SmartBuy: Guía de uso para

Proveedores
Abril de 2018
Propósito

• La presente guía muestra instrucciones sencillas y rápidas para el uso básico de SmartBuy, con el objeto de participar o
responder a eventos de RFx y subastas.

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Acceso a SmartBuy (1/2)
• Para su participación en un evento de RFX o
subasta en SmartBuy usted no necesita contar
con una cuenta de usuario y contraseña.

• El ingreso a la herramienta se realiza utilizando

el botón de “Ver evento” que se encuentra en la
invitación de participación recibida vía correo
electrónico.

NOTA: Valide con su equipo de TI si el correo de

invitación ha sido bloqueado por el servidor de
correo de su empresa

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Acceso a SmartBuy (2/2)
• Una vez haya ingresado a SmartBuy podrá
visualizar el mensaje de invitación y la
información del evento, la cual se encuentra
distribuida en diferentes secciones:
• Información de eventos y Bases para
ofertar
• Términos y condiciones
• Archivos adjuntos del comprador
• Plazo
• Equipo del evento

NOTA: Cuando un evento es modificado, los

proveedores deben revisar y aceptar los cambios
para poder incluir su respuesta nuevamente en el
evento.

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Descripción de la pantalla – Pestaña: Información de evento
RFx

Información de eventos y Bases para ofertar

• Aquí encontrará información sobre la configuración

del evento

• RFx:
• Podría identificar si el evento es un sobre
cerrado o no
• Se indica si el evento considera adjudicación Subasta
por artículo o sobre el total del alcance

• Subastas:
• Se indica si el evento permite prorrogas en
caso de presentarse ofertas en el periodo
final de tiempo y de cuanto será la prorroga a
realizarse
• Se indica como se mostrará su clasificación
en el evento
• Se indica si se permite empates en la
primera posición para el total del evento,
lotes y/o artículos
• Se indica los porcentajes en que una nueva
oferta debe mejorar el valor del total del
evento, lotes y/o artículos.

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Descripción de la pantalla – Pestaña: Información de evento

Tiene la intención de responder

• Podrá indicar al comprador su intención de

participar en el evento marcando la opción
disponible.

Términos y condiciones

• En esta sección encontrará documentación que

debe ser leída y aceptada para poder participar en
el evento, hasta que marque los casilleros de
aceptación disponibles no se habilitará el botón
para ingresar su respuesta.

Archivos adjuntos del comprador

• Encontrará información o documentación adicional

que el comprador considera pertinente compartir en
el evento a nivel de la invitación. También podrá
encontrar información en la sección de adjuntos y a
nivel de los artículos, esto será desarrollado en las
siguientes páginas.

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Descripción de la pantalla – Pestaña: Información de evento

Plazo RFx

• Se muestra la cronología del evento

• RFx:
• El evento puede permitir presentar ofertas
desde que recibe la invitación o desde una
fecha en especifico, la cual se indica en la
invitación

Inicio del período de Finalización del

• Subastas: presentación de ofertas evento
• Dependiendo de la configuración el evento,
este puede contar con una etapa previa de
ofertas o no. La etapa previa le permite Subastas
enviar una oferta antes de que empiece la
ejecución de la subasta, es opcional hacer el
envío de esta oferta.

Publicación del evento e

inicio del período de Inicio de la ejecución Finalización del
cotización previa del evento en vivo evento en vivo

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Descripción de la pantalla – Pestaña: Mi respuesta

Artículos y lotes

• En esta sección encontrará el detalle de los

artículos y lotes por los cuales debe ofertar, su
oferta debe ser ingresada en el campo disponible
en la columna “Mi precio”.

Adjuntos

• Sección en la que podrá descargar documentación

relacionado con el evento.

Cuestionarios

• En esta sección podrá ver los cuestionarios que

debe contestar para poder presentar su oferta (en
caso de que aplique)

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Enviar una respuesta
• Para poder enviar una respuesta debe ingresar a la pestaña “Mi respuesta”, esta pestaña estará disponible una vez que haya aceptado los términos y
condiciones del evento y haga clic en el botón “Ingresar respuesta” .

Ingresar un respuesta

• Debe completar el valor de su oferta para cada uno de los

artículos solicitados, el campo para ingresar su oferta se
encuentra en la columna “Mi precio”.

• En caso de ser requerido, complete también las secciones

de adjuntos y cuestionarios.

NOTA: Usted podrá guardar en cualquier momento su

respuesta antes de enviar y continuar en otro momento. Se
aconseja guardar cada cierto tiempo para evitar cualquier
perdida de información.

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Enviar una respuesta – Descripción de botones disponibles

Opciones disponibles

• Exportar a Excel: Exporta los cuestionarios, artículos y

lotes a un archivo de Excel en el cual usted puede completar
su respuesta.

• Importar de Excel: Importa desde el Excel su respuesta.

• Cargar historial: Permite visualizar el historial de cambios

del evento.

• Guardar: Guarda su respuesta pero sin enviar al comprador.

• Enviar respuesta al comprador: Envía su respuesta al

comprador. Usted puede editar su respuesta antes de que
finalice el plazo de ejecución y reenviarla al comprador.

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Monitorear un evento de subasta
• Una vez enviada su oferta se mostrará la clasificación de su oferta con respecto al resto de participantes

Monitorear un evento

• Una vez enviada su respuesta usted podrá ver su

clasificación (con base a la configuración realizada por el
comprador).

• Es importante que haga seguimiento de su posición para

poder enviar nuevas ofertas cuando lo considere oportuno y
competir por la adjudicación del evento.

• Para enviar una nueva oferta haga clic en “Editar la

respuesta” y podrá ingresar un nuevo valor de la misma
manera que ingreso su oferta anterior.

• Una vez concluido el evento no podrá enviar nuevas ofertas.

El evento finalizará cuando el cronometro llegue a cero y el
estado indique “Concluyó el evento”

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Mensajería
• En la parte inferior izquierda de la pantalla encontrará la mensajería de evento.

Mensajería

• La mensajería puede ser utilizada para:

• Recibir comunicados con información importante por
parte del administrador de la subasta
• Solicitar soporte en línea
• Aclarar dudas técnicas sobre la ejecución del evento

NOTA: La mensajería solo se encontrará habilitada hasta 24

horas después del cierre del evento.

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Enviar una respuesta en un RFx con opción de multi-moneda
• En eventuales puntuales, el comprador podrá permitir ofertar en una moneda alternativa, la cual
estará definida en los documentos o información del evento.
Ingresar un respuesta

• Cuando el evento este configurado para permitir ofertas en

más de una moneda podrá ver que a la hora de intentar
ingresar su precio tiene más de una opción disponible, debe
ofertar en la moneda que desea completando el campo
correspondiente.
• Si desea ofertar en la moneda principal del evento
utilice el campo “Amount in Event Currency”
• Si desea ofertar en la moneda alternativa utilice el
campo “Amount in Alternate Currency”

• Puede observar la fórmula de cálculo de su oferta en el texto

ubicado debajo de los campos para ofertar, aquí también
puede identificar la tasa de cambio utilizada

• NOTA: Debe ingresar el valor cero “0”, en el monto de la

moneda que no esta utilizando. Ejemplo: Deseo ofertar
100.000 en la moneda principal, para esto de ingresar los
siguiente valores:
• 100.000 en el campo “Amount in Event Currency”
• 0 en el campo “Amount in Alternate Currency”

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¿Necesitas apoyo sobre el uso de SmartBuy?

Para obtener mayor información sobre el proceso de SmartBuy:

 Consulta con el comprador del evento

 Comuníquese con el equipo de soporte a los números:

 +56 2 2619 0684
 +56 2 2619 0190

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