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Unidad Tematica Gestion Del tiempoFNL PDF
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Politécnico
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GESTIÓN DEL TIEMPO
1.1. Objetivo general
Al finalizar el estudio de la unidad, el estudiante estará en
capacidad de conocer, para su aplicación, los principales
elementos y requerimientos que están presentes en una
adecuada utilización del tiempo, el cual podemos afirmar, es
el único recurso no renovable que tenemos todos los seres
humanos por igual, sin distingo de raza, credo, nacionalidad,
ubicación, etc.
1.2. Competencias
Competencias Disciplinares
1
Gestión
del
tiempo
1.3. Componente motivacional
El análisis de éste tema me permite identificar, en todas las esferas de mi vida, si
realmente estoy haciendo una buena distribución del tiempo, si decido y gestiono de la
mejor manera en que puedo ser más productivo en mis actividades y mejorar mi calidad
de vida.
Encuentro significado y utilidad al control del tiempo. De igual manera elijo la forma de
controlarlo.
Distingo lo importante de lo urgente y puedo manejar de manera racional los imprevistos y
gestionarlos para el logro de mis objetivos.
Diferencio cuáles son las actividades rutinarias, productivas o desperdiciadas y establezco
acciones. Así mismo, cuáles tareas son propias y cuáles de competencia de otros.
Cuento con las herramientas necesarias para organizar y/o participar en reuniones efectivas.
Controlo los factores que representan pérdida de tiempo y encuentro la conveniencia del
adecuado uso del espacio a través de la implantación de las 5’S.
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Con el tiem po...
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...aprenderás que intentar perdonar o pedir perdón, decir que amas, decir que extrañas, decir que
necesitas, decir que quieres ser amigo... ante una tumba...... ya no tiene ningún sentido...
En fin, el tiempo es una dimensión, es decir, una medida del acontecer de las cosas, de
la forma en que evolucionan, transcurren o cambian. Es la medida universal de la existen-
cia independientemente de quienes seamos o de dónde estemos, todos tenemos el mis-
mo número de días, horas y minutos.
En ésta dimensión el tiempo perdido es irrecuperable, pues nada puede reemplazar aque-
llo que no hemos utilizado y en muchas ocasiones cuando caemos en cuenta de ello, ya no
hay tiempo: “es demasiado tarde”.
Desde otro ángulo podemos apreciar el tiempo como un elemento que nos permite:
• Autodirección
• Autocontrol
• Automotivación
• Autorrealización
Desde cualquier perspectiva que se haga un enfoque del uso y manejo del tiempo, nece-
sariamente se llega a concluir que cada persona es responsable de la manera de dirigir y
de administrar su propio tiempo y por lo tanto administrarlo adecuadamente se convierte
en una herramienta muy importante para el logro de nuestro éxito personal, sea cual fuere
la definición que le hayamos dado.
El tiempo dimensiona y permite realizar metas. El análisis del manejo del tiempo siempre
está referido a la pregunta inicial y más importante: ¿qué quiero hacer con mi vida? ,¿a
cuáles metas quiero llegar?
De aquí que preguntarnos por su uso y manejo efectivo, debe ser suficiente motivación
para canalizar toda la energía y recursos hacia la realización de los propios objetivos, por
medio de un adecuado uso del propio tiempo.
Todas las personas aún “sin querer queriendo” estamos buscando constantemente lograr
los mejores resultados y hacerlo con el menor uso de recursos. En términos técnicos
podemos identificar éstos elementos como Eficacia y Eficiencia respectivamente, los
cuales unidos se conocen como Efectividad.
Una adecuada gestión del tiempo facilita el logro de éstos retos pues apoya a las personas a:
• Ser Disciplinadas, es decir, a adquirir el hábito de la planeación y el control de su vida
y la posibilidad de aportar de mejor manera a la de los demás.
• Ser Organizadas pues de la organización viene el orden y la optimización de sus recursos
• Ser Comprometidas, es decir, tener la fuerza y la costumbre de cumplir con sus
propósitos y sus compromisos personales y con los demás.
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Gestión
del
tiempo
Taller No. 1
Con base en el siguiente esquema elabore un cuadro en donde muestre la distribución de
su tiempo en 1 semana; recuerde que solo tenemos 168 horas.
INVERSION
SEMANAL
DE
NUESTRO
TIEMPO
HORAS
%
SUEÑO
PERSONAL
COMIDAS
ASEO
Y
VESTIDO
TRANSPORTE
MANTENIMIENTO
PERSONAL
Sub
‐
Total
TIEMPO
PARA
PLANEACIÓN
TRABAJO
TIEMPO
PARA
ORGANIZACIÓN
TIEMPO
PARA
EJECUCIÓN
TIEMPO
PARA
CONTROL
Sub
‐
Total
DESARROLLO
FAMILIA
RECREACION
Y
DEPORTE
CULTURA
Y
EDUCACION
OCIO
Sub
‐
Total
TOTAL HORAS
Una vez haya elaborado éste inventario compare su distribución con una propuesta
elaborada por un grupo de expertos sobre lo que podría ser la mejor distribución teniendo
en cuenta de obtener la mejor calidad de vida de una persona en un ambiente de ciudad.
Las 168 horas son un límite. Cualquier cosa que se quiera hacer, debe realizarse dentro
de este tiempo; por tanto es crucial saber qué queremos para fijar prioridades y usar el
tiempo como más nos conviene.
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Una vez realizada ésta actividad: ¿qué acciones debo realizar para hacer una mejor
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distribución de mí tiempo semanal?
Para lo anterior tenemos que cuidar la forma como nos expresamos, pues ésta demuestra
cómo actuamos y en el mundo de la persona efectiva lo hacemos proactivamente, es
decir, ¡construyendo el futuro!
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Gestión
del
tiempo
• “Miremos
otras
alternativas”
•
“Puedo
elegir
la
forma
en
que
me
comporto”
Lenguaje
proactivo
•
“Controlo
mis
propios
sentimientos”
•
“Puedo
trabajar
en
una
presentación
efectiva”
•
“Yo
elijo”
•
“Prefiero”
•
“¿Qué
puedo
hacer
para
cambiar
las
cosas?”
Las personas proactivas no esperan que otras le hagan su futuro, pues saben que lo mejor
es lo que uno construye para uno mismo, obviamente con la contribución y apoyo de otros.
Entonces, ¿qué diferencia existe entre una persona reactiva y una proactiva? En la gráfica
siguiente encontrará las más importantes:
REACTIVO
• No
Planea
• No
se
decide
sobre
su
tiempo
• Se
afecta
por
elementos
externos
• Espera
a
que
las
cosas
pasen
• Las
circunstancias
actúan
sobre
él
• Se
queja
constantemente
• No
previene
PROACTIVO
• Es
responsable
de
su
propia
vida
• Toma
la
iniciativa:
Reconoce
la
responsabi‐
lidad
de
hacer
que
las
cosas
pasen
• Sus
deseos
se
subordinan
a
sus
propósitos
• Actúa
sobre
las
circunstancias
De otra parte, para poder ser muy efectivo en el uso del tiempo debo tomar decisiones
cotidianas que además de apuntar hacia lo que quiero lo pueda lograr en el menor tiempo
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posible y allí es cuando es necesario 1. Definir la misión en mi vida: mis grandes
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propósitos, la razón de ser y de existir y 2. Plantear para mi vida un futuro deseable y
factible.
Taller No. 2
Para apoyar esa construcción resolvamos los siguientes talleres:
Supongamos que usted está 10 años adelante, ¿cuáles serían las repuestas a
éstas preguntas? Hágalo con el mayor nivel de detalle posible.
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Gestión
del
tiempo
• ¿Qué ha hecho para lograr dichos resultados económicos?
• ¿Cuál ha sido su mejor logro en estos últimos diez años?
De acuerdo con éstas premisas encontramos que en el Cuadrante 1 están los “bomberos”
aquellos que se la pasan apagando sus incendios, escenario en el cual se está propenso a
alto estrés y a un problema cardíaco además de tener posibilidades de incumplimiento y de
baja calidad en lo que se hace. En el Cuadrante 3 está “el engañado” que es aquella
persona que se la pasa haciendo urgentemente, lo que no es importante, es decir, hace lo
que le gusta antes de lo que importa invirtiendo una prioridad vital para el buen uso del
tiempo.
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Enfoque
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Urgente No urgente
Importante
• Incendios • Prevención
• Problemas apremiantes • Planificación
• Proyectos cuyas fechas vencen • Relaciones Interpersonales
• Prioridades del jefe • Salud
• Tareas Aplazadas • Trabajo en uno mismo
• Deporte
• Recreación
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Urgente No urgente
La pregunta de reflexión sería: ¿en donde se la ha pasado en estos últimos días? ¿Cómo le
ha ido en ese escenario? ¿Qué se tendría que hacer para lograr estar en el escenario No 2?
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Gestión
del
tiempo
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continua, efectiva e independiente.
• No
se
establece
claramente
el
propósito.
• Asisten
participantes
equivocados.
• Se
realizan
muchas
reuniones.
• Se
publican
actas
deficientes
o
no
se
publican.
• Se
hablan
cosas
no
pertinentes.
¿Por qué fallan las reuniones?
• No
se
obtienen
conclusiones.
• La
reunión
no
empieza
a
tiempo.
• Hay
demasiadas
interrupciones
durante
la
reunión.
• El
presidente
no
se
ciñe
a
la
agenda.
• La
reunión
es
demasiado
larga.
Entonces ¿qué tenemos que hacer para ser efectivos en las reuniones de trabajo? Pues
empezar por organizar adecuadamente dichas reuniones, teniendo en cuenta:
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Gestión
del
tiempo
Reuniones efectivas
Personas
Quién debe ir: Solamente los
que puedan contribuir a los resul-
tados.
Cantidad: Tan pocas como sea
posible.
Tiempo
Iniciación: Fije una hora para empezar.
Finalización: Fije una hora para terminar.
DÍA: Piense en los asistentes cuando fije el
día. Lunes en la mañana y viernes en la tar-
de no son buenos momentos.
DURACIÓN: La gente pierde concentración
después de 45 minutos. Tiempo ideal: 1 y
1/2 horas.
HORA: Planee las reuniones al final de la
mañana o al final del día, así habrá buena
razón para acabar a tiempo.
Contenido
• Se debe contar con el acta o la
memoria de la reunión anterior
• Todos los integrantes deben tener
el programa de trabajo de la reu-
nión
• Todos los integrantes deben co-
nocer cuál es el papel que se es-
pera de cada uno de ellos
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c. Maneje sus interrupciones, empezando por reconocer que uno mismo es el principal
interruptor que uno tiene, al permitirse distracciones, tales como, teléfonos móviles,
correos electrónicos, mirando lo que no debe estar mirando, es decir, actividades que
uno efectúa desconcentrándose de lo que quiere lograr. Además de lo anterior tenga
en cuenta de:
Haga
limpieza
general
Manejo del espacio
Organice
su
oficina
Espacio
para
concentrarse
Espacio
para
Charlar
y
recibir
visitas
Espacio
para
Espacio
para
Manejo
de
papeles
archivo
Y éstas sugerencias se pueden aplicar a ese espacio fundamental en el cual cada vez
tenemos más elementos: el computador repleto de gigas de información y materiales que
13
Gestión
del
tiempo
sin un adecuado orden se convierten en un escenario en donde se tiene todo pero que al
no poder ubicarlo ordenadamente, al final no se tiene “nada útil” para trabajar.
1.5. Síntesis
El módulo busca que las personas participantes tomen conciencia de su potencial y de la
capacidad de adquirir mayor control sobre sus vidas en todas sus facetas, a saber,
laborales, académicas, familiares, espirituales, lúdicas, deportivas, etc, que de hacerlo
podrán alcanzar de mejor manera sus sueños y objetivos y lograr la autorrealización.
¿Porque las personas en su trabajo generalmente carecen de tiempo y los subordinados
de trabajo? La Administración del tiempo necesita que la persona tenga control sobre el
tiempo y el contenido de lo que hace. La estrategia, por ello es, incrementar el
componente “discrecional" del tiempo que se impone a sí mismo, minimizando o
eliminando del todo el componente “subordinado”. Luego utilizar el incremento para lograr
un mejor control sobre las actividades impuestas por el sistema. La mayor parte de los
gerentes gasta mucho más tiempo impuesto por los subordinados de lo que ellos se dan
cuenta.
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1.6. Conclusiones
1. No malgastemos el tiempo.
2. Planifiquemos todas nuestras las actividades.
3. Aprendamos a manejar el estrés que produce el manejo del tiempo.
4. Organicemos nuestro tiempo.
5. No hagamos cosas inútiles.
6. Definamos prioridades.
7. Utilicemos las herramientas que nos ayudan a administrar nuestro Tiempo.
8. Aprendamos a reconocer lo “URGENTE”.
1.7. Glosario
Tiempo: magnitud física que permite ordenar la
secuencia de los sucesos, estableciendo un pasado, un
presente y un futuro.
1.8. Bibliografía
• SENA. (2003)Tomado del CD Ética: Guías de
Aprendizaje. Regional Antioquia.
• OCAMPO D, JOSÉ I. Comprendiéndome un poco...
CoUnidad al Encuentro del Maestro Nº 5. Medellín,
2003. Página. 91-99.
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Gestión
del
tiempo
• CARRILLO P., ROGELIO. (1994) Emergiendo del caos.
Venezuela, Anthropos Página. 6-8.
1.9.Bibliografía
Complementaria
www.gestiopolis.com
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