CURSO ESPECIALIZADO: FORMACIÓN DE AUDITOR INTERNO TRINORMA

ISO - 19011
SESIÓN N°03 - Parte II

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Ing. MIRELLA DAISY AUCAPIÑA MEZA
 FORMACIÓN DE AUDITOR INTERNO

ESTRUCTURA DEL CURSO

I. Sesión 1

1. Integración de las normas internacionales ISO 9001, 14001 y 45001. Parte I.

2. Integración de las normas internacionales ISO 9001, 14001 y 45001. Parte II.

II. Sesión 2

1. Auditoría de Sistemas Integrados de Gestión.

NÓMADA
2. Gestión de un programa de auditoría

III. Sesión 3
1. Realización de una auditoría. Parte I
2. Realización de una auditoría. Parte II
IV. Sesión 4

1. Competencia y evaluación de los auditores

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2. Redacción de No Conformidades
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2. REALIZACIÓN DE UNA AUDITORÍA

Preparación de los documentos de trabajo

Herramienta
útil para la
• Lista de verificación administración
Convertirse en del tiempo.
un registro de
auditoría.
Permitir
espacio para
preguntas,
respuestas y
NÓMADA Se puede
valoración.
preparar a
manera de
Sirve como preguntas o
guía, no debe usando
restringir al palabras clave.
Recordatorio auditor.
para el auditor
sobre
Lista de información y
puntos a hechos a ser
verificar verificados.
durante la
auditoría.
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2. REALIZACIÓN DE UNA AUDITORÍA

Reunión de apertura (I) Propósito:

Aclarar las tareas y presentar
a los responsables del equipo

Contenido:

NÓMADA Explicar metodología (recorrida, evaluación de

documentos y registros, tipos de hallazgos).

Confirmar el plan de auditoría (quién, cuando) y

la fecha y horario de la reunión de cierre.

Confirmar la logística (hotel, almuerzo, traslados).

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2. REALIZACIÓN DE UNA AUDITORÍA

Reunión de apertura (II) Dar lugar a preguntas del auditado.

Confirmar que el auditado será informado del

progreso de la auditoría.

Confirmar que los recursos y los medios requeridos

NÓMADA por el equipo de auditoría estén disponibles.

Confirmar los procedimientos pertinentes de

seguridad para el equipo auditor.

Información acerca de las condiciones por las cuales

la auditoría puede darse por terminada.

Promover la participación activa del auditado.

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2. REALIZACIÓN DE UNA AUDITORÍA

Proceso de recolección de la información
Fuentes de información

Muestreos apropiados
Información

Verificación deNÓMADA
la información
Evidencia de auditoría

Evaluación contra los criterios de auditoría

Hallazgos de auditoría

Revisión

Conclusiones de auditoría
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2. REALIZACIÓN DE UNA AUDITORÍA

Fuentes de información
Información
documentad
a
(documental)

Productos,
NÓMADA servicios,
Entrevistas
materiales, Evidencia
desechos (testimonial)
(física)

Observación
(circunstancial
)

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2. REALIZACIÓN DE UNA AUDITORÍA

Como conducir la auditoría (I)
Una guía para auditar:

Pregunte
Cuestionamientos para obtener
información

NÓMADA
Observe Registre
Lo que se esta haciendo Evidencia objetiva comparada con los
criterios de auditoria

Verifique
La disponibilidad de información
documentada, toma de conciencia del
auditado, consistencia, eficacia 8
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2. REALIZACIÓN DE UNA AUDITORÍA

Como conducir la auditoría (II)

Generar clima de confianza

Ir de lo general a lo particular

NÓMADA No perder el hilo conductor

Priorizar obtención de información

“útil”

No perder tiempo en
cuestiones irrelevantes

Obtener una mirada propia del

enfoque de procesos
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2. REALIZACIÓN DE UNA AUDITORÍA

Como conducir la auditoría (III)

Debe existir tiempo para:

▪ respuestas
▪ entrevistas
▪ equipos verificados
NÓMADA
▪ procedimientos verificados
▪ lugares visitados

Se debe llevar un registro de todas las

acciones que se llevan a cabo.

SABER ADMINISTRAR EL TIEMPO 10

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2. REALIZACIÓN DE UNA AUDITORÍA

Realización de entrevistas (I)

Personas de niveles y
funciones adecuadas.
En horarios de trabajo y en el
NÓMADA lugar de trabajo (si es posible).

Adaptando las técnicas de Tranquilizando a la persona

entrevista de acuerdo a la antes y durante la auditoría.
persona entrevistada.
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2. REALIZACIÓN DE UNA AUDITORÍA

Realización de entrevistas (II)
“Lenguajes” de una organización

Desempeño SYSO y
evaluación de
cumplimiento.
Control de riesgos
SYSO, desempeño NÓMADA
SYSO y tecnología.
Mandos medios

Elaboración del producto

o prestación del servicio,
planificación y control
Medidas de control operacional, organización
operacional, respuesta técnica.
ante emergencias.
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2. REALIZACIÓN DE UNA AUDITORÍA

Realización de entrevistas (III)

Durante las entrevistas Luego de las entrevistas

NÓMADA

Explicar la razón de la Resumir los resultados de la

entrevista y de cualquier nota entrevista dando una
que se tome. devolución al auditado.

Agradecer a las personas

Evitar las preguntas inductivas. entrevistadas por su
participación y colaboración.

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2. REALIZACIÓN DE UNA AUDITORÍA

Realización de entrevistas (IV)
Escuchar en un ingrediente esencial dentro de
las actividades del auditor.

NÓMADA

El auditor debe invertir la mayor parte de su tiempo

escuchando. 14
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2. REALIZACIÓN DE UNA AUDITORÍA

Realización de entrevistas (V)
• Tipo de preguntas

Emplear preguntas
con alternativas solo
Emplear
en caso de
Comenzar con preguntas No utilizar las
dilaciones, y
preguntas cerradas ante la preguntas
siempre en base a
abiertas necesidad de inductivas
información
NÓMADA
confirmar datos
aportada por el
entrevistado

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2. REALIZACIÓN DE UNA AUDITORÍA

Realización de entrevistas (VI)
• ¿Que hace el auditor si no considera adecuada la respuesta?

▪ Considerar que su pregunta no fue entendida y la

reformula intentando ser más claro.

NÓMADA
▪ Puede utilizar el parafraseo:
“No sé si le entendí bien” … Y repite lo que
entendió haciendo una breve síntesis, para
corroborar si comprendió realmente el sentido de
la respuesta.

Es responsabilidad del auditor hacerse entender y asegurarse de

comprender la respuesta. 16
 FORMACIÓN DE AUDITOR INTERNO

2. REALIZACIÓN DE UNA AUDITORÍA

Como manejar la entrevista con el auditado (I)
Saludar al auditado y
presentarse.

Preguntar acerca de la estructura del área de la organización, de

las tareas del área en general y de las tareas del auditado en
especial.
NÓMADA
Pedir la información documentada del
área y verificar, si está completa.

Elegir un proceso y verificar si cumple con la norma

(en caso que se tenga información documentada
solicitarla).

Pedir un caso real como ejemplo.

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 FORMACIÓN DE AUDITOR INTERNO

2. REALIZACIÓN DE UNA AUDITORÍA

Como manejar la entrevista con el auditado (II)

Caso real cumple Verificar otros casos para

con lo determinar si es o no una situación
establecido? sistemática
NÓMADA

Tomar nota del ejemplo como

evidencia objetiva de la auditoría

Seguir con otro

proceso 18
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2. REALIZACIÓN DE UNA AUDITORÍA

La psicología de la auditoría

Puede significar una

Se auditan sistemas situación de estrés y de
no personas examen para el auditado.

El auditado puede
La auditoría se basa sentirse criticado
en hechos, en
NÓMADA personalmente por las
Auditoría Personas
evidencias objetivas preguntas del auditor y
reaccionar a la defensiva.

La auditoría es una Puede ocurrir la situación

en que el auditor y el
conversación entre auditado no hablan el
pares mismo lenguaje.

El auditor debe tener en cuenta estos peligros.

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Él es el responsable de controlar la situación.
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2. REALIZACIÓN DE UNA AUDITORÍA

Generación de hallazgos de la auditoría
• Definiciones
• Información verificable objetivamente que
Evidencias permita determinar si el sistema se ajusta a los
criterios o valores previamente fijados.

NÓMADA

Criterios de • Políticas, prácticas, información documentada o

requisitos frente a los cuales el auditor compara
auditoría las evidencias recogidas.

• Resultados de la evaluación de las evidencias

Hallazgos de la auditoría frente a los criterios de la
auditoría.
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 FORMACIÓN DE AUDITOR INTERNO

2. REALIZACIÓN DE UNA AUDITORÍA

Generación de hallazgos de la auditoría

Evidencia Criterios de
de auditoría auditoría
NÓMADA

Hallazgos de
auditoría

Conformidad No conformidad 21
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2. REALIZACIÓN DE UNA AUDITORÍA

Evidencia Objetiva (I)

Hay diversas
Evidencias maneras de
objetivas cumplir con los
requisitos

NÓMADA

Conclusiones

El auditor no debe ser influenciado por sus propias

expectativas. 22
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2. REALIZACIÓN DE UNA AUDITORÍA

Evidencia Objetiva (II)

Uso de otro
lenguaje

Apreciaciones
Valorización
NÓMADA Conclusiones propias del
distinta
auditado

Buscar
influenciar
activamente la
auditoría

El auditor no debe ser influenciado por el auditado. 23

 FORMACIÓN DE AUDITOR INTERNO

2. REALIZACIÓN DE UNA AUDITORÍA

Como proceder con las no conformidades

Documentar en forma clara y

precisa

Estar respaldada por evidencia

objetiva del incumplimiento
NÓMADAde un
requisito

Ser revisada junto con el auditado

para obtener su conformidad

Se debe resolver cualquier opinión

divergente
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2. REALIZACIÓN DE UNA AUDITORÍA

Como documentar las no conformidades Requisito

NÓMADA

Evidencia Incumplimiento

Realizar una descripción clara (descripciones

concretas y concisas). 25
 FORMACIÓN DE AUDITOR INTERNO

2. REALIZACIÓN DE UNA AUDITORÍA

Conclusiones de la auditoría

Resultado de un análisis que incluye la

evaluación del conjunto de hallazgos
NÓMADA (positivos y negativos) de la auditoría.

Discusión del equipo de auditores

(consenso ante los hallazgos para arribar a
conclusiones únicas).

•Grado de conformidad del SG con los criterios de la auditoría.

•Nivel de eficacia de la implementación, mantenimiento y
mejora del SG. 26
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2. REALIZACIÓN DE UNA AUDITORÍA

Reunión de cierre (I)
Propósito:
Presentar resultados mas relevantes y aclarar
dudas.
Contenido:

Agradecer al auditado y su organización por su

cooperación.
NÓMADA
Resumir brevemente el alcance de la auditoría.

Aclarar el objetivo y la razón de la auditoría.

Nueva presentación del equipo de auditores.

Aclarar que se reportan las no conformidades y no todo lo

que está conforme.
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2. REALIZACIÓN DE UNA AUDITORÍA

Reunión de cierre (II)
Aclarar que la auditoría es una prueba aleatoria.

Presentar y entregar por escrito todas las no

conformidades.

Presentar observaciones y oportunidades de mejora

principales.
NÓMADA
Dar un resumen general de la auditoría
(conclusiones sobre el estado del SG).

Confirmar que los auditados entienden los

hallazgos presentados y aclarar cualquier duda.

Si corresponde, acordar las fechas para la conclusión

de las acciones correctivas.

Aclarar que luego se remitirá el informe de auditoría.

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2. REALIZACIÓN DE UNA AUDITORÍA

Informe de la auditoría

Presentación completa de
Contenido recomendado
los resultados de la
en la ISO 19011.
auditoría.
NÓMADA

Informe

Incluir información
Asegurar la recepción del adicional:
informe por parte de los - Puntos divergentes sin
responsables de los resolver.
procesos auditados. - Lista de distribución del
informe (si amerita). 29
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2. REALIZACIÓN DE UNA AUDITORÍA

Seguimiento de la auditoría

Verificar la aplicación de
Evaluación de nueva
las acciones correctivas
documentación
apropiadas.
entregada.

Cerrar las no
NÓMADA
conformidades
detectadas, mediante:
Seguimiento de la
auditoría Realización de una
auditoría de verificación.

Eventualmente revisar el programa

de auditorías, incorporando nuevas
auditorías de seguimiento regulares
para verificar si se mantiene el
sistema.
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