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GUÍA AUDITORIA DE DESEMPEÑO Generalidades - Planeación Estrategica y Operativa Ejecución Informe y Seguimiento PDF
GUÍA AUDITORIA DE DESEMPEÑO Generalidades - Planeación Estrategica y Operativa Ejecución Informe y Seguimiento PDF
GUÍA
AUDITORÍA DE DESEMPEÑO -GAD
1
Edgardo José Maya Villazón
Contralor General de la República
Equipo de trabajo:
Carolina Cortes Millán
Dora Isabel Bernal Mora
Gloria Azucena Carrillo Urrego
Karol Julieth Martínez
Teresa Bonilla De La Torre
Luis Edgar Michaels Rodríguez
Edison Romero Ochoa
Liliana Patricia Terán Rodríguez
Ximena Ordonez Barbosa
Edgar Vicente Gutiérrez Romero
Josué Bermeo Vélez
Bibiana Catalina Montoya Giraldo
Yolanda Amira Vanegas Vanegas
José Miguel Zambrano Guerrero
Leonardo Payán Potes
Octavio Augusto Reyes Vargas
Redactores
Edison Romero Ochoa
Liliana Patricia Terán Rodríguez
Apoyo Técnico
Carmiña Barbosa Díaz
Fernando Rojas
José Oyola
Aportes
Liliana Rodríguez Sánchez
Jesús Antonio Mena Rodriguez
Revisores de la guía:
Contraloría Delegada para el Sector Minas y Energía
Contralorías Delegadas Sectoriales
Oficina de Planeación CGR
2
Presentación ......................................................................................................................... 10
1. Generalidades de la Auditoría de Desempeño ................................................................. 15
1.1 Definición de la auditoría de desempeño ........................................................... 15
1.2 Propósitos de la Auditoría de Desempeño ......................................................... 15
1.3 Principios evaluados en la Auditoría de Desempeño ......................................... 17
1.4 Enfoque ............................................................................................................. 20
1.5 Características de la Auditoría Desempeño ....................................................... 23
1.6 Habilidades de los miembros del equipo de Auditoría De Desempeño .............. 24
1.7 Auditorías articuladas ........................................................................................ 25
2 Fases de la Auditoría de Desempeño .............................................................................. 26
2.1 Fase de planeación de la Auditoría de Desempeño ........................................... 27
2.1.1 Planeación estratégica de la Auditoría de Desempeño. .............................. 27
2.1.1.1 Identificación de temas. .............................................................................. 29
2.1.1.2 Selección de temas. ................................................................................... 30
2.1.1.3 Priorización y aprobación del Ranking de Auditorías de Desempeño. ........ 31
2.1.1.4 Asignación de recursos de auditorías. ........................................................ 32
2.1.1.5 Modificaciones. ........................................................................................... 32
2.1.1.6 Asignación de trabajo. ................................................................................ 34
2.1.1.7 Declaración de independencia. ................................................................... 34
2.1.2 Planeación operativa de la Auditoría de Desempeño.................................. 34
2.1.2.1 Estudio previo. ............................................................................................ 38
2.1.2.2 Conocimiento en detalle. ............................................................................ 42
2.1.2.2.1 Consulta y análisis de información .......................................................... 45
2.1.2.2.2 Técnicas de diagnóstico .......................................................................... 46
2.1.2.2.3 Evaluación de riesgos y controles. .......................................................... 47
2.1.2.2.4 Vinculación de expertos en el asunto a auditar ....................................... 52
2.1.2.2.5 Identificar aspectos claves ...................................................................... 54
2.1.2.3 Diseño de la auditoría ................................................................................. 54
2.1.2.3.1 Definir el tema específico y los objetivos ................................................. 55
2.1.2.3.2 Definir el enfoque .................................................................................... 57
2.1.2.3.3 Definir preguntas o hipótesis de auditoría ............................................... 57
3
2.1.2.3.4 Definir el alcance..................................................................................... 60
2.1.2.3.5 Definir los criterios de auditoría. .............................................................. 62
2.1.2.3.6 Construir y validar la matriz de planeación de la auditoría. ...................... 68
2.1.2.4 Elaborar y aprobar el plan de trabajo. ......................................................... 75
2.1.2.5 Programas de auditoría. ............................................................................. 77
2.2 Ejecución de Auditoría de Desempeño. ............................................................. 77
2.2.1 Evidencia de auditoría. ............................................................................... 78
2.2.2 Técnicas de recolección y análisis de datos. .............................................. 80
2.2.2.1 Análisis Cualitativo...................................................................................... 82
2.2.2.2 Análisis Cuantitativo. .................................................................................. 82
2.2.3 Los hallazgos.............................................................................................. 83
2.2.3.1 Presuntas deficiencias. ............................................................................... 86
2.2.3.2 Formulación y aprobación de observaciones. ............................................. 87
2.2.3.2.1 Análisis de las causas, efectos y recurrencia. ......................................... 87
2.2.3.2.2 Evaluar la suficiencia, pertinencia y utilidad de la evidencia. ................... 90
2.2.3.2.3 Identificar responsables y líneas de autoridad......................................... 90
2.2.3.3 Comunicar al auditado las observaciones. .................................................. 91
2.2.3.4 Evaluar y validar la respuesta del auditado. ................................................ 91
2.2.3.5 Opiniones de los expertos en la fase de ejecución. .................................... 92
2.2.3.6 Matriz de hallazgos. .................................................................................... 92
2.2.4 Conclusiones. ............................................................................................. 94
2.2.5 Administración documental y papeles de trabajo. ....................................... 95
2.3 Fase de informe ................................................................................................. 96
2.3.1 Atributos de los informes de Auditoría de Desempeño. .............................. 97
2.3.1.1 Completo. ................................................................................................... 97
2.3.1.2 Convincente................................................................................................ 97
2.3.1.3 Oportuno. ................................................................................................... 97
2.3.1.4 Ser amigable al lector. ................................................................................ 98
2.3.1.5 Equilibrado. ................................................................................................ 98
2.3.1.6 Preciso. ...................................................................................................... 99
2.3.1.7 Constructivo................................................................................................ 99
2.3.1.8 Conciso. ..................................................................................................... 99
2.3.1.9 Soportado. ................................................................................................ 100
4
2.3.2 Características de la presentación del informe. ........................................ 100
2.3.3 Estructura y contenido del informe............................................................ 101
2.3.3.1 Carátula. ................................................................................................... 102
2.3.3.2 Hoja de Presentación. .............................................................................. 102
2.3.3.3 Tabla de Contenido. ................................................................................. 102
2.3.3.4 Antecedentes............................................................................................ 102
2.3.3.5 Carta de presentación de resultados. ....................................................... 102
2.3.3.6 Resultados de auditoría. ........................................................................... 103
2.3.3.6.1 Objetivos específicos y Preguntas de auditoría. .................................... 103
2.3.3.6.2 Hallazgos. ............................................................................................. 104
2.3.3.7 Conclusiones. ........................................................................................... 104
2.3.3.8 Beneficios del proceso auditor. ................................................................. 104
2.3.3.9 Apéndices y anexos.................................................................................. 105
2.3.3.10 Tablas, diagramas, mapas y otras ilustraciones. ...................................... 105
2.3.4 Avances de informe. ................................................................................. 105
2.3.5 Aprobación, firma, liberación y comunicación del informe. ........................ 106
2.3.6 Reunión de cierre. .................................................................................... 106
2.3.7 Otras formas de publicación de resultados. .............................................. 107
2.3.8 Plan de mejoramiento. .............................................................................. 107
2.3.9 Generación de informes. .......................................................................... 107
2.3.10 Usuarios de informes de auditoría. ........................................................... 110
2.4 Fase de seguimiento ....................................................................................... 110
3 Aseguramiento y Control de la Calidad .......................................................................... 112
3.1 Plan de calidad ................................................................................................ 112
3.2 Calidad en el informe ....................................................................................... 112
3.3 Mesa de trabajo ............................................................................................... 113
3.4 Acciones post auditoría y evaluación del proceso auditor ................................ 113
4 Bibliografía..................................................................................................................... 114
5
TABLA DE CONTENIDO DE FIGURA
6
TABLA DE CONTENIDO DE TABLAS
7
TABLA DE CONTENIDO DE ANEXOS
8
ABREVIATURAS
9
Presentación
10
El artículo 268 de la Constitución Política, numerales 1 y 2, señalan
que el Contralor General de la República tiene la atribución de
"Prescribir los métodos y la forma de rendir cuentas los responsables
del manejo de fondos o bienes de la nación e indicar los criterios de
evaluación financiera, operativa y de resultados que deberán
seguirse" y "Revisar y fenecer las cuentas que deben llevar los
responsables del erario y determinar el grado de eficiencia, eficacia y
economía con que hayan obrado"; y en el numeral 12 de esa misma
disposición, precisa que el Contralor General de la República tiene la
atribución de "Dictar normas generales para armonizar los sistemas
de control fiscal de todas las entidades públicas del orden nacional y
territorial".
11
resultados se logren de manera oportuna y guarden relación con sus
objetivos y metas”.
12
planes, programas y estrategias para el desarrollo de la vigilancia de
la gestión fiscal, del control fiscal del Estado y las demás funciones
asignadas a la Contraloría General de la República de conformidad con
la Constitución y la ley" y el numeral 4 de esa misma disposición le
atribuye la función de "dirigir como autoridad superior las labores
administrativas y de vigilancia fiscal de las diferentes dependencias de
la Contraloría General de la República, de acuerdo con la ley".
13
Finalmente, las normas ISSAI, "Son normas profesionales emitidas por la
Organización Internacional de Entidades Fiscalizadoras Superiores-
INTOSAI, y contienen los requisitos básicos para el funcionamiento
adecuado de los organismos auditores y los principios fundamentales de
auditoría en la fiscalización de las entidades públicas. Además incluyen
recomendaciones sobre los requisitos previos legales, de organización y
de índole profesional, así como sobre la conducta de los auditores y
descripción de buenas prácticas...”
14
1. Generalidades de la Auditoría de Desempeño
15
El documento Conpes 3654 de 2010 define que en su “acepción
general la rendición de cuentas es la obligación de un actor de
informar y explicar sus acciones a otro(s) que tiene el derecho
de exigirla, debido a la presencia de una relación de poder, y la
posibilidad de imponer algún tipo de sanción por un
comportamiento inadecuado o de premiar un comportamiento
destacado.
16
e) Identificar mejoras a la economía, la eficiencia y la eficacia del sector
público, a partir del examen, análisis y elaboración de informes sobre
el desempeño de las políticas, programas, planes, proyectos,
acciones, sistemas, operaciones y/o actividades ejecutados por los
sujetos vigilados, según el objeto específico de la auditoría.
Reducir costos;
Mejorar la utilización de los insumos;
Perfeccionar los procesos y sistemas de gestión y control
administrativo;
Aplicar buenas prácticas;
Fortalecer los controles internos para prevenir errores y fraudes;
Obtener medios adicionales: promover la coordinación institucional e
interinstitucional y aprovechar las fuentes de financiación.
Entregar información asequible al ciudadano
17
tiene en cuenta la equidad y la valoración de costos ambientales,
EQUIDAD
EFICACIA
ECONOMÍA
EFICIENCIA
18
Eficiencia: que la asignación de recursos sea la más conveniente para
maximizar sus resultados (Ley 42, 1993, art. 8).
19
En una auditoría que evalúe la eficacia y la eficiencia, de ser viable,
puede examinarse además la efectividad, entendida como la relación
entre los efectos alcanzados de la intervención sobre la población
objetivo (efecto observado) y los efectos esperados (impacto esperado)
u objetivos de la intervención. Implica verificar si los cambios
alcanzados son atribuibles a las acciones del programa evaluado. Evalúa
el logro de los resultados en el mediano y largo plazo (TCU, 2010, pág.
8).
1.4 Enfoque
20
principios elementales de la buena gestión pueden ayudar a examinar
las condiciones sobre la eficiencia o eficacia, aún cuando no exista un
claro consenso sobre el problema, o no se hayan determinado los
resultados o los productos esperados (ISSAI 3000/42, 2016).
21
Se ocupa de cuestiones como “¿Cuál es el rendimiento obtenido o qué
resultados se han logrado?” o “¿Se han cumplido los requisitos o los
objetivos?” (ISSAI 3000, 2004, pág. 28).
22
Debido a que la Norma Internacional para Auditoría de Desempeño sólo
proporciona un marco de referencia teórico sobre el enfoque orientado al
sistema, la presente guía, al igual que en la guía de Implementación de
las ISSAI – Auditoría de Desempeño, no proporcionará información
considerable sobre este enfoque. Por lo anterior, el contenido será
aplicable especialmente al enfoque orientado a resultados o al enfoque
orientado al problema.
23
En algunos casos, de acuerdo con el tema o área específica de
estudio, se requiere de experiencia y enfoque diferenciado (expertos).
24
mantener la objetividad y evaluar de forma integral la evidencia de
auditoría (ISSAI 3000/72, 2016).
25
La Contraloría Delegada para la Participación Ciudadana, será
responsable que las OSC vinculadas, tales como gremios, organizaciones
académicas, ONG, veedurías ciudadanas o asociaciones, sean idóneas;
para ello realizará una verificación previa de los requisitos de acuerdo
con el procedimiento, en los que se analizará además el compromiso de
la OSC de trabajar bajo los principios de confidencialidad, objetividad,
seriedad, responsabilidad y reserva, así como la manifestación bajo
declaración que no se encuentran incursos en inhabilidades,
incompatibilidades y conflicto de interés con la entidad que se va a
auditar.
26
resultados de la auditoría, la entidad auditada o actores públicos
vinculados implemente las medidas propuestas (ISSAI 3200/148, 2016),
se realiza el seguimiento para determinar si las deficiencias fueron
corregidas.
ETAPAS DE
PLANEACIÓN PLANEACIÓN PLANEACIÓN
ESTRATEGICA OPERATIVA DE
DESEMPEÑO
Elaboró: CGR
27
Figura 3. Etapas de la Planeación Estratégica Auditoría de
Desempeño
ACTIVIDAD RESPONSABLE(S)
RESPONSABLE
INICIO
PRIORIZACIÓN DE TEMAS
COMITÉ DE EVALUACIÓN
NO SECTORIAL O COMITÉ DE
EVALUACIÓN DE REGALÍAS
APROBACIÓN DEL
RANKING.
SI
REGISTRO EN EL PLAN DE
VIGILANCIA Y CONTROL FISCAL DIRECCIÓN DE VIGILANCIA
FISCAL O LA DIRECCIÓN DEL
GRUPO MICRO DE REGALÍAS
ASIGNACIÓN DE TRABAJO
GRUPO AUDITOR
DECLARACIÓN DE
INDEPENDENCIA ÉTICOS Y
CONFLICTOS DE INTERESES.
NO
APROBACIÓN DE
IMPEDIMENTO COMITÉ DE EVALUACIÓN
SECTORIAL O COMITÉ DE
EVALUACIÓN DE REGALÍAS
SI
FINAL
Elaboró: CGR
28
2.1.1.1 Identificación de temas.
29
mandato de la CGR (ISSAI 300/36, 2013). Las propuestas se
acumularán para surtir el trámite de selección y priorización dentro de
los tiempos establecidos para la Planeación Estratégica.
30
2.1.1.3 Priorización y aprobación del Ranking de
Auditorías de Desempeño.
31
2.1.1.4 Asignación de recursos de auditorías.
2.1.1.5 Modificaciones.
32
fechas estipuladas en el horizonte de Planeación del PVCF (en caso
contrario se requiere aprobación del Comité Directivo) y ser informados
a la Oficina de Planeación.
33
2.1.1.6 Asignación de trabajo.
34
tema objeto de estudio que permita alcanzar suficiente conocimiento del
mismo para planear adecuadamente la auditoría antes de su ejecución.
35
Figura 4. Actividades de la Planeación Operativa Auditoría de
Desempeño
ACTIVIDAD RESPONSABLE(S)
RESPONSABLE
INICIO
EQUIPO AUDITOR
ESTUDIO PREVIO
RECOPILACIÓN Y
CONOCIMIENTO EN
ANÁLISIS DE
DETALLE
INFORMACIÓN
APLICACIÓN TÉCNICAS
DE DIAGNOSTICO
EVALUACIÓN DE
RIESGOS Y EQUIPO AUDITOR
CONTROLES
VINCULACIÓN DE
EXPERTOS
IDENTIFICAR
ASPECTOS CLAVES
DEFINIR TEMA
DISEÑO DE AUDITORÌA ESPECÍFICO Y
OBJETIVOS
DEFINIR ENFOQUE
DEFINIR PREGUNTAS
ESPECÍFICAS O EQUIPO AUDITOR
HIPÓTESIS
DEFINIR ALCANCE
DEFINIR CRITERIOS
NO
¿SE VALIDAN?
SUPERVISOR
SI
1 1
36
1 1
CONSTRUIR LA MATRIZ DE
EQUIPO AUDITOR
PLANEACIÓN
NO
SUPERVISOR
¿SE VALIDAN?
SI
CONTRALOR DELEGADO
SECTORIAL, GERENTE
DPTAL Y CONTRALOR
PRESENTAR A LOS AUDITADOS DELEGADO
ASPECTOS CLAVES DE LA INTERSECTORIAL-
MATRIZ DE PLANEACIÓN REGALÍAS
EQUIPO AUDITOR
ELABORAR PLAN DE
TRABAJO
CONTRALOR DELEGADO
NO SECTORIAL, Y CONTRALOR
DELEGADO
INTERSECTORIAL -
¿SE APRUEBAN?
REGALÍAS
SI
EQUIPO AUDITOR
ELABORAR PROGRAMAS DE
AUDITORÍA
NO
SUPERVISOR
¿SE VALIDAN?
FINAL SI
Elaboró: CGR
37
2.1.2.1 Estudio previo.
38
Observación de espacios físicos.
Repaso de los principales sistemas y procedimientos de control.
Análisis de la relación entre la utilización de recursos y los resultados.
Evaluación de los riesgos que enfrenta(n) la(s) entidad(es).
Consulta con los asesores y organizaciones externas para identificar
las mejores prácticas y las oportunidades de mejora.
Auditorías anteriores, y estudios y auditorías llevadas a cabo por
otros.
Documentos realizados por las Direcciones de Estudios Sectoriales de
la CGR.
Información sobre el uso de la tecnología; y
Revisión de las tendencias del gasto.
39
condiciones para su acceso y salvaguarda. Así mismo, el acceso a la
consulta de los sistemas de información debe ser restringido al uso
exclusivo de la auditoría.
40
caso de ausencia de información y de datos, esto puede ser una
conclusión importante y ser el objeto de la auditoría.
Consistencia del tema objeto de auditoría con los lineamientos del
PVCF de la CGR.
Que el problema identificado que originó la auditoría ya esté siendo
manejado por la entidad(es) involucrada(s).
Existencia de auditorías, evaluaciones o estudios similares que
cubren objetivos similares propuestos, realizados por otros entes de
control o instituciones.
Materialidad o Importancia Relativa.
41
2.1.2.2 Conocimiento en detalle.
42
tiempo del programa,
Describa el objetivo general y los No aplica
objetivos específicos del programa,
proyecto o política pública)
Identifique los actores y beneficiarios Por cada uno de los actores desarrolle
involucrados en el programa el mapa de procesos e identificación de
(StakeHolders), determinando si hubo la cadena de valor, respecto de las
retiros o cambios de los actores con su acciones, actividades del programa,
justificación, y la posibilidad de proyecto o política pública determinar
interactuar con ellos para obtener los conceptos, calidades y requisitos
información que se deben considerar para ser
beneficiario del programa, proyecto o
política pública
Ubique dentro del Plan Nacional de Plan de acción institucional por cada
Desarrollo, el programa, proyecto o actor que se refiere al programa,
política pública y verifique la alineación proyecto o política pública,
de éste con el Plan estratégico sectorial conceptuando respecto de su alineación
y Plan estratégico Institucional para con la planeación estratégica
cada actor involucrado, determinando determinando proceso, área,
si lo planes objeto de evaluación se responsable, meta e indicador. Así
ajustan a los objetivos generales de la mismo, resultado de las pruebas de
CGR. recorrido realizadas en este
componente.
Recursos involucrados en la Ejecución Recursos involucrados en la ejecución
del programa por cada actor del programa discriminado al máximo
involucrado, indicando lo detalle posible, evaluando diferencias,
correspondiente a funcionamiento, concentraciones, cambios mensuales,
inversión o servicio a la deuda. comportamiento de los recursos y
consistencia de la información.
Identifique si existen otras evaluaciones
similares
Descripción de los riesgos identificados Evaluación de la eficiencia y eficacia de
por la entidad y determinación de los controles frente a los riesgos
riesgos a juicio del equipo auditor. determinados para determinar el grado
de seguridad de los mecanismos de
control del programa, proyecto o
política pública.
Indicadores de desempeño definidos Análisis de las bases e históricos de los
por los responsables para medir el indicadores, grado de confianza de la
funcionamiento del programa información a partir de la cual se
construye los indicadores.
Determinación de leyes, decretos, Determinación de Circulares,
resoluciones, conceptos de las Cortes, memorandos, reglamentación
reglas o manuales de operación, específica del asunto.
relacionados con el programa en
cuestión.
El diseño organizacional para la Descripción del mapa del proceso,
ejecución, seguimiento y evaluación. manuales de actividad, documentos y
formatos empleados dentro de cada
43
uno de los procesos identificados.
Determinación de los indicadores de Validación de las fuentes o entradas
insumo, producto o resultados con los que alimentan los indicadores,
cuales cuenta el programa, proyecto o consistencia de la información,
política pública. frecuencia y pertinencia.
Identificación de los sistemas de Pruebas de recorrido para evaluar los
información empleados por cada uno perfiles, bitácoras, versiones y logs de
de los actores, y la calidad y auditoría de los sistemas de
oportunidad de la información información empleados dentro del
generada. programa.
No aplica Determinación del alcance de las
muestras, descripción de la
metodología de análisis de la
información
Resultado es el concepto de pertinencia Resultado es el plan de auditoría del
y viabilidad de la auditoría proceso auditor.
Los perfiles de los auditores asignados Determinación y ubicación de los
permiten evaluar el programa o se expertos, así como, delimitación de su
requieren de personal experto. labor dentro de la investigación.
Ubicación geográfica del programa y Cronogramas, plan de visitas,
beneficiarios del programa, proyecto o objetivos, metodologías y pruebas a
política pública junto con la posibilidad realizar dentro del proceso.
de desplazamientos por parte de la
CGR.
Elaboró: CGR
44
conocimiento; y complementará la información del Anexo de esta guía -
Formato de Estudio Previo y Conocimiento en Detalle.
45
Otras fuentes importantes de información son:
46
- Permite relacionar el propósito de la organización al
enunciar su identidad, con la estructura organizacional
requerida para llevar a cabo este propósito.
- Su estructura puede presentar: Misión, Objetivos,
Actividades y tareas.
DOFA y Diagrama - Identificar las fuerzas y debilidades del ambiente interno
de del objeto de la auditoría y las oportunidades y amenazas
Verificación de del ambiente externo.
Riesgo - Identificar posibles áreas a investigar.
-Identificar los factores de riesgo y conocer la capacidad
organizacional para su gerenciamiento.
Análisis stakeholder - Identificar los principales grupos de interés (actores
interesados).
- Identificar las opiniones y conflictos de intereses e
informaciones relevantes.
Mapa de productos - Conocer los principales objetivos de una entidad o
e programa.
indicadores de - Representar las relaciones de dependencia entre los
desempeño productos.
- Identificar los responsables por los productos críticos.
- Desarrollar los indicadores de desempeño.
Mapa de procesos - Conocer el funcionamiento de procesos involucrados.
- Identificar buenas prácticas.
- Identificar las oportunidades para racionalizar y
perfeccionar de procesos.
Ishikawa o Espina - Identificar posibles causas de un problema específico
de pescado - Aumentar la probabilidad de identificar las causas
principales.
Árbol de problemas - Identificar el problema y organizar la información
recolectada, generando un modelo de relaciones causales
que lo explican.
- Facilita la identificación y organización de las causas y
consecuencias de un problema. Por tanto es
complementaria, y no sustituye, a la información de base.
El tronco el problema central, las raíces son las causas y la
copa los efectos.
La lógica es que cada problema es consecuencia de los que
aparecen debajo de él y, a su vez, es causante de los que
están encima, reflejando la interrelación entre causas y
efectos.
Modelo Lógico - Identificar los resultados claves y los sistemas y
(ISSAI 3000, 2004, operaciones que los producen
pág. 101) - Relacionar objetivos y subobjetivos y los productos
Fuente: Adaptado (TCU , 2010, pág. 20)
47
sujetos de vigilancia y control fiscal a auditar o del asunto a auditar a su
cargo.
48
2.1.2.2.3.1 Riesgo inherente (RI).
49
forma que garanticen la exactitud, fiabilidad e integridad de los datos
(ISSAI 3000, 2004, pág. 2014).
50
2.1.2.2.3.4 Riesgo de detección (RD).
51
Al final de la fase de ejecución e informe el equipo auditor en mesa
de trabajo califica la pertinencia y oportunidad de las actividades
propuestas para mitigar el riesgo de detección, estableciendo una
calificación definitiva justificada indicando el impacto en el resultado
del proceso con el fin de retroalimentar al nivel directivo, dejando
constancia en el acta de comité de aprobación del informe final.
52
de expertos en este momento de la auditoría puede apoyar la validación
de los resultados obtenidos de la aplicación de las técnicas de
diagnóstico y de la evaluación de controles para la toma de decisiones
sobre los aspectos específicos susceptibles a auditar; y en general para
la determinación de todos los aspectos relevantes en la planeación y
desarrollo de la auditoría.
53
Se procurará una comunicación permanente con los expertos durante el
proceso auditor, o consultarlos cada vez que sea necesario.
54
Las actividades que hacen parte del diseño y secuencia de las mismas se
presentan en la siguiente gráfica:
OBJETIVO GENERAL
Matriz de Planeación
Aspecto
Principio(s) Objetivo Pregunta(s) e
clave del
asunto a a Evaluar Específic hipótesis) específicas
auditar o1
CUESTION Aspecto
BÁSICA o clave del Principio(s) Objetivo Pregunta(s) e
PROBLEMA asunto a a Evaluar Específic hipótesis) específicas
auditar
o2
Aspecto
clave del Principio(s) Objetivo Pregunta(s) e
asunto a a Evaluar hipótesis) específicas
Específic
auditar
o3
Elaboró: CGR
55
¿Por qué? - ¿Cuáles son los objetivos de la auditoría?
56
terminados (evaluación ex post), o a asuntos en curso, donde se puede
evaluar el nivel de logro de metas, o evaluar los progresos realizados,
entre otros aspectos (ISSAI 3200/27, 2016).
Una vez definidos los objetivos estos deben ser aprobados por el
Supervisor de auditoría en mesa(s) de trabajo con el equipo auditor, en
forma previa al desarrollo de las demás actividades del diseño de la
auditoría. Se debe dejar constancia de dicha aprobación en la respectiva
ayuda de memoria.
57
ser excluyentes mutuamente (tratar un solo tema), pero abarcar en
conjunto los aspectos principales del objetivo (ISSAI 3200/32, 2016).
Todos los términos empleados en las preguntas deben estar claramente
definidos (ISSAI 300/28, 2013).
Claridad y especificidad.
Uso de términos que puedan ser definidos y medidos.
Factibilidad investigativa (posibilidad de responder).
Articulación y coherencia (las preguntas desarrolladas debe aclarar
los problemas de auditoría previamente identificados).
58
pregunta también abarca los efectos no esperados, positivos o
negativos, provocados por el programa o actividad. Ejemplo: ¿En qué
medida los efectos observados pueden ser atribuidos al programa?
59
Para el enfoque orientado a resultados las preguntas deberán
formularse en función de cumplimiento de los objetivos, logro de los
resultados, o si los programas y servicios operaban como se esperaba
(ISSAI 300/26, 2013).
60
Al establecer el alcance de la auditoría se define cuál es el límite de la
misma, el tipo de estudio que se va a hacer y el carácter de la
investigación (INTOSAI, 2014, pág. 73).
61
de desempeño corresponde a un concepto sobre el cumplimiento de los
principios evaluados.
62
Proporcionar una base para evaluar la evidencia, desarrollar los
hallazgos y formular conclusiones sobre los objetivos de la auditoría.
63
y el énfasis radica en los requisitos metodológicos sobre como confirmar
las hipótesis (ISSAI 300/27, 2013).
64
excesivamente bajos para estar seguro de cumplir con ellos (ISSAI
3200/41, 2016).
65
otras fuentes tales como las normas profesionales y las mejores
prácticas.
66
Utilidad: producen hallazgos y conclusiones que cumplen con las
necesidades de información de usuarios.
Comprensibilidad: están claramente establecidos y no están sujetos a
interpretaciones significativamente diferentes.
Comparabilidad: son compatibles con los utilizados en las auditorías
de desempeño de otros organismos o actividades similares y con los
utilizados en las auditorías de desempeño anteriores de la entidad
auditada.
Integridad: se refiere al desarrollo de todos los criterios significativos
apropiados para evaluar el desempeño.
Aceptabilidad: son aquellos con los que suelen estar de acuerdo los
expertos independientes en la materia, las entidades auditadas, el
Congreso, los medios de comunicación y el público en general.
67
2.1.2.3.6 Construir y validar la matriz de planeación de la
auditoría.
68
* Las
condiciones
operativas
para
desempeña
r el trabajo
Elaborado por la CGR, fuente (INTOSAI, 2014, pág. 82), (Tribunal de Cuentas Europeo, 2015)
Documentación legal.
Normas.
Actas de reuniones.
Conceptos.
Sistemas de información.
Bases de datos.
Beneficiarios de programas gubernamentales.
Informes y estudios producidos por fuetes acreditadas.
Organigramas, directrices internas y manuales operacionales.
Expertos.
Otras.
69
resulte amenazador muchas personas – En las encuestas pueden
– Puede obtener gran requerirse expertos en
cantidad de datos muestreo
– Ya existen muchos – No cuentan toda la historia
modelos de cuestionarios
Entrevistas Cuando se quiere entender – Obtener una gama – Puede tardar mucho
por completo las completa de tiempo
impresiones o la experiencia informaciones, en – Puede ser de difícil análisis
profundidad y comparación
de alguien, o conocer mejor
– Desarrollar la relación – Puede ser costosa
sus respuestas a los con el cliente – El entrevistador puede
cuestionarios, teniendo en – Puede ser flexible con el sesgar las respuestas del
cuenta que se debe cliente. cliente.
entrevistar a personas con
diferentes posiciones,
perspectivas y puntos de
vista y compilar los
resultados de las entrevistas
y documentarlos de una
manera que facilite el
análisis (ISSAI 300, 2013,
pág. 97)
Revisión de la Cuando se desea una – Brinda una información – A menudo ocupa mucho
documentación impresión acerca de la amplia y a lo largo del tiempo
forma en que actúa el tiempo – la información puede ser
programa, sin – No interrumpe el incompleta
interrumpirlo, a partir programa ni el – es necesario tener una
de una revisión de comportamiento del idea muy clara sobre lo que
solicitudes, documentos cliente en el uno está buscando
financieros, memorándums, programa – medio no flexible de
actas, etc. – La información ya existe obtención de datos; los
– pocos sesgos de la datos se limitan a lo ya
información existente
Observación Para recoger información – Ver las actividades de un – La conducta puede
exacta acerca de la forma programa mientras están resultar
en que actúa realmente ocurriendo realmente difícil de interpretar
un programa, sobre todo – Puede adaptarse a los – Categorizar las
en lo referente a sus acontecimientos mientras observaciones
procesos éstos se producen puede ser complicado
– Puede influir en la
conducta
de los participantes en el
programa
– Puede ser costosa
Grupos Explorar una cuestión en –Obtener con rapidez y – Las respuestas pueden
especializados profundidad mediante el fiabilidad impresiones resultar difíciles de analizar
debate en grupo, p. ej. las frecuentes – Se necesita un facilitador
reacciones ante una –Puede ser un modo adecuado para que haya
experiencia o una eficiente de obtener una seguridad y para el cierre
sugerencia, información amplia y – Es difícil programar la
comprender las quejas profunda en poco tiempo reunión de un conjunto de
frecuentes, etc.; útil en la –Puede transmitir 6–8 personas
evaluación y el marketing información
clave acerca de los
programas
Fuente: (ISSAI 3000, 2004 pág. 114), tomada Carter. MacNamara, 1998
70
Es recomendable ser flexible y pragmático en la elección de los métodos
y en el programa de auditoría.
Validez: los métodos tienen que medir aquello que se proponen medir;
Fiabilidad: los resultados tienen que ser coherentes si se efectúan
mediciones reiteradas en la misma población.
71
construir las estadísticas descriptivas y verificar si los datos validan el
modelo lógico del equipo auditor para explicar los factores que inciden
sobre la gestión del ente auditado (Sampieri, 2006, pág. 274).
72
El tamaño de la muestra esté determinado.
La muestra sea representativa del universo a la que pertenece.
Se evalúen y documenten los resultados.
73
Los papeles de trabajo deben evidenciar si se llevó a cabo el muestreo,
como se realizó, y debe ser aprobado en mesa de trabajo por parte del
Supervisor de la auditoría.
Qué nos permitirá decir el análisis: aquí se establece con precisión los
resultados o conclusiones pueden alcanzarse con el desarrollo de los
procedimientos de recolección y análisis de datos y que permitan
concluir o dar respuesta a las preguntas o hipótesis planteadas.
74
auditoría, los criterios de auditoría, y el periodo de tiempo previsto para
la fiscalización, y los proyectos, organizaciones y/o programas
gubernamentales a ser incluidos en la auditoría (ISSAI 3000/57, 2016),
con el fin de propiciar su participación durante el desarrollo de la
auditoría; en el caso que esta(s) presente(n) observaciones sobre estos
aspectos, el equipo auditor podrá realizar los ajustes que considere
pertinentes.
2. Objeto de auditoría.
a) Descripción del objeto de auditoría
b) Objetivos del asunto auditado
c) Descripción de la cadena de valor del asunto auditado, insumos, procesos, productos y
servicios, resultados específicos y resultados finales (incluir gráfico)
d) Explicar el nexo del asunto con los planes nacionales de desarrollo
75
5. Objetivo de la auditoría.
a) Describir el problema observado
b) Presentar indicadores de eficacia, eficiencia, economía, equidad y la valoración de los
costos ambientales ligados al problema observado, para cada uno de los actores si
están disponibles
c) Explicar la importancia de resolver el problema observado
d) Presentar el objetivo general
e) Presentar los objetivos específicos de la auditoría
f) Identificar el nexo de los objetivos específicos a los procesos relevantes del asunto a
auditar
6. Criterios de la auditoría.
a) Describir criterios de eficacia, eficiencia, economía, equidad y la valoración de los
costos ambientales que sean relevantes al asunto auditado.
b) Identificar sus fuentes
c) fundamentar su validez
7. Alcance de la auditoría.
a) Entidades a ser auditadas - Procesos relevantes en cada entidad
b) Ámbito geográfico nacional y territorial
c) Periodo de tiempo a auditar
9. Matriz de planeación.
Adicional a los requerimientos de personal disponible en la CGR, el equipo auditor debe incluir la
necesidad de incorporación de expertos externos precisando:
a) Profesión, especialidad
b) Experiencia en el aspecto a auditar
14. Evaluación y acciones de manejo de los riesgos de la auditoría (Anexo 6.2 Riesgo de detección y
de auditoría).
16. Bibliografía. El equipo auditor proveerá las referencias bibliografías utilizadas en el diseño del
plan de auditoría.
Elaboró: CGR
76
Contralor Provincial que dirija el proceso de auditoría, y aprobado por el
Contralor Delegado Sectorial, o el Contralor Delegado Intersectorial –
Coordinador Control Fiscal Micro- Regalías, en el Comité respectivo. Se
debe dejar registro de esta sesión.
77
auditoría, soporte los hallazgos y conclusiones sobre las preguntas de
auditoría, y sean una base para el informe de auditoría. Ver Figura 6.
INICIO
NO
SUPERVISOR Y
¿SE VALIDAN?
EQUIPO AUDITOR
SI
COMUNICAR AL AUDITADO
SUPERVISOR
NO SE ACEPTA LA
RESPUESTA DE LA SUPERVISOR Y
SE ANALIZA LA ENTIDAD Y SE EQUIPO AUDITOR
RESPUESTA RETIRA LA
OBSERVACIÓN
SI
FIN
Elaboró: CGR
78
Es la información específica obtenida durante la labor de auditoría a
través de la observación, inspección, entrevistas y análisis.
79
determinar si se ha obtenido suficiente evidencia de auditoría como para
convencer a una persona conocedora de que los hallazgos de auditoría
son razonables.
80
procedimientos se aplican sobre información, casos, situaciones, hechos
o relaciones específicas.
81
Figura 7. Análisis de Datos
Análisis Cualitativo
Encuestas - Entrevistas-
Mejores prácticas
Análisis de contenido
Descubre
Es interpretativa
Respuesta a las
preguntas y/o
comprobación de
hipótesis
Análisis Cuantitativo
Busca Pruebas
Es descriptiva
Elaboró: CGR
82
diferencial) que definió en la fase de planeación operativa (elaborar
matriz de planeación).
83
La evidencia que sustenta un hallazgo debe estar disponible y
desarrollada en una forma lógica, clara y objetiva, en la que se pueda
observar una narración coherente de los hechos. Los procedimientos
realizados se deben documentar en los papeles de trabajo.
EVALUACIÓN DE HALLAZGO
CARATERISTICAS Y
REQUISITOS
CONCLUSIONES
VALIDACIÓN MESA DE
TRABAJO
Elaboró: CGR
84
Competente: El hallazgo está basado en evidencia que es válida y
confiable. El equipo auditor ha evaluado cuidadosamente si existen
razones para dudar de la validez o integridad del hallazgo, y lo ha
identificado así en los papeles de trabajo. En general, la evidencia es
más competente si se genera directamente por el equipo auditor,
proviene de un sistema de información con un control interno
apropiado y está basada en documentos originales. La evidencia
testimonial es más competente si los informantes se pudieron
expresar libremente, sin intimidación y distracciones.
Útil: El hallazgo contribuye a la economía, eficiencia, eficacia,
equidad y la valoración de los costos ambientales, en la utilización de
los recursos públicos, a la racionalidad de la administración para la
toma de decisiones y sirve al mejoramiento continuo de la
organización.
Claro y preciso: El hallazgo está formulado en forma neutral, claro y
preciso, libre de prejuicios y ambigüedades (válido).
85
Figura 9. Flujograma de Hallazgos
La evaluación de Evaluación y
las diferencias Obtención de evidencia opinión del auditor
entre la condición y suficiente y apropiada , de los hechos
los criterios de debe ser aprobada en
mesa de trabajo: observados y los
auditoría, Las observaciones
* Condición y criterio comentarios y/o
incluyendo las y conclusiones
aclaraciones
causas principales, * Causa, efecto y deben ser
recurrencia presentadas por
comparadas con comunicadas por
los auditados, dicha
los síntomas o * Suficiencia, medio de un oficio.
pertinencia y utilidad de evaluación debe
indicios: la evidencia realizarce un mesa
* Condición *Responsables líneas de trabajo y en
* Criterio
de autoridad y papeles de trabajo.
recurrencia
86
2.2.3.2 Formulación y aprobación de observaciones.
87
Las causas o los efectos pueden ser un hecho aislado o patrón que
indique potencialmente la no efectividad del control interno.
Análisis de causas
88
En lo posible, el efecto, debe presentarse cuantificado. Sin embargo,
pueden presentarse situaciones en las cuales no es posible expresarlo
en tales términos.
Hay que tener en cuenta que los objetivos de la auditoría interna son diferentes
a los de la auditoría externa. Sin embargo, ambos tipos de auditoría promueven
la buena gobernanza al contribuir a la transparencia y a la rendición de cuentas
sobre el uso de los recursos públicos, así como sobre la economía, eficiencia y
eficacia de la administración pública. Esto brinda oportunidades de
coordinación y cooperación, así como la posibilidad de eliminar la duplicación
de esfuerzos (ISSAI 100/39, 2013).
89
número de transacciones. Cualquiera sea el uso de los términos, el
hallazgo debe incluir datos suficientes que demuestren su importancia.
El análisis del auditor no solo debe incluir el efecto inmediato, sino los
secundarios y los potencialmente de largo alcance, sean éstos tangibles
o intangibles.
Recurrencia de la observación
90
2.2.3.3 Comunicar al auditado las observaciones.
Una vez recibidas las respuestas del auditado, el equipo auditor debe
proceder a realizar el estudio de los argumentos expuestos.
91
Se debe, en la medida de lo posible, procurar obtener puntos de vista
coincidentes, tanto del auditor como de los funcionarios
correspondientes acerca del análisis sobre ocurrencia de los hechos;
aunque persistan desacuerdos en cuanto a los motivos, importancia y
necesidad de medidas correctivas en estas circunstancias, las
conclusiones deben basarse en los resultados o el efecto de la decisión (
CGR, 2015).
92
interesadas tengan una comprensión homogénea de los hallazgos y sus
componentes. Los elementos de la matriz de hallazgos se presentan en
la Tabla 9.
La matriz de hallazgos (Anexo 14. Formato Matriz de hallazgo) debe
diligenciarse en la fase de ejecución conforme se configuran los
hallazgos. (TCU, 2010, pág. 33).
Objetivo Especifico: (Objetivo sobre el cual se desarrollo la pregunta y el procedimiento en la fase de Planeación)
Pregunta y/o hipótesis de auditoría: (El declarado en la matriz de planificación). Para cada pregunta de auditoría, se
repiten los siguientes puntos.
Hallazgo
Análisis de la Entidad(es)
respuesta de Beneficios Responsabl
Fuente de Evidencias y la entidad e(s)
Situación Criterio Criterio análisis Causas Efectos
Hallazgos Estándar Correspond Resultados Pueden estar Consecue Análisis por Mejoras Entidad(es)
identificad esperado en a las obtenidos al relacionadas ncias de parte del obtenidas al responsable
os para normas, aplicar las con la las causas grupo auditor implementa (s) del
evaluar disposicione técnicas de operación del encontrad de la r las Buenas hallazgo
el s, procesos, obtener la programa, as respuesta de prácticas
desempe procedimien evidencia según se la entidad (cuantitativ
ño tos, guías y revela en el frente al as y
buenas mapeo de los hallazgo cualitativas)
prácticas procesos o en , si se
aplicables al la prueba presenta en
proceso documental y el proceso.
significativo testimonial, o
o a la línea en el análisis
auditada cuantitativo.
93
tendiente a darle el debido trámite de conformidad con las normas
vigentes en la materia.
2.2.4 Conclusiones.
94
antes de culminar el informe que se presentara para la aprobación del
respectivo comité.
95
La conservación y custodia de los papeles de trabajo se debe dar desde
el inicio de la auditoría hasta la disposición final de los mismos. Una vez
culmine la auditoría y de acuerdo con lo establecido en el Manual de
Procedimientos de Gestión Documental, Archivo y Correspondencia se
entregaran al archivo de gestión.
96
2.3.1 Atributos de los informes de Auditoría de Desempeño.
2.3.1.1 Completo.
2.3.1.2 Convincente.
2.3.1.3 Oportuno.
97
por la CGR, el Gobierno, el Congreso y cualquier otra parte interesada
(ISSAI 3000/119, 2016).
2.3.1.5 Equilibrado.
98
Presentar diferentes perspectivas y puntos de vista. Cuando se pueden
hacer legítimamente diferentes interpretaciones de las evidencias, éstas
deben presentarse para garantizar la equidad y el equilibrio. Siguiendo
los argumentos subyacentes, el lector será capaz de comprender mejor
las conclusiones finales (ISSAI 3200/124, 2016).
2.3.1.6 Preciso.
2.3.1.7 Constructivo.
2.3.1.8 Conciso.
99
2.3.1.9 Soportado.
CARACTERISTICA DE LA PRESENTACIÓN
Redacción
Tener en cuenta las normas generales de redacción y ortografía
En la redacción del Informe debe evitarse mencionar nombres propios.
100
Denominación e
Identificación de los
hallazgos A los Hallazgos se les colocará un título en positivo y se numerarán en
forma consecutiva, esto último con el fin de facilitar su codificación.
Elaboró: CGR, fuente (CGR, 2015)
1 Carátula
2 Hoja de Presentación
3 Tabla de Contenido
4 Antecedentes
Carta de Presentación de Resultados
Asunto en Cuestión y Periodo Cubierto
Objetivos
Enfoque y Alcance
Metodología
Limitaciones
5 Concepto sobre el desempeño que incluya un resumen de hallazgos y
conclusiones
Evaluación de riegos y mecanismos de control
Relación de Hallazgos y Beneficios
Plan de Mejoramiento
Firma y Fecha
Resultados de la Auditoría
Objetivos específicos
6 Preguntas o hipótesis de auditoría
Los hallazgos de auditoría.
7 Las conclusiones
8 Beneficios del proceso auditor
9 Apéndices y Anexos
101
Elaboró: CGR, Fuente: (ISSAI 3000/117, 2016; CGR, 2015)
2.3.3.1 Carátula.
2.3.3.4 Antecedentes.
103
auditoría, se debe dejar la explicación en el apartado limitaciones del
por qué no fue posible responderlas.
2.3.3.6.2 Hallazgos.
2.3.3.7 Conclusiones.
Son una forma de medir el impacto del proceso auditor que desarrolla la
CGR; por lo tanto se deberá cuantificar o cualificar el valor agregado
generado por el ejercicio del control fiscal, bien se trate de acciones
evidenciadas, que correspondan al seguimiento de acciones establecidas
en los planes de mejoramiento o que sean producto de observaciones,
hallazgos o pronunciamientos efectuados por la CGR, que sean
104
cuantificables o cualificados y que exista una relación directa entre la
acción de mejoramiento y el beneficio (Ley 1474 art. 27, 2011).
105
2.3.5 Aprobación, firma, liberación y comunicación del
informe.
106
de los bienes y documentos facilitados al equipo auditor por el auditado
para el desarrollo de la auditoría.
107
Figura 10. Fase Informe Nivel Central Auditoría de Desempeño
Elaboró: CGR
108
Figura 11. Fase Informe Nivel Desconcentrado Auditoría de
Desempeño
ACTIVIDAD RESPONSABLE
INICIO
SUPERVISOR
NO
SE VALIDAN?
SI
COLEGIATURA DE LA GERENCIA
NO DEPARTAMENTAL
SE VALIDAN?
SI
SE APRUEBAN
SI
FIRMAR EL INFORME
CONTRALOR DELEGADO SECTORIAL
COMUNICAR EL INFORME
PRESIDENTE DE LA COLEGIATURA DE LA
GERENCIA DPTAL. COLEGIAL
FIN
109
Elaboró: CGR
2.3.10 Usuarios de informes de auditoría.
110
Identificar las áreas que serían útiles para el seguimiento en trabajos
futuros.
Evaluar el desempeño de la CGR, pues esta, puede contribuir a
mejorar el conocimiento y mejores prácticas de la CGR.
111
Solicitar a otros tipos de auditoría, para que recopilen información
sobre las acciones tomadas como parte de sus procedimientos de
auditoría.
Llevar a cabo una auditoría para el seguimiento, que de como
resultado un nuevo informe de Auditoría de Desempeño.
112
trabajo. Éste es un auditor experimentado que es independiente de la
auditoría, quien revisará la consistencia los hechos, cifras y fechas se
reportan correctamente, que las conclusiones están adecuadamente
apoyadas por la evidencia en la documentación de auditoría y que las
conclusiones fluyen lógicamente de la evidencia (ISSAI 3200/116,
2016).
113
BIBLIOGRAFÍA
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115