10.

GESTIÓN DE LAS
COMUNICACIONES DEL PROYECTO

1
 COMUNICACIÓN EXITOSA

Definir la estrategia de comunicación comprendiendo las necesidades del

proyecto y de los interesados.

Gestionar y monitorear la efectividad de las comunicaciones.

2
 ÁREAS DE CONOCIMIENTO Y GRUPOS DE PROCESOS
ÁREAS DE MONITOREO Y
INICIACIÓN PLANIFICACIÓN EJECUCIÓN CIERRE
CONOCIMIENTO CONTROL
10. Gestión de 10.1 Planificar la 10.2 Gestionar 10.3 Monitorear
las Gestión de las las las
Comunicaciones Comunicaciones Comunicaciones Comunicaciones
del Proyecto

Controlar las
Comunicaciones

3
CONCEPTOS CLAVES

4
 PREGUNTA DE EXAMEN
Un director de proyectos tiene un problema con el desempeño de un miembro del equipo. ¿Cuál es la
MEJOR forma de comunicación para abordar este problema?

A. Comunicación formal escrita

B. Comunicación informal escrita Correos

Frecuentemente
electrónicos,
usada notas
en laa
Reuniones, conversaciones
mano,
solución
Presentaciones
mensajes
de problemas
de texto,
C. Comunicación informal verbal entre pasillos
whatsapp…
complejos
D. Comunicación formal verbal

5
 PONGÁMONOS A PRUEBA

SITUACIÓN TIPO DE COMUNICACIÓN

Actualizar el plan para la dirección del proyecto Formal escrita
Dar presentaciones a la gerencia Formal verbal
Intentar resolver un problema complejo Formal escrita
Tomar notas con respecto a una conversación
Informal escrita
telefónica
Realizar cambios en un contrato Formal escrita
Informar a un miembro del equipo bajo
Informal verbal
desempeño (primer aviso)
Informar a un miembro del equipo bajo Formal escrita
desempeño (segundo aviso)

6
MALENTENDIDOS

Correcto
Conciso
Claro
Coherente
Controlado
7
 10.1 PLANIFICAR LA GESTIÓN DE LAS COMUNICACIONES
Entradas
.1 Acta de constitución del proyecto
.2 Plan para la dirección del proyecto
- Plan de gestión de los recursos
- Plan de involucramiento de los
interesados
.3 Documentos del proyecto
- Documentación de requisitos
- Registro de interesados
.3 Informes de desempeño del trabajo
.4 Factores ambientales de la empresa
.5 Activos de los procesos de la
organización
Herramientas y Técnicas
Salidas
.1 Juicio de expertos
.2 Análisis de requisitos de
comunicación .1 Plan de gestión de las comunicaciones
.3 Tecnología de la comunicación
.2 Actualizaciones al plan para la
.4 Modelos de comunicación
.5 Métodos de comunicación
dirección del proyecto
.6 Habilidades interpersonales y de - Plan de involucramiento de los
equipo interesados
- Evaluación de estilos de .3 Actualizaciones a los documentos del
comunicación proyecto
- Conciencia política - Cronograma del proyecto
- Conciencia cultural - Registro de interesados
.7 Representación de datos
- Matriz de evaluación del
involucramiento de los interesados
.8 Reuniones
9
 H/T ANÁLISIS DE LOS REQUISITOS DE LA COMUNICACIÓN

Interesados externos Organigrama o matriz de

al proyecto roles responsabilidades

Interesados internos al Requisitos de la

proyecto Comunicación
Localización de los
miembros del equipo
Canales de
comunicación
Requisitos legales
10
CANALES DE COMUNICACIÓN

Número de Canales = ( n x ( n – 1 ) ) / 2

11
H/T MODELO BÁSICO EMISOR – RECEPTOR

Decodifica
Codifica Decodifica
Codifica

12
 PREGUNTA DE EXAMEN
Frases tales como "estás loco, eso nunca lo hemos realizado antes" o "eso va a ser carísimo" o "ni lo
sueñes, es imposible de realizar", son ejemplos de:

A. Comunicación interactiva

B. Ruidos o bloqueadores

C. Generadores de conflictos

D. Retroalimentación

13
 H/T MODELO INTERACTIVO

Decodifica
Verifica
Interpretación
Codifica Decodifica
Codifica

Confirmo recepción del mensaje

14
15
 H/T MÉTODOS DE COMUNICACIÓN

Interactivas o
Bidireccionales
• Reuniones presenciales, video conferencias.

Push • Envío de correos.

Pull • Desarrollar una intranet.

16
 PREGUNTA DE EXAMEN
Su proyecto tiene un retraso significativo, no están alcanzando las métricas de calidad y no hay más
presupuesto para realizar una intensificación. Necesita convocar a los miembros claves del equipo a una
reunión de colaboración, pero todos están muy ocupados trabajando también en otros proyectos y sus
agendas son muy apretadas. ¿Cuál sería la forma más efectiva de comunicarse frente a esta situación?

A. Cara a cara

B. Email

C. Videoconferencia

D. Teleconferencia

17
 H/T DIMENSIONES DE LA COMUNICACIÓN

- INTERNA: entre las personas que forman parte del proyecto

- EXTERNA: hacia los interesados externos del proyecto
- VERTICAL: entre jefe – empleado y viceversa
- HORIZONTAL: entre colegas del proyecto
- ESCRITA FORMAL: planes, solicitudes de cambio, etc
- ESCRITA INFORMAL: memos, e-mails, notas
- VERBAL FORMAL: presentaciones
- VERBAL INFORMAL: reuniones, conversaciones
- NOVERBAL: lenguaje corporal, tono de voz, acciones, etc.

18
 H/T MATRIZ DE EVALUACIÓN DEL
INVOLUCRAMIENTO DE LOS INTERESADOS

Participación en el Proyecto
Interesado
Desconoce Se resiste Neutral Apoya Lider

Patrocinador D
Director de Operaciones X D
Director de Compras X D
Especialista en Redes D

X: Situación Actual D: Nivel Deseado

19
 DESARROLLO
• Tomar los entregables del proyecto e identificar la información requerida
según la siguiente tabla:
Link
Responsabilidad del Interesado
Frecuencia Medio
ID Entregable Director de Director de Especialista en
del Informe Utilizado
Patrocinador Operaciones Compras Redes
1 A
2 B
3 C
4 D
5 E

Frecuencia M (Mensual); Q (Quincenal); S (Semanal); D (Diario); E (Eventual);

Medio C (Correo); R (Reunión); I (Informe); P (Presentación); 20

Responsabilidad E (Emisor); D (Destinatario);

 10.2 GESTIONAR LAS COMUNICACIONES
Entradas
.1 Plan para la dirección del proyecto
- Plan de gestión de los recursos
- Plan de gestión de las comunicaciones
- Plan de involucramiento de los
interesados
.2 Documentos del proyectos
- Registro de cambios
- Registro de incidentes
- Registro de lecciones aprendidas
- Informe de calidad
- Informe de riesgos
- Registro de interesados
.3 Informes de desempeño del trabajo
.4 Factores ambientales de la empresa
.5 Activos de los procesos de la
organización
Herramientas y Técnicas
.1 Tecnología de la comunicación
.2 Métodos de comunicación
.3 Habilidades de comunicación
- Competencia comunicativa
- Retroalimentación
- No verbal
- Presentaciones
.4 Sistema de información para la
dirección de proyectos
.5 Presentación de informes del proyecto
.6 Habilidades interpersonales y de
equipo
- Escuchar de forma activa
- Gestión de conflictos
- Conciencia cultural
- Gestión de reuniones
- Creación de relaciones de trabajo
- Conciencia política
.7 Reuniones
Salidas
.1 Comunicaciones del proyecto
.2 Actualizaciones al plan para la
dirección del proyecto
- Plan de gestión de las comunicaciones
- Plan de involucramiento de los
interesados
.3 Actualizaciones a los documentos del
proyecto
- Registro de incidentes
- Registro de lecciones aprendidas
- Cronograma del proyecto
- Registro de riesgos
- Registro de interesados
22
.4 Actualizaciones a los activos de los
procesos de la organización
 TIPOS DE INFORMES
Informe de estado

• Describe en qué punto se encuentra actualmente el proyecto con respecto a LBMD

Informe de avance

• Describe lo que se ha logrado

Informe de tendencias

• Examina los resultados del proyecto a lo largo del tiempo para ver si el desempeño está
mejorando o se está deteriorando

Informe de proyección

• Predice el estado y desempeño futuro del proyecto 23

 TIPOS DE INFORMES

Informe de variación

• Compara los resultados actuales con las líneas base

Informe de valor ganado

• Integra las mediciones de alcance, costos y cronograma para evaluar el

desempeño del proyecto (PV, EV, AC, etc)

Documentación de las lecciones aprendidas

• Documentación utilizada para proyectos futuros

24
10. GESTIÓN DE LAS COMUNICACIONES DEL PROYECTO

25
 10.3 MONITOREAR LAS COMUNICACIONES
Herramientas y Técnicas
Salidas
Entradas

.1 Plan para la dirección del proyecto

.1 Juicio de expertos .1 Información de desempeño del trabajo
- Plan de gestión de los recursos
.2 Sistema de información para la .2 Solicitudes de cambio
- Plan de gestión de las comunicaciones
dirección de proyectos .3 Actualizaciones al plan para la
- Plan de involucramiento de los
.3 Análisis de datos dirección del proyecto
interesados
- Matriz de evaluación del - Plan de gestión de las comunicaciones
.2 Documentos del proyecto
involucramiento de los interesados - Plan de involucramiento de los
- Registro de incidentes
.4 Habilidades interpersonales y interesados
- Registro de lecciones aprendidas
de equipo .4 Actualizaciones a los documentos del
- Comunicaciones del proyecto
- Observación/Conversación proyecto
.3 Datos de desempeño del trabajo
.5 Reuniones - Registro de incidentes
.4 Factores ambientales de la empresa
- Registro de lecciones aprendidas
.5 Activos de los procesos de la
- Registro de interesados
organización
27
 MONITOREAR LAS COMUNICACIONES

Contenido apropiado
Destinatarios correctos

Monitorear las
Comunicaciones

Mensaje correcto
Canal adecuado

28
 PREGUNTA DE EXAMEN
El director del proyecto es responsable de los informes de desempeño durante la ejecución. En un
proyecto de piscicultura para desarrollar una nueva variedad de peces, que utiliza oficinas virtuales, los
siguientes son ejemplos de informes de desempeño a EXCEPCIÓN de:

A. Estado actual de los riesgos

B. Resumen de los cambios aprobados

C. Porcentaje de avance de los entregables

D. Lecciones aprendidas

29
 RESUMEN GESTIÓN DE LAS COMUNICACIONES

Informes de desempeño

Registro de 1. Planificar las 2. Gestionar las

interesados Actualizaciones
Comunicaciones Comunicaciones

Comunicaciones del
Información de
proyecto
desempeño

3. Monitorear las
Comunicaciones Solicitudes de
Datos de Cambio
30
desempeño
EXAMEN CAPITULO 10
IR AL EXAMEN

31