PROCEDIMIENTO CONTROL DE REGISTROS

Versión 001
Fecha de aprobación 13 /01/ 2011

OBJETIVO
Establecer un proceso para la identificación, la recolección, la indización, el
acceso, la clasificación, el almacenamiento, la conservación y la disposición de los
registros.

ALCANCE

Aplica a los registros utilizados por la organización que hacen parte del Sistema
de Gestión Ruc.

RESPONSABLE

 Gerente
 Administrador S&SOMA
 Auxiliar administrativo

DEFINICIONES

Registro: Documento que suministra evidencia objetiva de las actividades

efectuadas y/o de los resultados alcanzados.

Identificar: Manera que permite reconocer los registros y relacionarlo con el

producto y/o la actividad involucrada

Recuperar: Acción de encontrar los registros para su posterior clasificación y

almacenamiento.

Indexar: Acción de establecer un descripto asociado a la actividad a la que se

refiere, de manera que permita su clasificación.

Accesar: Conjunto de medidas establecidas para recuperar los registros y/o para
restringir su consulta.

Clasificar: Acción de distribución de los registros según la indización asignada.

Esta indización hace más eficaz el acceso y el empleo de los mismos.

Archivar: Acción de ubicar físicamente los registros para garantizar su

conservación y clasificación ordenada.

Conservar: Conjunto de medidas que permiten asegurar el buen estado de los

registros.

2
 PROCEDIMIENTO CONTROL DE REGISTROS
Versión 001
Fecha de aprobación 13 /01/ 2011

Tiempo de Retención: Es el período establecido para determinar la vigencia de

un registro.

CONDICIONES GENERALES

 Cuando se necesite un nuevo formato en el Sistema de Gestión Ruc, el

Administrador S&SOMA con el Gerente lo elaboran de acuerdo a las
necesidades.

 Lo identifican con el nombre del registro

 El Administrador S&SOMA incluye el nuevo formato en la Tabla Formato

Para Control Documental, así como también los registros de origen
externos que se necesiten controlar.

 Todos los Registros tienen que ser legibles. El responsable de área indexa
sus registros, con el nombre del registro correspondiente y archiva como
sea apropiado, para que se puedan consultar con facilidad.

 En cada oficina se dispone de archivos o lugares adecuados para

garantizar la conservación de los registros, los cuales deben ser enviados a
la oficina principal mensualmente para prevenir el deterioro o daño y para
evitar su perdida.

 Las personas interesadas tienen el acceso normal a los registros de su

área, si quiere accesar un registro de otra área, lo debe autorizar su
responsable. El Gerente y el Administrador S&SOMA tienen acceso a todos
los Registros de la organización.

 Cumplido el tiempo de retención de los registros en la Tabla Formato Para

Control Documental, el Administrador S&SOMA procede de acuerdo a su
disposición.

 En los casos en que se acuerde contractualmente, se coloca a disposición

del cliente, los Registros, para su evaluación, durante un período acordado.