CRECER

CON SU EMPRESA

CONTABILIDAD
 CONTABILIDAD

INDICE

Pág.

I. Introducción 4

II. Preguntas para Definir Objetivos 5

III. Convenciones o principios contables 6

IV. Balance General 8

V. Estado de Pérdidas y Ganancias 10

VI. Registro de las transacciones 11

VII. Use a su Contador en beneficio propio 15

VIII. Ejercicios 16

IX. Plan de acción 23

CRECER CON SU EMPRESA 3

 I. INTRODUCCION

En su relación con otros agentes o entidades comerciales (bancos, proveedores), seguramente se ha

visto enfrentado a preguntas del siguiente tipo: ¿Genera su empresa utilidades suficientes para
pagar las deudas?, ¿Tiene respaldo para afrontar imprevistos?, ¿Cuánto debe actualmente la
empresa?

Conocer las respuestas no sólo sirve a dichos agentes o entidades, sino que es fundamental que el
empresario las conozca para saber si la empresa le está dando los resultados esperados por su
esfuerzo personal y, muchas veces, por el de su familia.
CONTABILIDAD

Para ello, es necesario generar, conocer y entender la información contable. Con esta información
en mano, usted sabe si su negocio es rentable o no, le permite, al mismo tiempo, ir conociendo su
desarrollo y saber si el negocio está creciendo por utilidades o si hay más dinero en caja sólo
porque obtuvo un préstamo en el banco o de sus amigos.

La contabilidad (que en términos simples no es más que el registro de transacciones comerciales en

forma ordenada y cronológica) le ayudará a tomar decisiones correctas y a dirigir mejor su empresa,
suministrándole informaciones del siguiente tipo:

• Qué dinero ha ingresado en su empresa y cómo ha egresado durante un determinado período de

tiempo y si su empresa ha obtenido utilidades o sufrido pérdidas.

• Qué dinero y qué bienes pertenecen a su empresa y qué deudas tiene (indicándole tanto el
monto como el proveedor).

• Cuánto tiene invertido en inventarios.

• Quiénes y cuánto le deben.

Toda la información antes mencionada se encuentra resumida en los denominados Estados Financieros,
entre los cuales los más básicos y generales son el Estado de Pérdidas y Ganancias y el Balance
General.

A través de las páginas siguientes usted podrá familiarizarse con la información

contable, también sabrá cómo se construyen los estados financieros contables,
a fin de obtener información necesaria para tomar mejores decisiones, y podrá
interactuar de mejor manera con su contador, aprovechando el gasto que por
esta labor hace su empresa.

4
CRECER CON SU EMPRESA
II. PREGUNTAS PARA DEFINIR OBJETIVOS

SI NO
Está usted está informado sobre:

1. ¿Cuánto suman los activos de su empresa?

2. ¿Qué monto tiene invertido en activos fijos?

C
3. ¿Cuál es el monto total de pasivos a corto plazo?

4. ¿Qué interés devengan los créditos de largo plazo?

5. ¿Qué utilidad obtuvo durante los dos años anteriores?

6. ¿Cuánto vendió en los últimos tres años?

7 . La coincidencia de su presupuesto de ventas con las ventas reales de ese (os) período (s)

8. ¿Cuántos son sus gastos generales, mes a mes?

9. La variación de los márgenes de utilidad de su empresa en los últimos años

5
CRECER CON SU EMPRESA
 III. CONVENCIONES O PRINCIPIOS CONTABLES

Los estados financieros se preparan de acuerdo a principios de contabilidad, generalmente

aceptados, y se basan en convenciones que han demostrado ser válidas a lo largo del tiempo y,
además, en la aceptación generalizada de quienes los usan, ya sea para preparar dichos estados,
o de quienes los interpretan. Algunos de estos principios se señalan a continuación.
CONTABILIDAD

• Entidad Mercantil

Uno de los principios básicos en contabilidad es la «Entidad Mercantil». Esto significa que la
empresa es distinta de los dueños y que los riesgos contables se llevan para la empresa y no para
la casa.

Cuando el dueño retira dinero de caja de la empresa, su acción produce efectos tanto en la
contabilidad de la empresa como en la contabilidad del dueño.

Los registros contables tienen sentido (y son ciertamente útiles) cuando la actividad que se emprende
tiene continuidad en el tiempo. Si hacemos un negocio puntual, como por ejemplo vender nuestra
casa, no necesitamos efectuar registros contables, pero si nos dedicamos a la venta y compra de
casas y desarrollamos esta actividad como un negocio, debemos utilizar registros contables.

• Partida doble
Ecuación fundamental
Activo = Pasivo + Patrimonio

Esta ecuación significa que todo lo que posee una empresa (bienes y derechos) es igual a todas las
obligaciones que ella tiene (ya sea con terceros y/o con los dueños).

Básicamente, el sistema contable debe reflejar esta ecuación dentro de sus registros, en forma
permanente. Para lograrlo se necesita que el registro de toda transacción considere cada uno de
los efectos que ella genera en la empresa.

En términos generales y frente a todo tipo de transacciones, básicamente, tendremos los siguientes
efectos:

a) Incremento simultáneo de un activo y un pasivo (y/o patrimonio). Ej. Si compramos mercaderías

y se las adeudamos a los proveedores.

b) Disminución simultánea de un activo y un pasivo (y/o patrimonio). Ej. Si cancelamos un crédito

en el banco.

c) Aumento de un activo y disminución de otro activo. Ejemplo, comprar un vehículo al contado.

6
CRECER CON SU EMPRESA
d) Incremento de un pasivo y/o patrimonio y disminución de otro pasivo y/o patrimonio. Ejemplo,
cancelar una deuda con otra deuda.

• El Costo como base de valuación

Es un concepto fundamental en contabilidad y significa que, tanto los activos como los pasivos no
monetarios (aquellos que en sí no son una expresión monetaria y, por tanto, se les asigna un
determinado valor), deben registrarse en el Costo. Un buen ejemplo es el caso de los activos

C
(cuando se compran maquinarias, existencias, edificios, etc., para la empresa), el valor al cual
deben registrarse será el precio pagado por ellos.

En el caso de los pasivos, cuando una empresa tiene como obligación entregar un bien que le fue
cancelado anteriormente, el criterio para asignar un valor a dicha obligación (la entrega de
mercaderías, por ejemplo) es el «costo histórico» y corresponde al monto de recursos recibidos de
parte del cliente.

De esta forma los activos, de acuerdo con la contabilidad de su empresa, no necesariamente

reflejan el valor en que se podría venderlos.

7
CRECER CON SU EMPRESA
 IV. BALANCE GENERAL

El balance general muestra la situación financiera de una empresa en una fecha determinada.
Refleja lo que posee y debe la empresa en un momento determinado del tiempo. En otras palabras,
nos muestra sus activos y obligaciones, es decir, es un inventario o enumeración de bienes y
obligaciones.

Dicho de otra forma, es simplemente una lista o enumeración de los bienes o derechos (activos),
CONTABILIDAD

obligaciones con terceras personas distintas de los dueños (pasivos) y obligaciones de la empresa
con los dueños (patrimonio), en una fecha dada.

Esta lista de activos y pasivos se clasifica en cuentas, a fin de agrupar los ítems que están directamente
relacionados con ella. De esta forma las transacciones iguales se registran en las mismas cuentas. A
modo de ejemplo, se señalan a continuación algunas cuentas comúnmente utilizadas:

ACTIVOS PASIVOS
(Lo que la empresa posee) (Lo que la empresa adeuda a
terceros)

Caja: dinero en efectivo Cuentas por pagar: pagos

Banco: entradas o salidas del
banco o entidad financiera
Cuentas por cobrar: lo que nos
deben
Inventario: valor de las mercaderías
almacenadas (materias primas o
productos en proceso y/o terminados
Maquinarias y equipos: inversiones
realizadas en estos ítems.
Terrenos y Edificios: propiedades
adquiridas por la empresa.
adeudados a los proveedores
Préstamos bancarios: créditos
concedidos por bancos o entidades
financieras
Impuestos por pagar: obligaciones
tributarias.
PATRIMONIO
(Lo que la empresa adeuda a sus
dueños)
Capital: aportes realizados por los
dueños o socios
Utilidad del ejercicio: diferencia
entre ingresos y gastos realizados
en el período contable.

8
CRECER CON SU EMPRESA
Recordemos que:

Activos = Pasivo + Patrimonio

Lo que tiene = Lo que debe a terceros + Lo que debe a sus dueños

Cualquier transacción que se produzca en la empresa no puede alterar la igualdad de esta ecuación.
Si ello ocurre debe haber un error.

C
El registro de estas transacciones se denomina «asiento contable», procedimiento mediante el cual
se identifican las cuentas y se afectan por las cantidades que el documento correspondiente indica
(factura, guía, boleta de salarios, etc.).

En el Balance, las distintas cuentas se presentan agrupadas y ordenadas de acuerdo al plazo en

que se vencen (en el caso de los pasivos) o al plazo que podrían convertirse en efectivo (en el caso
de los activos). Los grupos utilizados son los siguientes:

• Activo Circulante:
Todo aquello que se transforma en recursos líquidos en menos de un año, por ejemplo el dinero
en caja y el depositado en el banco, las cuentas que adeudan nuestros clientes, con vencimiento
menor a un año, los inventarios etc.

• Activo Fijo:
Son aquellos bienes físicos que se utilizan en el proceso productivo (maquinarias,
equipos, herramientas) y los bienes inmuebles (edificios, instalaciones, etc.)

• Otros Activos:
Aquellos que no se pueden clasificar en ninguno de los anteriores, por ejemplo, el
derecho de llaves, marcas, patentes.

• Pasivo Circulante:
Son aquellas obligaciones que vencen a un año de plazo máximo.

• Pasivo Largo Plazo:

Son todas aquellas obligaciones que vencen a más de un año plazo.

• Patrimonio:
Es la deuda que posee la empresa con sus dueños.

Si revisamos las cuentas detalladas, anteriormente, observaremos que entre las cuentas de Pasivos
se encuentra la «Utilidad del Ejercicio». Muy importante porque el empresario también debe
conocer si los negocios que ha realizado le resultaron beneficiosos. El instrumento para saberlo es
el Estado de Pérdidas y Ganancias.

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CRECER CON SU EMPRESA
 V. ESTADO DE PERDIDAS Y GANANCIAS (Estado de Resultados)

Permite saber si el negocio ha obtenido ganancias o pérdidas durante un determinado período

(tres meses, seis o un año).

Cuando los ingresos de un período son mayores que los gastos (en ese mismo período), la empresa
está en una posición denominada de utilidad. Cuando los gastos son mayores que los ingresos
(en un mismo período), la empresa está en una posición de pérdida.
CONTABILIDAD

Los ingresos se pueden definir como el valor de los recursos recibidos por la empresa en un período
determinado, producto de la venta de bienes y/o servicios u otros motivos.

Los gastos se pueden definir como el valor de todos los recursos entregados (servicios utilizados o
activos consumidos) en un período igual.

Los ingresos se reflejan en el valor en pesos que se recibió o se recibirá (Ejemplo, por las ventas),
y los gastos (sueldos y salarios, intereses, gastos generales, etc.), por el monto de dinero que la
empresa desembolsó o desembolsará para pagar los servicios recibidos.

La siguiente es una estructura típica de un Estado de Pérdidas y Ganancias:

Ingresos (Ventas) 500.000

Costo de Ventas 200.000
Utilidad Bruta 300.000
Gastos de Administración 100.000
Gastos Financieros 20.000
Gastos por Depreciación 15.000
Utilidad antes de Impuestos 165.000
Impuestos (15%) 24.750
Utilidad neta 140.250

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CRECER CON SU EMPRESA
Ingresos:
Recursos recibidos por venta de bienes y/o servicios

Costo de ventas:
Recursos utilizados directamente para la producción de bienes o servicios

Gastos de administración:
Recursos utilizados indirectamente para la producción del bien o servicio (arriendos, teléfono, salarios
del personal administrativo etc.)

C
Gastos financieros:
Intereses pagados por deudas

Depreciación:
Desgaste estimado de maquinarias, equipos, instalaciones etc.

VI. REGISTRO DE LAS TRANSACCIONES

Pese a que las empresas pueden disponer de sistemas contables computarizados, a muy bajo
costo, le explicaremos a continuación, en forma resumida, la operatoria de un sistema contable
manual. Así tendrá usted una mayor capacidad de comprender la importancia de cada documento
necesario para llevar la contabilidad. Asimismo, es necesario para identificar los posibles errores
y saber cómo se construyen los estados financieros que le permiten conocer la situación financiera
y los resultados de su empresa.

Para entender mejor, desde sus orígenes, cómo nace la información contable debemos conocer
previamente cuál es el camino que recorre.

El flujo de información contable es el siguiente:

Transacción (compra, venta, pago de facturas, etc.)

Documento (boleta, factura, guía de despacho)
Comprobantes Contables (ingreso, egreso, traspaso)
Libro Diario
Libro Mayor
Balance General
Estado de Resultados

11
CRECER CON SU EMPRESA
 Toda transacción que ocurre en una empresa debe tener un documento como respaldo. Por ejemplo,
si efectuamos una venta debemos emitir una factura o boleta.
Al comprar mercaderías para la empresa debemos recibir una factura o guía de despacho, indicando
la cantidad de unidades que estamos comprando, el precio unitario y el total del monto. Con este
documento (factura, boleta o guía) efectuamos el primer registro contable, es decir la confección de
un comprobante contable.

a) Algunas Convenciones Básicas:

Los registros que identifican un aumento o disminución de una cuenta, se conocen como registros
CONTABILIDAD

al «debe» o al «haber».

Para entender cuándo se anota al debe (cargo) o se anota al haber (abono) se debe considerar lo
siguiente:

ACTIVOS: Aumentan al debe y disminuyen al haber

PASIVOS: Aumentan al haber y disminuyen al debe
GASTOS: Aumentan al debe y disminuyen al haber
INGRESOS: Aumentan al haber y disminuyen al debe

El registro al DEBE corresponde realizarlo al «lado izquierdo de una cuenta»

El registro al HABER corresponde realizarlo al «lado derecho de una cuenta»

Si un activo aumenta en la contabilidad significa que otro disminuyó o que aumentó un pasivo.

12
CRECER CON SU EMPRESA
 EJEMPLO

Ejemplo:
Si compró mercaderías (este es un activo que aumenta) y pagó en efectivo (un activo que disminuye),
estamos cumpliendo con la partida doble.

C
CAJA MERCADERIAS

D ebe H aber D ebe H aber

100 100

Si compra un vehículo con un crédito del proveedor tenemos un aumento del activo (vehículo) y un
aumento del pasivo (la obligación económica con el proveedor).

VEHICULOS CUENTAS POR PAGAR

Debe Haber Debe Haber

100 100

El registro completo de una transacción o variación contable (registros al debe y al haber respetando
la partida doble), se conoce generalmente como «asiento contable».

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CRECER CON SU EMPRESA
 b) Documentos para confeccionar Estados Financieros

La confección de los Estados Contables (Balance General y Estado de Pérdidas y Ganancias)

requiere un proceso de registro que asegure la construcción de una información uniforme y segura.
Para ello se necesita de :

Bouchers o Comprobantes:
Es la hoja en la cual queda impresa una transacción comercial (compra, venta, pago de salarios,
CONTABLIDAD

etc.) efectuada por la empresa. En ella se debe dejar claramente establecido el motivo que la
origina. Además, se deben anotar las cuentas y los montos que afectan a las cuentas.

Comprobante de Ingreso:
En este documento se anotan los ingresos recibidos por la empresa. Por ejemplo, la cancelación
de facturas de los clientes. En este caso debemos anotar el nombre de cada cliente, el número de
factura que nos cancela y el monto, además del asiento contable por dicho ingreso. Este comprobante
se hace por cada ingreso.

Comprobante de Egreso:
En éste se anotan los pagos efectuados por la empresa. Por ejemplo, el pago de facturas a
proveedores. Usted debe anotar el nombre del proveedor, el número de la factura que estamos
pagando, su monto, la forma de pago (con cheque, efectivo o algún otro documento).También
debe quedar anotado el asiento contable.

C o m p r o b a n t e d e Tr a s p a s o :
Registra los movimientos entre cuentas. Por ejemplo, las ventas de un mes completo, compras,
sueldos, etc., y ajustes que fuese necesario efectuar. Esto último se produce porque muchas veces la
información necesaria (para registrar a tiempo algunas transacciones) no se encuentra disponible.
Basándose en los comprobantes contables se efectúa su registro en el Libro Diario.

Libro Diario:
En este libro se registran todas las transacciones o variaciones ocurridas en la empresa, en orden
cronológico.

El libro diario tiene las siguientes columnas:

Fecha Cuentas Debe Haber

2.01.98 Caja 1.000

Banco 1.000
———X———
2.01.98 Cuentas por Pagar 100
Banco 100
———X———

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CRECER CON SU EMPRESA
Libro Mayor:
En este libro la información contable se agrupa por cuentas. Es decir, es un resumen de los movimientos
que ha tenido una determinada cuenta.Ejemplo: La cuenta banco del Libro Mayor representa los
dineros que están depositados en la cuenta corriente y su movimiento (entradas y salidas de dinero).
De aquí se extrae la información para confeccionar los Estados Contables.

El formato de un libro mayor es el siguiente:

C
El Libro Mayor tiene una columna que se denomina Contracuenta, aquella contra la cual se registra
la transacción.

Cuenta: CAJA

Fecha Contracuenta DEBE HABER SALDO

Saldo inicial 100.000 100.000

1.02.98 Ventas 500.000 600.000
2.02.98 Compra de insumos 300.000 300.000

Es importante señalar que si usted posee un software de contabilidad sólo deberá efectuar el
registro manual del comprobante contable.

Los software de contabilidad están diseñados a base de este tipo de informaciones. Así, podrá
tener fácil y rápido acceso a los Libros Diario y Mayor, Balance General o Estado de Pérdidas y
Ganancias, y en forma diaria si usted lo desea.

VII. USE SU CONTADOR EN BENEFICIO PROPIO

Tradicionalmente, los empresarios ven en la contabilidad a uno de sus peores enemigos. La gran
mayoría la utiliza como un medio para determinar la cantidad de impuestos que debe ser pagada.
Para ello se contrata a un experto contable que efectúa anualmente ese trabajo. Sin embargo, para
determinar esa cantidad sujeta a tributación, el experto contable debe, necesariamente, confeccionar
el Balance General y el Estado de Pérdidas y Ganancias.

Usted tiene la oportunidad para sacarle provecho al gasto que está haciendo cuando contrata a un
contador, aprovechando la información para tomar decisiones. Exíjale a su experto contable y
aproveche los beneficios de la información sobre su empresa.

15
CRECER CON SU EMPRESA
 VIII. EJERCICIOS

1. Clasifique las siguientes partidas en Activos, Pasivos y Patrimonio:

CONTABILIDAD

• Caja $ 1.000
• Proveedores $ 55.000
• Mercaderías $ 30.000
• Máquinas e Instalaciones (Neto) $ 80.000
• Capital $ 35.000
• Deudores por ventas $ 30.000
• Préstamo bancario $ 40.000
• Impuestos por pagar $ 6.000
• Acreedores varios $ 5.000

2. Utilizando la clasificación anterior, construya el Balance, agrupando en forma separada los

activos y pasivos de corto plazo, con los de largo plazo.

ACTIVOS PASIVOS

ACTIVO CIRCULANTE PASIVO CORTO PLAZO

ACTIVO FIJO PASIVO LARGO PLAZO

PATRIMONIO

TOTAL TOTAL

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CRECER CON SU EMPRESA
3. Clasifique las siguientes partidas en Ingresos, Costos y Gastos.

C
• Remuneración Personal Administrativo $ 38.000
• Depreciación de Oficinas $ 2.500
• Depreciación de Maquinarias $ 12.000
• Remuneración Operarios $ 250.000
• Ventas del período $ 1.500.000
• Consumo de materias primas $ 525.000
• Alquiler fábrica $ 80.000
• Intereses bancarios $ 4.800
• Prima de Seguros $ 1.600
• Transportes de mercaderías $ 16.000
• Impuestos pagados $ 60.000
• Servicios básicos $ 12.000
• Remuneración Personal de Ventas $ 49.000

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CRECER CON SU EMPRESA
 4. Utilizando la clasificación anterior, construya el Estado de Resultados, agrupando en forma
separada los distintos conceptos de este estado financiero.
CONTABILIDAD

(+) Ventas
(—) Costos de producción

( =) Margen de producción
(—) Costos de ventas

(=) Margen operacional

(—) Depreciación de Máquinas
(=) Margen operacional neto
(—) Gastos administrativos

(—) Gastos financieros

(—) Impuestos

(=) Utilidad

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CRECER CON SU EMPRESA
5. ¿Cómo se modificarían el Balance General y el Estado de Resultados si se vendiera la totalidad
de las mercaderías existentes en $40.000, de los cuales $15.000 fueron pagados en efectivo, y

C
los otros $25.000 a un plazo de 30 días?

19
CRECER CON SU EMPRESA
 RESPUESTAS
1. Y 2.

ACTIVOS PASIVOS
CONTABILIDAD

ACTIVO CIRCULANTE PASIVO CORTO PLAZO

Caja 1.000 Préstamos bancarios 40.000

Deudores por ventas 30.000 Proveedores 55.000
Mercaderías 30.000 Impuestos por pagar 6.000
Acreedores varios 5.000

ACTIVO FIJO PASIVO LARGO PLAZO

Máquinas e instalaciones 80.000

PATRIMONIO

Capital 35.000

TOTAL 141.000 TOTAL 141.000

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CRECER CON SU EMPRESA
3.- I C G

C
Remuneraciones Personal Administrativo X
Depreciación de Oficinas X
Depreciación de Máquinas X
Remuneraciones Operarios X
Ventas del período X
Consumo de materiales X
Alquiler fábrica X
Intereses bancarios X
Prima de seguros X
Transporte de mercaderías X
Impuestos pagados X
Servicios Básicos X
Remuneraciones Personal de Ventas X

4.-
+ Ventas 1.500.000
(-) Costos de Producción 775.000
• Consumo de Materias Primas 525.000
• Remuneración Operarios 250.000

= Margen de Producción 725.000

(-)Costo de Ventas 65.000
• Remuneración Pers. de Venta 49.000
• Transporte de mercaderías 16.000
= Margen Operacional 660.000
(-) Depreciación de máquinas 12.000

= Margen operacional Neto 648.000

(-) Gastos administrativos: 134.100
• Remuneraciones Pers. Adm. 38.000
• Depreciación de oficinas 2.500
• Alquiler de Fábrica 80.000
• Servicios Básicos 12.000
• Prima de Seguros 1.600
(-) Gastos financieros: 4.800

(-) Impuestos: 60.000

UTILIDAD NETA 449.100

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CRECER CON SU EMPRESA
 5. Balance
Activo Pasivo

Caja 16.000
Deudores por venta 55.000
CONTABILIDAD

Mercaderías 0
Maquinarias e Instalaciones 80.000
Préstamo bancario 40.000
Proveedores 55.000
Impuestos por pagar 6.000
Acreedores Varios 5.000
Capital y Utilidades 45.000

Total 151.000 151.000

Estado de Resultados

Aumentan las ventas en $40.000

Aumenta el costo de producción por consumo de materiales en $30.000

Aumenta la utilidad en $10.000.

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CRECER CON SU EMPRESA
IX. PLAN DE ACCION

Identificar y definir lo que debe hacerse al solucionar un problema, o incorporar una mejora a su
empresa, es el primer paso para ponerse en acción. En las diferentes secciones cada vez que usted
asocie los temas tratados con algún aspecto a mejorar o superar en su empresa, utilice el siguiente
cuadro para construir su plan de acción. Para ello señale, en las diferentes columnas, el problema y
responda a las siguientes preguntas: ¿Qué debe hacerse?, ¿Por quién?, ¿Cuándo?

Le sugerimos que se concentre en aquellas acciones que puede solucionar en el corto plazo. No trate

C
de resolver todo a la vez. Lo importante es que usted pueda poner en práctica sus decisiones, aprove-
chando las sesiones de Crecer con Su Empresa para superar problemas, debilidades o mejorar su
posición competitiva.

Problema o aspecto a mejorar ¿Qué debe hacerse? ¿Por quién? ¿Cuándo?

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CRECER CON SU EMPRESA
CONTABILIDAD

Problema o aspecto a mejorar ¿Qué debe hacerse? ¿Por quién? ¿Cuándo?

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CRECER CON SU EMPRESA
 C
Problema o aspecto a mejorar ¿Qué debe hacerse? ¿Por quién? ¿Cuándo?

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CRECER CON SU EMPRESA