Sistemas de Gestión Empresarial
UT3 - Uso del sistema ERP-CRM
Partimos del estado de nuestro sistema en el tema anterior. Un servidor Ubuntu Linux con Odoo y
Postgresql instalados y configurados correctamente. Además se han instalado los addons de la
localización española usando las rutas /opt/odoo8/i10n-es y /opt/odoo8/extra-addons.
Creamos una base de datos en blanco llamada Biciworld con los módulos instalados Contabilidad,
Ventas, Compras, CRM, Gestión de almacén. Además instalamos la localización española
PGC2008, topónimos y i10n_es_partner.
En esta unidad vamos a ver como operar con los distintos módulos que nos ofrece Odoo.
3.1 Gestión de la compra-venta
Tenemos una empresa Biciworld que se dedica a vender bicicletas y accesorios de ciclismo a los
clientes y a abastecerse de proveedores. Veamos como realizar la compra-venta de productos con
facturas para los clientes, control de stock y estado de inventario y realización de informes de
compra-venta.
Al posicionar el cursor sobre el logo de Odoo en la parte superior izquierda podremos establecer los
datos de la empresa. También podremos hacerlo en Configuración/Configuraciones
generales/Configurar datos de su compañía.
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Datos de empresa a establecer
Empresa: Eduardo Fernández Rus – BiciWorld
NIF: 4732850T
Dirección: 28045, Madrid, Madrid, España
Cuenta: ES87 0086 0012 6512 0000 5632
Dirección sucursal: Banif, Calle de la Esfera, 23. 28045-Madrid
Cantidad inicial: 68000€
Creación de socios
Se considera socio a cualquier persona con la que
tenemos relación. Principalmente serán de dos tipos,
clientes y proveedores, aunque podemos crear las
categorías que necesitemos para nuestra empresa en
Ventas/Configuración/Segmentación de contactos.
En primer lugar crearemos los proveedores en Compras/Compras/Proveedores o en Ventas/Clientes.
En cualquier caso, al añadir el nuevo socio debemos marcar las casilla cliente, proveedor o ambas.
Proveedores
Forci, S.A. Luis Gómez S.L.
C/ del Periquito 5 Polígono Industrial El LagaoC/ Constanza,
08010 Barcelona Nave 7
NIF 76010122k 28033Madrid
Tel: 933021021 Madrid
Fax: 933022022 España
www.forcisa.com NIF ES26009807G
Tel: 913445445
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SegurBike S.L. TodoBici S.A.
C/ Olivar, 1 Carretera de Carril, s/n
23004Jaén 36600Vilagarcía de Arousa
Jaen Pontevedra
España España
NIF ES52384101Z NIF ES23143554B
TEL 953099388 Tel 986506200
A continuación debemos dar de alta a los clientes con los que trabajamos en Ventas/Clientes. Si de
momento no tenemos clientes podremos darlos de alta en el mismo instante en que se genere la
compra.
Datos de clientes
Bike Total, S.L. Eurodeporte, S.A.
Carretera Madrid-Toledo, 1 Calle del Peral, 34
28320 Pinto Madrid 06001 Badajoz
NIF 13900657D NIF 43137964S
Creación de categorías, productos y stock inicial
El funcionamiento de la empresa es comprar productos a los proveedores y vender sus productos a
los clientes, siendo estos productos los mismos (actuando como distribuidores) o fabricándolos en
un proceso productivo. En este ejemplo seremos simples distribuidores. En primer lugar debemos
clasificar los productos que deseamos vender. Una clasificación eficiente facilitará su localización
por parte de los cliente.
Para crear las nuevas categorías nos dirigimos a Ventas/Configuración/Categorías y atributos de
productos/Categorías de producto
En nuestro ejemplo podemos crear las siguientes categorías.
Una vez creadas las categorías, toca comenzar con la base de datos de productos. Es el trabajo más
costoso, crear y mantener actualizada la base de datos. La gestión de stock será automática por lo
que conviene crear correctamente los productos y posteriormente el proceso será transparente para
nosotros. Los productos se crean en Ventas/Productos/Productos
Debemos establecer Información/Tipo de producto, Abastecimient/Rutas y Contabilidad/Categoría
e Impuestos
Consumible significa no gestionar el stock, Almacenable si se gestiona y servicio si no es un
producto
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El precio de venta se puede calcular de diversas maneras estableciendo nuevas opciones en la
configuración del usuario marcado con Características técnicas. De momento será fijo.
En la pestaña inventario podemos establecer el peso de los productos para calcular portes y la
ubicación de los mismos en el almacén. Una gestión básica de almacén incluirá el estante, fila y
caja en la que ubicar el producto.
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Productos
Proveedores Artículos Categoría Precio compra € Precio venta
Forci, S.A. FOR-PA PASEO 120 +60
FOR-MO MONTAÑA 120
FOR-PLE PLEGABLE 150
Luis Gómez, S.L. BIPA-3 PASEO 180 +40
BIPA-5 MONTAÑA 170
BIPA-7 PLEGABLE 190
Todobici, S.A. PH-1 PASEO 200 +50
PH-2 MONTAÑA 210
Segurbike, S.L. Segurcha SXL ACCESORIOS 2,5 5
HICA Casco ACCESORIOS 9,5 19
Realiza una copia de seguridad de la BBDD con el nombre biciworld_v0 .
Órdenes de compra
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Desde Compras / Compras / Pedidos de compras creamos las órdenes de compra, en ella se
establece el proveedor y los productos a solicitar. Dependiendo de la complejidad de nuestra
empresa, podremos realizar directamente un pedido o deberemos solicitar previamente un
presupuesto. También puede ser que debamos realizar una solicitud de compra que deba aprobar el
departamento de contabilidad y una vez aprobada se convierta en pedido.
Si hemos configurado correctamente el producto, el precio e impuestos aparecerán automáticamente
al añadir una nueva línea de compra. Si estamos usando alguna configuración diferente para el
cálculo de precios, aquí deberemos introducirlo (de momento no las usamos). También puede darse
el caso de que no compremos unidades, sino metros, kilos, etc... esta opción estará activa si la
establecemos en Configuración/Compras/Pedido de compra/Pedido de compra/Gestionar
diferentes unidades de media. En esta misma ubicación podremos seleccionar diferentes tipos de
precios para los productos.
Tras finalizar la introducción de líneas de compra podemos obtener el total pulsando sobre el enlace
actualizar en la parte inferior derecha o directamente al guardar la orden de compra convirtiéndose
en borrador.
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Cuando el proveedor nos confirma el presupuesto de compra pulsaremos sobre el botón de
confirmado y se convertirá en pedido de compra.
En ese instante la compra pasa a confirmada y queda a la espera de recibir los productos.
Simultáneamente se crea un albarán de entrada para el almacén.
Y una factura en borrador (sin número) en contabilidad de facturas a proveedor.
Cuando llegan los productos pasamos a completar el proceso de compra. Debemos utilizar el
albarán de entrada para recepcionar los productos. Tras comprobar que todos los productos están,
haremos el pago de la factura.
E n Almacén/Todas las operaciones veremos el albarán que se encuentra retrasado. Lo abrimos y
tras la comprobación de los productos y su correcta ubicación en el almacén, pulsamos en
Transferir para que el stock se actualice.
E n Contabilidad/Proveedores/Facturas de proveedor dispondremos de la factura en borrador. La
abrimos y realizamos el proceso de pago en 3 fases. Primero se aprueba/valida, una vez validada se
pasa a realizar el pago pulsando sobre Pagar factura.
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Seleccionamos Efectivo/Tarjeta y validamos. La factura habrá pasado al estado Pagado.
En Almacén/Productos/Productos ya aparece el stock disponible de la mercancía.
Realiza las siguientes órdenes de compra:
Cantidad Modelo Estado
2 BIPA-3 Realizado
3 BIPA-5
0 BIPA-7
2 FOR-PA Realizado
1 FOR-MO
2 FOR-PLE
3 PH-1 Pendiente
3 PH-2
15 Chaleco Realizado
Segurcha
SXL
10 Casco HICA
Realiza una copia de seguridad de la BBDD con el nombre biciworld_v1 .
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Órdenes de ventas
Cuando un cliente quiera comprar
algo tendremos que hacer una
orden de compra con los
productos deseados, crear un
albarán de salida para la entrega y
la factura correspondiente.
La orden de compra se forma
siempre por dos partes
imprescindibles, una para el
almacén (albarán de salida) y otra
para el cliente (factura). El orden
de cómo se procesen estos
elementos creará cuatro flujos de
trabajo posibles.
De los dos flujos expuestos,
usaremos el segundo ya que
aporta mayor eficiencia.
Los nuevos pedidos de venta se crean en Ventas / Ventas / Pedidos de venta. Se crea de manera
similar al pedido de compra si bien, aquí cabe especificar tarifa, los descuentos en cada línea de
pedido y métodos de abastecimiento del producto si procede.
Para habilitar la utilización de tarifas y descuentos en línea de productos debemos ir a
Configuración / Ventas
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En Presupuestos y pedidos de venta / Características del cliente establecemos el uso de tarifas de
precios.
Una vez establecida la
opción, si nos
dirigimos a Ventas /
Configuración / Tarifas
podremos crear nuevas
tarifas aplicables a los
distintos clientes que
tengamos. De igual
modo, en la opción
Presupuestos y pedidos
de venta /
Características de los
p r o d u c t o s podremos
establecer descuentos
en cada línea de
producto de la orden.
Tras el presupuesto, se generará el pedido de venta y se quedará pendiente de facturar.
Si no disponemos de suficiente stock, nos avisará al seleccionar el producto y también
posteriormente al tramitar el pedido.
Si debemos realizar un pedido de compra para satisfacer la venta, no generaremos el pago de la
factura hasta que no se reciba el correspondiente albarán de entrada.
En el pedido también podemos establecer Otra información, como por ejemplo la política de
facturación (Bajo demanda, sobre la orden de entrega, o antes del envío), entregar cuando estén
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todos los productos disponibles o inmediatamente al haber disponibilidad de cada producto...
Una vez confirmado el pedido se generará la orden de entrega (albarán de salida) y la factura final,
pudiendo procesarse ambas en paralelo.
En este punto, no hay diferencia con la orden de compra. Debemos buscar la factura a clientes en
Contabilidad y seguir el mismo proceso que hicimos en la compra, imprimiendo una copia para el
cliente. En albaranes de salida (Almacén / Albaranes de salida) y procesaremos el albarán con el
pedido para gestionar correctamente el stock. Hay que realizar ambos procesos para actualizar el
almacén y la contabilidad de la empresa.
Pedidos a realizar
Bike total
2 unidades de cada producto de Forci
2 unidades de cada producto de Todobici
¿Qué sucede cuando no hay stock? Crea una orden de compra cuando sea necesario (o fuerza la
disponibilidad).
Eurodeporte
3 unidades de bipa3 y 5
2 unidades de cada producto de Forci
6 unidades de chalecos y 4 cascos
¿Qué sucede cuando no hay stock? Realiza una orden de compra manual para satisfacer la demanda.
Realiza una copia de seguridad de la BBDD con el nombre biciworld_v2 .
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Gestión de almacén
La gestión de almacén se base en dos principios, Ubicación y Almacén, estando ambos
relacionados. Un almacén es una localización física de existencias, dividiéndose cada uno de ellos
en ubicaciones diferentes. Así un almacén estará formado por al menos una ubicación. Los
elementos se desplazarán entre ubicaciones dejando constancia de ello en el sistema a través de los
albaranes.
Existen tres tipos de albaranes, de entrada, de salida e internos. Los de entrada se utilizan en la
recepción de mercancía, los segundos en la salida de productos del almacén y los terceros para
realizar movimientos entre almacenes o ubicaciones propias de la compañía.
Para realizar todas las configuraciones posibles se han definido tres tipos de ubicaciones diferentes.
• Ubicaciones físicas; representan la estructura física de un almacén existente.
• Ubicaciones de socios; utilizadas para conciliar existencias que se venden y se compran en
contabilidad
• Ubicaciones virtuales; usadas durante la producción para el desplazamiento de mercancías
por distintas fases o localizaciones distintas de producción.
El almacenaje utiliza un sistema de gestión de doble entrada, representando cualquier movimiento
de stock mediante la salida de ubicación y la entrada en otra. La suma total de entradas y salidas
debe ser cero.
El sistema implementa la gestión mediante dos valores, el valor real y el virtual. El real es la
cantidad existente total en este momento del producto, mientras que el virtual se calcula sumando el
valor real de los productos que esperamos recibir y restando los que vamos a distribuir. El valor
virtual se utiliza para lanzar las reglas automáticas de abastecimiento y el real se utiliza en las
ventas para mostrar las existencias.
• Ubicación: es una parte de la estructura jerárquica que representa la sección de un almacén.
Existen los siguientes tipos:
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◦ Vista: ubicación organizativa que puede contener otras ubicaciones. No contiene stock.
◦ Clientes y proveedores: ubicaciones virtuales que representan la salida y entrada de
productos
◦ Interno: gestión de stock o existencias.
◦ Inventario: usado para la gestión de correcciones manuales del inventario. Por ejemplo,
con cambios manuales sin albarán.
◦ Producción: usado en la gestión del material básico que forma un producto.
◦ Abastecimiento: es una ubicación temporal usada para la compraventa cuando el sistema
no puede determinar el origen o destino de un producto.
◦ Transito: se utiliza para movimientos entre diferentes sedes.
Existe también la posibilidad de desplazar objetos de una ubicación a otra automáticamente
sin la necesidad de albaranes. A esta característica se le conoce como ubicaciones enlazadas.
Por ejemplo, cuando llega material se recoge en una ubicación y se desplaza a otra diferente
para controlar la calidad.
• Almacenes: se utiliza para agrupar varias ubicaciones y gestionarlas de forma conjunta. Un
almacén consta de una ubicación de entrada (desde donde provienen las mercancías), una de
salida (donde se desplazarán los elementos al moverlos) y una de existencias desde donde se
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venderán productos.
La gestión puede ser muy compleja teniendo que comprobar el estado de cada producto y
lanzar las órdenes de compra correspondientes.
El sistema permite también establecer:
• Reglas push: cuando la mercancía llega a un sitio, la desplazo a otro (push)
Por ejemplo, para usar en el control de calidad.
• Reglas pull: cuando necesito mercancía en una localización, la desplazo(pull) desde otra
localización.
Por ejemplo, al realizar una venta la desplazo desde existencias hacía clientes.
• Rutas: para establecer un conjunto de reglas push/pull a un producto.
Por ejemplo, pick-pack-ship
Stock → Pick → Packed → Customer
O drop-shipping, cuando el vendedor envía directamente al cliente
Para operaciones sencillas nos podemos ayudar de órdenes de abastecimiento automáticas, que se
lanzan cuando se cumplen unas reglas establecidas sobre los productos. Se debe tener en cuenta que
se hace uso del stock virtual (no el real) para lanzar las reglas. Para que funcione perfectamente este
mecanismo, cada producto debe tener los datos del proveedor establecidos.
Para realizar el ejemplo que vamos a mostrar lo primero es ir a Configuración / Almacén
/Ubicación y Almacén
De este modo podremos ver los movimientos del sistema en tiempo real (a costa de sobrecargarlo) y
dispondremos de opciones extra al crear los almacenes.
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Ejercicio:
Biciworld necesita de un almacén para guardar toda la mercancía ya que la tienda se está quedando
pequeña. Implementar un almacén NAVE encargado de realizar las compras a proveedores y que
realice transferencias de mercancías a la TIENDA cuando esta las necesite. TIENDA será la que se
encargue exclusivamente de las ventas a los clientes.
Podéis encontrar información más completa (en inglés) en http://openerpbook.com/warehouse/index.html
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