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Funcionalidad – Múltiples Retenciones

Cartilla
I
Tabla de Contenido
1. Presentación
2. ¿Qué es Funcionalidad?
3. ¿Cuál es la Funcionalidad con que Cuenta el Programa al Manejar Múltiples
Retenciones por Documento?
4. ¿Cuáles son las Recomendaciones Generales para el Manejo de Múltiples
Retenciones por Documento?
Presentación
El presente documento ofrece una guía sobre la funcionalidad que tiene el programa en
la elaboración de documentos al manejar Múltiples Retenciones por Documento, su
funcionalidad obedece a la necesidad de automatizar el manejo de la Retención en la
Fuente permitiendo manejar más de un tipo de retención dentro de un mismo
documento y además de esto realizar el cálculo de la retención únicamente en los
casos en que realmente procede. Lo anterior tanto para quienes están catalogados
como Auto retenedores como para quienes no lo son.
Para aplicar lo anterior, es necesario tener en cuenta que de acuerdo con el tipo de
actividad que se realice y/o con el tipo de bien o servicio que se distribuya, en una
venta o compra puede incurrirse en retenciones por distintos conceptos
 FUNCIONALIDAD – MULTIPLES RETENCIONES

¿Qué es Funcionalidad?

Es la capacidad que tiene el software para proveer algunas funciones al usuario que
cumplan con las necesidades especificas, en este caso cumplir con la necesidad de
elaborar los documentos contables y ellos se contabilice de manera automática varias
retenciones en la fuente por conceptos diferentes aplicando la correspondiente tarifa
asociada a cada uno de las cuentas contables y tipos de persona

Importante:
Es indispensable para cumplir con esta funcionalidad haber definido los
parámetros en forma correcta.

¿Cuál es la Funcionalidad con que Cuenta el Programa al Manejar

Múltiples Retenciones por Documento?

La funcionalidad con que cuenta el programa al manejar Múltiples Retenciones por

Documento es:

1. Elaboración de documentos:

Solo aplica cuando los documentos se elaboran desde el modulo de Documentos y ellos
son:

a. En el Proceso de Ventas:
 Cotización (V)
 Orden de Pedido (Z)
 Factura de Venta (F)
 Devolución de Factura (J)
b. En el Proceso de Compras:
 Orden de Compra (Y)
 Registro de Compra (P)
 Devolución de Compras (U)

Al elaborar los documentos como Factura de venta, devoluciones de factura, registros

de compras, devoluciones en compras, orden de pedido, orden de compra y cotización
el usuario puede de forma automática registrar las diferentes tarifas de Retención en la
Fuente de acuerdo al porcentaje definido en el catalogo de cuentas contables.

Cabe resaltar que en los documentos que son extracontables como la orden de
compra, la orden de pedido y cotización el valor de la retención es solo informativo y
no se verá reflejada ninguna contabilización.
 Importante:
Cuando los documentos manejen Generador de Documentos utilizando
Múltiples Retenciones por Documento, se encuentran disponibles las
variables para el porcentaje, la descripción y el valor de las retenciones
practicadas

Al elaborar uno de los documentos antes mencionados el proceso será de la siguiente

manera:

a. Elaborar el Documento por el Modulo de Documentos

b. Al elaborar el documento llamar al tercero al cual se le asocio en el catalogo el

tipo de persona que es (Natural o Jurídica) y si esta persona es Declarante,
Agente Retenedor o Auto retenedor según el tipo de persona selecciona
 c. Utilizar el producto (AFECTA LA CUENTAS DE VENTAS) o la cuenta de gastos la
cual se marco como sujeto retención y se le asociaron cuentas de retención en
la fuente; de esta forma el sistema habilita el recuadro para seleccionar la
cuenta contable de retención para cada tarifa

 Aclaraciones:

1. El sistema realizar una validación completa:

 Tipo de Tercero
 Cuenta contable que se está utilizando en el documento y está marcada
como sujeto retención
 Luego permite la selección de la cuenta de retención en la fuente
asociada a la cuenta marcada como sujeto retención
 El sistema internamente verifica el porcentaje y base para realizar el
calculo

Ejemplo:

 Cuenta 5305950000 marcada como sujeto retención

 Asocio las siguientes cuentas de retención
 CUENTA CONCEPTO BASE PORCENTAJE
1355150102 Compras $ 703.000 3.5%
1355150202 Servicios $ 104.000 1 %

Luego el sistema habilita la ventana de Retención en la Fuente y No muestra el registro

de retención en la fuente por servicios, lo cual es correcto por que el valor base para
calcular Retención en la Fuente por servicios es de $ 104.000 pesos y en este caso la
contabilización es de solo $ 100.000 pesos
Al ser modificado el valor de servicios en este caso por $ 110.000 pesos ya supera el
valor base de cálculo y luego si muestra la retención por este concepto como se
visualiza en la siguiente pantalla:

2. En la ventana de retención en la fuente, por cada uno de los tres registros o

cuentas contables que allí se generan, se hablita el icono , su funcionalidad

es permitir modificar los valores calculados de retención en la fuente y al dar
clic en el se habilita la siguiente ventana:

La impresión del documento se visualizara de la siguiente forma:

La contabilización del documento se visualiza de la siguiente manera:

¿Cuáles son las Recomendaciones Generales para el Manejo de

Múltiples Retenciones por Documento?

Las recomendaciones generales al manejar Múltiples Retenciones por Documento son:

a. Impresión de Documentos:
Para los documentos contables que se afectan con el manejo de múltiples retenciones
(F, J, P, U) en la impresión estándar; se discriminan las retenciones por cada uno de
los Tipos o tarifas de retención creadas.

Para los documentos extracontables (V, Y, Z) en la impresión estándar solo muestra en

un solo ítem llamado RETEFTE el acumulado de todas las retenciones calculadas.

b. Datos de Retención:

Al momento de elaborar un documento el sistema habilita la siguiente ventana, la cual

corresponde a los datos de Retención en la Fuente

 Concepto: Corresponde a la descripción de los conceptos definidos en la

cuenta “Sujeto Retención”.
 Base Retención: Corresponde al valor base de cálculo de retención que el
sistema guarda cuando la cuenta está marcada como Retención y al cual se le
aplica el % parametrizado en la misma cuenta para Declarantes o No
Declarantes, según sea el caso. Muestra el valor por cada uno de los Conceptos.
 %: Corresponde al porcentaje de retención aplicable al cálculo según lo
parametrizado en la cuenta para Declarantes o No Declarantes, según sea el
caso, para cada uno de los Conceptos que se muestren.
 Valor Retención: Corresponde al valor resultante de multiplicar la Base de
Retención por él % de Retención de Declarantes o No Declarantes, según sea el
caso, para cada uno de los Conceptos que se muestren

c. Devolución de Facturas y Compras:

En la Devolución de Facturas (J) o Devolución de Compras (U), cuando se cumplen las

condiciones para el cálculo de retenciones de acuerdo con el tipo de tercero, NO SE
VALIDA TOPE, debido a que es posible que el ítem que se está devolviendo NO
supere el tope, pero el valor inicial facturado SI lo superó y efectivamente debe
calcularse retención. Es responsabilidad del usuario, modificar o dejar el valor de
retención que se calcule en ceros, cuando NO deba calcularse.
 d. Condiciones de la empresa y de los Terceros

El sistema realiza las siguientes validaciones de acuerdo con el tipo de tercero:

 Vende Empresa NO Auto retenedora:

 Venta a Persona Natural, se calcula retención siempre y cuando

cumpla con la condición de “Agente Retenedor”, es decir:

 Cuando sea Declarante, aplicará la tarifa de retención definida en

la cuenta Ret. Personas Naturales desde el campo % Retención.
 Cuando sea No Declarante, aplicará la tarifa de retención definida
en la cuenta Ret. Personas Naturales desde el campo %
Retención No Declarantes.

 Venta a Persona Jurídica, se calcula retención siempre y cuando

cumpla con la condición de Agente Retenedor a la tarifa de retención
definida en la cuenta Ret. Personas Jurídicas desde el campo %
Retención.

 Vende Empresa Auto retenedora

 Venta a Persona Natural, se calcula retención siempre y cuando

cumpla con la condición de Agente Retenedor
 Venta a Persona Jurídica, se calcula retención siempre y cuando
cumpla con la condición de Agente Retenedor

 Compra Empresa NO Auto retenedora

 Compra Persona Natural, se calcula retención en todos los casos y

aplica la tarifa de retención definida en la cuenta Ret. Personas Naturales
para Declarante o No Declarante, según sea el caso
 Compra Persona Jurídica se calcula retención en todos los casos
siempre y cuando el tercero no sea auto retenedor y aplica la tarifa de
retención definida en la cuenta Ret. Personas Jurídicas desde el campo
“% Retención

 Compra Empresa Auto retenedora

 Compra Persona Natural, se calcula retención en todos los casos y

aplica la tarifa de retención definida en la “Cta. Crédito Autoret”.

 Compra Persona Jurídica se calcula retención en todos los casos

siempre y cuando el tercero no sea auto retenedor y aplica la tarifa de
retención definida en la “Cta. Crédito Autoret”.
En el siguiente cuadro, se detallan todos y cada uno de los casos en que el programa
calcula o no la retención, en cada documento, con y sin Autoretención, según el tipo de
tercero:

Reg. Control NO Reg. Control

AUTO AUTO
Tipo de Tercero RETENCION RETENCION
F, J, V, Z P,U,Y F, J, V, Z P,U,Y
Auto retenedor R N R N
Jurídica Agente Retenedor R R R R
No Agente Retenedor No Auto retenedor N R N R

Agente Retenedor Declarante R R R R

Agente Retenedor No Declarante R R R R
Natural
No Agente Retenedor Declarante N R N R
No Agente Retenedor No Declarante N R N R

Los señalados como N, son los casos en que NO calcula retención.

Los señalados como R, son los casos en que calcula retención, teniendo en cuenta la
Validación de topes.