Que es el diagnóstico

Es un estudio del sistema de información existente en una organización,

que incluye el diagnóstico del subsistema de información externa e
interna, con énfasis en la determinación de los flujos de información; el
diagnóstico e inventario de la infraestructura tecnológica y del resto de los
recursos que se utilizan para la gestión de información en la organización.
Tiene como objetivo identificar los problemas y las brechas que existen en
todos los subsistemas que lo componen, llegar a conclusiones generales y
sugerir recomendaciones, que luego se plantean a modo de solución en la
etapa de diseño o perfeccionamiento del sistema.
Un sistema de información acepta recursos de datos como entrada y los
procesa en productos de información como salida. Los recursos de los
cuales dependen son: personas, hardware, software, datos y redes; los
cuales usa para desempeñar actividades de entrada, procesamiento,
salida, almacenamiento y control, que conviertan los recursos de datos en
productos de información.
Objetivo: Un diagnóstico tiene por finalidad establecer la realidad o el
estado de una situación particular en relación con parámetros de
referencia establecidos y reconocidos, con el fin de determinar el conjunto
de acciones necesarias para llevar la situación al estado ideal o deseado.
Alcance: El alcance que debe tener un diagnóstico depende de los
objetivos que se deseen alcanzar y que establezca el solicitante de este. El
alcance se asume como una muestra macro del todo, dentro de la cual se
debe seleccionar la muestra apropiada para recolectar la información
necesaria.
Consideraciones Generales para el Diagnóstico
La muestra seleccionada para obtener la información para el diagnóstico
debe ser lo suficientemente representativa del todo con el fin de alcanzar
una mayor veracidad y precisión en los resultados. La información
recolectada debe tener como atributos la suficiencia, la pertinencia y la
confiabilidad. Para recolectar la información se debe acudir
preferiblemente a las tres fuentes de información presentes en las áreas
y/o procesos. Las tres fuentes de información son:
Las personas
Las personas que tienen responsabilidad y autoridad asignada
Las personas que constituyen clientes internos o externos
Las personas que constituyen proveedores internos o externos
Los Documentos, Registros y Reportes
Los documentos son los que guían la forma de realizar las actividades de
manera rutinaria, estableciendo los métodos y pasos para ejecutarlas.
Usualmente estos documentos correspondes a políticas, normas,
procedimientos, instructivos, guías, etc. Los registros son los medios en los
cuales se dejan constancia o evidencias de la realización de las actividades
y de los resultados alcanzados. Usualmente los formatos, una vez
diligenciados, se convierten en registros. Los registros pueden estar en
papel o en medios informáticos. Los reportes corresponden a información
procesada que refleja e indica resultados acumulados de una situación
dada. La preparación de los reportes usualmente se hace con la
información contenida en los registros individuales.
El entorno en el que se desarrollan las actividades.
El entorno es el conjunto de características físicas, humanas y
organizacionales bajo las cuales se desarrollan las actividades propias del
área y/o procesos y que condicionan las características de los resultados.
Pasos para realizar un diagnóstico:
4.1 Planificación. La primer parte y quizás la más importante para la
realización del diagnóstico es la planeación del mismo, consistente en
hacer todos los preparativos preliminares antes de abordar la búsqueda
de información. Inicialmente hay que establecer un contacto de parte de
quien solicita el diagnóstico para que nos brinde la información preliminar
y nos guie en todas las etapas del diagnóstico. Es necesario establecer una
agenda de trabajo entre el equipo asesor para el diagnóstico y el contacto
o contactos asignados por parte del área a diagnosticar.
4.2 Realizar un análisis documental sobre el área o proceso a diagnosticar.
Previamente hay que documentarse sobre lo que hace el área o el proceso
a diagnósticar, con el fin de entender sus actividades y la naturaleza de sus
resultados. Para este propósito el contacto debe guiar sobre las fuentes
de información y la información más relevante para consultar.
4.3 Concertar una agenda de trabajo. Una vez entendida el área o el
proceso, se debe elaborar una agenda de trabajo con el contacto, la cual
incluya las actividades consideradas necesarias para recolectar la
información de campo. La agenda debe establecer la fecha, la hora
prevista de inicio, la hora prevista de finalización, la actividad prevista, el
propósito o tema central de la actividad, los responsables de llevarla a
cabo por parte del equipo asesor y los responsables de atender la
actividad por parte del área o proceso a diagnosticar. La agenda de trabajo
debe ser concertada con el responsable de mayor jerarquía dentro del
área y ajustarse según requerimientos específicos. La agenda de trabajo
debe ser aprobada por la autoridad competente que asegure su respeto y
cumplimiento. Una vez acordada la agenda, debe comunicarse a todos los
involucrados con el suficiente tiempo de anterioridad para que dispongan
del tiempo y de la información requerida
4.4 Desarrollo del trabajo de campo y recolección de la información. Las
actividades de recolección de la información, puede tener en
consideración una o varias de las siguientes según aplique: Entrevistas
individuales y/o grupales, encuestas, talleres, recorrido por las
instalaciones, observaciones directas, lectura y análisis de documentos,
consulta y análisis de registros e informes, realización de pruebas.
5. Elaboración del Informe por dependencia. Terminado el trabajo de
campo, cada grupo elabora el informe del área o procesos. Siguiendo la
estructura determinada. Luego se consolida por Dependencia y finalmente
se elabora uno por la Entidad.
6. Socialización de los resultados. El resultado del diagnostico se presenta
a los directivos y responsables del área, proceso y dependencia.
7. Elaboración del Plan de Acción.