MAGT04.03.14.12.P01.

F04
SISTEMAS DE GESTIÓN Y
VERSIÓN 3
CONTROL INTEGRADOS
(SISTEDA, SGC y MECI)
FECHA DE
ENTRADA 01/may/20
GESTIÓN TECNOLÓGICA Y DE
LA INFORMACIÓN
ACTA DE REUNIÓN EN 18
GESTIÓN DOCUMENTAL VIGENCIA

FECHA: Oct.02/10/2020
ACTA No. 000 HORA INICIAL: 7AM.
HORA FINAL: 2PM.
OBJETIVO: Realizar Seguimiento al cumplimiento a
los numerales 1, 6, 12, 18, 19, 21 y 45 de la Cláusula
Segunda del contrato Nro. 4143.0.10.26.1.777 del
2020 suscrito entre la Secretaría de Educación LUGAR: visita remota IE.20/03 UINDAD
Municipal y el operador Consorcio Valle Solidario en VECINAL SIETE DE AGOSTO
el marco de la licitación pública Nro.
4143.010.32.084.2020, del
Programa de Alimentación Escolar

ASISTENTES: DIEGO ALEJANDRO LOPEZ OSSA SUPERVISOR DEL OPERADOR

MAILER CALERO POSSU MANIPULADORASS DE ALIMENTOS
ERICA JHOANA NEIRA FAJARDO MANIPULADORASS DE ALIMENTOS
LUZ DARY VENTE LOPEZ MANIPULADORASS DE ALIMENTOS
PAULA ANDREA JARAMILLO MANIPULADORASS DE ALIMENTOS
LICENCIADA MAYER SOLARTE (REPRESENTANTE DEL PAE EN LA IE.
ENCIO DARIO PEREA ANDRADE EQUIPO DE APOYO SUPERVION PAE.SEM.

INVITADOS: N/A.

ORDEN DEL DÍA:

1. Presentación de los participantes (ETC y Operador)

2. Verificación de la visibilidad de la Valla, clausula segunda numeral 19 y 21
3. Verificación Protocolo de Bioseguridad, clausula segunda numeral 45
4. Verificación de la cantidad de paquetes Alimentarios (Nro. focalización, VS Paquetes
entregados). Clausula segunda Numeral 1.
5. Verificación de las características y condiciones de calidad e inocuidad de los alimentos.
Clausula segunda Numeral 6 y12
6. Verificación del Talento humano responsable de las entregas de los paquetes alimentarios por
parte del operador. Clausula segunda Numeral 10 y18
7. Hallazgos

DESARROLLO:
Siendo las 7:00 am del día VIERNES 02 de OCTUBRE de 2020 por llamada de grupo de
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cualquier medio, sin previa autorización del Alcalde.
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WhatsApp, en el marco de la contratación frente a la emergencia por el COVID-19, dando
cumplimiento a la modalidad de preparación en casa contemplada en las Resoluciones 006 y 007
de 2020, las cuales modificaron parcialmente los lineamientos técnicos y administrativos del
Programa de Alimentación Escolar por la emergencia sanitaria, económica y ecológica producto
de la pandemia del COVID-19, decretada por el Ministerio de Salud y el Ministerio de Educación
nacional. Con base en lo anterior se desarrolla el orden del día:

1. PRESENTACION DE LOS INTERVINIENTES:

Por parte del equipo de apoyo a la Supervisión de la ETC:

ENCIO DARIO PEREA ANDRADE EQUIPO APOYO A LA SUPERVISION DEL PAE. SEM.
Por parte del Operador:
DIEGO ALEJANDRO LOPEZ OSSA SUPERVISOR DEL OPERADOR
MAILER CALERO POSSU MANIPULADORASS DE ALIMENTOS
ERICA JHOANA NEIRA FAJARDO MANIPULADORASS DE ALIMENTOS
LUZ DARY VENTE LOPEZ MANIPULADORASS DE ALIMENTOS
PAULA ANDREA JARAMILLO MANIPULADORASS DE ALIMENTOS
LICENCIADA MAYER SOLARTE (REPRESENTANTE DEL PAE EN LA IE.

2. Se verifican las OBLIGACIONES CONTEMPLADAS EN LA CLAUSULA SEGUNDA,

NUMERAL 19, contenida en el contrato suscrito entre la Secretaría de Educación Municipal y
el operador Valle Solidario, la cual indica que el operador debe Publicar en un lugar visible de
la unidad de servicio — comedor, el formato de visibilidad debidamente aprobado y firmado
por el profesional designado del DISTRITO DE CALI — SECRETARIA DE EDUCACION
MUNICIPAL y el representante legal del contratista. Este formato debe contener la siguiente
información: número del contrato, fecha de suscripción del contrato, fecha de iniciación del
servicio, días de atención y numero de raciones diarias, dando alcance a lo contemplado y el
Ítem 21: Publicar en lugar visible el ciclo de menú debidamente aprobado por el profesional
designado del DISTRITO DE CALI — SECRETARIA DE EDUCACION MUNICIPAL y por el
profesional designado por el contratista. El profesional del equipo de apoyo a la supervisión
verifica que en formato contenga la siguiente información en relación con la visibilidad:

Información Si No No Observacion
contenida cump cump apli es
en el aviso le le ca
Número del contrato x

Fecha de suscripción x

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Fecha de inicio del x

servicio
Días de atención x

Número de raciones x
diarias,
Se encuentra en x
lugar
visible

3. Se verifica el cumplimiento de las OBLIGACIONES CONTEMPLADAS EN LA CLAUSULA

SEGUNDA, NUMERAL 45. El equipo de apoyo a la supervisión, realiza inspección al espacio
donde se ha instalado el proceso de atención y entrega de los paquetes alimentarios a las
personas convocadas (padres y/o acudientes de los estudiantes focalizados), a fin de verificar
la implementación del protocolo de bioseguridad establecido por el operador, incluyendo el

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 distanciamiento social. Una vez revisadas dichas condiciones, se evidenció en esta sede
educativa lo siguiente:

ELEMENTOS SE NO SE OBSERVACIONES
IMPLEMENTAD CUMP CUMPL
OS LE E
Existencia de o G x
Alcohol el
antibacterial
Uso de Tapabocas x

Demarcaciones el x

para distanciamiento
social
Se evidencia organización, x
orden y cumplimiento de las
demás mediadas
contempladas en el
protocolo de Bioseguridad

4. Se evalúa el cumplimiento de la Cláusula segunda Numeral 1, la cual menciona que el

operador debe: entregar un complemento alimentario durante la jornada escolar, a niños,
niñas y adolescentes registrados en el Sistema de Información de Matrícula SIMAT como
matricula oficial del Distrito de Santiago de Cali, en las instituciones educativas y
establecimientos educativos señalados en el documento técnico de focalización y priorización
anexo al contrato que se suscriba, con estricta aplicación de las normas vigentes sobre la
materia y los Lineamientos Técnico Administrativos y Estándares Mínimos del Programa de
Alimentación Escolar, expedidos por el Ministerio de Educación Nacional. Con el fin de
verificar el cumplimiento de dicha obligación, el profesional del equipo al apoyo a la
supervisión observa que en esta sede educativa se registraron 397 paquetes alimentarios que
el operador dispuso para la entrega a los representantes de los estudiantes, así mismo se
indica que el total de dichos paquetes corresponden al número de niños, niñas y adolescentes
focalizados y determinados por el SIMAT, una vez culminado el proceso de verificación, se
concluye lo siguiente:

MATRIZ RELACION DE ENTREGAS PAQUETES ALIMENTARIOS

Nombre Contratista Consorcio valle solidario

Número de Contrato 4143.0.10.26.1.777 del 2020

 Valor del Contrato $ 3.534.299.922

Focalización 335
Cantidad de paquetes entregados 335
Número de asistentes 335
% Avance de paquetes entregados 100%
en
relación a la focalización
Numero de paquetes no entregados 0
Fecha de reprogramación de los No hay Reprogramación por que
paquetes no entregados se entregó el total de los paquetes
escolares focalizados
0
Total paquetes devueltos al
operador
Observaciones de devoluciones No hay devoluciones
02-10-2020
Duración de la entrega
Fuente: Registros de entregas

5. En la revisión de las características de los alimentos contemplados en los paquetes

alimentarios y verificando el cumplimiento a la Cláusula segunda Numeral 6,12, las cuales
contemplan: 6. Garantizar que las materias primas de calidad cumplan con las
especificaciones técnicas descritas en el Lineamiento Técnico Administrativo y Estándares
Mínimos del PAE, con Registro Sanitario INVIMA. 12. Garantizar que se dé cumplimiento a las
Resoluciones 5109 de 2005 y 333 de 2011 del Ministerio de la Protección Social, en cuanto al
rotulado y etiquetado de todos los alimentos suministrados en el Programa, de manera tal que
en los empaques y envases aparezca la siguiente información: nombre del alimento,
ingredientes, información nutricional, contenido neto, peso escurrido, nombre y dirección del
fabricante, país de origen, identificación del lote, fecha de vencimiento y/o de duración mínima
e instrucciones para conservación, instrucciones de uso, y que las materias primas de calidad
cumplan con las especificaciones técnicas descritas en el Lineamiento Técnico Administrativo
del PAE, con registro sanitario INVIMA. En el desarrollo del ejercicio de la supervisión se
procede a verificar las cantidades, cumplimiento de rotulado, etiquetado en todos los alimentos
que contengan el nombre del alimento, ingredientes, información nutricional, contenido neto,
peso escurrido, identificación del lote, fecha de vencimiento, condiciones de calidad e
inocuidad de los alimentos contenidos en los paquetes ensamblados, en este procedimiento
se toma un muestreo no probabilístico, determinando unas muestras de cada componente
(Arroz, lenteja, arepa, leche, aceite, huevos, panela) que abarquen las características
esenciales a revisar; a fin de observar el nivel de cumplimiento así:
 PRODUCTO CANTIDAD CUMP NO
LE CUMP
LE
ARROZ BLANCO 2 LIBRAS x
ENTERO
LENTEJA O FRIJOL 1 LIBRA x
ROJO
AREPA DE HARINA DE 1 LIBRA x
MAIZ BLANCO
1 LIBRA DE LECHE x
LECHE ENTERA EN POLVO POLVO O LECHE
O LECHE ENTERA LIQUIDA LIQUIDA 4 LITROS O 20
UHT UNIDADES DE
200ML
HUEVOS 1/2 PANAL- 15 UNIDADES. x
ACEITE VEGETAL 1 FRASCO – 500cc x
PANELA 1/2 LIBRA – 250 G x

6. Se verifica el cumplimiento de la cláusula segunda, Numeral 10: Contar con el personal

idóneo y competente para la ejecución del objeto del contrato, el cual deberá cumplir con las
obligaciones, requisitos, experiencia y habilidades contenidos en los lineamientos técnico-
administrativos y estándares mínimos del P.A.E. garantizando que el 50% sea habitante o
residente en el territorio en el cual se prestará el servicio. El DISTRITO DE SANTIAGO DE
CALI
— SECRETARIA DE EDUCACION UNICIPAL EQUIPO PAE podrá solicitar al operador el
cambio del personal encargado de la prestación del servicio, siempre que encuentre razón
justificada para dicho cambio. Se debe garantizar el personal de manipulación tanto por ración
servida como de ración industrializada lista, de acuerdo a los Lineamientos Técnico
Administrativos del PAE. Durante las entregas de los paquetes alimentarios se verifica el
cumpliendo de esta obligación contractual y durante la visita de supervisión, se observaron las
siguientes personas designadas por el operador como apoyo de la sede educativa:

TALENTO HUMANO POR PARTE APOYO POR PARTE DE LA

DEL OPERADOR SEDE EDUCATIVA

PERFIL CANTIDAD PERFIL CANTIDAD

Manipuladores de 4 Docentes 0
alimentos
Supervisores 1 Directivos 0

Otros: CAE 1
Madres de familias
 Observaciones:

Así mismo, se procede a verificar el cumplimiento del ÍTEM 18 de la CLAUSULA SEGUNDA:

Dotar al personal manipulador de alimentos de la vestimenta y demás elementos exigidos, la
cual será entregada al momento de la vinculación del manipulador de alimentos en el marco
de la operación del PAE. La dotación deberá ser utilizada en toda la jornada laboral. Se debe
realizar reposición de estos elementos cada vez que sea necesario. Durante la visita de
supervisión se identifica lo siguiente:

ELEMENTOS SE OBSERVA NO SE OBSERVA

Bata o blusón x
Pantalón x
DOTACION
Cofia x
Careta x
Tapabocas x
Calzado antideslizante x
Observacione
s

7. Durante la jornada de entrega de los paquetes alimentarios, se identificaron los siguientes

hallazgos, Se observa en el niño a niño, una lista adicional escrita a mano alzada,
contabilizando con las entregas

• Lista de chequeo verificación de condiciones técnicas y de funcionamiento.

• Lista de chequeo cumplimiento de condiciones de calidad en el ciclo de menú.
Se concluye el acta con la solicitud a la supervisora de campo del operador de recolectar los
formatos niño a niño, con el registro de la entrega de las 335 paquetes de raciones.
La reunión se da por terminada a las 2pm. Del día VIERNES 02 de OCTUBRE del 2020.
 TAREAS Y COMPROMISOS ESTABLECIDOS EN ESTA REUNION
FECHA
QUÉ HACER RESPONSABLE
COMPROMI
SO
Aquí se pone los compromisos que salen del
hallazgo

Firmas (responsables)

ENCIO DARIO PEREA ANDRADE

Apoyo a la supervisión Por parte del operador
Subsecretaría de Cobertura Educativa C. Valle solidario
Anexos:
Actas de visita-operativa