ARCHIVO

Un archivo es un conjunto de documentos, los cuales desarrollan su proceso

natural en una pila, por una persona natural, privada, o entidad pública para su
gestión.

Sus inicios se vieron sujetos al origen de la escritura, el cual se enlaza al hombre

con la comunicación y la manifestación de instituciones. Unas de las culturas que
más aportaron al crecimiento documental fueron, los egipcios quiénes realizaban
inscripciones dirigidas a la doctrina; culturas como Roma y Grecia realizaban sus
escritos en madera, mármol y vestigios; los Arcadios, Sumerios y Babilonios
tallaban sus escritos en pieles, madera y mármol con metal.

Estas culturas sirvieron de base para la evolución del reportaje; se dice que partir
del siglo XII y XIII se dieron los primeros indicios de documentación financiera, y
hacia el siglo XIV los archivos se transformaron en documentos estructurados que
cumplían requerimientos de la actualidad.

Los archivos se dividen en cuatro grandes grupos, según la organización, según

su uso, según su naturaleza, y según su ciclo vital.

1. Según la organización:

-Archivo centralizado: Una sola dependencia se encarga del control de toda la

documentación de la organización.

-Archivo descentralizado: Es independiente de todo proceso archivístico, debido a

que lleva cada una de las dependencias de la organización.

-Archivo descentralizado con control descentralizado: Se encarga de llevar la

información a cada dependencia, en la cual un jefe de cada oficina recae con la
responsabilidad.

-Archivo descentralizado con control centralizado: Se maneja de acuerdo con las

necesidades de cada dependencia con archivo descentralizado, y a la vez es
controlado desde el archivo central.

2. Según su uso:

-Archivo activo: Compuesto por información del año actual, o años anteriores que
se encuentran en proceso de tramitación.

-Archivo semiactivo: Documentos que varían en su periodo de conservación y su

consulta es menor.

-Archivo inactivo: Son documentos que por normas legales, fiscales, comerciales o
históricas deben conservarse por un periodo determinado.
3. Según su naturaleza:

-Archivo público: Es aquel documento que pertenece a instituciones del Estado.

-Archivo privado de interés público: Documentos que por su valor histórico, cultural
e investigativo son de interés público.

-Archivo privado: Documentos que pertenecen a naturales o jurídicas.

4. Según su ciclo vital:

-Archivo de gestión: Documentación sujeta a consulta administrativa por toda la

organización.

-Archivo central: Archivos que no son frecuentes, pero siguen en vigencia y hacen
parte de todas las dependencias.

Archivo histórico: Aquellos que se transfieren desde el archivo central a

conservación permanente.

Las características más destacadas que componen un archivo son:

-Económicos.

-Exactos.

-Técnicos.

-Funcionales.

-Simples.

Es importante destacar que esta actividad debe ser desempeñada por una
persona capacitada, la cual debe cumplir con los siguientes requerimientos.

-Orden.

-Responsabilidad.

-Sigilo profesional.

-Cordialidad.

-Prontitud.

De acuerdo al marco teórico y conceptual del Archivo, se puede deducir que su

conservación y correcto uso, son indispensables para mantener el orden en una
organización, ya sea privada o pública.