MANUAL DE EJECUTIVO DE GUARDIA

Este Formato es propiedad de Hotel Dann Carlton Barranquilla S.A. Su contenido no podrá ser
reproducido sin previa autorización de Hotel Dann Carlton Barranquilla. El uso adecuado de la
información aquí contenida, es de carácter exclusivo y será responsabilidad de los funcionarios de la
organización. Una vez impreso este documento se considera una COPIA NO CONTROLADA. Al disponer
esta hoja reutilícela o recíclela (No Imprimas Si No es Necesario; Favorece El Medio Ambiente).

OBJETIVO:

Brindar las directrices para la ejecución adecuada del rol de Ejecutivo de Guardia, garantizando
la solución de imprevistos presentados en los diferentes ambientes del hotel.

GENERALIDADES

Los jefes de área remitirán información referente a actividades adicionales ejecutadas por
contratistas, mantenimientos a equipos programados, bloqueo de salones, áreas, aseos
profundos u otra actividad que requiera seguimiento específico por parte del ejecutivo de
guardia.

Al recibir y entregar el turno deberá validar el nivel de ocupación del hotel, solicitando
información del diario de ocupación en recepción, lo anterior incluye habitaciones ocupadas, y
reservas pendientes por llegar.

Al recibir y entregar el turno deberá tener disponible la información de eventos a ejecutar, es

decir salón, número de personas, horario y demás requerimientos especiales.

HORARIOS:

Lunes a Viernes: 06:00 pm – 10:00 pm

Sábados: 02:00 pm – 10:00 pm

Domingos y Festivos: 08:00 am – 08:00 pm

El cronograma de asignación a ejecutivo de guardia es comunicado mensualmente por

Dirección de Gestión Humana, previa autorización de Gerencia General.

En caso de requerir cambio de horario, deberá comunicarse directamente con Dirección de

Gestión Humana indicando el motivo de solicitud de cambio, mínimo 1 semana antes para
realizar la gestión de reasignación.

Si el caso corresponde a afectaciones en la salud del ejecutivo asignado, la reasignación de la

persona para cubrir estará a cargo de Dirección de Gestión Humana. Para ambos casos se
tendrá comunicación y autorización de Gerencia General.

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BENEFICIOS

Alimentación: Restaurante Oasis

Lunes a Viernes  Cena

Sábados  Cena

Domingos y Festivos  Almuerzo y Cena

Transporte: Taxi registrado a través de recepción

MEDIOS DE COMUNICACIÓN

El hotel ha dispuesto de medios de comunicación para el desarrollo de la actividad, por lo cual

al iniciar el turno deberá tomar el radio de GUARDIA y atender a todos los llamados durante el
turno que requieran presencia de “Ejecutivo en Turno”, de este modo se identificará por radio.

A continuación se relacionan los códigos más utilizados:

RC - RECEPCION 10 *4 - COPIADO-AFIRMATIVO

OT - OPERADORES TELEFONICOS 10 *5 - REPETIR

BB - BOTONES 10 *11 - ASEAR AREA SECA EN

AF - PERSONAL DE ASEO EN AREAS 10 *12 - ASEAR AREA HUMEDA EN

CB - CAPITAN DE BANQUETES 10 *20 - LUGAR DONDE SE ENCUENTRA

MT - MANTENIMIENTO EN TURNO 10 *22 - PRESENTARSE EN

SISTEMAS - SISTEMAS 10 *25 - COMUNICARSE TELEFONICA/

10 *33 - PERSONAL SOSPECHOSO

10 *200 - ESTAR COMIENDO

10 *500 - EMERGENCIA

INSTALACIONES FISICAS

Deberá verificar el estado de orden y limpieza de todas las áreas, así como la disponibilidad de
los equipos que allí se encuentren, asegurándose de la operación normal de las diferentes
áreas.

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SUPERVISION PRESTACION DEL SERVICIO

Deberá permanecer un tiempo prudente en cada área cada vez que aplique, con el fin de
verificar presentación del personal y en general la prestación del servicio, por ejemplo:

Eventos:

Al inicio del evento, verificando estado de salón y cumplimiento de requerimientos del

cliente.

Al servir alimentos y bebidas, verificando previamente la presentación y cumplimiento

de requerimiento contra orden de evento.

Estar atentos a cualquier cambio o solicitud especial que se genere en la prestación del
servicio.

Al finalizar el evento para recibir retroalimentación del responsable del evento y/o
capitán asignado.

Restaurantes y/o ambientes:

En horas de desayuno, almuerzo, cena, presencia de reservas de más de 10 pax,

eventos programados en el ambiente.

Estar atento a las solicitudes que se generen en las diferentes cajas de los ambientes y
en caso de requerirse aplicar la reversión necesaria y justificada.

Recepción:

Recibo de grupos de más de 10 pax. Check In / Check Out.

Habitaciones:

Se deberán revisar el estado de mínimo 03 habitaciones durante el turno.

ADMINISTRACION DE CAJA MENOR

Tendrá disponible la base de la caja menor de recepción, sin embargo su uso será limitado a las
emergencias que puedan ocasionarse durante el turno.

Sábados - Domingos  Base $ 500.000

Festivos  Base $ 700.000

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APERTURA DE ALMACEN

Controlar y cuidar la conservación y aprovechamiento de los productos del inventario, solo se

autorizará la apertura de almacén cuando se justifique por falencias en las existencias de los
ambientes y esto ocasione afectación al servicio.

El ejecutivo de guardia debe dejar documentada en el informe la justificación de la apertura de

almacén, indicando la fecha, hora de apertura, cantidad, descripción del producto, ambiente al
cual se hace la entrega y nombre de la persona que recibe los productos.

Al día siguiente hábil será necesario que el jefe de área se acerque a almacén para legalizar la
salida del producto.

TRABAJADORES

Verificar el cumplimiento de los protocolos de vestimenta y porte del uniforme por parte todos
los empleados, así mismo se deberá reportar cuando se presenten accidentes laborales de la
siguiente forma:

Personal Directo:

ARL SURA: 3197938 – 01 8000 51 14 14

Personal Temporal – ARL (depende de la temporal):

ARL Liberty: 01 8000 11 33 90

ARL SURA: 01 8000 51 14 14

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REPORTE DE NOVEDADES

El ejecutivo de guardia deberá dejar documentado todas las novedades, observaciones y

reportes de lo ocurrido durante el turno generando un informe detallado. Para el caso de los
fines de semana adicional al envío del informe deberá adjuntar formato de informe de guardia
establecido.

Debe tener en cuenta que:

1. En el caso que se detecten fallas o daños en la infraestructura del hotel, deberá

brindar todas las especificaciones del caso con el fin de brindar mayor detalle y agilizar
las labores de reparación pertinente, por tal motivo será indispensable que se indique
la ubicación exacta y registro fotográfico.

2. Revisar por lo menos tres habitaciones e informar de su presentación y estado. Si es

necesario justificar con fotos.

3. Verificar el estado de la infraestructura e informar cualquier anomalía para su

respectivo arreglo si no lo puede realizar inmediatamente el auxiliar de mantenimiento
de turno.

a. Si se presenta emergencias con la operación de los ascensores (personas

atrapadas, fallas mecánicas o eléctricas), comunicarse inmediatamente con
Mitsubishi al número 01 8000 11 19 89.

b. Al no disponer de servicio de energía, realizar el reporte inmediato a

Electricaribe comunicándose al 3364241 indicando el número de NIC 6561468.

4. Documentar todos los imprevistos y en los casos en los que aplique se deberá dejar el
registro fotográfico correspondiente como soporte.

5. Dejar en el reporte de guardia una descripción de lo ocurrido detallando la hora,

nombre del personal implicado dejando la aclaración si es personal fijo, extra,
contratista, cliente o huésped, numero de contacto o correo electrónico.

Así mismo, debe enviar el informe de guardia a Gerencia General con copia a Gerencia
Operativa, Dir. Comercial, Dir. Talento Humano, Dir. Alojamiento, Dir. Mantenimiento,
Calidad, Alimentos & Bebidas, Jefe de Eventos, Chef y Ejecutiva Comercial responsable
del evento además de las áreas que incidan en la información que se reporta.

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