Manual Funciones Administracion

FECHA 04/02/2021
ALCALDÍA DEL MUNICIPIO L IBERTADOR DEL E STADO MÉRIDA PÁG. 1 DE

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SUSTITUYE A
MANUAL DE CARGOS Y FUNCIONES PÁG. DE
GERENCIA DE ADMINISTRACIÓN FECHA
Introducción
Como función esencial de la municipalidad está el administrar la vida local,

para lo cual, la constitución de la República Bolivariana de Venezuela, la Ley del
poder Público Municipal, esencialmente le asigna una cualidad legal como lo
representa la autonomía en el manejo de sus competencias.
En atención a dicha autonomía administrativa, el municipio regenta ciertas

competencias, entre ellas la tributaria, la cual le permite procurar recursos de las
personas naturales y jurídicas que desarrollan actividades afectas a la acción
impositiva, que le permitirán a la institución desarrollar, dentro de su marco
normativo, un conjunto de políticas, planes y programas que permitan el desarrollo
de la ciudadanía, los servicios y los espacios públicos.
Los recursos captados por la vía impositiva, y los que por vía de
transferencias de situado, planes coordinados, transferencias de fondos, entre
otras, vienen a constituir las disponibilidades en tesorería y deben ser aplicados en
estricto seguimiento a los principios dispuestos a tal fin: Legalidad, exactitud,
sinceridad, eficacia, economía, eficiencia, calidad, e impacto de las operaciones,
además de los principios contables del sector público.
Dicho así, corresponde a las autoridades municipales, en este caso al

alcalde, como garante del manejo del tesoro municipal, desarrollar una estructura
administrativa responsable del manejo de los dineros públicos.
REALIZADO POR: SUPERVISADO POR: APROBADO POR:
LCDA. MARÍA A. NOGUERA LCDA. SIRIUS DUQUE LCDO. NELSON ANGULO

LCDA. MARÍA E. RODRÍGUEZ LCDA. LERIANS ROJAS GERENTE DE ADMINISTRACIÓN
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BR. EDUARDO MONSALVE
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ALCALDÍA DEL MUNICIPIO LIBERTADOR DEL ESTADO MÉRIDA PÁG. 2 DE

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En el municipio Libertador del estado Mérida, está conformada esta

dependencia bajo la denominación de Gerencia de Administración, la cual posee
bajo su estructura cuatro departamentos, a decir: Compras, Contabilidad,
Tesorería y Ordenación de pagos, quienes en su conjunto ejecutan el gasto, en
acatamiento de las pautas contenidas en el presente manual de cargos y
funciones así como los demás instrumentos administrativos aplicables.
El presente manual, da pautas generales de las actividades que atañen a

cada trabajador, del nivel que le corresponda, para apuntar al cumplimiento de los
objetivos planteados por la Gerencia de Administración.

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Basamento Legal
 Constitución de la República Bolivariana de Venezuela.

 Ley Orgánica del Poder Público Municipal.
 Ley Orgánica de la Contraloría General de la República y el Sistema
Nacional de Control Fiscal.
 Normas Generales de Control Interno de la Contraloría General de la
República.
 Ley de Contrataciones Públicas.
 Ley Orgánica del Trabajo.
 Ley del Estatuto de la Función Pública.
 Ley Orgánica de la Administración Financiera del Sector Público.
 Ley Orgánica de la Administración Pública.
 Ley Orgánica de Planificación.
 Código de Comercio.
 Ley de Política Habitacional.
 Ley Orgánica de Procedimientos Administrativos.
 Gacetas Municipales, Ordenanzas y Resoluciones.
 Principios de contabilidad del sector Público.
 Ley orgánica de planificación.
 Ley de impuesto sobre la Renta.
 Ley del Impuesto al Valor Agregado.

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 Código orgánico tributario.

Objetivos de la descripción de funciones
1. Identificar la estructura organizativa de la Gerencia de Administración.
2. Establecer las responsabilidades de cada cargo.
3. Accionar como medio de relación y coordinación con las dependencias que
corresponda la ejecución, registro y evaluación de las operaciones
financieras.
4. Disminuir imprecisiones, errores u omisiones en la planificación ejecución y
control, de las actividades del trabajo
5. Incrementar la eficiencia del trabajador, y por tanto, la productividad propia
de la Gerencia de Administración y de sus dependencias subordinadas.
6. Evaluar el desempeño organizativo relacionado a los alcances de las
actividades administrativas.

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Código Cargo Unidad Departamental
Gerencia de
GA-1-01 Gerente
Administración
Gerencia de
ADG-1-02 Adjunto a la Gerencia
Administración
Gerencia de
AAD-1-08 Asistente Administrativo
Administración
Gerencia de
AO-1-08 Asistente de Oficina
Administración
Gerencia de
PME-1-09 Portero Mensajero
Administración
Gerencia de
Jefe del Departamento de Ordenación de Administración
JDP-1-02
Pagos Departamento de
Ordenación de Pagos
Departamento de
SEC-1-08 Secretaria
Ordenación de Pagos
Gerencia de
Administración
JDP-1-03 Jefe del Departamento de Tesorería
Departamento de
Tesorería
Departamento de
AAD-1-04 Adjunto al Departamento de Tesorería
Tesorería

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Departamento de
Tesorería
Departamento de
AADIII-1-07 Asistente Administrativo III
Tesorería
Departamento de
Tesorería
Departamento de
CT-1-08 Contabilista
Tesorería
Departamento de
OF-1-08 Oficinista
Tesorería
Departamento de
CTIII-1-07 Contabilista III
Tesorería
Inspector Administrativo II
Departamento de
INAII-1-07
Tesorería
Cajero Jefe
Departamento de
CAJ-1-06
Tesorería
Gerencia de
Administración
JDP-1-03 Jefe de Departamento de Contabilidad
Departamento de
Contabilidad
Departamento de
RRC-1-05 Responsable de Registros Contables
Contabilidad
CTIII-1-07 Contabilista III Departamento de


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Contabilidad
Departamento de
CTII-1-07 Contabilista II
Contabilidad
Responsable de la Unidad de Bienes Departamento de

RUBM-1-05
Municipales Contabilidad
Departamento de
Contabilidad
Departamento de
RBMIII-1-07 Registrador de Bienes III
Contabilidad
Departamento de
RBMI-1-08 Registrador de Bienes I
Contabilidad
Gerencia de
Jefe de Departamento de Compras y Administración
JDP-1-03
Suministros Departamento de
Compras y suministros
Departamento de
ADD-1-04 Adjunto al Departamento
Departamento de
ACP-1-08 Analista de compras
AAL-1-08 Asistente de Almacén Departamento de

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Departamento de
MEN-1-09 Mensajero
Departamento de
CHO-1-09 Chofer

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Organigrama Departamental
Gerencia de
Administración
Departamento de Departamento de
Departamento de Departamento de
Compras y Ordenación de
Tesorería Contabilidad
Suministros Pagos
Unidad de
Registros Unidad de Bienes
Contables

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Organigrama por Cargos

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Organigrama de Gerencia de Administración
Gerente de
Administración
(GA-1-01)
Adjunto Gerente
(ADG-1-02)
Asistente Asistente de
Administrativo Oficina
(AAD-1-08) (AO-1-08)
Portero Mensajero
(PME-1-09)

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Gerencia de Administración
Objetivo
Planificar, organizar, dirigir, controlar y supervisar las políticas de ejecución
financiera del gasto y su registro oportuno, verificando el cumplimiento de
preceptos técnicos y de ley, así como el impulso de acciones de orden estratégico
orientadas a cumplir con las obligaciones válidamente contraídas por la
municipalidad.
Funciones
1. Coordinar las actividades operativas de los departamentos bajo su
supervisión directa.
2. Informar mensualmente acerca de los resultados de la gestión tributaria
patrimonial y presupuestaria así como las acreencias pendientes de
cancelación tanto al alcalde como al Gerente General.
3. Proponer, cuando lo considere conveniente, las transferencias de créditos
presupuestarios.
4. Planificar las acciones vinculadas a la ejecución física del gasto, la tutela y
rendimiento de los recursos en tesorería, así como del registro oportuno de
las operaciones contables.
5. Supervisar las acciones emprendidas para acometer la ejecución física del
gasto, su oportunidad, exactitud, sinceridad, legalidad, eficiencia, eficacia,
economía, calidad e impacto de las operaciones vinculadas a dicha
ejecución.

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6. Tutelar los bienes municipales.

7. Fundamentar y proponer la creación de cargos y servicios necesarios para
el óptimo funcionamiento de la Institución.
8. Dirigir, coordinar y supervisar lo relativo a la administración de bienes,
títulos y disponibilidades en caja, que integran el fisco municipal.
Gerente de Administración
 Nombre del Cargo: Gerente de Administración.

 Jefe Inmediato: Gerente General.
 Subordinados: Adjunto a la Gerencia de Administración.
 Código: (GA-1-01).
Es el responsable de planificar, junto al Gerente General y las demás

Gerencias, las estrategias que a nivel institucional deben establecerse a fin de
construir los lineamientos para la elaboración del Plan Estratégico y Operativo
para los distintos niveles bajo su adscripción, así como del seguimiento de la
ejecución de las políticas derivadas de dicho plan.
El Gerente de Administración es quien diseña las pautas sobre las cuales

se desarrollará la ejecución física del gasto, el registro oportuno y apropiado de las
operaciones vinculadas a la contabilidad fiscal y la tutela de los recursos
disponibles del tesoro municipal, al igual que los suministros que de forma
transitoria están en resguardo de la Gerencia.

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Funciones a Desempeñar:
1. Verificar, registrar, custodiar y controlar las disponibilidades del tesoro

municipal y reportarlo periódicamente tanto al Gerente General, el Alcalde y
las Gerencias vinculadas a la ejecución física del gasto.
2. Coordinar y evaluar los procedimientos vinculados al registro de los eventos
administrativos asociados a la ejecución física del gasto.
3. Avalar la ejecución física del gasto, a través de la firma en las respectivas
órdenes de compra y servicio, así como de las órdenes de pago.
4. Supervisar la elaboración de los estados financieros y ejecutar un
seguimiento al impacto de la información fiscal.
5. Certificar el Balance General al cierre del Ejercicio Fiscal.
6. Ordenar la cancelación de las transferencias a los diferentes Institutos
Autónomos y demás entes descentralizados.
7. Avalar con su firma, junto con la del Alcalde, los pagos de los compromisos
válidamente adquiridos por la Alcaldía.
8. Evacuar consultas de naturaleza financiera – presupuestaria – jurídica a las
diferentes dependencias centralizadas e Institutos Autónomos.
9. Aprobar en conjunto al alcalde, los movimientos financieros entre las
distintas cuentas bancarias de la Alcaldía.
10. Certificar documentos que reposan en los archivos de la Gerencia y
departamentos adscritos.
11. Revisar trimestralmente la rendición de cuentas de los Institutos
Autónomos.

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12. Evaluar y canalizar las observaciones asignadas de los informes

presentados por la contraloría municipal.
13. Preparar respuesta certificada a informes enviados por la contraloría
municipal sobre la gestión de las dependencias adscritas a la Gerencia de
Administración.
14. Planificar la cancelación de acreencias, y el análisis de la deuda, previa
solicitud del departamento de compras y suministros.
15. Autorizar el pago de la Dieta a los Integrantes de las Juntas Parroquiales.
16. Coordinar con la gerencia de Presupuesto los movimientos
presupuestarios.
17. Administrar de la caja chica de la Gerencia de administración.
18. Desarrollar cualquier otra función afín inherente al cargo.
Perfil Académico:
 Profesional Universitario en Administración de Empresas, Contaduría,

Economía o carrera afín.
 Amplios conocimientos en el manejo de normas y principios de control
derivados de la aplicación de la Ley Orgánica de contraloría y del Sistema
Nacional de Control Fiscal.
Experiencia Laboral:
 Experiencia de cinco (5) años mínimo en cargos similares.

 Experiencia en gestión de alta gerencia.

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Responsabilidades:
 Garantizar el normal desenvolvimiento de las operaciones de la Institución

asociadas a la ejecución física del gasto, previa verificación de la
disponibilidad presupuestaria, de la legalidad del pago, de la exactitud de los
montos a cancelar y demás mecanismos que aseguren la salvaguarda del
tesoro municipal.
 Coordinar y controlar las actividades desarrolladas por los departamentos de
compras y suministros, ordenación de pagos, tesorería y contabilidad.
 Controlar, vigilar y resguardar los recursos financieros producto de la
recaudación impositiva, las transferencias de recursos recibidas, así como
los gastos y operaciones relativas a los mismos, junto con el control de los
bienes muebles e inmuebles municipales a los que competa su tutela.
 Garantizar el uso eficiente de los recursos financieros y materiales.
 Supervisar al personal en el cumplimiento de las funciones vinculadas a cada
cargo.
 Participar en la toma de decisiones en materias de su competencia.
Habilidades y Destrezas:
 Sentido de pertenencia Institucional.

 Capacidad de liderizar y motivar grupos de trabajo.
 Orientación a resultados

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 Altamente proactivo.
 Capacidad de liderazgo.
 Capacidad de negociación efectiva.
 Claridad de expresión verbal y escrita.
 Comportamiento ético.
 Objetividad.
 Capacidad para coordinar y de relacionar grupos en diferentes ámbitos.
 Manejo de software vinculados al control de operaciones.
 Capacidad de Trabajar en ambientes bajo presión.
Adjunto (a) a la Gerencia de Administración
 Nombre del Cargo: Adjunto (a) a la Gerencia de Administración.

 Jefe Inmediato: Gerente de Administración.
 Subordinados: Asistente Administrativo, Asistente de Oficina, Portero
Mensajero.
 Código: (ADG-1-02).
La complejidad de las operaciones desarrolladas por la gerencia de

administración en su conjunto implica el desarrollo de las funciones de
supervisión, control y evaluación, así como los ajustes de decisiones, escenarios y
metas ejecutados de forma periódica a fin de cumplir con las metas de la Gerencia
y de la Alcaldía.

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El o la adjunta a la gerencia de administración, contribuye con el trabajo de

coordinación de las actividades desarrolladas por los departamentos sujetos al
control de la Gerencia de Administración.
Asiste al gerente de administración en las tareas de supervisión de las

operaciones propias de la Gerencia.
1. Asistir al gerente en la verificación, registro, custodio y control de las

disponibilidades del tesoro municipal y reportarlo periódicamente al gerente
de administración a fin de levantar los informes y notificaciones de rigor.
2. Supervisar, a instrucciones del gerente de administración, la los
procedimientos asociados al registro de los eventos administrativos
vinculados con la ejecución física del gasto.
3. Supervisar el levantamiento de los estados financieros un seguimiento al
impacto de la información fiscal.
4. Supervisar, en coordinación al departamento de contabilidad, el control de
los bienes municipales.
5. Revisión de las correspondencias recibidas en la Gerencia de
Administración y en consulta con el Gerente de Administración dar curso a
la respuesta correspondiente.
6. Efectuar la revisión la rendición de cuentas de los diversos institutos
autónomos dependientes de la municipalidad.

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7. Asistir al gerente en la solicitud de información relevante a los fines de

ejecutar la planificación financiera.
8. Semanalmente revisar la disponibilidad en cuentas, analizar el
comportamiento del gasto y reportarlo al gerente de administración, así
como el resumen mensual de movimientos de cuentas preparado por el
departamento de tesorería.
9. Preparar informes sobre consultas de naturaleza administrativa delegado
por el Gerente de Administración, así como consultas que sean soporte al
desempeño eficiente de la gerencia de administración.
10. Coordinar las reuniones del gabinete económico.
11. Desarrollar cualquier otra función afín delegada por el Gerente de
Administración.
Perfil Académico:
 Profesional Universitario en Administración de Empresas, contaduría,

derivados de la aplicación de la Ley Orgánica de contraloría y del sistema
nacional de control fiscal.
 Experiencia de tres (3) años mínimo en cargos similares.

 Experiencia en gestión de alta Gerencia.

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Responsabilidades:
 Apoyar las garantías en el manejo normal y ajustado a pautas técnicas, de

las operaciones de la Institución asociadas a la ejecución física del gasto.
 Cumplir con las asignaciones que en delegación les sean conferidas en
ejercicio de su cargo.
 Promover un eficiente uso de los recursos financieros y materiales.
 Supervisión del personal adscrito a la Gerencia de Administración.

 Excelentes relaciones interpersonales
 Objetividad.

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 Capacidad de trabajar en ambientes bajo presión.
Asistente Administrativo
 Nombre del Cargo: Asistente Administrativo.

 Jefe Inmediato: Adjunto (a) a la Gerencia de Administración.
 Subordinados: No aplica.
 Código: (AAD-1-08).
El cumplimiento de las tareas administrativas amerita de la existencia de

recursos humanos que den soporte en la actividad vinculada a la revisión, registro,
transcripción, envío y recepción de los documentos que corresponden como
responsabilidad a la Gerencia de Administración.
La asistente o el asistente administrativo es quien operacionaliza el

levantamiento de los instrumentos que dan soporte al control fiscal, entendiéndose
por estos a la verificación de órdenes de pago, órdenes de servicio y
contrataciones, así como la documentación vinculante.
1. Recibir y verificar las órdenes de compra y servicios emitidas por el

departamento de compras y suministros.

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2. Relacionar en el cuaderno de orden de compras o servicios, las órdenes

remitidas por el departamento de compras y suministros.
3. Recibir y verificar las órdenes de publicidad emitidas por el departamento
de prensa.
4. Recibir y verificar las órdenes de compra y servicios emitidas por el
departamento de compras y suministros.
5. Recibir y verificar las órdenes de pago provenientes de la Gerencia de
Planificación y Presupuesto.
6. Llevar el control de las órdenes de pagos recibidas de la Gerencia de
Planificación y Presupuesto.
7. Verificar la firma y sellado de los formatos correspondientes a las órdenes
de pago.
8. Recibir para su trámite, desde la Gerencia de Recursos Humanos, la
nómina de pago de personal y pagos relacionados a beneficios laborales
(medicinas), así como la ejecución del desglose de la nómina.
Perfil Académico:
 Técnico superior en administración, contaduría o carrera técnica afín.

Amplios conocimientos en el manejo de normas y principios de control
 Conocimiento en procesos administrativos, normas y procedimientos, así
como principios contables.

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Responsabilidades:
 Respaldar y garantizar la efectividad, sinceridad, legalidad, eficiencia y

eficacia de los procesos que se desarrollan en la Gerencia de Administración
desde el punto de vista procedimental.
 Supervisar la documentación recibida y emitida desde la Gerencia de
Administración a objeto de ejecutar el trámite correspondiente.

 Objetividad.

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Asistente de Oficina
 Nombre del Cargo: Asistente de Oficina.

 Código: (AO-1-08).
Dentro del personal de apoyo a las actividades cotidianas de la Gerencia de

Administración se cuenta con recursos humanos que viabilizan el tratamiento de
correspondencias, recepción y envío de las mismas, registros atinentes a los
procesos anteriormente citados, archivo y demás controles que soporten los
respaldos de ley.
1. Atender al público.
2. Recibir correspondencias y asentamiento en el libro respectivo.
3. Encausar correspondencias al adjunto a la Gerencia de Administración para
su revisión y trámite de respuesta con el Gerente de Administración.
4. Recibir y procesar administrativamente las ayudas a personas, previa
verificación de los soportes respectivos.
5. Recibir y emitir memorándum internos de la Gerencia o de las
dependencias adscritas u otros órganos de la administración municipal.

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6. Recibir y registrar órdenes de publicidad emitidas por el departamento de

Comunicación.
7. Recibir y procesar gastos de viáticos solicitados por las dependencias de la
alcaldía.
8. Verificar, en el cuaderno de orden de compras o servicios, las órdenes
remitidas por el departamento de compras y suministros.
9. Recibir y verificar las valuaciones emitidas y asentarlas en el libro
respectivo.
10. Levantar el sumario de compras trimestral para su verificación y envío al
servicio nacional de contrataciones.
11. Consignar en el Despacho del Alcalde los cheques para su firma y aval.
12. Recibir, asentar en libros y procesar valuaciones, anticipos, previa revisión
del adjunto a la Gerencia de Administración.
13. Redactar y transcribir correspondencias.
14. Efectuar el archivo de los documentos cuyo proceso se considere concluido
en atención a las pautas establecidas para cada caso.
Perfil Académico:
 Bachiller o Técnico medio en administración o informática, conocimientos

en el manejo de normas y principios de control derivados de la aplicación
de la Ley Orgánica de contraloría y del sistema nacional de control fiscal.

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 Experiencia de un (1) año mínimo en cargos similares.
Responsabilidades:

 Ejecutar el registro en los libros correspondientes la documentación recibida
y emitida desde la Gerencia de Administración.


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Portero mensajero
 Nombre del Cargo: Portero Mensajero.
 Código: (PME-1-09).
El respaldo en el dinamismo en la entrega oportuna de comunicaciones así

como el control del ingreso y egreso de visitantes a la dependencia de la Gerencia
de Administración, son actividades complementarias que deben ser adelantadas
en la Gerencia de Administración, por un recurso humano presto a desempeñar
tales tareas.
2. Controlar el ingreso de funcionarios y público a los espacios de la Gerencia
de Administración.
3. Distribuir las correspondencias, memorándum y demás instrumentos
administrativos, así como su asentamiento en el libro respectivo.
Perfil Académico
 Bachiller, conocimientos en el manejo de normas y principios de control.

 Conocimiento generales en la ruta de procesos administrativos

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 Experiencia de seis meses en cargos similares.
Responsabilidades:
 Salvaguardar el orden de ingreso a los espacios de la Gerencia de

Administración.
 Consignar a las dependencias destinatarias, las comunicaciones diversas,
emitidas por la Gerencia de Administración
 Ejecutar el registro en los libros correspondientes la documentación
entregada desde la Gerencia de Administración.

 Claridad de expresión verbal.

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Organigrama del Departamento de Ordenación de Pagos
Jefe del Departamento

de Ordenación de Pagos
(JDP-1-02)
Secretaria
(SEC-1-08)

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Departamento de Ordenación de Pagos
Objetivo
Verificar la legalidad, sinceridad y exactitud del gasto, previo a la
ordenación de su pago y elaborar el trámite de elaboración de la orden respectiva,
en cumplimiento con principios tributarios, principios de ley, políticas
administrativas, principios contables y demás criterios validos para iniciar el
trámite del pago de las obligaciones municipales.
Funciones
1. Verificar que la cancelación de los compromisos válidamente adquiridos

cuenten con los soportes necesarios para acometer su pago.
2. Calcular, imputar, descontar y liquidar las retenciones impositivas que
correspondan según el ordenamiento legal vigente.
3. Llevar un registro físico y digital de las operaciones ejecutadas
cronológicamente a los fines de soportar los mecanismos de control fiscal.
4. Coordinar con la Gerencia de Administración y los departamentos
correspondientes al compromiso y disponibilidad financiera y
presupuestaria, a fin de mantener una actitud previsiva y proactiva en el
manejo del gasto.

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Jefe del Departamento de Ordenación de Pagos
 Nombre del Cargo: Jefe del Departamento de Ordenación de Pagos.

 Subordinados: Secretaria.
 Código: (JDP-1-03).
Corresponde al cargo la responsabilidad de planificar, verificar, registrar y

archivar los documentos que formalizan la cancelación de acreencias válidamente
adquiridas por la municipalidad, así como tramitar el cumplimiento de obligaciones
derivadas de la condición de agente de retención de los impuestos nacionales que
sean atinentes.
1. Recibir de la Gerencia de Administración y registrarlo en el libro

correspondiente, las órdenes de servicio, órdenes de compra, contratos
diversos, valuaciones, solicitudes de transferencias de entes
descentralizados y demás instrumentos validadores de obligaciones de
pago de la administración municipal.
2. Verificar que las órdenes de servicio, de compra, contrataciones diversas,
valuaciones, solicitudes de transferencias de entes descentralizados y

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demás instrumentos y demás instrumentos que originan de las obligaciones

financieras, contengan los soportes que certifiquen la legalidad del pago.
3. Verificar la exactitud de los montos a ser cancelados y que serán
expresados en el renglón correspondiente de la orden de pago.
4. Ejecutar los cálculos, descargos y retenciones impositivas que
correspondan imputar a cada orden de pago.
5. Supervisar el llenado de la planilla de pago de las retenciones de impuesto
en los lapsos de ley que correspondan.
6. Avalar con su firma la culminación del proceso que corresponde ejecutar a
su departamento el cual constará en el renglón correspondiente en la
respectiva orden de pago.
7. Verificar el envío de las respectivas órdenes de pago a la Gerencia de
Planificación y presupuesto acompañados de la certificación de salida en el
respectivo libro de correspondencias (libro de órdenes de pago enviadas).
8. Verificar en el sistema, el estatus de la orden de servicio, orden de compra,
contratos diversos, valuaciones y transferencias.
Perfil Académico:


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 Conocimientos relativos a la materia tributaria, en especial las obligaciones

que corresponden a los entes de retención.

 Experiencia en manejo de recurso humano.
 Conocimientos de registro de información contable y presupuestaria.
Responsabilidades:

tesoro municipal.
 Promover el uso eficiente uso de los recursos financieros y materiales.
 Supervisar al personal en el cumplimiento de las funciones vinculadas a cada
cargo.
 Cumplir con las asignaciones, que en delegación, les sean conferidas en

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SUSTITUYE A

 Capacidad de liderizar grupos
 Objetividad.
Secretaria
 Nombre del Cargo: Secretaria.

 Jefe Inmediato: Jefe de Departamento de Ordenación de Pagos.
 Código: (SEC-1-08).
Es responsable de dar respaldo a las actividades del departamento a través

de la revisión, registro, ejecución y envío de instrumentos administrativos que son
soporte de la ejecución financiera del gasto.

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SUSTITUYE A
1. Elaborar las órdenes de pago, a petición del jefe de departamento

2. Verificar los soportes previos, necesarios para avalar el pago respectivo.
3. Redactar y transcribir los memorándums internos
4. Redactar y transcribir las correspondencias que deban ser remitidas por el
departamento.
5. Manejar el archivo de la dependencia
6. Atender al Público en lo relativo al estatus de sus solicitudes de pago.
7. Llevar la agenda del jefe del departamento de ordenación de pagos.
Perfil Académico:
 Bachiller o Técnico medio en administración o informática, conocimiento en

el manejo de normas y principios de control derivados de la aplicación de la
Ley Orgánica de contraloría y del sistema nacional de control fiscal.

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SUSTITUYE A
Responsabilidades:

eficacia de los procesos que se desarrollan en el Departamento de
ordenación de Pagos desde el punto de vista procedimental.
y emitida desde el Departamento de ordenación de Pagos.


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SUSTITUYE A
Organigrama del Departamento de Tesorería
Jefe del
Departamento de
Tesorería
(JDP-1-03)
Adjunto al Jefe
(AAD-1-04)
Asistente de
Oficina
(AO-1-08)
Asistente Inspector
Contabilista Contabilista III Cajero Jefe
administrativo III Administrativo II
(CT-1-08) (CTIII-1-07) (CAJ-1-06)
(AADIII-1-07) (INAII-1-07)
Asistente de
Oficinista
Oficina
(OF-1-08)
(AO-1-08)

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SUSTITUYE A
Departamento de Tesorería
Objetivo
Ejecutar financieramente el presupuesto de gastos de la alcaldía, lo que

implica la cancelación de los compromisos válidamente adquiridos, mediante el
establecimiento de controles que garanticen el manejo eficiente de los recursos
públicos municipales, de los valores en custodia y de las reservas del fisco
municipal.
Funciones
1. Coordinar y programar semanalmente los pagos en función del flujo de

caja.
2. Registrar y controlar financieramente los movimientos de ingresos
financieros y egresos financieros de la Alcaldía en consideración a la
naturaleza de dichos ingresos.
3. Recibir en custodia los títulos y valores pertenecientes al fisco municipal y
de aquellos entregados en calidad de caución o depósito.
4. Registrar, ajustado a los principios de oportunidad, sinceridad y exactitud,
los comprobantes de ingresos recaudados por las distintas entidades
bancarias.
5. Conciliar de forma periódica los ingresos recaudados y disponibles en las
cuentas de las distintas entidades bancarias.

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SUSTITUYE A
6. Controlar la totalidad de las cuentas bancarias titularizadas a nombre de la

Alcaldía del Municipio Libertador.
7. Recibir y custodiar los acuerdos de pago suscritos por el Servicio autónomo
municipal de administración tributaria, SAMAT, así como otros
convenimientos celebrados con personas naturales y jurídicas.
8. Llevar control de las transferencias efectuadas correspondientes al situado
municipal, FIDES, LAEE y cualquier otra remitida por el Ejecutivo Nacional.
9. Liquidar, cumplido el proceso respectivo, las retenciones que correspondan,
los aportes de ley y contractuales, así como los reintegros que
correspondan.
Jefe de departamento de Tesorería
 Nombre del Cargo: Jefe del Departamento de Tesorería.

 Subordinados: Adjunto al Departamento, Asistente de Oficina, Asistente
Administrativo III, Contabilista, Contabilistas III, Inspector Administrativo,
Cajero Jefe.
Corresponde al cargo la responsabilidad de ejecutar financieramente el

presupuesto de gastos mediante la cancelación de las obligaciones válidamente
adquiridas así como el resguardo de los títulos, valores y disponibilidades de
efectivo, para lo que de planifica, verificar, ejecuta, registra, y archiva los

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SUSTITUYE A
documentos vinculados a la cancelación de acreencias válidamente adquiridas por

la municipalidad.
1. Supervisar los depósitos de efectivo que sean requeridos efectuar, de forma

diaria.
2. Informar al gerente de administración, de forma diaria, las disponibilidades
en banco, al cierre de caja o a la apertura de la misma.
3. Cancelar las órdenes de pago efectivamente autorizadas.
4. Remitir a la contraloría municipal, copia mensual de los ingresos (informe,
estados de cuenta).
5. Tramitar oportunamente las nóminas de alta gerencia, empleados fijos,
empleados contratados, jubilados, obreros, Docentes, pensionados, juntas
parroquiales.
6. Controlar y efectuar a liquidación y/o pago de las deducciones por concepto
de seguro social obligatorio, seguro de paro forzoso, fondo de ahorro
obligatorio de vivienda, impuesto sobre la renta, aportes al sindicato de
trabajadores, pago de HCM, Impuesto al valor agregado, aportes a la caja
de ahorro.
7. Ejercer el control de los cheques emitidos por pago de los compromisos
adquiridos por la institución.

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SUSTITUYE A
8. Avalar con su firma la culminación del proceso que corresponde ejecutar a

su departamento el cual constará en el renglón correspondiente en la
respectiva orden de pago.
9. Recibir de bancos, cheques devueltos de contribuyentes, por conceptos de
impuestos diversos y los remite al Servicio autónomo municipal de
administración tributaria SAMAT.
10. Recibir de parte del Servicio autónomo municipal de administración
tributaria SAMAT, cheque de gerencia o fianzas por concepto de
espectáculos públicos, procediendo posteriormente a elaborar el reintegro
por concepto de exoneración, en caso de que la hubiere.
Perfil Académico:

 Conocimientos en materia de controles de tesorería pública.


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SUSTITUYE A

 Conocimientos de registro de información Fiscal, tributaria, contable y
presupuestaria.
Responsabilidades:

disponibilidad presupuestaria, de la legalidad del pago, de la exactitud de
los montos a cancelar y demás mecanismos que aseguren la salvaguarda
del tesoro municipal.
 Controlar, vigilar y resguardar los recursos financieros producto de la
recaudación impositiva, las transferencias de recursos recibidas, así como
los gastos y operaciones relativas a los mismos.
 Impulsar un uso eficiente de los recursos financieros y materiales.
 Supervisar al personal en el cumplimiento de las funciones vinculadas a
cada cargo.


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SUSTITUYE A
 Alto sentido de la planificación financiera.

 Objetividad.
Adjunto al Departamento de Tesorería

 Nombre del Cargo: Adjunto al Departamento de Tesorería (Contabilista III).
 Código: (ADD-1-04).
Corresponde al cargo la responsabilidad de dar soporte a las actividades

desarrolladas por el departamento de tesorería, vinculado a la estimación y
registro y reporte de los ingresos de forma periódica, tanto los devenidos de la
recaudación de los tributos municipales, como de las asignaciones

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SUSTITUYE A
correspondientes a situado municipal y las asignaciones del gobierno central, vía

situado municipal, Ley de Asignaciones económicas especiales (LAEE), Fondo
intergubernamental para la Descentralización (FIDES) y los demás que
correspondan en ejercicio del principio de legalidad a la municipalidad.
1. Registrar los ingresos en los libros respectivos.

2. Levantar reportes periódicos asociados al comportamiento de los ingresos
municipales.
3. Conciliar los ingresos con el departamento de contabilidad.
Perfil Académico:

 Conocimientos en materia de controles de tesorería pública.

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SUSTITUYE A

 Conocimientos de registro de información Fiscal, tributaria, contable y
presupuestaria.
Responsabilidades:
 Contribuir a garantizar el normal desenvolvimiento de las operaciones de la

Institución asociadas a la ejecución física del gasto, previa verificación de la
tesoro municipal.
 Supervisar y Elaborar los reportes diarios de ingresos municipales
 Elaborar los reportes mensuales de ingresos municipales
 Elaborar los reportes anuales de ingresos municipales.

 Alto sentido de la planificación financiera.

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SUSTITUYE A
 Objetividad.

 Jefe Inmediato: Jefe de Departamento de Tesorería.
Dentro del personal de apoyo a las responsabilidades del Departamento de

tesorería se contará con recursos humanos que viabilizan el tratamiento de
correspondencias, recepción y envío de las mismas, registros atinentes a los
procesos anteriormente citados, archivo, redacción de memorándum internos,
tramites de pago, recepción de documentos tales como informes, estados de

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SUSTITUYE A
cuenta, órdenes de pago, órdenes de servicio, así como la verificación de firmas y

sellos sobre los documentos que desde el departamento se expidan.
2. Recibir correspondencias y asentamiento en el libro respectivo.
3. Recibir memorándum internos de la gerencia o de las dependencias
adscritas u otros órganos de la administración municipal.
4. Emitir memorándum a las dependencias adscritas u otros órganos de la
administración municipal.
5. Redactar y transcribir correspondencias.
6. Consignar cheques en la Gerencia de Administración para su firma.
7. Efectuar el archivo de los documentos cuyo proceso se considere concluido
en atención a las pautas establecidas para cada caso.
8. Custodiar la ejecución de la caja chica del departamento.
9. Consignar de cheques en caja.
Perfil Académico:


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SUSTITUYE A
Responsabilidades:



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SUSTITUYE A
Asistente Administrativo III

 Nombre del Cargo: Asistente Administrativo III.
 Subordinados: Asistente de Oficina.
 Código: (AADIII-1-07).
Corresponde al cargo la responsabilidad de efectuar el llenado de los

cheques, en atención a lo pautado en las órdenes respectivas, así como el
levantamiento de los informes de rigor que sean soporte del control fiscal.
1. Controlar los cheques emitidos, cuenta desde la cual se emite, concepto y

demás informaciones que permitan la sinceridad y eficiencia de los
controles que conformen parte de las políticas de la tesorería municipal.
2. Levantar de reportes periódicos vinculados al resumen de los cheques
elaborados.
Perfil Académico:

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SUSTITUYE A

de la Ley Orgánica de contraloría y del Sistema Nacional de Control Fiscal.
Responsabilidades:
 Elaborar en atención a las políticas del departamento y las instrucciones de

los superiores jerárquicos los cheques que deban ser emitidos de acuerdo a
los procedimientos establecidos.
 Notificar a la tesorería de la relación periódica de cheques emitidos en los
formatos que existan a tal fin.


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SUSTITUYE A
 Objetividad.

 Jefe Inmediato: Asistente Administrativo III.
El volumen de operaciones vinculadas a la elaboración y registro de

cheques amerita la presencia de un asistente de oficina, que en coordinación del
cargo de Asistente Administrativo III, respalde las actividades que en función de la
transparencia del proceso de elaboración de cheques previa verificación de las
disponibilidades en las cuentas de banco.
1. Verificación de la disponibilidad en banco.

2. Recibir memorándum internos del departamento vinculado a las tareas que
corresponden adelantar.
3. Consignar de cheques en la jefatura de departamento.

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SUSTITUYE A
4. Contribuir con el registro y control de los cheques emitidos.

5. Ajustar la disponibilidad en bancos posterior a la emisión del pago.
6. Cargar al sistema luego de la emisión del pago.
Perfil Académico:

Responsabilidades:


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SUSTITUYE A

Contabilista
 Nombre del Cargo: Contabilista.
 Jefe Inmediato: Jefe de Tesorería.
 Subordinados: Oficinista.
 Código: (CT-1-08).
Corresponde el levantamiento de de los libros auxiliares de banco y

disponibilidades financieras en cuentas con la periodicidad necesaria, con el

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SUSTITUYE A
objeto de contar oportunamente con los saldos disponibles a los efectos de

soportar las erogaciones financieras.
1. Levantar la información correspondiente a los libros de bancos y

transcribirlas de forma oportuna y eficientemente en los libros auxiliares de
banco.
2. Efectuar las conciliaciones de los ingresos considerando los cuadres de
caja y los depósitos efectuados.
3. Realizar las correspondencias a enviar a las distintas entidades bancarias y
llevar control de enviadas y recibidas.
4. Preparar diariamente informes del movimiento de cobros (ingresos), así
como de pagos efectuados (egresos).
5. Informar al Jefe de Tesorería la relación de ingresos y egresos así como de
las disponibilidades bancarias.
6. Efectuar las conciliaciones bancarias.
Perfil Académico:
 Técnico superior en administración o contaduría, conocimientos en el

manejo de normas y principios de control derivados de la aplicación de la

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SUSTITUYE A

Responsabilidades:
 Llevar el libro auxiliar de bancos.

 Objetividad.
Oficinista

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SUSTITUYE A
 Nombre del Cargo: Oficinista.

 Jefe Inmediato: Contabilista.
 Código: (OF-1-08).
Respalda el trabajo de levantamiento y registro de información en libros

auxiliares de bancos, así como el control de correspondencia y archivo, partiendo
del control de cheques emitidos, los cuales registra en el libro respectivo.
1. Transcribir o vaciar en el sistema los elementos referidos al libro auxiliar de

bancos.
2. Llevar el control de cheques emitidos.
3. Reportar la disponibilidad en bancos.
Perfil Académico:
 Bachiller o Técnico medio en administración, conocimientos en el manejo

de normas y principios de control derivados de la aplicación de la Ley
Orgánica de contraloría y del sistema nacional de control fiscal.

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SUSTITUYE A
Responsabilidades:
 Levantamiento de información relativa a pagos efectuados, reporte de

disponibilidades, a fin de llevar el auxiliar respectivo de bancos.
 Lleva archivos de correspondencias enviadas y recibidas.
 Objetividad.

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SUSTITUYE A
Contabilista III
 Nombre del Cargo: Contabilista III.
 Código: (CTIII-1-07).
1. Efectuar el cuadre diario de caja, considerando lo recaudado en taquillas y

caja, oficina del Servicio autónomo municipal de administración tributaria
(SAMAT), así como su clasificación por rubro de ingreso.
2. Efectuar los arqueos (cuadres) quincenales del impuesto al valor agregado
(IVA).
3. Efectuar los arqueos (cuadres) del Impuesto Sobre la renta Mensual.
4. Levantar los informes anuales a ser remitidos al Servicio Nacional
Integrado de Administración Tributaria (SENIAT).
5. Llevar el registro y control de las transferencias y saldos de los recursos
devenidos del Fondo Intergubernamental para la descentralización (FIDES).
devenidos del la Ley de Asignaciones económicas Especiales (LAEE).
disponibles por convenios Alcaldía – Gobernación.

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SUSTITUYE A
8. Reportar la disponibilidad financiera de los fondos bajo su responsabilidad.

9. Reportar en el sistema o en los auxiliares respectivos las disponibilidades
que correspondan.
Perfil Académico:
 Técnico superior en administración, contaduría o informática, conocimientos

Responsabilidades:
 Llevar registro y control de los cierres diarios de ingresos, a través de los

cierres de caja.
 Llevar un control de los trámites de impuestos al valor agregado y sobre la
renta tramitados en la condición de ser la municipalidad agente de retención.
 Llevar los controles de ejecución financiera de los fondos transferidos a la
municipalidad por vía del FIDES, LAEE y convenios diversos.

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SUSTITUYE A

 Objetividad.
Inspector Administrativo II
 Nombre del Cargo: Inspector Administrativo II.
 Subordinados: no aplica.
 Código: (INAII-1-07).
La ejecución de operaciones directas en las entidades financieras, tales

como depósitos, traslados, pagos de retenciones de impuestos, verificación
arqueos de caja, para verificación de montos a depositar.

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SUSTITUYE A
1. Efectuar los depósitos de efectivo y cheques en las distintas entidades

financieras.
2. Consignar los pagos de retenciones de impuestos antes las dependencias
respectivas del SENIAT.
3. Efectuar traslados de recursos financieros entre las distintas entidades
bancarias.
4. Realizar los cobros en efectivo que se ameriten para pagos especiales de la
municipalidad.
5. Efectuar los pagos de servicios públicos de los que goza la municipalidad.
6. Verificar el cuadre diario de caja previo a la ejecución de los depósitos
correspondientes.
7. Arquear el cuadre de caja en el SAMAT, previo a su consignación en la
tesorería municipal.
Perfil Académico:
 Licenciado en Administración, contaduría o carrera afín, conocimientos en

el manejo de normas y principios de control derivados de la aplicación de la

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SUSTITUYE A
Responsabilidades:
 Ejecución de operaciones bancarias.

 Realizar pagos de Servicios Públicos.
 Ejecutar la liquidación de retenciones de impuestos.
 Revisar previo al depósito de recursos los arqueos de caja.

 Objetividad.

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SUSTITUYE A
Cajero Jefe
 Nombre del Cargo: Cajero Jefe.

 Subordinados: no aplica.
 Código: (CAJ-1-07).
La entrega de pagos a los beneficiarios, así como la recepción de pagos de

tributos varios conforman los aspectos básicos de las tareas a efectuar por este
cargo.
1. Liquidar los diversos tributos de los contribuyentes, de a cuerdo a los

cálculos efectuados por las dependencias correspondientes.
2. Velar y controlar por el cumplimiento en la entrega de los pagos
3. .Cualesquier otra función que le sea asignada inherente al cargo.
Perfil Académico:


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SUSTITUYE A

Responsabilidades:
 Cobro de impuestos en taquilla o caja principal, así como la ejecución de la

entrega de los cheques por pagos a beneficiarios diversos.

 Alto sentido de la responsabilidad y de la ética.
 Objetividad.

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SUSTITUYE A
Organigrama del Departamento de Contabilidad

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SUSTITUYE A
Jefe del
Departamento de
Contabilidad
(JDP-1-03)
Responsable de la Responsable de la
Unidad de Registros Unidad de Bienes
Contables (RUBM-1-05)
(RRC-1-05)
Registrador de
Contabilista III Contabilista II Bienes III
(AO-1-08)
(CTIII-1-07) (CTII-1-07) (RBMIII-1-07)
Registrador de
Bienes
(RBMI-1-08)
Departamento de Contabilidad
Objetivo

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SUSTITUYE A
Llevar los registros de las operaciones contables, libros mayores, auxiliares,

así como ejecutar los estados financieros correspondientes a la contabilidad fiscal,
verificando los soportes físicos de los distintos rubros de ingresos y gastos, con
aplicación de los principios contables de la administración pública y con apego a lo
pautado en las normas de control que rigen la materia.
Ejercer la tutela y control de los bienes municipales muebles propiedad de

la alcaldía y generar políticas del control de estos para los entes descentralizados
de la municipalidad.
Funciones
1. Levantar, mantener, ordenar y actualizar los registros contables,

operaciones financieras y patrimoniales, vinculadas al tesoro municipal,
bienes, derechos y obligaciones en los instrumentos que a tal fin designe la
legislación correspondiente y las normas técnicas que apliquen.
2. Llevar los libros, auxiliares, registros, rentas, bienes, obligaciones a
cancelar, y la contabilidad del presupuesto de gastos, así como los ajustes
que en la ejecución del mismo se susciten, compromisos y contratos en
general, y junto al gerente de administración coordinar la validación y
conciliación de la información con la gerencia de planificación y
presupuesto.
3. Levantar, registrar y controlar los registros de de las retenciones de
impuesto sobre la renta, impuesto al valor agregado.

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SUSTITUYE A
4. Producir los estados financieros con la periodicidad indicada en las diversas

normas que rigen la materia, y las necesidades de planificación de la
administración municipal, para lo cual deben ser remitidos por vía de la
gerencia de administración al alcalde y a los organismos de control.
5. Controlar el activo y el pasivo de la hacienda pública municipal, tales como
obligaciones legalmente contraídas, acreencias, devolución de valores
legalmente consignados y todos aquellos que representen obligaciones
hacia el municipio o con terceros.
6. Llevar un registro y control sobre las acreencias por cancelar al recurso
humano al servicio de la alcaldía, prestaciones sociales, retenciones y
aportes de ley al igual de todas aquellas que estén vinculadas a este
concepto.
7. Llevar los registros de donaciones que reciba el municipio.
8. Llevar el registro y control de Bienes muebles e inmuebles del municipio.
9. Registrar y mantener actualizados los fideicomisos a título de la
municipalidad.
10. Recibir y responder correspondencias de las demás dependencias
municipales.
11. Las demás que le asignen las leyes, ordenanzas y reglamentos.
Jefe de Departamento de Contabilidad
 Nombre del Cargo: Jefe de Departamento de Contabilidad.


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SUSTITUYE A

 Subordinados: Responsable de la unidad de Registros Contables,
Responsable de la unidad de Bienes.
El cargo de Jefe de Contabilidad constituye una pieza medular en el

levantamiento, registro y evaluación contable que será presentada a los entes
correspondientes en acatamiento al principio constitucional de rendición de
cuentas, así como la supervisión de los activos propiedad de la municipalidad.
1. Planificar, organizar, coordinar, ejecutar y controlar los aspectos vinculados

al levantamiento de los registros contables que permitirán la emisión de los
estaos financieros en atención a las normas técnicas y legales que rigen la
contabilidad fiscal.
2. Avalar los estados financieros emitidos por la municipalidad.
3. Supervisar, controlar y emitir políticas sobre el manejo de bienes muebles
propiedad de la municipalidad.
Perfil Académico:
 Profesional Universitario en Contaduría.

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SUSTITUYE A

 Conocimientos relativos a la materia presupuestaria, tributaria y contable.

 Conocimientos de registro de información contable y presupuestaria.
Responsabilidades:
 Garantizar la aplicación de los principios técnicos y de ley sobre el

levantamiento, registro y evaluación de la información reflejada por la
contabilidad fiscal.
 Supervisar el control de los bienes municipales.
 Notificar, en periodos oportunos, la información contable a la gerencia de
administración, a fin de desarrollar la planificación, ajustes, conciliaciones y
demás decisiones que permitan optimizar el uso del tesoro municipal.
 Supervisar y avalar los libros mayores y auxiliares que correspondan, así
como los estados financieros.

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SUSTITUYE A

 Objetividad.
Responsable de la Unidad de Registros Contables (Contador Jefe)
 Nombre del Cargo: Responsable de la Unidad de Registros Contables.

 Jefe Inmediato: Jefe de Departamento de Contabilidad.
 Subordinados: Contabilista III, Contabilista II.
 Código: (RRC-1-05).

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SUSTITUYE A
Ejecuta el levantamiento, registro, conciliación, evaluación y archivo de la

información contable, así como de los estados financieros a ser preparados
periódicamente, con acatamiento de las normas contables y principios de ley
corresponde ser parte del control fiscal de la alcaldía, coordinando el trabajo
desarrollado por el recurso humano que sea adscrito a esta unidad.
1. Llevar el registro de las operaciones financieras de la alcaldía, para lo que

respaldará su actividad con el levantamiento de la información
correspondiente a los libros mayores y auxiliares a que haya lugar.
2. Verificar los soportes que acompañan las órdenes de pago.
3. Elabora memorándums internos.
4. Elaborar correspondencias internas.
5. Manejar el archivo de la dependencia.
6. Ejecutar el registro contable de las operaciones financieras de la Alcaldía.
7. Verificar y Conciliar la información de disponibilidades en bancos con los
reportes emitidos por el departamento de tesorería.
8. Registrar las órdenes emitidas mensualmente.
9. Clasificar y reportar al responsable de la unidad de la clasificación del gasto
de acuerdo a su concepto: De recursos Humanos, De inversión y Ordinario.
10. Elaborar el Balance General, partiendo de la información documentada en
los libros diario y mayor.

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SUSTITUYE A
Perfil Académico:
 Profesional Universitario en Contaduría.

 Conocimientos relativos a la materia presupuestaria, tributaria y contable.
Responsabilidades:

contabilidad
 Ejecutar el registro en los libros contables correspondientes en aplicación de
las normas técnicas de rigor y de los principios de ley.

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SUSTITUYE A

Contabilista III
 Nombre del Cargo: Contabilista III.

 Jefe Inmediato: Responsable de la unidad de Registros Contables.
 Código: (CTIII-1-07).
Da soporte con el levantamiento y registro de información relevante a ser

vaciada en los libros mayores y auxiliares de rigor, así como respalda las
actividades a desempeñar por esta unidad administrativa.
1. Levantar la relación diaria y mensual de órdenes de pago emitidas.

2. Levantar y registrar la relación de pagos mensuales efectuados.

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SUSTITUYE A
3. Elaborar los cuadros comparativos con libros auxiliares de bancos y

conciliaciones bancarias.
Perfil Académico:
 Técnico superior en administración o contaduría, conocimientos en el

Responsabilidades:

contabilidad

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SUSTITUYE A

Contabilista II
 Nombre del Cargo: Contabilista II.

 Jefe Inmediato: Responsable de la unidad de Registros Contables.
 Código: (CTII-1-07).
Da soporte con el levantamiento y registro de información relevante a ser

vaciada en los libros mayores y auxiliares de rigor, así como respalda las
actividades a desempeñar por esta unidad administrativa.
1. Efectuar el registro diario de órdenes de pago.

2. Archivar de las órdenes de pago canceladas.

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SUSTITUYE A
3. Ejecutar el archivo de correspondencia y demás documentos de interés y

responsabilidad de la unidad administrativa o del departamento de
contabilidad.
4. Registrar cheques emitidos diariamente, en correspondencia a la cuenta de
emisión.
5. Verificar los soportes que acompañan las órdenes de pago.
Perfil Académico:

Responsabilidades:

contabilidad

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SUSTITUYE A

Responsable de la unidad de Bienes Municipales
 Nombre del Cargo: Responsable de la Unidad de Bienes Municipales.

 Subordinados: Contabilista II y Asistente de Oficina.
 Código: (RUBM-1-05).
Es menester que los activos fijos de la alcaldía sean registrados y

supervisados periódicamente para verificar su uso, salvaguarda, disponibilidad y
ubicación, por ello el responsable de esta unidad, coordina las actividades de
incorporación, mantenimiento y desincorporación de bienes municipales.

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SUSTITUYE A
1. Llevar el registro de las operaciones de bienes municipales.

2. Generar políticas para el registro, mantenimiento, incorporación y
desincorporación de los bienes municipales.
3. Efectuar revisiones periódicas a las distintas dependencias municipales y
verificar el cumplimiento de las políticas de mantenimiento y uso del
inventario de Bienes Municipales.
Perfil Académico:

como procedimientos de control de bienes e inventario.
Responsabilidades:

contabilidad, en lo referente al control de bienes municipales.

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SUSTITUYE A
 Supervisar el registro en los libros, kardex, bases de datos, reportes,

informes correspondientes a los bienes municipales.
 Ejecutar la supervisión física de los bienes adscritos a las distintas
dependencias municipales.
 Coordinar el trabajo del personal adscrito a la unidad.


 Jefe Inmediato: Responsable de la unidad de Bienes Municipales.

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SUSTITUYE A
El volumen de actividades vinculadas al levantamiento y control de la

información referida a los bienes municipales amerita la presencia de un asistente
de oficina, que en coordinación del cargo de Responsable de la unidad de Bienes
Municipales, respalde las actividades que en función de la transparencia del
proceso de Registro y supervisión de activos fijos desarrolla la unidad.
1. Llevar el registro respectivo de los bienes en los Kardex, tarjetas de control

o base de datos desarrollada con ese fin.
2. Archivar los expedientes adjuntos al Kardex, tarjeta de control de las
incorporaciones o desincorporaciones de bienes.
3. Redactar y transcribir correspondencia de la unidad de bienes municipales,
así como lo memorándum.
4. Elaborar actas de traslado, entrega de bienes y desincorporaciones de los
mismos.
5. Recibir memorándum internos del departamento vinculado a las tareas que
corresponden adelantar.
Perfil Académico:


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SUSTITUYE A

como principios de control de inventarios y bienes.
Responsabilidades:

eficacia de los procesos que se desarrollan en la unidad de bienes
municipales.
 Registrar en los archivos y bases de datos correspondientes la información
referida a los bienes municipales.
y emitida.
 Llevar el archivo de la unidad.


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SUSTITUYE A

Registrador de Bienes III
 Nombre del Cargo: Registrador de Bienes III.

 Código: (RBMIII-1-07).
El personal de campo que ejecuta la revisión de bienes, su registro, actas

de incorporación y desincorporación, coordina junto al responsable de la unidad
los cronogramas de revisión, y evaluación del acatamiento de las políticas que en
el área se emitan a las dependencias municipales.
1. Ejecutar las revisiones físicas de inventarios de bienes muebles.

2. Supervisar las incorporaciones y desincorporaciones de Bienes en las
distintas dependencias municipales.

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SUSTITUYE A
3. Efectuar revisiones periódicas a las distintas dependencias municipales y

verificar el cumplimiento de las políticas de mantenimiento y uso del
inventario de Bienes Municipales.
4. Presentar al responsable de la unidad informes trimestrales.
Perfil Académico:

como procedimientos de control de bienes.
Responsabilidades:

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SUSTITUYE A

 Generar la información que será objeto de registro en los libros, kardex,
bases de datos, reportes, informes correspondientes a los bienes
municipales.
 Reportar las inconsistencias de inventario así como el incumplimiento de las
políticas de preservación, incorporación y desincorporación desarrolladas en
las distintas dependencias municipales.


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SUSTITUYE A
Registrador de Bienes I
 Nombre del Cargo: Registrador de Bienes I.

 Código: (RBMI-1-08).
El personal de campo que ejecuta la revisión de bienes, su registro, actas

de incorporación y desincorporación, coordina junto al responsable de la unidad
los cronogramas de revisión, y evaluación del acatamiento de las políticas que en
el área se emitan a las dependencias municipales.
1. Ejecutar las revisiones físicas de inventarios de bienes muebles.

2. Supervisar las incorporaciones y desincorporaciones de Bienes en las
distintas dependencias municipales.
3. Respaldar las revisiones periódicas a las distintas dependencias
municipales y verificar el cumplimiento de las políticas de mantenimiento y
uso del inventario de Bienes Municipales.
4. Garantizar el registro y codificación de bienes municipales.
5. Presentar al responsable de la unidad informes trimestrales.

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SUSTITUYE A
Perfil Académico:

como procedimientos de control de bienes.
Responsabilidades:

 Generar la información que será objeto de registro en los libros, kardex,
bases de datos, reportes, informes correspondientes a los bienes
municipales.

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SUSTITUYE A
 Reportar las inconsistencias de inventario así como el incumplimiento de las

políticas de preservación, incorporación y desincorporación desarrolladas en
las distintas dependencias municipales.

Organigrama del Departamento de Compras y Suministros

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SUSTITUYE A
Jefe del Departamento

de Compras y
Suministros
(JDP-1-03)
Adjunto al Jefe
(ADD-1-04)
Analista de Compras Asistente Almacén Chofer

(ACP-1-08) (AAL-1-08) (CHO-1-09)
Mensajero
(MEN-1-09)
Departamento de Compras y Suministros

Objetivo

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SUSTITUYE A
Planificar y ejecutar las compras de bienes muebles, materiales y suministros

necesarios para el cumplimiento de las actividades, proyectos y programas
adelantados por las distintas dependencias municipales y que cuenten con las
disponibilidades presupuestarias de rigor.
Funciones
1. Recibir las solicitudes de bienes de capital o consumibles y gestionar la

compra y entrega a la unidad administrativa solicitante.
2. Levantar y Mantener un registro de proveedores en acatamiento a las
normas que rigen la materia.
3. Mantener actualizado un listado de precios de los artículos de mayor
consumo.
4. Solicitar cotizaciones de los proveedores.
5. Preparar órdenes de compra y tramitar su aprobación.
6. Suministrar la información necesaria a la comisión de licitación.
7. Mantener un registro y control de pedidos de inventario.
8. Supervisar la recepción de los bienes adquiridos y controlar que se ajusten
a las órdenes de compra emitidas.
9. Mantener en almacén existencia de materiales e insumos necesarios para
el desarrollo de las actividades de las distintas dependencias.
10. Llevar actualizado el registro de ingresos y egresos de mobiliario,
materiales y suministros del almacén.
Jefe de Departamento de Compras y Suministros


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SUSTITUYE A
 Nombre del Cargo: Jefe de Departamento de Compras y Suministros.

 Subordinados: Adjunto al departamento, Analistas de compras, Asistentes
de almacén, mensajero, chofer.
La provisión de materiales, insumos, así como de bienes muebles

necesarios para el cumplimiento de las tareas y finalidades que corresponden a la
municipalidad deben ejecutarse en acatamiento de las normas que sobre la
materia se han desarrollado, por ello la existencia de la jefatura de bienes, como
ente responsable de ejecutar el proceso de compras en acatamiento a la
normativa citada.
1. Planificar, organizar, coordinar, ejecutar y controlar las compras de bienes y

suministros.
2. Cumplir con las normas que rigen la materia.
3. Coordinar con la gerencia de administración y la gerencia de planificación y
presupuesto las disponibilidades presupuestarias a fin de ejecutar las
compras.
4. Ejecutar periódicamente inventarios de existencias de bienes muebles,
materiales y suministros disponibles en almacén.
5. Coordinar las actividades de los funcionarios bajo su supervisión directa.

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SUSTITUYE A
6. Elaborar los informes que correspondan en cumplimiento de sus

responsabilidades y remitirlos a la Gerencia de Administración.
Perfil Académico:
 Profesional de las áreas de derecho, administración, contabilidad,

economía o carreras afines.
 Conocimientos en el área de normas de control fiscal y aplicación de la
legislación vinculante a contrataciones.
Responsabilidades:
 Velar por el acatamiento de los procedimientos existentes para la ejecución

de compras de materiales, suministros, así como de bienes muebles.
 Supervisar que el proceso de compra de materiales y suministros cuente con
su respectiva orden de servicio, orden de compra, a los fines del control y del
acatamiento del principio de legalidad. .
 Procurar el acatamiento al principio de economía en el proceso de compra de
materiales y suministros.
 Prever la disponibilidad presupuestaria previo a la emisión de órdenes de
servicio y órdenes de compra.

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SUSTITUYE A

Adjunto al Departamento de Compras y Suministros
 Nombre del Cargo: Adjunto al Departamento de Compras y Suministros.

 Jefe Inmediato: Jefe de Departamento de Compras y Suministros.
 Código: (ADD-1-04).
El respaldo y la asesoría al acatamiento del marco legal, así como la

revisión de los procesos adelantados por el personal adscrito al departamento son
parte del respaldo que es responsabilidad del adjunto al departamento de compras
ejercer., al igual que el respaldo en la supervisión de la entrega de suministro a las

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SUSTITUYE A
distintas dependencias municipales y la recepción de bienes y servicios de parte

de los proveedores.
1. Elaborar los procedimientos de consulta de precios.

2. Supervisar la elaboración de las órdenes de servicio y órdenes de compra.
3. Levantar la información necesaria a ser remitida a la comisión de
licitaciones sobre las características de los bienes o servicios a adquirir y
que por su características o cuantía sean efecto de procesos licitatorios.
4. Llevar el registro de las operaciones ejecutadas en el departamento.
5. Ejecutar la revisión del reporte de contrataciones, compras, contrataciones
de obras a fin de su remisión al servicio nacional de contrataciones y de
efectuar los controles que correspondan.
6. Preparar la programación de compras anual para su remisión al servicio
nacional de contrataciones, previa consulta al Gerente de Administración y
atendida la opinión de la gerencia de planificación y presupuesto.
Perfil Académico:
 Profesional de las áreas de derecho, administración, contabilidad,

economía o carreras afines.

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SUSTITUYE A
 Conocimientos en el área de normas de control fiscal y aplicación de la

legislación vinculante a contrataciones.
Responsabilidades:
 Respaldar y garantizar la efectividad, sinceridad, legalidad, eficiencia,

eficacia y economía de los procesos que se desarrollan en el Departamento
de compras y suministros.
 Supervisar los procesos, que en delegación del jefe de compras,
corresponda ejecutar al almacenamiento de bienes, insumos y materiales.
 Supervisar, en delegación del jefe de departamento de compras y
suministros, la emisión oportuna y apropiada de órdenes de compra y
servicios.
 Ejecutar la supervisión física de los bienes, muebles, materiales y
suministros disponibles en almacén.

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SUSTITUYE A
Analista de Compras
 Nombre del Cargo: Analista de Compras.

 Código: (ACP-1-08).
La ejecución de los procesos de análisis de precios, registro de

proveedores, emisión de órdenes de servicio y órdenes de compra son actividades
que se atribuyen el analista de compras adscrito a este departamento.

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SUSTITUYE A
1. Ejecutar el análisis de precios para la compra de bienes y la contratación de

servicios.
2. Realizar las órdenes de compra y órdenes de Servicios.
3. Vaciar la información en el sistema.
4. Recibir las notas de pedido de las distintas dependencias.
5. Atender al público y a los proveedores.
6. Evaluación de los expedientes administrativos relacionados a la compra y
contratación de bienes y servicios.
7. Relacionar en el cuaderno de orden de compras o servicios, las órdenes
emitidas por el departamento de compras y suministros.
Perfil Académico:
 Técnico superior en Administración o informática, conocimientos en el

como procedimientos de compra de bienes y servicios.
Responsabilidades:

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SUSTITUYE A

eficacia de los procesos que se desarrollan en el Departamento de compras
y suministros en lo referente al acatamiento de normas de contratación

Asistente de Almacén
 Nombre del Cargo: Asistente de Almacén.

 Jefe Inmediato: Jefe de Departamento de Compras y suministros.
 Código: (AAL-1-08).

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SUSTITUYE A
Le corresponde llevar el control de ingreso y egreso de materiales,

suministros, bienes muebles, al almacén o depósito que a los efectos lleve el
Departamento de Compras y suministros, así como suplir las deficiencias de
materiales y entrega de pedidos a las distintas dependencias municipales.
1. Llevar el registro de bienes municipales que ingresen al almacén

verificando las órdenes de entrega correspondiente así como las órdenes
de compra que correspondan.
2. Llevar el registro de egresos o entregas de materiales, suministros y bienes
muebles a las diversas dependencias municipales.
3. Avalar la recepción de despachos a los proveedores.
Perfil Académico:

como procedimientos de control de bienes, materiales e insumos derivados
del manejo de inventarios.


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SUSTITUYE A
Responsabilidades:

eficacia de los procesos que se desarrollan en el Departamento de compras
y suministros.
 Ejecutar la supervisión física de los inventarios de bienes, materiales y
suministros disponibles en almacén.
 Coordinar la entrega de bienes, materiales y suministros a las distintas


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SUSTITUYE A
Mensajero
 Nombre del Cargo: Mensajero.

 Jefe Inmediato: Jefe de Departamento de Compras y suministros.
 Subordinados: No Aplica.
 Código: (MEN-1-09).
El respaldo en el dinamismo en la entrega oportuna de comunicaciones así

como el apoyo a las responsabilidades de descarga de materiales, bienes e
insumos, asó como su distribución en las dependencias correspondientes, previa
autorización de los responsables de almacén
2. Entregar correspondencias, memorándum y demás instrumentos
administrativos, así como su asentamiento en el libro respectivo.
Perfil Académico
 Bachiller, conocimientos en el manejo de normas y principios de control.

 Conocimiento generales en la ruta de procesos administrativos
 Experiencia de seis meses en cargos similares.

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SUSTITUYE A
Responsabilidades:
 Consignar a las dependencias destinatarias, las comunicaciones diversas,

emitidas por la Gerencia de Administración
 Ejecutar el registro en los libros correspondientes la documentación
entregada desde la Gerencia de Administración.

 Claridad de expresión verbal.
Chofer
 Nombre del Cargo: Chofer.

 Subordinados: No Aplica.
 Código: (CHO-1-09).

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3 110
SUSTITUYE A
Los traslados a realizar en aras de cumplir con las actividades del

Departamento de compras y suministros, en los vehículos asignados por las
respectivas dependencias, para buscar pedidos, con sus respectivas órdenes, y el
personal responsable de almacén, será cumplido por el chofer adscrito a esta
unidad administrativa.
1. Recibir en adscripción, verificando el estado del vehículo correspondiente

para cumplir las tareas del departamento de contabilidad.
2. Efectuar los traslados del personal del departamento responsable de recibir
los pedidos.
3. Efectuar los traslados del personal del departamento responsable de
ejecutar las entregas de materiales, bienes e insumos.
Perfil Académico:
 Bachiller con conocimientos en el funcionamiento operativo de las unidades

de transporte de distinta tracción, contando para ello con la licencia de rigor.
Responsabilidades:

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SUSTITUYE A
 Efectuar el traslado del personal responsable de recibir pedidos así como de

su distribución en las dependencias municipales que corresponda.
 Salvaguardar la integridad de los materiales, bienes y suministros objeto de
traslado.
 Salvaguardar la operatividad de los vehículos asignados para cumplir con su
labor.

 Dominio de destrezas de manejo de unidades de transporte vehicular.

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5 110
SUSTITUYE A
Conclusiones
En cumplimiento a lo pautado en el ordenamiento legal, se consigna el

manual de Cargos y Funciones de la Gerencia de Administración.
La gerencia de administración tiene la responsabilidad fundamental de

realizar la ejecución física del gasto, para lo que se avala la conformación de esta
dependencia en los cuatro departamentos, a decir, Compras, Tesorería,
Contabilidad y Ordenación de Pagos.
En relación al Departamento de Ordenación de Pagos, se sugiere asumir de

manera formal esta denominación, aunque en la gaceta Extraordinaria Número
95, del 17 de julio del año 2.003, aparece denominado como Departamento de
Servicios Administrativos, por lo que deberá ser presentado a la cámara municipal
para efectuar los ajustes que le den soporte legal a esta estructura.
Se presenta una estructura organizativa de la gerencia y de cada

departamento adscrito a esta, así como una desplegada por cargos, lo que
permite visualizar la jerarquía, las responsabilidades y las actividades a cumplir
por cada trabajador, desde el nivel gerencial, hasta el nivel básico de operaciones.

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SUSTITUYE A
El levantamiento de la información y la base de datos que dio soporte al

manual de cargos y funciones, se efectuó haciendo uso de técnicas grupales que
permitieron al recurso humano interactuar, co-construir, ser parte del
planteamiento general de revisión de los alcances de la estructura y las
responsabilidades de cada integrante de la gerencia y los departamentos que la
componen.
Junto a lo anterior, se revisó e incorporó un conjunto de conceptos

establecidos en la normativa de control vigente, que permite visualizar el
cumplimiento de los principios establecidos en La Ley Orgánica de contraloría y
del sistema Nacional de Control Fiscal, tales como: Sinceridad, legalidad,
exactitud, eficacia, economía, eficiencia, calidad e impacto de las operaciones,
junto a las normas generales de contabilidad del sector público.
Concluida la etapa de levantamiento de la estructura, de construcción de la

base de datos, a decir, aplicación de instrumentos al recurso humano, ejecución
del inventario, revisión de normas vinculantes y montaje de propuestas de
manuales, se ejecutó la validación in situ, lo que le permitió a cada integrante de la
gerencia valorar, sugerir, ajustar, proponer y aceptar las funciones y
responsabilidades asociadas a cada cargo.
De forma adicional, y en convenimiento con la Alcaldía, se impulsó, un

encuentro técnico entre la “Corporación Sigma”, empresa responsable de efectuar
la instalación del Software contentivo de los sistemas de control, con la finalidad

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SUSTITUYE A
de armonizar, optimizar el esfuerzo que en la actualización técnica y el

cumplimiento de normas de control está impulsando esta gestión municipal.
Esta actividad genera un valor agregado, pues permitió visualizar

actividades de registro de operaciones a ser desplegadas por algunos
funcionarios, lo que permitirá, al momento de tener la plataforma en actividad
plena, la adjudicación de funciones y responsabilidades a los responsables de
cada departamento en los niveles de sus competencias.
Se constató el alto nivel de responsabilidad, capacidad, compromiso y

formación del recurso humano integrante de las diversas áreas de la Gerencia de
Administración, por lo que en ellos se concentra el mejor potencial con el que
cuenta la municipalidad para acometer las transformaciones, que en positivo, se
ha planteado esta Gestión de Gobierno.
Consideramos que en líneas generales se ha descrito una estructura que se

ajusta en su totalidad a las tareas que le corresponde por ley, así como por óptica
gerencial emprender, en aras de ejecutar financieramente el presupuesto de
Gastos de la municipalidad y ser soporte eficiente de la gestión administrativa en
función de dar alcance a la visión y misión que orientan la actuación pública del
tren gerencial, desde el Alcalde hasta el último trabajador, a favor de la comunidad
merideña.

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SUSTITUYE A
Recomendaciones
- Ejecutar un proceso de capacitación y actualización de recurso humano de la

gerencia en materias de control fiscal.
- Mantener las acciones de actualización de funciones, en aplicación y desarrollo

del Software de control administrativo.
Si bien es cierto que ya se han propuesto ajustes, la operatividad plena del

sistema se espera para fechas correspondientes al año 2.010, y como
característica fundamental de la gerencia está la flexibilidad, es decir, adecuar la
estructura a su nivel operacional óptimo, siempre en acatamiento a pautas
técnicas y de ley.
Por lo dicho con anterioridad, y aunque ya se establece y asigna en el presente

manual responsabilidades a algunos trabajadores de interactuar con el sistema, la
pericia, conocimiento y dominio de destrezas aun no ha sido evaluada en su
totalidad, por lo que de forma natural, pudiesen reasignarse responsabilidades.
- Al igual que lo reportado por los trabajadores de las diversas gerencias objeto de
estos manuales, es menester para la administración municipal, efectuar un estudio

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SUSTITUYE A
del Recurso humano, no solo para la evaluación de destrezas y desempeño, al

igual para captar el nivel de cumplimiento de políticas de ascenso y desarrollo del
personal.
La implantación de una política integral sobre el manejo y administración del

recurso humano es primordial para mantener y mejorar los talentos presentes y los
que a futuro se deban incorporar.
- La denominación de Departamento de Ordenación de Pagos, pasa por la

presentación a la cámara del manual organizacional, de Cargos y funciones, así
como de Normas y Procedimientos, de toda la estructura organizativa, luego de, a
posterioridad, culminar la generalidad del trabajo.
- Se sugiere la creación de unidades administrativas, tales casos de Unidad de

Registro Contables, así como unidad de bienes municipales, ambas adscritas al
Departamento de Contabilidad, las cuales se sugiere sean ocupadas por
trabajadores de carrera, con experiencia y nivel adecuado para coordinar las
actividades de los trabajadores.
La creación de distinciones salariales o bonificaciones a quienes ocupen esta

responsabilidad pasa por la generación de una política integral en este aspecto,
sin que ello implique pasar su condición a Empleado de Confianza.
Constituye esta propuesta, creación de unidades administrativas, una forma de

homogeneizar las tareas a cumplir por un grupo de trabajadores y asignar un

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responsable de unidad que coordine, planifique y ejecute en conjunto al resto de

trabajadores dichas tareas.

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ALCALDÍA DEL MUNICIPIO L IBERTADOR DEL E STADO MÉRIDA PÁG. 1 DE

Como función esencial de la municipalidad está el administrar la vida local,

En atención a dicha autonomía administrativa, el municipio regenta ciertas

Dicho así, corresponde a las autoridades municipales, en este caso al

REALIZADO POR: SUPERVISADO POR: APROBADO POR:

LCDA. MARÍA A. NOGUERA LCDA. SIRIUS DUQUE LCDO. NELSON ANGULO

ALCALDÍA DEL MUNICIPIO LIBERTADOR DEL ESTADO MÉRIDA PÁG. 2 DE

En el municipio Libertador del estado Mérida, está conformada esta

El presente manual, da pautas generales de las actividades que atañen a

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 Constitución de la República Bolivariana de Venezuela.

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 Código orgánico tributario.

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Código Cargo Unidad Departamental

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CTIII-1-07 Contabilista III Departamento de

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Responsable de la Unidad de Bienes Departamento de

AAL-1-08 Asistente de Almacén Departamento de

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Organigrama por Cargos

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Organigrama de Gerencia de Administración

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6. Tutelar los bienes municipales.

 Nombre del Cargo: Gerente de Administración.

Es el responsable de planificar, junto al Gerente General y las demás

El Gerente de Administración es quien diseña las pautas sobre las cuales

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1. Verificar, registrar, custodiar y controlar las disponibilidades del tesoro

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12. Evaluar y canalizar las observaciones asignadas de los informes

 Profesional Universitario en Administración de Empresas, Contaduría,

 Experiencia de cinco (5) años mínimo en cargos similares.

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