SERVICIO DE DISEÑO Y DESARROLLO

DEL CURSO DE OFIMÁTICA

EN MODALIDAD VIRTUAL SINCRÓNICA PARA EL

FORTALECIMIENTO DE CAPACIDADES DEL PERSONAL
ADMINISTRATIVO FOCALIZADO DE LAS INSTITUCIONES
EDUCATIVAS PÚBLICAS

MICROSOFT
WORD 2016
 ÍNDICE
ÍNDICE ................................................................................................................... 1
PRESENTACIÓN ................................................................................................... 2
II. ENTORNO GRÁFICO DEL MS-WORD 2016 – SESIÓN 2 ............................ 3
2.1. CÓMO CORTAR, COPIAR Y PEGAR TEXTO ......................................... 3
2.1.1. Cómo copiar y mover texto con los comandos del Portapapeles ......... 4
2.1.2. Cómo usar el mouse para copiar o mover texto ................................... 4
2.1.3. Eliminación de párrafos en blanco........................................................ 5
2.1.4. Cómo usar Copiar formato ................................................................... 5
2.2. DAR FORMATO AL TEXTO ..................................................................... 5
2.2.1. Sangría y Espaciado ............................................................................ 5
2.2.2. Alineación. ............................................................................................ 6
2.2.3. Sangría. ................................................................................................ 6
2.2.4. Espaciado. ............................................................................................ 6
2.2.5. Interlineado ........................................................................................... 6
2.3. ORTOGRAFÍA Y GRAMÁTICA ................................................................ 7
2.3.1. Revisar mientras se escribe ................................................................. 7
2.4. DOCUMENTO: MEMORÁNDUM ............................................................. 9
2.4.1. Partes de un Memorándum .................................................................. 9
2.4.2. Tipos de memorándum ....................................................................... 10
2.4.3. Ejemplo de memorándum .................................................................. 11
2.5. DOCUMENTO: INFORME ..................................................................... 11
2.5.1. Partes de un Informe .......................................................................... 12
2.5.2. Tipos de Informe................................................................................. 12
2.5.3. Ejemplo de un Informe ...................................................................... 13

Microsoft Word 2016

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 PRESENTACIÓN

Cursos interactivos sobre materias especializadas en los que el alumno avanza de

forma guiada bajo una concepción “learning by doing” (aprender haciendo). En los
cursos del Área de Informática, el alumno interactúa con el programa informático
en el que se está formando en las Áreas de Administración, el alumno se involucra
en situaciones reales convirtiéndose en el verdadero protagonista de la formación.
Nuestros cursos pueden ser realizados por cualquier alumno sin necesidad de
conocimientos previos, pudiendo llegar al nivel de profundidad y complejidad que
cada alumno requiera siguiendo un avance progresivo. Además, son altamente
intuitivos y sencillos de utilizar y ofrecen manuales de gran profundidad que amplían
el contenido interactivo.
Se presenta la suite ofimática Microsoft Office 2016, en ella se describe el Word
2016, en el cual se encuentran las herramientas que la forman y elementos con sus
características comunes en este programa: el entorno del programa, cómo abrir y
guardar documentos, las propiedades de los documentos y el portapapeles de
Office.

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 II. ENTORNO GRÁFICO DEL MS-WORD 2016 – SESIÓN 2

Aprendamos los pasos básicos para usar Word 2016, cómo aplicar de manera
correcta la edición básica de un texto: Copiar, Cortar. Pegar y Copiar Formato. Dar
formato de: Fuente, Párrafo, Revisión de Ortografía y Gramática, configuración de
página. Elaborar de manera adecuada un memorándum e informe.

2.1. CÓMO CORTAR, COPIAR Y PEGAR TEXTO

A menudo, es necesario copiar o mover texto de una ubicación en un
documento y colocarlo en otra. Cuando usa el comando copiar o cortar, el
Portapapeles almacena los elementos para que pueda pegarlos en otro lugar
del documento o en otro archivo de Office. Cuando corta texto, Word quita el
texto eliminado de la ubicación original y lo coloca en la colección del
Portapapeles.
Cuando copia texto, Word coloca una copia duplicada en el Portapapeles. A
continuación, el comando Pegar pega el texto del Portapapeles en una nueva
ubicación, ya sea en el documento original o en un nuevo documento. En este
ejercicio, aprenderá dos maneras diferentes de copiar y mover texto: con el
Portapapeles y con el mouse.
El texto colocado en el Portapapeles puede colocarse en cualquier lugar de
un documento, situando el punto de inserción en la nueva posición y
seleccionando una de las tres opciones de Pegado.

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2.1.1. Cómo copiar y mover texto con los comandos del Portapapeles
El Portapapeles permite cortar o copiar varios elementos y pegarlos
en cualquier documento de Office. En este ejercicio, aprenderá a usar
el grupo de comandos del Portapapeles en la pestaña Inicio para
copiar y mover texto.
Los elementos recopilados se mantienen en el Portapapeles hasta
que todos los programas de Office estén cerrados o hasta que haga
clic en el botón Borrar todo en el panel de tareas del Portapapeles.
El Portapapeles permite recopilar hasta 24 elementos. Cuando agrega
otro elemento, Word elimina el primer elemento del Portapapeles y
coloca el último elemento al principio de la lista. Cada entrada en el
Portapapeles incluye un icono que representa el programa de Office
de origen y una parte de texto copiado o una miniatura de un gráfico
copiado. De forma predeterminada, cuando selecciona texto, aparece
un mensaje en la barra de estado que muestra cuántas palabras se
han seleccionado y la cantidad total de palabras del documento.

2.1.2. Cómo usar el mouse para copiar o mover texto

Para mover una selección de texto, use
el mouse para arrastrar y soltar la
selección en una nueva ubicación.
Mantenga pulsada la tecla Ctrl mientras
arrastra para copiar el texto. Cuando se
arrastra el texto para moverlo, el
puntero muestra un cuadro, y cuando
se arrastra el texto para copiarlo, el
puntero muestra un cuadro con un
signo más (+). El texto que se corta o
se copia con el mouse no se almacena
en la colección del Portapapeles. En
esta sección, aprenderá a usar el
mouse para copiar o mover texto.

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 2.1.3. Eliminación de párrafos en blanco
Cuando crea un documento o revisa un documento existente, es una
buena práctica eliminar las líneas en blanco adicionales que haya
entre los párrafos. En esta sección, aprenderá a eliminar párrafos en
blanco.
2.1.4. Cómo usar Copiar formato
Copiar formato se encuentra en el grupo
Portapapeles en la pestaña Inicio. Se usa para copiar
atributos y otros formatos de un bloque de texto y
aplicarlos a otro texto seleccionado dentro del
documento. Cuando se activa Copiar formato, el
puntero del mouse se convierte en un pincel.
Hacer clic una vez en el botón Copiar formato le permite copiar y
aplicar el formato de una sola vez; al hacer doble clic puede aplicar el
formato copiado a tantos lugares como desee. En este ejercicio,
aprenderá a usar Copiar formato para copiar y aplicar formato al texto
seleccionado.
2.2. DAR FORMATO AL TEXTO
En la cinta de opciones disponemos de las herramientas
más comunes de párrafo, dentro de la pestaña Inicio >
grupo Párrafo. Pero si queremos acceder a todas ellas,
debemos abrir el cuadro de diálogo pulsando el botón de
la esquina inferior del grupo.
2.2.1.1. Sangría y Espaciado
Al hacer clic en el inicializador del cuadro de diálogo Párrafo, veremos
la pestaña Sangría y espacio. En ella encontramos las opciones para
configurar la Alineación, el Espaciado o el Interlineado, entre otras. El
Nivel de esquema lo veremos más adelante.

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2.2.2. Alineación.
En este campo tenemos un botón para desplegar la lista con los cuatro
tipos de alineación disponibles. Izquierda, centrada, derecha y
justificada.
Truco: Si después de alinear justificado un párrafo, a la última línea
del párrafo le falta un poco para llegar hasta el final de la línea, colocar
el cursor al final de esa línea y pulsar MAYÚS + INTRO, esto hará que
la línea se reparta homogéneamente para que llegue hasta el final,
con lo cual el párrafo quedará perfectamente justificado.
2.2.3. Sangría.
Especial: Podemos fijar los centímetros que queremos que se
desplace el párrafo tanto a la izquierda como a la derecha rellenando
los campos Izquierda y/o Derecho.
También podemos indicar uno de los dos tipos de sangría Especial
disponibles en la ventana que se despliega al hacer clic en el botón
de la derecha.
o Primera línea: desplaza la primera línea del párrafo un poco a la
derecha.

o Francesa: desplaza todas las líneas del párrafo hacia la derecha

excepto la primera línea.

2.2.4. Espaciado.
Aquí podemos fijar el espacio vertical que quedará entre el párrafo
que hemos seleccionado y el párrafo anterior y posterior.
2.2.5. Interlineado
El interlineado es el espacio vertical que separa las líneas, podemos
modificarlo mediante la ventana de Interlineado que nos ofrece las
siguientes posibilidades:
o Sencillo, es el establecido por defecto.
o 1,5 líneas.
o Doble. Dos líneas.
o Mínimo, al elegir esta opción podemos especificar en el recuadro
"En" de la derecha los puntos deseados, pero hasta un valor
mínimo para que no se superpongan las líneas.
o Exacto, como la opción anterior, pero permitiendo la superposición
de las líneas.
o Múltiple, en el recuadro "En" de la derecha podremos poner un
número de líneas, incluso con decimales.

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2.3. ORTOGRAFÍA Y GRAMÁTICA
La revisión ortográfica y gramatical es otra de las grandes
aportaciones de los procesadores de texto. Word 2016
dispone de potentes herramientas en este campo que han
sido mejoradas notablemente desde las primeras versiones.
Evitar que haya errores en nuestros textos es ahora mucho más fácil. No
obstante, conviene saber que revisar un documento y que Word no encuentre
ningún error no quiere decir que, necesariamente, sea así. Ya que hay errores
que Word no puede detectar puesto que dependen del contexto.
La forma que tiene Word para detectar las palabras erróneas es comprobar si
las palabras de nuestro documento existen en el diccionario que lleva
incorporado, junto con algunas reglas gramaticales. Lo que no es capaz de
hacer Word, por el momento, es discernir el significado de las palabras en
cada contexto.
Por ejemplo, si escribimos La bibliografía del gran escritor Miguel Delibes
es muy basta y ¡Vasta de correr! Word no detectará ningún error puesto que
tanto "basta" como "vasta" son palabras correctas que existen en el
diccionario, aunque en el primer caso la palabra correcta es "vasta" y en el
segundo caso "basta".
La revisión ortográfica consiste en comprobar que las palabras de nuestro
texto no son erróneas y la revisión gramatical trata de que las frases no
contengan errores gramaticales como por ejemplo "Los libros son buenas";
donde no concuerdan el género del sujeto y del adjetivo.
Obviamente Word realiza mejor la revisión ortográfica, porque únicamente
debe contrastar con los diccionarios. Por eso es importante que prestemos
especial atención a los posibles fallos gramaticales, que, al depender del
contexto, son más difíciles de identificar para el programa.
Podemos realizar una revisión ortográfica, una gramatical o ambas a la vez,
como veremos.
2.3.1. Revisar mientras se escribe
De forma predeterminada, Word irá subrayando con una línea
ondulada las palabras que considere que contienen errores
ortográficos en rojo y las que considere que contienen errores
gramaticales en azul. Lo hará a medida que vayamos escribiendo, sin
necesidad de solicitar la revisión de forma expresa. Word no podrá
detectar errores gramaticales hasta que la frase esté acabada, por
ejemplo, con un punto.

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Éstas líneas son únicamente informativas, lo que significa que si
imprimimos el documento no se imprimirán.
Para corregir el error debemos colocar el cursor sobre palabra
subrayada y pulsar el botón derecho del ratón. Entonces aparecerá el
menú contextual que nos permitirá elegir una de las palabras
sugeridas.
 Ortografía. En este caso, para el error jugete nos ofrece este
menú contextual.

Vemos que hay varias sugerencias para corregir el error: juguete,

jubete y juguetee. Deberemos hacer clic sobre la que nos interese.
Esta es la forma básica de corregir nuestros documentos.

Además de las palabras sugeridas, en el menú contextual

encontramos otras opciones interesantes:

 Omitir todo: En ocasiones el corrector se equivoca, o

simplemente estamos utilizando nombres propios o marcas
comerciales que no están incluidos en el diccionario. En tal caso,
deberemos omitir el error. Si queremos que no vuelva a identificar
esta palabra como un error a lo largo del documento, deberemos
seleccionar Omitir todas. Los fallos gramaticales se basan en que
la palabra en sí no tiene ningún error, el error es producido por su
dependencia con el contexto, por ese motivo, no podremos omitir
todas, sino que deberemos Omitir una vez. Sin embargo esta
opción no aparece en el menú contextual, para poder usarla
deberemos abrir el panel Ortografía pulsando F7, que
explicaremos un poco más adelante.

 Agregar al diccionario. Añade la palabra subrayada al

diccionario personalizado y no la volverá a mostrar subrayada.
Podemos agregar palabras al diccionario si estamos seguros de
su existencia.

Por ejemplo, términos científicos que no suelen estar

contemplados.

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 O bien, por motivos prácticos. Si utilizamos constantemente el
nombre de nuestra empresa (Ides) y siempre presenta problemas,
lo más práctico es incluirlo en el diccionario, para no tener que
omitirlo en cada uno de los documentos.

 Gramática. En nuestro ejemplo la palabra sugerida frente al error

gramatical es Este, con lo que la frase quedaría "Este autobús... "

Vemos que ofrece la opción Omitir una vez, con el significado que
ya hemos visto, y la opción Gramática ... que abre el panel de
gramática que veremos a continuación.

2.4. DOCUMENTO: MEMORÁNDUM

El memorándum es la manera de comunicar en forma breve asuntos de
carácter administrativo a personas de una empresa, institución o dependencia
de gobierno.
Regularmente este documento se elabora en hojas de papel media carta.
También hay formatos que llevan impreso el nombre de MEMORANDUM. (El
plural de la palabra es variable y todos son correctos Memoranda,
Memorándums, Memorandos o Memorándumes).
Otra definición de sería: Un memorándum (memo como se le conoce en el
ambiente laboral) es un documento escrito que es menos formal que la carta
y se utiliza para el intercambio de información entre áreas de una empresa
con el objetivo de dar a conocer información diversa como recomendaciones,
instrucciones, disposiciones y más.
2.4.1. Partes de un Memorándum
 Encabezamiento
Es la principal parte del memorándum, la cual comprende varias
partes:
o Identificación el documento: aquí se especifica el tipo de
documento, en este caso se trata de un memorándum.
o Lugar y fecha.
o Destinatario: en esta parte se coloca el nombre de la persona
a quien se escribe el memorándum, seguido de su grado, título
o cargo que ocupa la persona. Primero se coloca el título o la
denominación, seguido por el nombre y el cargo, siempre
separado por una coma.

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 o De o del: es en esta sección donde se debe de colocar el
nombre de quien realiza la carta o del remitente. Primero se
debe de colocar el nombre y el cargo de quien envía el
documento todo separado por coma.
o Asunto: parte en la cual se ha de describir brevemente y de
forma clara el motivo de dicha comunicación.

 Cuerpo
Es la parte de memorándum que posee el texto que da la
información a transmitir. Dentro del cuerpo se ha de realizar una
fórmula de apertura, que es aquella frase breve, directa y a la vez
conocida que da inicio a la redacción del texto. Ejemplo: comunico
a Ud. Que declino ante la jefatura del puesto de administración de
empaques.
También se debe de realizar una exposición de forma breve sobre
el asunto que motivó a la creación de este documento, el cual ha
de ser directo, preciso y sin rodeos.
 Término
En esta sección es donde se ha de colocar el sello, la firma y la
post firma.
 Membrete
Es en esta parte donde se muestra el título, el nombre y
departamento de la persona a quien debe de llegar la carta, la cual
siempre está ubicada en la parte superior o inferior del escrito.
 Nombre del año
Se trata de la fecha actualizada en que es enviado el documento,
donde se especifica el día, el mes y el año correspondiente.
 Sello anexo
En ocasiones suele funcionar como la firma, este certifica que el
documento fue enviado por una determinada persona,
departamento o empresa.
2.4.2. Tipos de memorándum
 Memorándum simple
Es aquel que se emplea para dar a conocer ciertas disposiciones,
para pedir, remitir o transcribir ciertos documentos, para informar
la realización o la ejecución de ciertas tareas o actividades.
 Memorándum múltiple
Tipo de memorándum con el cual se da a conocer cierta
información o disposición a muchos destinatarios de una forma
simultánea. Usualmente se le conoce en ciertas empresas como
memorando circular.

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 2.4.3. Ejemplo de memorándum

2.5. DOCUMENTO: INFORME

El informe es un documento cuyo texto está escrito en prosa informativa, cuyo
propósito está dirigido a comunicar información a una o varias personas con
un fin instructivo. La información que se entrega debe estar sistematizada, y
los datos que la integran pueden ser obtenidos bibliográficamente, o en forma
empírica. El informe puede ser de tipo técnico, científico, comercial o
empresarial, según el tema del que se trate.
En todos los casos, dará cuenta de los resultados de una investigación o
estudio sobre algún tema en particular, pudiendo contener datos
comprobados de experiencias del pasado, del presente o proyecciones
futuras.

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El informe aporta datos que permitirán una mejor comprensión del asunto al
que se refiere, brindando una explicación lógica sobre los métodos empleados
y recomendando o proponiendo la mejor solución para el hecho tratado. En
cuanto al formato, los hay desde la simple enunciación de los asuntos
tratados, hasta formatos de mayor complejidad que incluyen tablas de
contenido, gráficos, diagramas, imágenes, fotografías, extractos, apéndices,
resúmenes, hipervínculos, notas al pie de página, referencias, entre otros.
2.5.1. Partes de un Informe
 Introducción.
Sirve de presentación y donde aparecen detallados cuales son los
objetivos deseados por los cuales se realiza el informe.

 Desarrollo. Se presentan los procedimientos y la metodología

para lograr dichos objetivos planteados.

 Conclusión. Se presentan los resultados obtenidos, la

presentación de datos y su ligazón con los objetivos.

2.5.2. Tipos de Informe

Existen principalmente tres tipos de informes:
 Expositivo.
Se enfoca en narrar los hechos o secuencia de acontecimientos,
pero sin análisis ni interpretaciones personales, por lo tanto,
tampoco contiene conclusiones. Se especializa además por
contener antecedentes sobre el hecho, que aportan a entender el
porqué de su suceso. Es más bien una presentación objetiva de
los hechos.
 Interpretativo.
Especializado en el análisis y la interpretación de los hechos.
Usualmente se utilizan para evaluar la implementación y
resultados acerca de técnicas o procedimientos innovadores
implementados, sirven a evaluar la vialidad de las nuevas
implementaciones.
 Demostrativo.
El cual predomina en el ámbito científico. Se enfoca en presentar
tesis realizadas por el autor del informe. Se describe cada uno de
los pasos realizados y las conclusiones acerca de los resultados
obtenidos. Son realizados a partir de una investigación exhaustiva
de los hechos.

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2.5.3. Ejemplo de un Informe

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