PROCESO F3.P1.

SA
SERVICIOS ADMINISTRATIVOS Versión 4
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HOJA DE CONTROL DE EXPEDIENTES 13/11/2018
Clasificación
- CENTRO ZONAL REVIVIRde la Información:
Código - Regional o Sede Pública
- Regional Bogotá Código - Dependencia
de la Dirección General

Código -Serie HISTORIAS Código- Subserie - HISTORIAS DE ATENCIÓN

Nombre del Expediente GALINDO RINCON JOHN ANDRES Número del Expediente 1029281691

FOLIOS
ÍTEM FECHA TIPO DOCUMENTAL Y ASUNTO
(DD/MM/AAAA)
DEL AL

1 5/10/2018 CONSTANCIA DE RADICACION 1 1

2 5/10/2018 HISTORIA DE ATENCION 2 6

3 5/10/2018 DOCUMENTOS NNA 7 13

4 5/10/2018 VERIFICACION DE DERECHOS 14 14

5 5/10/2018 VALORACION PSICOLOGICA 15 17

6 5/10/2018 CONSENTIMIENTO INFORMADO 18 18

7 5/10/2018 CONSTANCIA DEFENSORIA DE FAMILIA 19 19

8 5/10/2018 AUTO DE APERTURA 20 20

9 5/10/2018 DILIGENCIA DE NOTIFICACION PERSONAL 21 21

10 5/10/2018 SOLICITUD DE CUPO 22 22

11 5/10/2018 DOCUMENTOS DE UBICACIÓN 23 24

12 5/17/2018 VALORACION SOCIO. FAMILIAR 25 28

13 5/17/2018 OFICIO A CENTRO DE EMERGENCIA 29 29

14 5/28/2018 DIIGENCIA DE NOTIFICACION PERSONAL 30 30

15 5/28/2018 ASIGNACION DE CUPO 31 31

16 5/29/2018 DOCUMENTOS DE UBICACIÓN 32 34

17 5/16/2018 PLATIN 35 41

18 5/31/2018 AUTO DE TRASLADO Y MEMORANDO DE TRASLAD 42 43

19 6/29/2018 ESTUDIO DE CASO 44 46

20 7/12/2019 VALORACION SOCIO. FAMILIAR 47 50

21 7/25/2018 AUTO DE AVOCA 51 51

22 7/30/2018 MEMORANDO PUBLICACION ME CONOCES 52 53

23 7/31/2018 COMUNICACIÓN PROCESOPARD 54 54

24 8/1/2018 CONSENTIMIENTO INFORMADO 55 56

25 8/1/2018 VALORACION PSICOLOGICA 57 60

26 8/2/2018 CORREO AUTORIZACION DE VISITAS 61 61

27 8/9/2018 OFICIO A POLICLIICO DEL OLAYA 62 64

28 8/9/2018 OFICIO A IDIPRON 65 66

29 8/15/2018 AUDIENCIA ADMINISTRATIVA - PROCURADURIA 67 68

30 8/21/2018 CONSENTIMIENTO INFORMADO Y DOCUMENTOS DE NNA 69 74

31 8/21/2018 VALORACION PSICOLOGICA 75 79

32 8/21/2018 VALORACION TRABAO SOCIAL 80 86

33 8/21/2018 OFICIO EPS 87 87

34 8/23/2018 OFICIO A OFICINA DEL GOBIERNO DEL DISTRITO DE BOGOTA 88 91

Responsable del
CARLOS ANDRES GONZALEZ PEÑUELA
diligenciamiento:

Cargo: TECNICO
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HOJA DE CONTROL DE EXPEDIENTES Clasificación de la Información:
Pública

INSTRUCTIVO PARA EL DILIGENCIAMIENTO DE LA HOJA DE CONTROL DE EXPEDIENTES

El formato de Hoja de Control de documentos al interior de los expedientes (series complejas como contratos, historias laborales, historias de
atención, entre otros), fue oficialmente adoptado y aprobado por el ICBF, dando cumplimiento al Acuerdo 02 de 2014 del Archivo General de la
Nación, debe ser diligenciado como requisito indispensable para la Organización de Archivos de Gestión en soporte físico, deacuerdo con el
Parágrafo del Artículo 12, el cual establece: “La persona o dependencia responsable de gestionar el expediente durante su etapa de
trámite, está obligada a elaborar la hoja de control por expediente, en la cual se consigne la información básica de cada tipo documental y
antes del cierre realizar la respectiva foliación. Cuando se realice la transferencia primaria, los expedientes deben ir acompañados de la
respectiva hoja de control al principio de los mismos”.

DATOS DE IDENTIFICACIÓN DEL FORMATO

Clasificación de la Información: una vez diligenciado el formato, se debe clasificar de acuerdo con la Tabla de Retención Documental, si la
Serie o Subserie documental en la TRD es de carácter reservada, clasificada o pública, el formato de Hoja de Control, se debe modifcar en la
parte superior derecha, según corresponda.

Código - Regional o Sede de la Dirección General: registre el código y nombre de la Regional o Sede de la Dirección General.

Código - Dependencia: registre el código y nombre de la dependencia o unidad administrativa de la cual dependa la oficina productora de los documentos.

Código -Serie: registre el código y nombre completo en mayúscula fija de la serie documental, de la cual va diligenciar el formato de hoja de
control.

Código- Subserie: registre el código y nombre completo con mayúsculas iniciales de la subserie documental de la cual va a diligenciar la hoja
de control.

Nombre del Expediente: registre el nombre completo en mayúscula fija del expediente del cual va a diligenciar la hoja de control.

Número del Expediente: registre el número completo del expediente para las series documenttales que llevan numeración ej. Historias de
Atención, Historias Laborales, Contratos, entre otros. Si no es necesario colocar número de expediente, registre N/A

ÍTEM: registre de forma consecutiva el número de registros que componen la hoja de control de 1 a n
(DD/MM/AAAA): registre la fecha del tipo documental a relacionar en la hoja de control (día/mes/año), ej. (15/09/2018), se debe registrar la fecha de
radicado del ICBF, sino existe radicado, se debe tener en cuenta la fecha de recibido por el área o fecha de producción del documento.
TIPO DOCUMENTAL - ASUNTO: registre el asunto del tipo documental. Ej. Memorando, carta, acta, entre otros.

FOLIOS - del : registre el número de folio con el cual inicia el tipo documental registrado.

FOLIOS - al : registre el número de folio con el cual termina el tipo documental registrado, teniendo en cuenta los anexos que conforman el documento.

Responsable del diligenciamiento: registre nombres y apellidos completos del colaborador que diligencia la hoja de control.

Cargo: registre el cargo del colaborador encargado de diligenciar la hoja de control, si es contratista, registre contratista.
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HOJA DE CONTROL DE EXPEDIENTES
Clasificación de la Información: Pública

Código - Regional o Sede

73 - Regional Tolima Código - Dependencia 10700 - Centro Zonal Espinal
de la Dirección General

Código -Serie 135 - HISTORIAS DE ATENCIÓN Código- Subserie

Registre el número completo del registro civil o
Nombre del Expediente PARAMO VELANDIA, PEDRO ELIAS Número del Expediente
tarjeta de identidad del NNA

FOLIOS
ÍTEM FECHA TIPO DOCUMENTAL Y ASUNTO
(DD/MM/AAAA)
DE AL

1 6/15/2017 Petición, apertura SIM 1 2

2 6/15/2017 Historia de Atención, diligenciamiento formato Historia de Atención en el SIM 3 22

3 7/4/2017 Auto de apertura de investigación 23 23

4 7/4/2017 Valoración inicial de psicología 24 29

5 7/4/2018 Diligencia de notificación personal 30 30

6 7/5/2018 Memorando, autorización visitas del NNA 31 31

Nombres y apellidos del

responsable del PEDRO PABLO MARMOL MOLINA
diligenciamiento:

Cargo: Contratista