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TCNICAS DE ORGANIZACIN DE ACTOS

Unidad Didctica N 7
Actos protocolarios ms habituales

TCNICAS DE ORGANIZACIN DE ACTOS

Unidad Didctica N 7

I Inauguraciones

II Primer acto de un edificio: el acto de la primera piedra

III Acto de entrega de premios

IV Acto de firma de convenios

V Protocolo a seguir en las visitas a las instituciones oficiales

VI Acto de visita a las obras

VII Bibliografa Recomendada

Formacin sin barreras

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Unidad Didctica N 7

En esta unidad veremos la organizacin y el protocolo de los actos ms habituales que


suelen desarrollar las entidades.

I Inauguraciones
Las inauguraciones son los actos ms habituales que se organizan en las instituciones
pblicas y entidades privadas. Se entiende por inauguracin, el acto que prepara una
institucin para presentar pblicamente una nueva instalacin.
No siempre inauguracin se refiere a la apertura de una instalacin tras un proceso de
obra, sino al inicio de un nuevo servicio al pblico.
Se desarrolla este acto cuando la entidad anfitriona quiere dar a conocer y proyectar al
exterior el servicio que van a prestar. De ah, la importancia que normalmente adquieren los
medios de comunicacin como difusores del acto.
Normalmente, la presidencia del acto suele recaer, cortsmente, en autoridades y
representantes pblicos y con lo que el anfitrin consigue realzar ms su acto.

Pasos en su preparacin
Normalmente, lo habitual en las inauguraciones es seguir este cronograma
protocolario:

Llegada y recepcin de invitados

Llegada y recepcin de la autoridad o autoridades invitadas

Llegada y recepcin de la autoridad o invitado de honor que va a presidir el acto

Saludo a la corporacin o grupo anfitrin.

Algunas veces, se procede al corte de cinta (aunque cada vez con menos
frecuencia)

Descubrimiento de placa conmemorativa por la autoridad que va a presidir el acto

Breve recorrido por las instalaciones

Acto institucional en el que estn presentes los discursos por parte del anfitrin y la
autoridad que preside, y en algunos casos de otros representantes de instituciones
colaboradoras.

Firma en el libro de honor, si procede, por parte de la autoridad invitada o invitado


de honor

Aperitivo, vino espaol, cctel, segn los casos y la hora en la que se desarrolle el
acto

Almuerzo o cena (esto ltimo cada vez con menos frecuencia).

Despedida de las autoridades y de los invitados, con una posible entrega de algn
tipo de obsequio de recuerdo

Ante la asistencia de un alto nmero de invitados, la organizacin podr plantearse el


recorrido de diferentes maneras:

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Formando grupos atendidos por un responsable de la entidad anfitriona que


durante el recorrido explicar las caractersticas de la nueva obra o servicio,
atendiendo a su vez a los invitados. El primer grupo ser el formado por la
autoridad o invitado de honor que presidir el acto y el anfitrin, quienes estarn
acompaados por los principales invitados al acto.

Creando recorridos alternativos para evitar que el acto se extiende demasiado


tiempo si se va dando paso sucesivamente a distintos grupos por el mismo
recorrido. Si se opta por utilizar un mismo recorrido para todos los invitados al acto,
o bien ste deber reducirse para aquellos invitados no principales, o bien se
incorpora un acto para ocupar ese espacio de tiempo para el grupo principal
mientras el resto de invitados terminan de ver las instalaciones.

Trasladando a los invitados al espacio donde se desarrollar el acto institucional y


proyectando un vdeo relativo a las caractersticas tcnicas de lo que se inaugura,
en tanto el grupo principal recorre la instalacin. Al finalizar el acto, se ofrecer a
los invitados la posibilidad de recorrer la instalacin.

En este sentido, y en lo tocante a las explicaciones tcnicas, al inicio del recorrido o al


inicio del acto institucional, resulta casi obligado dar unas explicaciones tcnicas relativas a la
instalacin o espacio que se va a proceder a inaugurar por parte de los tcnicos
correspondientes (el arquitecto, el jefe de servicio,...). Estas explicaciones se suelen
acompaar de paneles, fotos, planos, vdeos, maquetas, o cualquier otro elemento que permita
una mejor comprensin del asunto.

De cualquier forma, en las inauguraciones, la organizacin anfitriona deber ensear o


recorrer una parte representativa de la actividad y no todas las instalaciones, aunque tambin,
ello depender de mltiples factores como el entorno, el nmero de personas invitadas,...

Llegada y recepcin de invitados


Un aspecto relevante a tener en cuenta en lo tocante a la llegada de invitados se refiere
al aparcamiento de los vehculos utilizados por los invitados para llegar al edificio, espacio o
instalacin donde se va a desarrollar el acto. No a todos los actos los invitados acuden con
vehculo propio y no en todos es necesario su uso, debido a que el acto tiene lugar en un
espacio accesible por medios de transporte pblico. Sin embargo, en el caso en el que la
organizacin prevea la necesidad del uso del vehculo se advertir en la invitacin que se enve
a los invitados o se les har llegar una credencial para que los invitados puedan aparcar en el
espacio reservado a tal efecto acompaada de un mapa explicativo del lugar.
El anfitrin o los miembros ms representativos de la institucin anfitriona, debern
recibir a los invitados en el punto de acceso previsto del lugar que se va a proceder a
inaugurar.
Los recibimientos son objeto de una gradacin de rangos debido a los diversos rangos
de las personas invitadas (autoridades, patrocinadores, invitados generales,...), de este modo,
las autoridades principales que acudan al acto sern recibidas por el anfitrin principal y una
vez saludadas stas, debern esperar la llegada de la autoridad o invitado de honor que
presida el acto. Si sta es una alta autoridad estatal, en primer lugar sern las autoridades por
orden riguroso las que den la bienvenida oficial y, a continuacin, el anfitrin y los miembros
ms representativos de la entidad anfitriona. Si la autoridad que preside no tiene una especial
relevancia, ser el propio anfitrin quien la reciba directamente, y despus se realizar un
saludo informal con el resto de las autoridades para proceder seguidamente a realizar el saludo
pertinente a los miembros de la institucin anfitriona.

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Acto de descubrimiento de placa


En los actos de inauguraciones suele ser usual que la autoridad o invitado de honor
que preside el acto descubra una placa conmemorativa como seal de la celebracin del acto.
En dicha placa se reflejarn los datos del acto, el nombre y/o cargo de la persona que procede
a la inauguracin y la fecha en la que se realiza. Esta placa se ubicar en un lugar visible, de
gran relevancia en el espacio inaugurado y hasta el momento en el que se proceda a su
descubrimiento, estar cubierta por una tela.
Dentro del programa del acto, este sub-acto tiende a celebrarse tras los saludos de
bienvenida a los invitados. El ceremonial que se usa es cmo sigue: la persona anfitriona
invitar a la autoridad que preside el acto cedindole el puesto ms prximo a los tiradores que
se utilizarn para realizar el descubrimiento de la placa, y permanecer a su lado mientras se
desarrolla este acto. El resto de autoridades invitadas y miembros de la entidad anfitriona se
ubicarn en un segundo plano.
Normalmente, suele ser habitual que el espacio situado frente a la autoridad o invitado
de honor que va a proceder al descubrimiento de placa se reserve como pool de prensa para
los medios de comunicacin grficos.

Acto institucional: intervenciones de la presidencia del acto


Se denomina acto institucional a aquella parte del programa en el que se procede a los
discursos por parte del anfitrin, de la persona o autoridad invitada a presidir el acto y de otras
personas vinculadas con el acto desarrollado. Este acto institucional suele concluir con un vino
de honor, teniendo en cuenta la hora de conclusin.
Dependiendo del lugar o espacio donde se celebre la inauguracin, el acto institucional
puede desarrollarse de pie o sentado. Ser el propio anfitrin o la duracin del acto, quienes
marquen lo ms oportuno al respecto.
Suele ser habitual que en primer lugar, hable el anfitrin y cierre las intervenciones la
autoridad o invitado de honor que presida el acto, existiendo la posibilidad de ofrecer la
palabra, entre las intervenciones de ambos, a otras personalidades o autoridades ligadas a la
nueva instalacin o servicio. Si por parte del grupo anfitrin hablase ms de una persona, el
protocolo exige que la persona de menor rango abra el acto y que el de mayor rango
intervenga el penltimo, es decir, inmediatamente antes que la autoridad que preside.
Puede ocurrir que el acto institucional se cierre con algn tipo de actividad cultural,
como un pequeo concierto a cargo de un coro o de un cuarteto, pero no suele ser lo ms
habitual. Igualmente, podra concluir con la interpretacin de los himnos oficiales, si se tratase
de una inauguracin promovida por una institucin o autoridad del Estado o por una institucin
o autoridad de una Comunidad Autnoma.

El uso de la bendicin religiosa


Tradicionalmente y por la arraigada cultura catlica existente en Espaa, en algunos
territorios los edificios o espacios que se inauguran son previamente bendecidos por la
autoridad religiosa local, por expreso deseo de la institucin anfitriona.
Sin embargo y aunque en la actualidad, la aconfesionalidad del Estado espaol no
hace necesario el uso de la bendicin religiosa, quedando esta ceremonia relegada a las
creencias personales de la entidad anfitriona, los asesores de protocolo del invitado de honor o
de la autoridad que va a presidir el acto deben de tenerlo presente.

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El acto de inauguracin de carreteras y calles


El programa protocolario a seguir es similar al desarrollado con anterioridad, sin
embargo, habr que tener en cuenta otros factores relevantes. De este modo, la urbanizacin
de una nueva calle se inaugura descubriendo la placa que da nombre a la calle. En el caso de
una carretera, se proceder a cortar una cinta y se invitar a los invitados al acto a que suban
en autobuses para recorrer el tramo ms representativo procurando hacer alguna parada en
obras que por sus caractersticas sean de inters especial para un conocimiento ms puntual
de las obras. En estos autobuses, a los invitados les acompaar un experto que ir explicando
los detalles ms relevantes de la obra.
La duracin del recorrido ser breve, ya que su finalidad es meramente representativa
y concluir en el lugar donde se vaya a celebrar el aperitivo o cctel. A este respecto, la
organizacin del acto deber prever la vuelta de los invitados al lugar donde hayan dejado sus
coches.
Si el acto se desarrolla al aire libre, habr que tener previsto una carpa o espacio
cubierto frente a la posibilidad del mal tiempo.

La entrega del regalo como obsequio por la asistencia al acto


El regalo tiene una finalidad particularmente publicitaria y recordatoria del acto al que
se ha asistido. De este modo, la eleccin de qu se regala suele ser primordial porque el regalo
dice mucho del acto, de la institucin anfitriona y del o los anfitriones.
Normalmente, en este tipo de actos como son las inauguraciones, el momento ms
propicio para hacer entrega del obsequio es en la despedida, ya que de este modo se evita el
que los invitados tengan que cargar con el regalo durante todo el transcurso del acto, llegando
a ser una carga ms que algo agradable.
El regalo suele ser comn a todos los invitados que asisten al acto, sin embargo, suele
ser habitual que a los invitados de honor o a la autoridad invitada para presidir el acto se les
obsequie con un regalo ms especial debido a su especial condicin. El momento ms idneo
para hacer entrega del obsequio a la autoridad que preside el acto es el de la firma en el Libro
de Honor si lo hubiera o finalizado el acto institucional de forma privada.

Las inauguraciones de edificios o instalaciones empresariales


El de la inauguracin de edificios o instalaciones empresariales es uno de los actos
ms peculiares en el sector empresarial. Normalmente, el acto de inauguracin es posterior al
inicio de su funcionamiento por lo que un aspecto a tener en cuenta es que el personal
trabajador de la empresa deber estar preparado para responder a posibles preguntas de los
invitados, autoridades,.., que asistan al acto.
A la hora de confeccionar este acto, los servicios de protocolo de la entidad empresarial
o su departamento de protocolo debern funcionar conforme a los datos que el gabinete de la
Presidencia estime oportunos relativos a fecha de celebracin, invitados (autoridades estatales,
autoridades autonmicas, autoridades locales,..), filosofa del acto,.., tendentes a potenciar la
imagen social de la empresa.
El acto seguir el mismo programa protocolario que el expuesto con anterioridad en los
apartados precedentes: a) recepcin de invitados y autoridades, b) saludo a la junta directiva c)
descubrimiento de placa, d) acto inaugural o acto institucional de presentacin de instalaciones
con breves discursos de la presidencia (si se opta por el acto de bendicin, habr que dar aviso
a la autoridad eclesistica correspondiente), e) visita del espacio a inaugurar, f) acto de firma
de Libro de Honor de la entidad empresarial por la autoridad o invitado de honor que esta
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presidiendo el acto de la inauguracin, g) vino de honor, almuerzo, cctel,.. (es costumbre en el


mbito empresarial que la comida o vino de honor se desarrolle en el mismo espacio donde se
ha procedido al acto de inauguracin), h) despedida a las autoridades o invitados de honor
asistentes y a los invitados generales.
El departamento de protocolo deber tener en cuenta la asistencia de los medios de
comunicacin, diseando los espacios que debern ocupar para poder tener un seguimiento
oportuno del acto.

II Primer acto de un edificio: el acto de la primera piedra


Se trata de un acto simblico que se convoca con ocasin del inicio formal de una obra
que es considerada, por su repercusin en beneficio de la sociedad en general o para la
institucin promotora en particular, de relevancia especial
Una misma obra, adems del acto de la primera piedra, puede ser objeto de mltiples
actos: la presentacin del anteproyecto y del proyecto ante los patrocinadores, acto de
adjudicacin del contrato ante diversas constructoras, visita a las obras por las autoridades del
sector o por los patrocinadores para ver el estado y ritmo de la construccin, el acto de
inauguracin del edificio por parte de una autoridad representativa, acto que marque el inicio de
la actividad o produccin.
De entre todo este cmulo de actos, el de la primera piedra y el de la inauguracin
suelen ser los ms significativos, por el alcance social que se pretende mostrar, ya que por el
primero se pretende hacer una llamada a la sociedad del inicio de una construccin que
procurar un beneficio social a la zona (bien econmico, cultural, sanitario,...), y por el segundo
se hace realidad dicha construccin.
Normalmente, el espacio que se busca para ubicar la primera piedra suele estar
relativamente alejado de la construccin del edificio por varios motivos; a) para que la primera
piedra no dificulte el desarrollo normal de las obras, y b) para que ese espacio donde se ha
colocado la primera piedra pueda ser un elemento histrico y significativo de la gnesis del
edificio.

Cronograma del acto


Bsicamente, el acto de colocacin de la primera piedra viene determinado por las
siguientes acciones:
a) Llegada y recepcin a los invitados generales
b) Llegada y recepcin a las autoridades
c) Llegada y recepcin a la autoridad o invitado de honor que presidir el acto
d) Un tcnico cualificado encargado de la obra (por ejemplo, el arquitecto) expondr los
las caractersticas del edificio o instalacin que se va a construir
e) Acto institucional en el que el anfitrin y las autoridades invitadas expondrn
protocolariamente sus discursos (el lugar en el que se desarrolle, carpa o al aire libre,
vendr marcado por el estado del tiempo)
f) Colocacin, propiamente dicha, de la primera piedra
g) Vino de honor, aperitivo o cctel
h) Despedida, primero a las autoridades invitadas y despus a los invitados generales

Debido al estado de las obras (en la mayora de los casos el acto de colocacin de la
primera piedra es anterior a cualquier tipo de intervencin constructiva por parte de los
operarios, siendo el espacio usual un solar), dentro de este acto, la parte de explicacin tcnica
de las obras es prcticamente una de las ms significativas.

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Aspectos protocolarios de carcter tcnico a tener en cuenta


El acto de la colocacin de la primera piedra es un acto que se desarrolla al aire libre y
normalmente en un solar o descampado donde no hay construccin alguna, por lo que la
organizacin y su departamento de protocolo debern maquillar la zona.
En qu consiste este maquillar la zona. Pues bien, prcticamente se basa en dos
aspectos:
a) Marcar el permetro de lo que ser la futura construccin
b) Acondicionar y decorar el espacio donde se va a desarrollar el acto, acordonando
la zona, colocando decoracin floral,..

Asimismo, protocolo de la organizacin deber de tener en cuenta los siguientes


elementos, necesarios para el desarrollo del acto

c) Una mesa cubierta por un mantel blanco donde se proceder a la firma del acta.
d) Un recipiente con cemento y paleta, un mortero para cubrir la piedra y una pequea
gra para hacer descender la piedra a su ubicacin.
e) Un tubo o una caja de metal que puede ser de hierro, cobre o plata donde se
introducirn monedas de curso legal, peridicos del da y una copia del acta. Este
tubo o caja se ubicar en un hueco junto con la primera piedra.
f)

Sobre una mesa auxiliar se puede colocar una maqueta del futuro edificio con
diversos planos del mismo. Esta mesa con las maquetas puede instalarse en el
interior de una carpa debido a las inclemencias del tiempo

g) Tarima donde ubicar a las autoridades o invitados de honor que presidirn el acto
h) Medios materiales para el desarrollo del acto como megafona, adornos, banderas,
alfombras, etc.

* En caso de procederse a la bendicin de la primera piedra, sern necesarios una


cubeta con agua bendita, un hisopo y un habitculo o lugar donde el sacerdote pueda
cambiarse para la ceremonia religiosa.

El ceremonial acostumbrado
Tradicionalmente, el acto de colocacin de primera piedra se realiza siguiendo el
siguiente esquema protocolario:
- Llegada y recepcin de invitados
- Reunin de las autoridades en un punto donde se colocarn por orden de
precedencia, enfrente del obispo o sacerdote encargado de la bendicin religiosa. La
presidencia ser de pie
- Peticin de permiso a la autoridad o invitado de honor que preside el acto para iniciar
la colocacin de la piedra

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- Colocacin del tubo de metal en el interior de la piedra. De menor a mayor rango, las
autoridades presentes se acercarn a la urna para dejar las monedas de curso legal, peridicos
del da, el acta,..
- Firma del acta que refleja la realizacin del acto
- Paletadas simblicas de las autoridades o invitados ms relevantes del acto, del
arquitecto de la obra y del presidente o director de la futura institucin. Una vez que el
arquitecto ordena el descenso de la piedra, el anfitrin har entrega de la paleta a la primera
autoridad o invitado de honor para que efecte la primera paletada que cubrir el hueco donde
se ha introducido el tubo de metal. A continuacin, seguirn en el protocolo de las paletadas el
arquitecto, el contratista, el aparejador y el encargado de la obra
- Explicaciones tcnicas del arquitecto o personal tcnico responsable de la obra sobre
la maqueta y planos
- Discursos de las autoridades y cargos ms vinculados al proyecto y a la institucin
- Vino de honor, aperitivo,.., debajo de una carpa. Igualmente, ste puede desarrollarse
en un restaurante.

III Acto de entrega de Premios


Se trata de un acto muy habitual en el conjunto de las instituciones tanto pblicas como
privadas que poco a poco se ha ido extendiendo a toda la sociedad (las entregas de ttulos o
condecoraciones oficiales siguen un protocolo muy parecido: a) lectura del acuerdo, b)
imposicin de la condecoracin por la autoridad que preside, c) palabras del premiado y
palabras de la autoridad).
En sus aspectos protocolarios, el ceremonial para la entrega de un premio o galardn
es similar en todos los casos, aunque dependiendo del tipo de entrega, de las circunstancias
que concurran, del nmero de premiados,..., variar en cada momento. Sin embargo, el guin
general y comn es el siguiente:
1. Presentacin general del acto
2. Comentarios sobre el premiado realizado desde la presidencia del acto o por un
speaker
3. Lectura del acta de concesin del premio realizada desde la presidencia del acto o
por un speaker desde un atril
4. Entrega del premio por parte del anfitrin, autoridad o invitado de honor que
presida el acto
5. Palabras de agradecimiento del premiado
6. Se cierra el acto con un discurso realizado por un representante de la institucin
promotora del premio

El acto de entrega de premios puede desarrollarse:

A) Dentro de un acto institucional


En este caso, lo normal es que ya se conozca el fallo del jurado, por lo que este
ceremonial tambin suele ser usado para actos de condecoracin, de Hijos Predilecto y
Adoptivo, Medallas, etc, que se desarrollan sentados.
Dependiendo del nmero de los premiados stos se sentarn en la presidencia, a
derecha e izquierda de la persona que preside, si son uno o dos, o se colocarn a la derecha

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de la presidencia en asientos habilitados para ellos en orden, siendo el premiado ms


importante el ms cercano a la mesa presidencial.
Cuando los premiados son varios y se les coloca protocolariamente en el margen
derecho de la presidencia, lo ms habitual es ubicar enfrente al jurado.
Veamos en el dibujo un ejemplo de ubicacin de varios premiados que, debido a su
nmero, no es conveniente sentarlos en la mesa presidencial y como, enfrente de ellos se
coloca el jurado:

banderas
Mesa

auxiliar
Mesa Presidencial
atril

Premiados

Jurado

Los premios se entregan desde la mesa presidencial, sin embargo, es necesario el uso
de una mesa auxiliar donde se ubicar un auxiliar o responsable de protocolo para apoyar los
galardones y entregrselos en su momento a la persona de la presidencia que va a efectuar la
entrega.
No hace falta sealar que cualquier motivo floral colocado sobre la mesa presidencial
sera poco esttico y ocultara las caras de las personas que ocupan la presidencia.
Puede ocurrir que los premios que se conceden en un mismo acto sean diferentes y
por lo tanto, que cada premio tenga su jurado. En esta situacin, nicamente se sentaran en
los asientos correspondientes al jurado, a la izquierda de la presidencia, los presidentes de
cada jurado que ha fallado un premio.

B) Dentro de una comida


Lo normal, es que en referencia a premios, las comidas sirven para que el jurado se
rena y falle el premio a favor del candidato correspondiente. Sin embargo, existen ciertos
premios que se conceden dentro de la celebracin de una comida. Si este fuera el caso, la
norma al respecto establece que la entrega se realice al finalizar la comida, despus de tomar
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el caf. De este modo, al lado de la mesa presidencial se colocara un atril desde donde el
speaker leera la concesin de los premios.
Las autoridades invitadas, el presidente del jurado o el mximo representante de la
entidad patrocinadora del premio se acercara al atril para hacer entrega del premio, cerrando
el acto a continuacin de las palabras de agradecimiento de los premiados.
En cuanto a los detalles protocolarios que se deberan tener con los premiados cabe
sealar que; en las tarjetas de invitacin se mencione su nombre, y que su entrada al comedor
sea la ltima, para que todos los invitados aplaudan su llegada. Si el premiado fuera
nicamente uno, la norma establece que se siente en la mesa presidencial junto al jurado del
premio, a la derecha de la autoridad que preside o del anfitrin, o que se le ceda la presidencia,
segn convenga. Si el galardonado fuera acompaado de su consorte, ste tomar asiento en
la misma mesa.
En el caso en el que los premiados sean varios, y todos ellos del mismo rango, lo ms
aconsejable es habilitar una mesa especial, situada frente a la presidencia (constituyendo la
mesa 2). Los premiados se sentarn en la mesa siguiendo un orden protocolario que la
organizacin seale (orden de concesin, criterios de edad,...).Si la organizacin optase por
sentarlos en distintas mesas con sus familiares y amigos, no se establecera protocolo de
mesas al respecto.
Si hubiera varios premios, su orden de entrega vendr definido por importancia del
premio, siendo el ltimo en entregar el ms importante.

IV Acto de firma de convenios


Debido a la enorme expansin que est teniendo en la actualidad el mundo
empresarial, y por lo tanto su protocolo, el acto de firma de convenios se ha convertido en un
acto muy recurrido.
En argot protocolario se entiende como acto de firma de convenio, al acto por el que,
con firma pblica o privada, dos o ms partes suscriben un acuerdo o compromiso.
Lo normal, es que el acto de firma de convenio se realice pblicamente con presencia
de medios de comunicacin para hacer partcipe a la sociedad o a un sector amplio de la
misma lo que se ha suscrito, ya que normalmente la firma suele tener una repercusin social
en el aspecto econmico, cultural, laboral,..
El programa protocolario bsico de una firma de convenio sigue el siguiente esquema:

1. Lectura del acta o texto que se va a proceder a firmar por parte de un alto
representante o directivo de la institucin anfitriona o persona designada al efecto por
las partes.
2. Acto propio de la firma de los documentos con o sin intercambio de carpetas.
3. Breve alocucin, por parte de las partes firmantes, que seguir el orden marcado de
intervencin coincidente con el orden protocolario que se ha seguido para sentarse en
la mesa. Si las partes firmantes son muchas, se designar un portavoz
4. Aunque no es algo general, puede convocarse una rueda de prensa protagonizada
por las partes firmantes.
5. Aperitivo, vino de honor o lunch.

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Existen bsicamente dos frmulas de firma de convenios:

A) Convenio simple
Se denomina firma de convenio simple a la firma pblica de tantos ejemplares como
firmantes haya, con el intercambio posterior de las mismas. Al concluir la firma, se procede al
intercambio de carpetas y simblico apretn de manos, llevndose cada parte firmante un
ejemplar del convenio firmado por todos.
El acto de firma de convenio simple suele realizarse cuando el nmero de los firmantes
no supera las cuatro personas.
El normal escenario donde se procede a la firma es una habitacin o espacio con una
mesa presidencial, preferiblemente sin ningn adorno, donde los firmantes se sitan mirando al
pblico. Sobre la mesa donde se va a proceder a la firma del documento, el departamento de
protocolo se encargar de ubicar las carpetas cerradas que contendrn los documentos que las
partes deben de firmar. A su lado se colocarn las plumas con las que se firmarn los
documentos.
El protocolo de asiento de los firmantes variar por factores de cesin de presidencia
en beneficio del invitado de fuera, o en beneficio de una alta autoridad estatal invitada (sta o
bien se sienta en la mesa presidencial ocupando el puesto central de la misma, o bien se sita
de pie en un lugar destacado de la sala. En este caso, el acto se celebrara de pie y los
firmantes acudiran a la mesa de firmas en el momento preciso de la firma del convenio), o por
criterios de antigedad en el cargo, edad,.., dependiendo de donde se celebre el acto de firma
del convenio.
En primer lugar la persona que proceder a dar lectura del documento que se va a
firmar se ubicar en un atril, mirando al pblico, mencionando, al acabar la lectura del texto, el
nombre de las personas que van a proceder a la firma. Posteriormente, los ayudantes o
auxiliares de protocolo designados se colocarn detrs de cada persona firmante ayudndole
a pasar los folios y sealndole donde debe firmar, folio tras folio.
Lo tradicional es firmar al margen izquierdo de cada hoja a excepcin de la ltima que
estar seala por escrito donde debe firmar esa persona.
Al finalizar la firma del primer ejemplar, los auxiliares de protocolo cerrarn la carpeta y
se la intercambiarn con el siguiente ayudante. As hasta que todas las carpetas estn
firmadas por todas las partes. Una vez concluida la firma, los firmantes dejarn la pluma en la
mesa, se levantarn y se darn la mano entre s como seal de acuerdo de lo firmado.

* Lo ms habitual es que el anfitrin o autoridad que ha presidido el acto,..,


ofrezca las plumas que han utilizado las partes firmantes como regalo que sirva para
recordar el evento.

B) Convenio mltiple
Se denomina firma de convenio mltiple a la firma pblica de un nico ejemplar, en la
que al finalizar el acto no se procede al intercambio de carpetas entre las partes firmantes.
Se usa este sistema cuando las partes firmantes son ms de cuatro.
Las partes firmantes, de forma pblica, slo firman un nico documento (el resto de los
documentos los firman de forma privada), en un acto de firma de convenio que es simblico.

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El protocolo que sigue para este tipo de firma es similar que para la firma del convenio
simple, si bien, se puede optar entre dos ceremoniales:
1. Los firmantes se sientan protocolariamente en una mesa y un auxiliar de protocolo
va pasando de uno a uno el documento a firmar. Se empieza por el de la derecha que preside y
en sentido circular se sigue hasta acabar por el de la izquierda de quien preside. La ltima
parte en firmar ser la persona que preside la mesa. Al finalizar, el auxiliar de protocolo
recoger la carpeta y todas las partes se levantarn y se saludarn entre s.
Finalizado el acto, la organizacin dar a cada parte firmante una copia firmada del
documento.
2. En vez de firmar todas las partes a la vez, el speaker o persona que ha ledo el acta
va llamando a cada una de las partes, que firmar sobre una mesa que se habr habilitado
donde se encuentra el documento a firmar y una pluma. El orden de llamada a firmar es de
menor a mayor rango.

Otro de los aspectos a tener en cuenta en los actos de firma de convenios es el de la


ordenacin y colocacin de las comitivas o personas que acompaan a cada parte firmante.
Esta ordenacin y colocacin de las comitivas en la sala donde se realiza el acto de firma de
convenio depender del nmero de partes firmantes que concurran al mismo.
Si las partes firmantes son dos, las respectivas delegaciones que acompaan se
colocarn detrs de la mesa donde se proceder a la firma, colocndose cada una prxima al
lado donde se ubicar la persona que les representar en la firma. Si en vez de ser una
delegacin la compaa es una persona, sta podr situarse al lado de la persona que
proceder a firmar
Si las partes firmantes son varias, lo normal ser habilitar las primeras filas del pblico,
y de forma mixta ubicar a los acompaantes.

V Protocolo a seguir en las visitas a las instituciones oficiales


Estas visitas pueden ser de dos tipos:

1. Visitas de carcter oficial a la institucin

Este tipo de visitas tiene el siguiente programa protocolario:


-

Recibimiento de las personas. Dependiendo del rango de la persona que visita, as


ser el rango de la persona que recibe. La secretara particular de la persona
visitada dar a conocer al puesto de control y acceso al edificio el nombre de la
persona que visita, su cargo, y la hora a la que llegar, para que todo est previsto
y no se produzcan retenciones a su entrada por motivos de seguridad. Si el edificio
visitado tuviera estrictos controles de seguridad, se avisar al visitante de la
necesidad de dar a conocer su D.N.I. a la entrada del edificio.

Acto de bienvenida, durante el cual pueden explicarse los aspectos funcionales de


la institucin.

Visita o recorrido por las zonas o instalaciones ms representativas de la institucin


y, en su caso, saludo a la mxima autoridad

Si la visita es de un grupo representativo de una entidad pblica o privada, que


est encabezado por algn miembro rango elevado dentro de sta, suele ser

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habitual que se le ofrezca el libro de firmas a los visitantes para que quede
constancia de su presencia.
-

Acto seguido, y como parte final de la visita, se puede ofrecer a los visitantes un
refresco o pequeo aperitivo. Igualmente, se les puede hacer entrega de un
pequeo obsequio que recuerde su paso por la institucin visitada.

Acto de despedida con las mismas formalidades que a la llegada.

En este tipo de visitas, puede que se realicen fotografas oficiales que rememoren la
visita realizada, o bien como recuerdo o bien por su utilidad periodstica como informacin de
inters para un medio de comunicacin. En este sentido, el departamento de comunicacin de
la entidad estar informado de la existencia de esta visita, para que sus medios grficos
recojan el momento indicado.

2. Visitas de trabajo
Este tipo de visitas, exigen muy poco protocolo, debido a que su accin, si requiere de
las formalidades y educacin debida en todo momento, la esencia de la reunin se fundamenta
en causas meramente laborales y no simblicas.
En este sentido, se entiende por visitas de trabajo aquellos tipos de visita que, por
categora, suelen afectar a altos funcionarios de la Administracin o de las entidades privadas y
que tienen por finalidad el tratamiento de temas de gestin o tratamiento de asuntos de
carcter laboral.

Dentro de este tipo de visitas de trabajo se distinguen a su vez varios tipos de visitas:
-

Visitas oficiales: las realizadas por algn cargo pblico, cualquiera que sea la
Administracin a la que estn adscritos y siempre que su contexto est en relacin
con sus competencias, ya que en caso contrario se entender como visita privada.
En este sentido, y debido al rango del visitante, su espera al edificio se realizar en
la puerta principal de acceso.

Visitas Generales: las efectuadas por personas sin cargo pblico alguno, aunque
en calidad de cualificado representante de una entidad, empresa o colectividad. Si
el rango del visitante es inferior al de la persona visitada, ser el jefe de gabinete o
su secretario quien se encargar de recibir, y la persona visitada esperar la
llegada del visitante en su despacho.

Privadas: las efectuadas por cualquier persona o cargo pblico a ttulo propio. En
estas visitas, al igual que sucede para las visitas generales, el rango del visitante
marca el rango del tipo de recibimiento.

VI Acto de visita a las obras


Suele ser habitual que la autoridad institucional que promueve las obras o colabora en
su construccin u otras autoridades del sector realicen una visita a las obras, especialmente,
cuando lo que se est construyendo tiene una importante trascendencia en y para la sociedad.
En este tipo de actos, al igual que en todos aquellos de gran trascendencia y
repercusin social, cobran una significativa importancia los medios de comunicacin. De ah se
estriba que sea de gran importancia la estrategia de comunicacin que se confeccione, as

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como que el gabinete de protocolo tenga que tener muy en cuenta los puntos de foto del acto,
as como el tratamiento dado a los periodistas asistentes.

Cmo se ha comentado al inicio de este apartado, los tipos de actos de visita a las
obras depender de quien realice la visita, as, la visita puede ser realizada:

1. Por la autoridad que promueve la obra


El programa protocolario sera el siguiente:
a) La autoridad que asiste a visitar las obras ser recibida por el cargo inmediatamente
inferior. Si la visita la realizase una autoridad oficial, a su llegada se le rendir un recibimiento
oficial a cargo de las autoridades pertinentes (as, si la autoridad que visita las obras que
patrocina fuera un Presidente de Comunidad Autnoma, el recibimiento debido se lo tendran
que ofrecer el Alcalde del municipio donde se estn desarrollando las obras y el consejero del
ramo, pudiendo tambin estar presentes en este recibimiento el delegado del gobierno, el
Presidente de la Asamblea,..)
b) Presentacin, a la autoridad que visita las obras, del personal tcnico encargado del
diseo y construccin de la obra
c) Explicaciones dirigidas primero, por el poltico responsable de la obra, y segundo,
por el tcnico correspondiente
d) Visita y recorrido por las zonas ms representativas de las obras, a pie o con ayuda
de vehculos
e) Encuentro con los medios de comunicacin (informal en la propia obra o en la carpa
o local donde pueda ofrecerse un lunch o similar).
f) Vino de honor o aperitivo al que estaran invitados los responsables que participan en
la obra, medios de comunicacin y otros posibles invitados.

2. Por una autoridad ajena a la obra


El programa protocolario que se confecciona cuando una autoridad ajena a la obra
realiza una visita a las mismas es similar al descrito en el apartado anterior para las visita de
una autoridad que promueve una obra.
nicamente se alteran algunas partes como es el recibimiento, ya que en este caso,
ser la autoridad de mayor rango que promueve las obras quien recibir a la autoridad que
visita las obras. Igualmente, se puede aadir al programa un acto de descubrimiento de placa
por parte de la autoridad visitante.

En ambos tipos de visita, uno de los aspectos que el departamento de protocolo deber
tener en cuenta es el que se refiere a la indumentaria y seguridad de las autoridades y
personas que visiten las obras. En este sentido, y puesto que la visita se realiza a un espacio o
infraestructura que est en construccin, se debern tomar todas las medidas cautelares y de
seguridad propias de los trabajadores que estn realizando las obras. De este modo, ser
necesario, en muchos casos, el uso de un casco, guantes, gafas protectoras,.., o incluso un
mono de trabajo. As, antes de iniciar la visita a las obras, se dispondr de un habitculo donde
las autoridades y personas que acompaan a la autoridad puedan cambiarse de ropa o
ponerse los elementos protectores necesarios.

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Bibliografa Recomendada
- Calera, Ana Mara, La etiqueta en la mesa, Ed. De Vecchi, 1994
- De Urbina, Jos Antonio, El arte de invitar, Ed. El Ateneo
-; El protocolo en casa, Ed. Temas de Hoy, 1995
-; El protocolo en los negocios, Ed. Temas de Hoy, 1994
- Daz-Plaja, Fernando, Manual de cortesa y convivencia, Ed. Nobel, 1998
- Gourlat, C., Cmo ser un buen anfitrin, Ed. Salvat, 1995
- Lpez Prez, Camilo, El libro del saber estar, Ed. Nobel
- Lpez- Nieto y Mallo, Francisco, Honores y Protocolo, Ed. Consultor de los
Ayuntamientos, Madrid,2000
-; La documentacin del protocolo, Ed. Bayer, Barcelona, 1998
-; Manual de Protocolo, Ed. Ariel, 1997
- Manzano Lahoz, Antonio, Las banderas histricas del Ejrcito espaol,
Ministerio de Defensa, Madrid, 1996
- Marchesi, Mara Rosa, El protocolo hoy, Ed. El Pas Aguilar, 1993
- ; Recibir en casa, Ed. Planeta, 1997
- Marn Calahorro, Francisco, Fundamentos del protocolo en la comunicacin
institucional, Ed. Sntesis, 1997
- Smith, Susi, La decoracin de la mesa, Ed. Folio, 1993
- Sol, Montse, Saber ser. Saber convivir, Ed. Planeta, 1995
-; El protocolo y la Empresa, Ed. Planeta, 1998
-Vilarrubias, Felio. A., Tratado de Protocolo del Estado e Internacional, Ed.
Nobel, 1994

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