Enunciado caso práctico semana 1

Clase 1: Introducción a los presupuestos

Ricardo Fernández, el director financiero de Jamones Hamm-Jamm ha estado dándole vueltas a la

reunión que mantuvo con el banco hace ya más de una semana.

Por supuesto antes de la reunión semanal del Comité de Dirección se ha sentado con el Director
General y le ha comentado tanto que el Banco del Cantábrico ha accedido de buen grado a ampliar
la póliza de crédito con la que se están financiando las nuevas aperturas de tiendas y puntos de
venta. También le ha transmitido la petición del banco de los presupuestos de los nuevos puntos de
venta previstos, así como el calendario de aperturas previsto.

A Ricardo, el director financiero de Jamones Hamm-Jamm no se le ha pasado por alto que el Director
General no haya dado mayor importancia a esta petición y simplemente haya comentado: “Papeles,
siempre andan pidiendo papeles.”

En esa misma reunión ha aprovechado para trasmitirle su creciente preocupación por el hecho de
que las previsiones no se cumplen casi nunca y que, aunque si bien es verdad que las ventas han
sido por lo general mayores a las esperadas, también ha sucedido que los gastos y las inversiones
han sobrepasado trimestre a trimestre las cantidades previstas.

El Director General le ha confesado que ya hace tiempo que se ha dado cuenta de ello y que, aunque
no le gustaba, como las ventas han ido evolucionando mejor que las previsiones, no ha podido
pararse a analizar el asunto, entre otras cosas porque ha estado demasiado ocupado con las nuevas
aperturas y la puesta en funcionamiento de los nuevos sistemas e instalaciones de producción y de
logística para poder abastecer la creciente demanda. De modo que no ha podido ocuparse del tema
de las desviaciones de las previsiones, que pese a todo le siguen preocupando.

De manera que el propio Director General le propone a Ricardo que en próximo Comité de Dirección
prepare una propuesta de acción para investigar las causas y sobre todo establecer procedimientos
para que las previsiones sean más ajustadas a la realidad.

El Director Financiero que lleva toda la semana dándole vueltas al asunto le confiesa que las
previsiones con que hasta ahora han funcionado no son del todo correctas por incompletas,
inconexas y no del todo organizadas. Y que es necesario plantearse en serio la implantación de un
sistema de presupuesto que abarque todas las áreas: puntos de venta, centros de producción y de
distribución y que permita hacer una mejor planificación y toma de decisiones dentro de la empresa
y en particular al propio Comité de Dirección y al Director General mismo.

De hecho, Ricardo le propone aprovechar los sistemas de contabilidad de costes y de contabilidad

de la empresa y elaborar un presupuesto general de la empresa de forma integrada desde cero
prescindiendo por completo de los sistemas en uso actualmente.

El Director General decide confiar en el Director Financiero y le da carta blanca para elaborar una
propuesta de acción.

Ricardo ya de vuelta en su despacho coge un papel y un lápiz como en los tiempos de la facultad y
empieza a hacer una lista de preguntas, esto siempre le ayudó a pensar:

1. ¿Por dónde empezar? ¿Qué cifras utilizaremos como base para elaborar el resto del presupuesto?
¿Quién las debe proporcionar o elaborar? Y ¿por qué?

o Marketing y ventas
o Producción
o Contabilidad
o Compras

2. La necesidad recurrente de incrementar la financiación necesaria puede estimarse de forma

independiente o debe resultar de la integración de todos presupuestos.

3. Los presupuestos individuales de los puntos de venta, que por otro lado no se han venido
haciendo, ¿podrían utilizarse para el presupuesto general? Es más, ¿Tendría sentido empezar
precisamente por ahí, por los presupuestos de los puntos de venta?

4. Y dentro de los puntos de venta, las previsiones de inversiones, consumos y gastos y por
descontado ventas, no son los mismos ni parecidos, los de los puntos de venta nuevos o recién
abiertos que los de los que llevan ya 6 meses o un año. ¿Tiene sentido analizarlos por separado los
de nueva apertura de los ya consolidados?

5. ¿Podría esto tener que ver con la petición del departamento de riesgos del banco? Al día
siguiente tras haberlo pensado tranquilamente tiene las ideas claras, como sucede muchas veces
todo es más sencillo si se ve con algo de distancia. Las respuestas a las preguntas que escribió ayer
han sido la clave.
Rpta:

1. Se debe empezar viendo el histórico de presupuestos anteriores y tomándolos como base para
no cometer los mismos errores, se debe hacer una buena proyección de ventas tomando ya sea el
último año o los meses del año que hayan corrido.

Las cifras que se deben utilizar son las del resultado del último presupuesto hecho por la empresa,
los valores que se deben tener en cuenta son los ingresos mensuales, los gastos fijos mensuales, los
gastos variables, se debe tener un cálculo de la diferencia entre gastos e ingresos y definir cuál va a
ser el flujo de caja.

Las cifras las debe proporcionar todas las personas o departamentos interesados en el presupuesto
o que tienen influencia en los gastos mensuales de la empresa, y estos departamentos no solo deben
dar las cifras, sino que también tienen que colaborar en la elaboración del presupuesto ya que cada
una de ellas tiene que ver en el presupuesto y cada departamento sabe cuáles son sus gastos
mensuales.

2. Este debe ser el resultado de todos los presupuestos anteriores, y esto es porque se va a tener
una mejor visión y un mejor resultado con el nuevo presupuesto, al ver el histórico de los
presupuestos se va a poder generar cada vez mejor un presupuesto acorde a lo que la empresa
necesita y esto se va a ver reflejado en los resultados que este dé.

3. Estos presupuestos de punto de venta se deben tener siempre en cuenta en el presupuesto

general de la empresa ya que son parte importante de los gastos e ingresos de la empresa, estos
presupuestos se deben utilizar en el general, estos presupuestos juntos son importantes, pero no
tanto como para comenzar el presupuesto general con ellos.

4. Estos presupuestos se tienen que manejar siempre por separado, no es lo mismo un punto de
venta que lleva más de 6 meses en funcionamiento a un punto de venta nuevo, el punto de venta
nuevo siempre va a tener muchos más gastos es por esto que se deben manejar por separado para
que no se descuadre el presupuesto de cada punto.

5. Si, a mi punto de ver esa es razón por la cual ese departamento hizo esa petición, para un banco
es importante tener claros cuales son los gastos y tener claro el presupuesto que se tiene.