Guía para la Gestión de Proyectos Comunitarios

Dirigida a Organismos de Gestión

Segunda Edición

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 Guía para la Gestión de Proyectos Comunitarios
Dirigida a Organismos de Gestión
Segunda Edición

Presidencia Empleo en Acción Confederación Colombiana de

de la República Proyectos Comunitarios Organizaciones no Gubernamentales
© EMPLEO EN ACCIÓN

Autores:
GREGORIO LLANO GARCIA
JESÚS PRADOS SILVA
MARÍA ULIANA VIEIRA PAK

Comité Editorial:
MARÍA ELENA BARRERA FIGUEROA
ANDREA BOHORQUEZ GARCIA
DANIT TORRES FUENTES

Impresión
ROFFAPRINT

Primera edición, 2001

Segunda edición, 2002

Bogotá D.C., Colombia, Abril de 2002

 Este manual es una GUÍA PRÁCTICA DE CONSULTA PARA LOS ORGANISMOS DE GESTIÓN
que administran los recursos del Programa

Ha sido diseñado para facilitar la participación de las entidades involucradas en el proceso,

como herramienta de consulta para el desarrollo del Programa
y el cumplimiento de sus objetivos.
INDICE

GLOSARIO 9

INTRODUCCIÓN 11

M ÓDULO I : P ROGRAMA E MPLEO EN A CCIÓN 13 – 15

OBJETIVOS DEL PROGRAMA 13

METAS DEL PROGRAMA 14
CRITERIOS DE ELEGIBILIDAD DE LOS PROYECTOS 14
PROYECTOS A SER F INANCIADOS POR EL P ROGRAMA 14
BENEFICIOS PARA LOS O RGANISMOS DE G ESTIÓN 15

M ÓDULO II: PROCESO DE C ONTRATACIÓN 17 – 24

MARCO JURÍDICO DEL P ROGRAMA 17

ANÁLISIS C OMPARATIVO DE LOS C ONVENIOS 17
OBLIGACIONES DE LAS PARTES 18
OTROS ASPECTOS A TENER EN CUENTA 19
R ECOMENDACIONES G ENERALES 20
D IRECTORIO GENERAL DEL PROGRAMA 21
NODOS R EGIONALES DE LA CONFEDERACIÓN C OLOMBIANA DE ONG 22
SEDES R EGIONALES DE FINDETER 23
COORDINADORES R EGIONALES EMPLEO EN ACCIÓN 24

M ÓDULO III: P ROCESOS Y P ROCEDIMIENTOS 25 – 60

C ICLO DEL P ROYECTO 26

ETAPA INICIAL - CONVENIO 27 – 29
FORMATOS Y MODELOS ETAPA INICIAL 30 – 33
ETAPA OPERATIVA – PROCESO DE EJECUCIÓN DEL P ROYECTO 34 – 40
FORMATOS Y MODELOS ETAPA O PERATIVA 41 – 55
ETAPA FINAL - PROCESO DE L IQUIDACIÓN DEL CONVENIO 57 – 58
FORMATOS Y MODELOS ETAPA F INAL 59 – 63
EJEMPLO PARA EL TRÁMITE DE LAS SOLICITUDES DE D ESEMBOLSOS 65 – 66
SÍNTESIS Y ASPECTOS IMPORTANTES A CONSIDERAR 67 – 68

M ÓDULO IV: SEA – S ISTEMA DE I NFORMACIÓN DEL P R O G R A M A E MPLEO EN A CCIÓN 69 – 79

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GLOSARIO
♦ Plan Colombia: es una estrategia del Gobierno Nacional formulada con el objetivo de generar las condiciones propicias para construir una paz
sostenible. El logro de este objetivo está fundamentado en cuatro componentes; (i) recuperación económica y social; (ii) proceso de negociación del
conflicto armado; (iii) estrategia antinarcóticos y; (iv) fortalecimiento institucional y desarrollo social.

♦ Red de Apoyo Social: es una estrategia de acción inmediata del Gobierno Nacional para la recuperación económica y social que forma parte del
Plan Colombia. Su objetivo es mitigar el impacto de la recesión económica y el saneamiento fiscal sobre la población más vulnerable. Está
formulada sobre la base de tres componentes, Empleo en Acción, Jóvenes en Acción y Familias en Acción.

♦ Unidad Coordinadora Nacional (UCN): es la unidad de la Red de Apoyo Social que coordina la planeación, administración, ejecución y
seguimiento del Programa en todo el país.

♦ Fondo de Inversión para la Paz (FIP): es un fondo cuenta del Departamento Administrativo de la Presidencia de la República (DAPR), sin
personería jurídica, creado por la ley 487 de 1999, cuyo objeto es financiar los proyectos y programas estructurados para la obtención de la paz.

♦ Confederación Colombiana de Organizaciones No Gubernamentales –CCONG: es la entidad contratada por el FIP para apoyar la ejecución del
programa Empleo en Acción, realizando seis grandes actividades; (i) diseño, organización y actualización del Registro Nacional de Organismos de
Gestión, (ii) capacitación y acompañamiento a los Organismos de Gestión, (iii) organización y coordinación de las reuniones de cabildeo, (iv)
organización y coordinación de las reuniones de concertación de los Organismos de Gestión con los representantes del Programa, (v)
documentación de proyectos exitosos y (vi) sistematización de las experiencias para la construcción del modelo Estado – Sociedad Civil.

♦ Nodos Regionales: son las federaciones asociadas a la CCONG; Federación de Antioquia, Federación de Caldas, Federación del Chocó,
Federación del Quindío, Federación de Risaralda, Federación Santander, Federación del Tolima, CORPOMETA, FEDECARIBE, PROCALI y
Federación de Cartagena y Bolívar; las cuáles están vinculadas al Programa para coordinar la convocatoria a las Organizaciones de la Sociedad
Civil, realizar el seguimiento y asesoramiento constante a los Organismos de Gestión y ser el punto de enlace para las actividades de cabildeo,
documentación y sistematización.

♦ Financiera de Desarrollo Territorial (FINDETER): a través de sus unidades regionales, es la entidad contratada por el DAPR-FIP para asistir a la
UCN en la recepción y evaluación de los proyectos, analizando su elegibilidad y viabilidad a partir de los parámetros definidos por el programa.

♦ Organismo de Gestión: se denomina Organismo de Gestión a las Organizaciones de la Sociedad Civil (OSC), Organizaciones No
Gubernamentales (ONG), organizaciones de base comunitaria, fundaciones, cooperativas, corporaciones y en general entidades sin ánimo de lucro
interesadas en administrar los recursos de la nación destinados a este programa. Para ser Organismo de Gestión la entidad interesada debe estar
en el Registro Nacional de Organismos de Gestión de la CCONG.

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♦ Proponente: es la entidad que presenta el proyecto (el proyecto debe cumplir con los requisitos de elegibilidad del programa), y garantiza los
recursos, diferentes a los aportes del Programa, para la ejecución del mismo. Los Proponentes pueden ser los departamentos, municipios, distritos,
empresas de servicios públicos del Estado, entidades sin ánimo de lucro, empresas asociativas de trabajo, organizaciones no gubernamentales, o
instituciones de base comunitaria.

♦ Beneficiarios del proyecto:

Directos: población clasificada en los niveles 1 y 2 del SISBEN (Sistema de Identificación y Selección de Beneficiarios), desempleada, mayor de
edad con cédula de ciudadanía, que no esté inscrita en programas de educación diurna, seleccionada para la ejecución de trabajos que requieran
el uso intensivo de mano de obra no calificada. Estos beneficiarios son a la vez aportantes en la ejecución de proyectos de interés para sus
comunidades.
Indirectos: personas beneficiadas por las obras construidas.

♦ SEA: es el Sistema de Información del Programa Empleo en Acción, diseñado para manejar, reunir, clasificar y generar la información necesaria
para los diferentes actores involucrados en el proceso. Es un software que soporta el programa del Plan Colombia "Empleo en Acción – Proyectos
Comunitarios” y al que se debe acceder vía Internet a través de la página de la CCONG, www.ccong.org.co/empleoenaccion; cada usuario del
Organismo de Gestión tendrá su respectiva clave para acceder al sistema una vez el Organismo de Gestión haya legalizado su primer convenio.

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INTRODUCCION

La participación de las Organizaciones de la Sociedad Civil -OSC- como Organismos de Gestión dentro del Programa tiene un elevado significado, por
cuanto es un aporte a la materialización de la alianza entre el Estado y la Sociedad Civil para emprender la construcción de bienes públicos. Estas
organizaciones han venido tomando conciencia sobre la importancia de construir conjuntamente unas nuevas relaciones sociales y económicas, entre
los ciudadanos, el sector privado, el público y el tercer sector. Los esfuerzos se enfocan a construir conjuntamente un nuevo modelo de Estado, con el
convencimiento de que el Estado somos todos y es también el producto de las relaciones que hemos construido colectivamente.

En este contexto la participación de las OSC no solo se limita a realizar el control de las acciones del gobierno; también tienen la oportunidad de
participar activamente en la ejecución de políticas públicas, de sus programas y sus proyectos. La participación en los programas de la Presidencia de la
República permite conocer a profundidad las políticas y evaluar el resultado de las mismas, preparando y madurando el terreno para que las OSC
tengan una mayor influencia en la formulación y definición de las políticas publicas.

Los Organismos de Gestión como Organizaciones de la Sociedad Civil, con experiencia en trabajos de desarrollo comunitario, garantizarán la correcta
selección de los beneficiarios en coordinación con las Juntas de Acción Comunal u organizaciones comunitarias de las zonas donde se ejecutarán las
obras. Igualmente, aportarán al programa el conocimiento y experiencia acumulados en el trabajo con la comunidad.

Su participación tiene como finalidad garantizar el cumplimiento del objetivo del programa, beneficiando a la población más afectada por el fenómeno
del desempleo, mayores de edad y ubicadas en los niveles 1 y 2 del SISBEN.

La CCONG, como entidad que representa a las organizaciones no gubernamentales, ha suscrito un convenio con la Presidencia de la República para
apoyar la ejecución del programa desarrollando los siguientes objetivos:

- Diseñar y mantener actualizado el Registro Nacional de Organismos de Gestión.

- Acompañar a los Organismos de Gestión a través de actividades de capacitación.
- Desarrollar una estrategia de cabildeo.
- Coordinar reuniones de concertación entre los Organismos de Gestión, los proponentes y los representantes del Programa.
- Identificar y documentar las experiencias exitosas en la gestión de los proyectos a través de los nodos con el fin de generar insumos para la
Estrategia de Comunicación Pública.
- Producir materiales y piezas de comunicación para socializar y dar visibilidad a los logros del programa.
- Sistematizar las estrategias, procesos, procedimientos y materiales del programa como una herramienta del modelo de alianza Estado – Sociedad
Civil recogiendo los aprendizajes técnicos, operativos y políticos del mismo.

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12
M ÓDULO I
Programa Empleo en Acción

La Red de Apoyo Social, como parte de la estrategia de Recuperación Económica y Social del Plan Colombia, es un programa diseñado para mitigar el
impacto que la crisis económica ha tenido sobre la población más vulnerable. Se ha formulado sobre la base de tres programas: “Empleo en Acción”,
“Familias en Acción” y “Jóvenes en Acción”.

“Empleo en Acción” está encaminado a la generación de ingresos a través de ocupación transitoria para la población adulta con menores posibilidades
de obtenerlos. Se encuentra formulado sobre la base de dos componentes: el urbano, denominado “Empleo en Acción – Proyectos Comunitarios”, que
busca beneficiar a las personas clasificadas en los niveles 1 y 2 del SISBEN, que habitan en las áreas urbanas de los municipios del país y el rural,
“Empleo en Acción - Obras para la Paz”, encaminado a desarrollar proyectos de mejoramiento de infraestructura de transporte en las zonas críticas de
conflicto, mediante la utilización intensiva de mano de obra local no calificada.

Para efectos de esta cartilla nos compete el Programa “Empleo en Acción - Proyectos Comunitarios”.

OBJETIVOS DEL PROGRAMA

El programa “Empleo en Acción - Proyectos Comunitarios” busca atenuar el impacto provocado por la caída de los ingresos de la población
más vulnerable, a través de aportes para el financiamiento de Mano de Obra No Calificada en la construcción de proyectos de infraestructura
que se ejecuten en áreas urbanas de localidades y barrios en situación de pobreza.

Específicamente el Programa beneficia con ocupación transitoria a la población ubicada en los niveles 1 y 2 del SISBEN, desempleados,
mayores de edad con cédula de ciudadanía y, que no se encuentren inscritos en programas de educación diurna; a través de la realización de
obras de infraestructura en barrios de estratos 1 y 2 de las áreas urbanas de los municipios.

Para cumplir con estos objetivos, el Programa aporta recursos para el pago de la Mano de Obra No Calificada y eventualmente para la compra de
algunos materiales. Para la Mano de Obra no Calificada, el Programa aporta una suma máxima de $180.000 mensuales por beneficiario, por un tiempo
máximo de cinco meses. Los proyectos a financiar deben ser de un costo total entre 40 y 300 millones de pesos. Para el caso de proyectos con aporte
de recursos para materiales este costo total no deberá exceder los 200 millones.

Por otro lado, y con el fin de aumentar el número de beneficiarios por proyecto, agilizar la ejecución de la obra, elevar el monto de financiación por
proyecto y estimular la participación municipal, es posible incluir una doble jornada de trabajo. Es decir, se puede duplicar el número de beneficiarios por
proyecto, considerando medias jornadas.

Por su parte, la financiación de materiales es parcial y está restringida a los proyectos presentados por municipios, distritos, departamentos o entidades
descentralizadas del orden municipal o departamental de carácter público y no podrán superar los $200 millones de pesos de costo total. Los aportes
para materiales van dirigidos a aquellas entidades que lo soliciten y que no cuenten con la suficiente capacidad para pagar los materiales requeridos
para la ejecución de sus obras. Para determinar el aporte porcentual máximo por municipio se tuvieron en cuenta parámetros que reflejan la base fiscal
potencial de largo plazo del municipio y el impacto del ciclo económico sobre la base fiscal del municipio.
Para mayor información puede consultar esta clasificación en la pagina www.plancolombia.gov.co

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METAS DEL PROGRAMA

Producto Meta
Meta de Ocupación Temporal 300.000 beneficiarios ocupados transitoriamente, por 5 meses.
Proyectos de Infraestructura 8.000 proyectos con financiamiento parcial del Programa.

CRITERIOS DE ELEGIBILIDAD DE LOS PROYECTOS

Recordemos que la entidad encargada de evaluar los proyectos es FINDETER, la cual por medio de sus oficinas regionales determina su elegibilidad
teniendo en cuenta los siguientes criterios:

• Obras situadas en zonas urbanas de los municipios, en

• Uso intensivo de Mano de Obra No Calificada.
barrios de estratos socio económico 1 y 2.
• Costo total del proyecto no inferior a 40 y máximo
• Que el proyecto se enmarque en uno de los proyectos tipo
de 300 millones (máximo 200 millones para
del Programa.
proyectos con financiación de materiales).
• Que el total de personal financiado por el Programa no
• Duración del proyecto no mayor a 5 meses.
sobrepase un promedio de 100 medias jornadas / mes.

PROYECTOS A SER FINANCIADOS POR EL PROGRAMA

Sector Proyecto
Extensión, instalación o renovación de redes de acueducto y alcantarillado, tanques de agua y
Servicios públicos
obras de drenaje.
Construcción de accesos peatonales, vehiculares, alamedas, andenes, escaleras, pavimentación y
Vías colocación de adoquines en vías urbanas, ciclo rutas, bacheo y reparcheo de vías, construcción de
muelles y puentes.
Reparación, ampliación y construcción de infraestructura en: salud, educación, cultura y
Infraestructura
recreación. Infraestructura de bienestar social: centros comunales, guarderías, comedores,
social
ancianatos, etc.
Construcción de canales revestidos, taludes, muros de contención, limpieza y canalización de
Ambiental urbano
quebradas, obras de protección, espolones, obras de urbanismo y arborización urbana.

Vivienda Construcción de vivienda nueva de interés social.

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En este punto es importante precisar que el Programa aporta recursos para proyectos que contemplen una gran participación de Mano de Obra No
Calificada. El valor de financiación de Mano de Obra No Calificada solicitado al Programa dentro del presupuesto del proyecto, debe ser superior al 12%
del costo total del proyecto.

BENEFICIOS PARA LOS ORGANISMOS DE GESTIÓN

Los OSC que han decidido participar en este proceso, incrementarán y fortalecerán sus relaciones con la comunidad, contribuyendo al desarrollo de su
objeto social, ampliando su cobertura y radio de acción tanto temático como territorial.

Otros Beneficios:

♦ Podrán propiciar relaciones con otras organizaciones de la sociedad civil y generar alianzas estratégicas.
♦ Lograrán un mayor reconocimiento y fortalecimiento en sus relaciones con las comunidades y los gobiernos locales.
♦ Incrementarán su experiencia en gestión y administración de proyectos, en especial en proyectos con el Estado.
♦ Los Organismos de Gestión contarán con espacios para promocionar sus portafolios de servicios.
♦ El Organismo de Gestión y su equipo de trabajo recibirán capacitación por parte de la CCONG y de la Presidencia en la ejecución técnica,
administrativa y legal del Programa. Específicamente en las actividades que el Organismo de Gestión debe desarrollar en la ejecución del contrato.
♦ Recibirán un pago por administración y gestión. Por la administración y gestión del presupuesto para mano de obra, el Organismo de Gestión
recibirá un % del monto aportado por el Programa para este fin. En el caso de proyectos con aporte para materiales, recibirá un % del monto
aportado por el Programa para la compra de estos.

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M ÓDULO II
PROCESO DE CONTRATACIÓN

OBJETIVO

Dar a conocer a los Organismos de Gestión y Proponentes el marco contractual bajo el cual se rige su participación dentro del programa Empleo en
Acción.

Este módulo presenta un análisis sobre los vínculos contractuales que rigen la participación de las partes dentro del Programa, haciendo una
descripción de las responsabilidades en cada una de las relaciones que se establecen.

ANÁLISIS COMPARATIVO DE LOS CONVENIOS

Tipo de Naturaleza
Partes Financiación
Contrato de las partes

DAPR – FIP. * Mano de obra no calificada.

Tipo 1 3 Proponente = Público. * Remuneración por administración.
OG = Privado.
* Con aporte para materiales.
* Mano de obra no calificada.
DAPR – FIP.
Tipo 2 2
Proponente = OG (Privado). * Remuneración por administración.
* Sin aporte para materiales.

DAPR – FIP. * Mano de obra no calificada.

Tipo 3 3 Proponente = Público. * Remuneración por administración.
OG = Privado.
* Sin aporte para materiales.

DAPR – FIP. * Mano de obra no calificada.

Tipo 4 3 Proponente = Entidad Sin Animo de Lucro. * Remuneración por administración.
OG = Privado.
* Sin aporte para materiales.

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OBLIGACIONES GENERALES DEL DAPR – FIP
• Girar, directamente o a través de la entidad que esté administrando los recursos, las cuantías señaladas en la cláusula de valor
del convenio, a la cuenta que el Organismo de Gestión abra para tal fin, de la forma establecida por el Programa.

• Prestar el apoyo y la asistencia técnica que se requiera para el cabal desarrollo del convenio.

OBLIGACIONES GENERALES DEL PROPONENTE

• Aportar, de conformidad con lo establecido en la cláusula de valor del proyecto, los recursos que el Programa no aporta para la
ejecución del mismo.
• Dar cumplimiento a los requerimientos del proyecto: técnicos, financieros, institucionales, de operación y mantenimiento futuro,
ambientales y socioeconómicos.
• Pagar el valor correspondiente a los impuestos determinados por la Ley.
• Iniciar la ejecución de la obra y garantizar su terminación en el término establecido.
• Informar al Organismo de Gestión los valores de contrapartida local realmente ejecutada.
• Informar con la debida anticipación al Organismo de Gestión cuáles materiales serán financiados por el DAPR-FIP.
• Responder por la totalidad de las obligaciones laborales que se generen, cualesquiera que estas sean, durante y como
consecuencia del desarrollo del convenio.
• Responder por la calidad de la obra y su mantenimiento con sujeción a las normas técnicas generalmente aceptadas.
• Cumplir con las obligaciones acordadas con el Organismo de Gestión y con el DAPR – FIP.

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 OBLIGACIONES GENERALES DEL ORGANISMO DE GESTIÓN
• Manejar los recursos que entregue el DAPR – FIP en una cuenta bancaria abierta exclusivamente para el efecto y destinarlos al
pago de los componentes financiados por el programa, de acuerdo con los procedimientos establecidos.
• Crear un registro sistematizado del proyecto, con el fin de suministrar información financiera actualizada al DAPR – FIP.
• Administrar correctamente los desembolsos de recursos, teniendo en cuenta el fin de los mismos y el período en que deben ser
invertidos.
• Presentar oportunamente al DAPR – FIP los informes financieros y de gestión, y demás documentos que éste requiera durante la
ejecución y liquidación del convenio y asistir a las reuniones que éste convoque.
• Contar durante el plazo de ejecución del proyecto con acceso a Internet para el envío de la información al DAPR – FIP.
• Informar al DAPR – FIP los pagos realizados a los beneficiarios y a los proveedores de materiales, ingresando los datos al
sistema de información del Programa cada vez que se realicen dichos pagos.
• Reintegrar los rendimientos financieros que se generen al Tesoro Nacional, así como los saldos que al final del convenio no se
hayan ejecutado, en un plazo no mayor a 8 días, contados a partir de la fecha de liquidación del proyecto.
• Mantener y garantizar el archivo y la documentación del proyecto, por un período de tiempo no inferior a dos años, contados a
partir de la fecha de su liquidación.
• Todas las relacionadas en el capítulo de procedimientos en relación con la selección y seguimiento de los beneficiarios.
• Todas las relacionadas en el capítulo de procedimientos en relación con la compra de materiales, si el programa los financia.

OTROS ASPECTOS A TENER EN CUENTA

¿Quién paga el IVA?
El Programa tiene contemplado el pago al Organismo de Gestión de este impuesto. Los porcentajes definidos como remuneración por administración no
incluyen este gravamen; por lo tanto, éste se cancelará de forma adicional. Los recursos que la Nación aporta para compra de materiales, incluyen
igualmente el valor del IVA.

Sobre los recursos pagados por administración al Organismo de Gestión ¿Se efectuará Retención en la Fuente?
Sí. De conformidad con las disposiciones legales, el DAPR-FIP aplicará los descuentos sobre los pagos cuando haya lugar. Si el Organismo de Gestión
no es sujeto de retención, debe informar al FIP mediante comunicación escrita al momento de solicitar el primer desembolso.

¿Quién asume el pago del 3 x 1000?

Este impuesto debe ser asumido por el administrador de los recursos, es decir por el Organismo de Gestión, sobre la totalidad de los recursos girados,
es decir sobre el aporte del Programa para Mano de Obra No Calificada, materiales si es el caso y remuneración por la administración de los recursos.

¿Para la legalización de estos convenios se debe pagar el impuesto de timbre y publicación?

Para la legalización del convenio firmado con el DAPR – FIP NO es necesario el pago del impuesto de timbre ni la publicación, salvo que el proponente
sea una entidad privada o el mismo OG, en cuyo caso SÍ deberá efectuar estos pagos.

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¿Qué clase de pólizas se deben suscribir para la legalización del convenio?
El Organismo de Gestión se obliga a constituir a favor del DAPR – FIP, en una compañía de seguros legalmente establecida en Colombia, una garantía
única de cumplimento que cubra a) el cumplimiento de las obligaciones contraídas b) el buen manejo de los recursos anticipados y c) el pago de
salarios, prestaciones sociales e indemnizaciones de su personal; según el contrato.

¿Quién contrata a los beneficiarios?

El ejecutor directo del proyecto, que puede ser el Proponente, su contratista o la comunidad. Recordemos que el esquema de participación es de una
base comunitaria, donde los recursos del Programa son un aporte a los beneficiarios por su labor, razón por la cual NO se debe efectuar ningún tipo de
retención o descuento.

En términos generales, como el Proponente es el responsable de “... dar cumplimiento a los requerimientos del proyecto, ya sean técnicos, financieros,
legales, institucionales, de operación y socioeconómicos”, este tema es de su competencia. Es él quien se encargará de decidir cómo vincular a los
beneficiarios en el proyecto. Los recursos suministrados por la nación son un aporte a la financiación de la mano de obra no calificada en obras de
infraestructura, cuya responsabilidad de ejecución es del Proponente.

RECOMENDACIONES GENERALES
- Abrir un archivo por proyecto
- Conservar los documentos originales (planillas de días trabajados de los beneficiarios, cotizaciones, pedidos, remisiones, entrada de materiales a
obra y facturas sobre los materiales), para la revisión de la Supervisión y como sustento de reportes futuros (por 2 años).
- Mantener actualizado el listado de interesados, siguiendo las indicaciones de los anexos 1, 2 y 3.
- Visitar periódicamente la obra para confirmar los pagos a los beneficiarios y ser visible ante la comunidad.
- Presentar una sola factura por concepto de remuneración al Organismo de Gestión por cada uno de los proyectos.
- NO realizar ningún tipo de retención o descuento sobre los recursos entregados a los beneficiarios.

TEMAS A quién consultar

Capacitación sobre los temas de esta cartilla
Aspectos legales de los convenios
Organismos de Gestión elegibles para participar
Evaluación de proyectos
Coordinadores regionales del DAPR-FIP (Página 19)
Oficina de Asistencia Técnica del FIP
Página Web de la CCONG, Registro Nacional de Organismos de Gestión
www.ccong.org.co/empleoenaccion
Regionales de FINDETER (Página 20)

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DIRECTORIO GENERAL DEL PROGRAMA EMPLEO EN ACCIÓN

DEPARTAMENTO ADMINISTRATIVO DE LA PRESIDENCIA DE LA REPÚBLICA

FONDO DE INVERSIÓN PARA LA PAZ

Dirección: Bogotá, Calle 7 No. 6 – 54

Conmutador: 352 66 00
Página Web: www.herramientasparalapaz.gov.co
Correo Electrónico: emplacc@presidencia.gov.co

CONFEDERACIÓN COLOMBIANA DE ORGANIZACIONES NO GUBERNAMENTALES

Dirección: Bogotá, Carrera 13A No. 107 – 02

Telefax: 215 69 71 – 215 65 19
Página Web: www.ccong.org.co
Correo Electrónico: empleoenaccion@ccong.org.co

VEEDURÍA ESPECIAL DEL FONDO DE INVERSION PARA LA PAZ

Bogotá
Teléfono: 596 04 39
Correo Electrónico: veeduria@presidencia.gov.co

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NODOS REGIONALES DE LA CONFEDERACIÓN COLOMBIANA DE ONG

Nodo 1. Confederación Colombiana de ONG

Cobertura: Amazonas, Arauca, Bogotá, Boyacá,
Bogotá, Carrera 13 A No. 107-02 Telefax: 2156971-2156519
Caquetá, Cundinamarca, Guanía, Putumayo,
E-mail: empleoenaccion@ccong.org.co
Vaupés, Vichada y San Andrés
Nodo 2. Federación Risaraldense de ONG
Pereira, Calle 18 No.8-34 Local 40 Telefax: (096)3256305 - 3257925
Risaralda
E-mail: fedeong@interco.net.co
Nodo 3. Federación de ONG del Tolima
Ibagué, Calle 10 No.3-76 Piso 10 Teléfonos: (098)2610944 Fax: 2610900
Cobertura: Tolima y Huila
E-mail: fongtolima@andinet.com
Nodo 4. PROCALI
Cali, Edificio CAM Torre Alcaldía Piso 2 Telefax: (092)6617160
Cobertura: Valle, Cauca y Nariño
E-mail: asongs@uniweb.net.co
Nodo 5. Federación Antioqueña de ONG
Medellín, Cra. 50 D No.64-58 Teléfonos: (094)2118875 - 2118978 Fax:2118981
Cobertura: Antioquia
E-mail: federacion@epm.net.co
Nodo 6. Federación Santandereana de ONG
Bucaramanga, Carrera 29 No.50-20 Teléfonos: (097)6432407 Fax: 6474923
Cobertura: Santander y Norte de Santander
E-mail: fesanong@andinet.com
Nodo 7. CORPOMETA
Villavicencio, Carrera 33No. 38-45 Gobernación del Meta
Cobertura: Meta, Casanare y Guaviare
Teléfonos: (098)6715916 Fax:6715948 E-mail: corpometa@hotmail.com
Nodo 8. FEDECARIBE
Cobertura: Atlántico, La Guajira, Cesár y Barranquilla, Cra. 60 No.74-159 Telefax (095)3535124 - 3681163
Magdalena E-mail: fedcarib@hotmail.com
Nodo 9. Federación de ONG de Caldas
Manizales, Calle 22 No. 21-48, Edificio Plaza, Oficina 305
Cobertura: Caldas
Teléfonos: (096)8823728 Fax:8823894 E-mail: fongscas@um.umanizales.edu.co
Nodo 10. Federación Quindiana de ONG
Armenia, K 13 No. 19-19, Sociedad de Mejoras Publicas
Cobertura: Quindío
Telefax: (096)7449665 E-mail: fequiong@telesat.com.co
Nodo 11. Federación de ONG del Chocó
Quibdó Calle 29 No. 3-22 Piso 1 Teléfonos: (094)6715198 Fax: 6715197
Cobertura: Chocó
E-mail: nimiate@yahoo.com.mx
Nodo 12. FONGCAB
Cartagena, Centro Sector la Matuna, Antiguo Edificio Empresas Públicas, Piso 5, Oficina 502
Cobertura: Bolívar, Cesar y Córdoba
Telefax: (095) 6817444 E-mail: fongcab@terra.com.mx

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SEDES REGIONALES DE FINDETER
Cobertura: Nacional
Cobertura: Bogotá, Cundinamarca y
Boyacá
Cobertura: Amazonas, Arauca,
Casanare, Meta, Guainía, Guaviare,
Putumayo, Vaupés y Vichada
Cobertura: Santander y Norte de
Santander
Cobertura: Tolima, Huila y Caquetá
Cobertura: Antioquia y Chocó
Cobertura: Caldas, Quindío y
Risaralda
Cobertura: Valle, Cauca y Nariño
Cobertura: Atlántico, Bolívar y San Barranquilla, Carrera 52 No. 76-167 Of.510 Atlantic Center E-mail: rcgerlei@findeter.gov.co
Andrés
Cobertura: Córdoba y Sucre
Cobertura: Magdalena, Cesar y
Guajira
Sede Principal
Bogotá, Calle 103 No. 21-20 E-mail: findeter@findeter.gov.co Teléfonos: 6230211-6230388
Fax: 6230260
Sede: Unidad Regional 1
Bogotá, Calle 103 No. 21-20 E-mail: jmartine@findeter.gov.co Teléfonos: 6230370 Fax: 6230280
Sede: Unidad Regional 2
Bogotá, Calle 103 No. 21-20 E-mail: nbermude@findeter.gov.co Teléfonos: 6230390 Fax: 6230393
Sede: Unidad Regional 3
Bucaramanga, Calle 35 No. 19-41 Of.411 Torre Sur Centro Internacional de Negocios La Triada
E-mail: dvillami@findeter.gov.co Teléfonos: (976)333822-302043-526569 Fax: (976) 523926
Sede: Unidad Regional 4
Neiva, Carrera 7 No. 7-06 Piso 7 Edificio Séptima Avenida E-mail: gmmedina@findeter.gov.co
Teléfonos: (988) 714123-717923-717768-717695 Fax: (988) 710093
Sede: Unidad Regional 5
Medellín, Carrera 43A No. 9 Sur 91 Torre Sur piso 7 E-mail: glmontoy@findeter.gov.co
Teléfonos: (94) 3137328-3133326-3133305 Fax: (94) 3132528
Sede: Unidad Regional 6
Pereira, Calle 19 No. 9-50 Piso 5 Complejo Urbano Diario del Otún E-mail: msbejara@findeter.gov.co
Teléfonos: (963) 358701-358703-245207-245208 Fax: (963) 358776
Sede: Unidad Regional 7
Cali, Carrera 100 No. 11-60 Holguines Trade Center, Torre Valle de Lilí Of. 412
E-mail: tavendan@findeter.gov.co Teléfonos: (92)3321899-3321900-3322042 Fax: (92)3322041
Sede: Unidad Regional 8
Teléfonos: (953) 450827-587970-585019 Fax: (953) 580425
Sede: Unidad Regional 9
Montería, Calle 31 No. 4-47 Of. 603 Edificio Centro de Ejecutivos E-mail: gealen@findeter.gov.co
Teléfonos: (947) 821055-821056-826188-810227 Fax: (947) 821055
Sede: Unidad Regional 10
Santa Marta, Centro Comercial Prado Plaza Of. 205 E-mail: jlmejia@findeter.gov.co
Teléfonos: (954) 210464-211191-213660 Fax: 212794
23
COORDINADORES REGIONALES EMPLEO EN ACCIÓN

NOMBRE REGIÓN TELÉFONOS E-MAIL

(1) 2586903
Alberto Borda Cundinamarca y Boyacá albertobordac@yahoo.com.co
(033)3455218

Eje Cafetero, Tolima, Caquetá (6) 8872656

Luz María Jaramillo luz_maria_j@hotmail.com
y Huila (033)4226540

(2) 8848484
Javier Duque Nariño, Valle y Cauca jadubo@telesat.com.co
(033)5769709
Atlántico, Bolívar, Cesar, (5) 3321899
Liliana Toro Guajira, Magdalena, Norte de (033)5304297 ltoroh@starmedia.com
Santander y San Andrés
Antioquia, Córdoba, (4) 3137750
Roberto Lalinde rlalinde2001@yahoo.es
Santander, Sucre y Chocó (033)4269800

(8) 6716425
Edgar ahumada Meta y Territorios Nacionales cobagro@etell.net.co
(033)3257182

(1) 3526600 EXT 1071

Ofelia Cubillos Bogotá D.C. Icuabillo@presidencia.gov.co
(033) 2473581

24
M ÓDULO III
PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS

Una vez seleccionada la entidad como un Organismo de Gestión, deberá seguir unos procesos y procedimientos determinados por el programa que le
garantizarán el éxito en su gestión.

Los procesos a continuación descritos cuentan con un flujograma general de procedimientos y remiten, en algunos casos, a explicaciones detalladas y
herramientas como formatos y modelos que son presentados al final de cada módulo. Cada proceso expone las acciones que debe realizar el
Organismo de Gestión en cada una de las etapas de la ejecución del proyecto.

25
 CICLO DEL PROYECTO

El Organismo de Gestión revisa el proyecto y evalúa la conveniencia de participar

Modelo 1. Modelo de
Compromiso OG y Proponente
Pagina 31
Proponente diligencia y entrega en FINDETER el proyecto

FINDETER determina la elegibilidad del proyecto, lo evalúa y emite

concepto de viabilidad

Consejo Directivo del FIP aprueba la asignación de los recursos

Organismo de Gestión prepara requisitos para solicitar el Primer Desembolso FINDETER elabora el convenio
ü Revisa Cronograma
ü Sortea y selecciona beneficiarios
ü Efectúa Visita Inicial
ü Firma Acta de Iniciación de Obra
ü Solicita Registro Presupuestal de los recursos que aporta el proponente Proceso de Firma y Legalización del convenio
1

2 Organismo de Gestión solicita desembolso

Organismo de Gestión recibe desembolso de aportes del Programa

3 Organismo de Gestión entrega aportes para MONC y adquiere MAT

ü Organismo de Gestión hace seguimiento al proyecto (visitas periódicas)

4 ü Solicita Visita de Supervisión para aprobación del segundo desembolso

Visita Final del Organismo de Gestión, Proponente y Supervisor

Organismo de Gestión elabora el Informe final.

5 Proceso de Liquidación del convenio (FIP – OG –Proponente)

26
 ETAPA INICIAL – LEGALIZACIÓN CONVENIO

1 FLUJOGRAMA – Proceso Firma y Legalización del Convenio

Consejo Directivo FIP aprueba y asigna recursos

UCN prelegaliza el convenio

FINDETER elabora Convenio y comunica al Proponente y al OG la aprobación, Anexos a

indicando los Anexos y documentación requeridos para su firma Comunicación
Página 28

Proponente y OG tramitan requisitos soportes para la firma del convenio Requisitos para Firma de
OG suscribe pólizas Convenio y Pólizas
Página 28 – 29

OG y PROPONENTE firman el convenio, FINDETER revisa documentación y envía a UCN la carpeta

FIP recibe el convenio y los documentos. Firma y tramita el Registro

Presupuestal de la Nación. OG prepara requisitos para primer desembolso 2
Nota: Las obras no deben iniciarse antes de la expedición de
este Registro Presupuestal

27
ANEXOS A COMUNICACION

ANEXOS QUE RECIBE EL PROPONENTE JUNTO CON LA COMUNICACIÓN DE APROBACIÓN

• Listado de requisitos y procedimientos para la firma del convenio

• Original del convenio
• Modelo de “Acta de compromiso de iniciación de obra” (Modelo # 2)

ANEXOS QUE RECIBE EL ORGANISMO DE GESTION JUNTO CON LA COMUNICACIÓN DE APROBACIÓN

• Listado de requisitos y procedimientos para la firma del convenio

• Copia del convenio
• Formato “Información Cuenta Corriente o de Ahorros”
• Formato para inclusión de usuarios del sistema SEA (Para diligenciar una única vez)
• Listado de requisitos para solicitar primer desembolso
• Formato “Solicitud de Primer Desembolso” (Formato #2 o 2A en el caso de Bogotá)
• Modelo de “Acta de compromiso de iniciación de obra” (Modelo #2)

REQUISITOS PARA LA FIRMA DEL CONVENIO

Nota: Tras el diligenciamiento y la consecución de la documentación solicitada, tanto el Proponente como el Organismo de Gestión, deberán entregarla
al Funcionario de la Unidad Regional de FINDETER correspondiente, para proceder a la Firma del Convenio.

REQUISITOS PARA EL PROPONENTE SI ES ENTIDAD TERRITORIAL

• Acta de posesión del Alcalde o Gobernador

• Certificado del Consejo Electoral sobre la elección del Alcalde o Gobernador
• Fotocopia de la Cédula de Ciudadanía del Alcalde, Gobernador o delegado según el caso
• Si hubiere delegación, es necesaria copia del documento que soporta el Acto Administrativo que le autoriza a firmar el convenio

REQUISITOS PARA EL PROPONENTE SI ES ENTIDAD DESCENTRALIZADA O PRIVADA SIN ANIMO DE LUCRO

• Certificado de Existencia y Representación Legal con máximo 60 días de antigüedad

• Fotocopia de la Cédula de Ciudadanía del Representante Legal
• Certificación, por quien competa, de autorización al Representante Legal para celebrar contratos con los topes de contratación, si existen
limitaciones.

28
REQUISITOS PARA EL ORGANISMO DE GESTION

• Certificado de Existencia y Representación Legal con máximo 60 días de antigüedad

• Certificación, por quien competa, de autorización al Representante Legal para celebrar contratos con los topes de contratación, si existen
limitaciones
• Fotocopia de la Cédula de Ciudadanía del Representante Legal
• Fotocopia del Registro Nacional de Organismo de Gestión, expedido por la CCONG al OG
• Apertura de una cuenta bancaria a nombre del OG – CONVENIOS DAPR-FIP y diligenciamiento del Formato “Información Cuenta Corriente o de
Ahorros”. El OG puede utilizar esta cuenta para el manejo de los recursos asignados a varios proyectos en un mismo municipio
• Adquisición de la Póliza Única de Seguro de Cumplimiento a favor de Entidades Estatales y expedida por una compañía aseguradora nacional

TRAMITE DE POLIZAS

El OG se obliga a constituir a favor del DAPR-FIP, con una compañía de seguros legalmente establecida en Colombia, una Garantía Única
de Cumplimiento que cubra:
a) El cumplimiento de las obligaciones contraídas.
b) El buen manejo de los recursos anticipados
c) El pago de salarios, prestaciones sociales e indemnizaciones del personal del Organismo de Gestión

La póliza debe ir firmada por el tomador y se debe anexar el recibo de pago

( Instructivo Detallado sobre el Trámite de las Pólizas en la pagina Web www.ccong.org.co/empleoenaccion)

29
ANEXOS: F ORMATOS Y MODELOS ETAPA INICIAL

MODELO NO. 1 CARTA DE COMPROMISO ENTRE P ROPONENTE Y O RGANISMO DE G ESTIÓN

FORMATO INFORMACIÓN DE CUENTA CORRIENTE O DE AHORROS

FORMATO SOLICITUD DE USUARIOS DEL SISTEMA SEA

30
 MODELO NO. 1: CARTA DE COMPROMISO ENTRE P ROPONENTE Y O RGANISMO DE G ESTIÓN

Ciudad, fecha

Señores
Fondo de Inversión para la Paz - FIP
Programa “Empleo en Acción” - Proyectos Comunitarios.

Manifestamos nuestro mutuo interés y compromiso de trabajar conjuntamente en el proyecto (nombre del proyecto), ubicado en el
Municipio___________ del Departamento______________, que (nombre del proponente) en calidad de PROPONENTE está presentando a
ustedes, para solicitar recursos del programa “Empleo en Acción” del Plan Colombia, con la participación de____________ como ORGANISMO
DE GESTION.

Estamos dispuestos a realizar los tramites y suministrar la documentación requerida por ustedes para la legalización del Convenio respectivo
cuando así ustedes lo dispongan y se confirme la asignación de recursos.

__________________________________ _______________________________
Nombre y Firma del Representante Legal Nombre y Firma del Proponente
CC. de CC. De
ORGANISMO DE GESTION PROPONENTE
Teléfonos: Teléfonos:

31
 FORMATO: INFORMACIÓN DE C UENTA CORRIENTE O DE A HORROS

DEPARTAMENTO ADMINISTRATIVO DE LA PRESIDENCIA DE LA REPUBLICA

INFORME DE CUENTA CORRIENTE O DE AHORROS
PROYECTO FIP No.

I. INFORMACIÓN DEL ORGANISMO DE GESTION:

NOMBRE O RAZON SOCIAL: _________________________________________________________

DIRECCIÓN: ________________________________________________________

TELEFONOS: ________________ _______________ FAX: __________________

IDENTIFICACION TRIBUTARIA : N.I.T. Número:

Marque con una X : Régimen Común:_____ Régimen Simplificado: ____

Gran Contribuyente: SI :________ NO:________
ES SUJETO A RETENCIÓN EN LA FUENTE: SI___________ NO_________
AUTORETENEDOR:(Impuesto a la Renta): SI_______NO_______ Resolución #:_____________________
Actividad Económica: (ICA)__________________________________Código:_______________________

NOMBRE Y FIRMA DEL REPRESENTANTE LEGAL DEL OG

II. INFORMACION DE LA CUENTA BANCARIA

NOMBRE DE LA CUENTA: __________________________________________________

(NOMBRE O RAZON SOCIAL DEL ORGANISMO DE GESTION, SEGUIDO DEL NOMBRE Y NUMERO DEL PROYECTO):
NUMERO DE LA CUENTA: ___________________________
TIPO DE CUENTA: CORRIENTE ______ AHORROS _____
NOMBRE ENTIDAD BANCARIA :_______________________________________
SUCURSAL: ___________________________ CIUDAD : ________________________
CUENTA: ACTIVA ___________ INACTIVA _____________

NOMBRE Y FIRMA DEL BANCO

ENTIDADES FINANCIERAS AUTORIZADAS
NOMBRE NOMBRE
1 BOGOTA 13 OCCIDENTE
2 POPULAR 14 ABN AMRO BANK
3 BANCAFE 15 MERCANTIL
4 SANTANDER 16 TEQUENDAMA
5 BANCOLOMBIA 17 CAJA SOCIAL
6 CITIBANK 18 DAVIVIENDA
7 BANCO AGRARIO 19 CONAVI
8 SUDAMERIS 20 COLMENA
9 GANADERO 21 GRANAHORRAR
10 DE CREDITO 22 MEGABANCO
11 COLPATRIA 23 BOSTON
12 LAS VILLAS

32
 FORMATO: SOLICITUD DE U SUARIOS DEL SISTEMA SEA

SOLICITUD DE USUARIOS DEL SISTEMA SEA

(Número de usuarios permitidos de 1 a 5)

Nombre del Organismo de Gestión _______________________________________________________________

_______________________________________________________________

NIT _______________________________________________________________

DATOS BÁSICOS DE USUARIOS DEL SEA

Nombre y apellidos teléfono Dirección Ciudad

Firma del Representante legal

___________________________
C.C.

Nota: El FIP asignará la clave de cada usuario y comunicará el momento en que quedan habilitados. No es posible acceder
al sistema antes de esta comunicación.

Este formato debe ser diligenciado y enviado inicialmente por correo electrónico dirigido a la doctora Flora Helena García (fgarcia@
presidencia.gov.co) y luego en original por correo a la calle 8 No. 6-63 Casa Republicana

33
 ETAPA OPERATIVA – PROCESO DE EJECUCION DEL PROYECTO

Una vez firmado y legalizado el contrato se inicia la ejecución física del proyecto. En esta etapa es necesario, para su realización exitosa, coordinar
previamente acciones con el Proponente y el responsable de las obras:

ü Revisar Programación de la Mano de Obra no Calificada (cantidad y tiempos)

ü Revisar Programación de la adquisición de Materiales (cantidad, calidad y tiempos)
ü Efectuar Selección de los Beneficiarios.
ü Programar y coordinar los desembolsos, tanto del Programa como del Proponente.
ü Realizar Visita Inicial al sitio de la obra.

El Organismo de Gestión debe entrar en contacto con la Junta de Acción Comunal u organización de base comunitaria del barrio donde se ejecutará la
obra, y en coordinación con ella debe garantizar la selección y sorteo objetivos y transparentes de los beneficiarios directos del Programa, siguiendo los
procedimientos establecidos.

2 FLUJOGRAMA – Proceso Solicitud del Primer Desembolso

OG y Proponente revisan el Cronograma de actividades y precisan la programación de MONC y el Plan de

adquisiciones mes a mes, con base en la información presentada para aprobación del proyecto

OG solicita al Proponente el Registro Presupuestal de los recursos que él aporta

OG visita la obra, recolecta la información sobre Visita Inicial

OG realiza el Sorteo de Beneficiarios Flujograma Procesos de

Selección de Beneficiarios
Página 35
OG y Proponente firman el Acta de compromiso de iniciación de la obra

OG compila documentación para solicitud del Primer Desembolso Documentos para solicitud
primer desembolso
Página 36
34
 FLUJOGRAMA – Proceso de Selección de Beneficiarios

OG contacta la Junta de Acción Comunal u organización de base comunitaria, define convocatoria de interesados y
solicita listado actualizado del SISBEN

OG hace la convocatoria, fija fecha de sorteo y abre la inscripción de interesados utilizando el Formato # 1

OG verifica documentación y coteja con listados del SISBEN

OG realiza sorteo en presencia de la comunidad, de la JAC y el Representante del Proponente

OG levanta acta del sorteo (Modelo # 5) y produce registro de beneficiarios directos, incluyendo la firma y adjuntando
fotocopia de las cédulas de ciudadanía y carnet del SISBEN (Formato 1A). En el caso de no tener carnet, dichos
beneficiarios deben ser identificados en los listados.
Con el fin de prever sustituciones, el listado definitivo deberá incluir el total de personas interesadas en la obra, organizadas
de acuerdo con el número obtenido en el sorteo. Los beneficiarios irán ingresando a la obra en el orden de la lista.

OG registrará los beneficiarios ingresando los resultados al SEA cuando el convenio haya sido legalizado. Ejemplo Programación
Debe ingresar únicamente los datos de los beneficiarios que van a comenzar a trabajar. Recurso Humano
Página 36

OG remite listado y copia del sorteo al proponente y coordina fecha de iniciación de la obra

35
DOCUMENTOS PARA SOLICITUD DEL PRIMER DESEMBOLSO

Nota: El Organismo de Gestión deberá enviar toda la documentación a continuación detallada, por correo certificado, al FONDO DE INVERSION PARA
LA PAZ – PROGRAMA EMPLEO EN ACCION, Calle 8 No. 6-63, Casa Republicana, dirigida a COORDINACION OPERATIVA Doctor JOSE LUIS
SANCHEZ.

• “Solicitud Primer Desembolso” (Formato #2 o 2A para Bogotá)

• Factura por concepto de 1er pago correspondiente a remuneración por administración de recursos (Modelo #7)
• Copia del Acta del Sorteo (Modelo # 5)
• Copia del REGISTRO DE BENEFICIARIOS del Proyecto (Formato #1A)
• Copia del Registro Presupuestal de los recursos que aporta el Proponente

EJEMPLO PROGRAMACION RECURSO HUMANO (Número de personas programadas mes a mes)

MONC Mes 1 Mes 2 Mes 3 Total

Financiada
por el 10 30 20 60
Programa

Promedio Beneficiarios Directos de este ejemplo: 20

Se registra en el SEA el grupo que inicialmente va a trabajar = 10 beneficiarios.

Nota: Se recomienda al OG mantener el listado de interesados para en cualquier evento recurrir a éste y en el orden del sorteo, vincular los
beneficiarios directos elegibles para reemplazos)

36
 3 FLUJOGRAMA – Proceso de Pago de componentes del Programa

PAGO DE COMPONENTES DEL PROGRAMA

Administración de RECURSOS PARA MANO DE OBRA RECURSOS PARA MATERIALES Administración de

Recursos para MONC NO CALIFICADA recursos para MAT
Página 38 Pagina 38

OG solicita mínimo 3 cotizaciones

OG paga el aporte por el valor aprobado, a
la persona designada por el Proponente
OG selecciona proveedor, efectúa pedido y
acuerda despachos

OG paga cuenta

OG registra el pago en el SEA OG registra pago en el SEA

OG coordina la solicitud de la 1era visita de supervisión para tramitar el 2do desembolso Pagina
39

37
ADMINISTRACION DE RECURSOS PARA MANO DE OBRA NO CALIFICADA – MONC

• Solicitar al Proponente, por escrito, le informe a qué persona designa para recibir el dinero de aporte para los beneficiarios directos. (Ver Modelo #6)
• Entregar al Proponente los formatos de planilla de trabajo (Formato # 3 o Planilla días trabajados generada por el SEA) de los beneficiarios para que
registre los días trabajados.
• Hacer confrontación de las firmas de las planillas con las del registro de beneficiarios.
• Hacer confirmación aleatoria de los pagos efectuados
• Entregar el aporte por el valor aprobado, a la persona designada por el Proponente y hace firmar el recibo correspondiente
• Hacer visitas periódicas al sitio de la obra para confirmar los pagos a los beneficiarios y su presencia en la obra
• Registrar en el SEA la información sobre el número de días trabajados y pagados a cada beneficiarios (SEA: Desembolsos Mano de Obra)
• Proveer los reemplazos o incorporar nuevos beneficiarios solicitados por el Proponente, utilizando el listado inicial de interesados (Formato # 1A)
• Actualizar la información sobre retiros y nuevos ingresos de beneficiarios, registrando esa información en el SEA cada vez que se presenten
novedades (SEA: inscripción de beneficiarios/retiro de beneficiarios)
• Conservar los documentos originales de planillas de días trabajados de los beneficiarios para revisión de la Supervisión
• Incluir en el diligenciamiento del Formato # 2 para Segundo Desembolso, la solicitud del saldo para MONC, anexando el Soporte de utilización de
Recursos para Mano de Obra (Generado por el SEA), firmado por el Supervisor.

ADMINISTRACION DE RECURSOS PARA MATERIALES

• Solicitar tres (3) cotizaciones por cada material que se vaya a adquirir con recursos del Programa y elegir la que ofrezca menor precio (Modelo #3)
• Realizar los pedidos y programar los despachos con base en la Programación de Obra y el Plan de Adquisiciones (Modelo #4)
• Solicitar a la persona encargada en la obra, el envío de los documentos de remisión y entrada a la obra de los materiales adquiridos
• Con los soportes anteriores, cancelar las facturas enviadas por los proveedores e ingresar al SEA la información sobre los pagos
(SEA: Desembolsos para materiales)
Las facturas deben ir a nombre de: NOMBRE DEL OG – CONVENIO No. _______ DAPR-FIP
• Efectuar la Retención en la Fuente para compras de materiales cuando sea el caso y hacer la consignación correspondiente
• Conservar los documentos originales (cotizaciones, pedidos, remisiones, entradas de materiales a obra y facturas) para revisión de la Supervisión
• Incluir en el diligenciamiento del Formato #2 para Segundo Desembolso, la solicitud del saldo para materiales, anexando el soporte de utilización de
recursos para materiales (Documento definitivo generado por el SEA) debidamente firmado por el Supervisor.

En el evento en que un proyecto en ejecución requiera hacer cambios en la compra de materiales, el OG debe tener en cuenta lo siguiente:

1. El aporte del FIP no debe superar el porcentaje asignado para materiales, según le corresponda al municipio donde se ejecuta la obra
2. Los cambios nunca irán en detrimento de la calidad de las obras propuestas.
3. Los cambios forzosos en las obras serán respaldados por las Actas de Interventoría y avalados por el OG y el Supervisor del FIP.

38
 4 FLUJOGRAMA – Proceso de Visita de Supervisión y Solicitud del Segundo Desembolso

OG solicita visita de supervisión por lo menos con 15 días calendario de anticipación al

agotamiento de los recursos del primer desembolso

Visita de Supervisión al Organismo de Gestión Visita de Supervisión al OG

Página 39

Visita de Supervisión a la obra Visita de Supervisión a la Obra

Página 40

OG solicita Segundo Desembolso y adjunta documentación requerida Soportes para solicitud del Segundo
Desembolso
Página 40

OG recibe recursos y efectúa pago de componentes del Programa Proceso de pago de

componentes del programa
Página 37 – 38

VISITA DE SUPERVISION AL ORGANISMO DE GESTION

• Elaborar carta de solicitud de la visita y enviarla, con por lo menos 15 días de anticipación al correo electrónico gcampo@presidencia.gov.co
No olvidar diligenciar el Cuadro del Listado de Proyectos para Visita de Supervisión (Modelo #8)
• Preparar los soportes para la visita de Supervisión
- Planillas de días trabajados de los beneficiarios (Formato #3 o impreso por el SEA)
- Las tres (3) cotizaciones para compra de materiales (Modelo #3)
- Facturas de compra de Materiales y soporte de remisión y recibo en obra
- Comprobantes de egreso
- Extractos bancarios generados hasta el momento
- Conciliación de Cuentas General y por Proyectos (Formatos #4 y 4A)
- Fotocopia de las cédulas de los beneficiarios del proyecto y documentos que acrediten su pertenencia al SISBEN nivel 1 o 2.
• Finalmente se elabora el “Informe de Visita al OG”, que debe ser firmado por el OG y el Supervisor

39
VISITA DE SUPERVISION A LA OBRA

• El Supervisor revisa toda la información del Proyecto (Metas físicas y demás información)
• El Supervisor chequea el “Acta de Inicio de la Obra”
• El Supervisor revisa en el SEA “Verificación de Pagos para MONC y MAT”, pantallas del SEA de acceso exclusivo al Supervisor
• Durante la visita, el Supervisor chequea el avance y el cumplimiento de la obra (Metas físicas)
• El Supervisor se entrevista con los beneficiarios del programa
• El Supervisor elabora el “Informe de visita de Supervisión a la Obra” y se firma por el representante del Proponente y el Supervisor

SOPORTES PARA LA SOLICITUD DEL SEGUNDO DESEMBOLSO

• Formatos #4 y 4A. “Conciliación de Cuentas” general y por Proyectos

• Copia de los Extractos Bancarios generados a la fecha
• Formato #2 (2A para Bogotá). “Solicitud del Segundo Desembolso”, incluyendo el saldo para MONC y MAT, firmado por el supervisor.

El Supervisor anexará:
• Copia del “Informe de Visita de Supervisión a la Obra”
• Copia del “Informe de visita de Supervisión al OG”
• Copia de la “Aprobación de Utilización de Recursos para MAT” definitivo y generado por el SEA
• Copia de la “Aprobación de Utilización de Recursos para MONC” definitivo y generado por el SEA

Igualmente, el Supervisor verificará la vigencia y la cobertura de la Póliza de Manejo de Recursos Anticipados

40
ANEXOS: F ORMATOS Y MODELOS ETAPA OPERATIVA

MODELO NO. 2 ACTA DE COMPROMISO DE I NICIACIÓN DE O BRA

MODELO NO. 3 PEDIDO DE COTIZACIÓN PARA MATERIALES DE CONSTRUCCIÓN POR PARTE DEL O RGANISMO DE G ESTIÓN
MODELO NO. 4 COMPRA DE MATERIALES DE CONSTRUCCIÓN POR PARTE DEL O RGANISMO DE G ESTIÓN
MODELO NO. 5 ACTA DE S ORTEO DE B ENEFICIARIOS
MODELO NO. 6 AUTORIZACIÓN DEL P ROPONENTE PARA EL RECIBO DE LOS RECURSOS PARA EL PAGO DE LA MANO DE O BRA NO CALIFICADA
MODELO NO. 7 FACTURA POR CONCEPTO DE REMUNERACION AL ORGANISMO DE G ESTIÓN
MODELO NO. 8 SOLICITUD DE VISITAS DE S UPERVISIÓN PARA SEGUNDOS D ESEMBOLSOS

FORMATO NO. 1 INSCRIPCIÓN DE I NTERESADOS

FORMATO NO. 1A R EGISTRO DE B ENEFICIARIOS DEL SORTEO
FORMATO NO. 2 SOLICITUD PRIMER D ESEMBOLSO
FORMATO NO. 2A SOLICITUD PRIMER D ESEMBOLSO (U NICAMENTE PARA BOGOTÁ)
FORMATO NO. 3 PLANILLA PARA CONTROL DE DÍAS TRABAJADOS POR LOS BENEFICIARIOS
FORMATO NO. 4 CONCILIACIÓN DE CUENTAS POR PROYECTO
FORMATO NO. 4A CONCILIACIÓN DE CUENTAS G ENERAL

41
 MODELO NO. 2: ACTA DE COMPROMISO DE I NICIACIÓN DE O BRA

Convenio No. ______________________________________________________________

Objeto del Convenio:
Valor del Convenio :
Fecha prevista iniciación obras:
Fecha prevista terminación:
Responsable técnico de la obra:
______________________________________________________________
______________________________________________________________
______________________________________________________________
______________________________________________________________
______________________________________________________________

En _______(lugar)_______, el día____(fecha)______________, se reunieron: __________(nombre de la persona) ________________,en

representación de ________(nombre de la entidad proponente)_____y, __(nombre de la otra persona)_____________________en
representación de____(nombre O.G.) _________, con el objeto de formalizar la fecha de iniciación de las obras del proyecto_____(nombre del
proyecto)___ para ______ el día _____del mes___ _____del año ______, de acuerdo con el Convenio No. ____________de fecha _________,
suscrito con el DAPR-FIP, dentro del marco del programa “EMPLEO EN ACCION – PROYECTOS COMUNITARIOS”

Las partes declaran conocer que para la iniciación de la obra deberá estar expedido el Registro Presupuestal del DAPR-FIP, para lo cual se
consultará en la pantalla de legalización del SEA o en su defecto a la Coordinación Operativa del Programa Empleo en Acción.

POR EL PROPONENTE POR EL ORGANISMO DE GESTION

Firma __________________ Firma ______________________

Nombre __________________ Nombre ______________________
C.C. __________________ C.C. ______________________

42
 MODELO NO. 3: P EDIDO DE COTIZACIÓN PARA MATERIALES DE CONSTRUCCIÓN POR PARTE DEL O RGANISMO DE G ESTIÓN

Fecha: _____________
Señor: _____________________________:

Sírvase cotizar los siguientes materiales **:

Precio Neto IVA Precio Total con Impuestos
Item Especificación Técnica Cantidad Precio Unitario
A B A+B

TOTAL
** El costo debe incluir la entrega en el sitio de la obra

• Modalidad de la cotización. La cotización presentada será a suma alzada, es decir que los precios allí señalados no están sujetos a ningún
tipo de ajuste

Se deben presentar de manera separada: el valor de los materiales ofertados y, los derechos, impuestos y demás tributos que puedan
afectarlos.

• Plazo y sitio de entrega de la cotización. La cotización deberá ser entregada en __________(Dirección)____________, a más tardar el día
__________ de __________ de ________ a las ______(hora)_______.

• Evaluación de las cotizaciones . Las cotizaciones recibidas dentro del plazo establecido, que cumplan con las especificaciones solicitadas,
serán evaluadas considerando el precio más bajo ofertado.

• Recepción y entrega. Los materiales adquiridos se entregarán en ______(dirección de la obra)_______, el día ___ de ______ de ________.

El Organismo de Gestión se reserva el derecho de rechazar los materiales que no cumplan con las especificaciones y características
solicitadas.

Forma de Pago. Los materiales serán cancelados dentro de los (10) diez días siguientes a su entrega en al obra, a entera satisfacción
del Organismo de Gestión.

Firma del Representante Legal del Organismo de Gestión _________________________

43
 MODELO NO. 4: COMPRA DE MATERIALES DE CONSTRUCCIÓN POR PARTE DEL O RGANISMO DE G ESTIÓN

ORDEN DE COMPRA No. ____________

(No. Consecutivo por proyecto de cada Organismo de Gestión)

Señores: _____________(Nombre del Proveedor de Materiales)_________________

Representante Legal: ___________________________________________________
Dirección: _________________________(del proveedor)_______________________
NIT: ____________________________________

Sírvase suministrar el(los) material(es) que a continuación se relaciona(n), de acuerdo con los términos de la cotización presentada por
usted(es) el ______(fecha)_______:

Item Especificación Técnica Cantidad

Los materiales mencionados anteriormente deben ser entregados en ____________(dirección)_______________, el día______ de_______
de _________.

Nombre _______________________________________________
Firma del Representante
Legal del Organismo de Gestión _______________________________________________

44
 MODELO NO. 5: ACTA DE SORTEO DE B ENEFICIARIOS

En el municipio de ______________, departamento de _________________, en el barrio ________________________, el día __________ de _______, se

reunieron los(as) señores(as) (Nombre del Representante del Organismo de Gestión)_y (Nombre del Representante de la Junta de Acción Comunal u
organización comunitaria), en representación del Organismo de Gestión _______(Nombre del Organismo de Gestión)_______ y la Junta de Acción Comunal
u organización comunitaria ______(Nombre de la Junta de Acción Comunal u Organización Comunitaria)_______ respectivamente, con el objeto de llevar a
cabo el SORTEO DE BENEFICIARIOS para el proyecto identificado con el No. ____________________, de acuerdo con lo establecido en el Convenio No.
___________________ de (___Fecha___), suscrito con el DAPR – FIP, en el marco del programa Empleo en Acción – Proyectos Comunitarios, con base en
el listado de inscritos en el Formato#1.

El sorteo se llevó a cabo de la siguiente manera:

(Breve Descripción)
_____________________________________________________________________________________________________________________________
_____________________________________________________________________________________________________________________________
_____________________________________________________________________________________________________________________________

Los _(Numero de beneficiarios)_ beneficiarios seleccionados fueron registrados en el FORMATO #1A, e iniciarán labores en la obra de acuerdo al orden del
sorteo y a las necesidades del proyecto.

Firman,

POR EL ORGANISMO DE GESTION POR LA JUNTA DE ACCION COMUNAL POR EL PROPONENTE DEL
U ORGANIZACIÓN COMUNITARIA PROYECTO O SU DESIGNADO
Nombre: Nombre: Nombre:
C.C. No. C.C. No. C.C. No.
Firma Firma Firma
Nombre:
C.C. No.
Firma
Nombre:
C.C. No.
Firma

45
 MODELO NO. 6: AUTORIZACIÓN DEL P ROPONENTE PARA EL RECIBO DE LOS RECURSOS
PARA EL PAGO DE LA MANO DE O BRA NO CALIFICADA

La ciudad, dd/mm/aa

Señores
ORGANISMO DE GESTION (Nombre de la Entidad)
ATT. (Nombre Representante Legal o Designado)
Ciudad

Yo, ( Nombre del Representante Legal, Funcionario Designado, etc. ), identificado con la C.C No. ___________de________ en mi
condición de ( ______ Cargo_________ ) de (_____Nombre de la entidad Proponente ______), autorizo, bajo mi responsabilidad, al señor(a)
(________________ Nombre y Apellidos ______________ ), identificado con la C.C. No.________ de ____________, a recibir los
recursos para el pago de la Mano de Obra No Calificada para la ejecución del proyecto correspondiente al convenio No. __________________,
en el marco del Programa Empleo en Acción – Proyectos Comunitarios.

Nombre y Firma del Representante Legal Proponente Nombre y Firma de la Persona Autorizada

C.C. No. ___________________de______________ C.C. No. ___________________de______________

Nota: Este documento debe guardarlo el Organismo de Gestión, en original, y ser soporte para los pagos. Se entregará copia a la supervisión
para la conciliación de cuentas. Deberá diligenciar un formato para cada uno de los proyectos.

46
 MODELO NO. 7: FACTURA POR CONCEPTO DE R EMUNERACIÓN AL OG

FACTURA DE VENTA
NOMBRE DEL ORGANISMO DE GESTION
NIT ________________________________________________
No. ________
DIRECCION ________________________________________
TELEFONO ________________________________________ dd mm aa
CIUDAD ___________________________________________
Resolución DIAN*___________________________________

SEÑORES: DAPR – FIP

NIT No. 899.999.093 – 0

DESCRIPCION VALOR TOTAL

(Primero o Segundo Pago) por concepto de Remuneración por Administración de

Recursos del Convenio No. ________________

Por Mano de Obra No Calificada $ ______________

Por Materiales $ ______________
SUB TOTAL $ ______________
IVA ** $ ______________
TOTAL $ ______________
Firma y Sello Representante Legal (o encargado)

C.C. o NIT No. __________________________

*Por ley, todas las entidades sin ánimo de lucro deben tener una resolución expedida por la DIAN para facturar
** IVA del 16% vigente para el año 2002

47
 MODELO NO. 8: SOLICITUD DE VISITA DE S UPERVISIÓN

La ciudad, dd/mm/aa

Señores
FONDO DE INVERSIÓN PARA LA PAZ
PROGRAMA EMPLEO EN ACCIÓN
ATT. Ing. Germán del Campo
Teléfono: (091) 3526600 ext. 1084-1071
E-mail: gcampo@presidencia.gov.co
Coordinador de Supervisión
Calle 8 No. 6-63
Bogotá

FAX: 3341443

Ref. Solicitud Visita de Supervisión

Atentamente solicitamos visita de supervisión a las obras que se relacionan en el cuadro anexo, con el objeto de autorizar el segundo
desembolso de los recursos.
Inicialmente, hemos programado como fecha y hora tentativa el día _______del mes ________ de _______, a las __________.
La persona que hemos delegado para la coordinación es ________________________, con quien podrán ponerse en contacto a los
siguientes teléfonos: __________________ Fax: _______________ E-mail: __________________________________________.

Le agradecemos confirmar la fecha de la visita,

Cordialmente,
Nombre y Firma del Representante Legal del Organismo de Gestión
Nombre del Organismo de Gestión
Teléfono: Fax: E-mail:

48
 FORMATO NO. 1: INSCRIPCIÓN DE INTERESADOS

Nombre del Proyecto:

Junta de Acción Comunal
u Organización Comunitaria de (Barrio, Localidad, Lugar):
Nombre del Organismo de Gestión:
Nombre del Proponente:
Número de Identificación del Proyecto

CONDICIONES: Mayor De Edad con Cédula de Ciudadanía, Desempleado, No Ser Estudiante Diurno, Inscrito en el SISBEN 1 o 2
Firmo y Declaro que se me
Cumple informó que el día __ del mes
Ha tenido los ___ el año ____ en la ___ se

Sexo
Fecha
SISBEN Dirección empleo requisitos realizará el sorteo para elegir
Nacimiento los beneficiarios del proyecto
antes? del
Cédula de programa No. _______ con aportes del
No. Apellidos Nombres programa Empleo en Acción
Ciudadanía

Nivel
No. Carnet
F M D m A S N S N Firma
(Si lo tiene)

1
2
3
4
5
6
7
8
9
10
11
15
16
17
18
19

El sorteo de beneficiarios se realizará con los inscritos que sean elegibles, es decir que cumplan los requisitos del programa.

49
 FORMATO NO.1A: REGISTRO DE B ENEFICIARIOS DEL SORTEO

Hoja ____ de _________

REGISTRO DE BENEFICIARIOS POR SORTEO llevado a cabo el día ___(fecha)___________, para el Proyecto identificado con el No. ____________, de acuerdo
con lo establecido en el Convenio No. ___________________ de (___Fecha___), suscrito con el DAPR – FIP, en el marco del programa Empleo en Acción –
Proyectos Comunitarios.
Nivel Sisben
No. Apellidos Nombres No. Cédula 1 2 Firma
1
2
3
4
5
6
7
8
9
10
11
12
13
14
15
16
* El listado se debe llenar en el orden en que son favorecidos los beneficiarios. Este orden debe prevalecer para la vinculación a la obra
** Marque con una X si pertenece al nivel 1 o 2 del SISBEN
*** Si los beneficiarios seleccionados exceden el número de la tabla, fotocopie y diligencie este formato indicando el número de la página

Nota: Este listado incluye todos los inscritos en el Formato #1 que cumplan los requisitos del programa.

POR EL ORGANISMO DE GESTION POR LA JUNTA DE ACCION COMUNAL POR EL PROPONENTE DEL
U ORGANIZACIÓN COMUNITARIA PROYECTO O SU DESIGNADO
Nombre: Nombre: Nombre:
C.C. No. C.C. No. C.C. No.

50
 FORMATO NO. 2: SOLICITUD PRIMER D ESEMBOLSO

AL: DAPR – FIP FECHA: ___/___/___ Desembolso: 1ero

NIT: 899.999.083 – 0 2do
Final
Señores:
Conforme a las condiciones del Convenio No. _______, celebrado entre el DAPR-FIP Red de Apoyo Social,
el Organismo de Gestión (Nombre)________________________ y el Proponente (Nombre) ____________________________.
SOLICITAMOS PRESENTAMOS
(A) Desembolso de Recursos para MONC
(B) Desembolso para Materiales Soporte Utilización de recursos de MONC*
(C) Pago por Administración de MONC Soporte Utilización de recursos de materiales*
(D) Pago por Administración de Materiales Factura del OG de la remuneración por
(E) Pago por IVA sobre la administración de los recursos de MONC y Materiales Administración de los recursos
(F) Descuento de Retención en la Fuente a título de impuesto de
renta sobre los pagos de la administración de MONC y Materiales * Solo para el segundo desembolso y el pago final
(G) Descuento de Retención en la Fuente a título de impuesto sobre las Ventas
INSTRUCCIONES DE DEPOSITO
(A) Monto de Recursos para MONC $ _________________
(B) Monto de Recursos para Materiales $ _________________
(C) Monto de Recursos correspondientes a la Administración de MONC $ _________________
(D) Monto de Recursos correspondientes a la Administración de materiales $ _________________
(E) Monto de Impuestos sobre las ventas por la administración de los recursos de MONC y Materiales (E) = (C + D) x16% $ _________________
(F) Retención en la Fuente a título de impuesto de renta sobre los pagos de la administración de los recursos de MONC y
materiales (F) = (C + D) x10% $ (________________)
(G) Retención en la Fuente a título de impuestos de ventas sobre los pagos de administración de los recursos de MONC y
materiales, 75% de impuesto. (G) = (E) x 75% $ (________________)
TOTAL (A) + (B) + (C) + (D) + (E) – (F) – (G) $ _________________
Son: (Valor en Letras)
DATOS GENERALES
Nombre Proponente del Proyecto ______________________________________________________________________________________
No. Identificación del Proyecto ______________________________________________________________________________________
Duración del Proyecto ______________________________________________________________________________________
Municipio ______________________________________________________________________________________
Barrio _______________________________ Dirección _________________________________________________________________
ORGANISMO DE GESTION
Nombre_____________________________________________________ Cuenta Bancaria No.
Banco _________________Sucursal ____________________________
Nombre del Representante Legal C.C. ____________________________ Instrucciones Especiales: _____________________________________
___________________________________________________________ Tipo de cuenta: Corriente Ahorros
Firma Nombre del titular de la cuenta: ________________________________
Es sujeto de Retención en la Fuente? SI NO
(A) MONC: Mano de Obra No Calificada
(C) Se calcula sobre el monto aportado por la Nación para el pago de la MONC. El primer pago se solicitará paralelamente con el primer
desembolso; para el segundo, se deberá diligenciar nuevamente este formulario aunque no se soliciten más recursos
(D) Se calcula sobre el monto aportado por la Nación para materiales. El primer pago se solicitará paralelamente con el primer desembolso;
para el segundo, se deberá diligenciar nuevamente este formulario aunque no se soliciten más recursos
(E) Si el O.G tiene la obligación formal de facturarlo, de acuerdo con las disposiciones tributarias vigentes
(F) Si el O.G no es sujeto de Retención en la Fuente a título de impuestos de renta, anexar carta del representante legal exponiendo las razones con sus respectivos soportes,
de lo contrario se le efectuará el descuento respectivo.

51
 FORMATO NO. 2A: SOLICITUD P RIMER D ESEMBOLSO PARA B OGOTÁ

AL: DAPR – FIP FECHA: ___/___/___ Desembolso: 1ero

NIT: 899.999.083 – 0 2do
Final
Señores:
Conforme a las condiciones del Convenio No. _______, celebrado entre el DAPR-FIP Red de Apoyo Social, El Organismo
de Gestión(Nombre)_______________________________ y el Proponente (Nombre) _____________________________________________
SOLICITAMOS PRESENTAMOS
(A) Desembolso de Recursos para MONC
(B) Desembolso para Materiales Soporte Utilización de recursos de MONC*
(C) Pago por Administración de MONC (6%) Soporte Utilización de recursos de materiales*
(D) Pago por Administración de Materiales (4%) Factura del OG de la remuneración por
(E) Pago por IVA sobre la administración de los recursos de MONC y Materiales Administración de los recursos
(F) Descuento de retención en la fuente a título de impuesto de
renta sobre los pagos de la administración de MONC y Materiales * Solo para el segundo desembolso y el pago
(G) Descuento de retención en la fuente a título de impuesto sobre las Ventas final
(H) Descuento de retención en la fuente a título de impuesto de industria y comercio
INSTRUCCIONES DE DEPOSITO
(A) Monto de Recursos para MONC $ ____________
(B) Monto de Recursos para Materiales $ ____________
(C) Monto de Recursos correspondientes a la Administración de MONC $ ____________
(D) Monto de Recursos correspondientes a la Administración de materiales $ ____________
(E) Monto de Impuestos sobre las ventas por la administración de los recursos de MONC y Materiales (E) = (C + D) x16%
(F) Retención en la Fuente a título de impuesto de renta sobre los pagos de la administración de los recursos de MONC y $ ____________
materiales (F) = (C + D) x10% $ (___________)
(G) Retención en la Fuente a título de impuestos de ventas sobre los pagos de administración de los recursos de MONC y
materiales, 75% de impuesto. (G) = (E) x 75% $ (___________)
(H) Retención en la Fuente a título de impuesto de industria y comercio sobre los pagos de
administración de los recursos de MONC y materiales (Del 0.5% al 0.8% según la actividad económica del OG) $ (___________)
TOTAL (A) + (B) + (C) + (D) + (E) – (F) – (G) – (H) $ ____________
Son: (Valor en Letras)
DATOS GENERALES
Nombre Proponente del Proyecto ________________________________________________________________________________
No. Identificación del Proyecto ________________________________________________________________________________
Duración del Proyecto ________________________________________________________________________________
Municipio ________________________________________________________________
Barrio ____________________________ Dirección ________________________________________________________
ORGANISMO DE GESTION
Nombre____________________________________ Cuenta Bancaria No.
Nombre del Representante Legal C.C. ___________ Banco ________________________Sucursal ____________________________________
Firma Instrucciones Especiales: ________________ Tipo de cuenta: Corriente Ahorros
Nombre Supervisor: (Nombre Supervisor solo para el Es Sujeto a Retención en la Fuente: SI______ NO______
2do desembolso y desembolso final) Vo.Bo. Supervisor: (Firma Supervisor solo para el 2do. Desembolso y el desembolso final)
(G) MONC: Mano de Obra No Calificada
(H) Se calcula sobre el monto aportado por la Nación para el pago de la MONC. El primer pago se solicitará paralelamente con el primer desembolso; para el segundo, se deberá diligenciar nuevamente
este formulario aunque no se soliciten más recursos
(I) Se calcula sobre el monto aportado por la Nación para materiales. El primer pago se solicitará paralelamente con el primer desembolso; para el segundo, se deberá diligenciar nuevamente este formulario
aunque no se soliciten más recursos
(E) Si el O.G tiene la obligación formal de facturarlo, de acuerdo con las disposiciones tributarias vigentes
(J) Si el O.G no es sujeto de retención en la fuente a título de impuestos de renta, anexar carta del representante legal exponiendo las razones con sus respectivos soportes, de lo contrario se le efectuará
el descuento respectivo.

52
 FORMATO NO. 3: PLANILLA PARA CONTROL DE DÍAS TRABAJADOS POR LOS BENEFICIARIOS

PLANILLA PARA CONTROL DE DIAS TRABAJADOS POR LOS BENEFICIARIOS DEL __________ AL __________
DD/MM/AA DD/MM/AA

PROPONENTE ________________________________________________________________________
ORGANISMO DE GESTION ________________________________________________________________________
PROYECTO_________________________MUNICIPIO_______________________DEPARTAMENTO__________________

NOMBRE DEL DIAS DIAS

No. No. CEDULA FIRMA OBSERVACIONES
BENEFICIARIO TRABAJADOS ACUMULADOS

POR EL PROPONENTE POR EL ORGANISMO DE GESTION

ELABORO ________________________ REVISO ____________________________
(Firma) (Firma)
NOMBRE: NOMBRE:

FECHA: FECHA

Esta Planilla puede ser remplazada por la Planilla Control Días, generada por el SEA

53
 FORMATO NO. 4: CONCILIACIÓN DE CUENTAS POR PROYECTO

FORMATO # 4
CONCILIACION DE CUENTAS
( El Organismo de Gestión debe diligenciar la totalidad de los campos y el supervisor hará la revisión de los soportes)

No Consecutivo de estado de cuenta: Estado de cuenta a Identificación del Proyecto:

Organismo de Gestión

Fecha Documento* No cheque Concepto Ingreso Egreso Saldo

* Numero del Recibo de Caja, Consignación o Comprobante de Egreso

Justificación de la diferencia entre saldo calculado y saldo según extracto:

Concepto Valor Justificación

Observaciones:

POR EL ORGANISMO DE GESTION POR LA SUPERVISIÓN

ELABORO________________________________ REVISO_________________________________
(Firma) (Firma)
NOMBRE_________________________________ NOMBRE________________________________

FECHA_________________________ FECHA _______________________

Nota: Cuando un Organismo de Gestión tenga varios proyectos y en una misma cuenta se manejen los recursos de todos los proyectos, se
deberá hacer la conciliación por proyecto y la conciliación de la cuenta por separado

54
 FORMATO NO. 4A: CONCILIACIÓN DE CUENTAS G ENERAL

CONCILIACIÓN EXTRACTOBANCARIO
CONCILIACION ESTRACTO BANCARIO

No. Consecutivo de la Cuenta Identificación del Proyecto

Organismo de Gestión: Convenio No.: CORTE A

NRO NRO CONSIGNACIONES PAGOS SALDO

CONVENI MANO DE MATERIAL ADMINIS TOTAL MANO DE MATERIAL RETE- ADMINIS TOTAL
PROYECTO PROYECTOS
O OBRA ES TRACION INGRESO OBRA ES FUENTE TRACION EGRESOS

SUMATATORIA SALDO PROYECTOS (1)

Observaciones:
DESCUENTOS
CONCEPTO VALOR

POR EL ORGANISMO DE GESTION

Elaboró
(Firma)

Nombre: VALOR TOTAL DESCUENTOS (2)

Fecha: SALDO (1-2)

Por la Supervisión RENDIMIENTO FINANCIERO

Reviso: SALDO EXTRACTO

(Firma)
Nombre:
Fecha:

55
56
 ETAPA FINAL – PROCESO DE LIQUIDACION DEL CONVENIO

A continuación se hará la liquidación del contrato realizando la conciliación de cuentas y la solicitud del desembolso final.

5 FLUJOGRAMA – Proceso de Liquidación del Convenio

OG solicita visita de supervisión

OG ingresa al SEA el retiro de beneficiarios por terminación de la obra

OG consolida información total del proyecto

OG solicita desembolso Final Soportes para Solicitud del

Desembolso Final
Página 57 - 58
OG realiza la conciliación de cuentas y envía la documentación por correo al FIP

SOPORTES PARA LA SOLICITUD DEL DESEMBOLSO FINAL

• Formato #4 y 4A. “Conciliación de Cuentas” General y por Proyectos

• Copia de los Extractos Bancarios generados a la fecha
• Formato #2 (2A para Bogotá). “Solicitud de Desembolso Final” equivalente al pago final por concepto de administración de los recursos
• Formato #5. “Información suministrada por el Proponente sobre Contrapartidas del Proyecto”
• Formato #6. “Ficha Final del Proyecto”
• Factura por concepto de segundo pago correspondiente a remuneración por administración de recursos (Ver Modelo #7)

El Supervisor anexará:
• Copia del “Informe de Segunda Visita de Supervisión a la Obra”
• Copia del “Informe de Segunda Visita de Supervisión al OG”
• Copia de la “Aprobación de Utilización de Recursos para MAT” definitivo y generado en el SEA
• Copia de la “Aprobación de Utilización de Recursos para MONC” definitivo y aprobado en el SEA

57
• Modelo #9 “Acta de Finalización de Obra”
• Modelo #10. “Acta de Liquidación del Convenio”
Igualmente, el Supervisor realizará la verificación de la cobertura de la Póliza de Manejo de Recursos Anticipados

Si al realizar la conciliación de cuentas se presenta un saldo a favor del DAPR-FIP y/o rendimientos financieros, debe consignarlos en la cuenta del
Tesoro Nacional que se le indique, en un término no mayor a 8 días.

Enviar por E-mail a lbalague@presidencia.gov.co y por fax al número 5662141, dirigido a la doctora Leonor Balaguera, la solicitud del número de
cuenta donde se consignarán dichos excedentes. En la solicitud relacionar el número de proyecto y el número del convenio del cual quedaron
excedentes. Luego de efectuar la consignación, debe anexar copia de recibo correspondiente.

58
ANEXOS: F ORMATOS Y MODELOS ETAPA FINAL

MODELO NO. 9: ACTA DE FINALIZACIÓN DE LA O BRA

MODELO NO. 10: ACTA DE LIQUIDACIÓN DEL C ONVENIO

FORMATO NO. 5: INFORMACIÓN SUMINSTRADA POR EL PROPONENTE SOBRE CONTRAPARTIDA DEL PROYECTO
FORMATO NO. 6: FICHA FINAL DEL PROYECTO

59
 MODELO NO. 9: ACTA DE FINALIZACIÓN DE LA OBRA

Convenio No. _____________________________________________

Objeto del convenio:
Valor del convenio :
Fecha iniciación obras:
Fecha terminación:
Interventor por parte del proponente:
Responsable técnico de la obra:
_____________________________________________
_____________________________________________
_____________________________________________
_____________________________________________
_____________________________________________
_____________________________________________

En ____________(lugar)_______, el día____(fecha)______________, se reunieron: __________(nombre de

la persona) ________________,en representación de ________(nombre de la entidad proponente)_____y,
__nombre de la otra persona)_____________________en representación de____(nombre O.G.) _________,
con el objeto de formalizar la finalización de las obras del proyecto_____(nombre del proyecto)______ el
día _____del mes_______ del año ______, de acuerdo con el Convenio No .____________de fecha
_________, suscrito con el DAPR-FIP, dentro del marco del programa “EMPLEO EN ACCION –
PROYECTOS COMUNITARIOS”

Por el Proponente Por el Organismo de Gestión

FIRMA __________ FIRMA __________
Nombre_________ Nombre_________
C.C. No. _________ C.C. No. _________

60
 MODELO NO. 10: ACTA DE LIQUIDACIÓN DEL CONVENIO

Convenio No. _____________________________________________

Objeto del convenio: _____________________________________________
Valor del convenio : _____________________________________________
Fecha iniciación Convenio: _____________________________________________
Fecha terminación Convenio: _____________________________________________

En ____________(lugar)_______, el día____(fecha)______________, se reunieron: __________(nombre de la

persona) ________________,en representación de ________(nombre de la entidad proponente)_____, __(nombre
de la otra persona)_____________________ en representación de ________(nombre de la OG)_____y __(nombre
de la otra persona)_____________________en representación de____(nombre de la entidad supervisora)
_________, con el objeto de formalizar la finalización del convenio, el día _____del mes_______ del año ______.

La presente Acta se formaliza entre las partes intervinientes una vez revisados por el Supervisor y el OG los
acuerdos del Convenio suscrito entre el DRP-FIP, OG y PROPONENTE.

Por el Proponente Por el Organismo de Gestión Por la Supervisión

FIRMA __________ FIRMA __________ FIRMA __________

Nombre_________ Nombre_________ Nombre_________
C.C. No. _________ C.C. No. _________ C.C. No. _________

61
 FORMATO NO. 5: INFORMACIÓN SUMINSTRADA POR EL PROPONENTE SOBRE CONTRAPARTIDA DEL PROYECTO

INFORMACION SUMINISTRADA POR EL PROPONENTE

SOBRE CONTRAPARTIDA DEL PROYECTO

Identificación del Proyecto #: ____________________________________________________________________________

Convenio ___________________

Objetivo del Proyecto

Proponente ___________________________________________________________________________________
Organismo de Gestión ___________________________________________________________________________________

A. VALOR TOTAL FINAL DE LA OBRA $ _____________________________

B. Valor de los aportes del Programa $ _____________________________

C. Valor Diferencia (A-B) $ _____________________________

Este valor (C) se discrimina así:

1) Valor de materiales NO financiados por el Programa $ _____________________________

2) Valor Mano de Obra NO financiada por el Programa $ _____________________________

3) Valor Otros $ _____________________________

3) TOTAL (C = 1 + 2 + 3 ) $ _____________________________

POR EL PROPONENTE POR EL ORGANISMO DE GESTION

FIRMA___________________________________ FIRMA__________________________________

NOMBRE_________________________________ NOMBRE________________________________

Cédula de Ciudadanía______________________ Cédula de Ciudadanía ____________________

62
 FORMATO NO.6: FICHA FINAL DEL PROYECTO

FICHA FINAL DEL PROYECTO

Identificación del Proyecto #: ____________________________________________ Convenio_________________

Proponente ______________________________________________________________________________
Organismo de Gestión _____________________________________________________________________

Objetivo del Proyecto

I. Datos Generales Finales

Inicio de Obras ___ / ___ / ___ Finalización ___ / ___ / ___
(día /mes/ año) (día /mes/ año)
No. De Beneficiarios ____________________________ Beneficiarios / mes __________________________
No. De Sustituciones ___________________________ No. De Retiros ______________________________
Valor total a la mano de obra hecha por el programa Valor de financiación de materiales
____________________________________________ ___________________________________________
Costo total final del proyecto _____________________ Porcentaje de financiación _____________________
II. Calidad del Proyecto (a criterio del OG)
A. Calidad de las Obras
Buena _______ Media ________ Baja _______
B. Cumplimiento del objetivo
Si ________ No ________ Parcial ______
C. Aceptación general del proyecto
Alta _______ Media ________ Baja _______
III. Concepto general sobre el proyecto y el proceso de ejecución
A- Principales dificultades
1. 2.
3. 4.
B. Principales logros
1. 2.
3. 4.
Comentario general

Firma Organismo de Gestión: _______________________________________

63
64
 EJEMPLO PARA EL TR ÁMITE DE LAS SOLICITUDES DE DESEMBOLSO
Duración del proyecto 5 meses
Costo total del proyecto $ 200.000.000
Costo de Mano de Obra No Calificada a
$ 90.000.000
financiar por el Programa
Costo de materiales a financiar por el
$ 20.000.000
Programa

PRIMER DESEMBOLSO
- R ECURSOS PARA MANO DE OBRA NO CALIFICADA : En este caso se deberá cobrar el 50% del monto a ser financiado por el Programa, en el rubro de
mano de obra no calificada. Vale decir $90.000.000.oo x 0,5 = $45.000.000.oo
- R ECURSOS PARA COMPRA DE MATERIALES : En este caso se deberá cobrar el 50% del monto a ser financiado por el Programa en el rubro de compra
de materiales. Vale decir $20.000.000.oo x 0,5 = $10.000.000.oo
- R EMUNERACIÓN POR ADMINISTRACIÓN DE RECURSOS PARA MANO DE O BRA NO CALIFICADA : En este caso se deberá cobrar el 50% del monto
correspondiente al concepto de administración de recursos para mano de obra. Este, es el equivalente al 6% del monto administrado por la entidad
en el proyecto, para el rubro de mano de obra. Recordemos, si el costo a financiar por el Programa en el rubro de mano de obra es de 90 millones,
el Organismo de Gestión recibirá por concepto de administración de recursos para mano de obra $5.400.000, entonces en esta cuenta se deben
cobrar $2.700.000.
- R EMUNERACIÓN POR ADMINISTRACIÓN DE RECURSOS PARA MATERIALES : En este caso se deberá cobrar el 50% del monto correspondiente al concepto
de administración de recursos para la compra de materiales. Este es el equivalente al 4% del monto administrado por la entidad en el proyecto para
el rubro de compra de materiales. Recordemos, si el costo a financiar por el Programa en el rubro de compra de materiales es de 20 millones, el
Organismo de Gestión recibirá por concepto de administración de recursos de compra de materiales $800.000, entonces en esta cuenta se deben
cobrar $400.000.

En resumen el primer desembolso sería por;

Proyecto de 5 meses
Concepto Monto a cobrar
(A) Anticipo de mano de obra (50%). $45.000.000
(B) Anticipo para compra de materiales (50%). $10.000.000
(C) Anticipo remuneración por administración de $2.700.000
recursos para mano de obra (50%).
(D) Anticipo remuneración por administración de $400.000
recursos para materiales (50%).
(E) IVA sobre administración de recursos $496.000
(F) Retención en la Fuente -0-
(G) Retención sobre el IVA (75%) $372.000
Total primer desembolso $58.224.000

65
SEGUNDO DESEMBOLSO

El Organismo de Gestión solicitará con la anticipación necesaria la visita de supervisión para proceder a la solicitud segundo desembolso (ver formato #
2 (2A para Bogotá) “Solicitud de Desembolso”), de manera que se garantice la disponibilidad de recursos para el pago a los beneficiarios y de los
materiales. Este saldo se girará una vez se encuentre debidamente conciliada con el DAPR-FIP la suma inicialmente entregada. El momento de solicitud
de este desembolso depende de la programación de la obra.

En este segundo desembolso se tendrán en cuenta solamente los rubros de: Mano de Obra y compra de Materiales, ya que el rubro de administración
por el 50% restante, es objeto del desembolso final.

- R ECURSOS PARA MANO DE OBRA : En este caso se deberá cobrar el 50% restante del monto a ser financiado por el Programa
- R ECURSOS PARA C OMPRA DE MATERIALES : En este caso se deberá cobrar el 50% restante del monto a ser financiado por el Programa en este rubro.

En resumen, el segundo desembolso sería por;

Proyecto de 5 meses
Concepto Monto a cobrar
(A) Pago de mano de obra (50%). $45.000.000
(B) Pago de compra de materiales (50%). $10’000.000
Total segundo desembolso $55.000.000

DESEMBOLSO FINAL - “LIQUIDACIÓN DE CUENTAS ”

En este caso se deberán cobrar los montos restantes en el rubro de remuneración por administración de recursos.
- R EMUNERACIÓN POR ADMINISTRACIÓN DE RECURSOS PARA MANO DE O BRA : se deberá cobrar el 50% restante, del monto correspondiente al pago del
Organismo de Gestión por concepto de administración de recursos para mano de obra. Es decir, siguiendo con el ejemplo anterior serían los
$2.700.000 pesos finales.
- R EMUNERACIÓN POR ADMINISTRACIÓN DE RECURSOS PARA MATERIALES : en este caso también se deberá cobrar el 50% restante, del monto
correspondiente al pago a el Organismo De Gestión por concepto de administración de recursos para compra de materiales. Es decir, $400.000
siguiendo con el ejemplo anterior.

En resumen el desembolso final sería por;

(C) Anticipo remuneración por administración de $2.700.000

recursos para mano de obra (50%).
(D) Anticipo remuneración por administración de $400.000
recursos para materiales (50%).
(E) IVA sobre administración de recursos $496.000
(F) Retención en la Fuente -0-
(G) Retención sobre el IVA (75%) $372.000
Total Desembolso Final $3.224.000

66
SÍNTESIS ASPECTOS IMPORTANTES A CONSIDERAR
PAGO DE LOS COMPONENTES DEL PROGRAMA A LOS BENEFICIARIOS Y PROVEEDORES

- MANO DE OBRA : con base en la planilla de trabajo de los beneficiarios (Formato #3) que debe presentar el Responsable de la obra al Organismo de
Gestión, en la cual se registra el período de pago y los días trabajados por cada beneficiario durante este periodo, con la firma de cada uno en señal
de aceptación, el Organismo De Gestión paga el aporte por el valor aprobado a la persona designada por el Proponente, bajo la responsabilidad de
este último. El Organismo de Gestión ingresa al SEA el pago efectuado. (Reporte #2 “Utilización de recursos para mano de obra no calificada”).
- COMPRA DE MATERIALES : para esta actividad el Organismo de Gestión solicita tres cotizaciones, en iguales condiciones para cada material que vaya
a ser adquirido con recursos del Programa y escoge aquella del proveedor que ofrezca mejor precio, con las calidades definidas por el Proponente
(ver modelos 3 y 4).

El Organismo de Gestión debe acordar con cada proveedor seleccionado el plan de despachos, con base en el programa de obra. El material debe ser
enviado a la obra con su respectiva remisión, la cual junto con la entrada del material firmada por la persona encargada en la obra, constituyen el
soporte de recibo del material en la cantidad y calidad requeridas.

Para el pago del material, el Organismo De Gestión cancela la factura enviada por el proveedor, previo recibo de los soportes mencionados e ingresa al
SEA el pago efectuado, discriminando número de factura, fecha, valor antes de IVA y valor total. (Reporte #3 “Utilización de recursos para materiales”).

SEGUIMIENTO A LOS ASPECTOS AMBIENTALES

Para el programa Empleo en Acción - Proyectos Comunitarios es fundamental la consideración de los aspectos ambientales en la ejecución de las
obras. Para ello, se plantea la estrategia de divulgación con afiches acrílicos y cartillas, con el fin de crear conciencia y capacitar a los diferentes actores
que intervienen en las actividades de una obra, para que prevengan, controlen o minimicen los impactos ambientales negativos que puedan producirse,

Por lo anterior es importante la distribución de este material ambiental, para que durante la ejecución de cada proyecto se cumpla con las normas,
criterios y recomendaciones ambientales y sean una verdadera contribución al desarrollo sostenible de las localidades.

INSTRUCCIONES G ENERALES PARA EL ORGANISMO DE G ESTIÓN EN VISITA INICAL

- Verifique que estén todas las condiciones para iniciar las actividades de la obra con el menor riesgo posible.
- Verifique si existen, o han existido, comunicados recientes de la autoridad ambiental sobre el proyecto y la naturaleza de esa comunicación (visto
bueno, exigencias ambientales, recomendaciones, impedimentos, prohibiciones, entre otros).
- Verifique si hay demandas puntuales de la autoridad ambiental o de la comunidad en proyectos tales como, acueductos, alcantarillado, muros de
contención, ubicación en zonas especiales de inestabilidad o de afectación de recursos naturales.

Nota: estas verificaciones de posibles pronunciamientos de la autoridad ambiental se deben hacer verbalmente con el proponente y director de la obra, y
cuando sea posible, en la revisión de los documentos del proyecto que tengan disponibles estas personas o algún conocimiento que tenga el Organismo
de Gestión al interrelacionarse con la comunidad y con la obra misma. Para mayor información sobre este tema diríjase a avega@presidencia.gov.co

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SEGUIMIENTO A LOS BENEFICIARIOS DEL PROYECTO

El Organismo de Gestión debe hacer visitas periódicas al proyecto y confirmar la presencia y los pagos a los beneficiarios. Igualmente debe suministrar
a los beneficiarios números telefónicos, con el fin de que puedan informar sobre eventuales inconvenientes.

Estas visitas tienen como objetivo que el Organismo de Gestión pueda entablar una relación de confianza con los beneficiarios vinculados al Programa
y, evaluar y acompañar el proceso. En esta rutina se deben confirmar los siguientes datos:

• P AGO : Que el beneficiario directo este recibiendo su pago oportunamente.

• PRESENCIA: Que los beneficiarios que se encuentran trabajando en la obra sean los que están inscritos en el registro.
• PERTINENCIA: Que las labores encargadas a los beneficiarios se estén llevando a cabo efectiva y oportunamente. Esto
con el fin de identificar necesidades como reemplazos, retiros, etc.

En el caso de retiro de algún beneficiario del Programa, el Organismo de Gestión deberá hacer el correspondiente registro en el SEA (ver pantalla:
“Retiro de beneficiarios”). De esta manera se actualiza el SEA, permitiendo al Organismo de Gestión contar con información sobre los beneficiarios del
Programa y sus restricciones para trabajar en otros proyectos. En este punto es importante recordar que cada trabajador puede ser beneficiario directo
del programa hasta por un periodo de cinco meses. Es decir, que puede trabajar en el Programa máximo durante este periodo en uno o más proyectos.

PREPARACIÓN Y PRESENTACIÓN DE REPORTES

El Programa recopila toda su información por medio del SEA, éste durante el proceso que hemos venido señalando le exige al Organismo De Gestión el
diligenciamiento de dos reportes básicos; Reporte de utilización de recursos en mano de obra no calificada y Reporte de utilización de recursos en
materiales.

Además existen otras entidades como la Contraloría, las Veedurías Ciudadanas u otras entidades de control, las cuales pueden solicitar información
sobre la ejecución, administración, destino de los recursos y resultados de los proyectos. Esta información debe poder proveerse a partir de los registros
del SEA.

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M ÓDULO IV
SEA: S ISTEMA DE INFORMACIÓN DEL PROGRAMA EMPLEO EN ACCIÓN

El sistema de información del programa Empleo en Acción - SEA, es un conjunto de elementos y herramientas que tienen como finalidad integrar y
comunicar a los Organismos de Gestión, FINDETER, los supervisores y la UCN, entorno a los aspectos procedimentales de los proyectos y beneficiarios
del Programa. A este software se accede por la pagina Web de la CCONG www.ccong.org.co/empleoenaccion y por medio de una clave de acceso
otorgada por la UCN a cada usuario del Organismo de Gestión.

Esta clave deberá ser solicitada por el Organismo de Gestión, una vez legalizado el primer convenio, utilizando el formato “Solicitud de Usuarios del
Sistema SEA”. En dicho formato, el Organismo de Gestión podrá solicitar hasta cinco (5) usuarios distintos, los cuáles podrán acceder al SEA y manejar
la totalidad de la información de los proyectos administrados por la entidad.

Es importante tener en cuenta que los usuarios deben ser personas directamente relacionadas con la ejecución y gestión de los recursos y
proyectos.

Dentro de la información a la cual tienen acceso los Organismo de Gestión se encuentran dos clasificaciones; las pantallas del sistema en las cuales se
deberá diligenciar, consultar o actualizar información y los reportes que el SEA generará para la supervisión y legalización de los cobros y las cuentas.

CÓMO INGRESAR AL SEA

A continuación encontrará las pantallas y los pasos que debe seguir para registrar y consultar la información correspondiente a la ejecución de los
proyectos a su cargo, en los aspectos administrativos, financieros, técnicos, ambientales y gerenciales.

1. El primer paso es abrir el programa de navegación de Internet “Internet Explorador” de Microsoft.

2. Luego confirme la versión de su programa, utilizando el menú ayuda y dando clic en Acerca de Internet Explorer. Si es 5 o superior su programa
le permitirá acceder al SEA. Es recomendable tener en el computador memoria RAM mayor de 64 MB.
3. Escriba en el campo Dirección: http://old.findeter.gov.co/fipwebmobra/paginas/login.htm y marque Enter
4. Aparecerá la pantalla anterior de IDENTIFICACIÓN DEL USUARIO
5. Escriba en el Usuario: El Nombre designado por Empleo en Acción.
6. En la Contraseña: coloque inicialmente la palabra – clave - en minúscula y marque Entrar
7. El sistema le va a pedir cambiar y definir una nueva clave personal. Escoja una palabra nueva que pueda recordar fácilmente. (la palabra puede
tener hasta 10 caracteres, pegados, alfanuméricos, en mayúsculas, minúsculas o combinaciones de ambos). El sistema le va a pedir confirmar
la clave dada anteriormente, debe volver a escribir y luego oprimir cambiar.
8. Inicie la sesión de trabajo.
9. A continuación verá la barra de menú del programa con los siguientes campos: Principal, Proyectos, Gestión y Formatos.

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 I. La ventana Principal despliega dos opciones:
• Principal: que le permite limpiar la pantalla, y ver solo la barra del menú.
• Salir: se usa para terminar la sesión. Coloca nuevamente la pantalla inicial de IDENTIFICACIÓN DEL USUARIO, permitiéndole escoger entre, volver
a entrar al programa SEA, o cerrar el programa Explorador de Windows.

II. La ventana Proyectos presenta:

• Legalización (Consultable)
• Iniciación Visita Inicial: el OG debe llenarlo.
• Suspensión Proyecto (Consultable)
• Reiniciación Proyecto (Consultable)
• Liquidación (Consultable)

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Las ventanas (Consultable) en Proyectos, le permiten al OG conocer la situación del proyecto, por ejemplo precisar fechas importantes en el desarrollo
del mismo: como la Fecha de Registro Presupuestal, que se encuentra en la pantalla de Legalización. Tenga en cuenta e informe al Proponente, que
la obra no puede iniciarse antes de esta fecha, ya que es cuando el DAPR-FIP hace el registro de los recursos aprobados al Proyecto. Esta misma
condición se aplica al ORGANISMO DE GESTIÓN al registrar la “Fecha de Acta de Inicio” (de obra) en Iniciación – Visita Inicial, la cual no deberá ser
anterior a la Fecha de Registro Presupuestal.

También le sirve para verificar las Fechas de Suspensión del Proyecto y Reiniciación del Proyecto, en las pantallas correspondientes. Entre estos dos
periodos no pueden hacerse pagos a los beneficiarios directos, ni desembolsos para compra de materiales, porque el sistema no se los dejará registrar,
y el supervisor no podrá aprobarlos posteriormente. Estas ventanas solo serán actualizadas por el Supervisor o por el DAPR-FIP.

NOTAS IMPORTANTES:
- Para que el usuario pueda activar las funciones del menú (ventanas), debe colocar las barras de desplazamiento vertical y horizontal en
los extremos superior e izquierdo de la pantalla, respectivamente. Los campos que tienen * deben ser llenados, para que el sistema le
permita salvar.

La primera pantalla en la cuál el OG podrá ingresar información es la pantalla de Iniciación – Visita Inicial. Para que el OG pueda ingresar esta
información, el proyecto deberá encontrarse en Estado LEGALIZADO

Para registrar la Iniciación Visita Inicial de la obra, se debe hacer lo siguiente:

• Escriba el No. de identificación del proyecto en la celda correspondiente y marque Consultar.

Tenga presente que la pantalla puede aparecer momentáneamente en blanco. Espere a que el sistema vaya hasta el servidor y regrese con los
datos del cuadro solicitado.

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 • Llene los siguientes campos:

Ø Nombre de quien hace la visita, por parte del Organismo de Gestión.

Ø Nombre del interventor: pregunte al Proponente o escriba no asignado.
Ø Fecha de la visita.
Ø Duración de la visita (en horas).
Ø Fecha del Acta de Inicio de la Obra, que debe ser posterior a la Fecha de Registro Presupuestal, la cual se puede consultar en Legalización.
Ø Conteste ajustándose a la realidad observada en la visita, las preguntas de los Capítulos:
A. Localización
B. Beneficiarios Directos
C. Aspectos Ambientales
D. Materiales financiados por el Programa
E. Resumen de la Visita
F. Avance Observado
G. Cronograma de ejecución de la obra, mensual acumulado y
Recomendaciones y Comentarios
Ø El Capitulo G. Debe diligenciarlo transcribiendo el primer cuadro del Capitulo V, denominado Cronograma Acumulado de Avance de Obra Mensual
que está en la GUIA DE PRESENTACION DE PROYECTOS, el cual el proponente entregó con su solicitud de recursos al programa EMPLEO EN
ACCION – PROYECTOS COMUNITARIOS. Lo debe hacer siguiendo estas indicaciones: Antes de escribir el nombre de cada Capitulo de obra de
la GUIA, numérelos en orden ascendente, empezando por el 01 (use dos dígitos) y luego ponga un punto de separación, como lo puede ver en el
siguiente ejemplo 01.Preliminares, 02.Cimentación, 03.Muros, etc. Tenga en cuenta que puede escribir un máximo de 15 capítulos de obra, y
recuerde que este avance de obra deberá estar expresado en porcentaje (%) acumulado para cada mes. Se permiten cifras con dos decimales; no
es necesario que escriba el símbolo de porcentaje, ni antes ni después de estos números. Recuerde que toda esta información registrada no debe
ser cambiada posteriormente.

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• Vaya al final de la pantalla y marque Salvar. Espere a que el sistema refresque la información grabada y le muestre la pantalla nuevamente.

III. La ventana Gestión presenta las siguientes funciones:

a. Registro de Beneficiarios. el O.G debe llenarlo.

b. Consulta de Beneficiarios por proyecto. (Consultable)
c. Consulta Beneficiarios. (unipersonal por cédula). (Consultable)
d. Retiro de Beneficiarios. el O.G debe llenarlo.
e. Desembolso Mano de Obra el O.G debe llenarlo.
f. Desembolso Materiales. el O.G debe llenarlo.
g. Planillas Control Días. (Imprimible)

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Para hacer el Registro de Beneficiarios.
Nota: para ingresar información en la pantalla de Registro de Beneficiarios, el OG deberá haber ingresado con anterioridad la información de Visita
Inicial en la pantalla correspondiente.
• Escriba la Identificación del Proyecto y marque Consultar.
• Al mostrar en la pantalla los datos del proyecto, dar clic en Insertar, y esperar a que el sistema permita registrar los datos de cada beneficiario,
empezando por la cédula de ciudadanía,( no usar puntos de separación ). Continuar en cada celda hasta completar la totalidad de la fila con la
información solicitada. Repetir el proceso de registro para cada beneficiario en la fila siguiente y así sucesivamente.
• Para moverse fácilmente de celda en celda y hacerlo más rápidamente a lo largo de la fila, puede usar la tecla Tab para adelantar y Shift-
Tab para retroceder. Al terminar, ir abajo en la pantalla y dar Salvar.

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• Esperar a que el sistema verifique los datos de cada beneficiario. Si aparece un beneficiario nuevamente en la pantalla, muévase hasta el extremo
derecho, a la columna “observaciones” y podrá conocer el motivo que impide aceptar el registro de esta persona en esa obra. Por lo anterior, le
recomendamos tener presente permanentemente lo que se explica más adelante sobre el Retiro de Beneficiarios.

Cuando termine de ingresar los Beneficiarios Directos del proyecto, puede confirmar en Consulta Beneficiarios por Proyecto, si el listado
ingresado previamente esta completo y correcto. La fecha inicial que aquí aparece, es la del día del registro, y no importa que se efectúen pagos a
estos beneficiarios antes de esa fecha.

En la pantalla de Consulta Beneficiarios puede chequear todos los datos de un sólo Beneficiario, identificándolo por su cédula de ciudadanía.

En la pantalla de Retiro de Beneficiarios, podrá efectuar el retiro de los beneficiarios. Es muy importante hacerlo oportunamente, para que un
beneficiario pueda vincularse a otro proyecto del programa y completar el período máximo de trabajo al que tiene derecho (5 meses).
El procedimiento es:
• Se identifica el proyecto y se marca Consultar
• Bajar hasta la columna Beneficiario, desplegar la ventana seleccione beneficiario, señalar a quien se va a retirar, escoger el motivo del retiro,
colocar la fecha del retiro y al final de la pantalla salvar. Advertencia: no retire beneficiarios antes de registrar los pagos pendientes que ya se le
hicieron, porque después no lo podrá hacer. Por lo tanto coordine con el proponente o su delegado para que se informe al Organismo de Gestión
oportunamente los cambios y retiros que sucedan en el proyecto, se registren los períodos de pagos pendientes y se efectué rápidamente el retiro
de esa persona en el sistema.
• Cuando la obra se termine totalmente y se registren los pagos por mano de obra pendientes, se debe retirar la totalidad del personal activo e
informar al Supervisor para que verifique la información con sus soportes, apruebe los últimos desembolsos y efectué la visita final para liquidar el
convenio.

A continuación vemos la Planilla de Control de Días Trabajados que debe imprimir y entregar a la persona designada por el proponente y debe
ser devuelta con la información correspondiente a cada periodo trabajado, completamente diligenciada. El ORGANISMO DE GESTIÓN entrega los
recursos solicitados y posteriormente efectúa la verificación en terreno del recibo de los dineros por parte de los beneficiarios. Cumplida la totalidad
de tareas de comprobación establecidas para el OG, se debe proceder a registrar los Desembolsos de Mano de Obra en el sistema, como se
explicará más adelante.

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Para registrar Desembolso de Mano de Obra.
Advertencia: Para poder registrar desembolsos, en indispensable haber registrado previamente en el SEA la información solicitada en la pantallas:
Iniciación Visita Inicial y Registro de Beneficiarios.
• Escriba la identificación del proyecto y oprima Consultar.

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 ¡Aclaración procedimiento! Muévase entre las celdas con TAB para adelantar y SHIFT-TAB para retroceder, esto también le ayuda a colocar el
cursor en el comienzo de la celda que va a llenar.
• Cuando la pantalla muestre los datos del proyecto, puede empezar a escribir en cada celda la información solicitada: En la Fecha Inicial y Final
de Pago escriba las correspondientes al período acordado con el proponente para pagar a los beneficiarios directos de la obra, (la fecha inicial de
pago no podrá ser anterior a la del acta de iniciación de la obra, ni a la de la fecha final del pago anterior, si se hubiera registrado un pago previo).
Las fechas del periodo que va a registrar las encuentra en la Planilla de Control de Días Trabajados; si es necesario regrese y lea nuevamente lo
explicado sobre planilla control días que está en este instructivo. En el Total Días Trabajados coloque la sumatoria de los días trabajados por
todos los beneficiarios directos que participaron en la obra en ese período, este dato también lo encuentra en la Planilla antes mencionada y lo
debe chequear en la obra y contra los demás documentos que solicite al proponente cuando el pago ya fue realizado. En el Máximo No.
Número de Días Trabajados Beneficiario se escribe el máximo número de días que un solo beneficiario trabajó en la obra en ese período, y que
el sistema aplica al oprimir Tab a todos. Esto le ayudará porque el sistema automáticamente coloca ese número frente a cada beneficiario inscrito y
activo que muestra la pantalla, en la columna de DIAS A PAGAR y lo multiplica por el valor que se aportará por día. Como puede haber algunos
beneficiarios que por diferentes motivos no trabajaron ese mismo número de días, podrá colocar el cursor sobre el número que desee modificar y
con clic izquierdo abrir la posibilidad de ponerlo en cero o disminuirlo. No se preocupe si al realizar esta modificación en la columna de DIAS A
PAGAR no cambia el resultado en la columna VALOR A PAGAR para ese beneficiario, el sistema lo hace cuando salve y regrese la pantalla
refrescada.
• El programa Empleo en Acción – Proyectos Comunitarios aportará por día trabajado y por beneficiario, la suma de $ 6.000.oo pesos. El mes se
considera de 30 días y en la Plantilla de Control de Días Trabajados el proponente o su delegado deberá informar el número de días efectivamente
trabajados por cada beneficiario, sin superar los 30 al mes, ni 150 días en el máximo de 5 meses de obra. Como se puede ver en la columna DIAS
DISPON. (días disponibles por beneficiario) inicia con 150 días e irá disminuyendo en la medida en que se registren pagos a ese beneficiario.
• Luego de haber corregido los días que sean necesarios, vaya a la parte superior derecha y salve. NOTA: Revise toda la información antes de dar la
orden de Salvar. Si el sistema encuentra diferencias entre la sumatoria de días por pagar que se va a registrar en el periodo escogido, con el valor
escrito inicialmente en Total Días Trabajados, le pedirá ajustar las cifras para poder Salvar. Incluso cuando ya sean iguales le pedirá confirmar la
acción de salvar. Hágalo cuando este totalmente seguro, pero lea las aclaraciones que aparecen abajo.

Aclaraciones:
Si la Fecha Final Pago del período que se desea registrar es mayor que la Fecha Final Contrato/Convenio, el Sistema no dejará ingresar dichos pagos
hasta que no se amplíe el plazo mediante otro si al contrato y se actualice la nueva fecha de finalización, en la pantalla Prorroga Convenio/Polizas que
es operada únicamente por el FIP. El ORGANISMO DE GESTIÓN deberá coordinar con suficiente anticipación con el Proponente, el FIP y el
Supervisor si esta situación se presenta.

¡Muy importante! Tenga mucho cuidado al escribir las fechas inicial y final, por cuanto al salvar no podrá regresar a corregir y el sistema tampoco
le dejará volver a tomar este rango o fechas intercaladas. Siempre que llame esta ventana en su proyecto el sistema automáticamente le mostrará el día
siguiente al del final del período anteriormente grabado.

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Para ingresar Desembolso de Materiales debe:
• Ingresar el número de identificación del Proyecto y Activar Consulta.
• Cuando la pantalla muestra los datos del proyecto, Activar Insertar, para que el sistema active esta función.
• Iniciar el llenado de las celdas con la fecha de la factura, luego el número de la factura, Valor antes de I.V.A. (no utilizar puntos o comas para miles),
e I.V.A. ; le aparecerá automáticamente el Valor. Total. Continuar usando una fila para cada factura y finalmente Salvar. Aclaración: al igual que en
Desembolso de Mano de Obra no calificada muévase hacia adelante entre celdas con Tab y retroceda con Shift-Tab.
• Cuando deba ingresar más facturas y no haya más filas disponibles, repetir el proceso anterior desde el numeral 1. Luego ir al final de la pantalla y
salvar.
El sistema no le dejará exceder la cuantía asignada para Materiales que aporta el Programa, incluyendo el IVA.

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 IV. La ventana Formatos presenta:
• Verificación Mano de Obra
• Verificación Materiales
• Materiales Borrador
• Mano de obra Borrador

Las pantallas de “Verificación” le permiten conocer el estado (aprobado o pendiente) de los registros ya realizados, tanto para mano de obra como para
materiales y consultar la información registrada en otras formas.
Sólo el supervisor podrá aprobar los registros preparados por el Organismo de Gestión y una vez que les dé su visto bueno (aprobado) ya no podrán ser
modificados.
Lo que esté pendiente de aprobar (ver Verificación Mano de Obras o Materiales) puede ser eliminado si es necesario, únicamente por el OG. Cuando
opte por eliminar alguna fila o filas, debe oprimir el botón de Eliminar y posteriormente el de Salvar para que el sistema aplique la orden. Pero recuerde
que en mano de obra no podrá registrar en el mismo período de tiempo ya salvado ningún nuevo pago; por lo tanto, debe tener sumo cuidado al
ingresar la información en la pantalla de Desembolso Mano de Obra. Realizar todos los pasos e ingresar la información con atención, y considerando las
aclaraciones dadas. Las pantallas “Borrador” presentarán información cuando este pendiente por aprobar algún registro por parte del supervisor, de lo
contrario no contendrá información.

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