CURSO: Control de Inventarios

SEMANA 3: Procesos Administrativos en el Flujo de Inventarios

La presente guía tiene como objetivo estudiar el flujo de la información

con el objeto de reconocer, identificar los orígenes, su proceso y que se
Sumilla obtiene como información relevante para la toma de decisiones administrativa
con ello elevando el aprendizaje del estudiante. Así mismo, identificar la
relación entre las áreas que se interconectan y se relacionan con los
diferentes aspectos de las empresas.
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Tabla de Contenidos

Procesos Administrativos en el Flujo de Inventarios ....................................................... 1

1. Procedimientos administrativos............................................................................. 1
1.1 Compras y recepción. .......................................................................................... 1
1.2 Cuentas a pagar. .................................................................................................. 1
2. Comercialización ................................................................................................... 2
2.1 Ventas a crédito. .................................................................................................. 2
2.2 Pedidos de clientes. ............................................................................................. 3
2.3 Facturación a clientes. ......................................................................................... 3
2.4 Cuentas a cobrar. ................................................................................................. 3
2.5 Cobros- ................................................................................................................ 3
2-6 Cobros en punto de venta. ................................................................................... 4
2.7 Remuneraciones/nóminas.................................................................................... 4
2.8 Administración de inventario. ............................................................................. 5
3. Aportes de los sistemas de información a las áreas de una compañía ................... 5
3.1 Área comercial .................................................................................................... 5
3.2 Área de fabricación ............................................................................................. 6
3.4 Área compras y almacenes .................................................................................. 6
3.5 Área de personal .................................................................................................. 6
3.6 Área de administración y finanzas ...................................................................... 6
3.7 Gestión contable. ................................................................................................. 6
3.8 Gestión de tesorería. ............................................................................................ 6
4. Flujogramas de información del proceso de inventarios ....................................... 7
4.1 Manual de Procedimiento (MAPRO). ................................................................. 7
Referencias ....................................................................................................................... 9
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Procesos Administrativos en el Flujo de Inventarios

1. Procedimientos administrativos

La administración logística, junto con el proceso productivo y el marketing,

colaboran en la obtención de ventajas competitivas y en la adaptación a los procesos de

aseguramiento de la calidad. Los sistemas de información proveen la información que

los procedimientos administrativos necesitan para operar.

1.1 Compras y recepción. La secuencia natural del procedimiento de

compras y recepción pasa por cinco departamentos, que a su vez transcurre por seis

fases:

(a) Fase 1. Solicitud de compra.

(b) Fase 2. Exploración de proveedores.

(c) Fase 3. Adjudicación de la compra.

(d) Fase 4. Recepción de la mercadería.

(e) Fase 5. Almacenamiento de la mercadería

(f) Fase 6. Registro contable.

1.2 Cuentas a pagar. En la secuencia natural del procedimiento en

cuentas a pagar, intervienen tres departamentos, mientras que pasa por cinco fases:

(a) Fase 1. Revisión de la factura de proveedor.

(b) Fase 2. Autorización del pago

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(c) Fase 3. Pago.

(d) Fase 4. Registro contable.

(e) Fase 5. Verificación del recibo del proveedor.

2. Comercialización

Es un procedimiento que deberá definir sus objetivos basándose en el resto de

los procedimientos relacionados: producción, finanzas, recursos humanos, etc.

2.1 Ventas a crédito. En la secuencia natural del procedimiento de una venta a

crédito, intervienen siete áreas, pasando por siete fases:

(a) Fase 1. Formulación del pedido.

(b) Fase 2. Análisis formal del pedido

(c) Fase 3. Análisis de situación crediticia.

(d) Fase 4. Despacho del producto (entrega)

(e) Fase 5. Distribución.

(f) Fase 6. Facturación.

(g) Fase 7. Control y registro contable.

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2.2 Pedidos de clientes. El procedimiento de pedidos de clientes comprende

acciones que desarrolla el grupo de administración junto al grupo operativo de la

empresa.

2.3 Facturación a clientes. Con la información del pedido del cliente, más la

información del pedido el sistema se tiene ya la información necesaria para iniciar el

proceso de facturación.

2.4 Cuentas a cobrar. El proceso de facturación genera el derecho legal a

cobrar. La gestión del cobro conlleva un seguimiento que requiere un acceso a la

información ágil desde el departamento de cobros (cobranzas).

2.5 Cobros- En la secuencia natural del procedimiento de un cobro, intervienen

tres áreas, durante las cinco fases:

(a) Fase 1. Identificación de oportunidades de cobro

(b) Fase 2. Preparación de la gestión de cobro.

(c) Fase 3. Gestión de cobro

(d) Fase 4. Rendición de cobranza

(e) Fase 5. Control y registro del cobro.

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2-6 Cobros en punto de venta. El modelo de negocio propio del punto de venta

es el supermercado: la recepción del pedido, su procesamiento, la entrega del producto,

la gestión administrativa y el cobro se dan prácticamente en el mismo momento.

2.7 Remuneraciones/nóminas. En la secuencia natural del procedimiento una

nómina, intervienen cuatro áreas, durante las cinco fases:

(a) Fase 1. Registro de novedades (altas/bajas/horas trabajadas).

(b) Fase 2. Liquidación de remuneraciones,

(c) Fase 3. Control y autorización de pago.

(d) Fase 4. Pago.

(e) Fase 5. Registro contable.

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2.8 Administración de inventario. La secuencia natural del procedimiento de la

gestión del inventario, se da en cuatro fases:

(a) Fase 1. Incorporación de productos terminados.

(b) Fase 2. Almacenamiento

(c) Fase 3. Despacho/entrega

(d) Fase 4. Elaboración de informes.

El gráfico anterior muestra el procedimiento que abarca el ciclo de compra de productos

terminados, su recepción, su almacenamiento y las estimaciones necesarias para

mantener su adecuado nivel de existencias.

3. Aportes de los sistemas de información a las áreas de una compañía

Para facilitar el trabajo de cada una de las áreas de una compañía, los sistemas

de información deberán encontrar las mejores herramientas tecnológicas. Un ejemplo de

listado de requisitos a cubrir por área, podría ser:

3.1 Área comercial

(a) Control y seguimiento de las ventas.

(b) Análisis de desviaciones presupuestarias.

(c) Gestión de productos.

(d) Control de precios.

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(e) Control de la distribución y de la fuerza de ventas.

(f) Medir los efectos de la publicidad y promoción.

3.2 Área de fabricación

(a) Control de la producción y de la productividad.

(b) Planificación de la producción.

(c) Control del mantenimiento y reparaciones.

3.4 Área compras y almacenes

(a) Control de consumos y de stocks.

(b) Análisis de la gestión de compras.

(c) Análisis de la gestión de stocks.

3.5 Área de personal

(a) Control del personal.

3.6 Área de administración y finanzas

3.7 Gestión contable.

3.8 Gestión de tesorería.

En resumen, el hecho que los flujos de información y los trabajos estén

integrados conlleva:

• Una disminución de carga de trabajo en los diferentes departamentos, ya que

la información se introduce una sola vez.

• Una mejora del servicio al cliente y de las relaciones con los proveedores.

• Una optimización de la gestión y control de gastos de los diferentes

departamentos: almacén, fábrica, administración y comercial.

• Una capacidad de facilitar información que posibilita dejar en evidencia las

deficiencias de gestión que tiene la empresa y tomar medidas para

mejorarlas.
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Veamos a continuación una grafica que relaciona a través de los flujos de

información que relacionan las áreas y cuyo objetivo es llevar el control del inventario:

4. Flujogramas de información del proceso de inventarios

4.1 Manual de Procedimiento (MAPRO). Su objetivo es establecer los

procedimientos adecuados para el desarrollo de las funciones operativas, de control y

las actividades relacionadas con el suministro a todas las áreas de la empresa.

A continuación, en un ejemplo se ha resumido las informaciones que contiene un

MAPRO un procedimiento escrito y su respectivo Flujograma:

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Referencias

Krajewski, L., Ritzman, L., & Malhotra, M. (2013). Administración de Operaciones:

Procesos y cadena de suministros. México: Pearson Education.

López, J. (2014). Gestión de Inventarios. España: Elearning S.L.

Esper Terry, L. Matthew A., W. (2017). Administración de inventarios. Editorial:

Pearson Educación.

Marketing Publishing. (2007). Compras e inventarios. Editorial: Ediciones Diaz de

Santos.

Chase, R., & Jacobs, R. (2014). Administración de Operaciones: Producción y Cadena

de Suministros. México: McGraw-Hill Education.

López, J. (2014). Gestión de Inventarios. España: Elearning S.L.

Mescco, E., Machaca, J., & Apaza, O. (2013). Administración de la Logística
Contemporánea: Gestión de Inventarios. Apurímac: Gráfica e Imprenta San
José.

Vélez, T. (2014). Logístico Empresarial: Gestión Eficiente del Flujo de Suministros.

Bogotá: Ediciones de la U.