Nombre de la Institución: Universidad Virtual CNCI

Título del trabajo: Administración de Proyecto

Nombre del tutor en línea: Johana Castillo Rodríguez

Nombre de alumna: Marisol Aguilar Lara

Nombre de la clase: Planeación y Control de Proyectos

Numero de la(s) actividad(es): 3 Proyecto Modular

Lugar y fecha de entrega: Monterrey N.L a 24 de octubre de 2021

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 INTRODUCCIÓN

Definir un proyecto es como una serie de tareas relacionadas, parcialmente ordenadas y

generalmente dirigidas a la obtención de un resultado importante, por lo que requiere un
largo periodo de tiempo para su finalización.

Todo proyecto es una manera de crear el cambio, con gran variedad de resultados, tanto
tangibles como intangibles . Los proyectos siempre implican a personas, tienen que ver con
el cambio, producen resultados en un lapso definido, usando recursos de todo tipo.

Se puede definir al proyecto como una secuencia de actividades que están conectadas entre
sí, son efectuadas en un período de tiempo limitado y están dirigidas a generar un resultado
único, pero bien definido.

Todo proyecto recorre un ciclo vital, desde su concepción, su nacimiento y desarrollo, su

fase adulta, hasta su senectud o término, que generalmente crea las bases para encarar otros
proyectos.

El proceso de planificación, realización y control de proyectos se realiza siguiendo una

secuencia bastante regular, que ha sido sistematizada en su expresión general del siguiente
modo : Iniciación del proyecto, planificación del proyecto, Ejecución de las actividades,
recopilación de la información, evaluación de información para el control de proyectos y
terminación del proyecto.

2
 INTRODUCCIÓN DE LA COMPAÑÍA

La empresa Servicios Especializados Alanís S.A. de C.V ha presentado algunas quejas por
parte de los clientes de USA ya que no se cuenta con una certificación antiterrorismo por
parte de la compañía. El consejo tomo la decisión de aplicar el programa CTPAT para
cumplir con el requisito de los clientes en USA, y así tener más viajes y por lo tanto más
ganancias, el consejo y la directiva de la empresa contrato a una persona de calidad para
que les ayude a desarrollar un proyecto y así tener la certificación. Pero necesitan
involucrar a todos los gerentes de la compañía junto con sus departamentos para cumplir y
llevar a cabo este proyecto. Servicios Especializados Alanís S.A. de C.V inicia esta
certificación lo antes posible y como incluye a varias áreas y departamentos.

CONSEJO DE
ADMINISTRACIÓN

Dirección General

Subdirector Administrativo Subdirector De Finanzas Subdirector Comercial

GERENTE SEG GERENTE SEG

GERENTE DE
ADMINISTRATIVO OPERATIVO
CALIDAD

Auxiliare Seg. Auxiliare Seg. Operativo

Auxiliare de Calidad
Administrativo

3
 INICIO DEL PROYECTO
Objetivo del proyecto: Obtener la certificación CTPAT, para cumplir con los requisitos
solicitados por los clientes.

El producto o servicio final: Certificación CTPAT, exportación de productos refrigerados y

Diesel con toda la seguridad.

El contexto del proyecto y su desarrollo: El proyecto consiste en implementar los puntos

solicitados por la autoridad de estados unidos CTPAT, la cual solicita ciertos criterios y
especificaciones que se deben cumplir para llegar a la acreditación de este mismo.

Implementar formatos, controles de acceso, seguridad del vehículo, seguridad del inmueble,
seguridad del personal, no contaminar la mercancía por drogas o productos nocivos para la
salud.

Todo esto se debe presentar con la autoridad para que ellos revisen y verifiquen que
realmente se está cumpliendo con los requisitos, y una vez verificados, nos darán un
numero de CTPAT y así con ese ya podemos estar cruzando a USA sin problemas, y
además los clientes estarán seguros de que la mercancía que les llega es legal.

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 ROLES

ROL RESPONSABILIDAD
Gerente general Pedir resultados cada semana a las áreas
responsables.

Subdirector Administrativo Administrar el proyecto en cuanto a costos y

material necesitado.

Subdirector Finanzas Solicitar al área de calidad los formatos y

controles necesarios para presentar.

Subdirector Comercial Estar presente en el proceso y atento para

cualquier situación de seguridad.

Gerente Seg. Administrativa Líder del proyecto.

Gerente Calidad Encargada de los formatos y de las normas de
calidad.

Gerente Seg. Operativa Encargado de la seguridad que se necesita

obtener.

Auxiliares de Seg. Administrativa Estar presentes en el proceso y además

realizar actividades solicitadas.

Auxiliares de Seg. Administrativa Estar presentes en el proceso y además

realizar actividades solicitadas.

Auxiliares de Seg. Administrativa Estar presentes en el proceso y además

realizar actividades solicitadas.

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Escrito de aprobación del proyecto Servicios Especializados Alanís S.A de C.V
Asunto.: Certificación CTPAT Personal de la empresa: Por este conducto les informo que
se está iniciando un proyecto de certificación CTPAT, el cual el objetivo es cumplir con los
requisitos y obtener la certificación.
Se ha nombrado líder del proyecto al Ing. Emmanuel Suarez, gerente de seguridad
administrativa, el cual solicitara de su colaboración para llevar a cabo dicho proyecto de
certificación. Los involucrados del área de calidad y seguridad serán de suma importancia,
por lo que solicitamos de su mayor disposición.
Las responsabilidades del Ing. Emmanuel Suarez son:
1. Contacto central de los consultores internos y externos de la empresa
2. Hay que asegurar que todos los miembros del trabajo cumplan y estén comprometidos
con el proyecto.
3. Que los consultores cumplan con el tiempo estimulado de entrega de documentos. 4.
Realizar un plan de trabajo.
5. Controlar Costos y programas.
6. Reportar avances del proyecto a la dirección y gerencias.
La autoridad que se otorga al Ing. Emmanuel Suarez para sacar adelante el proyecto:
1. Autoridad para liderar el equipo del proyecto.
2. Acceso directo a direcciones y gerencias para tratar asuntos importantes.
3. Autoridad para monitorear tiempo, costo y calidad de las actividades.
4. Atribuciones para citar juntas de trabajo a personal y personal involucrado.
5. Negociación con los externos.

______________________________

Atte.: Consejo Administrativo

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 ENUNCIADO DEL TRABAJO
Servicios Especializados Alanís necesita mejorar sus procesos en los cuales incluye los
procesos de certificado de operadores, entregas a tiempo, calidad en el servicio. Debe
tenerse en cuenta, que la importación y exportación del material a USA se requiere una
certificación de CTPAT, la cual debe cumplir con seguridad personal, del inmueble, y del
producto.
¿Que? Mejorar la calidad en la entrega y siendo segura.
¿Quien? La empresa
¿Como? Mediante indicadores
¿Por qué? Por qué la aduana y el cliente así lo requieren, y con esto evitamos rechazos.
¿Para qué? Buscar siempre la mejora.
¿Cuándo? En los siguientes 6 meses.
DIAGRAMA DE HITOS

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 ESTUDIO DE FACTIBILIDAD
Objetivos de la empresa:
Ser la mejor solución de transportación terrestre, para garantizar la satisfacción de nuestros
clientes, entregando las cargas en destino y puntualidad. Lo cual se necesita las mejores
unidades, con las mejores refacciones para así no tener tanto gasto del combustible.
ADMINISTRACIÓN DE ALCANCE
Producto-Proyecto
Id Objetivos del negocio que aplican al proyecto Fuente Prioridad
Disminuir la entrega por retraso a clientes en USA Empresa Alta
1 en un 90% en 2 meses
Reducir la perdida innecesaria de combustible en Empresa Alta
2 un 85% en 3 meses
Eliminar paros en la aduana por no cumplir con los Empresa Alta
requerimientos en un 100% en 3 meses
3
Contar con todos los procesos documentados bien Empresa Alta
definidos bajo la norma ISO 9001
4

Producto-Servicio
Id Objetivos del negocio que aplican al proyecto Fuente Prioridad

El gerente de seguridad administrativa identificara Empresa Alta

1 los problemas actuales

Gerente de calidad determinara: indicadores a Empresa Alta

2 evaluar
Gerente de calidad entregara manual de procesos y Empresa Media
organizacional al terminar el proyecto
3

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 ESTRUCTURA DE DESGLOSE DEL TRABAJO EDT

Proyecto CTPAT

Seguridad Personal Controles de Acceso

Referencias Personales Cámaras CCTV

Examen Antidopaje Pluma en Entrada y

Salida

Reglamento Interno
Guardias con
Uniforme

COSTOS DEL PROYECTO Iluminación

No. Fase Personal a Cargo Actividad Subtotal

1 Director del Proyecto Emmanuel Suarez Reuniones para recolectar información del $100.00
avance

9
2 Miembros del equipo del Varios Realizar actividades $1,600.00
proyecto
3 Seguridad personal Edgar Fuentes Implementar manual y procedimientos $50.00
4 Exámenes antidopaje Edgar Fuentes Realizar actividad $500.00

5 Reglamento interno Nancy Picazo Generar Manual $50.00

6 Controles de acceso Edgar Fuentes Comprar equipo necesario $5,000.00

7 Cámara CCTV Laura Guerra Comprar e instalar cámaras $10,000.00

8 Pluma entrada y salida Edgar Fuentes Solicitar e instalar dicha pluma $3,000.00

9 Guardias con uniforme Edgar Fuentes Solicitar uniformes $700.00

10 Iluminación Laura Guerra Reparara lámparas dañadas $800.00

REQUISITOS DE CALIDAD DEL PROYECTO

1.Una política de calidad.

Al terminar el análisis de la situación actual, y determinar indicadores para monitorear los

resultados se buscará satisfacer las necesidades del cliente para cada etapa.

2.Objetivo de la calidad.

Aumentar las entregas a tiempo, disminuir los rechazos en la aduana, eliminar el paro de
unidades por permisos.

3.Normas aplicables.

CTPAT ISO ISO 9001:2000 Manuales

4.Metricos del proyecto.

100% de entregas a tiempo

100% documentación faltante

100%requerimientos DOT

10
 100%requerimientos CTPAT

5.Programa de calidad.

Capacitación del personal para cumplir con los estándares listados.

Juntas periódicas con indicadores de cumplimento.

Auditorias.

ORGANIGRAMA DEL PROYECTO

Director del Proyecto

Emmanuel Suarez

Seguridad Personal/ Edgar Calidad/Nancy Picazo Sistemas/Laura Guerra

Fuentes

Reglamento Interno Cámaras CCTV

Exámenes antidopaje
Iluminación
Controles de acceso
Plumas de entrada y salida
Guardias con uniforme

MEDIOS DE COMUNICACIÓN
Políticas de comunicación.
Para lograr los objetivos se deberá crear un plan en el cual los involucrados (consultores,
directores y empleados de la empresa) sepan del proyecto, sus alcances y riesgos.
Objetivos de la comunicación.
Desarrollar sentido de pertenencia.

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 Citar a juntas y reuniones.
Invitación a la junta de equipo.
Tecnología.
Correo electrónico.
Teléfono.
Programa de comunicación.
Junta de iniciación: El director general expondrá la importancia del proyecto y para qué
sirve la certificación con la participación de todo el personal.
Juntas periódicas: El administrador del proyecto convoca a juntas para revisar avances y
resultados

Riesgo Gravedad Probabilidad Nivel de Acciones de Prevención

Riesgo
A M 2 Siempre tener en cuenta los
Falta de requisitos para la certificación.
documentación
M B 1 Dar constantemente apoyo
Falta de personal económico y un buen ambiente
laboral.
Recursos M M 2 Contar siempre con el presupuesto
para que no falte este mismo.

POSIBLES RIESGOS DEL PROYECTO

Gravedad: a=alto; m=medio; b=bajo

Probabilidad: a=alta (+50%); m=media (25-49%); b=baja (menos de 24%)

Nivel de riesgo: 3: mayor, debe definir acciones de prevención fuertes; 2: medio,

desarrollar acciones para complementar proceso y evitar su ocurrencia; 1:bajo: el proceso
puede seguir así.

ADMINISTRACIÓN DE LAS ADQUISICIONES (COMPRAS)

Las posibles compras

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 Compra Departamento Responsable
Plumas entradas y salida sucursal Compras en conjunto con seguridad
Pruebas antidopaje Compras en conjunto con seguridad
Controles de acceso Compras en conjunto con seguridad
Cámaras CCTV Compras en conjunto con sistemas
Iluminación Compras en conjunto con sistemas

Observaciones:

 Solicitar al menos 2 facturas de proveedores

 La mejor calidad del material y certificado por la DOT
 Si es necesario solicitar ayuda de externos capacitados
 Considerar los riesgos de hacer la compra

CONTROL Y CIERRE DEL PROYECTO

Nombre del proyecto: certificación Fecha de inicio:23/10/2021

CTPAT
Autor del reporte: Marisol Aguilar Fecha de reporte: 24/10/2021
Lara

Avance del proyecto en relación con:

Alcance 50% vamos bien
Tiempo 100% estamos a tiempo
Costo 30% reducir más los costos
Calidad 30% aún falta aplicar algunos requisitos
Avance en la realización de productos 30% se necesitan más productos
Desempeño del equipo de trabajo 100% muy comprometido

Formato de Aceptación formal

Nombre del proyecto: certificación CTPAT Fecha: 24/10/2021

Administrador del proyecto: Emmanuel Suarez
Nombre del cliente: InterPetrolium
Nombre del patrocinador: SEA

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 Por el presente medio se acepta el proyecto el cual ha sido terminado y concluido
con las expectativas, cumpliendo con el alcance, calidad, costo, calidad y tiempo.

Nombre y firma de aceptación: Marisol Lugar y fecha: 12/10/2021

Aguilar Lara
Nombre y firma de aceptación: Américo Lugar y fecha: 12/10/2021
García

CONCLUSIONES

Una planeación y control de un proyecto básicamente es usar los métodos apropiados

(todas las tareas necesarias) para completar dicho proyecto.

Siguiendo los pasos, y cumpliendo con la duración para las distintas tareas listadas y
agrupadas, los recursos pueden ser estimados y los costos para cada actividad.

Una vez establecido y aceptado el progreso será medido contra este lineamiento durante
toda la vida del proyecto.

Y en general este proyecto ayuda mucho a la empresa a cumplir con lo requerido por un
cliente o autoridad, además de cumplir con las normas de calidad y seguridad que se piden
a cada empres al igual que el ISO.

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 BIBLIOGRAFÍA
 Universidad CNCI. (sin fecha). Planeación y control de proyectos. enero 27, 2020,
de Universidad CNCI Sitio web:
https://cnci.blackboard.com/bbcswebdav/courses/BbCont10/Contenido/Ingenierias /
Ing_planeacion_y_control_de_proyectos/clase_17/clase_17.html.
 Universidad CNCI. (sin fecha). Planeación y control de proyectos. enero 27, 2020,
de Universidad CNCI Sitio web:
https://cnci.blackboard.com/bbcswebdav/courses/BbCont10/Contenido/Ingenierias /
Ing_planeacion_y_control_de_proyectos/clase_18/clase_18.html.

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  Universidad CNCI. (sin fecha). Planeación y control de proyectos. enero 27, 2020,
de Universidad CNCI Sitio web:
https://cnci.blackboard.com/bbcswebdav/courses/BbCont10/Contenido/Ingenierias/I
ng_planeacion_y_control_de_proyectos/clase_19/clase_19.html.
 Universidad CNCI. (sin fecha). Planeación y control de proyectos. enero 27, 2020,
de Universidad CNCI Sitio web:
https://cnci.blackboard.com/bbcswebdav/courses/BbCont10/Contenido/Ingenierias/I
ng_planeacion_y_control_de_proyectos/clase_20/clase_20.html.

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