Actividad: ESTUDIO DE CASO AA2

Presentado por: José David Oñate Pérez

Fecha: 20 de Noviembre de 2020
Grupo: 2222817

Actividad De Aprendizaje OA 2

La empresa Confecciones S.A., dedicada al diseño y manufactura de prendas de

vestir, ya determinó el mapa de procesos de su actividad económica, siendo estos:

1. PROCESOS ESTRATÉGICOS

a. Gestión Gerencial
b. Gestión de la Calidad
2. PROCESOS MISIONALES

a. Diseño y patronaje
b. Extendido, marcado y corte
c. Confección, revisado y etiquetado
d. Acabados
3. PROCESOS DE APOYO
a. Clientes
b. Compras
c. Mantenimiento
d. Talento humano

Cada uno de los procesos cuenta con un líder, quien será el encargado de revisar
y aprobar la documentación. Sin embargo, en ausencia del mismo, los
coordinadores de área tienen la misma autoridad.
El encargado del Sistema de Gestión de la Calidad, fue designado para determinar
la codificación unívoca y las versiones a los documentos, por lo tanto la fecha de
emisión también estará a su cargo.
Dando continuidad al avance en la planificación del Sistema de Gestión de la
Calidad, es necesario documentar el procedimiento de control de la información
documentada, pues ya se cuenta con instrucciones de trabajo y algunos formatos
que no han sido formalizados para el sistema de gestión.
1. Si usted es el asesor de calidad, qué haría primero. ¿Diseñar el procedimiento
de control de la información documentada ó montar los procedimientos
operativos? Lo primero que haría sería diseñar el procedimiento de control de
la información

2. Defina a qué proceso correspondería el Procedimiento de Control de la

Información Documentada y justifique su respuesta. Corresponde al proceso
estratégico más específicamente a la gestión de la calidad ya que la norma
ISO 9001 nos pide llevar este control
3. Diseñe un procedimiento sencillo para el control de la información documentada
de la empresa Confecciones S.A., que cumpla con los requisitos de la Norma NTC
ISO 9001 en cuanto a la identificación y formato, y a su vez que incluya la
descripción de las siguientes actividades:
a. Creación
b. Revisión y aprobación
c. Identificación
d. Divulgación
e. Control de cambios

Desarrollo

1- Gerente o Administrador del Sistema de Gestión de calidad ISO 9001 NTC

 Lo primero que haría es colocarle los códigos a cada documento del sistema
de gestión de calidad ISO 9001 aplicado a la norma NTC.
 Mantendría la actualización toda la documentación maestra de dicho
sistema de gestión de calidad
 Enviar y mantener actualizada y disponible dicha información donde la
estemos utilizando, brindando información vigente al día a cada funcionario.
 validación de documentación
 Los responsables de dicha información serían los líderes de cada área y
responsables de que sus colaboradores la conozcan y sean aplicadas.
 si existen cambios de menor proporción a la documentación sea cual sea
no afectarían sustancialmente al sistema de gestión de calidad no debería
alterar el funcionamiento del mismo, pero si debe quedar registrado dichos
cambios.
 Tales como:
 Cuando se mejore la transcripción del mismo.
 Cambios en los responsables de cada actividad.
 Cambios de párrafos para el mejoramiento de cada proceso.
 La necesidad

Elaboración de la
documentación

Solicitar su respectiva
aprobación

Presentación

Aprobación

Socialización

1. OBJETIVO

Este procedimiento se establece para efectuar el control, la elaboración,

modificación e identificación de los documentos y registros La empresa
Confecciones S.A., dedicada al diseño y manufactura de prendas de vestir con el
fin de tener la documentación actualizada y disponible para su uso por parte de
todos los usuarios
2. ALCANCE

Aplica para todos los documentos (manuales, procedimientos, instructivos,

formatos, guías, registros, entre otros.) los documentos de origen externo que son
requeridos para el adecuado desarrollo de los procesos. El procedimiento inicia
con la identificación de la necesidad de crear o modificar un documento y finaliza
con la divulgación del documento por parte del responsable del proceso.

3. RESPONSABILIDAD

El responsable de la adecuada aplicación de este procedimiento es el Coordinador

de Trabajo y los líderes de Procesos de Gestión.

3.1 Coordinador Trabajo

Asesora a los líderes de los procesos para la gestión, control y administración de

la documentación del SGC en forma coherente, congruente y consistente de
acuerdo con la naturaleza del servicio.

Revisa los documentos producidos en los procesos y cuando el caso lo amerite

define si la revisión incluirá el concepto de un experto que retroalimente el
documento. Establecidos los acuerdos con el líder del proceso e incorporados los
ajustes finales del documento, presenta para aprobación a la Directora de
Recursos Humanos, Representante de la dirección.

3.2 Asistente – Practicante Profesional.

El Asistente del Área - practicante profesional, específicamente interviene en la

adecuación de la presentación de documentos antes de la revisión para su
aprobación.
Apoya a los líderes de los procesos para garantizar que:

 Se revisen y actualicen los documentos cuando sea necesario y se aprueben

nuevamente.
 Se identifiquen los cambios y el estado de revisión actual de los documentos
 Las versiones pertinentes de los documentos aplicables se encuentren
disponibles en la Intranet.
 Los documentos permanezcan legibles y fácilmente identificables.
 Se socialicen los documentos.
 Prevenir el uso no intencionado de documentos obsoletos.
 El control de los documentos en medio magnético, con el fin de preservar y
proteger la información
 Mantener una codificación única, según las directrices que se dan en este
documento.
 Se mantenga actualizados los listados maestros.

3.3 Líderes de procesos

 -Todos los líderes de procesos son los responsables de cumplir el

procedimiento establecido sobre la creación, actualización o anulación de los
documentos.

4. PRECISIONES

4.1 ESTRUCTURA DOCUMENTAL

La estructura documental del SGC de la empresa Confecciones S.A., dedicada al

diseño y manufactura de prendas de vestir se presenta en la siguiente figura, en
donde los documentos de nivel superior tienen mayor cobertura y alcance, pero
menor profundidad y detalle
 DOCUMENTO
ASOCIADO

4.2 DISPOSICIONES SOBRE REPRODUCCIÓN DE FORMATOS

En todo caso se privilegia la presentación y diligenciamiento digital de formatos

salvo casos que requieran estrictamente su aplicación impresa. Para estos casos,
una vez aprobados el líder del proceso envía una copia en medio digital al
proceso de Gestión de Publicaciones, para su correspondiente reproducción.

Aunque la emisión de los documentos se realiza luego de su aprobación la

empresa empleará los inventarios de formatos impresos hasta agotar existencias.

4.3. REGISTROS

Los registros son documentos que proporcionan evidencias objetivas de

actividades realizadas o resultados obtenidos se caracterizan por:

 Son consecuencia inmediata de ejecutar un procedimiento y documentar sus

resultados.
 Proporciona la evidencia necesaria para establecer si la actividad o la tarea se
adecuó al proceso correspondiente.
 No están sujetos a actualizaciones porque no deben ser modificado (salvo en
casos especiales) y dejado constancia de todas las circunstancias de cambio,
siguiendo el procedimiento al respecto.

Los registros pueden realizarse en medios impresos o electrónicos, y estar en

forma digital. Son registros impresos todo lo plasmado en un papel, como un
material fotográfico o similar. Son registros electrónicos los obtenidos y guardados
en estos medios.

La Empresa debe garantizar que los registros no pueden ser modificados o que,
si lo son, que constancia de ello y de quién y cuándo lo hizo, especialmente
cuando sea mas susceptible a las modificaciones, como es el caso de los registros
guardados de forma digital.

Los registros deben estar firmados y fechados por el personal encargado, en el

caso de los registros impresos y en los registros digitales deben quedar constancia
de quien y cuando lo hizo.

Todos los registros deben estar supervisados por la persona encargada de esto,
garantizando que se respeten los procedimientos y queden archivados de forma
segura y de fácil identificación. Por otra parte la universidad debe garantizar la
confiabilidad de los registros que así lo requieran (historias clínicas, Exámenes
ocupacionales, etc).

4.3.1. LOS REGISTROS DEBEN GARANTIZAR

Los registros apropiados deben garantizar que sean:

 Veraces: debe describir lo que realmente sucedió, pasó u ocurrió.

 Exactos: debe ser verificado.
 Permanentes: se debe diligenciar con elementos de difícil borrado, no usar
lápiz o tinta lavable.
 Oportunos: se realiza en tiempo real, para evitar perdida de información por
el paso del tiempo.
 Claros: debe ser entendible para todos.
 Coherentes: en lo que respecta fechas, temperaturas, tiempo, etc.
 Legible.
 No alterable: no debe tener tachones, enmendaduras, uso de correctores,
etc.
 Completo: no deben tener espacios en blanco, debe cruzar con una raya lo
que no se llena

4.3.2. USO DE LOS REGISTROS

Los registros pueden utilizarse para documentar y monitorear las actividades o

los resultados de los procedimientos.

Algunos ejemplos de sus usos son:

 Toma de muestras
 Procesamiento y análisis de información.
 Almacenamiento y distribución
 Exámenes realizados
 Calibración de equipos
 Abastecimiento y vigencia de los insumos
 Control de calidad
 No conformidades
  Acciones correctivas

5. DESCRIPCIÓN DEL PROCESO

5.1. FLUJOGRAMA PARA EL CONTROL DE DOCUMENTOS

No ACTIVIDAD RESPONSABLE OBSERVACIONES

INICIO

Elaborar borrador del

Identifica necesidad de documento y enviar por
creación o mejora de
documento correo a la Directora del
1 Departamento de
Líder del proceso
Biblioteca con copia al
Profesional de Apoyo de
corrección de estilo para
su respectiva revisión.
Las correcciones de
ortografía y sintaxis se
hacen de manera directa
Revisa la adecuación de la
documentación
en la documentación en
los casos donde la mejora
sea evidente. Sin
embargo, en los casos
problemáticos para la
interpretación del sentido
el corrector enviará
2 Corrector de
sugerencias y comentarios
Estilo
al líder del proceso para
que intervenga en el texto
antes de su envío como
versión final al Sistema de
Gestión de la Calidad.

De cualquier manera el
corrector hará llegar al
líder del proceso la
documentación revisada.
No ACTIVIDAD RESPONSABLE OBSERVACIONES

En caso de requerir
SI ajustes en partes
La Modifica y envía
documentaci nuevamente al problemáticas para la
ón requiere corrector interpretación el líder del
ajustes? proceso hará las
3 Líder del procesomodificaciones en las
NO
partes indicadas por el
corrector y le enviará
nuevamente el documento
modificado al corrector de
estilo.

Enviar por correo al

Solicita y justifica creación, F-SO-OH-12 Coordinador de Salud,
mejora o anulación de Solicitud de Seguridad e Higiene en el
documento creación, mejora
o anulación de
trabajo con copia a la
documentos Profesional de Apoyo del
SG-QHSE el formato
4 Líder del procesoSolicitud de Creación,
Mejora o Anulación de
Documento F-SO-OH-12
junto con el documento
1
sometido a consideración
(Resultado de la revisión
del corrector de estilo)

Revisar la solicitud y
Profesional de
Apoyo SG-QHSE evaluar la necesidad de
Revisa solicitud y verifica
necesidad
5 crear, modificar o anular el
Auxiliar del documento.
SG-QHSE

Si es una solicitud de
NO Informa al anulación, se registra y el
Aprobada líder del Coordinador del
proceso termina
la proceso Área de Salud,
6 Solicitud?
Seguridad e
SI 3
Higiene en el
Cuando se considere
Trabajo
necesario define la
intervención de un experto
No ACTIVIDAD RESPONSABLE OBSERVACIONES

a fin de retroalimentar el
documento antes de su
aprobación final.

Según corresponda se
presenta al Consejo
Directivo para que autorice
la creación, mejora o
anulación.

Registra aprobación en la
Se diligencia la Parte 2 del
Solicitud de creación, registro Solicitud de
Mejora o Anulación de Creación, Mejora o
Documentos
Anulación de Documento
7 F-SO-OH-12, marcando la
Auxiliar del casilla de aprobado,
SG-QHSE
diligenciando la fecha de
implementación del
cambio.

Profesional de Para el caso de creación

Codifica y/o actualiza la
8 versión
Apoyo SG-QHSE de documentos se realiza
la respectiva codificación y
Auxiliar del para mejora se actualiza la
SG-QHSE versión.

Al editar los documentos

Coordinador del se deben registrar las
Emite y Aprueba
Documento Área de Salud, firmas de elaboró, revisó y
Seguridad e aprobó, si aplica. El
Higiene en el coordinador del Área de
Trabajo Salud Ocupacional
9
informa al líder sobre la
Profesional de aprobación del
Apoyo SG-QHSE documento.
Una vez firmados los
Auxiliar SG-
QHSE documentos se identifican
con Copia No Controlada,
No ACTIVIDAD RESPONSABLE OBSERVACIONES

se graban en PDF (No

Aplica para formatos) y se
adaptan en el aplicativo
disponible.

Se publican los nuevos

Retira de Intranet los documentos en la intranet
documentos obsoletos

Profesional de Al documento físico se le

10
Apoyo SG-QHSE coloca el sello de original,
se archiva en la carpeta
del proceso que
corresponda y se destruye
la versión anterior.

Profesional de
Apoyo SG-QHSE
Actualiza Listado Maestro Listado Maestro de Actualizar Listado Maestro
11 Control de Documentos Control de
Control de Documentos F-
Documentos Auxiliar del
SO-OH-013
F-SO-OH-013
SG-QHSE

2 Coordinador del
Área de Salud, Se comunica al líder que
Seguridad e el documento se
12 Socializa con el líder del Higiene en el encuentra liberado y se
proceso y/o funcionario
que realizó solicitud Trabajo autoriza su uso.

Libera Documento
Informar los cambios de la
Aplica documento en el
proceso correspondiente
documentación a los
Líder del proceso participantes del proceso.
3
13
FIN
Socializa el contenido de
los documentos a fin de
garantizar su debida
aplicación.
 5.2. FLUJO GRAMA PARA EL CONTROL DE REGISTROS

No ACTIVIDAD RESPONSABLE OBSERVACIONES

INICIO
1

Identificar los registros a

controlar Coordinador de Los líderes de proceso con
Gestion en apoyo del coordinador del
Salud, Seguridad Área de salud, seguridad e
e Higiene en el Higiene en el trabajo
2 Trabajo identifican los registros
incorporados en el sistema
de gestión en salud,
Líderes de seguridad e Higiene en el
procesos trabajo

Enviar por correo al

NO
Hay solicitud Coordinador de Gestion en
o 1 Salud, Seguridad e
necesidades
de registros Higiene en el Trabajo con
SI
copia a la Profesional de
Líderes de Apoyo del SG-QHSE el
3
procesos formato Solicitud de
Creación, Mejora o
Anulación de Documento
F-SO-OH-12 junto con el
documento sometido a
consideración
Coordinador de
Revisar solicitudes o Revisar la solicitud y
necesidades de registros Gestion en
evaluar la necesidad de
4 Salud, Seguridad
crear, modificar o anular el
e Higiene en el
documento.
Trabajo
Coordinador de Si es una solicitud de
NO Gestion en anulación, se registra y el
Informa al
5 líder del Salud, Seguridad proceso termina.
Aprobación de solicitud
o necesidad de proceso
e Higiene en el
registros
Trabajo Cuando se considere
SI
No ACTIVIDAD RESPONSABLE OBSERVACIONES

necesario define la
intervención de un experto
a fin de retroalimentar el
documento antes de su
aprobación final.
Según corresponda se
presenta al Consejo
Directivo para que autorice
la creación, mejora o
anulación.
El Coordinador de Gestion
en Salud, Seguridad e
Se autoriza y controla los Higiene en el Trabajo
registros Coordinador de
actualiza los registros que
Gestion en
se generaron cambios y
6 Salud, Seguridad
controla los cambios o
e Higiene en el
nuevos documentos
Trabajo
relacionados con la
estructura de los
documentos del SG-QHSE

Establecer criterios de
control de registros El Coordinador de Gestion
Coordinador de
en Salud, Seguridad e
Gestion en
Higiene en el Trabajo
7 Salud, Seguridad
establece criterios de
e Higiene en el
control sobre los registros
Trabajo
del SG-QHSE

Listado Maestro
Actualización del listado de Control de
maestro Documentos
Actualizar Listado Maestro
Coordinador de
8 Control de Documentos F-
Gestion en
SO-OH-013
Salud, Seguridad
e Higiene en el
Trabajo
No ACTIVIDAD RESPONSABLE OBSERVACIONES

Socializa con el líder del

proceso y/o funcionario
que realizó solicitud

Se comunica al líder que

Coordinador de el documento se
Libera Documento
9 Gestion en encuentra liberado y se
Salud, Seguridad autoriza su uso.
1 e Higiene en el
Trabajo

Informar los cambios de la

Aplica documento en el documentación a los
proceso correspondiente
Líder del proceso participantes del proceso.
13
Socializa el contenido de
los documentos a fin de
garantizar su debida
aplicación.

FIN

6. DOCUMENTOS DE REFERENCIA

RESPONSABLE
CODIGO NOMBRE DISPONIBLE
DILIGENCIARLO

Coordinador de
SOLICITUD DE
Gestion en Salud, Intranet /Proceso Gestión
CREACIÓN,
F-SO-OH- Seguridad e en Salud, Seguridad e
MEJORA O
012 Higiene en el Higiene en el Trabajo y/o
ANULACION DE
Trabajo/ Líder del Aplicativo del Sistema
DOCUMENTOS
Proceso
F-SO-OH- LISTADO Coordinador de Intranet / Proceso Gestión
013 MAESTRO Gestion en Salud, en Salud, Seguridad e
CONTROL DE Seguridad e Higiene en el Trabajo y/o
DOCUMENTOS Higiene en el Aplicativo del Sistema
Trabajo/ Profesional
de Apoyo