Está en la página 1de 91

GERENCIA DE GESTIN DE OPERACIONES

Manual de Gestin de Proyectos

MA-GGO-01

Revisin: 2

Pgina: 2 de 91

Tabla de Contenido

1.
Introduccin ...................................................................................................................................... 7
1.1. Propsito .......................................................................................................................................... 7
1.2. Alcance ............................................................................................................................................. 7
1.3. Definiciones ...................................................................................................................................... 7
2.
Modelo Conceptual del Manual de Gestin de Proyectos ............................................................... 8
2.1. Mapa de procesos ............................................................................................................................ 9
2.2. Resumen de procesos ..................................................................................................................... 9
3.
Reunin de Transferencia .............................................................................................................. 10
4.
Reunin de Compromisos .............................................................................................................. 11
5.
Reunin de Arranque Interno ......................................................................................................... 11
6.
Procura de Recursos para el Arranque .......................................................................................... 12
7.
Movilizacin de Recursos al Proyecto ........................................................................................... 12
8.
Gestin por reas del Proyecto ..................................................................................................... 13
8.1. Gerencia del Proyecto .................................................................................................................... 13
8.1.1. Objetivos......................................................................................................................................... 13
8.1.2. Flujograma de Gerencia del Proyecto ............................................................................................ 13
8.1.2.1.
Conocimiento del Paquete del Contrato .................................................................................. 13
8.1.2.2.
Gestin de la Procura de Recursos para el Arranque............................................................. 14
8.1.2.3.
Gestin de la Movilizacin de Recursos al Proyecto .............................................................. 14
8.1.2.4.
Elaboracin del Plan de Gestin del Proyecto ........................................................................ 14
8.1.2.5.
Organizacin y Direccin del Proyecto por reas ................................................................... 16
8.1.2.6.
Direccin y Supervisin de la Administracin del Contrato del Proyecto................................ 16
8.1.2.7.
Direccin, Integracin y Desarrollo del Equipo de Proyecto ................................................... 17
8.1.2.8.
Gestin de Involucrados (Stakeholders) ................................................................................. 17
8.1.2.9.
Anlisis del Desempeo del Proyecto ..................................................................................... 17
8.1.2.10. Direccin del Cierre del Proyecto ............................................................................................ 18
8.2. Seguridad, Salud Ocupacional y Medio Ambiente ......................................................................... 18
8.2.1. Objetivo .......................................................................................................................................... 18
8.2.2. Flujograma de Seguridad, Salud Ocupacional y Medio Ambiente ................................................ 19
8.2.2.1.
Conocimiento del Paquete del Contrato .................................................................................. 19
8.2.2.2.
Emisin de los Planes de Seguridad, Salud Ocupacional y Medio Ambiente ........................ 19
8.2.2.3.
Adaptacin del Anlisis de Riesgo y Ficha de Identificacin y Evaluacin de Aspectos
Ambientales .................................................................................................................................... 20
8.2.2.4.
Adaptacin del Programa de Capacitacin y Charlas SSOMA ............................................... 20
8.2.2.5.
Charlas de Induccin ............................................................................................................... 22
8.2.2.6.
Solicitud de Materiales, Implementos y Dispositivos de SSOMA ........................................... 22
8.2.2.7.
Participacin en la Elaboracin de Planes, Procedimientos e Instructivos de Trabajo Seguro y
Medio Ambiente ............................................................................................................................. 23
8.2.2.8.
Gestin, Asesoramiento y Participacin en Actividades Proactivas de SSOMA .................... 23
8.2.2.9.
Investigacin de Accidentes e Incidentes Potenciales ............................................................ 24
8.2.2.10. Elaboracin de Reportes ......................................................................................................... 24
8.2.2.11. Anlisis del Desempeo del Proyecto ..................................................................................... 24
8.2.2.12. Cierre del Proyecto .................................................................................................................. 25
8.3. Administracin de Contratos .......................................................................................................... 25
8.3.1. Objetivo .......................................................................................................................................... 25
8.3.2. Flujograma de la Administracin de Contratos .............................................................................. 26
8.3.2.1.
Anlisis y Difusin de Obligaciones Contractuales ................................................................. 26
8.3.2.2.
Gestin de Obligaciones contractuales ................................................................................... 26

GERENCIA DE GESTIN DE OPERACIONES

Manual de Gestin de Proyectos

MA-GGO-01

Revisin: 2

Pgina: 3 de 91

8.3.2.3.
Control de Obligaciones de Cierre .......................................................................................... 27
8.3.2.4.
Planificacin de Comunicaciones con el Cliente ..................................................................... 29
8.3.2.5.
Administracin de Comunicaciones ........................................................................................ 29
8.3.2.6.
Planificacin de Gestin de Riesgos ....................................................................................... 29
8.3.2.7.
Identificacin de Riesgos ......................................................................................................... 30
8.3.2.8.
Anlisis y Planificacin de la respuesta a los riesgos ............................................................. 30
8.3.2.9.
Implementacin de Planes y monitoreo de Riesgos ............................................................... 31
8.3.2.10. Planificacin de Gestin de Cambios ...................................................................................... 31
8.3.2.11. Administracin de Cambios ..................................................................................................... 31
8.3.2.12. Gestin de Reclamos .............................................................................................................. 32
8.3.2.13. Planificacin y formacin de Subcontratos ............................................................................. 32
8.3.2.14. Administracin de Subcontratos .............................................................................................. 33
8.3.2.15. Cierre de Subcontratos ............................................................................................................ 33
8.4. Administracin de Obra .................................................................................................................. 33
8.4.1. Objetivo .......................................................................................................................................... 33
8.4.2. Flujograma de la Administracin de la Obra .................................................................................. 33
8.4.2.1.
Conocimiento del Paquete del Contrato .................................................................................. 34
8.4.2.2.
Arranque Administrativo .......................................................................................................... 34
8.4.2.3.
Gestin de Stakeholders ......................................................................................................... 35
8.4.2.4.
Solicitud de Materiales y Equipos para Campamentos e Informticos ................................... 35
8.4.2.5.
Administracin de Campamentos, Comedores y Concesionarios .......................................... 35
8.4.2.6.
Administracin del Almacn .................................................................................................... 36
8.4.2.7.
Procesos Administrativos de RR.HH. ...................................................................................... 38
8.4.2.8.
Gestin de Tesorera y Finanzas ............................................................................................ 39
8.4.2.9.
Procesos Administrativos de Equipos y Transportes .............................................................. 39
8.4.2.10. Procesos Administrativos de Subcontratos de Obra ............................................................... 39
8.4.2.11. Cierre Administrativo ............................................................................................................... 40
8.5. Produccin ..................................................................................................................................... 41
8.5.1. Objetivo .......................................................................................................................................... 41
8.5.2. Flujograma de Produccin ............................................................................................................. 41
8.5.2.1.
Conocimiento del Paquete del Contrato .................................................................................. 41
8.5.2.2.
Direccin de la Elaboracin del Plan de Ejecucin de la Construccin .................................. 41
8.5.2.3.
Definicin y Validacin de Recursos, Responsables y Medios para la Toma de Datos ......... 42
8.5.2.4.
Solicitud de Equipos de Produccin, Materiales y Herramientas Consumibles ...................... 42
8.5.2.5.
Elaboracin de Planes, Procedimientos e Instructivos de Construccin ................................ 42
8.5.2.6.
Direccin de la Elaboracin e Integracin de Planes Intermedios y Semanales .................... 43
8.5.2.7.
Direccin y Supervisin de Actividades Constructivas............................................................ 45
8.5.2.8.
Direccin y Supervisin de la Calidad, Seguridad, Salud Ocupacional y Medio Ambiente .... 45
8.5.2.9.
Anlisis del Desempeo del Proyecto ..................................................................................... 45
8.5.2.10. Cierre del Proyecto .................................................................................................................. 46
8.6. Oficina Tcnica ............................................................................................................................... 46
8.6.1. Objetivo .......................................................................................................................................... 46
8.6.2. Flujograma de Oficina Tcnica ...................................................................................................... 47
8.6.2.1.
Conocimiento del Paquete del Contrato .................................................................................. 47
8.6.2.2.
Adaptacin del Manual de Oficina Tcnica ............................................................................. 47
8.6.2.3.
Revisin del Expediente Tcnico ............................................................................................ 47
8.6.2.4.
Trabajos Topogrficos ............................................................................................................. 48
8.6.2.5.
Compatibilizacin del Expediente Tcnico con otros Documentos Contractuales ................. 49
8.6.2.6.
Administracin de Documentos ............................................................................................... 49
8.6.2.7.
Conciliacin del Expediente Tcnico y Documentacin Contractual ...................................... 51
8.6.2.8.
Estudio del Expediente Tcnico para Optimizar Procesos ..................................................... 51
8.6.2.9.
Solicitud de Materiales Permanentes ...................................................................................... 51

GERENCIA DE GESTIN DE OPERACIONES

Manual de Gestin de Proyectos

MA-GGO-01

Revisin: 2

Pgina: 4 de 91

8.6.2.10. Elaboracin de Planos para Construccin y/o Fabricacin ..................................................... 52


8.6.2.11. Elaboracin de Expedientes de Presupuestos Adicionales .................................................... 52
8.6.2.12. Elaboracin de Metrados ......................................................................................................... 53
8.6.2.13. Elaboracin de Valorizaciones ................................................................................................ 53
8.6.2.14. Gestin de Materiales y Equipos del Cliente ........................................................................... 54
8.6.2.15. Cierre del Proyecto .................................................................................................................. 54
8.7. Calidad ........................................................................................................................................... 55
8.7.1. Objetivo .......................................................................................................................................... 55
8.7.2. Flujograma de Calidad ................................................................................................................... 55
8.7.2.1.
Conocimiento del Paquete del Contrato .................................................................................. 55
8.7.2.2.
Adaptacin del Programa de Implementacin de Calidad ...................................................... 56
8.7.2.3.
Adaptacin del Plan de Calidad del Proyecto ......................................................................... 56
8.7.2.4.
Elaboracin del Plan de Puntos de Inspeccin ....................................................................... 56
8.7.2.5.
Elaboracin de la Matriz de Calidad ........................................................................................ 57
8.7.2.6.
Solicitud de Equipos de Inspeccin, Medicin y Ensayo (IME) .............................................. 57
8.7.2.7.
Implementacin y Mantenimiento del Sistema de Calidad ..................................................... 57
8.7.2.8.
Aseguramiento de la Calidad: Coordinacin de la Elaboracin de Planes, Procedimientos,
Instrucciones de Trabajo y su Divulgacin..................................................................................... 59
8.7.2.9.
Control de Calidad: Materiales y Producto .............................................................................. 59
8.7.2.10. Consolidacin de Datos ........................................................................................................... 60
8.7.2.11. Elaboracin de Reportes ......................................................................................................... 60
8.7.2.12. Anlisis de Desempeo del Proyecto ...................................................................................... 61
8.7.2.13. Punch List ................................................................................................................................ 61
8.7.2.14. Dossier de Calidad .................................................................................................................. 62
8.8. Planeamiento ................................................................................................................................. 62
8.8.1. Objetivo .......................................................................................................................................... 62
8.8.2. Flujograma de Planeamiento ......................................................................................................... 62
8.8.2.1.
Conocimiento del Paquete del Contrato .................................................................................. 63
8.8.2.2.
Coordinacin para la Elaboracin del WBS ............................................................................ 63
8.8.2.3.
Coordinacin para la Elaboracin del Cronograma General del Proyecto ............................. 63
8.8.2.4.
Elaboracin de Programas de Uso y Adquisicin de Recursos .............................................. 65
8.8.2.5.
Participacin en la Definicin de Recursos, Responsables y Medios para la Toma de Datos 65
8.8.2.6.
Elaboracin e Integracin de Programas Intermedios y Semanales ...................................... 65
8.8.2.7.
Consolidacin de Datos ........................................................................................................... 66
8.8.2.8.
Elaboracin de Reportes ......................................................................................................... 66
8.8.2.9.
Anlisis del Desempeo del Proyecto ..................................................................................... 67
8.8.2.10. Cierre del Proyecto .................................................................................................................. 67
8.9. Costos ............................................................................................................................................ 68
8.9.1. Objetivo .......................................................................................................................................... 68
8.9.2. Flujograma de Costos .................................................................................................................... 68
8.9.2.1.
Conocimiento del Paquete del Contrato .................................................................................. 68
8.9.2.2.
Participacin en la Elaboracin del WBS ................................................................................ 69
8.9.2.3.
Generacin y Distribucin del Plan de Fases ......................................................................... 69
8.9.2.4.
Reagrupacin del Presupuesto segn Fases (Venta y Costo) ............................................... 69
8.9.2.5.
Generacin de la Lnea Base Inicial ........................................................................................ 71
8.9.2.6.
Participacin en la Definicin de Recursos, Responsables y Medios para la Toma de Datos 71
8.9.2.7.
Consolidacin de Datos ........................................................................................................... 71
8.9.2.8.
Elaboracin de Reportes ......................................................................................................... 72
8.9.2.9.
Anlisis del Desempeo del Proyecto ..................................................................................... 72
8.9.2.10. Gestin de Valorizaciones de Servicios de Terceros .............................................................. 72
8.9.2.11. Cierre del Costo ....................................................................................................................... 73
8.10. Productividad .................................................................................................................................. 74

GERENCIA DE GESTIN DE OPERACIONES

Manual de Gestin de Proyectos

MA-GGO-01

Revisin: 2

Pgina: 5 de 91

8.10.1. Objetivo .......................................................................................................................................... 74


8.10.2. Flujograma de Productividad.......................................................................................................... 74
8.10.2.1. Conocimiento del Paquete del Contrato .................................................................................. 74
8.10.2.2. Revisin del WBS y Plan de Fases ......................................................................................... 74
8.10.2.3. Coordinacin del Plan de Capacitacin de Obreros y Empleados ......................................... 75
8.10.2.4. Participacin en la Elaboracin e Integracin de los Programas Intermedios y Semanales .. 75
8.10.2.5. Seguimiento y Control de Procesos Constructivos ................................................................. 77
8.10.2.6. Identificacin de Procesos Constructivos a Estudiar .............................................................. 77
8.10.2.7. Estudio de Procesos Constructivos ......................................................................................... 78
8.10.2.8. Participacin en la Implementacin de Mejoras en Procesos Constructivos .......................... 78
8.10.2.9. Consolidacin de Rendimientos y Mejoras ............................................................................. 78
8.11. Equipos........................................................................................................................................... 79
8.11.1. Objetivo .......................................................................................................................................... 79
8.11.2. Flujograma de Equipos .................................................................................................................. 79
8.11.2.1. Conocimiento del Paquete del Contrato .................................................................................. 81
8.11.2.2. Apertura del Taller ................................................................................................................... 81
8.11.2.3. Elaboracin del Programa de Mantenimiento Preventivo ....................................................... 82
8.11.2.4. Elaboracin del Programa de Capacitacin de Operadores ................................................... 82
8.11.2.5. Revisin Tcnica de Equipos en su Recepcin y Devolucin ................................................ 82
8.11.2.6. Direccin y Supervisin del Mantenimiento de Equipos ......................................................... 83
8.11.2.7. Elaboracin de Reportes ......................................................................................................... 83
8.11.2.8. Anlisis del Desempeo de los Equipos ................................................................................. 83
8.11.2.9. Cierre del Taller ....................................................................................................................... 84
8.12. Almacn.......................................................................................................................................... 84
8.12.1. Objetivo .......................................................................................................................................... 84
8.12.2. Flujograma de Almacn ................................................................................................................. 85
8.12.2.1. Conocimiento del Paquete del Contrato .................................................................................. 85
8.12.2.2. Apertura del Almacn .............................................................................................................. 85
8.12.2.3. Recepcin e Inspeccin .......................................................................................................... 87
8.12.2.4. Manipulacin, Almacenamiento y Preservacin...................................................................... 87
8.12.2.5. Despacho ................................................................................................................................. 87
8.12.2.6. Administracin de Activos del Proyecto .................................................................................. 88
8.12.2.7. Elaboracin de Reportes ......................................................................................................... 89
8.12.2.8. Cierre del Almacn .................................................................................................................. 89
9.
Retroalimentacin .......................................................................................................................... 90
9.1. Sistema de Lecciones Aprendidas y Buenas Prcticas ................................................................. 91
9.2. Taller de Lecciones Aprendidas ..................................................................................................... 91
10.
Anexos............................................................................................................................................ 91
9.1
Listado de Documentos del Manual de Gestin de Proyectos ...................................................... 91
9.2
Organigrama Tpico de los Proyectos de Construccin ................................................................. 91
9.3
Flujogramas del Manual de Gestin de Proyectos ........................................................................ 91
9.4
Acrnimos del Manual de Gestin de Proyectos ........................................................................... 91
9.5
Glosario del Manual de Gestin de Proyectos ............................................................................... 91
9.6
Modelo Conceptual del Manual de Gestin de Proyectos ............................................................. 91
9.7
Cuadro Resumen de Procesos del Manual de Gestin de Proyectos ........................................... 91

GERENCIA DE GESTIN DE OPERACIONES

Manual de Gestin de Proyectos

MA-GGO-01

Revisin: 2

Pgina: 6 de 91

INDICE DE TABLAS

Tabla 1. Cuadro resumen de cantidad de procesos ................................................................................... 9

INDICE DE FIGURAS

Figura 1. Modelo Conceptual del Manual de Gestin de Proyectos ........................................................... 8


Figura 2. Mapa de procesos del Manual de Gestin de Proyectos ............................................................ 9
Figura 3. Flujograma de Gerencia del Proyecto ........................................................................................ 15
Figura 4. Flujograma de Seguridad, Salud Ocupacional y Medio Ambiente ............................................ 21
Figura 5. Flujograma de Administracin de Contratos .............................................................................. 28
Figura 6. Flujograma de Administracin de Obra ...................................................................................... 37
Figura 7. Flujograma de Produccin ......................................................................................................... 44
Figura 8. Flujograma de Oficina Tcnica .................................................................................................. 50
Figura 9. Flujograma de Calidad ............................................................................................................... 58
Figura 10. Flujograma de Planeamiento ................................................................................................... 64
Figura 11. Flujograma de Costos .............................................................................................................. 70
Figura 12. Flujograma de Productividad ................................................................................................... 76
Figura 13. Flujograma de Equipos ............................................................................................................ 80
Figura 14. Flujograma de Almacn ........................................................................................................... 86

GERENCIA DE GESTIN DE OPERACIONES

Manual de Gestin de Proyectos

MA-GGO-01

Revisin: 2

Pgina: 7 de 91

1. Introduccin
1.1. Propsito
Definir el estndar de Cosapi para gestionar un proyecto de construccin desde la adjudicacin
hasta su cierre, con la finalidad de mejorar el desempeo de los proyectos.
1.2. Alcance
El Manual de Gestin de Proyectos (MGP) es aplicable a todos los proyectos de Construccin
que Cosapi ejecuta con la responsabilidad directa de los Gerentes de las Unidades de Negocio,
Gerente de Gestin de Operaciones y el Gerente de Proyecto o Jefe de Obra.
1.3. Definiciones

Manual de Gestin de Proyectos (MGP): Es el estndar de Cosapi empleado para


gestionar sus proyectos de construccin, desde la adjudicacin hasta su cierre. El MGP ha
sido desarrollado a partir de la experiencia, el aprendizaje y las buenas prcticas adquiridas
por la empresa desde su fundacin.

Flujograma: representacin grfica que muestra en el tiempo los principales procesos que
ejecuta un rea del proyecto; con sus elementos de entrada y sus elementos de salida
(entregables).

Equipo de Direccin del Proyecto (EDP): es el equipo conformado por los jefes de las
reas del proyecto.

reas del Proyecto: corresponde a las reas en las que se divide la organizacin de un
proyecto de construccin, las cuales corresponden a: Gerencia de Proyectos, Seguridad,
Salud Ocupacional y Medio Ambiente (SSOMA), Administracin de Contratos,
Administracin de Obra, Produccin, Oficina Tcnica, Calidad, Control de Proyectos
(Planeamiento, Costos y Productividad), Equipos y Almacn.

reas Funcionales: comprende a las Gerencias y Jefaturas de Cosapi Sede Central que
brindan soporte a la ejecucin de los proyectos de construccin proporcionando recursos,
elaborando procedimientos, y realizando capacitaciones y coordinaciones. Tambin son
conocidas como reas de soporte reas de apoyo a los proyectos Cosapi.
Entre otras reas funcionales tenemos: Gerencia de Presupuestos y Licitaciones, Gerencia
de Administracin y Finanzas, Gerencia de SSOMA, Gerencia de Gestin de Operaciones,
Gerencia de Procura, Gerencia de Talento Humano y Sostenibilidad, Gerencia Legal,
Unidad de Apoyo de Equipos y Transporte.

GERENCIA DE GESTIN DE OPERACIONES

Manual de Gestin de Proyectos

MA-GGO-01

Revisin: 2

Pgina: 8 de 91

2. Modelo Conceptual del Manual de Gestin de Proyectos

ADJUDICACIN DE
UN PROYECTO
COSAPI - Sede Central

REUNIN DE
TRANSFERENCIA

REUNIN DE
COMPROMISOS

REUNIN DE
ARRANQUE INTERNO

PROYECTO

PROCURA DE
RECURSOS PARA EL
ARRANQUE

MOVILIZACIN DE
RECURSOS

GESTIN POR REAS DEL PROYECTO


(12 reas del proyecto - Flujogramas)
INICIO
(Procesos del proyecto)

Procesos de
Seguimiento y
Control
EJECUCION
(Procesos del proyecto)

CIERRE
(Procesos del proyecto)

COSAPI Sede Central Proyectos

RETROALIMENTACIN

Figura 1. Modelo Conceptual del Manual de Gestin de Proyectos

GERENCIA DE GESTIN DE OPERACIONES

Manual de Gestin de Proyectos

MA-GGO-01

Revisin: 2

Pgina: 9 de 91

La Figura 1 muestra el modelo conceptual del Manual de Gestin de Proyectos.


2.1. Mapa de procesos
La Figura 2 muestra el mapa de procesos del Manual de Gestin de Proyectos, desde la reunin
de transferencia hasta la retroalimentacin.

Figura 2. Mapa de procesos del Manual de Gestin de Proyectos

2.2. Resumen de procesos


La Tabla 1 muestra la cantidad de procesos segn las reas del proyecto, para mayor detalle de
los procesos ver MGP/ Anexo 7.

GERENCIA DE GESTIN DE OPERACIONES

Manual de Gestin de Proyectos

MA-GGO-01

Revisin: 2

Pgina: 10 de 91

Tabla 1. Cuadro resumen de cantidad de procesos


AREAS DEL PROYECTO

GRUPOS DE PROCESOS

8.1 Gerencia del Proyecto


8.2 SSOMA
8.3 Administracin de Contratos
8.4 Administracin de Obra
8.5 Produccin
8.6 Oficina Tcnica
8.7 Calidad
8.8 Planeamiento
8.9 Costos
8.10 Productividad
8.11 Equipos
8.12 Almacn
TOTAL

INICIO
4
5
7
3
3
3
5
4
5
3
4
2
48

EJECUCIN
5
6
6
8
6
11
7
5
5
5
4
5
73

CIERRE
1
1
2
1
1
1
2
1
1
1
1
1
14

TOTAL
10
12
15
12
10
15
14
10
11
9
9
8
135

3. Reunin de Transferencia
La Reunin de Transferencia es el primer proceso a desarrollar segn el Manual de Gestin de
Proyectos. Esta reunin es convocada por el Gerente de la Unidad de Negocio que tendr a su
cargo el proyecto, y debe llevarse a cabo hasta una (1) semana despus de haberse adjudicado
oficialmente el proyecto a Cosapi.
El propsito de la Reunin de Transferencia es asegurar la transferencia oportuna, ordenada y
completa de:
-

Contrato
Documentacin de la etapa de licitacin, y
Los requerimientos de retroalimentacin del proyecto.

La transferencia la realiza el equipo responsable de la propuesta al equipo responsable de la


ejecucin del proyecto.
Tambin en esta reunin el Lder de la Propuesta, en coordinacin con la Gerencia de Presupuestos
y Licitaciones, debe definir la informacin de la etapa de ejecucin que requerir como
retroalimentacin por parte de cada proyecto mediante el empleo de la Plantilla de Ratios del
Proyecto.

GERENCIA DE GESTIN DE OPERACIONES

Manual de Gestin de Proyectos

MA-GGO-01

Revisin: 2

Pgina: 11 de 91

Los lineamiento detallados para el desarrollo de esta reunin estn descritos en el Procedimiento
para la Reunin de Transferencia (PG-GGO-01) y el proceso de retroalimentacin se respalda en la
Procedimiento de Retroalimentacin de Ratios y Procedimientos Constructivos Detallados (PGGGO-02).
Los entregables de este proceso son:
-

Acta de Entrega de Documentacin de Transferencia, la cual entre otros incluye:


1
Contrato e informacin generada en la preparacin de la propuesta
Acta de Reunin de Transferencia.
Contrato.
Documentacin de la Etapa de Licitacin.
Plantilla de Ratios del Proyecto

4. Reunin de Compromisos
El propsito de la Reunin de Compromisos es definir y comunicar las polticas, estructura
organizacional, estrategias, objetivos y metas del proyecto por parte del Gerente de la Unidad de
Negocio al Gerente del proyecto; lo anterior constituir la base para medir el logro de los objetivos
del proyecto.
La Reunin de Compromisos es convocada por el Gerente de la Unidad de Negocios y debe
llevarse a cabo hasta una (1) semana despus de haberse realizado la Reunin de Transferencia.
Los alcances de sta reunin se encuentran descritos en el Procedimiento para la Reunin de
Compromisos (PG-GGO-03); y los entregables de esta reunin son:

Acta de Constitucin del Proyecto.


Organigrama del Proyecto

5. Reunin de Arranque Interno


La Reunin de Arranque Interno es el medio por el cual el Gerente de Proyecto solicita el soporte de
las reas funcionales de Sede Central para el inicio de ejecucin del proyecto con prontitud y
eficiencia.
La Reunin de Arranque Interno es convocada por el Gerente de Proyecto y debe llevarse a cabo
hasta una (1) semana despus de haberse realizado la Reunin de Compromisos.
Los alcances de la reunin de Arranque Interno se encuentran descritos en el Procedimiento para la
Reunin de Arranque Interno (PG-GGO-04), los entregables de este proceso son:
1

En caso no se tenga an el contrato, se deber incluir la Carta de Adjudicacin o documento similar


conjuntamente con el modelo de contrato.

GERENCIA DE GESTIN DE OPERACIONES

Manual de Gestin de Proyectos

MA-GGO-01

Revisin: 2

Pgina: 12 de 91

Acta de Reunin de Arranque Interno

Adicionalmente, se han consolidado plantillas y/o formatos de ayuda entre los cuales se tienen los
siguientes:
-

Anlisis de Involucrados del Proyecto


Plan de Firmas

Dada la importancia de la Procura de Recursos para el Arranque y la Movilizacin al Proyecto, el


presente Manual de Gestin de Proyectos brinda herramientas de apoyo para ejecutar dichas
actividades; dichos elementos se describen en los ttulos 6 y 7.
6. Procura de Recursos para el Arranque
La Procura de Recursos para el Arranque corresponde a la identificacin y adquisicin de los
recursos necesarios para el arranque del proyecto, entre los cuales tenemos:
-

Equipos de Produccin Directa (EPD) y Equipos de Inspeccin, Medicin y Ensayo


(IME)
Facilidades Temporales: Contenedores para Oficinas y Campamentos
Personal Empleado y Obrero
Materiales y Servicios Crticos, entre otros

Las siguientes herramientas y documentos facilitan la identificacin y/o adquisicin de recursos:


-

Contrato.
Documentacin de la etapa de licitacin
Plan de Firmas del Proyecto
Procedimiento para la Elaboracin y Seguimiento de Ordenes de Suministro
Tiempo de atencin de Sede Central a Requerimientos de Proyectos
Gua para la Implementacin del Arranque de Proyectos.
Paquete de Arranque del Proyecto.
Procedimiento para la Compra de Materiales y Servicios.
Tarifario de Equipos Cosapi y Horas Mnimas.
Checklist de Equipos de Inspeccin Medicin y Ensayo (IME) por tipo de laboratorio.
Procedimiento de Gestin de Solicitud de Hardware y Software Informtico.

7. Movilizacin de Recursos al Proyecto


Corresponde a las actividades que deben realizarse para una correcta movilizacin de recursos al
proyecto, entre las cuales tenemos:
-

Identificacin y anlisis de accesos y rutas para el transporte de materiales, equipos


y personal

GERENCIA DE GESTIN DE OPERACIONES

Manual de Gestin de Proyectos

MA-GGO-01

Revisin: 2

Pgina: 13 de 91

Anlisis de requisitos/regulaciones del cliente para la movilizacin de recursos


Definicin de medios de transporte para movilizacin de materiales, equipos y
personal
Visita y reconocimiento de la zona del Proyecto, entre otros

Para organizar la movilizacin de los recursos el gerente de proyecto podr referirse a los siguientes
documentos:
-

Contrato
Documentacin de la etapa de licitacin
Checklist de condiciones generales para la movilizacin de recursos de arranque
Hoja de Ruta para el ingreso al personal al proyecto
Procedimiento para establecer tarifas de servicios de transporte interno

8. Gestin por reas del Proyecto


Corresponde a los procesos a ser ejecutados el Equipo del Proyecto (EP) organizados por reas del
Proyecto desde el inicio hasta el cierre del proyecto. A continuacin se presenta el alcance de cada
uno de ellos:
8.1. Gerencia del Proyecto
8.1.1. Objetivos
La Gerencia del Proyecto tiene como propsito velar por el cumplimiento de los
objetivos del proyecto. Para este fin se apoya directamente en su Equipo de Direccin
del Proyecto conformado por las reas del Proyecto. Entre las funciones y
responsabilidades ms importantes del Gerente de Proyecto se encuentran las
siguientes:
-

Organizar y dirigir el proyecto por reas del Proyecto


Dirigir y supervisar la administracin del contrato del proyecto
Dirigir, integrar y desarrollar al Equipo de Direccin del Proyecto
Gestionar a los involucrados, entre otros

8.1.2. Flujograma de Gerencia del Proyecto


Ver Figura 3 MGP/ Anexo 3

8.1.2.1. Conocimiento del Paquete del Contrato


El Gerente de Proyecto debe tener un conocimiento adecuado del contrato y
cualquier otro documento que regule la relacin contractual con el Cliente
(Paquete del Contrato). Estos documentos deben haber sido obtenidos en la

GERENCIA DE GESTIN DE OPERACIONES

Manual de Gestin de Proyectos

MA-GGO-01

Revisin: 2

Pgina: 14 de 91

Reunin de Transferencia y para su revisin se hace uso de la Matriz para la


Revisin del Contrato.
Para lograr el conocimiento del contrato, el Gerente de Proyecto tiene como
entradas o herramientas:
-

Contrato
Documentacin de la etapa de licitacin
Matriz para la revisin del contrato, que es el documento que sugiere un orden
de priorizacin en la revisin del contrato por cada rea de trabajo (elaborado
por el rea de Adm. de Contratos).

8.1.2.2. Gestin de la Procura de Recursos para el Arranque


Respaldndose en su Equipo de Proyecto y las Gerencias y Jefaturas de Apoyo de
Cosapi, el Gerente de Proyecto gestionar la Procura de Recursos para el
Arranque.
Para mayor informacin respecto a la Procura de Recursos para el Arranque
revisar el Ttulo 6. Procura de Recursos para el Arranque.
8.1.2.3. Gestin de la Movilizacin de Recursos al Proyecto
Habiendo realizado las coordinaciones necesarias con las Gerencias y Jefaturas de
Cosapi para la procura de recursos de arranque, el Gerente de Proyecto debe
realizar todas las coordinaciones necesarias para su movilizacin de recursos al
proyecto.
Para identificar las coordinaciones necesarias durante la movilizacin, el Gerente
de Proyecto consultar los documentos del Ttulo 7. Movilizacin de Recursos al
Proyecto
8.1.2.4. Elaboracin del Plan de Gestin del Proyecto
El Manual de Gestin de Proyectos define los procesos a ser ejecutados por las
reas del proyecto; sin embargo, ste debe ser adaptado a las condiciones de obra.
El Gerente de Proyecto distribuir el Manual de Gestin de Proyectos a su Equipo
de Direccin para dirigir y supervisar la elaboracin del Plan de Gestin del
Proyecto alineado a las condiciones del proyecto y a la organizacin prevista para
su ejecucin.

8.1.2. FLUJOGRAMA DE GERENCIA DEL PROYECTO

PROCESOS Y DURACIN DEL PROYECTO


ENTRADAS Y HERRAMIENTAS

ENTREGABLES
Inicio

Ejecucin

Cierre

INICIO
3
3
3

** CONTRATO
** DOCUMENTACIN DE LA
ETAPA DE LICITACIN
** MATRIZ PARA LA REVISIN
DEL CONTRATO

(VER FLUJOGRAMA DE
PROCURA DE RECURSOS PARA
EL ARRANQUE)

(VER FLUJOGRAMA DE
MOVILIZACIN DE RECURSOS
PARA EL ARRANQUE)

3
3
3

* MANUAL DE GESTIN DE
PROYECTOS (MGP)
** DOCUMENTACION DE LA
ETAPA DE LICITACION
* PROC. GESTIN DE
COMUNICACIONES

** PLAN DE GESTION DEL


PROYECTO
** PLAN DE FUNCIONES
- REPORTES DE OBRA

** CONTRATO
** DOCUMENTACION DE LA
ETAPA DE LICITACION
** HERRAMIENTAS DE LA
ADMINISTRACIN DEL
CONTRATO

1. CONOCIMIENTO DEL
PAQUETE DEL CONTRATO

** LISTADO DE REQUERIMIENTOS DEL CONTRATO


(GERENCIA DEL PROYECTO)

2. GESTIN DE LA PROCURA
DE RECURSOS PARA EL
ARRANQUE

(VER FLUJOGRAMA DE LA PROCURA DE


RECURSOS PARA EL ARRANQUE)

3. GESTIN DE LA
MOVILIZACIN DE
RECURSOS PARA EL
ARRANQUE

(VER FLUJOGRAMA DE LA PROCURA DE


RECURSOS PARA EL ARRANQUE)

** PLAN DE GESTION DEL PROYECTO


** PLAN DE FUNCIONES
** PLAN DE COMUNICACIONES DEL PROYECTO

- ACCIONES PREVENTIVAS Y
CORRECTIVAS
** ACTUALIZACIONES DEL PLAN DE GESTION
DEL PROYECTO
** CALENDARIO DE ENTREGA DE
REPORTES

4. ELABORACIN DEL PLAN


DE GESTIN DEL PROYECTO

5. ORGANIZACIN Y DIRECCIN DEL PROYECTO POR


REAS

6. DIRECCIN Y SUPERVISIN DE LA ADMINISTRACIN


DEL CONTRATO DEL PROYECTO

*GUA DE EVALUACIN DE
DESEMPEO (PORTAL
DESARROLLO HUMANO)
- HERRAMIENTAS PARA LA
FORMACION E INTEGRACIN
DE EQUIPOS

8. GESTIN DE INVOLUCRADOS (STAKEHOLDERS)

** ANLISIS DE INVOLUCRADOS
DEL PROYECTO
** PLAN DE COMUNICACIONES
DEL PROYECTO
** REPORTES DE DESEMPEO
DEL PROYECTO
** EVAL. SATISFACCIN DEL
CLIENTE
**INFORME MENSUAL

9. ANLISIS DEL DESEMPEO DEL PROYECTO

** REGISTRO DE EVALUACIN DEL


DESEMPEO
- ACCIONES Y ACTIVIDADES

- ATENCIN DE INVOLUCRADOS
**ANLISIS DE INVOLUCRADOS (REVISIN)

- CIERRE CONTRACTUAL, ADMINISTRATIVO Y


DOCUMENTARIO
**INFORME FINAL DEL PROYECTO
** PLANILLA DE RATIOS DEL PROYECTO

FIN

Notas:
(-) Documento de la etapa de licitacin o intangible del proyecto
(*) Documento general y nico elaborado por un rea f uncional de Cosapi.
(**) Documento especf ico del proyecto (salida de un proceso)
(***) Documento general y repetido de otro proceso (ver Anexo 3 del Manual
de Gestin de Proyectos)

- ACCIONES PREVENTIVAS Y
CORRECTIVAS

10. DIRECCIN DEL CIERRE


DEL PROYECTO

Gerencia de Gestin de Operaciones, 2014

- ACUERDOS CON EL CLIENTE


- ACCIONES PREVENTIVAS Y CORRECTIVAS

7. DIRECCIN, INTEGRACIN Y DESARROLLO DEL EQUIPO


DEL PROYECTO

*GUA PARA LA PLANIFICACIN


DEL CIERRE DEL PROYECTO
* PROC. ARCHIVAR DOC. Y
REGISTROS EN PROYECTOS
* PROCEDIMIENTO PARA LA
ENTREGA DE DOCUMENTOS
DEL PROYECTO A LA
OPERADORA DE ALMACENAJE

Control de cambios correspondiente a la Rev."Y" del documento

Figura 3. Flujograma de Gerencia del Proyecto

Cosapi S.A.

GERENCIA DE GESTIN DE OPERACIONES

Manual de Gestin de Proyectos

MA-GGO-01

Revisin: 2

Pgina: 16 de 91

El Procedimiento de la Gestin de Comunicaciones servir para elaborar el Plan de


Comunicaciones del Proyecto, el cual incluir entre otros documentos una Matriz de
Comunicaciones Internas (reuniones), el cul ayudar para que el Gerente de
Proyectos en conjunto con su Equipo de Direccin de Proyectos tome acciones
preventivas y correctivas para asegurar el desarrollo del proyecto.
Para una mayor referencia en las comunicaciones, consultar en la seccin de
Oficina Tcnica donde existen otros procedimientos e instructivos para el control de
informacin en aspectos tales como: codificacin de documentos, registro de
cartas, Request for Information (RFI), submittals, transmittals, actas de reuniones,
entre otros.
Adems, es necesario que el Gerente de Proyecto se apoye en la documentacin
de la etapa de licitacin.
8.1.2.5. Organizacin y Direccin del Proyecto por reas
El Gerente de Proyecto es el responsable de los resultados de la gestin del
proyecto. Organiza y dirige el proyecto por reas con la finalidad de asegurar una
correcta gestin del mismo, delegando responsabilidades e integrando el trabajo de
las diferentes reas del proyecto.
Para organizar y dirigir el proyecto por reas, el Gerente de Proyecto podr
apoyarse en las siguientes herramientas:
-

Plan de Gestin del Proyecto


Plan de funciones
Reportes de obra

8.1.2.6. Direccin y Supervisin de la Administracin del Contrato del Proyecto


La ejecucin del proyecto se encuentra enmarcada dentro de un contrato, el cual es
un documento que crea, regula, modifica o extingue la relacin de Cosapi con el
cliente. Dada la importancia del contrato, el Gerente de Proyecto es responsable de
dirigir y supervisar la administracin del mismo.
El Gerente de Proyecto debe asegurarse que Cosapi cumpla con los
requerimientos del cliente y se identifiquen los riesgos y cambios en el proyecto; as
como, que el cliente retribuya econmicamente los trabajos que Cosapi ejecuta.
Para este fin, el Gerente de Proyecto se apoyar en:
-

Contrato
Documentacin de la etapa de licitacin

GERENCIA DE GESTIN DE OPERACIONES

Manual de Gestin de Proyectos

MA-GGO-01

Revisin: 2

Pgina: 17 de 91

Herramientas de la Administracin de Contratos

8.1.2.7. Direccin, Integracin y Desarrollo del Equipo de Proyecto


En la ejecucin del proyecto participan muchos profesionales que realizan labores
muy importantes para el proyecto en cada una de sus reas. Al requerirse el mejor
desempeo de cada uno de stos profesionales, el Gerente de Proyecto debe
promover un ambiente laboral agradable y dar el reconocimiento respectivo por las
labores realizadas.
Adems, debe promover actividades que permitan la integracin de su equipo de
proyecto con la finalidad de mejorar la comunicacin entre los mismos y formar
equipos de trabajo integrados. Para este fin, el Gerente de Proyecto se apoyar en
las siguientes herramientas:
-

Gua de Evaluacin de Desempeo (Portal de Desarrollo Humano)


Herramientas para la formacin e integracin de equipos, esta herramientas
incluyen tcnicas de formacin e integracin de equipos como por ejemplo los
talleres de desarrollo de equipos (team building)

8.1.2.8. Gestin de Involucrados (Stakeholders)


El Gerente de Proyecto debe asegurarse que todos los involucrados del proyecto
han sido identificados y atendidos. Si bien el Gerente de Proyecto participa directa
y activamente en la relacin con el Cliente, no debe descuidar otros involucrados
en el proyecto que son importantes para el mismo tales como: Supervisin,
Comunidades, Autoridades Locales, Sindicatos, etc.
Para la gestin de involucrados el Gerente de Proyecto cuenta con los siguientes
documentos:
-

Anlisis de Involucrados del Proyecto


Plan de Comunicaciones del proyecto (salida del punto 8.1.2.4)

8.1.2.9. Anlisis del Desempeo del Proyecto


El desempeo del proyecto debe ser monitoreado permanentemente por el Gerente
de Proyecto con la finalidad de tomar acciones correctivas y preventivas que
permitan alcanzar los objetivos del proyecto.
El Gerente de Proyecto recibe de todas las reas del proyecto reportes de
desempeo y el Informe Mensual a travs de su Equipo de Direccin y en
coordinacin con ste equipo toma las decisiones para corregir, mantener o
mejorar el desempeo en Seguridad, Calidad y Productividad entre otros aspectos.

GERENCIA DE GESTIN DE OPERACIONES

Manual de Gestin de Proyectos

MA-GGO-01

Revisin: 2

Pgina: 18 de 91

Adicionalmente, el Gerente de Proyecto recibir del rea de Calidad el resultado de


la Evaluacin de Satisfaccin del Cliente cuando esta sea realizada en el proyecto.
8.1.2.10. Direccin del Cierre del Proyecto
El Gerente de Proyecto debe identificar con anticipacin y liderar todas las labores
correspondientes al cierre del proyecto apoyndose en su Equipo de Direccin para
realizarlo de forma coordinada y eficiente. En el cierre del proyecto su labor deber
centrarse principalmente en el cierre econmico de los servicios prestados al
cliente.
Entre otros aspectos el cierre del proyecto comprende:
-

Cierre administrativo (incluye el cierre del almacn)


Cierre Contractual
Cierre de Subcontratos
Desmovilizacin de recursos (personal, equipos, materiales remanentes)
Levantamiento de observaciones y recepcin de obra
Elaboracin del paquete de liquidacin al cliente (dossier de calidad, planos
as-built, etc.)
Resolucin de conflictos con el cliente respecto a reclamos
Liquidacin de los servicios de construccin
Elaboracin del Informe Final del Proyecto

El Gerente de Proyecto cuenta con los siguientes documentos para dirigir el cierre
del proyecto:
-

Gua para la Planificacin del Cierre del Proyecto


Procedimiento para archivar documentos y registros en proyectos

Adems, dentro de este proceso tambin el rea deber preparar los documentos
fsicos que sern enviados para su almacenaje una vez concluido el proyecto, para
lo cual debern considerar los lineamientos del procedimiento:
-

Procedimiento para la entrega de documentos del proyecto a la operadora de


almacenaje

8.2. Seguridad, Salud Ocupacional y Medio Ambiente


8.2.1. Objetivo
El objetivo del rea de Seguridad, Salud Ocupacional y Medio Ambiente (SSOMA) es
evitar o reducir las lesiones personales, enfermedades ocupacionales e incidentes
medio ambientales en el proyecto a travs de la coordinacin, supervisin,
asesoramiento y participacin en actividades proactivas y correctivas que aseguren el

GERENCIA DE GESTIN DE OPERACIONES

Manual de Gestin de Proyectos

MA-GGO-01

Revisin: 2

Pgina: 19 de 91

cumplimiento de los estndares de seguridad, salud ocupacional y medio ambiente del


Cliente, Cosapi y la legislacin vigente.
El rea de SSOMA coordina directamente con el Equipo de Direccin del Proyecto la
ejecucin de las actividades de SSOMA.
8.2.2. Flujograma de Seguridad, Salud Ocupacional y Medio Ambiente
Ver Figura 4 o MGP/ Anexo 3.
8.2.2.1. Conocimiento del Paquete del Contrato
El conocimiento adecuado del contrato es un requisito principal para el desempeo
de las funciones del rea del proyecto; el nivel de detalle est asociado a las
responsabilidades del rea de proyecto y las condiciones particulares del proyecto.
El rea de SSOMA requiere conocer los estndares que se aplicarn en el
proyecto, las polticas del cliente respecto a la seguridad, salud ocupacional y
medio ambiente, el tipo de actividades a ejecutarse, entre otros.
Para este fin, el rea de SSOMA cuenta con los siguientes documentos y
herramientas:
-

Contrato
Documentacin de la etapa de licitacin
Matriz para la revisin del contrato, que es el documento que sugiere un orden
de priorizacin en la revisin del contrato por cada rea de trabajo (elaborado
por el rea de Adm. de Contratos).

8.2.2.2. Emisin de los Planes de Seguridad, Salud Ocupacional y Medio Ambiente


La finalidad de este proceso es emitir los Planes de Seguridad, Salud Ocupacional
y Medio Ambiente, los cuales servirn como guas para dirigir los esfuerzos del
equipo del proyecto para evitar y reducir incidentes/ accidentes en seguridad, salud
ocupacional y medio ambiente; as como, prevenir la ocurrencia de enfermedades
de salud ocupacional.
El rea de SSOMA genera los planes considerando los requisitos del cliente y la
legislacin en SSOMA aplicable; basndose en los planes generales elaborados en
la etapa de la oferta.
Los Planes definen entre otros los siguientes puntos:
-

Actividades proactivas y correctivas en Seguridad, Salud Ocupacional y Medio


Ambiente

GERENCIA DE GESTIN DE OPERACIONES

Manual de Gestin de Proyectos

MA-GGO-01

Revisin: 2

Pgina: 20 de 91

Capacitaciones
Personal involucrado y responsabilidades
Controles operacionales
Canales de comunicacin, entre otros

8.2.2.3. Adaptacin del Anlisis de Riesgo y Ficha de Identificacin y Evaluacin de


Aspectos Ambientales
El rea de SSOMA en coordinacin con el rea de produccin, es responsable de
adaptar la Matriz de Anlisis de Riesgo y la Ficha de Identificacin y Evaluacin de
Aspectos Ambientales a la realidad del proyecto, tomando como referencia la
Plantilla de Anlisis de Riesgo y la Ficha de Identificacin y Evaluacin de Aspectos
Ambientales generadas durante el periodo de la oferta.
Ambos documentos describen los principales peligros en seguridad y aspectos
ambientales del proyecto, evalan sus riesgos e impactos ambientales, y sugieren
acciones para su control durante la ejecucin del proyecto.
8.2.2.4. Adaptacin del Programa de Capacitacin y Charlas SSOMA
El programa de capacitacin y charlas SSOMA tiene por finalidad disminuir los
accidentes e incidentes de seguridad, salud ocupacional y medio ambiente por
fallas humanas; as como, prevenir la ocurrencia de enfermedades ocupacionales,
a travs de capacitaciones generales del personal en temas de seguridad, salud
ocupacional y medio ambiente (charlas de induccin, de cinco minutos y de 30
minutos - semanales) y capacitaciones en temas especficos de acuerdo a las
necesidades del proyecto. Algunos de los temas a tratar incluyen:
-

Poltica integrada de SSOMA y legislacin en SSOMA vigente;


Procedimientos y herramientas de seguridad: Anlisis de Seguridad del Trabajo
(AST), observacin planeada de tareas (OPT), inspecciones planeadas,
verificacin comportamental (VC), reporte de actos y condiciones sub estndar
(RACS);
Identificacin de peligros/ aspectos ambientales y evaluacin de riesgos/
impactos ambientales;
Segregacin de residuos y tcnicas de reciclaje;
Buenas prcticas ambientales;
Respuesta ante emergencia;
Uso de EPP, cdigo de colores, entre otros.

8.2.2. FLUJOGRAMA DE SEGURIDAD, SALUD OCUPACIONAL Y MEDIO AMBIENTE (SSOMA)

PROCESOS Y DURACIN DEL PROYECTO


ENTRADAS Y HERRAMIENTAS

ENTREGABLES
Inicio

3
3
3

** CONTRATO
** DOCUMENTACIN DE LA ETAPA
DE LICITACIN
** MATRIZ PARA LA REVISIN
DEL CONTRATO
- PLANES SEG, SALUD OCUP. Y
MEDIO AMB. - OFERTA
* PLAN SSOMA GENERAL
* PLAN GEST. AMB. GENERAL
* PRG SALUD OCUP. GENERAL
* PRD. SSOMA GENERALES
** WBS DEL PROYECTO

- ANALISIS RIESGOS OFERTA.


- FICHA DE IDENT. Y EVAL. DE ASP.
AMBIENTALES OFERTA.
* PROCED. PARA EL ANLISIS Y
CONTROL DE RIESGOS
* PROCED. IDENTIFICACIN Y
EVALUACIN DE ASPECTOS
AMBIENTALES

3
3

* PLANTILLA PROGRAMA DE
CAPACITACIN Y CHARLAS, DE
SSOMA
* PROC. INDUCCION EMPLEADOS
NUEVOS/TRANSF
- ESTANDARES DE SSOMA COSAPI
- REQ. DEL CLIENTE
- LEGISLACION DE SSOMA
APLICABLE

1. CONOCIMIENTO DEL
PAQUETE DEL CONTRATO

* PROC. REALIZAR INFORMES


SEMANALES Y MENSUALES SSOMA

** REPORTES SSOMA AL CLIENTE,


PROY. Y SEDE CENT.
* PROC. DE ACCIONES CORREC. Y
PREV. SSOMA

** LISTADO DE REQUERIMIENTOS DEL


CONTRATO (SSOMA)

** PLAN SOMA DEL PROYECTO


** PLAN GEST. AMB. PROYECTO
** PRG. SALUD OCUP. PROYECTO
** PRDS. CONTROL DE VELOCIDADES Y
TRANSPORTE DE PERSONAL PROYECTO
** LEG. SSOMA APLICABLE

3. ADAPTACIN DEL
ANALISIS DE RIESGO Y
FICHA IDENTIF. Y EVAL. DE
ASPECTOS AMB.

** ANALISIS DE RIESGO DEL PROYECTO


** FICHA DE ASPECTOS AMBIENTALES

4. ADAPTACIN DEL
PROGRAMA DE
CAPACITACIN Y CHARLAS
DE SSOMA

** PROGRAMA DE CAPACITACIN Y
CHARLAS DE SSOMA

** PROGRAMAS DE CHARLAS DE
INDUCCIN DEL PROYECTO

5. CHARLAS DE INDUCCIN
** ORDENES DE SUMINISTRO

6. SOLICITUD DE MATERIALES, IMPLEMENTOS Y


DISPOSITIVOS SSOMA

3
** PLANES Y PROCEDIMIENTOS
ESPECIFICOS DE TRABAJO SEGURO /
MEDIO AMBIENTE

7. PARTICIPACIN EN LA ELABORACIN DE PLANES,


PROCEDIMIENTOS E INSTRUCTIVOS DE TRABAJO SEGURO
Y MEDIO AMBIENTE
** REGISTRO DE: INSPECCIONES,
OBSERVACION PLANEADA DE TAREAS,
RACS, CHARLAS DE SSOMA, VERIFICACION
COMPORTAMENTAL, EVALUACION DEL AST,
AUDITORAS INTERNAS, EVAL. DE CUMPLIM.
LEGAL DE SSOMA
** INFORME DE INVESTIGACIN DE
INCIDENTES/ ACCIDENTES

8. COORDINACIN, ASESORAMIENTO Y PARTICIPACIN


EN ACTIVIDADES PROACTIVAS DE SSOMA

* PROC. PARA ELABORAR: OBS. DE


TAREAS, INSP. AUDITORAS
INTERNAS, EVAL. CUMPLIM. LEGAL
* FORMATO SEGUIMIENTO DEL
PROG. DE ACTIV. DE LIDERAZGO
*** PROC. PARA REPORTAR,
INVEST. Y ELAB. INFORMES DE
INCID. Y ACCID. DE SSOMA
- REUNIONES COMITE SSOMA

2. EMISIN DE LOS PLANES


DE SEGURIDAD, SALUD
OCUPACIONAL Y MEDIO
AMBIENTE

** ANLISIS DE RIESGOS /
PANORAMA DE FACT. DE RIESGO
OCUPAC.
** FICHA ASPECTOS AMB.
* MANUAL INTEGRADO DE SSOMA
- PROCEDIMIENTOS GENERALES
DE SSOMA

* PROC. PARA REPORTAR, INVEST.


Y ELAB. INFORMES DE INCID. Y
ACCID. DE SSOMA

Cierre

INICIO

*** PROCEDIMIENTO PARA LA


ELABORACIN Y SEGUIMIENTO DE
ORDENES DE SUMINISTRO
*** TIEMPO DE ATENCIN DE SEDE
CENTRAL A REQUERIMIENTOS DE
PROYECTOS

Ejecucin

9. INVESTIGACIN DE ACCIDENTES E INCIDENTES


POTENCIALES
- COMUNICACION DEL EVENTO
** INFORME PRELIMINAR/ FINAL DE
INVESTIGACIN DE INCIDENTES
POTENCIALES/ ACCIDENTES

10. ELABORACIN DE REPORTES

3
3
3
3

** INFORMES/ REPORTES SSOMA AL


CLIENTE, PROYECTO Y SEDE CENTRAL

11. ANLISIS DEL DESEMPEO DEL PROYECTO


(ACTUALIZACIN DE INDICADORES DE DESEMPEO)

*** PROC. PARA REALIZAR


INFORMES SEMANALES Y
MENSUALES SSOMA
* PROCEDIMIENTO PARA EL
EXAMEN MDICO OCUPACIONAL
DE RETIRO (EMOR)
*** FORMATO DEL INFORME FINAL
*** PROCEDIMIENTO PARA LA
ENTREGA DE DOCUMENTOS DEL
PROYECTO A LA OPERADORA DE
ALMACENAJE

- ACCIONES PREVENTIVAS Y
CORRECTIVAS

12. CIERRE DEL PROYECTO

3
** INFORME FINAL (SSOMA CONSOLIDADO DE OBJETIVOS Y METAS
DE SSOMA / ESTADISTICAS DE SSOMA /
ENTREGA DE REGISTROS DE SSOMA AL
OPERADOR DE ALMACENAJE)

FIN

Gerencia de Gestin de Operaciones, 2014


3

Notas:
(-) Documento de la etapa de licitacin o intangible del proyecto
(*) Documento general y nico elaborado por un rea f uncional de Cosapi.
(**) Documento especf ico del proyecto (salida de un proceso)
(***) Documento general y repetido de otro proceso (ver Anexo 3 del Manual
de Gestin de Proyectos)

Control de cambios correspondiente a la Rev."Y" del documento

Figura 4. Flujograma de Seguridad, Salud Ocupacional y Medio Ambiente

Cosapi S.A.

GERENCIA DE GESTIN DE OPERACIONES

Manual de Gestin de Proyectos

MA-GGO-01

Revisin: 2

Pgina: 22 de 91

Las capacitaciones y charlas permiten sensibilizar a los trabajadores en la


importancia de los temas de SSOMA para su propio bienestar, y para alcanzar los
objetivos del proyecto.
El rea de SSOMA adapta el programa de capacitacin empleando las plantillas
estndares. El Gerente de Proyecto y/o Jefe de Obra promueve la participacin del
personal en las capacitaciones y charlas.
8.2.2.5. Charlas de Induccin
La finalidad de estas charlas es inducir a los nuevos trabajadores en la normativa
SSOMA de aplicacin en el proyecto (uso de EPP, cdigo de colores, uso de
tarjetas para andamios, permisos, sealizacin, etc.), y en conceptos generales de
seguridad, salud ocupacional y medio ambiente, tales como: identificacin de
peligros y evaluacin de riesgos, medidas de mitigacin existentes para los peligros
y aspectos ambientales, uso de herramientas de SSOMA, segregacin y reciclaje,
entre otros.
El rea de SSOMA organizar las charlas de induccin para todos los trabajadores
nuevos del proyecto; en cumplimiento con los estndares de SSOMA Cosapi,
requisitos del cliente y la normativa vigente. En caso el cliente lo solicite o
disponga, las charlas de induccin podran ser dictados por l mismo o en su
defecto por Cosapi u otra empresa.
8.2.2.6. Solicitud de Materiales, Implementos y Dispositivos de SSOMA
El rea de SSOMA, en base a los requerimientos globales que se necesitaran en
todo el periodo del proyecto, solicitar materiales, implementos y dispositivos de
SSOMA, para lo cual se apoyar de las siguientes herramientas:
-

Inventario de materiales, implementos y dispositivos de SSOMA elaborado de


acuerdo al Anlisis de Riesgo (Identificacin de Peligros y Evaluacin de
Riesgos - IPER) especifico para el proyecto.
Histograma del personal y cronograma de actividades de la obra.
Procedimiento para la Elaboracin y Seguimiento de Ordenes de Suministro
Tiempo de Atencin de Sede Central a Requerimientos de Proyectos

GERENCIA DE GESTIN DE OPERACIONES

Manual de Gestin de Proyectos

MA-GGO-01

Revisin: 2

Pgina: 23 de 91

8.2.2.7. Participacin en la Elaboracin de Planes, Procedimientos e Instructivos de


Trabajo Seguro y Medio Ambiente
Este proceso tiene por finalidad participar en la elaboracin de procedimientos de
construccin, lo cual se traduce en las siguientes actividades:
-

Verificar que las tcnicas constructivas elegidas por el rea de construccin se


vayan a ejecutar en cumplimiento de los Estndares de seguridad, salud
ocupacional y medio ambiente del proyecto. Si no fuera as, se recomendarn
las acciones correctivas para su adaptacin.
Realizar los anlisis de riesgos que formarn parte de los procedimientos de
construccin, donde se identifican peligros, se valoran sus riesgos, y se
sugieren medidas de mitigacin para reducir o eliminar su impacto.

El rea de Calidad coordina la elaboracin de los procedimientos con el rea de


Produccin y el rea de SSOMA. Este proceso se realiza continuamente durante la
ejecucin del proyecto, toda vez que se planifique ejecutar una nueva actividad.
Se cuenta con diversas herramientas para su elaboracin, tales como plantillas
estndares de anlisis de riesgos, un compendio de procedimientos de proyectos
anteriores y el manual integrado de SSOMA.
8.2.2.8. Gestin, Asesoramiento y Participacin en Actividades Proactivas de SSOMA
Las actividades proactivas de SSOMA son todas aquellas que acciones orientadas
a prevenir incidentes / accidentes de seguridad, salud ocupacional y medio
ambiente en el proyecto; entre las cuales tenemos:
-

Programa de Actividades de Liderazgo (PAL);


Observaciones Planificadas de Tareas (OPT);
Anlisis de Seguridad del Trabajo (AST);
Inspecciones y auditoras internas;
Reporte de actos y condiciones subestndares (RACS);
Verificacin Comportamental;
Investigacin de incidentes;
Capacitacin al personal;
Campaas en SSOMA, entre otros.

El rea de SSOMA se encarga de coordinar la implementacin de las actividades


proactivas en el proyecto, brindar capacitacin y asesora en su ejecucin, y
participar en su ejecucin cuando sea necesario.

GERENCIA DE GESTIN DE OPERACIONES

Manual de Gestin de Proyectos

MA-GGO-01

Revisin: 2

Pgina: 24 de 91

8.2.2.9. Investigacin de Accidentes e Incidentes Potenciales


Toda vez que ocurra un accidente e incidente potencial en el proyecto, el rea de
SSOMA es responsable de comunicar lo sucedido a las instancias competentes
(gerencia del proyecto, gerencia de Sede Central, cliente) y a conducir las
investigaciones para identificar las causas raz del mismo, para as sugerir acciones
inmediatas y medidas correctivas en el proyecto.
Esta investigacin es conducida en coordinacin con el Gerente de Proyecto, Jefe
de Obra y el cliente; para su ejecucin se cuenta con el Procedimiento para
reportar, investigar y elaborar informes de incidentes y accidentes de SSOMA.
De acuerdo a los requisitos del proyecto, la investigacin de accidentes podra ser
conducida directamente por el mismo cliente o por una tercera parte que ellos
designen; sin embargo, el rea de SSOMA siempre participar activamente en el
proceso.
8.2.2.10. Elaboracin de Reportes
El rea de SSOMA elabora reportes peridicamente, donde se describen la
ejecucin de las actividades proactivas en el proyecto, y presentan indicadores y
estadsticas que permiten analizar el desempeo actual de la seguridad, salud
ocupacional y medio ambiente. Estos reportes se basan en los diferentes registros
de las actividades proactivas, y son transmitidos al proyecto, Sede Central y al
Cliente. Algunos de los reportes son:
-

Reporte de incidentes y accidentes;


Informe Mensual;
Reporte Semanal de actividades y Estadstica Semanal;
Cumplimiento Programa de Actividades de Liderazgo, entre otros.

8.2.2.11. Anlisis del Desempeo del Proyecto


El anlisis del desempeo del proyecto en temas de SSOMA tiene por finalidad
detectar y corregir problemas antes que ocurra algn accidente, identificar la causa
de los accidentes para corregirlos y evitar repetirlos; as como, recomendar
medidas correctivas al proyecto en temas de seguridad, salud ocupacional y medio
ambiente.
Para el anlisis se emplean los reportes de SSOMA, que incluyen el clculo de
estadsticas, indicadores y sus tendencias. Adems el Jefe de SSOMA coordinar
directamente con el Gerente de Proyecto y/o Jefe de Obra las acciones correctivas
y preventivas que fueran necesarias para mejorar el desempeo del proyecto.

GERENCIA DE GESTIN DE OPERACIONES

Manual de Gestin de Proyectos

MA-GGO-01

Revisin: 2

Pgina: 25 de 91

8.2.2.12. Cierre del Proyecto


El rea de SSOMA participa del cierre del proyecto realizando las siguientes
actividades principales:
-

Genera estadsticas finales del proyecto de SSOMA (capacitacin, indicadores


de seguridad, salud ocupacional y medio ambiente) para transmisin a Sede
Central y al cliente;
Participa en la elaboracin del informe final del proyecto y en el paquete de
liquidacin del proyecto a travs de estadsticas de seguridad, compilacin de
informes de accidentes y registros de capacitacin, entre otros;
Enva electrnicamente a Gerencia de SSOMA - Sede Central, el informe final
de SSOMA del proyecto, conjuntamente con la matriz de Anlisis de Riesgo, la
ficha de Identificacin y Evaluacin de Aspectos Ambientales, plan de SSOMA,
plan de Gestin Ambiental y plan de Respuesta a Emergencia (ltimas
revisiones);
Compila y enva a Archivo - Sede Central el plan de SSOMA del proyecto, plan
de Gestin Ambiental, plan de respuesta a emergencia, fichas de anlisis de
riesgo, fichas de identificacin y evaluacin de aspectos ambientales,
considerando las ltimas revisiones firmadas y los registros de evaluaciones
mdicas en sobre sellado de ASTs, permisos de trabajo, boletas de
amonestacin, registros de capacitacin, informes de investigacin de
accidentes e incidentes potenciales con registros de evidencia de investigacin,
informes de monitoreo ocupacional y ambiental, libro de actas del comit de
seguridad y salud en el trabajo (o comit de seguridad en obra) u otros
documentos resaltantes en la gestin de SSOMA del proyecto para archivo.

Adems, dentro de este proceso tambin el rea deber preparar los documentos
fsicos que sern enviados para su almacenaje una vez concluido el proyecto, para
lo cual debern considerar los lineamientos del procedimiento:
-

Procedimiento para la entrega de documentos del proyecto a la operadora de


almacenaje

8.3. Administracin de Contratos


8.3.1. Objetivo
El rea de Administracin de Contratos tiene como objetivo que los proyectos logren una
eficiente gestin de la relacin contractual con el cliente durante la ejecucin del proyecto.
Para esto se seguirn procesos y aplicaran herramientas orientadas a asegurar el
cumplimiento adecuado y oportuno de las disposiciones del contrato por ambas partes,
minimizando la ocurrencia de conflictos y maximizando el beneficio y satisfaccin de las
partes involucradas.

GERENCIA DE GESTIN DE OPERACIONES

Manual de Gestin de Proyectos

MA-GGO-01

Revisin: 2

Pgina: 26 de 91

8.3.2.Flujograma de la Administracin de Contratos


El Flujograma de Administracin de Contratos presenta una estructura de cinco grupos de
procesos de Gestin Contractual: Gestin de Obligaciones Contractuales, Gestin de las
Comunicaciones, Gestin de Riesgos, Gestin de Cambios y Reclamos, y Gestin de
Subcontratos. Ver la Figura 5 o MGP/ Anexo 3.
8.3.2.1. Anlisis y Difusin de Obligaciones Contractuales
Este proceso comprende revisar la documentacin contractual vigente, para
identificar derechos y obligaciones de las dos partes, los cuales sern plasmados
en un listado de requerimientos del contrato que sern difundidos a todo el EDP.
En el Listado de requerimientos se detallan las obligaciones y derechos de las
partes firmantes del contrato, y constituye la primera referencia para verificar el
cumplimiento contractual de cada una de las partes del Contrato durante las
operaciones del Proyecto.
Del mismo modo, este listado es una referencia til para designar el personal
adecuado para atender los requerimientos del Contrato.
En la reunin de difusin, el Administrador de Contratos realizar la exposicin al
EDP del Resumen del Contrato y los aspectos ms resaltantes del Listado de
Requerimientos del Contrato.
Este proceso es descrito en detalle en el Procedimiento de Gestin de Obligaciones
Contractuales.

8.3.2.2. Gestin de Obligaciones contractuales


Este proceso involucra efectuar la gestin de las siguientes obligaciones del
Contrato que son de responsabilidad directa de la Administracin de Contratos:
-

Seguimiento a las notificaciones del Contrato, consiste en Integrar y monitorear


la documentacin segn los requisitos tcnicos, econmicos, administrativos
y/o requerimientos legales del Contrato.
Gestin de Seguros de Obra, que son exigidos en el Contrato y sirven para
proporcionar proteccin financiera en el caso de un accidente o prdida.
Gestin de Garantas, comprende la gestin para mantener vigente las
garantas y seguros estipulados en el contrato

Este proceso es descrito en detalle en el Procedimiento de Gestin de Obligaciones


Contractuales.

GERENCIA DE GESTIN DE OPERACIONES

Manual de Gestin de Proyectos

MA-GGO-01

Revisin: 2

Pgina: 27 de 91

8.3.2.3. Control de Obligaciones de Cierre


En este proceso se describe las actividades tpicamente involucradas en la etapa
de cierre del contrato, a fin de garantizar que el cierre del proyecto se de en forma
ordenada y se minimicen los posibles impactos negativos por incumplimiento de
algn requerimiento contractual o administrativo ya sea de El Cliente de la misma
organizacin de Cosapi.
Los entregables referidos al Cierre del Contrato debern ser identificados desde
etapas tempranas del proyecto mediante la elaboracin del listado de
requerimientos del contrato, a fin de que sean elaborados progresivamente durante
la ejecucin del proyecto aprovechando la mayor capacidad operativa que se tiene
en la etapa intermedia de los proyectos.
Asimismo, este proceso involucra la documentacin que es generada durante el
proyecto, y que es requerida por la Organizacin de Cosapi para ser consultada en
el futuro resguardada como reserva legal.
Este proceso es descrito en detalle en el Procedimiento de Gestin de Obligaciones
Contractuales.
Adems, el rea deber preparar parte del el Informe Final de Obra (lo
correspondiente a su rea) y tambin deber preparar los documentos fsicos que
sern enviados para su almacenaje una vez concluido el proyecto, para lo cual
debern considerar los lineamientos del procedimiento:
-

Formato del Informe Final


Procedimiento para la entrega de documentos del proyecto a la operadora de
almacenaje

8.3.2. FLUJOGRAMA DE ADMINISTRACIN DE CONTRATOS


PROCESOS Y DURACIN DEL PROYECTO

ENTRADAS Y HERRAMIENTAS

ENTREGABLES
Inicio

** CONTRATO
** DOCUMENTACIN DE LA ETAPA DE
LICITACIN
* PROCEDIMIENTO PARA LA GESTIN DE
OBLIG. CONTRACTUALES

Ejecucin

INICIO

GESTIN DE OBLIGACIONES CONTRACTUALES

1. ANLISIS Y DIFUSIN DE
OBLIGACIONES
CONTRACTUALES

*** PROCEDIMIENTO PARA LA GESTIN


DE OBLIG. CONTRACTUALES
** LISTADO DE REQUERIMIENTOS DEL
CONTRATO

Cierre

2. GESTIN DE OBLIGACIONES
CONTRACTUALES

*** PROCEDIMIENTO PARA LA GESTIN


DE OBLIG. CONTRACTUALES
** LISTADO DE REQUERIMIENTOS DEL
CONTRATO
*** FORMATO DEL INFORME FINAL
*** PROCEDIMIENTO PARA LA ENTREGA
DE DOCUMENTOS DEL PROYECTO A LA
OPERADORA DE ALMACENAJE

** LISTADO DE REQUERIMIENTOS DEL


CONTRATO
** REGISTROS DE DIFUSIN
** MATRIZ PARA LA REVISIN DEL
CONTRATO

** CUADROS DE ESTATUS DE FIANZAS Y


SEGUROS

** CUADRO DE ESTATUS DE
OBLIGACIONES DE CIERRE
** ENTREGABLE FINAL DE
ADMINISTRACIN DE CONTRATOS
**INFORME FINAL (ADM. DE CONTRATOS)

** PLAN DE GESTIN DE LAS


COMUNICACIONES CON EL CLIENTE

** LOG DE COMUNICACIONES CON EL


CLIENTE

3. CONTROL DE
OBLIGACIONES DE
CIERRE

GESTIN DE LAS COMUNICACIONES

* PROCEDIMIENTO PARA LA GESTIN


DE COMUNICACIONES CON EL CLIENTE
** LISTADO DE REQUERIMIENTOS DEL
CONTRATO

*** PROCEDIMIENTO PARA LA GESTIN


DE COMUNICACIONES CON EL CLIENTE
** PLAN DE GESTIN DE LAS
COMUNICACIONES

4. PLANIFICACIN DE
COMUNICACIONES CON
EL CLIENTE

5. ADMINISTRACIN DE
COMUNICACIONES

GESTIN DE RIESGOS

* PROCEDIMIENTO PARA LA GESTIN


DE RIESGOS
- MATRIZ DE RIESGOS DE LA OFERTA
** CONTRATO
*** PROCEDIMIENTO PARA LA GESTIN
DE RIESGOS
** PLAN DE GESTIN DE RIESGOS

*** PROCEDIMIENTO PARA LA GESTIN


DE CAMBIOS Y RECLAMOS

9. IMPLEMENTACIN DE PLANES Y
MONITOREO DE RIESGOS

** PLAN DE GESTIN DE RIESGOS

** REGISTRO DE RIESGOS

** MATRIZ DE GESTIN DE RIESGOS

** MATRIZ DE GESTIN DE RIESGOS


ACTUALIZADO

GESTIN DE CAMBIOS Y RECLAMOS

** LISTADO DE REQUERIMIENTOS DEL


CONTRATO
* PROCEDIMIENTO PARA LA GESTIN
DE CAMBIOS Y RECLAMOS

*** PROCEDIMIENTO PARA LA GESTIN


DE RIESGOS
** MATRIZ DE GESTIN DE RIESGOS

*** PROCEDIMIENTO PARA LA GESTIN


DE CAMBIOS Y RECLAMOS
** PLAN DE GESTIN DE CAMBIOS

7. IDENTIFICACIN DE
RIESGOS
8. ANLISIS Y
PLANIFICACIN DE LA
RESPUESTA A LOS
RIESGOS

*** PROCEDIMIENTO PARA LA GESTIN


DE RIESGOS
** REGISTRO DE RIESGOS

6. PLANIFICACIN DE
GESTIN DE RIESGOS

10. PLANIFICACIN DE
GESTIN DE CAMBIOS

11. ADMINISTRACIN DE CAMBIOS

12. GESTIN DE RECLAMOS

** PLAN DE GESTIN DE CAMBIOS

** REGISTRO DE CAMBIOS Y RECLAMOS

** PLAN DE SUBCONTRATACIN
** ORDENES DE SUBCONTRATOS

** CUADROS DE CONTROL DE
SUBCONTRATOS

** CUADROS FINALES DE CONTROL DE


SUBCONTRATOS

GESTIN DE SUBCONTRATOS

* PROCEDIMIENTO PARA LA GESTIN


DE SUBCONTRATOS
** WBS DEL PROYECTO
*** PROCEDIMIENTO PARA LA
ELABORACIN Y SEGUIMIENTO DE
ORDENES DE SUMINISTRO

13. PLANIFICACIN Y
FORMACIN DE
SUBCONTRATOS

14. ADMINISTRACIN DE
SUBCONTRATOS

*** PROCEDIMIENTO PARA LA GESTIN


DE SUBCONTRATOS
** PLAN DE SUBCONTRATACIN

15. CIERRE DE
SUBCONTRATOS

*** PROCEDIMIENTO PARA LA GESTIN


DE SUBCONTRATOS

FIN
Gerencia de Gestin de Operaciones, 2014
3

Notas:
(-) Documento de la etapa de licitacin o intangible del proyecto
(*) Documento general y nico elaborado por un rea f uncional de Cosapi.
(**) Documento especf ico del proyecto (salida de un proceso)
(***) Documento general y repetido de otro proceso (ver Anexo 3 del Manual
de Gestin de Proyectos)

Control de cambios correspondiente a la Rev."Y" del documento

Figura 5. Flujograma de Administracin de Contratos

Cosapi S.A.

GERENCIA DE GESTIN DE OPERACIONES

Manual de Gestin de Proyectos

MA-GGO-01

Revisin: 2

Pgina: 29 de 91

8.3.2.4. Planificacin de Comunicaciones con el Cliente


Este proceso implica desarrollar el Plan de Gestin de las Comunicaciones con el
Cliente, el cual describe los registros mnimos referidos a la gestin de las
comunicaciones con el Cliente. Contiene los organigramas de los equipos
principales del proyecto (Cliente, Contratista, Supervisin, etc.), el registro de
interesados, los cronogramas de reuniones contractuales, horarios e idioma en el
que deben darse las comunicaciones con el Cliente.
Este proceso es descrito en detalle en el Procedimiento de Gestin de las
Comunicaciones con el Cliente.
8.3.2.5. Administracin de Comunicaciones
Mediante este proceso se describe los medios, tcnicas, herramientas y
documentos utilizados para la gestin de las comunicaciones con el Cliente:
-

Cartas
Correos electrnicos
Reportes diarios
Cuaderno de Obra
Acta de reuniones

Asimismo, en este proceso se presenta las herramientas para un adecuado


seguimiento y control de la correspondencia, y el uso de las Buenas prcticas en
las comunicaciones para maximizar la efectividad de la correspondencia.
Este proceso es descrito en detalle en el Procedimiento de Gestin de las
Comunicaciones con el Cliente.
8.3.2.6. Planificacin de Gestin de Riesgos
La planificacin de la gestin de riesgos es el proceso en el que se decide cmo
abordar y llevar a cabo las actividades de gestin de riesgos durante la ejecucin
del proyecto. El objetivo de este proceso es obtener y difundir el Plan de Gestin de
Riesgos.
El Plan de Gestin de Riesgos del Proyecto contiene la programacin de gestin de
riesgos, categoras de riesgos, Roles y responsabilidades, plantillas, definicin de
probabilidad e impacto, y la calificacin o importancia del riesgo.
Este proceso es descrito en detalle en el Procedimiento de Gestin de Riesgos.

GERENCIA DE GESTIN DE OPERACIONES

Manual de Gestin de Proyectos

MA-GGO-01

Revisin: 2

Pgina: 30 de 91

8.3.2.7. Identificacin de Riesgos


Este proceso tiene como finalidad determinar los riesgos que pueden afectar al
proyecto. Involucra revisar y validar los Riesgos identificados en la etapa de la
Oferta, y asimismo aprovecha el conocimiento y la capacidad del equipo del
proyecto para anticipar nuevos eventos que podran afectar al proyecto.
La oportunidad de manejar el riesgo disminuye en la medida que el ciclo de vida del
proyecto avanza, por tal razn es fundamental que en la etapa inicial se lleve a
cabo una oportuna y eficaz identificacin de riesgos.
Identificar los Riesgos es un proceso iterativo y constante debido a que los riesgos
pueden evolucionar o se pueden identificar nuevos riesgos conforme el proyecto
avanza a lo largo de su ciclo de vida.
Este proceso es descrito en detalle en el Procedimiento de Gestin de Riesgos.
8.3.2.8. Anlisis y Planificacin de la respuesta a los riesgos
Realizar el Anlisis y Planificacin de la Respuesta a los Riesgos es el proceso
mediante el cual se desarrollan secuencialmente los siguientes aspectos de los
riesgos:
- Priorizacin de los riesgos, evaluando la probabilidad de ocurrencia, y el impacto
sobre los objetivos del proyecto, si los riesgos llegan a presentarse.
- Definicin de las estrategias de respuesta ante cada riesgo importante.
- Evaluacin de los riesgos residuales.
La Evaluacin de la Probabilidad e Impacto de los Riesgos consiste en realizar una
estimacin de la probabilidad de la ocurrencia de los riesgos identificados y del
impacto de los riesgos si ocurren.
Las estrategias de respuesta son las de evitar, mitigar, transferir o aceptar un
riesgo, y deben adecuarse a la importancia del mismo, y ser realistas dentro del
contexto del proyecto.
La Evaluacin de los Riesgos Residuales, es la evaluacin de aquellos riesgos que
no pudieron ser eliminados mediante las Estrategias de Respuesta elegidas.
Para este proceso se puede utilizar la Matriz de Gestin de Riesgos, que forma
parte del Procedimiento de Gestin de Riesgos.
Este proceso es descrito en detalle en el Procedimiento de Gestin de Riesgos.

GERENCIA DE GESTIN DE OPERACIONES

Manual de Gestin de Proyectos

MA-GGO-01

Revisin: 2

Pgina: 31 de 91

8.3.2.9. Implementacin de Planes y monitoreo de Riesgos


Implementar los Planes y Monitorear los Riesgos es el proceso mediante el cual se
ejecutan los Planes de respuesta y acciones planificadas, y se monitorean los
Riesgos.
Este proceso es de mucha importancia, ya que de no hacer el seguimiento
apropiado a los Riesgos, no servir de mucho el esfuerzo previo de anlisis y
planificacin de respuesta. Se debe tener la constancia en el Seguimiento a los
Riesgos con la frecuencia que se haya determinado en el Plan de Gestin de
Riesgos.
Los planes de respuesta a los riesgos se ejecutan a lo largo del Ciclo de vida del
proyecto, y el responsable de su implementacin y monitoreo es la persona
designada como Responsable del Riesgo en la Matriz de Gestin de Riesgos.
Este proceso es descrito en detalle en el Procedimiento de Gestin de Riesgos.
8.3.2.10. Planificacin de Gestin de Cambios
La planificacin de la Gestin de Cambios es el proceso que consiste en definir de
forma clara y estructurada cmo abordar y llevar a cabo la gestin de cambios
durante la ejecucin del proyecto. El objetivo de este proceso es obtener y difundir
el Plan de Gestin de Cambios.
En el Plan de Gestin de Cambios se establece el Procedimiento aplicable a las
variaciones (cambios) que se efecten en el Contrato, optimizando la atencin de
los mismos.
Este proceso es descrito en detalle en el Procedimiento de Gestin de Cambios y
Reclamos.
8.3.2.11. Administracin de Cambios
El proceso de Administracin de cambios consta de tres subprocesos importantes:
(i) identificacin y registro; (ii) evaluacin, y (iii) sustentacin y cierre
La identificacin y registro de los cambios, involucra identificar los potenciales
cambios al Alcance, al Cronograma y/o al Presupuesto contractual, que pueden
tener su origen en diferentes eventos u ocurrencias acontecidas en el proyecto; o
en documentos del proyecto.
La evaluacin de los cambios, implica determinar cules son las condiciones
contractuales que han sido modificadas y que han originado el cambio.

GERENCIA DE GESTIN DE OPERACIONES

Manual de Gestin de Proyectos

MA-GGO-01

Revisin: 2

Pgina: 32 de 91

El sustento contractual y tcnico, deber contener el impacto en tiempo y costo


producido, estimndose un monto por cada uno de ellos.
Este proceso es descrito en detalle en el Procedimiento de Gestin de Cambios y
Reclamos.
8.3.2.12. Gestin de Reclamos
En este proceso se desarrolla el lineamiento que deber seguirse para determinar
si se plantea formalmente un reclamo ante el Cliente y, de plantearlo, qu aspectos
mnimos deber contener la estrategia que se desarrollar para el xito del
reclamo.
La determinacin de si se presentar el reclamo ante el Cliente comienza con el
anlisis y evaluacin de las razones por las cules el Cliente y/o Supervisor
rechaz la solicitud de cambio. Si luego del anlisis se determinara que Cosapi
cuenta con argumentos y pruebas slidas y justificadas que sustentan el derecho a
una compensacin y/o tiempo adicional entonces se proceder al reclamo.
El reclamo deber centrarse en desarrollar y desvirtuar cada uno de los
argumentos por los cuales el Cliente y/o la Supervisin denegaron la solicitud de
cambio.
Este proceso es descrito en detalle en el Procedimiento de Gestin de Cambios y
Reclamos.
8.3.2.13. Planificacin y formacin de Subcontratos
La planificacin de la gestin de subcontratos es el proceso en el que se decide
cmo abordar y llevar a cabo la subcontratacin durante la ejecucin del proyecto.
El objetivo de este proceso es obtener y difundir el Plan de Subcontratacin.
El Plan de Subcontratacin permite organizar la formacin de los subcontratos
incluyendo la identificacin de los paquetes a subcontratar, la programacin de
cada una de las etapas del concurso y la identificacin de los postores a concursar.
La formacin de los Subcontratos, incluye los siguientes subprocesos:
-

Evaluacin y seleccin de postores


Desarrollo de las condiciones del Subcontrato
Concurso
Emisin y notificacin de la Orden del Subcontrato

GERENCIA DE GESTIN DE OPERACIONES

Manual de Gestin de Proyectos

MA-GGO-01

Revisin: 2

Pgina: 33 de 91

Este proceso es descrito en detalle en el Procedimiento de Gestin de Cambios y


Reclamos y en el Procedimiento para la Elaboracin y Seguimiento de Ordenes de
Suministro.
8.3.2.14. Administracin de Subcontratos
Este proceso involucra en el seguimiento y control del cumplimiento de las
obligaciones de los Subcontratistas, en los siguientes aspectos:
-

Control de las comunicaciones


Control de fianzas y seguros
Control de reportes
Control de pagos y valorizaciones
Control de cambios
Programacin de reuniones
Gestin de reclamos de subcontratistas

Este proceso es descrito en detalle en el Procedimiento de Gestin de


Subcontratos.
8.3.2.15. Cierre de Subcontratos
Este proceso consiste en la supervisin del cumplimiento de las obligaciones de los
subcontratistas, referidas al cierre de sus subcontratos. Las actividades referidas a
este proceso se encuentran detalladas en el Procedimiento de Gestin de
Subcontratos.
8.4.

Administracin de Obra
8.4.1. Objetivo
La administracin de obra tiene como objetivo representar a Cosapi en la zona del
proyecto, y administrar los recursos humanos, financieros, materiales, equipos y
servicios que la empresa usa para la ejecucin del proyecto.
Entre las principales funciones de la administracin tenemos: la administracin del
almacn, la administracin del personal empleado y obrero, la administracin del
campamento y sus servicios, la administracin de polticas de bienestar y recreacin del
proyecto, la gestin de la compras locales y seguimiento de los materiales y servicios
crticos del proyecto (en coordinacin con Sede Central), la administracin de los
ingresos y egresos (tesorera), y la Gestin de los Stakeholders.
8.4.2. Flujograma de la Administracin de la Obra
Ver Figura 6 o MGP/ Anexo 3.

GERENCIA DE GESTIN DE OPERACIONES

Manual de Gestin de Proyectos

MA-GGO-01

Revisin: 2

Pgina: 34 de 91

8.4.2.1. Conocimiento del Paquete del Contrato


El conocimiento adecuado del contrato es un requisito principal para el desempeo
de las funciones del rea del proyecto; el nivel de detalle est asociado a las
responsabilidades del rea de proyecto y las condiciones particulares del proyecto.
Para este fin, el administrador de obra cuenta con los siguientes documentos y
herramientas:
-

Contrato
Documentacin de la etapa de licitacin
Matriz para la revisin del contrato, que es el documento que sugiere un orden
de priorizacin en la revisin del contrato por cada rea de trabajo (elaborado
por el rea de Adm. de Contratos).

8.4.2.2. Arranque Administrativo


El arranque administrativo inicia con la designacin del Administrador de Obra y
comprende todas las actividades que la Administracin de Obra debe realizar para
iniciar la ejecucin del proyecto. Entre las principales actividades tenemos:
-

Establecer junto con la Gerencia de Proyecto y Recursos Humanos las polticas


de obra (porcentaje de permanencia en obra, rgimen de descansos, medios
de transporte, campamentos y alimentacin, etc.).
Prever el ingreso y reclutamiento del personal de acuerdo al organigrama del
proyecto.
Inscribir la obra como establecimiento anexo ante la SUNAT
Legalizar el Cuaderno de Obra y Libro de Actas
Determinar la necesidades del proyecto para el arranque
o Mobiliario, equipos de cmputo, medios y equipos de comunicacin,
economato, formatos, etc.
Visitar la zona del proyecto para
o Contactar proveedores de materiales y equipos, servicios de transporte,
alojamiento, alimentacin, etc.
o Gestionar licencia municipal de funcionamiento de oficinas, etc.
o Identificar a las autoridades locales (Polica Nacional, Ministerio de
Trabajo y Alcalda o Juez de Paz).
o Identificar al sindicato de la zona y/o representantes de las comunidades
con la finalidad de anticiparse a la constitucin del Comit de Obra.

Respecto al Arranque del Proyecto, el administrador se respaldar en el


Procedimiento para el Arranque Administrativo de una Obra / Proyecto.

GERENCIA DE GESTIN DE OPERACIONES

Manual de Gestin de Proyectos

MA-GGO-01

Revisin: 2

Pgina: 35 de 91

8.4.2.3. Gestin de Stakeholders


La Administracin de Obra representa a Cosapi en la zona del proyecto y es el
medio de comunicacin formal entre la empresa y:
-

Proveedores, Subcontratistas, etc.


Sindicatos
Autoridades Locales y Comunidades (siempre y cuando as lo permita el
contrato de obra)
Ministerio de Trabajo y Polica Nacional

Para ello, el Administrador de Obra se respaldar en:


-

Procedimiento para el Arranque Administrativo del Proyecto


Modelos de actas de compromiso con posesionarios

8.4.2.4. Solicitud de Materiales y Equipos para Campamentos e Informticos


El rea de Administracin de Obra, en base a los requerimientos para el
campamento y de las diferentes reas funcionales, solicitar materiales, equipos,
mobiliarios y servicios como: alquiler de oficinas, nuevos locales para la obra,
mobiliarios para implementar las oficinas, computadores, impresoras, telfonos,
copiadoras, economatos, materiales, equipos para mantenimiento del campamento,
implementos del comedor, implementos de limpieza, etc., para lo cual se apoyar
de las siguientes herramientas:
-

Procedimiento para la Elaboracin y Seguimiento de Ordenes de Suministro


Procedimiento de Gestin de Solicitud de Hardware y Software Informtico
Tiempo de Atencin de Sede Central a Requerimientos de Proyectos

8.4.2.5. Administracin de Campamentos, Comedores y Concesionarios


La Administracin de Obra tiene bajo su responsabilidad proveer, regular y
controlar los servicios provistos por Cosapi en las Instalaciones Temporales del
proyecto. Entre los servicios que la administracin regula y controla tenemos:
-

Servicio de Alimentacin y Lavandera


Servicio de Limpieza y Guardiana de Oficinas y Campamentos
Servicio de Comunicaciones (Internet, correo electrnico, Telfono y Radios)
Servicio de Suministro de Agua Potable y Energa Elctrica
Servicio de Desage (Baos Porttiles)
Servicio de recreacin (canchas de fulbito, sala de juegos, gimnasio, etc.)
Desecho de Residuos (Combustibles, Plsticos, Orgnicos, Basura Comn,
etc.), en coordinacin con el rea de SSOMA (Medio Ambiente)

GERENCIA DE GESTIN DE OPERACIONES

Manual de Gestin de Proyectos

MA-GGO-01

Revisin: 2

Pgina: 36 de 91

Transporte Interno (dentro de la zona del proyecto) y Externo (para ir y regresar


al proyecto)
Atencin Mdica, etc.

Segn las caractersticas del proyecto y los acuerdos suscritos con el cliente, los
servicios anteriormente mencionados sern provistos directamente por Cosapi o el
Cliente. En el caso los servicios sean otorgados por el cliente, la administracin
tendr la responsabilidad de divulgar las polticas del cliente respecto al uso de
dichos servicios; as como, controlar su cumplimiento.
Uno de los documentos de referencia para este Proceso es el Procedimiento
Administrativo para el Manejo de Suministro de Alimentos y Comedores.
Es responsabilidad del Gerente de Proyecto y el Administrador de Obra realizar las
coordinaciones necesarias con las gerencias y jefaturas de apoyo de la empresa
para adquirir y movilizar los recursos necesarios para las Instalaciones Temporales
en la zona del proyecto.
El Gerente del Proyecto y el administrador de obra podrn respaldarse en el
Procedimiento Administrativo de Instalaciones Temporales/ Campamentos y entre
otras actividades tenemos:
-

Ubicar un rea especfica en el proyecto para la instalacin de oficinas,


almacenes, comedores y reas de recreacin.
Buscar fuentes de abastecimiento de agua, energa elctrica, etc.
Solicitar lneas telefnicas y equipo satelital dependiendo de la ubicacin del
proyecto, etc.

8.4.2.6. Administracin del Almacn


La administracin de obra tiene bajo su responsabilidad la administracin del
almacn de obra, para este fin implementa un almacn de obra con recursos
asignados al mismo (personal e infraestructura). Es responsabilidad de la
administracin de obra auditar el funcionamiento del almacn mediante
inspecciones rutinarias e inopinadas cuando lo considere necesario.

8.4.2. FLUJOGRAMA DE ADMINISTRACIN DE OBRA / PROYECTO


PROCESOS Y DURACIN DEL PROYECT O

ENT RADAS Y HERRAMIENT AS

ENT REGABLES
Inicio

3
3
3

3
3

1. CONOCIMIENT O DEL
PAQUET E DEL CONT RAT O

* PG-ADM-02 - PRD. PARA EL ARRANQUE


ADM. DEL PROY.
* PG-ADM-07 - PRD. ADM. PARA
OBTENCIN LICENCIA DE USO DE
EXPLOSIVOS
* PG-ADM-08 - PRD. ADM. PARA OBTENER
PERMISO DGH-COMBUST.
* PG-RRHH-07 - PRD. DE CONSTITUCIN
DE COMIT DE OBRA

3
3
3

** LISTADO DE REQUERIMIENTOS
DEL CONTRATO (ADM. DE OBRA)

** FORMATO ARRANQUE DE OBRA


** ACTA DE APERTURA FONDO FIJO
** ACTA DE COMITE DE OBRA
** INFORME DE VISITA INICIAL OBRA
** CUADERNO DE OBRA
** ESTABLECIMIENTO ANEXO SUNAT
** CRDITOS CON PROVEEDORES
LOCALES
** ACUERDO DE PAZ SOCIAL CON LA
COMUNICAD Y/O SINDICATO

2. ARRANQUE
ADMINIST RAT IVO

* PG-ADM-02 - PRD. PARA EL ARRANQUE


ADM. DEL PROY.
* MODELOS DE ACTAS DE COMPROMISOS
CON POSESIONARIOS

3. GEST IN DE
ST AKEHOLDERS

*** PG-AIG-SOS - PROCEDIMIENTO PARA


LA ELABORACIN Y SEGUIMIENTO DE
ORDENES DE SUMINISTRO
*** TIEMPO DE ATENCIN DE SEDE
CENTRAL A REQUERIMIENTOS DE
PROYECTOS

4. SOLICIT UD DE MAT ERIALES Y EQUIPOS DE


CAMPAMENT OS E INFORMT ICOS

** MATRIZ DE MAPEO DE ACTORES


SOCIALES
** INFORMACIN DE
CONTRATACIONES Y COMPRAS
LOCALES

** ORDENES DE SUMINISTRO

* PG-ADM-05 - PRD. ADM. DE


INSTALACIONES
TEMPORALES/CAMPAMENTOS
* PG-ADM-04 - PRD. ADM. PARA EL
MANEJO DE SUMINISTRO DE ALIMENTOS
Y COMEDORES

5. ADMINIST RACIN DE CAMPAMENT OS, COMEDORES Y


CONCESIONARIOS

- FACILIDADES TEMPORALES
OPERATIVAS
** REGLAMENTO DE COMEDORES Y
CAMPAMENTOS

6. ADMINIST RACIN DEL ALMACEN

* PG-RRHH-01 - PRD. PARA EL PLAN DE


DESARROLLO HUMANO
* PG-GTHyS-02 - PRD. PARA EL ASCENSO
POR MERITO DEL PERSONAL OBRERO
* PG-RRHH-03 - PRD. RECLUTAM. DE
PERSONAL OBRERO
* PG-RRHH-04 - PLAN DE GEST. DE
RECURSOS HUMANOS
* PG-GTHyS-08 - PRD. REEMBOLSO
TRASLADO DE PERSONAL OBRERO A
OBRA
* PG-RRHH-09 - POLTICAS DE ADMIN. DE
PERSONAL
* PG-RRHH-10 - PRD PARA REPORTE DE
COSTO DE SUPERVISN
* PG-RRHH-13 - POLTICA DE
CONDUCTORES DE VEHCULOS
* PG-GTHyS-14 - EVALUACIN DE
DESEMPEO OBREROS GUA
METODOLGICA

* PG-COM-03 - PRD. PARA LA COMPRA DE


MERCANCA
* PG-AIG-SOS - PRD. ELAB. Y SEG. DE OS
** RELACIN DE MAT. Y/ O SERVICIOS
CRTICOS

9. GEST ION DE T ESORERIA Y FINANZAS

** COTIZACIONES
** ORDENES DE COMPRA
** CUADROS COMPARATIVOS DE
PROVEEDORES

** REGISTRO DE PEDIDO DE
FONDOS
** CAJA CHICA
** FLUJO DE CAJA
** CUSTODIA Y CONTROL DE
CARTAS FIANZA

** COTIZACIONES
** ORDENES DE ALQUILER
** EVALUACION TECNICA DE
EQUIPOS

10. PROCESOS ADMINIST RAT IVOS DE EQUIPOS Y


T RANSPORT ES

* FINIQUITO Y CERTIFICADO DE
PAGO FINAL PARA
SUBCONTRATISTA

* PG-TES-04 - PRD. ADM. PARA CARTAS


FIANZA DE SUBCONTRATOS
* PG-ADM-11 - CONTROL ADM. DE
SUBCONTRATOS DE OBRA

3
3
3

3
3

** INFORMES DE PERMANENCIA DE
PERSONAL EMPLEADO Y OBRERO
DE RGIMEN COMN
** POLTICAS DE PERSONAL
** PLANILLA DE JORNALES

8. GEST ION DE COMPRAS

* PG-CON-01 - PRD. ADELANTOS DE VIAJE


* PG-CON-02 - PRD. PARA VALES PROVIS.
* PG-CON-03 - PRD. SUSTENT. GASTOS DE
MOVILIDAD
* PG-TES-01 - PRD. DE PAGOS
* PG-TES-02 PRD. ADM. ASIG. Y MANEJO
DE CAJA CHICA
* PG-TES-03 PRD. ADM. PEDIDOS DE
FONDO
* PG-TES-05 PRD. SINIESTROS DE
VEHCULOS, EQUIPOS E INMUEBLES

(VER FLUJOGRAMA DE ALMACN)


** DOCUMENTOS ESPECFICOS DE
ALMACN

7. PROCESOS ADMINIST RAT IVOS DE RR.HH.

* PG-ETRA-01 - PRD. USO DE


CAMIONETAS, VEHCULOS Y SIMILARES
* PG-ETRA-02 - PRD. ADM. ALQ. EQUIPOS
Y VEHCULOS PARA OBRA
*** PG-ETRA-03 - PRD. BAJA ACTIVOS
FIJOS
*** PG-SSO-50 - PRD. TRANSPORTE DE
PERSONAL

Cierre

INICIO

** CONTRATO
** DOCUMENTACIN DE LA ETAPA DE
LICITACIN
** MATRIZ PARA LA REVISIN
DEL CONTRATO

(VER DEL FLUJOGRAMA DE ALMACN)


*** PROCEDIMIENTOS PARA LA GESTIN
DE ALMACENES

Ejecucin

3
3

11. PROCESOS ADMINIST RAT IVOS DE SUBCONT RAT OS DE


OBRA

* PG-ADM-06 - PRD. VENTA DE CHATARR. Y


MAT. SOBRANTE
* PG-ADM-09 - PRD. DEVOLUCIN EQUIPOS
INFORM. Y COMUNIC.
* PG-ADM-03 - PRD. CIERRE ADMIN. DE
OBRA
* PG-SIS-09 PRD. RECEP. Y DEVOLUC.
EQUIPOS INFORM. Y TELECOM.
*** FORMATO DEL INFORME FINAL
***PG-ADM-10 - PROCEDIMIENTO PARA LA
ENTREGA DE DOCUMENTOS DEL
PROYECTO A LA OPERADORA DE
ALMACENAJE

12. CIERRE
ADMINIST RAT IVO

FIN

Gerencia de Gestin de Operaciones, 2014


3

Notas:
(-) Documento de la etapa de licitacin o intangible del proyecto
(*) Documento general y nico elaborado por un rea f uncional de Cosapi.
(**) Documento especf ico del proyecto (salida de un proceso)
(***) Documento general y repetido de otro proceso (ver Anexo 3 del Manual
de Gestin de Proyectos)

Control de cambios correspondiente a la Rev."Y" del documento

Figura 6. Flujograma de Administracin de Obra

** ACTA DE CIERRE DE FONDO FIJO


** LIBRES ADEUDOS EN GENERAL
** LIQUID. DE PERSONAL Y TRANSF.
- CIERRE DEL ALMACN
- DESMOVILIZACIN DE
CAMPAMENTOS, EQUIPOS Y
VEHCULOS.
** INFORME FINAL (ADM DE OBRA)
** CIERRE MINTRA
** CIERRE DE CRDITOS DE
PROVEEDORES LOCALES

Cosapi S.A.

3
3
3

GERENCIA DE GESTIN DE OPERACIONES

Manual de Gestin de Proyectos

MA-GGO-01

Revisin: 2

Pgina: 38 de 91

Para auditar el funcionamiento del almacn, el administrador podr respaldarse en


los documentos:
-

Procedimiento para la Apertura y Cierre del Almacn


Procedimiento para la Manipulacin, Almacenamiento y Preservacin de
Materiales Crticos en Almacenes Cosapi
Procedimiento para la Recepcin, Despacho y Transporte de Materiales y
Equipos al Almacn Central
Procedimiento para Recepcin Control y Despacho de Combustible

Para mayor informacin respecto a la Gestin del Almacn revisar el Ttulo 8.12
Almacn.
8.4.2.7. Procesos Administrativos de RR.HH.
Los Procesos Administrativos de RR.HH. comprenden entre otras las siguientes
actividades:
-

Los trmites de Ingreso del Personal al Proyecto


Entrega de Reglamentos Cosapi
La asignacin y control de viticos
Elaboracin y Renovacin de Contratos de Trabajo
El control de asistencia, permisos, sanciones y licencias de trabajo.
La coordinacin con el Gerente del Proyecto y el Equipo de Direccin del
Proyecto para la realizacin de las Evaluaciones de Desempeo
Liquidacin de personal del proyecto
Coordinacin con RR.HH. sobre la transferencia de personal a otros proyectos
Las actividades relacionadas a la Asistencia Social (subsidios, descansos
mdicos, accidentes de trabajo, etc.), polticas de bienestar y recreativas

La Administracin deber tomar en cuenta las polticas de la empresa; as como,


las regulaciones legales respecto a tres tipos de regmenes de trabajo, las cuales
son:
-

Rgimen Comn Empleados: Ingenieros, Tcnicos, Administradores, etc.


Rgimen de Construccin Civil: Jefe Grupo, Operarios, Oficiales y Ayudantes
Rgimen Comn Obreros: Vigas, Conductores de Vehculos, Auxiliares de
servicios generales, etc.

GERENCIA DE GESTIN DE OPERACIONES

Manual de Gestin de Proyectos

MA-GGO-01

Revisin: 2

Pgina: 39 de 91

8.4.2.8. Gestin de Tesorera y Finanzas


La tesorera gestiona los flujos de dinero en el proyecto (ingresos y egresos); la
administracin de obra es responsable de controlar estos flujos de tal forma que
advierta con anticipacin al Gerente del Proyecto o Jefe de Obra de un posible
desbalance econmico del proyecto. Para este fin, la Administracin de Obra se
encarga entre otras actividades de:
8.4.2.9.

Coordinar con el rea de Control de Proyectos y el Gerente del Proyecto el


Pedido de Fondos semanal.
Coordinar el Pago a Proveedores y Subcontratistas.
Manejar la caja chica.
Coordinar el pago de sueldos y jornales.
Coordinar con el rea de Control de Proyectos la Elaboracin de Flujo de Caja.
Custodia y control de cartas fianzas

Procesos Administrativos de Equipos y Transportes


Este proceso busca normar las actividades relacionadas al alquiler de equipos y
vehculos en los proyectos, luego de haber determinado que el Almacn Central de
Cosapi no los tiene en stock, el uso adecuado de vehculos menores (camionetas,
furgonetas, entre otros), as como la baja de activos fijos en proyectos por razones
de venta, donacin, siniestro o robo y obsolescencia del activo fijo.
-

Para la ejecucin de este proceso, el administrador podr respaldarse entre


otros documentos en: Procedimiento para el uso de camionetas, vehculos y
similares
Procedimiento administrativo para alquiler de equipos y vehculos para obras /
proyectos
Procedimiento para la baja de activos
Procedimiento de transporte de personal

8.4.2.10. Procesos Administrativos de Subcontratos de Obra


El objetivo de este proceso es establecer controles administrativos en los
Subcontratos de obra, con la finalidad de asegurarnos que los subcontratistas
cumplan las obligaciones laborales, aportes y contribuciones sociales conforme a
ley y seguros del personal a su cargo. Para la ejecucin de este proceso, el
administrador podr respaldarse en el Procedimiento para cartas fianza de
subcontratos y el Procedimiento para Control de Subcontratos de Obra /Proyecto.

GERENCIA DE GESTIN DE OPERACIONES

Manual de Gestin de Proyectos

MA-GGO-01

Revisin: 2

Pgina: 40 de 91

8.4.2.11. Cierre Administrativo


El cierre administrativo comprende la liquidacin y/o desmovilizacin de los
recursos humanos, financieros, materiales equipos y servicios que la empresa ha
empleado en la zona para la ejecucin del proyecto. Entre las principales
actividades del cierre administrativo tenemos las siguientes:
-

Liquidar a todo el personal obrero y empleado de la obra (con libre adeudo).


Informar a Recursos Humanos el trmino de labores del personal empleado.
De haber demandas laborales, emitir informe explicando la situacin y enviarlo
al Jefe de Relaciones Laborales con copia al rea Legal de Sede Central.
Informar a los proveedores el trmino de la obra.
Coordinar con el rea de Tesorera cualquier pago pendiente a proveedores y
subcontratistas y obtener sus libres adeudos.
Participa en el cierre administrativo de Subcontratos, en coordinacin con las
reas de Oficina Tcnica y Administracin de Contratos.
Solicitar con anticipacin la revisin de las cuentas contables de:
o Adelantos al personal, prstamos, fondos de garanta, adelantos de
viaje, adelantos a proveedores y subcontratistas, etc.
Cierre de caja chica del proyecto.
Cierre del Almacn del Proyecto y obtencin del Libre Adeudo del Almacn
Central de Villa El Salvador.
Desmovilizacin de campamentos, equipos y vehculos.
Elaboracin del informe final de obra
Cierre de Mintra
Cierre de crdito de proveedores locales

Para la ejecucin de este proceso, el Administrador de Obra se respaldar en:


-

Procedimiento para el Cierre Administrativo de una Obra / Proyecto


Procedimiento para la venta de chatarra y material sobrante
Procedimiento para la devolucin de equipos informticos y de comunicaciones
Procedimiento para la recepcin y devolucin de equipos informticos y de
telecomunicaciones
Formato del Informe Final

Adems, dentro de este proceso tambin el rea deber preparar los documentos
fsicos que sern enviados para su almacenaje una vez concluido el proyecto, para
lo cual debern considerar los lineamientos del procedimiento:
-

Procedimiento para la entrega de documentos del proyecto a la operadora de


almacenaje

GERENCIA DE GESTIN DE OPERACIONES

Manual de Gestin de Proyectos

MA-GGO-01

Revisin: 2

Pgina: 41 de 91

8.5. Produccin
8.5.1. Objetivo
El objetivo del rea de Produccin es la ejecucin de las actividades constructivas
dentro los plazos, costos y calidad previstos en el contrato, en cumplimiento de los
estndares de seguridad, salud ocupacional y medio ambiente exigidos por el Cliente,
Cosapi y las leyes vigentes.
Para alcanzar este objetivo, el rea de produccin planifica, dirige y supervisa la
construccin del proyecto, y el resto de reas le brindan soporte a travs de la gestin
de recursos, coordinaciones, sugerencias de acciones preventivas y correctivas,
informacin oportuna, y labores administrativas para facilitar la ejecucin del proyecto.
8.5.2. Flujograma de Produccin
Ver Figura 7 o MGP/ Anexo 3.

8.5.2.1. Conocimiento del Paquete del Contrato


El conocimiento adecuado del contrato es un requisito principal para el desempeo
de las funciones del rea del proyecto; el nivel de detalle est asociado a las
responsabilidades del rea de proyecto y las condiciones particulares del proyecto.
Para este fin, el rea de Produccin
herramientas:
-

cuenta con los siguientes documentos y

Contrato
Documentacin de la etapa de licitacin
Matriz para la revisin del contrato, que es el documento que sugiere un orden
de priorizacin en la revisin del contrato por cada rea de trabajo (elaborado
por el rea de Adm. de Contratos).

8.5.2.2. Direccin de la Elaboracin del Plan de Ejecucin de la Construccin


El Plan de Ejecucin de la Construccin corresponde a la planificacin inicial de la
construccin del proyecto, y sus componentes principales son: WBS, Cronograma
General y Organigrama del Equipo de Construccin. El Jefe del rea de Produccin
lidera su elaboracin y posee poder de decisin sobre l, mientras que el resto del
Equipo de Direccin del Proyecto (EDP) participa en su elaboracin.
El Plan describe el alcance del proyecto, las reas/frentes de trabajo, organizacin
de campo y responsabilidades, principales tcnicas constructivas, orden,
prioridades y metas en la ejecucin, y los recursos que se requerirn.

GERENCIA DE GESTIN DE OPERACIONES

Manual de Gestin de Proyectos

MA-GGO-01

Revisin: 2

Pgina: 42 de 91

A pesar que este plan se elabora antes del inicio de la construccin, se actualizar
continuamente durante la ejecucin del proyecto. Se cuenta con las siguientes
herramientas para su elaboracin:
-

Gua para la elaboracin de Planes de Ejecucin de la Construccin


Procedimiento para la elaboracin del WBS
Procedimiento para la elaboracin del Cronograma General
Procedimiento para elaboracin del Programa de Uso y Adquisicin de
recursos

8.5.2.3. Definicin y Validacin de Recursos, Responsables y Medios para la Toma de


Datos
Todas las reas del proyecto requieren de datos para elaborar reportes y analizar el
desempeo del proyecto. Es as que el Equipo de Direccin del Proyecto define los
recursos, responsables y medios para la toma estos datos.
Para los datos que se obtiene directamente de campo, el rea de Produccin en
coordinacin con el resto de reas valida y define para cada rea/frente de trabajo
el tipo de datos, forma de recoleccin, registro y transmisin, responsables y sus
relevos, frecuencia de entrega, entre otros puntos. Se cuenta con un Plan estndar
para la toma de datos en campo como referencia para su elaboracin.
8.5.2.4. Solicitud de Equipos de Produccin, Materiales y Herramientas Consumibles
El rea de Produccin, en base a los requerimientos globales que se necesitaran
en el proyecto, solicitar equipos de produccin, materiales y herramientas
consumibles, para lo cual se apoyar de las siguientes herramientas:
-

Procedimiento para la Elaboracin y Seguimiento de Ordenes de Suministro


Tiempo de Atencin de Sede Central a Requerimientos de Proyectos

8.5.2.5. Elaboracin de Planes, Procedimientos e Instructivos de Construccin


Este proceso tiene por finalidad generar los procedimientos de construccin que
servirn para la ejecucin de los trabajos en el proyecto con seguridad, calidad,
productividad y respeto al medio ambiente. El Jefe del rea Produccin y su equipo
elaboran los procedimientos definiendo y/o validando las tcnicas constructivas en
base a su experiencia y de la organizacin, considerando requerimientos de los
estndares de aplicacin al proyecto en coordinacin con las reas de Calidad y
SSOMA.
El rea de Calidad coordina la elaboracin de los procedimientos con el rea de
Produccin, y a su vez la elaboracin del anlisis de riesgos con el rea de

GERENCIA DE GESTIN DE OPERACIONES

Manual de Gestin de Proyectos

MA-GGO-01

Revisin: 2

Pgina: 43 de 91

SSOMA, para finalmente codificar el documento y enviarlo a travs del control


documentario. El procedimiento debe ser aprobado por el Gerente de Proyecto y/o
Jefe de Obra antes de su envo al cliente.
Adicionalmente, el rea de Produccin elaborar los Procedimientos de los
Procesos Constructivos Crticos del Proyecto, los cuales registran con mayor
detalle el proceso constructivo y condiciones de su ejecucin en el proyecto.
Este proceso se realiza continuamente durante la ejecucin del proyecto, toda vez
que se planifique iniciar la ejecucin de una nueva actividad. El Jefe del rea
Produccin y su equipo cuentan como referencia para su elaboracin con los
siguientes documentos:
-

Instructivo para Elaboracin de Procedimientos Constructivos Detallados


Procedimientos Constructivos Detallados de proyectos anteriores (Intranet
Cosapi, Informacin de Calidad).
Procedimientos Topogrficos
Procedimiento para la Elaboracin de Documentos del Sistema de Gestin de
la Calidad,

8.5.2.6. Direccin de la Elaboracin e Integracin de Planes Intermedios y Semanales


El rea de produccin dirige la elaboracin de los Planes Intermedios y Semanales
de todas las reas/frentes de trabajo en coordinacin con el rea de Planeamiento
durante la ejecucin del proyecto.
Los planes intermedios se obtienen a travs de la expansin del cronograma
general en un mayor nivel de detalle para una ventana de tiempo de 3 a 6
semanas, y son usados como un checklist para comprobar que cada actividad
planificada cuente con recursos, informacin y todo lo necesario para cuando sea
requerido en campo; las tareas pendientes son asignadas en forma coordinada y
anticipada a las reas del proyecto para su atencin.
El Plan de Trabajo Semanal posee un mayor nivel de detalle y es usado para
asignar el trabajo a las cuadrillas en terreno. Corresponde a un listado de
actividades libres de restricciones para su ejecucin que los ejecutores se han
comprometido a realizar en una semana.
Para la elaboracin de los Planes Intermedios y Semanales se cuenta como
referencia con los siguientes documentos:
-

Procedimiento para la Implementacin del Sistema del ltimo Planificador


Procedimiento para la elaboracin de Planes Intermedios y Semanales

8.5.2. FLUJOGRAMA DE PRODUCCIN


PROCESOS Y DURACIN DEL PROYECTO

ENTRADAS Y HERRAMIENTAS

ENTREGABLES
Inicio

Ejecucin

Cierre

INICIO
3
3

** CONTRATO
** DOCUMENTACIN DE LA
ETAPA DE LICITACIN
** MATRIZ PARA LA REVISIN
DEL CONTRATO
*** PRD. PARA ELAB. WBS
*** PRD. PARA ELAB. DEL
CRONOGRAMA GENERAL
*** PRD. ELAB. PROG. USO Y
ADQ. DE REC.
*** PROC. PLN CARRETERAS
*** ELAB. DIAG. TIEMPO CAM.
* GUA ELAB. PLAN DE
EJECUCIN DE LA CONST.

* PLAN ESTNDAR PARA LA


TOMA DE DATOS EN CAMPO

*** PROCEDIMIENTO PARA LA


ELABORACIN Y SEGUIMIENTO
DE ORDENES DE SUMINISTRO
*** TIEMPO DE ATENCIN DE
SEDE CENTRAL A
REQUERIMIENTOS DE
PROYECTOS

1. CONOCIMIENTO DEL
PAQUETE DEL CONTRATO

2. DIRECCIN DE LA
ELABORACIN DEL PLAN DE
EJECUCIN DE LA
CONSTRUCCIN

** PLAN PARA LA TOMA DE DATOS

4. SOLICITUD DE EQUIPOS DE PRODUCCIN, MATERIALES


Y HERRAMIENTAS CONSUMIBLES

** ORDENES DE SUMINISTRO

** PLANES, PROCEDIMIENTOS E
INSTRUCTIVOS DE CONSTRUCCIN
** PROCEDIMIENTOS DE PROCESOS DE
CONSTRUCCIN CRTICOS
** PROCEDIMIENTOS TOPOGRFICOS

5. ELABORACIN DE PLANES / PROCEDIMIENTOS /


INSTRUCTIVOS DE CONSTRUCCIN

6. DIRECCIN DE LA ELABORACIN E INTEGRACIN DE


PLANES INTERMEDIOS Y SEMANALES

*** PROC. PARA ELAB. DE PROG


INTERM. Y SEM.
*** PROC. PARA IMPLEM. EL
SIST. LTIMO PLANIF.

** PROGRAMAS INTERMEDIOS Y
SEMANALES

** PROG. INTERM. Y SEM.


** REPORTES DE DESEMPEO
DEL PROYECTO: ISP, INFORMES
DE PRODUCTIV., SEGURIDAD,
CALIDAD, COSTOS,
PLANEAMIENTO, ALMACN,
CALIDAD, ETC.

7. DIRECCIN Y SUPERVISIN DE ACTIVIDADES


CONSTRUCTIVAS

- ACCIONES PREVENTIVAS Y
CORRECTIVAS

** REGISTRO DE: INSPECCIONES,


OBSERVACIONES DE TAREAS, RACS.
- ACCIONES PREVENTIVAS Y
CORRECTIVAS

8. DIRECCIN Y SUPERVISIN DE LA CALIDAD,


SEGURIDAD, SALUD OCUPACIONAL Y MEDIO AMBIENTE

** PLANES, PROC. E INSTRUC.


CONSTRUCCIN
** REPORTES DE CALIDAD
** REPORTES DE SSOMA
** REPORTES DE DESEMPEO
DEL PROYECTO: ISP, INFORMES
DE PRODUCTIV., SEGURIDAD,
CALIDAD, COSTOS,
PLANEAMIENTO, ALMACN,
CALIDAD, ETC

** PLAN DE EJECUCIN DE LA
CONSTRUCCIN
** WBS DEL PROYECTO
** CRONOG. GENERAL DEL PROYECTO
** PROGRAMA USO Y ADQ. DE RECURSOS

3. DEFINICIN Y
VALIDACIN DE RECURSOS,
RESPONSABLES Y MEDIOS
PARA LA TOMA DE DATOS

- PLANTILLAS DE PLANES
* PROC. E INSTRUCT. DE
TRABAJO
- PROC. CONS. DE PROYECTOS
ANTERIORES
- PROC. TOPOGRFICOS
*** PRD. ELAB. DOCS. SGC.
*** PLANTILLA DE PROC. DE
PROCESOS CONST. CRTICO

** LISTADO DE REQUERIMIENTOS DEL


CONTRATO (PRODUCCIN)

- ACCIONES PREVENTIVAS Y
CORRECTIVAS

9. ANLISIS DEL DESEMPEO DEL PROYECTO

10. CIERRE DEL PROYECTO

*** GUA PARA LA


PLANIFICACIN DEL CIERRE
DEL PROYECTO
*** FORMATO DE PUNCH LIST
*** FORMATO DEL INFORME
FINAL
*** PROCEDIMIENTO PARA LA
ENTREGA DE DOCUMENTOS DEL
PROYECTO A LA OPERADORA
DE ALMACENAJE

** PUNCH LIST SUPERADO


** ACTA DE RECEPCIN
** INFORME FINAL (PRODUCCIN)

FIN

Gerencia de Gestin de Operaciones, 2014


3

Notas:
(-) Documento de la etapa de licitacin o intangible del proyecto
(*) Documento general y nico elaborado por un rea f uncional de Cosapi.
(**) Documento especf ico del proyecto (salida de un proceso)
(***) Documento general y repetido de otro proceso (ver Anexo 3 del Manual

Control de cambios correspondiente a la Rev."Y" del documento

Figura 7. Flujograma de Produccin

Cosapi S.A.

GERENCIA DE GESTIN DE OPERACIONES

Manual de Gestin de Proyectos

MA-GGO-01

Revisin: 2

Pgina: 45 de 91

8.5.2.7. Direccin y Supervisin de Actividades Constructivas


El rea de Produccin dirige las actividades constructivas comunicando la
planificacin de la construccin al personal de campo (supervisores, jefes de grupo,
topgrafos, tareadores, obreros, etc.) y dando directivas claras para su
cumplimiento.
As mismo, supervisa la ejecucin de las actividades constructivas usando como
referencia los Planes Intermedios y Semanales, procedimientos de construccin,
as como los distintos reportes de las reas del proyecto para plantear acciones
preventivas y correctivas con la finalidad de alcanzar los objetivos del proyecto.
8.5.2.8. Direccin y Supervisin de la Calidad, Seguridad, Salud Ocupacional y Medio
Ambiente
El rea de Produccin es responsable de cumplir con los estndares de calidad,
seguridad, salud ocupacional y medio ambiente durante la ejecucin de la
construccin. El Jefe del rea de Produccin dirige el proceso dando directivas al
personal de campo para su cumplimiento, e impulsando programas de capacitacin
y sensibilizacin en temas de calidad, seguridad, salud ocupacional y medio
ambiente en coordinacin con las reas de Calidad y SSOMA.
El rea de Produccin supervisa este proceso usando los procedimientos
constructivos, reportes de Calidad y SSOMA para definir las acciones preventivas y
correctivas necesarias en campo.
8.5.2.9. Anlisis del Desempeo del Proyecto
El rea de produccin analiza el desempeo de las actividades constructivas
mediante los diferentes reportes de las reas del proyecto; los que incluirn
comentarios y sugerencias para implementar acciones preventivas y correctivas
con la finalidad de alcanzar los objetivos del proyecto.
Entre las actividades de anlisis de desempeo que realiza el rea de produccin
tenemos:
-

Verificacin de uso de horas mnimas de equipos de terceros y propios


Anlisis de causas de no cumplimiento
Seguimiento a las estadsticas de seguridad y calidad (no conformidades)
Seguimiento a los indicadores de costos, planeamiento y productividad, etc.

GERENCIA DE GESTIN DE OPERACIONES

Manual de Gestin de Proyectos

MA-GGO-01

Revisin: 2

Pgina: 46 de 91

8.5.2.10. Cierre del Proyecto


El rea de Produccin participa del cierre del proyecto a travs de dos actividades
principales: el levantamiento de observaciones y la direccin de la desmovilizacin
de recursos de obra.
Una vez se ha definido el Punch List del proyecto, el rea de produccin es
responsable del levantamiento de observaciones para la entrega final de la obra al
cliente. El rea de Calidad coordina el levantamiento de observaciones con el rea
de Produccin y el cliente. Para la elaboracin del Punch List se cuenta con
formatos estndar.
El rea de Produccin tambin es responsable de dirigir la desmovilizacin de
recursos de obra:
-

La desmovilizacin de equipos, se coordina con el rea de equipos y el


almacn de obra.
La desmovilizacin de materiales remanentes, se coordina con el almacn de
obra.
La desmovilizacin de personal se coordinar con la Administracin del
proyecto.
Para la ejecucin de este Proceso, el rea de Equipos cuenta con el
Procedimiento Gua para la Planificacin del Cierre del Proyecto y el Formato
de Punch List.

Adems, dentro de este proceso tambin el rea deber preparar el informe final y
los documentos fsicos que sern enviados para su almacenaje una vez concluido
el proyecto, para lo cual debern considerar los lineamientos del procedimiento:
-

Formato del Informe Final


Procedimiento para la entrega de documentos del proyecto a la operadora de
almacenaje

8.6. Oficina Tcnica


8.6.1. Objetivo
El rea de Oficina Tcnica tiene como objetivo asegurar que el proyecto se ejecute de
acuerdo al Expediente Tcnico, a las modificaciones aprobadas y normas tcnicas
vigentes, considerando las buenas prcticas, por medio de la compatibilizacin y
conciliacin de la informacin tcnica. Se encarga de interpretar el alcance, cuantificar
los trabajos a ejecutarse, gestionar el suministro de materiales y equipos permanentes,
administrar la documentacin del proyecto y de la asistencia tcnica al rea de
Produccin.

GERENCIA DE GESTIN DE OPERACIONES

Manual de Gestin de Proyectos

MA-GGO-01

Revisin: 2

Pgina: 47 de 91

8.6.2. Flujograma de Oficina Tcnica


Ver Figura 8 o MGP/ Anexo 3
8.6.2.1. Conocimiento del Paquete del Contrato
El conocimiento adecuado del contrato es un requisito principal para el desempeo
de las funciones del rea del proyecto; el nivel de detalle est asociado a las
responsabilidades del rea de proyecto y las condiciones particulares del proyecto.
Para este fin, el personal de Oficina Tcnica podr usar los siguientes documentos
y herramientas:
-

Contrato
Documentacin de la etapa de licitacin
Matriz para la revisin del contrato, que es el documento que sugiere un orden
de priorizacin en la revisin del contrato por cada rea de trabajo (elaborado
por el rea de Adm. de Contratos).

8.6.2.2. Adaptacin del Manual de Oficina Tcnica


Corresponde a la adaptacin del Manual de Oficina Tcnica Estndar de Cosapi a
las condiciones propias y alcances del proyecto.
La adaptacin del manual consiste en seleccionar y personalizar los planes,
procedimientos, instructivos, formatos, normas y aplicativos tecnolgicos que sern
empleados en el proyecto por el personal de Oficina Tcnica y los otros miembros
del equipo del proyecto. Para la ejecucin de este proceso se cuenta con el Manual
de Oficina Tcnica Estndar.
Como entregables de este proceso se tienen procedimientos, instructivos,
flujogramas y reportes adaptados.
8.6.2.3. Revisin del Expediente Tcnico
Este proceso tiene por finalidad identificar los requisitos tcnicos, responsabilidades
y obligaciones de Cosapi en el proyecto, as como tener conocimiento claro del
marco contractual y el orden de prelacin de los documentos.
Para cumplir con este proceso, la Oficina Tcnica usar como principal herramienta
el Expediente Tcnico. En caso de no tenerlo, el documento deber ser solicitado al
rea de Presupuestos de Sede Central y/o gestionar su disponibilidad con la
Supervisin y/o el Cliente.

GERENCIA DE GESTIN DE OPERACIONES

Manual de Gestin de Proyectos

MA-GGO-01

Revisin: 2

Pgina: 48 de 91

Para la revisin del Expediente Tcnico se podr utilizar entre otros documentos el
Procedimiento para la revisin del Expediente Tcnico posterior a la firma del
Contrato, el Checklist para la Revisin del Expediente Tcnico y el Formato de
Control de Avance Semanal de Revisin del Expediente Tcnico.
Como entregable a este proceso tenemos: la Interpretacin del Alcance Original
que se refiere a disponer los planos y especificaciones saneados (informacin
consistente y clara para construccin), el Checklist de la Revisin del Expediente
Tcnico y el Reporte de Control Semanal de Revisin del Expediente Tcnico.
8.6.2.4. Trabajos Topogrficos
Comprende todas las actividades para coordinar los trabajos de topografa en el
proyecto, los cuales incluyen: realizar levantamientos topogrficos, establecer
benchmarks (BMs), trazo, replanteo, control, etc. Dependiendo de la magnitud y
complejidad del proyecto, se podr contar con un jefe de topografa y asistentes
para que, entre otras actividades, se encarguen de:
-

Planificar y coordinar los trabajos de topografa


Distribuir las cuadrillas de topografa en campo
Descargar y procesar datos topogrficos
Elaborar planos topogrficos, etc.

En caso no se cuente con un Jefe de Topografa; el Jefe del rea asumir o


delegar a unos de los ingenieros las responsabilidad de coordinar todas las
labores de topografa de oficina y campo respaldado por sus asistentes, topgrafos,
auxiliares y ayudantes de topografa.
Para la ejecucin de este proceso, se cuenta como referencia con el Procedimiento
Para la Gestin de Topografa.
Adicionalmente, se cuenta con procedimientos especficos para la ejecucin de
labores de topografa dentro de la base de datos de procesos constructivos
administrados por el rea de Gestin de Calidad de Sede Central.
Como entregables tenemos el Plan de Trabajos Topogrficos.
Nota: En proyectos electromecnicos el proceso control topogrfico ser asignado
al rea de Calidad.

GERENCIA DE GESTIN DE OPERACIONES

Manual de Gestin de Proyectos

8.6.2.5. Compatibilizacin
Contractuales

MA-GGO-01

del

Expediente

Revisin: 2

Tcnico

con

Pgina: 49 de 91

otros

Documentos

La compatibilizacin tiene por finalidad comparar en forma detallada la informacin


contenida en el Expediente Tcnico con los dems documentos contractuales, los
cuales incluyen: excepciones, consideraciones de la oferta, ronda de consultas,
trminos de referencia, adendas al contrato, comunicaciones y acuerdos de la
etapa de licitaciones entre otros; considerando los aspectos tcnicos, constructivos,
legales y sociales del proyecto. Adems, los documentos de las distintas
especialidades tambin sern compatibilizados.
Para la compatibilizacin de la informacin se podr emplear como referencia el
Procedimiento para la Revisin del Expediente Tcnico posterior a la firma del
Contrato y el Checklist para la Revisin del Expediente Tcnico.
Como entregable a este proceso se tiene: las Consultas Tcnicas y otras
comunicaciones (cartas y actas).
8.6.2.6. Administracin de Documentos
La Administracin de Documentos tiene por finalidad administrar la documentacin
e informacin del proyecto mediante una metodologa de registro y almacenamiento
de los documentos emitidos y recibidos durante la ejecucin del proyecto. Este
proceso incluye la implementacin, seguimiento y control del proceso. Para realizar
un adecuado control documentario se podrn emplear los siguientes documentos y
herramientas:
-

Expediente Tcnico
Procedimiento para Codificacin de Documentos y Registros
Procedimiento para la Gestin de las Comunicaciones
Acta de Reunin del EDP
Acta de Reunin del Proyecto
Tecnologa de la Informacin (SCOP-CODO, Oracle Primavera Contract
Management)

Como entregables a este proceso se tiene: documentos codificados (planos, cartas,


RFIs, SBMs, TRMs), log de cartas, RFIs, SBMs, TRMs y Cuaderno de Obra.

8.6.2. FLUJOGRAMA DE OFICINA TCNICA

PROCESOS Y DURACIN DEL PROYECTO


ENTRADAS Y HERRAMIENTAS

ENTREGABLES
Inicio

Ejecucin

Cierre

INICIO

** LISTADO DE REQUERIMIENTOS DEL


CONTRATO (OFICINA TCNICA)

3
3
3

** CONTRATO
** DOCUMENTACIN DE LA ETAPA
DE LICITACIN
** MATRIZ PARA LA REVISIN
DEL CONTRATO
* MANUAL DE OFICINA TCNICA

1. CONOCIMIENTO DEL
PAQUETE DEL CONTRATO

** FLUJOGRAMAS Y FORMATOS
ACTUALIZADOS

** INTERP. DEL ALCANCE


ORIGINAL
** CHECKLIST DE LA REVISIN DEL
EXPEDIENTE TECNICO
**REPORTE DE CONTROL SEMANAL DE
REVISION DE EXPEDIENTE TCNICO

2. ADAPTACIN DEL MANUAL


DE OFICINA TCNICA

- EXPEDIENTE TCNICO
* PRD. REVISIN DEL
EXPEDIENTE TCNICO

3. REVISIN DEL
EXPEDIENTE TCNICO

- PROCEDIMIENTOS
TOPOGRFICOS
* PRD. GESTIN TOPOGRAFA

** PLAN DE TRABAJOS TOPOGRFICOS

- EXPEDIENTE TCNICO
** LEV. TOPOGRFICOS
*** PROCEDIMIENTO PARA
REVISIN DEL EXP. TCNICO

4. TRABAJOS TOPOGRAFICOS (*1)

- RESP. DEL CLIENTE A


NUESTRAS COMUNICACIONES
(RFI, CARTAS, ANOTACIONES EN
CUADERNO DE OBRA, ETC)

- EXPEDIENTE TCNICO
- NORMAS TCNICAS
- JUICIO EXPERTO
** LECCIONES APRENDIDAS
* PRD. PROP. ALTERNATIVAS DE
MEJORA DE PROC CONST.

7. CONCILIACIN DEL EXPEDIENTE TCNICO Y DOC.


CONTRACTUAL

* PRD. ELAB. Y SEG. DE


ORDENES DE SUMINISTRO
*** TIEMPO DE ATENCIN DE
SEDE CENTRAL A
REQUERIMIENTOS DE
PROYECTOS
* MANUAL INGRESO OS
*** PRD. PARA LA COMPRA DE
MATERIALES Y SERVICIOS

8. ESTUDIO DEL EXPEDIENTE TCNICO PARA OPTIMIZAR


PROCESOS
** ORDENES DE SUMINISTRO
** LISTA DE MAT. Y SERVICIOS CRTICOS
PERMANENTES
**CRONOGRAMA DE MAT. Y SERVICIOS
CRTICOS PERMANENTES

9. SOLICITUD DE MATERIALES PERMANENTES

10. ELABORACIN DE PLANOS PARA CONSTRUCCIN Y/O


FABRICACIN

** PLANOS PARA CONSTRUCCIN Y/O


FABRICACIN
** PLANOS ISOMTRICOS
**FIELD SKECTH

11. ELABORACIN DE EXPEDIENTES DE PRESUPUESTOS


ADICIONALES (*2)
** EXPEDIENTES DE PRESUPUESTOS
ADICIONALES

- PAQUETE DE CONTRATO
- REGLAMENTOS METRADOS
* INST. ELAB. MET. EN PROY
* FORMATO DE CONTROL
SEMANAL DE METRADOS

12. ELABORACIN DE MET RADOS

- PAQUETE DE CONTRATO
** METRADOS DE AVANCE
* INST. ELABORAR
VALORIZACIN EN UN PROYECTO

** METRADOS DEL PROYECTO


** PPTO. VENTA ACTUALIZADO
**REPORTE DE CONTROL SEMANAL DE
METRADOS

13. ELABORACIN DE VALORIZACIONES (*3)

** VALORIZACIONES PERIDICAS

- LISTA MAT. Y EQ. CLIENTE


- PROG. LLEGADA MAT. Y EQ.
CLIENTE
** METRADOS ACTUALIZADOS
* PRD. GESTIN MAT. Y EQ.
CLIENTE

** ACTAS DE ACUERDOS CON EL


CLIENTE

** PROCESOS CONSTRUCTIVOS
OPTIMIZADOS

- EXP. TCNICO
** LEV. TOPOGRFICO
* PRD. ELAB. EXPED. ADIC.

** DOCUMENTOS CODIFICADOS (PLANOS,


CARTAS, RFI, SBM, TRM), LOG DE CARTAS,
RFI, SBM , TRM, CUADERNO OBRA

6. ADMINISTRACIN DE DOCUMENTOS

- EXPEDIENTE TCNICO
** LEV. TOPOGRFICOS
* INT. ELAB. PLANOS CONST.
* PRDS. DESARRO. ING. CAMPO

** CONSULTAS TCNICAS, OTRAS


COMUNICACIONES (CARTAS, ACTAS)

5. COMPATIBILIZACIN DEL EXPEDIENTE TCNICO CON


OTROS DOC. CONTRACTUALES

- EXPEDIENTE TCNICO
* PROCEDIMIENTOS PARA LA
ADM. DE DOCUMENTOS

14. GESTIN DE MATERIALES Y EQUIPOS DEL CLIENTE


** REPORTES DE MOV. MATERIALES,
INVENTARIO Y STOCK

** METRADOS ACTUALIZADO
* GUA PARA LA LIQUIDACIN DE
UN PROYECTO
*** PROC. ARCHIVAR DOC. Y
REGISTROS EN PROYECTOS
*** PROCEDIMIENTO PARA LA
ENTREGA DE DOCUMENTOS DEL
PROYECTO A LA OPERADORA DE
ALMACENAJE

15. CIERRE DEL PROYECTO


** EXPEDIENTE DE LIQUIDACIN
** PLANOS AS-BUILT
** INFORME FINAL (OFICINA TCNICA)

FIN

Gerencia de Gestin de Operaciones, 2014


3

Notas:
(-) Documento de la etapa de licitacin o intangible del proyecto
(*) Documento general y nico elaborado por un rea f uncional de Cosapi.
(**) Documento especf ico del proyecto (salida de un proceso)
(***) Documento general y repetido de otro proceso (ver Anexo 3 del Manual

Cosapi S.A.
Y

Control de cambios correspondiente a la Rev."Y" del documento

(*1) En proyectos electromecnicos, el proceso control tpogrfico ser asignado al rea de Calidad
(*2) En proyectos electromecnicos, para los adicionales por nuevo alcance (nuevas obras, trabajos por uso de recursos), las activ idades
posteriores a la elaboracin de los metrados sern desarrolladas por el rea de Administracin de Contratos
(*3) En proyectos electromecnicos, el GP y su EDP analizarn las condiciones reales del proyecto para asignar la responsabilidad del
proceso a la Oficina Tcnica o Control de Proyectos. En ambos casos, se asignar una persona como responsable del proceso

Figura 8. Flujograma de Oficina Tcnica

GERENCIA DE GESTIN DE OPERACIONES

Manual de Gestin de Proyectos

MA-GGO-01

Revisin: 2

Pgina: 51 de 91

8.6.2.7. Conciliacin del Expediente Tcnico y Documentacin Contractual


Una vez finalizada la compatibilizacin de la informacin tcnica en las diversas
especialidades, todo aquello que no ha sido resuelto deber ser conciliado con el
Cliente o su representante de conformidad con el procedimiento establecido en el
Contrato. Complementariamente, la Oficina Tcnica realizar la evaluacin de los
posibles impactos que puedan producirse en el alcance considerando los diversos
escenarios antes y despus de la conciliacin, y coordinar con las reas de
Control de Proyectos (Costos, Planeamiento y Productividad) para calcular los
impactos en costo y tiempo en el proyecto.
Para una mejor gestin, se podr utilizar: Las respuestas del Cliente a nuestras
comunicaciones (RFIs, cartas, anotaciones del cuaderno de Obra, etc.).
Como entregable a este proceso tenemos: respuestas a los RFI, actas de acuerdos
con el Cliente.
8.6.2.8. Estudio del Expediente Tcnico para Optimizar Procesos
La finalidad de este proceso es identificar oportunidades para optimizar los
procesos de construccin del proyecto con el objetivo de obtener un menor costo y
plazo de ejecucin. Para este fin, se emplear el conocimiento y experiencia en
construccin del equipo de direccin del proyecto en planificacin, diseo,
adquisiciones y en el manejo de las operaciones en construccin. La Oficina
Tcnica liderar este esfuerzo en el proyecto.
Para la optimizacin de procesos constructivos, se puede usar como referencia la
base de datos de Lecciones Aprendidas de Cosapi y el Juicio Experto del personal
de Obra, propuestas de Innovacin, Normas Tcnicas y Expediente Tcnico.
Como entregable a este proceso tenemos los Procesos Constructivos Optimizados.
8.6.2.9. Solicitud de Materiales Permanentes
Consiste en realizar la lista de materiales permanentes y/o servicios requeridos por
el proyecto, para ser solicitados por un integrante de la Oficina Tcnica del proyecto
a la Gerencia de Procura en Sede Central, indicando las cantidades, caractersticas
y especificaciones de los mismos; as como, el cronograma de entrega.
Para la solicitud de los materiales se podr emplear los siguientes documentos:
-

Procedimiento para el Ingreso y Seguimiento de rdenes de Suministro


Manual de Ingreso de OS al sistema Oracle
Procedimiento para la compra de materiales y servicios

GERENCIA DE GESTIN DE OPERACIONES

Manual de Gestin de Proyectos

MA-GGO-01

Revisin: 2

Pgina: 52 de 91

Como entregables a este proceso tenemos: rdenes de Suministro, Lista de


Materiales, Servicios Crticos Permanentes y Cronograma de Materiales y Servicios
Crticos Permanentes.
8.6.2.10. Elaboracin de Planos para Construccin y/o Fabricacin
Consiste en la elaboracin de planos y esquemas detallados complementarios para
la construccin y/o fabricacin de elementos, empleando la informacin bsica del
proyecto, respuestas a consultas, normas, cdigos y buenas prcticas.
Para la elaboracin de los planos para construccin y/o fabricacin se podrn
emplear los siguientes documentos de referencia:
-

Procedimientos para el desarrollo de la Ingeniera de Campo de un Proyecto


Instructivo para Elaborar Planos para Construccin
Instructivo para el Desarrollo del Despiece del Acero de Refuerzo
Instructivo para el Desarrollo del Sistema de Andamios y Encofrados
Instructivo para el Desarrollo del Esquema de Juntas en Obras de Concreto
Instructivo para la Elaboracin de Esquemas para la Instalacin de Insertos y
Embebidos en Obras de Concreto
Instructivo para el Desarrollo de Perfiles Longitudinales y Secciones
Transversales para Obras Lineales

Como entregables a este proceso tenemos: los Planos para Construccin y/o
Fabricacin, Planos Isomtricos y Field Sketch.
8.6.2.11. Elaboracin de Expedientes de Presupuestos Adicionales
Este proceso tiene por finalidad elaborar los Expedientes de Presupuestos
Adicionales del proyecto para sustentar ante el Cliente o su representante el mayor
costo y/o tiempo originado por la ejecucin de trabajos adicionales y/o mayores
metrados no considerados en las bases de licitacin o en el contrato respectivo, y
que son indispensables para alcanzar el objetivo del proyecto y la finalidad del
contrato.
Para la elaboracin de los Expedientes de Presupuestos Adicionales se podr
utilizar como referencia el Procedimiento para la Elaboracin de Expedientes
Adicionales. Adems, la Oficina Tcnica puede emplear los siguientes documentos
como referencia:
-

Instructivo para Elaborar Valorizaciones en un Proyecto


Procedimiento para la Revisin del Expediente Tcnico posterior a la firma del
Contrato
Checklist para la Revisin del Expediente Tcnico

GERENCIA DE GESTIN DE OPERACIONES

Manual de Gestin de Proyectos

MA-GGO-01

Revisin: 2

Pgina: 53 de 91

Como entregable a este proceso tenemos: los Expedientes de Presupuestos


Adicionales.
Nota: En proyectos electromecnicos, para los Adicionales por nuevo alcance
(nuevas obras, trabajos por uso de recursos), las actividades posteriores a la
elaboracin de los metrados sern desarrolladas por el rea de Administracin de
Contratos.
8.6.2.12. Elaboracin de Metrados
Este proceso tiene por finalidad elaborar los metrados del proyecto, para fines de
actualizacin del presupuesto de contrato, valorizaciones, adicionales, deductivos y
el control de saldos del proyecto.
Los metrados son la cuantificacin por cada partida de la cantidad de obra
ejecutada o por ejecutar.
Para la elaboracin de los metrados se podr utilizar los siguientes documentos:
-

Paquete de contrato
Reglamento de metrados
Instructivo para elaborar Metrados de Proyectos Civiles
Procedimiento para la Elaboracin del Metrado de Estructuras
Procedimiento para la Elaboracin del Metrado de Equipos
Procedimiento para la Elaboracin del Metrado de Tuberas
Procedimiento para la Elaboracin del Metrado de Electricidad
Procedimiento para la Elaboracin del Metrado de Instrumentacin
Instructivo para el Reporte de Control de Metrados semanal del Proyecto
Formato para el Reporte del Control de Metrados semanal

Como entregable a este proceso tenemos: Metrados del Proyecto, Presupuesto


venta Actualizado y el Reporte de Control Semanal de Metrados.
8.6.2.13. Elaboracin de Valorizaciones
Este proceso tiene por finalidad elaborar las valorizaciones por los trabajos
ejecutados, que representa la compensacin econmica del Cliente al Contratista
por los trabajos o servicios realmente ejecutados.
La valorizacin es el documento donde se muestra la cuantificacin monetaria de
los trabajos ejecutados en un periodo especfico de tiempo.
Para la elaboracin de las valorizaciones se podr utilizar los siguientes
documentos:

GERENCIA DE GESTIN DE OPERACIONES

Manual de Gestin de Proyectos

MA-GGO-01

Revisin: 2

Pgina: 54 de 91

Paquete de Contrato
Metrados de Avance
Instructivo para Elaborar Valorizaciones en un Proyecto

Como entregable a este proceso tenemos: las Valorizaciones Peridicas.


Nota: En proyectos electromecnicos, el GP y su EDP analizaran las condiciones
reales del proyecto para asignar la responsabilidad del proceso a Oficina Tcnica o
a Control de Proyectos. En ambos casos, se asignar una persona como
responsable del proceso.
8.6.2.14. Gestin de Materiales y Equipos del Cliente
Este proceso tiene por finalidad establecer una gua de gestin para el suministro y
control de los materiales y equipos permanentes provistos por el Cliente, en
proyectos donde aplique este tipo de suministros.
Para gestin de materiales y equipos se debe utilizar los siguientes documentos:
-

Procedimiento para la Gestin de Materiales y Equipos, suministrados por el


Cliente
Lista de Materiales y Equipos Suministrados por el Cliente
Programacin de Llegada de Materiales y Equipos del Cliente
Metrados Actualizados

Como entregable a este proceso tenemos: Reportes de Movimiento de Materiales y


Equipos, Inventarios y Stock.
8.6.2.15. Cierre del Proyecto
Dentro del proceso de cierre del proyecto, la Oficina Tcnica tiene un papel
protagnico e importante, el cual tiene como finalidad cuantificar y sustentar la
cantidad de trabajo realmente ejecutado, consecuentemente se determina la venta
total. Mediante este proceso se efecta un ajuste formal y final del monto de la
venta, teniendo en consideracin intereses, reajustes, deducciones, gastos
generales y/o reclamo segn corresponda. Este proceso se realiza conjuntamente
con las reas de Administracin de Contratos y Control de Proyecto.
Para una mejor gestin, en el cierre del proyecto, se cuenta con los siguientes
documentos:
-

Gua para la Liquidacin de un Proyecto


Procedimiento para el Archivo de Documentos y Registros en Proyectos
Metrados Actualizados

GERENCIA DE GESTIN DE OPERACIONES

Manual de Gestin de Proyectos

MA-GGO-01

Revisin: 2

Pgina: 55 de 91

Como entregables a este proceso tenemos: el Expediente de Liquidacin, Planos


AS-BUILT y/o Redline, segn corresponda.
As mismo, la Oficina Tcnica proceder con el archivo de todos los documentos
producidos por el proyecto (fsicos y electrnicos) para transmitirlos a la Sede
Central al cierre del proyecto. Se cuenta como referencia con el Procedimiento para
Archivar Documentos y Registros en Proyectos.
Adems, dentro de este proceso tambin el rea deber preparar los documentos
fsicos que sern enviados para su almacenaje una vez concluido el proyecto, para
lo cual debern considerar los lineamientos del procedimiento:
-

Procedimiento para la entrega de documentos del proyecto a la operadora de


almacenaje

8.7. Calidad
8.7.1. Objetivo
Liderar el cumplimiento de los requisitos de calidad del Cliente y de Cosapi mediante la
implementacin de un Sistema de Gestin de Calidad (SGC) que comprende los
procesos de Planificacin, Aseguramiento, Control y Mejora de la Calidad; contenidos
en el Plan de Gestin de Calidad del Proyecto.
8.7.2. Flujograma de Calidad
Ver Figura 9 o MGP/ Anexo 3

8.7.2.1. Conocimiento del Paquete del Contrato


El conocimiento adecuado del contrato es un requisito principal para el desempeo
de las funciones del rea del proyecto; el nivel de detalle est asociado a las
responsabilidades del rea de proyecto y las condiciones particulares del proyecto.
Para este fin, el Jefe de Calidad podr usar los siguientes documentos y
herramientas:
-

Contrato
Documentacin de la etapa de licitacin
Matriz para la revisin del contrato, que es el documento que sugiere un orden
de priorizacin en la revisin del contrato por cada rea de trabajo (elaborado
por el rea de Adm. de Contratos).

GERENCIA DE GESTIN DE OPERACIONES

Manual de Gestin de Proyectos

MA-GGO-01

Revisin: 2

Pgina: 56 de 91

8.7.2.2. Adaptacin del Programa de Implementacin de Calidad


Corresponde a la adaptacin del Programa de Implementacin del Sistema de
Calidad de Cosapi; la cual considera la duracin y el alcance del proyecto.
El programa de implementacin adaptado define las actividades y plazos mnimos
en los que el Sistema de Calidad ser implementado; para esta actividad el Jefe de
Calidad cuenta con un Programa de Implementacin Estndar y el soporte del rea
de Calidad de Sede Central.
8.7.2.3. Adaptacin del Plan de Calidad del Proyecto
El plan de calidad describe los planes, procedimientos y herramientas que Cosapi
utilizar para cumplir con los requisitos del cliente basados en la norma ISO
9001:2008. Para la elaboracin del Plan de Calidad del Proyecto, el Jefe de Calidad
podr utilizar el Plan de Calidad de la Oferta.
El Jefe de Calidad adaptar el plan de calidad de la oferta a las condiciones del
proyecto en ejecucin empleando la Plantilla del Plan de y generar entre otros los
siguientes documentos:
-

Plan de Firmas Autorizadas


Lista Maestra de Documentos de Origen Interno
Lista de Documentos de Origen Externo
Plan de Calibracin de Equipos de Inspeccin Medicin y Ensayo
Encuestas de Satisfaccin al Cliente
Plan de Auditora Internas (Emitido desde Sede Central), etc.

8.7.2.4. Elaboracin del Plan de Puntos de Inspeccin


El Plan de Puntos de Inspeccin PPI (tambin denominado Plan de Puntos de
Control o Plan de Inspeccin y Ensayo) describe las actividades que Cosapi
realizar para asegurar que la obra cumpla con los requisitos exigidos por el cliente
referido a la construccin.
El PPI cubre todas las actividades asociadas a la construccin e identifica las
caractersticas que sern inspeccionadas y ensayadas; as como, procedimientos,
los criterios de aceptacin, normas, y frecuencia de ensayos aplicables a las
mismas. El Jefe de Calidad adaptar el plan de puntos de inspeccin a su proyecto
tomando en cuenta los Formatos de Plan de Puntos de Inspeccin.

GERENCIA DE GESTIN DE OPERACIONES

Manual de Gestin de Proyectos

MA-GGO-01

Revisin: 2

Pgina: 57 de 91

8.7.2.5. Elaboracin de la Matriz de Calidad


La Matriz de Calidad es una tabla de doble entrada que se elabora a partir de la
identificacin de los entregables de la obra y todos los protocolos asociados a cada
entregable.
Por medio de esta matriz se estima desde el inicio del proyecto la cantidad de
protocolos a ser generados durante la ejecucin del mismo, permitiendo planificar
mejor el uso de los recursos del rea de calidad, el seguimiento de su generacin y
la conformidad del cliente de cada protocolo del proyecto. Para su elaboracin se
cuenta con la Plantillas de la Matriz de Calidad por tipo de proyecto, WBS del
proyecto y Plan de Calidad.
8.7.2.6. Solicitud de Equipos de Inspeccin, Medicin y Ensayo (IME)
El rea de Calidad, en base a los requerimientos globales que se necesitaran en el
proyecto, solicitar equipos de inspeccin, medicin y ensayo (IME) que se
emplearn durante el desarrollo del proyecto, para lo cual se apoyar de las
siguientes herramientas:
-

Procedimiento para la Elaboracin y Seguimiento de Ordenes de Suministro


Tiempo de Atencin de Sede Central a Requerimientos de Proyectos

8.7.2.7. Implementacin y Mantenimiento del Sistema de Calidad


Corresponde a la ejecucin de todas las actividades por medio de las cuales se da
cumplimiento al programa de Implementacin de Calidad, entre las cuales tenemos:
-

Difusin de Polticas y Objetivos de Calidad


Difusin de los Objetivos del Proyecto
Programa de Capacitacin
Tratamiento de producto No Conforme, etc.

El mantenimiento del Sistema de Calidad implementado se inicia tan pronto se


haya alcanzado un 90% de la implementacin medido a travs de una Curva S de
seguimiento.
Tanto la implementacin como el mantenimiento del Sistema de Calidad son
soportados por la jefatura de Gestin de Calidad de Sede Central, la cual brinda
capacitaciones y auditoras en obra. Para la ejecucin de este proceso se cuenta
como referencia con el Plan de Mantenimiento y Mejora del SGC.

8.7.2. FLUJOGRAMA DE CALIDAD

PROCESOS Y DURACIN DEL PROYECTO


ENTRADAS Y HERRAMIENTAS

ENTREGABLES
Inicio

Ejecucin

Cierre

INICIO
3
3
3

** CONTRATO
** DOCUMENTACIN DE LA
ETAPA DE LICITACIN
** MATRIZ PARA LA REVISIN
DEL CONTRATO

1. CONOCIMIENT O DEL
PAQUET E DEL CONT RAT O

* PROC. IMPLEMENTACIN DEL


SISTEMA DE GESTIN DE
CALIDAD (SGC)
* PLANTILLA DEL PROG.
IMPLEMENTACIN DE CALIDAD
* PLANTILLA PLAN CALIDAD
- PLAN DE CALIDAD OFERTA
- EXPEDIENTE TCNICO

3
3

3
3

* PLANTILLAS PLAN DE
PUNTOS DE INSPECCIN
- EXPEDIENTE TCNICO
* PLANTILLA MATRIZ DE
CALIDAD
- EXPEDIENTE TCNICO
** WBS DEL PROYECTO
** PLAN DE CALIDAD

** LISTADO DE REQUERIMIENTOS DEL


CONTRATO (CALIDAD)

2. ADAPT ACIN DEL


PROGRAMA DE
IMPLEMENT ACIN DE
CALIDAD
3. ADAPT ACIN DEL PLAN DE
CALIDAD DEL PROYECT O

** PROGRAMA DE IMPLEMENTACIN DE
CALIDAD (ADAPTADO)
3

** PLAN DE CALIDAD

4. ELABORACIN DEL PLAN


DE PUNT OS DE INSPECCIN

** PLAN DE PUNTOS DE INSPECCIN

5. ELABORACIN DE LA
MAT RIZ DE CALIDAD

*** PROCEDIMIENTO PARA LA


ELABORACIN Y
SEGUIMIENTO DE ORDENES
DE SUMINISTRO
*** TIEMPO DE ATENCIN DE
SEDE CENTRAL A
REQUERIMIENTOS DE

** MATRIZ DE CALIDAD

6. SOLICIT UD DE EQUIPOS DE INSPECCIN, MEDICIN Y


ENSAYO (IME)

* PLAN DE MANTENIMIENTO Y
MEJORA DEL SGC
** PROGRAMA DE
IMPLEMENTACIN DE CALIDAD
(ADAPTADO)
*** FORMATO DE FIRMAS
AUTORIZ. DE SOLICITUD DE
MAT. DE ALMACEN

7. IMPLEMENT ACIN Y MANT ENIMIENT O DEL SIST EMA DE


CALIDAD

- PLANTILLAS PLANES, PROC.,


INST. DE TRABAJO
* PRD. TRATAMIENTO PROD. NO
CONFORME
* PRD. PLANIF. Y EJECUCIN DE
AUDITORAS INTERNAS
* PRD. ELAB DOCS DEL SGC
* PLANTILLA DE PROC. DE
PROCESOS CONST.
DETALLADOS
** MATRIZ DE CALIDAD

8. ASEGURAMIENT O DE LA CALIDAD: COORDINACIN DE


LA ELABORACIN DE PLANES, PROCEDIMIENT OS,
INST RUCTIVOS DE T RABAJO Y SU DIVULGACIN

* PRD. Y PLANTILLAS INSP. Y


ENSAYO
** PLANES, PRD E
INSTRUCTIVOS DE CONT.
- ESPEC. TCNICAS
- NORMAS TCNICAS
** PLAN PTS INSPECCIN
*** PRD. TRATAMIENTO PROD.
NO CONFORME
** MATRIZ DE CALIDAD

9. CONT ROL DE CALIDAD: MAT ERIALES Y PRODUCT O

** DOC., HERRAMIENTAS, REQUISITOS DE


CALIDAD IMPLEMENTADOS
** FIRMAS AUTORIZ. DE SOLICITUD DE
MATERIALES DE ALMACEN

** PLANES, PROCEDIMIENTOS E
INSTRUCTIVOS
** LOG DE NO CONFORMIDADES
** PROGRAMA DE AUDITORAS INTERNAS
** PROCEDIMIENTO DE PROCESOS
CONSTRUCTIVOS DETALLADOS

** REPORTES AL CLIENTE, PROYECTO Y


SEDE CENTRAL

12. ANLISIS DEL DESEMPEO DEL PROYECT O

** REPORTES DE CALIDAD
* PRD. ACCIONES PREVENT. Y
CORRECTIVAS
* FTO. EVAL. SATISFACCIN
DEL CLIENTE

** BASE DE DATOS CALIDAD


ACTUALIZADA

11. ELABORACIN DE REPORT ES

** BASE DE DATOS CALIDAD


ACTUALIZADA
* PLANTILLA DEL INFORME

** ORDENES DE SUMINISTRO

** REGISTROS DE INSP. Y ENSAYO


** REGISTRO TRAT. PROD. NO
CONFORME

10. CONSOLIDACIN DE DAT OS

* PLANTILLAS ESTNDAR
PARA CONSOLID. DE DATOS

** ACCIONES PREVENTIVAS Y
CORRECTIVAS
** EVAL. SATISFACCIN DEL CLIENTE

** PUNCH LIST CERRADO

13. PUNCH LIST

* FORMATO DEL PUNCH LIST

3
3

* INDICE ESTNDAR PARA


DOSSIER DE CALIDAD
* PRESENTACIN DOSSIER
DE CALIDAD
*** FORMATO DEL INFORME
FINAL
*** PROCEDIMIENTO PARA LA
ENTREGA DE DOCUMENTOS
DEL PROYECTO A LA
OPERADORA DE ALMACENAJE

14. DOSSIER DE CALIDAD

** DOSSIER DE CALIDAD DE PROYECTO


APROBADO
** INFORME FINAL (CALIDAD)

FIN

Gerencia de Gestin de Operaciones, 2014


3

Notas:
(-) Documento de la etapa de licitacin o intangible del proyecto
(*) Documento general y nico elaborado por un rea f uncional de Cosapi.
(**) Documento especf ico del proyecto (salida de un proceso)
(***) Documento general y repetido de otro proceso (ver Anexo 3 del Manual

Control de cambios correspondiente a la Rev."Y" del documento

Figura 9. Flujograma de Calidad

Cosapi S.A.

3
3

GERENCIA DE GESTIN DE OPERACIONES

Manual de Gestin de Proyectos

MA-GGO-01

Revisin: 2

Pgina: 59 de 91

8.7.2.8. Aseguramiento de la Calidad: Coordinacin de la Elaboracin de Planes,


Procedimientos, Instrucciones de Trabajo y su Divulgacin
El Jefe de Calidad es responsable de coordinar la elaboracin de los
procedimientos de construccin necesarios para la ejecucin del proyecto y de su
divulgacin. El rea de Calidad actuar como rea integradora para que en los
procedimientos de construccin describan los siguientes aspectos:
-

Plan de Ejecucin: descripcin de los pasos a seguir y los recursos necesarios


para la ejecucin de las actividades constructivas (a cargo del rea de
produccin).
Anlisis de Riesgos: identificacin de peligros, riesgos, y medidas de control
asociadas a la ejecucin de los trabajos (a cargo del rea de Seguridad, Salud
Ocupacional y Medio Ambiente).

Para su elaboracin se cuenta como referencia con los siguientes documentos:


-

Procedimiento para elaborar documentos del SGC


Instructivo para Elaboracin de Procedimientos Constructivos Detallados
Matriz de Calidad

Adicionalmente, el rea de Calidad es responsable de realizar auditoras internas


en el proyecto para verificar el cumplimiento de los requisitos del SGC. Toda vez
que se identifique un incumplimiento de un requisito, se registrar una No
Conformidad. Para su desarrollo se dispone de los siguientes documentos:
-

Procedimiento para la Planificacin y Ejecucin de Auditoras Internas


Procedimiento para el Tratamiento del Producto No conforme
Procedimientos Constructivos Detallados

8.7.2.9. Control de Calidad: Materiales y Producto


Comprende todas las actividades que se llevan a cabo para verificar que la obra
cumpla con los requisitos previstos por el cliente. Para este fin, se emplea el plan
de puntos de inspeccin; documento que especifica los controles de calidad de los
materiales y el producto.
El control de los materiales se realiza antes de cada tarea o sub proceso de
construccin, para lo cual se:
-

Verifican las condiciones de recepcin y almacenamiento


Verifican los certificados de calidad de los materiales
Realizan ensayo de materiales

GERENCIA DE GESTIN DE OPERACIONES

Manual de Gestin de Proyectos

MA-GGO-01

Revisin: 2

Pgina: 60 de 91

El control de calidad del producto se realiza durante y al finalizar cada tarea o sub
proceso de construccin, para lo cual se:
-

Elaboran protocolos de construccin


Verifican las calibraciones de los equipos IME

Para la elaboracin de este proceso se cuenta con Plantillas para Inspecciones y


Ensayo, Procedimiento para el Tratamiento del Producto No Conforme y Matriz de
Calidad.
8.7.2.10. Consolidacin de Datos
Habindose definido todos los datos necesarios para la elaboracin de registros,
reportes e informes, as como los medios y responsables para su recoleccin; es
responsabilidad del Jefe de Calidad la consolidacin de los mismos.
Entre los diversos datos a consolidarse tenemos:
-

Resultados de Ensayos de Pruebas de Laboratorio


Protocolos
No Conformidades
Certificados de Calibracin
Certificados de Calidad de Materiales, etc.

El Jefe de Calidad es responsable tambin de la custodia de todos los registros


fsicos reportados al rea con la finalidad de posteriormente preparar el Dossier de
Calidad del Proyecto.
Para la ejecucin de este proceso, se cuenta como referencia con Plantillas
Estndar para la Consolidacin de Datos.
8.7.2.11. Elaboracin de Reportes
Los reportes de calidad son aprobados por el Jefe de Calidad y stos son enviados
a:
-

El cliente / Supervisin: segn lo previsto en el contrato de obra o acuerdos


establecidos con el cliente durante la ejecucin del proyecto.
Sede Central: reportado al Jefe de Gestin de Calidad.
Gerente de Proyecto: de acuerdo a lo definido por el Gerente del Proyecto.

GERENCIA DE GESTIN DE OPERACIONES

Manual de Gestin de Proyectos

MA-GGO-01

Revisin: 2

Pgina: 61 de 91

Entre algunos de los reportes elaborados por el rea de calidad tenemos:


-

Estadsticas de No Conformidades
Informe Mensual de Calidad
Reporte de Implementacin del Sistema de Gestin de Calidad
Tablero de Comando de Calidad, etc.

8.7.2.12. Anlisis de Desempeo del Proyecto


El Jefe de Calidad es responsable de analizar el desempeo del proyecto, para lo
cual tomar en cuenta:
-

El nivel de Implementacin del Sistema de Gestin de Calidad


Los reportes del rea (Ejemplo: Registro de Tratamiento Prod. No Conforme)
El seguimiento que realiza a las actividades constructivas.

El resultado del anlisis de desempeo que realiza el Jefe de Calidad, motivar la


toma de acciones correctivas y preventivas que mejoren el desempeo del
proyecto.
Un punto importante dentro de este proceso es la Evaluacin de la Satisfaccin del
Cliente, la cual se realizar en dos oportunidades: Una a la mitad y la otra al cierre
del Proyecto. Las fechas exactas se deben especificar en el Plan de Calidad. Para
su realizacin se cuenta con el Formato de Evaluacin de Satisfaccin del Cliente.
8.7.2.13. Punch List
El Punch List o Lista de Observaciones es un documento donde el Cliente o
Supervisin anota todas las observaciones encontradas en la entrega parcial o total
de la obra.
El rea de Calidad acta como un facilitador para el registro de las observaciones
del cliente o supervisin, mientras que el rea de Produccin es responsable de
levantar estas observaciones.
Dada la importancia del levantamiento de observaciones para la entrega parcial o
total de la obra a la supervisin o cliente; el Jefe de Calidad es responsable de
involucrar al Jefe de Oficina Tcnica, Administrador de Contratos, Jefe de Obra y
Gerente de Proyecto en las actividades necesarias para el levantamiento de
observaciones del cliente o supervisin. Se cuenta con un Formato Estndar para
el Punch List como referencia.

GERENCIA DE GESTIN DE OPERACIONES

Manual de Gestin de Proyectos

MA-GGO-01

Revisin: 2

Pgina: 62 de 91

8.7.2.14. Dossier de Calidad


Corresponde a un expediente que se le entrega al cliente con la documentacin
que sustenta las actividades de control y aseguramiento de calidad ejecutadas en
el proyecto. El dossier de calidad contiene entre otros documentos los siguientes:
-

Certificados de Calidad (materiales permanentes del entregable final)


Certificados de calibracin
Procedimientos y Protocolos de construccin
Protocolos de pruebas e Informes de laboratorio
Otros informes de calidad relevantes para el desarrollo del proyecto
No Conformidades (Por el cliente) cerradas, con todos las evidencias de cierre
Punch List Cerrado
Otros

El dossier de calidad se elaborar empleando el ndice planteado por el Cliente y


en su defecto el planteado por el rea de calidad en el proyecto. Como referencia
se cuenta con un ndice Estndar del Dossier de Calidad.
Adems, dentro de este proceso tambin el rea deber preparar los documentos
fsicos que sern enviados para su almacenaje una vez concluido el proyecto,
para lo cual debern considerar los lineamientos del procedimiento:
-

Procedimiento para la entrega de documentos del proyecto a la operadora


de almacenaje

8.8. Planeamiento
8.8.1. Objetivo
El rea de Planeamiento tiene como objetivo integrar, representar y controlar la
planificacin de la construccin del proyecto en directa coordinacin con el rea de
produccin, y en concordancia con los requisitos del proyecto.
El rea de Produccin dirige la planificacin de la construccin, mientras que el rea de
Planificacin le brinda soporte a travs de la elaboracin y seguimiento del Cronograma
General, Planes Intermedios y Semanales, entre otros. Adems, se encarga de generar
indicadores para el anlisis del desempeo de los plazos en el proyecto.
8.8.2. Flujograma de Planeamiento
Ver Figura 10 o MGP/ Anexo 3

GERENCIA DE GESTIN DE OPERACIONES

Manual de Gestin de Proyectos

MA-GGO-01

Revisin: 2

Pgina: 63 de 91

8.8.2.1. Conocimiento del Paquete del Contrato


El conocimiento adecuado del contrato es un requisito principal para el desempeo
de las funciones del rea del proyecto; el nivel de detalle est asociado a las
responsabilidades del rea de proyecto y las condiciones particulares del proyecto.
Para este fin, el Ingeniero de Planeamiento cuenta con los siguientes documentos y
herramientas:
-

Contrato
Documentacin de la etapa de licitacin
Matriz para la revisin del contrato, que es el documento que sugiere un orden
de priorizacin en la revisin del contrato por cada rea de trabajo (elaborado
por el rea de Adm. de Contratos).

8.8.2.2. Coordinacin para la Elaboracin del WBS


El Ingeniero de Planeamiento coordina la elaboracin del WBS con el equipo de
direccin del proyecto, siendo el Jefe del rea de Produccin el responsable de su
elaboracin.
El WBS es una representacin grfica del alcance del proyecto, el cual es dividido
por reas o disciplinas para realizar una mejor planificacin, seguimiento y control
del proyecto. Para su elaboracin, el ingeniero de planeamiento y los involucrados
pueden respaldarse en el siguiente procedimiento:
-

Procedimiento para la Elaboracin del WBS

8.8.2.3. Coordinacin para la Elaboracin del Cronograma General del Proyecto


El ingeniero de planeamiento es el responsable de coordinar la elaboracin del
Cronograma General, en directa coordinacin con el rea de Produccin.
El cronograma general del proyecto refleja la fecha inicial y final del proyecto, sus
hitos principales y los plazos previstos para el proyecto. El cronograma general
emplea el WBS como estructura de referencia para asignar actividades, secuencias
lgicas, duraciones y recursos necesarios para la ejecucin del proyecto. Los
involucrados en su elaboracin pueden respaldarse en los siguientes
procedimientos:
-

Procedimiento de Planificacin
Procedimiento para la Elaboracin del Cronograma.
Tcnicas de programacin
Manual Primavera P6

PROCESOS Y DURACIN DEL PROYECTO


ENTRADAS Y HERRAMIENTAS

ENTREGABLES
Inicio

Ejecucin

Cierre

INICIO
3
3
3

** CONTRATO
** DOCUMENTACIN DE LA
ETAPA DE LICITACIN
** MATRIZ PARA LA REVISIN
DEL CONTRATO

1. CONOCIMIENTO DEL
PAQUETE DEL CONTRATO

** LISTADO DE REQUERIMIENTOS DEL


CONTRATO (PLANEAMIENTO)

* PRD. ELAB. WBS

3
3

* PRD. PLANIFICACIN
* PRD ELAB CRONOGRAMA
* TCNICAS DE PROGRAMACIN
* MANUAL PRIMAVERA P6

* PRD. ELAB. PRG. ADQ. Y USO


DE RECURSOS (PAUR).

2. COORDINACIN PARA LA
ELABORACIN DEL WBS

** WBS DEL PROYECTO

3. COORDINACIN PARA LA
ELABORACIN DEL
CRONOGRAMA GENERAL DEL
PROYECTO

** CRONOGRAMA GENERAL DEL PROYECTO

4. ELABORACIN DE
PROGRAMAS DE USO Y
ADQUISICIN DE RECURSOS

** PROG. ADQ. Y USO DE MATERIALES


** PROG. ADQ. Y USO DE EQUIPOS

*** PLAN ESTNDAR PARA LA


TOMA DE DATOS EN CAMPO.

3
3

* PRD. PARA IMPLEM. SIST.


LTIMO PLANIFICADOR
* PRD. PARA ELABORACIN DE
PROG INTERMEDIOS Y
SEMANALES

* INST. CONSOLD. DATOS. DE


PLANEAMIENTO

* PRD. ELAB. CURVA S.


* FTO. RESUMEN EJECUTIVO
SEMANAL (RES)
** BASE DE DATOS
PLANEAMIENTO ACTUALIZADA

* GUA PARA EL ANLISIS DEL


DESEMPEO
** REPORTE AL CLIENTE,
PROYECTO Y SEDE CENTRAL

3
3

5. PARTICIPACIN EN LA DEFINICIN DE RECURSOS,


RESPONSABLES Y MEDIOS PARA LA TOMA DE DATOS

** PLAN PARA LA TOMA DE DATOS DE


CAMPO

6. ELABORACIN E INTEGRACIN DE PROGRAMAS


INTERMEDIOS Y SEMANALES

** PROGRAMAS INTERMEDIOS,
SEMANALES, PAC, CNC y LOG DE
RESTRICCIONES

7. CONSOLIDACIN DE DATOS

**BASE DE DATOS PLANEAMIENTO


ACTUALIZADA

8. ELABORACIN DE REPORTES

** REPORTES AL CLIENTE, PROYECTO Y


SEDE CENTRAL.

9. ANLISIS DEL DESEMPEO DEL PROYECTO

** ACCIONES PREVENTIVAS Y
CORRECTIVAS

* PRD. PARA EL CIERRE DEL


PLANEAMIENTO DEL PROYECTO
* RESUMEN EJECUTIVO SEMANAL
DE CIERRE (RESC)
*** FORMATO DEL INFORME FINAL
*** PROCEDIMIENTO PARA LA
ENTREGA DE DOCUMENTOS DEL
PROYECTO A LA OPERADORA DE
ALMACENAJE

10. CIERRE DEL PROYECTO

** WBS, CRONOGRAMA Y CURVA S FINAL


** EVOLUCIN HISTRICA DEL PAC
Y CNC
** RESUMEN EJECUTIVO SEMANAL DE
CIERRE (RESC)
** INFORME FINAL (PLANEAMIENTO)

FIN
Gerencia de Gestin de Operaciones, 2014
3

Notas:
(-) Documento de la etapa de licitacin o intangible del proyecto
(*) Documento general y nico elaborado por un rea f uncional de Cosapi.
(**) Documento especf ico del proyecto (salida de un proceso)
(***) Documento general y repetido de otro proceso (ver Anexo 3 del Manual

Control de cambios correspondiente a la Rev."Y" del documento

Figura 10. Flujograma de Planeamiento

Cosapi S.A.

GERENCIA DE GESTIN DE OPERACIONES

Manual de Gestin de Proyectos

MA-GGO-MGP

Revisin: 2

Pgina: 65 de 91

8.8.2.4. Elaboracin de Programas de Uso y Adquisicin de Recursos


Los Programas de Uso y Adquisicin de recursos son elaborados a partir del
cronograma general del proyecto por el ingeniero de planeamiento, en coordinacin
con el rea de Produccin. En ellos se reflejan las cantidades y fechas requeridas
de los principales recursos a emplearse en el proyecto.
Se elaborar un programa para los materiales ms incidentes en coordinacin con
la oficina tcnica, identificando las cantidades totales esperadas y fechas
requeridas para que su adquisicin pueda ser gestionada oportunamente por el
rea de Procura de Sede Central. Asimismo, se elaborar un programa de uso de
equipos, identificando cantidades y permanencia en obra de los equipos en el
proyecto.
Para su elaboracin se cuenta el siguiente procedimiento:
-

Procedimiento para la Elaboracin del Programa de Adquisicin y Uso de


Recursos.

8.8.2.5. Participacin en la Definicin de Recursos, Responsables y Medios para la


Toma de Datos
El rea de Planeamiento requiere de datos del proyecto para elaborar reportes y
analizar el desempeo del proyecto. Es as que en coordinacin con el equipo de
direccin del proyecto define los recursos, responsables y medios para la toma
estos datos.
Para los datos que se obtiene directamente de campo, el rea de Produccin en
coordinacin con el Equipo de Direccin del Proyecto definir en cada rea/frente
de trabajo el tipo de datos, forma de recoleccin, registro y transmisin,
responsables y sus relevos, frecuencia de entrega, entre otros puntos. Para su
elaboracin se cuenta el siguiente procedimiento:
-

Plan estndar para la toma de datos en campo

8.8.2.6. Elaboracin e Integracin de Programas Intermedios y Semanales


El rea de Planeamiento coordina la elaboracin e integra los Planes Intermedios y
Semanales de todas las reas/frentes de trabajo en coordinacin con el rea de
Produccin durante la ejecucin del proyecto. As, se puede identificar el uso de
reas/frentes y/o recursos compartidos para coordinar su uso eficientemente.
Los planes intermedios se obtienen a travs de la expansin del cronograma
general en un mayor nivel de detalle para una ventana de tiempo de 3 a 6

GERENCIA DE GESTIN DE OPERACIONES

Manual de Gestin de Proyectos

MA-GGO-01

Revisin: 2

Pgina: 66 de 91

semanas, y son usados como un checklist para comprobar que cada actividad
planificada cuente con recursos, informacin y todo lo necesario para cuando sea
requerido en campo.
El Plan de Trabajo Semanal posee un mayor nivel de detalle y es usado para
asignar el trabajo a las cuadrillas en terreno. Corresponde a un listado de
actividades libres de restricciones para su ejecucin que los ejecutores se han
comprometido a realizar en una semana.
Para la elaboracin de los Planes Intermedios y Semanales se cuenta con los
siguientes documentos:
-

Procedimiento para la Implementacin del Sistema del ltimo Planificador


Procedimiento para la Elaboracin de Programas Intermedios y Semanales

8.8.2.7. Consolidacin de Datos


Los datos de campo son recopilados y consolidados durante la ejecucin del
proyecto, y son empleados para el clculo de indicadores de desempeo del plazo
para el control del proyecto. Para la ejecucin de este proceso se requiere usar una
base de datos para almacenar eficientemente la informacin. Para la ejecucin de
este proceso se cuenta con los siguientes documentos:
-

Instructivo para la consolidacin de datos de Planeamiento


Formato de Consolidacin de Datos estndar

8.8.2.8. Elaboracin de Reportes


Este proceso tiene por finalidad elaborar los diferentes reportes a cargo del rea de
Planificacin. Su contenido y frecuencia sern definidos de acuerdo a los
estndares de Cosapi y lo requerido por el Cliente. Estos reportes pueden ser
elaborados para:
-

El Cliente: Reportes diarios y semanales, estado de fabricaciones, programas


intermedios, cronogramas de ejecucin de trabajos adicionales, Curva S entre
otros.
Cosapi Sede Central: Resumen Ejecutivo Semanal, actualizaciones de la Curva
S, actualizaciones y revisiones de las actualizaciones de Cronograma, entre
otros.
Entre reas del proyecto: Cronograma actualizado y proyeccin de HH para el
saldo del proyecto, estado de adicionales y fabricaciones, entre otros.
Se cuenta para su elaboracin con los Procedimientos para la elaboracin de
reportes del rea de Planeamiento, entre los cuales tenemos:

GERENCIA DE GESTIN DE OPERACIONES

Manual de Gestin de Proyectos

MA-GGO-01

Revisin: 2

Pgina: 67 de 91

Formato para la elaboracin del Resumen Ejecutivo Semanal (RES)


Procedimiento para la elaboracin de la curva S, etc.

8.8.2.9. Anlisis del Desempeo del Proyecto


El anlisis del desempeo del proyecto tiene por finalidad detectar problemas y
sugerir medidas preventivas antes que ocurra algn retraso, e identificar las causas
que generaron los retrasos para evitar repetirlos recomendando medidas
correctivas. Las medidas preventivas y correctivas son reportadas al rea de
produccin para tomar las acciones pertinentes en el proyecto.
Para el anlisis se emplearn los reportes del rea de Planificacin que incluyen
indicadores, sus tendencias y otra informacin tal como:
-

Porcentaje de Actividades Completadas (PAC): Confiabilidad de la planificacin


Indicador del desempeo del cronograma (SPI): Para identificar el estado de la
programacin con respecto a lo planificado.
Causas de No Cumplimiento: Referidas a la planificacin

Para la ejecucin de este proceso se cuenta con la Gua para el Anlisis de


Desempeo del rea de Planeamiento.
8.8.2.10. Cierre del Proyecto
El responsable de planeamiento realiza el cierre del planeamiento del proyecto,
ejecutando las siguientes actividades principales:
-

WBS Final, Cronograma Final (As-Built) y Curva S Final


Evolucin Histrica del PAC y CNC
Resumen Ejecutivo Semanal de Cierre (RESC)
Informe Final (Planeamiento)

El responsable de planeamiento usar como referencia el Procedimiento para el


Cierre del Planeamiento del Proyecto
Para la ejecucin de este proceso se cuenta como referencia con los siguientes
documentos:
-

Procedimiento para el Cierre de Planeamiento del Proyecto


Resumen Ejecutivo Semanal de Cierre (RESC)
Formato del Informe Final

GERENCIA DE GESTIN DE OPERACIONES

Manual de Gestin de Proyectos

MA-GGO-01

Revisin: 2

Pgina: 68 de 91

Adems, dentro de este proceso tambin el rea deber preparar los documentos
fsicos que sern enviados para su almacenaje una vez concluido el proyecto, para
lo cual debern considerar los lineamientos del procedimiento:
-

Procedimiento para la entrega de documentos del proyecto a la operadora de


almacenaje

8.9. Costos
8.9.1. Objetivo
El objetivo principal del rea de costos es cuantificar y reportar los costos y margen del
proyecto peridicamente para detectar desviaciones en el resultado econmico con
respecto a la lnea base actualizada, analizar sus causas y brindar alertas en forma
oportuna para que el equipo del proyecto tome las acciones pertinentes.
Las principales funciones del rea de costos son las siguientes:
-

Elaborar el Plan de Fases del proyecto


Cuantificar los costos reales incurridos en el proyecto
Elaborar la proyeccin de costos hasta el trmino del proyecto, en coordinacin con
las reas de produccin, planificacin y gerencia del proyecto
Integrar reportes que incluyan la venta, costo y margen del proyecto para el proyecto
y Cosapi Sede Central

8.9.2. Flujograma de Costos


Ver Figura 11 o MGP/ Anexo 3
8.9.2.1. Conocimiento del Paquete del Contrato
El conocimiento adecuado del contrato es un requisito principal para el desempeo
de las funciones del rea del proyecto; el nivel de detalle est asociado a las
responsabilidades del rea de proyecto y las condiciones particulares del proyecto.
Para este fin, el Responsable de Costos cuenta con los siguientes documentos y
herramientas:
-

Contrato
Documentacin de la etapa de licitacin
Matriz para la revisin del contrato, que es el documento que sugiere un orden
de priorizacin en la revisin del contrato por cada rea de trabajo (elaborado
por el rea de Adm. de Contratos).

GERENCIA DE GESTIN DE OPERACIONES

Manual de Gestin de Proyectos

MA-GGO-01

Revisin: 2

Pgina: 69 de 91

8.9.2.2. Participacin en la Elaboracin del WBS


El responsable de costos participa en la elaboracin del WBS del proyecto, siendo
el ingeniero de planeamiento el responsable de coordinar su elaboracin, y el Jefe
del rea de construccin el responsable de su elaboracin.
El WBS es una representacin grfica del alcance del proyecto, el cual es dividido
por reas o disciplinas para realizar una mejor planificacin, seguimiento y control
del proyecto. Para su elaboracin, el equipo del proyecto puede respaldarse en el
Procedimiento para la Elaboracin del Work Breakdown Structure (WBS).
8.9.2.3. Generacin y Distribucin del Plan de Fases
Comprende la generacin del Plan de Fases del proyecto, su distribucin y difusin
a todas las reas del proyecto.
El Plan de Fases es el listado de fases del proyecto. En Cosapi se denomina Fase
a la agrupacin de partidas actividades afines para su seguimiento, control y
reporte.
El Plan de Fases ser elaborado a partir del WBS para adaptar el control del costo
a la forma cmo el proyecto ser ejecutado.
Se emplearn como referencia los siguientes documentos para su elaboracin:
-

Procedimiento para la Elaboracin del Plan de Fases


Plan Maestro de Fases de Cosapi, el cual define la clasificacin estndar de
fases de los proyectos Cosapi

8.9.2.4. Reagrupacin del Presupuesto segn Fases (Venta y Costo)


Una vez aprobado el Plan de Fases, el responsable de costos agrupar el
presupuesto del proyecto segn las fases definidas, considerando las partidas de
Venta y Costo.
El responsable de costos debe asegurarse que todos los recursos de los anlisis y
sub-anlisis de precios unitarios han sido asignados a una fase, verificando que el
monto total del presupuesto coincide con el monto total de las fases del proyecto.
Para su elaboracin, se emplear el Plan de Fases del Proyecto y el Presupuesto
de la Oferta.

ENTRADAS Y HERRAMIENTAS

PROCESOS Y DURACIN DEL PROYECTO


ENTREGABLES
Inicio

Ejecucin

Cierre

INICIO
3
3
3

** CONTRATO
** DOCUMENTACIN DE LA
ETAPA DE LICITACIN
** MATRIZ PARA LA REVISIN
DEL CONTRATO

*** PROCEDIMIENTO PARA LA


ELABORACIN DEL WBS
* PROCEDIMIENTO DE PLAN
DE FASES
* PLAN MAESTRO DE FASES
** WBS DEL PROYECTO

1. CONOCIMIENTO DEL
PAQUETE DEL CONTRATO

*** PLAN ESTANDAR PARA


TOMA DE DATOS EN CAMPO
* PLAN ESTANDAR PARA
TOMA DE DATOS EN OFICINA

** WBS DEL PROYECTO

3.GENERACIN Y
DISTRIBUCIN DEL PLAN DE
FASES

** VENTA Y COSTO AGRUPADO POR


FASES

5. GENERACIN DE LA
LNEA BASE INICIAL (COSTO
CERO)

** RO COSTO CERO

** BASE DE DATOS DE
COSTOS ACTUALIZADA
* PLANTILLAS Y PRD PARA
ELABORAR REPORTES DE
COSTOS
** REGISTRO DE CAMBIOS Y
RECLAMOS (CASOS DE
ARBITRAJES DEL PROYECTO)
* FORMATO PRES. COMITE

** BASE DE DATOS COSTOS


ACTUALIZADA

7. CONSOLIDACIN DE DATOS

** REPORTES PROYECTO Y
SEDE CENTRAL:
VALORIZACION EQUIPOS, RO,
COMPATILIZACIN RO vs DFG
(OBRA)

** PLAN PARA TOMA DE DATOS DE CAMPO


** PLAN PARA TOMA DE DATOS OFICINA

6. PARTICIPACIN EN LA DEFINICIN DE RECURSOS,


RESPONSABLES Y MEDIOS PARA LA TOMA DE DATOS

8. ELABORACIN DE REPORTES

** REPORTES PARA EL PROYECTO Y


SEDE CENTRAL:
SCS, VALORIZACION EQUIPOS, RO,
JUSTIFICACION VENTA E-D,
COMPATIBILIZACIN RO vs. DFG
(OBRA)

9. ANLISIS DEL DESEMPEO DEL PROYECTO

- ACCIONES PREVENTIVAS Y
CORRECTIVAS

** VALORIZACIN DE TERCEROS

10. GESTIN DE VALORIZACIONES DE SERVICIOS DE


TERCEROS

* PRD. VALORIZACIN
SUBCONTRATOS

** PLAN DE FASES DEL PROYECTO

4.REAGRUPACIN
PRESUPUESTO SEGN
FASES
(VENTA Y COSTO)

* PROCEDIMIENTOS PARA LA
CONSOLIDACIN DE DATOS
DE COSTOS

2.PARTICIPACIN EN LA
ELABORACIN DEL WBS

** PLAN DE FASES DEL


PROYECTO
- PRESUPUESTO OFERTA

** VENTA Y COSTO AGRUPADO


POR FASES
** CRONOGRAMA GENERAL
DEL PROYECTO
* PRD DETER. COSTO CERO

** LISTADO DE REQUERIMIENTOS DEL


CONTRATO (COSTOS)

* PROCEDIMIENTO PARA EL
CIERRE DEL COSTO DEL
PROYECTO
** FORMATO DEL INFORME
FINAL
*** PROCEDIMIENTO PARA LA
ENTREGA DE DOCUMENTOS
DEL PROYECTO A LA
OPERADORA DE
ALMACENAJE

11. CIERRE DEL COSTO

** RO AL CIERRE DEL PROYECTO


** REGISTRO VENTAS PEND. DE PAGO
** COMPATIB. RO vs DFG
** CONSTANCIA DE LIBRE ADEUDOS PARA
PROVEEDORES
** VERIFICACIN DE LIBERACIN DE
RECURSOS
** INFORME FINAL (COSTOS)

FIN

Gerencia de Gestin de Operaciones, 2014


3

Notas:
(-) Documento de la etapa de licitacin o intangible del proyecto
(*) Documento general y nico elaborado por un rea f uncional de Cosapi.
(**) Documento especf ico del proyecto (salida de un proceso)
(***) Documento general y repetido de otro proceso (ver Anexo 3 del Manual

Control de cambios correspondiente a la Rev."Y" del documento

Figura 11. Flujograma de Costos

Cosapi S.A.

GERENCIA DE GESTIN DE OPERACIONES

Manual de Gestin de Proyectos

MA-GGO-01

Revisin: 2

Pgina: 71 de 91

8.9.2.5. Generacin de la Lnea Base Inicial


La lnea base inicial (tambin conocida como costo cero) corresponde a la
proyeccin en periodos mensuales de la venta y costo presupuestados en funcin a
la planificacin inicial de la construccin. Esta lnea base define el objetivo
econmico del proyecto en forma integral y por fases, y es comparada con el
resultado de cada periodo para medir el desempeo del proyecto.
El responsable de costos generar la lnea base inicial en coordinacin con las
reas de produccin, planificacin y gerencia del proyecto. Se cuenta con el
Procedimiento para Determinar el Costo Cero como referencia para su elaboracin.
8.9.2.6. Participacin en la Definicin de Recursos, Responsables y Medios para la
Toma de Datos
El rea de costos requiere de datos del proyecto para elaborar reportes y analizar
el desempeo del proyecto. Es as que en coordinacin con el equipo de direccin
del proyecto define los recursos, responsables y medios para la toma estos datos.
Para los datos que se obtiene directamente de campo, el rea de Produccin en
coordinacin con el Equipo de Direccin del Proyecto definir en cada rea/frente
de trabajo el tipo de datos, forma de recoleccin, registro y transmisin,
responsables y sus relevos, frecuencia de entrega, entre otros puntos.
Se cuenta con los siguientes documentos para la ejecucin de este proceso:
-

Plan estndar para la toma de datos en campo


Plan estndar para la toma de datos en oficina

8.9.2.7. Consolidacin de Datos


Durante la ejecucin del proyecto, el responsable de costos recopila y consolida
datos de campo y otras reas del proyecto, los cuales son empleados para la
elaboracin de sus reportes.
Para la ejecucin de este proceso se requiere definir una base de datos para
administrar eficientemente la informacin, para lo cual se cuenta con plantillas
estndar como referencia para su elaboracin.

GERENCIA DE GESTIN DE OPERACIONES

Manual de Gestin de Proyectos

MA-GGO-01

Revisin: 2

Pgina: 72 de 91

8.9.2.8. Elaboracin de Reportes


Este proceso tiene por finalidad elaborar los diferentes reportes a cargo del rea de
Costos. Estos reportes son elaborados para uso del proyecto y Cosapi Sede
Central, considerndose como los principales los siguientes:
-

Resultado Operativo (RO) del proyecto y equipos: donde se registra la venta,


costo y margen acumulado y proyectado actual del proyecto para contrastarlos
con lo planificado (lnea base).
Compatibilizacin del Resultado Operativo (RO) vs. Detalle de Facturacin y
Gastos (DFG) del proyecto y equipos, donde se contrasta la informacin
contable con el control econmico del proyecto para identificar diferencias y
sustentarlas.
Informe Mensual, documento que muestra el estado actual del proyecto, en
forma integral y por cada una de sus reas, que permite al equipo del proyecto
y sede central analizar su desempeo. En este documento se plantearn
estrategias de solucin para los problemas identificados.

Para la elaboracin de reportes se cuenta con distintos Procedimientos para la


elaboracin de reportes del rea de Costos.
8.9.2.9. Anlisis del Desempeo del Proyecto
El anlisis del desempeo tiene por finalidad detectar desviaciones en el costo y
margen del proyecto para identificar las causas que las generaron y as corregirlas
oportunamente.
Las desviaciones y sus medidas correctivas son reportadas a la Gerencia del
Proyecto peridicamente para la toma de acciones que finalmente son reflejadas en
el informe mensual del proyecto.
Para la ejecucin de este proceso se emplearn todos los reportes emitidos por el
rea de Costos.
8.9.2.10. Gestin de Valorizaciones de Servicios de Terceros
El rea de Costos se encarga de gestionar las valorizaciones de servicios de
terceros durante la ejecucin del proyecto, los cuales incluyen proveedores de
equipos y vehculos, subcontratistas, servicios de campamentos (alimentacin,
limpieza, etc.), entre otros; realizando las siguientes actividades:
-

Revisar y validar las valorizaciones mensuales de los proveedores de servicios,


en concordancia con las condiciones pactadas en las rdenes de compra.

GERENCIA DE GESTIN DE OPERACIONES

Manual de Gestin de Proyectos

MA-GGO-01

Revisin: 2

Pgina: 73 de 91

Cuantificar las deducciones aplicables a las valorizaciones, de acuerdo a las


condiciones pactadas en las rdenes de compra.
Participacin en la resolucin de controversias relacionadas a reconocimientos
econmicos a los proveedores, en coordinacin con el rea de administracin
de Contratos y la Gerencia del Proyecto.
Realizar la liquidacin econmica de los servicios de los proveedores de
servicios.

Para su ejecucin, el responsable de costos usar como referencia el


Procedimiento de Valorizacin de Subcontratos.
8.9.2.11. Cierre del Costo
El responsable de costos realiza el cierre del costo del proyecto, ejecutando las
siguientes actividades principales:
-

Generacin del Resultado Operativo final, que incluye la Venta, Costo y Margen
al cierre del proyecto.
Compatibilizacin del RO vs. DFG final.
Generacin de listado de valorizaciones por cobrar.
Proyeccin de costos por incurrir en el proyecto, posteriores al cierre
(permanencia de personal del proyecto para gestiones de reclamos ante el
cliente, gastos por asesora legal, costos indirectos, etc.), en coordinacin con
el Gerente de Proyecto.
Emisin de constancia de libre adeudo para proveedores de equipos.

El responsable de costos usar como referencia el Procedimiento para el Cierre del


Costo.
Adems, dentro de este proceso tambin el rea deber preparar los documentos
fsicos que sern enviados para su almacenaje una vez concluido el proyecto, para
lo cual debern considerar los lineamientos del procedimiento:
-

Procedimiento para la entrega de documentos del proyecto a la operadora de


almacenaje

GERENCIA DE GESTIN DE OPERACIONES

Manual de Gestin de Proyectos

MA-GGO-01

Revisin: 2

Pgina: 74 de 91

8.10. Productividad
8.10.1. Objetivo
El rea de Productividad del proyecto tiene como objetivos:
-

Medir el desempeo real de los principales procesos constructivos del proyecto


respecto a sus metas de desempeo.
Identificar y proponer acciones para mejorar el desempeo de los principales
procesos constructivos del proyecto.
Documentar el desempeo real de los procesos constructivos considerados crticos
por la organizacin y el equipo del proyecto, para mejorar la retroalimentacin de
los proyectos al resto de la organizacin.

8.10.2. Flujograma de Productividad


Ver Figura 12 o MGP/ Anexo 3.
8.10.2.1. Conocimiento del Paquete del Contrato
El conocimiento adecuado del contrato es un requisito principal para el desempeo
de las funciones del rea del proyecto; el nivel de detalle est asociado a las
responsabilidades del rea de proyecto y las condiciones particulares del proyecto.
Para este fin, el rea de Productividad cuenta con los siguientes documentos y
herramientas:
-

Contrato
Documentacin de la etapa de licitacin
Matriz para la revisin del contrato (elaborado por Administracin. de
Contratos)

El entregable de este proceso es:


-

Listado de requerimientos del contrato del rea de Productividad

8.10.2.2. Revisin del WBS y Plan de Fases


La revisin del WBS y el Plan de Fases del proyecto tiene como finalidad conocer
los entregables, frentes y procesos en los que ha sido dividido el alcance del
proyecto, para realizar una adecuada planificacin de las actividades del rea de
Productividad en el proyecto.

GERENCIA DE GESTIN DE OPERACIONES

Manual de Gestin de Proyectos

MA-GGO-01

Revisin: 2

Pgina: 75 de 91

8.10.2.3. Coordinacin del Plan de Capacitacin de Obreros y Empleados


La coordinacin del plan de capacitacin de obreros tiene como finalidad que el
equipo del proyecto establezca un plan para la capacitacin del personal obrero
sobre temas especficos de planificacin, seguimiento, control y mejora de
procesos constructivos. El xito del proyecto depende en gran medida de la
participacin activa del personal de campo en las actividades de planificacin y
control, por ello es necesario motivar, sensibilizar y capacitar al personal obrero
para asegurar su respaldo durante la implementacin de las metodologas y
herramientas de planificacin, control de costos y mejora de productividad.
Por otro lado, la coordinacin del plan de capacitacin de empleados tiene como
finalidad que el equipo del proyecto establezca un plan para la capacitacin
cruzada sobre las funciones especficas de cada rea del proyecto. Esta
capacitacin permite mejorar la coordinacin entre las reas del proyecto, lo que a
su vez permite mejorar el soporte que stas brindan a la ejecucin de procesos
constructivos.
Para esta actividad, se puede emplear la Gua para la Elaboracin del Plan de
Capacitacin de Personal Obrero y Empleado.
8.10.2.4. Participacin en la Elaboracin e Integracin de los Programas Intermedios y
Semanales
La participacin en la elaboracin y seguimiento de los programas intermedios y
semanales tiene como finalidad brindar soporte a la planificacin del proyecto, a
travs de las siguientes acciones:
-

Medir en campo los rendimientos reales de las actividades incluidas en los


programas intermedios.
Brindar soporte al Ingeniero de Produccin en la identificacin de restricciones
para la ejecucin de procesos constructivos.
Brindar soporte al Ing. de Planeamiento en la verificacin del cumplimiento de
las actividades programadas en los programas semanales, clculo y
seguimiento del Porcentaje de Asignaciones Completadas (PAC), e
identificacin de causas de no cumplimiento.

Para la ejecucin de este proceso, se puede emplear el Procedimiento para la


Elaboracin de Programas Intermedios y Semanales.

8.10.2. FLUJOGRAMA DE PRODUCTIVIDAD


PROCESOS Y DURACIN DEL PROYECTO

ENTRADAS Y HERRAMIENTAS

ENTREGABLES
Inicio

Ejecucin

Cierre

GERENCIA DE
GESTIN DE OPERACIONES
INICIO
3
3
3

** CONTRATO
** DOCUMENTACIN DE LA ETAPA
DE LICITACIN
** MATRIZ PARA LA REVISIN
DEL CONTRATO

1. CONOCIMIENTO DEL
PAQUETE DEL CONTRATO

Manual de Gestin de Proyectos

MA-GGO-01

** WBS PROYECTO
** PLAN DE FASES PROYECTO
* GUA PARA ELABORACIN DE
PLAN DE CAPACITACIN DE
PERSONAL OBRERO Y
EMPLEADO
* REGISTRO DE CAPACITACIN

** LISTADO DE REQUERIMIENTOS
DEL CONTRATO (PRODUCTIVIDAD)

Revisin: 2

Pgina: 76 de 91

2. REVISIN DEL WBS Y


PLAN DE FASES

3. COORDINACIN DEL PLAN


DE CAPACITACIN DE
OBREROS Y EMPLEADOS

*** PROCEDIMIENTO PARA


ELABORACIN DE PROGRAMAS
INTERMEDIOS Y SEMANALES

** PLAN DE CAPACITACIN DE
OBREROS Y EMPLEADOS
** REGISTROS DE CAPACITACIN

4. PARTICIPACIN EN LA ELABORACIN E INTEGRACIN


DE LOS PROGRAMAS INTERMEDIOS Y SEMANALES

* PROCEDIMIENTO ELAB. DEL


INFORME SEMANAL DE
PRODUCCIN (ISP)

5. SEGUIMIENTO Y CONTROL DE PROCESOS


CONSTRUCTIVOS

- PRESUPUESTO OFERTA
** CRONOGRAMA GENERAL DEL
PROYECTO
** ISP PROYECTO
* PROCEDIMIENTO PARA MEJORA
DE PROCESOS
CONSTRUCTIVOS
* FORMATO LISTADO DE PROCESOS
CONSTRUCTIVOS A ESTUDIAR

** INFORME SEMANAL DE
PRODUCCIN (ISP)

6. IDENTIFICACIN DE PROCESOS CONSTRUCTIVOS A


ESTUDIAR

** LISTADO DE PROCESOS
CONSTRUCTIVOS A ESTUDIAR
** PLANES/PROC/INST DE
CONSTRUCCION
*** PROCEDIMIENTO PARA MEJORA
DE PROCESOS CONSTRUCTIVOS
* FORMATO INFORME DE
PRODUCTIVIDAD

** LISTADO DE PROCESOS
CONSTRUCTIVOS A ESTUDIAR

7. ESTUDIO DE PROCESOS CONSTRUCTIVOS

** INFORMES DE PRODUCTIVIDAD
(PROPUESTAS DE MEJORA)

8. PARTICIPACIN EN LA IMPLEMENTACIN DE MEJORAS


EN PROCESOS CONSTRUCTIVOS

** INFORMES DE PRODUCTIVIDAD

** INFORMES DE PRODUCTIVIDAD
** BASE DE DATOS DE LECCIONES
APRENDIDAS
- PRD. CONSTRUCTIVOS DE
PROYECTOS ANTERIORES.

3
3

3
3

9. CONSOLIDACIN DE
RENDIMIENTOS Y MEJORAS

** ISP PROYECTO
** INFORMES DE PRODUCTIVIDAD
*** FORMATO DEL INFORME FINAL
*** PROCEDIMIENTO PARA LA
ENTREGA DE DOCUMENTOS DEL
PROYECTO A LA OPERADORA DE
ALMACENAJE

** ISP FINAL
** INFORME FINAL (PRODUCTIVIDAD)

FIN

Gerencia de Gestin de Operaciones, 2014


3

Notas:
(-) Documento de la etapa de licitacin o intangible del proyecto
(*) Documento general y nico elaborado por un rea f uncional de Cosapi.
(**) Documento especf ico del proyecto (salida de un proceso)
(***) Documento general y repetido de otro proceso (ver Anexo 3 del Manual

Control de cambios correspondiente a la Rev."Y" del documento

Figura 12. Flujograma de Productividad

Cosapi S.A.

GERENCIA DE GESTIN DE OPERACIONES

Manual de Gestin de Proyectos

MA-GGO-01

Revisin: 2

Pgina: 77 de 91

8.10.2.5. Seguimiento y Control de Procesos Constructivos


El seguimiento y control de los procesos constructivos tiene como finalidad:
-

Identificar desviaciones no aceptables en el avance y los rendimientos de los


procesos constructivos en forma oportuna.
Verificar si las acciones implementadas lograron mejorar el desempeo de los
procesos constructivos intervenidos, cuantificando su impacto.

Es funcin del rea de Productividad implementar el sistema de seguimiento y


control de los procesos constructivos del proyecto a travs del Informe Semanal de
Produccin (ISP), que es el documento en el que se consolidan los avances y
rendimientos de cada proceso, para que el equipo del proyecto analice el nivel de
desempeo actual y determine si es necesario tomar accin para mejorarlo.
Para la ejecucin de este proceso se puede emplear el Procedimiento para la
Elaboracin del Informe Semanal de Produccin (ISP).

8.10.2.6. Identificacin de Procesos Constructivos a Estudiar


La identificacin de procesos constructivos a estudiar tiene como finalidad que el
equipo del proyecto seleccione los procesos constructivos que sern estudiados
para identificar oportunidades de mejora en su desempeo. La seleccin se puede
basar en criterios tales como:
-

Criticidad: el proceso pertenece a la Ruta Crtica del proyecto.


Incidencia: el procesos es incidente en cantidad a ejecutar y/o costo.
Ciclicidad: el proceso se ejecuta repetitivamente durante la duracin del
proyecto.
Desempeo actual: el proceso posee un desempeo actual pobre o su
tendencia es negativa.

Los procesos constructivos seleccionados deben registrarse en el Listado de


Procesos Constructivos a Estudiar del proyecto, el cual se actualizar cada vez que
se identifique algn proceso constructivo nuevo a estudiar.
Para la ejecucin de este proceso se pueden emplear el Procedimiento para la
Mejora de Procesos Constructivos y el Formato del Listado de Procesos
Constructivos a Estudiar.

GERENCIA DE GESTIN DE OPERACIONES

Manual de Gestin de Proyectos

MA-GGO-01

Revisin: 2

Pgina: 78 de 91

8.10.2.7. Estudio de Procesos Constructivos


El estudio de procesos constructivos tiene como finalidad:
-

Identificar las causas de un mal desempeo.


Identificar posibles oportunidades de mejora.
Proponer acciones para mejorar el desempeo
constructivos.

de

los

procesos

Los resultados de los estudios y las propuestas de mejora deben registrarse en los
Informes de Productividad del proyecto.
Para esta actividad, se pueden emplear el Procedimiento para la Mejora de
Procesos Constructivos y el Formato Informe de Productividad.
8.10.2.8. Participacin en la Implementacin de Mejoras en Procesos Constructivos
El rea de Productividad participa no slo en la propuesta sino tambin en la
implementacin de acciones para mejorar el desempeo de los procesos
constructivos del proyecto, esfuerzo que debe ser liderado por el rea de
Produccin. La finalidad de su participacin es facilitar el proceso de
implementacin en obra de las propuestas de mejora, verificando la efectividad de
las acciones tomadas y asegurando que las mismas se mantengan en el tiempo.
Los resultados de la implementacin de mejoras en los procesos constructivos del
proyecto, deben registrarse en los Informes de Productividad del proyecto y con
ellos se deben actualizar los respectivos procedimientos constructivos.

8.10.2.9. Consolidacin de Rendimientos y Mejoras


La consolidacin de rendimientos tiene como finalidad documentar los rendimientos
reales de los principales procesos constructivos, obtenidos durante el desarrollo del
proyecto, registrando no slo los avances y rendimientos obtenidos, sino tambin
las condiciones reales de ejecucin del proceso. Esta informacin debe registrarse
en el Informe Semanal de Produccin Final, en el Informe Final de Productividad y
en la revisin final de los procedimientos de los procesos constructivos crticos.
La consolidacin de mejoras tiene como finalidad registrar todas aquellas
decisiones tomadas por el equipo del proyecto para mejorar el desempeo de los
procesos constructivos, documentando tanto las propias acciones implementadas,
como la efectividad de las mismas. Esta informacin debe registrarse en el Informe
Final de Productividad y en la revisin final de los procedimientos de los procesos
constructivos crticos.

GERENCIA DE GESTIN DE OPERACIONES

Manual de Gestin de Proyectos

MA-GGO-01

Revisin: 2

Pgina: 79 de 91

Para esta actividad, se pueden emplear los siguientes documentos:


-

ISP del proyecto


Informes de productividad
Formato del Informe Final

Adems, dentro de este proceso tambin el rea deber preparar los documentos
fsicos que sern enviados para su almacenaje una vez concluido el proyecto, para
lo cual debern considerar los lineamientos del procedimiento:
-

Procedimiento para la entrega de documentos del proyecto a la operadora de


almacenaje

8.11. Equipos
8.11.1. Objetivo
El objetivo del rea de equipos es administrar eficientemente los activos de Cosapi,
evitando, reduciendo y corrigiendo las fallas de los equipos de produccin asignados al
proyecto a travs de la planificacin, direccin y supervisin de sus mantenimientos
preventivos, predictivos y correctivos. Adems, el rea de Equipos organiza programas
de capacitacin para los operadores para difundir buenas prcticas en su correcta
operacin y as reducir fallas humanas y tambin obtener mejores resultados en
productividad.
El rea de Equipos coordina directamente con el rea de Produccin cualquier
necesidad de mantenimiento en el proyecto y participa en el mantenimiento de equipos
de terceros en caso sea requerido por el proyecto o cuando tal responsabilidad est
contemplada en los trminos de su alquiler.
8.11.2. Flujograma de Equipos
Ver Figura 13 o MGP/ Anexo 3

8.11.2 FLUJOGRAMA DE EQUIPOS


PROCESOS Y DURACIN DEL PROYECTO

ENTRADAS Y HERRAMIENTAS

ENTREGABLES
Inicio

3
3

** CONTRATO
** DOCUMENTACIN DE LA ETAPA
DE LICITACIN
** MATRIZ PARA LA REVISIN
DEL CONTRATO

Ejecucin

Cierre

INICIO

1. CONOCIMIENTO DEL
PAQUETE DEL CONTRATO

* GUIA PARA EL ARRANQUE DEL


REA DE EQUIPOS DEL PROYECTO
* DISEO LAYOUT TALLER DE OBRA
* ORG. ESTNDAR DE TALLER
* PLAN DE FUNCIONES ESTANDAR

** LISTADO DE REQUERIMIENTOS
DEL CONTRATO (EQUIPOS)

2. APERTURA E
IMPLEMENTACIN
DEL TALLER

- MANUAL DE EQ. DEL FABRICANTE


** PROG. ADQ. Y USO DE EQUIPOS
* PRD ELABORAR PROGRAMA DE
MANT. PREVENT. DE EQUIPOS
* PLAN DE CONTROL DE MTMT. EP

3. ELABORACIN DEL
PROGRAMA DE
MANTENIMIENTO
PREVENTIVO

* PLANTILLA PROG. CAPAC.


OPERADORES
- POLTICAS DE SSOMA
** PLANES, PROCEDIMIENTOS E
INSTRUCTIVOS DE CONSTRUCCIN

4. ELABORACIN DEL
PROGRAMA DE
CAPACITACIN DE
OPERADORES
(OPERACIN, SEGURIDAD Y
MEDIO AMBIENTE)

- APERTURA DE FONDO FIJO


** ORGANIGRAMA DEL TALLER
** PLAN DE FUNCIONES
- INFRAEST. TALLER MOVILIZADA

** PROGRAMA DE
MANTENIMIENTO PREVENTIVO

** PROGRAMA DE CAPACITACIN
DE OPERADORES

- FORMATO DE CHECKLIST PARA


RECEPCIN Y DEVOLUCIN DE
EQUIPOS

6. DIRECCIN Y SUPERVISIN DEL MANTENIMIENTO DE


EQUIPOS

* MANUAL USO SISTEMA


ADM. EQUIPOS ORACLE
* GUIA DE REPORTES EQU. ORACLE
* GUA ELAB. REPORTES Y ANALISIS
DE DESEMPEO
** PLAN PARA LA TOMA DE DATOS
DE CAMPO

- ACCIONES PREVENTIVAS Y
CORRECTIVAS
** RDENES DE TRABAJO
(MANTENIMIENTO/CALIBRACIN)

** REPORTES AL PROYECTO Y
SEDE CENTRAL (UTILIZACIN,
DISPONIBILIDAD MECNICA,
CICLOS OPERATIVOS DE
EQUIPOS, ETC)

7. ELABORACIN DE REPORTES

*** GUA ELAB. REPORTES Y


ANALISIS DE DESEMPEO
** REPORTES AL PROYECTO Y SEDE
CENTRAL

** REGISTRO DE RECEPCIN
** REGISTRO DE DEVOLUCIN
** RDENES DE TRABAJO
(MANTENIMIENTO / CALIBRACIN)

5. REVISIN TCNICA DE EQUIPOS EN SU RECEPCIN Y


DEVOLUCIN

** PROGRAMA DE MANTENIMIENTO
PREVENTIVO
** REPORTES AL PROYECTO Y SEDE
CENTRAL
- OC/COTIZACIONES EQU. TERCEROS
* PROCEDIMIENTO PARA LA
REPARACIN DE EQUIPOS

8. ANLISIS DEL DESEMPEO DE LOS EQUIPOS


- ACCIONES CORRECTIVAS Y
PREVENTIVAS

* GUA PARA EL CIERRE DEL AREA


DE EQUIPOS DEL PROYECTO
*** FORMATO DEL INFORME FINAL
*** PROCEDIMIENTO PARA LA
ENTREGA DE DOCUMENTOS DEL
PROYECTO A LA OPERADORA DE
ALMACENAJE

9. CIERRE DEL TALLER

- RECURSOS DEL REA DE


EQUIPOS DESMOVILIZADOS.
** PROYECCIN DE COSTO DE
REPARACIONES
** INFORME FINAL (EQUIPOS)

FIN

Gerencia de Gestin de Operaciones, 2014


3

Notas:
(-) Documento de la etapa de licitacin o intangible del proyecto
(*) Documento general y nico elaborado por un rea f uncional de Cosapi.
(**) Documento especf ico del proyecto (salida de un proceso)
(***) Documento general y repetido de otro proceso (ver Anexo 3 del Manual

Control de cambios correspondiente a la Rev."Y" del documento

Figura 13. Flujograma de Equipos

Cosapi S.A.

GERENCIA DE GESTIN DE OPERACIONES

Manual de Gestin de Proyectos

MA-GGO-01

Revisin: 2

Pgina: 81 de 91

8.11.2.1. Conocimiento del Paquete del Contrato


El conocimiento adecuado del contrato es un requisito principal para el desempeo
de las funciones del rea del proyecto; el nivel de detalle est asociado a las
responsabilidades del rea de proyecto y las condiciones particulares del proyecto.
Para este fin, los integrantes del rea de Equipos cuentan con los siguientes
documentos y herramientas:
-

Contrato
Documentacin de la etapa de licitacin
Matriz para la revisin del contrato, que es el documento que sugiere un orden
de priorizacin en la revisin del contrato por cada rea de trabajo (elaborado
por el rea de Adm. de Contratos).

El Jefe de Equipos de un Proyecto deber conocer los requisitos del cliente


respecto al mantenimiento y reparacin de equipos; as como, las regulaciones
respecto a la disposicin de desechos contaminantes como aceites, petrleo, etc.
8.11.2.2. Apertura del Taller
Este proceso comprende todas las actividades que el rea de Equipos debe
realizar para iniciar sus operaciones en obra. Entre las principales actividades
tenemos:
-

Gestionar la aprobacin y apertura del fondo fijo del rea, en coordinacin con
la Gerencia de Equipos en Sede Central.
Liderar la adquisicin y movilizacin de los recursos para la operacin del rea
de Equipos en obra en coordinacin con la Gerencia de Equipos en Sede
Central, tales como: personal empleado, tcnicos de mantenimiento, equipos,
herramientas, instrumentos y materiales.
Coordinar con el Gerente de Proyecto la ubicacin y construccin de las
facilidades para el taller en obra.
Visitar la zona del proyecto para contactar proveedores de repuestos, servicios
de mantenimiento, etc.

Para realizar estas actividades, el Jefe de Equipos se respaldar en los siguientes


documentos:
-

Gua para el arranque del rea de Equipos del Proyecto


Diseo Layout de Taller de Obra
Organigrama estndar del rea de Equipos
Plan de Funciones Estndar del rea de Equipos

GERENCIA DE GESTIN DE OPERACIONES

Manual de Gestin de Proyectos

MA-GGO-01

Revisin: 2

Pgina: 82 de 91

8.11.2.3. Elaboracin del Programa de Mantenimiento Preventivo


El programa de mantenimiento preventivo tiene por finalidad definir una serie de
actividades tcnicas de mantenimiento en los equipos del proyecto por
recomendacin del fabricante para prevenir fallas y mejorar la disponibilidad
mecnica de los equipos.
El rea de Equipos elabora este documento usando como entradas la hoja de vida
de los equipos, sus hormetros de ingreso al proyecto y los manuales del fabricante
de los equipos. El Jefe de Equipos utiliza el programa de mantenimiento preventivo
para programar las actividades de acuerdo al ritmo de la produccin, as como para
la gestin de las requisiciones de materiales y repuestos necesarios para dichos
mantenimientos. Como referencia, se puede usar los siguientes documentos:
-

Procedimiento para elaborar el Programa de Mantenimiento Preventivo de los


Equipos
Plan de Control y Mantenimiento del Equipo de Produccin

8.11.2.4. Elaboracin del Programa de Capacitacin de Operadores


El programa de capacitacin de operadores tiene por finalidad disminuir las fallas
en los equipos causadas por errores humanos, a travs de la difusin de buenas
prcticas de operacin de equipos, de seguridad, calidad, productividad y respeto al
medio ambiente.
El rea de Equipos elabora el programa de capacitacin en coordinacin con el
rea de Produccin, empleando la Plantillas Estndar, procedimientos de
construccin y polticas de SSOMA. El rea de Produccin promueve la
participacin de los operadores de equipos en las capacitaciones en los proyectos.
8.11.2.5. Revisin Tcnica de Equipos en su Recepcin y Devolucin
La finalidad de las revisiones tcnicas de los equipos de produccin en obra es
verificar que se encuentren en condiciones aceptables en su recepcin, e identificar
en qu condiciones se encuentran los equipos en su devolucin para definir las
diversas necesidades de mantenimiento futuras.
El rea de Equipos coordina con el rea de Produccin y el Almacn de Obra las
revisiones tcnicas, y cuenta con plantillas de checklist para facilitar su ejecucin
los cuales incluyen puntos tales como:
-

Hormetros de ingreso/salida al/del proyecto


Catlogos de operacin y mantenimiento
Condiciones operativas, etc.

GERENCIA DE GESTIN DE OPERACIONES

Manual de Gestin de Proyectos

MA-GGO-01

Revisin: 2

Pgina: 83 de 91

8.11.2.6. Direccin y Supervisin del Mantenimiento de Equipos


El rea de Equipos dirige las actividades de mantenimiento preventivo, predictivo y
correctivo dando directivas claras al personal a su cargo para su ejecucin y
coordinando directamente con los Responsables de Produccin. Las actividades de
mantenimiento son realizadas en los equipos de Cosapi asignados al proyecto y de
terceros cuando sea requerido por la obra.
As mismo, supervisa la ejecucin de las actividades de mantenimiento usando
como referencia los programas de mantenimiento recomendadas por los
fabricantes de equipos, reportes del rea de equipos, y los procedimientos de
servicio.
Para la ejecucin de este proceso se cuenta con el Procedimiento para la
Reparacin de Equipos.
8.11.2.7. Elaboracin de Reportes
El rea de equipos elabora reportes peridicamente donde se presentan
indicadores y/o parmetros que permiten analizar el uso y desempeo actual de los
equipos y/o sus componentes, y reconocer tendencias. Estos reportes son
transmitidos al proyecto y a la Sede Central. Algunos de los indicadores son:
-

Horas de Uso Reales, Stand By, y en Taller


Disponibilidad Mecnica y Utilizacin
Tiempo promedio en fallas y Tiempo promedio en taller, etc.

El rea de Control de Proyectos ser la responsable de proveer de una copia del


parte diario de equipos al rea de Equipos. Se cuenta con los siguientes
documentos para la ejecucin de este proceso:
-

Gua de Reportes de Equipos Sistema Oracle


Gua para la Elaboracin de Reportes y Anlisis de Desempeo
Manual de Uso del Sistema de Administracin de Equipos Sistema Oracle

Adicionalmente, al inicio del proyecto el Jefe de Equipos participa en la Elaboracin


del Plan para la Toma de Datos de Campo del proyecto, para definir
adecuadamente los datos, medios y responsables para la elaboracin de sus
reportes.
8.11.2.8. Anlisis del Desempeo de los Equipos
El anlisis del desempeo de los equipos tiene por finalidad detectar y corregir
problemas antes que ocurra alguna falla, identificar los problemas que causaron

GERENCIA DE GESTIN DE OPERACIONES

Manual de Gestin de Proyectos

MA-GGO-01

Revisin: 2

Pgina: 84 de 91

fallas para evitar repetirlos, y recomendar medidas correctivas al rea de


Produccin en la operacin y uso de equipos. Para el anlisis se emplear la Gua
para la Elaboracin de Reportes y Anlisis de Desempeo y los diversos reportes
del rea de Equipos que incluyen el clculo de los indicadores de equipos y sus
tendencias.
8.11.2.9. Cierre del Taller
El rea de Equipos dirige el cierre de sus operaciones realizando las siguientes
actividades principales:
-

Direccin de la desmovilizacin de tcnicos, personal empleado, materiales


remanentes y equipos del rea, en coordinacin con el almacn del proyecto,
administracin de obra y la Gerencia de Equipos de Sede Central.
Clculo de la proyeccin de costos por reparaciones de equipos, en
coordinacin con la Gerencia de Equipos de Sede Central y el responsable de
costos del proyecto.
Cierre de administrativo del rea de equipos, en coordinacin con la Gerencia
de Equipos de Sede Central, el cual incluir entre otras actividades: liquidacin
del personal del rea, cierre del fondo fijo, etc.
Elaboracin del Informe Final

Para la ejecucin de este proceso se cuenta como referencia con la Gua para el
Cierre del rea de Equipos del Proyecto.
Adems, dentro de este proceso tambin el rea deber preparar los documentos
fsicos que sern enviados para su almacenaje una vez concluido el proyecto, para
lo cual debern considerar los lineamientos del procedimiento:
-

Procedimiento para la entrega de documentos del proyecto a la operadora de


almacenaje

8.12. Almacn
8.12.1. Objetivo
El Almacn de Obra tiene como objetivo la recepcin, custodia, inspeccin, despacho y
control de los materiales, herramientas, equipos y activos de Cosapi en la zona del
proyecto. Entre otras responsabilidades el almacn se encarga de:
-

Registrar todo material, herramienta y equipo que ingresa o sale del proyecto.
Hacer seguimiento a las rdenes de suministro del proyecto, etc.

GERENCIA DE GESTIN DE OPERACIONES

Manual de Gestin de Proyectos

MA-GGO-01

Revisin: 2

Pgina: 85 de 91

Organizativamente, el Almacn de Obra se encuentra bajo coordinacin de la


Administracin de Obra, la cual realiza auditoras peridicas durante la ejecucin del
proyecto para verificar el cumplimiento de las polticas del rea.
8.12.2. Flujograma de Almacn
Ver Figura 14 o MGP/ Anexo 3

8.12.2.1. Conocimiento del Paquete del Contrato


El conocimiento adecuado del contrato es un requisito principal para el desempeo
de las funciones del rea del proyecto; el nivel de detalle est asociado a las
responsabilidades del rea de proyecto y las condiciones particulares del proyecto.
Adems, el Jefe del Almacn solicitar al Jefe de la Oficina Tcnica y al Jefe de
Control de Proyectos la informacin que requiera. Para un mayor conocimiento de
los alcances del proyecto podr consultar los siguientes documentos y
herramientas:
-

Contrato
Documentacin de la etapa de licitacin
Matriz para la revisin del contrato, que es el documento que sugiere un orden
de priorizacin en la revisin del contrato por cada rea de trabajo (elaborado
por el rea de Adm. de Contratos).

8.12.2.2. Apertura del Almacn


Comprende todas las actividades realizadas por el Jefe del Almacn para contar
con la infraestructura y personal necesario para un adecuado funcionamiento del
almacn, entre las principales actividades para la apertura del almacn tenemos:
-

Determinar y solicitar la cantidad de personal necesario para el almacn.


Disear la distribucin en planta para los diferentes tipos de almacenaje,
considerando los estndares de seguridad y medio ambiente del proyecto:
o Almacenaje a la intemperie, elevado, bajo techo, climtico, etc.
Sealizar el almacn: reas recepcin, despacho, circulacin, etc.

Para la ejecucin de este proceso se cuenta como referencia con los siguientes
documentos:
-

Procedimiento para la Apertura y Cierre del Almacn en Obra/Proyecto


Procedimiento para el Uso de Guas de Remisin

8.12.2. FLUJOGRAMA DE ALMACN DE OBRA / PROYECTO


PROCESOS Y DURACIN DEL PROYECTO

ENTRADAS Y HERRAMIENTAS

ENTREGABLES
Inicio

Ejecucin

Cierre

INICIO
3

3
3

** CONTRATO
** DOCUMENTACIN DE LA ETAPA
DE LICITACIN
** MATRIZ PARA LA REVISIN
DEL CONTRATO

1. CONOCIMIENTO DEL
PAQUETE DEL CONTRATO

* PRD APERTURA Y CIERRE DEL


ALMACN EN OBRA/PROYECTO
- * PRD PARA USO DE GUAS DE
REMISIN

2. APERTURA DEL
ALMACN

** PLAN DE FASES DEL PROYECTO


* PRDS. RECEPCIN, DESPACHO Y
CONTROL DE RECURSOS EN
ALMACENES

* PRD MANIPULACIN,
ALMACENAMIENTO Y PRESERVACIN
DE MATERIALES CRTICOS

** PLAN DE FASES DEL PROYECTO


* *FIRMAS AUTORIZ. DE SOLICITUD DE
MATERIALES DE ALMACEN
* FORMATO DE SOLICITUD DE
MATERIALES AL ALMACEN
*** PRDS. RECEPCIN, DESPACHO Y
CONTROL DE RECURSOS EN
ALMACENES
* PROCEDIMIENTO PARA LA BAJA DE
ACTIVOS

3. RECEPCIN E INSPECCIN DE MATERIALES,


HERRAMIENTAS, EQUIPOS Y ACTIVOS

4. MANIPULACIN, ALMACENAMIENTO Y PRESERVACIN


DE MATERIALES, HERRAMIENTAS, EQUIPOS Y ACTIVOS

5. DESPACHO DE MATERIALES, HERRAMIENTAS, EQUIPOS


Y ACTIVOS

** LISTADO DE REQUERIMIENTOS
DEL CONTRATO (ALMACN)

** GENERACIN DE UBICACIONES

** REPORTE DE INSPECCIN
** DEVOLUCIN AL ALMACN

** REGISTRO CONDICIONES DE
MANIPULACIN, ALMACENAMIENTO Y
PRESERVACIN DE MATERIALES
CRTICOS

** PEDIDO DE ALMACN

** REGISTROS ASIGNACIN
ACTIVOS
** CONSTANCIAS DE LIBRE ADEUDO
BAJA DE ACTIVOS

6. ADMINISTRACIN DE ACTIVOS DEL PROYECTO


(EQUIPOS, HERRAMIENTAS, OTROS ACTIVOS)

* MANUAL DE ALMACENES - ORACLE

3
3

- REPORTES AL CLIENTE,
PROYECTO Y SEDE CENTRAL
(STOCK VALORIZADOS, CONSUMO
DE COMBUSTIBLE, INGRESOS Y
SALIDAS DEL ALMACN, LISTADO
DE ACTIVOS, OTROS)

7. ELABORACIN DE REPORTES

*** PRD APERTURA Y CIERRE DEL


ALMACN EN OBRA/PROYECTO
* PRD RECEPCIN, DESPACHO Y
TRANSPORTE DE MATERIALES Y
EQUIPOS AL ALMACN CENTRAL
*** FORMATO DEL INFORME FINAL
*** PROCEDIMIENTO PARA LA
ENTREGA DE DOCUMENTOS DEL
PROYECTO A LA OPERADORA DE
ALMACENAJE

8. CIERRE DEL ALMACN

** INFORME FINAL (ALMACN)


** GUAS DE REMISIN

FIN
Gerencia de Gestin de Operaciones, 2014
3

Notas:
(-) Documento de la etapa de licitacin o intangible del proyecto
(*) Documento general y nico elaborado por un rea f uncional de Cosapi.
(**) Documento especf ico del proyecto (salida de un proceso)
(***) Documento general y repetido de otro proceso (ver Anexo 3 del Manual

Control de cambios correspondiente a la Rev."Y" del documento

Figura 14. Flujograma de Almacn

Cosapi S.A.

GERENCIA DE GESTIN DE OPERACIONES

Manual de Gestin de Proyectos

MA-GGO-01

Revisin: 2

Pgina: 87 de 91

8.12.2.3. Recepcin e Inspeccin


Todo material, herramienta, equipo y activo que ingrese al proyecto debe ser
recepcionado e inspeccionado por el almacn; el cual, de ser necesario en
coordinacin con las reas de Oficina Tcnica y Calidad, debe dar conformidad que
stos cumplen con las condiciones previstas para los mismos indicadas en las
guas de remisin, rdenes de suministro y rdenes de compra. El rea de Calidad
coordinar con el Almacn la recepcin de Certificados de Calidad, si estos son
requeridos por el Cliente.
De detectarse condiciones inapropiadas o distintas a las solicitadas, el almacn en
coordinacin con el Equipo de Direccin del proyecto proceder a su devolucin o
recepcin con observaciones comunicndose el hecho al rea de Calidad.
Los materiales, herramientas, equipos y activos que ingresan al proyecto, podran
provenir del cliente, subcontratistas, u otros almacenes Cosapi; por lo que el Jefe
del Almacn deber conocer a travs del Equipo de Direccin del Proyecto las
responsabilidades que tiene Cosapi con respecto a stos (en particular respecto a
los suministros del cliente) para su adecuada recepcin y custodia.
Para la ejecucin de este proceso se cuenta con diversos Procedimientos para la
recepcin, despacho y control de los recursos en Almacn.
8.12.2.4. Manipulacin, Almacenamiento y Preservacin
Una vez recibidos e inspeccionados los materiales, herramientas, equipos y activos
en obra; el Jefe del Almacn es responsable de la custodia de los mismos, para lo
cual debe tomar las medidas necesarias para su manipulacin, almacenamiento y
preservacin. Entre las principales actividades que realiza el Jefe del Almacn en
este punto tenemos las siguientes:
-

Identificar, asignar y registrar la ubicacin fsica de todos los recursos crticos


en custodia del almacn.
Colocar advertencias para la prevencin de accidentes en las zonas del
almacn, etc.

Para la ejecucin de este proceso se cuenta con el Procedimiento para la


Manipulacin, Almacenamiento y Preservacin de Materiales Crticos.
8.12.2.5. Despacho
El Almacn es responsable del despacho de los materiales, herramientas, equipos
y activos del proyecto.

GERENCIA DE GESTIN DE OPERACIONES

Manual de Gestin de Proyectos

MA-GGO-01

Revisin: 2

Pgina: 88 de 91

Materiales: son entregados contra un Pedido de Almacn, el cual debe


especificar el material solicitado, la cantidad; as como, la fase con la cual el
almacn descargar el material.
Herramientas y equipos menores: son asignadas y puestos en custodia del
personal obrero a travs de una Nota de Entrega de Herramientas y Equipos.
Estos incluyen: perforadoras manuales, vibropisones, martillos, etc.
Equipos Mayores y otros Activos: una vez recibidos por el almacn son
entregados y puestos en custodia del rea de Equipos. Estos incluyen:
cargadores frontales, tractores, plantas industriales, etc.
Combustible: el Jefe del Almacn es responsable de la distribucin del
combustible, para este fin coordinar con el rea de equipos la designacin de
un operador y despachador en el proyecto.

El Almacn deber recibir por parte del responsable de costos del proyecto el Plan
de Fases; as como, las actualizaciones que sern tomadas en cuenta por el Jefe
del Almacn al momento de registrar el despacho de materiales. Para la ejecucin
de este proceso se emplearn los siguientes procedimientos:
-

Procedimiento para la recepcin, despacho y control de mat. de almacenes


Procedimiento para la recepcin, control y despacho de combustible
Procedimiento para la recepcin, control y despacho de andamios y encofrados

8.12.2.6. Administracin de Activos del Proyecto


El Almacn de Obra tiene entre sus principales responsabilidades la custodia de los
activos de la empresa dentro y fuera de las instalaciones del almacn.
-

Dentro del almacn: preserva en condiciones adecuadas los activos de la


empresa; coordinando con el rea de equipos el mantenimiento de los mismos
cuando sea necesario.
Fuera del almacn: realizando visitas inopinadas a la zona del proyecto para
verificar que las herramientas y equipos son empleados y almacenados
adecuadamente.

El Jefe del Almacn en coordinacin con el Administrador de la Obra es


responsable de dar de baja a los activos de la empresa en caso de prdida, robo, o
deterioro. Para la ejecucin de este proceso se cuenta con el Procedimiento para la
Baja de Activos.

GERENCIA DE GESTIN DE OPERACIONES

Manual de Gestin de Proyectos

MA-GGO-01

Revisin: 2

Pgina: 89 de 91

8.12.2.7. Elaboracin de Reportes


Respecto a la recepcin, almacenamiento, despacho y seguimiento a las rdenes
de suministro, el Jefe del Almacn elabora entre otros los siguientes reportes para
uso del proyecto empleando el sistema Oracle:
-

Stock valorizado (mensual)


Consumo de combustible por equipo (mensual)
Reporte de la situacin de las rdenes de Suministro (semanal)
Listados de equipos propios y de terceros (mensual)
Reporte de ingresos y salidas del almacn (mensual), etc.

Estos Reportes son elaborados normalmente con una frecuencia mensual. Para su
elaboracin, se cuenta como referencia con el Manual de Almacenes del Sistema
Oracle.
8.12.2.8. Cierre del Almacn
Al trmino de la ejecucin del proyecto o cuando ya no sean requeridos; el Jefe del
Almacn proceder a la desmovilizacin de los activos y materiales remanentes.
En el caso de materiales remanentes, la desmovilizacin podra corresponder a:
-

Venta: para lo cual el Jefe del Almacn deber coordinar con el Administrador
de Obra los trmites que sean necesarios para venta de los materiales
remanentes.
- Transferencia a otro proyecto: para lo cual el Jefe del Almacn deber
coordinar con el Administrador de Obra y el Responsable de Costos de su
proyecto los cargos y abonos que apliquen a la transferencia.
- Transferencia a Almacn Central: en este caso, el Jefe del Almacn coordinar
con el Almacn Central de Cosapi la devolucin de los materiales remanentes.
- Las actividades para el cierre del Almacn deben ser planificadas y las
devoluciones programadas con anticipacin. Entre las principales actividades
del cierre del almacn tenemos las siguientes:Realizar un inventario final de
todos los materiales remanentes para que el Jefe de Obra / Gerente de
Proyecto determine su devolucin, venta o transferencia del proyecto.
- Inventario final de los activos asignados a Cosapi, incluyendo equipos de
terceros.
- Coordinar con la Gerencia de Equipos de sede central el transporte para la
devolucin de los materiales, herramientas y/o equipos a ser desmovilizados
del proyecto, etc.
Para la ejecucin de este proceso se cuenta como referencia con los siguientes
documentos:

GERENCIA DE GESTIN DE OPERACIONES

Manual de Gestin de Proyectos

MA-GGO-01

Revisin: 2

Pgina: 90 de 91

Procedimiento para la apertura y cierre del almacn en Obra/Proyecto


Procedimiento para la recepcin, despacho y transporte de materiales y
equipos al Almacn Central.

Adems, dentro de este proceso tambin el rea deber preparar los documentos
fsicos que sern enviados para su almacenaje una vez concluido el proyecto, para
lo cual debern considerar los lineamientos del procedimiento:
-

Procedimiento para la entrega de documentos del proyecto a la operadora de


almacenaje

9. Retroalimentacin
El proceso de Retroalimentacin es liderado por el Gerente de Proyecto y tiene como propsito
aprovechar la experiencia adquirida en el proyecto e implementarla de forma organizada en la
empresa. Por medio de este proceso se desarrolla la mejora continua tanto en proyectos nuevos
como en la gestin de las reas funcionales.
La Retroalimentacin comprende la generacin de las Lecciones Aprendidas (LA), Buenas
Prcticas, Procedimientos Constructivos Detallados y Ratios de Retroalimentacin. Esta informacin
puede registrarse desde el momento que un proyecto es adjudicado a Cosapi hasta su cierre,
contemplando experiencias relacionadas a:
-

Reunin de Transferencia
Reunin de Compromisos
Reunin de Arranque Interno
Procura de Recursos para el Arranque
Movilizacin de Recursos al Proyecto
Gestin por reas del Proyecto

El Equipo de Direccin del Proyecto (EPD) coordinar su registro en el proyecto con todo el Equipo
del Proyecto (EP) realizando las siguientes actividades:
-

Asignar responsabilidades para la seleccin, consolidacin y registro de las LA


Definir los criterios de seleccin de las LA
Definir frecuencia de registro de las LA
Definir mecanismo de supervisin para su cumplimiento

Para la ejecucin de este proceso, el EDP puede usar como referencia:


-

Procedimiento de Retroalimentacin de Ratios y Procedimiento Constructivos


Detallados.
Procedimiento para Registro de Lecciones Aprendidas

GERENCIA DE GESTIN DE OPERACIONES

Manual de Gestin de Proyectos

MA-GGO-01

Revisin: 2

Pgina: 91 de 91

En la actualidad se cuenta con las siguientes herramientas para facilitar el registro y difusin de las
Lecciones Aprendidas a nivel organizacional:
9.1. Sistema de Lecciones Aprendidas y Buenas Prcticas
El Sistema de Lecciones Aprendidas y Buenas Prcticas es un conjunto de procedimientos,
documentos, registros y herramientas que definen como se identifica, registra, almacena y
distribuye las LA en Cosapi.
El Sistema de LA como base de datos compendio del registro de las LA est disponible en el
servidor del intranet Cosapi mediante un aplicativo que sirve como una fuente de consulta
durante el ciclo de vida de los proyectos.
9.2. Taller de Lecciones Aprendidas
Con el objeto de difundir las LA entre los miembros de los EDP de todos los proyectos, cada
ao se realizan dos talleres de LA. En estos talleres se analizan los casos de xito y
dificultades de un grupo de proyectos seleccionados, para discutir recomendaciones para
mejorar el manejo de los proyectos en ejecucin y para proyectos nuevos.
10. Anexos
9.1
9.2
9.3
9.4
9.5
9.6
9.7

Listado de Documentos del Manual de Gestin de Proyectos


Organigrama Tpico de los Proyectos de Construccin
Flujogramas del Manual de Gestin de Proyectos
Acrnimos del Manual de Gestin de Proyectos
Glosario del Manual de Gestin de Proyectos
Modelo Conceptual del Manual de Gestin de Proyectos
Cuadro Resumen de Procesos del Manual de Gestin de Proyectos