Manual de Funciones Secretaria de Educación Del Tolima - Decreto 1500 Del 14 de Noviembre de 2012

República de Colombia
Depariamento del Tolima

Gobernación~-·
DECRETO~-- - 1 5 Oa.
rr 1 NOV 2012
Que mediante acta de fecha 12 y 13 de mayo de 2011, suscrita por el Ministerio de Educación
Nacional y la Secretaría de Educación y Cultura se validó la estructura organizacional, manual
de funciones perfiles y cargos propuestos por la Secretaría de Educación y Cultura de Tolima,
se determinaron las estrategias para la implementación de la estructura y planta de empleos
acordada y se adquirieron unos compromisos sobre el proceso de implementación de la planta
asignada a la Secretaría de Educación y Cultura.
Que mediante CONPES 149 del 27 de marzo de 2012, el Ministerio de Educación Nacional,
asignó los recursos respectivos.
Que en concordancia con lo anteriormente expuesto, se hace necesario, modificar y definir el

nuevo manual de funciones de la Secretaría de Educación y Cultura; fundamentado en la
planta de cargos creada y asignada mediante el Decreto 0697 de 30 de julio de 2012, en las
necesidades del servicio y como consecuencia de la ejecución de las diferentes dimensiones
del proyecto de Modernización liderado por el Ministerio de Educación Nacional y con el fin de
garantizar la debida prestación de los servicios y el ejercicio de las funciones asignadas a la
misma.
Que mediante oficio número 2012EE14827 del 25 de octubre de 2012, la Secretaría de

Educación y Cultura del Departamento del To/íma, remite al Departamento Administrativo de
Asuntos Jurídicos para revisión jurídica y posterior firma del señor Gobernador, el presente
acto administrativo.
Que en mérito de lo expuesto,
DECRETA:
ARTÍCULO PRIMERO: Adoptar el Manual de Funciones, Competencias y Requisitos

Mínimos para los cargos de la planta global de empleos de la Gobernación del Tolima
asignados a la Secretaría de Educación y Cultura determinado a través del documento
"MANUAL ESPECIFICO DE FUNCIONES Y COMPETENCIAS LABORALES", del cual hace
parte el anexo constante de 412 páginas debidamente foliadas y selladas.
ARTÍCULO SEGUNDO: Comuníquese el presente Decreto a la Secretaría Administrativa

y a la Secretaría de Educación y Cultura, así como a los interesados para los efectos
pertinentes.
ARTICULO TERCERO: El presente Decreto rige a partir de la fecha de su expedición y

deroga las disposiciones que le sean contrarias.
COMUNIQUESE Y CUMPLASE
Revisó::
Revisó:
Vo.Bo. Depat1amento Administrativo de Asuntos Jurfdicos - Herminso Ciro
Unidos por la Grandeza del Tolima 2

República de Colombia
Departamento del Tolima
DE~~~n;~nK. - - 1 5 Ü Q
¡1 4 NOV 2012 )
"Por medio del cual se establece el nuevo manual de funciones, competencias y

requisitos mínimos de los cargos asignados a la Secretaria de Educación y Cultura"
EL GOBERNADOR DEL DEPARTAMENTO DEL TOL/MA

En uso de sus facultades constitucionales y legales conferidas por la Ley 715 de 2001 y,
CONSIDERANDO:
Que el numeral 7 del artículo 305 de la Constitución Nacional, establece como atribuciones de
los Gobernadores las de crear, suprimir y fusionar los empleos de sus dependencias, señalar
sus funciones especiales y fijar sus emolumentos con sujeción a la Ley y a las ordenanzas
respectivas.
Que la Secretaría de Educación Departamental se vinculó al proyecto de Modernización de

Secretarías, mediante convenio de cooperación técnica 033 de 2003, celebrado con el
Ministerio de Educación Nacional, el Centro Regional para el Fomento del Libro en América
Latina y el Caribe - CERLALC y el Departamento del Tolima, para la modernización de la
Secretaría de Educación, en desarrollo de la redefinición de la cobertura del programa nuevo
sistema escolar.
Que, mediante el Decreto 0564 de 31 de mayo de 2012, se crearon unos cargos en la planta
de empleos de la Administración Central del Departamento financiada con Recursos del
Sistema General de Participaciones y se asignó la planta de empleos a la Secretaría de
Educación y Cultura del Departamento.
Que la Gobernación del Tolima, a través de la Secretaría de Educación y Cultura, suscribió el

contrato 0676 del 5 de agosto de 201 O, con la empresa Quality Consultoría y Capacitación
E. U, cuyo objeto, entre otros, contiene la ejecución del componente de estructura
organizacional bajo los lineamientos del Ministerio de Educación Nacional y las necesidades
que presente la Secretaría de Educación y Cultura.
Que la empresa Quality Consultoría y Capacitación E.U. entregó el "ESTUDIO TÉCNICO

AJUSTE ESTRUCTURA ORGANIZACIONAL Y FORTALECIMIENTO INSTITUCIONAL DE LA
SECRETARIA DE EDUCACIÓN Y CULTURA DEL TOLIMA", el cual contiene el desarrollo de
la metodología propuesta por el Ministerio de Educación, la aplicación de lineamientos legales
que en materia de modificación de estructuras y plantas de cargos se apliquen y los
requerimientos de la entidad territorial Tolima, para el desarrollo del componente "Estructura
Organizacional" del proyecto de modernización de la Secretaría de Educación y Cultura del
Tolima.
Que, la Secretaría de Educación y Cultura del Departamento del Tolima, siguiendo la

metodología de desarrollo del componente de Estructura Organizacional entregado por el
••. w
Ministerio de Educación Nacional y las necesidades de la entidad territorial, presentó al
Ministerio de Educación Nacional, el estudio técnico necesario para su validación y
, viabilización, así: Guía 1, Cargas de trabajo y Manual de funciones, Guía 2: Entregable del
=leo de ta efilmct,ra y G,;a 3· Comparodóo de Ce,yo,
/ Unidos por la Grandeza del Tolima

oo--31 1 4 NOV 2012
Código:
GOBERNACIÓN DEL TOLIMA SEC-MAN-TH-001
SECRETARIA DE EDUCACION Y CULTURA DEL TOLIMA
SISTEMA INTEGRADO DE GESTION Versión: 01
MACROPROCESO : TALENTO HUMANO Pág. 1 de 412
MANUAL ESPECIFICO DE FUNCIONES Y Vigente desde:

COMPETENCIAS LABORA(ES
MANUAL ESPECIFICO DE
FUNCIONES Y COMPETENCIAS
LABORALES
lbagué, 2012
Este documento es propiedad de la Secretaría de Educación y Cultura del Tolima, quien se reserva todos los derechos
legales sobre el mismo, No es permitida la transferencia o uso de cualquier información contenida en el, sin acuerdo
previo y documentado. ni su reproducción total o parcial por parte de cualquier persona o entidad.
·1 4 NOV 2012
Código:

COMPETENCIAS LABORALES
CONTENIDO
INTRODUCCIÓN 8
1.1 Antecedentes 8
1.2 Alcance 9
2. ESTRATEGIA DE LA SECRETARÍA DE EDUCACIÓN Y CULTURA DEL TOLIMA 10
2.1 Visión 10
2.2 Misión 10
2.3 Política de Calidad 10
2.4 Objetivos de calidad 10
3. ESTRUCTURA ORGANIZACIONAL Y PLANTA DE PERSONAL 12

3.1 Estructura Organizacional por áreas 12
3.2 Estructura por puestos de trabajo 13
3.3 Planta de Personal Propuesta 14
4. COMPETENCIAS DE LOS SERVIDORES PÚBLICOS DE LA SECRETARIA DE

EDUCACION Y CULTURA DEL TOLIMA 21
4.1 Competencias comunes 21
4.2 Competencias Comportamentales por nivel jerárquico de empleos. 23
4.2.1 NIVEL PROFESIONAL 23
4.2.2 NIVEL PROFESIONAL. Se agregan cuando tengan personal a cargo 25
4.2.3 NIVEL TÉCNICO: 26
4.2.4 NIVEL ASISTENCIAL 27
5. DESCRIPCIÓN DE COMITÉS 29
5.1 Comité Directivo 29
5.2 Comité de Calidad Educativa 33
5.3 Comité Departamental de Formación Docente 34
legales sobre el mismo. No es permitida fa transferencia o uso de cualquier información contenida en el, sin acuerdo
Código: ,
GOBERNACIÓN DEL TOLIMA SEC-MAN-TH-0'01
SECRETARIA DE EDUCACJON Y CULTURA DEL TOLIMA
MACROPROCESO : TALENTO HUMANO Pág. 3 de412

5,4 Comité de Capacitación, Bienestar e Incentivos 38
55 Comité del Fondo de Prestaciones Sociales del Magisterio. 40

5.6 Comité Especial de Docentes Amenazados o Desplazados. 42
5.7 Comité de Comunicaciones 44
5.8 Comité de Compras 45
5.9 Comité de Cobertura 47
5.10 Comité de Calidad Administrativa (Sistema de Gestión de Calidad SGC) 49
5.11 Comité de Convivencia Laboral 52
6. DESCRIPCIÓN DE FUNCIONES Y COMPETENCIAS LABORALES 55
6.1 Despacho 55
6.1.1 Secretario de Despacho 55
6.1.2 Secretario Ejecutivo del Despacho 63
6.1.3 Técnico Operativo Despacho 66
6.2 Jurídica 69
6.2.1 Asesor Jurídico 69
6.2.2 Profesional Universitario Jurídica 73
6.2.3 Profesional Universitario Jurídica (Control Disciplinario) 76
6.2.4 Técnico Operativo Jurídica 79
6.2.5 Auxiliar de Servicios Generales (Jurídica) 82
6.3. Planeación 85
6.3.1 Profesional Especializado Planeación 85
6.3.2 Profesional Universitario (Análisis Sectorial y planes y programas) 92
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legales sobre el mismo. No es permitida la transferencia o uso de cualquier información contenida en el, sin acuerdo
previo y documentado, ni su reproducción total o parcial por parte de cualquier persona o entidad.
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Código:

6.3.3 Profesional Universitario (Apoyo Institucional y Gestión del Sistema de Calidad) 99
6.3.4 Profesional Universitario (Apoyo a Planes y Programas y Gestión del Sistema de

calidad) 104
6.3.5 Técnico Operativo Planeación (Sistema de Gestión de la Calidad) 109
6.3.6 Técnico Operativo Planeación 114
6.4 Inspección y Vigilancia 118
6.4.1 Profesional Especializado Inspección y Vigilancia 118
6.4.2 Profesional Universitario Inspección y Vigilancia (Apoyo a Inspección y Vigilancia)

123
6.4.3 Técnico Operativo Inspección y Vigilancia 128
6.5 Comunicación y prensa 131
6.5.1 Profesional Universitario Comunicación y prensa 131
6.6 Dirección de Calidad Educativa 135
6.6.1 Director Calidad Educativa 135
6.6.2 Auxiliar Administrativo Calidad Educativa 140
6.6.3 Profesional Especializado Calidad Educativa (Evaluación Educativa) 143
6.6.3.1 Profesional Universitario (Evaluación Educativa) 148
6.6.3.2 Técnico Operativo (Evaluación Educativa) 152
6.6.4 Profesional Especializado Calidad Educativa (Mejoramiento) 155
6.6.4.1 Profesional Universitario (Apoyo a la Gestión Escolar PMI - Formulación y

Seguimiento) 160
6.6.4.2 Profesional Universitario (Apoyo a la Gestión Escolar PMI - Seguimiento) 164
6.6.4.3 Profesional Universitario (Gestión Escolar PEI, Medios Educativos y proyectos

transversales) 168
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1 4 NOV / 1
Código:
GOBERNACIÓN DEL TOLIMA
SISTEMA INTEGRADO DE GESTION
SEC-MAN-TH-001
Versión: 01
vf

6.6.4.4 Profesional Universitario (Gestión Escolar - Formación) 173
6.6.4.5 Técnico Operativo (Medios Educativos y Mejoramiento) 177
6.7 Dirección de Cobertura Educativa 181
6.7.1 Director de Cobertura Educativa 181
6.7.2 Auxiliar Administrativo Cobertura 187
6.7.3 Profesional Especializado Cobertura Educativa (Acceso) 191
6.7.3.1 Profesional Universitario (Matricula) 197
6.7.3.2 Técnico Operativo (Matricula)
6.7.3.3 Técnico operativo (Acceso) 205
6.7.4 Profesional Especializado Cobertura Educativa (Permanencia) 209
6.7.4.1 Profesional Universitario (Estrategias de Permanencia) 215
6.7.4.2 Profesional Universitario (Atención a Poblaciones Educativas con NEE) 220
6.7.4.3 Técnico operativo (Permanencia) 224
6.8 Dirección Administrativa y Financiera 227
6.8.1 Director Administrativo y Financiero 227
6.8.2 Auxiliar Administrativo Dirección Administrativa y Financiera 235
6.8.3 Profesional Especializado Talento Humano 240
6.8.3.1 Técnico Operativo (Talento Humano- Bienestar Laboral y Capacitación) 246
6.8.3.2 Técnico Operativo (Talento Humano - Salud Ocupacional - Salud y Seguridad) 249
6.8.3.3 Auxiliar Administrativo (Talento Humano). 255
6.8.3.4 Profesional Universitario (Administración de Planta de Personal del Sector

Educativo) 258
'1 4 NOV 2012
Código:

6.8.3.4.1Técnico Operativo (Novedades de Planta) 262
6.8.3.4.2 Auxiliar Administrativo (Novedades de Planta) 266
6.8.3.5 Profesional Universitario (Administración de Nómina del Sector Educativo) 269
6.8.3.5.1 Técnico Operativo (Nómina) 276
6.8.3.5.2 Auxiliar Administrativo (Nómina) 282
6.8.3.6 Profesional Universitario (Carrera y/o Escalafón Docente y Carrera Administrativa)

285
6.8.3.6.1 Técnico Operativo (Carrera _Escalafón Docente y Carrera Administrativa) 289
6.8.3.6.2 Auxiliar Administrativo (Carrera _Escalafón y Carrera Administrativa) 292
6.8.3.7 Profesional Universitario (Prestaciones Sociales del Magisterio del Sector

Educativo) 298
6.8.3.7.1 Técnico Operativo (Prestaciones Sociales del Sector Educativo) 302
6.83.7.2 Auxiliar Administrativo (Prestaciones Sociales del sector Educativo) 311
6.8.3.8 Técnico Operativo (Historias Laborales). 314
6.8.3.8.1 Auxiliar Administrativo (Historias Laborales) 320
6.8.4 Profesional Especializado (Atención al Ciudadano y Gestión Documental) 323
6.8.4.1 Profesional Universitario (Atención al Ciudadano del Sector Educativo) 323
6.8.4.1.1 Auxiliar Administrativo Atención al Ciudadano 332
6.8.4.2 Profesional Universitario (Gestión Documental) 338
6.8.4.2.1 Técnico Operativo (Gestión Documental) 341
6.8.4.2.2 Auxiliar Administrativo (Gestión Documental) 344
6.8.5 Profesional Especializado Gestión de Tecnología Informática y Comunicaciones

del Sector Educativo 347
Este documento es propiedad de la Secretaría de Educación y Cultura del Tofima, quien se reserva todos los derechos
1 4 NOV 2012
Código:

6.8.5.1 Profesional Universitario (Gestión de Tecnología Informática y de

Comunicaciones del Sector Educativo) 353
6.8.5.2 Profesional Universitario (Gestión de Tecnología - Sistemas de Información del

sector Educativo) 358
6.8.5.3 Técnico Operativo Gestión Tecnológica 363
6.8.6 Profesional Especializado ( Gestión Administrativa del Sector Educativo) 367
6.8.6.1 Profesional Universitario (Contratación).
6.8.6.2 Profesional Universitario (Recursos Físicos). 375
6.8.6.2.1 Técnico Operativo (Gestión Administrativa - Recursos Físicos). 379
6.8.6.2.2 Auxiliar Administrativo (Recursos Físicos). 382
6.8.7 Profesional Especializado Gestión Financiera 385
6.8.7.1 Profesional Universitario Gestión Financiera. 390
6.8.7.2 Profesional Universitario (Contabilidad). 394
6.8.7.3 Técnico Operativo (Presupuesto) 398
6.8.7.4 Auxiliar Administrativo (Presupuesto). 407
6.8.7.5 Técnico Operativo (Gestión Financiera) 401
6.8.7.6 Auxiliar Administrativo (Gestión Financiera - Tesorería) 410
previo y documentado, ni su reproducción rotal o parcial por parte de cualquier persona o entidad.
1 5 o o- -=lli
Código:

INTRODUCCIÓN
Este Manual es un instrumento de Administración de Personal mediante el cual se establece la

estructura organizacional, las funciones y los perfiles exigidos para el desempeño de los empleos
que conforman la planta de personal de la Secretaria de Educación y Cultura del Tolima.
Este documento recopila la información correspondiente al quehacer de los funcionarios en cada

uno de sus cargos, describiendo la participación de cada cargo en los Macroprocesos y
procedimientos diseñados y de acuerdo con el nivel ocupacional, el perfil que requiere el titular en
términos de educación, formación, habilidades y experiencia. También se describen las
responsabilidades asignadas y el funcionamiento de los diferentes comités que apoyan la
ejecución de determinados procesos en la Secretaria.
De la misma manera, dentro del ejercicio de estructura se determina la planta de personal básica
necesaria para que la Secretaria funcione de manera adecuada y eficiente, con base en las cargas
de trabajo calculadas a partir de las actividades que se ejecutan para desarrollar los diferentes
procesos.
Este Manual está dirigido a cada uno de los servidores públicos de la Secretaria de Educación y
Cultura del Tolima que aportan con su trabajo al cumplimiento de sus objetivos, así como a quien
pueda estar interesado en conocer información más detallada sobre la manera como está
organizada la Secretaria en términos de distribución de cargos y responsabilidades de cada uno.
1.1 Antecedentes
Este documento es el resultado del ejercicio realizado por la Secretaria de Educación y Cultura del
Tolima, para ajustar su estructura organizacional, partiendo del referente conceptual proporcionado
por el Ministerio de Educación y Cultura Nacional.
Dentro del modelo definido por el MEN, se definieron 4 tipologías de estructura, las cuales
corresponden a estructuras organizacionales acordes con una gestión por procesos y que varían
dependiendo del tamaño de las secretarias y de su naturaleza (departamental o municipal y
distrital). Cada una de las secretarias de educación certificadas fue clasificada en una de las 4
tipologías definidas. Cada estructura tipificada contempla las áreas necesarias para que una
Secretaria certificada encargada de la administración del servicio educativo pueda ejecutar todos
los procesos diseñados, tanto misionales como de apoyo.
Con el fin de facilitar la construcción de un referente para todas las secretarias, se utilizó tipos de
cargos en lugar de grados específicos para cada uno. Estos tipos de cargos están basados en

rangos que permiten diferenciar los roles de funcionarios dentro de un mismo nivel de carrera, de
acuerdo con las características de su intervención en cada uno de los procesos. Los niveles de
carrera son los niveles jerárquicos definidos por el Decreto 785 de 2005 para los Entes
Territoriales.
La definición de perfiles se realizó con base en los tipos y rangos de cargos mencionados, con lo
cual se procedió a elaborar la descripción y los perfiles específicos de cada uno de los cargos
contemplando los requisitos mínimos en cuanto a estudios y a experiencia para cada cargo. Se
definen igualmente los conocimientos específicos y áreas de estudios para cada cargo.
1.2 Alcance
Tomando en consideración lo descrito anteriormente en éste documento se encontrará la
estructura definida para la Secretaría de Educación y Cultura del Tolíma, incluyendo perfiles y
planta de cargos.
Los perfiles de los cargos - principalmente los misionales - fueron enriquecidos con las
definiciones de cargos que se manejan al interior del Ministerio de Educación para la ejecución de
los ejes de política del sector.
Así mismo y teniendo en cuenta que la implantación de los procesos dentro de la Secretaría
requiere la asignación de Supervisores de Educación a su ejecución, se incluye dentro de este
documento un numeral adicional que da claridad sobre la definición de funciones para estos cargos
siguiendo los lineamientos definidos por la Ley 715 de 2001.
1 4 NOV 2012
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GOBERNACIÓN DEL TOLIMA SEC-MAN-TH-001 t
MACROPROCESO : Pág. 10 de 412
Vigente desde:
2. ESTRATEGIA DE LA SECRETARÍA DE EDUCACIÓN Y CULTURA DEL TOLIMA
El aporte que cada funcionario da a su cargo debe estar alineado a la estrategia de la Secretaría
de Educación y Cultura; misión, visión, política y objetivos de calidad.
Para que el lector logre una contextualización y una mirada general a la razón de ser de la
Secretaria, a continuación se describe la visión, la misión y sus objetivos.
2.1 Visión
Seremos una Secretaria líder a nivel nacional, en la administración y desarrollo del sistema
educativo y cultural, generadora de procesos investigativos, innovador, moderno y pedagógico,
para coadyuvar al desarrollo humano y mejoramiento de la calidad de vida de la comunidad
tolimense.
2.2 Misión
Lideramos y garantizamos la prestación integral del servicio educativo y cultural a la comunidad
tolimense, con altos indices de calidad, cobertura, permanencia y eficiencia; a través del uso
adecuado de nuevas tecnologias, apoyado por personal altamente calificado y regido por
principios éticos, basados en un sistema de gestión por procesos y mejoramiento continuo.
2.3 Política de Calidad

Nuestro compromiso con la comunidad tolimense y partes interesadas, es garantizar una efectiva
gestión pública. Cumpliendo con la legislación vigente, bajo parámetros de oportunidad,
pertinencia y equidad, contando con procesos eficaces, proveedores confiables, personal idóneo y
tecnología adecuada, apoyados en un Sistema Integrado de Gestión que conlleve al mejoramiento
continuo de la Entidad.
2.4 Objetivos de calidad

Con el ánimo de asegurarse de medir y controlar el SGC frente al servicio que se presta, se han
definido los siguientes objetivos de acuerdo con las funciones y niveles pertinentes de operación:
• Mejorar la calidad educativa impartida a los estudiantes de educación básica y medía del
Departamento, tomando como referente los resultados de las pruebas internas y externas
del gobierno nacional, generando acciones encaminadas al diseño de planes estratégicos
de mejoramiento institucional y de formación docente, coherente y pertinente con las
necesidades en materia educativa.
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Código: , ..''J
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• Garantizar el progreso en el entorno educativo, la cobertura y la calidad de la educación,

mediante el mejoramiento continuo de la infraestructura física y tecnológica de los
establecimientos educativos.
• Garantizar que el personal administrativo, directivo docente y docentes vinculados al
sector, cumplan con los requisitos establecidos en la normatividad legal vigente y cuenten
con el perfil requerido para la eficiente prestación del servicio.
• Capacitar permanentemente el talento humano administrativo, directivo docente y docente
para mejorar las competencias laborales y contar con personal calificado, que permita de
manera eficiente y eficaz dar cumplimiento a la misión.
• Satisfacer las expectativas de la comunidad educativa y cultural del Departamento,
mediante la medición constante de satisfacción y la generación de estrategias que
incrementen la eficiencia, eficacia y efectividad en la prestación del servicio.
• Diseñar e implementar políticas culturales que promuevan espacios de formación y
desarrollo, con el fin de fortalecer las diferentes expresiones artísticas y culturales del
Departamento del Tolima.
• Desarrollar procesos de investigación e innovación orientados a la generación de
conocimiento, diseño y producción de nuevos valores, teorías, modelos, sistemas. entre
otros.
• Contar con proveedores calificados que ofrezcan productos y servicios innovadores, con
precios competitivos y con las mejores condiciones de calidad del mercado.
• Contribuir al mejoramiento de la gestión institucional mediante la certificación del Sistema
de Gestión de Calidad.
'1 4 NOV 2012
Código:
GOBERNACIÓN DEL TOLIMA SEC-MAN-TH-001 i

3. ESTRUCTURA ORGANIZACIONAL Y PLANTA DE PERSONAL
3.1 Estructura Organizacional por áreas

Esta estructura es el resultado de las tipificaciones trabajadas y definidas con el Ministerio de
Educación Nacional, así como del análisis de diferentes variables y de los definidos en la cadena
de valor.
En esta estructura se muestra la Secretaría de Educación y Cultura del Tolima, por áreas de
trabajo para visualizar de manera general la conformación de la misma.
w .
GOBERNAC!ON DEL TOLIMA
SECRETARIA DE EDUCACIÓN Y CULTURA DEL TOLIMA
ESTRUCTURA ORGANIZACIONAL
Despacho
Código: NIA
Versión: 01
Fecha: 0410312011
Planeación ------- --------~ Jurídica
Inspección _______________ Comunlcaclóny

y vígilancia Prensa
- - ~ -~--,
1 1- , , • :J,; l,
Gei:stión del Talen

Evaluación educativa Humano
Mejoramiento Ateneión al Ciudad

Gm,llón Dc;icumen
1 4 NOV 201 .,,;;t
-------r---.;.;_;::.;.__,:.><..,_.,~....,,"',J -~!)
Código:

3.2 Estructura por puestos de trabajo

El origen de esta estructura parte de los resultados de los diseños detallados de procesos, la
asignación de cargos a las actividades de los procesos y de las cargas de trabajo que se midieron
en la fase de diagnóstico para poder establecer el número de personas por cargos.
La estructura organizacional se conforma por cuatro niveles. los cuales se definen de la siguiente
manera:
• Nivel Directivo: Comprende los empleos a los cuales corresponden funciones de dirección
general, de formulación de políticas institucionales y de adopción de planes, planes y
programas
• Nivel Asesor: Agrupa los empleos cuyas funciones consisten en asistir, aconsejar y asesorar
directamente a los empleados públicos del nivel directivo.
• Nivel Profesional: Agrupa los empleos cuya naturaleza demanda la ejecución y aplicación de
los conocimientos propios de cualquier carrera profesional, diferente a la técnica profesional y
tecnológica, reconocida por la ley y que según su complejidad y competencias exigidas les
puede corresponder funciones de coordinación (para profesional especializado), supervisión y
control de áreas internas encargadas de ejecutar los planes, programas y proyectos
institucionales.
• Nivel Técnico: Comprende los empleos cuyas funciones exigen el desarrollo de procesos y
procedimientos en labores técnicas misionales y de apoyo, así como las relacionadas con la
aplicación de la ciencia y la tecnología.
• Nivel Asistencial: Comprende los empleos cuyas funciones implican el ejercicio de actividades
de apoyo y complementarias de las tareas propias de los niveles superiores o de labores que
se caracterizan por el predominio de actividades manuales o tareas de simple ejecución.
1 4 NDV 2012
Código:

3.3 Planta de Personal Propuesta

Grado #
Nombre del cargo NIVEL ID Dependencia Segundo Nivel
n Cargos
020-03 Secretario de Despacho Directivo 6.1.1. Despacho de la Secretaría 1
470-04 Auxiliar de Servicios Generales Asistencial 6.1.1.1 Jurídica 1
314-05 Técnico Operativo (Despacho) Técnico 6.1.1.2. Despacho de la Secretaría 1
105-01 Asesor Jurídica {Coordinador) Asesor 6.2.1. Jurídica 1
Profesional Universitario (Jurídica)

219-02 Profesional 6.2.2. Jurídica 2
Recursos Propios
219-04 Profesional Universitario Profesional 6.2.3. Jurídica 1
314-05 Técnico Operativo (Jurídica) Técnico 6.2.4. Jurídica 1
Secretario (Recursos Propios -

440-02 Asistencial 6.2.5. Jurídica 1
Conocimientos en Jurídica)
Profesional Especializado Planeación Profesional

222-06 6.3.1. Planeación 1
{Coordinador) Especializado
Profesional Universitario (Análisis Sectorial -

219-04 Profesional 6.3.2. Planeación 1
Planes, programas y proyectos}
Profesional Universitario (Apoyo Institucional y

Gestión del sistema de Calidad)
Profesional Universitario (Apoyo a Planes y

Programas y Gestión del Sistema de Calidad)
Técnico Operativo Planeación {Sistema de

314-05 Técnico 6.3.5. Planeación 1
Gestión de la Calidad)
.1 4 NOV 2012, ,
Código:
GOBERNACIÓN DEL TOLIMA SEC-MAN-TH-001.

Grado #
(') Cargos
314-05 Técnico Operativo (Planeación) Técnico 6.3.6. P!aneación 1
Profesional Especializado Inspección y Profesional

222-06 6.4.1. Inspección y Vigilancia 1
Vigilancia (Coordinador) Especializado
Profesional Universitario (Inspección y

219-04 Profesional 6.4.2. lnspecdón y Vigilancia 1
Vigilancia)
314-05 Técnico Operativo (Inspección y Vigilancia) Técnico 6.4.3. Inspección y Vigilancia 1
219-04 Profesional Universitarlo (Comunicaciones) Profesional 6.5 Comunicación y Prensa 1
D;rector de Gestión de Calidad Educativa -

009-01 Directivo 6.6.1. Calidad Educativa 1
Recursos Proe_ios
407-10 Auxiliar Administrativo (Calidad Educativa) Asistencia! 6.6.2. Calidad Educativa 1
Profesional Especializado (Evaluación Profesional

222-06 6.6.3. Calidad Educativa 1
Educativa) - (Coordinador) Especializado
Profesional Universitario (Evaluación de !a

219-04 Profesional 6.6.3.1. Calidad Educativa 2
Calidad Educativa)
314-05 Técnico Operativo (Evaluación Educativa) Técnico 6.6.3.2. Ca!ldad Educativa 2
Profesional Especializado (Mejoramiento) - Profesional

222-06 6.6.4. Calidad Educativa 1
(Coordinador) Especializado
Profesional Universitario (Apoyo a la Gestión

219-04 Profesional 6.6.4.1. Calidad Educativa 1
Escolar PMI - Formulación y Seguimiento)
Profesional Universitario (Gestión Escolar PMI

219-04 Profesional 6.6.4.2. Calldad Educativa 1
- Seguimiento)
.-------r----------L1....>L.!.!o~o!.......-_-....a.l,ill_..~_:_1_4....:.N:..:..OV:..._2=0..:.:12:__,/;> . _\
Código:

Grado #
n Cargos
Profesional Universitario (Gestión Escolar PEI

219-04 - Medios Educativos y Proyectos Profesional 6.6.4.3. Calidad Educativa 1
Transversales)
Profesional Universitario (Gestión Escolar - Calidad Educativa 1

219-04 Profesional 6.6.4.4.
Formación)
Técnico Operativo (Mejoramiento y Medios Técnico 6.6.4.5. Calidad Educativa 1

314-05
Educativos)
Director Gestión de la Cobertura Educativa 1

009-01 Directivo 6.7.1. Cobertura Educativa
- Recursos Proe_ios
407-08 Auxiliar Administrativo (Cobertura Educativa) Asistencial 6.7.2. Cobertura Educativa 1
222-06
Profesional Especializado (Acceso) - Profesional
6.7.3. Cobertura Educativa 1
(Coordinador) Especializado
219-04 Profesional Universitario (Matrícula) Profesional 6.7.3.1. Cobertura Educativa 1
314-05 Técnico Operativo {Matrícula) Técnico 6.7.3.2. Cobertura Educativa 1
314-05 Técnico Operativo {Acceso) Técnico 6.7.3.3. Cobertura Educativa 1
Profesional Especializado (Coordinador de Profesional

222-06 6.7.4 Cobertura Educativa 1
Permanencia) Especializado
Profesional Universitario (Estrategias de

219-04 Profesional 6.7.4.1. Cobertura Educativa 1
Permanencia)
Profesional Universitario (Atención a 1

219-04 Profesional 6.7.4.2. Cobertura Educativa
Poblaciones)
314-05 Técnico Operativo (Permanencia) Técnico 6.7.4.3. Cobertura Educativa 1
Este documemo es propiedad de la Secretaría de Educación y Cultura del To!ima, quien se reserva todos los derechos
{1 4 NOV 20 ,,
Código:

Grado #
(') Cargos
Director Administrativo ~ Financiero Administrativa I:'.'. Financiera -

009-01
(Recursos ProQ.ios)
Directivo 6.8.1.
Dese_acho Dirección 1
Auxiliar Administrativo (Dirección Administrativa y Financiera -

407-10 Asistencial 6.8.2. 1
Administrativa y Financiera) Despacho Dirección
Auxiliar de Servicios Generales (Dirección Asistencial Administrativa y Financiera -

470-04 6.8.3. 1
Administrativa y Financiea) Despacho Dirección
Profesional Especializado Talento Humano Profesional Administrativa y Financiera -

222-06 6.8.4. 1
- (Coordinador) Especializado Talento Humano
Administrativa y Financiera -
314-05
Técnico Operativo (Talento Humano - Técnico 6.8.4.1.
Talento Humano - Desarrollo
1
Desarrollo Personal Bienestar y capacitación) Humano Bienestar Laboral y
Capacitación)
Admínistrat1va y Financiera -
Técnico Operativo {Talento Humano - Talento Humano - Desarrollo 1
314-05 Técnico 6.8.4.2.
Desarrollo Personal - Salud Ocupacional) Humano Salud Ocupacional
Técnico Operativo (Talento Humano -
314-05 Técnico 6.8.4.3. Talento Humano - Desarrollo 1
Desarrollo Personal - Selección e lnducclón Humano Salud Ocupacional
Auxiliar Administrativo (Talento Humano - Administrativa y Financiera -

407-08 Asistencial 6.8.4.4. 1
Desarrollo Personal Bienestar) Talento Humano
219-04
Profesional Universitario {Planta Sector
Profesional 6.8.4.5
Administrativa y Financiera - 1
Educativo) Talento Humano
314-05 Técnico Operativo {Planta - Sector Educativo) Técnico 6.8.4.6. 2
Talento Humano
Auxiliar Administrativo (Planta - Sector Administrativa y Financiera -

407-10 Asistencial 6.8.4.7. 2
Profesional Universitario (Nómina del sector Administrativa y Financiera -

219-04 Profesional 6.8.4.8 1
Técnico Operativo (Nómina del Sector Administrativa y Financiera -

314-05 Técnico 6.8.4.10. 1
Este documento es propiedad de la Secretaría de Educación y Cultura del To/ima, quien se reserva todos los derechos
!:,.,,
··>•L
1' llA NOV 2012
Código:

Grado #
n Cargos
Técnico Operativo (Nómina del Sector Administrativa y Financiera -

314-05 Técnico 6.8.4.11. 1
Auxiliar administrativo (Nómina del Sector Asistencial Administrativa y Financiera -

407-08 6.8.4.12. 1
Profesional Universitario (Carrera Sector Administrativa y Financiera -

219-04 Profesional 6.8.4.13. 1
314-05 Técnico Operativo (Carrera Sector Educativo) Técnico 6.8.4.14.

Talento Humano
Auxiliar Administrativo (Carrera Sector Administrativa y Financiera -

407-10 Asistencial 6.8.4.15. 1
Auxiliar Administrativo (Carrera Sector Administrativa y Financiera -

407-08 Asistencial 6.8.4.16. 2
219-04
Profesional Universitario (Prestaciones del
Profesional 6.8.4.17.
Sector Educativo) Talento Humano
314-05
Técnico Operativo (Prestaciones del Sector Técnico 6.8.4.18.
Administrativa y Financlera - 1
Técnico Operativo (Prestaciones del Sector Técnico Administrativa y Financiera -

314-05 6.8.419 1
Secretario Administrativa y Financiera -

440-07 Asistencial 6.8.4.20 1
(Prestaciones} Talento Humano
Auxiliar Administrativo (Prestaciones del Administrativa y Financiera -

407-08 Asistencial 6.8.4.21. 1
Sector Educativo} Talento Humano
314-05 Técnico Operativo (Historias laborales) Técnico 6.8.4.22 1
Talento Humano
407-10 Auxiliar Administrativo (Historias Laborales} Asistencial 6.8.4.23. 2
Talento Humano
·-¡:~:>\
-oo- - 1 4 NOV 2012 '
Código:
\ti
Versión: 01

Grado #
n Cargos
407-08 Auxiliar Administrativo {Gestión Documental) Asistencial 6.8.4.24.

Talento Humano
Profesional Especializado (Atención al Profesional Administrativa y Financiera -

222-06 Ciudadano y Gestión Documental - 6.8.5. Atención al Ciudadano y 1
Especializado
(Coordinador)) Gestión Documental
Profesional Universitario (Atención al 1
219-04 Profesional 6.8.5.1. Atención al Ciudadano y
Ciudadano) Gestión Documental
Auxiliar Administrativo (Atención al

407-08 Asistencial 6.8.5.2. Atención al Ciudadano y 5
Ciudadano) Gestión Documental
Auxiliar Administrativo (Atención al
407-04 Asistencial 6.8.5.3. Atención al Ciudadano y 1
Ciudadano) - Recursos Propios Gestión Documental
Profesional Universitario (Gestión
219-04 Profesional 6.8.5.4. Atención al Ciudadano y 1
Documental) Gestión Documental
314-05 Técnico Operativo (Gestión Documental) Técnico 6.8.5.5. Atención al Ciudadano y 1
Gestión Documental
407-08 Auxiliar Administrativo (Gestión Documental) Asistencia! 6.8.5.6. Atención al Ciudadano y 2
Gestión Documental
Profesional Especializado (Gestión de Administrativa y Financiera -
Tecnología Informática y de Profesional Gestión de Tecnología
1
222-06 6.8.6.
Comunicaciones del Sector Educativo - Especializado Informática y
(Coordinador) Comunicaciones
Profesional Universitario (Gestión Tecnología
219-04 Profesional 6.8.6.1. Gestión de 1
Tecnológica) Informática y Comunicaciones
Profesional Universitario (Gestión Tecnología 1
219-04 Profesional 6.8.6.2. Gestión de
Tecnológica) Informática y Comunicaciones
314-05 Técnico Operativo (Gestión Tecnológica) Técnico 6.8.6.3 Gestión de Tecnología 4
Informática y Comunicaciones
Profesional Especializado (Gestión Profesional Administrativa y Financiera -

222-06 6.8.7. 1
Administrativa - (Coordinador)) Especializado Gestión Adm.
1 5 o o- .:.:al
I
1 4 NOV 2012 /
Código: Í
GOBERNACIÓN DEL TOLIMA SEC-MAN-TH-001'

Grado #
(') Cargos
i Administrativa y Financiera -
219-04 Profesional Universitario (Contratación) Profesional . 6.8.7.1 1
1 Gestión Adm.
219-04 Profesional Universitario (Recursos Físicos) Profesional 1 6.8.7.2. 1
Gestión Adm.
219-04 Profesional Universitario (Recursos Físicos) Profesional 6.8.7.2. 1
Gestión Adm.
314-05 Técnico Operativo (Almacén) Técnico 6.8.7.3 1
Gestión Adm.
407-08 Auxiliar Administrativo (Recursos Físicos) Asistencial 6.8.7.4 1
Gestión Adm.
Profesional Especializado (Gestión Profesional Administrativa y Financiera -

222-06 6.8.8. 1
Financiera - Coordinador) Especializado Gestión Financiera
Admlnistrativa y Financiera -
219-04 Profesional Universitario (Gestión Financiera) Profesional 6.8.8.1. 1
Gestión Financiera
Profesional Universitario (Gestión Financiera Administrativa y Financiera -

219-04 Profesional 6.8.8.2. 1
(Contabilidad)) Gestión Financiera
Técnico Operativo (Gestión Financiera Administrativa y Financiera -

314-05 Técnico 6.8.8.3. 3
(Presupuesto)) Gestión Financiera
Técnico Operativo (Gestión Financiera Admlnistrativa y Financiera -

314-05 Técnico 6.8.8.4. 1
407-10
Auxiliar Administrativo (Gestión Financiera -
Asistencial 6.8.8.5.
Presupuesto) Gestión Financiera
Auxiliar Administrativo (Gestión Financiera Administrativa y Financiera - 1

407-08 Asistencial 6.8.8.6.
Auxiliar Administrativo (Gestión Financiera Administrativa y Financiera -

407-08 Asiste~cial 6.8.87. 1
(Tesorería)) Gestión Financiera
TOTAL DE CARGOS ASIGNADOS A lA SECRETARÍA DE EDUCACIÓN 108
legales sobre el mismo. No es permitida la transferencia o uso de cualquier información contenida en el. sin acuerdo
w,

4. COMPETENCIAS DE LOS SERVIDORES PÚBLICOS DE LA SECRETARIA DE

EDUCACION Y CULTURA DEL TOLIMA
4.1 Competencias comunes

Las competencias comunes que adoptan para los diferentes empleos a que se refiere el presente
manual específico de funciones y de competencias laborales serán las siguientes:
COMPETENCIAS DEFINICIÓN DE LA CONDUCTAS

COMPETENCIA ASOCIADAS
• Cumple con oportunidad en función

de estándares, objetivos y metas
establecidas por la entidad, las
funciones que le son asignadas.
• Asume la responsabilidad por sus
Realizar las funciones y
resultados.
cumplir los
Orientación a • Compromete recursos y tiempos para
compromisos
resultados mejorar la productividad tomando las
organ izacionales con
medidas necesarias para minimizar
eficacia y calidad.
los riesgos.
• Realiza todas las acciones necesarias
para alcanzar los objetivos propuestos
enfrentando los obstáculos que se
presentan.
Dirigir las decisiones y • Atiende y valora las necesidades y

acciones a la peticiones de los usuarios y de
satisfacción de las ciudadanos en general.
necesidades e intereses • Considera las necesidades de los
Orientación al usuario y de los usuarios internos usuarios al diseñar proyectos o
al ciudadano y externos de servicios.
conformidad con las • Dar respuesta oportuna a las
responsabilidades necesidades de los usuarios de
públicas asignadas a la conformidad con el servicio que ofrece
entidad. la entidad.
• Establece diferentes canales de
1 4 NOV 2012 \
Código:
GOBERNACIÓN D°EL
LIMA SEC-MAN-TH-001
Versión: 01 rr})


comunicación con el usuario para
conocer sus necesidades y
propuestas y responde a las mismas.
• Reconoce la interdependencia entre
su trabajo y el de otros.
• Proporciona información veraz,

objetiva y basada en hechos.
Hacer uso responsable • Facilita el acceso a la información
y claro de los recursos relacionada con sus
públicos, eliminando responsabilidades y con el servicio a
cualquier cargo de la entidad que labora.
Transparencia discrecionalidad • Demuestra imparcialidad en sus
indebida en su decisiones.
utilización y garantizar el • Ejecuta sus funciones con base en las
acceso s la información normas y criterios aplicables.
gubernamental. • Utiliza los recursos de la entidad para
el desarrollo de las labores y la
prestación del servicio.
• Promueve las metas de la

organización y respeta normas.
Alinear el propio • Antepone las necesidades de la
comportamiento a las organización a sus propias
Compromiso con la necesidades.
necesidades,
organización metas • Apoya la organización en situaciones
prioridades y
organizacionales. difíciles.
• Demuestra sentido de pertenencia en
todas sus actuaciones.
legales sobre el mismo. No es permitida la transférencia o uso de cualquier información contenida en el, sin acuerdo
1 4 NOV 2012:
Código:

4.2 Competencias Comportamentales por nivel jerárquico de empleos

Las competencias comportamentales que se adoptan por nivel jerárquico de empleos, que como
mínimo, se requieren para desempeñar los empleos en la Secretaría de Educación y Cultura del
Tolima, a los que se refiere el presente manual específico de funciones y competencias
laborales, serán las siguientes:
4.2.1 NIVEL PROFESIONAL

• Aprende la experiencia de otros y de

la propia.
• Se adapta y aplica nuevas
tecnologías que se implementen en la
organización.
Adquirir y desarrollar
Aprendizaje continuo • Aplica los conocimientos adquiridos a
permanentemente
los desafíos que se presentan en
conocimientos, destrezas
desarrollo del trabajo.
y habilidades, con el fin
• Investiga, indaga y profundiza en los
de mantener altos
temas de su entorno o área de
estándares de eficacia
desempeño.
organizacional.
• Reconoce las propias limitaciones y
las necesidades de mejorar su
preparación.
• Asimila nueva información y la aplica
correctamente.
• Analiza de un modo sistemático y

racional los aspectos del trabajo,
basándose en la información
relevante.
Aplica el conocimiento • Aplica reglas básicas y conceptos
profesional en la complejos aprendidos.
resolución de problemas y • Identifica y reconoce con facilidad las
transferirlo a su entorno causas de los problemas y sus
Experiencia profesional
laboral. posibles soluciones.
• Clarifica datos o situaciones
complejas.
• Planea, organiza y ejecuta múltiples
tareas tendientes a alcanzar
resultados institucionales.
Trabajo en equipo y Trabajar con otros de • Coopera en distintas situaciones v
1 5 oo- -,di 1 4 NOV 2012
Código:


colaboración forma conjunta y de comparte información.
manera participativa, • Aporta sugerencias, ideas y
integrando esfuerzos para opiniones.
la consecución de metas • Expresa expectativas positivas del
institucionales comunes. equipo o de los miembros de los
mismos.
• Planifica las propias acciones
teniendo en cuenta la repercusión de
las mismas para la consecución de
los objetivos grupales.
• Establece diálogo directo con los
miembros del equipo que permita
compartir información e ideas en
condiciones de respeto y cordialidad.
• Respeta criterios dispares y distintas
opiniones del equipo.
• Ofrece respuestas alternativas.

• Aprovecha las oportunidades y
problemas para dar soluciones
novedosas.
• Desarrollo nuevas formas de hacer y
Generar y desarrollar
Creatividad e tecnologías.
nuevas ideas , conceptos,
Innovación • Busca nuevas alternativas de
métodos y soluciones
solución y se arriesga a romper
esquemas tradicionales.
• Inicia acciones para superar los
obstáculos y alcanzar metas
específicas.
1500-- J 4 NOV 201
Código:. '

4.2.2 NIVEL PROFESIONAL. Se agregan cuando tengan personal a cargo
COMPETENCIA DEFINICIÓN DE LA CONDUCTAS ASOCIADAS

COMPETENCIA
• Establece los objetivos del grupo de

forma clara y equilibrada
• Asegura que los integrantes del grupo
compartan planes, programas y
Asumir el rol de proyectos institucionales.
coordinador, orientador y • Orienta y coordina el trabajo del grupo
guia de un grupo o equipo para la identificación de planes y
de trabajo, utilizando la actividades a seguir.
Liderazgo de Grupos de Facilita la colaboración con otras áreas y
autoridad con arreglo a las •
Trabajo normas y promoviendo la dependencias.
efectividad en la • Escucha y tiene en cuenta las opiniones
consecución de objetivos y de los integrantes del grupo.
metas institucionales. • Gestiona los recursos necesarios para
poder cumplir con las metas propuestas.
• Garantiza que el grupo tenga la
información necesaria
• Explica las razones de las decisiones.
• Elige alternativas de soluciones efectivas

y suficientes para atender los asuntos
encomendados.
• Decide y establece prioridades para el
trabajo del grupo.
• Asume posiciones concretas para el
Elegir entre una o varias manejo de temas o situaciones que
alternativas para demandan su atención.
solucionar un problema y • Efectúa cambios en las actividades o en
Toma de decisiones la manera de desarrollar sus
tomar las acciones
concretas y consecuentes responsabilidades cuando detecta
con la elección realizada. dificultades para su realización o mejores
prácticas que pueden optimizar el
desempeño.
• Asume las consecuencias de las
decisiones adoptadas.
• Fomenta la participación en la toma de
decisiones.
Este documenro es propiedad de la Secretaria de Educación y Cultura del Tolima, quien se reserva todos los derechos
1500-- 1 4 NOV 20
Código: l'
1-----s-1s_T_E_M_A_1,..N_T_E_G_RA_D_o_D_E_G_E_s_T_1o_N_ _ _-+_ _v_e_rs_i_ó_n:_0_1_;,.--1 ~1 ) /
MACROPROCESO: TALENTO HUMANO Pág. 26 de412~ w

Vigente desde:
4.2.3 NIVEL TÉCNICO:

• Capta y asimila con facilidad
conceptos e información.
• Aplica el conocimiento técnico a las
actividades cotidianas.
• Analiza la información de acuerdo
Experticia Técnica con las necesidades de la
Entender y aplicar los organización.
conocimientos técnicos • Comprende los aspectos técnicos y
del área de desempeño y los aplica al desarrollo de procesos y
mantenerlos actualizados. procedimientos en los que está
involucrado.
• Resuelve problemas utilizando sus
conocimientos técnicos de su
especialidad y garantizando
indicadores y estándares
establecidos.
• Identifica claramente los objetivos

Trabajar con otros para del grupo y orienta su trabajo a la
conseguir metas consecución de los mismos.
comunes. • Colabora con otros para la
Trabajo en equipo
realización de actividades y metas
grupales.
• Propone y encuentra formas nuevas

y eficaces de hacer las cosas.
Creatividad e
innovación Presentar ideas y • Es recursivo.
métodos novedosos y • Es práctico
concretarlos en acciones. • Busca nuevas alternativas de
solución.
• Revisa permanentemente los
procesos y procedimientos para
optimizar los resultados.
1500-- 1 4 NOV 2012
Código: ,
GOBERNACIÓN DEL TOLIMA SEC-MAN-TH-001 •'

4.2.4 NIVEL ASISTENCIAL:

• Evade temas que indagan sobre
información confidencial.
• Recoge sólo información
imprescindible para el desarrollo de
la tarea.
Manejo de la • Organiza y guarda de forma
información. Manejar con respeto las
informaciones personales adecuada la información a su
e institucionales de que cuidado, reteniendo en cuanta las
dispone. normas legales y de la organización.
• No hace pública información laboral
o de las personas que pueda afectar
la organización o las personas.
• Es capaz de discernir que se puede
hacer público y que no.
• Transmite información oportuna y
objetiva.
Enfrentarse con
flexibilidad y versatilidad a • Acepta y se adapta fácilmente a los
situaciones nuevas para cambios.
Adaptación al cambio aceptar los cambios • Responde al cambio con flexibilidad.
positiva y • Promueve el cambio.
constructivamente.
• Acepta instrucciones aunque se

difiera de ellas.
Adaptarse a las políticas • Realiza los cometidos y tareas del
institucionales y buscar
puesto de trabajo.
Disciplina información de los
• Acepta la supervisión constante.
cambios en la autoridad
• Realiza funciones orientadas a
competente.
apoyar la acción de otros miembros
de la organización.
1 4 NOV 2
Código:


• Escucha con interés a las personas
Establecer y mantener y capta las preocupaciones,
relaciones de trabajo intereses y necesidades de los
amistosas y positivas, demás.
Relaciones
basadas en la • Transmite eficazmente las ideas,
Interpersonales
comunicación abierta y sentimientos e información
fluida y en el respeto por impidiendo con ello malos
los demás. entendidos o situaciones confusas
que puedan generar conflictos.
• Ayuda al logro de los objetivos

articulando sus actuaciones con los
Cooperar con los demás demás.
Colaboración con el fin de alcanzar los • Cumple los compromisos que
objetivos institucionales. adquiere.
• Facilita la labor de sus superiores y
compañeros de trabajo.
legales sobre el mismo. No es permitida la transferencia o uso de cualquier información co11tenida en el, sin acuerdo
previo y documentado. ni su reproducción rotal o parcial por parte de cualquier persona o entidad.
---..._.
1 so o- -:il 1 4 NOV 2012 '"¡ ;,;,..;"'
Código:

5. DESCRIPCIÓN DE COMITÉS
A continuación se definen los comités que se desarrollan en la Secretaría de Educación y Cultura
del Tolima. Para cada comité identificado se menciona el objetivo, quienes lo conforman,
periodicidad de la reuniones y funciones específicas relacionadas con cada uno de los s en los
que participa.
5.1 Comité Directivo

OBJETIVO 1i
Realizar la revisión, validación, aprobación y seguimiento integral a la gestión de la Secretaría, de
forma que se maximice el logro de los objetivos estratégicos definidos en relación a los ejes de
política de calidad educativa, cobertura y eficacia, utilizando instrumentos idóneos de gerencia que
fortalezcan el cumplimiento cabal y oportuno de las funciones, dentro de los lineamientos y políticas
establecidas para el desarrollo del Sistema de Control Interno y el Sistema de Gestión de la
Calidad.
QUIENES LO CONFORMAN
11
• Secretario de Despacho quien lo presidirá
• Director Administrativo y Financiero
• Director de Cobertura Educativa
• Director de Calidad Educativa
• Director de Cultura
• Asesor Jurídico
• Profesional Especializado de Inspección y Vigilancia .
• Profesional Especializado de Planeación
• Profesional Especializado Gestión de Calidad -Planeación
• Profesional Especializado de Acceso - Dirección de Cobertura
• Profesional Especializado de Permanencia - Dirección de Cobertura
• Profesional Especializado de Evaluación Educativa - Dirección de Calidad
• Profesional Especializado de Mejoramiento - Dirección de Calidad
• Profesional Especializado Atención al Ciudadano y Gestión Documental - Dirección
Administrativa y Financiera
• Profesional Especializado Talento Humano - Dirección Administrativa y Financiera
• Profesional Especializado Gestión Tecnológica - Dirección Administrativa y Financiera
• Profesional Especializado Gestión Financiera - Dirección Administrativa y Financiera
• Profesional Especializado Gestión Administrativa - Dirección Administrativa y Financiera
PERIODICIDAD DE LAS REUNIONES
11
1 5 OO- -,.=¡ ·1 4 NOV 2012
Código:

Cada (15) quince días y de manera extraordinaria cuando las circunstancias lo requieran, con
agendas muy concretas.
El funcionario encargado de hacer la citación al comité será el de mayor rango dentro de los
funcionarios que lo conforman.
FUNCIONES: ESf'SCi:JFl~AS ~ELACl~~ADAS CON CADA U~ O DE LOS P-ROCESOS EN .0S
.. •·-. ·..._... • : GllJl=.f,!ARTICIE!Al=l,.. CC>MITE . .• . . 1
1. Revisar, analizar y aprobar el boletín estadístico y el informe de

A01. Análisis de la diagnóstico estratégico del sector, teniendo en cuenta los ejes de
información estratégica política, territorios y principales indicadores de la Secretaria, con
educativa. el fin de que sirvan como insumo y referencia para la formulación
el plan de desarrollo educativo.
2. Aprobar el componente estratégico y/o programático del plan de

desarrollo educativo previa verificación de su consistencia y
completitud en relación a los resultados del boletín estadístico y
del diagnóstico del sector educativo.
3. Aprobar el plan de inversiones del plan desarrollo educativo
previa verificación de su coherencia con la definición del
componente estratégico, y de la inclusión de los programas y
A02. Formulación y
proyectos prioritarios de la Secretaria.
aprobación del plan de
4. Verificar que el plan de desarrollo educativo cumpla con los
desarrollo educativo
lineamientos, que contenga una parte estratégica y programática
y un plan de inversiones bien definido y que la evaluación total
del plan haya sido adecuada y aprobada por la Asamblea.
5. Aprobar el plan indicativo, los planes de acción por área y el plan
operativo anual de inversiones previa verificación de la adecuada
formulación de las metas por proyecto, de la distribución de
recursos por proyecto, de la distribución de proyectos por áreas y
de la consistencia con el plan de desarrollo educativo aprobado.
A03. Apoyo y
fortalecimiento a la
6. Verificar y aprobar el plan de asistencia técnica y la agenda
gestión de los municipios
coordinada de asistencia técnica.
no certificados y
7. Evaluar los resultados de la ejecución de la asistencia técnica.
establecimientos
educativos.
1500-- 1 4 NOV 2012
Código:

8. Revisar semestralmente el informe del estado del sistema de

gestión de la calidad, para asegurarse de su conveniencia,
adecuación, eficacia, e identificar las oportunidades de mejora y
las necesidades de efectuar cambios en el sistema, incluyendo la
politica y los objetivos de la calidad. Adicionalmente efectuar la
divulgación de los resultados obtenidos en la revisión del SGC.
9. Revisar y analizar los informes de seguimiento al plan indicativo y
A04. Evaluación de a los programas y proyectos de la Secretaría, verificando el
resultados cumplimiento de los objetivos propuestos y el adecuado avance
en la ejecución de los programas y proyectos de la Secretaría.
10. Estudiar, analizar y clasificar el logro obtenido por cada uno de
los indicadores que hacen parte del Tablero e identificar los
ajustes y acciones necesarias a implementar para que aquellos
indicadores con logro regular y malo alcancen la meta.
11. Validar el informe de gestión de la Secretaría y coordinar su
respectiva divulgación a la comunidad como un mecanismo de
rendición de cuentas.
12. Aprobar la inscripción de proyectos teniendo en cuenta su

articulación con los componentes del plan de desarrollo educativo
vigente y asignar las funciones de gerente de proyecto a un
B01. Análisis, formulación
funcionario de la Secretaría.
e inscripción de
13. Aprobar las actividades, el cronograma, el plan de calidad, el plan
programas y proyectos de riesgos, y la estructura organizacional de los proyectos con el
fin de asegurar la adecuada administración y ejecución de los
programas y proyectos de la Secretaría.
14. Aprobar las solicitudes de cambio con los ajustes requeridos

sobre los programas y proyectos, previa verificación de su
B02. Ejecución, control y necesidad e impactos potenciales en el proyecto y en sus
seguimiento de objetivos, y en concordancia con el plan de desarrollo.
programas y proyectos 15. Aprobar el cierre anticipado de programas y proyectos, en los
casos que esta situación lo amerite.
16. Aprobar el plan anual de calidad educativa previa verificación de

001. Gestión de la
su articulación con el plan de desarrollo educativo y lo establecido
evaluación educativa
en las normas vigentes.
002. Garantizar el 17. Aprobar el informe de necesidades de medios educativos de los
previo y documentado, ni su reproducción toíal o parcial por parte de cualquier persona o entidad.
1 5 Oo- 1 4 NOV 2012
Código:

mejoramiento continuo de establecimientos educativos.

los establecimientos
educativos.
F01. Inspección y
18. Aprobar el plan operativo anual de inspección y vigilancia previa
vigilancia a la gestión de verificación de su articulación con el plan de desarrollo educativo
establecimientos
y lo establecido en las normas vigentes.
educativos
19. Aprobar la planta de personal docente, directivo docente y

administrativo de la Secretaria previa verificación del
H01. Administrar la planta cumplimiento de las normas vigentes y de las necesidades
de personal establecidas para alcanzar el logro de los objetivos establecidos
en el plan de desarrollo educativo y ser presentado al MEN y al
Ente Territorial.
20. Analizar las acciones de mejoramiento propuestas, en el informe

institucional. ajustándolas o complementándolas con nuevas
acciones de mejoramiento para las cuales asignará los recursos
necesarios.
21. Revisar el avance institucional analizando el informe de
seguimiento al mejoramiento institucional y evaluando las
K01. Autocontrol acciones que no se han eiecutado de acuerdo con el plan inicial
establecido.
22. Identificar y definir las acciones o medidas de carácter
institucional necesarias para responder a los riesgos y/o
problemas que pueden afectar el logro de los objetivos de la
Secretaría de Educación en los términos de eficiencia, eficacia,
economía, y transparencia esperados o que no permiten que se
mantenga alineada con su misión institucional.
L01. Formulación y 23. Aprobar el Plan Estratégico de Tecnología e Informática previa

ejecución del plan de verificación de su articulación con el plan de desarrollo educativo
tecnología e informática y controlar su ejecución para asegurar su eficacia.
L04. Mantenimiento y 24. Identificar, clasificar y evaluar el impacto de los riesgos de la

administración de la plataforma de tecnología informática de la Secretaría para
seguridad de la determinar los planes y procedimientos a implementar para
plataforma tecnológica. asegurar la continuidad y seguridad de las operaciones.
Vigente desde:
N01. Seguimiento, 25. Aprobar el programa de auditorias internas de calidad verificando

análisis y mejora que su formulación responda al objetivo de auditoría establecido.
Nombrar el secretario del comité, el cual es el encargado de elaborar las actas de comité, recoger
las firmas y custodiar las actas.
5.2 Comité de Calidad Educativa
OBJETIVO ¡i
Gestionar el plan de calidad educativa con el fin de asegurar el cumplimiento de las metas
establecidas.
QUIENES LO CONFORMAN 1 !
• Director de Calidad Educativa y su equipo de trabajo
PERIODICIDAD DE LAS REUNIONES 1 ¡
-
Mensual y de manera extraordinaria cuando las circunstancias lo requieran, con agendas muy
concretas
FUNOIQf,!El> l;S,F,ll;:Cll'ICJl1l,;RELA<::IONA.DAS C.QN CADAUIIIO l>E !.OS PROC.ES.OS EN 1 s
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FUNCIONES
1. Planear las estrategias para la aplicación de las pruebas SABER,
para la evaluación de desempeño de docentes y directivos
docentes, para la autoevaluación institucional, para el
acompañamiento en la elaboración de los planes de
D01. Gestión de la mejoramiento de los establecimientos educativos con el fin de
evaluación educativa asegurar de las metas establecidas.
2. Elaborar el plan de calidad educativa bajo los parámetros fijados
por el MEN y las necesidades identificadas en calidad educativa
y efectuar el respectivo seguimiento para evaluar su
cumplimiento o la necesidad de efectuar ajustes para garantizar
su eficacia.
legales sobre el mismo. No es permitida la tram,ferencia o uso de cualquier información contenida en el, sin acuerdo
1 5 o o-.:::al 1 4 N~v_ 2012 ;Dr k~

Cod1go: r ,, 1
. · ·. ·
SECRETARIA DE EDUCACION Y CULTURA DEL TOLIMA SEC-MAN-TH-001 . , .; /j.';.· .·
SISTEMA INTEGRADO DE GESTION Versión: 01 /Jf/ .' ·,
Vigente desde:
FUN.CIONESE.SF'ECJFICASRELACIONADAS CON CADA UNO DE LOS PROCESOS EN t>s

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'•o ',
. PROCe,so·· FUNCIONES .
.
3. Analizar los lineamientos de las estrategias pedagógicas

transversales definidas por el MEN para definir alternativas
viables de acción intersectorial y la estrategia de su implantación
y asesoría a los establecimientos educativos.
4. Definir la estrategia para promover la articulación de niveles
002. Garantizar el educativos de acuerdo a las necesidades identificadas en la
mejoramiento continuo prestación del servicio educativo.
de los establecimientos
5. Planear las actividades anuales para la consolidación y difusión
educativos.
de experiencias significativas para promover su desarrollo en los
6. Definir el equipo evaluador y líneas de investigación que se

tendrán en cuenta para la selección de experiencias
significativas de acuerdo los lineamientos establecidos por el
MEN.
7. Nombrar el secretario del comité, el cual es el encargado de elaborar las actas de comité,
recoger las firmas y custodiar las actas.
5.3. Comité Departamental de Formación Docente - DECRETO 837/ DICIEMBRE 4 DE 1996

OBJETIVO
11
Asesorar y definir las orientaciones, los criterios, las prioridades y las reglas generales para la
organización, desarrollo y seguimiento de programas académicos y de perfeccionamiento que
tengan por finalidad la formación, la profesionalización, actualización, especialización,
perfeccionamiento y el mejoramiento profesional de los educadores maneJados por la Secretaría
de Educación y Cultura del Tolima.
11
• Secretario de Despacho .
• Un representante de las Instituciones de Educación Superior o instituciones Universitarias
estatales que tienen su sede principal o una secciona! en el Departamento.
• Un representante de las universidades o instituciones universitarias privadas que tienen su
sede principal o una secciona! en el Departamento.
1 so o- ::.al l 4 NOV 2012 ,. J'i'>,
~
Código: ; '
GOBERNACIÓN DEL TOLIMA SEC-MAN-TH-bo1
SISTEMA INTEGRADO DE GESTION Versión: 01·'

• Representantes de los Centros de Investigación Educativa

• Profesional Especializado Talento Humano
• La Secretaría Técnica del comité debe ser determinada por el Secretario de Despacho .
PERIODICIDAD DE LAS REUNIONES ''.
i
El comité se reunirá cada dos (2) meses en sesiones ordinarias y extraordinarias cuando sea
citado por el Secretario de Educación y Cultura, o cuando la mayoría de los integrantes lo soliciten,
en cuyo caso el Secretario de Educación y Cultura deberá convocar en un término no mayor de
cinco (5) dias hábiles, especificando el orden del día a tratar.
1 4 NOV 2012
Código: if!
SEC-MAN-TH-001 .
Pág. 36 de 412
Vigente desde:
FUNCIONES.ESPEGIFICAS,Rj:LACIONADAS CON CADA UNO .DE LOS PROCESOS EN ll.OS

. . .. . . . . ' , .,· .. • . i g(JEPAfTTICIPA E_t,. <¡:óNJlt~, . ·. . . ·.. [
1. Asesorar en la organización de programas de investigación

dirigidos a educadores
2. Evaluar propuestas de programas de investigación dirigidos a
educadores.
D02. Garantizar el
3. Definir los requerimientos de forma contenido y calidad para el
mejoramiento continuo
registro o aceptación que deben reunir los programas de
de los establecimientos
formación permanente o en servicio
educativos.
4. Evaluar y formular recomendaciones sobre el plan anual de
formación de educadores del respectivo ente territorial
5. Formular propuestas de políticas para la elaboración del plan de
formación de educadores de la respectiva entidad territorial.
6. Identificar, analizar y priorizar las necesidades de formación,
actualización, profesionalización, profundización, especialización,
perfeccionamiento y/o mejoramiento e investigación de acuerdo a
los resultados de la evaluación de desempeño, de la
autoevaluación institucional de los Establecimientos Educativos y
a los objetivos del plan de calidad educativa.
7. Definir criterios para el seguimiento, control y evaluación de los
planes de formación de los educadores del departamento.
D02. Garantizar el 8. Evaluar resultados de los beneficiados del programa de
mejoramiento continuo capacitación, formación e investigación para determinar su
de los establecimientos eficacia y adecuación.
educativos. 9. Formular criterios para el seguimiento y verificación de los
programas registrados y verificar el cumplimiento de la ejecución
de las actividades del plan territorial de formación para asegurar
su eficacia.
10. Evaluar y definir la aceptación de los cursos ofrecidos por
instituciones y organismos internacionales o los realizados por
instituciones de educación superior del exterior, cuya finalidad sea
la actualización y perfeccionamiento de educadores.
1 4 NOV 2012
GOBERNACIÓN DEL TOLIMA 1--.::cS.::cEC.::....:.-~:.::~ccdN_;_i~...:~_;_~:...;-0:.:0:...:1-1 , 1,.,/
SISTEMA INTEGRADO DE GESTION Versión: 01 W' .

FUNCIONES ESPEplFICAS RELACIONADAS CON CADA UNO DE LOS PROCESOS EN 1 s

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Ql.11:.PARTICIPA 1:L:CPIVIITÉ .··.. .. '
'
. . ..
PROCESO· .. •·•·•·. . .
FUNCJONES
11. Fomentar políticas para la elaboración del plan de formación de
educadores del Departamento, que debe presentar la JUDE.
12. Presentar al Gobierno Nacional, Departamental, JUDE y
Asamblea, proyectos para asignación de recursos y para la
financiación de los programas de capacitación de actualización de
pregrado y de postgrado de acuerdo con las leyes 152 de 1994,
115 de 1994 y 60 de 1993.
13. Crear comités de apoyo de carácter oficial o privado la gestionar
la cofinanciación y el desarrollo de capacitación, con entidades
como caja de compensación, tales como COMFATOLIMA y
COMFENALCO, que afilien a la casi totalidad de los docentes
Departamentales, cofinanciados, financiados y plantas de
docentes municipales, SENA, ICETEX y otras que se consideren
pertinentes para ello.
previo y documentado, ni su reproducción total o parcial por parre de cualquier persona o entidad.
1 4 NOV 2012
Código:, , 1 ·
GOBERNACIÓN DEL TOLIMA SEC-MAN-TH;oo1
SISTEMA INTEGRADO DE GESTION Versióni 01

5.4. Comité de Capacitación, Bienestar e Incentivos
OBJETIVO 1
'
i
Establecer, aprobar y desarrollar los planes de capacitación, bienestar e incentivos para el
personal de la Secretaria con el fin de crear, mantener y mejorar las condiciones que favorezcan
el desarrollo integral del empleado, el mejoramiento de su nivel de vida y el de su familia; así
mismo que permitan elevar los niveles de satisfacción, eficacia, eficiencia, efectividad e
identificación del empleado con el servicio de la Secretaria.
, '
!
i

• Director de Cobertura
• Profesional Especializado de Inspección y Vigilancia
• Profesional Especializado de Talento Humano
• Profesional Especializado de Gestión Tecnológica
• Profesional Especializado Oficina Asesora de Planeación

1 i
Una ( 1) vez al año y de manera extraordinaria cuando las circunstancias lo requieran, con
agendas muy concretas.
FUN,CIONES,"ESeECIFICAS;RELACIONAOAS CON CADA UNO Di: LO.S PROCESOS EN JS
\f\f:,h' ;,;,J?'B'\f, ,f'q':!{tt:Gi~e:;p,dJÚIQÍP11!iéL c;Q'~qjf t ' : ' '' ' ' ' , '' ·, ' '
0
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'' 1.
'
Elaborar, aprobar y garantizar que el plan de estímulos e

incentivos se lleve a cabo dentro de los términos establecidos por
la ley, con el fin de incentivar al personal de la Secretaria de
Educación y Cultura y motivar el desarrollo de las actividades
H03. Desarrollo de
propias de su cargo.
personaL
2, Elaborar, aprobar y garantizar que el plan de formación y
capacitación de la Secretaria se lleve a cabo, para contar con
personal que cumpla con los perfiles y conocimientos necesarios
para el desarrollo de las actividades y s propios de su trabajo.
, 5 o o- -.=a 1 4 NOV 2012
Código:

FUNCIONE$ ESPECIFIGAS RELAGl()NADAS CON CADA Uf\10 DE LOS PROCESOS EN os

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PROCEso·
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FllNCl@NES .
'. ·
3. Evaluar resultados de los beneficiados con los planes de

capacitación y de estímulos e incentivos para determinar su
eficacia y adecuación.
H03. Desarrollo de
personal. 4. Velar por que los funcionarios de la secretaría cuenten con las
competencias necesarias para un óptimo desempeño laboral y a
su vez, contribuir al mejoramiento de su calidad de vida
desarrollando programas que permitan incrementar el sentido de
pertenencia y la satisfacción en el desempeño de sus funciones.
____
'-----"----"--.....:...;..;;;..;_;...,:_.....:... .....:..._---'-----'------'--'-----------' ~
1 5 OO- .:,.;á 1 4 NOV 2012
Código:

5.5. Comité del Fondo de Prestaciones Sociales del Magisterio - DECRETO NUMERO 2831/
AGOSTO 16 DE 2005
OBJETIVO 1:
Estudiar y analizar las solicitudes especificas sobre prestación de servicios médico asistenciales,
de salud ocupacional y riesgos laborales presentadas por los docentes de la jurisdicción, para
evaluar su viabilidad y/o generar recomendaciones al ConseJo Directivo del Fondo Nacional de
Prestaciones Sociales del Magisterio.
11
• El Secretario de Educación y Cultura o su delegado, quien lo presidirá .
• El Profesional Especializado de Talento Humano de la Secretaria de Educación, o quien
haga sus veces.
• Un rector de una de las Instituciones Educativas del Estado de la respetiva entidad
territorial certificada, quien deberá ser escogido por la mayoría simple de los votos de los
miembros de la planta de directivos docentes de la entidad territorial que participen en el
de elección, quien ejercerá por un período de dos (2) años, reelegible por una sola vez.
• Un representante de la unión sindical de educadores al servicio del Estado con el mayor
número de afiliados en la entidad territorial. A falta de éste, sí no fuere comunicada su
designación dentro de los dos (2) meses siguientes a la fecha en la que entre a regir este
decreto, el de la organización gremial de docentes o directivos docentes al servicios del
Estado que le siga en número de afiliados en el respectivo ente territorial.

11
Se reunirá ordinariamente, previa citación de su presidente, por lo menos una vez cada dos (2)
meses y extraordinariamente por solicitud de su presidente o de la mayoría de los miembros del
consejo directivo. De manera extraordinaria cuando las circunstancias lo requieran, con agendas
muy concretas.
1 5 o o- -,.sra 1 4 NOV 2012
:)-
Código:

FUN,ClO.NES. ESPECIFICA'S0RELACIONADAS CON CADA UNO DE LOS ·PROCESOS,.EN LI

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. ·. 'PROCESQ ;·,. •• ,1!, '.•.·,; ,-,._-
... ·. . ,F:u,-.ic10NES\ -- ._,·,_
··.
1. Presentar al Consejo Directivo del Fondo recomendaciones para

la implementación de políticas generales en materia de prestación
de servicios medico asistenciales, de salud ocupacional y riesgos
laborales, para los docentes a cargo de la respectiva entidad
territorial.
2. Presentar anualmente al Consejo Directivo del Fondo Nacional de
Prestaciones Sociales del Magisterio un informe de seguimiento a
la calidad y oportunidad de los servicios prestados por la entidad
fiduciaria administradora de los recursos del Fondo y de sus
H05. Manejo del fondo contratistas médicos.
prestacional 3. Recibir y analizar las quejas que presenten los docentes por
deficiencias e irregularidades en la prestación de los servicios
médico asistenciales e Informarlo a la sociedad fiduciaria
administradora de los recursos del Fondo Nacional de
4. Canalizar hacia la sociedad fiduciaria administradora de los
recursos del Fondo Nacional de Prestaciones Sociales del
Magisterio las quejas presentadas en relación con el trámite de
reconocimiento de las prestaciones sociales del magisterio y
realizar un seguimiento de las mismas.
El secretario del comité regional será el Profesional Especializado de Talento Humano de la

Secretaria de Educación y Cultura o quien haga sus veces, el cual es el encargado de elaborar las
actas de comité, recoger las firmas y custodiarlas.
La información contemplada en este comité, se basa en el Decreto 2831 del 16 de agosto de 2005,
por el cual se reglamentan el inciso 2º del artículo 3º y el numeral 6º del articulo de la Ley 91 de r
1989, el articulo 56 de la Ley 962 de 2005 y se dictan otras disposiciones.
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oo- - 1 4 NOV 2012 .· ·

Código:
GOBERNACIÓN DEL TOLIMA SEC-MAN-TH-001 ·.

5.6. Comité Especial de Docentes Amenazados o Desplazados - RESOLUCION 1240 / Marzo

3 de 2010
,
OBJETIVO
1
Estudiar los casos de amenaza o desplazamiento forzoso que afectan a los docentes y directivos
docentes, para evaluar alternativas de solución y suministrar información a la autoridad competente
encargada de tomar la decisión.
11
• El gobernador de la entidad territorial certificada, quien lo presidirá y quien podrá delegar

su participación.
• Secretario de Educación o quien haga sus veces, quien lo presidirá
• Procurador Regional o su delegado .
• Profesional Especializado de Talento Humano o quien haga sus veces .
• Un representante del sindicato que agrupe el mayor número de docentes de la entidad
territorial.
• En las entidades territoriales que no cuenten con organizaciones sindicales, participará un
representante de los docentes seleccionado para este efecto en una reunión general de los
docentes.
Nota: Al comité especial de docentes y directivos docentes podrá asistir el personero de cada
entidad territorial como invitado, a fin de conozca la situación de los a docentes amenazados o
que aporte elementos de juicio al comité, en la toma de sus decisiones.

11
Cuando las circunstancias lo requieran, con agendas muy concretas.
Este documento es propiedad de fa Secretaría de Educación y Cultura del Tolima, quien se reserva todos los derechos
1500--
Código:

FUNCIO,NES ESl?EC.IFLCASRELA(;IONADAS CON CADAU~O DE LOS !?ROCES.OS EN L()S

.
. f • .·· ·. , ' QU1E.PJ\~1:ICl!"A ÉL CS9MITÉ .
... '
PROCESO··••. ··. i .
FUNCIONES .·
1. Estudiar, evaluar y resolver las solicitudes de reconocimiento
de la condición de amenazados y de protección especial del
derecho a la vida a la integridad personal por parte de estado,
que los docentes y directivos docentes afectados presenten
por escrito.
H01. Administrar la planta
2. Solicitar a la autoridad de policía competente que adelante el
de personal
estudio de cada caso con el fin de establecer si en las
condiciones planteadas se presenta el riesgo en uno de los
niveles existentes, para la cual deberá tener en cuenta la
escala de valoración establecida en la presente resolución.
Solicitar a la autoridad nominadora la adopción de las medidas

3.
inmediatas y definitivas necesarias para salvaguardar la vida o
integridad personal del docente. Dichas solicitudes serán
motivadas y se consignaran en actas que llevaran las firmas
H01. Administrar la planta de los integrantes del comité.
de personal 4. Presentar al ministerio de Educación Nacional, el primer dia
hábil de cada mes, un informe detallado de los casos de
docentes directivos docentes que estén bajo la situación de
amenaza, empleando el formato que el Ministerio diseñe para
tal fin.
En ningún caso este comité decidirá sobre el sitio de reubicación del solicitante o hará gestiones
relacionadas con su traslado.
El Profesional Especializado de Talento Humano o quien haga sus veces es el encargado de

elaborar las actas de comité, recoger las firmas y custodiarlas.
La información contemplada en este comité, se basa en el Decreto 3222 de 1O de Noviembre del

2003, por el cual se reglamenta el artículo 22 de la Ley 715 de 2001, en relación con traslados de
docentes y directivos docentes de los establecimientos educativos estatales
Este documento es propiedad de la Secretaría de Educación y Cultura del T olima, quien se reserva todos los derechos
1 5 oo- -:al 1 4 NOV 2012
Código: . ,
GOBERNACIÓN DEL TOLIMA SEC-MAN-TH-0ll'1 1
' ,
Versión: 01 :

5.7. Comité de Comunicaciones

i
OBJETIVO
'
Elaborar la estrategia y el plan de comunicaciones de la Secretaría de Educación y Cultura y
realizar seguimiento su ejecución con el fin de asegurar el cumplimiento de los objetivos
establecidos.
1i
• Profesional Universitario de Comunicaciones
• Asesor de Jurídica
• Profesional Especializado Oficina Asesora de Planeación
• Profesional Especializado de Talento Humano
PERIODICIDAD DE LAS REUNIONES '
1
Tres (3) o cuatro (4) veces por año y de manera extraordinaria cuando las circunstancias lo
requieran, con agendas muy concretas, el funcionario encargado de hacer la citación al comité
será el de mayor rango dentro de los funcionarios que lo conforman.
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·:\.'_,_._ .. ·.·. /~_:,< f'. ~--·::· .· •· · . . ,·,. : '.
¡ .. ,,, '- •, .
1. Definir la estrategia de comunicaciones que va a utilizar la

Secretaría de Educación con el fin de llegar al público objetivo
G02. Gestionar para cada uno de los tipos de información generados durante
comunicaciones la ejecución de sus s.
institucionales 2. Aprobar el plan de comunicaciones para la Secretaria de
Educación, para garantizar la entrega de información veraz y
oportuna a la comunidad en general.
3. Garantizar que la comunidad educativa cuente con la
información generada por la Secretaría de Educación de
G02. Gestionar manera que cumpla con los principios de equidad y
comunicaciones transparencia en la gestión de la misma.
institucionales 4. Determinar el impacto de las comunicaciones realizadas por
la Secretaría de Educación en cada uno de los medios
utilizados, con el fin de establecer los mecanismos más
Este documento es propiedad de la Secretaria de Educación y Cultura del To!ima, quien se reserva todos los derechos
150D-- 1 4 NOV 2012
Código:
GOBERNACIÓN DEL TOLIMA SEC-MAN-TH-001 ·
Vigente desde:
apropiados para dar a conocer la información generada al

interior.
5. Evaluar la eficacia del plan de comunicaciones para
establecer la necesidad de ejecutar acciones de
mejoramiento para el cumplimiento de los objetivos
establecidos.
6. Nombrar el Secretario del comité el cual es el encargado de elaborar las actas de comité,
recoger las firmas y custodiar las actas, el funcionario encargado de hacer la citación al
comité será el de mayor rango dentro de los funcionarios que lo conforman.
5.8. Comité de Compras
OBJETIVO
1
Verificar y aprobar el plan de compras de la Secretaría de Educación y Cultura, elaborar los

estudios para la evaluación de propuestas presentadas en los procesos de contratación realizados
en la Secretaría y seleccionar la propuesta más conveniente y adecuada de acuerdo a los
resultados de la evaluación.
1
• Secretario de Despacho
• Asesor de Jurídica
• Profesional Especializado de Gestión Administrativa
• Profesional Universitario de Contratación
PERIODICIDAD DE LAS REUNIONES 1
Mensual y de manera extraordinaria cuando las circunstancias lo requieran, con agendas muy
concretas.
F,lJNQIOJIIES ESf>.¡ia~IFIP~§~E!,A!ZlQNAPAS CC?,N PAPA: !J,N,.Q!)!)E¡J.QS·· .PROCESOS EN L s
i-.·· <(;;{"'; .: ~f:;}.,'..,;"iW,,T_f·1,~~~;i¡!iJ'f{lfitlF'A,.~,q~\ll!:(t,:> . ·. ·•·> '}: i, . · • .....· . ,· ·. .
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1
101. Adquirir bienes y 1. Aprobar el plan anual de compras previa verificación de su

servicios. articulación con el plan de desarrollo y las necesidades de
l1 4 NOV 2012
Código: ;,
GOBERNACIÓN DEL TOLIMA SEC-MAN-TH-0 1
SISTEMA INTEGRADO DE GESTION Versión: 01 ' , '

operación de la Secretaría.
1
2. Elaborar en conjunto con los funcionarios asignados por el
Secretario de Despacho de la Secretaría de Educación, los
estudios técnicos, económicos y jurídicos requeridos para la
evaluación de propuestas; solicitar a los proponentes las
aclaraciones indispensables sobre los estudios técnicos,
económicos y jurídicos realizados, y evaluar y seleccionar la
propuesta más favorable en los diferentes s de contratación
adelantados por la Secretaría de Educación.
3. Realizar el seguimiento de los indicadores de, según lo
establecido en la ficha técnica de cada indicador y establecer
o proponer las acciones respectivas para lograr mayor
eficiencia y efectividad en el proceso.
Este documento es propiedad de la Secretaria de Educación y Cultura del Tofima, quien se reserva todos los derechos
tl4 NOV 2012
Código:
GOBERNACIÓN DEL TOLIMA SEC-MAN-TH-001•

5.9. Comité de Cobertura - RESOLUCION 1463/ OCTUBRE 26 DE 2009
OBJETIVO 1
'
Garantizar el acceso y la permanencia de los niños, niñas y jóvenes al sistema educativo en los
municipios no certificados del Departamento del Tolima.
QUIENES LO CONFORMAN ¡
• Secretario de Educación y Cultura quien lo presidirá

• El Director de Cobertura Educativa, quien será coordinador del comité o quien haga sus
veces.
• Profesional Especializado de Planeación educativa o quien haga sus veces .
• Profesional Especializado de Inspección y Vigilancia o quien haga sus veces .
• Profesional Especializado de Calidad educativa o quien haga sus veces .
• Director Administrativo o quien haga sus veces .
• Equipo de trabajo de la Dirección de Cobertura
• 1
PÉRIODICIDAD DE LAS REUNIONES
1
El Comité de Cobertura Educativa se reunirá cuatro (4) veces al año, segunda semana de febrero,
Fu,~e1~.NE;f, 7~,~fülE'5 ,~~~-:&:~ ,.r

tercera semana de abril. Cuarta semana de Septiembre y tercera semana de Diciembre.
-· .· '.!~'.iii~ii~'.~J~:{,i':if'jlr ' >Yt .\

I
ii~::A~~f .ºELº~-.-P,091:sos .EN
:i~:ciQ~~s1/ .·••· ·. ·,>_ •· i · ·

os
.
1. Identificar e interactuar con entidades externas que tengan

C01. Establecer las relación en el Macro proceso Gestión de la Cobertura del
directrices, criterios, Servicio Educativo, como insumo para la definición de las
procedimientos y directrices y procedimientos.
cronogramas para la 2. Establecer directrices, criterios, procedimientos y cronograma
organización y gestión de para la organización y gestión de la cobertura del servicio
cobertura del servicio educativo en concordancia con lo establecido en el plan de
educativo. desarrollo educativo y las normas vigentes.
3. Verificar el cumplimiento del cronograma del proceso de
matrícula y establecer los correctivos que sean necesarios
para su cabal ejecución.
4. Identificar recursos disponibles y necesarios, con el fin de
evaluar la viabilidad para el desarrollo del Macro proceso
Gestión de la Cobertura del Servicio Educativo.
C01. Establecer las 5. Definir estrategias de divulgación de lineamientos de Gestión
directrices, criterios, de Matrícula a la población demandante del servicio
1 5 Oo- -.:ii 1 4 NOV 2012
Código: f~~
GOBERNACIÓN DEL TOLIMA SEC-MAN-TH-001·
SISTEMA INTEGRADO DE GESTION Versión: 01 1 te',

procedimientos y educativo y en general a la comunidad educativa, para

cronogramas para la asegurar el despliegue y la aplicación de estas directrices.
organización y gestión de 6. Determinar los criterios en los cuales se asignan cupos en las
cobertura del servicio Instituciones Educativas no oficiales, mediante la contratación
educativo. del servicio Educativo.
7. Aprobar las alternativas de la ampliación de Cobertura, con
base en la información consolidada de oferta y demanda.
8. Atender los requerimientos logísticos que demande el
proceso de matricula en la Secretaria de educación
Departamental y los establecimientos educativos.
9. Aprobar la estrategia de sensibilización, plan operativo y
capacitación sobre el proceso de matricula dirigida a los
1O. Definir la inversión para el desarrollo de estrategias de
permanencia.
11. Aprobar las estrategias de comunicaciones que se utilizara
para dar a conocer el proceso de matricula a la población.
El Director de Cobertura, será el encargado de monitorear y controlar el Macro proceso C. en
todas sus fases y niveles, hacer seguimiento al plan de trabajo de las decisiones del comité y
actuar como secretario del comité.
1
legales sobre e{ mismo. No es permitida la transferencia o uso de cualquier información contenida en el, sin acuerdo
previo y documentado, ni su reproducción total o parcial por parte de cualquier persona o entidad
1 5 o o- .:.:il 4 NOV 201
Código:

5.10. Comité de Calidad Administrativa (Sistema de Gestión de Calidad SGC) - RESOLUCION

2487/ OCTUBRE 22 DE 2010
OBJETIVO
1t
El Comité de Calidad es un órgano Interno de apoyo a la Secretaria de Educación y Cultura del
Tolima, en la definición de temas de planeación y estrategias necesarias para mantener y mejorar
continuamente el Sistema de Gestión de la Calidad de la Secretaria, de acuerdo con los requisitos
de la Norma Técnica de Calidad de la Gestión Pública NTCGP 1000, equivalente a la ISO
9001 :2008 o de la normatividad vigente, con el fin de incrementar el desempeño y la efectividad
de los procesos de la Entidad.
El Comité de Calidad de la Secretaria de Educación y Cultura del Tolima, tendrá los siguientes
objetivos:
• Establecer criterios de planeación, para que la Secretaria de Educación y Cultura del Tolima
continúe con la certificación de sus procesos bajo la Norma ISO 9001 :2008.
• Dar seguimiento al plan de trabajo para atender las recomendaciones contenidas en el
"Informe de Auditoria realizado por ICONTEC", y proponer a la Alta Dirección las
recomendaciones al respecto.
• Recomendar a la Alta Dirección los ajustes o modificaciones necesarios relacionados con la
planeación estratégica del Sistema de Gestión de la Calidad y sus estrategias para la
divulgación.
• Brindar asesoría al seguimiento de los procesos de la Entidad, para lograr los objetivos
propuestos en el Sistema de Gestión de la Calidad.
• Socializar las actividades de seguimiento y medición del Sistema de Gestión de la Calidad, lo
cual incluye: retroalimentación de los clientes (encuestas y quejas), evaluaciones internas,
indicadores de los procesos, servicios no conformes, entre otros.
11
Responsables de cada uno de los procesos de la Entidad:
• Secretario de Despacho quien lo presidirá

• Director de Cultura
• Asesor Jurídico
• Profesional Especializado de Inspección y Vigilancia.
• Profesional Especializado de Planeación
'1 4 NOV 2012
ef
Código:


• Profesional Especializado Gestión de Calidad
• Profesional Especializado Talento Humano - Dirección Administrativa y Financiera
• Profesional Especializado Gestión Tecnológica - Dirección Administrativa y Financiera
• Profesional Especializado Gestión Financiera - Dirección Administrativa y Financiera
• Profesional Especializado Gestión Administrativa - Dirección Administrativa y Financiera
• Profesional Universitario de Atención al Ciudadano- Dirección Administrativa y Financiera
• Profesional Universitario de Gestión Documental - Dirección Administrativa y Financiera
• Facilitadores del Proyecto de Modernización
• Integrantes del Equipo MECI-CALIDAD que hacen parte de la Secretaría de Educación y
Cultura
• El Representante de la Dirección, delegado para la Gobernación del Tolima, será invitado

permanente al Comité de Calidad, por la necesidad de alinear todas las decisiones que allí se
realicen con el Sistema Integrado de la Gobernación del Tolima.
• Para el desarrollo de sus actividades el Comité podrá contar con invitados o asesores
especiales que orienten la implementación, desarrollo, análisis y mejora del SGC, de acuerdo
a su conveniencia.
• El Secretario Técnico del Comité será el Profesional Especializado de Gestión de Calidad -

Oficina de Planeación.
PERIQ.DICIDAD DE LAS REUNIONES

11
Ordinariamente una vez al mes y de manera extraordinaria cuando las circunstancias lo requieran,
con agendas muy concretas, el funcionario encargado de hacer la citación al comité será el de
mayor rango dentro de los funcionarios que lo conforman.
1 5 Oo-_- ;1 4 NOV 2012
Código:

FUNCl<½>:NES,ESP;l:CJF,ICAS RELACIQNADAS,CONA3ADAUNO:DE LOS. PROCESO,S EN L •S

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1. Aprobar anualmente el Plan de trabajo para el desarrollo y

mejoramiento del Sistema de Gestión de Calidad, de la
Secretaria de Educación y Cultura del Tolima.
'
2. Establecer estrategias incluidas en el Plan de trabajo anual para
la difusión de la Gestión de la Calidad en la Secretaria de
Educación y Cultura del Tolima.
3. Aprobar y dar seguimiento al manual de calidad y documentación
de procesos de la Secretaría de Educación y Cultura del Tolima.
4. Instalar grupos de trabajo para la mejora de los procesos, en las
diversas instancias de la Secretaría de Educación y Cultura del
Tolima.
5. Informar periódicamente a la alta dirección sobre los avances y
N. ADMINISTRACION
resultados de los procesos en la Secretaría de Educación y
DEL SISTEMA DE
Cultura del Tolima, que impactan en el Sistema de Gestión de la
GESTION DE CALIDAD
Calidad Institucional.
6. Difundir el resultado del desempeño de los procesos en la
Secretaría de Educación y Cultura del Tolima.
7. Realizar el control y seguimiento a los planes de mejoramiento
propuestos.
8. Promover por los canales institucionales, el desarrollo de una
nueva cultura de calidad en la Secretaría de Educación y Cultura
del Tolima.
9. Aprobar el Programa y Plan de auditorías internas de calidad
para la Secretaría de Educación y Cultura del Tolima.
10. Brindar capacitación, asesoría y asistencia técnica en el Sistema
1
de Gestión de Calidad.
J:,Ste documento es propiedad de la Secretaría de Educación y Cultura del T olima, quien se reserva todos los derechos
1 5 O o- -.:ti J 4 NOV 2012
Código:
Pág. 52 de 412
Vigente desde:
5.11. Comité de Convivencia Laboral - RESOLUCION 843/ JULIO 31 DE 2007
OBJETIVO 1:
El Comité de Convivencia Laboral tiene por objeto contribuir con mecanismos alternativos a
los establecidos en los demás reglamentos de la Secretaria de educación y Cultura, a la
prevención y solución de las situaciones causadas por conductas de acoso laboral de los
funcionarios del sector educativo. Dicho Comité procurará promover el trabajo en condiciones
dignas y justas, la armonía y el buen ambiente ocupacional para todos los trabajadores,
oroteaiendo la intimidad, la honra. la salud mental v la libertad de éstos.
11
• Un abogado de la Secretaria de Educación y Cultura del departamento, designado por el
Secretario de Educación y Cultura, quien actuará como moderador del comité.
• El profesional especializado de Talento Humano .
• Un representante de los docentes de las Instituciones Educativas de los municipios no
certificados del departamento del Tolima.
• Un representante de los Directivos docentes de las 1nstituciones Educativas de los
municipios no certificados del departamento del Tolima.
• Un representante del personal Administrativo de las instituciones Educativas de los
municipios no certificados del departamento del Tolima.

11
Las celebradas mediante convocatoria previa, una vez al mes.
Cuando los miembros del Comité consideren que deben reunirse en fechas adicionales a las
ordinarias, estas constituirán sesiones de este tipo. Podrán ser convocadas por el Coordinador
del Comité o por un mínimo de dos (2) miembros del mismo.
La Secretaria de Educación y cultura del departamento, adelantara en forma permanente y al

menos y una vez por semestre jornadas de divulgación y prevención sobre los temas relacionados
con el tema de acoso laboral, propendiendo por el mejoramiento continuo de la calidad de vida
laboral en la entidad.
Este documento es propiedad de ia Secretaría de Educación y Cultura del Tolirna, quien se reserva todos los derechos
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OV_2_01_2---,;'~;J i;
Código:
SEC-MAN-TH-001 j . '~•v
Versión: 01

FUNCIONES ESl'!E~lflCAS RELACIONADAS CON CADA UNO DE LOS PROCESOS EN UDS

· ,. ' ;''.\' ·',,•. . · · .'.,·· ,, . ', ·.QU,EP.ARTICIPA EL CQNIITÉ . . · ·• · , . 1
1. Evaluar en cualquier tiempo la vida laboral de los

funcionarios, con relación al buen ambiente y armonía de las
relaciones de trabajo, formulando a las áreas responsables o
involucradas, las sugerencias y consideraciones que este
estimare necesario.
2. Prevenir, las diferentes forma se agresión, maltrato,

vejámenes, trato desconsiderado y ofensivo y en general todo
ultraje a la dignidad humana que puedan llegar a ser
ejercidas sobre uno o varios servidores de la entidad por uno
o más jefes, subalternos o compañeros de trabajo,
encaminadas a difundir miedo, intimidación, terror y angustia,
a causar perjuicio laboral, generar desmotivación en el
trabajo, o inducir la renuncia del mismo.
3. Actuar como conciliador reservados en los casos concretos

que susciten reclamaciones de acoso laboral por parte de los
H03. Desarrollo De servidores, para lo cual examinar de manera confidencial
personal cuando a ello hubiere lugar, los casos específicos o puntuales
en los que sean planteadas situaciones que presuntamente
pudieren tipificar conductas o circunstancias de acoso laboral
y proponer alternativas para superar las tensiones generadas.
4. Formular las recomendaciones pertinentes para reconstruir,

renovar y mantener la convivencia en las situaciones
presentadas, manteniendo el principio de la confidencialidad.
5. Promover el desarrollo efectivo de mecanismos de prevención

del acoso laboral.
6. Recomendar a la Secretaria de Educación del Departamento

políticas y acciones preventivas referidas en los artículos 1 y
2, así como todas aquellas que estime pertinente para dar
cumplimiento a los presupuestos de la ley 1010 de 2006.
7. Trasladar a la Procuraduría General de la Nación, las quejas
_____..,
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Código: '"
GOBERNACIÓN DEL TOLIMA SEC-MAN-TH-001 ·!/

F.ONCIQN]~S ~P~P,FIC!,S$1S~Cl!;)t:IADAS pOIII QADA Ul>jQ RE LOS PROpESOS EN DS

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, <J>RO'CE.Sl:>O'. ·-¡,,•,, .. .' .· ..

.. ·,:; . Fl)NCIONES .
.
presentadas por los funcionarios ante el comité de

convivencia y conciliación laboral, que no tengan el carácter
conciliable, que puedan constituir conductas de acoso laboral,
previo al agotamiento del trámite conciliatorio previsto en el
presente acto administrativo.
8. Hacer las sugerencias que considere necesarias para la

realización y desarrollo de los mecanismos de prevención,
con énfasis en aquellas actividades que promuevan de
manera más efectiva la eliminación de situaciones de acoso
laboral, especialmente aquellas que tuvieran mayor
concurrencia al interior de la Entidad.
Las demás actividades inherentes o conexas con las

9.
funciones anteriores.
Se desempeñara como secretario del comité un funcionario designado por el Secretario de
1 50 o- -,.;i 1 4 NOV 2012
Código:

6. DESCRIPCIÓN DE FUNCIONES Y COMPETENCIAS LABORALES

A continuación se especifican para los cargos propuestos en el numeral 3, así como las funciones
y competencias laborales que deben cumplir cada uno ellos.
6.1. Despacho
6.1.1. Secretario de Despacho

IDENTIFICACIÓN 11
NIVEL Directivo
DENOMINACION DEL
EMPLEO Secretario de Despacho
CÓDIGO 020
GRADO 03
NÚMERO DE CARGOS Uno (1)
DEPENDENCIA Despacho de la Secretaría de Educación y Cultura

CARGO DEL JEFE
INMEDIATO Gobernador
Director de Calidad Educativa

Director de Cobertura Educativa
Director Administrativo y Financiero
Director del Cultura
Asesor Jurídico
CARGOS QUE LE Profesional Especializado de Planeación
REPORTAN Profesional Especializado de Planeación (Gestión de Calidad)
Profesional Especializado de Inspección y Vigilancia
Profesional Universitario de Despacho (Comunicaciones)
Técnico Operativo de Despacho
Auxiliar de Servicios Generales de Despacho
1 5 OO- -,.al '1 4 NOV 2012 /.('(:
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001
SECRETARIA DE EDUCACIDN Y CULTURA DEL TOLIMA

PROPÓSITO PRINCIPAL
1:
Liderar la prestación del servicio social educativo en el departamento del Tolima, planeando,
diseñando, administrando y evaluando políticas, estrategias y programas para el sector educativo y
cultural, de conformidad con la legislación vigente y propendiendo por la cobertura, el mejoramiento
de la calidad y la eficiencia de la educación y cultura de los diferentes niveles, garantizando una
óptima administración y manejo de la prestación de servicio educativo y cultural en el Departamento
de Tolima.
DESCRIPCIÓN DE FUNCIONES ESENCIALES
11
• Formular políticas institucionales para mejorar la prestación del servicio educativo y buscar
la concertación sectorial del plan educativo en concordancia con las diferentes instancias
del gobierno, teniendo en cuenta la normatividad legal vigente.
• Coordinar el direccionamiento estratégico de las funciones de la Secretaria de Educación y
Cultura, para adoptar los planes, programas y proyectos que garanticen el desarrollo de los
ejes de la política educativa con la eficiente administración de los recursos disponibles y
asignados para la jurisdicción.
• Liderar la interacción y la comunicación permanente con los diferentes grupos de interés y
con los actores principales del sistema educativo y cultural, orientada a la resolución
conjunta de problemas, a la adopción de enfoques y metodologías eficaces y al
empoderamiento de los mismos, de acuerdo a los roles que cada quien asuma.
• Asegurar la conceptualización de la educación en sus aspectos de calidad, cobertura y
desarrollo social, evaluando permanentemente sistemas y enfoques que mejoren las
capacidades de aprendizaje, incorporando dentro de las mismas metodologías de medición
del impacto y la efectividad del proceso educativo.
• Asegurar la administración y ejecución de recursos en el marco de la normatividad legal
vigente.
FUNCIONES ESENCIALES RELACIONADAS CON CADA UNO DE LOS PROCESOS E¡ I..OS
. QUE PARTICIPA EL CARGO 1
PROCESO A02. Formulación y aprobación del plan de desarrollo educativo
• Garantizar la formulación, aprobación y ajuste del plan de desarrollo educativo de

conformidad con el plan nacional, departamental de desarrollo, con el fin de lograr el
cumplimiento y seguimiento de las metas, políticas y estrategias del sector educativo.
PROCESO A04. Evaluación de resultados
• Evaluar los resultados de la gestión de la Secretaría de Educación y Cultura para facilitar la

toma de acciones que permitan optimizar su desempeño.
Este documento es propiedad de la Secretaría de Educación y Cultura del Tolima, quien se resenia todos los derechos
GOBERNACION DEL TOLI

PROCESO C01. Establecer las directrices, criterios, procedimientos y cronogramas para

la organización y gestión de cobertura del servicio educativo
• Establecer y aprobar los lineamientos generales para la organización de la gestión de

matrícula oficial de acuerdo a los parámetros establecidos por el MEN y los requerimientos
del servicio educativo en el departamento del Tolima ..
PROCESO E01. Gestionar solicitudes y correspondencia
• Proyectar respuesta oportuna o revisar calidad de las respuestas a solicitudes o

correspondencia que lo requieran y firmar cuando corresponda.
PROCESO G02. Gestionar comunicaciones institucionales
• Establecer y aprobar los procedimientos y políticas a seguir en la divulgación de la gestión

que adelanta por la Secretaría de Educación y Cultura y la comunicación interna.
• Presentar la estrategia y el plan de comunicaciones al Ente Territorial y gestionar la
aprobación para la divulgación de la información no programada, con el fin de mantener
informada a la comunidad educativa.
PROCESO H03. Desarrollo de personal
• Revisar y aprobar el plan anual de estímulos, incentivos, de formación, capacitación y de

bienestar para el personal docente, directivo docente y administrativo para garantizar en
desarrollo integral del personal y de su familia.
• Llevar a cabo el proceso de evaluación del desempeño del personal a su cargo, con el fin
de dar cumplimiento a la normatividad vigente y promover el desarrollo integral de los
funcionarios.
• Identificar las necesidades de bienestar de tal forma que respondan a las necesidades
organizacionales e individuales del funcionario dentro del contexto laboral, los retos y
cambios organizacionales, políticos y culturales con el fin de fortalecer a la entidad y esto se
viabilice en un servicio más eficiente y amable frente al ciudadano.
• Generar las directrices departamentales en la elaboración del plan de formación y

capacitación para que el personal de la Secretaria de Educación y Cultura cuente con las
competencias necesarias para un óptimo desempeño laboral y a su vez, contribuir al
mejoramiento de su calidad de vida desarrollando programas que permitan incrementar el
sentido de pertenencia y la satisfacción en el desempeño de sus funciones.
PROCESO H04. Administración de carrera
• Hacer cumplir la normatividad vigente sobre carrera, siguiendo los lineamientos de las
entidades que regulan la carrera administrativa y docente.
Este documento es propiedad de la Secretaría de Educación y Cultura del Tolirna, quien se reserva todos los derechos
legales sobre el mismo. No es permitida la transferencia o uso de cualquier información contenida en el, s;n acuerdo
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.
1 5 o o- .:.il [1 4 Nov 2012

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1
SECRETARIA DE EDUCACION Y CULTURA DEL TOLIMA SEC-MAN-TH-00 //
SISTEMA INTEGRADO DE GESTION Versión: 01 1/ .
. MACROPROCESO: TALENTO HUMANO Pág. 58 de 412
Vigente desde:
• Expedir el acto administrativo de inscripción, ascenso o actualización en escalafón docente

para cumplir con los derechos del personal docente.
PROCESO H05. Manejo del fondo prestacional
• Expedir el acto administrativo de reconocimiento de prestaciones sociales para cumplir con

los derechos del personal docente.
PROCESO H06. Administración de la nómina
• Aprobar los listados y reportes en nómina de manera oportuna con el fin de cancelar los
salarios al personal docente, directivo docente y administrativo.
• Ejercer las funciones de ordenación del gasto, cuando así se delegue de las
correspondientes liquidaciones de nómina.
PROCESO 101. Adquirir bienes y servicios
• Asignar los interventores o supenvisores internos de los contratos o convenios suscritos por
la Secretaría de Educación y Cultura, con el fin de realizar seguimiento y posterior
liquidación a los mismos asegurando de parte del contratista o proveedor, el cumplimiento a
las normas establecidas y a los términos contractuales.
• Revisar y aprobar el acta de liquidación de los contratos o convenios.
PROCESO J01. Presupuesto
• Definir las políticas de distribución del recurso para la definición del presupuesto del sector
educativo oficial asignado.
• Verificar, aprobar y gestionar la aprobación del presupuesto asignado al sector educación
ante el Gobernador y las instancias pertinentes, con el fin de garantizar la viabilidad
financiera y ejecución de los programas, proyectos, planes de acción y operaciones diarias
de la Secretaría.
• Verificar las solicitudes de modificación del presupuesto y solicitarlas, en los casos en que
aplique, al Ente Territorial para su aprobación con el fin de que sean incluidas en el
presupuesto de la Secretaría de Educación y Cultura.
• Analizar los informes de gestión presentados por el área Financiera y determinar las
acciones a seguir de acuerdo a los resultados obtenidos del análisis y presentarlos a los
organismos de control cuando se requiera.
1 5 o O- .:.:.1 .1 4 NOV 2012
Código:
,.
MACROPROCESO : TALENTO HUMANO Pág. 59 de 4~2
• Efectuar seguimiento y control a la ejecución del presupuesto asignado a la Secretaría de

Educación y Cultura para asegurar su correcta utilización.
• Revisar y aprobar los informes que la Secretaría de Educación y Cultura envía al Ministerio
de Educación y a los demás entes de control.
PROCESO K01. Autocontrol
• Implementar el desarrollo del sistema de control interno en la Secretaría de Educación y

Cultura y los establecimientos educativos, dando cumplimiento a los lineamientos y políticas
establecidas por la Oficina de Control Interno de la Gobernación.
• Recibir, analizar y aprobar la inclusión en el informe final de autoevaluación institucional y/o
el mapa de riesgos institucional, las recomendaciones generadas por la Oficina de Control
Interno de la Gobernación.
• Responder a lo solicitado por los entes de control, con el fin de entregar la información de
manera oportuna para su análisis, demostrando la transparencia de la Administración.
• Atender requerimientos de los entes externos de control los cuales consisten en atención a
visitas de auditoría o revisión, solicitudes de presentación de informes eventuales o de
informes periódicos.
• Aplicar los principios del control interno: Autocontrol, Autogestión y Autorregulación, de
acuerdo con la naturaleza de las funciones y competencias asignadas, que se enmarcan
integran y complementan dentro de los principios legales y constitucionales.
PROCESO M02 Tramitar acciones judiciales y litigios.
• Firmar y dar cumplimiento a las sentencias judiciales y/o providencias Administrativas con el
fin de acatar lo establecido por los organismos competentes.
• Proyectar o revisar la calidad de las respuestas a peticiones que lo requieren; y firmar
cuando corresponda oportunamente.
• Participar en el Comité de de Conciliación del Ente Territorial, cuando este sea convocado,
con el fin de coadyuvar en el estudio de casos, determinación de la viabilidad de las
conciliaciones y revisión de los enfoques de la administración.
PROCESO M03. Prestar asesoría jurídica
• Expedir los actos administrativos que le correspondan a la Secretaría de Educación y

Cultura con el fin de formalizar sus actuaciones y decisiones.
PROCESO N01. Seguimiento, análisis y mejora
• Asegurar que toda la Secretaría conozca y comprenda la importancia de satisfacer tanto los
requisitos del usuario como los legales y reglamentarios.
• Establecer y actualizar la política y los objetivos de calidad de la Secretaría, los cuales debe
1 5 OO- :.:ai
Código:
SISTEMA INTEGRADO DE GESTION Versión: 01_

ser adecuados al propósito de esta Dependencia y asegurarse de su comunicación y

entendimiento por todos los funcionarios.
• Llevar a cabo las revisiones del sistema de gestión de la calidad para evaluar su eficacia,
adecuación y conveniencia.
• Asegurar la disponibilidad de los recursos necesarios para implementar y mantener el
sistema de gestión de la calidad y mejorar continuamente su eficacia.
• Velar por el ajuste y mejoramiento continuo de los procedimientos que se realizan en su
dependencia, optimizando los trámites para el mejor aprovechamiento de los recursos.
Las siguientes funciones están basadas en lo definido en la Ley 715 de 2001:
• Garantizar la prestación de la asistencia técnica educativa, financiera y Administrativa a los

municipios y establecimientos educativos, cuando a ello haya lugar para asegurar el
mejoramiento de la eficiencia, calidad y cobertura en la prestación del servicio educativo.
• Administrar y responder por el funcionamiento, oportunidad y calidad de la información
educativa departamental para garantizar el suministro de la información a la Nación en las
condiciones que se requiera.
• Garantizar el apoyar técnico y administrativo a los municipios para que se certifiquen en los
términos previstos en la normatividad y procedimientos vigentes.
• Efectuar las gestiones necesarias para otorgar la certificación a los municipios que cumplen
los requisitos para asumir la administración autónoma de los recursos del Sistema General
de Participaciones de acuerdo a los términos definidos en la normatividad vigente.
• Dirigir, planificar; y prestar el servicio educativo en los niveles de preescolar, básica, media
en sus distintas modalidades, en condiciones de equidad, eficiencia y calidad, en los
términos definidos en la normatividad vigente en los municipios no certificados.
• Administrar y distribuir entre los municipios no certificados los recursos financieros
provenientes del Sistema General de Participaciones, destinados a la prestación de los
servicios educativos a cargo del Estado, atendiendo los criterios y lineamientos establecidos
en la normatividad vigente y los impartidos por el Sr. Gobernador.
• Administrar las instituciones educativas y el personal docente y administrativo de los
planteles educativos, sujetándose a la planta de cargos aprobada para el Departamento.
Para lo cual, realizará concursos, efectuará los nombramientos del personal requerido,
administrará los ascensos, sin superar en ningún caso el monto de los recursos disponibles
en el Sistema General de Participaciones y trasladará docentes entre los municipios no
certificados, preferiblemente entre los limítrofes, sin más requisito legal que la expedición de
los respectivos actos administrativos debidamente motivados. Teniendo con base lo
establecido en la normatividad vigente y los lineamientos impartidos por el Sr. Gobernador.
• Efectuar las gestiones necesarias para la asignación de recursos propios en la financiación
de los servicios educativos a cargo del Estado, en la cofinanciación de programas y
1 soo- -,:il .1 4 NOV 2012
Código:
SISTEMA INTEGRADO DE GESTION Versión: 01 \\
1 - - - - - - - - - ~ - - - - - - - - - - - - - - 1 - - - - - - - - - - 1 \,

proyectos educativos y en las inversiones de infraestructura, calidad y dotación con el fin de

asegurar la viabilidad financiera de la ejecución del plan de desarrollo educativo y el
cumplimiento de los objetivos estratégicos establecidos.
• Establecer estrategias y programas para mantener la cobertura actual y propender por su
ampliación.
• Evaluar el desempeño de rectores y directores, y de los docentes directivos, de conformidad
con las normas vigentes.
• Garantizar la ejecución de la función de inspección, vigilancia y supervisión de la educación
en el Departamento, en ejercicio de la delegación que para tal fin realice el Presidente de la
República.
• Apoyar al Sr. Gobernador en la organización y administración del servicio educativo en el
Departamento.
Las siguientes son funciones generales:
• Representar al Departamento y a la Secretaria de Educación y Cultura cuando se requiera

de conformidad con los lineamientos establecidos por el Ente Territorial con el fin de
asegurar la integridad de los intereses de la entidad.
• Liderar activamente los comités directivo, estratégico, departamental de formación docente

y de compras para que sus reuniones sean productivas y se adopten y tomen las decisiones
que contribuyan de manera eficaz a mejorar la gestión de la Secretaria de Educación y
Cultura y al logro de los objetivos establecidos.
• Las demás funciones asignadas por la autoridad competente de acuerdo con el nivel, la
naturaleza y el área de desempeño del cargo.
Administración pública.
Normatividad vigente del Sector Educativo.
Conocimientos en Planeación Estratégica.
Manejo de indicadores de gestión.
Conocimientos en la norma ISO 9001: 2008, la norma NTCGP 1000:2009 y el Modelo Estándar de
Control Interno MECI 1000:2005
Mane·o de herramientas ofimáticas e Internet
1 5 oo- -lr-1 1 4 NOV 20
Código:

. .
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11
ESTUDIOS
Título profesional.
Tarjeta profesional en los casos requeridos por la Ley.
TIEMPO DE EXPERIENCIA
Treinta y seis (36) meses de experiencia profesional
ALTERNATIVA
Experiencia por:
• Titulo profesional adicional al exigido en el requisito del

respectivo empleo, siempre y cuando dicha formación
adicional sea afin con las funciones del cargo; o,
• Terminación y aprobación de estudios profesionales
adicionales al titulo profesional exigido en el requisito del
adicional sea afin con las funciones del cargo, y un ( 1)
año de experiencia profesional.
1 4 NOV 2012
Código:
~
SEC-MAN-TH-001.'

6.1.1.1. Auxiliar de Servicios Generales (Despacho)

i
IDENTIFICACIÓN
1
¡
NIVEL Asistencial
DENOMINACION DEL
EMPLEO Auxiliar de Servicios Generales
CÓDIGO 407
GRADO 04
DEPENDENCIA Despacho de la secretaria

CARGO DEL JEFE
Secretario de Despacho
INMEDIATO
CARGOS QUE LE
REPORTAN Ninguno
11
Apoyar y prestar colaboración en todas las actividades del sector educativo oficial del departamento
del Tolima, donde interviene el despacho de la Secretaria de Educación y Cultura del Tolima.
11
•Apoyar operativamente y complementar el desarrollo de los procesos, procedimientos y
actividades donde interviene el Secretario de Despacho.
• Asistir al Secretario de Despacho en la recepción de visitas, el manejo del archivo
documental y la administración de correspondencia.
• Desarrollar labores logísticas en el despacho de la Secretaría de Educación y Cultura .
FUNCIONES ESENCIALES RELACION.ADAS CON CADA UNO DE LOS PROCESOS EN s
QUE PARTICIPA EL CARGO 11
• Recibir las solicitudes y la correspondencia de Atención al Ciudadano o de las áreas de la

Secretaria cuando se trata de correspondencia interna, distribuir para su trámite o
respuesta, hacer seguimiento para su respuesta en los tiempos establecidos, recopilar las
respuestas y enviar a Atención al Ciudadano para su respectivo envio al destinatario.
legales sobre el mismo. No es permitida la transferencia o uso de cualquier información conrenida en el, sin acuerdo
1 4 NOV 2012
Código:

visitas de auditoria o revisión, solicitudes de presentación de informes eventuales o de
• Participar en la identificación y seguimiento a las acciones preventivas y correctivas

definidas para eliminar las causas de las no conformidades reales o potenciales
identificadas en los procesos, con el fin de garantizar la calidad del servicio y el
mejoramiento continuo de la Secretaría.
• Participar en la medición de los indicadores de proceso, según lo establecido en la ficha
técnica de cada indicador y establecer o proponer las acciones respectivas para lograr
mayor eficiencia y efectividad en el proceso.
• Participar en la definición de las acciones para eliminar el producto no conforme generado
en el proceso, con el fin de garantizar que este no se entregue de manera intencional al
cliente.
PROCESO N02. Administración de documentos
• Archivar los registros generados en el desarrollo de las actividades de la dependencia, para

garantizar el control de los documentos y registros, cumpliendo con lo establecido en la
tabla de retención documental.
• Realizar la transferencia secundaria de los documentos, después de haber cumplido el
tiempo de retención, de acuerdo con lo establecido en la tabla de retención documental.
• Cumplir con los lineamientos establecidos por el reglamento de archivo y los procedimientos
de Control de Documentos y Control de Registros, adoptados en la Secretaria de Educación
y Cultura del Tolima.
Las funciones descritas para este cargo, corresponden al soporte operativo y la asistencia
prestada al Secretario de Despacho para el desarrollo de las labores asociadas con la ejecución
de los diferentes procesos:
• Registrar en la agenda del Secretario de Despacho. los compromisos que deba cumplir.
• Preparar y organizar la información que debe presentar el Secretario de Despacho.
1 4 NOV 2012
Código:
~
SEC-MAN-TH-001

• Asistir al Secretario de Despacho. en el desarrollo de las actividades que deba realizar, para
el cumplimiento misional de la Secretaría.
• Verificar oportunamente las citas, entrevistas o reuniones del Secretario de Despacho.
• Solicitar oportunamente los insumos requeridos para el normal funcionamiento del
despacho.
• Recibir llamadas telefónicas, operar los medios técnicos disponibles y entregar los
mensajes respectivos.
• Apoyar al Secretario de Despacho en la ubicación de archivos y documentos requeridos
para el normal desempeño de las funciones.
• Apoyar al Secretario de Despacho en la preparación y presentación de informes.
• Recolectar, actualizar y procesar la información básica para la elaboración de estudios e
investigaciones que se realicen.
• Prestar apoyo logístico al Secretario de Despacho.
• Aplicar los métodos, tecnologías y procedimientos que garanticen la eficiencia y eficacia en
el desarrollo de las tareas propias del cargo.
• Mantener informado al Secretario de Despacho de todos los procesos que se desarrollen
anormalmente y suministrar la información que se requiera para la toma de decisiones.
• Conocimientos Secretariales.
• Normatividad vigente en Secretariado.
• Técnicas de Archivo y Correspondencia.
• Relaciones Interpersonales.
• Manejo de herramientas ofimáticas e Internet
ESTUDIOS
Diploma de bachiller en cualquier modalidad, con conocimiento
en herramientas ofimáticas.
Doce (12) meses de experiencia relacionada con las funciones
del cargo.
ALTERNATIVA
N/A
Este documento es propiedad de la Secretaria de Educación y Cultura del Tolirna, quien se reserva todos los derechos
1 4 NOV 2012
Código:

6.1.1.2. Técnico Operativo (Despacho)

1
IDENTIFICACIÓN 1
'
1
NIVEL Técnico
DENOMINACION DEL
EMPLEO Técnico Operativo
CÓDIGO 314
GRADO 05
NÚMERO DE CARGOS Uno(01)
DEPENDENCIA Despacho
CARGO DEL JEFE
INMEDIATO Secretario de Despacho
CARGOS QUE LE
REPORTAN Ninguno
1
Soportar técnicamente y complementar la ejecución de las actividades relacionadas con la gestión

de los procesos asociados al despacho de la Secretaria de Educación y Cultura del Tolima, para
lograr una óptima administración y manejo de la prestación de servicio educativo y cultural en el
Departamento de Tolima.
1
Apoyar y ejecutar las actividades requeridas para la administración eficaz del sector educativo
realizadas desde el Despacho de la Secretaria de Educación y Cultura.
FUNCIONES ESENCIALES RELACIONADAS CON CADA UNO DE LOS PROCESOS EN

QUE PARTICIPA EL CARGO
rs
• Apoyar técnicamente las actividades de formulación, aprobación y ajuste del plan de

desarrollo educativo de conformidad con el plan nacional y departamental de desarrollo,
con el fin de lograr el cumplimiento y seguimiento de las metas, políticas y estrategias del
sector educativo.
1 4 NOV 2012
Código:

• Apoyar las actividades encaminadas a evaluar los resultados de la gestión del sector
educativo oficial, ejecutadas desde la Secretaría de Educación y Cultura para la toma de
acciones que permitan optimizar su desempeño.
• Convocar al Comité Directivo con el fin de analizar los resultados en la gestión, obtenidos
por cada una de las direcciones de la Secretaría.
PROCESO 802. Ejecución, control y seguimiento de programas y proyectos
• Recopilar la información de los planes y programas a ejecutar y en ejecución relacionados

con el sector educativo oficial del departamento del Tolima, para realizar el seguimiento a la
puesta en marcha de los mismos, a través del Comité Directivo.

Secretaría cuando se trata de correspondencia interna, distribuir para su trámite o


identificadas en los procesos, con el fin de garantizar la calidad del servicio educativo y el
mejoramiento continuo de la Secretaría de Educación y Cultura.
cliente.
1 4 ~º~ 20,2
Código:
SISTEMA INTEGRADO DE GESTION Versión: 01'



garantizar el control de los documentos y registros. cumpliendo con lo establecido en la
tabla de retención documental del sector educativo.
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\.
Técnicas de archivo y correspondencia
Manejo de herramientas ofimáticas, Internet y Bases de Datos.
Normatividad vigente del sector educativo.

Técnicas de oficina
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ESTUDIOS
Titulo de formación tecnológica o de formación técnica
profesional en áreas administrativas. educativas o de sistemas
y/o terminación de estudios del pensum académico de educación
superior de las mimas áreas.
Doce (12) meses de experiencia en el sector educativo
relacionada con las funciones del cargo.
AL TERNATIVA
profesional, por un (1) año de experiencia relacionada, siempre y
cuando se acredite la terminación y la aprobación de los estudios
en la respectiva modalidad.
1 5 ao-
Código: '
GOBERNACIÓN DEL TOLIMA SEC-MAN-THs001
SECRETARIA DE EDUCACION Y CULTURA DEL TOLIMA 1.
SISTEMA INTEGRADO DE GESTION Versión: 01 1

6.2. Jurídica
6.2.1. Asesor Jurídico (Secretaría de Educación y Cultura)
IDENTIFICACIÓN
1
NIVEL Asesor
DENOMINACION DEL
EMPLEO Asesor Jurídico
CÓDIGO 105
GRADO 01
DEPENDENCIA Jurídica
CARGO DEL JEFE
Profesionales Universitarios de Jurídica
CARGOS QUE LE
Técnico Operativo Jurídica
REPORTAN
Auxiliar de Servicios Generales de Jurídica
PROPÓSITO PRINCIPAL 11
Coordinar la planeación, ejecución, verificación y control del proceso de asuntos legales y soporte
jurídico, liderando y asesorando los procesos judiciales y extrajudiciales en los que se vea
involucrada la Secretaría de Educación y Cultura, coordinando la labor de los profesionales de la
oficina jurídica, ofreciendo asesoría y asistencia jurídica dentro de los términos y el marco legal
vigente.
'· 11
• Coordinar el proceso de asuntos legales de la Secretaría de Educación y Cultura,
promoviendo y socializando la aplicación del marco legal actualizado.
• Asesorar las actividades del soporte jurídico requeridas para el buen funcionamiento de la
Secretaría.
• Prestar la asesoría jurídica y aprobación de expedición de actos administrativos generados
desde la Secretaría de Educación y Cultura.
• Analizar, evaluar y conceptuar sobre aspectos jurídicos de la Secretaría de Educación y
Cultura.
1 so a- - J 4 NOV 2012
Código:
SECRETARIA DE EDUCACION Y CULTURA DEL TOLIMA ,
1----s_1_s_T_E_M_A_l~N_T_E_G_R_A_D_o_D_E_G_E_s_T_1o_N
_ _ _ _4-_ _v_e_rs_i_ó_n:_0_1_----I - )/
MACROPROCESO: TALENTO HUMANO Pág. 70 de 412 w

Vigente desde:
FUNCIONES ESENCIALES RELACIONADAS CON CADA UNO DE LOS PROCESOS EN 'OS H"
QUE PARTICIPA EL CARGO ,1
PROCESO A02. Formulación y aprobación del plan de desarrollo educativo.
• Preparar los planes de acción del área jurídica teniendo en cuenta los objetivos los
programas y proyectos de la Secretaria, con la coordinación y aprobación de la oficina
asesora de planeación, para verificar y ordenar las acciones, proyectos y recursos que se
van a desarrollar en la vigencia, y dar cumplimientos a las metas previstas en el plan que
son de su competencia.
PROCESO A03. Apoyo y fortalecimiento a la gestión de los municipios no certificados y
• Elaborar el plan de asistencia técnica del área, de acuerdo a la demanda de los municipios
no certificados y establecimientos educativos asi como al portafolio de servicios de la
Secretaria, con el fin de llevar a cabo las acciones requeridas para el fortalecimiento de su
gestión.
• Generar la respuesta con calidad y oportunidad a las solicitudes y correspondencia

enviadas por los ciudadanos relacionadas con su área y funciones.
PROCESO H03. Desarrollo de personal.
funcionarios.
• Colaborar en la elaboración del plan de formación y capacitación para que el personal de la
Secretaria de Educación y Cultura cuente con las competencias necesarias para un óptimo
desempeño laboral y a su vez, contribuir al mejoramiento de su calidad de vida
desarrollando programas que permitan incrementar el sentido de pertenencia y la
satisfacción en el desempeño de sus funciones.
PROCESO K01. Autocontrol.
l 5 OO- :.:i,I .1 4 NOV 2012
Código:

PROCESO M02. Tramitar acciones judiciales y litigios.
• Concertar con los funcionarios del área el adecuado y oportuno trámite de las acciones
judiciales a favor y en contra de la Secretaria de Educación y Cultura.
• Identificar acciones judiciales que se deben interponer en contra de terceros con el fin de
favorecer los intereses de la Secretaria de Educación y Cultura.
• Garantizar el cumplimiento de los fallos establecidos a favor y en contra de la Secretaria.
PROCESO M03. Prestar asesoría jurídica.
• Concertar con los funcionarios del área la adecuada revisión de los actos administrativos, y
verificar que los mismos cumplen con los parámetros legales y del usuario.
• Concertar con los funcionarios del área la adecuada emisión de conceptos y orientaciones
de tipo jurídico, y verificar que los mismos cumplen con los parámetros legales y del cliente.
PROCESO N01. Seguimiento, análisis y mejora.
• Definir y hacer seguimiento a las acciones preventivas y correctivas definidas para eliminar
las causas de las no conformidades reales o potenciales identificadas en los procesos, con
el fin de garantizar la calidad del servicio y el mejoramiento continuo de la Secretaría de
Educación y Cultura
• Definir las acciones para eliminar el producto no conforme generado en el proceso, con el
fin de garantizar que éste no se entregue de manera intencional al cliente.
• Participar activamente en las funciones descritas en el Comité directivo, comité de
comunicaciones y comité de compras
• Realizar la medición de los indicadores de proceso, según lo establecido en la ficha técnica
de cada indicador y establecer o proponer las acciones respectivas para lograr mayor
• Velar por el ajuste y mejoramiento continuo de los procedimientos que se realizan <en su
• Archivar los registros generados en el desarrollo de sus actividades, para garantizar el

control de los documentos y registros, cumpliendo con lo establecido en la tabla de
retención documental.
de Control de Documentos y Control de Registros, adoptados en la Secretaría de Educación
1 5 oo- -,il '1 4 NOV 2012
Código:

Constitución Política de Colombia.

Derecho Administrativo y laboral
Legislación del Sector Educativo.

Administración Pública.
Código único disciplinario.
Régimen del empleado oficial.
Contratación Administrativa.
Derecho civil.
Derecho comercial.
ESTUDIOS
Título Profesional en Derecho.
Titulo de Postgrado en Derecho Administrativo y/o Laboral.
Treinta y seis (36) meses de experiencia profesional relacionada
con las funciones del cargo.
ALTERNATIVA
Título de postgrado por:
• Dos (2) años de experiencia profesional siempre que se

acredite el título profesional.
• Título profesional adicional al exigido en el requisito del
adicional sea afín con las funciones del cargo.
1 4 NOV 2012
Código:

6.2.2. Profesional Universitario (Jurídica - Recursos Propios)

i
IDENTIFICACIÓN 1
1
NIVEL Profesional
DENOMINACION DEL
EMPLEO Profesional Universitario
CÓDIGO 219
GRADO 02
NÚMERO DE CARGOS Dos (2)
CARGO DEL JEFE
INMEDIATO Asesor de Jurídica
CARGOS QUE LE
REPORTAN Ninguno
. 11
Dar el soporte y la asistencia jurídica al Departamento del Tolíma - Secretaría de Educación y
Cultura, representándola en asuntos judiciales y extrajudiciales, cuando así se requiera y prestando
la asistencia jurídica en el desarrollo de procesos del sector educativo, garantizando el
cumplimiento del marco jurídico vigente.
11
• Dar trámite a los asuntos judiciales, extrajudiciales y asesoría jurídica dentro de los términos y el
marco legal vigente a las diferentes áreas de la Secretaría de Educación y Cultura.
• Representar Judicial y Extrajudicialmente al Departamento del Tolima - Secretarla de
Educación y Cultura cuando quiera que se le otorgue poder especial por parte del Señor
Gobernador o su Delegado.
• Dar la asistencia jurídica en la revisión y evaluación de expedición de actos administrativos con
el fin de garantizar el cumplimiento del marco jurídico vigente.
FUNCIONES ESENCIALES RELACIONADAS CON CADA UNO DE LOS PROCESOS EN s

QUE PARTICIPA EL CARGO 11
Este documento es propiedad de la Secretaría de Educación y Cultura del Tolima, quien se resen1a todos los derechos
'1 4 NOV 2012
Código: J
Vigente desde:
• Generar la respuesta con calidad y oportunidad a las solicitudes y correspondencia enviadas por
los ciudadanos relacionadas con su área y funciones.
PROCESO !01. Adquirir bienes y servicios
• Realizar seguimiento a los contratos y convenios suscritos por la Secretaría de Educación y

Cultura, en donde haya sido delegado como Supervisor, velando por su correcta ejecución, de
acuerdo a lo establecido contractualmente y a la normatividad vigente, ajustando los
cronogramas de seguimiento, cuando se requiera, así como elaborar las solicitudes de
compromisos de pago generadas durante la supervisión.
• Liquidar los contratos y convenios de la Secretaría de Educación y Cultura en donde participe
como supervisor, de acuerdo a lo estipulado contractualmente, cerrándolos legal y
financieramente, ya sea por entrega a satisfacción o por finalización anticipada de estos.
PROCESO M02. Tramitar acciones judiciales y litigios
• Representar a la Secretaria de Educación y Cultura en las conciliaciones cuando le sea

asignado, cumpliendo con los parámetros establecidos en el estudio jurídico, técnico y
económico y las recomendaciones del comité de conciliación del Ente Territorial.
• Dar contestación a las Acciones de Tutela que se impetren en contra de la Secretaría de
Educación y atender los desacatos y en general todas las actuaciones en defensa Dependencia
del Ente Territorial.
• Generar la respuesta con calidad y oportunidad a las peticiones enviadas por los ciudadanos,
relacionadas con su área y funciones.
• Recolectar y analizar la información necesaria para interponer una acción judicial contra un
tercero o responder una acción presentada contra la Secretaría, y atender los procesos que se
encuentran activos dentro de los términos estipulados para el caso.
• Procurar por el cumplimiento de los acuerdos de conciliación en los que participa la Secretaría
de Educación y Cultura según lo establecido por el ente conciliador.
• Revisar y/o elaborar los actos administrativos de modo que cumplan con los parámetros legales,
del usuario y de la Secretaría.
• Emitir conceptos y orientaciones de tipo jurídico de modo que correspondan a la legislación
vigente.
• Identificar y hacer seguimiento a las acciones preventivas y correctivas definidas para eliminar
las causas de las no conformidades reales o potenciales identificadas en los procesos, con el fin
Este documento es propiedad de la Secretaria de Educación y Cultura del To!ima, quien se reserva todos los derechos
1 5 aa-
-,IS
1 4 NOV 2012 '/
Código:
SEC-MAN-TH-001
y·

de garantizar la calidad del servicio y el mejoramiento continuo de la Secretaria.

• Realizar la medición de los indicadores de proceso, según lo establecido en la ficha técnica de
cada indicador y establecer o proponer las acciones respectivas para lograr mayor eficiencia y
efectividad en el proceso.
• Definir las acciones para eliminar el producto no conforme generado en el proceso, con el fin de
garantizar que este no se entregue de manera intencional al cliente.
• Archivar los registros generados en el desarrollo de sus actividades, para garantizar el control
de los documentos y registros, cumpliendo con lo establecido en la tabla de retención
documental.
• Cumplir con los lineamientos establecidos por el reglamento de archivo y los procedimientos de
Control de Documentos y Control de Registros, adoptados en la Secretaria de Educación y
Cultura del Tolima.
CONOCIMIENTOS BASICOS O ESENCIALES
11
• Constitución Política .
• Derecho Administrativo .
• Contratación Estatal.
• Derecho Disciplinario y laboral.
• Normatividad vigente del sector educativo .
• Normatividad vigente del Departamento Administrativo de Función Pública, Carrera
administrativa y escalafón docente.
REQUISITOS DE ESTUDIOS Y EXPERIENCIA 11
ESTUDIOS Título Profesional en Derecho.
Veinticuatro meses (24) de experiencia en el sector oficial
ALTERNATIVA
Veinticuatro meses (24) de experiencia por:
• Título de postgrado en Derecho Administrativo .
4
- 1 Código:
SEC-MAN-TH-001

6.2.3. Profesional Universitario (Jurídica - Secretaría de Educación y Cultura)

1
IDENTIFICACIÓN 1
NIVEL Profesional
DENOMINACION DEL
CÓDIGO 219
GRADO 04
CARGO DEL JEFE
CARGOS QUE LE
REPORTAN Ninguno
1
Dar el soporte y la asistencia jurídica a las diferentes áreas de la Secretaría de Educación y Cultura
requerida en el desarrollo de procesos del sector educativo, garantizando el cumplimiento dentro de
los términos y marco legal vigente.
1
• Dar trámite a los asuntos judiciales, extrajudiciales y asesoría jurídica dentro de los términos y el
marco legal vigente a las diferentes áreas de la Secretaria de Educación y Cultura.
• Dar asesoría y asistencia jurídica dentro de los términos y el marco legal vigente a las diferentes
áreas de la Secretaria de Educación y Cultura.
• Proyectar los actos administrativos que le sean requeridos dentro de términos y marco legal
vigente, aplicable.
• Revisar y evaluar la expedición de actos administrativos de la Secretaria de Educación y
Cultura, garantizando el cumplimiento del marco legal vigente.
• Analizar, evaluar y conceptuar sobre aspectos jurídicos de la Secretaria de Educación y Cultura .
• Socializar y mantener actualizado al personal que presta sus servicios en la Secretaría de
Educación y Cultura, sobre el marco legal vigente aplicable al sector educativo, informando
permanentemente y de manera oportuna sobre últimas normas expedidas, advirtiendo el
impacto en procesos establecidos.
• Pro □ oner e im □ lementar orocedimientos vio instrumentos que permitan mejorar las actividades
1 oo- - 14 NOV 2012
Código:

del área jurídica y garantizar el cumplimiento del marco legal vigente en el desarrollo de
procesos de la Secretaria de Educación y Cultura.
FUNCIONES ESENCIALES RELACIONADAS CON CADA UNO DE LOS PROCESOS EN LOS
. QUE PARTICIPA EL CARGO · 1i
• Realizar los ajustes requeridos en conjunto con el interventor o supervisor, a las actas de
liquidación de contratos o convenios, garantizando el cumplimiento de los parámetros legales.
• Realizar seguimiento a los contratos y convenios del sector educativo suscritos por la Secretaria
de Educación y Cultura, en donde haya sido delegado como Supervisor, velando por su correcta
ejecución, de acuerdo a lo establecido contractualmente y a la normatividad vigente, ajustando los
• Liquidar los contratos y convenios de la Secretaria de Educación y Cultura en donde participe
• Participar en la elaboración pliegos de condiciones de las contrataciones a realizar, ya sea por
contratación directa, licitación, concurso o convenios, con el fin de aportar el conocimiento
técnico, legal y económico para cada una de estos.
PROCESO M01. Atender asuntos disciplinarios
• Asesorar al Secretario de Educación y Cultura en la definición de políticas del sector educativo

tendientes a prevenir las conductas que puedan llegar a constituir faltas disciplinarias de los
funcionarios de la Secretaria.
• Participar en la formulación de políticas de capacitación y divulgación de los objetivos del control
disciplinario interno, de las normas, jurisprudencia y doctrina sobre materia disciplinaria.
• Poner en conocimiento de los organismos competentes, la comisión de hechos presumiblemente
punibles, fiscales y administrativos, de los cuales tengan conocimiento en el desarrollo de sus
funciones.
• Identificar y hacer seguimiento a las acciones preventivas y correctivas definidas para eliminar las
causas de las no conformidades reales o potenciales identificadas en los procesos, con el fin de
garantizar la calidad del servicio y el mejoramiento continuo de la Secretaria.
1500--~· 1 4 NOV 2012
Código:


•Archivarlos registros generados en el desarrollo de sus actividades, para garantizar el control de

los documentos y registros, cumpliendo con lo establecido en la tabla de retención documental.
Control de Documentos y Control de Registros, adoptados en la Secretaría de Educación y
Cultura del Tolima.
CONOCIMIENTOS BÁSICOS O ESENCIALES
1
Constitución Política.
Derecho disciplinario y laboral.
Normatividad vigente del Departamento Administrativo de Función Pública, Carrera administrativa.

Manejo de herramientas ofimáticas e Internet
REQUISITOS DE ESTUDIOS Y EXPERIENCIA
1
ESTUDIOS

Veinticuatro meses (24) de experiencia en el sector oficial
ALTERNATIVA
Treinta y seis meses (36) de experiencia por:
• Título de postgrado en Derecho Administrativo .
legales sobre el mismo. No es permitida la lran~/erencia o uso de cualquier información conrenida en el, sin acuerdo
previo y documentado, ni su reproducción toral o parcial por parte de cualquier persona o entidad.
1 4 NOV Zü1Z
Código: . :
GOBERNACIÓN DEL TOLIMA SEC-MAN-TH-Ó01
MACROPROCESO : Pág. 79 de 4~2
Vigente desde:
6.2.4. Técnico Operativo (Jurídica - Secretaría de Educación y Cultura)
IDENTIFICACIÓN
.
1
NIVEL Técnico
DENOMINACION DEL
CÓDIGO 314
GRADO 05
CARGO DEL JEFE
CARGOS QUE LE
REPORTAN Ninguno
. 11
Soportar técnica y operativamente la ejecución de las actividades relacionadas con la gestión de los
asuntos legales y públicos de la Secretaría de Educación y Cultura, dentro de los términos y el
marco legal vigente.
11
• Apoyar técnicamente y operativamente la ejecución de las actividades requeridas para la
administración de los asuntos legales y públicos de la Secretaría de Educación y Cultura, dentro
de los términos y marco legal vigente.
• Apoyar técnica y operativamente los asuntos judiciales, extrajudiciales y asesoría jurídica dentro
de los términos y el marco legal vigente a las diferentes áreas de la Secretaría de Educación y
Cultura.
• Proyectar los actos administrativos que le sean requeridos dentro de términos y marco legal
vigente, aplicable.
¡ os
FUNCIONES ESENCIALES R.ELACIONADAS CON CADA UNO DE LOS PROCESOS EN
· .QUE PARTICIPA EL CARGO 1
1 soo--:.il 1 4 NOV tUIL.
Código:
MACROPROCESO : Pág. 80 de 41:;? .

i
Vigente desdé:.

respuestas y enviar a Atención al Ciudadano para su respectivo envío al destinatario.

• Recibir las peticiones de los ciudadanos entregadas por Atención al Ciudadano, distribuir
para su trámite, hacer seguimiento para su respuesta en los tiempos establecidos, recopilar
las mismas y enviar a de Atención al Ciudadano para su respectivo envío al peticionario.
• Apoyar la generación de la respuesta con calidad y oportunidad a las peticiones enviadas
por los ciudadanos, relacionadas con su área y funciones.
• Recolectar dentro de los términos legales, la información necesaria para atender las
peticiones de carácter judicial o extrajudicial que corresponda a los ejes temáticos y
peticiones de clientes internos y externos (personal docente, comunidad en general) que
remiten a la SECD.
• Apoyar en la elaboración de los actos administrativos que se generan en la Secretaría de

Educación y Cultura.

[1 4 NOV 2012
Código:


cliente.

=c----c~,~é~t~™c·.ltl'N~-,~.*~-~~S~B~A7~~\:~o~~-o~,~s~-~~-~-;l-~"j~-s-,,-.·-------,,,--,¡
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=========~-~_,,....,.,........,.,....-,
ESTUDIOS
_, ~--· •.. ,< .:-.:1~,1,~:~~1,i~:Q{~t- -
profesional en derecho y/o terminación de estudios del pensum
académico de educación superior de las mimas áreas.
Doce (12) meses de experiencia tecnológica o técnica
profesional relacionada con las funciones del cargo
ALTERNATIVA
Título de formación tecnológica o de formación técnica
Este documento es propiedad de la Secretaria de Educación y Cultura del Toíima, quien se reserva todos los derechos
1 4 NOV 2012
Código:
GOBERNACIÓN DEL TOLIMA SEC-MAN-TH-001>
\ i
MACROPROCESO : TALENTO HUMANO Pág. 82 de 4{2

6.2.5. Secretario (Jurídica - Secretaría de Educación y Cultura - Recursos Propios)
IDENTIFICACIÓN
1t
NIVEL Asistencial
DENOMINACION DEL
EMPLEO Secretario Ejecutivo
CÓDIGO 440
GRADO 02
DEPENDENCIA Despacho de la secretaría

CARGO DEL JEFE
Asesor Jurídica
INMEDIATO
CARGOS QUE LE
REPORTAN Ninguno
Apoyar y prestar colaboración en todas las actividades del sector educativo oficial del departamento
del Tolima, donde interviene el área jurídica de la Secretaría de Educación y Cultura del Tolima.
.. DES.CRIPCIÓN DE FUNCIONES ESENCIALES 11
• Apoyar operativamente y complementar el desarrollo de los procesos, procedimientos y

actividades donde interviene el área jurídica de la Secretaría de Educación y Cultura del Tolima.
• Asistir al área jurídica de la Secretaría de Educación y Cultura en la recepción de documentos,
el manejo del archivo documental y la administración de correspondencia.
• Asistir el área jurídica de la Secretaría de Educación y Cultura en la ejecución de planes de
trabajo, agenda jurídica y control de vencimientos y respuestas a solicitudes, peticiones, tutelas
y demás asuntos jurídicos que propendan por el cumplimiento de los términos legales vigentes.
• Desarrollar labores logísticas para el área jurídica de la Secretaría de Educación y Cultura,
requeridas en el desarrollo de procesos.
FUNCIONES ESENCIALES RELACIONADAS CON. CADA UNO. DE LOS PROCESOS EN h°S
Este documento es propiedad de la Secretaría de Educación y Cultura del Tolima, quien se reserva todos íos derechos
1500--:il
Código:



mejoramiento continuo de la Secretaria.
cliente.

Las funciones descritas para este cargo. corresponden al soporte operativo y la asistencia
prestada al Secretario de Despacho para el desarrollo de las labores asociadas con la ejecución
de los diferentes procesos:
1500--!! "1 4 NOV 2012
Código:

• Registrar en la agenda del Secretario de Despacho, los compromisos que deba cumplir.
• Preparar y organizar la información que debe presentar el Secretario de Despacho .
• Asistir al Secretario de Despacho, en el desarrollo de las actividades que deba realizar, para
el cumplimiento misional de la Secretaria.
• Verificar oportunamente las citas, entrevistas o reuniones del Secretario de Despacho.
• Solicitar oportunamente los insumos requeridos para el normal funcionamiento del
despacho.
• Apoyar al Secretario de Despacho en la ubicación de archivos y documentos requeridos
• Apoyar al Secretario de Despacho en la preparación y presentación de informes .
• Prestar apoyo logístico al Secretario de Despacho.
• Mantener informado al Secretario de Despacho de todos los procesos que se desarrollen
,
•'•·}Aif(¡ifcl~~,~g'~ilt!ñ-t~~11~l~f?t!'trte,~i1i~f!:!f'!,LE,~r-• ll
.
• Conocimientos Secretariales . "' , .
• Normatividad vigente en Secretariado .

• Técnicas de Archivo y Correspondencia .
• Relaciones Interpersonales .
·- - ' - __ .,_,
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.
.--
.-
_- ll .
ESTUDIOS
Título de bachiller en cualquier modalidad y conocimiento de
herramientas ofimáticas.
del cargo.
ALTERNATIVA
N/A
Código: 1
·
GOBERNACIÓN DEL TOLIMA SEC-MAN-TH-0~:r

6.3. Planeación
6.3.1. Profesional Especializado Planeación

1
IDENTIFICACIÓN l
!
NIVEL Profesional
DENOMINACION DEL
EMPLEO Profesional Especializado
CÓDIGO 222
GRADO 06
DEPENDENCIA Planeación
CARGO DEL JEFE
Profesional Universitario (Análisis Sectorial - Planes, programas y

proyectos)
CARGOS QUE LE Profesional Universitario (Apoyo a Planes, Programas y proyectos -
REPORTAN Gestión de Sistema de Calidad)
Profesional Universitario (Apoyo Institucional - Gestión del sistema

de calidad)
PROPÓSITO. PRINCIPAL
11
Coordinar la gestión de la Secretaria de Educación y Cultura en su componente estratégico, planes,
programas y proyectos y administración del sistema de gestión de calidad del Sector Educativo
asegurando el cumplimiento de parámetros técnicos, legales y sectoriales en la prestación del
servicio social oficial educativo en Departamento del Tolima y el equipo de personal asignado para
ello.
DESCRIPCIÓN DE FUNCIONÉ$ ESENCIALl:S
11
• Coordinar, supervisar y controlar los procesos de Gestión Estratégica del sector educativo
en el Departamento del Tolima, ejecutados desde la Secretaria de Educación y Cultura.
• Coordinar, supervisar y controlar los procesos de la Gestión de Planes, Programas y
f!ia------.....--:-1_4..,...,No...,,....v_20_12__, ....~f'f-'·,~
11
·'.
Código: !'f.!·
GOBERNACIÓN DEL TOLIMA SEC-MAN-TH-001 <;z ~
SECRETARIA DE EDUCACION Y CULTURA DEL TOLIMA / /
_ _ _ _+-__v_e_rs_io_·n_:_0_1_--1 ~·i
_ _ _ _s_1_s_T_E_M_A~l~N_T_E_G_R_A_D_o_D_E_G_E_s_T_1o_N /

proyectos del sector educativo oficial del Departamento del Tolima que se definan desde la
Secretaría de Educación y Cultura.
• Coordinar, supervisar y controlar el proceso de gestión de la calidad en el sector educativo
oficial en concordancia con el sistema de gestión de la calidad de la Gobernación del
Tolima, directrices sobre el sistema de Gestión de Calidad del Ministerio de Educación y
aplicación de normas técnicas vigentes.
FUNCIONES ESENCIALES RELACIONADAS CON CADA UNO DE LOS PROCESOS EN J-p S
·
QUE PARTICIPA EL CARGO Ii1
PROCESO A01. Análisis de la información estratégica educativa.
• Revisar, analizar y aprobar el boletín estadístico y el informe de diagnóstico estratégico del

sector educativo oficial del Departamento del Tolima, teniendo en cuenta los ejes de
política, territorios y principales indicadores de la Secretaría, con el fin de que sirvan como
insumo y referencia para la formulación el plan de desarrollo educativo.
• Revisar y verificar que esté completo el componente estratégico y/o programático del plan
de desarrollo educativo, con el fin de garantizar su consistencia, verificando además que
contemple los posibles escenarios de futuro para identificar las estrategias de desarrollo
más adecuadas, el análisis de la misión, visión, política, objetivos estratégicos y específicos,
estrategias definidas para la Secretaría de Educación y Cultura y que los programas y
proyectos definidos hayan cumplido una estructura bien definida.
• Revisar y verificar el proyecto del plan de desarrollo educativo, para garantizar su
consistencia y que contenga su componente estratégico y /o programático y el plan de
inversiones.
• Aprobar el componente estratégico y/o programático del plan de desarrollo educativo previa
verificación de su consistencia y completitud en relación a los resultados del boletín
estadístico y del diagnóstico del sector educativo.
• Aprobar el plan de inversiones del plan desarrollo educativo previa verificación de su
coherencia con la definición del componente estratégico, y de la inclusión de los programas
y proyectos prioritarios de la Secretaría.
• Verificar que el plan de desarrollo educativo cumpla con los lineamientos, que contenga una
parte estratégica y programática y un plan de inversiones bien definido y que la evaluación
total del plan haya sido buena y aprobada ante la Asamblea Departamental.
• Revisar y verificar el plan indicativo del sector educativo oficial del departamento del Tolima,
definido por la Secretaría de Educación con el fin de analizar su alineación con el plan de
desarrollo educativo, verificando que esté completo y que los objetivos programas y
Este documento es propiedad de la Secretaria de Educación y Cultura del Talirna, quien se reserva todos los derechos
'1 4 NOV 2012
Código:
GOBERNACIÓN DEL TOLIMA SEC-MAN-TH-0Q1

proyectos definidos para cada eje de política, se les haya asignado ponderaciones, con su
respectivo indicador y metas definidas para cada periodo de gobierno, además verificar los
recursos y fuentes de financiamiento necesarios para los programas y proyectos en cada
vigencia, y la definición de los responsables de su realización.
• Aprobar el plan indicativo, los planes de acción por área y el plan operativo anual de
inversiones de la Secretaría de Educación y Cultura previa verificación de la adecuada
formulación de las metas por proyecto, de la distribución de recursos por proyecto, de la
distribución de proyectos por áreas y de la consistencia con el plan de desarrollo educativo
aprobado.
• Elaborar el documento ampliado del Plan de Desarrollo Educativo, para facilitar su
seguimiento y actualización por parte de la Secretaria de Educación y Cultura.
• Socializar el Plan Plurianual de Inversiones a las dependencias de la Secretaría de
Educación y Cultura, identificando la capacidad institucional para llevarlo a cabo.
• Establecer criterios para la priorización de los programas y proyectos de inversión para el
sector educativo oficial del departamento del Tolima, así como las vigencias necesarias
para la ejecución de los mismos. Registrar los programas, subprogramas, metas y
proyectos que se van a ejecutar durante la vigencia fiscal por área, para la consolidación y
generación del Plan Operativo Anual de Inversiones POAI del sector educativo oficial del
departamento del Tolima.
• Gestionar la aprobación del Plan Operativo Anual de Inversiones del sector educativo oficial
del departamento del Tolima, definido desde la Secretaria de Educación y Cultura, teniendo
en cuenta la necesidad de coordinar su ajuste en caso necesario.
PROCESO A03. Apoyo y fortalecimiento a la gestión de los establecimientos educativos.
• Verificar y aprobar el Plan de asistencia técnica y la agenda coordinada de asistencia

técnica de la Secretaría de Educación del Tolima.
• Evaluar los resultados de la ejecución de la asistencia técnica prestada al sector educativo.
• Revisar semestralmente el informe del estado del sistema de gestión de la calidad, para
asegurarse de su conveniencia, adecuación, eficacia, e identificar las oportunidades de
meJora y las necesidades de efectuar cambios en el sistema, incluyendo la política y los
objetivos de la calidad. Adicionalmente efectuar la divulgación de los resultados obtenidos
en la revisión del SGC.
• Revisar y analizar los informes de seguimiento al plan indicativo y a los programas y
proyectos de la Secretaría, verificando el cumplimiento de los objetivos propuestos y el
adecuado avance en la ejecución de los programas y proyectos de la Secretaría de
15ü:J 1 4 NOV 2012
Código:
GOBERNACIÓN DEL TOLIMA SEC-MAN-TH-001/ ,,

• Definir ajustes requeridos a las estrategias, programas, proyectos y planes de acción por
áreas y verificar posteriormente su efectividad en la corrección de las causas de los logros
regulares y malos.
• Estudiar, analizar y clasificar el logro obtenido por cada uno de los indicadores que hacen
parte del Tablero de la Secretaria de Educación e identificar los ajustes y acciones
necesarias a implementar para que aquellos indicadores con logro regular y malo alcancen
la meta.
• Validar el informe de gestión de la Secretaria de Educación y Cultura y coordinar su
respectiva divulgación a la comunidad como un mecanismo de rendición de cuentas.
PROCESO 801. Análisis, formulación e inscripción de programas y proyectos
• Desarrollar las actividades relacionadas con la formulación de proyectos del sector

educativo oficial del área a la cual pertenece, teniendo en cuenta la información
contemplada en los formatos del módulo de identificación de la metodología general
ajustada MGA y las características de la iniciativa a desarrollar.
• Gestionar la ejecución de los proyectos educativos a su cargo y realizar seguimiento a los

mismos, teniendo en cuenta los parámetros legales vigentes y los criterios técnicos
definidos por el área de planeación. Identificar riesgos y reportar al área de planeación los
ajustes requeridos para asegurar el cumplimiento de los objetivos de los proyectos a su
cargo.

funcionarios.
1 5 oo- -.al 4 NO~ 2012
Código:


Secretaría de Educación y Cultura cuente con las competencias necesarias para un óptimo

PROCESO 101. Adquirir Bienes y Servicios
• Detectar las necesidades de adquisiciones, diligenciar los formatos de requIsIcIon de

compra y estudio de conveniencia y viabilidad del área y enviarlas para su trámite, con el fin
de solicitar las compras necesarias para cubrir las necesidades de funcionamiento.
Cultura, en donde haya sido delegado como Supervisor, velando por su correcta ejecución,
de acuerdo a lo establecido contractualmente y a la normatividad vigente, ajustando los
• Liquidar los contratos y convenios de la Secretaría de Educación y Cultura en donde
participe como supervisor, de acuerdo a lo estipulado contractualmente, cerrándolos legal y
• Participar en la elaboración de los términos de referencia o pliegos de condiciones de las
contrataciones a realizar, ya sea por contratación directa, licitación, concurso o convenios,
con el fin de aportar el conocimiento técnico, legal y económico para cada una de estos.
• Generar la respuesta con calidad y oportunidad a las peticiones enviadas por los
ciudadanos relacionados con su área y funciones.
l 4 NOV 2012
Código:
V
VI
SISTEMA INTEGRADO DE GESTION Versión: 01 ~) ·
1------.---------+-----''-'------il
MACROPROCESO: TALENTO HUMANO Pág. 90 de 412
Vigente desde:
el fin de garantizar la calidad del servicio y el mejoramiento continuo de la Secretaría.
fin de garantizar que este no se entregue de manera intencional al cliente.
comunicaciones y comité de capacitación, bienestar e incentivos.

naturaleza y el área de desempeño del cargo
Administración de Programas y Proyectos.
Normatividad del Sector Educativo.
Administración del Sector Educativo.
Metodologías de planeación y proyectos del DNP.
Este documento es propiedad de la Secretaría de Educación y Cultura del Tolima, quíen se reserva todos los derechos
previo y documentado, ni su reproducción total o parcial por parle de cualquier persona o entidad.
•
1_4_No_v_2º_i2_,,- ,,~·
- ,-
Código:
SECRETARIA DE EDUCACION Y CULTURA DEL TOLIMA 1--
SISTEMA INTEGRADO DE GESTION Versión: 01 /

RÉQUISITOS DE ESTUDI.OS Y EXPERIENCIA

·.
11
ESTUDIOS
Título Profesional en Ciencias Económicas, Administración
Pública, Administración de Empresas o Ingeniería lndustriaL
Título de Postgrado en Evaluación de Proyectos, Finanzas o

Treinta y seis (36) meses de experiencia profesional especifica
en el sector educativo relacionada con las funciones del cargo.
ALTERNATIVA
Titulo de postgrado por:
• Dos (2) años de experiencia profesional en el sector

educativo, siempre que se acredite el título profesional afin
con las funciones del cargo; o Título profesional adicional al
exigido en el requisito del respectivo empleo, siempre y
cuando dicha formación adicional sea afín con las funciones
del cargo.
Este documento es propiedad de la Secretaria de Educación y Cultura del Tolima, quien se resen 1a todos los derechos
legales sobre el mismo. No es permitida la transferencia o uso de cualquíer información contenida en el. sin acuerdo
previo _V documentado, ni su reproducción total o parcial por parte de cualquier persona o entidad.
15O o- -,,a¡i 1 4 NOV 2012
Código:

6.3.2. Profesional Universitario (Análisis Sectorial y planes, programas y proyectos)
IDENTIFICACIÓN 11
!i
NIVEL Profesional
DENOMINACION DEL
CÓDIGO 219
GRADO 04
CARGO DEL JEFE
INMEDIATO Profesional Especializado de Planeación
CARGOS QUE LE
REPORTAN Ninguno
.
11
Administrar y soportar tácticamente los procesos de planeación en el sector educativo oficial del
Departamento del Tolima, para promover el desarrollo estratégico, los planes y programas de la
Secretaría de Educación y Cultura y asegurar el cumplimiento de parámetros técnicos, legales y
sectoriales.
11
• Supervisar y controlar los procesos relacionados con la Gestión Estratégica de la Secretaría
de Educación y Cultura.
• Apoyar, supervisar y controlar los procesos relacionados con el análisis de la información
estratégica educativa.
• Apoyar, supervisar y controlar los procesos relacionados con la formulación y aprobación
del Plan de Desarrollo Educativo.
• Apoyar, supervisar y controlar los procesos relacionados con la evaluación de resultados,
en lo referente a SGC, Tablero de Indicadores y avance de Planes y programas
1 4 NO'J 2lH2
Código:

FUNCIONES ESENCIALES RELACIONADAS CON CADA UNO DE LOS PROCESOS EN ¡4os

QUE PARTICIPA EL CARGO ,!
PROCESO A01. Análisis de la información estratégica educativa
• Clasificar y analizar la información estratégica educativa para generar el boletín estadístico

de la Secretaría de Educación y Cultura y el diagnóstico estratégico del sector educativo del
• Analizar el contexto de la política nacional y territorial, identificando elementos claves de
interés para la Secretaría de Educación, analizar la información e identificar oportunidades y
amenazas, fortalezas y debilidades del sector y servicio educativo, realizar una matriz
DOFA con los aspectos identificados y que incluya todos los ejes de la política educativa,
para complementar el diagnóstico estratégico del sector definiendo áreas prioritarias de
desarrollo, áreas geográficas y grupos sociales con prioridad para intervenir.
• Revisar y verificar que esté completo el boletín estadístico de la Secretaría de Educación y
Cultura, para garantizar su consistencia y asegurar que contemple los indicadores
estadísticos definidos, clasificados por eje de política, con su cálculo para un período
mínimo de cuatro años, tendencia, proyección y conclusión por cada indicador, para cada
territorio de la Secretaría.
• Revisar y verificar el diagnóstico estratégico del sector, para garantizar su consistencia y
que contemple una introducción, participantes en el diagnóstico, los resultados del
diagnóstico, identificado los actores relacionados con la Secretaría de Educación y Cultura y
los servicios que presta; además los componentes internos y externos identificados en el
análisis de la información estratégica del sector y las áreas prioritarias de desarrollo y áreas
geográficas y grupos sociales con prioridad para intervenir, y conclusiones obtenidas de
este diagnóstico.
• Definir el momento en que se va a realizar el análisis y/o definición de estrategias, si se va a

formular el plan de desarrollo educativo o si se van a realizar los ajustes generados
periódicamente al plan de desarrollo.
• Analizar, verificar y generar el plan de inversiones del plan de desarrollo educativo que
permita definir la inversión necesaria para cubrir todos los programas y proyectos de la
Secretaría de Educación y Cultura, analizar y definir las fuentes de financiamiento
contemplando recursos externos y establecer la capacidad de endeudamiento del territorio;
definir el presupuesto disponible para la Secretaria de Educación y Cultura; definir
programas y proyectos a ejecutar según prioridad y presupuesto y verificar que los
programas, proyectos y sus metas incluidos en el plan plurianual de inversiones cuenten
con los aspectos mínimos de la política nacional: La Revolución Educativa; verificar que la
sumatoria de la inversión necesaria para realizar los programas y proyectos sea menor o
previo y documentado. ni su reproducción total o parcial
'----....C...-'--"-"-'====='-"'-_;_;._;_;_;_;__;___;_:;,. por parte de cualquier persona o entidad.
_ __:..__:._c.,;;,;.__;__'-',....;,_c__;_;___;____;__ _ _ __ _ , ~
1 So o- -11 1 4 NOV 2012
Código:

igual al presupuesto disponible.

• Definir el componente de seguimiento y evaluación del plan de desarrollo educativo,
consolidar y construir el plan de desarrollo educativo en su componente estratégico y/o
programático y el componente de inversiones y verificar su nivel de formulación.
• Presentar el Plan de Desarrollo Educativo ante el Consejo territorial en caso que se
sugieran cambios al documento, realizarle los ajustes necesarios y gestionar nuevamente
su aprobación. Luego, establecer los medios por los cuales se divulgará su contenido a la
Comunidad Educativa.
• Elaborar el documento ampliado del Plan de Desarrollo Educativo, para facilitar su
seguimiento y actualización por parte de la Secretaria de Educación y Cultura.
• Formular el plan indicativo del sector educativo oficial del Departamento del Tolima, a partir
de la verificación de las metas de programas y proyectos, la definición de las ponderaciones
para los objetivos, programas y proyectos, la asignación de recursos y los responsables.
Por último, gestionar la aprobación del plan indicativo por parte del comité directivo y su
divulgación al Ministerio de Educación Nacional.
• Construir el plan indicativo del sector educativo oficial del Departamento del Tolima, a partir
de la verificación de las metas de programas y proyectos, la definición de las ponderaciones
para los objetivos, programas y proyectos, la asignación de recursos y los responsables.
Posteriormente, gestionar la aprobación del Plan Indicativo por parte del Comité Directivo y
su divulgación al Ministerio de Educación Nacional.
• Revisar y verificar el plan de inversiones del plan de desarrollo educativo, con el fin de
garantizar su consistencia y que esté completo, verificando que la capacidad de inversión
de la Secretaria, cubra todos los programas y proyectos de inversión y con sus respectivas
metas definidas y que den respuesta a las necesidades de cobertura y calidad que requiere
el sector educativo para mejorar sus condiciones de desarrollo, y que esta inversión sea
menor o igual a la definida en el presupuesto.
• Socializar el Plan Plurianual de Inversiones a las dependencias de la Secretaria de
Educación y Cultura, identificando la capacidad institucional para llevarlo a cabo.
• Elaborar en compañia con el funcionario asignado, el plan de acción del área, estableciendo
los proyectos, las actividades, las metas, los recursos y los indicadores del mismo,
asegurándose que cumpla con las directrices del Plan de Desarrollo Educativo y el Plan
Indicativo.
• Revisar la consolidación de los planes de acción generados por cada área Secretaría de
Educación y Cultura, para verificar su consistencia y complementariedad, garantizando que
las actividades definidas para cada vigencia incluyan los proyectos específicos provenientes
del plan de desarrollo educativo y del plan indicativo.
• Revisar los informes de avance de los planes de acción de cada área de la Secretaría de
Educación y Cultura, para verificar su cumplimiento en cada vigencia, de los objetivos,
·¡ 5 o o- -il f1 4 NOV 2UIL
Código:

actividades e indicadores establecidos en cada plan de acción.

• Preparar los planes de acción del área teniendo en cuenta los objetivos de cada una y los
programas y proyectos de la Secretaría de Educación, con la coordinación y aprobación de
la oficina asesora de planeación, para verificar las acciones, proyectos y recursos que se
van a desarrollar en la vigencia, y dar cumplimientos a las metas previstas en el plan que
son de su competencia.
• Revisar la consolidación de los planes de acción generados por cada área de la Secretaría
de Educación para verificar su consistencia y complementariedad, garantizando que las
actividades definidas para cada vigencia incluyan los proyectos específicos provenientes del
plan de desarrollo educativo y del plan indicativo.
• Gestionar ante el Comité directivo la aprobación de los planes de acción de la Secretaría de
Educación por área, y luego comunicar los resultados del análisis del cumplimiento de los
mismos.
• Recopilar la información de programas y proyectos del sector educativo de cada
dependencia y los recursos asignados al sector, para establecer el orden de ejecución de
los proyectos y la vigencia por cada uno de ellos, para luego realizar su registro.
• Revisar los informes de avance de los planes de acción de cada área de la Secretaría de
Educación, para verificar su cumplimiento en cada vigencia, de los objetivos, actividades e
indicadores establecidos en cada plan de acción.
PROCESO A04. Evaluación de Resultados.
• Evaluar el estado de programas y proyectos, a partir de la identificación de los retrasos y los

ajustes realizados para cumplir con los objetivos.
• Generar el informe de seguimiento de programas y proyectos, el cual es enviado al comité
directivo para su revisión. Así mismo estudia la disponibilidad de la información, para
realizar el seguimiento del plan indicativo.
• Generar el informe de seguimiento al tablero de indicadores mediante la consolidación de
los informes de resultado del tablero y el análisis del comportamiento de los indicadores; lo
anterior, para divulgarlo en la Secretaría de Educación y Cultura utilizando los medios de
comunicación disponibles.
• Generar los cambios necesarios en los programas y proyectos, teniendo cuidado que estos
garanticen el cumplimiento de las metas establecidas.
• Establecer periódicamente los ajustes al componente estratégico y/o programático del plan
de desarrollo educativo.
• Consolidar los informes generados en el proceso Evaluación de resultados como son:
Informe de Gestión del tablero de indicadores, Informe a seguimiento de programas y
proyectos e Informe de seguimiento al plan indicativo.
• Generar el informe de Gestión de la Secretaria, ajustarlo en caso necesario y gestionar su
150D-- '1 4 NOV 2012
Código:
.,:.J-v.
\
·:,,
o' , /
,. ~i

aprobación y divulgación a la Comunidad Educativa.

• Actualizar la matriz de eficacia, verificando los logros obtenidos en los programas y
proyectos, y generar y divulgar el informe de seguimiento al plan indicativo.
• Revisar y verificar el plan del proyecto, con el fin de garantizar su consistencia y que esté
completo, teniendo en cuenta que contemple el cronograma del proyecto, el plan de calidad,
el plan de riesgos y la estructura organizacional del proyecto, para garantizar el
cumplimiento de los objetivos del proyecto.
• Verificar y revisar los programas y proyectos para la definición del plan operativo anual de
inversiones POAI de la Secretaría de Educación y Cultura, garantizando que la información
esté completa y sea consistente.
• Revisar y verificar los ajustes realizados al alcance, cronograma y equipos de trabajo a los
planes de programas y proyectos, para asegurar que la información este completa y se
mantenga la consistencia de las directrices del proyecto.


• Detectar las necesidades de adquisiciones, diligenciar los formatos de requisición de


legales sobre el mismo. No es permitida la transferencia o uso de cualquier informacfón contenida en el, sin acuerdo
1 5 OD- - ,. " l1 4 NOV 2012
-------~~------~ Código:
SEC-MAN-TH-001


• Identificar y hacer seguimiento a las acciones preventivas y correctivas definidas para

eliminar las causas de las no conformidades reales o potenciales identificadas en los
procesos, con el fin de garantizar la calidad del servicio y el mejoramiento continuo de la
Secretaría.
fin de garantizar que este no se entregue de manera intencional al usuario.

Este documento es propiedad de la Secretaria de Educación y Cultura del Tolima, quien se resen1a todos los derechos
1 4 NO\J 20\2.
Código:


Administración de Planes y programas

ESTUDIOS
Título Profesional en Ciencias Económicas, Administración
Pública, Administración de empresas o ingeniería industrial.
Veinticuatro (24) meses de experiencia profesional en el sector
educativo relacionada con las funciones del cargo.
ALTERNATIVA
NiA
1 so a- -11 4 NO~ 2012
Código:

6.3.3. Profesional Universitario (Apoyo Institucional y Gestión del Sistema de Calidad)

.
!
IDENTIFI.CACIÓN
1
NIVEL Profesional
DENOMINACION DEL
CÓDIGO 219
GRADO 04
CARGO DEL JEFE
CARGOS QUE LE
REPORTAN Ninguno
P~OPÓSITO PRINCIPAL
. 11
Administrar y soportar tácticamente los procesos relacionados con la asistencia técnica y el Sistema
de Gestión de la Calidad de Secretaria de Educación y Cultura y los Establecimientos Educativos
Oficiales de los municipios no certificados del Departamento del Tolima de acuerdo con los
principios constitucionales, la normatividad vigente y los lineamientos del Ministerio de Educación
Nacional y el Departamento del Tolima.
DESCijlPCIÓN DE FUNCIONES ESENCIALES
11
• Armonizar, supervisar y controlar el proceso de gestión de la calidad en el sector educativo
oficial en concordancia con el sistema de gestión de la calidad de la Gobernación del
Tolima, directrices sobre el sistema de Gestión de Calidad del Ministerio de Educación, el
comité de calidad y aplicación de normas técnicas vigentes.
• Articular, armonizar y supervisar la ejecución del proceso de fortalecimiento de la Gestión
Pública (Modernización) de las Instituciones Educativas Oficiales y la Secretaría de
Educación y Cultura de conformidad a las directrices nacionales y departamentales.
• Elaborar, administrar y coordinar el plan de asistencia técnica del sector educativo en la
Secretaría de Educación y Cultura, los municipios no certificados y los establecimientos
educativos.
4 NOV 2012
Código:

FUNCIONES ESEN.CIALES RELACIONADAS. C. ON. CADA UN. O DE LOS PROCESOS ENI~-OS

·. QUE PARTICIPA EL CARGO _ 1:
• Garantizar que la programación de la asistencia técnica sea viable y consistente,

previniendo posibles cruces, a partir de la retroalimentación efectiva con las distintas áreas
de la Secretaria de Educación y el Comité Directivo.
• Construir y gestionar la aprobación del informe de ejecución de asistencia técnica, y en caso
de generarse recomendaciones de ajustes, actualizar el documento consolidado y el
Portafolio de Servicios de la Secretaría de Educación y Cultura.
• Consolidar, coordinar y realizar seguimiento al plan de asistencia técnica elaborado por
cada área de la secretaría, para el fortalecimiento de la gestión de los establecimientos
educativos
• Estudiar la capacidad de brindar asistencia técnica, a partir del estudio de las solicitudes
presentadas por los establecimientos educativos.
• Recibir el plan de asistencia técnica e incluir o ajustar los aspectos solicitados por el Comité
directivo, para generar la agenda de asistencia técnica y luego distribuir entre las áreas de
la Secretaría de Educación y Cultura
• Garantizar que la programación de la asistencia técnica sea viable y consistente,
previniendo posibles cruces, a partir de la retroalimentación efectiva con las distintas áreas
de la Secretaria de Educación y el Comité Directivo.
• Realizar el seguimiento a la ejecución de la asistencia técnica, a partir de la consolidación
de los informes de ejecución de cada una de las áreas y la definición de las desviaciones
presentadas respecto a los objetivos propuestos.
• Construir y gestionar la aprobación del informe de ejecución de asistencia técnica, y en caso
de generarse recomendaciones de ajustes, actualizar el documento consolidado y el
Portafolio de Servicios de la Secretaría de Educación y Cultura.
• Seleccionar y establecer la existencia de los registros, que son insumo para la revisión del
Sistema de Gestión de la Calidad.
• Realizar la revisión del sistema de gestión de calidad mediante los resultados de las
auditorías realizadas en los procesos de la Secretaria, con el fin de definir acciones para
mejorar el desempeño de los procesos
• Analizar resultados de evaluación de atención a usuarios y ciudadanos, con los documentos
recopilados y generar el plan de acción que asegure mejorar el servicio de la Secretaría y la

percepción del servicio por parte de los usuarios.

• Analizar el manejo y estado de acciones correctivas y preventivas, con los registros insumo
para este análisis y los resultados obtenidos los refleja en el informe de análisis de
resultados de la revisión del sistema de gestión de la calidad, así como el plan de acción,
que facilite tomar las decisiones para finalizar las acciones correctivas y preventivas
establecidas.
• Evaluar la gestión del talento humano y formación del personal; así como el plan de acción,
para mejorar el desempeño del personal y su capacitación. De igual forma evaluar el
desempeño de las relaciones con otras dependencias del ente territorial.
• Generar el informe de revisión por la dirección del Sistema de Gestión de la Calidad.
inversiones POAI de la Secretaria de Educación y Cultura, garantizando que la información


1 4 NOV "
Código:

• Participar en la elaboración de los pliegos de condiciones de las contrataciones a realizar,
ya sea por contratación directa, licitación, concurso o convenios, con el fin de aportar el
conocimiento técnico, legal y económico para cada una de estos.

Secretaría.

1 5 oo- -3tJ '1 4 NOV 2012 ,-. ('f)' ,~/_.

Código: '
SEC-MAN-TH-001 /

Planeación y Administración Pública.

Sistema de Gestión de la Calidad (MECI, ISO)
Administración de Planes y programas
Procedimientos del Banco de programas y proyectos de inversión Nacional.
ESTUDIOS
Título Profesional en Ingeniería industrial, Administración de
Empresas o Contaduría.
Veinticuatro (24) meses de experiencia profesional relacionada
ALTERNATIVA
N/A
legales sobre el mismo. No es permitida la transferencia o uso de cualquier información contenida en el, sin acuérdo
1 5 o o- -3~ 1 4 NOV 2012 !·
~-·-

Código:
SEC-MAN-TH-001
. tt
MACROPROCESO : TALENTO HUMANO Pág. 104 de 412 _

6.3.4. Profesional Universitario (Apoyo a Planes, Programas y Proyectos, y Gestión del

Sistema de calidad}
IDENTIFICACIÓN
NIVEL Profesional
DENOMINACION DEL
CÓDIGO 219
GRADO 04
CARGO DEL JEFE
CARGOS QUE LE
REPORTAN Ninguno
1
Desarrollar las actividades que permitan, que las iniciativas de planes, programas y proyectos de las
dependencias de la Secretaría de educación y en general del sector educativo oficial del
Departamento del Tolima, sean viables, se formulen y ejecuten adecuadamente para bien de la
comunidad y del sector educativo. Apoyar el Sistema de Gestión de la Calidad en el Sector
Educativo del Departamento del Tolima.
1
• Armonizar, supervisar y controlar los procesos relacionados con el análisis, la formulación y

la inscripción de planes, programas y proyectos del sector educativo oficial del
• Concertar, supervisar y controlar los procesos relacionados con la ejecución, control y
seguimiento de planes, programas y proyectos del sector educativo oficial del departamento
del Tolima.
• Apoyar el proceso de gestión de la calidad en el sector educativo oficial en concordancia
con el sistema de gestión de la calidad de la Gobernación del Tolima, directrices sobre el
sistema de Gestión de Calidad del Ministerio de Educación y aplicación de normas técnicas
Este documento es propiedad de la Secretaria de Educación y Cultura del Tolima, quien se reserva todos los dere'chos
; s n ¡i · .• .;..¡ .,.1
,-------,-----------c....'--""---='"'----_._--.'---"'-"-._c""o~·d~i!-'g"'o•:---,
·1 4 NO ,;f·
.,,,,
GOBERNACIÓN DEL TOLIMA SEC-MAN-TH-001 '·t' .,;
SECRETARIA DE EDUCACION Y CULTURA DEL TOLIMA n. /
t----s_1_s_T_E_M_A_1,..N_T_E_G_RA_D_o_D_E_G_E_s_T_1o_N_ _ _ _ _ _v_e_rs_i_ó_n_:0_1_--1\ ', ( /

vigentes.
FUNCIONES ESENCIALES RELAC.IONADAS CON CADA UNO OE LOS PROCESOS EN) ~os
QUE PARTICIPA EL CARGO i:
• Realizar la revisión del sistema de gestión de calidad mediante los resultados de las
auditorías realizadas en los procesos de la Secretaria, con el fin de definir acciones para
mejorar el desempeño de los procesos
• Analizar resultados de evaluación de atención a usuarios y ciudadanos, con los documentos
recopilados y generar el plan de acción que asegure mejorar el servicio de la Secretaría y la
percepción del servicio por parte del cliente.
• Analizar el manejo y estado de acciones correctivas y preventivas, con los registros insumo
para este análisis y los resultados obtenidos los refleja en el informe de análisis de
resultados de la revisión del sistema de gestión de la calidad, así como el plan de acción,
que facilite tomar las decisiones para finalizar las acciones correctivas y preventivas
establecidas.
• Evaluar la gestión del talento humano y formación del personal así como el plan de acción,
para mejorar el desempeño del personal y su capacitación. Igualmente evaluar el
desempeño de las relaciones con otras dependencias del ente territorial.
• Generar el informe de revisión por la dirección del Sistema de Gestión de la Calidad.
PROCESO B01. Análisis, formulación e inscripción de programas y proyectos
• Analizar el diligenciamiento de los formatos del módulo de identificación de la metodología

general ajustada MGA de acuerdo a las características de la iniciativa a desarrollar,
asegurándose que estén correctamente elaborados y registrados en la Secretaria de
• Divulgar al interior del comité directivo la viabilidad de las iniciativas recibidas, para que se
generen las directrices necesarias y se tramite su aprobación o ajuste.
• Aprobar las actividades, el cronograma, el plan de calidad, el plan de riesgos y la estructura
organizacional de los proyectos con el fin de asegurar la adecuada administración y
ejecución de los planes y programas de la Secretaria.
• lnfonmar a los gerentes de proyecto, acerca de las observaciones señaladas para este y
realizar su respectivo seguimiento, para asegurar que se adapten a los criterios técnicos y
legales exigidos.
• Registrar en el Banco de Proyectos Territorial la información perteneciente a los proyectos
aprobados por el Comité Directivo, garantizando la recepción del código de inscripción
'1 4 NOV 2012
Código:

SSEPI. En caso de no haberse podido inscribir el proyecto, establecer las causas, para
poderlas comunicar a los responsables de los proyectos.
• 1nformar a los gerentes del proyecto las observaciones planteadas por las cuales no se
pudo inscribir el mismo, para tenerlas en cuentas en el momento de hacer el
replanteamiento si es el caso.
• Gestionar las actividades necesarias para el inicio de los proyectos y divulgarlas a cada uno
de los responsables de estos.
• Garantizar la entrega total de la información de los proyectos formulados e inscritos en el
Banco Regional de Proyectos, a los responsables de estos, inclusive en el momento de
registrarse cambios en la formulación.
• Validar que los cambios solicitados y aprobados, este reflejados en los proyectos, para
garantizar el cumplimiento de los parámetros técnicos y de calidad definidos en la
formulación de estos.


PROCESO !01. Adquirir Bienes y Servicios

• Realizar seguimiento a los contratos y convenios suscritos por la Secretaria de Educación y
cronogramas de seguimiento, cuando se requiera; asi como elaborar las solicitudes de
• Liquidar los contratos y convenios de la Secretaria de Educación y Cultura en donde
1 5 OO- - ..¡:-1 1 4 NOV 2012
Código:


• Participar en la elaboración de los pliegos de condiciones de las contrataciones a realizar,
ya sea por contratación directa, licitación, concurso o convenios, con el fin de aportar el

Secretaria.



1 4 NOV 2012
Código:
SEC-MAN-TH-0011 i
1----s_1_s_T_E_M_A_1,...N_T_E_G_R_A_D_o_D_E_G_E_s_T_1o_N_ _ _ _ _ _v_e_rs_i_ó_n_:0_1_.......-f \'

v...
Vigente desde:
Administración de Programas y Proyectos.

Normatividad y Administración del Sector Educativo.
Metodología MGA.
Procedimientos del Banco de programas y proyectos de inversión Nacional.
ESTUDIOS
Título Profesional en Ciencias Económicas, Administración de
Empresas, Administración Pública o Ingeniería Industrial.
ALTERNATIVA N/A
1 4 NOV 2012
Código:
GOB R A ION DEL TOLIMA SEC-MAN-TH-001

6.3.5. Técnico Operativo Planeación (Sistema de Gestión de la Calidad)
IDENTIFICACIÓN
NIVEL Técnico
DENOMINACION DEL
CÓDIGO 314
GRADO 05
CARGO DEL JEFE
CARGOS QUE LE
REPORTAN Ninguno
. 1
Soportar técnica y operativamente el Sistema de Gestión de la calidad del sector educativo oficial
del departamento del Tolima, la recopilación de información y las actividades relacionadas con la
ejecución de los procesos a la Gestión de Apoyo Municipal e Institucional.
DESC~IPCIÓN DE FUNCIONES ESENCIALES
.
1
• Apoyar Técnica, operativamente y complementar el desarrollo de las actividades asociadas con

el proceso de Gestión de la calidad en el Sector Educativo en concordancia con el sistema de
gestión de calidad de la Gobernación del Tolima y las directrices dadas por el Ministerio de
Educación, el análisis de la información estratégica educativa, la formulación del plan de
desarrollo educativo.
• Apoyar técnica y operativamente la ejecución del proceso de fortalecimiento de la Gestión
Pública (Modernización) de las Instituciones Educativas Oficiales y la Secretaría de Educación y
Cultura de conformidad a las directrices nacionales y departamentales.
• Ejercer la Secretaría Técnica del comité de calidad de la Secretaría de Educación y Cultura .
FUNCIONES ESENCIALES RELACIONADAS CON CADA UNO DE LOS PROCESOS EN os

1 4 NOV 2012
Código:

• Recopilar información Estratégica del Sector, verificar que esté completa garantizando que
sirva de insumo para el análisis posterior, y así convocar al comité directivo, para realizar el
estudio del Sector Educativo, conforme a la programación realizada.
• Convocar mesas de trabajo con la Comunidad Educativa y el Comité Directivo, para la
realización del análisis de la información estratégica del sector y una vez reunidos, verificar
que estén presentes los convocados.
• Recopilar información del Boletín Estadístico de la Secretaría, el diagnóstico estratégico del

sector y las lecciones aprendidas de programas y proyectos, asegurando que la información
esté completa y convocar al comité directivo para realizar el estudio de los resultados,
conforme a la programación realizada por el Profesional Especializado de Planeación.
• Convocar a la comunidad educativa y a los funcionarios de la Secretaria de Educación y
Cultura para la divulgación del contenido del plan de desarrollo educativo aprobado.
• Convocar a los actores de la Comunidad Educativa y al Comité Directivo, para la realización
de una mesa de trabajo, con el fin de realizar un análisis y definición de estrategias con la
información definida en el componente estratégico del plan de desarrollo educativo.
• Identificar y recopilar la información financiera de la Secretaría de Educación y Cultura y las
estrategias para el sector donde se definen los programas y proyectos generales, para
definir la capacidad de inversión de la Secretaría.
• Recopilar la información del plan de desarrollo educativo, para consolidarlo y enviarlo a
revisión y aprobación.
• Convocar a la comunidad educativa y a los funcionarios de la Secretaria de Educación y
Cultura para la divulgación del contenido del plan de desarrollo educativo.
• Convocar al Comité Directivo y a los funcionarios asignados de cada área, para dar a
conocer el plan indicativo definido.
• Convocar al funcionario asignado y al equipo de trabajo de cada área de la Secretaria, con
el fin de analizar y definir el plan de acción para cada área.
• Convocar al Comité Directivo y a los funcionarios asignados de cada área, con el fin de
verificar y aprobar los componentes del plan de acción por área.
• Entregar a cada área el plan de acción para su ejecución.
• Convocar al Comité Directivo y verificar su asistencia, con el fin de analizar y verificar la
consistencia del POAI generado para la Secretaria de Educación y Cultura.
PROCESO A03. Apoyo y fortalecimiento a la gestión de los establecimientos educativos
• Recibir las solicitudes de asistencia técnica (demanda) y el plan de asistencia técnica de la
'1 4 NOV 2012
Código:
07

Secretaría aprobado, con el fin de remitirlas para el estudio de viabilidad de ejecución de las
solicitudes de asistencia presentadas.
• Enviar la agenda coordinada de asistencia técnica al Comité Directivo para su aprobación.
• Recopilar los infonmes sobre la ejecución de la asistencia técnica de las áreas ejecutoras,
con el fin de enviarlos para su consolidación.
• Apoyar técnica y operativamente la revisión del sistema de gestión de calidad mediante los
resultados de las auditorias realizadas en los procesos de la Secretaria, con el fin de definir
acciones para mejorar el desempeño de los procesos
• Apoyar técnicamente los procesos de evaluación de atención a usuarios y ciudadanos, con
los documentos recopilados y generar el plan de acción que asegure mejorar el servicio de
la Secretaria y la percepción del servicio por parte del usuario.
• Apoyar técnica y operativamente el seguimiento, manejo y estado de acciones correctivas y
preventivas, con los registros insumo para este análisis y los resultados obtenidos los refleja
en el informe de análisis de resultados de la revisión del sistema de gestión de la calidad,
así como el plan de acción, que facilite tomar las decisiones para finalizar las acciones
correctivas y preventivas establecidas.
• Apoyar técnicamente los informes de revisión por la dirección del Sistema de Gestión de la
Calidad
• Organizar las convocatorias del Comité Directivo y de calidad.
• Recopilar los informes de avance de programas y proyectos, con el fin de enviar al
Profesional Universitario para la revisión del nivel de ejecución de los programas y
proyectos.
• Convocar al Comité Directivo con el fin de analizar y sugerir ajustes en la consolidación del
tablero de indicadores y una vez reunidos verificar que todos estén presentes.

PROCESO B02. Ejecución, control y seguimiento de programas y proyectos
• Recopilar la información de los planes y programas a ejecutar y en ejecución, con lo cual

permite convocar al Comité directivo para realizar el seguimiento y la puesta en marcha de
los mismos.
¡ 5 Oo- 1 4 NOV 2012
Código: •
GOBERNACIÓN DEL TOLIMA SEC-MAN-TH-b01


respuesta. hacer seguimiento para su respuesta en los tiempos establecidos, recopilar las


técnica de cada indicador y proponer las acciones respectivas para lograr mayor eficiencia y
usuario.

y Cultura del Tolima
..,/\
1 5 OO- - "'í -J 1 4 NOV 2012 e
~
Código: 1
MACROPROCESO : TALENTO HUMANO Pág.113 de 412

Normatividad del sector público y el sector educativo.
Auditor Interno de Calidad (ISO 9001 y/o NTCGP 1000)

Control interno de entidades del estado (MECI 10002005)
Administración de sistemas de gestión de calidad. (ISO 9001, NTCGP 1000)
Manejo de herramientas ofimáticas, Internet y bases de datos.
Conocimiento en manejo de indicadores y estadísticas.
Normatividad vigente en contratación

ESTUDIOS
profesional en Ingeniería Industrial, Administración Pública,
Ingeniería de Sistemas o Administración de empresas y/o
terminación de estudios del pensum académico de educación
AL TERNA TIVA
NA
,~·4 NOV 2012
Código:

6.3.6. Técnico Operativo Planeación

IDENTIFICACIÓN 1
'
NIVEL Técnico
DENOMINACION DEL
CÓDIGO 314
GRADO 05
CARGO DEL JEFE
CARGOS QUE LE
REPORTAN Ninguno
PROPÓSITO PRINCIPAL .
11
Soportar técnica y operativamente la recopilación de información y las actividades relacionadas con
la ejecución de los procesos asociados a la Gestión Estratégica Análisis Sectorial, la Gestión de
Planes, Programas y proyectos, la Gestión de Apoyo Municipal e Institucional y la Gestión de
Calidad.
11
Apoyar operativamente y complementar el desarrollo de las actividades asociadas con el análisis de
la información estratégica educativa, la formulación del plan de desarrollo educativo y la Gestión de
la Calidad al interior de la Secretaría.
. QUE PARTICIPA EL CARGO
S ,r
• Recopilar información Estratégica del Sector, verificar que esté completa garantizando que
sirva de insumo para el análisis posterior, y así convocar al comité directivo, para realizar el
estudio del Sector Educativo, conforme a la programación realizada.
realización del análisis de la información estratégica del sector y una vez reunidos, vE,rificar
1 4 NOV 2012
Código:
MACROPROCESO : TALENTO HUMANO Pág. 115 de 412.

• Recopilar información del Boletín Estadístico de la Secretaría, el diagnóstico estratégico del

sector y las lecciones aprendidas de programas y proyectos, asegurando que la información
esté completa y convocar al comité directivo para realizar el estudio de los resultados,
conforme a la programación realizada por el Profesional Especializado de Planeación.
• Convocar a la comunidad educativa y a los funcionarios de la Secretaría de Educación y
Cultura para la divulgación del contenido del plan de desarrollo educativo aprobado.
• Convocar a los actores de la Comunidad Educativa y al Comité Directivo, para la realización
de una mesa de trabajo, con el fin de realizar un análisis y definición de estrategias con la
información definida en el componente estratégico del plan de desarrollo educativo.
• Identificar y recopilar la información financiera de la Secretaría de Educación y Cultura y las
estrategias para el sector donde se definen los programas y proyectos generales, para
definir la capacidad de inversión de la Secretaria.
• Recopilar la información del plan de desarrollo educativo, para consolidarlo y enviarlo a
revisión y aprobación.
• Convocar a la comunidad educativa y a los funcionarios de la Secretaría de Educación y
Cultura para la divulgación del contenido del plan de desarrollo educativo.
• Convocar al Comité Directivo y a los funcionarios asignados de cada de área, para dar a
conocer el plan indicativo definido.
• Convocar al funcionario designado y al equipo de trabajo de cada área de la Secretaria, con
el fin de analizar y definir el plan de acción para cada área.
• Convocar al Comité Directivo y a los funcionarios designados de cada área, con el fin de
verificar y aprobar los componentes del plan de acción por área.
• Entregar a cada área el plan de acción para su ejecución.
• Convocar al Comité Directivo y verificar su asistencia, con el fin de analizar y verificar la
consistencia del POAI generado para la Secretaria de Educación y Cultura.
PROCESO A03. Apoyo y fortalecimiento a la gestión de los establecimientos educativos
• Recibir las solicitudes de asistencia técnica (demanda) y el plan de asistencia técnica de la

Secretaría aprobado, con el fin de remitirlas para el estudio de viabilidad de ejecución de las
solicitudes de asistencia presentadas.
• Enviar la agenda coordinada de asistencia técnica al Comité Directivo para su aprobación.
• Recopilar los informes sobre la ejecución de la asistencia técnica de las áreas ejecutoras,
con el fin de enviarlos para su consolidación.
• Convocar al Comité Directivo con el fin de revisar y analizar los informes de seguimiento de
programas y proyectos y el de eficacia y una vez reunidos verificar que estén todos
presentes.
Este documento es propiedad de la Secretaría de Educación y Cultura del To!ima, quien se resen,a todos los derechos
1 4 NOV 2012
Código:

• Recopilar los informes de avance de programas y proyectos, con el fin de enviar al

Profesional Universitario para la revisión del nivel de ejecución de los programas y
proyectos.
• Convocar al Comité Directivo con el fin de analizar y sugerir ajustes en la consolidación del
tablero de indicadores y una vez reunidos verificar que todos estén presentes.

• Recopilar la información de los planes y programas a ejecutar y en ejecución, con lo cual

permite convocar al Comité directivo para realizar el seguimiento a la puesta en marcha de
los mismos.

Secretaria cuando se trata de correspondencia mterna, distribuir para su tramite o


1 4 NOV 2012
Código:


usuario.
dependencia, optimizando los trámites para el meJor aprovechamiento de los recursos.

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.
·, JI .•
Control interno de entidades del estado (MECI 1000:2005)

Auditor Interno de Calidad (ISO 9001 y/o NTCGP 1000)
Normatividad vigente en contratación
•. ::.,~::·:ic:. ::tfi:.1!~?t:f,~!\J~14,'ili.E~Ji!rS.tl~§'iPsism,c1>1q~JEX'f?l?Mi.~/ll~A.· · . '•• •,, ·' 11
ESTUDIOS
profesional en áreas administrativas o de sistemas y/o
Doce ( 12) meses de experiencia tecnológica o técnica
ALTERNATIVA
1 5 OO- - ~f:!1 1 4 NOV 2012
Código:

6.4. Inspección y Vigilancia
6.4.1. Profesional Especializado Inspección y Vigilancia (Coordinador)
IDENTIFICACIÓN
NIVEL Profesional
DENOMINACION DEL
CÓDIGO 222
GRADO 06
DEPENDENCIA Inspección y Vigilancia

CARGO DEL JEFE
Profesional Universitario Inspección y Vigilancia (Apoyo a Inspección

CARGOS QUE LE y Vigilancia)
REPORTAN Técnico Operativo Inspección y Vigilancia
Auxiliar Administrativo Inspección y Vigilancia

1
Coordinar, liderar, planear, ejecutar y controlar el proceso de Inspección y Vigilancia y legalización

de establecimientos del Sector Educativo en el Departamento del Tolima, dentro de los términos y el
marco legal vigente aplicable, a través del plan operativo anual de inspección y vigilancia,
planeando las actividades de visitas de control a los municipios no certificados y Establecimientos
Educativos.
DESCRIPCIÓN DE FUNCIONES ESENCIALES '
1
1
• Coordinar, planear, supervisar y controlar los procesos relacionados con la gestión de la

inspección y vigilancia del Sector Educativo en la Secretaria de Educación y Cultura, los
municipios no certificados y establecimientos educativos.
• Elaborar y gestionar la aprobación y ejecución del plan anual de Inspección y Vigilancia .
• Dirigir y controlar las actividades asignadas al personal a su cargo, con el fin de asegurar el
1 4 NOV 2012
Código: f' . ) /'\~\~
..
• ~


cumplimiento de los objetivos del área o grupo de trabajo.

FUNCIONES ESENCIALES RELACIONADAS CON CADA UNO DE LOS PROCESOS EN IJOS
QUE PARTICIPA EL CARGO 1'
programas y proyectos de la Secretaría, con la coordinación y aprobación de la oficina
asesora de planeación, para verificar, ordenar y coordinar las acciones, proyectos y
recursos que se van a desarrollar en la vigencia, y dar cumplimientos a las metas previstas
en el plan que son de su competencia.
• Elaborar el plan de asistencia técnica del área, de acuerdo a la demanda de los

establecimientos educativos asi como al portafolio de servicios de la Secretaría, con el fin
de llevar a cabo las acciones requeridas para el fortalecimiento de su gestión.
• Desarrollar las actividades relacionadas con la formulación de proyectos del área a la cual
pertenece, teniendo en cuenta la información contemplada en los formatos del módulo de
identificación de la metodología general ajustada MGA y las características de la iniciativa a
desarrollar.
• Gestionar la ejecución de los proyectos a su cargo y realizar seguimiento a los mismos,

teniendo en cuenta los parámetros legales vigentes y los criterios técnicos definidos por el
área de planeación. Identificar riesgos y reportar al área de planeación los ajustes
requeridos para asegurar el cumplimiento de los objetivos de los proyectos a su cargo.
PROCESO C0S. Hacer seguimiento a la gestión de matrícula
• Revisar los informes de auditoría, para verificar el cumplimiento de los parámetros técnicos
y metodológicos establecidos y la consistencia entre los hallazgos reportados, las causas y
las acciones recomendadas.
• Comunicar al Establecimiento Educativo la autorización para la corrección de
inconsistencias detectadas a través de la modalidad de "novedad de matrícula", teniendo en
cuenta los parámetros técnicos y procedimentales definidos.
• Identificar casos críticos de incumplimiento en las directrices y procedimientos asociados a
la gestión de cobertura del servicio educativo, para remitirlos a asuntos disciplinarios.
1 5 o o- -:16 1 4 NOV 2012
Código: ¡el'
SEC-MAN-TH-001 ./i;t/
SECRETARIA DE EDUCACION Y CULTURA DEL TOLIMA 1----------1
MACROPROCESO : TALENTO HUMANO Pág.120 de412

PROCESO F01. Inspección y Vigilancia a la gestión de establecimientos educativos
• Verificar el cumplimiento del reglamento territorial, plan operativo anual de inspección y

vigilancia.
• Verificación de los informes de la visitas de control, seguimiento del plan operativo anual de
inspección y vigilancia.
• Organizar la logistica para las visitas de control de los Establecimientos Educativos,
asegurando el cumplimiento de los objetivos trazados.
• Hacer el seguimiento al plan operativo anual de inspección y vigilancia con el fin de verificar
su cumplimiento, según la realización de las visitas, el cumplimiento de las fechas de
realización y la recepción de los informes, donde se revisa si se cumplió con las actividades
planteadas, fechas estimadas y cuál fue la fecha real en que se ejecutó la actividad y se
debe hacer el seguimiento de las metas e indicadores se cumplieron.
PROCESO F02. Legalización de establecimientos educativos
• Recibir y verificar el cumplimiento del plan de visitas con el fin de que esté completo y
coherente.
• Organizar la logística para las visitas de verificación de requisitos para las diferentes
novedades.
• Hacer el seguimiento al plan de visitas para verificar su cumplimiento, según la realización
de las visitas y la recepción de los informes.
• Analizar los resultados del informe de visita del Establecimientos Educativos que fueron
visitados con el fin de aprobación de licencia funcionamiento o reconocimiento oficial, o de
las diferentes novedades.
• Revisar la información de verificación de requisitos de las diferentes novedades para
analizar la consistencia de la documentación suministrada.
funcionarios.
[1 4 NOV 2012
Código: ----
1--.=S.;:E:.::C:..-.:.:M.:.:A.::N..:.-...:T..:.H.:..-;:.0;:.01.:..·-1
Versión: 01
}t~p';'
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contrataciones a realizar, ya sea por contratación directa, licitación o concurso o convenios,

el fin de garantizar la calidad del servicio y el mejoramiento continuo de la Secretaria de
fin de garantizar que éste no se entregue de manera intencional al cliente.
• Participar activamente en las funciones descritas en el Comité directivo y en el Comité de
Comunicaciones.
1 4 NOV 2012
Código:



1
1
• Normatividad del sector público y el sector educativo .

• Funcionamiento del sector educativo
• Manejo de herramientas ofimáticas e Internet.
• Conocimiento en manejo de indicadores y estadísticas .
1
ESTUDIOS
Título de Postgrado en Derecho Administrativo, Gerencia

Educativa, Gestión y Evaluación Curricular o Auditoría Educativa
de Entidades Públicas.
Treinta y seis (36) meses de experiencia profesional específica
en el sector educativo y/o Sector Público relacionada con las
funciones del cargo.
ALTERNATIVA
• Dos (2) años de experiencia profesional, siempre que se

acredite el título profesional; o
previo y documentado, ni su reproducción toral o parcial por parte de cualquier persona o entidad
1 4 NOV 2012
Código:

6.4.2. Profesional Universitario Inspección y Vigilancia (Apoyo a Inspección y Vigilancia)
IDENTIFICACIÓN
NIVEL Profesional
DENOMINACION DEL
CÓDIGO 219
GRADO 04

CARGO DEL JEFE
INMEDIATO Profesional Especializado de Inspección y Vigilancia
CARGOS QUE LE
REPORTAN Ninguno
PROPÓSITO PRINCIPAL ''
Gestionar la ejecución del plan operativo anual de inspección y vigilancia del sector educativo en el
Departamento del Tolima, reglamento territorial y soportar tácticamente las actividades de visitas de
control a los Establecimientos Educativos.
1
•Apoyar los procesos relacionados con la Inspección y Vigilancia a la gestión de

Establecimientos Educativos.
• Apoyar los procesos relacionados con la Inspección y Vigilancia en el uso de recursos
asignados al sector educativo oficial del Departamento del Tolima.
• Apoyar la ejecución de los procesos relacionados con la legalización y la administración de
novedades de los Establecimientos Educativos.
. · QUE PARTICIPA EL CARGO
trs
J 4 NOV 2012
Código:
GOBERNACIÓN DEL TOLIMA SEC-MAN-TH-001 ;t\" ·.
SECRETARIA DE EDUCACION Y CULTURA DEL TOLIMA l--'-c...;.-"";...;c.;;,..;..;..;..;;..;;..;_-11 ',,
~
MACROPROCESO : TALENTO HUMANO Pág.124de412


desarrollar.

PROCESO C05. Hacer seguimiento a la gestión de matrícula
• Analizar los informes de auditoria de matricula, para evaluar los logros y mejoras obtenidos
en la gestión de los procesos de cobertura; lo anterior teniendo en cuenta el nivel de
ejecución de las acciones formuladas por el Establecimientos Educativos en la auditoría
anterior.
• Analizar el comportamiento o la tendencia histórica de la información reportada por cada
Establecimientos Educativos en los informes de matrícula. Este análisis se debe realizar
teniendo en cuenta los criterios y parámetros técnicos definidos en el proceso de
seguimiento a la gestión de matrícula.
• Planear auditoría externa, definiendo el alcance, participantes, cronogramas y recursos
involucrados. La planeación de la auditoría debe contemplar los aspectos técnicos definidos
en el proceso de seguimiento a la gestión de matrícula.
• Elaborar y proyectar para envio, los reportes de auditoría al MEN cuando sea solicitado,
cumpliendo con los parámetros técnicos y metodológicos definidos para tal efecto.

PROCESO F01. Inspección y vigilancia a la gestión de establecimientos educativos.
• Revisar la normatividad y analizar la incidencia del plan de desarrollo educativo en la

gestión de inspección y vigilancia de los establecimientos educativos para definir la
organización e igualmente revisar, como se articularán las actividades de inspección y
vigilancia con las políticas, objetivos, metas, estrategias planes y programas
• Elaborar o ajustar el reglamento territorial a partir del análisis realizado al plan de desarrollo
educativo y plan operativo anual de inspección y vigilancia alineado al reglamento territorial
y al plan de acción por área y se debe asegurar la complementariedad y coherencia del plan
1 so o- -=e í1 4 NOV 2012 ,;/.
Código: ·f , .
1--S_E_C_-_M_A_N_-_T_H_-0;.,;0_1_ ''. /)1//
SISTEMA INTEGRADO DE GESTION Versión: 01 r/

de acción con el POAIV.

• Proyectar la resolución correspondiente para el reglamento territorial y plan operativo anual
de inspección y vigilancia.
• Recibir y verificar el cumplimiento de la revisión de los informes de visita de los
Establecimientos Educativos que estén completos y sean consistentes.
• Hacer seguimiento a los compromisos o acciones que se detectan en las visitas de control
de los establecimientos educativos y a la vez revisar si los responsables de la Secretará de
Educación o de los establecimientos educativos cumplieron con los compromisos en la
fecha estimada.
PROCESO F02. Legalización de establecimientos educativos.
• Realizar seminario de inducción para la creación de Establecimientos Educativos, para

asesorar técnica y legalmente a los responsables del Establecimientos Educativos.
• Recibir informes de visita y verificar los requisitos para las diferentes novedades, teniendo
en cuenta los parámetros técnicos y legales.
• Elaborar plan de visitas para la creación de los Establecimientos Educativos y verificación
de las diferentes novedades reportadas, asegurando el cumplimiento de parámetros
técnicos y legales.
• Proyectar la resolución correspondiente para licencia de funcionamiento ó reconocimiento
oficial y diferentes novedades.

1 4 NOV 2012
Código:



Secretaría.

Este documento es propiedad de la Secretaría de Educación y Cultura del Tolima, qu;en se reserva todos los derechos
legales sobre el mismo. No es permitida la transferencia o uso de cualquier información comenida en el, sin acuerdo
1 4 NO~ 2012.
Código:

1
i
Constitución Política de Colombia.
Conocimientos en Presupuesto público.
Normatividad vigente en materia financiera y administrativa territorial.
Plan de Desarrollo Nacional, Departamental y Municipal.
ESTUDIOS
i
Título Profesional en Contaduría Pública, Administración
Financiera o Administración de Empresas.
Veinticuatro (24) meses de experiencia relacionada con las
ALTERNATIVA N/A
1500--~7 l 4 NO~ 2012
Código:
,...

6.4.3. Técnico Operativo Inspección y Vigilancia
IDENTIFICACIÓN 1
¡
NIVEL Técnico
DENOMINACION DEL
CÓDIGO 314
GRADO 05

CARGO DEL JEFE
INMEDIATO Profesional Especializado de Inspección y Vigilancia
CARGOS QUE LE
REPORTAN Ninguno
11
Soportar técnica y operativamente el desarrollo de los procesos y procedimientos relacionados con
la gestión de la inspección y vigilancia de Establecimientos Educativos.
. 11
• Apoyar Administrativamente el desarrollo de las actividades relacionadas con la inspección
y vigilancia a la gestión de Establecimientos Educativos.
• Apoyar la inspección y vigilancia al uso de los recursos del sector educativo oficial en el
• Apoyar Administrativamente en el desarrollo de las actividades relacionadas con el trámite
de novedades y la legalización de Establecimientos Educativos.
FUNCIONES ESENCIALES RELACIONADAS CON CADA UNO DE LOS PROCESOS EN tOS
. ·. . QUE PARTICIPA EL CARGO 1

1 50 o--~!~ 14 NOV 20\2 ,
~--------------------------------------~,.,-
Código:
~
1 ,_.


PROCESO F01. Inspección y vigilancia a la gestión de establecimientos educativos
• Diligenciar el Formato Único de Solicitud de Novedades, diseñado para la asignación de las

nuevas funciones que van a asumir las personas encargadas de las comisiones de visita de
control a Establecimientos Educativos. Este formato debe ser remitido al área de personal
para que se consoliden las novedades en las funciones.
• Comunicar a las partes interesadas, el contenido del Reglamento Territorial y el Plan
operativo anual de Inspección y Vigilancia, para conocer las actividades programadas en lo
concerniente a visitas de control a Establecimientos Educativos y los parámetros técnicos y
legales que rigen su ejecución.
• Enviar informes de evaluación de los Establecimientos Educativos a la Entidad Territorial,
organismos de control, a los Establecimientos Educativos y al Ministerio de Educación
Nacional, para identificar las faltas graves e iniciar procesos disciplinarios.
PROCESO F02. Legalización de establecimientos educativos
• Recibir y verificar las solicitudes y la documentación presentada por las personas

interesadas en la creación de Establecimientos Educativos , asegurando el cumplimiento de
los requisitos técnicos y legales establecidos para este tipo de novedad.
• Actualizar la información del directorio único de establecimientos (DUE), con base en las
diferentes novedades tramitadas y aprobadas; esta actualización debe cumplir con los
parámetros técnicos y de oportunidad definidos por el MEN.


.1 4 NOV 2012
Código:


cliente.

naturaleza y el áreade desempeño del cargo.

Conocimiento de la normatividad vigente del sector educativo.
Manejo de procesos estadísticos.
Manejo de procesos de información para consolidación de datos.
. il~f!~1!titi::~,:l'{if()'.
======-=-:--:--:---:-co----:--rr-..--s\
ESTUDIOS
Titulo de formación tecnológica o de formación té.cnica
profesional en contaduría, Administración Financiera o áreas
administrativas y/o terminación de estudios del pensum
académico de educación superior de las mismas áreas.
del cargo.
ALTERNATIVA
Profesional, por un (1) año de experiencia relacionada, siempre y
1 4 NOV 2012.
Código:

6.5. Comunicación y prensa
6.5.1. Profesional Universitario Comunicación y Prensa
IDENTIFICACIÓN
NIVEL Profesional
DENOMINACION DEL
CÓDIGO 219
GRADO 04
DEPENDENCIA Comunicación y prensa

CARGO DEL JEFE
CARGOS QUE LE
REPORTAN Ninguno
!
PROPÓSITO PRINCIPAL '
Planear, ejecutar y controlar los procesos de comunicaciones de la Secretaria de Educación y
Cultura, con el fin de mantener informada a la comunidad educativa y público en general de los
planes, programas y proyectos y de la información generada por la ejecución de cada uno de los
procesos.
1
• Concertar, supervisar y controlar los asuntos relacionados con las Comunicaciones

Institucionales de la Secretaría de Educación y Cultura.
• Gestionar, supervisar y controlar el plan de medios de la Secretaría de Educación y Cultura
en concordancia a los planes de la Gobernación del Tolima y aplicados al sector educativo
por el Ministerio de Educación Nacional y otros entes.
• En coordinación con el área de Gestión de Tecnología, administrar y/o apoyar los
contenidos de portales del sector aplicando la normatividad o lineamientos vigentes,
especialmente las directrices de Gobierno en lineal.
1 4 NOV 2012
Código:
Vigente desde:
• Prestar apoyo táctico y de coordinación para asegurar que las actividades asignadas al
Despacho de la Secretaria y asociadas con la ejecución de los procesos, se realicen en las
fechas y parámetros acordados.
FUNCIONES ESENCIALES RELACIONADAS CON CADA UNO DE LOS PROCESOS EN [~OS

QUE PARTICIPA EL CARGO '
desarrollar.

PROCESO G02. Gestionar comunicaciones institucionales
• Gestionar el desarrollo el plan de comunicaciones de la Secretaria, con el fin de contar con

una herramienta que permita guiar el desarrollo de las comunicaciones de la entidad,
entregando de manera oportuna, clara y veraz la información de interés general y particular
a la comunidad educativa y público en general.
• Evaluar el cumplimiento del plan de comunicaciones y el desarrollo de las comunicaciones
no programadas con el fin de tomar acciones correctivas que permitan llevar de manera
clara y oportuna la información al público objetivo.
• Medir el impacto de las comunicaciones realizadas por la Entidad a través de cada uno de
los medios, utilizando los instrumentos definidos y entregar los resultados al comité de
comunicaciones para que se definan las acciones necesarias para lograr que la información
generada llegue a todo el público objetivo.
• Presentar al Comité de Comunicaciones una propuesta sobre la información a la que se le
puede medir el impacto, para que sea validada y aprobada como población objeto de la
medición de impacto.
• Revisar sistemáticamente contenidos y asegurar las actualizaciones realizadas a la página
Web de la Secretaría de Educación y Cultura.
Este documento es propiedad de ta Secretaría de Educación y Cultura del Tolima, quien se reserva todos los derechos
'1 4 NOV 2012
Código:
Pág. 133 de 412
Vigente desde:



de acuerdo a lo establecido contractualmente y a la normativídad vigente, ajustando los
el fin de garantizar la calidad del servicio y el mejoramiento continuo de la Secretaría.
legales sobre el mismo. No es permitida la transferencía o uso de cualquier información contenida en el, sin acuerdo
1 5 Oo- 1 4 NOV


• Participar activamente en las funciones descritas en el Comité de Comunicaciones.

Publicidad
Manejo de herramientas ofimáticas , Internet
Software de diseño y publicidad
ESTUDIOS
Titulo Profesional en Comunicación Social, Periodismo o
Relaciones Públicas.
ALTERNATIVA N/A
,1 4 NOV 20,2
Código:
Pág. 135 de 412
Vigente desde:
6.6. Dirección de Calidad Educativa
6.6.1. Director Calidad Educativa
IDENTIFICACIÓN
NIVEL Directivo
DENOMINACION DEL
EMPLEO Director
CÓDIGO 009
GRADO 01
DEPENDENCIA Calidad Educativa

CARGO DEL JEFE
Profesionales Especializados de Evaluación y Mejoramiento

Educativo.
CARGOS QUE LE
Profesionales de Evaluación y Mejoramiento Educativo.
REPORTAN
Técnicos de Evaluación y Mejoramiento Educativo
Auxiliar Administrativo Calidad Educativa
. 1
Dirigir y liderar la gestión de la calidad educativa en el Departamento del Tolima, planeando y

verificando y controlando los procesos de gestión de las Instituciones Educativas del Tolima en los
niveles de preescolar, básica y media, como resultado de los procesos de evaluación de calidad
educativa, definiendo e implementando estrategias para su mejoramiento continuo, promoviendo el
uso adecuado de nuevas tecnologías informáticas y de comunicaciones, en concordancia con las
políticas nacionales y departamentales educativas, a fin de optimizar la prestación del servicio
educativo.
1
• Dirigir, coordinar, supervisar y controlar los procesos relacionados con la Gestión de la

Calidad del Servicio Educativo en educación pre-escolar, básica y media.
1 4 NO~ 2012
Código:

• Proponer la política de calidad educativa departamental en concordancia con la política de

calidad nacional y ejecutar estrategias para la implementación de la misma.
• Diseñar, formular y aplicar mecanismos de evaluación y de ejecución de programas y
proyectos de calidad educativa para la educación preescolar, básica y media.
• Implementar y promover el sistema de evaluación de la calidad educativa dirigida a
estudiantes, docentes e instituciones en el Departamento, así como la comprensión y el
uso de sus resultados.
• Diseñar y ejecutar estrategias que promuevan el mejoramiento de la calidad educativa en
el Departamento.
• Comunicar a la comunidad educativa el o los modelos para el mejoramiento de calidad de
la educación preescolar, básica y media.
• Garantizar la calidad del Servicio Educativo a través de la coordinación y el seguimiento de
las actividades dirigidas al mejoramiento continuo en la prestación del Servicio Educativo.
• Evaluar y aprobar las estrategias, proyectos y políticas definidas para el mejoramiento de la
calidad del Servicio Educativo.
• Hacer seguimiento y control a las actividades ejecutadas por los profesionales
especializados de evaluación educativa y mejoramiento y realizar la evaluación del
desempeño de éstos.
• Liderar el Comité de Calidad Educativa, a través de la planeación, ejecución y seguimiento
a los procesos relacionados con la Gestión de Calidad del Servicio Educativo en educación
pre-escolar, básica y media.
• Realizar el direccionamiento estratégico para la prestación del Servicio Educativo, bajo
condiciones óptimas de calidad que garanticen el cumplimiento de los registros estadísticos
por el Ministerio de Educación Nacional.
• Asegurar la implementación y puesta en funcionamiento y promover el uso, en la Secretaría
de Educación y Cultura y/o en las Instituciones Educativas, de los sistemas de información
de calidad educativa, en coordinación con área de Gestión de tecnología informática y
comunicaciones de la Secretaría de Educación y Cultura y/o el Ministerio de Educación
Nacional)
• Elaborar anualmente el Acuerdo de Gestión de su área, concertando con el Secretario de
Despacho los objetivos a cumplir, los resultados esperados en términos de cantidad y
calidad para lo cual identificarán los indicadores y los medios de verificación de estos
indicadores con el fin de evaluar el grado de cumplimiento de los objetivos concertados.
• Responder por la adopción, desarrollo, implementación, mantenimiento, revisión y
perfeccionamiento del Sistema de Gestión de la Calidad de la Entidad con el propósito de
mejorar el desempeño institucional y la capacidad de proporcionar servicios que respondan
a las necesidades y expectativas de los usuarios.
• Preparar y presentar los informes sobre las actividades desarrolladas con la oportunidad y
Este documento es propiedad de la Secretaría de Educación y Cultura del To/ima, quien se reserva todos f os derecf¡os
1 4 NOV 2012
GOBERNACIÓN DEL TOLIMA Código:
1
SECRETARIA DE EDUCACION Y CULTURA DEL TOLIMA SEC-MAN-TH-00 / / " " / ,,,
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1
V -
Vigente desde:
periodicidad requeridas para permitir evaluar la gestión de la dependencia.
FUNCIONES ESENCIALES RELACIONADAS CON CADA UNO DE LOS PROCESOS EN [l;OS

· QUE PARTICIPA EL CARGO .
-
.
establecimientos educativos
no certificados y establecimientos educativos así como al portafolio de servicios de la
Secretaría, con el fin de llevar a cabo las acciones requeridas para el fortalecimiento de su
gestión.
desarrollar.

funcionarios.
111 ~ ( :,
1 4 NOV 2012
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Código: r,,,
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GOBERNACIÓN DEL TOLIMA SEC-MAN-TH-001'; e
SISTEMA INTEGRADO DE GESTION Versión: 01 ( t
MACROPROCESO : TALENTO HUMANO Pág. 138 de 412 , .


requisitos del cliente como los legales y reglamentarios.
ser adecuados al propósito de la Secretaría y asegurarse de su comunicación y
comunicaciones, Comité de Calidad Educativa, Comité Departamental de Formación de
Docentes y Comité de Capacitación, Bienestar e Incentivos.
1 5 OO-
Código: 1· ~
GOBERNACIÓN DEL TOLIMA 1
1--_S_E_C_-M_A_N_-_T_H_-0_0_1_ •.·1/·
SECRETARIA DE EDUCACION Y CULTURA DEL TOLIMA \', \.,\ ,'
SISTEMA INTEGRADO DE GESTION Versión: 01 ,.-.;,

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Legislación y funcionamiento del sector educativo.
Normas y políticas educativas vigentes.

Modelos educativos.
Pedagogía y Desarrollo Humano
Manejo de herramientas ofimáticas e interne!
Título Profesional en Áreas Administrativas Sociología o

Licenciatura en Administración Educativa.
Título de Postgrado en áreas de Administración, Evaluación
Educativa, Gerencia Educativa, Pedagogía o Currículo.
con las funciones del cargo ..
ALTERNATIVA

acredite el titulo profesional; o Título profesional adicional al
del cargo.
1 4 NOV 2012
GOBERNACIÓN DEL TOLIMA Código: )'.\>
SECRETARIA DE EDUCACION y CULTURA DEL TOLIMA 1---S_E_C_-M_A_N_-T_H...;.-...;0...;.
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Vigente desde:
6.6.2. Auxiliar Administrativo Calidad Educativa
IDENTIFICACIÓN
NIVEL Asistencial
DENOMINACION DEL
EMPLEO Auxiliar Administrativo
CÓDIGO 407
GRADO 10

CARGO DEL JEFE
INMEDIATO Director de Calidad Educativa
CARGOS QUE LE
REPORTAN Ninguno
· PROPÓSITO PRINCIPAL
1
Prestar apoyo operativo y asistencial para la recopilación de la información generada del desarrollo
de las actividades relacionadas con la Dirección de Calidad en la Secretaría de Educación y Cultura,
orientadas al logro de su misión y principios constitucionales.
.
DES<;RiPCIÓN DE FUNCIONES ESENCIALES
. .. .
1
• Apoyar operativamente el desarrollo de procesos y procedimientos asociados con la Evaluación

Educativa y el mejoramiento continuo de los Establecimientos Educativos.
• Apoyar operativamente y complementar el desarrollo de las actividades asociadas con la
administración de documentos (archivo de gestión - archivo central - archivo histórico - control
de documentos y datos).
FUNCIONES ESEN,CIALES RELACIONADAS CON CADA UNO DE LOS PROCESOS EN
fs

1 4 NOV 2012
Código:




cliente.

Soporte operativo y asistencia prestada al Director para el desarrollo de las labores asociadas
con la ejecución de los diferentes procesos:
• Registrar en la agenda del Director, los compromisos que deba cumplir.

• Preparar y organizar la información que debe presentar el Director.
Código:

• Asistir al Director, en el desarrollo de las actividades que deba realizar, para el cumplimiento
misional de la Dirección.
• Verificar oportunamente las citas, entrevistas o reuniones del Director .
• Solicitar oportunamente los insumos requeridos para el normal funcionamiento de la
dirección.
• Apoyar al Director en la ubicación de archivos y documentos requeridos para el normal
desempeño de las funciones.
• Apoyar al Director en la preparación y presentación de informes .
• Prestar apoyo logístico al Director .
• Mantener informado al Director de todos los procesos que se desarrollen anormalmente y
suministrar la información que se requiera para la toma de decisiones.
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Conocimientos Secretariales.
Normatividad vigente en Secretariado.
Técnicas de Archivo y Correspondencia.
Relaciones Interpersonales.
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ESTUDIOS
Diploma de Bachiller en cualquier modalidad y conocimiento en
Doce (12) meses de experiencia relacionadas con las funciones
del cargo.
ALTERNATIVA
N.A
Código:
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6.6.3. Profesional Especializado Calidad Educativa (Evaluación de la Calidad Educativa)
IDENTIFICACIÓN
1
NIVEL Profesional
DENOMINACION DEL
Profesional Especializado
EMPLEO
CÓDIGO 222
GRADO 06

CARGO DEL JEFE
CARGOS QUE LE Profesional Universitario Evaluación Educativa

REPORTAN
Técnico Operativo de Evaluación Educativa
11
Coordinar, liderar, planear, ejecutar y controlar los procesos de evaluación de la calidad educativa
de los establecimientos educativos en los componentes de enseñanza-aprendizaje y la gestión
institucional que permitan cumplir los lineamientos emitidos por el Ministerio de Educación Nacional,
el marco legal vigente y los objetivos trazados por la Secretaría de Educación y Cultura, para
alcanzar los estándares establecidos en lo referente a calidad del servicio educativo.
11
• Coordinar, supervisar y controlar las actividades relacionadas con la aplicación de las

pruebas SABER en Instituciones Oficiales y no Oficiales.
• Coordinar, supervisar y controlar las actividades relacionadas con la evaluación de
desempeño de docentes y directivos docentes en Instituciones Oficiales.
• Organizar, supervisar y controlar las actividades relacionadas con la aplicación de la
autoevaluación institucional en Instituciones Oficiales y no Oficiales.
• Apoyar la implementación del sistema de Información de calidad educativa y promover su
uso en la Secretaria de Educación y Cultura y/o instituciones educativas, en coordinación
con el área de gestión de tecnología de la Secretaría de Educación y Cultura y el Ministerio
1 4 NOV 2012
Código:
SISTEMA INTEGRADO DE GESTION Versión: 01 ,
MACROPROCESO : TALENTO HUMANO Pág. 144 de 41i· \

de Educación.
cumplimiento de los objetivos y planes de acción del área.
• Evaluar y promover el uso de los resultados a través de la medición de indicadores, con el
propósito de establecer los planes de mejoramiento en los establecimientos educativos.
FUNCIONES ESENCIALES RELACIONADAS CON CADA UNO DE LOS. PROCESOS EN jLOS
QUE PARTICIPA EL CARGO j:
identificación de la metodología general ajustada MGA y las caracteristicas de la iniciativa a
desarrollar.

PROCESO D01. Gestión de la evaluación educativa
• Gestionar la estrategia de aplicación de las pruebas SABER., para dar cumplimientos a los
requisitos exigidos por el MEN.
• Gestionar y hacer seguimiento a la aplicación de la evaluación de desempeño de docentes
y directivos docentes, para garantizar la calidad del servicio educativo.
• Diseñar y hacer seguimiento a la estrategia de aplicación de la autoevaluación institucional,
para dar cumplimiento a la gestión del mejoramiento continuo en los Establecimientos
Educativos.
• Analizar los resultados de las evaluaciones ejecutadas en el proceso D01. Gestión de la
evaluación educativa, con el fin de generar y hacer seguimiento al plan de calidad
educativa.
• Difundir y socializar estándares, metas, prioridades y acciones a realizar en Calidad
Educativa
• formular, realizar, publicar proyectos de calidad educativa

1 4 NOV 2012
Código:
GOBERNACIÓN DEL TOLIMA SEC-MAN-TH-001 ~;
SECRETARIA DE EDUCACION Y CULTURA DEL TOLIMA 1--'---""'-"-'-'-""-.;..;...;._..¡ '.-i\


• Detectar las necesidades de adquisiciones, diligenciar los formatos de reqursrcron de

funcionarios.
1 4 NOV 201
Código:
SECRETARIA DE EDUCACION Y CULTURA DEL TOLIMA ,,
SISTEMA INTEGRADO DE GESTION Versión: 01 \


Secretaria.
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Jifri-ft3f-/•¡:\t?::·-:"•'.i~t\?)tt~
Competencias y evaluación educativa.
Manejo de herramientas ofimáticas e Internet.
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Titulo Profesional en Áreas Administrativas, Sociología,
Licenciatura en: Administración Educativa, Gerencia Educativa o
Ciencias Sociales.
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GOBERNACIÓN DEL TOLIMA 1--S_E_C_-~__:_~_\_H_=,-_:0_0_1--1
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SISTEMA INTEGRADO DE GESTION Versión: oi /

Título de Postgrado en áreas Administrativas. Evaluación

Educativa. Pedagogía. Gerencia Educativa. Currículo o Auditoria
en Sistemas.
Treinta y seis (36) meses de experiencia específica en el sector
ALTERNATIVA

educativo. siempre que se acredite el título profesional; o
Título profesional adicional al exigido en el requisito del
respectivo empleo. siempre y cuando dicha formación
150D--ieJ 1 4 NOV 2012
Código: ,rc:,
GOBERNACIÓN DEL TOLIMA SEC-MAN-TH-001)''
SISTEMA INTEGRADO DE GESTION Versión: 01 ,
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MACROPROCESO : TALENTO HUMANO Pág. 148 de 412 '1' •. ,.

6.6.3.1. Profesional Universitario (Evaluación de la Calidad Educativa)
IDENTIFICACIÓN
NIVEL Profesional
DENOMINACION DEL
Profesional Universitario
EMPLEO
CÓDIGO 219
GRADO 04

CARGO DEL JEFE
Profesional Especializado de Evaluación Educativa
INMEDIATO
CARGOS QUE LE
REPORTAN Ninguno
PROPÓSITO PRINCIPAL !
Definir los lineamientos, directrices y estrategias para la gestión educativa, en la realización de las
evaluaciones institucionales en los Establecimientos Educativos, la aplicación de las pruebas que se
establezcan para el sector educativo, como pruebas SABER, conforme a los requerimientos y
marco legal vigente establecidos por el Ministerio de Educación Nacional, las evaluaciones de
desempeño a los docentes y directivos docentes en el cual se generen nuevas estrategias y planes
de formación y capacitación para el mejoramiento de la Calidad Educativa.
1
DESCRIPCIÓN
.
DE FUNCIONES ESENCIALES
1
• Revisar y desarrollar los lineamientos, directrices y retroalimentación sobre la gestión

educativa, para realizar la auto-evaluación institucional en los Establecimientos Educativos
• Seleccionar, validar, consolidar y socializar la información de los resultados de la
autoevaluación a los Establecimientos Educativos.
• Liderar, controlar y hacer seguimiento a las actividades relacionadas con la aplicación de las
pruebas establecidas, como las pruebas SABER en Instituciones Oficiales y no Oficiales.
• Liderar, controlar y hacer seguimiento a las actividades relacionadas con la aplicación de las
evaluaciones de prueba y desempeño a los docentes y directivos docentes.
• Preparar, difundir y realizar el taller de las herramientas y metodología de evaluación .
• Organizar, planear, dirigir y controlar los planes de mejoramiento como resultado de las
evaluaciones, con el fin de asegurar el cumplimiento de los objetivos del área.
Este documento es propiedad de la Secretaría de Educación y Cultura de{ Tolima, quien se reserva todos los derechos
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Código:
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SISTEMA INTEGRADO DE GESTION Versión: 01 ;,· '·
MACROPROCESO : TALENTO HUMANO __P_á_g_._14_9_d_e_4_1_2---1

•Implementar los sistemas de información de Calidad Educativa y promover su uso en la

Secretaria de Educación y Cultura y/o Instituciones Educativas, en coordinación con el área
de gestión de tecnología informática y comunicaciones y el Ministerio de Educación
Nacional.
FUNCIONES ESENCIALES RELACIONADAS CON CADA UNO DE LOS PROCESOS EN ~os
QUE PARTICIPA EL CARGO 1:
desarrollar.

• Gestionar la estrategia de aplicación de las pruebas SABER, para dar cumplimientos a los
requisitos exigidos por el MEN.
• Concertar con los representantes del ICFES los operativos para la ejecución de las pruebas
SABER, y de esta manera verificar el cumplimiento de las estrategias propuestas.
• Concertar el manejo de los cuadernillos de las pruebas SABER, antes durante y después de
la ejecución de las mismas.
• Diseñar y hacer seguimiento a la estrategia de aplicación de la autoevaluación institucional,
para dar cumplimiento a la gestión del mejoramiento continuo en los Establecimientos
Educativos.
• Verificar la aplicación de la autoevaluación en las instituciones oficiales y no oficiales, y
analizar los resultados, con el fin de realizar la ubicación del Establecimiento Educativo en
el régimen adecuado.
• Analizar los resultados de las evaluaciones ejecutadas en el proceso D01. Gestión de la
evaluación educativa, con el fin de generar y hacer seguimiento al Plan de calidad
educativa.
• Preparar, difundir y realizar el taller de socialización de herramientas y metodología de
evaluación, para la evaluación de desempeño de docentes y directivos docentes.
• Analizar los resultados de las evaluaciones ejecutadas, con el fin de generar y hacer
1 4 NOV 2012
Código:

seguimiento a los planes de mejoramiento como resultado de las evaluaciones.

• Difundir y socializar estándares, metas, prioridades y acciones a realizar en la evaluación a
Docentes y Directivos Docentes.




1 4 NOV 2012
Código:


Secretaría.
• Participar activamente en las funciones descritas en el Comité de Calidad Educativa .

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Normatividad vigente sobre educación.

Normatividad vigente sobre transferencias.
Conocimientos en planes educativos nacionales.
Conocimiento en estándares curriculares.
Investigación Educativa
Utilización de metodologías flexibles.
Construcción de currículos pertinentes.
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ESTUDIOS
Título Profesional en Administración Educativa, Sociología,
Sicología o Licenciatura en Administración Educativa.
AL TERNATIVA
N/A
1 4 NOV 2012
Código:
MACROPROCESO : TALENTO HUMANO Pág.152 de412

6.6.3.2. Técnico Operativo (Evaluación Educativa)
IDENTIFICACIÓN i
r
NIVEL Técnico
DENOMINACION DEL
CÓDIGO 314
GRADO 05

CARGO DEL JEFE
INMEDIATO Profesional Especializado de Evaluación Educativa
CARGOS QUE LE
REPORTAN Ninguno
1
Apoyar técnica y operativamente la ejecución de los procesos de evaluación de la calidad educativa

de la Secretaría de Educación y Cultura, soportando la gestión en la aplicación de las pruebas
SABER, autoevaluación a los Establecimientos Educativos, evaluación de docentes y directivos
docentes y seguimiento a todos los planes de acción definidos en el área de Evaluación Educativa.
.
DESCRIPCIÓN DE FUN.CIONES ESENCIALES
1
• Apoyar técnica y operativamente el desarrollo de los procedimientos y actividades relacionadas

con la evaluación educativa.
• Apoyar la consolidación, verificación, sistematización y control de información generada por la
ejecución de procesos de evaluación educativa.
• Apoyar la implementación de sistemas de información de calidad educativa y promover su uso
en la Secretaría de Educación y Cultura y/o Instituciones Educativas del Departamento del
Tolima.
FUNCIONES ESENCIALES RELACIONADAS CON CADA UNO DE LOS PROCESOS EN !+OS
QUE. PARTICIPA EL CARGO 1
1:.,Ste documento es propiedad de la Secretaria de Educación y Cultura del Tolima, quien se reserva todos los derechos
1 4 NOV 2012
Código:
MACROPROCESO : TALENTO HUMANO
MANUAL ESPECIFICO DE FUNCIONES Y

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Pa_·g_._1s_3_d_e_4_1_2-"-I, ,
Vigente desde:
r¡Y
• Preparar, remitir y recibir la documentación correspondiente a los instrumentos de las pruebas

SABER y sus resultados.
• Preparar la logística para la aplicación de la evaluación de desempeño de docentes y directivos
docentes, para garantizar el uso adecuado de los recursos.
• Recibir y consolidar los resultados de las autoevaluaciones institucionales, para la posterior
elaboración de informes.
• Recibir consolidado de las evaluaciones realizadas, para entregarlas como insumo en la
generación del Plan de calidad educativa.
• Generar llamado de atención por inasistencia a reunión, a docentes y directivos docentes.
• Apoyar técnica y operativamente el desarrollo de procesos y procedimientos asociados con la
Evaluación Educativa y el mejoramiento continuo.
• Hacer seguimiento a los planes de mejoramiento como resultado de las evaluaciones, con el fin
de asegurar el cumplimiento de los objetivos del área.
• Aplicar los principios del control interno: Autocontrol, Autogestión y Autorregulación, de acuerdo
con la naturaleza de las funciones y competencias asignadas, que se enmarcan integran y
complementan dentro de los principios legales y constitucionales.
visitas de auditoría o revisión, solicitudes de presentación de informes eventuales o de informes
periódicos.
• Generar la respuesta con calidad y oportunidad a las peticiones enviadas por los ciudadanos
relacionados con su área y funciones.
• Participar en la identificación y seguimiento a las acciones preventivas y correctivas definidas

para eliminar las causas de las no conformidades reales o potenciales identificadas en los
Secretaría.
• Participar en la medición de los indicadores de proceso, según lo establecido en la ficha técnica
legales sobre el mismo. No es permitida la transferencia o uso de cualquier información conrenida en el, sin acuetdo
'1 4 NOV 2012
Código:

de cada indicador y establecer o proponer las acciones respectivas para lograr mayor eficiencia
y efectividad en el proceso.
• Participar en la definición de las acciones para eliminar el producto no conforme generado en el
proceso, con el fin de garantizar que este no se entregue de manera intencional al cliente.

garantizar el control de los documentos y registros, cumpliendo con lo establecido en la tabla de
• Realizar la transferencia secundaria de los documentos, después de haber cumplido el tiempo
de retención, de acuerdo con lo establecido en la tabla de retención documental.
Cultura del Tolima.
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• Manejo de herramientas ofimáticas, bases de datos e internet
• Conocimiento de la normatividad vigente del sector educativo.
• Manejo de procesos estadísticos .
• Manejo de procesos de información para consolidación de datos.
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ESTUDIOS
profesional en áreas de sistemas o administrativas y/o
del cargo.
ALTERNATIVA
Este documento es propiedad de la Secretaría de Educación y Cultura de! To/ima, quien se reserva todos los derechos
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Código:
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6.6.4. Profesional Especializado Calidad Educativa (Mejoramiento de la Calidad Educativa)
IDENTIFICACIÓN
NIVEL Profesional
DENOMINACION DEL
CÓDIGO 222
GRADO 06
DEPENDENCIA Calidad educativa

CARGO DEL JEFE
CARGOS QUE LE Profesionales Universitarios asignados
REPORTAN Técnico Operativos asignado
.
1
Coordinar, planear, verificar y controlar la ejecución de los procesos de mejoramiento de la calidad

educativa, asesorando, acompañando y prestando la asistencia técnico-pedagógica a los
establecimientos educativos para la formulación y ejecución de los planes de mejoramiento y
proyectos educativos; diseñando y ejecutando programas de formación y actualización permanente
de Docentes y Directivos Docentes y promover el uso de herramientas tecnológicas y medios
educativos con el fin de alcanzar los estándares de calidad reflejados en el fortalecimiento de las
competencias de los estudiantes.
.
.
DESC~IPCIÓN DE FUNCIONES ESEl',I.CIALES
1
• Coordinar e impulsar los planes y programas de mejoramiento de las instituciones

educativas oficiales del departamento Tolima, concordantes con las políticas educativas
existentes y que aseguren el mejoramiento de la calidad educativa.
• Asesorar y acompañar a los Establecimientos Educativos en la elaboración, actualización y
ajuste del Proyecto Educativo Institucional (PEI) de acuerdo con sus necesidades
educativas, las de la región y los resultados de la autoevaluación institucional.
• Elaborar el plan de acompañamiento de los Establecimientos Educativos frente a la
formulación, ejecución, seguimiento y evaluación de los PMI, como instrumento de cambio
1 4 NDV 201¿
Código:
para lograr niveles superiores de calidad en el servicio educativo.

• Organizar y desarrollar estrategias orientadas a la ejecución de programas académicos y de
perfeccionamiento, que tengan por finalidad la formación, actualización y el mejoramiento
profesional de los educadores, para que estos a su vez sean promotores del mejoramiento
continuo de la calidad del servicio educativo.
• Garantizar la implementación de las estrategias pedagógicas transversales dentro del PEI
de los Establecimientos Educativos, contribuyendo a la globalización del conocimiento y la
integralidad de las disciplinas, de manera que la formación del ser humano no sea
solamente de conocimiento intelectual, sino que trascienda a los valores y
perfeccionamiento integral de la persona.
• Facilitar el desarrollo de las competencias en el estudiante, gestionando acciones que
faciliten la articulación curricular entre los diferentes niveles educativos y que permitan la
integración con otros sectores, esto incluye las iniciativas que se llevan a cabo con las
entidades de bienestar familiar (antes de pre escolar) y con el sector productivo (después de
la educación media).
• Garantizar que en los Establecimientos Educativos existan ambientes y medios de
aprendizaje apropiados, que estimulen la creatividad, el auto aprendizaje y el desarrollo de
competencias que aseguren el mayor uso del potencial de los estudiantes.
• Apoyar, desarrollar y promover las buenas prácticas pedagógicas en los Establecimientos
Educativos, mediante su socialización a través de los diferentes medios de participación a
los que la Secretaría de Educación y Cultura pueda acceder, de tal manera que éstas
prácticas se incluyan en los PEI y los PMI de los Establecimientos Educativos.
• Apoyar la Implementación y puesta en funcionamiento y promover el uso en la Secretaría de
Educación y Cultura y/o Instituciones Educativas, de los sistemas de información de calidad
educativa en coordinación con el área de gestión de tecnología informática y
comunicaciones de la Secretaría de Educación y/o Cultura y el Ministerio de Educación
Nacional.
FUNCIONES ESENC,IALES REL.ACIO.NADAS CON CAD.A UNO DE LOS PROCESOS E~ ~os
. . . . 9UE PARTICIPA EL CARGO · 11
desarrollar.
l 4 NOV 2012
Código:
SECRETARIA DE EDUCACION Y CULTURA DEL TOLIMA . ·,
1------s_1s_T_E_M_A~IN_T_E_G_R_A_D_o_D_E_G_E_s_T_1o_N_ _ _ _+-__v_er_s_io_·n_:_0_1_......¡ · ·\/•;¡;,,{:~_,

PROCESO D02. Garantizar el mejoramiento continuo de los establecimientos educativos
• Verificar la conformidad de plan de acompañamiento a los establecimientos educativos

frente a la formulación, ejecución y seguimiento de los PMI
• Realizar la verificación de la estrategia para la articulación de los niveles educativos en los
• Diseñar, ejecutar, garantizar y hacer seguimiento al plan de acompañamiento en el uso de
medios educativos para los establecimientos educativos.
• Identificar, analizar, recopilar y promover experiencias significativas dentro de la comunidad
educativa con el fin de contribuir al mejoramiento de la gestión de los establecimientos
educativos.


funcionarios.
legales sobre el mismo. No es permifida la transferencia o uso de cualquier información contenida en el, sin acuerdo
· . '.J r: ri - - ~l:1 1 4 NOV 201 ,
~-----..------------------------T-'--C.:,::,.:,.,..::.:..:.-.....,,.,,.,,_
Código: , /'?
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GOBERNACIÓN DEL TOLIMA SEC-MAN-TH-oof-~' ,.


• Detectar las necesidades de adquisiciones, diligenciar los formatos de requ1s1c1on de


Secretaría.
~ - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - -..•\í,;,.,
1 4 NOV 2012
Código:
GOBERNACIÓN DEL TOLIMA SEC-MAN-TH-0!)1
SISTEMA INTEGRADO DE GESTION Versión:q1 :;n
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Pág. 159 de 4'1?
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• Participar activamente en las funciones descritas en el Comité de Calidad Educativa.

• Legislación y funcionamiento del sector educativo.

• Conocimiento en manejo de indicadores y estadísticas.
• Conocimiento en medios educativos.
·1·
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ESTUDIOS
Título Profesional en áreas Administrativas, sociales o
Pedagógicas.
Título de Postgrado Áreas de Educación o Gestión
Administrativa.
ALTERNATIVA
Dos (2) años de experiencia profesional en el sector educativo,
siempre que se acredite el titulo profesional; o
Título profesional adicional al exigido en el requisito del
respectivo empleo, siempre y cuando dicha formación adicional
sea afín con las funciones del cargo.
Este documento es propiedad de la Secretaria de Educación y Cultura del Tolima. quien se reserva todos los derechos
legales sobre ei mismo. No es permitida la transferencia o uso de cualquier información contenida en el, sin acuerdo
Código:

6.6.4.1. Profesional Universitario (Apoyo a la Gestión Escolar PMI - Formulación y

Seguimiento a la calidad del Sector Educativo)
IDENTIFICACIÓN
NIVEL Profesional
DENOMINACION DEL
Profesional universitario
EMPLEO
CÓDIGO 219
GRADO 04

CARGO DEL JEFE
INMEDIATO Profesional Especializado (Mejoramiento)
CARGOS QUE LE
REPORTAN Ninguno
1
Elaborar y ejecutar y controlar el plan de acompañamiento a los Establecimientos Educativos en la

formulación, ejecución y seguimiento de los Planes de Mejoramiento Institucional _PMI, como
instrumento de cambio para lograr niveles superiores de calidad en el servicio educativo.
. DESCRIPC.IÓN DI: FUNCIONES ESENCIALES
1
• Planear, desarrollar, asistir, verificar y controlar los procesos relacionados con la gestión
escolar como componente del mejoramiento en los establecimientos educativos.
• Apoyar la Implementación y registro de información en los sistemas de información de
calidad educativa en coordinación con el área de gestión de tecnología informática y
comunicaciones de la Secretaría de Educación y Cultura.
• Planear la recolección, consolidación, verificación y sistematización de la información
requerida en la ejecución de los procesos de mejoramiento.
• Implementar, promover y asegurar el buen uso de los sistemas de información asignados
para la ejecución de los procesos de mejoramiento en la Secretaría de Educación y Cultura
y los Establecimientos Educativos, en coordinación con el área de gestión de tecnología del
sector educativo departamental y el Ministerio de Educación Nacional
1 4 NOV 20
Código:
Pág. 161 de 412
Vigente desde:
FUNCIONES ESENCIALES RELACIONADAS CON CADA UNO DE LOS PROCESOS Etl¡ LOS
euE PARTICIPA EL CARGO 1;
desarrollar.

• Formular, y verificar el Plan de acompañamiento a los establecimientos Educativos frente a

la formulación, ejecución y seguimiento de los PMI
• Hacer seguimiento al acompañamiento de los establecimientos educativos para la ejecución
de los planes de mejoramiento.
• Brindar asesoría, asistencia técnico pedagógica para la elaboración de los planes de
mejoramiento.
• Acompañar a los Establecimientos Educativos en la formulación de los planes de
mejoramiento institucional.
• Recibir y revisar los planes de mejoramiento institucional de los Establecimientos
Educativos
• Estudiar, analizar y consolidar la información de los Planes de Mejoramiento Institucionales
de los Establecimientos Educativos.
• Apoyo al seguimiento del plan de mejoramiento institucional, orientando en el entendimiento
y el cómo ejecutar cada una de las actividades planteadas, entrenando a los responsables
de estas actividades y realizando la verificación de la correcta ejecución de las actividades.
• Verificar el cumplimiento de metas fijadas en planes de mejoramiento Institucional

l 4 NOV 2012
Código:




Secretaría.
1 4 NOV 201
Código:
MACROPROCESO : TALENTO HUMANO Pág. 163 de 412 \. \



y Cultura del Tolíma.

Conocimiento en estándares curriculares para adultos.
ESTUDIOS
Sicología, o Licenciatura en Administración Educativa.
AL TERNATIVA
N/A
1 4 NOV 2012
Código:

6.6.4.2. Profesional Universitario (Apoyo a la Gestión Escolar PMI - Seguimiento a la calidad

del Sector Educativo)
IDENTIFICACIÓN
.
NIVEL Profesional
DENOMINACION DEL
CÓDIGO 219
GRADO 04

CARGO DEL JEFE
Profesional Especializado de Mejoramiento
INMEDIATO
CARGOS QUE LE
REPORTAN Ninguno
1
Planear, implementar, desarrollar y promover las buenas prácticas pedagógicas aplicables en los
Establecimientos Educativos del Departamento del Tolima, mediante su socialización a través de
los diferentes medios de participación a los que la Secretaria de Educación y Cultura pueda
acceder, de tal manera que éstas prácticas se incluyan y se ejecuten en los Proyectos Educativos
Institucionales PEI y los Proyectos de Mejoramiento Institucional _PMI de los Establecimientos
Educativos.
DESCRIPC::IÓN DE FUNCIONES ES.ENCIAL.ES
· .. 1
• Planear, verificar y controlar la ejecución del proceso de seguimiento al mejoramiento de la

calidad educativa en el Departamento del Tolima.
• Planear, desarrollar, asistir, verificar y controlar los procesos relacionados con la gestión
escolar como componente del mejoramiento continuo en los establecimientos educativos.
• Recibir, difundir, preparar, consolidar y evaluar el plan de experiencias significativas como
componente de mejoramiento continuo en los Establecimientos Educativos.
• Apoyar la Implementación, puesta en funcionamiento, registro y seguimiento del sistema
de información de calidad educativa en la Secretaria de Educación e 1nstituciones
.
i 5 oo- -11 1 4 NOV 2012
Código:

Educativas en coordinación con el área de gestión de tecnología informática y

comunicaciones de la Secretaría de Educación y Cultura y el Ministerio de Educación
Nacional.
• Hacer seguimiento y control a las estrategias pedagógicas del PEI de los Establecimientos
Educativos, y de esta forma contribuir a la globalización del conocimiento y la integralidad
de las disciplinas, de manera que la formación del ser humano no sea solamente de
conocimiento intelectual, sino que trascienda a los valores y perfeccionamiento integral de la
persona.
FUNCIONES ESENCIALES RELACIONAD_AS CON CADA UNO DÉ LOS PROCESOS EN ~os
. QUE PARTICIPA El CARGO '•
desarrollar.

• Realizar la revisión y el análisis de los PEI de los establecimientos educativos para definir la
estrategia de acompañamiento en la reformulación y ejecución del PEI.
• Definir y hacer seguimiento al acompañamiento de los establecimientos educativos para la
ejecución de los planes de mejoramiento.
• Diseñar el plan de formación docente y hacer seguimiento a su ejecución, para promover la
calidad del servicio en los Establecimientos Educativos.
• Hacer seguimiento al plan de acompañamiento a los establecimientos educativos para la
implementación de ejes transversales en sus planes de estudios.
• Verificar la articulación de los niveles educativos en los establecimientos educativos, para
garantizar la calidad del servicio educativo.
• Identificar, analizar, recopilar y promover experiencias significativas dentro de la comunidad
educativa.
• Realizar el foro educativo y el evento de estímulos para las experiencias significativas a
multiplicar en los establecimientos educativos.
1 4 NOV 2012
Código:




Secretaría.
1 4 NOV 2012
Código: ,· •
GOBERNACIÓN DEL TOLIMA SEC-MAN-TH-001 .




AL TERNATIVA N/A
1 4 NOV 2012
Código:

6.6.4.3. Profesional Universitario (Gestión Escolar PEI, Medios Educativos y proyectos

transversales Educativo)
IDENTIFICACIÓN 'j:
'
NIVEL Profesional
DENOMINACION DEL
EMPLEO
CÓDIGO 219
GRADO 04
NUMERO DE CARGOS 1 (uno)
CARGO DEL JEFE
CARGOS QUE LE
REPORTAN Ninguno
PROPOSITO PRINCIPAL j'
''
Asesorar y acompañar a los Establecimientos Educativos en la elaboración, actualización y ajuste
del Proyecto Educativo Institucional (PEI) de acuerdo con sus necesidades educativas, las de la
región y los resultados de la autoevaluación institucional y garantizar que en los Establecimientos
Educativos implementen estrategias pedagógicas transversales dentro del Proyecto Educativo
Institucional PEI que contribuyan a la globalización del conocimiento y la integralidad de las
disciplinas y existan ambientes y medios de aprendizaje apropiados, que estimulen la creatividad, el
auto aprendizaje y el desarrollo de competencias que aseguren el mayor uso del potencial de los
estudiantes no solamente en su conocimiento intelectual, sino que trascienda a los valores y
perfeccionamiento integral de la persona.
DESCRIPCION DE FUNCIONES ESENCIALES 1¡
• Identificación de necesidades de asesoría para la construcción ó modificación del Proyecto
Educativo Institucional PEI a partir del Plan de Calidad Educativa
• Planeación de las actividades de asesoría y apoyo técnico pedagógico, la ejecución del plan de
acompañamiento, y la generación del reporte de aprobación del PEI en el caso de
establecimientos educativos nuevos.
• Evaluación del cumplimiento del plan de asesoría y apoyo técnico para la construcción o
modificación del Proyecto Educativo Institucional PEI a través de la medición de satisfacción del
cliente frente a las actividades de acompañamiento. Cuando se trata de legalización de
establecimientos nuevos, este subproceso actúa paralelamente con el subproceso F02.01
Aprobación y otorgamiento de licencias o reconocimiento oficial a los Establecimientos
Educativos.
• Realización del diagnóstico de la tenencia y uso de medios educativos de los Establecimientos
1 1 4 NOV 2012
Código:
SISTEMA INTEGRADO DE GESTION Versión: 01 ''
\, -,
MACROPROCESO : TALENTO HUMANO Pág. 169 de 412 \

Educativos.
• Elaboración del plan de acompañamiento en el uso de los medios educativos, la ejecución del
plan de acompañamiento el cual involucra el fortalecimiento de competencias en el uso de medios
y el reconocimiento de la importancia de éstos para el cumplimiento de los proyectos de aula.
• Identificación y formación de multiplicadores en el uso de medios que garanticen la permanencia
del conocimiento en la Secretaria de Educación y Cultura, incluye la adquisición de medios
educativos, y el seguimiento de la ejecución del plan de acompañamiento.
• Planear, desarrollar, verificar y controlar los procesos relacionados con la gestión escolar
currículos en todo lo relacionado con la estrategia pedagógica para implementar ejes
transversales, como componente del mejoramiento continuo en los establecimientos educativos.
• Formulación, ejecución y seguimiento de planes, programas y proyectos transversales para el
mejoramiento de la calidad educativa.
• Facilitar el desarrollo de las competencias en el estudiante, gestionando acciones que faciliten la
articulación curricular entre los diferentes niveles educativos y que permitan la integración con
otros sectores, esto incluye las iniciativas que se llevan a cabo con las entidades de bienestar
familiar (antes de pre escolar) y con el sector productivo (después de la educación media).
• Apoyar la Implementación y registro de información de los sistemas de información de calidad
educativa en coordinación con el área de gestión de tecnología informática y comunicaciones de
la Secretaría de Educación y Cultura.
FUNCIONES ESEN.CIALES RELACIONADAS CON __ ·. CADA UNO DE LOS PROCESOS EN
QUE PARTICIPA EL CARGO !
¡os
desarrollar.

• Análisis adopción de lineamientos de las estrategias pedagógicas transversales definidas

por el MEN
• Definir alternativas de acción intersectorial y estrategia de implantación y asesoría
Este documento es propiedad de la Secretaria de Educación y Cultura de! Toíima, quien se reserva todos los derechos
legales sobre el m;smo. No es permitida la transferencia o uso de cualquier información contenida en el, sin acuerdo
1 4 NOV 2012
Código:

• Verificar las acciones definidas con el plan de calidad educativa

• Formular proyectos intersectoriales
• Recibir, y Asesorar al establecimiento en reformulación o modificación del plan de estudios,
incorporando y aplicando ejes transversales en currículos y planes de estudio.
• Verificar ajuste del plan de estudios, incluyendo proyectos transversales
• Identificar proyectos a incluir en el Plan de Mejoramiento
• Definir y verificar los lineamientos y la estrategia para promover la articulación de niveles
educativos.
• Ejecutar planes de capacitación y asesoría para gestionar proyectos interinstitucionales.
• Realizar diagnóstico de la tenencia y uso de medios educativos de los Establecimientos

Educativos e identificar los medios educativos para su incorporación en prácticas
pedagógicas. Elaborar plan de acompañamiento a la gestión del PEI
• Diseñar metodología de apoyo técnico en la construcción ó modificación del PEI
• Formular el plan de acompañamiento a los establecimientos Educativos frente a la
formulación, ejecución y seguimiento de los PMI y verificar su conformidad con los
parámetros establecidos.
• Recibir y revisar los PEI de los Establecimientos Educativos
• Acompañar a los Establecimientos Educativos en la reformulación del PEI
• Realizar seguimiento a la ejecución y desarrollo del PEI en el Establecimiento Educativo
• Destacar y Sistematizar procesos de mejora a través de experiencias significativas
• Verificar el cumplimiento del plan de acompañamiento para la ejecución de planes de
mejoramiento de los Establecimientos Educativos.
• Diseñar, ejecutar y hacer seguimiento al plan de acompañamiento en el uso de medios
educativos para los establecimientos educativos, para garantizar el uso adecuado de los
medios educativos.
• Verificar el cumplimiento del plan de acompañamiento para la ejecución de planes de
• Diseñar el plan de formación docente y hacer seguimiento a su ejecución, para promover la
calidad del servicio en los Establecimientos Educativos.
• Realizar el foro educativo y el evento de estímulos para las experiencias significativas a
multiplicar en los establecimientos educativos.
• Evaluar la gestión del equipo de acompañamiento
• Destacar procesos de mejora a través de experiencia significativas, para aplicarlos en otros
• Diseñar y hacer seguimiento sistemático al uso de medios educativos, para asegurar los
parámetros de eficiencia establecidos.
1 5O o- -¡J[;I 1 4 NOV 2012
·-... ..
Código:





Secretaría.
1 5 oo- -.lt! 1 4 NOV 2012
GOBERNACIÓN DEL TOLIMA t-_S_E_C_--~-~-dN_i~_;_~_-0_0_1---i .·.••.·.,j)r')' ,, ,-:
SECRETARIA DE EDUCACION Y CULTURA DEL TOLIMA iJ
_ _ _ _+-__v_e_rs_i_ó_n_:0_1_
1-----s_1_s_T_E_M_A~l~N_T_E_G_R_A_D_o_D_E_G_E_s_T_1o_N __. ;¡,; J n)/
-----------1
\. w
Vigente desde:

' .•.,. ,, ii~'t/ ·>•,. \ j f.,t';,(;,, Cqf~@;i~l'QS ~'.Á;~l~OlS;():;;l;SEf11t:l~f]5S:. , ' ; ... ···
. ,··.,.' :_ ,i. ·. . 11 '
• Normatividad vigente sobre educación .
• Normatividad vigente sobre transferencias .
• Conocimientos en planes educativos nacionales .
• Conocimiento en estándares curriculares para adultos .
• Utilización de metodologías flexibles .
• Construcción de currículos pertinentes .
• Manejo de herramientas ofimáticas e interne!
..
:: tdí:.,·Jti~fd~~~tJ~\. t. '"¡if,,,:/,;S~lil!~!i!\~~jfi!l:lES:'l\(tl)lqS· Y,E){,Pl;~l:L\IE),lh,.··.·. _. ,,_-''·:· ·t1
ESTUDIOS
Título Profesional en Áreas Administrativas, Áreas Sociales o de
la Educación.
ALTERNATIVA N/A
1 5 Oo-
- 1 4 NOV 2012
Código:
SEC-MAN-TH-001
\ti
Versión: 01

6.6.4.4. Profesional Universitario (Gestión Escolar - Formación del Sector Educativo)
IDENTIFICACIÓN 1:
NIVEL Profesional
DENOMINACION DEL
EMPLEO
CÓDIGO 219
GRADO 04
NÚMERO DE CARGOS 1 (uno)

CARGO DEL JEFE
CARGOS QUE LE
REPORTAN Ninguno
PROPÓSltO PRINCIPAL
11
Organizar, desarrollar y articular estrategias orientadas a la ejecución de programas académicos y
de perfeccionamiento, que tengan por finalidad la formación, actualización y el mejoramiento
profesional de los educadores, para que estos a su vez sean promotores del mejoramiento continuo
de la calidad del servicio educativo de conformidad a los lineamientos y proyectos nacionales y
Departamentales.
DES_CRIPCIÓN DE FUNCIONES ESENCIALES
11
• Planear, verificar y controlar la formulación, ejecución y seguimiento del plan de formación y

capacitación del sector educativo oficial en coordinación con el Ministerio de Educación y la
entidad territorial.
• Organizar y articular los programas y proyectos de capacitación Departamentales y Nacionales .
• Análisis de los resultados de las evaluaciones del desempeño de los docentes y directivos
docentes con el fin de identificar las necesidades de formación y capacitación.
• Expedición de los certificados de capacitación .
• Apoyar la Implementación, registro de información y promover el uso de los sistemas de
información de calidad educativa y del talento humano relacionados con la formación en la
Secretaría de Educación y Cultura y/o Instituciones Educativas, en coordinación con el área de
Este documento es propiedad de la Secretaría de Educación y Cultura del Tolima, quien se reserva todos los dereéhos
1 50 o- .:.i~ 1 4 NOV 2012
Código:
t--S_E_C_-_M_A_N_-_T_H_-0_0_1.._,,,,,;'li
SECRETARIA DE EDUCACION Y CULTURA DEL TOLIMA I,, ,,
'J

gestión de tecnología informática y comunicaciones de la Secretaria de Educación y Cultura y el

Ministerio de Educación NacionaL
FUNCIONES ESENCIALES RELACIONADAS CON CADA UNO DE LOS PROCESOS EN los
QUE PARTICIPA EL CARGO, 1:
desarrollar,

área de planeación, Identificar riesgos y reportar al área de planeación los ajustes
requeridos para asegurar el cumplimiento de los objetivos de los proyectos a su cargo,
• Analizar los resultados de las evaluaciones de desempeño de docentes y directivos

docentes
• Identificar, analizar y priorizar las necesidades de formación, actualización,
profesionalización, profundización, especialización, perfeccionamiento y/o mejoramiento,
capacitación e investigación
• Generar convocatoria para recibir y evaluar propuestas de programas de formación e
investigación
• Promover, Recibir y evaluar informes finales de programas de investigación
• Evaluar resultados de los beneficiados del programa de capacitación, formación e
investigación,
• Recibir certificados de capacitación o formación

enviadas por los ciudadanos relacionadas con su área y funciones,
informes periódicos,
1 4 NOV 2012
Código:




Secretaría.
1 5 Oo- 1 4 NOV 2012
Código:
SISTEMA INTEGRADO DE GESTION Versión: 01 ¡¡



ESTUDIOS
Título Profesional en Áreas Administrativas, Desarrollo Humano,
AL TERNA TIVA N/A
1 4 NOV 2012
MACROPROCESO : TALENTO HUMANO __

P_ág_._1_1_1_d_e_4_12_-1·. ~V
6.6.4.5. Técnico Operativo (Medios Educativos - TIC y Mejoramiento Educativo)
IDENTIFICACIÓN
1'
1.
NIVEL Técnico
DENOMINACION DEL
CÓDIGO 314
GRADO 05

CARGO DEL JEFE
CARGOS QUE LE
REPORTAN Ninguno
1!
Apoyar técnica y operativamente la ejecución del proceso de mejoramiento de la calidad educativa
en la Secretaria de Educación y Cultura y en los establecimientos educativos, promoviendo el uso
de ambientes y medios apropiados que estimulen la creatividad y el auto aprendizaje.
DESCRIPCIÓN DE FUNCIONES ESl:NCIALES
1!
• Prestar el apoyo técnico a los establecimientos Educativos existan ambientes y medios de

aprendizaje apropiados, que estimulen la creatividad, el auto aprendizaje y el desarrollo de
competencias que aseguren el mayor uso del potencial de los estudiantes.
• Apoyar, el desarrollo de las buenas prácticas pedagógicas en los Establecimientos
Educativos, mediante su socialización a través de los diferentes medios de participación a
los que la Secretaría de Educación y Cultura pueda acceder, de tal manera que éstas
prácticas se incluyan en los PEI y los PMI de los Establecimientos Educativos.
• Apoyar técnica y operativamente el desarrollo de procesos y procedimientos asociados con
el uso de medios y mejoramiento continuo.
• Apoyar el seguimiento a los planes de mejoramiento como resultado de las estrategias
orientadas a la formación, actualización profesional de los educadores, al desarrollo de las
competencias de los estudiantes, y de las buenas prácticas pedagógicas, con el fin de
legales sobre el mismo. No es permitida la transferencía o uso de cualquier información contenida en el, sin acuerdo
1 5 ao- -,il 1 4 NOV 2012
Código:
SISTEMA INTEGRADO DE GESTION Versión: 01 \' ·
1 - - - - - - - - ~ ~ - - - - - - - - - - - - - - + - - - - - - - - - " I · 'i'\

asegurar el cumplimiento de los objetivos del área.

•Apoyar técnica y operativamente el desarrollo de procesos y procedimientos asociados con
el mejoramiento continuo.
• Apoyar la implementación de sistemas de información de calidad educativa y de talento
humano relacionada con la formación, en coordinación con el área de gestión de tecnología
informática y de comunicaciones.
FUNCIONES ESENCIALES RELACIONADAS CON CADA UNO DE LOS PROCESOS EN fiOS
QUE PARTICIPA EL CARGO j:
• Organizar la logística de los eventos programados: Convocatorias, reproducción del

material, consecución del salón, ayudas didácticas. Se diligencia el formato Control de
asistencia.
• Recibir inscripciones de la Institución de Educación Superior, la relación de inscritos a los
programas
• Recopilar, consolidar, y hacer seguimiento a la situación actual en el tema de la articulación
de los niveles educativos
• Generar la respuesla con calidad y oportunidad a las solicitudes y correspondencia



.,--r-,
.~~ '-
1 4 NOV 2012
Código:


cliente.

Manejo de ofimática, bases de datos e interne!.
Logística y organización de eventos.
·1 4 NOV 2012
Código:

1
1

profesional en áreas de sistemas, informáticas o electrónica, y/o
del cargo.
ALTERNATIVA
Código:
Vigente desde:
6.7. Dirección de Cobertura Educativa
6.7.1. Director de Cobertura Educativa

.
· IDENTIFICACIÓN
NIVEL Directivo
DENOMINACION DEL
EMPLEO Director
CÓDIGO 009
GRADO 01
DEPENDENCIA Cobertura
CARGO DEL JEFE
Profesional Especializado Cobertura Educativa(Acceso)

CARGOS QUE LE
REPORTAN Profesional Especializado Cobertura Educativa(Permanencia)
Auxiliar Administrativo Cobertura Educativa
.• .
1
Dirigir y planear el desarrollo de los procedimientos definidos para la organización de la gestión de

cobertura del servicio educativo, definiendo, planeando y gestionando estrategias de acceso y
permanencia de los estudiantes en el sector educativo del departamento del Tolima, prestando
apoyo táctico para evaluar la información de la oferta en lo referente a proyección y asignación de
cupos para los Establecimientos Educativos oficiales, así como en las actividades involucradas en
la auditoria de matrícula.
Dirigir y garantizar la ejecución de la política educativa para la atención de poblaciones con
necesidades educativas especiales y/o vulnerables, buscando ampliar la cobertura y el
mejoramiento de la eficiencia educativa, reconociendo la diversidad de condiciones étnicas,
culturales, sociales y personales de la población y de conformidad con las metas de planes
sectoriales educativos.
1 4 NOV 2012
Código:
MANUAL ESPECIFICO DE FUNCIONES Y ·-......

Vigente desde:
DESCRIPCIÓN DE FUN.CIONES ESENCIALES
• Definir los procedimientos y la ejecución de los procesos del Macroproceso C. Gestión de la

cobertura del servicio educativo
• Planear, desarrollar y controlar las estrategias de acceso y permanencia de la población
escolar en el sector educativo del departamento del Tolima.
• Hacer seguimiento permanente a la cobertura educativa con apoyo de un proceso de
matricula organizado y un adecuado uso de los sistemas de información de cobertura que
provean información veraz, pertinente y oportuna con el fin de garantizar la prestación del
servicio.
• Gestionar programas de retención escolar promoviendo estrategias y/o programas para
reducir la deserción.
• Coordinar, supervisar y controlar los procedimientos relacionados con la solicitud, reserva,
traslado y asignación de cupos oficiales.
• Coordinar, supervisar y controlar las actividades relacionadas con la gestión de matricula de
cupos oficiales.
• Garantizar la implementación y calidad de la información de los sistemas de información de
cobertura educativa en la Secretaria de Educación y Cultura y/o las instituciones educativas
del departamento del Tolima, en coordinación con el área de gestión de tecnología de la
Secretaría de Educación y Cultura y el Ministerio de Educación Nacional.
• Garantizar la consolidación, análisis, calidad y veracidad de la información de cobertura
educativa en el Departamento del Tolima a través del seguimiento al registro de información
y/o aplicación de auditorías a la información de cobertura educativa.
• Elaborar anualmente el Acuerdo de Gestión de su área, concertando con el Secretario de
Despacho los objetivos a cumplir, los resultados esperados en términos de cantidad y
calidad para lo cual identificarán los indicadores y los medios de verificación de estos
indicadores con el fin de evaluar el grado de cumplimiento de los objetivos concertados.
• Responder por la adopción, desarrollo, implementación, mantenimiento, revisión y
mejorar el desempeño institucional y la capacidad de proporcionar servicios que respondan
a las necesidades y expectativas de los usuarios.
• Preparar y presentar los informes sobre las actividades desarrolladas con la oportunidad y
periodicidad requeridas para permitir evaluar la gestión de la dependencia
FU_NCIONES :ES_ENCIALES RELACIONADAS CON CADA UNO DE LOS PROCESOS EN ~ps

1 50 o- -a¡., 1 4 N0V 2012
Código:
GOBERNACIÓN DEL TOLIMA SEC-MAN-TH-001,:'.
SISTEMA INTEGRADO DE GESTION Versión: 01 ( ,

• Definir las estrategias departamentales de acceso y permanencia de los estudiantes en el
sector educativo.

gestión.
desarrollar.

PROCESO C01 Establecer las directrices, criterios, procedimientos y cronograma para la

organización y Gestión de Cobertura del Servicio Educativo
• Verificar y gestionar las realizaciones de las evaluaciones en las fechas programadas junto
con su respectiva aprobación en un porcentajes de asistentes igual o superior al 80%.
1 4 NOV 2012
Código:
SECRETARIA DE EDUCACION Y CULTURA DEL TOLIMA ,\
¡__ _ _s_1_s_T_E_M_A_1_N_T_E_G_R_A_D_o_D_E_G_E_s_T_1o_N_ _ _--4_ _v_e_rs_i_ó_n_:0_1_ ___..l,,_:_·_,. ~✓ /

Pág. 184 de 412 .
~;\:
, W
------------1
Vigente desde:
PROCESO C02. Proyectar Cupos
• Analizar y evaluar la información de oferta educativa del Establecimiento Educativo para

definir las estrategias de continuidad en los establecimientos educativos.
• Revisar y conformar el Banco de Oferentes; calificar y seleccionar a los oferentes, teniendo
en cuenta los criterios de elegibilidad y los parámetros técnicos y legales establecidos para
tal efecto.
funcionarios.
PROCESO K01, Autocontrol

el fin de garantizar la calidad del servicio y el mejoramiento continuo de la Secretaria.
1 4 NOV 2012


requisitos del cliente como los legales y reglamentarios.
ser adecuados al propósito de la Secretaría y asegurarse de su comunicación y
• Participar activamente en las funciones descritas en el Comité Directivo, Comité de
Cobertura, Comité de Capacitación, Bienestar e Incentivos y Comité de Comunicaciones.
Conocimientos en planeación educativa.
Formulación y evaluación de proyectos.
Normatividad en materia presupuesta!.
:1 4 NOV 2012
Código:
/
MACROPROCESO : TALENTO HUMANO Pág. 186 de 412.
MANUAL ESPECIFICO DE FUNCIONES Y Vigente desde:'

1
ESTUDIOS
Titulo Profesional en Áreas Administrativas, Ingeniería Industrial
o de Sistemas.
Título de Postgrado en áreas administrativas o de finanzas,

Auditoría, Gerencia Educativa o de Sistemas.
AL TERNA TIVA

acredite el titulo profesional; o Título profesional
adicional al exigido en el requisito del respectivo empleo,
siempre y cuando dicha formación adicional sea afín con
las funciones del cargo.
1 4 NOV 2012
Código: / .. , ,+-.
GOBERNACIÓN DEL TOLIMA SEC-MAN-TH-001 -q.·
SECRETARIA DE EDUCACION Y CULTURA DEL TOLIMA 1----------1~~} i•-·

6.7.2. Auxiliar Administrativo Cobertura

IDENTIFICACIÓN 1'
1
NIVEL Asistencial
DENOMINACIÓN DEL
EMPLEO Auxiliar Administrativo
CÓDIGO 407
GRADO 08
CARGO DEL JEFE
INMEDIATO Director de Cobertura
CARGOS QUE LE
REPORTAN Ninguno
.
. 11
de las actividades relacionadas con la Dirección de Cobertura en la Secretaria de Educación y
Cultura, orientadas al logro de su misión y principios constitucionales.
01:SCRIP.CIÓN DE FUNCIONES ESENCIALES

.
11
gestión de cobertura del servicio educativo y el análisis de la información relacionada con el
acceso y permanencia.
administración de documentos (archivo de gestión - archivo central - archivo histórico -
control de documentos y datos).
• Apoyar la implementación, operación y buen uso de los sistemas de información asignados
para la ejecución de los procesos de cobertura educativa, en la Secretaría de Educación y
Cultura y los establecimientos educativos.
1 5 o o- .:.di 1 4 NOV 2012
Código:
MACROPROCESO : TALENTO HUMANO Pág. 188 de 412 •.

FUNCIONES ESENCIALES RELACIONADAS CON CADA UNO DE LOS PROCESOS EN LOS

QUE PARTICIPA EL CARGO . j;

las mismas y enviar a de Atención al Ciudadano para su respectivo envío al peticionario


cliente.
Este documento es propiedad de la Secretaría de Educación y Cultura de{ Tolima, quien se reserva todos los derechos
l 5 OO- -!1 1 4 NOV 2012
Código:
SEC-MAN-TH-001 :,:f_;'.
..


dependencia. optimizando los trámites para el mejor aprovechamiento de los recursos.

• Soporte operativo y asistencia prestada al Director para el desarrollo de las labores
asociadas con la ejecución de los diferentes procesos:
• Registrar en la agenda del Director, los compromisos que deba cumplir
• Preparar y organizar la información que debe presentar el Director
• Verificar oportunamente las citas, entrevistas o reuniones del Director
dirección.
• Recibir llamadas telefónicas, operar los medios técnicos disponibles y entregar los mensajes
respectivos.
• Apoyar al Director en la preparación y presentación de informes.
• Prestar apoyo logístico al Director.
Este documento es propiedad de la Secretaría de Educación y Cultura del 7olima, quien se reserva todos los derechos
1 4 NO\/ 2012
Código:
SECRETARIA DE EDUCACION Y CULTURA DEL TOLIMA 1-===:...::..:....:..:.;..=.:......l,t
MACROPROCESO : TALENTO HUMANO Pág.190 de412 ,,

ESTUDIOS
herramientas ofimáticas
Doce meses (12) de experiencia relacionada con las funciones
del cargo.
ALTERNATIVA
N/A.
1 4 NOV 2012
Código:

6.7.3. Profesional Especializado Cobertura Educativa (Acceso)
IDENTIFICACIÓN
NIVEL Profesional
DENOMINACION DEL
CÓDIGO 222
GRADO 06
CARGO DEL JEFE
Profesional Universitario (Matricula)

CARGOS QUE LE
REPORTAN Técnico Operativo (Estrategias de Acceso)
Técnico Operativo (Matrícula)
.. ,· 1
Coordinar y gestionar el desarrollo de la estrategia de acceso de la población escolar al sector

educativo del Departamento del Tolima y todas las actividades del área que se ejecuten para el
mejoramiento de la cobertura del servicio educativo en el departamento del Tolima.
1
OE~CRIPCIÓN DE FONCIOl',IES ESENCIALES
.
1
• Coordinar, supervisar y controlar los procesos relacionados con el acceso al sistema escolar
y la Gestión de la Cobertura del Servicio Educativo.
• Definir y ejecutar acciones que permitan analizar la información de la población atendida y
no atendida, diagnosticando la situación y determinando estrategias, programas y proyectos
de acceso en el sistema educativo.
• Planear, recolectar o generar, verificar y consolidar la información de matricula con el fin de
mantener estadísticas que permitan establecer estrategias de mejoramiento de la cobertura
educativa.
,1 4 NOV 20\l
Código:

• Analizar la información de matrícula y las características de la población atendida en

cumplimiento de los lineamientos existentes.
• Garantizar el apoyo técnico a las instituciones educativas para que implementen y gestionen
el proceso de matricula en forma adecuada y realicen el registro de información de los
estudiantes de establecimientos oficiales y no oficiales de manera oportuna y de calidad.
• Garantizar la implementación y puesta en funcionamiento de sistemas de información de
cobertura educativa, promoviendo su uso en la Secretaría de Educación y Cultura y/o en las
Instituciones Educativas, en coordinación con el área de gestión de tecnología de la
secretaría de Educación y/o el Ministerio de Educación.
• Realizar el seguimiento y control a la implementación y registro de información de cobertura
educativa a través de auditorías o aplicación de mecanismos de verificación y seguimiento
con el fin de garantizar a calidad, veracidad, oportunidad y pertinencia de la información
registrada por la Secretaría de Educación y/o Instituciones educativas.
• Apoyar la planeación, control y seguimiento de las estrategias de acceso al sector
educativo.
• Realizar el seguimiento, evaluación y control del resultado de la aplicación de estrategias de
acceso de los estudiantes al sector educativo.
• Coordinar, supervisar y controlar las actividades relacionadas con la gestión de matrícula de
cupos oficiales.
• Suministrar la información básica de cobertura para la redistribución de plantas físicas y
asignación de plantas de personal en los establecimientos educativos oficiales, cumpliendo
con los parámetros técnicos determinados por el Ministerio de Educación Nacional.
, FUNCIONES ESENCIALES RELAc__ lONADAS CON CADA UNO DE LOS PROCESOS EN ¡uos
·- _ •-•· .-- _ QUE PÁRTICIPA EL CARGO l i
desarrollar.

área de planeación. Identificar riesgos y reportar al área de planeación los aJustes
previa y documentado. ni su reproducción total o parcial por parte de cualquier persona o entidad.
1500---,, 1 4 NOV 2012
Código:
GOBERNACIÓN DEL TOLIMA SEC-MAN-TH-001/,
SISTEMA INTEGRADO DE GESTION ·'
-

PROCESO C01 Establecer las directrices, criterios, procedimientos y cronograma para la

organización y Gestión de Cobertura del Servicio Educativo
• Apoyar el desarrollo de las capacitaciones sobre lineamientos y directrices de la gestión de

matrícula, suministrando a los asistentes el material diseñado como guía o soporte de la
capacitación
• Convocar y capacitar al personal en el manejo del Sistema de Cobertura, como también
asistir a las jornadas de Capacitación en los lineamientos de matrícula.
• Definir estrategias de continuidad y evaluar la viabilidad de estrategias para la generación

de cupos. Analizar la viabilidad de realizar convenios o contratos con entidades prestadoras
del servicio educativo, teniendo en cuenta las necesidades de oferta consolidadas.
• Buscar y establecer acuerdos de transferencia de alumnos con los establecimientos
educativos oficiales cercanos a su sitio de residencia.
• Analizar la viabilidad de implementar un nuevo modelo educativo, con el fin de ofrecer a los
alumnos matriculados opciones y alternativas para continuar sus estudios.
• Registrar las novedades de los contratos de prestación de servicios educativos, con base en
la información de matrícula reportada por los Establecimientos Educativos.
PROCESO C03. Solicitar, Reservar y Asignar Cupos Oficiales
• Gestionar las solicitudes de traslados de cupos presentadas en la jurisdicción a su cargo, de

acuerdo a los cupos disponibles identificados, criterios de asignación y de priorización
establecidos. Una vez asignado el cupo para traslado informar el padre de familia o
acudiente y a los establecimientos educativos para que se haga efectivo el trámite.
• Gestionar la inscripción de los alumnos nuevos mediante el establecimiento, de común
acuerdo con los rectores, de los puntos de inscripción y centros de acopio, distribución de
los formatos de inscripción a los aspirantes, registro de la inscripción y consolidación y
reporte a la Secretaría de Educación y Cultura de la información de inscripción.
PROCESO C0S. Hacer seguimiento a la Gestión de matrícula
• Analizar los informes de auditoria de matrícula, para evaluar los logros y mejoras obtenidos
ejecución de las acciones formuladas por el Establecimientos Educativos en la auditoria
anterior.
• Comunicar al Establecimientos Educativos la autorización para la corrección de
inconsistencias detectadas a través de la modalidad de "novedad de matrícula", teniendo en
cuenta los parámetros técnicos y procedimentales definidos.
legales sobre el mismo. No es permitida la transferencia o uso de cualquíer información contenida en el, sin acuerdo
1 5 oo- -a~ ·.1 4 NOV 2012
Código:

• Identificar casos críticos de incumplimiento en las directrices y procedimientos asociados a

la gestión de cobertura del servicio educativo, para remitirlos a asuntos disciplinarios.

funcionarios.

PROCESO !01. Adquirir Bienes y Servicios

1 5 o o- -,SI 1 4 NOV 2012
Código:
GOBERNACIÓN DEL TOLIMA SEC-MAN-TH-001 ,,- .
SECRETARIA DE EDUCACION Y CULTURA DEL TOLIMA 'n',' '
_ _ _ _-+-__v_er_s_io_·n_:_0_1_ _-t.·
1-----s-1s_T_E_M_A--,INr--T_E_G_R_A_º_º_º_E_G_E_s_T_1o_N 't•i,_ /
MACROPROCESO: TALENTO HUMANO __P_á_g_._19_5_d_e_4_12_---t\f\ Í/
Vigente desde:


Secretaría.
• Participar activamente en las funciones descritas en el Comité de Cobertura.

cT."i~iST'~:C:::C~~~--::-""'cc:--~cc,--,---,-,--,~,--,--,----r,,--,:--/
·•· tri!;}}'.;~,:¡,···
Conocimiento en manejo de Indicadores y Estadísticas.
1 5 oo- -ie T4 NOV ,2012' ~··:
Código: /
SEC-MAN-TH,-001 V!


Sistemas de Información Implementados por el MEN (SIMAT Y DUE)

1:
ESTUDIOS
Título Profesional en Áreas Administrativas, Ingeniería
Industrial, Ingeniería de Sistemas o Licenciatura en área
educativa.
Título de Postgrado en Áreas Administrativas, Gerencia
Educativa. Auditoría o de Sistemas.
Treinta y seis (36) meses de experiencia profesional
específicaen el sector educativo relacionada con las funciones
del cargo.
ALTERNATIVA

educativo, siempre que se acredite el título profesional; o
1 4 NOV 2012
Código:
SECRETARIA DE EDUCACION Y CULTURA DEL TOLIMA I-_S:;;E::.Cc..-..cMccA..cN..:..-...;.T.;.;Hcc-0:..:0...:1--1 /:
, , ·
_ _ _ _+-__v_e_rs_i_ó_n:_0_1_---1· \
l----s_1_s_T_EM_A~l~N_T_EG_R_A_D_o_D_E_G_E_s_T_1o_N ' ,_ nJ/'
MACROPROCESO: TALENTO HUMANO Pág. 197 de 412 \;~;~ i.jj/'.
Vigente desde:
6.7.3.1. Profesional Universitario (Matricula)
IDENTIFICACIÓN '
. i
NIVEL Profesional
DENOMINACION DEL
CÓDIGO 219
GRADO 04
CARGO DEL JEFE
INMEDIATO Profesional Especializado (Acceso)
CARGOS QUE LE
REPORTAN Ninguno
PROPÓ.SITO. PRINCIPAL i
i
Organizar y planear el desarrollo de los procedimientos definidos para la organización de la gestión
de cobertura del servicio educativo, prestando apoyo táctico para el desarrollo de las actividades
relacionadas con la gestión y auditoría de matrícula.
.
01:S.CRIPCIÓN DE FUNCIONES ESENCIA.LES

.. 1

cobertura educativa, promoviendo su uso adecuado en la Secretaría de Educación y Cultura
y/o establecimientos educativos del Tolima, en coordinación con el área de gestión de
tecnología de la secretaria de Educación y/o el Ministerio de Educación Nacional.
• Supervisar y controlar los procedimientos relacionados con el registro de matrícula de cupos
oficiales.
• Supervisar y controlar los procedimientos relacionados con el seguimiento a la gestión y
auditoría de matrícula.
1 4 NOV 2012
Código:

• Planear, recolectar o generar, verificar y consolidar la información de matricula con el fin de

mantener estadísticas que permitan establecer estrategias de mejoramiento de la cobertura
educativa.
• Consolidar y suministrar la información básica de matricula para la redistribución de plantas
físicas y asignación de plantas de personal en los establecimientos educativos oficiales,
cumpliendo con los parámetros técnicos determinados por el Ministerio de Educación
Nacional.
FUNCIONES ESENCIALES REU\CIONADAS c_ ON c_. ADA UNO_ DE LOS PROCESOS E~ ._Los
_ QUE PARTICIPA EL CARGO ]'
desarrollar.

área de planeacíón. Identificar riesgos y reportar al área de planeacíón los ajustes
PROCESO C03. Solicitar, reservar y asignar cupos oficiales
• Generar y gestionar entrega de los formatos de pre matrícula o reserva de cupos para
alumnos antiguos; lo anterior para asegurar la estandarización de la actividad en todos los
establecimientos educativos oficiales.
• Consolidar la información de pre matrícula o reserva de cupos para alumnos antiguos de los
establecimientos educativos oficiales de su jurisdicción, con el fin de identificar los cupos
disponibles o faltantes.
• Definir criterios de asignación de cupos oficiales y pesos para las variables de priorización,
teniendo en cuenta los lineamientos y directrices definidos por el MEN y la Entidad
Territorial, para la gestión de cobertura.
• Gestionar las solicitudes de traslado de cupos presentadas en la Jurisdicción a su cargo,
teniendo en cuenta los cupos disponibles identificados y los criterios de asignación y de
priorización establecidos. Una vez asignado el cupo para traslado, informar el padre de
familia o acudiente y a los establecimientos educativos para que se haga efectivo el trámite.
• Apoyar cuando se requiera, las actividades relacionadas con la inscripción de los alumnos
nuevos en el establecimiento educativo, acordando con los rectores los puntos de
1 4 NOV 2012
Código:

inscripción y centros de acopio, distribución de los formatos de inscripción a los aspirantes,

registro de la inscripción, consolidación y reporte de información a la Secretaria de
• Consolidar, clasificar y revisar las solicitudes de traslado y los cupos faltantes reportados
por los Establecimientos Educativos de la jurisdicción, para definir las estrategias a
implementar. Lo anterior teniendo en cuenta los parámetros de tiempo establecidos en el
cronograma de matricula.
• Informar a los interesados, los resultados del proceso de traslado o transferencia de
alumnos a Establecimientos Educativos, teniendo en cuenta los parámetros de tiempo
establecidos en el cronograma de matricula.
• Validar la información de cupos recibida antes de ser reportada a la jerarquía superior, para
asegurar su consistencia y corregir posibles errores.
• Apoyar cuando se requiera, las actividades relacionadas con el registro de matricula de
cupos oficiales, teniendo en cuenta los parámetros técnicos y legales establecidos.
PROCESO C05. Hacer seguimiento a la gestión de matrícula
• Planear auditoria externa, definiendo el alcance, participantes, cronogramas y recursos

involucrados. La planeación de la auditoria debe contemplar los aspectos técnicos definidos
en el proceso de seguimiento a la gestión de matricula; diseñar la lista de verificación con la
cual será ejecutada la auditoría en los Establecimientos Educativos.
• Ejecutar la auditoría en el Establecimientos Educativos, a través del examen de evidencias
objetivas, el registro de los hallazgos encontrados y la consolidación de la información en el
respectivo informe de auditoría.
• Analizar los informes de auditoria de matricula, para evaluar los logros y mejoras obtenidos
ejecución de las acciones formuladas por el Establecimientos Educativos en la auditoria
anterior.
• Analizar el comportamiento o la tendencia histórica de la información reportada por cada
Establecimientos Educativos en los informes de matricula. Este análisis se debe realizar
teniendo en cuenta los criterios y parámetros técnicos definidos en el proceso de
seguimiento a la gestión de matricula.

'1 4 NGV 2012
Código:
MACROPROCESO : Pág. 200 de 41 ~
Vigente desde:

cronogramas de seguimiento, cuando se requiera, asi como elaborar las solicitudes de

Secretaría.
1 5 Oo- -,::.11 1 4 NOV 2012
Código:


¡..--,-,,,-~.,,--~=
: a&l!Í~· si::i
. .f<"-,ltt ;!..-.;_,!R~~
.l-,1-/':"': ~. . .,t:• :_/'i;;_ -:t :·' ·

Manejo de herramientas ofimáticas e internet.
Lenguaje Estructurado de Consulta -SOL, Base de Datos Acces
Desarrollo de Estrategias para la Transformación Organizacional
Sistemas de Información Implementados por el MEN (SIMAT Y DUE)
·=B,!~84='=~~.~t•·-.·.~=.,_,~
..'"~~~~
~:5t~~ilt,W:~f\¼t:·i:
1
ESTUDIOS
Título Profesional en Ingeniería de Sistemas, Administración de
Empresas o licenciatura en área educativa.
ALTERNATIVA N/A
Este documento es propiedad de la Secretaría de Edlffación y Cultura del Tolima, quien se reserva todos los derechos
1 4 NOV 2012
Código:

6.7.3.2. Técnico Operativo (Cobertura Educativa - Acceso)
IDENTIFICACIÓN
.
1'
NIVEL Técnico
DENOMINACION DEL
CÓDIGO 314
GRADO 05
CARGO DEL JEFE
CARGOS QUE LE
REPORTAN Ninguno
11
Soportar técnicamente y complementar la ejecución de las actividades relacionadas con la gestión,
seguimiento y auditoria de matricula, teniendo en cuenta los parámetros legales y técnicos
establecidos en el Macro proceso C. Gestión de cobertura del senvicio educativo.
·. DE$CRIPqlON:DE FUNCIONES ES.ENCIALES 11
• Apoyar técnica y operativamente el desarrollo de los procedimientos y actividades
relacionadas con el registro de matricula de cupos oficiales y el seguimiento a la gestión y
auditoria de matricula.
• Garantizar la implementación de sistemas de información de cobertura educativa, en
coordinación con el área de gestión de tecnología de la secretaria de Educación y/o el
Ministerio de Educación.
educativa a través de auditorias o aplicación de mecanismos de verificación y seguimiento
registrada por la Secretaria de Educación y/o Instituciones educativas.
FLJNCIONES ESENCl~LES RELAl:IONADAS CON CADA UNO DE LOS PROCESOS E1 tOS
· . QUE PARTIC.IPA EL CARGO . .
1 4 NO\J 2012
Código:

PROCESO C03. Solicitar, reservar y asignar cupos oficiales
• Enviar a cada Establecimientos Educativos los Formularios diligenciados para continuidad de

jardín de los niños provenientes de Bienestar social o familiar, teniendo en cuenta los
parámetros de tiempo definidos en el cronograma de matrícula.
• Suministrar al acudiente o responsable y a las entidades de Bienestar Social o Familiar, la
información sobre el Establecimiento Educativo que fue asignado para la atención del niño,
teniendo en cuenta los parámetros de tiempo definidos en el cronograma de matricula.
• Gestionar la distribución del material de inscripción (formatos) de alumnos nuevos a los
Establecimientos Educativos que lo requieran.
• Consolidar los formularios de inscripción de alumnos nuevos, de acuerdo con los lineamientos
del proceso.
• Verificar la consolidación de información para inscripción de alumnos nuevos y los registros de
matricula.
• Apoyar el proceso de inscripción de alumnos nuevos en el sistema de información de
matricula.
• Verificar si los Establecimientos Educativos o los Padres de Familia realizan reclamos
(Peticiones, quejas, reclamos o sugerencia (PQRS)) acerca de la asignación de los cupos.
Recibir las solicitudes y la correspondencia de Atención al Ciudadano o de las áreas de la
Secretaria cuando se trata de correspondencia interna, distribuir para su trámite o respuesta,
hacer seguimiento para su respuesta en los tiempos establecidos, recopilar las respuestas y
enviar a Atención al Ciudadano para su respectivo envio al destinatario.


previo y documentado, ni su reproducción total o parcial por parte de cualquier persona a entidad.
oo- -,:i\l 1 4 NO\I 2012
Código:
MACROPROCESO : TALENTO HUMANO Pág. 204 de 412 ·


técnica de cada indicador y establecer o proponer las acciones respectivas para lograr mayor
• Participar en la definición de las acciones para eliminar el producto no conforme generado en
el proceso, con el fin de garantizar que este no se entregue de manera intencional al cliente.

garantizar el control de los documentos y registros, cumpliendo con lo establecido en la tabla
de retención documental.
• Realizar la transferencia secundaria de los documentos, después de haber cumplido el tiempo
de retención, de acuerdo con lo establecido en la tabla de retención documental.
de Control de Documentos y Control de Registros, adoptados en la Secretaría de Educación y
Cultura del Tolima.
=c-ic====""'==========~=====~~=-1
·'fir .. ~--,~~!li\~1~1tt~~~\\'!)füj,¡b
• Manejo de herramientas ofimáticas , interne! y bases de datos
• Conocimiento de la normatividad vigente del sector educativo.
• Manejo de procesos estadísticos.
• Manejo de procesos de información para consolidación de datos.
ESTUDIOS
profesional en ingeniería de sistemas, áreas informátjcas o
académico de educación superior de las mismas áreas.
del cargo.
ALTERNATIVA Título de formación tecnológica o de formación técnica
1 so o- -~I 1 4 NOV 2012
Código:

6.7.3.3. Técnico operativo (Cobertura Educativa - Acceso)
IDENT.IFICACIÓN
NIVEL Técnico
DENOMINACION DEL
EMPLEO Técnico
CÓDIGO 314
GRADO 05
CARGO DEL JEFE
CARGOS QUE LE
REPORTAN Ninguno
1
. ¡
Soportar técnicamente y complementar la ejecución de las actividades relacionadas con determinar

la capacidad actual y necesaria para cubrir la demanda potencial, a través de la consolidación de la
información de la proyección de cupos y la ejecución de estrategias requeridas, con el fin de
garantizar la continuidad de los alumnos matriculados y atender las solicitudes de los alumnos
nuevos.
. .
DESCRIPCIÓN
. ' . DE FUNCIONES
' ' ;
ESENCIALES
1

relacionadas con la gestión de estrategias necesarias para asegurar el acceso de los
alumnos en el sistema educativo oficial.
• Garantizar la implementación de sistemas de información de cobertura educativa, en
coordinación con el área de gestión de tecnología de la secretaría de Educación y/o el
Ministerio de Educación.
150/J- 1 4 NOV 2012
Código:

• Suministrar la información básica de matricula para la redistribución de plantas físicas y

asignación de plantas de personal en los establecimientos educativos oficiales, cumpliendo
con los parámetros técnicos determinados por el Ministerio de Educación Nacional.
FUNCIONES ESENCIALES REL.AGI.ONADAS CON CADA UN.· O .DE LOS PROCESOS ENj4os
. ·. QUE PARTICIPA EL CARGO . 1í
• Apoyar el desarrollo de talleres de capacitación a los profesionales de las unidades

desconcentradas y establecimientos educativos, para asegurar el entendimiento de los
lineamientos relacionados con la proyección de cupos.
• Solicitar, recibir, consolidar y generar reportes de proyección de cupos de los
establecimientos educativos pertenecientes a su jurisdicción; validar la información,
asegurando el cumplimiento de los parámetros técnicos establecidos. Cuando existan
inconsistencias, reportar y enviar a los profesionales de las unidades desconcentradas para
que procedan a efectuar los ajustes del caso con el establecimiento educativo involucrado.
• Definir muestra, programar y preparar visitas de auditoría a los establecimientos educativos
de su jurisdicción, para verificar la pertinencia en la solicitud de recursos y el cumplimiento
de los parámetros y procedimientos establecidos para la gestión de cobertura.
• Analizar y evaluar la información de oferta educativa de los establecimientos educativos de
su jurisdicción, teniendo en cuenta las directrices definidas para la organización y gestión de
cobertura.
• Apoyar la definición de estrategias de continuidad y evaluación de la viabilidad de
estrategias para la generación de cupos.
• Informar al municipio no certificado y al Establecimientos Educativos, sobre la estrategia de
ampliación de cupos aprobada por la Secretaría de Educación y Cultura ; lo anterior, como
base para las modificaciones requeridas en los formatos de proyección de cupos
generados.
• Buscar y establecer acuerdos de transferencia de alumnos con los establecimientos
educativos oficiales cercanos a su sitio de residencia.
• Registrar las novedades de los contratos de prestación de servicios educativos, con base en
la información de matrícula reportada por los Establecimientos Educativos .
• Apoyar la evaluación de la viabilidad de implementación de estrategias de estimulación de
la demanda y de retención acorde a las particularidades de la jurisdicción, asegurando el
cumplimiento de los parámetros técnicos y legales establecidos para tal efecto.
• Analizar fuentes de cupos y recursos adicionales para continuidad.
' -,. -
·--·
~1·.
1
1 4 NOV 2012
Código:



informes periódicos

cliente.

1 5 Oo- --j~ 'f 4 NOV 2012
Código:
Vigente desde:
Manejo de herramientas ofimáticas , interne! y bases de datos


Manejo de procesos de información
s

profesional en ingeniería de sistemas, áreas informáticas o
del cargo.
prevfo y documentado, ni su reproducción total o parcial por parte de cualquier persona o entidad.
1 4 NOV 2012
Código:

6.7.4. Profesional Especializado Cobertura Educativa (Permanencia)

.
IDENTIFICACIÓN
1
NIVEL Profesional
DENOMINACION DEL
CÓDIGO 222
GRADO 06
CARGO DEL JEFE
CARGOS QUE LE Profesionales Universitarios (Estrategias de permanencia)

REPORTAN
Técnico Operativo (Estrategias de permanencia)
.. PROPÓSITO PRINCIPAL
11
Coordinar, planear, ejecutar, verificar y controlar los procesos y estrategias de permanencia en el
sector educativo de los estudiantes en el sistema escolar del departamento del Tolima, incluyendo la
atención de la población con necesidades educativas especiales y/o poblaciones vulnerables que
permitan aumentar la cobertura en condiciones de equidad.
.. ól:SCRIPCIÓN DE FUNCIONES ESENCIALES
1 i
• Analizar, planear y ejecutar estrategias de permanencia del sector educativo en el
• Coordinar, supervisar y controlar las actividades relacionadas con la consolidación de la
proyección de cupos y la identificación de estrategias de permanencia de los estudiantes en
el sector educativo del departamento del Tolima.
• Coordinar, supervisar y controlar los proyectos relacionados con la permanencia de
poblaciones con necesidades educativas especiales y/o vulnerables que pertenecen a la
jurisdicción de la Secretaria de Educación y Cultura.
• Coordinar, supervisar y controlar los planes para garantizar la permanencia en el sector
educativo de los estudiantes antiguos y trasladados.
Este documento es propiedad de la Secretaria de Educación y Cultura del To/ima, quien se reserva todos los derechos
SISTEMA INTEGRADO DE GESTION Versión: 01 { .•,

• Garantizar la implementación de sistemas de información de cobertura educativa en la

Secretaría de Educación y Cultura y/o Instituciones educativas del Tolima, en coordinación
con el área de gestión de tecnología de la secretaría de Educación y/o el Ministerio de
Educación.
educativa a través de auditorias o aplicación de mecanismos de verificación y seguimiento
• Identificar y analizar la información de la población en riesgo de deserción, caracterizando la
población desertora del sector educativo y estableciendo acciones de permanencia.
• Apoyar a localización, seguimiento y control de los recursos del sector educativo,
destinados a la alimentación y transporte escolar.
• Coordinar, supervisar y controlar los eventos asociados a la formulación de estrategias de
estimulación de la demanda y continuidad.
• Fomentar la implementación de modelos educativos flexibles para garantizar la continuidad
y/o permanencia de los estudiantes en el sector educativo.
• Coordinar, supervisar y controlar los procedimientos y las actividades relacionadas con la
gestión del PEI en los establecimientos educativos oficiales y no oficiales, y los planes de
mejoramiento definidos a nivel territorial, para asegurar la atención de poblaciones con
necesidades educativas especiales y/o en condiciones de vulnerabilidad.
• Coordinar, supervisar y controlar los eventos asociados a la formulación y revisión de
estrategias pedagógicas y la evaluación de experiencias significativas, orientados a mejorar
las condiciones educativas de las poblaciones con necesidades educativas especiales y/o
vulnerables.
• Coordinar el equipo de trabajo asignado para la ejecución del proceso y estrategias de
permanencia en el sector educativo.
FU.,1\/CIONES E~EN. CIALES RELA.C.•. 10•.·•··~.A. DAS CON CADA UNp .DE LOS PROCESOS ENj ll.OS
, . , · . .QUE PARTICIPA EL CARGO . . . 1 !
desarrollar.

1 4 NOV 2012
Código:


PROCESO C02. Proyectar cupos
• Analizar y evaluar la información de oferta educativa de los Establecimientos Educativos,

para determinar el valor de los cupos faltantes y verificar crecimientos significativos en la
demanda de cupos con respecto a la matricula de años anteriores.
• Evaluar la viabilidad de estrategias de generación de cupos para definir alternativas que
permitan satisfacer la demanda de los mismos, teniendo en cuenta los lineamientos y las
metas de cobertura de la Secretaría de Educación y Cultura.
• Verificar el cumplimiento de los parámetros técnicos establecidos para el registro de la
información relacionada con los alumnos que serán atendidos en los diferentes
• Evaluar la viabilidad de implementación de estrategias de estimulación de demanda y de
estrategias de retención acordes a las particularidades de la jurisdicción.
• Cuando aplique, actualizar el registro de las novedades de matrícula correspondiente a los
contratos de prestación de servicios suscritos con entidades privadas. Lo anterior, teniendo
en cuenta los parámetros técnicos e instrumentos definidos para tal efecto.
• Evaluar el desempeño de los contratistas de servicios educativos, para generar la carta de
satisfacción que se requiere para la autorización del pago. Dicha evaluación debe
considerar los parámetros de calidad y obligaciones contempladas en el contrato suscrito.
• Analizar las fuentes de cupos y recursos adicionales para garantizar la continuidad de los
alumnos en el sistema educativo en el siguiente año escolar lectivo.
• Desarrollar, analizar y evaluar la información de oferta educativa de los Establecimiento
Educativo de la región, definiendo estrategias de continuidad.
• Informar al Establecimiento Educativo sobre los cupos que se de acuerdo a su capacidad se
puede otorgar de lo contrario buscar Transferencia a Establecimientos Oficiales Cercanos
para los alumnos adicionales.
• Informar a los alumnos el Establecimiento Educativo donde serán atendidos y definir los
alumnos que deben ser atendidos en los establecimientos educativos de acuerdo a la
proyección de cupos establecidos por la Secretaria de Educación y Cultura.
• Evaluar la viabilidad de implementación de estrategias de estimulación de demanda como
también de retención acordes a las particularidades de la jurisdicción.
PROCESO C03 Solicitar, Reservar y Asignar Cupos Oficial
• Verificar si la Secretaria de Educación y Cultura estableció obligatoria la prematricula en los

1 4 NOV 2012
Código:
Vigente desde: '

funcionarios.

1 4 NOV 2012
Código:



Secretaría.

~~~~=,t~~=s=~:~ié~-~=>~~~;j~~=:t~·'s-.-~~-~1-----J
~::,//{~Jt:!{~\)~~f~f/?\f{; k;< • )- • •:: ; '

Manejo de herramientas ofimáticas, Internet y Base de Datos.
Sistemas de Información Implementados por el MEN (SIMAT Y DUE).
Código:

Titulo Profesional en Áreas Pedagógicas, Administrativas o

trabajo social.
Título de Postgrado en áreas Administrativas, Educativas o
Desarrollo Social.
ALTERNATIVA

educativo, siempre que se acredite el título profesional; o
Titulo profesional adicional al exigido en el requisito del
,1 4 NOV 2012
Código:

6.7 .4.1. Profesional Universitario (Cobertura Educativa - Estrategias de Permanencia)
IDENTIFICACIÓN
NIVEL Profesional
DENOMINACION DEL
EMPLEO Profesional universitario
CÓDIGO 219
GRADO 04
CARGO DEL JEFE
INMEDIATO Profesional Especializado (Permanencia)
CARGOS QUE LE
REPORTAN Ninguno
.
.•
1
'
Planear, organizar, gestionar y ejecutar las estrategias de permanencia de los estudiantes en el
sector educativo y ejecutar las actividades necesarias para calcular el número de cupos que
estarían en capacidad de ofrecer los Establecimientos Educativos oficiales en el siguiente año
escolar en cada una de las sedes, jornadas, modelos educativos y grados con el fin de asegurar la
continuidad de los alumnos matriculados y atender las solicitudes de los alumnos nuevos, con los
recursos existentes o definiendo estrategias que soporten la creación de nuevos cupos .
.
Dl;SCRIPCl\f>N DE FUNCIONES ESENCIALES
.
• Planear, organizar, ejecutar y controlar las estrategias de permanencia de los estudiantes

en el sector educativo.
• Consolidar, analizar y caracterizar la información de la población en riesgo de deserción
escolar o desertora, determinando las causas de deserción y ejecutando acciones que
permitan la permanencia en el sector educativo.
• Promover y gestionar proyectos con recursos del sector solidario .
• Gestionar la implementación de modelos educativos flexibles que garanticen permanencia
de los estudiantes en el sector educativo.
• Planear, supervisar y controlar los procedimientos y las actividades relacionadas con la
1 5 a o- -..1a 1 4 NUV t'.Uli.
Pág. 216 de 412
Vigente desde:
permanencia de las poblaciones especiales.

• Planear, supervisar y controlar los planes para garantizar la permanencia de los alumnos
antiguos y trasladados.
• Planear, supervisar y controlar los eventos asociados a la formulación de estrategias de
estimulación de la demanda y continuidad.
• Realizar campañas para prevenir la deserción escolar.
• Articular acciones de permanencia con otros programas y hacer el seguimiento y
evaluación.
• Verificar y evaluar la efectividad de la aplicación de las estrategias de permanencia con el
fin de analizar resultados que permitan mantenerlas o renovarlas.
• Planear, verificar y controlar la recolección y consolidación de la información de proyección
de cupos y la identificación de estrategias de permanencia de los estudiantes en el sector
educativo del departamento del Tolima.
cobertura educativa. en la Secretaría de Educación y Cultura y los establecimientos
educativos del departamento del Tolima, en coordinación con el área de gestión de
tecnología de la secretaría de Educación y/o el Ministerio de Educación.
FUNCIONES E§E:N91ALES ~E. L.~.¡c.'º.·.· . ·.f'IADA.s .CO.• N. e.ADA UNOl)E LOS PROCESOS EN q.os
.·..., .•, : . · ··•. ·· • > ·.. , tiUE PARTICIPA el CARGO ·· • l f
desarrollar.

Este documento es propiedad de la Secretaría de Educación y Cultura de! Tolima, quien se reserva todos los derechos
Código:

PROCESO C02 Proyectar Cupos
• Analizar las fuentes de cupos y recursos adicionales para garantizar la continuidad de los
alumnos en el sistema educativo en el siguiente año escolar lectivo.
• Desarrollar, analizar y evaluar la información de oferta educativa de los Establecimiento
Educativo de la región, definiendo estrategias de continuidad.
puede otorgar de lo contrario buscar Transferencia a Establecimientos Oficiales Cercanos
proyección de cupos establecidos por la SECO.
• Evaluar la viabilidad de implementación de estrategias de estimulación de demanda como
también de retención acordes a las particularidades de la jurisdicción.
• Verificar si la Secretaria de Educación estableció obligatoria la pre matricula en los




4 NO~ 2012
Código:
1--S;;:..E;;;;.C;;:..-..;;M;;.;A..;;N..;;-.;cT.;_H;,,.·0;;..;0;..;1--,Í


Cultura. en donde haya sido delegado como Supervisor, velando por su correcta ejecución,

eliminar las causas de las no conformidades reales o potenciales identificadas .en los
Secretaría.
• Participar activamente en las funciones descritas en el Comité de cobertura.

de Control de Documentos y Control de Registros, adoptados en la Secretaría de Edu_cación
1 4 NOV 2012
Código:
MACROPROCESO : TALENTO HUMANO Pág. 219 de 412 ·.


Legislación, lineamiento y políticas públicas de población vulnerable.

=2c=====~=~-~~~~~-~---I
~~;fl~f§iJ!=l~J~.· ,,
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Título Profesional en Areas Administrativas, Ingeniería Industrial,
Sociología, Sicología o Trabajo Social.
TIEMPO DE EXPERIENCIA Veinticuatro (24) meses de experiencia relacionada con las
AL TERNATIVA
N/A
·1 4 NOV 2012
Código:
..
.;,/.,4
l--------~---------------1----------1
TALENTO HUMANO

6.7.4.2. Profesional Universitario (Cobertura Educativa - Atención a Poblaciones Educativas

con NEE)
IDENTIFICACIÓN
1
NIVEL Profesional
DENOMINACION DEL
EMPLEO Profesional universitario
CÓDIGO 219
GRADO 04
CARGO DEL JEFE
Profesional Especializado (Permanencia)
INMEDIATO
CARGOS QUE LE
REPORTAN Ninguno
PRóPÓSITO PRINCIPAL
1!
Organizar y planear el desarrollo de los procedimientos y actividades establecidas para garantizar el
acceso y la permanencia de las poblaciones con necesidades educativas especiales y/o
vulnerables. al servicio educativo. así como la gestión de proyectos y procedimientos orientados a
mejorar las condiciones educativas de dichas poblaciones.
. :.: E>c$CRlf!Clc:>N DE FUNCIÓN):S ESENPIALES
' ·_ ·.·. ',··-. 11
• Planear, ejecutar, supervisar y controlar los procedimientos y las actividades relacionadas

con el acceso y la permanencia de las poblaciones con necesidades educativas especiales
y/o en condición de vulnerabilidad.
• Planear, ejecutar, supervisar y controlar los procedimientos y las actividades relacionadas
con la gestión del PEI en los establecimientos educativos oficiales y no oficiales que
atienden poblaciones con necesidades educativas especiales y/o vulnerables.
• Planear, ejecutar, supervisar y controlar los planes de mejoramiento definidos a nivel
territorial para asegurar la atención de poblaciones con necesidades educativas especiales
y/o en condiciones de vulnerabilidad.
• Gestionar el suministro de medios educativos en los establecimientos educativos para la
15D0--3ta 1 4 NO~ 2012
Código:

atención de poblaciones con necesidades educativas especiales y/o en condiciones de

vulnerabilidad.
• Planear, ejecutar, supervisar y controlar los eventos asociados a la formulación y revisión de
estrategias pedagógicas y la evaluación de experiencias significativas, orientados a mejorar
las condiciones educativas de las poblaciones vulnerables.
• Garantizar la implementación de sistema de información de registro de información de
matricula y otras informaciones de poblaciones con necesidades educativas especiales y/o
en condición de vulnerabilidad en coordinación con el área de gestión de tecnología de la
secretaría de educación y el Ministerio de Educación Nacional.
FUNCIONES ESE,NC_--.IALESRELA.C,IONADAS. CON CAD. A UNO DE LOS PROCESOS EN lpS
· •. ·· .Ql.ÍEPARTICIPA EL CARGO . i'
identificación de la metodologia general ajustada MGA y las características de la iniciativa a
desarrollar.



1 4 NOV 2012
Código:




Secretaria.

.J:-
1 4 NDV
Código:'
_ _ _ _+-__v_e_rs_i_ó_n:_0_1_---t',: ..
_ _ _ _s_1_s_T_E_M_A__,l,..N_T_E_G_R_A_D_O_D_E_G_E_s_T_1o_N r:.,,.w,.
MACROPROCESO: TALENTO HUMANO Pág. 223 de 412 1/,
Vigente desde:
¡·
Legislación, lineamiento y políticas públicas de población vulnerable.

ESTUDIOS
Título Profesional en Sicología, Sociología, Trabajo Social,
Fonoaudiología o Pedagogía Educativa.
ALTERNATIVA
N/A
1 4 NOV 2012
Código:
TALENTO HUMANO
6.7 .4.3. Técnico operativo (Cobertura Educativa - Permanencia)
IDENTIFICACIÓN
NIVEL Técnico
DENOMINACION DEL
EMPLEO Técnico
CÓDIGO 314
GRADO 05
CARGO DEL JEFE
Profesional Especializado (Permanencia)
INMEDIATO
CARGOS QUE LE
REPORTAN Ninguno
'
.·
.
Soportar técnicamente y complementar la ejecución de las actividades relacionadas con determinar

e implementar estrategias que aseguren la permanencia de los estudiantes en el sector educativo y
la atención para poblaciones vulnerables.
.
.... DESCRIPCIÓN DE FUNCIONES
.
ESENCIALES
.
i
relacionadas con la gestión de estrategias necesarias para asegurar la permanencia de los
alumnos en el sistema educativo oficial.
•
>
Apoyar la atención y permanencia en el sector educativo de poblaciones vulnerables .
FUNCIO.NES ESENC.IALES REL~CIONADAS CON CADA UNO D.E LOS PROCESOS EN
•·· · · · QUE PARTICIPA EL CARGO
~rs
PROCESO C02 Proyectar Cupos
• Participar en el análisis de las fuentes de cupos y recursos adicionales para garantizar la

continuidad de los alumnos en el sistema educativo en el siguiente año escolar lectivo.
• Participar en el análisis y evaluación de la información de oferta educativa de los
Establecimiento Educativo de la región, definiendo estrategias de continuidad.
'-----"--'_;;;_"--"'====="'--'-===c....:...c=;;:;.c.:.;._,;_;;;__;;;_.:..;;;;;;,.;;;.:.;...;.;;;..;.;;;.;_;;_;==;;,.....--...J .r
1 5 Oo- -:J! 1 4 NOV 2012
Código:


puede otorgar; de lo contrario buscar Transferencia a Establecimientos Oficiales Cercanos
proyección de cupos establecidos por la SE.
• Participar en la evaluación de la viabilidad de implementación de estrategias de
estimulación de demanda como también de retención acordes a las particularidades de la
jurisdicción.
• Verificar si la Secretaría de Educación estableció obligatoria la pre matricula en los




Este documento es propiedad de la Secretaría de Educación y Cultura del Tolima, quien se resen;a todos los derechos
:1 4 NOV 2012
Código:
Vigente desde:

cliente.

----~--------------------/
-.· ;: litt,t1,~'1~t~l!t1ít;~i;A1,;:+\(

profesional en áreas de Sistemas o Administrativas y/o
profesional, relacionada con las funciones del cargo.
ALTERNATIVA
legales sobre el mismo. No es permitida la transferencia o uso de cualquier informaóón contenida en el, sin acuerdo

6.8. Dirección Administrativa y Financiera
6.8.1. Director Administrativo y Financiero
IDENTIFICACIÓN 1
i
NIVEL Directivo
DENOMINACION DEL
Director
EMPLEO
CÓDIGO 009
GRADO 01
DEPENDENCIA Administrativa y Financiera
CARGO DEL JEFE

Secretario de Despacho
INMEDIATO
Profesional Especializado (Talento Humano)
Profesional Especializado (Gestión Tecnológica y de Información)
Profesional Especializado (Gestión Administrativa)
CARGOS QUE LE
Profesional Especializado (Gestión Financiera)
REPORTAN
Profesional Universitario (Atención al Ciudadano)
Profesional Universitario (Gestión Documental)
Auxiliar Administrativo
PROPÓSITO PRINCIPAL .
11
Dirigir y Liderar la Gestión Administrativa y Financiera del Sector Educativo oficial, planeando,
verificando y controlando las políticas y actividades de la gestión de los procesos de Talento
Humano, Atención al Ciudadano y Gestión Documental, Gestión Administrativa, Gestión Financiera
y Gestión de Tecnología Informática y Comunicaciones.
OESCRIPCIÓN DE FUNCIONES ESENCIALES
11
. Asesorar, dirigir, apoyar y coordinar las actividades requeridas para la gestión de los procesos
de Talento Humano, Atención al Ciudadano, Gestión Documental, Gestión Administrativa,
Gestión Financiera y Gestión Tecnológica.
. Planear, supervisar y controlar el uso adecuado de los recursos destinados al sector educativo
oficial del departamento del Tolima, con especial aplicación de la normatividad legal vigente y
1 oo- - - 1 4 NOV 2012
Código: ,
GOBERNACIÓN DEL TOLIMA SEC-MAN-TH-001 '

lineamientos del sector educativo.

Realizar la planeación, seguimiento y análisis de las políticas y actividades de los procesos a
su cargo y generar los informes para la alta dirección de la Secretaría.
Coordinar, supervisar y controlar las actividades relacionadas con la gestión administrativa
y financiera de la Secretaría de Educación y Cultura.
Coordinar la ejecución, evaluación y seguimiento financiero de ingresos y gastos del sector
educativo a través los procesos presupuestales, contables y tesorales, tramitando las
modificaciones requeridas y manteniendo la viabilidad financiera del sector educativo.
Analizar, evaluar y hacer seguimiento administrativo y financiero para determinar el estado
permanente, la evolución de proyecciones y proponer acciones preventivas o correctivas
que se requiera implementar.
Dirigir y controlar las actividades asignadas al personal a su cargo, con el fin de asegurar el
Elaborar anualmente el Acuerdo de Gestión de su área, concertando con el Secretario de
Despacho los objetivos a cumplir, los resultados esperados en términos de cantidad y calidad
para lo cual identificarán los indicadores y los medios de verificación de estos indicadores con
el fin de evaluar el grado de cumplimiento de los objetivos concertados.
Responder por la adopción, desarrollo, implementación, mantenimiento, revisión y
mejorar el desempeño institucional y la capacidad de proporcionar servicios que respondan a
las necesidades y expectativas de los usuarios.
Preparar y presentar los informes sobre las actividades desarrolladas con la oportunidad y
periodicidad requeridas para permitir evaluar la gestión de la dependencia.
Liderar, desarrollar y coordinar actividades encaminadas a la eficiente prestación del
servicio educativo en relación con los recursos físicos, técnicos, tecnológicos, financieros y
talento humano con los que cuenta la secretaria.
Garantizar el cumplimiento de los criterios establecidos en la normatividad legal vigente
sobre distribución, asignación y usos de recursos financieros asignados al sector educativo.
Viabilizar, controlar y hacer seguimiento a los fondos de servicios educativos en el
Departamento del Tolima, determinando la viabilidad, los documentos necesarios como
guías, reglamento operativo y registros contables que sean necesarios dando
cumplimiento a la normatividad legal vigente.
Garantizar que se brinde al ciudadano toda la información que requiera en relación con la
función de la Secretaría, así como la aplicación de los mecanismos de participación
ciudadana y orientación sobre la estructura y funciones generales del servicio público
educativo.
Dirigir, controlar y hacer seguimiento a la aplicación de las políticas, programas y procesos
de administración y desarrollo del talento humano, adelantando las gestiones necesarias
para asegurar el oportuno cumplimiento de los planes, programas y proyectos definidos en

la materia.
• Planear y ejecutar la consecución de los recursos financieros que requiera la Secretaría
para la financiación de su gestión, optimizando dichos recursos, velando por su buen uso,
distribución y racionalización.
• Planear, dirigir, organizar y controlar, a través del equipo asignado, los procesos de
sistemas de información y Gestión de Tecnologías informáticas y de comunicaciones en la
Secretaría de Educación y Cultura y en general en el sector educativo oficial.
• Promover la implementación de sistemas de información y de calidad administrativa,
garantizando los procesos de consolidación de información histórica y actual y los procesos
de meJoramiento continuo.
• Desarrollar las actividades administrativas y técnicas tendientes a la planificación, manejo y
organización de la documentación producida y recibida por la Secretaría, desde su origen
hasta su destino final, facilitando su utilización y conservación.
FUNCIONEllj:~SENCIALES ~-ELACIONADAS. CON CADA U_NO DE LOS PROCESOSj~N

·. , .. . .LOS QUE PARTICIPA EL CARGO 11
gestión.
desarrollar.
·1 4 NOV 2012
Código:
SECRETARIA DE EDUCACION Y CULTURA DEL TOLIMA 'J;;;_-·_r¡•·
le'\. . ·.
SISTEMA INTEGRADO DE GESTION Versión: 01 ,,)
. .
)· - '
Vigente desde:

• Analizar la información consolidada de los reportes de atención al ciudadano, preparar

oportunamente la reunión mensual de seguimiento y presidir la misma con las áreas de la
Secretaría de Educación y Cultura con el fin de verificar la información establecida y generar
los correctivos necesarios cuando se requiera.
PROCESO E02. Desarrollar y mantener relaciones con el ciudadano
• Determinar mecanismos para identificar necesidades y expectativas de los clientes,

analizar, e interpretar los datos obtenidos de la percepción de la atención al ciudadano en la
Secretaría de Educación y Cultura y proponer estrategias de mejoramiento de acuerdo a los
mismos con el fin de mejorar el servicio prestado por la Secretaría.
PROCESO H01. Administrar la planta de personal
• Generar y planear las actividades relacionadas con la administración de la planta de

personal docente, directivo docente y administrativo de la Secretaría de Educación y
Cultura, de acuerdo a las normas y objetivos vigentes, con el fin de presentarlos para su
aprobación y viabilización por parte del MEN y el Ente Territorial.
• Aprobar los informes relacionados con la planta de personal docente, directivo docente y la
planta de personal administrativo aprobada.
PROCESO H02. Selección e inducción de personal
• Generar y planear las acciones que debe efectuar la Secretaría de Educación y Cultura para
cumplir con los procesos de selección, concursos docentes, concursos administrativos,
nombramiento e inducción del personal para garantizar el cumplimiento de las normas a que
deba someterse la Secretaría de Educación y Cultura y el adecuado uso de los recursos.
• Determinas los cargos a proveer de la planta de personal docente, directivo docente y
administrativo de la Secretaría de Educación y Cultura.
PROCESO H03. Desarrollo del personal

1500-- '1 4 NOV 2012
Código:


funcionarios.
• Establecer y controlar el plan de capacitación y bienestar, así como la evaluación de
desempeño del personal docentes, directivo docente y administrativo para asegurar el
cumplimiento de los objetivos propuestos.
• Dirigir y controlar las acciones que debe efectuar la Secretaría de Educación y Cultura para
cumplir con la inscripción, ascenso o actualización en el escalafón docente y carrera
Administrativa el personal docente, directivo docente y administrativo respectivamente para
garantizar el cumplimiento de los derechos del personal, de acuerdo a las normas vigentes.
• Generar y planear las políticas para la ejecución del proceso de liquidación de nómina del
personal docente, directivo docente y administrativo para efectuar su respectiva aprobación
de acuerdo a los parámetros y normas vigentes, velando por el pago oportuno de los
salarios y prestaciones sociales del personal de la Secretaría de Educación y Cultura.
PROCESO H07. Administración de las hojas de vida
• Dirigir y controlar el archivo de las hojas de vida del personal docente, directivo docente y
administrativo, para asegurar que el flujo de la información correspondiente sea oportuno y
confiable.
• Presentar al comité de compras los informes de gestión de acuerdo a los resultados

obtenidos de las revisiones de seguimiento a la gestión del plan de compras, presentando
las causas y correctivos requeridos, con el fin de ajustar las desviaciones en los casos en
que se requieran. Diligenciar formato de requisición de compra y estudio de conveniencia y
viabilidad, con el fin de solicitar los bienes y servicios requeridos para el correcto
funcionamiento del área.
• Analizar el informe de gestión de presupuesto, con el fin de verificar el cumplimiento en su

ejecución e identificar y generar los correctivos requeridos en el caso en que se presenten
desviaciones, y presentarlo al despacho para la toma de decisiones.
• Verificar, analizar y presentar al Secretario de Despacho de la Secretaria de Educación y
Cultura el proyecto de presupuesto, para su aprobación y posterior envío al Ente Territorial.
1 5 o o- ::,31 l 4 NOV 2012
Código: ,.·
Vigente desde:
PROCESO J02. Tesorería
• Efectuar las gestiones necesarias para la elaboración y aprobación del PAC y el flujo de
caja requerido por la Secretaria de Educación y Cultura, con el fin de garantizar que los
compromisos que asume la Secretaría de Educación y Cultura sean viables financieramente
y se ajusten a los requisitos que fijen las disposiciones vigentes, recomendando cuando sea
necesario los correctivos pertinentes.
• Analizar y aprobar la rentabilidad y conveniencia de las inversiones a realizar por la
Secretaría de Educación y Cultura, en los casos en que se identifiquen excedentes de
liquidez, y aprobar la venta o redención anticipada de inversiones en los casos en que se
requiera.

PROCESO L01. Formulación y aprobación del plan de tecnología e informática
• Definir y controlar los lineamientos y procedimientos básicos para la elaboración y ejecución

del Plan Estratégico de Tecnología e Informática, la administración del software, del
hardware, de la seguridad, y de las comunicaciones que conforman la infraestructura
tecnológica informática de la Secretaría de Educación y Cultura con el fin que respondan a
las necesidades de apoyo a la gestión de la Secretaria de Educación y Cultura.
• Asegurar que toda la Secretaría conozca y comprenda la importancia de satisfacer tanto las
necesidades del usuario como los requisitos legales y reglamentarios.
• Establecer y actualizar la política y los objetivos de calidad de la Secretaría, los cuales
deben ser adecuados al propósito de la Secretaría y asegurarse de su comunicación y
1 4 NOV
Código:


comunicaciones, Comité de Calidad Educativa, Comité Departamental de Formación de
Docentes y Comité de Capacitación, Bienestar e Incentivos.
Gerencia o administración pública.
Manejo de activos fijos.
Gerencia de proyectos.
Normatividad relacionada con manejo del presupuesto público, SG y personal docente y

administrativo.
Directrices y políticas del DAFP.
Gestión de recursos humanos.
Administración informática y tecnológica.
Conocimiento en inventario de bienes muebles, inmuebles y devolutivos
1 4 NOV 2012
Código:
Vigente desde:
-~±i!.C"-"'"'-'-"'---"' ,,.,,,,,. ,,)i¡)~Jlitll~~ji~8,~l~~~~J!j~IJi~t\1 '

Titulo Profesional en Administrador Financiero, Economista,
i
ESTUDIOS
Administración de Empresas, Contador Público, Administración
Pública Territorial o Ingeniería Industrial.
Titulo de postgrado en áreas de Administración, Finanzas, Alta
Gerencia y áreas afines
TIEMPO DE EXPERIENCIA Treinta y seis (36) meses de experiencia profesional relacionada
ALTERNATIVA Titulo de postgrado por:
acredite el titulo profesional; o
• Titulo profesional adicional al exigido en el requisito del

~------------~--------
legales sobre e{ mismo. No es permitida la transferencia o uso de cualquier información contenida en el, sin acuerdo
1 4 NOV 2012
Código:

6.8.2. Auxiliar Administrativo Dirección Administrativa y Financiera

IDENTIFICACIÓN .
1
NIVEL Asistencial
DENOMINACION DEL
EMPLEO
CÓDIGO 407
GRADO 10
CARGO DEL JEFE

INMEDIATO
CARGOS QUE LE
Ninguno
REPORTAN
. PROPÓSITO PRINCIPAL . 1i
de las actividades relacionadas con la Dirección Administrativa y Financiera en la Secretaria de
Educación y Cultura, orientadas al logro de su misión y principios constitucionales.
.· . .
•· DESGRIPélÓN
... ·. · · • · . 'DE FUNélONES
.. ·. ESENCIALES
.. .• 11
• Realizar actividades de apoyo para la buena marcha y desarrollo de los procesos y funciones
del área Administrativa y financiera.
administración de documentos (archivo de gestión - archivo central - archivo histórico - control
de documentos y datos).
• Apoyar operativamente a la Dirección Administrativa y financiera con la proyección de
respuestas a los requerimientos presentados en dicha área .
. FUNpl()NI;~ l;§'EI\IC~LE~ REL1Ql()NADA§' CON CA.DA UNO DE LOS PROCESOS EN

· •. .. • <_ • ·, · .QtlEPARTICIPAEL CARGO
if S·

Secretaría cuando se trata de correspondencia interna, distribuir para su trámite o respuesta,
L..,__ _---!p:.:.r.:..ev.:..io:.:.y:.:.d:.:.o:.:.c:.:.um:.:.e::.n:.:.fa::d:.:.o·:.:.":.:.i;.;su:.:.r:.:.eP::.'.::º:.:.du:.:.c.:..c':.:.·ónc..;.;;to:.:.ta;;_/.:..º:.:.Pª::.r.:..c'=·ª:..</P:.:.º:.:.r:.:.P:.:.ªr.:..te:.:.d:.:.e:.:.c.::ua:.:.l;cq,:.:.úe:.:.r.::.p.:..er..:s:.:.01.::1a:.:.o:.:.e:.:.n.::ti:.:.da:.:.d:.:.._ _ __, ..J'
1 4 NOV 2012
Código:

enviar a Atención al Ciudadano para su respectivo envío al destinatario.
• Atender requerimientos de los entes externos de control los cuales consisten en atención a visitas
de auditoría o revisión, solicitudes de presentación de informes eventuales o de informes
periódicos.

Secretaria.
• Participar en la medición de los indicadores de proceso, según lo establecido en la ficha técnica
de cada indicador y establecer o proponer las acciones respectivas para lograr mayor efic/encia y

• Realizar la transferencia secundaria de los documentos, después de haber cumplido el tiempo de
retención, de acuerdo con lo establecido en la tabla de retención documental.
Control de Documentos y Control de Registros, adoptados en la Secretaria de Educación y
Cultura del Tolima.
• Soporte operativo y asistencia prestada al Director para el desarrollo de las labores asociadas con
la ejecución de los diferentes procesos:
•Registraren la agenda del Director, los compromisos que deba cumplir.
• Preparar y organizar la información que debe presentar el Director.
legales sobre el mismo. No es permitida la transferencia o uso de cualquier iriformación contenida en el, sin acuerdo
1 4 NOV 2012
Código:
' MACROPROCESO : TALENTO HUMANO Pág. 237 de 412

• Verificar oportunamente las citas, entrevistas o reuniones del Director.
• Solicitar oportunamente los insumos requeridos para el normal funcionamiento de la dirección.
• Recibir llamadas telefónicas, operar los medios técnicos disponibles y entregar los mensajes
respectivos.
• Apoyar al Director en la preparación y presentación de informes.
• Prestar apoyo logístico al Director.
• Aplicar los métodos, tecnologías y procedimientos que garanticen la eficiencia y eficacia en el
desarrollo de las tareas propias del cargo.
naturaleza y el área de desem--'p~e7 ñ.,;o~d.;e.;l~c:..:a~rc;g~o"'".~~~~=-~-=~~--=~~-~~~--4
~~fÍ;,~tf,¡::11LJí¿i1;t{::.1f{: :·
• Conocimientos Secretariales.
• Normatividad vigente en Secretariado.
• Técnicas de Archivo y Correspondencia.
• Relaciones Interpersonales.
• Manejo de herramientas ofimáticas e interne!
ESTUDIOS Diploma de bachiller en cualquier modalidad y conocimiento en

TIEMPO DE EXPERIENCIA Doce (12) meses de experiencia relacionada con las funciones
del cargo.
ALTERNATIVA N.A.
I' , 1 4 NOY
il
Código:

6.8.3. Auxiliar de Servicios Generales (Dirección Administrativa)

1
IDENTIFICACIÓ.N 1
NIVEL Asistencial
DENOMINACION DEL
EMPLEO Auxiliar de Servicios Generales
CÓDIGO 470
GRADO 04
DEPENDENCIA Despacho Dirección Administrativa
CARGO DEL JEFE
INMEDIATO Director Administrativo
CARGOS QUE LE
REPORTAN Ninguno
'
PROPOSITO PRINCIPAL li
Ejecutar las labores de apoyo logístico en la Secretaria de Educación y Cultura del Departamento.
DESCRIPC!uN DE FUNCIONES ESENCIALES L
Ejecutar labores logísticas de aseo, correspondencia y demás funciones propias del cargo en la
secretaria de educación y cultura.
FUN.CIONES ES.E.NCIALES RELACIONADAS coN CADA UNO DE Los PROCESOS. EN s
, . ••·· . ,- . . . • QUE PARTICIPA l:L CARGO . · 1 11

L - - - - - ' ; _previo
_~;_ y_
documentado,
_ _ _....;..ni
_ su_
reproducción
,.___ _ _ total
__._o parcial por parte de
_ __,_-'---_ _cualquier persona
_. . : . . . . - - 'o
-entidad.
- - - - - - - - - - - ' -J'
1 so a- - 1 4 NOV 201
Código:


cliente.

;;:;>;,_," ,;,,riiJ,,,;,·•~/;"::.1,,,
t1·H1tff-:.·J~~~;:,;fa. t ,··",~,&(f,'fi;m.--· -i-l~'G:Olif(il~-El\lJ[OS',SíMSIGO.SE>
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aES§lile)~LcE-S
lj{.-,~ -.1.<1-.,,,~,t1' .i¡·., 'c.-'~- ·,..... '·;:p-...·-.--:•nli;.~f' -~.. t:-~•'
,;,·.,J-:,i~:i, :\'::_·.\·. '-; __ ,.·/,/~\: • '!••-·
-_•_- ;,,,,:/.>: _- \,JI
,¡ ,.. .. -- ' '¡

Manejo de herramientas ofimáticas
::#:Jli;}t.i..¾~~; iRfü~~1ttfo.tf'íiRs~~twl~í~~i~'Jil¡lQJQ$3i'~P;,E~l~j;t~.- - ---: - -• _¡,-,/' ::,::' --·• H -: ---
ESTUDIOS
Diploma de Bachiller en cualquier modalidad y con conocimiento
del cargo.
ALTERNATIVA
NA
legales sobre el mismo. No es permitida ta transferencia o uso de cualquier información conrenida en el, sin acuerdo
..1'
oo- -,il 1 4 NOV 2012
Código:

6.8.4. Profesional Especializado Talento Humano
IDENTIFICACIÓN
'
'
NIVEL Profesional
DENOMINACION DEL
EMPLEO
CÓDIGO 222
GRADO 06

CARGO DEL JEFE
INMEDIATO
Profesional Universitario (Planta)
Profesional Universitario (Prestaciones)
Profesional Universitario (Escalafón)
Profesional Universitario (Nómina)
CARGOS QUE LE
Técnico Operativo (Selección)
REPORTAN
Técnico Operativo (Historias Laborales)
Técnico Operativo (Desarrollo Humano)
Técnico Operativo (Salud Ocupacional)
Auxiliar Administrativo (Talento Humano)
1 '
'''' ' : ;P~OPÓSITO PRINCIPAL
•. ' 1
Coordinar y liderar los procesos de Gestión del Talento Humano del Sector Educativo Oficial del
Departamento del Tolima, planeando, verificando y controlando los procedimientos
correspondientes a la administración de planta de personal docente, directivo docente y
administrativos de los establecimientos educativos y de la Secretaria de Educación y Cultura,
Selección de personal, bienestar y capacitación, salud ocupacional, carrera y evaluación,
prestaciones sociales, dotación y certificados, para promover el desarrollo integral del personal, de
acuerdo a las normas y procedimientos establecidos.
'
' ' DESéRIPCIÓN. DE FUNCIONES ESENCIALES
' ' '
' ,'
', ' 1
• Coordinar, planear, verificar, controlar y apoyar las actividades relacionadas con el proceso y
área de talento humano del sector educativo determinado para la Secretaría de Educación y
Este documento es propiedad de la Secretaría de Educación y Cultura del Tolima, quien se reserva todos los deredws
·1 4 NOV 2012
Código:
Vigente desde:
Cultura.
• Planear, verificar y controlar la ejecución de los prcoesos correspondientes a la administración
de planta de personal docente, directivo docente y administrativos de los establecimientos
educativos y de la Secretaria de Educación y Cultura, Selección de personal, bienestar y
capacitación, salud ocupacional, carrera, dotación y certificados
• Participar y apoyar la definición y ejecución del plan de formación
• Apoyar la Implementación y puesta en funcionamiento de sistemas de Información del sector
educativo, aplicados al proceso de Talento Humano, garantizando su adecuado uso en la
Secretaria de Educación y Cultura y/o en los Establecimientos Educativo y en coordinación con
el área de gestión de tecnología de la Secretaría de Educación y el Ministerio de Educación
Nacional.
• Controlar la aplicación del Sistema de Gestión de la Calidad en el proceso de Gestión del
Talento Humano.
FUl'tCIONES ESENCIALES REL"CIONADAS .CON CADA UNO DE LOS PROCESOS EN i..¡os

. •
· , . QUEPARTICIPA
• , , '
EL CARGl'i> 1 l:

PROCESO H01. Administrar la Planta de Personal
• Coordinar la definición, modificación, legalización y mantenimiento de la planta de personal

docente, directivo docente y administrativo de la Secretaría de Educación y Cultura para
garantizar de manera adecuada y oportuna la asignación y disponibilidad del personal
requerido para la prestación del servicio educativo.
PROCESO H02. Selección e Inducción de Personal
• Determinar los cargos a proveer de la planta de personal docente, directivo docente y

administrativo de acuerdo a las necesidades identificadas.
• Ejecutar los procedimientos establecidos para selección de personal, concurso docente y
concurso administrativo para proveer cargos de docentes, directivos docentes y
administrativos de la Secretaría de Educación y Cultura con el personal idóneo y de acuerdo
a las normas y políticas vigentes.
,;;;;¡:<..::.
~'--tl
I
1 4 NOV 2012
Código:

• Proyectar los actos administrativos de nombramiento del personal docente, directivo

docente y administrativo seleccionados en los cargos correspondientes para garantizar el
funcionamiento normal de la Secretaría de Educación y Cultura y los establecimientos
educativos en relación con la prestación del servicio educativo.
• Dar a conocer los procesos y procedimientos, derechos y deberes frente al cargo del
personal nombrado para promover su buen desempeño.
• Certificar la inducción y re inducción del personal nombrado.
PROCESO H03. Desarrollo de Personal
• Velar por el desarrollo adecuado del proceso de evaluación del desempeño del personal
administrativo, de acuerdo lo establecido en la normatividad vigente.
• Programar y ejecutar actividades relacionadas con capacitación y bienestar para promover
el desarrollo integral del personal docente, directivo docente, administrativo y de sus
familias con base en el estudio, análisis y priorización de las necesidades identificadas.
funcionarios.
• Identificar las necesidades de bienestar de tal forma que respondan a los requerimientos
• Identificar las necesidades de Salud Ocupacional, de tal forma que respondan a las
exigencias organizacionales e individuales del funcionario dentro del contexto laboral.
PROCESO H04. Administración de Carrera
• Coordinar y velar por el desarrollo de los procesos necesarios para la inscripción,

actualización y ascenso en el escalafón docente y en carrera Administrativa del personal
docente, directivo docente y administrativo de acuerdo a las normas y procedimientos
establecidos.
PROCESO H0S. Prestaciones Sociales
• Coordinar la administración del fondo prestacional con el fin de garantizar la correcta y

oportuna liquidación de las prestaciones sociales y el acceso a los servicios de atención en
salud del personal docente y directivo docente.
• Asistir a las reuniones del Comité Regional de Prestaciones sociales cuando el Secretario
-,
'::;:;,' ·1 4 NOV 2012
..., 'l .I
Código:
Vigente desde:
de Despacho lo delegue.
• Administrar las prestaciones del personal administrativo de las l. E.
PROCESO H06. Administración de la Nómina
• Coordinar el desarrollo del proceso de nómina para asegurar el pago oportuno y correcto de
los salarios y prestaciones sociales del personal administrativo, docente y directivo docente.
PROCESO H07. Certificaciones
• Expedir certificados de salarios, tiempos de servicio, cartas laborales, solicitadas por el personal
docente, directivo docente y administrativo de la SED, de manera oportuna y confiable.

-t:--
1 4 NOV 2012
Código:
Vigente desde:
ciudadanos, relacionadas con su área y funciones.

Secretaría.
• Participar activamente en las funciones descritas en el comité de capacitación, bienestar e
incentivos, comité del fondo de prestaciones sociales de magisterio, comité especial de
docentes amenazados, comité de convivencia laboral, comité paritario de salud
ocupacional.

h,7~=c:c-"""'=-c =~c--ccc:"~cc-cc=--,-c~===----,=~=----,,-,,--ccr,------/
Políticas públicas en materia de administración del recurso humano, capacitación y bienestar,

social.
Políticas públicas, decretos, resoluciones, circulares de la Comisión Nacional del Servicio Civil y del
Ministerio de Educación Nacional.
.. J 1 4 NOV 2012
Código:

Normatividad en Educación (Estatuto Docente).
Ley 909 de 2004 sobre empleo público, carrera Administrativa, gerencia pública y decretos
reglamentarios.
Metodologías del Departamento Administrativo de la Función Pública.
Manejo de software de gestión humana.
Reglamento y normas internas de Trabajo.
Constitución Política y Legislación Laboral.
Título Profesional en Psicología, Administración de Empresas,

Administración Pública o ingeniería industrial.

Título de Postgrado en Administración o Gerencia de Recursos
Humanos.
TIEMPO DE EXPERIENCIA Treinta y seis (36) meses de experiencia profesional relacionada

ALTERNATIVA Título de postgrado por:
acredite el título profesional; o Título profesional
adicional al exigido en el requisito del respectivo empleo,
siempre y cuando dicha formación adicional sea afín con
las funciones del cargo.
1 .14
MACROPROCESO : TALENTO HUMANO Pág. 246 de 412 t~,

---------1 . .· ,¡(fi, .
6.8.4.1. Técnico Operativo (Talento Humano - Bienestar Laboral y Capacitación)
IDENTIFICACIÓN '
NIVEL Técnico
DENOMINACIÓN DEL
Técnico Operativo
EMPLEO
CÓDIGO 314
GRADO 05
NÚMERO DE CARGOS Uno (1) Desarrollo Humano
CARGO DEL JEFE

INMEDIATO
CARGOS QUE LE
Ninguno
REPORTAN
OBJETIVO DEL CARGO

.· 1
Soportar técnicamente y complementar la ejecución de las actividades relacionadas con la

ejecución de los procesos de selección, inducción, capacitación y bienestar del personal
administrativo, docente y directivo docente, para garantizar la buena prestación del servicio
educativo y el cumplimiento de los deberes y derechos de los funcionarios.
1'
FUNCIONES GENERALES DEL CARGO
. 1
. Apoyar y ejecutar las actividades requeridas para la administración eficaz del área de Talento
Humano de la Secretaria de Educación y Cultura.
. Aplicar acciones de revisión de los registros incluidos en el sistema, de tal manera que estos
sean confiables y oportunos.
FUNCIONES ESPECIFICAS .RELACIONADAS CON CADA UNO DE LOS PROCESOS EN
rs
1 5 O o- -:i~ 1 4 NOV 2012
Código:
'¡
i


enviadas por los ciudadanos relacionadas con su área y funciones,
PROCESO H02. Selección e inducción del personal
• Apoyar el desarrollo de actividades asociadas con el proceso de selección e inducción del

personal,
• Preparar la logística necesaria para el desarrollo del cronograma de actividades de
inducción (Listados de convocados, convocatorias, material a entregar, salones, medíos
tecnológicos)
• Soportar técnicamente la realización del proceso de evaluación del desempeño del personal
administrativo de la Secretaría para dar cumplimiento a la normativídad y promover el
desarrollo integral de los funcionarios,
• Ejecutar las actividades de identificación de necesidades de capacitación y bienestar, de
acuerdo con la metodología establecida por el Departamento Administrativo de la Función
Pública DAFP y el Comité de Capacitación, Bienestar e Incentivos de la SECO,
• Apoyar el diseño y ejecución de los planes de capacitación, bienestar e incentivos para el
personal administrativo, docente y administrativo docente de la SECO,
informes periódicos,

mejoramiento continuo de la Secretaría,
1 4 NOV 2012
Código:
MACROPROCESO: TALENTO HUMANO

cliente.

'"' •• .., <· .. ,. 'Jfé1!g,!\,~t~JJt~I~~t~.\. ·

Manejo de herramientas ofimáticas, interne! y bases de datos
Normatividad vigente sobre Liquidación de prestaciones sociales.
Conocimientos en administración.
Conocimientos en estadística descriptiva y analítica .
.ti~it~,~~~,~~~ef'.\Cé,~"!']¡ii/J••· •·.'
.,;'i-'._\'·.'\'l}~-.~~_;,\•,:.j)f(!,::,¡ij';,~t,;*--~~'füi~:tJ~~--~
0
,: - '::'-', ·-;c_ ,~;\~- :·,-'!'t;, -,_.t,
ESTUDIOS Titulo de formación tecnológica o de formación técnica

profesional en áreas administrativas, de Desarrollo Humano,
Sicología, logística y/o terminación de estudios del pensum
del cargo.
ALTERNATIVA Titulo de formación tecnológica o de formación técnica

en la respectiva modalidad
Este documento es propiedad de la Secretaria de Educación y Cultura del Tolima, quien se reserva todos íos derechos
1 ,·
Código: ._,...--')~'/.t._,->'
V
GOBERNACIÓN DEL TOLIMA ¡.._..;;.S_E_C....;-M;.;;A...;;Ncc-....;T..;.H;...-0;.;0;..;1----l!\.i~._•,,#.···. __ . _ --..,.
SECRETARIA DE EDUCACION Y CULTURA DEL TOLIMA /ll ·
t-M_A_C_R_O_P_:-~-:-:-:o-M_A-,l,..N_T_EG_RA_T-:-:-:-:-T-:-E-:-:-:-:-N-O---+--P-a-·:-~-:-~-:n-~-eo_:-1-2---1i
Vigente desde:
6.8.4.2. Técnico Operativo (Talento Humano - Seguridad y Salud en el Trabajo)
IDENTIFICACIÓN
i
1
NIVEL Técnico
DENOMINACIÓN DEL
Técnico Operativo
EMPLEO
CÓDIGO 314
GRADO 05
NÚMERO DE CARGOS Uno (1) Desarrollo Humano
CARGO DEL JEFE

INMEDIATO
CARGOS QUE LE
Ninguno
REPORTAN
QBJETIVO.DEL CARG.0 .
.· •. 1

ejecución de los procesos de Seguridad y Salud en el Trabajo del personal administrativo. docente y
directivo docente del sector educativo, para garantizar la buena prestación del servicio educativo y
el cumplimiento de los deberes y derechos de los funcionarios.
¡
FUNC.iONES GENERALES DEL CARGO . 1
'
Humano de la Secretaría de Educación y Cultura.
. Apoyar y soportar técnicamente la ejecución de los procesos de salud ocupacional y salud y
seguridad en el sector educativo oficial del departamento del Tolima.
1 4 NOV 2012
Código:
Vigente desde:
FUNCIONES ESPECIFICAS RELACIO.NADAS CON. C.ADA U.NO DE LOS PROCESOS EN 40s

QUE PARTICIPA EL CARGO ¡·

• Apoyar el desarrollo de actividades asociadas con el proceso de selección e inducción del

personal.
• Apoyar técnicamente el plan de acción de salud ocupacional - salud y seguridad dirigido a

preservar, mejorar y reparar la salud del personal administrativo, docente y directivo
docente en su vida de trabajo individual y colectivo
Pública DAFP y el Comité de Capacitación, Bienestar e Incentivos de la SECO.
personal administrativo, docente y administrativo docente de la SECO.
• Participar en la identificación y seguimiento a las acciones preventivas y corre<;tivas

1 4 NOV 2012
Código:
GOBERNACIÓN DEL TOLIMA SEC-MAN-TH..()01


cliente.

-=""""~~~~~cc=C""C"~~-=c-CC"C.,,.----------;--.---i
,'?,"\_t,
.:';~- ';_~-í~tL•~ijtit:/~.tt:i:J.:_-;,~;;;;;:;;(
)y_1.·:,::rr·:: ..-.
~f~.'J'ii;_'.?°"~~j:J;i; ;l'
. -;:,:.·
:._'tf'.}/ {{.' /" .:-1
Conocimientos en estadística descriptiva y analítica.

profesional en salud ocupacional y/o terminación de estudios del
pensum académico de educación superior de las mimas áreas.
del cargo.
ALTERNATIV A Título de formación tecnológica o de formación técnica

.1 4 NOV 20
y,.
GOBERNACIÓN DEL TOLIMA Código:
1
~-~-:-~_ºº_
1--S-E_C_R_E_T_:_1~-l~-E-ºM_E_:~f~i_;_:_i_~_N_D_1_c_i_~_~_u_:_;_/_1~_~_T_º_·_u_M_A_-I-_S_E_~_-_e:_:_i:_. --1. \ ·,.

6.8.4.3. Técnico Operativo (Talento Humano - Selección e Inducción)
IOENTI.FICACIÓN
NIVEL Técnico
DENOMINACIÓN DEL
Técnico Operativo
EMPLEO
CÓDIGO 314
GRADO 05
NÚMERO DE CARGOS Uno (1) Selección e Inducción
CARGO DEL JEFE

INMEDIATO
CARGOS QUE LE
Ninguno
REPORTAN
'
.
OBJETIVO DEL CARGO 1

. , !
ejecución de los procesos de selección, inducción, docente y directivo docente, para garantizar la
buena prestación del servicio educativo y el cumplimiento de los deberes y derechos de los
funcionarios.
. . , ,
FUNCIONES GENERA.LES DEL .CARGO i
.
1
Humano de la Secretaría de Educación y Cultura.
; \1
1 4 NOV 201
Código:
MACROPROCESO : Pág. 253 de412
Vigente desde:
FUNCIONES ESPECIFICAS RELACIONADAS co_ N CA_·DA UNO DE LOS PROCESOS EN ~os

_ QUE PARTICIPA EL CARGO 1.

• Desarrollar las actividades asociadas con el proceso de selección e inducción del personal.
• Preparar la logística necesaria para el desarrollo del cronograma de actividades de
inducción (Listados de convocados, convocatorias, material a entregar, salones, medios
tecnológicos)
• Soportar técnicamente la realización del proceso de evaluación del desempeño del personal
administrativo de la Secretaría para dar cumplimiento a la normatividad y promover el
desarrollo integral de los funcionarios.
Pública DAFP y el Comité de Capacitación, Bienestar e Incentivos de la SECO.
personal administrativo, docente y administrativo docente de la SECO.

1 5 o o- -iP 1 4 NOV 2012
Código:

cliente.

~===~~-----------------~---/
:;¡j--f~¡tic/ J •, ·•·
• Manejo de herramientas ofimáticas, interne! y bases de datos
• Normatividad vigente sobre Liquidación de prestaciones sociales.
• Conocimientos en administración.
• Conocimientos en estadística descriptiva y analítica.

profesional en áreas administrativas, de Desarrollo Humano,
Sicología, logística y/o terminación de estudios del pensum
del cargo.

1 5 oa- ·1 4 NOV 2012
Código:

6.8.4.4. Auxiliar Administrativo (Talento Humano).
IDENTIFICACIÓN
'
'
NIVEL Asistencial
DENOMINACION DEL
EMPLEO
CÓDIGO 407
GRADO 08

CARGO DEL JEFE
INMEDIATO
CARGOS QUE LE
Ninguno
REPORTAN
.
.•. .
..· .
1
de las actividades relacionadas con el área de Talento Humano en la Secretaría de Educación y
Cultura.
. •,DESCAIPCJíÍ>N
.-,_- .. . ,-,,,.
DE FUNCJ0NES
... . ESENQIALES
. ,--,.
·.·
. '' ' •• .
1
. Apoyar operativamente y complementar el desarrollo de las actividades asociadas con la
gestión del Talento Humano.
FUNCIONES ESENCIALES RELAC!ON:ADAS CON CADA UNO DE. LOS PROCESOS EN os

. Q.UE. PARTICIPA EL CARGO ..
•

r
·1 4 NOV 2012
Código:

respuestas y enviar a Atención al Ciudadano para su respectivo envío al destinatario
las mismas y enviar a la oficina de Atención al Ciudadano para su respectivo envío al
peticionario

• Participar en la definición de las acciones para eliminar el producto no conforme gen~rado
cliente.

• Soporte operativo y asistencia prestada al Profesional Especializado para el desarrollo de
1 4 NOV 2012
Código:

las labores asociadas con la ejecución de los diferentes procesos:

• Registrar en la agenda del Profesional Especializado, los compromisos que deba cumplir.
• Asistir al Profesional Especializado, en el desarrollo de las actividades que deba realizar,
para el cumplimiento misional del área de talento humano.
• Verificar oportunamente las citas, entrevistas o reuniones del Profesional Especializado.
dependencia.
• Apoyar al Profesional Especializado en la ubicación de archivos y documentos requeridos
• Apoyar al Profesional Especializado en la preparación y presentación de informes .
• Prestar apoyo logístico al Profesional Especializado .
• Mantener informado al Profesional Especializado de todos los procesos que se desarrollen
~-:i,•~. ,~ _:·ma ==,c:;;¡===-;-::,::_·"f:'.-""_c:C::·i")"'\',:,.~¡,-Jif6,::,~-;-:,.:-~""i(-~:~-{-~:c-~t-:c;_¡f,,-)i""f,,-:}"(~-->-:.. :-\-:t-;~--n,~--c/
Normatividad vigente en Secretariado
Relaciones Interpersonales
ESTUDIOS Diploma de Bachiller en cualquier modalidad y conocimiento en

del cargo.
ALTERNATIVA N/A
1 50 o- -:il 1 4 NOV 2012
Código:

6.8.4.5. Profesional Universitario (Administración de Planta de Personal - Sector Educativo)
IDENTIFICACIÓN
1
NIVEL Profesional
DENOMINACION DEL
EMPLEO
CÓDIGO 219
GRADO 04
NÚMERO DE CARGOS 1
CARGO DEL JEFE

Profesional Especializado Talento Humano
INMEDIATO
CARGOS QUE LE
Técnico Operativo (Novedades de Planta)
REPORTAN
1
Ejecutar, verificar y controlar las actividades relacionadas con el proceso de administración de
planta, realizando la definición, modificación y legalización de la planta de personal del sector
educativo, requerida a través de la operatividad de la Secretaría de Educación, así como la
administración de las novedades que impacten dicha planta de personal, para garantizar la buena
prestación del servicio educativo y el cumplimiento de los deberes y derechos de los funcionarios y
con la aplicación de la normatividad legal vigente, parámetros técnicos, directrices y lineamientos
existentes para aplicación en el sector educativo oficial, garantizando la adecuada implementación y
uso de los sistemas de información asignados para la ejecución del proceso.
~
DESCRIP(:IÓN DE FUNCIONES E:SENCtALES

11
.
.
Planear, ejecutar, verificar y controlar las actividades requeridas para la administración'eficaz

de procesos y procedimientos de planta de personal en el área de Talento Humano de la
Secretaría de Educación y Cultura, de conformidad a las directrices y lineamientos sobre
administración de plantas de personal existentes para el sector educativo.
• Realizar procesos de verificación y auditoría interna a los procesos relacionados con la

aplicación de novedades en el sistema de información y aplicar correctivos que sean
.1 4 NOV 2012
.------.--------------------C..:....--,---.....,...,-,';_--,---,.i ,
Código:
1/
Vigente desde:
requeridos.
• Apoyar la Implementación y puesta en funcionamiento de Sistemas de Información del
sector educativo, aplicados al proceso de Talento Humano, garantizando su adecuado uso
en la Secretaría de Educación y Cultura y/o en los Establecimientos Educativo y en
coordinación con el área de gestión de tecnología de la Secretaría de Educación y el
• Establecer un mecanismo de revisión a las novedades incluidas en el sistema de
información, de tal manera que sean oportunas y confiables.
FUNCIONES ESENCIALES Rl:L1C_.1_ ONADAS CQN CADA IJNO DE LOS PROCESOS EN ~ps
· _· -• QUE PARTICIPA EL CARGO . 1 i

• Dirigir, aprobar y controlar las actividades relacionadas con la definición, modificación y

administración de la planta de personal docente, directivo docente y administrativo de la
Secretaría de Educación y Cultura, de acuerdo a las normas y objetivos vigentes, con el fin
de presentarlos para su aprobación y viabilidad por parte del MEN y el Ente Territorial.
• Mantener actualizada la información relativa a la planta de personal de la SECO, teniendo
en cuenta los cambios de la matrícula, las novedades administrativas que afectan dicha
planta y los parámetros de viabilidad de planta establecidos por el MEN y la Entidad
Territorial.
• Administrar las novedades de la planta de personal y generar los actos administrativos que
soporten dichas novedades en la Secretaría de Educación y en los Establecimientos
Educativos.
• Soportar las acciones que debe efectuar la Secretaría de Educación y Cultura para cumplir
con los procesos de selección, concursos docentes, concursos administrativos,
deba someterse la Secretaría de Educación y Cultura y el adecuado uso de los recursos.
4 NOV 201
Código:
_., , j


Secretaría.

~~=== ~'occ~===-'c--~~-=~~-=~~==---~~=~
1· '.k+ til~iih~t.i >i:, .+ /.
· ; ., -~--,~:~"~~l~)_L:~1"9:':~~t{)/i '.-?{ih~}\
'1 4 NOV 2012
Código:

Políticas públicas, Decretos, Resoluciones, Circulares de la Comisión Nacional del Servicio Civil y
del Ministerio de Educación.
Certificación de manejo de Sistema de Información de Recursos Humanos para Sector Educativo -

Módulos de Planta
reglamentarios.
Reglamento y normas internas de trabajo.
Constitución Política y normas legales vigentes en educación.
ESTUDIOS Título Profesional en Ingeniería Industrial, Administración de

Empresas, Administración Pública o Sicología.
Veinticuatro (24) meses de experiencia en el sector educativo
AL TERNATIVA N/A
1 4 NOV 2012
Código:

6.8.4.6. Técnico Operativo (Novedades de Planta)
IDENTIFICACIÓN
1;
NIVEL Técnico
DENOMINACION DEL
Técnico Operativo
EMPLEO
CÓDIGO 314
GRADO 05
CARGO DEL JEFE

INMEDIATO
CARGOS QUE LE
Ninguno
REPORTAN
.· 11
definición, modificación y administración de la planta de personal de la Secretaria de Educación y
los Establecimientos Educativos, así como la administración y trámite, a través del sistema de
información asignado para el proceso, de las novedades que impacten dicha planta de personal,
para garantizar la buena prestación del servicio educativo y el cumplimiento de los deberes y
derechos de los funcionarios.
.. 11
• Desarrollar los procesos y procedimientos en labores técnicas relacionadas con la
administración eficaz del área de novedades de planta de la Secretaria de Educación y
Cultura en el sistema de información asignado para el proceso.
. Apoyar la Implementación y puesta en funcionamiento de Sistemas de Información del
en la Secretaria de Educación y Cultura y/o en los Establecimientos Educativo y en
coordinación con el área de gestión de tecnología de la Secretaria de Educación y el
• Aplicar acciones de revisión a las novedades de olanta, de tal manera aue estos sean
1 4 NOV 2012
Código: · '<_Íl;t,;,
.- .... / -
GOBERNACIÓN DEL TOLIMA SEC-MAN-TH-001 e/
1_--I·
_S_E_C_R_E_T_A_R-IA_D_E_E-,D_U_C_A_C_IO_N_Y_C_U_L_T_U_R_A_D_E_L_T_O_L_I_M_A_+---~~r~--l~·n_:_o_
SISTEMA INTEGRADO DE GESTION :7 11, n
. (/·
(( /
t-
Vigente desde:
confiables y oportunos.
FUNCIONES EsE.NC.IALES RELAc.IpNADAS coN. CADA uNo .DE Los PRocEsos ENI 1cos
QUE PARTICIPA EL CARGO ;

• Soportar técnicamente la definición, actualización y control de la planta de personal

docente, directivo docente y administrativo de la SECD.
• Controlar el trámite a las novedades de la planta de personal y verificar los actos

administrativos respectivos con el fin de cubrir las necesidades de manera oportuna y
adecuada y asegurar la actualización de la información relacionada.
• Realizar la recepción, radicación, clasificación y verificación de las novedades de personal

que afectan la planta de personal docente, directivo docente y administrativo de la SECD.
• Soportar técnicamente la ejecución y control de las acciones que debe efectuar la

Secretaría de Educación y Cultura para cumplir con los procesos de selección, concursos
docentes, concursos administrativos, nombramiento e inducción del personal.
• Apoyar la elaboración del plan de formación y capacitación para que el persona! de la

desempeño laboral.
1 4 NOV 2012
Código:
'




cliente.



legales sobre el mismo. No es permitida la transferencia o uso de cualquier información contenida en el, sin acue(do
1 5 Oo- - 1 4 NOV 2012
Código:
Vigente desde:
ESTUDIOS
profesional en áreas administrativas, ingeniería industrial o de
sistemas y/o terminación de estudios del pensum académico de
educación superior de las mimas áreas.
del cargo.

1 5 oo- .:.:JI r14 NOV 2012
Código:
.,

6.8.4.7. Auxiliar Administrativo (Novedades de Planta)
IDENTIFICACIÓN i
i
NIVEL Asistencial
DENOMINACION DEL
EMPLEO
CÓDIGO 407
GRADO 10
CARGO DEL JEFE

INMEDIATO
CARGOS QUE LE
Ninguno
REPORTAN
Apoyar la ejecución de las actividades relacionadas con la definición, modificación y administración
de la planta de personal de la Secretaría de Educación y los Establecimientos Educativos, así como
la administración y trámite, a través del sistema de información asignado para la ejecución del
proceso, de las novedades que impacten dicha planta de personal, para garantizar la buena
prestación del servicio educativo y el cumplimiento de los deberes y derechos de los funcionarios.
DE$C::~1.P~IÓ!'J. DE Fl.fNcilON,ES ESE,NCIJliLES · 1
,' ': , ' '· : .,
, Apoyar los procesos y procedimientos en labores relacionadas con la administración eficaz
del área de novedades de planta de la Secretaría de Educación y Cultura.

FUNCIONES E~.ENCIAL,ES.RELAC)PNADAS CON CADA UNO DE LOS PROCESOS EN
. . . .. , . . Q(IE PARTICIPA EL CARGO
1 4 NOV 2012
Código:



docente, directivo docente y administrativo de la SECO.
que afectan la planta de personal docente, directivo docente y administrativo de la SECO.

• Apoyar la elaboración del plan de formación y capacitación para que el personal de la

desempeño laboral.
1 4 NOV 2012
N_T_E_G_R_A_D_o_D_E_G_E_s_T_1o_N_ _ _-+__v_e_rs_i_ó_n_:0_1_--l
l-----s-1s_T_E_M_A_1...
Código:
SEC-MAN-TH-001
~
i/
\f/
Vigente desde:

cliente.


Diploma de bachiller en cualquier modalidad y conocimiento en

AL TERNA TIVA
N/A
1 5O o- -i~ 1 4 NOV 2012
Código:
Vigente desde:
6.8.4.8. Auxiliar Administrativo (Novedades de Planta)

'
IDENTIFICACIÓN
;
NIVEL Asistencial
DENOMINACION DEL
EMPLEO
CÓDIGO 407
GRADO 08
CARGO DEL JEFE

INMEDIATO
CARGOS QUE LE
Ninguno
REPORTAN
. .. · 1
Apoyar operativamente la ejecución de los procesos de administración de planta de personal y
ejecutar actividades complementarias relacionadas, asegurando un adecuado uso y operación del
sistema de información asignado para el ejecución del proceso con el fin de garantizar la buena
prestación del servicio educativo y el cumplimiento de los deberes y derechos de los funcionarios.
DESCRIPCIÓN
. . . · ,. DE FUNCIONES
' . . ESl:NCIALES ' 1
. .
1
.
. .
Apoyar los procesos y procedimientos en labores relacionadas con la administración 'eficaz

del área de novedades de planta de la Secretaría de Educación y Cultura.
. Gestionar la correspondencia y respuesta a peticiones, quejas y reclamos presentados al
área.

1 4 NOV 2012
Código:
Vigente desde:
FUNCIONES ESENCIALES RELAClON.ADA_s C_ON _CADA _uNO DE LOS PROCESOS EN !-º_ s

· _ que
PARTICIPA EL CARGO 1;


docente, directivo docente y administrativo de la SECD.
que afectan la planta de personal docente, directivo docente y administrativo de la SECO.

• Apoyar la elaboración del plan de formación y capacitación para que el personal de la

desempeño laboral.
1 4 NOV 2012
Código:


cliente.

Archivar los registros generados en el desarrollo de las actividades de la dependencia, para

naturaleza el área de desem eño del car o.
===="=========~-~~~=~~=-cc--cl
~'=l~:f::<ú.ii_i[
Diploma de bachiller en cualquier modalidad y conocimiento en

ALTERNATIVA
N/A
1 h !
Código:
SECRETARIA DE EDUCAC\ON Y CULTURA DEL TOLIMA

6.8.4.9. Profesional Universitario (Administración de Nómina del Sector Educativo)
NIVEL Profesional
IDENTIFICACIÓN
l
DENOMINACION DEL
EMPLEO
CÓDIGO 219
GRADO 04
NÚMERO DE CARGOS 1

CARGO DEL JEFE
Profesional Especializado Talento Humano
INMEDIATO
Técnicos Operativos
CARGOS QUE LE
REPORTAN
PROPÓSITO-PRINCIPAL
•
~ . . ·.· 1
Ejecutar, verificar y controlar las actividades del proceso de la liquidación de nóminas del sector
educativo oficial, asi como la administración de las novedades que impacten su liquidación, para
garantizar la buena prestación del servicio educativo y el cumplimiento de los deberes y derechos
de los funcionarios y con la aplicación de la normatividad legal vigente, parámetros técnicos,
directrices y lineamientos existentes para aplicación en el sector educativo oficial. Garantizando la
implementación y adecuado uso del sistema de información asignado para la ejecución del proceso.
11
. . ·.
Planear, ejecutar, verificar y controlar las actividades requeridas para la ejecución eficaz de
procesos y procedimientos de liquidación de nóminas del sector educativo- área de Talento
Humano de la Secretaría de Educación y Cultura, de conformidad a la normatividad legal
vigente, las directrices y lineamientos sobre administración de plantas de personal existentes
para el sector educativo.
. Planear, ejecutar, verificar y controlar procesos de verificación y auditoria interna de
liquidación de nómina con el fin de garantizar la correcta liquidación y aplicar correctivos en
caso de requerirse.
Este documento es propiedad de la Secretaria de Educación y Cultura del Tolima. quien se reserva todos los derechos
, 4 NO\I 20'\2
Código:


en la Secretaria de Educación y Cultura y/o en los Establecimientos Educativo y en
• Establecer un mecanismo de revisión a los incluidos en el sistema de información, de tal
manera que sean oportunas y confiables.
FUNCIONES ESENCIALES REL.A.C.I0
__ NADAS CON
.. CADA UNO .DE LOS PROCESOS EN flps
·.. · . QUE PARTICIPA EL CARGO · •

PROCESO H06. Liquidación de Nómina
• Planear, ejecutar, verificar y controlar los procesos de pre-liquidación y liquidación definitiva

de nóminas del sector educativo de conformidad a la normatividad legal vigente.
• Mantener actualizada la información relativa a la liquidación de nómina, promoviendo el
registro de información histórica de nómina.
• Administrar las novedades de nómina y armonizar con otras dependencias o terceros los
requerimientos de información para liquidación de las mismas.
• Ejecutar los procesos masivos de incremento salarial de conformidad a normatividad legal
vigente.
• Verificar que las novedades cumplan con los requerimientos legales y normativos aplicados
al sector educativo y los definidos en la Secretaria de Educación y Cultura.
• Garantizar la validación de información de aportes laborales, parafiscales, patronales y de
bancos determinantes para el pago de nómina y garantía de prestación de servicios de
salud, pensión y bienestar.
• Dirigir y controlar las acciones que debe efectuar la Secretaria de Educación y Cultura para
cumplir con los procesos de selección, concursos docentes, concursos administrativos,
deba someterse la Secretaria de Educación y Cultura y el adecuado uso de los recursos.
1500--:il 1 4 NOV 2012
Código:
Vigente desde:

Secretaría.

le-,~~~-,,, --'-.-----"--------------------!
•• i ':~,~~~-~~tli'.
.. ,, _ ·-,~t-:·:~,1~\j{f-iY~:~~-'.1'~ft"1i~ff;J:" ~·r:~;~~-<~
Certificación manejo Sistema de Información Humano Web para el sector educativo.
1 4 NOV 2012
Código:

Normatividad legal vigente del sector educativo para pago de nómina.
del Ministerio de Educación
_ .Jll~.1~$iY.tMB
~r4}1:_f4'e.ff?:t~~i\~l!t~
-~f}f+;'(f/tt-,,,;:~•i'1;~ ·-i~-
ESTUDIOS Título Profesional en Áreas Administrativas o Contaduría
Pública.

Veinticuatro (24) meses de experiencia en el sector educativo
ALTERNATIVA N/A
Este documento es propiedad de la Secretaría de Educación y Cultura del Tolima, quien se reserva todos íos derechos
1 4 NOV 20\2
Código:

6.8.4.10. Técnico Operativo (Nómina del Sector Educativo)

.
IDENTIFICACIÓN
i
NIVEL Técnico
DENOMINACION DEL
Técnico Operativo
EMPLEO
CÓDIGO 314
GRADO 05

CARGO DEL JEFE
INMEDIATO
CARGOS QUE LE
Ninguno
REPORTAN
PROPÓSITO l'RINCIPAL . .
1
Ejecutar las actividades de registro, consolidación, verificación y control de información para la
pre-liquidación y liquidación de la nómina del personal docente, directivo docente y
administrativo de la Secretaria de Educación y Cultura de manera correcta y oportuna, de
acuerdo a las normas y procedimientos vigentes.
. DES(:RJl:'CIÓfil DE FUNCIONES ESEN.<:iALES

.. . . 11
• Desarrollar los procesos y procedimientos en labores técnicas relacionadas con el
procesamiento de la nómina del personal docente, directivo docente y administrativo de la
• Registrar, consolidar, verificar y controlar las novedades recibidas para la pre-liquidación y
liquidación de nómina (Descuentos comerciales, embargos, horas extras, recargos
nocturnos, festivos y dominicales), novedades de cuentas bancarias de conformidad
• Aplicar acciones de revisión de los registros de nómina, de tal manera que estos sean
FUNCIONES E,SENCIALES R,EL'}CIONADAS QONCADAUNO DE Los PROCESOS EN

. ,. ••·
. ..···. ,,. •. , . . . · .·v,,:
QUE, , PARtlélPAEL•CARGO ••· '
Hºs
,, . , . . . ,.
1 4 NOV 2012
Código:


• Gestionar la clasificación y verificación de las novedades de personal que afectan la

liquidación de la nómina de manera oportuna.
• Realizar la liquidación de la pre-nómina de acuerdo con la parametrización del sistema de
información de recursos humanos y nómina, la normatividad vigente y la información
entregada por las cajas de compensación, entidades de seguridad social, entidades
financieras y sociedad fiduciaria y juzgados.
• Revisar y verificarlas inconsistencias o errores en la liquidación de la pre-nómina,
identificando el tipo de errores, y gestionando la corrección de los mismos.
• Realizar el proceso de liquidación de la nómina.
• Generar los reportes correspondientes al Fondo Nacional del Ahorro y la Sociedad
Fiduciaria sobre las novedades tramitadas y los descuentos realizados a cada uno de los
funcionarios.
las mismas y enviar a de Atención al Ciudadano para su respectivo envio al peticionario

1 4 NOV 2012
Código:
I-_S_EC_-M_A_N_-_T_H_-0_0_1_1 . \
Versión: 01
i
Vigente desde:

cliente.

•
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_,,~1- .:;
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Normatividad vigente sobre Liquidación de Nómina.
Manejo de herramientas de ofimática, interne\ y bases de datos
Conocimientos en administración
Conocimientos en estadística descriptiva y analítica
' ·• . '"w, , ,,,,-"'lr"' •:, •,;;, J¡il(~•li¡i,l:,~llli:il:IJl:),ffi)l;l!Y!J;OS'if~E,"'Ql'A>i'
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1
ESTUDIOS
profesional en áreas Financiera, Contaduría Pública,
Administrativas o de Sistemas y/o terminación de estudios del
del cargo.
ALTERNATIVA
1
1
1 4 NOV 2012
Código:

6.8.4.11. Técnico Operativo (Nómina del Sector Educativo)
IDENTIFICACIÓN
NIVEL Técnico
DENOMINACION DEL
Técnico Operativo
EMPLEO
CÓDIGO 314
GRADO 05
CARGO DEL JEFE

INMEDIATO
CARGOS QUE LE
Ninguno
REPORTAN
.
Ejecutar las actividades de registro, consolidación, verificación y control de información para la
pre-liquidación y liquidación de la nómina, de acuerdo a las normas y procedimientos vigentes
garantizando la implementación y adecuado uso del sistema de información asignado para la
ejecución del proceso.
1
·~, .· . '.:'• .DES.CRIPCIÓN•DE
. ··; .... ':. . .
·_ "'_,'·_, .. ,
- .
FUNCIO~ES
. -:
. .·, ',
·- .'
ESENCIALES
- ·,:
-_ .
·
. 1
• Desarrollar los procesos y procedimientos en labores técnicas relacionadas con el

procesamiento de la nómina del personal docente, directivo docente y administrativo de la
• Generación, validación, verificación y control de reportes de aportes laborales y patronales
en los formatos y sistemas de información establecidos para tal fin de conformidacJ a la
normatividad legal vigente.
• Procedimiento de acreedores .
• Gestionar los certificados para mejores derechos .
FUNCIONES ESENCIALES RELACIONADAS CON CADA UNO DE LOS PROCESOS EN fS
legales sobre el mismo. No es permitida la transferencia o uso de cualquier información contenida en el, sin acuercfa
1 4 NOV 2012
Código:
SECRETARIA DE EDUCACION Y CULTURA DEL TOLIMA 1--...::..;;:;.;...;.;.;;;.;;.;,_;_.:..;_.:..:..;__..¡/ ,.
·,
SISTEMA INTEGRADO DE GESTION ,.
Versión: 01
MACROPROCESO : TALENTO HUMANO Pág. 280 de 412 r//


. . I'

• Gestionar la clasificación y verificación de las novedades de personal que afectan la

liquidación de la nómina de manera oportuna.
• Realizar la liquidación de la pre-nómina de acuerdo con la parametrización del sistema de
información de recursos humanos y nómina, la normatividad vigente y la información
entregada por las cajas de compensación, entidades de seguridad social. entidades
financieras y sociedad fiduciaria y juzgados.
• Revisar y verificarlas inconsistencias o errores en la liquidación de la pre-nómina,
identificando el tipo de errores, y gestionando la corrección de los mismos.
• Realizar el proceso de liquidación de la nómina.
• Generar los reportes correspondientes al Fondo Nacional del Ahorro y la Sociedad
Fiduciaria sobre las novedades tramitadas y los descuentos realizados a cada uno de los
funcionarios.

1 4 NOV 2012
Código:


cliente.

naturaleza el área de desem eño del cargo.
¡;;¡Ó¡¡;===;¡¡;;c,;====-c-z=-;;;-,~~~~c---:-.,.,-,n-c-,,---/
.".i\j•<,,,.. ,, ,. ~-.'ª" -~:L~lf~'i~:iJ!~f1•;.,
Normatividad vigente sobre Liquidación de Nómina.
Manejo de herramientas de ofimática, internet y bases de datos
Conocimientos en administración
. "1'

profesional en áreas Financiera, Contaduría Pública,
Administrativas o de Sistemas y/o terminación de estudios del
del cargo.
ALTERNATIVA
profesional. por un (1) año de experiencia relacionada, siempre y
1 4 NOV 2012
Código:

6.8.4.12. Auxiliar Administrativo (Nómina del Sector Educativo)
IDENTIFICACIÓN
.
1;
NIVEL Asistencial
DENOMINACION DEL
EMPLEO
CÓDIGO 407
GRADO 08
CARGO DEL JEFE

INMEDIATO
CARGOS QUE LE
Ninguno
REPORTAN
PROPÓSITO PRINCIPAL !
.
1
Prestar apoyo operativo y asistencial para las actividades de registro, clasificación, verificación,
liquidación y reporte relacionadas con el trámite de las novedades de nómina y la liquidación de la
nómina del personal docente, directivo docente y administrativo de la Secretaría de Educación y
Cultura de manera correcta y oportuna, de acuerdo a las normas y procedimientos vigentes .
.
· OESQRll'\(,IÓN DE FUNCIONES. ESENCIALES
1
. ,_' · .. ·.
1
• Apoyar operativamente y complementar el desarrollo de las actividades asociadas don el

registro y procesamiento de la nómina del personal docente, directivo docente y
administrativo del sector educativo de la Secretaría de Educación y Cultura. Gestionar la
expedición de paz y salvos de nómina, desarrollando todos los procesos necesarios de
reintegros y/o correcciones a que haya lugar.
• Desarrollar el proceso de reintegros de los días no laborados .
FUNCIONES ESENCIALES RELACIONADAS coi,,¡ CADA UNO DE LOS PROCESOS EN l <ilS

.
. QUÉ PARTICIPAEL CARGO 1
1 4 NOV 2012
Código:
Pág. 283 de 412
Vigente desde:

• Recibir, radicar, clasificar y verificar las novedades de personal que afectan la liquidación de
la nómina de manera oportuna (Descuentos, embargos, informes de labores)
• Ingresar los actos administrativos y reportes al sistema de información de nómina, con el fin
de afectar el pago de cada uno de los docentes y administrativos impactados.
• Enviar los actos administrativos tramitados en nómina a la administración de hojas de vida
para que se anexen a las respectivas historias laborales.
• Imprimir los listados y reportes de nómina y generar los archivos planos para llevar a cabo
los pagos de salarios y prestaciones.
• Generar los reportes y archivos planos correspondientes a las novedades tramitadas y los
descuentos realizados a cada uno de los funcionarios, a través del Formulario Integrado de
Aportes (FIA)
las mismas y enviar a de Atención al Ciudadano para su respectivo envío al petícionarío
periódicos.

.,-_-~ 1,"
- f"• _e:-
1 4 NOV 2012
Código:
Vigente desde:

cliente.

Manejo de herramientas de ofimática, internet y bases de datos
Diploma de bachiller en cualquier modalidad con conocimientos

del cargo.
AL TERNATIVA
NA.
E,;te documento es propiedad de la Secretaría de Educación y Cultura del Tolima, quien se reserva todos los derechos
150 □--•• 1 4 NOV 2012
Código:

6.8.4.13. Profesional Universitario (Administración de Carrera y Evaluación)

!
IDENTIFICACIÓN
NIVEL Profesional
DENOMINACION DEL
EMPLEO
CÓDIGO .219
GRADO 104
'
CARGO DEL JEFE

INMEDIATO
Técnico operativo (Administración de Carrera)
CARGOS QUE LE
REPORTAN
Auxiliar Administrativo (Administración de Carrera)
PROPÓSITO .-PRINCIPAL
. -. .- .·· 1
Planear, ejecutar, verificar y controlar los procedimientos de administración de carrera docente y
administrativa y evaluación de desempeño y la aplicada a docentes y directivos, gestionando las
actividades correspondientes a la entidad territorial, concernientes a los concursos de
administrativos, docentes y directivos docentes, las solicitudes de inscripción, actualización y
ascenso de personal docente y directivo docente en el escalafón docente y de carrera
administrativa y brindar apoyo en la consecución de los objetivos del área, para dar cumplimiento a
la normatividad vigente. Garantizar la implementación y adecuado uso de los sistemas de
información asignados para la ejecución del proceso.
. , Cll:SC$l~C:l9N.DE FUNCIONE~ ESENCIALES
' .. _,· ,,,_: 1
.
·
Planear, ejecutar, verificar y controlar los procesos de administración de carrera y evalu¡¡ción

aplicada a docentes, directivos docentes y administrativos al servicio de la Secretaría de
Educación en cumplimiento de los términos y marco legal vigente.
. Revisar y avalar la expedición de actos administrativos de administración de carrera .
sector educativo, aplicados al proceso de Carrera, garantizando su adecuado uso en la
Secretaria de Educación y Cultura y/o en los Establecimientos Educativo y en coordinación
1 4 NOV 2012
Código:
Vigente desde:
con el área de gestión de tecnología de la Secretaría de Educación y el Ministerio de

Educación Nacional.
• Establecer un mecanismo de revisión a los incluidos en el sistema de información, de tal
manera que sean oportunas y confiables.
N
FUNCIONES ES.ENCIAL.ES RELA.CIONADAS CO.· CAD.A UN. O DE LOS PROCESOS E¡ LOS
·. QUE PARTI.Cll~A EL CARGO .,

• Gestionar la recepción y trámite de documentos para inscripción, actualización o ascenso

en escalafón docente o carrera administrativa.
• Verificar la resolución de inscripción, actualización o ascenso frente a los requisitos del
usuario.
• Proyectar la respuesta a las solicitudes de trámites de escalafón.
• Registrar, evaluar, gestionar, responder y ejecutoriar las inscripciones y ascensos en el
escalafón docente.
• Proyectar los actos administrativos que se remitan ante la Comisión Nacional del Servicio
Civil que contienen las novedades de escalafón y/o carrera administrativa.
• Proyectar las respuestas a las solicitudes que sobre escalafón docente o carrera
administrativa se presenten ante la Secretaría de Educación y Cultura.
..; ~¡
.,::..,.
1 4 NOV 2012
Código:

compra y estudio de conveniencia y viabilidad del área y enviarlas para su trámite. con el fin

Secretaría.
dependencia, optimizando los trámites para el mejor aprovechamiento de los recursos,

control de los documentos y registros, cumpliendo con lo establecido en la tai;>la de
1 oo- -::.1 1 4 NOV 2012
Código:

==~~=~===--,=--ce=--.,.,===--,-----.~---1
.<,;i,::.~" i:l{j~H:i;~t1i1l il~i::, ;ttfjf,!lir~~l.i,1!,1¡+, :,J
del Ministerio de Educación.
Estatuto Docente.
reglamentarios.
ESTUDIOS Título Profesional en Derecho.

educativo, relacionada con las funciones del cargo.
ALTERNATIVA N/A
1 4 NOV 2012
'i ,-.
Código:

6.8.4.14. Técnico Operativo (Administración de Carrera)
IDENTIFICACIÓN
1j
NIVEL Técnico
DENOMINACION DEL
Técnico Operativo
EMPLEO
CÓDIGO 314
GRADO 05

CARGO DEL JEFE
Profesional Universitario (Administración de Carrera)
INMEDIATO
CARGOS QUE LE
Ninguno
REPORTAN
. ..
1:
Soportar técnicamente y complementar la ejecución de las actividades relacionadas con el proceso
de administración de carrera - Escalafón Docente y Carrera Administrativa y evaluación de
administrativos, docentes y directivos docentes, gestionando las solicitudes de inscripción,
actualización, ascenso y reubicación en escalafón docente o sistema de carrera administrativa y
procesos de evaluación de docentes, directivos docentes y administrativos y brindando apoyo en la
consecución de los objetivos del área.
.
. , . " '
· DES.CRll'CION
. DE FUNCIONES
. ESENCIALES
.
11
. Desarrollar los procesos y procedimientos en labores técnicas relacionadas con el proceso
de Carrera de la Secretaría de Educación y Cultura.
. Apoyar técnicamente los procesos de evaluación aplicados a docentes, directivos docentes y
administrativos.
. Apoyar técnicamente todas las actividades relacionadas con los concursos, de conformidad
con las obligaciones del Departamento del Tolima y en concordancia con la normatividad
legal vigente y lineamientos de la Comisión Nacional del Servicio Civil.
1 4 NOV 2012
Código: , :P."-'.


FUNCIONES ESE,NCIALES RELACIONADAS CON CADA UNO DE LOS PROCESOS Et,j LOS
. ·· . . ·. .,· ClúE PARTl,CIPAEL CARGO j•

• Recibir y tramitar documentos para inscripción, actualización o ascenso en escalafón.

• Sustanciar el ascenso y elaborar acto administrativo de inscripción, actualización o ascenso
en el escalafón docente.
• Apoyar el proceso de trámite ante la Comisión Nacional del Servicio Civil, de las novedades
de escalafón.

cliente.
1 4 NOV 2012
Código:



Normatividad vigente sobre Escalafón y carrera Administrativa
Conocimientos en estadística descriptiva y analitica.
ESTUDIOS
profesional en áreas administrativas o de sistema.s y/o
del cargo.
AL TERNATIVA
1 4 NOV 2012
Código:

6.8.4.15. Auxiliar Administrativo (Administración de Carrera y Evaluación)
IDENTIFICACIÓN
1:
NIVEL Asistencial
DENOMINACION DEL
EMPLEO
CÓDIGO 407
GRADO 10

CARGO DEL JEFE
INMEDIATO
CARGOS QUE LE
Ninguno
REPORTAN
.
1
Prestar apoyo operativo y asistencial para las actividades relacionadas con el proceso de
administración de carrera _Escalafón y Carrera Administrativa y evaluación de personal
administrativo, docente y directivo docente y brindar apoyo en la consecución de los objetivos
del área.
DESCRIPCIÓN.
DE FUNCIONES ,ESENCIALES.
_- •_(•_ ~ -
11
.
' '
Apoyar operativamente y complementar el desarrollo de las actividades asociadas con el

área de administración de carrera de la Secretaría de Educación y Cultura.
. Apoyar operativamente la logística de concursos e inscripción en carrera, de conformidad
con las obligaciones del Departamento del Tolima.
. Apoyar la implementación operativa y uso de los sistemas de información asignados para la
ejecución del proceso, en coordinación con el área de gestión de tecnología informática y
comunicaciones de la Secretaría de Educación.
FUNCIONES ESENC;IALES. RELACIONADAS CON CADA UNO DE LOS PROCESOS ENlllOS

· . · .· ··. .QUE PARTICIPA EL CARGO !
1 4 NOV 2012
Código:


• Apoyar las actividades de recepción, verificación y trámite de documentos para inscripción,

actualización, ascenso y reubicación en escalafón.
• Ingresar las solicitudes de inscripción, actualización, ascenso y reubicación en el sistema de
información, definido por la Secretaría de Educación y Cultura.
• Realizar la entrega de las respuestas a las solicitudes de trámites de escalafón.

1 4 NOV 2012
Código:

cliente.

=cv-:,~=.:-=":;;--,c--:--~===C""T'",,..-,--~-,-CC~C:--.,.-TT--/
;,W,;ilíi"";l'i\?~!;'{
;¡¡;i;~ij11é'Í;k_•-••·•·
'., ;"l;
:.~.,r-1¡:h\ilt•:..?.l::-.:~l '-'·-;' ''.
Manejo de herramientas de ofimática, interne! y bases de datos

del cargo.
ALTERNATIVA N/A
1 4 NOV 201L
Código:

6.8.4.16. Auxiliar Administrativo (Administración de Carrera)
IDENTIFICACIÓN
NIVEL Asistencial
DENOMINACION DEL
EMPLEO
CÓDIGO 407
GRADO 08
CARGO DEL JEFE

INMEDIATO
CARGOS QUE LE
Ninguno
REPORTAN
PROPÓSITO PRINCIPAL í
Prestar apoyo operativo y asistencial para las actividades relacionadas con el proceso de
'
administración de carrera _Escalafón y Carrera Administrativa y evaluación de administrativos,
docentes y directivos docentes y brindar apoyo en la consecución de los objetivos del ár~a.
DESCRll?P!ÓI\IDE FUNÓíONISS ESENCIALES•
. --- . . .
. . . .
Apoyar operativamente y complementar el desarrollo de las actividades asociadas con el

1
área de administración de carrera de la Secretaría de Educación y Cultura.

. Apoyar operativamente la logística de concursos e inscripción en carrera, de conformidad
con las obligaciones del Departamento del Tolima.
. Operar los sistemas de información asignados para ejecución del proceso .
FUNCIONES. ESENCIALES REL:ACJONADAS. CON CADA UNO DE LOS PROCESOS E !LOS

. . QÜE PARTICIPA EL CARG.O 1

Este documento es propiedad de la Secretaria de Educación y Cultura del Toiima, quien se reserva todos los derechos
1 4 NOV 2012
Código:

• Apoyar las actividades de recepción, verificación y trámite de documentos para inscripción,

actualización, ascenso y reubicación en escalafón.
• Ingresar las solicitudes de inscripción, actualización, ascenso y reubicación en el sistema de
información, definido por la Secretaría de Educación y Cultura.
• Realizar la entrega de las respuestas a las solicitudes de trámites de escalafón.

cliente.
1 4 NOV 2012
Código:


Manejo de herramientas de ofimática, interne! y bases de datos
ESTUDIOS
del cargo.
ALTERNATIVA N/A
1 4 NOV 2012
Código:

6.8.4.17. Profesional Universitario (Prestaciones Sociales del Sector Educativo)
IDENTIFICACIÓN
1
NIVEL Profesional
DENOMINACION DEL
EMPLEO
CÓDIGO 219
GRADO 04

CARGO DEL JEFE
INMEDIATO
Técnico Operativo (Prestaciones)
CARGOS QUE LE
REPORTAN
Auxiliar Administrativo (Prestaciones)
.
PROPÓSITO PRINC:IPAL 1¡
Planear, ejecutar, verificar y controlar el proceso de prestaciones sociales del sector educativo,
gestionando las actividades concernientes con el trámite, liquidación, reconocimiento y notificación
de las prestaciones sociales y económicas, asi como las reclamaciones que por salud, presenten
los docentes afiliados al Fondo Nacional de Prestaciones Sociales del Magisterio, para asegurar el
cumplimiento de los parámetros técnicos y legales vigentes.
'DESC~IPélÓN DE FUNCIONE.S ESENélALES

. 11
. .
Ejecutar las actividades requeridas para la administración eficaz del proceso de

prestaciones en el área de prestaciones sociales y económicas del sector educativo de la
Secretaria de Educación y Cultura.
J:.Ste documento es propiedad de la Secretaria de Educación y Cultura del Tolima, quien se reserva todos los derechos
1-
1 4 NOV 2012
Código:
1
_S_E_C_R_E_T_A_R_IA_D_E_E_,,D,...U_C_A_C_lº_N_Y_c_u_L_T_U_R_A_D_E_L_T_O_LI_M_A_+-_S_E_C_-_M_A_N_-_T_H_-_ºº_
SISTEMA INTEGRADO DE GESTION Versión: 01 _-~'.,'-
y·
t
\·1s,\
-{_:~_-1/
✓/
,_j
Pág. 299 de 412
Vigente desde:
FUNCIONES ES_ENCIALES RELACIONADAS .CON CADA UN.O DE LOS PROCESOS EN LOS

QUE PARTICIPA EL CARGO i•

PROCESO H0S. Manejo del fondo prestacional
• Liderar y controlar las actividades necesarias para el trámite, liquidación, reconocimiento y

notificación de las prestaciones sociales y económicas, para los docentes afiliados al Fondo
Nacional de Prestaciones Sociales del Magisterio ante la sociedad fiduciaria autorizada,
dando cumplimiento a los derechos del personal.
• Liderar, controlar y gestionar las reclamaciones por los servicios medico asistenciales que
presenten los docentes afiliados al Fondo Nacional de Prestaciones Sociales del Magisterio.
• Liderar las actividades que permita dar cumplimiento a las decisiones judiciales frente al
reconocimiento de prestaciones sociales de los docentes afiliados al Fondo Nacional de
• Sustanciar dentro de los términos legales los recursos en vía gubernativa qwe se presenten
por parte de los beneficiarios de prestaciones sociales.
• Atender dentro de los términos legales las acciones de carácter judicial o extrajudicial de
Tutelas e Incidentes de Desacato que se presenten por parte de los beneficiarios de
prestaciones sociales.
• Participar en el Comité Regional de Prestaciones Sociales, de acuerdo a los

procedimientos establecidos.
legales sobre el mismo. No es permitida la transferencia o uso de cualquier información contenida en el, sin acuf?rdo
1 5 DD- - =l_ _ _ 4_N_O_\J_2º_'2---.
-'r---1
Código:'

PROCESO I01. Adquirir Bienes y Servicios





Secretaria.

de cada indicador y establecer o proponer las acciones respectivas para lograr' mayor
1 5 oo- .:31 4 NOV 2012
Código:



Manejo de prestaciones sociales en el sector educativo

Normatividad legal vigente de prestaciones sociales del sector educativo.

del Ministerio de Educación en materia de prestaciones sociales.
ESTUDIOS

ALTERNATIVA N/A
1 5 O o- -i 1 4 NO\/ 2012
Código:

6.8.4.18. Técnico Operativo {Prestaciones Sociales del Sector Educativo)
IDENTIFICACIÓN
1
NIVEL Técnico
DENOMINACION DEL
Técnico Operativo
EMPLEO
CÓDIGO 314
GRADO 05

CARGO DEL JEFE
INMEDIATO
CARGOS QUE LE
Ninguno
REPORTAN
. : :.'PROPÓSITO
·... ' . '.
PRINCIPAL
. 11
Soportar técnica y operativamente la ejecución de las actividades relacionadas con la gestión legal
para trámite, liquidación, reconocimiento y notificación de las prestaciones sociales y económicas
del personal y respuesta a peticiones, quejas y reclamos de las mismas, dentro de los términos y el
marco legal vigente.
•DESf~IPCIÓN DE FUNCIONES ESENCIALES
11
• Apoyar técnicamente y operativamente la ejecución de las actividades relacionadas con la
gestión legal para el trámite, liquidación, reconocimiento y notificación de las prestaciones
sociales y económicas del personal dentro de los términos y marco legal vigente.
• Apoyar técnica y operativamente en los términos y marco legal vigente, las respuestas a las
peticiones quejas y reclamos presentadas a los trámites de prestaciones ejecutados por el área.
• Proyectar los actos administrativos de prestaciones sociales que le sean requeridos dentro de
términos y marco legal vigente, aplicable (reconocimiento o negativa la mesada 14 del personal,
acto de reconocimiento o negativa de las Primas adicionales)
• Apoyar técnica y operativamente el desarrollo de los procedimientos y actividades relacionadas
con el área de prestaciones sociales y económicas de la Secretaría.
• Atender y proyectar las respuestas de los despachos judiciales y administrativos.
1 4 NO\/ 2012
Código:
MACROPROCESO : Pág. 303 de412
Vigente desde:
• Proyectar el acto de reconocimiento de intereses a las cesantías del personal.

• Liquidación de condenas que dan cumplimiento a los fallos judiciales.
• Atender los requerimientos sobre liquidaciones en materia pensiona! regidos por la ley 100 de
1993.
• Aplicar acciones de revisión de los registros incluidos en el sistema. de tal manera que estos sean
FUNCIONES ESENCIALES RELAC_• IONA _ _ DAS. co_ N CA_º_A u_ No_ DE LOS PROCESOS EN!ILOS
. _ _- -- .- QUE PARTICIPAEL CARGO. . ·-- 11

periódicos.
• Realizar el análisis documental (Sustanciación) con el objeto de corroborar si los documentos

presentados se ajustan a los solicitados en el formulario de la Fiduciaria y que estén conforme a
derecho.
• Realizar la liquidación económica de la prestación, teniendo en cuenta la historia salarial del
docente.
• Apoyar la gestión de las reclamaciones que por salud presenten los docentes afiliados al Fondo
Nacional de Prestaciones Sociales del Magisterio
• Recibir las peticiones de los ciudadanos entregadas por Atención al Ciudadano, distribuir para
su trámite, hacer seguimiento para su respuesta en los tiempos establecidos, recopilar las
mismas y enviar a la oficina de Atención al Ciudadano para su respectivo envío al peticionario
Este documemo es propiedad de fa Secretaría de Educación y Cultura de! Tolima, quien se reserva todos los derechos
'1 4 NOV 2012
Código:


Secretaría.
•Participaren la medición de los indicadores de proceso, según lo establecido en la ficha técnica
de cada indicador y establecer o proponer las acciones respectivas para lograr mayor eficiencia
y efectividad en el proceso.

'):\t~i~.tit~f;~i.1l~kilW~ri~~it~-. SGIM!§IT&~
{!1\;,h,_,_-,l, ~ "'"
<O, ¡,- ,:,.<',; • _ ,
:
~
· . '~~~~~~.!'~\-,;;¡ ~\¡ , , ;b·,~--1.,_··
. . -,~.,._:-,, , ,,J:J. . ,-,;;-

• Normatividad vigente sobre liquidación de prestaciones sociales.
• Conocimientos en administración.
. ·:.. .,
' · •: i ,:{jj~;:'ltli;i\)¡;!1~~1!!§h~;1;~tW.,!~S),~~gFJ!~~~!~t,:: . ;,;; . .
_'
·.·. ' .,,_· -.1 t

ESTUDIOS
profesional en derecho y/o terminación de estudios del pensum
del cargo.
ALTERNATIVA
'1 4 NOV 2012
Código:

6.8.4.19. Técnico Operativo (Prestaciones Sociales del Sector Educativo)
IDENTIFICACIÓN
11
NIVEL Técnico
DENOMINACION DEL
Técnico Operativo
EMPLEO
CÓDIGO 314
GRADO 05

CARGO DEL JEFE
INMEDIATO
CARGOS QUE LE
Ninguno
REPORTAN
PROPÓSITO eRINC:IPAL. 11
Soportar técnica y operativamente la ejecución de las actividades relacionadas con el trámite,
liquidación, reconocimiento y notificación de las prestaciones sociales y económicas del personal.
_- . DE~CRIPC:.IÓN áE FUN,Cl(:)NE:S ESE~CIALl:S 11

relacionadas con el área de prestaciones sociales y económicas de la Secretaría.
• Proyectar el acto de reconocimiento de cesantías parciales y definitivas.
• Ejecutar la sistematización de afiliaciones del personal al Fondo de Prestaciones.
• Atender y proyectar las respuestas de los despachos judiciales y administrativos.
• Sustanciar el procedimiento de recobro de salud ante el fondo de prestaciones sociales del
magisterio.
• Aplicar los descuentos de salud al personal.
• Proyectar el acto de reconocimiento de intereses a las cesantías del personal.
• Liquidación de condenas que dan cumplimiento a los fallos judiciales.
• Proyectar el acto de reconocimiento o negativa la mesada 14 del personal.
• Proyectar el acto de reconocimiento o negativa de las Primas adicionales.
• Atender los requerimientos sobre liquidaciones en materia pensiona! regidos por la ley 100
de 1993.
• Aplicar acciones de revisión de los registros incluidos en el sistema, de tal manera que estos
1 4 NOV 2012
Código:

FUNCIONES ESENCIALES REL. AC.IONADAS.. CO.N CA.DA UN·. O. DE LOS PROCESOS ENf~OS
. . QUE l"ARTICIPA EL éARGO. .. . 11

• Realizar el análisis documental (Sustanciación) con el objeto de corroborar si los

documentos presentados se ajustan a los solicitados en el formulario de la Fiduciaria y que
estén conforme a derecho.
• Realizar la liquidación económica de la prestación, teniendo en cuenta la historia salarial del
docente.
• Apoyar la gestión de las reclamaciones que por salud presenten los docentes afiliados al
Fondo Nacional de Prestaciones Sociales del Magisterio
las mismas y enviar a la oficina de Atención al Ciudadano para su respectivo envío al
peticionario

1 1 4 NOV 2012
Código:

identificadas en los procesos. con el fin de garantizar la calidad del servicio y el

cliente.

·• ,,c.•,¡,,.,,"'" ·,;;:-' ·, ,:,lf,i¡cc,;,f/.!G'.ONQ~IM!t:lN;J';G.S/i&~~&O•ESENpJJilhiES•· , '!'. ·" ' •.'\ • ,, .
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Normatividad vigente sobre liquidación de prestaciones sociales.
:-~~r~1i~~~t~~1ti~-~-: . ·. - ,:,¡Q§J~~•~T~9Jli)S,f!r,l~!'Birti:~At····
-~-"" · , _,_.--. __ ,.,:<..._.~.- _, ,.,~R..:-w~·-c-:,.s~'li.--'• ,-,~ _;1;ic/~·,··:· ;:,•,, ,. •t- ''.'"i:•\_'.,
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:c!>'11:. ,,,,:', ·
·ll ' . :,,,
ESTUDIOS
profesional en áreas Administrativas, Financieras o de sistemas
y/o terminación de estudios del pensum académico de edupación
del cargo.
AL TERNATIVA
1 4 NOV 2012
Código:

6.8.4.20. Secretario (Prestaciones Sociales del sector Educativo)
IDENTIFICACIÓN
i
NIVEL Asistencial
DENOMINACION DEL
Secretario
EMPLEO
CÓDIGO 440
GRADO 07

CARGO DEL JEFE
INMEDIATO
CARGOS QUE LE
Ninguno
REPORTAN
Prestar el apoyo operativo y asistencial para la ejecución de los procesos de prestaciones sociales y
económicas del sector educativo para garantizar la respuesta oportuna a los usuarios del proceso.
OESCRll',~IÓN. DE FUNCIONE$·ESEIIICIALE$
. .
Apoyar operativamente y complementar el desarrollo de las actividades asociadas con la

1
gestión de las prestaciones sociales y económicas.

. Apoyar operativamente la correspondencia solicitada por Entes del Estado .
. Proyectar el acto de liquidación de las cesantías definitivas al personal retirado .
. Proyectar el acto de liquidación de las cesantías definitivas reclamadas en representación
del docente fallecido.
. Elaboración y liquidación de pensiones de jubilación, de vejez, invalidez, sustitución
pensiona!, pensión post-mortem, reliquidación de pensión, ajuste de pensión y seguro por
muerte.
. Mantener actualizado el cuadro de prestaciones sociales del magisterio .
Legales sobre el mismo. No es permitida la transferencia o uso de cualquier información contenida en el, sin acuerdo
1 4 NOV 2012
Código:

• Verificar la veracidad de los documentos fotocopiados del archivo frente a su original.
FUNCIONES E~ENCIALES RELAC. IONADAS•. co. N. CA.DA.UNO DE LOS PROCESOS EN¡;os

.· • . . · QUE PARTICIPA EL CARGO .· 1!

Secretaría cuando se trata de correspondencia interna. distribuir para su trámite o
respuestas y enviar a la oficina de Atención al Ciudadano para su respectivo envío al
destinatario.
PROCESO HOS. Manejo del fondo prestacional
• Apoyar la realización de actividades de trámite, liquidación, reconocimiento y notificación de

los actos administrativos que reconocen o niegan prestaciones sociales y económicas para
los docentes afiliados al Fondo Nacional de Prestaciones Sociales del Magisterio.

'1 4 NOV 2012
Código:


cliente.

==========-=------ccc--eoc-c,---r.---c,--/
, '; 'IEA§~~.
Normatividad vigente en secretariado
Relaciones interterpersonales

del cargo.
AL TERNATIVA N.A
1 4 NOV 2012
Código:

6.8.4.21. Auxiliar Administrativo (Prestaciones Sociales del sector Educativo)
IDENTIFICACIÓN
NIVEL Asistencial
DENOMINACION DEL
EMPLEO
CÓDIGO 407
GRADO 08

CARGO DEL JEFE
INMEDIATO
CARGOS QUE LE
Ninguno
REPORTAN
PROPÓSITO
. .·
PRINCIPAL
Prestar el apoyo operativo y asistencial para la ejecución de los procesos de prestaciones sociales y
económicas del sector educativo para garantizar la respuesta oportuna a los usuarios del proceso.
. - ·. o•.E$CRn~c16N,OE FUN.CIONES ESENCIALES 1
-, ,·. ' . ' .. -:
gestión de las prestaciones sociales y económicas.
• Apoyar operativamente la correspondencia solicitada por Entes del Estado.
• Proyectar el acto de liquidación de las cesantías definitivas al personal retirado.
• Proyectar el acto de liquidación de las cesantías definitivas reclamadas en representación
del docente fallecido.
• Elaboración y liquidación de pensiones de jubilación, de vejez, invalidez, sustitución
pensiona!, pensión post-mortem, reliquidación de pensión, ajuste de pensión y seguro por
muerte.
• Mantener actualizado el cuadro de prestaciones sociales del magisterio.
1 4 NOV 2012
Código:
SECRETARIA DE EDUCACIDN Y CULTURA DEL TOLIMA
_ _ _ _+-__v_e_rs_i_ón_:_0_1_ __,
1----s_1_s_T_E_M_A_1,..N_T_E_G_R_A_D_o_D_E_G_E_s_T_1o_N 4

• Verificar la veracidad de los documentos fotocopiados del archivo frente a su original.
FUNCIONES ESENCIALES RELA ....CIONADAS. CON CADA UNO DE LOS PROCESOS ENI I¡..os
· qUE PARTICIPA EL CARGO •!

respuestas y enviar a la oficina de Atención al Ciudadano para su respectivo envío al
destinatario.
PROCESO H0S. Manejo del fondo prestacional
• Apoyar la realización de actividades de trámite, liquidación, reconocimiento y notificación de

los actos administrativos que reconocen o niegan prestaciones sociales y económicas para
los docentes afiliados al Fondo Nacional de Prestaciones Sociales del Magisterio.

'1 4 NOV 2012
Código:


cliente.

naturaleza y el área de desempeílo del cargo.
~•:,:/ii:t'~-'i>:?~:jt4J~t%l/,]~f&ffi;:;: _~ · =======,,~~----~.;;lf"'",~~"-:."-"'~-~"@:;;;_,~:s:sJ"'S"Jj.;<..;-~,.--;~;c;-!':'-.¡¡¡,l"\,"'J~"'-~"'.J~-{-_-_-c-c~=--::--::~r_,I· .~·'-.--J
Normatividad vigente en secretariado
Relaciones interterpersonales

del cargo.
ALTERNATIVA NA
1 5 oo- -il 1 4 NOV 2012
Código:

6.8.4.22. Técnico Operativo (Certificaciones Sector Educativo)
IDENTIFICACIÓN
NIVEL Técnico
DENOMINACION DEL
Técnico Operativo
EMPLEO
CÓDIGO 314
GRADO 05

CARGO DEL JEFE
INMEDIATO
CARGOS QUE LE
Ninguno
REPORTAN
PROPÓSITO· PRINCIPAL
'
Soportar técnica y operativamente la ejecución de las actividades relacionadas con la expedición de

los certificados de la Secretaria de Educación y Cultura, de acuerdo a las normas y procedimientos
vigentes, de manera oportuna y confiable.

relacionadas con la expedición de las certificaciones de la Secretaria.
• Realizar las acciones correctivas que sean necesarias como resultado de la verificación de
los registros documentales existentes en las historias laborales del personal del sector
educativo.
FUNCIONES ESENCIALES•RELACIONADAS CON.CADA UNO O.E LOS PROCESOS EN OS

•·. . . QüE,PARTICIPA.EL CARGO . ·. ·
1 4 NOV 2012
Código:


• Gestionar el proceso de generación de los certificados de tiempo de servicio, certificados

de escalafón, cartas laborales y bonos pensionales, a partir de la información consignada
en la hoja de vida del funcionarioy asegurar que la información certificada es correcta y
válida.

cliente.
1 4 NOV 2012
Código:
GOBERNACIÓN DEL TOLIMA SEC-MAN-TH-001 ~
SECRETARIA DE EDUCACION Y CULTURA DEL TOLIMA ()//
_ _ _ _s_1_s_T_EM_A_,1,...N_T_EG_R_A_D_o_D_E_G_E_s_T_1o_N
_ _ _ _ _ _ _v_e_rs_io_·n_:_0_1_ _ .. : 3/




Doce (12) meses de experiencia relacionada con el sector
educativo.
ALTERNATIVA
1 4 NOV 2012
Código:

6.8.4.23. Auxiliar Administrativo {Certificaciones Sector Educativo)
IDENTIFICACIÓN
NIVEL Asistencial
DENOMINACION DEL
EMPLEO
CÓDIGO 407
GRADO 10

CARGO DEL JEFE
INMEDIATO
CARGOS QUE LE
Ninguno
REPORTAN
PROPÓSITO
.
·
PRINCIPAL 1
.. 1
Prestar apoyo operativo y asistencial para la recopilación de la información generada en el

desarrollo de las actividades relacionadas con la gestión de hojas de vida (Historias laborales) de la
Secretaria de Educación y Cultura y la expedición de certificados.
· DES.~RIPCl<:>N DE FONC.IONES ESENC_IALES
.
.• 1
'
Apoyar operativamente y complementar el desarrollo de las actividades requeridas para la
administración eficaz de las hojas de vida de los funcionarios de la Secretaría
. Actualizar los registros existentes en el sistema de información asignado para la ejecución
del proceso de talento humano. como resultado de la verificación de los registros
documentales existentes en las historias laborales.
. Aplicar acciones de revisión de los registros ingresados, de tal manera que estos sean
os
FUNCIONES ESE_NCIALES ~EL~CIONADAS CON CADA UNO DE LO$ PROCESOS EN
.. · -. · ·. ··. . QUE PARtlCIPA EL CARGO · 1
1 oa- - 1 4 NOV 2012
Código:


• Recibir las hojas de vida con soportes e ingresar al sistema.

• Generación de los certificados de tiempo de servicio, certificados de escalafón, cartas
laborales y bonos pensionales, a partir de la información consignada en la hoja de vida del
funcionario y asegurar que la información certificada es correcta y válida.

cliente.
previo y documentado, ni su reproducción total a parcial por parte de cualquier persona o entidad.
Código:



Manejo de herramientas ofimáticas, interne!.

del cargo.
ALTERNATIVA N/A
r1 4 NOV 2012
Código:

6.8.4.24. Auxiliar Administrativo (Certificaciones Sector Educativo)
IDENflFICACIÓN
1
NIVEL Asistencial
DENOMINACION DEL
EMPLEO
CÓDIGO 407
GRADO 08

CARGO DEL JEFE
Técnico Operativo (Certificaciones)
INMEDIATO
CARGOS QUE LE
Ninguno
REPORTAN
· .· P~()PÓSITOPRINCJPAL
.··., '. ' .. 11
.
Prestar apoyo operativo y asistencial para la recopilación de la información generada en el

desarrollo de las actividades relacionadas con la gestión de hojas de vida (Historias laborales) de la
Secretaría de Educación y Cultura .
. .
,
.
·,:' 05sp~P,q!~!II OE FUNCIGNl:S ~s~,t<JCIALES 11
. ,
Apoyar operativamente y complementar el desarrollo de las actividades requeridas para la

administración eficaz de las hojas de vida de los funcionarios de la Secretaría
. Aplicar acciones de revisión de los registros ingresados, de tal manera que estos sean
FyNc10Nes 1;~!:t:J(>I.O..LES;~ELi\CJC>~ADA~ coN cAp.o.. uNo DE Los PROCE.sos EN Nºs

. .. , :. ...... ·., .-..: : .· . . ·: . ,,QUJ:
, _{
PARTIGIPA
'--·- ' .. '·
EL
--,
--·'
CARGO'
_,,,
'•'' ·..
· . '
Código:
Vigente desde:

• Recibir las hojas de vida con soportes e ingresar al sistema.

• Generación de los certificados de tiempo de servicio, certificados de escalafón, cartas
laborales y bonos pensionales, a partir de la información consignada en la hoja de vida del
funcionario y asegurar que la información certificada es correcta y válida.

cliente.
' 5 o o- -.:11 1 4 NOV 2012
Código:
\
Vigente desde:

Manejo de herramientas ofimáticas, interne!.

del cargo.
ALTERNATIVA N/A
·1 4 NOV 2012
Código:

6.8.5. Profesional Especializado (Atención al Ciudadano y Gestión Documental)
IDENTIFICACIÓN
1
NIVEL Profesional
DENOMINACION DEL
EMPLEO
CÓDIGO 222
GRADO 06
DEPENDENCIA Dirección Administrativa y Financiera

CARGO DEL JEFE
INMEDIATO
CARGOS QUE LE Profesional Universitario (Atención al Ciudadano)
REPORTAN Profesional Universitario (Gestión Documental)
. 11
Coordinar, planear, gestionar, ejecutar, verificar y controlar los procesos de atención al ciudadano y
gestión documental del sector educativo, para asegurar el cumplimiento de la normatividad vigente y
garantizar la satisfacción de los usuarios de la comunidad educativa. Garantizando la
implementación y uso de los sistemas de información asignados para la ejecución del proceso.
DESCRIP.CIÓN DE FUNCIONES ESENCIALES

11
• Coordinar, supervisar y controlar los procesos relacionados con la Atención al Ciudadano y
la Gestión Documental de la Secretaría de Educación y Cultura.
• Promover la aplicación de políticas de uso cero papel en el sector educativo .
FUNCIONES _ESENCIALES RELACIONADAS CON.CADA UNO.DE LOS PROCESOS ENIIOS
. · QUE PARTICIPA EL CARGO .
1 4 NOV 2012
Código:

desarrollar.

área de planeacíón. Identificar riesgos y reportar al área de planeacíón los ajustes
• Gestionar con los funcionarios responsables de la Secretaría de Educación y Cultura las

quejas y reclamos, analizando su contenido y las necesidades expuestas por el ciudadano;
lo anterior, teniendo en cuenta los parámetros de oportunidad establecidos para los tiempos
de respuesta.
• Analizar la información consolidada de los reportes de atención al ciudadano y
correspondencia, preparar la reunión mensual de seguimiento e informar al Comité Directivo
el estado de avance de la POR en el Sistema de Información.
• Establecer métodos que permitan obtener, identificar y evaluar el grado de satisfacción de

las necesidades y expectativas de los usuarios dando cumplimiento a los requisitos
relacionados con la prestación del servicio por parte de las diferentes dependencias de la
Secretaría de Educación y Cultura,, mediante el seguimiento continuo y el aprovechamiento
de la información en beneficio del usuario y de la entidad.

1 4 NOV 2012
Código:

• Elaborar cronograma para la elaboración del plan de compras y solicitar necesidades a

cubrir, tanto a las áreas de la Secretaria de Educación y Cultura como a los
Establecimientos Educativos, con el fin de identificar las necesidades de funcionamiento y
de inversión de estos.
• Elaborar y ajustar el plan de compras de acuerdo a las necesidades identificadas, con el fin
de presentarlo al Comité de Compras para su aprobación y posterior envío al Ente
Territorial.
• Verificar plan de compras aprobado Vs. compras reales, con el fin de verificar su
cumplimiento e identificar y analizar las desviaciones existentes, generando los correctivos
requeridos para corregirlas, en los casos en que aplique, presentando los informes de
gestión de acuerdo al comportamiento de éste.
• Verificar que los estudios de conveniencia y viabilidad recibidos en el área, se encuentren
correctos, de acuerdo a la normatividad vigente y a su definición técnica, con el fin
aprobarlos y así continuar con el proceso de compra o informar de la negación de éste al
solicitante.
• Asignar los interventores internos de la Secretaría de Educación y Cultura, con el fin de
realizar seguimiento y liquidar los contratos y convenios que sean suscritos.
• Identificar los proveedores o contratistas de la Secretaría de Educación y Cultura que
requieren evaluación e informar a los interventores de éstos, con el fin de realizarla y así
poder generar los correctivos requeridos en los casos en que aplique.
PROCESO 102. Gestionar recursos físicos
• Estimar el presupuesto para la elaboración del plan de mantenimiento preventivo de los

Establecimientos Educativos, de acuerdo a la información histórica obtenida, y enviar ésta
información al Ente Territorial para su consolidación.
• Realizar seguimiento a los planes de mantenimiento, con el fin de verificar el cumplimiento a
la ejecución de estos y generar los ajustes requeridos.
funcionarios.
1 4 NOV 2012
Código:



Secretaría.
• Gestionar el control de los documentos que hacen parte del sistema de gestión de calidad,
incluidos los registros; de tal manera que se garantice su uso correcto y adecuado, se
conserven legibles, fácilmente identificables y recuperables buscando que con éstos se
proporcione evidencia de la conformidad con los requisitos así como de la operación eficaz
del SGC.
Reglamento y Ley General de Archivos.
1 4 NOV 2012
Código:
GOBERNACIÓN DEL TOLIMA SEC-MAN-TH;Q01
SISTEMA INTEGRADO DE GESTION Versión: 01 ·

Manejo de herramientas ofimáticas e Internet.

Gestión documental y técnicas archivísticas

11
ESTUDIOS
Título Profesional en Administración Pública Territorial.
Administración de Empresas, Mercadeo. Ciencias de la
Información y Documentación o Ingeniería Industrial.
Título de Postgrado en áreas Administrativas. Logística, Gerencia

de Proyectos o Gerencia Pública.
AL TERNA TIV A
• Dos (2) años de experiencia profesional. siempre que se

acredite el titulo profesional; o Título profesional adicional
al exigido en el requisito del respectivo empleo, siempre
y cuando dicha formación adicional sea afín con las
Este documento es propiedad de !a Secretaría de Educación y Cultura del To/irna, quien se resenJa todos los derechos
previo y documentado. ní su reproducción total o parcial por parte de cualquier persona o entidad.
1500--- 1 4 NOV 2012
Código:
SEC-MAN-TH-001
Versión: 01
Oy
Vigente desde:
6.8.5.1. Profesional Universitario (Atención al Ciudadano del Sector Educativo)
IDENTIFICACIÓN
1
NIVEL Profesional
DENOMINACION DEL
EMPLEO
CÓDIGO 219
GRADO 04
CARGO DEL JEFE

INMEDIATO
CARGOS QUE LE
Auxiliares Administrativos.
REPORTAN
11
Planear, ejecutar, verificar y controlar el proceso de atención al ciudadano de la Secretaria,
para cumplir los objetivos establecidos con relación al mejoramiento de la atención y
satisfacción de los requerimientos de la comunidad educativa.
DESC~IPCIÓN DE FUNCIONES.ESENCIALES
-· 11
. . .
Asesorar, apoyar y coordinar las actividades requeridas para la administración eficaz del
área de atención al ciudadano de la Secretaria de Educación y Cultura.
. Dirigir y controlar las actividades asignadas al personal a su cargo, con el fin de asegurar el
. Supervisar la administración de la correspondencia recibida en la secretaria, garantizando la
correcta distribución en las diferentes áreas de la secretaría y monitoreando la respuesta
oportuna a cada una de las solicitudes.
sector educativo, garantizando su adecuado uso en la Secretaria de Educación y Cultura y/o
en los Establecimientos Educativo y en coordinación con el área de Gestión de Tecnología
de la Secretaria de Educación y el Ministerio de Educación Nacional.
FUNCIONES ESENCIALES RELACIONADAS coN CADA UNO .DE Los PROCESOS ENl4os
1 4 NOV 2012
Código:


1:
• Realizar seguimiento a los tiempos de respuesta de la correspondencia
• Consolidar los reportes de atención al ciudadano de acuerdo con las herramientas del
Sistema de Información y generar las estadísticas que permitan analizar el comportamiento
de las PQR, para la toma de acciones correctivas y preventivas.
• Garantizar la oportuna actualización de los ejes temáticos definidos en el Sistema de

Información.
• Gestionar la medición de la satisfacción del cliente con relación al servicio prestado por la
con el objetivo de establecer el cumplimiento de los objetivos relacionados y elaborar el
informe requerido en la revisión del SGC.




1 4 NOV 2012
Código:


Secretaría.



1 4 NO'J 2012
Código:
Vigente desde:
Legislación Educativa y del Sector Público.
Conocimiento sobre prestación de servicios y atención al usuario.
Conocimiento general de los procesos misionales y de apoyo en el sector educativo.
Manejo de indicadores de gestión y estadísticas.
ESTUDIOS Título Profesional en Administración de Instituciones de

Servicios, Administración Pública Territorial, Administración de
Empresas, Mercadeo, licenciatura en ciencias sociales o
Ingeniería Industrial.
ALTERNATIVA N/A
1 4 NOV 20i2
Código:

6.8.5.2. Auxiliar Administrativo Atención al Ciudadano
IDENTIFICACIÓN
NIVEL Asistencial
DENOMINACION DEL
EMPLEO
CÓDIGO 407
GRADO 08
NÚMERO DE CARGOS Cinco (5)
CARGO DEL JEFE

Profesional Universitario Atención al Ciudadano
INMEDIATO
CARGOS QUE LE
Ninguno
REPORTAN
i
PROPÓSITO. PRINCIPAL 1
. '
1
Atender y orientar al ciudadano cuando se acerca a la Secretaria de Educación y Cultura con sus
solicitudes y requerimientos y gestionar el trámite para dar una adecuada y oportuna respuesta.
DESCRIPCIÓN DE FUNCIONES ESEl'JCIALES

1
• Realizar actividades de apoyo para la buena marcha y desarrollo de los procesos y

funciones del área de atención al ciudadano de la Secretaria de Educación y Cultura.
FUNCIONES ESEIII.C.IALES RELA9I0IIIADAS CON CADA U.NO DE LOS PROCESOS E

¡ºs
• Brindar atención primaria al ciudadano que se acerca a la Secretaría de Educación

y Cultura para ofrecerle orientación acerca de su requerimiento o inquietud.
• Recibir, revisar, clasificar y remitir las solicitudes, peticiones, quejas y reclamos que
Este documento es propiedad de la Secretaria de Educación y Cultura de{ Tolima, quien se reserva todos los derechos
4 NOV 2012
Código:

los ciudadanos presenten en la Secretaría de Educación y Cultura para dar trámite

a las mismas de acuerdo a los procedimientos establecidos.
• Recibir, clasificar. notificar o enviar respuesta a las solicitudes, peticiones, quejas y
reclamos para promover la satisfacción del cliente.
Atender requerimientos de los entes externos de control los cuales consisten en

atención a visitas de auditoria o revisión, solicitudes de presentación de informes
eventuales o de informes periódicos.
Participar en la identificación y seguimiento a las acciones preventivas y

correctivas definidas para eliminar las causas de las no conformidades reales o
potenciales identificadas en los procesos, con el fin de garantizar la calidad del
servicio y el mejoramiento continuo de la Secretaria.
Participar en la medición de los indicadores de proceso, según lo establecido en
la ficha técnica de cada indicador y establecer o proponer las acciones
respectivas para lograr mayor eficiencia y efectividad en el proceso.
Participar en la definición de las acciones para eliminar el producto no conforme
generado en el proceso. con el fin de garantizar que este no se entregue de
manera intencional al cliente.
Velar por el ajuste y mejoramiento continuo de los procedimientos que se
realizan en su dependencia, optimizando los trámites para el mejor
aprovechamiento de los recursos.
• Archivar los registros generados en el desarrollo de las actividades de la

dependencia, para garantizar el control de los documentos y registros,
cumpliendo con lo establecido en la tabla de retención documental.
• Realizar la transferencia secundaria de los documentos, después de haber
cumplido el tiempo de retención, de acuerdo con lo establecido en la tabla
• Las demás funciones asignadas por la autoridad competente de acuerdo
con el nivel, la naturaleza y el área de desempeño del cargo.
oo--iíl 1 4 NOV 2012.
Código:

, '
'
1
Conocimientos Secretariales,
Técnicas de redacción y ortografía,
Técnicas de Archivo y Correspondencia,
Relaciones Interpersonales y Servicio al Cliente

herramientas ofimáticas,
del cargo,
ALTERNATIVA N/A
Este documento es propiedad de fa Secretaria de Educación y Cultura del Tolima, quien se reserva todos los derechos
1 5 Oo- -':lrt 1 4 NOV 2012

6.8.5.3. Auxiliar Administrativo Atención al Ciudadano (Sector Educativo - Recursos

Propios)
IDENTIFICACIÓN
. .
NIVEL Asistencial
DENOMINACION DEL
EMPLEO
CÓDIGO 407
GRADO 04
CARGO DEL JEFE

Profesional Universitario Atención al Ciudadano
INMEDIATO
CARGOS QUE LE
Ninguno
REPORTAN
i'
.... . ·. PROPÓSITO
-· .
PRINCIPAL
. ' '
' 1
Atender y orientar al ciudadano cuando se acerca a la Secretaría de Educación y Cultura con sus
solicitudes y requerimientos y gestionar el trámite para dar una adecuada y oportuna respuesta.
..
·•
':: -D1:S.éRIP,CIÓN
.. ..,. '--,' .- ' -.· DE f'ÜNGIO'NES
.. - .. - ESENCIAL.ES
' .,.. - ..
.. ,_,'.·_ _
.. ' '.- ,• ,,•
", -,. ' -;. _(·
1
• Realizar actividades de apoyo para la buena marcha y desarrollo de los procesos y

funciones del área de atención al ciudadano de la Secretaría de Educación y Cultura.
..
fUNCIONES E$1:~CIA!,.E$ REL:ci~~.:~:.ci,;~~r~:i~~O DE LOS PROCESOS E
, __ ·:_ '.'

,,, ''. . . '' ' ,' '
íºs
• Brindar atención primaria al ciudadano que se acerca a la Secretaría de Educación
y Cultura para ofrecerle orientación acerca de su requerimiento o inquietud.
legales sobre el misma. No es permitida la transferencia o uso de cualquier información contenida en el, sin acuerdo
1 4 NO
Código:

• Recibir, revisar, clasificar y remitir las solicitudes, peticiones, quejas y reclamos que
los ciudadanos presenten en la Secretaría de Educación y Cultura para dar trámite
a las mismas de acuerdo a los procedimientos establecidos.
• Recibir, clasificar, notificar o enviar respuesta a las solicitudes, peticiones, quejas y
reclamos para promover la satisfacción del cliente.
Atender requerimientos de los entes externos de control los cuales consisten en

atención a visitas de auditoría o revisión, solicitudes de presentación de informes
eventuales o de informes periódicos.
Participar en la identificación y seguimiento a las acciones preventivas y

correctivas definidas para eliminar las causas de las no conformidades reales o
potenciales identificadas en los procesos, con el fin de garantizar la calidad del
servicio y el mejoramiento continuo de la Secretaría.
Participar en la medición de los indicadores de proceso, según lo establecido en
la ficha técnica de cada indicador y establecer o proponer las acciones
respectivas para lograr mayor eficiencia y efectividad en el proceso.
Participar en la definición de las acciones para eliminar el producto no conforme
generado en el proceso. con el fin de garantizar que este no se entregue de
manera intencional al cliente.
Velar por el ajuste y mejoramiento continuo de los procedimientos que se
realizan en su dependencia, optimizando los trámites para el mejor
aprovechamiento de los recursos.
• Archivar los registros generados en el desarrollo de las actividades de la

dependencia, para garantizar el control de los documentos y registros,
cumpliendo con lo establecido en la tabla de retención documental.
• Realizar la transferencia secundaria de los documentos, después de haber
cumplido el tiempo de retención, de acuerdo con lo establecido en la tabla
• Las demás funciones asignadas por la autoridad competente de acuerdo
1 4 NOV 2012
Código:
(Jf'

con el nivel, la naturaleza y el área de desempeño del cargo.
Manejo de herramientas ofimáticas e interne\
Técnicas de redacción y ortografía.
Relaciones Interpersonales y Servicio al Cliente
del cargo.
ALTERNATIVA N/A.
1 4 NOV 2012
Código:

6.8.5.4. Profesional Universitario (Gestión Documental - Sector Educativo)
IDENTIFICACIÓN
NIVEL Profesional
DENOMINACION DEL
EMPLEO
CÓDIGO 219
GRADO 04

CARGO DEL JEFE
INMEDIATO
Técnico Operativo Gestión Documental
CARGOS QUE LE
REPORTAN
Auxiliar Administrativo Gestión Documental
1
Gestionar y controlar el manejo del archivo, para cumplir los objetivos establecidos con relación
al mejoramiento de la atención y satisfacción de los requerimientos de la comunidad educativa.
DESGRIPCIÓN DE FUNCIONES ESENCIALES
. .
. .· ·. 1
Supervisar la administración del archivo histórico, garantizando la conservación de la

información y la oportuna respuesta a cada una de las solicitudes.
. Efectuar seguimiento a la custodia, conservación y actualización de las historias laborales
del personal administrativo, docente y directivo docente con el objetivo de asegurar el
suministro de información oportuna, confiable y actualizada.
FUNCIONES ESE:1\1,CIALES RELACIONADAS CON CADA UNO DE LOS PROCESOS EN ~os

. . . .. . . QUE PARTICIPA EL CARGO ·
o PROCESO E01. Gestionar solicitudes y correspondencia
• Consolidar la información de las solicitudes, analizar y generar estadísticas oportunamente
para el mejoramiento de la gestión del área y en general de la Secretaría.
• Participar en el análisis de la información consolidada de los reportes de atención al
ciudadano y correspondencia, apoyar la preparación de la reunión mensual de seguimiento
1 4 NOV 2012
Código:

y asistir a la misma oportunamente.

Secretaría.
PROCESO N02. Administración de documentos.
• Administrar el archivo histórico de la Secretaría de Educación y Cultura del Tolima.

• Actualizar las tablas de retención documental de la Secretaría de Educación y Cultura del
Tolima.
• Gestionar el archivo de los registros generados en los diferentes procesos de la Secretaría,
para garantizar el control de los documentos y dar cumplimiento a lo establecido en la tabla
tiempo de retención, con el fin de dar cumplimiento a lo establecido en la tabla de retención
documental.
1 4 NOV 2012
Código:

• Las demás funciones asignadas por la autoridad competente de acuerdo con el nivel. la
Valoración documental.
Elaboración y aplicación tablas de retención documental.
Metodologías, conservación documental.
Título Profesional en Ciencias la Información, Ciencias

Archivísticas o de la Documentación.

ALTERNATIVA
N/A
Este.documento es propiedad de la Secretaria de Educación y Cultura del Tolima, quien se reserva todos los derechos
1 4 NOV 2012
Código:

6.8.5.5. Técnico Operativo (Gestión Documental- Sector Educativo)

i
IDi:NTIFICACIÓN 1
NIVEL Técnico
DENOMINACION DEL
Técnico Operativo
EMPLEO
CÓDIGO 314
GRADO 05

CARGO DEL JEFE
Profesional Universitario Gestión Documental
INMEDIATO
CARGOS QUE LE
Ninguno
REPORTAN
..
i1
PROPÓSITO.PRINCIPAL
' . -_.',
. - ,.,_ .'. '
1
Soportar técnicamente y complementar la ejecución de las actividades relacionadas con el

proceso de gestión documental, para cumplir los objetivos establecidos con relación al
mejoramiento de la atención y satisfacción de los requerimientos de la comunidad educativa.
DESCRIPCIÓN DE F\JNC!ONES ESENCIALES
.. . .
1
Desarrollar los procesos y procedimientos en labores técnicas relacionadas con la

administración eficaz del área de Gestión Documental de la Secretaría de Educación y Cultura.
os
FUNCIONES ES~J1.IC1ALES RE~'1.<?1pNADAS CON CADA UNO DE LOS PROCESOS EN
. ' . .. · ··• · ·· • .QlJE PARTICIPA EL CARGO .
• 1
• Recibir las solicitudes del usuario interno y externo, para adelantar su trámite o respuesta
en los tiempos establecidos.
• Recibir, clasificar y enviar respuesta a las solicitudes, correspondencia, peticiones, quejas y
reclamos para promover la satisfacción del usuario.
1 4 NOV 2012
Código:


cliente.
• Participar en la actualización de las tablas de retención documental de la Secretaría de

• Realizar el archivo de los registros enviados a archivo central, de acuerdo con lo definido en
el control de los documentos y dar cumplimiento a lo establecido en la tabla de retención
documental.
tiempo de retención, con el fin de dar cumplimiento a lo establecido en la tabla de retención
documental.
Manejo de herramientas ofimáticas, internet y bases de datos
1 4 NOV 2012
Código:

Valoración documental.
Elaboración y aplicación tablas de retención documental.
Conservación preventiva en archivos.
Metodologías, conservación documental.
ESTUDIOS Titulo de formación tecnológica o técnica profesional en ciencias

de la información, ciencias archivísticas o de la documentación
y/o terminación de estudios del pensum académico de educación
superior de las mismas áreas.
del cargo.
ALTERNATIVA
cuando se acredite la terminación la aprobación de los estudios
1 4 NOV 201-2
Código:

6.8.5.6. Auxiliar Administrativo (Gestión Documental - Sector Educativo)
1
IDENTIFICACIÓN 1
. 1
NIVEL Asistencial
DENOMINACION DEL
EMPLEO
CÓDIGO 407
GRADO Ocho (08)
CARGO DEL JEFE

Profesional Universitario Gestión Documental
INMEDIATO
CARGOS QUE LE
Ninguno
REPORTAN
P~Of>ÓSITO PRINCIPAL,
. 1
Ejecutar las labores de apoyo relacionadas con la gestión documental para cumplir los objetivos
establecidos con relación al mejoramiento de la atención y satisfacción de los requerimientos de
la comunidad educativa.
D,ESCRIPGIÓN DE FUNCIONES ESENCIALES
. .
1
Realizar actividades de apoyo para la buena marcha y desarrollo de los procesos y funciones
del área de gestión documental.
FU.NCIONES ESENCJ~LES RELACIONADAS CON CADA UNO DE LOS PROCESOS EN os
.. <ijlJE PARTICIPA EL CARGO

r1' 5 Oo- -,,~
. 1 4 NOV 2012
Código:

las mismas y enviar a de Atención al Ciudadano para su respectivo envio al peticionario.

procesos, con el fin de garantizar la calidad del servicio y el meJoramiento continuo de la
Secretaría.

técnica de cada indicador y establecer o proponer las acciones respectivas para lograr mayor
• Participar en la definición de las acciones para eliminar el producto no conforme generado en

el proceso, con el fin de garantizar que este no se entregue de manera intencional al cliente.


garantizar el control de los documentos y registros, cumpliendo con lo establecido en la tabla
.1 4 NOV 2012
Código:
,,
MACROPROCESO : TALENTO HUMANO Pág. 346 de 412 l.·

'
Manejo de herramientas de ofimática e interne!
ESTUDIOS
del cargo.
ALTERNATIVA NA
1 4 NOV 2012
Código:

6.8.6. Profesional Especializado (Gestión de Tecnología Informática y Comunicaciones y

de Sistemas de Información del Sector Educativo)
IDENTIFICACIÓN
NIVEL Profesional
DENOMINACION DEL
EMPLEO
CÓDIGO 222
GRADO 06
CARGO DEL JEFE

INMEDIATO
Profesionales Universitarios Gestión Tecnológica
CARGOS QUE LE
REPORTAN
Técnicos Operativos Gestión Tecnológica
Coordinar y liderar la gestión de Tecnología Informática y de comunicaciones del sector educativo

oficial del departamento del Tolima, planeando, ejecutando, verificando y controlando los procesos
asignados, gestionando, asesorando e implementado programas y proyectos de Tecnologías de la
Información y de las Comunicaciones TIC, aplicados a las instituciones educativas oficiales y la
Secretaria de Educación y Cultura, administrando el sistema de información del sector educativo,
garantizando su buen desempeño y adecuada utilización, de acuerdo a las normas y
procedimientos establecidos.
D,ES.CRIPCIÓ,N DE FUNCIONES ESENCIALES
·,'' 1
• Coordinar, administrar y asesorar las actividades requeridas para ejecutar el proceso de
gestión de la tecnología informática y de comunicaciones TIC del sector educativo oficial en
el departamento del Tolima en la Secretaría de Educación y Cultura.
• Coordinar, administrar y asesorar las actividades requeridas para ejecutar el proceso de
Gestión de Sistemas de Información y plataformas del sector educativo oficial del
departamento del Tolima determinadas por la Secretaría de Educación y Cultura y el
1 4 NOV 20
Código:

• Liderar, coordinar y representar en los casos asignados a la Secretaría de Educación y

Cultura en los programas y proyectos de Tecnologías de la Información y Comunicaciones
que se ejecuten con entes nacionales y departamentales.
• Administrar la plataforma de tecnología informática y de comunicaciones de la Secretaría de
• Liderar y coordinar la implementación de sistemas de información del sector educativo oficial
de conformidad a los requerimientos propios del sector y a los lineamientos y en
coordinación con el Ministerio de Educación Nacional.
• Definir, Planear, gestionar, verificar y controlar las políticas de seguridad informática del
sector educativo.
• Garantizar la implementación, puesta en funcionamiento y bueno uso de los sistemas de
información del sector educativo, en la secretaría de educación y cultura y las instituciones
educativas oficiales del departamento del Tolima.
• Dirigir, coordinar y controlar las actividades asignadas al personal a su cargo, con el fin de
asegurar el cumplimiento de los objetivos del área o grupo de trabajo.
FUNCIONES, ESENCIALES.. RE. L

.. A
..C. IONAD···AS C. ON. CADAUN.Q DE LOS PROCES~ EN
LCJS QUE PARTICIPA E:LCARGO . 1!
• Desarrollar las actividades relacionadas con la formulación de proyectos TIC aplicado al
sector educativo oficial del departamento del Tolima, asignadas al área a la cual pertenece,
teniendo en cuenta la información contemplada en los formatos del módulo de
identificación de la metodología general ajustada MGA y las características de la iniciativa
a desarrollar.

• Gestionar la ejecución de los proyectos del sector educativo oficial del departamento del
Tolima, asignados a su cargo y realizar seguimiento a los mismos, teniendo en cuenta los
parámetros legales vigentes y los criterios técnicos definidos por el área de planeación.
Identificar riesgos y reportar al área de planeación los ajustes requeridos para asegurar el
cumplimiento de los objetivos de los proyectos a su cargo.

PROCESO G01. Gestión del sistema de información

• Administrar el sistema de información del sector educativo oficial del departamento del
Tolima, necesario para el funcionamiento de la Secretaría de Educación y Cultura y de
conformidad a los lineamientos y normatividad que se determinen en cuanto a entrega de
información.
1 4 NOV 2012
Código:

• Coordinar conjuntamente con el área de talento humano, la capacitación del personal

administrativo, docente y directivo docente responsable de la recolección de la información
del sector educativo oficial del departamento del Tolima.
• Coordinar la consolidación y validación de la información generada por los
Establecimientos Educativos oficiales del departamento del Tolima y las áreas de la
Secretaría de Educación y Cultura, con el fin de contar con insumos de calidad para la
toma de decisiones.
• Coordinar la generación de los reportes de información que exige la normatividad y los
demás requeridos por las áreas de la Secretaría de Educación y Cultura y los
Establecimientos Educativos para la toma de decisiones.

funcionarios.
cambios organizacionales, políticos y culturales con el fin de fortalecer a la entidad y esto
se viabilice en un servicio más eficiente y amable frente al ciudadano.

• Detectar las necesidades del sector educativo oficial del departamento del Tolima -
Secretaría de Educación y Cultura, de adquisiciones, diligenciar los formatos de requisición
de compra y estudio de conveniencia y viabilidad del área y enviarlas para su trámite, con
el fin de solicitar las compras necesarias para cubrir las necesidades de funcionamiento.
• Realizar seguimiento a los contratos y convenios suscritos por la Secretaría de Educación
y Cultura, en donde haya sido delegado como Supervisor, velando por su correcta
ejecución, de acuerdo a lo establecido contractualmente y a la normatividad vigente,
ajustando los cronogramas de seguimiento, cuando se requiera, así como elaborar las
solicitudes de compromisos de pago generadas durante la supervisión.
1 4 NOV 2012
Código:


PROCESO L01. Formulación y ejecución del plan de tecnología e informática

• Coordinar la definición, actualización y seguimiento al plan estratégico de tecnología
informática (PETI) de la Secretaría de Educación y Cultura.
PROCESO L02. Mantenimiento y soporte técnico de la infraestructura tecnológica

• Coordinar y liderar la solución a los requerimientos de soporte técnico de segundo nivel
(asesoría telefónica especializada, o visita de campo) y coordinar el soporte ofrecido por
proveedores para asegurar el correcto funcionamiento de la plataforma tecnológica e
informática del sector educativo oficial de la Secretaría de Educación y Cultura.
• Coordinar las actividades del mantenimiento preventivo y establecer las condiciones
iniciales (alcances, procedimientos, formatos) para garantizar el correcto funcionamiento de
los componentes de la infraestructura tecnológica del sector educativo oficial del
departamento del Tolima - Secretaria de Educación y Cultura.
PROCESO L03. Administración de la plataforma tecnológica informática

• Coordinar, planear, dirigir, organizar y controlar las actividades relacionadas con la
administración de hardware, software y comunicaciones informáticas del sector educativo
para brindar el correcto, oportuno y permanente funcionamiento de la plataforma
tecnológica que soporta los procesos de la Secretaría de Educación y Cultura y
• Identificar y coordinar las actividades de actualización y diseño de la página Web de la
Secretaría de Educación y Cultura, basado en los requerimientos realizados por las áreas
de la Secretaría de Educación y Cultura y los establecimientos educativos.
• Liderar, planear, coordinar y controlar el desarrollo o actualización de software, ya sea que
éste sea desarrollado por el área de Gestión Tecnológica o una entidad externa, con el fin
cubrir los requerimientos de manejo de información de los procesos misionales y de apoyo
de la Secretaria de Educación y Cultura.
• Planear, dirigir, ejecutar, controlar y socializar las políticas de seguridad y uso de la
plataforma tecnológica y los sistemas de información del sector educativo.
PROCESO L04. Mantenimiento y administración de la seguridad de la plataforma

tecnológica
• Coordinar y verificar la estrategia que garantice la integridad y seguridad de la información
de la Secretaria de Educación y Cultura, programando y asignando actividades de
administración de copias de sequridad, verificando v realizando el sequimiento al control de
1 4 NOV 2012
Código:
MACROPROCESO : Pág. 351 de 412 · .\
Vigente desde:
acceso a los recursos tecnológicos por parte de los usuarios y funcionarios de la

Secretaría.
• Definir y actualizar constantemente el plan de contingencia de la Secretaría de Educación y
Cultura con el fin de garantizar la continuidad y sostenimiento en la prestación de los
servicios de la Secretaría de Educación y Cultura.


el fin de garantizar la calidad del servicio y el mejoramiento continuo de la Secretaria.
comunicaciones y comité de capacitación, bienestar e incentivos.

• Cumplir con los lineamientos establecidos por el reglamento de archivo y los
procedimientos de Control de Documentos y Control de Registros, adoptados en la
Certificación de Administrador y en Módulos del Sistema Humano Web para el sector educativo
Administración de sistemas de información del sector educativo, Gestión de matricula "SIMAT",
Atención al Ciudadano "SAC", Sistema de Gestión de la Calidad Educativa SIGCE, plataforma de
labores).
Certificación en la norma ISO 9001: 2008 y/o Auditor Interno o la norma NTCGP 1000:2009 y el
Modelo Estándar de Control Interno MECI 1000:2005
4 NOV 2012
Código:

Certificación de conocimientos en administración de Bases de Datos

Certificación de conocimientos en la infraestructura tecnológica.
Planeación estratégica de tecnología e informática.
Administración de redes LAN y de seguridad en tecnología.
REQUISITOS DE ESTUDIOS Y EXPERIENCIA ¡:

ESTUDIOS
Título Profesional en Ingeniería de Sistemas.
Titulo de Postgrado en Ingeniería de Software, Administración de
Sistemas, Gerencia de Tecnologías o de sistemas de
información.
Treinta y seis (36) meses de experiencia profesional en el sector
educativo especifica con las funciones del cargo.
ALTERNATIVA
Titulo de postgrado por:
Dos (2) años de experiencia profesional en el sector educativo,
siempre que se acredite el título profesional afín con las
funciones del cargo; o Titulo profesional adicional al exigido en el
requisito del respectivo empleo, siempre y cuando dicha
formación adicional sea afín con las funciones del cargo.
tSte documento es propiedad de la Secretaría de Educación y Cultura del To/ima, quien se reserva todos los derechos
legales sobre el mismo, No es permitida la transferencia o uso de cualquier información contenida en el, sin acuerdo
1 4 NOV 2
Código:

6.8.6.1. Profesional Universitario (Gestión de Tecnología Informática y de Comunicaciones -

Sector Educativo)
IDENTIFICACIÓN 1i
NIVEL Profesional
DENOMINACION DEL
EMPLEO
CÓDIGO 219
GRADO 04

CARGO DEL JEFE
Profesional Especializado de Gestión Tecnológica
INMEDIATO
CARGOS QUE LE
Ninguno
REPORTAN
PROPOS.ITO PRINCIPAL 11
Garantizar el normal funcionamiento de la infraestructura física y lógica de Tecnología Informática y
de Comunicaciones del Sector Educativo Oficial del Departamento del Tolima, gestionando la
implementación, puesta en funcionamiento, control y uso de los sistemas de información del sector
educativo en la Secretaria de Educación y Cultura y las Instituciones Educativas oficiales del
. DESCRIPCION DE FUNCIONES ESENCIALES 11
• Planear, ejecutar, verificar y Controlar los procedimientos de administración de la tecnología

informática y de comunicaciones del sector educativo.
• Planear, ejecutar, verificar y controlar los procedimientos de administración de los sistemas
de información del sector educativo.
• Apoyar la ejecución de actividades requeridas para la Gestión Tecnológica de la Secretaría
• Ejecutar el proceso de gestión de Sistemas de Información de la Secretaría de Educación y
Cultura.
• Realizar la medición y seguimiento de los indicadores asociados a los sistemas de
información como herramienta de apoyo al logro de los objetivos de los mismos.
FUNCIONES ESENCIALES RELACIONADAS COI\I CADA UNO DE LOS PR,OCESO1 rN
· .-· •- LOS QUE PARTICIPA EL CARGO _
1 4 NOV 2012
Código:

a desarrollar.


• Realizar la recolección de la información necesaria para el funcionamiento de la Secretaría

de Educación y Cultura y poder cumplir con la normatividad vigente en cuanto a entrega de
información.
• Realizar la capacitación del personal administrativo. docente y directivo docente
responsable de la recolección de la información.
• Consolidar y validar la información generada por los Establecimientos Educativos y las
áreas de la Secretaría de Educación y Cultura, con el fin de contar con insumos de calidad
para la toma de decisiones.
• Generar los reportes de información que exige la normatividad y los demás requeridos por
las áreas de la Secretaria de Educación y Cultura y los Establecimientos Educativos para
la toma de decisiones.
• Apoyar la definición, actualización y seguimiento al plan estratégico de tecnología

• Ejecutar la solución a los requerimientos de soporte técnico de segundo nivel (asesoría

telefónica especializada, o visita de campo) en el soporte ofrecido por proveedores para
asegurar el correcto funcionamiento de la plataforma tecnológica e informática de la
Secretaria de Educación y Cultura.
1 5D O-_;.¡
. 1 4 NOV 2012
Código:
SEC-MAN-TH-001

• Ejecutar las actividades del mantenimiento preventivo y establecer las condiciones iniciales
(alcances, procedimientos, formatos) para garantizar el correcto funcionamiento de los
componentes de la infraestructura tecnológica.
• Participar en la organización y control de las actividades relacionadas con la administración

de hardware, software y comunicaciones informáticas.
• Analizar permanentemente si las comunicaciones de la Secretaría de Educación y Cultura
satisfacen las necesidades de comunicaciones o enlace de la Secretaría de Educación y
Cultura y los Establecimientos Educativos , identificar las necesidades de mantenimiento,
soporte o compras, monitorear el rendimiento y las posibles fallas de comunicación o
enlace de la Secretaría de Educación y Cultura o Establecimientos Educativos , realizando
pruebas de diagnóstico y aplicando los correctivos que mejoren la conectividad.
• Realizar las actividades de actualización y diseño de la página Web de la Secretaría de
Educación y Cultura, basado en los requerimientos realizados por las áreas de la
Secretaria de Educación y Cultura y los establecimientos educativos.
• Participar en la coordinación y control del desarrollo o actualización de software, ya sea
que éste sea desarrollado por el área de servicios informáticos o una entidad externa con
el fin cubrir los requerimientos de manejo de información de los procesos misionales y de
apoyo de la Secretaria de Educación y Cultura.
tecnológica
• Implementar la estrategia que garantice la integridad y seguridad de la información de la

Secretaría de Educación y Cultura, programando y asignando actividades de
administración de copias de seguridad, así como de seguimiento al control de acceso a los
recursos por parte de los usuarios y funcionarios de la Secretaría.
• Participar en la definición y actualización del plan de contingencias de la Secretaría de
Educación y Cultura con el fin de garantizar la continuidad y sostenimiento en la prestación
de los servicios de la Secretaría de Educación y Cultura.
• Recibir y analizar los requerimientos de creación, modificación o eliminación de
identificadores o perfiles de usuario, verificando y actualizando la matriz de usuarios para
asegurar el control de acceso autorizado a los recursos IT y la integridad de la información
de la Secretaría de Educación y Cultura .
• Realizar labores de apoyo que permitan mantener y sostener la seguridad de la Plataforma
tecnológica informática, realizando pruebas y mediciones de las contramedidas
establecidas en el plan de contingencias para mitigar o subsanar cualquier situación no
prevista en la Secretaria de Educación y Cultura, que pueda impactar la prestación del
Código:

servicio.

compra y estudio de conveniencia y viabilidad del área y enviarlas para su trámite, con el
fin de solicitar las compras necesarias para cubrir las necesidades de funcionamiento.

Secretaría.
1500--3~ 1 4 NOV 2012
Código:



Certificación de conocimientos en administración y/o manejo de los sistemas de información del

sector educativo.
Diseño e Implementación de Sistemas de Información cliente servidor y web.
Administración de Bases de Datos.
Administración de Redes y Sistemas Operativos Web, Cliente/Servidor.
Mantenimiento de Hardware y Software.
Sistemas de minería de datos.
Normatividad vigente sobre Licenciamiento de Software.
Administración
;':}t\:,:¡,~~~~;l~'-·;,.~-'•:"1..~·'.-
· ""'c;ic~ · :,::;',,¿·,e·=:'--"'els~e'cc~t~o_r~e~d7u:'cc'cat'civ'co~.--,cc:--;----;-~~---,-----,-----,-,,~-,--,,
,• .,· .. ·.--'.::·:a.·:: , __ •. ,_ ,- ,
.: :~íi t l¡41i!~f~~~- ~-;~]~:P,~ffif:1~~~1~:~1f1t--

ESTUDIOS
Títu10 Profesional en Ingeniería de Sistemas o Ingeniería
informática.
educativo relacionada en las funciones del cargo.
ALTERNATIVA N/A
1 4 NOV 2012
Código:

6.8.6.2. Profesional Universitario (Gestión de Tecnología - Sistemas de Información Sector

Educativo)
IDENTIFICACIÓN
NIVEL Profesional
DENOMINACION DEL
EMPLEO
CÓDIGO 219
GRADO 04

CARGO DEL JEFE
Profesional Especializado de Gestión Tecnológica
INMEDIATO
CARGOS QUE LE
Ninguno
REPORTAN
PROPÓSiTO PRINCIPAL
'· .. . i
Planear, ejecutar, verificar y controlar la ejecución del proceso de Sistemas de Información del
Sector Educativo Oficial del Departamento del Tolima, gestionando la implementación, puesta en
funcionamiento, control y uso de los sistemas de información del sector educativo en la Secretaria
de Educación y Cultura y las Instituciones Educativas oficiales del Departamento del Tolima.
1
• Planear, Implementar, ejecutar, verificar y Controlar los procedimientos de Sistemas de

Información del sector educativo.
• Planear, ejecutar, verificar y controlar los procedimientos de administración de los sistemas
de información del sector educativo.
• Apoyar la ejecución de actividades requeridas para la Gestión Tecnológica de la Secretaria
• Ejecutar el proceso de gestión de Sistemas de Información de la Secretaría de Educación y
Cultura.
• Realizar la medición y seguimiento de los indicadores asociados a los sistemas de
información como herramienta de apoyo al logro de los objetivos de los mismos.
1 4 NOV 2012
Código:

FUNCIONES ESENCIALES. RELACIONADAS CON CADA UNO DE LOS PROCESO$ !_EN

LOS QUE PARTICIPA EL CARGO i 1
a desarrollar.


• Realizar la recolección de la información necesaria para el funcionamiento de la Secretaría

de Educación y Cultura y poder cumplir con la normatividad vigente en cuanto a entrega de
información.
• Realizar la capacitación del personal administrativo, docente y directivo docente
responsable de la recolección de la información.
• Consolidar y validar la información generada por los Establecimientos Educativos y las
áreas de la Secretaría de Educación y Cultura, con el fin de contar con insumos de calidad
para la toma de decisiones.
• Generar los reportes de información que exige la normatividad y los demás requeridos por
las áreas de la Secretaría de Educación y Cultura y los Establecimientos Educativos para
la toma de decisiones.
• Apoyar la definición, actualización y seguimiento al plan estratégico de tecnología

• Ejecutar la solución a los requerimientos de soporte técnico de segundo nivel (asesoría

telefónica especializada, o visita de campo) y en el soporte ofrecido por proveedores para
Este documento es propiedad de la Secretarla de Educación y Cultura del Tolima, quien se reserva todos los derechos
1 4 NOV 2012
Código:
SEC-MAN-TH-001

asegurar el correcto funcionamiento de la plataforma tecnológica e informática de la

• Ejecutar las actividades del mantenimiento preventivo y establecer las condiciones iniciales
(alcances, procedimientos, formatos) para garantizar el correcto funcionamiento de los
componentes de la infraestructura tecnológica.
• Participar en la organización y control de las actividades relacionadas con la administración

de hardware, software y comunicaciones informáticas.
• Analizar permanentemente si las comunicaciones de la Secretaría de Educación y Cultura
satisfacen las necesidades de comunicaciones o enlace de la Secretaría de Educación y
Cultura y los Establecimientos Educativos , identificar las necesidades de mantenimiento,
soporte o compras, monitorear el rendimiento y las posibles fallas de comunicación o
enlace de la Secretaría de Educación y Cultura o Establecimientos Educativos , realizando
pruebas de diagnóstico y aplicando los correctivos que mejoren la conectividad.
• Realizar las actividades de actualización y diseño de la página Web de la Secretaría de
Educación y Cultura, basado en los requerimientos realizados por las áreas de la
Secretaría de Educación y Cultura y los establecimientos educativos.
• Participar en la coordinación y control del desarrollo o actualización de software, ya sea
que éste sea desarrollado por el área de servicios informáticos o una entidad externa con
el fin cubrir los requerimientos de manejo de información de los procesos misionales y de
apoyo de la Secretaría de Educación y Cultura.
tecnológica
• Implementar la estrategia que garantice la integridad y seguridad de la información de la
Secretaría de Educación y Cultura, programando y asignando actividades de
administración de copias de seguridad, así como de seguimiento al control de acceso a los
recursos por parte de los usuarios y funcionarios de la Secretaría.
• Participar en la definición y actualización del plan de contingencias de la Secretaría de
Educación y Cultura con el fin de garantizar la continuidad y sostenimiento en la prestación
de los servicios de la Secretaría de Educación y Cultura.
• Recibir y analizar los requerimientos de creación, modificación o eliminación de
identificadores o perfiles de usuario, verificando y actualizando la matriz de usuarios para
asegurar el control de acceso autorizado a los recursos IT y la integridad de la información
de la Secretaría de Educación y Cultura .
• Realizar labores de apoyo que permitan mantener y sostener la seguridad de la Plataforma
tecnológica informática, realizando pruebas y mediciones de las contramedidas
1 4 NOV 2012
Código:

establecidas en el plan de contingencias para mitigar o subsanar cualquier situación no

prevista en la Secretaría de Educación y Cultura, que pueda impactar la prestación del
servicio.

compra y estudio de conveniencia y viabilidad del área y enviarlas para su trámite, con el
fin de solicitar las compras necesarias para cubrir las necesidades de funcionamiento.

Secretaría.
1 4 NOV 2012
Código:

eficiencia y efectividad en el proceso

• Definir las acciones para eliminar el producto no conforme generado en el proceso. con el

Secretaria de Educación y Cultura del Tolima.

1
Conocimientos y/o manejo de los sistemas de información del sector educativo
Conocimientos en Minería de datos
Administración de Bases de Datos.
Administración de Redes y Sistemas Operativos Web, Cliente/Servidor.
Normatividad vigente sobre Licenciamiento de Software.

11
ESTUDIOS
Título Profesional en Ingeniería de Sistemas o ingeniería
informática.

ALTERNATIVA N/A
Este documento es propiedad de la Secretaria de Educación y C'ultura de! Tolima. qwen se reserva todos los derechos
1 4 NOV 2012
Código:
GOBERNACIÓN DEL TOLIMA SEC-MAN-TH-001 i

6.8.5.3. Técnico Operativo (Gestión Tecnológica - Sector Educativo)
IDENTIFICACIÓN
NIVEL Técnico
DENOMINACION DEL
Técnico Operativo
EMPLEO
CÓDIGO 314
GRADO 05
NÚMERO DE CARGOS Cuatro (04)

CARGO DEL JEFE
Profesional Especializado Gestión Tecnológica
INMEDIATO
CARGOS QUE LE
Ninguno
REPORTAN
la gestión de tecnología informática y de comunicaciones y de Sistemas de Información del Sector
Educativo en funcionamiento en la Secretaria de Educación y Cultura, que garanticen el buen
desempeño de la plataforma tecnológica informática.
.
DESC,RIP_c.lÓN DE FUNCIONES ESENCIALES
1
•Desarrollar los procesos y procedimientos en labores técnicas relacionadas con el

mantenimiento, soporte y actualización de la infraestructura informática y de
comunicaciones de la Secretaría de Educación y Cultura.
• Ejecutar el procedimiento de soporte y/o asistencia técnica a usuarios del sector educativo
en la Secretaría de educación y las instituciones educativas.
• Apoyar técnica y administrativamente el desarrollo de las actividades relacionadas con la
··
gestión de tecnología.
FUNCIONES ESENCIALES _RELACIONADAS CON CADA UNO DE LOS PROCESOS EN
. QUE PARTICIPA EL CARO-O .
S tf
1 4 NOV 2012
Código:
Vigente desde:

Secretaría cuando se trata de correspondencia interna. distribuir para su trámite o

• Registrar y verificar la validez de los requerimientos de soporte técnico, dando solución en

primer nivel (asesoría telefónica), así mismo registrar el cierre o solución del requerimiento
efectuado en cualquier nivel interno o de proveedor, al igual que su evidencia de
satisfacción.
• Registrar el escalamiento del soporte técnico a segundo nivel y nivel proveedor, apoyando
dichas actividades con la verificación de la existencia de la garantía de contratos y
productos para su efectiva aplicación.
• Apoya las actividades del mantenimiento preventivo de acuerdo con las condiciones
establecidas para garantizar el correcto funcionamiento de los componentes de la
infraestructura tecnológica y actualiza las hojas de vida de los equipos involucrados en
dicho mantenimiento.
• Realizar labores de actualización, instalación y pruebas de software y hardware según los

requerimientos de soporte técnico de la Secretaria de Educación y Cultura.
• Verificar, analizar y actualizar el estado de los inventarios de hardware de la Secretaria de
Educación y Cultura y los establecimientos educativos, garantizando su utilización
adecuada e información actualizada, realizando informes de obsolescencia y faltantes e
identificando necesidades de reasignación, mantenimiento, soporte y compras.
• Verificar, analizar y actualizar el inventario de software y licenciamiento para garantizar la
aplicación de la política de utilización de software legal en la Secretaría de Educación y
Cultura y los establecimientos educativos, analizando la pertinencia del software requerido
por los procesos de la Secretaria de Educación y Cultura y generando planes de acción que
permitan mantener dicha política.
legales sobre el mismo. No es permitida la transferencia o uso de cualquier iriformación contenida en el, sin acuerdo
l1 1 4 NOV 2012
Código:
Vigente desde:

tecnológica
• Ejecutar y verificar las actividades de copia de respaldo y restauración que permitan
garantizar la continuidad de los senvicios en caso de pérdida total o parcial de la
información.
• Informar al funcionario la restauración que se realizó correctamente, para que pueda
proceder con su propia verificación y utilización de la información requerida.
• Notificar y entregar las cuentas de usuario y claves de acceso para aplicativos, recursos de
red y sistemas operativos, según el caso.

identificadas en los procesos, con el fin de garantizar la calidad del senvicio y el
cliente.

1 4 NOV 2012
Código:
GOBERNACIÓN DEL TOLIMA SEC-MAN-TH-001,

Administración de Redes y Sistemas Operativos Cliente/Servidor.

profesional en sistemas o áreas informáticas y/o terminación de
estudios del pensum académico de educación superior de la
misma área.
Doce (12) meses de experiencia técnica en el sector educativo,
ALTERNATIVA
1 4 NOV 2012
;
GOBERNACIÓN DEL'TC3ÜMA
. Código:
SEC-MAN-TH-001
Vigente desde:
6.8.7. Profesional Especializado (Gestión Administrativa del Sector Educativo)

/.
.
. :,,,.,, -' IDENTlFIOAOIÓN
1!
NIVEL Profesional
DENOMINAOION DEL
EMPLEO
CÓDIGO 222
GRADO 06
CARGO DEL JEFE

INMEDIATO
Profesional Universitario (Contratación)
CARGOS QUE LE
REPORTAN
Profesional Universitario (Recursos Físicos)
. . . .'-"
,. . ' ' 1!
Apoyar y coordinar la gestión de la Secretaría de Educación y Cultura en su componente
Administrativo, para asegurar el cumplimiento de parámetros técnicos, legales y sectoriales en los
procesos de contratación, recursos físicos y demás actividades relacionadas con la prestación de
servicios administrativos.
DES.CRIPCIÓN DE FUNCIONES ESENCIALES

.. 11
• Coordinar, supervisar y controlar los procesos relacionados con la Gestión Administrativa de

la Secretaría de Educación y Cultura.
• Coordinar, supervisar y controlar los procesos pre-contractuales, contractuales y post-
contractuales que sean requeridos en la Secretaría de Educación y Cultura, garantizando el
cumplimiento de la normatividad legal vigente y de conformidad a los lineamientos de la
Dirección de Contratación del Departamento.
• Apoyar la implementación y puesta en funcionamiento de Sistemas de Información del
1 5 D O- - :,~ 1 4 NOV 2012
Código:
J!/


FUNCIONES ESENCIALES REL_AC.ION_A.DAS CON CADA UNO DE LOS PROCESOS EN ~os

QUE PARTICIPA.EL CARGO i•
desarrollar.



• Elaborar cronograma para la elaboración del plan de compras y solicitar necesidades a

cubrir, tanto a las áreas de la Secretaría de Educación y Cultura como a los
Establecimientos Educativos, con el fin de identificar las necesidades de funcionamiento y
de inversión de estos.
• Elaborar y ajustar el plan de compras de acuerdo a las necesidades identificadas, con el fin
de presentarlo al Comité de Compras para su aprobación y posterior envio al Ente
Territorial.
Este documento es propiedad de la Secretaría de Educación y Cultura del Tolima, quien se reserva todos Los derechos
1 4 NOV 2012
Código:

• Verificar plan de compras aprobado Vs. compras reales, con el fin de verificar su
cumplimiento e identificar y analizar las desviaciones existentes, generando los correctivos
requeridos para corregirlas, en los casos en que aplique, presentando los informes de
gestión de acuerdo al comportamiento de éste.
• Verificar que los estudios de conveniencia y viabilidad recibidos en el área, se encuentren
correctos, de acuerdo a la normatividad vigente y a su definición técnica, con el fin
aprobarlos y así continuar con el proceso de compra o informar de la negación de éste al
solicitante.
• Identificar los proveedores o contratistas de la Secretaría de Educación y Cultura que
requieren evaluación e informar a los interventores de éstos, con el fin de realizarla y asi
poder generar los correctivos requeridos en los casos en que aplique.
• Estimar el presupuesto para la elaboración del plan de mantenimiento preventivo de los

Establecimientos Educativos, de acuerdo a la información histórica obtenida, y enviar ésta
información al Ente Territorial para su consolidación.
• Realizar seguimiento a los planes de mantenimiento, con el fin de verificar el cumplimiento a
la ejecución de estos y generar los ajustes requeridos.
funcionarios.
1 4 NOV 2012
Código:
SEC-MAN-TH-001
Versión: 01 \ <{
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1\
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Secretaria.
'·. •!i .
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• Legislación Educativa y del Sector Público .

• \(,¡¡¡.i'.,g\¡~~:,'.¡;;-;¡;-~;¡h\!~i(f$,~~!,!!-~!lll~§1:t>E';s~J:l¡Jf,))Q§'Y:!Q(flE~l~f:l.<i:}J,\ . . ·.· ·! .··•
H .·
ESTUDIOS
Título de Postgrado en Derecho, Administración o Gerencia de

Proyectos o Contratación.
ALTERNATIVA Título de postgrado por:

acredite el título profesional; o Título profesional adicional
al exigido en el requisito del respectivo empleo, siempre
y cuando dicha formación adicional sea afín con las
1 4 NOV 2012
Código: 1
GOBERNACIÓN DEL TOLIMA SEC-MAN-TH-001 {

6.8.7.1. Profesional Universitario (Contratación)
IDENTIFICACIÓN
NIVEL Profesional
DENOMINACION DEL
EMPLEO
CÓDIGO 219
GRADO 04
CARGO DEL JEFE

Profesional Especializado de Gestión Administrativa
INMEDIATO
CARGOS QUE LE
Ninguno
REPORTAN
1
.
J>,ROPÓSITO .PRINCIPAL 1
'
Agilizar y garantizar la eficacia y eficiencia en los procesos de contratación desarrollados por la
Secretaría de Educación y Cultura del Tolima. cumpliendo la normatividad legal vigente y términos
establecidos en la Ley.
. ·:
'.
1
• Planear, verificar y controlar los procesos pre-contractuales, contractuales y post-contractuales
que sean requeridos en la Secretaría de Educación y Cultura, garantizando el cumplimiento de
la normatividad legal vigente y de conformidad a los lineamientos de la Dirección de
Contratación del Departamento.
• Realizar el proceso de seguimiento y control a la contratación de la Secretaría de Educación y
Cultura.
•Ejercerla Secretaria técnica del comité de contratación.
• Aplicar los conocimientos propios de su formación profesional para dar trámite oportuno a los
procesos de contratación definidos en la Secretaria de Educación y Cultura.
• Coordinar, supervisar y controlar el proceso contractual para la adquisición de bienes y servicios
en la Secretaría de Educación y Cultura.
• Promover la información oportuna, actualización y capacitación permanente al personal que
presta sus servicios en la secretaria de Educación y Cultura en temas normativos y de proceso
1 4 NOV 2012
~
1
Código: ¡
;y/
'
GOBERNACIÓN DEL TOLIMA 1
SECRETARIA DE EDUCACION Y CULTURA DEL TOLIMA SEC-MAN-TH-00
1----s_1_s_T_E_M_A_1,...N_T_E_G_R_A_D_o_D_E_G_E_s_T_1o_N_ _ _---+__v_e_rs_i_ó_n_:0_1_---1 i\¡ y ·•, ,


de contratación, lineamientos y mejores prácticas aplicables.
FUNCIONES ESl:NCIALES RELACIONADAS CON_ CADA UN.O DE LOS PROCESOS EN lf>_ S

QUE PARTICIPA EL CARGO . . 1•
• Generar la respuesta con calidad y oportunidad a las solicitudes y correspondencia enviadas

por los ciudadanos relacionadas con su área y funciones.
• Verificar los documentos que constituyen la etapa pre-contractual de acuerdo con lo

establecido en el Manual de Contratación del Ente Territorial y la normatividad vigente,
solicitando al área responsable los ajustes, cuando así se requiera.
• Apoyar a los diferentes profesionales de la Secretaría de Educación y Cultura en la
elaboración de los pliegos de condiciones de los procesos contractuales a realizar, ya sea
por contratación directa, licitación pública, concurso de méritos o convenios, con el fin de
aportar el conocimiento legal para cada una de estos.
• Revisar los pliegos de condiciones y minutas de contratos que se elaboren para la
contratación directa, licitación pública, concurso y convenios que suscriba la Secretaría de
Educación y Cultura, de modo que cumpla con los parámetros legales.
• Coordinar el desarrollo de las actividades correspondientes a la etapa pre-contractual, de
acuerdo con el tipo de contratación seleccionado para la adquisición de los bienes y servicios
en la Secretaria de Educación. (Invitaciones públicas, observaciones, audiencias, estudios
de evaluación de propuestas, resoluciones de adjudicación, entre otros)
• Realizar seguimiento a la etapa contractual y post-contractual, de los bienes y servicios
adquiridos en la Secretaría de Educación y Cultura del Tolima, en coordinación con los
profesionales de la Dirección de Contratación de la Gobernación del Tolima.
• Realizar la supervisión de los contratos cuando sea asignado para tal fin.
• Apoyar a los diferentes profesionales de la Secretaría de Educación y Cultura en el
seguimiento y administración de convenios y contratos suscritos por la entidad.
-1 5 o o- .:.:HI 1 4 NOV 2012
Código:


Secretaría.
• Definir las acciones para eliminar el producto no conforme generado en el proceso, con el fin
de garantizar que este no se entregue de manera intencional al cliente.

control de los documentos y registros, cumpliendo con lo establecido en la tabla de retención
documental.
• Constitución Política.
• Derecho administrativo.
• Contratación administrativa.
• Normatividad vigente del sector educativo.
• Normatividad vigente del Departamento Administrativo de Función Pública, Carrera
administrativa y escalafón docente.
• ManeJo de herramientas ofimáticas e Internet
1 4 NOV 2012
Código:

Titulo Profesional en Derecho.

Veinticuatro meses (24) de experiencia profesional relacionada
ALTERNATIVA
N/A
1 4 NOV 2012
Código:

6.8.7.2. Profesional Universitario (Recursos Físicos)
IDENl'IFICACIÓIII 1
1
. !
NIVEL Profesional
DENOMINACION DEL
EMPLEO
CÓDIGO 219
GRADO 04
CARGO DEL JEFE

Profesional Especializado de Gestión Administrativa
INMEDIATO
CARGOS QUE LE
Ninguno
REPORTAN
•
. PROPÓSITO PRINCIPAL
.
, . 1
Gestionar y controlar los recursos físicos de la Secretaría de Educación y Cultura y

Establecimientos Educativos, garantizando su correcto mantenimiento y funcionamiento de
manera eficaz y oportuna .
.
· · DESCRIPCIÓN DE FUNCIONES l:SENCIALES

·,·_.. ·,_ .. · .. 1
• Gestionar y controlar los procesos relacionados con la Gestión de los recursos físicos de la
Secretaría de Educación y Cultura y los Establecimientos Educativos de los municipios no
certificados del Departamento del Tolima.
• Gestionar el mantenimiento de la infraestructura de los Establecimientos Educativos y de la
Secretaría de Educación y Cultura para garantizar su correcto funcionamiento.
FUNCIONl:S ES.1:NCIALES REL:ACIQNADAS CON CA.DA UNO DE LOS PROCESOS EN os

..
.' . .QOE PARTlCIPAELCÁRGO 1
1 4 NOV 2012
Código:
MACROPROCESO : TALENTO HUMANO Pág. 376 de 412 1


inversiones POAI de la Secretaría de Educación y Cultura, garantizando que la información



compra y estudio previos, de viabilidad del área y enviarlas para su trámite, con el fin de
solicitar las compras necesarias para cubrir las necesidades de funcionamiento.
• Participar en la elaboración de lospliegos de condiciones de las contrataciones a realizar, ya
1 4 NOV 2012 -;/),,
~:-, -
Código: , .·
SECRETARIA DE EDUCACION Y CULTURA DEL TOLIMA 1 •-·2
SISTEMA INTEGRADO DE GESTION Versión: 01 '

sea por contratación directa, licitación pública, concurso o convenios, con el fin de aportar el
• Planear, programar y ejecutar la atención de la infraestructura de los Establecimientos

Educativos para su adecuado funcionamiento en condiciones de salubridad y seguridad, en
coordinación con el Ente Territorial
• Identificar necesidades de mantenimiento de la infraestructura de la Secretaría de
Educación y los Establecimientos Educativos.
• Recopilar información histórica de mantenimiento a la infraestructura y planes de
mejoramiento de los Establecimientos Educativos provenientes del Macro proceso D.
Gestión de calidad educativa, con el fin de analizar su comportamiento y el presupuesto
requerido para los mismos.
• Elaborar y realizar seguimiento del Plan de Mantenimiento Correctivo y Preventivo de los
Establecimientos educativos.
• Estimar presupuesto para la elaboración del plan de mantenimiento preventivo de los
Establecimientos Educativos y realizar seguimiento a la ejecución del mismo.

Secretaría.
º1 4 NOV 2012
Código:

• Archivar los registros generados en el desarrollo de sus actividades, para

• garantizar el control de los documentos y registros, cumpliendo con lo establecido en la
r-,,----:,c;:=== ==',--,==~~~=----~---------~~c-7
•'.}~¡¡~tt;}:tj;i' . .;;¡;;~f:~!ll!tJ;!~,i~1~,,t¾::
Conocimientos en contratación pública.
Metodologías de planeación y proyectos del DNP
Software para el diseño arquitectónico
ESTUDIOS
Título Profesional en Arquitectura o Ingeniería Civil.
ALTERNATIVA
N/A

6.8.7.3. Técnico Operativo (Gestión Administrativa - Recursos Físicos).

'i
IDENTIFICACIÓN '
1
'
'
1
NIVEL Técnico
DENOMINACION DEL
Técnico Operativo
EMPLEO
CÓDIGO 314
GRADO 05
CARGO DEL JEFE

Profesional Universitario (Recursos Físicos)
INMEDIATO
CARGOS QUE LE
Ninguno
REPORTAN
1
,, ' ' '
'
. ' ,· '' ',
1
Soportar técnicamente y complementar la ejecución de las actividades relacionadas con la gestión

de recursos físicos en de la Secretaria de Educación y Cultura y de los Establecimientos
Educativos, garantizando su correcto funcionamiento de manera eficaz y oportuna.
' ,'•
;·r . OESCRÍPCIÓN DE FUfiCIONES ESENCIALES

' ' ' 1

relacionadas con la gestión de recursos físicos de la Secretaría de Educación y Cultura del
FUNCIONE:$. ESENCIALES RELACIOf)IADAS CON CADA UNO .DE LOS PROCES

:.·•,
'
L()$ QUE PARflClP,A EL CARGO.
f EN

1500-- 1 4 NOV 2012
Código:


• Apoyar la ejecución de inventarios físicos en la Secretaría.

• Reportar las inconsistencias presentadas en la Secretaría de Educación y Cultura y las
novedades de los Establecimientos Educativos que afecten los bienes del departamento.
• Consolidar las necesidades de adquisición de bienes y servicios enviadas por las áreas de
la Secretaría de Educación y Cultura y Establecimientos Educativos, con el fin de elaborar el
plan de compras para su aprobación.
• Apoyar la recepción y entrega de los materiales solicitados por los funcionarios de la
Secretaría de Educación y Cultura y Establecimientos Educativos, de acuerdo a los
requerimientos establecidos en la contratación, velando por el correcto almacenamiento de
los bienes recibidos y la actualización del inventario en el sistema. garantizando que se
provean, distribuyan y se entreguen a satisfacción y en forma controlada los elementos de
dotación, requerimientos e insumos necesarios para el normal funcionamiento.

cliente.
dependencia, optimizando los trámites para el mejor aprovechamiento de los recursos:
1 4 NOV 2012
1 Código:


r=="' "-==~~-=-~~-~-~=~-=~~-=~-~---1



del cargo.
ALTERNATIVA
Título tecnológica o de formación técnica profesional, por un año
de experiencia relacionada, siempre que se acredite terminación
y aprobación de estudios en la respectiva modalidad.
4 NOV 2012
Código:

6.8.7.4. Auxiliar Administrativo (Gestión Administrativa).
IDENtlFiCACIÓN
.
NIVEL Asistencial
DENOMINACION DEL
EMPLEO
CÓDIGO 407
GRADO 08

CARGO DEL JEFE
Profesional Especializado Gestión Administrativa
INMEDIATO
CARGOS QUE LE
Ninguno
REPORTAN
Í:'ROPÓSITO ~R_INCIPAL
'' '_ .
Apoyar y complementar la ejecución de las actividades relacionadas con la gestión administrativa

pert_eneciente a la Secretaría de Educación y Cultura y de los Establecimientos Educativos,
garantizando su correcto funcionamiento de manera eficaz y oportuna.
. Dl:S'CRIPCIÓN
' . '< ,--., DE FUNCIONES
_- ESE:NCJALES
' 1

relacionadas con la gestión administrativa.
FUNgl.ONE~ESENCIALE:~ RE_ LA_ IONA_DA~_ CON CAD~--- UNO

c_ 01:: Los PROCESC)lf EN
_____ > - , " - . LC>S QUE PARTICIPA EL CARGO · -_

1 4 NOV 2012
Código:


• Recopilar información histórica de mantenimiento a la infraestructura y planes de

• Apoyar la gestión de mantenimiento de la infraestructura para su correcto funcionamiento,
tanto de los Establecimientos Educativos como de la Secretaria de Educación.
• Apoyar la planeación, programación y ejecución de la atención de la infraestructura de los
Establecimientos Educativos, para su adecuado funcionamiento en condiciones de
salubridad y seguridad, en coordinación con el Ente Territorial.
• Apoyar la elaboración y seguimiento del Plan de Mantenimiento Correctivo y Preventivo de
los Establecimientos educativos.
• Alimentar y actualizar la base de datos del SICED (Sistema Interactivo de Consulta de
Infraestructura Educativa)
• Elaborar y realizar seguimiento a matrices de control de obras.

cliente.
,~p -~ ;; ,, . '..::¡,/'i ,r4 NOV 2012
~----------------'C.C.'-'-''--'------'"---------------.,, Código: ,,
,\',,/-.. ,•;'
SISTEMA INTEGRADO DE GESTION "/ ·
Versión: 01
\JI
.•.
. cj·'¡'


naturaleza el área de desem eño del cargo.
111,,~:::;.\

Mane·o de técnicas ara consolidación mane·o de inventarios.
ESTUDIOS
Titulo Bachiller en cualquier modalidad y conocimientos en
manejo de herramientas ofimáticas.
del cargo.
ALTERNATIVA
N/A
Este documento es propiedad de la Secretaría de Educación y Cultura de! Tolima, quien se reserva todos los derechos
.1 5 OO- --ili 1 4 NO'J 2012.
f
Código:
SECRETARIA DE EDUCAC\ON Y CULTURA DEL TOLIMA

6.8.8. Profesional Especializado (Gestión Financiera)

.
,··. IDENTIFICACIÓN
.. 1
NIVEL Profesional
DENOMINACION DEL
EMPLEO
CÓDIGO 222
GRADO 06
CARGO DEL JEFE

INMEDIATO
Profesional Universitario (Gestión Financiera)
Profesional Universitario (Contabilidad)
Técnico Operativo (Gestión Financiera)

CARGOS QUE LE
REPORTAN
Técnico Operativo (Presupuesto)
Auxiliar Administrativo (Presupuesto)
Auxiliar Administrativo (Tesorería)

.- J>RQPÓSITQ PRll'IICIPAL
1: ···,_ 11
Coordinar, planear, ejecutar, verificar y controlar el proceso de Gestión Financiera del sector
educativo oficial del departamento del Tolima, garantizando el correcto uso y/o destinación
específica de los recursos provenientes de la nación Sistema General de Participaciones _SGP,
regalías y recursos propios, de acuerdo a la normatividad legal vigente, las directrices y
lineamientos nacionales y a lo establecido en el Plan de Inversión del Plan de Desarrollo Educativo.
·-
DESCRIPCIÓN DE f'UNCIQNES-ESENCIALE$
._•. . . '·, '.
11
• Coordinar, supervisar y controlar los procesos relacionados con la Gestión Financiera de la

Secretaría de Educación y Cultura,
legales sobre el mismo. No es permitida ta transferencia o uso de cualquier información contenida en el, sin acuerdo
1 5 o o- -il ·1 4 NOV 2012
Código:

• Coordinar, supervisar y controlar el proceso financiero de la Secretaria de Educación en

coordinación con los entes nacionales y departamentales para la vigencia fiscal, con el fin
de planear los recursos financieros que permitan garantizar el logro de los objetivos.
• Coordinar, supervisar y consolidar la información proveniente de los recursos de fondos
educativos, gratuidad, calidad y los demás asignados a las Instituciones Educativas
Oficiales y Alcaldías Municipales.
• Elaborar y ejecutar los acuerdos de niveles de servicios con la Secretaria de Hacienda
Departamental, que permitan articular los procesos financieros.
• Coadyuvar al logro de resultados y toma de decisiones de la Secretaria e Educación,
mediante la administración de los recursos financieros.
• Cumplir con las disposiciones legales para entregar informes de retroalimentación de la
eJecución presupuesta!.
• Dirigir, coordinar y controlar las actividades asignadas al personal a su cargo, con el fin de
asegurar el cumplimiento de los objetivos del área o grupo de trabajo.
FUNqlONES _ _ ES.EN<-IAl,-ES.REL_ AC_.-_,_º_ N1DAS_ co_
111_c:A.DA Ul)IO DE LOS PROCESOS EN "1OS
- - - _ _·_ -,, _ !illllE PARTICIPA EL CARG,O . - 11
desarrollar.
• Gestionar la ejecución de los proyectos a su cargo y realizar seguimiento a los mismos, teniendo
en cuenta los parámetros legales vigentes y los criterios técnicos definidos por el área de
planeación. Identificar riesgos y reportar al área de planeación los ajustes requeridos para
asegurar el cumplimiento de los objetivos de los proyectos a su cargo.
• Coordinar con el respectivo director de área, el proceso de evaluación de desempeño del

personal a su cargo, con el fin de dar cumplimiento a la normatividad vigente y promover el
desarrollo integral de los funcionarios.
1 4 NOV 2012
Código:

organizacionales e individuales del funcionario dentro del contexto laboral, los retos y cambios
organizacionales, políticos y culturales con el fin de fortalecer a la entidad y esto se viabilice en un
servicio más eficiente y amable frente al ciudadano.
desempeño laboral y a su vez, contribuir al mejoramiento de su calidad de vida desarrollando
programas que permitan incrementar el sentido de pertenencia y la satisfacción en el desempeño
de sus funciones.
• Atender requerimientos de los entes externos de control los cuales consisten en atención a visitas
de auditoría o revisión, solicitudes de presentación de informes eventuales o de informes
periódicos.
• Detectar las necesidades de adquisiciones, diligenciar los formatos de requisición de compra y
estudio de conveniencia y viabilidad del área y enviarlas para su trámite, con el fin de solicitar las
compras necesarias para cubrir las necesidades de funcionamiento.
Cultura, en donde haya sido delegado como Supervisor, velando por su correcta ejecución, de
acuerdo a lo establecido contractualmente y la normatividad vigente, ajustando los cronogramas
de seguimiento, cuando se requiera, así como elaborar las solicitudes de compromisos de pago
generadas durante la supervisión.
• Liquidar los contratos y convenios de la Secretaría de Educación y Cultura en donde participe
• Participar en la elaboración de los pliegos de condiciones de los procesos contractuales a
realizar, ya sea por contratación directa, licitación pública, concurso o convenios, con el fin de
aportar el conocimiento técnico, legal y económico para cada una de estos.
• Elaborar y gestionar la aprobación del proyecto de presupuesto de ingresos, inversión y gastos de

funcionamiento de la Secretaría de Educación y Cultura para la vigencia. Lo anterior de acuerdo a
la información recibida de la proyección de ingresos de recursos propios y del SGP; de lo
establecido en el plan de inversiones del plan desarrollo educativo, de los gastos asociados a la
planta de personal docente, directivo docente y administrativo aprobada y del plan de compras,
1 4 NO\J 2012
Código:

con el fin de asegurar los recursos financieros requeridos para el cumplimiento de los objetivos
estratégicos de la Secretaría de Educación y Cultura.
• Ejecutar el presupuesto de la Secretaria de Educación y Cultura, realizando las modificaciones
presupuestales a que haya lugar.
• Realizar seguimiento al presupuesto de la Secretaria de Educación.
• Consolidar los informes financieros y determinar las acciones a seguir de acuerdo a los resultados
obtenidos del análisis y presentarlos a los organismos de control cuando se requiera.
• Reportar al Ministerio de Educación Nacional los archivos del SINEB.
• Adelantar el estudio financiero de pagos de vigencias anteriores y remitirlo al Ministerio de
Educación para su estudio, aprobación y asignación de recursos para el pago.
• Efectuar las gestiones necesarias para la elaboración y aprobación del PAC requerido por la
Secretaría de Educación y Cultura, para garantizar que los compromisos que asume la Secretaria
de Educación y Cultura sean viables financieramente y se ajusten a los requisitos que fijen las
disposiciones vigentes, recomendando cuando sea necesario los correctivos pertinentes.
• Analizar el flujo de caja proyectado de la Secretaría de Educación y Cultura de acuerdo a los
ingresos y egresos establecidos, con el fin de determinar si se requieren redimir, vender,
cancelar inversiones o reprogramar pagos.
PROCESO J03. Contabilidad
• Revisar y analizar los estados financieros y reportes de información económica y social de la

Secretaría de Educación y Cultura y de los establecimientos educativos para identificar
debilidades y fortalezas y establecer el plan de acción a seguir.
• Identificar y hacer seguimiento a las acciones preventivas y correctivas definidas para eliminar las
causas de las no conformidades reales o potenciales identificadas en los procesos, con el fin de
garantizar la calidad del servicio y el mejoramiento continuo de la Secretaría.
\ 5 oo- -11 1 4 N0V 2012-
i'
Código:
GOBERNACIÓN DEL TOLIMA SEC-MAN-TH-00:1
SISTEMA INTEGRADO DE GESTION Versión: 01 '


• Archivar los registros generados en el desarrollo de sus actividades, para garantizar el control de
los documentos y registros, cumpliendo con lo establecido en la tabla de retención documental.
Cultura del Tolima.
CONOCIMIENTOS BASICOS O ESENCIALES 1¡
• Conocimiento en el proceso de registro, interpretación, consolidación contable pública y manejo

de la normatividad sobre la materia.
• Principios contables, normas, técnicas de auditoría e interventoría de cuentas y control fiscal.
• Análisis e interpretación de estados financieros .
• Legislación e interpretación tributaria .
REQUISITOS DE ESTUDIOS Y EXPERIENCIA 1,
ESTUDIOS
Titulo Profesional en Contaduría, Administración Financiera o
Economía.
Título de Postgrado en Finanzas, Administración o Gestión

Pública.
en el sector educativo, relacionada con las funciones del cargo.
ALTERNATIVA

acredite el título profesional; o Título profesional adicional al
del cargo.
Este documento es propiedad de la Secretaría de Educación y Cultura del Tolima. quien se reserva todos los derechos
1 4 NOV 2012
Código:

6.8.8.1. Profesional Universitario (Gestión Financiera Sector Educativo)
IDENTIFICACIÓN:
. .
1
NIVEL Profesional
DENOMINACION DEL
EMPLEO
CÓDIGO 219
GRADO 04
CARGO DEL JEFE

Profesional Especializado Gestión Financiera
INMEDIATO
CARGOS QUE LE
Ninguno
REPORTAN
. PROPÓSITO PRINCIPAL
. 11
Realizar las actividades de desarrollo, análisis y verificación, control y seguimiento relacionadas con
la ejecución de los procesos financieros, tanto en los establecimientos educativos como en la
Secretaría de Educación y Cultura, que garanticen el buen uso de los recursos y el cumplimiento de
la normatividad vigente.
.. , . ·._,, .'.. ...
Dl:SC~IPCrolll DE FUNCIONES ESENCIALES
. '
... 11
procesos financieros definidos en la Secretaría de Educación y Cultura.
• Gestionar, supervisar y controlar los procesos relacionados con la gestión del presupuesto en la
• Apoyar la Implementación y puesta en funcionamiento de Sistemas de Información del sector
educativo, aplicados al proceso de Talento Humano, garantizando su adecuado uso en la
Secretaría de Educación y Cultura y/o en los Establecimientos Educativo y en coordinación con
el área de gestión de tecnología de la Secretaría de Educación y el Ministerio de Educación
Nacional.
Adelantar el estudio financiero de pagos de vigencias anteriores y remitirlo al Ministerio de
•
Educación para su estudio, aprobación y asignación de recursos para el pago.
1 4 NO~ 2012
Código::·
,__s_E_c_-M_A_N_-T_H_-0.....
0_1_.
f
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I_
SISTEMA INTEGRADO DE GESTION Versión: 01: .

FUNCIONES. ESENCIALES RELACIONADAS CON CADA UNO DE LOS PROCESOS EN LOS

.·.. . · . ·•. ' •. . · '. 'Ql:li: PARilCli>~ EL CARGO. . • . J1


• Efectuar las gestiones necesarias para la elaboración y aprobación del presupuesto

requerido por la Secretaria de Educación y Cultura, para garantizar que los compromisos
que asume la Secretaría sean viables financieramente y se ajusten a los requisitos que fijen
las disposiciones vigentes, recomendando cuando sea necesario los correctivos pertinentes.
• Verificar las solicitudes de modificación del presupuesto y solicitarlas, en los casos en que
l 4 NO~ 20\2
SEC-~~~~;~-001 . ' \..
Versión: 01 :.
~
'·
Y
1---------,r---------------t---------~·~J:

aplique, al Ente Territorial para su aprobación con el fin de que sean incluidas en el
presupuesto de la Secretaría de Educación y Cultura el cual debe quedar registrado en el
sistema.
• Recibir y verificar las solicitudes de CDP, RP y compromisos de pago asegurando la calidad
en la información recibida, realizar el respectivo seguimiento al presupuesto y al cierre de
vigencia presupuesta! de cada anualidad, generando los respectivos informes al despacho
de la Secretaria de Educación y Cultura con el fin de realizar las modificaciones al
presupuesto cuando sea necesario y enviar la información solicitada por el MEN y los entes
de control que la requieran.
• Elaborar matriz de ingresos y egresos, con el fin de realizar seguimiento al presupuesto
aprobado, comparado con el ejecutado realmente.
• Realizar el análisis del presupuesto aprobado Vs el presupuesto ejecutado, determinando la
ejecución real del mismo en cuanto a los compromisos de pago de nómina, compras,
inversiones, mantenimiento y capacitaciones, evaluando la necesidad de efectuar las
modificaciones al presupuesto, de acuerdo con el comportamiento de las apropiaciones
presupuestales.
• Realizar informe de gestión del presupuesto, con el fin de presentar los correctivos y
propuestas de acciones que se deben tomar.
• Elaborar y realizar seguimiento al Plan Anualizado y Mensual de Caja PAC.

Secretaría.
• Participar activamente en las funciones descritas en el comité de compras.
l 4 NO~ 2012
Código:
r( .


y Cultura del Tolima
======~~=-====--~-~
. ~j:g:I:\¡¡,' :{Ni;';".~} ·-1 . ·
Conocimientos en el área financiera y presupuesta!.
Conocimientos en estadística y análisis financiero.
....
,;l""'."$i.:.,'11>..::E:.:,;e¡""g:;¡¡¡¡tt¡/=, "')"'fi,'
.0=1º'ª"""
-· .ili ~\i:ffitf;¡~~it~~~~fi~\lf ;.~~

Titulo Profesional en Contaduría Pública, Áreas Administrativas,
o Economía.
TIEMPO DE EXPERIENCIA Veinticuatro meses (24) de experiencia profesional en el sector
ALTERNATIVA
N/A
1 4 NO~ 2012
. - - - - - - - - . - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - " T " " - - - , C : : - o " " ·d""i,-g_o_:---, j~~~j¡j.~~;:;~\~;;, ·
GOBERNACIÓN DEL TOLIMA SEC-MAN-TH-001 ':.
SISTEMA INTEGRADO DE GESTION Versión: 01 \ ¡ ~V ." / /'

6.8.8.2. Profesional Universitario (Contabilidad)
,, IDENTIFICACIÓN
.
NIVEL Profesional
DENOMINACION DEL
EMPLEO
CÓDIGO 219
GRADO 04
CARGO DEL JEFE

INMEDIATO
CARGOS QUE LE
Ninguno
REPORTAN
PROPÓSITO PRlt,ICIPA,L .
.·. :, . ,
·.,,,,·-
1
Realizar las actividades de desarrollo, análisis y verificación, relacionadas con la ejecución de los
procesos contables en la Secretaria de Educación y Cultura y las requeridas en los
Establecimientos Educativos, que garanticen el cumplimiento de la normatividad vigente.
, ,
. ,., '
· .,p, ' · •·• ·.: · [)~S:~f!{1ré1qt,1
....
_. . ·
DE FUNQIONJ=S ESENQI.ALES
•-,',' . 1
procesos contables definidos en la Secretaría de Educación y Cultura.
• Gestionar y controlar los procesos relacionados con la gestión contable en la Secretaría de
• Garantizar la implementación de sistemas de información aplicados al sector educativo en
coordinación del área de gestión de tecnología informática y de comunicaciones de la Secretaría
FIJlll,C,IONE~.~~l\l~IAJ..1:$);¡,~L~ftlOt,IADAS CON CAOAUJ\1O DELOS PROCESOS EN os
"
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'.' ' ,, • '. ' ; • ." • • e
1

1 50 o- -:ir! 1 4 NOV 2012
Código:



PROCESO J03. Contabilidad

• Suministrar la información requerida por el Ente Territorial para la ejecución de la
parametrización, procesos contables y conciliaciones.
• Prestar asesoría técnica a los establecimientos educativos con relación a la presentación de
los reportes de información financiera, económica y social para asegurar su correcta
elaboración de acuerdo los requerimientos establecidos.
• Apoyar técnicamente la verificación y consolidación de la información de los fondos de
servicios educativos, para su validación y envío al Ente Territorial, asegurando que hayan
sido presentados con los parámetros técnicos y legales establecidos.
• Revisar y analizar los estados financieros y reportes de información económica y social de
la Secretaria de Educación y Cultura y de los establecimientos educativos, para identificar
debilidades, fortalezas y establecer el plan de acción a seguir.
• Administrar el software contable que se encuentra en el servidor de la Secretaria de
1 4 NOV 2012
Código:

\

Hacienda -Dirección de Rentas que fue creado para el cargue de la información financiera
de las Instituciones Educativas (dar claves, asesorar en materia contable)
• Revisar los cargues realizados por las Instituciones Educativas en lo referente a las
evaluaciones de presupuesto, activo, pasivo, patrimonio, ingresos y gastos.
• Contribuir en la actualización y alimentación del sistema encargado del registro y adopción
de información, dando cumplimiento a los principios y normas de la contabilidad general y
en especial al Plan de cuentas para Entidades Públicas y demás disposiciones de la
contabilidad General de la Nación.
• Realizar y controlar los registros en libros auxiliares contables propios de sus operaciones,
permitiendo así el acceso directo y oportuno a la información contable.

Secretaría.

legales sobre el misma. No es permitida la transferencia o uso de cualquier información contenida en el, sin acuerdo
'1 4 NOV 2012
Código:
SEC-MAN-TH-00
l----s_1_s_T_E_M_A_1,..N_T_E_G_R_A_D_o_D_E_G_E_s_T_1o_N_ _ _-4_ _v_e_rs_i_ó_n_:º-1-,-----I

1 rf
',
Pág. 397 de 412
Vigente desde:
Conocimiento en normas financieras vigentes.
Conocimientos en Manual de Procedimientos generado por la contaduría General de la Nación.
Mane·o de herramientas ofimáticas e Internet
ESTUDIOS
Título Profesional en Contaduría Pública.
Veinticuatro meses (24) de experiencia relacionada con las
ALTERNATIVA
N/A
',1 4 NOV 2012
Código:
Vigente desde:
6.8.8.3. Técnico Operativo (Presupuesto)
IDENTIFICACIÓN.
NIVEL Técnico
DENOMINACION DEL
Técnico Operativo
EMPLEO
CÓDIGO 314
GRADO 05
NÚMERO DE CARGOS Tres (3)
CARGO DEL JEFE

INMEDIATO
CARGOS QUE LE
Ninguno
REPORTAN
.-;:·· . _...
.,
,'. ' .
. l>ROPÓ.SITO PRINCIPAL.
.' -· . ' ' .. '
_
11
la gestión financiera de la Secretaria de Educación y Cultura, que garanticen el buen uso de los
recursos y el cumplimiento de los términos y marco legal vigente aplicable.
11
elaboración y seguimiento del presupuesto de la Secretaría de Educación y Cultura.
• Apoyar técnica y administrativamente la elaboración de actos administrativos requeridos en la
ejecución de los procesos financieros, con aplicación de términos y marco legal vigente
aplicable.
• Apoyar técnica y operativamente la ejecución de procesos de seguimiento y control financiero
en la Secretaría de Educación y Cultura y los establecimientos educativos, con aplicación de
términos y normas legales vigentes.
• Apoyar técnica y operativamente los procesos de ejecución presupuesta! que le sean
asignados (disponibilidad y registro presupuesta!).
• Proyectar y ejecutar los acuerdos de niveles de servicio con la Secretaría de Hacienda en el
marco de ejecución del proceso financiero.
Este documento es propiedad de fa Secretaria de Educación y Cultura del Tolima, quien se reserva todos los derechos
1 4 NOV 2012
Código:
_ _ _ _.¡....__v_e_rs_i_ó_n:_0_1_--1i .~·
l----s_1_s_T_EM_A~l~N_T_EG_R_A_D_o_D_E_G_E_s_T_1o_N
.,,,•,

.QUE PARTICIPA EL CARGO

' .·., ' 1i


• Revisión y verificación de soportes necesarios para la elaboración de certificados de

disponibilidad presupuesta!, registros y movimientos presupuestales.
• Proyectar la solicitud de disponibilidad presupuesta! y registro presupuesta!; además
solicitar la constitución de las reservas presupuéstales requeridas para el cierre de la
vigencia fiscal.
• Realizar seguimiento a la programación del PAC de la Secretaria de Educación.

cliente.
legales sobre el mismo. Na es permitida la transferencia o uso de cualquier información contenida en el, sin acuerdo
1 5 o o- -3~ J 4 NOV 2012
Código:
Vigente desde:

f--c,=~=~"'

Conocimiento básico en el área financiera y presupuesta!.

profesional en áreas administrativas o contabilidad y/o
superior de la misma área.
del cargo.
ALTERNATIVA Titulo de formación tecnológica o de formación técnica
1 4 NO~ 2012
Código:

6.8.8.4. Técnico Operativo (Gestión Financiera)
IDENTIFICACI.ÓN
NIVEL Técnico
DENOMINACION DEL
Técnico Operativo
EMPLEO
CÓDIGO 314
GRADO 05
CARGO DEL JEFE

Profesional Universitario Gestión Financiera
INMEDIATO
CARGOS QUE LE
Ninguno
REPORTAN
·. ·. ¡,
la gestión financiera de la Secretaría de Educación y Cultura, que garanticen el buen uso de los
recursos y el cumplimiento de la normatividad vigente .
. DES(¡~ÍP,CIÓN Dl:flJ,.~CIOIIIES ESENCIAL.ES
gestión Financiera de la Secretaría de Educación y Cultura.
FUNCIONES---ES.ENCIALES-RELAC.IONADAS CON CADA UNO DELOS PROCESOS EN LlOS

· ,; . . ·.• : t . ·. . ,, .-. -GIÜ!= l'ARTÍCIPA EL CA~GQ > 1


c1 4 NO~ 201i
Código:
SEC-MAN-TH-001
,¡ef:Í~\1
~<;
i:1Dii,;, .
·... ' '
SECRETARIA DE EDUCACION Y CULTURA DEL TOLIMA ' f . ~/"\ / /
1-----s-1s_T_E_M_A--.IN_T_E_G_RA_D_o_D_E_G_E_s_T1_o_N_ _ _ --+__v_e_rs_io_·n_:_0_1_4'·.lf·➔ ·\~


• Suministrar la información requerida por el Ente Territorial para la elaboración del PAC y
para el pago de los compromisos generados en la Secretaría de Educación y Cultura.
• Recopilar la información para la elaboración del flujo de caja, clasificar, priorizar los pagos
por fechas y programarlos en el flujo de caja, definiendo la fuente de la cual proviene el
ingreso.
• Elaborar el flujo de caja proyectado, con el fin de establecer los saldos proyectados que se
generan de acuerdo a los ingresos y pagos establecidos para el período.
• Suministrar la información relacionada con los compromisos de pagos a realizar incluyendo
los documentos soporte respectivos.

cliente.

1,-., 1 4 NOV 2012
Código:
GOBERNACIÓN DEL TOLIMA SEC-MAN-TH-001 ,


Conocimiento básico en el área financiera y tesorería.
========~~~-~=--~~-,
_._,)11~~1:j1,1t!1h;!;~;:;;11r-·-
profesional en áreas Administrativas o Contabilidad y/o
superior de la misma área.
del cargo.
1 500--1; 1 4 NOV 2012
Código:

6.8.8.5. Auxiliar Administrativo (Presupuesto - Sector Educativo)
IDENT_li=ICACIÓN
1
NIVEL Asistencial
DENOMINACION DEL
EMPLEO
CÓDIGO 407
GRADO 10
CARGO DEL JEFE

INMEDIATO
CARGOS QUE LE
Ninguno
REPORTAN
.·.
~'''
' .. 1
'
.• . .
Prestar apoyo operativo y asistencial en la ejecución del proceso presupuesta! de Secretaría de

Educación y Cultura garantizando el buen uso de los recursos y el cumplimiento de los términos y
marco legal vigente aplicable .
,-'. _j· .. '

.• -• !,;:,•·· ¡~E:$9,~Í~~lóNbE.FV~CI.ONfS fS~N(;l~L~S ·.
1
gestión pres u puesta l.
control de documentos y datos) .
.i=UN.CIP~ES ESEJ'l,<':IA~ES ,Rl:LACJ(?NADAS CO~ _CADA UNO D.E LOS PROCE_SOS EN nos
, ·•·-. :. ' -· ··. _ . 1 . • " '·. QUE PARTICIPA i:L CARGÓ . · , .

1 4 NOV 2012
Código:


PROCESO J01. PRESUPUESTO
• Realizar la radicación manual y sistematizada y el respectivo trámite de órdenes de pago,

solicitudes de CDP y Registros Presupuestales, generadas por la adquisición de bienes y
• Realizar la radicación y trámite de traslados presupuestales.

cliente.

Código: ,:
SECRETARIA DE EDUCACJON Y CULTURA DEL TOLIMA

i'¡:
del cargo.
ALTERNATIVA N/A
1 5 Oo- -iía 1 4 NOV 2012
Código:
Vigente desde:
6.8.8.6. Auxiliar Administrativo (Presupuesto)
. .•
ID.ENTIFICACJÓN
. . . .
.
.·
NIVEL Asistencial
DENOMINACION DEL
EMPLEO
CÓDIGO 407
GRADO 08
CARGO DEL JEFE

INMEDIATO
CARGOS QUE LE
Ninguno
REPORTAN
.. '
.
. '
· ···•PROPÓSITOPRINCIPAL
~ .: ,_ -;
' ' ''
.·
: '. ' ' .::; . ¡'
.
Prestar apoyo operativo y asistencial en la ejecución del proceso de gestión financiera de Secretaría
de Educación y Cultura garantizando el buen uso de los recursos y el cumplimiento de los términos
.
. :, ,·
y marco legal vigente aplicable .
. . .oE:Sc.Rlí>.OIÓN,DE
.- :r·' _,~_,.1,.., >-:·· -, - FUNCION.ES
. . .. , -- . ESENCJALES
. -- . - :· -- - -: ._
. 1
.
gestión presupuesta!.
control de documentos y dalos).
.
FUNCIONE:$ E$E~(:l~LES ~ELACIOIIIADAS CON.CADA UNO DE LO.S PROCESOS EN
·. . . ; ', i •. .
Ql)E F'ARTICIP~ EL CARGO . . . ·• · . .
-rs

legales sobre el mismo. No es permitida la transferencia a uso de cualquier información contenida en el, sin acuerdo
1 4 NOV 2012
Código:


PROCESO J01. PRESUPUESTO
• Realizar la radicación manual y sistematizada y el respectivo trámite de órdenes de pago,

solicitudes de CDP y Registros Presupuestales, generadas por la adquisición de bienes y
• Realizar la radicación y trámite de traslados presupuestales.

cliente.

Este documento es propiedad de la Secretaría de Educación y Cultura del To!ima, quien se reserva todos los derechos
4 NOV 2012
Código:

Conocimientos Secretariales

del cargo.
ALTERNATIVA N/A.
Este documento es propiedad de la Secretaria de Educación y Cultura del ToUma, quien se reserva todos los derechos
1 4 NOV 2012 ,..,--- ---
SISTEMA INTEG.RADO DE GESTION
Código:
SEC-MAN-TH-001
Versión: 01
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MACROPROCESO : TALENTO HUMANO Pág. 410 de 412 ' ~ .......
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6.8.8.7. Auxiliar Administrativo (Gestión Financiera - Tesorería)
.·' IDENilFICACIÓN
·.. · ',•• . 1
NIVEL Asistencial
DENOMINACION DEL
EMPLEO
CÓDIGO 407
GRADO 08

CARGO DEL JEFE
INMEDIATO
CARGOS QUE LE
Ninguno
REPORTAN
.
/
,,, i'· i,J>;ROPÓSITO,PRINCJPAL
. ., .· ..
:;., ...:.-: .- -~·-: ,, ,
' ,.',-¡: 1
i ' •
Prestar apoyo operativo y asistencial en el desarrollo de las actividades relacionadas con la gestión
financiera el área de Tesorería en la Secretaría de Educación y Cultura, que garanticen el buen uso
de los recursos y el cumplimiento de la normatívidad vigente.
. ',
,, '}
·•.óESC~IP(;lON DE FUNCl,ONE&ESENC,IALES
.. 1
. •' . ·.

gestión de tesorería
- Apoyar operativamente y complementar el desarrollo de las actividades asociadas con la
FUNCIONES ESENCIALES.RELACIONADAS CON CADA.UNO DE LOS PROCESOS EN

·· ....· ' ' .•" ': · ·. .Ql!E:éARTICIPÁ EL.CARGO : . ·. · .·. . . . rs

1,ff1
IIIJ 1 4 NOV 2012
Código:


• Suministrar la información requerida por el Ente Territorial para la elaboración del PAC y
para el pago de los compromisos generados en la Secretaria de Educación y Cultura.
• Apoyar la recolección de información para la elaboración del flujo de caja, clasificar, priorizar
los pagos por fechas y programarlos en el flujo de caja, definiendo la fuente de la cual
proviene el ingreso.
• Apoyar la elaboración del flujo de caja proyectado, con el fin de establecer los saldos
proyectados que se generan de acuerdo a los ingresos y pagos establecidos para el
periodo.
• Suministrar la información relacionada con los compromisos de pagos a realizar incluyendo
los documentos soporte respectivos.

cliente.
1 4 NOV 2012·
Código:

leo-,--,,,--.,- .,..~.,...,..-=~=

del cargo.
ALTERNATIVA N/A
Este documento es propiedad de la Secretaría de Educación y Cultura del Tolima, quiert se reserva todos los derechos

Manual de Funciones Secretaria de Educación Del Tolima - Decreto 1500 Del 14 de Noviembre de 2012

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Manual de Funciones Secretaria de Educación Del Tolima - Decreto 1500 Del 14 de Noviembre de 2012

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Formatos disponibles

República de Colombia

Depariamento del Tolima

Que en concordancia con lo anteriormente expuesto, se hace necesario, modificar y definir el

Que mediante oficio número 2012EE14827 del 25 de octubre de 2012, la Secretaría de

Que en mérito de lo expuesto,

ARTÍCULO PRIMERO: Adoptar el Manual de Funciones, Competencias y Requisitos

ARTÍCULO SEGUNDO: Comuníquese el presente Decreto a la Secretaría Administrativa

ARTICULO TERCERO: El presente Decreto rige a partir de la fecha de su expedición y

Unidos por la Grandeza del Tolima 2

"Por medio del cual se establece el nuevo manual de funciones, competencias y

EL GOBERNADOR DEL DEPARTAMENTO DEL TOL/MA

Que la Secretaría de Educación Departamental se vinculó al proyecto de Modernización de

Que la Gobernación del Tolima, a través de la Secretaría de Educación y Cultura, suscribió el

Que la empresa Quality Consultoría y Capacitación E.U. entregó el "ESTUDIO TÉCNICO

Que, la Secretaría de Educación y Cultura del Departamento del Tolima, siguiendo la

/ Unidos por la Grandeza del Tolima

MACROPROCESO : TALENTO HUMANO Pág. 1 de 412

MANUAL ESPECIFICO DE FUNCIONES Y Vigente desde:

SECRETARIA DE EDUCACION Y CULTURA DEL TOLIMA

MACROPROCESO : TALENTO HUMANO Pág. 2 de 412

MANUAL ESPECIFICO DE FUNCIONES Y Vigente desde:

2. ESTRATEGIA DE LA SECRETARÍA DE EDUCACIÓN Y CULTURA DEL TOLIMA 10

2.3 Política de Calidad 10

2.4 Objetivos de calidad 10

3. ESTRUCTURA ORGANIZACIONAL Y PLANTA DE PERSONAL 12

3.3 Planta de Personal Propuesta 14

4. COMPETENCIAS DE LOS SERVIDORES PÚBLICOS DE LA SECRETARIA DE

5.1 Comité Directivo 29

5.2 Comité de Calidad Educativa 33

5.3 Comité Departamental de Formación Docente 34

MACROPROCESO : TALENTO HUMANO Pág. 3 de412

MANUAL ESPECIFICO DE FUNCIONES Y Vigente desde:

5,4 Comité de Capacitación, Bienestar e Incentivos 38

55 Comité del Fondo de Prestaciones Sociales del Magisterio. 40

5.10 Comité de Calidad Administrativa (Sistema de Gestión de Calidad SGC) 49

5.11 Comité de Convivencia Laboral 52

6. DESCRIPCIÓN DE FUNCIONES Y COMPETENCIAS LABORALES 55

6.1.1 Secretario de Despacho 55

6.1.2 Secretario Ejecutivo del Despacho 63

6.1.3 Técnico Operativo Despacho 66

6.2.1 Asesor Jurídico 69

6.2.2 Profesional Universitario Jurídica 73

6.2.3 Profesional Universitario Jurídica (Control Disciplinario) 76

6.2.4 Técnico Operativo Jurídica 79

6.2.5 Auxiliar de Servicios Generales (Jurídica) 82

6.3.1 Profesional Especializado Planeación 85

6.3.2 Profesional Universitario (Análisis Sectorial y planes y programas) 92

MACROPROCESO : TALENTO HUMANO Pág. 4 de 412

MANUAL ESPECIFICO DE FUNCIONES Y Vigente desde:

6.3.3 Profesional Universitario (Apoyo Institucional y Gestión del Sistema de Calidad) 99

6.3.4 Profesional Universitario (Apoyo a Planes y Programas y Gestión del Sistema de

6.3.5 Técnico Operativo Planeación (Sistema de Gestión de la Calidad) 109

6.3.6 Técnico Operativo Planeación 114

6.4 Inspección y Vigilancia 118

6.4.1 Profesional Especializado Inspección y Vigilancia 118

6.4.2 Profesional Universitario Inspección y Vigilancia (Apoyo a Inspección y Vigilancia)

6.4.3 Técnico Operativo Inspección y Vigilancia 128

6.5 Comunicación y prensa 131

6.5.1 Profesional Universitario Comunicación y prensa 131

6.6 Dirección de Calidad Educativa 135

6.6.1 Director Calidad Educativa 135

6.6.2 Auxiliar Administrativo Calidad Educativa 140

6.6.3 Profesional Especializado Calidad Educativa (Evaluación Educativa) 143

6.6.3.1 Profesional Universitario (Evaluación Educativa) 148