ACTA DE CONSTITUCION DEL PROYECTO

IDENTIFICADOR DEL PROYECTO

Nombre del Proyecto: Creación de un sistema de información para repuestos el rin s.a

Fecha: 28 de Septiembre de 2020

Unidad de negocios / Área: Gerencia
Promotor del proyecto: Carlos Alberto Guevara
Gerente de proyecto: Liliana Marcela Aparicio

PROPOSITO DEL PROYECTO

Identificar la información más relevante de el rin s.a que sea necesaria para crear y diseñar el
sistema de información, para que a través de este sistema se de a conocer los productos a las
personas interesadas y por consiguiente ofrecer una oportuna y optima atención al cliente.

NECESIDAD DEL NEGOCIO

La necesidad de la empresa el rin S.A.S, es gestionar,sistematizar y administrar las axistencias de sus

productos, siendo necesaria la implementación de un sistema de información que permita a la empresa
gestionar su información de una manera eficiente y organizada de acuerdo a las necesidades de la
gerencia como también las necesidades del cliente.
SOLUCIÓN PROPUESTA

Alternativa Considerada Por qué se elige / No se elige

Iniciar con la creación de una base de datos
Crear una interfaz de usuario para
administración de la base de datos
Contratar a un ingeniero para que realice el
diseño y programación del sistema de
informacion
Puede ser considerada para iniciar porque se
puede iniciar con la recolección de la
información de la empresa de forma
organizada.
la Se puede de esta manera permitir el ingreso
de los usuarios a través de una plataforma que
permita saber los movimientos que realizan los
colaboradores y por consiguiente satisfacer las
necesidades del cliente.
Es la alternativa más factible para la creación
de un sistema de información , debido a que se
puede crear una interfaz completa con la
información más importante de identificación
de la empresa, catálogo de productos, gestión
de ventas y contactos.

OBJETIVOS DEL PROYECTO

El principal objetivo del proyecto es la creación y diseño de un sistema de información para la empresa
el rin S.A cumpliendo con las especificaciones del cliente, maximizando la eficiencia y calidad de los
entregables, cumpliendo con los plazos establecidos, realizando el seguimiento y control y realizando la
entrega final de forma oportuna.

METAS DE LA ORGANIZACIÓN OBJETIVOS DEL PROYECTO

Gestionar la información interna de Suministrar información a la
la organizacion organización para una eficiente y
efectiva toma de decisiones.
 Sistematizar la información de la A través de la interfaz de usuario
empresa en cuanto a inventarios de suministrar la información de
los productos. forma eficiente a sus usuarios.

ALINEAMIENTO CON PLAN ESTRATEGICO DE LA ORGANIZACIÓN

ALCANCE DEL PROYECTO

* Mejorar la precisión en las estimaciones sobre el conocimiento de la empresa en base a la

creación del sistema de informacion.
* Facilitar la asignación clara de responsabilidades.
* Definir la línea base para la medición del desempeño y control.
* Identificar, tanto el equipo de proyecto como el cliente, el objetivo final del proyecto y sus
entregables.
* Desarrollar y confirmar un entendimiento común del proyecto entre ambas partes, cliente y
equipo de proyecto.
* Asegurar que el proyecto incluye todo el trabajo requerido y solamente el trabajo requerido
para terminar exitosamente.

AUTORIDAD DEL PROYECTO

AUTORIZACION
El Iniciador del proyecto Carlos Alberto Guevara da autorización a la gerente del proyecto Liliana
marcela aparicio de la elaboración del proyecto, en donde realizara las labores de control de las
actividades propuestas en los cronogramas establecidos en el acta de constitución del proyecto,
también la debida adquisición de recursos para la elaboración de dicho proyecto.

GERENTE DEL PROYECTO

Gerente del proyecto: Liliana Marcela Aparicio
Se destacará en el desarrollo del proyecto en dar cumplimiento a las metodologías, cronograma de
actividades, supervisión de avances de proyecto y autorizaciones a procesos de desarrollo para la
elaboración del proyecto.
 El gerente fue elegido por la idea principal del proyecto, ya que, por medio de dicha idea, la cual
es el diseño e implementación de un Sitio Web para el dar a conocer la empresa con todas sus
características y cada uno de sus productos.

COMITÉ DIRECTIVO
 Gerente del proyecto: Dar cumplimiento a las metodologías, cronograma de actividades, supervisión
de avances de proyecto y autorizaciones a procesos de desarrollo para la elaboración del proyecto.
 Programador: encargado de la programación del sistema de información para la Base de datos,
conexiones, entre otros aspectos importantes relacionados con código fuente para la programación del
sistema de información.
 Encargado de recursos monetarios: Es el responsable de controlar las actividades financieras y
asignar los recursos que conllevan a la realización del sitio web.
 Supervisor general de procesos: Es el responsable de supervisar los procesos que intervengan en la
elaboración del sitio web (Supervisor General).

CONTROLES
Control de Recursos
Control de tiempos
Control de procesos
Controles en cuanto a los elementos dados para el desarrollo eficaz y
efectivo del sistema de información.
Controles en cuanto los tiempos utilizados en los procesos
mayores y menores para el desarrollo del proyecto.
Controles en cuanto al cumplimiento propio de los procesos relacionados
con el desarrollo del proyecto.
ROLES Y RESPONSABILIDADES
 VISTA GENERAL DE LA ORGANIZACIÓN DEL PROYECTO

ROL RESPONSABLE DESCRIPCIÓN

INVESTIGACIÓN Gerente del Proyecto Este rol realiza el trabajo de controlar todas las
actividades relacionadas con la investigación preliminar,
control, revisión, toma de decisiones y puesta en marcha
del proyecto.
PLANIFICACIÓN Gerente del Proyecto Este rol se encarga de dar su aprobación a la propuesta
donde se establecen o se programan todas las tareas por
medio de un cronograma desde el inicio hasta la
finalización del proyecto
DESARROLLO Programador, encargado Este rol se encarga del desarrollo de todos y cada uno de
de recursos monetarios. los procesos propuestos para el desarrollo del proyecto.
VERIFICACIÓN DE Supervisor general de Este rol se encarga de dar a conocer los posibles errores
ERRORES procesos que podrían darse en el desarrollo del proyecto.
CORRECCIÓN Gerente del Proyecto Este rol se encarga de verificar los errores y de esta
Supervisor General de manera buscar la estrategia de solución directa a dichos
Procesos inconvenientes que probablemente se presenten.

DIAGRAMA DE HITOS
Nombre del Proyecto: Creación de un sistema de información para el almacen el rin s.a
Elaborado por: Carlos Alberto Guevara
Fecha: 28 de septiembre de 2020
PERIODO (Días)
EDT DESCRIPCIÓN PERIODOS 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10
NECESARIO
S
1 Toma de 1 x
requerimientos del
cliente.
Obtención de recursos
para poner en marcha
el proyecto.
2 Compra de una 2 x x
suscripción en Oracle
para el alojamiento de
copias de seguridad.
2.1 Diseño de la base de 2 x x
datos
2.2 Actualización de la 1 x
base de datos.
2.3 Mejoramiento del 1 x
sistema de
información.
3 Desarrollo de 5 x x x x x
prototipo para dar a
conocer avances al
cliente y a la gerencia.
3.1 Entrega del prototipo 1 x
del sistema de
información.
 3.2 Corrección de errores 3 x x x
y/o peticiones del
cliente
4 Elaboración de manual 3 x x x
de calidad
5 Reunión final de 2 x x
trabajo (correcciones
finales)
5.1 Actualización final 2 x x
(integración de ideas
por parte del cliente o
creadores del sistema
de información.)
6 Entrega del sistema 2 x x
de información.

ESTRUCTURA DE DESGLOCE DE TRABAJO (EDT)

EDT DESCRIPCIÓN ENCARGADO
1 Toma de requerimientos del cliente. Gerente del proyecto, encargado de
Obtención de recursos para poner en recursos monetarios, supervisor general de
marcha el proyecto. procesos.
2 Compra de una suscripción en Oracle Gerente del proyecto, encargado de
para el alojamiento de copias de recursos monetarios.
seguridad.
2.1 Diseño de la base de datos. Programador
2.2 Actualización de la base de datos. programador
2.3 Mejoramiento del sistema de Gerente del proyecto, programador.
información.
3 Desarrollo de prototipo para dar a Gerente del proyecto, programador.
conocer avances al cliente
3.1 Desarrollo de prototipo para dar a Gerente del proyecto
conocer avances al cliente y a la
gerencia.
3.2 Corrección de errores y/o peticiones del Gerente del proyecto
cliente
4 Elaboración de manual de calidad Gerente del proyecto
5 Reunión final de trabajo (correcciones Gerente del proyecto
finales)
5.1 Actualización final (integración de ideas Gerente del proyecto, programador.
por parte del cliente o creadores del
sistema de información.)
6 Entrega del sistema de información. Gerente del proyecto
SUPUESTOS DE LA ORGANIZACIÓN Y AMBIENTALES

1. El sistema de información que se creara debe cumplir con las expectativas pactadas con los
desarrolladores del proyecto.
2. Se deben tener claras las cuestiones monetarias en cuanto al pago por la realización del
proyecto y los recursos que se utilizaran para el proyecto.
3. Se debe establecer los puntos en cuanto a peticiones del cliente correcciones actualizaciones
entre otros.
4. Que cada uno de los integrantes del grupo de trabajo cumpla con sus labores establecidas y en
su tiempo respectivo según lo acordado en los documentos propuestos.
5. Darle total cumplimiento a todos y cada uno de los procesos establecidos por el grupo de
trabajo. (Funcionalidad 100%).

RESTRICCIONES DE LA ORGANIZACIÓN Y AMBIENTALES

1. Presupuestos monetarios, la cual según lo acordado se tiene un monto de $5,000.000 pesos

m/cte para la elaboración del sistema de información en cuanto a obtención de recursos.
2. Tiempo ya que dicho proyecto no se puede prolongar más de 3 meses (90) días, debido a
peticiones del cliente.
3. Recursos monetarios, tener claramente el valor de los recursos que se utilizaran y no excederse
del presupuesto acordado ($5´000.000 pesos m/cte)

FACTORES CRITICOS DE ÉXITO

1. Satisfacer en un 100% las necesidades pedidas por el cliente.

2. Crear una confianza en el grupo de trabajo y al cliente al cual se le brindo el proyecto.
3. Lograr que todos y cada uno de las peticiones del cliente se hayan cumplido satisfactoriamente.
4. Lograr un reconocimiento del cliente para ser recomendado en otros entornos de trabajo.
5. Tener una satisfacción de un 100% por la elaboración de proyecto.