Identifica y elabora los procedimientos y acciones necesarias para desarrollar las

compras en una empresa (desde las necesidades de un área de la empresa hasta el

ingreso del pedido en almacén).

Compras es la función logística mediante la cual se provee a una empresa de todo el

material necesario para su funcionamiento. Su concepto es sinónimo de
abastecimiento, aprovisionamiento, provisión o suministro. Las compras comprenden
un proceso complejo que va más allá de la negociación y del trámite burocrático. Con
una buena gestión de compras la empresa consigue ahorrar costes, satisfacer al
cliente, en tiempo y cantidad, y obtener beneficios empresariales directos, pues la
gestión de compras y aprovisionamiento son decisivas para que la empresa tenga éxito
o fracaso. Los consumidores pueden segmentarse en términos de estilos de compra y
pueden dirigirse diferentes estrategias de mercadotecnia a cada segmento.

La gestión de compras es el conjunto de actividades que realiza la empresa para

satisfacer sus necesidades del mejor modo, al mínimo costo, con la calidad adecuada y
en el momento oportuno.

Planificación de las compras

 Análisis de las necesidades.
 Solicitud de ofertas y presupuesto.
 Evaluación de las ofertas recibidas.
 Selección del proveedor.
 Negociación de las condiciones.
 Solicitud del pedido.
 Seguimiento del pedido y los acuerdos.
Elabora el flujograma de los procedimientos y acciones para supervisar que se
cumplan las operaciones de compra.
Identifica las actividades críticas del procedimiento de compra.

Las siguientes actividades son críticas para el área de compras, ya que se determinó
que eran las más importantes a la hora de desempañar las funciones, porque generan
valor en los procesos y cualquier atraso o no realización de las mismas podría afectar el
cumplimiento de los objetivos en el departamento; el análisis e identificación de las
actividades se realizó junto con el personal encargado en el área y a partir de la
observación.
Identifica una Empresa para conocer el funcionamiento del área de abastecimiento.

Grupo Bimbo es una de las panificadoras más importantes del mundo con presencia en
más de 32 países, y que ha adquirido más de 100 marcas a lo largo de sus 75 años de
operación, por lo que cuenta con una muy buena gestión de su abastecimiento, o no
hubieran sido capaces de lograr todo lo que han logrado.

A fin de contar con abastecimientos oportunos de materia prima, BIMBO mantiene

contratos con suministros a largo plazo, los cuales son escogidos cuidadosamente por
su excelencia en sus procesos de transporte y distribución. La gran mayoría de los
proveedores surten de acuerdo a la programación diaria, y solo unos pocos surten en
base a una programación de pedidos especiales.

Identifica todas las actividades desarrolladas en el área de abastecimiento de la

Empresa identificada.
1. Identificación de las necesidades
-El responsable de inventarios actualiza las necesidades de aprovisionamiento
desde el almacén central de la fábrica a delegaciones de venta, según la
situación de stock
-El encargado de inventario actualiza la demanda de suministro desde el
almacén central de la fábrica, según las necesidades de stock.
2. Selección fuentes de suministro
– Convocatoria: Vía e-procurement
– Requisitos o características: Formato con las características del producto
como especificaciones y requisitos de calidad
– Selección de proveedor y negociación a término
– Evaluación de los proveedores elegidos
– Envío del código de ética a Proveedores

3. Proceso de compras
La programación del pedido se realiza determinando los días de existencia de
un producto mediante un sistema de abastecimiento, el cual envía una alerta al
 casi agotarse un insumo, y se procede a verificar con el almacenista en físico
para llamar a los proveedores y realizar el pedido.
Recepción del pedido
– Reporte de la recepción del pedido
– Se verifica si está programado
– Se permite el acceso al almacén
– Se recibe la documentación y/o factura
– Inspección de calidad
– Ingreso de datos al sistema ERP
– Se pesa con báscula el transporte descargado
– Se entrega el pase de sálida al proveedor
– Se inicia el proceso de pago a proveedores

4. Gestión de Stock
– Almacenamiento en estanterías RACKS al entrar el material
– Sistema PEPS (Primero en Entrar – Primero en Salir)

5.  Agentes o cargos que intervienen

– Gerente de Compras
– Almacenista
– Analista

6. Sistemas digitales utilizados en el Proceso

– Sistema tipo E-procurement
– ERP (Enterprise Resource Planning)

Evalúa y supervisa la efectividad de los procedimientos elaborados con la realidad

(video empresa real)
Link del video:
Acciones de mejora para el cumplimiento y efectividad de los procedimientos de
compra.
Compra de los productos que requiere la compañía para su normal funcionamiento:
Se hacen negociaciones con término a mínimo un año y estos se encargan de poner los
productos en las diferentes plantas de acuerdo a las programaciones realizadas por
almacén y con la especificación que requiera cada insumo cuanto a presentación y
transporte.
Insumos y productos
Cada insumo tiene una ficha técnica una tanto generada por Bimbo como la que nos
entregan los proveedores, también hay certificados de Calidad donde están los datos
más relevantes del producto (Te puede ayudar aseguramiento de calidad)
Sistema de compras que se utiliza en la Compañía
En la compañía se utilizan compras con stock las cuales deben de tener como mínimo
en materias primas $ 500.000.000 y en empaques $ 250.000.000 los cuales alcanzan
para la producción de 8 días y 30 días respectivamente. Las compras son centralizadas
porque existe un supervisor de compras nacionales el cual lidera un grupo de
negociadores por categorías ( cada negociador se encarga de un insumo diferente).
Aspectos que deben tenerse en cuenta para una buena gestión de compras

 Calidad: dentro de todos los proveedores se busca la mejor calidad de los

insumos ya que Bimbo siempre desea ofrecer a sus consumidores productos de
excelente calidad. -Oportunidad: se refiere al tiempo de entrega del insumo y
en las cantidades requeridas para que no hallan agotamientos.
 Precios: siempre se busca el mejor precio con la mejor calidad
 Relaciones a largo plazo: se refiere a la continuidad con un mismo proveedor
para no estar realizando estudios de nuevo y al periodo de tiempo que se da
para los pagos.
Investiga diversos manuales de compras para su análisis e información
Detalla todos los elementos que contiene el manual de procedimientos de compras
También llamado Manual de Procedimiento de Compras, es uno de los manuales más
importantes dentro de la organización de una empresa, ya que su falta, repercute en
otros departamentos inmediatamente, siendo uno de los elementos de la estructura
orgánica de la misma. Se puede afirmar que es la guía oficial para la organización y
funcionamiento del área de Compras, definiendo las operaciones de la misma.
Introducción
En esta sección se incluye una breve descripción de la importancia de contar
con el manual para lograr el desarrollo de las actividades debidamente
encuadradas, así como contar con una guía escrita que cubra los aspectos de
organización y operación de compras.
Contenido
Se refiere a la división del manual en sus diversos capítulos. Se presenta en
carpetas, con hojas sustituibles o intercambiables y separadores.

 Antecedentes o referencia.
 Objetivos.
 Áreas afectadas de compras.
 Definición de términos.
 Resumen.
 Responsabilidad de las áreas involucradas.
 Desarrollo o trámite.
  Anexos.
Índice.
Es conveniente establecer un índice, ya sea formado de acuerdo a la materia
objeto de la publicación, por numeración progresiva general o por numeración
particular, con la finalidad de eficientar y dar rapidez a la localización del tema.

Organización.
Lineamientos integrantes, tales como cuadros de organización, descripción de
funciones, listas de obligaciones, etc., con los cuales se asignan por escrito los
deberes, responsabilidades y autoridad, correspondientes a todos los
individuos componentes de la gerencia.

Políticas
Está destinada a incluir exclusivamente todas las políticas emanadas por la
gerencia.

Procedimientos
Los procedimientos representan el aspecto más abundante dentro del manual,
ya que establecen la secuencia de los pasos que han de seguir las operaciones
de la gerencia, tratando de simplificar y orientar las labores respectivas.

Instrucciones técnicas
Son aquellas que cubren métodos de operación y están delimitadas a cubrir los
aspectos de un área específica.

Aplica y desarrolla todos los elementos para la elaboración del manual de

procedimiento de compras.