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MANUAL DE FUNCIONES 00

DESCRIPCION DE CARGOS Fecha: 10-10-09

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IDENTIFICACIÓN DEL CARGO

Área ADMINISTRATIVA

Nombre del cargo ADMINISTRADOR

- Responder por los procesos de planeación, organización,

dirección, evaluación y control a desarrollar en la
entidad a su cargo.
- Utilizar toda su capacidad intelectual en forma eficaz,
innovadora y creativa, para dotar de las herramientas
teórico-practicas para el cumplimiento de la misión,
Objetivo del Cargo visión y objetivos institucionales.
- Efectuar los estudios técnicos proponiendo la prestación
de servicios que considere se puedan implementar con el
fin de buscar el desarrollo regional y nacional.
- Establecer un claro liderazgo dentro de un ambiente de
respeto y productividad, proyectando y consolidando la
imagen de la institución.
Jefe Inmediato Gerente

Cargos que le Gerencia, Coordinador de HSE, Jefe de talento humano.

Reportan
FUNCIONES Y RESPONSABLIDADES
GENERALES
1. Dar cumplimiento a las políticas establecidas por la organización y el cliente.
2. Participar en la implementación y mejoramiento continuo del Sistema de Gestión de
HSE&Q
3. Cumplir con el reglamento interno de trabajo y demás normas que imparta la
Gerencia y el Socio Empresario.
4. Dar cumplimiento al reglamento de Higiene y Seguridad Industrial.
5. Cumplir los turnos y jornadas laborales de acuerdo a la Legislación laboral
Colombiana.
6. Guardar la debida reserva sobre el contenido de los documentos e información que le
sean confiados en función de su trabajo.
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Área ADMINISTRATIVA

Nombre del cargo ADMINISTRADOR

7. Asegurar la información precisa y oportuna que requiera la gerencia para el

desarrollo de sus funciones.
8. Mantener informada a gerencia sobre citas, reuniones, pagos y compromisos
adquiridos.
9. Informar a la gerencia de los asuntos que se le presenten en el desarrollo de su
función.
10. Presentar oportunamente los informes requeridos por gerencia.
11. Dar cumplimiento a las normas legales y leyes tributarias colombianas.
ESPECÍFICAS
12. Documentar, verificar e informar de las cuentas generales adquiridas por INCON.
13. Establecer los acuerdos salariales.
14. Realizar pagos a contratistas internos y externos, a proveedores.
15. Reportar a gerencia y verificar los pagos a la DIAN, retenciones, entre otros.
16. Realizar los pagos que surgen de la logística de la empresa.
17. Verificación de la implementación de los Sistemas de Gestión.
18. Elaboración de propuestas económicas.
19. Dar apoyo en el manejo de archivo de las hojas de vida del personal de la empresa.
EN HSE
20. Cumplir las Políticas de HSE, No Alcohol, Drogas y Fumadores y Seguridad Vial.
21. Conocer el Reglamento de Higiene y Seguridad Industrial.
22. Reportar todo acto y condición insegura que tenga potencial de riesgo.
23. Reportar accidentes e incidentes, colaborar en la investigación.

24. Participar en capacitaciones de HSE, campañas de motivación e integración del

personal.
25. Participar en la capacitación del sistema de salud ocupacional, seguridad industrial y
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IDENTIFICACIÓN DEL CARGO

Área ADMINISTRATIVA

Nombre del cargo ADMINISTRADOR

ambiente.
26. Facilitar la corrección de los riesgos e informarse de su oportuno control.
27. Participar en la identificación de los riesgos.
28. Realizar sugerencias en HSE para el mejoramiento del sistema.
29. Mantener en condiciones de orden y aseo su área de trabajo.
30. Realizar la clasificación de residuos de acuerdo al código de colores divulgado por la
empresa.
31. No correr en áreas de trabajo, no jugar, no portar armas, no fumar en áreas no
autorizadas.
44. Identificar rutas de evacuación y puntos de encuentro de su área de trabajo, conocer
el plan de emergencia y las alarmas.
45. Conocer su rol y responsabilidad en una emergencia.
46. Realizar sugerencias en HSE que permitan el mejoramiento del sistema de gestión.
47. Conocer y divulgar las políticas de HSE, no alcohol y drogas, seguridad vial y no
fumadores.
48. Aplicar procedimientos y prácticas seguras para la realización de sus tareas.
49. Conocer, divulgar y aplicar la práctica de autocuidado.
50. Verificar que el personal diligencie listas de chequeo pre-operacional en las áreas de
trabajo.
51. Capacitarse en primeros auxilios, extinción de incendios y evacuación.
52. Seguir las instrucciones de los programas de vigilancia epidemiológica.

PERFIL DE COMPETENCIAS
Educación Profesional Ingeniero industrial, Administración de empresa.

Cursos relacionados con la calidad y HSE, conocimientos en Gestión en

Formación proyectos, administración de recursos y mercadeo.
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Área ADMINISTRATIVA

Nombre del cargo ADMINISTRADOR

Experienci Dos (2) años de experiencia en el cargo o en cargos similares, en empresas

a del sector.

HABILIDADES Y COMPETENCIAS
Habilidades: Iniciativa, liderazgo, planeación, colaboración, orden, trabajo en equipo.
Competencias: Capacidad crítica, memoria visual inmediata, atención centrada, altos
estándares de calidad, atención al cliente, espíritu comercial, capacidad de decisión,
trabajo en equipo.
GRADO DE AUTORIDAD
Este cargo requiere, una autoridad total, pero debe estar sujeta a las decisiones que tome
la junta directiva.
EVALUACIÓN DE DESEMPEÑO
 Al terminar el periodo de prueba
 Semestral
RENDICIÓN DE CUENTAS
Por informes:
Cartera, cuentas por pagar, caja, relación de gastos.
Por documentos:
Facturas
Nominas
Pago a Proveedores.
Hojas de vida.
Informe del cumplimiento de los objetivos y metas de los procesos del sistema de gestión a
cargo.
TOMA DE DECISIONES
AUTÓNOMAS CONSULTADAS
N/A Entregar información contable.

Suspender una actividad cuando se considere Contratación de personal.

que no es segura.

COMUNICACIONES
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Área ADMINISTRATIVA

Nombre del cargo ADMINISTRADOR

Aspecto a comunicar A Quién Medio

Información requerida por gerencia Gerente Escrito, verbalmente.

Comunicados emitidos por gerencia Empleados Escrito, verbalmente.

Clientes,
proveedores y
Atención Personal y telefónica Correo, telefónicamente.
demás
organizaciones.

Información y agenda del gerente. Gerente Escrito, verbalmente.

Quejas y reclamos de proveedores y

Gerente Correo, telefónicamente.
personal

Cuentas Contador Escrito en sistema.

Requisitos internos Gerente Registros, informes.

Información requerida por la DIAN Contador Registros, informes

Entrega de facturas. Contador Factura

Información de cartera y cuentas por Gerente/Contado

Cuenta de cobro.
pagar r

Indicadores para el proceso del Informe en matriz de

HSEQ
Sistema de Gestión a Cargo indicadores.

LABOR NOMBRE CARGO FIRMA

Elaboró

Revisó:

Aprobó:
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