada de emergencia (Evacuación,
Primeros auxuiios. atención derrames y contra incendios).
•Dotación de equipos de emergencia en la sedes.
•Mantenimiento y reposición de equipos de emergencia.
•Participación y desarrollo de Simulacros de emergencia.

Gestíón de Comités
•Reuniones mensuales COPASST.
•Reuniones bimestrales comité de seguridad vial.
•Reuniones trimestrales comité de convivencia laboral.
•Reuniones periódicas comité de calidad.

V
 Gestión de Riesgos
•Identificación de peligros, valoración de riesgos y
determinación de controles operacionales (Trabajadores,
contratistas y visitantes).
•Reglamento de higiene y seguridad industrial

Gestíón de la Mejora Continua

• Ejecución de acciones de mejora (corrección, acción
preventiva, acción correctiva).
• Realización de auditorías internas.
• Revisión por la dirección.
• Auditoría externa - Ente certificador.

SERVICIO E S P E C I A L

2.1 MANTENIMIENTO DE HABILITACIÓN.

Mediante Resolución N. 000035 de! 18 de mayo de 2018, COTRAUTOL mantiene

la habilitación en la modalidad de Transporte Público Terrestre Automotor
Especial, de conformidad con el Decreto 1079 del 26 de mayo de 2015,
modificado por el Decreto 431 del 14 de marzo de 2017, emitida por el Ministerio
de Transporte Territorial Tolima.

2.2 USO D E PLATAFORMA RODANDO EN L I N E A - F U E C .

En el mes de Mayo de 2018, se contrató la implementación de la plataforma

RODANDO EN LÍNEA Software como servicio, permitiendo el uso de la plataforma
virtual para la administración de diferentes procesos operativos, mediante
ambiente web operando a través de acceso a internet, que dispone con los
siguientes módulos: Cuadro de Mando, Módulo de Clientes, Módulo de Usuarios
de la Plataforma, Módulo de Vehículos, Módulo de Colaboración Empresarial,
Módulo de Contratos y Extractos, Reportes y Alertas.

V
Es de resaltar que la implementación de esta plataforma ha facilitado la expedición
de los FUEC las 24 horas del día, ya que este documento cuenta con firma digital
y un código QR, que es un código de barras que almacena datos codificados, lo
cual permite verificar mediante el escaneo de este código con la cámara de celular
la autenticidad del FUEC (se debe descargar la aplicación para leer el código QR),
ya que al escanear el código muestra toda la información del FUEC y debe
coincidir con el que lleva el conductor.

2.3 FACTURACIÓN

Según la gráfica 2. Facturación Servicio Especial 2017 vs 2018, durante el año

2018 se logró una facturación total de $1.367.052.320, significando un aumento
del 194.8% con respecto a la cifra total obtenida durante el período de 2017.

Facturación Servicio Especial 2017 v s 2 0 1 8

— A Ñ O 2017 — — A Ñ O 2018 j
i
Gráfica 2. Facturación Servicio Especial 2017 vs 2018

2.4 DESVINCULACION P A R Q U E AUTOMOTOR

Se gestionó la desvinculación de siete (7) buses afiliados en la modalidad de

sen/icio especial, Cotrautol no tenía control operacional de estos automotores en
virtud a que algunos se encontraban fuera de Ibagué desconociendo su ubicación
y otros no cumplían con todos los requisitos exigidos por la empresa para laborar;
aunque en repetidas ocasiones se emitieron sendos oficios exigiendo el
cumplimiento de la norma.
 P A R Q U E A U T O M O T O R SERVICIO ESPECIAL SUf C O N T R O L O P E R A C I O N A L
PERIODO DE
•ASE No RECUPERACIÓN
No
ViMCULO
INTERNO
PUCA MOKLO PROPIETARIO
DE CARTERA
MOROSIDAD
DfAS
ESTADO DEL VEHICULO ANTt LA COOPERATIVA

RESOLUCIÓN N. 000019 DEL 05 DE ABRIL DE 2018,

> BUS 818 XVN-G36 2005 LEONEL GARCIA RAMOS - DESVINCULACION ADMINISTRATIVA

CERTIFICADO DE DESVINCULACION DE VEHICULO POR

SUS 2934 T6N-678 RICARDO PRADO MORALES
COMUN ACUERDO DE FECHA09 DE iUUO DE 2018

CERTIFICADO DE DESVINCULACION DE VEHÍCULO POR

BUS S71 UFQ-371 t998 LUIS HERNAN CASTELLANOS TORRES 5.736.052 250
COMUN ACUERDO DE FECHA 04 DE OCTUBRE DE 2018
CERTIFICADO DE DESVINCULACION DE VEHÍCULO POR
BUS 875 INt - 042 2007 ALEJANDRA GARCIA FON NEGRA 4,000,000 840
COMUN ACUERDO DE FECHA04 DE OCTUBRE DE 2018
CERTIFICADO DE DESVINCULACION DE VEHÍCULO POR
BUS 2440 WBD-238 1998 GUERLY FERNANDO CASTELLANOS 6,509,601 169
COMUN ACUERDO DE FECHA 19 DE SEPTIEMBRE DE 2018
SOLICITUD DE5VICULAC1ÓN ADMINISTRATIVA -
BUS 895 SYS-ll» 2004 HUGO ALBERTO PACHECO MONTERO - 580 DESVINCULACtÓN SEGÚN RESOLUCIÓN 000090 DEL 13 OE
DICIEMBRE DE 2018.
SOLICITUD OESVICUIACIÓN ADMINISTRATIVA RADICADO
BUS 2430 )CVL-152 1998 LIGIA LOSADA DE NAVARRETE 273 EN EL MINISTERIO EN FECHA 17 DE OCTUBRE DE 2018. EN
PROCESO

Por lo anterior, COTRAUTOL mitigó el riesgo jurídico, económico y operacional

que tenía frente a la afiliación de estos vehículos sin el cumplimiento total de los
requisitos, además de recuperar una cartera de difícil cobro por valor de
$16.245.653

2.5 CONTRATOS Y CONVENIOS.

Durante el 2018 se realizó contrato de colaboración empresarial con la

Cooperativa de Transportes Velotax para todas las temporadas vacacionales, se
firmó contrato con COMFENALCO TOLIMA, Funerales la Verde Esperanza, y se
realizó Otro sí al contrato de Serfuncoop "Los Olivos". Igualmente se realizaron
contratos de prestación de servicios ocasionales, los más constantes son EISSA
COLOMBIA S.A.S. UNION TEMPORAL TRANSPORTE SENA y UNIVERSIDAD
COOPERATIVA DE COLOMBIA.

2.6 RENOVACIONES.

En el mes de marzo del 2018 se realizó la inscripción del Registro Único de

Proponentes, y se realizó la renovación los Registros Nacional de Turismo de
Transporte Terrestre Automotor Especial y la Agencia de Viajes Operadora.

En el mes de junio del 2018 se tramitó ante el Ministerio de Transporte el

documento único de transporte de turismo, el cual nos autoriza realizar
operaciones de transporte terrestre Turístico en la República del Ecuador, para 17
buses autorizados.
 2.7 CUMPLIMIENTO

Durante el año 2018 se realizaron controles necesarios para cumplir con lo exigido
en el decreto 431 del 14 de marzo de 2018, entre los requisitos más
representativos para mantener la habilitación, fueron:

- Capacitación del personal.

- Selección del personal de conductores idóneos.
- Seguimiento y reporte mensual a la superintendencia de puertos y
Transporte de las infracciones a las normas de tránsito y transporte.
- Instalación de GPS.
- Contratación del personal de conductores para cada uno de los
vehículos afiliados y propios, y contratación de conductores relevadores
(segunderos), para viajes con duración mayor a 8 años.
- Realización de pruebas de alcoholimetría al personal de conductores.
- Revisiones preventivas a los vehículos y realización de
preoperacionales.

2.8 COMPRA DE VEHÍCULOS SERVICIO E S P E C I A L

En cumplimiento al Decreto 431 de 2017, Artículo 2.2.1.6.7.1. Capacidad

transportadora. Las empresas de transporte público terrestre automotor especial
deberán acreditar, como mínimo, su propiedad sobre el 10% del total de los
vehículos que conforman su capacidad operacional. Para la acreditación del
porcentaje mínimo de vehículos exigidos de propiedad de la empresa, se
otorgarán los siguientes plazos:

- 31 de Diciembre de 2017: Acreditar el 5%

- 31 de Diciembre de 2018: Acreditar el 8%
- 31 de Diciembre de 2019: Acreditar el 10%

Por lo anterior COTRAUTOL adquirió el segundo vehículo en el año 2018 que

inicio su operación en abril del mismo año, hizo la solicitud para el tercer vehículo
que, según la capacidad operacional actual de la Cooperativa le corresponde tener
a 31 de diciembre de 2019 y dar cumplimiento a este requisito.
 ESTACIÓN DE SERVICIO S E R V I C O T R A U T O L

3.1 CONTRATO T E R P E L :

De los 14.400.000 galones de combustibles establecidos en el contrato con

Terpel, la Cooperativa ha ejecutado el 13.77% equivalente a 1.982.469 galones
comprados desde octubre de 2017 a diciembre 31 de 2018. El incentivo para
nuestra Cooperativa por esta compra asciende a $56.768.224 (2017) y
$245.342.145 (2018), para un incentivo total igual a $302.110.419 durante la
ejecución del contrato.

3.2 V E N T A S DE C O M B U S T I B L E

De acuerdo a la gráfica 3 y 4, Comparativo de ventas ACPM / Gasolina 2017 vs

2018, se observa un aumento promedio de ventas equivalentes a 3000 gis de
ACPM y 850 gis de gasolina mes a mes para el periodo comprendido entre Abril
y diciembre 2018 comparados con el mismo periodo de tiempo del 2017;
mostrando una considerable recuperación con respecto al 1er trimestre del año
2018, cuyo promedio de ventas en ambos combustibles se encontraban por
debajo en 915 gis tanto para el caso del ACPM como la gasolina comparados con
el mismo periodo de tiempo del 2017. Lo anterior como resultado de la
implementación del programa estratégico que se ha venido desarrollando en la
estación de servicio.

Comparativo de ventas ACPM 2017 vs 2018

120,000.00

115,000.00

110,000.00

o 105,000.00

100,000.00

95,000.00

90,000.00

VENTAS AÑO 2017 ACPM — V E N T A S AÑO 2018 ACPM

Gráfica 3. Comparativo de ventas ACPM 2017 vs 2018

 Comparativo de ventas Gasolina 2017 vs 2018
30,000.00

27,000.00

t 24,000.00
c
e? 21,000.00

15,000.00

- ^ V E N T A S AÑO 2017 GASOLINA VENTAS AÑO 2018 GASOLINA

Gráfica 4. Comparativo de ventas Gasolina 2017 vs 2018

3.3 PROGRAMA PITS (Profesionalismo, Imagen, Trabajo en equipo y

Servicio):

SERVICOTRAUTOL pertenece al programa PITS de Terpel, con duración de 12

meses y cuyo plan de incentivos va dirigido a administradores e isleros de la
estación de Servicio.

El programa PITS es evaluado a través del Cliente incógnito e Imagen. La

primera, realizada por un proveedor de Terpel, consiste en una visita mensual no
programada para validar aspectos de nuestra EDS como son: Protocolo, actitud,
baños, seguridad, limpieza de la EDS e iluminación. La gráfica 5 ilustra los
resultados 2018.

Puntaje obtenido por mes_C!íente incógnito

Programa PITS 2018
4.49 4.67 4.72 ^ 4.72 ".9 4.88
5.0

3.0
2.0
1.0
0.0

Gráfica 5. Puntaje obtenido por mes_Cliente incognito_Programa PITS 2018

Imagen, es evaluada trimestralmente por un proveedor de Terpel mediante visita
no programada. Aquí se verifica el cumplimiento a los siguientes pilares: Baños,
Islas, Surtidores, Exhibidores, Canopi, aviso en H, jardines y materas, canecas de
reciclaje, señalización de seguridad, iluminación, uniformes, oficina administrativa,
entre otros.
Las calificaciones obtenidas durante el 2018, sobre 5 cómo puntaje más alto
fueron:

MES PUNTAJE
Julio - Septiembre 4.82

Octubre - Diciembre 4.92

Como resultado de las calificaciones del programa PITS

más la variable Compras, Terpel clasifica a las EDS en
tres escuderías ORO, PLATA Y GENERAL. A lo que
Cotrautol, para el Segundo, Tercer y Cuarto Trimestre del
año 2018 logró el calificativo de Escudería Plata y se ha
mantenido en ella; mejorando el GoodwIII de nuestra
EDS.

3.4 FIDELIZACION C L U B T E R P E L

Servicotrautol se unió al programa Terpel de ÍVlillas, instaló el módulo respectivo al

programa Servipunto con las respectivas licencias y permisos para su
funcionamiento, disminuyendo costos y evitando tiempos muertos para la estación,
renovando las herramientas tecnológicas que facilitan los procesos a los
vendedores, y utilizando este módulo como una estrategia para incrementar
ventas.

Se dio inicio al público formalmente el 26 de octubre de 2018, a Diciembre Terpel

califica a Cotrautol en el 1er lugar de fidelización de s u s estaciones de la
ciudad de Ibagué afiliadas al programa con el 56% del 100% de las ventas
realizadas.

3.5 PROGRAMA ESTACIÓN S E G U R A

Terpel realiza anualmente a las EDS afiliadas e inscritas en este programa una
auditoria para validar una operación segura y amigable con el medio ambiente.
Inspección efectuada por la mayorista el 12 de diciembre de 2018, en la que
Cotrautol no obtuvo no conformidades mayores que suspendieran la operación de
la EDS.
 3.6 C A S E T A DE L O D O S Y R E S P E L

Dando cumplimiento a la normatividad del Decreto 4741 de 2005, Cotrautol realizó

la caseta de Lodos y Respel para el manejo integral de residuos peligrosos
(RESPEL). En esta caseta se dispondrán todos los materiales contaminados con
hidrocarburos y/o derivados (aserrín, papel periódico, trapos, mangueras de
surtidores, pistolas, filtros, consumibles de los surtidores, envases de aceite, entre
otros).

3.7 REMODELACIÓN BAÑOS

Se hizo la remodelación total de los baños para damas y caballeros habilitados

para los clientes de la EDS.

3.8 NORMATIVIDAD

- En el mes de marzo de 2018, ICONTEC realizó el seguimiento anual del

certificado EDSL-387-1 de la estación de servicio el cual estuvo conforme a
lo solicitado por el ente evaluador, la próxima visita será para el 21 de
febrero de 2019.

- En cumplimiento a la Resolución 3368 de 2014 se certificó un Coordinador

de alturas a través de Comfenalco y se recertificaron en Avanzado en
alturas tres (3) vendedores de la EDS habilitados para la realización de
estas actividades.
 - Se radicó el plan de contingencias de la EDS el cual está en proceso de
validación con CORTOLIMA.

3.9 CAPACITACIÓN

La EDS Servicotrautol capacitó a su personal en todos los aspectos de la

operación y normatividad vigente a través de la ARL Axa Colpatria, Fendi petróleo,
Terpel, Proveedores y charlas internas en:

TEMA FECHA CAPACITADOR

Programa escuela de isleros

modulo formativo líquidos,
2017-2018 Terpel
modulo operación segura,
módulo a tu servicio.

Hoja de seguridad productos

Nov 19 y 22 de 2018 Proveedor Casa Best
de aseo.

Policía Frente de
Riesgo Público O c t 1 8 y 2 5 de 2018
Seguridad

Fendipetroleo -
Pian de saneamiento OctIQde 2018
Soldicom

Sensibilización sobre manejo Fendipetroleo -

Oct19de 2018
adecuado de RESPEL Soldicom

Plan de contingencia, manejo

de extintores y primeros Agosto 30 de 2018 Axa Colpatria
auxilios

Plan de contingencia y
simulacro- incendio y Agosto 14 de 2018 Axa Colpatria
derrame

Generalidades SGSST
(Política, misión, visión, Agosto 10 de 2018 Coordinadora EDS
peligros, comités, brigadas)

Procedimientos y fichas Gerente Cotrautol,

Julios de2018
técnicas combustible Coordinadora EDS

Conformación brigadas Participación de todo el

Julio 5 de 2018
emergencia personal de la EDS
 Brigadísta por un día Mayo de 2018 Axa Colpatria

Descontaminación sitios Fendipetroleo -

Abril de 2018
afectados por Hidrocarburos Soldicom

Protocolo de servicios,
seguridad y procedimientos Abril de 2018 Coordinadora EDS
EDS

Brigadas de emergencia, Axa Colpatria,

RESPEL, manejo extintor, 2017 proveedores,
evaluación SG SST coordinación EDS

3.10 ACTIVIDADES C O M E R C I A L E S

Durante el trascurso del año se realizaron varias actividades comerciales con

apoyo de Distertol y Simoniz para incentivar la venta de lubricantes y aditivos. En
el mes de diciembre se entregaron 450 bayetillas y 45 obsequios a los principales
clientes y conductores afiliados a otras empresas que tanquean en Servicotrautol.

Se realizaron tres (3) rifas para premiar la fidelidad de los clientes entregando 3
bonos de $100.000 en combustible para carro, 4 bonos de $50.000 para moto y 2
mini componentes a conductores de busetas (premio ganado por conductores de
Cotrautol).

3.11 GENERALES

Control de combustible de tanqueo diario de cada uno de los vehículos

afiliados, minimizando el tiempo utilizado por el recurso humano
anteriormente realizado de forma manual y ahora con aplicativo.
 - Compra de dotación directamente por Tienda Terpel logrando entre un 15
% y 20% de descuento.

- Uso eficiente del stock de aseo y papelería, haciendo un sustancial ahorro

en el papel de impresión de islas (rollo de 30 metros con copia en papel
químico), se empezó a utilizar rollo bond a una copia (rollo de 40 metros) y
se parametrizó el sistema para que sólo salga tiquete con las ventas a
crédito.

- Se simplificó el proceso de liquidación diaria, disminuyendo tiempo en el

área de la estación, ahorro en el gasto de nómina y en papelería.

- Se implemento y está en ejecución el programa de mantenimiento

correctivo y preventivo de la EDS.

CONTRATOS Y/O CONVENIOS

4.1 MOVISTAR

En el mes de Agosto de 2018, se firmó contrato con MOVISTAR renegociando el

valor de las líneas móviles (telefonía celular no GPS) que utiliza la Cooperativa y
algunos asociados, logrando disminuir el valor mensual de los planes y
aumentando la cobertura de internet, representando un ahorro mensual de
$1.658.842 y anual de $19.906.104; adicionalmente le reconocen a la cooperativa
el valor de $10.123.600 durante la vigencia de 2019 como incentivo.

En el mes de Junio de 2018, se cancelaron líneas innecesarias, se reasignaron

líneas fijas y móviles, representando para la Cooperativa un ahorro en el
segundo semestre de 2018 por valor de $5.666.167.

4.2 CONVENIO DE COOPERACIÓN EMPRESARIAL, INVERLIMA -

COTRAUTOL.

Inverlima participó conjunta y económicamente en el Contrato de Prestación de

Servicios suscrito con "CASDE S.A.S.", con una representación del 35%.
 4.3 CONTRATO DE ARRENDAMIENTO INVERLIMA - COTRAUTOL.

Se suscribió contrato de arrendamiento del bien inmueble de la Cra. 5 N. 87-25

Barrio las Margaritas de la ciudad de Ibagué, propiedad de Inverlima S.A.S por un
periodo de 9 años contados a partir del año 2018.

4.4 CONTRATO D E T R A N S P O R T E DE C O M B U S T I B L E INVERLIMA -

COTRAUTOL

Se suscribió contrato de servicio de transporte de combustible líquido por un

periodo de 8 años contados a partir de Enero de 2019.

4.5 COMPRA DE A C C I O N E S

Cotrautol adquirió 4 acciones en la empresa Inversiones y Multiservícios del

Tolima S.A.S.

4.6 CONVENIO INSTITUCIÓN DE EDUCACIÓN S U P E R I O R PÚBLICA

AUTORIZADA POR E L MINISTERIO D E EDUCACIÓN NACIONAL

COTRAUTOL suscribió el Convenio para la Financiación de Cupos y Programas

en la Universidad del Tolima - "UT" por valor de $7.562.000, tomados de los
fondos sociales de educación y solidaridad.

SERVICIO URBANO

5.1 MANTENIMIENTO REQUISITOS D E HABILITACIÓN

La Secretaria de Transito transporte y de la movilidad de la ciudad de Ibagué,

Solicito a Cotrautol la información referente a los requisitos de habilitación
mediante oficio N. 017747 en fecha 13 de Marzo de 2018 y oficio N. 045632 en
fecha 28 de Mayo de 2018; Cotrautol suministró oportuna y completa respuesta a
lo solicitado, demostrando que mantiene los requisitos habilitantes estipulados en
el Decreto 1079 de 2015.
 5.2 REGLAMENTO INGRESO D E VEHÍCULOS USADOS

El Consejo de Administración aprobó el reglamento de ingreso de vehículos

usados de otras empresas legalmente constituidas y debidamente habilitadas de
la ciudad de Ibagué a "COTRAUTOL", en la modalidad de servicio público de
transporte colectivo municipal de pasajeros considerando que este servicio ha
venido teniendo una evolución que Implica grandes retos asociados al ingreso de
los sistemas estratégicos de transporte, como solución a los problemas de
movilidad, un hecho que puede representar profundas modificaciones respecto a
ta operación y visión de COTRAUTOL.

Con el fin de mejorar la participación de la Cooperativa en el transporte colectivo

municipal en la ciudad de Ibagué que viene asociado a posibles ingresos en
beneficio de la Cooperativa, se hace necesario reglamentar el ingreso de
automotores provenientes de otras empresas habilitadas en el sector;
considerando que de acuerdo al Decreto 1115 del 31 de octubre de 2016,
proferido por la Alcaldía Municipal de Ibagué, en su artículo 4 introduce la figura de
rotación (Vinculación y desvinculaciones) de las unidades vehiculares de las
empresas habilitadas que hacen parte del convenio empresarial, siempre y cuando
cumplan con el tope máximo global autorizado y registrado en la ciudad por la
Secretaría de Tránsito, Transporte y Movilidad.

5.3 REGLAMENTO FONDO FOMENTO Y REPOSICIÓN DE EQUIPOS

El Consejo de Administración modifico EL REGLAMENTO DEL FONDO DE

FOMENTO Y DE REPOSICIÓN DE EQUIPOS en sesión Ordinaria según consta
en acta N° 1532 Celebrada el 02 de Noviembre de 2018, derogando y dejando sin
efecto el anterior reglamento contando con la participación activa de los miembros
de este fondo.

5.4 MANEJO OPERACIONAL

La Secretaria de Tránsito transporte y de la Movilidad realiza la programación de

los vehículos, enviada por correo electrónico de forma diaria al operador y a
Cotrautol. La Cooperativa revisa de manera permanente esta programación y
presenta formalmente las inquietudes, inconsistencias y/o sugerencias a la
Autoridad competente; de igual forma socializa esta información con el comité de
apoyo logístico creado por el Consejo de Administración con el fin de coadyuvar a
la gerencia en la toma de decisiones operativas y en el ingreso de conductores.
Cotrautol dispone de una sala de control y monítoreo a través de la cual realiza el
seguimiento a los vehículos afiliados de forma tecnológica que cuenta con los
dispositivos de GPS y botón de pánico, informando oportunamente a los
propietarios las anomalías presentados en la operación cómo son perdida de
vuelta, excesos de velocidad, realizar recorridos no autorizados, utilizar el
vehículo en días de PYP para uso personal entre otros, y se toman las acciones
disciplinarias a que haya lugar.

El parque automotor de Cotrautol esta amparado con todos los seguros y

exigencia de ley, las tarjetas de operación fueron expedidas en Julio de 2018 con
vigencia de dos años, toda la información referente a cada vehículo se encuentra
en el sistema CTEC.

5.5 IMPLEMENTACIÓN TECNOLOGIA

Cotrautol se encuentra realizando pruebas piloto para la instalación de cámaras y

dispositivos tecnológicos que permitan identificar las causas de los accidentes de
los trabajadores y de los usuarios y así tener evidencia de los hechos frente a una
denuncia en contra de la Cooperativa; la instalación de estas herramientas
también permite identificar el cumplimiento de los trabajadores a las indicaciones
dadas por la empresa.

El proyecto que inició el Consejo de Administración en el año 2017, referente a la

instalación de GPS y botón de pánico permite el seguimiento satelital de los
vehículos en pro de la seguridad de los usuarios y colaboradores, además del
control operacional en los automotores que cuentan con esta tecnología; la
Cooperativa continuara en el desarrollo de este proyecto.

5.6 RECONOCIMIENTO

La Policía Nacional confiere reconocimiento a COTRAUTOL por su apoyo

invaluable y colaboración a la gestión realizada en beneficio de la convivencia y
seguridad ciudadana, como empresa afiliada a la red de apoyo de la METIB.
 TERMINAL P U E R T A ALCALÁ

6.1 REASIGNACIÓN DE TERMINAL

La Secretaria de Transito transporte y de la movilidad expidió la Resolución

N. 001036 de fecha 28 de Junio de 2018, Por la cual se reglamenta la
reasignación de un terminal de rutas de servicio público de transporte colectivo
municipal de pasajeros en el municipio de Ibagué, resolviendo establecer para las
rutas N. 8, 15, 17 y 23 el terminal de Cotrautol Puerta de Alcalá. El operador
SITSA interpuso el recurso de reposición, de apelación y a la fecha se encuentra
en el área jurídica de la Alcaldía.

6.2 AMPLIACIÓN DE S E R V I C I O S

El terminal Puerta de Alcalá, siendo el mejor de transporte publico colectivo

municipal de pasajeros de la ciudad, ha ampliado los servicios que se brindan allí
de manera directa e indirecta como es el restaurante, lavadero, taller de
electricidad, monta llantas, mecánica, almacén de repuestos, taller de latonería y
pintura, parqueadero diurno y nocturno mejorando los ingresos por arrendamiento
de este predio.
 ACTIVIDADES S O C I A L E S

7.1 CELEBRACIÓN DESAYUNO SANJUANERO

El 23 de Junio de 2018, recibimos con agrado a los asociados y propietarios de

nuestra cooperativa para celebrar el Típico desayuno San Juanero, quienes
disfrutaron de una música en vivo, más de 20 premios y una deliciosa tamalada;
evento que se llevó a cabo con el apoyo de nuestros aliados estratégicos.
 7.2 CELEBRACIÓN DÍA D E L CONDUCTOR

El 16 de Julio de 2018, se celebró el día de la

Virgen dei Carmen un homenaje a nuestros
conductores, compartiendo un delicioso
desayuno, un detalle (mug), premiaciones y
rifas, con recursos económicos de la
Cooperativa y aportes de los proveedores.
 7-3 DÍA DE LA FAMILIA C O T R A U T O L

En la semana comprendida entre el 27 de

Noviembre al 01 de Diciembre de 2018,
disfrutamos con los colaborares de la Inhajundo en equipo unimos iiiu-st)as

fiuTzas ivn un fin i-omún.

Cooperativa y sus familias la despedida ta CoopcrdUvd le^ágrAtiíW suesfuerzoy

de fin de año en el centro recreacional I VtíiLjiiiin por Enjl(fitT(j i j t l j día'

eoMoaatses /tommmmaes
Comfenalco; más de 800 personas vau>mattsotwsu ctMintus.
asistieron al evento, se entregaron los
regalos a los hijos de los colaboradores,
la tarjeta navideña, premios a los
conductores, refrigerios, se hicieron
actividades lúdicas de integración, y se
dejó a disposición el uso del complejo deportivo y recreacional. Tuvimos un
exitoso evento gracias a la colaboración de la caja de compensación familiar y
algunos proveedores que se vincularon a nuestra celebración.

V
 R E G I S T R O NACIONAL DE B A S E S DE DATOS

8.1 RNBD DE C O T R A U T O L

El RNBD fue creado mediante la Ley 1581 de 2012 o Régimen General de

Protección de Datos Personales, aplicable al tratamiento de información personal
contenida en cualquier base de datos realizado por personas naturales o jurídicas
de naturaleza pública o privada. Esta norma, igualmente, designó a la SIC como
Autoridad de Protección de Datos para garantizar que en su tratamiento se
respeten los principios, derechos, garantías y procedimientos dispuestos en la ley
y le atribuyó la administración del RNBD.

El Decreto 0090 del 18 de enero de 2018 otorgó nuevos plazos para el

cumplimiento del Registro de bases de datos ante la SIC, de acuerdo a los activos
totales, por lo que a COTRAUTOL le correspondía realizar el registro a más tardar
el 30 de noviembre de 2018.

De acuerdo al trabajo que se viene realizando y al inventario de bases de datos,

cuya responsabilidad es de COTRAUTOL, el pasado 30 de noviembre se realizó el
RNBD, obteniéndose por parte de la SIC las respectivas constancias de
radicación, para un total de 14 bases de datos; está en proceso la implementación,
así como la integración del proceso a todas las dependencias de la Cooperativa.

ANÁLISIS D E L E S T A D O D E L R E S U L T A D O INTEGRAL Y E S T A D O D E
SITUACIÓN FINANCIERA.

9.1 ANÁLISIS R E L E V A N T E S

Por el año 2018, Cotrautol, empresa de la economía solidaria, sin ánimo de lucro,
con régimen tributario especial, especializada en el sector del transporte
constituida el 05 de Julio de 1963, presento ingresos totales para el año 2018 de
$21.109.518.416 pesos, representaron un incremento del 10.11% con relación al
año anterior; el estado de cuenta del saldo que adeuda la Cooperativa a los
fondos para el año 2018 es de $879.437.675 pesos, representaron una
disminución del 26.56% con relación al año anterior; el estado de la cartera de
Facturas-planillas, combustible, servicio especial, arrendamiento y agencia de
viajes para el año 2018 fue de $450.656.025 pesos, representaron una
disminución del 46.85% con relación al año anterior; los créditos de bancos y otras
obligaciones financieras a corte 2018 fue de $397.692.192 pesos, representando
una disminución del 26.57% con relación al año anterior; de conformidad a la
buena gestión realizada por el Consejo de Administración y la gerencia,
COTRAUTOL presenta un excedente al 2018 de $261.185.665 pesos, con
incremento del 245.41% con relación al año anterior, denotando de manera directa
una mejora en los excedentes por lo menos en los últimos cinco años.

COTRAUTOL - INFORME DE GESTIÓN 2018 VARIACIÓN 2018 V S 2017

COTRAUTOL 2025 201S 2017 2018 ABSOLUTA RELATIVA

INGRESOS 18,016,699,426 17,929,324,459 19,172,095,023 21,109,518,416 1,937,423,393 10.11%

ESTADO DE CUENTA - SALDO ADEUDADO POR LA

1,258327,586 1,336,084,677 1,197.480,430 879,437,675 318,042,755 -26.569É
COOPERATIVA A LOS FONDOS

CARTERA (FACTURAS/COMBUSTI BLE/SERVICIO

64€,00&,5e2 668,844/474 847,899,172 450,656,025 397,243,147 -46.85%
ESPECIAL/ARRENDAMIENTO/AGENCIA DE VIAJES)
CREDITOS DE BANCOS Y OTRAS OBLIGACIONES
325,542,288 396,918,619 541.629,930 397,692,192 143,937,738 -26.57%
FINANCIERAS
EXCEDENTES 29,528,695 36,271,418 75,615,625 296,500,132 220,884,507 292.11%
Fuente: Estados Financieros COTRAUTOL comparativos aAo 2015 vs 2016,2016 vs 2017 y 2017 vs 2018

Lo demás referente a este ítem se encuentra en las NOTAS A LOS ESTADOS

FINANCIEROS TERMINADOS EN LOS AÑOS 2018 Y 2017.

ACONTECIMIENTOS IMPORTANTES A C A E C I D O S DESPUÉS D E L

EJERCICIO.

10.1 ACTUALIZACIÓN REGIMEN TRIBUTARIO E S P E C I A L

Cotrautol en su calidad de COOPERATIVA perteneciente al Régimen Tributario

Especial debe realizar el proceso de actualización en la página web de la Dian de
conformidad con REFORMA TRIBUTARIA - LEY - 1 8 1 9 - 29 / 1 2 / 2016 PARTE III
RÉGIMEN TRIBUTARIO ESPECIAL y REGLAMENTACIÓN DECRETO
2150 - 20 / 1 2 / 2017. De acuerdo al plazo definido por la administración tributaria,
la Cooperativa debe surtir este trámite hasta el 22 de Marzo de 2019.

10.2 EXONERACIÓN A P O R T E S P A R A F I S C A L E S

El Estatuto Tributario en su artículo 114-1 establece la exoneración del pago de

aportes parafiscales a favor del Servicio Nacional del Aprendizaje (SENA), del
Instituto Colombiano de Bienestar Familiar (ICBF) y las cotizaciones al Régimen
Contributivo de Salud, a las sociedades y personas jurídicas y asimiladas
contribuyentes declarantes del impuesto sobre la renta y complementarios,
correspondientes a los trabajadores que devenguen, individualmente
considerados, menos de diez (10) salarios mínimos mensuales legales vigentes.
Esta exoneración, antes de la expedición de la Ley 1943 de 2018, y según la
Dirección de Impuesto y Aduanas Nacionales -DIAN, no era aplicable para las
cooperativas, situación que fue debatida ampliamente en el pasado y que, incluso,
fue objetada por el sector cooperativo mediante demanda al Decreto 2150 de
2017.

Sin embargo, el artículo 118 de la Ley 1943 de 2018 modificó el parágrafo 2° del
artículo 114-1 del Estatuto Tributario y, con ello, da total claridad sobre las
entidades que no pueden acogerse a la exención en el pago de los mencionados
aportes parafiscales.

Por lo anterior, Cotrautol puede acogerse a esta exoneración representando un

ahorro mensual del 13.5% del salario a partir del 01 de Enero de 2019.

10.3 FACTURACIÓN ELECTRÓNICA

En virtud a la obligación que tiene Cotrautol de declarar y pagar IVA, deberá

expedir factura electrónica, inicialmente a partir del 1° de enero del 2019 fecha que
fue postergada y aún no definida, de conformidad a REFORMA TRIBUTARIA -
LEY-1819-29/12/2016.

Para la implementación de la facturación electrónica se realizó el pago de

licencia de uso de software del módulo de facturación electrónica y se contrató por
medio de Syscafe con el proveedor tecnológico The factory HKA 10.000
transacciones de facturación electrónica hasta cuando se realice la totalidad de las
transacciones y certificado digital por vigencia de 2 años.

10.4 AUDITORIA E X T E R N A

El Consejo de Administración contrato Auditoria Externa efectuada a la cuenta

Caja principal de la Cooperativa, elegida y aprobada en fecha 18 de Enero de
2019, según consta en Acta N. 1544, informe recibido a satisfacción por el mismo
órgano de Administración, el cual no fue posible cotejar con el mismo infomie de la
Revisoría Fiscal debido a que no lo suministro por escrito.

DENUNCIAS EN P R O C E S O

11.1 Conforme a la Denuncia Instaurada en el año 2013 bajo el NUC N.

73001-6000^32-2013-02051-00 Numero Interno 49183 por el delito
FALSEDAD MATERIAL EN DOCUMENTO PUBLICO se encuentra en
el Juzgado Octavo Penal del Circuito con Funciones de Conocimiento
de Ibagué - Tolima en proceso de Audiencia de juicio oral la que ha
sido aplazada a solicitud del abogado representante del Acusado.
 11.2 Referente a la Denuncia Instaurada en el año 2014 bajo el NUC N.
73001-6000-432-2014-00922 Numero Interno 55499 por el delito
FALSEDAD EN DOCUMENTO PRIVADO y HURTO AGRAVADO se
encuentra en el Juzgado Quinto Penal del Circuito de Conocimiento de
Ibagué - Tolima en proceso de audiencia Concentrada la que ha sido
aplazada a solicitud de los abogados representantes de los
procesados.

11.3 Denuncia Instaurada en el año 2015 bajo el NUC N. 73001-6000-432-

2015-00171 por la presunta conducta punible de HURTO AGRAVADO
POR LA CONFIANZA, se encuentra en etapa de indagación.

11.4 Denuncia Instaurada en el año 2019 bajo el radicado N.

20190140044202 Noticia Criminal N. 730016099093201901261, por las
presuntas conductas punible de HURTO AGRAVADO POR LA
CONFINZA EN MODALIDAD DE CONCURSO HOMOGENEO
SUCESIVO y FALSEDAD EN DOCUMENTO PRIVADO, fue asignada
a la Fiscalía N. 77 Unidad de Intervención Temprana.

EVOLUCIÓN P R E D E C I B L E DE LA SOCIEDAD

La Cooperativa continuará trabajando por el fortalecimiento de los centros de

negocios, propenderá por fortificar el acercamiento con los asociados y sus
familias con fines comunes y principios de solidaridad, esfuerzo propio y ayuda
Mutua, con la finalidad de satisfacer necesidades individuales y colectivas,
mediante la realización de las actividades propias del objeto social de Cotrautol.

Para el año 2019, Esperamos mantener la certificación Otorgada en estándares de

calidad y seguridad y salud en el trabajo, fortalecer la gestión de ventas y servicios
en aras de robustecer la Cooperativa, igualmente lograr la apertura de un punto
directo para expedición de Soat a todo tipo de vehículo como otro centro de
negocio.

El Consejo de Administración ha identificado falencias jurídicas en el Estatuto de

la Cooperativa Cotrautol aprobado en la Asamblea General Extraordinaria de
Asociados el 08 de Octubre de 2016, por lo que sugiere a los nuevos órganos de
dirección que se realice revisión jurídica con un abogado en especialidad
cooperativa, permitiendo que la legislación interna que rige de manera general el
funcionamiento de Cotrautol esté acorde a la norma vigente.
 O P E R A C I O N E S C E L E B R A D A S CON L O S ASOCIADOS Y/O CON L O S
ADMINISTRADORES.

13.1 P R E S T A M O S

Cotrautol realizó préstamos a asociados en el periodo 2018 así:

ocxipeRAiivA oe T K A N S P O R T A D O R E S D a saviczo U R B A N O DB. TOLIMA L T D A .

rcr. 890700190-4
CAmHlA ASOCIADOS
VALOR
TBKBtO NOMBRE PAG OTORGADO
"UlZOSOOl Préstamos Categoría A
14,218,304 COBAL£DA CASTIBLANCO JOSE ANTONIO 12% 17/07/18 7,351,000
14,225,190 COEALfDA CASTIBIANCO JOSE JOAQUIN 1290 21/03/18 7,500,000
5,829,441 COBAL£DA LUNA CESAR AUGUSTO 1298 17/07/18 3,678,000
! 65,782,580 COBALEDA RIOS ALEXY 1289 08/03/18 7,200,000
14,222,483 GOMEZ GIRALDO RBNALDO DE JESUS 1295 17/07/18 6,300,000
í 38,234,985 LUNA DE COBALEDA ARGENK 1297 17/07/18 6,766,000
93,377,657 MARTINEZ QUINGUEREJO MOISES 1303 31/08/18 6,000,000
I 93,356,327 MORENO ORJUELA J A R 1292 21/03/18 7,224,000
93,355,764 ORTIZ GUZMAN ABELARDO Z I 1304 31/08/18 7,688,000
93,368,065 ROJAS BOHORQUEZ JUAN CARÜOS 1291 21/03/18 4,700,000
i 36,154,079 ROJAS DE VILLA FLOR MARIA _ ~ 'Z 1294 25/05/18 3,000,000
93,372,069 ROYS RUBIO EU SAMUEL 1302 31/08/18 7,359,000

W205002 Deuda fticturafl ^ — " „ ZIT

14,244,778 REYES CASTIUJO JUAN BAUTISTA 1299 31/08/18 9,267,234

PROPIEDAD I N T E L E C T U A L Y D E R E C H O S DE AUTOR POR P A R T E D E L A

SOCIEDAD.

14.1 CUMPLIMIENTO

La propiedad intelectual, a los derechos de autor, a las licencias necesarias para

el funcionamiento de la Cooperativa, así como las obligaciones laborales y pago
de seguridad social se encuentran al día.

El registro de la marca COTRAUTOL se encuentra vigente hasta Agosto de 2024.

Cordialmente,

C O N S E J O D E ADMINISTRACIÓN.
G I L B E R T O URIBE CHACON PAULA KATERINE RAMOS NAVARRO
Presidente Consejo Adniinistración Gerente