Ramiro A.

Guajardo Cárdenas
A00816987

Chapter 3: The Accounting Information System

El propósito de este capítulo es explicar e ilustrar las características de un sistema

de información contable. Para mayor organización, el resumen lleva la estructura
del capítulo del libro.

Needed: A Reliable Information System

Los reguladores requieren que las empresas preparen y conserven un conjunto de

registros y documentos que puedan ser auditados. Lo anterior debido a que la
empresa que no lleva un registro preciso de su negocio puede perder ingresos,
operar de manera ineficaz y proporcionar información inexacta y engañosa.

Accounting Information System

Basic Terminology

Dentro de los conceptos que no sabia su significado se encuentran:

 Ledger. El libro (o impresiones de computadora) que contiene las cuentas.
 Posting. El proceso de transferir los hechos y cifras esenciales del libro de
entrada original a las cuentas del libro mayor.
 Trial Balance. La lista de todas las cuentas abiertas en el libro mayor y sus
saldos.

Debits and Credits

Débito (Dr.) significa izquierda y crédito (Cr.) significa derecha. Cuando hace una
entrada en el lado derecho, acredita la cuenta. Al comparar los totales de los dos
lados, una cuenta muestra un saldo deudor si el total de los montos de débito
excede los créditos. Una cuenta muestra un saldo acreedor si los montos
acreditados superan los débitos. Si una empresa registra cada transacción con
débitos y créditos iguales, entonces la suma de todos los débitos a las cuentas
debe ser igual a la suma de todos los créditos.

Financial Statements and Ownership Structure

La sección de patrimonio del estado de situación financiera informa el capital

social y las ganancias acumuladas. El estado de resultados reporta ingresos y
gastos. El estado de ganancias retenidas informa dividendos. La estructura de
propiedad de la empresa dicta los tipos de cuentas que forman parte o afectan la
sección de capital. Una corporación comúnmente utiliza cuentas de capital social,
prima de emisión, dividendos y ganancias retenidas. Una propiedad o una
sociedad utiliza una cuenta de capital del propietario y una cuenta de giro del
propietario. Una cuenta de capital del propietario indica la inversión del propietario
o propietarios en la empresa. Una cuenta de dibujo de propietario rastrea los
retiros de los propietarios.

The Accounting Cycle

El primer paso en el ciclo contable es el análisis de transacciones y otros eventos

seleccionados. Una partida debe reconocerse en los estados financieros si dicho
reconocimiento proporciona a los usuarios de los estados financieros (a)
información relevante sobre el activo o el pasivo y sobre cualquier ingreso, gasto o
cambios en el patrimonio y (b) una representación fiel del activo. o el pasivo y de
cualquier ingreso, gasto o cambios en el patrimonio.

Las transacciones registradas pueden ser un intercambio entre dos entidades

donde cada una recibe y sacrifica valor, como compras y ventas de bienes o
servicios. Del mismo modo, las transacciones pueden ser transferencias en una
sola dirección. En resumen, una empresa registra la mayor cantidad de
transacciones posibles que afectan su posición financiera.

Record and Summarize Basic Transactions

Journalizing

Una empresa registra en cuentas aquellas transacciones y eventos que afectan

sus activos, pasivos y acciones. El libro mayor contiene todas las cuentas de
activos, pasivos y patrimonio. En la práctica, para tener un registro completo de
cada transacción u otro evento en un solo lugar, una empresa utiliza un diario. En
su forma más simple, un diario general enumera cronológicamente las
transacciones y otros eventos, expresados en términos de débitos y créditos a las
cuentas. En algunos casos, una empresa utiliza diarios especiales además del
diario general. Los diarios especiales resumen las transacciones que poseen una
característica común.

Posting

El procedimiento de transferir asientos de diario a las cuentas del libro mayor se

llama contabilización. De acuerdo con el libro, este proceso consta de cuatro
pasos:
1. En el libro mayor, ingrese en las columnas correspondientes de las cuentas
de débito la fecha, la página del diario y el monto del débito que se muestra
en el diario.
2. En la columna de referencia del diario, escriba el número de cuenta en el
que se registró el monto del débito.
3. En el libro mayor, ingrese en las columnas correspondientes de las cuentas
acreditadas la fecha, la página del diario y el monto del crédito que se
muestra en el diario.
 4. En la columna de referencia del diario, escriba el número de cuenta en el
que se registró el monto del crédito.
Charts of Accounts

Este cuadro enumera las cuentas y los números de cuenta que identifican su
ubicación en el libro mayor. El sistema de numeración que identifica las cuentas
generalmente comienza con las cuentas del estado de situación financiera y sigue
con las cuentas del estado de resultados.

The Recording Process Illustrated

El propósito del análisis de transacciones es, en primer lugar, identificar el tipo de

cuenta involucrada y luego determinar si se debe realizar un débito o crédito en la
cuenta.

Trial Balance

El saldo de prueba enumera las cuentas en el orden en que aparecen en el libro

mayor, con los saldos deudores en la columna de la izquierda y los saldos de
crédito en la columna de la derecha. Los totales de las dos columnas deben
coincidir. Los procedimientos para preparar un balance de prueba consisten en:

1. Listado de los títulos de las cuentas y sus saldos.

2. Totalización de las columnas de débito y crédito.
3. Demostrar la igualdad de las dos columnas.

Identify and Prepare Adjusting Entries

Para que los ingresos se registren en el período en que se prestan los servicios y
para que los gastos se reconozcan en el período en que se incurren, las empresas
realizan asientos de ajuste. El uso de asientos de ajuste permite informar en el
estado de situación financiera los activos, pasivos y patrimonio apropiados a la
fecha del estado. Los asientos de ajuste también permiten informar en el estado
de resultados los ingresos y gastos adecuados para el período.

Types of Adjusting Entries

Los asientos de ajuste se clasifican como aplazamientos o devengos. Cada una

de estas clases tiene dos subcategorías:
 Aplazamientos:
o Gastos pagados por adelantado: Gastos pagados en efectivo antes
de su uso o consumo.
o Ingresos no devengados: efectivo recibido antes de que se presten
los servicios.
 Devengos:
 o Ingresos devengados: Ingresos por servicios prestados, pero aún no
recibidos en efectivo o registrados.
o Gastos devengados: Gastos incurridos, pero aún no pagados en
efectivo o registrados.
Adjusted Trial Balance

El propósito de un balance de prueba ajustado es probar la igualdad de los saldos

deudores totales y los saldos de crédito totales en el libro mayor después de todos
los ajustes. Debido a que las cuentas contienen todos los datos necesarios para
los estados financieros, el balance de prueba ajustado es la base principal para la
preparación de los estados financieros.

Preparing Financial Statements

Las empresas pueden preparar estados financieros directamente a partir del

balance de prueba ajustado.

Closing

El proceso de cierre reduce el saldo de las cuentas nominales (temporales) a cero

para preparar las cuentas para las transacciones del siguiente período.

Post-Closing Trial Balance

El balance de prueba después del cierre se denomina balance de prueba posterior

al cierre. El propósito del balance de prueba posterior al cierre es demostrar la
igualdad de los saldos de las cuentas permanentes que la empresa traslada al
siguiente período contable.

Reversing Entries – An Optional Step

Algunos contadores prefieren revertir ciertos asientos de ajuste haciendo un

asiento de reversión al comienzo del siguiente período contable. Una entrada de
inversión es exactamente lo contrario de la entrada de ajuste realizada en el
período anterior.

The Accounting Cycle Summarized

Finalmente, el capítulo termina con un resumen de los pasos tomados en cuenta

dentro del ciclo contable:
1. Ingrese las transacciones del período en los diarios correspondientes.
2. Contabilice los diarios en los libros de contabilidad.
3. Prepare un balance de prueba sin ajustar.
4. Prepare asientos de diario de ajuste y publíquelos en los libros de
contabilidad.
5. Prepare un balance de prueba después del ajuste.
 6. Prepare los estados financieros a partir del balance de prueba ajustado.
7. Prepare asientos de diario de cierre y publíquelos en los libros de
contabilidad.
8. Prepare un balance de prueba después del cierre.
9. Prepare asientos de inversión (opcional) y publíquelos en los libros
mayores.
Una empresa normalmente completa todos estos pasos en cada período fiscal.