Módulo

Herramientas digitales para las Organizaciones educativas

Actividad

Sistemas de información de las organizaciones

Docente

Myriam Báez Sepúlveda

Estudiante

Leidy Johana Márquez Salazar

Universidad de Santander

Centro de Educación Virtual CVUDES

Maestría en tecnologías digitales aplicadas a la educación

Noviembre, 2020
 Introducción

Esta actividad se realizó con el fin de exponer la importancia de los Sistemas de

Información (en adelante SI) en el desempeño de las organizaciones educativas. Este
propósito se logró gracias a la descripción que se hizo de los mismos y cada uno de sus
componentes, de tal forma que una vez conociendo de qué modo están hechos y cómo
funcionan, se asociaron a su injerencia dentro de la optimización de procesos y el alcance de
competitividad de las organizaciones educativas (UNESCO, 2011). Por tal motivo fue
necesario identificar qué tipo de procesos son los que se llevan a cabo en cada una de las
dimensiones educativas y mediante qué SI en cada uno según el mapa de procesos de la
organización educativa.

En la siguiente parte del documento se exploró cómo aportar apoyo y solución a una
institución educativa, para brindar soporte y calidad en los resultados de la gestión
académica, administrativa y estratégica, de acuerdo a sus propósitos de gestión y la
importancia de los SI en el manejo de los procesos internos.

Por último, se hizo un esquema con su respectiva explicación acerca del valor de los sistemas
de gestión y el soporte que las herramientas digitales y los SI le dan para conseguir el
desarrollo integral que le permitirá a las instituciones educativas ofrecer educación y
conocimiento de calidad Libro Electrónico Multimedial (en adelante LEM) (2020). Es decir,
una muestra gráfica que generaliza de manera sucinta las ventajas de las innovaciones
tecnológicas al servicio de la educación como un servicio arrojado cada vez más a la
vanguardia y a las múltiples posibilidades de intercomunicación digital.
 1. Sistemas de información y gestión educativa

1.1. Componentes de los sistemas de información

Los sistemas de información (en adelante SI) está conformado por dos componentes:
un conjunto de aplicaciones de software que sirven como soporte para la ejecución de
procesos al interior de la organización en la que se implementan, de tal forma que
automatizan el flujo de datos o información entre los diferentes procesos. El otro
componente es la parte física en el que tal software se ejecuta, es decir, el hardware específico
pata tal fin. Ahora, a través de internet, se puede acceder a la información que dichos sistemas
ofrecen para determinados fines (Ministerio de Educación Nacional, 2019) (en adelante
MEN). En ese sentido, tales SI, apoyan dentro del Instituto Técnico Marco Fidel Suárez,
diferentes procesos clave para el correcto funcionamiento de la organización a saber: los
académicos o curriculares, los financieros o de recursos, los de gestión administrativa o
directiva y los de gestión a la comunidad.

Vale la pena nombrar las partes esenciales que los SI poseen además de la nombradas
anteriormente, para entender de mejor forma su composición.

Dispositivos de almacenamiento: a través de los cuales es posible conservar los

datos y la información que se ha ingresado u obtenido de los procesos del SI.

Interfaces de entrada: elementos con los cuales es posible ingresar datos al SI

(mouse, scanner, teclado).

Dispositivos periféricos: son los artefactos que se pueden conectar al hardware para
ejecutar procesos en el SI, ya sea de modo alámbrico o inalámbrico (LEM, 2020).

Cada uno de estos elementos trabajan coordinadamente para realizar en esencia las siguientes
operaciones básicas

Procesamiento de Almacenamiento
Entrada de datos datos
de datos Salida de datos
Se pueden sistematizar tres tipos de procesos, los estratégicos. Los claves y los de apoyo
En este orden de ideas en mi institución educativa se apoyan los siguientes procesos con las
diferentes actividades puntuales

estratégicos claves apoyo

• Evaluación • Sistema de
matrículas
y planeación (SIMAT) • Contabilidad
institucional
• Planeación • Presupuesto
de clases.
• Contratación
• Planeación
• Gerencia de •Administración
estratégica actividades del recurso
pedagógicas
humano
• Seguimiento a
• planes de la Inasistencia • Estadísticas
mejoramiento

Se asocian diferentes SI con la gestión educativa al interior del Instituto Técnico

Marco Fidel Suárez, más que todo en lo que tiene que ver con la gestión académica,
administrativa y de calidad y que se ejecutan en cada una de las dimensiones educativas para
aportar calidad al servicio que sus usuarios buscan.
1.2 Sistemas de información sobre la gestión en instituciones educativas para apoyar
su gestión académica, administrativa y estratégica

 Gestión académica o curricular

Manizales Cuidad Digital es una plataforma que como tecnología digital fue
pensada para llevar el registro de las notas de los estudiantes, de su asistencia así como la
valoración de su comportamiento a través de la nota de convivencia. Su importancia es
evidente, pues es fundamental para conocer el desempeño académico de los estudiantes y el
nivel durante su año escolar. De esta manera, docentes y directivos conocen este indicador
y pueden plantear programas o estrategias para mejorar el nivel académico, en el caso de
que este sea bajo o mediocre.

 Gestión Administrativa y Estrategica

El SIMAT (sistema integrado de matrícula), por ejemplo, es una tecnología digital
con el que se lleva a cabo todo el proceso de matrícula de los estudiantes y con el cual es
posible llevar un registro eficiente y organizado de los estudiantes activos académicamente
en tiempo real. (Gestión académica)

Sapiens: Es el nombre de un programa contable que utiliza la institución para

manejar presupuesto y en general todo el movimiento contable: ingresos, egresos, facturas,
estados de pérdidas y ganancias, balances, caja diaria, inventario dicho programa permite
tener actualizada toda la información financiera de la institución que posteriormente debe
ser remitida a la secretaria de educación certificada y en casos especiales a las entidades de
control cuando ellos lo requieran.

 Gestión a la comunidad y gestión pedagógica

En esta gestión también se usan los Blogs sobre proyectos transversales, pues si
bien hace parte de la gestión académica, también presta servicios en esta área, al aportar a
los padres de familia y acudientes de los estudiantes, contenidos pertinentes para su
socialización en su calidad de integrantes indirectos de la comunidad académica.
 Mapa mental los procesos de una institución educativa pueden apoyarse con el uso de un SI, y mediante qué SI en cada
proceso, según su mapa de procesos

Fuente: creación propia a través de la herramienta CMAPTOOLS.

Enlace al mapa conceptual: https://cmapscloud.ihmc.us:443/rid=1WBNNC1BT-2CZP6PY-1HS9STQ

 2. Herramientas digitales y sistemas de información para solucionar los
problemas de la gestión educativa
2.1 Elementos para dar soporte a una institución educativa en estudio
La importancia de incorporar modelos de gestión educativa es manifiesta para una
institución educativa en estudio, pues son ellos los que permitirán optimizar los procesos
esenciales de la educación en el contexto particular que se va a crear (MEN, 2008). Tales
modelos atenderán las demandas exigidas por los cambios sociales y tecnológicos que esta
época presenta, con lo cual se fortalecerá la calidad educativa de la institución, a través de
proyectos, planes y programas, cuya ejecución dependerá de la correcta asignación de roles
y responsabilidades a los actores educativos adecuados por la pertinencia que demuestren
para su incorporación en dichas iniciativas. Esto, de la mano de nuevas herramientas
tecnológicas digitales y sistemas de información novedosos, conformará un paso
importante en la solución de las necesidades que ahora aquejan a las instituciones (LEM,
2020). En consecuencia, tales decisiones conformarán modelos eficaces para lograr la
mejora en los aspectos que cada plantel considere necesario.

Con ese fin en mente, es primordial incorporar SI que fortalezcan o apoyen el mapa de
procesos que la institución ha creado para sí, como el camino para lograr la máxima calidad
y excelencia, tanto internamente entre sus colaboradores como para sus usuarios y la
comunidad académica de manera externa (MEN, 2019). Así pues, los SI desempeñarán un
rol clave en el tratamiento de la información y en el flujo de datos de acurdo a cada gestión
y a sus propósitos esenciales, de tal modo que se lleven a la práctica los ideales de un
modelo educativo incluyente, abierto a la vanguardia tecnológica y que muestra intenciones
de darse apertura al mundo interconectado y globalizado. Las herramientas digitales no
pueden dejarse de lado, más bien hay que hacer cada vez más uso de ellas, para propiciar
ambientes académicos basados en la tecnología, con lo cual se mejorará el nivel de la
institución y a su vez el de sus estudiantes, ya sea por medio de CANVA, una herramienta
de diseño gráfico que sirve de interfaz para compartir y creare contenido , que hace uso del
internet y presenta diversas funcionalidades para explotar las habilidades digitales de los
integrantes del plantel en estudio. Otra herramienta digital, por ejemplo, es Cmap Tools,
que permite crear mapas, mentefactos, conceptos gráficos y que deja desarrollar las
habilidades de los estudiantes de manera digital y tecnológica y aportar de mejor manera en
la construcción de ideas y contenidos diversos.

Todo lo anterior apoya la gestión, regulación, control y mejoramiento de las

instituciones educativas, lo que redunda en el fortalecimiento de la calidad, entendida desde
un modelo estratégico-participativo que expone cómo en la educación es posible articular
los recursos de tipo humano, técnico, material y financiero para la consecución de metas,
sin asumir un conjunto de normas inamovibles (UNESCO, 2011). En su lugar aparte da un
modo flexible que implica el trabajo entre los actores educativos y genera cambios
mediante proyectos creados. De este modo se logran los propósitos de gestión y la calidad
educativa, perseguida por las instituciones y que consiste el concepto en desplegar un plan
de mejoramiento continuo que impacte cada una de las cuatro áreas de gestión que
establece el Ministerio de Educación Nacional para la gestión institucional, detectando las
fortalezas que ya se poseen y las debilidades que hay que mejorar. Pues la calidad no
repercute exclusivamente en los resultados académicos, sino en las otras esferas que
comprenden la realidad educativa, y de las cuales depende la optimización de las cuatro
áreas ya nombradas tanto en sus procesos, resultados, elección de personal y buenas
prácticas.

2.2 Esquema y explicación

Las instituciones educativas son en la actualidad organizaciones complejas que

antes de crearse, son pensadas como empresas supeditadas al alcance de logros y metas,
cuyas iniciativas buscan un funcionamiento eficiente para dar respuesta a la demanda de
sus usuarios más inmediatos, los estudiantes (LEM, 2020). Por consiguiente, implementan
modelos por medio de los cuales materializar sus metas, ligadas ante todo, a la eficiencia, la
calidad y el incremento del conocimiento. Es necesario aclarar dichos propósitos, de cara a
la consecución de los objetivos centrales, que pueden ser la vinculación de los actores de la
comunidad académica a todos los aspectos de la vida educativa, mejorar las plataformas
tecnológicas para un mejor desarrollo de los contenidos del currículo y conseguir un plantel
interconectado con las necesidades apremiantes del mundo globalizado.
 En resumen, se trata de desplegar una serie de modos y herramientas, que en perfecto ejercicio con el adecuado recurso
humano, emprende una unión eficaz de personal y tecnología para sacar adelante una educación de calidad, que estimula el manejo de
criterios de vanguardia, presta a la innovación y la intercomunicación.

Fuente: creación propia a través de la herramienta CMAPTOOLS.

Enlace al mapa conceptual: https://cmapscloud.ihmc.us:443/rid=1WBSG8F05-1TMV5TM-1JGVT0J

 Conclusiones

Esta actividad permitió conocer los SI como herramientas tecnológicas de

vanguardia de apoyo a los procesos que tienen lugar en las organizaciones educativas,
cuyas ventajas repercuten en las cuatro dimensiones para su gestión. Por tal motivo, ellas
permiten optimizar la gestión organizacional y pensar de manera eficiente el seguimiento
de las actividades propias de la institución, gracias a evaluaciones constantes, mejoramiento
continuo y el alcance de la excelencia con los modelos para la enseñanza y el aprendizaje,
gracias a su pertinencia, adaptación al contexto y a las necesidades actuales de un mundo
globalizado e interconectado.

Se describieron los SI y cada uno de sus componentes, gracias a lo cual se

comprendió la complejidad de dichos sistemas y las facilidades que aportan para el manejo
organizado de la información en las instituciones educativas, que procesada como datos de
entrada, almacenamiento de resultados y datos de salida, incrementan el nivel de
optimización de los procesos en su interior con respecto a las actividades que tiene que
llevar a cabo para funcionar correctamente. Todo lo anterior aporta mayor eficiencia,
control y celeridad, lo que produce calidad educativa.

Esta y las actividades anteriores mostraron que la educación actual está cada vez
más avocada a la innovación, a la interconexión, al uso de herramientas digitales y
dispositivos tecnológicos. De ahí el propósito por describir en cada una de ellas los
elementos más relevantes sobre todos los aspectos que la enseñanza y el aprendizaje han de
abordar, para que las organizaciones educativas ofrezcan educación y conocimiento de
calidad, por medio de la vanguardia de los SI y su apoyo a las gestiones y dimensiones
educativas.
 Referencias bibliográficas

Libro Electrónico Multimedial (LEM). (2020). Sistemas de gestión para educación

mediados por TIC.

Ministerio de Educación Nacional (MEN). (2008). Guía para el mejoramiento institucional

de la autoevaluación al plan de mejoramiento. Recuperado de:
https://www.mineducacion.gov.co/1621/articles-177745_archivo_pdf.pdf.

_________________________________. (2019). Sistemas de Información. Recuperado de:

https://www.mineducacion.gov.co/1759/w3-propertyvalue-55327.html.

UNESCO. (2016). Tecnologías digitales al servicio de la calidad educativa. Santiago de

Chile. Recuperado de: http://unesdoc.unesco.org/images/0024/002451/245115S.pdf.