UNIVERSIDAD SIMON BOLIVAR

PRACTICA EMPRESARIAL

AVANCE DE PROYECTO DE PRÁCTICA

PRESENTADO POR

REINALDO OSORIO BOLIVAR

PRESENTADO A:

ING. SHERYDA MOLINA REYES

BARRANQUILLA-ATLANTICO
TABLA DE CONTENIDO

1. GENERALIDADES DE LA EMPRESA.................................................3
1.1 Objetivo Organizacional..........................................................................3
1.2 Misión..........................................................................................................3
1.3 Visión...........................................................................................................3
2. DIAGNÓSTICO - ÁRBOL DE PROBLEMAS......................................4
3. TITULO......................................................................................................5
4. OBJETIVOS..............................................................................................6
4.1 Objetivo General..........................................................................................6
4.2 Objetivos Específicos..................................................................................6
5. CRONOGRAMA DE ACTIVIDADES...................................................7
6. MARCO TEORICO..................................................................................8
6.1 Tiempos de espera, capacidad y distribución..............................................8
6.2 Herramientas de mejoramiento utilizadas en instituciones de salud...........8
6.3 Herramientas de mejoramiento no tecnológicas..........................................9
6.4 Estándares de identificación......................................................................10
7. REFERENCIAS BIBLIOGRÁFICAS..................................................12
 1. GENERALIDADES DE LA EMPRESA

Éticos Serrano Gómez es una empresa dedicada a la distribución y suministro

de medicamentos, productos intrahospitalarios y productos de consumo masivo.

Actualmente esta organización cuenta con cinco centros de distribución

estratégicamente ubicados en Barranquilla, Valledupar, Sincelejo, Bogotá y Cali lo que

les permite brindar mejores niveles de servicio y oportuna atención en más de 270

municipios del país.

Actualmente comercializa más de 14.000 referencias de medicamentos,

productos para el cuidado personal, botiquín, cosméticos, belleza capilar y cuidado del

bebé, entre otros, de los laboratorios más prestigiosos del país.

El nivel de servicio a los clientes es del 95% apoyados en una eficiente gestión

de compras, una amplia capacidad de almacenamiento de más de 8.000 MT2 y un

amplio surtido que incluye más de 14.000 marcas de productos intrahospitalarios,

insumos hospitalarios, medicamentos y productos de consumo masivo de los más

prestigiosos laboratorios del país como Abbott, Baxter, J & J, Frost, Bayer, Schering,

Roche, Novartis, Rymco, BSN, Pfizer, Boehringer, Astra Seneca, etc.

1.1 Objetivo Organizacional

Ofrecer un excelente surtido, amable y oportuna atención con productos y

prácticas confiables contribuyendo al bienestar de nuestros clientes

 1.2 Misión

Somos un grupo humano dedicado a proteger la salud a través de la

comercialización de productos que proporcionan bienestar ofreciendo a la comunidad

calidad, seguridad y economía con un equipo humano comprometido con la excelencia

operacional para el bienestar de los empleados, clientes, proveedores y accionistas.

1.3 Visión

Seremos innovadores, liderando el sistema de comercialización y distribución de

productos que proporcionan bienestar a la comunidad, excediendo las expectativas de

clientes y proveedores, contando con un equipo humano responsable y comprometido,

que garantice la excelencia operacional con responsabilidad social y brindando un

adecuado retorno a los socios.

 2. DIAGNÓSTICO - ÁRBOL DE PROBLEMAS

Como se puede determinar en el árbol de problemas siguiente, la compañía

Éticos Serrano Gómez, está presentado algunos inconvenientes en el área de

dispensación y entrega de medicamentos, la problemática principal es la pérdida de

clientes, debido múltiples factores, donde principalmente resalta las demoras en la

dispensación y entrega de medicamentos a usuarios.

EFECTOS PERDIDA DE CLIENTES

AGLOMERACIÓN DE PERSONAS

CONSUMO EXCESIVO DE
RECURSO USUARIOS INCONFORMES PERDIDA DE CREDIBILIDAD

MAYOR COSTO EN OBSERVACIONES POR PARTE

INSTALACIONES QUEJAS Y RECLAMOS DE ENTES DE LA SALUD

PROBLEMA CENTRAL DEMORAS EN ENTREGAS DE MEDICAMENTOS A USUARIOS

CAUSAS

MAL MANEJO DE TECNOLOGÍA NO

FALTA DE PERSONAL
INVENTARIO ADECUADA
 3. TITULO DEL PROYECTO

PROPUESTA DE OPTIMIZACIÓN DE TIEMPOS DE DISPENSACIÓN Y

ENTREGA DE MEDICAMENTOS A LOS USUARIOS DE LA EMPRESA ETICOS

SERRANO GÓMEZ.
 4. OBJETIVOS

4.1 Objetivo General

Diseñar una propuesta de optimización de métodos y tiempos con el fin de

agilizar y mejorar el tiempo de entrega y dispensación de medicamentos a los usuarios

de la empresa Éticos Serrano Gómez.

4.2 Objetivos Específicos

 Realizar una caracterización de los procesos de dispensación y entrega de

medicamentos a usuarios en Éticos Serrano Gómez, con el fin de

optimizar los tiempos de ejecución de los mismos.

 Determinar oportunidades de mejora en indicadores de servicio y buenas

prácticas de manejo de inventario con el fin de optimizar los tiempos de

entrega y dispensación de medicamentos.

 Evaluar factibilidad de implementación de las iniciativas de

mejoramiento relacionadas con la adopción de tecnologías de

identificación de producto para mayor eficiencia del proceso

 Evaluar factibilidad de implementación de las iniciativas de estudio de

métodos y tiempos en la operación de entrega y dispensación de

medicamentos.

5. CRONOGRAMA DE ACTIVIDADES
 El anterior cronograma de actividades, determina la ejecución de las iniciativas y

actividades que el equipo de trabajo implementará con el fin de recabar información,

desarrollar estrategias y fundamentar eficientemente los requerimientos de la

problemática en esta compañía.

 6. MARCO TEORICO

6.1 Tiempos de espera, capacidad y distribución

[ CITATION PUB02 \l 9226 ] “Los tiempos de espera suelen determinar la

calidad del servicio, jugando un rol equiparable al del tiempo de ciclo en empresas de

manufactura”. En un entorno de servicio al cliente, donde se requiere que las compañías

desarrollen su zona de mejor esfuerzo, es importante que las medidas de desempeño en

cuestión de tiempo de espera suelen estar estipuladas y las compañías deben medir estos

tiempos para tener control sobre sus procesos.

También se deben tener en cuenta las restricciones para poder garantizar un

tiempo de espera adecuado. El problema de capacidad del servicio es análogo a la

administración de inventarios en empresas de producción y distribución. Muy poca

capacidad suele acarrear problemas en la atención de usuarios, mientras que mucha

capacidad requiere costos elevados.

Entre las estrategias usadas mayormente para hallar un equilibrio en la

capacidad es el compartir recursos, personal entrenado en distintas áreas de la

compañía, fortalecer área de mercadeo, planes de secuenciación y estrategias de precio.

[ CITATION Lit91 \l 9226 ], “La logística del servicio involucra también la

administración de los canales de distribución. En una institución de salud, los canales de

distribución se utiliza un canal directo en el que el servicio se presta en el hospital.

Particularmente, es el personal de la farmacia el encargado del control de medicamentos

e insumos médicos y dispositivos necesarios por los doctores y enfermeras para la

prestación del servicio”.

 Hoy en día muchas entidades de salud utilizan los canales de distribución como

ventaja competitiva para agregar valor al servicio prestado, a través del uso de la

tecnología.

[ CITATION Lit91 \l 9226 ] “Con el avance del tiempo, se ha podrán desarrollar

perfiles de compra individualizados para cada hospital o centro de servicios, sumado a

Códigos de barras e Intercambio Electrónico de Datos (EDI), mejora la gestión de las

compras y la logística y a su vez mejores políticas del servicio”.

6.2 Herramientas de mejoramiento utilizadas en instituciones de salud

[ CITATION Ebe12 \l 9226 ], “Las tendencias de la industria de salud, muestran

el sostenido aumento del costo de servicios de salud, paralelo con la implementación de

nuevas tecnologías. Para mejorar los resultados, se ha pensado la implementación de

conceptos como TQM (Total Quality Management), reducción de inventarios,

implementar tratamientos estándares, eliminando pruebas de medicamentos, usar

productos menos costosos con la misma calidad, cambiar la mezcla del personal

hospitalario, entre otros”.

[ CITATION Ebe12 \l 9226 ], “Una de las principales necesidades es la

coordinación con los médicos. Por lo general, el área administrativa no tiene control del

tipo de servicio que los médicos ordenan o el tiempo que gastan en la atención o

tratamientos. Esto genera grandes problemas de secuenciación de operaciones, lo que

repercute en sobrecostos. Se ha demostrado los beneficios de implementar herramientas

de mejoramiento utilizadas en Ingeniería Industrial en instituciones como hospitales,

especialmente herramientas tecnológicas y de comunicación. Estas posibilitan el acceso,

actualización y velocidad de la información. En el sector de salud, se han destacado las

técnicas de Auto-identificación (códigos de Barras y etiquetas de radiofrecuencia) y

Captura de Datos, Intercambio Electrónico de Datos y los Sistemas Automáticos de

Dispensación.

[ CITATION Jau94 \l 9226 ], “El Intercambio Electrónico de Datos (EDI) es un

conjunto coherente de datos estructurados conforme a normas internacionales que

permite transmitir información por medios electrónicos, adoptando diversos protocolos

de seguridad. EDI disminuye errores y costos administrativos (30%) al tiempo que

aumenta la calidad de la información. Desde un punto de vista logístico aumenta la

posibilidad de la demanda colaborativa, mejora de la cadena de suministro y de la

utilización de recursos disponibles. Adicionalmente, existen sistemas de Identificación

por Radio Frecuencia (RFID) que se integran al sistema de gestión de almacenes,

permitiendo a los operadores obtener información de los productos en tiempo real”.

El sistema de radiofrecuencia se basa en etiquetas que permiten validar los

movimientos de la mercancía en cada momento. Por último, se tienen los Armarios

Automáticos, que son sistemas automatizados de dispensación y control de productos.

Éstos últimos permiten automatizar la distribución utilizando un sistema

informático que gestione de manera óptima los materiales almacenados. Solo requiere

identificación del usuario y del paciente. El equipo se conecta al sistema de gestión del

hospital.

6.3 Herramientas de mejoramiento no tecnológicas

[ CITATION Jos02 \l 9226 ] “Desde la filosofía de Lean Manufacturing se

presentan distintas herramientas que contribuyen a un mejor funcionamiento de los

procesos en una organización. Una de estas herramientas es la metodología de 5S la

cual es una práctica para el establecimiento y mantenimiento del lugar de trabajo bien

organizado, ordenado limpio, con el fin de mejorar las condiciones de seguridad,

calidad en el trabajo y en la vida diaria. Inicialmente está integrado por cinco palabras

japonesas que inician con la letra “s” (5 s) que resumen tareas simples que facilitan la

ejecución eficiente de las actividades laborales. Estas 5s representan acciones que son

principios expresados con cinco palabras. Cada palabra tiene un significado importante

para la creación de un lugar digno y seguro donde trabajar. Estas cinco palabras son:

 Clasificar.

 Orden.

 Limpieza.

 Estandarización.

 Disciplina.

Sin embargo, se ha agregado a esta metodología una “s” más que involucra el

tema de seguridad. Las etapas de la implementación de 5s se pueden resumir de la

siguiente forma:

 Primera etapa (LIMPIEZA INICIAL):

La primera etapa de la implementación se centra principalmente en una

limpieza a fondo del sitio de trabajo, esto quiere decir que se saca todo lo que no sirve

del sitio de trabajo y se limpian todos los equipos e instalaciones a fondo, dejando un

precedente de cómo es el área si se mantuviera siempre así (se crea motivación por

conservar el sitio y el área de trabajo limpios).

 Segunda etapa (OPTIMIZACIÓN):

La segunda etapa de la implementación se refiere a la optimización de lo logrado

en la primera etapa, esto quiere decir, que una vez dejado solo lo que sirve, se tiene que

pensar en cómo mejorar lo que está con una buena clasificación, un orden coherente,
ubicar los focos que crean la suciedad y determinar los sitios de trabajo con problemas

de suciedad.

 Tercera etapa (FORMALIZACIÓN):

La tercera etapa de la implementación está concebida netamente a la

formalización de lo que se ha logrado en las etapas anteriores, es decir, establecer

procedimientos, normas o estándares de clasificación, mantener estos procedimientos a

la vista de todo el personal, erradicar o mitigar los focos que provocan cualquier tipo de

suciedad e implementar las gamas de limpieza.

 La cuarta y última etapa (PERPETUIDAD):

Se orienta a mantener todo lo logrado y a dar una viabilidad del proceso con una

filosofía de mejora continua”.

6.4 Estándares de identificación

[ CITATION BOz07 \l 9226 ] “La cadena de abastecimiento del sector

hospitalario podría alinearse alrededor de un conjunto único de estándares globales que

respalden los procesos y capacidades requeridos para lograr los tipos de beneficios que

se describen”.

En materia de costos, si bien en Colombia no se han realizado investigaciones

sobre el total de ahorros generados para la industria, en países como Estados Unidos se

han obtenidos datos que revelan que, para el 2012, con solo la implementación de

estándares globales de salud, se podrían habilitar la reducción de inventarios entre los

US$60.000 millones y los US$94.000 millones y reducir los costos de administración y

almacenamiento de inventarios entre los US$10.000 millones y los US$14.000

millones. Adicionalmente, podría ayudar a reducir la obsolescencia entre los US$19.000

millones y los US$27.000 millones.

Estas implementaciones en el contexto nacional representarían un

fortalecimiento sustancial para el sector público. Así, los estándares globales podrían

educir costos asociados a inventarios.

6.5 APORTE INTELECTUAL

[ CITATION Org01 \l 9226 ] “La importancia de la adecuada administración de

la cadena de abastecimientos del sector hospitalario es que permite el flujo adecuado de

insumos (tanto quirúrgicos como cualquier otro elemento necesario en la operación del

hospital), medicamentos, información, dinero, entre otros.

La logística hospitalaria es la encargada de soportar los procesos operativos en

un hospital, garantizando así que estos insumos y medicamentos lleguen a su destino en

el momento justo, todo con el fin de preservar la vida del paciente. Es en la farmacia

donde se dan gran cantidad de procesos logísticos: recibimiento de materiales,

almacenamiento, transporte, procesamiento de órdenes, picking de medicamentos, entre

otros”.

Es aquí donde pueden desarrollarse planes con el fin de analizar el aporte

potencial a la realización de esta labor incrementando la eficiencia, involucrando desde

estándares de identificación, herramientas de auto identificación.

Con el diagnóstico de los procesos al interior de la farmacia a través de

indicadores de capacidad, tiempos de espera, medios de distribución de insumos y

medicamentos al interior del hospital, se pueden identificar oportunidades de mejora. Se

han desarrollado proyectos de mejoramiento en establecimientos de salud de alta

complejidad; sin embargo, la evaluación de procesos y el desarrollo de una propuesta de

mejoramiento de procesos logísticos, involucrando recursos tecnológicos y herramientas

en un hospital privado es algo que mejoraría de manera significativa la calidad del

servicio prestada.

.
 7. REFERENCIAS

 Buzón, J. A. (2002). Lean Marketing. Madrid: Editorial E-learning .

 Ebel, T., Larsen, E., George, K., Shah, K., & Shih, D. (2012). La promesa de los
estándares globales en salud. Dallas: Mckinsey & Company.

 Little, A. (1991). Logistics in service industries. Houston: A.D Little. Logística

y gestión de suministros humanitarias. (s.f.).

 Masso, B. O. (2007). Nuevas tecnólogias en logística hospitalaria. Madrid:

Merge Book.

 Organización Panamericana de la salud. (2001). Logística y gestión de

suministros en el sector salud. Washington D.C: publciado por: Organización
Panamericana de la salud.

 PUBLICACIONES VÉRTICE SL. (2002). Aspectos prácticos de la calidad en

el servicio. MÁLAGA : EDITORIAL VERTICE SL.

 Teodoro, J. (1994). Intercambio electrónico de datos (EDI). México: Ministerio

de Obras Públicos.