ENTREGA FINAL GERENCIA DE PROYECTOS II

“CREACIÓN DE LA TIENDA VIRTUAL DE ALPHA COMMERCE S.A.S”

PRESENTADO POR:
DEISY BIBIANA CHAVARRIA ARANGO - 1912010704
SERGIO ANDRES MURILLO CASTRO - 1912010799
WENDY SABINA VALENCIA GARCES - 1912010773
ANDERSON PEÑARETE CEPEDA - 1912010677

DOCENTETUTOR:
JAIR GALVIS

INSTITUCIÓN UNIVERSITARIA POLITÉCNICO GRANCOLOMBIANO

FACULTAD DE INGENIERIA Y CIENCIAS BASICAS
ESPECIALIZACIÓN EN GERENCIA DE PROYECTOS EN INTELIGENCIA DE
NEGOCIOS
BOGOTÁ, D.C.
FEBRERO 2020
 TABLA DE CONTENIDO

1. CONTEXTUALIZACION DEL PROYECTO.......................................................4

1.1. Datos generales del proyecto.......................................................................4
1.2. Descripción del proyecto y entregables.......................................................4
2. PLAN DE GESTION DE LA CALIDAD..............................................................5
2.1. Requerimientos de calidad...........................................................................5
2.2. Aseguramiento de la calidad........................................................................5
2.3. Monitoreo y control de la calidad del proyecto.............................................7
2.4. Control de la calidad de los entregables......................................................8
2.5. Alcance de las pruebas a ejecutar en el proyecto.......................................9
3. PLAN DE GESTION DE LOS RECURSOS HUMANOS.................................10
3.1. Roles y responsabilidades.........................................................................10
3.2. Organigrama...............................................................................................11
3.3. Perfil y Matriz RACI....................................................................................11
3.4. Plan para la gestión de personal................................................................13
4. PLAN DE GESTIÓN DE LAS COMUNICACIONES........................................15
4.1. Requisitos de comunicación de los stakeholders .....................................15
4.2. Roles en las comunicaciones del proyecto................................................16
4.3. Proceso de escalamiento...........................................................................17
4.4. Directorio del equipo de proyecto y de los principales stakeholders.........18
4.5. Reglas basicas para las reuniones............................................................18
4.6. Matriz de comunicaciones..........................................................................19
5. PLAN DE GESTIÓN DE LOS RIESGOS.........................................................19
5.1. Equipo de trabajo.......................................................................................19
5.2. Valoracion cualitativa y cuantitativa de riesgos.........................................20
5.3. Monitoreo, seguimiento y control de los riesgos........................................21
5.4. Matriz de riesgos aplicada al proyecto.......................................................22
6. PLAN DE GESTIÓN DE LAS ADQUISICIONES.............................................23
6.1. Necesidad de adquisiciones externas........................................................23
6.2. Identificacion de las adquisiciones.............................................................23
6.3. Tipos de contrato a utilizar.........................................................................24
6.4. Proceso de efectuar las adquisiciones.......................................................25
6.5. Proceso de control de las adquisiciones....................................................26
7. PLAN DE GESTIÓN DE LOS INTERESADOS...............................................28

2
7.1. Registro de Interesados.............................................................................28
7.2. Gestión de los interesados.........................................................................29

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 1. CONTEXTUALIZACIÓN DEL PROYECTO

1.1. Datos generales del proyecto

Datos:

Empresa Alpha Commerce S.A.S

Proyecto Creación de la Tienda Virtual de Alpha Commerce
S.A.S
Fecha de preparación Septiembre 07 de 2019
Cliente Alpha Commerce S.A.S
Patrocinador Alpha Commerce S.A.S
principal
Gerente de Proyecto Anderson Peñarete Cepeda.

Patrocinador:

Nombre Cargo Departamento/División

Fredy Alexander Peña Gerente Alta Dirección

1.2. Descripción del proyecto y entregables

Descripción del Proyecto.

Mediante el análisis interno se conocerá el estado actual de las bases de datos,

información, herramientas tecnológicas, páginas web y formas de ventas actuales que
presenta la empresa Alpha Commerce S.A.S. con el fin de determinar las mejores
prácticas y plataformas electrónicas que se ajusten a las necesidades y al buen
desarrollo de la tienda virtual para la empresa.

Se diseñará una tienda virtual en la empresa Alpha Commerce S.A.S. que le permita
fortalecer su estrategia comercial para los próximos años, este sitio web ayudará a
ampliar los sectores de mercado a los cuales no es posible llegar en la actualidad
permitiendo a los clientes la facilidad de identificar los productos de sus necesidades a
través de esta plataforma.

Este proyecto iniciará el día 31 de octubre y tendrá una duración aproximada de 5

meses en sus etapas de Diagnostico, elaboración de documentos, capacitaciones,
seguimientos, control e implementación.

Entregables del proyecto:

 Plan de dirección del proyecto.

 Diagnóstico inicial de las herramientas tecnológicas de la empresa.
 Actas de reuniones de seguimientos y capacitaciones.
 Creación y obtención de la base de datos.
 Interfaz de comunicación entre inventarios actuales con aplicativo de tienda virtual.

4
 Pruebas iniciales.
 Aplicativo de tienda virtual definitivo.
 Informe de monitoreo operación.

2. PLAN DE GESTIÓN DE LA CALIDAD

2.1 Requerimientos de calidad.
a. Cumplimiento de estándares de la organización.
Actualmente la empresa Alpha Commerce S.A.S no cuenta con un sistema de gestión
de calidad, sin embargo, el plan de gestión de calidad para el proyecto, se basa con los
principios de planeación, gestión, control y mejora a los procesos ejecutados según la
norma ISO 9001 y el ciclo PHVA.
El proyecto correspondiente debe cumplir con requisitos de calidad referente a al
cumplimiento de los tiempos y presupuestos planificados y los demás requisitos
dispuestos por la gerencia del proyecto.
b. Requisitos de calidad:
FACTOR DE OBJETIVO MÉTRICA A UTILIZAR FRECUENCIA Y FRECUENCIA Y
CALIDAD DE MOMENTO DE MOMENTO DE
CALIDAD MEDICIÓN REPORTE
Cumplimiento del ≥ 95% Ejecución actual de -Semanal Semanal
cronograma proyecto / ejecución -Viernes Hora en Lunes mañana –
(Entregables) planeada la mañana) Reunión de
seguimiento.
Desempeño de 100% Costo actual de proyecto / -Semanal Semanal
costo Costo planeado -Viernes Hora en Lunes mañana –
la mañana) Reunión de
seguimiento.
Cumplimiento de 100% Total de capacitaciones y Quincenal Quincenal
reuniones de reuniones realizadas / Viernes Hora en Lunes mañana-
seguimiento y total de capacitaciones y la mañana) Reunión de
capacitaciones reuniones planeadas Seguimiento.
Satisfacción del 100% Encuesta de satisfacción Cada entregable Reunión de
cliente Alpha con variables de calidad Terminación de seguimiento a la
Commerce SAS cada entregable terminación del
entregable.
Usabilidad 100% Pruebas de uso y de Finalizando la Reunión de
especificaciones del etapa seguimiento a la
software (entregables) de terminación del
pruebas iniciales. entregable.

2.2. Aseguramiento de la calidad.

(a) Actividades de aseguramiento de la calidad que se llevarán a cabo en el proyecto:
(b) Métricas de calidad para dichas actividades,
(c) Productos/documentos que se obtendrán de la implementación de las actividades
de aseguramiento)

5
El objetivo inicial del aseguramiento de la calidad del proyecto Creación de la Tienda
Virtual de Alpha Commerce S.A.S es disminuir el riesgo de no cumplimiento a los
objetivos del proyecto y garantizar la calidad durante el desarrollo del proyecto.
ACTIVIDADES DE MÉTRICAS RESPONSABLE PRODUCTOS O
ASEGURAMIENTO DE DOCUMENTOS
CALIDAD OBTENIDOS
Evaluar el cumplimiento -100% (meta) Analista Funcional. -Lista de procesos
de procesos -Total de no evaluados
conformidades -Registro de no
gestionadas / total de conformidades
no conformidades -Registro de
identificadas oportunidades de mejora
-Lista de chequeo
Evaluar el Control de los -100% (meta) Analista Funcional. -Formatos de solicitud de
cambios -Validar cambios cambios verificados y
aprobados / cambios aprobados.
realizados en líneas -Análisis de cambios bajo
bases del proyecto procedimiento.
-Registros de cambios.
-100% (meta)
-Total de cambios
efectuados bajo
procedimiento / total
de cambios
efectuados
Evaluar Control de los -95% (meta) Analista Funcional. -Registros controlados.
documentos -Validar el - Listas de Verificación.
cumplimiento de los
documentos bases del
proyecto vs los
entregables y
cronograma.
Generar Auditorías al -100% (meta) Analista Funcional. -Lista de chequeos.
proyecto -Auditorias ejecutadas -Acciones preventivas y
/ auditorias planeadas correctivas.
-Planes de acción y
cambios.
Comunicar las no -100% (meta) Analista Funcional. -Comunicaciones de no
conformidades -Total de No conformidades.
conformidades
comunicadas / total de
no conformidades
detectadas.
Tomar acciones Cumplimiento del 95% Analista Funcional. -Registro de acciones
preventivas de los planes de preventivas.
acción para evitar las -Seguimiento a las
desviaciones. acciones preventivas.
-Evaluación de las
acciones preventivas.
Tomar acciones Cumplimiento del Analista Funcional. -Registro de acciones
correctivas 100% de los planes correctivas
de acción para -Seguimiento a las
corregir las acciones correctivas
desviaciones. -Evaluación de las
acciones correctivas
Lecciones aprendidas. -100% (meta) Analista Funcional. -Divulgaciones de
-Lecciones lecciones aprendidas.
aprendidas divulgadas -Registros de lecciones
/ Total lecciones aprendidas.

6
 aprendidas.
Analizar el estado del -100% (meta) Analista Funcional. -Actas de reunión.
proyecto con el cliente y -Reuniones de -Compromisos
gerente de proyecto. seguimiento adquiridos.
ejecutadas /
reuniones de
seguimientos
planeados

2.3. Monitoreo y control de la calidad del proyecto.

(a) Actividades de monitoreo y control que se llevarán a cabo en el proyecto.
(b) Métricas de calidad para dichas actividades.
(c) Productos/documentos que se obtendrán de la implementación de las actividades
de monitoreo y control.
ACTIVIDADES DE MÉTRICAS RESPONSABLE PRODUCTOS O
MONITOREO Y DOCUMENTOS
CONTROL DE OBTENIDOS
CALIDAD.
Comprobar las líneas Límite inferior o Gerente del Proyecto. - Línea base de costo
base. superior no mayor al actualizado.
5% de desviación con - Línea base de
lo planeado o cronograma.
presupuestado. - Análisis de resultados.
Controlar el alcance. Cumplimiento al 100% Gerente del Proyecto. - Entregables en cada
de lo acordado en el etapa.
acta de constitución - Línea base de
del proyecto. cronograma.
Revisar las Realizar control al Gerente del Proyecto. -Facturas y soportes de
adquisiciones. 100% de las compras compras.
que se realicen para - Línea base de costo.
la ejecución del
proyecto.
Gestionar el tiempo y el -Gestionar el 100% Gerente del Proyecto. - Línea base de
coste. las reservas de cronograma.
tiempo y coste. - Línea base de costo.
-Recalcular hasta la
fecha de avance
cuanto va a costar el
Proyecto y cuánto va
a durar tras analizar
su avance real.
Inspecciones periódicas Inspeccionar el 100% Gerente del Proyecto. - Listas de inspección.
de los elementos claves de criterios claves - Acciones preventivas y
del proyecto. determinados para el correctivas.
proyecto.
Stakeholders. Aceptación al 100% Gerente del Proyecto. - Lista de chequeo del
de cada uno de los alcance.
entregables. - Entregables.
Riesgos. Realizar simulacros al Gerente del Proyecto. - Actas de simulacros.
100% de los riesgos - Conclusiones.
críticos del proyecto. - Acciones preventivas y
correctivas.
Hitos. Garantizar al 100% Gerente del Proyecto. -Ficha de verificación de
que los tiempos de los las fechas de los hitos
hitos correspondan al versus lo planeado.

7
 cumplimiento del
cronograma según lo
planeado.

2.4. Control de la calidad de los entregables.

(1) Entregables.
(2) Criterios de aceptación / Estándares aplicables.
(3) Procedimiento de aceptación.
ENTREGABLES CRITERIO DE ACEPTACIÓN PROCEDIMIENTO
ACEPTACIÓN
Plan de dirección del proyecto Firma y aceptación de las partes Ver flujo de
(Gestión del alcance, línea base del procedimiento.
costo, Línea base de tiempo y
cumplimiento a los requisitos de
calidad).
Diagnóstico inicial de las - Informe y verificación en el que se Ver flujo de
herramientas tecnológicas de la indique cuales son las herramientas procedimiento.
empresa con las que cuenta la empresa.
- Los Pro y contra de las
herramientas tecnológicas de la
empresa.
- Conclusiones sobre el diagnostico.

Actas de reuniones de - Soporte de reuniones bajo actas. Ver flujo de

seguimientos y capacitaciones. - Firmas de asistencia. procedimiento.
- Cumplimiento del cuórum.
- Conclusiones de las actividades y
compromisos.
- Evaluación de comprensión de
capacitaciones con un mínimo de
aceptación del 90%.
Creación y obtención de la base Creación y puesta en funcionamiento Ver flujo de
de datos. del modelo entidad – relación y base procedimiento.
de datos en el sistema de
administración de bases de datos.
Interfaz de comunicación entre - Puesta en marcha de la integración Ver flujo de
inventarios actuales con aplicativo del aplicativo de tienda virtual con el procedimiento.
de tienda virtual. sistema de información de la
empresa.
- Certificación de aprobación de las
pruebas realizadas a la integración.
Pruebas iniciales. Certificación de aprobación del 100% Ver flujo de
de funcionamiento funcional y no procedimiento.
funcional de la solución desarrollada.
Aplicativo de tienda virtual Puesta en producción 100% Ver flujo de
definitivo. verificado y validado en calidad de la procedimiento.
solución desarrollada.
Informe de monitoreo operación. Informe detallado de monitoreo de Ver flujo de
operación. procedimiento.

(3) Procedimiento de aceptación.

Todos los entregables deben presentar el siguiente procedimiento para su aceptación.

8
 - Flujo de procedimiento Aceptación de entregables.

2.5. Alcance de las pruebas a ejecutar en el proyecto.

Alcance de la prueba: 
Determina la funcionalidad del software (Tienda virtual) y que cumpla con criterios de
calidad y seguridad esperado por el cliente. Estos requisitos a probar son
seleccionados mediante análisis de las necesidades y riesgos a los cuales la empresa
se ve expuesta.
Listado de funcionalidades a probar:
- Funcionalidad de software en la plataforma determinada.
- Look and feel de la solución entregada.
- Datos exactos de inventarios.
- Datos exactos de clientes.
- Ordenes de servicio.
- Afectación en línea de inventarios con órdenes de compras.
- Control y seguridad de acceso por usuario al software.
- Tiempos de servicios y actividades.
- Uso de los servicios que se integraron para construir la funcionalidad.
Las pruebas se deben realizar bajo procedimientos estandarizados que a continuación
se describe:
1. Toda prueba no debe ser ejecutada en vivo (Producción), sino en ambientes de
prueba hasta que se certifiquen para ser liberados en producción.
2. Se debe validar inicialmente los criterios de seguridad de la información de
clientes e inventarios de la empresa.
3. Garantizar inicialmente que la empresa cuenta con las licencias mínimas de
software para realizar las pruebas correspondientes.
4. Se debe evaluar que las pruebas no pueden poner en riesgo la información o
software actual de la empresa y su operatividad.

9
Tipo de pruebas:
- Pruebas de rendimiento.
- Pruebas de carga y estrés.
- Pruebas funcionales.
- Pruebas de usabilidad.
- Pruebas no funcionales.
3. PLAN DE GESTIÓN DE LOS RECURSOS HUMANOS
3.1. Roles y responsabilidades.
ROL NOMBRE AUTORIDAD
Gerente de Anderson • Asignación del presupuesto
proyecto Peñarete C. para la ejecución del proyecto
• Aprobar los cambios del
proyecto
• Convocar reuniones
programadas y extemporáneas
• Consultar cualquier cambio o
ingreso requerido de personal al
proyecto con el patrocinador
• Validar permisos y vacaciones
del personal asignado al
proyecto
• Sera el líder del proyecto.
• Tendrá a cargo el equipo de
trabajo de proyecto.
Experto TIC Pendiente • Toda decisión de cambio de
(Desarrollador por desarrollo o plataforma debe ser
) contratar. consultada al gerente del
proyecto.
• No tendrá a cargo personal
• Debe reportar su asignación
de tiempo al gerente de proyecto
Experto Pendiente • Toda decisión de cambio de
diseño web por diseño de página o plataforma
(Diseñador contratar. debe ser consultada al gerente
Gráfico) del proyecto.
• No tendrá a cargo personal
• Debe reportar su asignación
COMPETENCIAS /
RESPONSABILIDAD HABILIDADES
REQUERIDAS
• Cumplir con la línea base de • Gestión de proyectos
alcance
• Toma de decisiones
• Cumplir con la línea base de • Conciliación
cronograma
• Cumplir con la línea base de • Capacidad de negociación
costos • Resolución de conflictos
• Gestionar las compras y • Habilidades Gerenciales
proveedores del proyecto.
• Gestión del tiempo
• Desarrollar reuniones de
seguimientos para validar • Pensamiento Crítico y
avances correspondientes. analítico.
• Evaluar cada etapa de
ejecución del proyecto
• Controlar la documentación y
entregables del proyecto.
• Evaluar el desempeño y
logros del personal del proyecto
• Aprobar acta de entrega del
proyecto
• Garantizar los lenguajes de • Ingeniero tecnológico
comunicación del software.
• Pensamiento critico
• Desarrollar el programa frente • Autodidacta
a los requerimientos del
proyecto. • Enfoque al detalle
• Elaborar manuales operativos • Programación
y especificaciones técnicas del
software. • Creatividad
• Trabajar en conjunto con el • optimización de software
gerente del proyecto y diseñador • Experto de cookie Web
gráfico.
• Reportar al gerente de
proyecto a cerca del progreso
del desarrollo del software.
• Elaborar informe sobre el
progreso del proyecto.
• Presentar el producto final al • Diseño gráfico
gerente del proyecto.
• Dibujo e ilustración
• Desarrollar las plantillas y • Autodidacta
demás material de diseño.
• Elaborar elementos visuales • Marketing
para la • Creatividad
10
 de tiempo al gerente de Oficina virtual. • Técnicas de tecnología
proyecto.
• Reportar al gerente de
proyecto acerca del progreso del
desarrollo del software.
• Elaborar informe sobre el
progreso del proyecto.

3.2. Organigrama.

3.3. Perfil y Matriz RACI.

a. Perfil requerido para cada integrante del equipo a partir de estudios y
experiencia.

Educación -
(Rol) Dependencia Reporta a Experiencia
Profesión
Gerente de Gerencia Patrocinador Especialista en 1 a 3 años de experiencia en
proyecto gerencia de gerencia de proyectos de BI
proyectos.
Desarrollador Proyecto Gerente de Ingeniero de 3 a 5 años de experiencia en
proyecto sistemas desarrollos de software,
Especialista en lenguajes de programación,
desarrollo web creación de manuales operativos.
(op). Desarrollo bajo metodologías de
proyectos.
Diseñador Proyecto Gerente de Ingeniero de 3 a 5 años de experiencia en
Grafico proyecto sistemas o diseño de páginas y ambientes
diseñador gráfico de software, creación de
Web manuales operativos.
Desarrollo bajo metodologías de
proyectos.

b. Matriz RACI

Para determinar la matriz RACI, se tienen en cuenta los paquetes de trabajo de la

WBS.

11
12
 3.4. Plan para la gestión de personal.

a. Adquisición del personal.

PROCESO ESTRATEGIA RESULTADOS
Gestión de Evaluar conocimientos y experiencia El gerente del proyecto ubicara
Contratación mediante procesos prácticos a través el rol y el perfil para cada uno
desarrollador y de entrevista personal y evaluación de dentro del proyecto.
diseñador gráfico. portafolio del diseñador.
Verificar la Verificar que el personal a contratar Seleccionar personal
adquisición del cumple con los requisitos especificadosresponsable con conocimientos
personal. y requeridos para ambos cargos. y habilidades para realizar el
trabajo deseado.
Validar la El personal contratado debe demostrar Demostrar profesionalismo y
adquisición de y poner en práctica sus habilidades excelentes resultados con
personal. para el buen desarrollo del software del trabajo de calidad.
proyecto, se le aplicara una evaluación
de seguimiento para validar el
cumplimiento y calidad de sus
responsabilidades.

b. Calendario de recursos.
Dentro del calendario de recursos, se establecen las actividades que desarrollarán los
roles que serán incluidos dentro del proyecto, lo que son los roles de gerente del
proyecto, desarrollador y de diseñador WEB. Al evidenciar los tiempos de entrada y
salida de cada actividad, los momentos de ocupación están alineadas por cada rol, lo
que permitirá el buen desarrollo y ejecución de las actividades por cada uno de ellos.

13
 LISTA DE ACTIVIDADES DURACIÓN Momentos de ocupación
ID WBS ACTIVIDAD DIAS ROL Entrada Salida
1 1 DIAGNOSTICO INICIAL
2 1.1 Determinación de metodologia de diagnostico
3 1.1.1 Analizar el entorno externo e interno 4 Gerente del proyecto 02-mar-20 05-mar-20
4 1.1.2 Definir metodo de preguntas y respuestas 3 Gerente del proyecto 09-mar-20 11-mar-20
5 1.1.3 Establecer formato de recolección de datos 2 Gerente del proyecto 12-mar-20 13-mar-20
6 1.2 Recolección de datos
7 1.2.1 Entrevistar a las partes interesadas 3 Gerente del proyecto 16-mar-20 18-mar-20
8 1.3 Analisis y organización de los datos
9 1.3.1 Tabular información 2 Gerente del proyecto 19-mar-20 20-mar-20
10 1.3.2 Comparar e interpretar la información 4 Gerente del proyecto 24-mar-20 27-mar-20
11 1.3.3 Documentar variables importantes de la empresa 3 Gerente del proyecto 30-mar-20 01-abr-20
12 1.4 Informe de Diagnostico Inicial
13 1.4.1 Recopilar información de resultados 2 Gerente del proyecto 02-abr-20 03-abr-20
14 1.4.2 Documentar y estructurar informe de diagnostico inicial 8 Gerente del proyecto 13-abr-20 22-abr-20
15 2 DISEÑO TIENDA VIRTUAL
16 2.1 Requisitos TIC mínimos para la tienda virtual
17 2.1.1 Evaluar las tecnologias actuales de la empresa 6 Desarrollador 23-abr-20 30-abr-20
18 2.1.2 Evaluar las tecnologias que se ajusten al proyecto 8 Desarrollador 04-may-20 13-may-20
Determinar los requisitos minimos de tecnologias para el
19 2.1.3 Desarrollador 14-may-20 22-may-20
proyecto según alcance 7
20 2.2 Actas de seguimientos y reuniones técnicas
21 2.2.1 Definir formato de actas de seguimiento y reuniones técnicas 1 Gerente del proyecto 26-may-20 26-may-20
Registrar seguimientos y temas tratados en las reuniones
22 2.2.2 Gerente del proyecto 27-may-20 28-may-20
técnicas 2
Generar registos y base de actas de seguimientos y reuniones
23 2.2.3 Gerente del proyecto 29-may-20 01-jun-20
técnicas 2
24 2.3 Evaluación del diseño
25 2.3.1 Creación de Wireframe 12 Diseñador WEB 02-jun-20 18-jun-20
26 2.3.2 Definir boceto según necesidad de la empresa 5 Diseñador WEB 19-jun-20 26-jun-20
27 2.3.3 Generar estructura de software y hardware para la tienda virtual 8 Diseñador WEB 30-jun-20 09-jul-20
Evaluar la implementación y condiciones de uso de la tienda
28 2.3.4 Gerente del proyecto 10-jul-20 14-jul-20
virtual 3
29 3 MODELO DE TIENDA VIRTUAL
30 3.1 Tienda virtual en págin WEB
31 3.1.1 Elegir Hosting 2 Desarrollador 15-jul-20 16-jul-20
32 3.1.2 Contactar con proveedores de Internet 2 Gerente del proyecto 17-jul-20 21-jul-20
33 3.1.3 Establecer politicas de LPDS y LSSICE 2 Desarrollador 22-jul-20 23-jul-20
34 3.1.4 Otimizar software (ecommerce) 4 Diseñador WEB 24-jul-20 29-jul-20
35 3.1.5 Lanzar el software a producción 11 Desarrollador 30-jul-20 14-ago-20
36 3.2 Informe prueba piloto
37 3.2.1 Monitorear y evaluar el desempeño de la pagina Web 9 Desarrollador 18-ago-20 28-ago-20
38 3.2.2 Analizar los resultados de la prueba piloto 4 Desarrollador 31-ago-20 03-sep-20
39 3.2.3 Generar informe de errores y modificaciones necesarias 5 Desarrollador 04-sep-20 10-sep-20
40 3.3 Modificaciones, tecnicas y diseños
41 3.3.1 evaluar el impacto de los cambios o modificaciones 5 Gerente del proyecto 11-sep-20 17-sep-20
42 3.3.2 Modificar o ajustar las desviaciones del diseño 9 Desarrollador 18-sep-20 30-sep-20
43 3.3.3 Documentar los cambios presentados con analisis de impacto. 4 Gerente del proyecto 01-oct-20 06-oct-20
44 3.4 Evaluación de la viabilidad de la tienda virtual
45 3.4.1 Validar la integridad de información de los articulos de la tienda 2 Gerente del proyecto 07-oct-20 08-oct-20
46 3.4.2 Evaluar la confianza de la tienda virtual 3 Desarrollador 09-oct-20 14-oct-20
47 3.4.3 Determinar el buen funcionamiento y uso de la tienda virtual 7 Desarrollador 15-oct-20 23-oct-20
48 4 ADMINISTRACIÓN DE LA TIENDA VIRTUAL
49 4.1 Control de accesos y administración de la tienda
50 4.1.1 Capacitar al personal para la administración de la tienda virtual 6 Diseñador WEB 26-oct-20 03-nov-20
51 4.1.2 Determinar roles y privilegios para la tienda virtual 5 Desarrollador 04-nov-20 10-nov-20
52 4.1.3 Entregar claves de acceso de administración de la tienda virtual 2 Gerente del proyecto 11-nov-20 12-nov-20
53 4.2 Manuales de soporte técnicos
54 4.2.1 Definir los manuales de soporte tecnicos 5 Desarrollador 13-nov-20 20-nov-20
55 4.2.2 diseñar los manuales de soporte tecnicos 8 Diseñador WEB 23-nov-20 02-dic-20
56 4.2.3 Entregar los manuales de soporte tecnico 2 Gerente del proyecto 03-dic-20 04-dic-20
57 4.3 Codigo fuente y de programación
58 4.3.1 Entregar codigo fuente y programación 2 Desarrollador 07-dic-20 09-dic-20
59 4.4 Inventarios controlados mediante tienda virtual
60 4.4.1 Validar inventarios virtuales vs fisicos 6 Gerente del proyecto 10-dic-20 17-dic-20
61 4.4.2 realizar Acta de entrega de inventarios finales 2 Gerente del proyecto 18-dic-20 21-dic-20
62 4.4.3 Generar Reunión de entrega y cierre de proyecto 1 Gerente del proyecto 22-dic-20 22-dic-20

c. Plan de Liberación de personal.

14
Una vez se llega el fin del proyecto, el equipo del proyecto no continuaran como
personal vinculados a la organización, sin embargo, el desarrollador y el diseñador
WEB prestaran el servicio de soporte como garantía durante un rango de 6 meses a
partir de la aceptación del producto por el cliente y firmado el acta de entrega, una vez
finalizada esta etapa, la empresa Alpha Commerce SAS puede contratar los servicios
de estos expertos para continuar con el soporte del mismo.
Inicialmente el proyecto no tendrá segunda fase, por lo que la relación contractual con
el gerente del proyecto no se renovará.
d. Necesidades de Capacitación.
El proceso de capacitación estará enfocado en dar a conocer el funcionamiento y
manejo del software basado en resultados de los diagnósticos previos y las
orientaciones del gerente del proyecto.
DURACIO
NOMBRE DEL TALLER FECHA RESPONSABLE
N
Capacitar al personal para la
 26/10/2020 6 días Diseñador WEB
administración de la tienda virtual

Dentro de los perfiles de cargo, se definen el conocimiento técnico que debe tener cada
uno de los integrantes del proyecto para que respalden la calidad y capacidad para el
proyecto. No se identifican capacitaciones técnicas, certificaciones u otros talleres al
equipo del proyecto
e. Reconocimientos y recompensas.
El proyecto cuenta con un presupuesto limitado, por lo cual no tiene dentro del
proyecto, la estrategia de reconocimiento y recompensas.

4. PLAN DE GESTIÓN DE LAS COMUNICACIONES.

4.1 Requisitos de comunicación de los stakeholders (relacionados con las

necesidades de comunicación identificadas para los stakeholders)

15
 Línea de
Tipo de comunicación comunicación Escrita - verbal -
Stakeholders Necesidades Forma de comunicar Idioma
(Interna - externa) (Horizontal - Virtual
vertical)
• Conocer el cumplimiento de los
Vertical
indicadores
Formal y oficial
• Controlar los inventarios online
Patrocinador Interna Informes y actas de Gerente del Escrita Español
• Actualización online de stock de
seguimientos. proyecto /
productos
patrocinador
• Conocer avances del proyecto
• Cumplimiento de requisitos Formal y oficial Vertical
Gobiernos y legales Reportes en bases
Externa Virtual Español
autoridades • Cumplimiento de protección de de datos por Empresa /
datos requisito Gobierno
Formal / No oficial

• Mejores canales de ventas

según acuerdos
• Confiabilidad de su información Horizontal
clientes
Clientes personal Externa Virtual Español
estratégicos,
• Mejora en procesos logísticos y Empresa / Cliente
reporte en pagina
tiempos
WEB

• Conocer el avance del proyecto

• Conocer las mediciones y
Vertical
oportunidades de mejora del
Formal y oficial
proyecto
Coequiperos Interna Informes y actas de Gerente del Escrita Español
• Conocer los controles al proyecto
seguimientos. proyecto /
• Cronograma del proyecto
coequiperos
• Actas de seguimiento y avances,
conclusiones de las reuniones

Formal y oficial
• Novedades del proyecto
Vertical
• Riesgos materializados en el
Actas de
Gerente del proyecto
Interna y externa seguimiento Gerente del Escrita Español
proyecto • Desviaciones del proyecto
Reporte y proyecto /
• Ajustes y cambios
escalamiento de coequiperos
• Solicitudes legales y no legales
novedades

4.2 Roles en las comunicaciones del proyecto (incluye los roles en las
comunicaciones para todos los integrantes del equipo de proyecto y, adicionalmente,
tener en cuenta hacer visible quién será el responsable de autorizar la divulgación de
información confidencial)

ROL Responsable de comunicación Información confidencial

Gerente de El gerente del proyecto será responsable de Es responsable de
proyecto comunicar: comunicar la información
• Plan de gestión del proyecto confidencial o privilegiada
• Indicadores del proyecto del proyecto con
• Seguimientos y conclusiones de reuniones stakeholders que no sea el
del proyecto patrocinador bajo solicitud
• Cambios a las líneas bases del proyecto jurídica o reglamentada.
como alcance, cronograma y costos.
• Riesgos asociados al proyecto
• Comunicar información a entidades
reguladoras según requisitos legales.
Desarrollador Sera el responsable de: Toda información
• Comunicar los avances de sus confidencial o privilegiada
actividades. debe ser consultada al
• Informar las novedades o riesgos que gerente del proyecto y no
tiene autorización de

16
 puedan impactar el proyecto divulgarla a ningún
• Comunicar los resultados de las pruebas y stakeholders del proyecto.
diseños correspondientes.
• Comunicar las novedades presentadas
con los proveedores.
Diseñador web Sera el responsable de: Toda información
• Comunicar los avances de sus confidencial o privilegiada
actividades. debe ser consultada al
• Informar las novedades o riesgos que gerente del proyecto y no
puedan impactar el proyecto tiene autorización de
• Comunicar los resultados de las pruebas y divulgarla a ningún
diseños correspondientes. stakeholders del proyecto.
• Comunicar las novedades presentadas
con los proveedores.

4.3 Proceso de escalamiento.

Casos para la escalar el proceso de comunicación se debe cumplir las siguientes

determinaciones:

 1er Nivel: Comunicaciones que son recibidas e informadas por parte del Gerente
del proyecto, el deberá ser informado dentro de las 8 horas siguientes a la
novedad o solicitud y dará respuesta dentro de las 12 horas siguientes. Estas
comunicaciones son catalogadas las críticas, confidenciales y toma de
decisiones que impacten el proyecto en sus líneas bases de alcance,
cronograma y costos.
 2do Nivel: El equipo de proyecto (Desarrollador y diseñador web) recibirá
información técnica para el desarrollo de proyecto por parte del personal de la
empresa, pueden estar asignados al proyecto o a fases del mismo, deberán dar
respuesta dentro de las 8 horas siguientes a la solicitud o escalar al primer nivel
si no tiene la autoridad.
 3er Nivel: Información básica del proyecto que será compartida al equipo de
proyecto, las solicitudes deben responderse a las 3 horas máximas a la solicitud.
Des la información de tercer nivel puede salir información que se requiera
escalar al primer nivel para su análisis y decisiones.

Tiempo de Tiempo de Grupo que

Nivel de
Responsable Medio Comu. escalamiento respuesta recibirá
escalamiento
(hrs) (hrs) información
1er nivel Gerente de Email Max 3 Max 12 Patrocinador y
proyecto stakeholders
2do nivel Equipo de Email, físico Max 3 Max 8 Gerente de
proyecto proyecto.
3er nivel Personal de la Verbal, físico o Inmediato Max 3 Equipo de
empresa email. proyecto,
Gerente de
proyecto.

17
4.4 Directorio del equipo de proyecto y de los principales stakeholders del
proyecto (incluye: rol, persona de contacto, datos de contacto)

Rol Nombre Teléfono Email

Patrocinador Alpha Commerce SAS 300 613 1836 gerencia@alphacommerce.com
031 536 8927
Gerente de proyecto Anderson Peñarete C 321 414 7802 andersonpenarete@gmail.com
Desarrollador Pendiente Pendiente Pendiente
Diseñador web Pendiente Pendiente Pendiente
Gobierno y SIC. 031 592 0400 contactenos@sic.gov.co
autoridades Ministerio TIC 031 344 34 60 minticresponde@mintic.gov.co
DIAN 031 607 99 99
Clientes Clientes principales de Directorio Responsable:
Alpha Commerce. En empresarial. gerencia@alphacommerce.com
base de datos de la
empresa.

4.5 Reglas básicas para las reuniones.

El gerente del proyecto debe seguir la siguiente metodología para que las reuniones
sean efectivas;

Antes de la reunión:

 Preparar un orden, objetivos y metas para la reunión.

 Determinar adecuadamente los participantes de las reuniones a convocar
 Informar siempre los temas de cada integrante a tratar par que estos estén
preparados con anticipación.
 Enviar con anticipación y recordatorios las fechas de las reuniones.

Durante la reunión:

 Respetar los tiempos establecidos de inicio y fin

 Limitar la intervención de los participantes, alineado estas intervenciones a favor
de los objetivos de la reunión
 Cumplir con el orden de la reunión
 Limitar con tiempo la intervención del equipo.

Finalización de la reunión:

 Estipular tiempo para dudas y conclusiones

 Aclarar las responsabilidades y las tareas asignadas
 Generar un acta de reunión que contenga como mínimo, fecha, hora, asistente,
orden de reunión, temas importantes, tareas y responsabilidades estipuladas y
conclusiones de la reunión, si se cumplió el objetivo y metas propuestas.
 Firma de recibido y aceptado el acta de reunión por los asistentes.

18
 4.6 Matriz de comunicaciones (incluye: stakeholder, información requerida, propósito,
frecuencia, método y tecnología de la comunicación a utilizar, responsable de envío)
Stakeholders

Patrocinador

Coequiperos
autoridades
Gobiernos y

Gerente del
proyecto
Gerente /

Clientes
Método de Frecuencia de
Que se comunica Propósito Responsable
comunicación comunicación

Se comunican las condiciones

Acta de constitución del Reunión / video Al inicio del proyecto Gerente del
establecidas para el buen X X
proyecto conferencia / cada actualización proyecto
desarrollo del proyecto.

Enunciado del alcance del Reunión / video Al inicio del proyecto Gerente del
Se comunican los lineamientos de X X
proyecto conferencia / cada actualización proyecto
alcance del proyecto.
Reunión / video Al inicio del proyecto Gerente del
WBS del proyecto Se comunica la estructura de X X X
conferencia / cada actualización proyecto
entregables del proyecto.
Se comunica la secuencias de
Reunión / video Al inicio del proyecto Gerente del
Cronograma de actividades actividades y tiempos requeridos X X
conferencia / cada actualización proyecto
para el proyecto.
Se comunican los costos asignados
y recursos determinados para las Reunión / video Al inicio del proyecto Gerente del
Presupuesto X X
actividades a desarrollar en el conferencia / cada actualización proyecto
proyecto.
Se comunican e identifican las
Reunión / video Gerente del
Planeación de actividades prioridades semanales del X X Semanal
conferencia proyecto
proyecto y pasos a seguir.
Se informa el estado actual de
Reunión / video
Diagnostico inicial como se encuentra la empresa X X Al tener resultados Desarrollador
conferencia
según las TIC
Requisitos TIC mínimos para Se informa lo necesario de las TIC
X X X Email y reunión Al tener resultados Desarrollador
la tienda virtual para el desarrollo del proyecto.
Se comunican los seguimientos,
Actas de seguimientos, Reunión / video Gerente del
temas y conclusiones de las X X X Semanal
avances y reuniones. conferencia proyecto
reuniones del proyecto
Se informa el diseño de la tienda Socialización
Diseño tienda virtual X X X X Cada actualización Diseñador Web
virtual y sus aplicaciones. email
Se informan las características
Reunión / video
Informe prueba piloto buenas y a mejorar del diseño de la X X Al terminar pruebas Desarrollador
conferencia
tienda virtual.
Se comunican los cambios de
Modificaciones técnicas y Gerente del
técnicas o diseños que se puedan X X X Email y reunión Cada actualización
diseños. proyecto
presentar en el proyecto.
Se comunican los pasos a paso y
secuencia para el mantenimiento Capacitación y
Manuales soporte técnico X X Cada actualización Desarrollador
técnico del software de la tienda socialización
virtual.
Se informa el lenguaje, técnicas y
Código fuente y de Reunión / video
estructura de programación de la X X Al terminar proyecto Desarrollador
programación conferencia
tienda virtual.
Se comunica el cumplimiento de
Reunión / video Gerente del
requisito legales de TIC requisitos legales aplicables a las X X X X Cada actualización
conferencia proyecto
TIC.

5. PLAN DE GESTIÓN DE LOS RIESGOS.

5.1 Equipo de trabajo.

ROL RESPONSABILIDAD
Gerente de Analizar, evaluar y planear respuesta a los riesgos, establecer controles para mitigar los
proyecto mismos, comunicarlos los riesgos al equipo de trabajo, usar la reserva de contingencia y
gestión para tender los riesgos.
Desarrollador Identificar e informar los riesgos presentados en sus actividades. Cumplir los controles a los
riesgos expuestos según sus actividades
Diseñador Identificar e informar los riesgos presentados en sus actividades. Cumplir los controles a los

19
 gráfico riesgos expuestos según sus actividades.
5.2 Valoración cualitativa y cuantitativa de riesgos.

(a) Escala de probabilidad.

PROBABILIDAD
PROBABILIDAD DESCRIPCIÓN
BAJO Baja probabilidad de ocurrencia 1
MEDIO Media probabilidad de ocurrencia 5
ALTA Alta probabilidad de ocurrencia 10

(b) Escala de impacto.

IMPACTO

OBJETIVO
DEL BAJO (10) MEDIO (20) ALTO (30)
PROYECTO
Desviación de los costos ≤ 3%
COSTO Desviación de los costos de 3,1% a Desviación de los costos ≥
10% 10,1%

TIEMPO Desviación del Cronograma ≤ 5 Desviación del cronograma de 6 a Desviación del Cronograma ≥
días. 15 días 16 días.

ALCANCE Áreas menores del alcance Principales áreas del alcance Producto final del proyecto no
afectadas. afectadas. es utilizable.

CALIDAD Derogación poco notoria de calidad La reducción de calidad requiere Producto final del proyecto no
aprobación del cliente es utilizable.

(c) Matriz de probabilidad por impacto.

MATRIZ DE PROBABILIDAD POR IMPACTO

Impacto amenazas Impacto oportunidades
BAJO (10) MEDIO(20) ALTO(30) ALTO(30) MEDIO(20) BAJO (10)

BAJO(1) 10 20 30 30 20 10 BAJO(1)
Probabilidad

Probabilidad

MEDIO(5) 50 100 150 150 100 50 MEDIO(5)

ALTA(10) 100 200 300 300 200 100 ALTA(10)

Nivel de riesgo

Grado bajo Grado bajo

Grado medio Grado Medio
Grado alto Grado Alto

20
 5.3 Monitoreo, seguimiento y control de los riesgos.

(a) Cómo se llevará a cabo la documentación y monitoreo de riesgos.

Los riesgos de los proyectos estarán documentados en una matriz diseñada para su
adecuado análisis, evaluación y respuesta a los eventos presentados. Esta matriz se
deberá revisar mensualmente o cada vez que un riesgo potencial se identifique o se
materialice y estará disponible para el equipo de trabajo tanto virtual como en físico.
Se tendrá en cuenta como elementos de entrada para la gestión de riesgo:
 Línea base del proyecto
 Paquetes de trabajo
 Actividades y responsabilidades del equipo
 Información manejada

(b) Cómo se realizará el seguimiento a la gestión de los riesgos identificando

estados de acción a tener en cuenta y estado de los riesgos.

Revisión Cuando Responsable Categorías del Frecuencia

riesgo
Puntual Cuando se materialice un Gerente de Técnicos Cada vez que
riesgo y sea necesario proyecto Externos se presente.
analizar la causa raíz con Organizacionales
algún integrante del Gerencia de
equipo de trabajo. proyecto
General Mensualmente se revisará Todo el equipo Técnicos Mensual
los riesgos, se informarán del proyecto Externos
los cambios presentados y Organizacionales
lecciones aprendidas si Gerencia de
las hay. proyecto

(c) Plan de respuesta a los riesgos.

Riesgo Plan de respuesta Responsable

Bajo Evaluación de los controles y ajustes necesarios Gerente de proyecto
Medio Implementación inmediata al plan de acción, Gerente de proyecto
actualización de los controles.
Alto Implementación inmediata al plan de acción, Gerente de proyecto
actualización de los controles y sanciones si es el
caso.
Amenazas Analizar y evaluar la amenaza. Gerente de proyecto
Oportunidades Analizar la oportunidad y compartir con equipo de Gerente de proyecto.
proyecto.

21
 5.4 Matriz de riesgos aplicada al proyecto.

Versión: 1
MATRIZ DE RIESGOS - PROYECTO TIENDA VIRTUAL ALPHA COMMERCE SAS 23 ene 2020
probabilidad de
Identificación Causa de riesgo Evento del Riesgo consecuencias CATEGORIA resposanble Impacto Nivel de riesgo Plan de acción
ocurrencia
Falta de apoyo económico por el gerente
de la empresa  Aplicar clausulas de cumplimiento de
No ejecución del proyecto Gerente de proyecto.
 Limitar los recursos economicos para las No continuidad de asignación de recursos que limite la puesta en
Ÿ
R01 Desarrollar parcialmente el proyecto ORGNIZACIONALES BAJO 1 ALTA 30 30
feses del proyecto. marcha del proyecto de Alpha Commerce S.A.S. proyecto  Reajustar las líneas bases del proyecto con
Baja calidad de entregables
Falta de confianza al resultado del el cliente.
proyecto.
 Mal diseño de tecnicas de recolección de
datos  Revisión de causales de demora de
Impacto en la línea base del cronograma actividad.
R02  No disponibilidad de información Demora en la recolección de datos necesarios para la aplicación e
TECNICOS
Gerente de
BAJO 1 BAJO 10 10
tecnica de los clientes. implementación de la tienda virtual.
Demora en los entregables correspondientes
proyecto  Evaluación del desempeño del personal
Impacto en linea base de costos.  Reasignación de actividades de ser
 Bases de datos con errores o necesario.
incongruencias en la información.
 Error en la proyección de tiempos y
costos
 Revisar la linea base de costos
 No identificar las adquisiciones nuevamente y generar una actualización.
necesarias para el desarrollo del Error en la linea base de costos
No realizar un presupuesto acertado que genere falta de recursos Gerente de
R03 proyecto. para finalizar el proyecto o que sea muy alto que no permita la
Costos limitados para el desarrollo del proyecto
GERENCIA DE PROYECTO MEDIO 5 ALTA 30 150  Limitar costos y extracostos hasta la
Demoras en la aprobación de adquisición. proyecto determinación de la actualización de linea
 No evaluar correctamente las reservas aprobación de este por parte de la Gerencia y patrocinador.
No terminación del proyecto base de costos.
del proyecto.
 Omitir elementos claves que requieran
presupuesto
 No identificar correctamente las Cambios a la linea base del alcance
necesidades de las partes interesadas Que el diseño y desarrollo de la tienda virtual no se ajuste a las Gerente de
R04 necesidades y manejo de Alpha Commerce SAS y traiga
Replanteaamiento del proyecto que lleve a TECNICOS BAJO 1 ALTA 30 30  Realizar un nuevo diagnostico con los
 No contar con tecnologia que facilite el sobrecostos proyecto clientes
consecuencias con los clientes.
desarrollo de la tienda vitual. Desconfianza al proyecto por aprte del gerente.  Actualizar la línea base del alcance

 Realizar un nuevo diagnostico con los

No diagnosticar aspectos importantes que limiten el alcance del Gerente de clientes
Resistencia a usar la tienda virtual por los clientes
R05 proyecto generando que no se identifiquen situaciones de mejora en TECNICOS BAJO 1 MEDIO 20 20
 Mal diseño de recolección de datos Cambios a la línea base del alcance. proyecto  Actualizar la línea base del alcance
los canales de ventas.
 No anlizar correctamente el resultado  Capacitar a los clientes sobre la tienda
del diagnostico. virtual.
 Decisiones de la empresa en cambios de
peresonal  Validar con el egerente la información
Por cambios de personal o instrucciones por parte de la Gerencia de valiosa sobre la operatividad de los clientes.
R06  Personal nuevo con poca información de la organización se genere un incremento en el tiempo de finalización Afectación en la línea base de cronograma ORGNIZACIONALES
Gerente de
BAJO 1 BAJO 10 10
la empresa y comportamiento de los proyecto  Solicitar capacitación por aprte de la
del proyecto. empresa al nuevo parsonal en las
clientes.
actividades de apoyo a prestar.
 Know how en una sola persona
 No contar con politicas de protección de  Solicitar asesoria Juridica
datos personales Limitación de presupuesto por sanciones Gerente de
R07 Sanciones y pérdidas económicas por falta de cumplimiento legal a
económicas a la empresa. EXTERNOS MEDIO 5 ALTA 30 150  Completar la documentación necesaria
 No contar con protocolos para asegurar los datos personales de los usuarios y clientes. proyecto para identificar protocolos de seguridad de
Demandas a la empresa por protección de datos.
los datos de los clientes. datos.
6. PLAN DE GESTIÓN DE LAS ADQUISICIONES
6.1 Necesidad de adquisiciones externas.
Para el desarrollo y ejecución el proyecto el responsable de realizar las actividades de
compra y contratación es el gerente del proyecto, quien contará con el apoyo de un
asistente o compañero de ejecución del proyecto con el objetivo de obtener respuestas
de compra, inspección, contratación y evaluación más agiles, siendo el gerente del
proyecto quien dará la aceptación final.
Las adquisiciones y servicios a contratar son:
 Un diseñador gráfico web o Ingeniero de sistemas.
 Un Ingeniero de sistemas especialista en desarrollo web.
 Alquiler de cuatro equipos portátiles.
 Servicio de Internet y telefonía.
 Software.
 Palería y cafetería.

6.2 Identificación de adquisiciones.

Se identifican las necesidades de adquisición para la ejecución del proyecto.

DESCRIPCION
DE LA ESPECIFICACIONES COSTO PARA QUE SE UTILIZARA
ADQUISICION TOTAL
Ingeniero de Conocer de diseño   Sera quien diseñe el ambiente de
sistemas o gráfico, dibujo e la página web, realice
diseñador ilustración, marketing $4.038.888,89
actualizaciones y mejoras a las
gráfico web y técnicas de guías de estilo, plantillas y a los
tecnología. desarrollos gráficos, prepare
planos gráficos e impresos.
Ingeniero de Conocer de   Es el encargado de garantizar los
sistemas programación, con lenguajes de comunicación del
especialista en altos conocimientos $8.900.694,11 software, desarrollar el programa
desarrollo web tecnológicos y de acuerdo a los requerimientos
experto de cookie del proyecto, elaborar manuales
web. operativos y técnicos.
-Buena potencia y -Se utilizarán para el diseño y
capacidad de desarrollo del software.
almacenamiento. -Receptores de información en
-Procesador Intel o $1.070.833,33 operaciones de cálculo, lógica y
Alquiler de 4 AMD almacenamiento.
equipos Sistema operativo -Clasificar, ordenar, seleccionar,
portátiles Linux, Windows, Mac corregir y automatizar las
-Pantalla con un operaciones realizadas.
tamaño entre 15 y 17
pulgadas, resolución
UHD o 4K
Servicio de -Buen ancho de -Compartir información.
Internet y Banda y velocidad -Como medio de tecnológico de
telefonía -Calidad en el soporte $755.856 comunicación e Interacción.
 técnico.
Software de Fácil de manejar, Se utilizará para fortalecer la
diseño página resistente a ataques estrategia comercial en la
Web, licencia de externos, que pueda $97.775 empresa, generando una
alojamiento y ser modificado por el experiencia y un ambiente
licencia de desarrollador y ser innovador.
modelo de utilizado en diversos
seguridad. equipos.
Contar con
Proveedor de alojamiento de Se utilizará para almacenar
Hosting dominios ilimitados, información, archivos, sistemas,
seguridad, servicio de $5.426,67 correos electrónicos, imágenes y
soporte, ancho de videos
banda amplio,
espacio en el servidor
de al menos 1GB y
ofrecer la oportunidad
de crear tus propias
cuentas de contacto
Salón de Facilidad de acceso,
entrenamiento. suficiente iluminación $431.666.67 Sera utilizado para capacitar y
y espacio, asientos formar el personal.
cómodos, ausencia
de ruido y buena
circulación de aire.
Tecnología DLP, Presentación y capacitación para
Video Beam contraste nativo y $133.611,11 el manejo y administración del
resolución Full HD software.

-La papelería hace parte del

conjunto de elementos y
Papelería y Variedad, calidad y productos necesarios en la
cafetería precio razonable. $196.136,67 operación.
-La cafetería hace parte de la
estimulación en la actividad del
trabajo diario y para realizar
pausas activas.

6.3 Tipos de contrato a utilizar.

De acuerdo a las modalidades presentadas por el PMI el tipo de contrato que será
utilizado para las adquisiciones previstas será el contrato por tiempo y materiales el
cual si bien requiere de esfuerzo administrativo para comprobar la planificación,
ejecución y las cantidades asociadas también permite una fácil comparación de ofertas ,
tiene bajo riesgo de disputas y una repartición equitativa del riesgo entre proveedor y
comprador.

6.4 Proceso de efectuar las adquisiciones.

24
 Proceso selección de Criterios de selección Descripción de la Fecha para
Proveedores Adquisición la
adquisición.
1. Lista de posibles -Reputación. Alquiler de 4
proveedores. equipos portátiles 02/03/2020
2. Revisión de la cotización -Localización. Servicio de Internet
del proveedor. y telefonía 02/03/2020
3. Aplicar Criterios de -Capacidad Técnica
selección para escoger . Software de diseño
uno o dos proveedores -Enfoque Técnico. página Web, licencia 14/05/2020
que estén calificados de alojamiento y
para efectuar el trabajo. -Tamaño de la empresa. licencia de modelo
4. Negociación con el de seguridad.
proveedor, mejorar -Referencias. Proveedor de 14/05/2020
propuesta y detalles del Hosting
servicio; actividades que -Facilidades de pago. Salón de 26/10/2020
serán coordinadas entrenamiento.
mediante entrevistas, -Rapidez en la entrega. Video Beam 26/10/2020
visitas y correos
electrónicos. -Servicio postventa y Papelería y cafetería 02/03/2020
5. Gestión de acuerdo que garantías. Ingeniero de
permita monitorear los sistemas o
procesos. -Experiencia. diseñador gráfico 02/06/2020
6. Confirmación del servicio web
con el proveedor. -Relación calidad – precio.
7. Firma del contrato y Ingeniero de
orden de compra. sistemas 23/04/2020
especialista en
desarrollo web

Las solicitudes de cambio serán procesadas para su análisis mediante el proceso de

control integrado de cambios, asumiendo que la probabilidad de realizar
actualizaciones a la línea base de costos y a la línea base del cronograma es mínima,
pues esto conlleva a renegociar el contrato durante el desarrollo del servicio con todos
los proveedores.
Para la selección de proveedores se utilizará el formato relacionado a continuación, con
un indicador en escala de 1 a 5 donde de 1 a 2 es insatisfactorio, de 3 a 4 es aceptable
y 5 es excepcional.

SELECCIÓN DE PROVEEDORES

25
 Criterio de selección Proveedor 1 Proveedor 2 Proveedor 3
Reputación      
Localización      
Capacidad Técnica      
Enfoque técnico      
Tamaño de la empresa      
Referencias      
Facilidad de pago      
Rapidez en la entrega      
Servicio postventa y garantías      
Experiencia      
Relación calidad – precio      
Puntuación total      

 1 a 2 Insatisfactorio.
 3 a 4 Aceptable.
 5 excepcional.

Aceptación:

   
Gerente del proyecto Fecha

6.5 Proceso de control de las adquisiciones.

Para gestionar de forma adecuada el control de las adquisiciones se analizan las
actividades relacionadas con la administración de los contratos y los procesos de
seguimiento.

FRECUENCIA
FASES DESCRIPCION METRICA SEGUIMIENTO
NEGOCIACION Y PUESTA EN MARCHA
Se realizarán reuniones de negociación Total de proveedores con  Mensual.
Reunión de en las cuales se tratarán aspectos como reunión de negociación /
negociación. responsabilidades, planes de pago, hitos, total proveedores
informes, presupuestos, entregables y no contratados.
conformidades.
Análisis del contrato lo cual incluye Total de contratos  Mensual.
Análisis del ámbito de aplicación, roles y analizados/ total de
contrato responsabilidades, métricas, hitos, contratos.
recursos y penalizaciones.
Proceso de Proceso de comunicación en el cual se  Control mediante  Mensual.
comunicación mantendrá un registro de la información y consecutivo de las
de las decisiones tomadas. comunicaciones emitidas
a los proveedores.

26
MONITOREAR RESULTADOS
Definición de Se utilizarán los indicadores claves de  Total de KPI medido/ total  Mensual.
aspectos a rendimiento KPI ahorro total de costes, de KPI definidos.
monitorear calidad y tiempo del ciclo de adquisición.
El gerente del proyecto será el encargado  Total de problemas  Mensual.
Resolución de de supervisar la resolución de problemas gestionados/ total de
problemas y prever la posible desviación del problemas identificados.
proyecto debido a los mismos.

Seguimiento y Mediante control de calidad se realizará  Ejecución actual de  Mensual.

aceptación de inspección y verificación al producto. proyecto / ejecución
entregables planeada
Los pagos serán realizados a través de  Pagos efectuados / total  Mensual.
Gestión de transferencia Interbancaria y se realizara de facturas proveedores.
pagos seguimiento al proceso de facturación.
Se realizarán revisiones periódicas con  Total de revisiones  Mensual.
Revisiones las partes interesadas. ejecutadas / total de
revisiones planeadas.
CONTROL DE CAMBIOS
Identificación de Dentro de esta fase se tendrá en cuenta  Total de cambios  Mensual.
los cambios el origen de la propuesta de cambio y las efectuados bajo
áreas afectadas. procedimiento / total de
cambios efectuados
Evaluación. Se analizarán costos previstos,  Evaluaciones  Mensual.
implicaciones técnicas, operativas y efectuadas / evaluaciones
contractuales. planeadas.
En caso de aprobación se inicia el  Total de cambios  Mensual.
Implementación proceso de implantación del cambio del efectuados bajo
contrato original con nueva fecha y firma. procedimiento / total de
cambios efectuados.
CONTROL Y MONITOREO DE RIESGOS
Control de Revisar periódicamente la efectividad de Garantizar controles al Mensual o cada
riesgos los procesos y ofrecer mejoras. 100% de riesgos vez que se
identificados. presente un
nuevo riesgo.

Cierre del contrato:

Esta fase del proceso de control de las adquisiciones será realizada de la siguiente
manera:
- Verificar si los criterios de aceptación del producto especificados en el contrato
se ejecutaron de manera correcta y satisfactoria.
- Analizar las obligaciones posteriores como licencias y servicios de
mantenimiento y garantía.
- Conclusiones y lecciones aprendidas.
- Documentación de aceptación formal, actualización de registros y documentos
de cierre.

7. PLAN DE GESTIÓN DE LOS INTERESADOS

27
7.1 Registro de interesados.
INFORMACIÓN DE IDENTIFICACIÓN INFORMACIÓN DE EVALUACIÓN CLASIFICAICÓN
Fase del ciclo
Rol / Información Necesidades o Expectativas Influencia en el tipo de
Nombre Ubicación de vida con el Clasificación
Stakeholders Contacto requisitos principales proyecto Interesado
mayor interés

• Conocer el
cumplimiento de los
indicadores • Aumento de las En la asignación
Alpha • Controlar los ventas y de presupuesto  Inicio
300 613 1836 proyecto
Patrocinador Commerce Bogotá inventarios online reconocimiento al del proyecto. Interno Partidario
031 536 8927  Cierre
SAS • Actualización online buen funcionamiento Su influencia es
proyecto
de stock de productos de la tienda virtual. alta
• Conocer avances
del proyecto
• Contar con políticas En la emisión de
• Cumplimiento de claras para el uso y regulaciones y
Super. IyC 031 592 0400
Gobiernos y requisitos legales tratamiento de los leyes sobre las
Ministerio TIC Bogotá 031 344 34 60  Planificación Externo Neutral
autoridades • Cumplimiento de datos de los usuarios TIC
DIAN 031 607 99 99
protección de datos de la empresa Alpha Su influencia es
Commerce. media
• Mejores canales de • Disponibilidad de la En la aceptación
ventas página web y tienda al cambio y uso
Clientes • Confiabilidad de su virtual para la de la tienda  Ejecución y
Clientes Bogotá N/A Externo Reticente
principales información personal adquisición de virtual control
• Mejora en procesos productos Su influencia es
logísticos y tiempos necesitados. alta
• Conocer el avance
del proyecto
• Conocer las
mediciones y
oportunidades de • Inventarios
En el desarrollo
mejora del proyecto confiables y
del proyecto y
• Conocer los actualizados.  Planificación
Del proyecto tienda virtual
Coequiperos Bogotá N/A controles al proyecto • Información correcta Ejecución y Interno Partidario
De la empresa técnicamente. 
• Cronograma del y precisa de pedidos control
Su influencia es
proyecto para su alistamiento y
Media
• Actas de envío.
seguimiento y
avances,
conclusiones de las
reuniones
• Novedades del
proyecto
• Riesgos • Brindar solución y
materializados en el mejora sobre la En todo el
Gerente del Anderson proyecto gestión de ventas y proyecto  Todo el ciclo
Bogotá 321 414 7802 Interno Partidario
proyecto Peñarete C • Desviaciones del uso de herramientas Su influencia es de vida
proyecto tecnológicas por las alta
• Ajustes y cambios partes interesadas.
• Solicitudes legales y
no legales

7.2 Gestión de los interesados.

28
 Matriz de poder / influencia

Alto

(N ive l d e in fl u e n cia)
Trabajar para él .
Mantener satisfecho
Gestionar atentamente.
Pode r

Monitorear Trabajar con el l os

Mínimo esfuerzo Mantener Informado

Bajo Alto
Interes

EVALUACIÓN FRENTE AL PROYECTO

Interesado Desconocedor Reticiente Neutral Partidiario Líder

C
Patrocinador
D
Gobiernos y
C D
autoridades

Clientes C D

C
Coequiperos
D
Gerente del
C D
proyecto

(a) Interesado, (b) Tipo de interesado, (c) Nivel de interés, (d) Nivel de
influencia, (e) Acciones posibles de parte del interesado tanto de impacto
positivo como de impacto negativo, (f) Estrategias para la gestión del
interesado, (g) Qué tipo de información y con qué frecuencia se enviará

29
 esta al interesado para mantenerlo informado sobre la ejecución del
proyecto.

Acciones posibles del

Tipo Nivel Nivel tipo de información Frecuencia de
Interesado Tratamiento interesado tanto impacto Estrategias para la gestión
interesado Interés influencia sobre el proyecto envío
positivo como de impacto
 Extender el alcance del
proyecto  Mantenerlo informado
 Incumplir con requisitos del avance del proyecto Información de:
legales empresariales periódicamente.  Contexto  Encada etapa
Trabajar para
Limitar la asignación de  Informar los cambios que  Planeación de proyecto
Patrocinador Interno Alto Alto él, gestionar 
presupuesto puedan impactar el  Ejecución  Cada vez que
atentamente
 Proponer extender tiempos proyecto  Pruebas se requiera.
del proyecto  Asignar un rol importante  Cierres de proyecto
 Desistir en el desarrollo del el proyecto.
proyecto
 Emitir regulaciones que
faciliten la puesta en marcha de  Cumplir con las
las tecnologías regulaciones sobre las TIC´s
Información de:
Emitir regulaciones que  Responder a las  Cada vez que
Gobiernos y Mantener   Base de datos
Externo Bajo Alto afecten el proyecto solicitudes judiciales por la regulación
autoridades satisfecho  Cumplimiento
 Iniciar Investigaciones por los entes de control
regulatorio
lo requiera
cumplimiento regulatorios  Garantizar los datos
 Generar beneficios por el uso personales de los terceros
de tecnologías
 Realizar socializaciones
sobre los beneficios de la
 Puedan presentar resistencia tienda virtual
al cambio y uso de la tienda  Escuchar y atender las
virtual sugerencias de los clientes  Al inicio del
proyecto
Monitorear,  Pueden acompañar y/o para el diseño de la tienda
Información de:  Cada tres
Clientes Externo Bajo Bajo mínimo asesorar con proyectos exitosos virtual
esfuerzo en sus compañías  Expectativa meses
 Realizar comunicados de
Querer apoyar el proyecto expectativas para  Al final del
 proyecto
económicamente como involucrar a los clientes.
sponsor  Buscar estrategias
comerciales de descuentos
por uso de tienda virtual.
 Convocarlos a reuniones
 Poner a disposición su de seguimiento
conocimiento y experiencia Información de:
para el proyecto  Contar con su
Trabajar con conocimiento operativo de  Avance del
ellos,  Interés de ser parte la empresa
proyecto  Cada 15 días
Coequiperos Interno Alto Bajo importante en el desarrollo del  Técnica del  Cada que se
mantener  Usar correctamente sus
proyecto. proyecto requiera.
informados habilidades dentro del
 Presentar resistencia al proyecto.  Información de
desarrollo de la tienda virtual clientes
 Permitirles conocer los
 Retiro de la empresa. avances del proyecto.

 No realizar seguimiento  Empoderarlo en el Información de:

correcto al proyecto. proyecto  Contexto  Encada etapa
Trabajar para
Gerente del Tomar decisiones que afecten  Permitirle el desarrollo de  Planeación de proyecto
Interno Alto Alto él, gestionar 
proyecto el desarrollo del proyecto sus actividades sin  Ejecución  Cada vez que
atentamente
 Desistir en continuar con el interferencia por parte de  Pruebas se requiera.
proyecto. la empresa.  Cierres de proyecto

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