Unidad 2 / Escenario 4

Lectura fundamental

El documento

Contenido

1 Concepto, características y clasificación de los documentos de archivo

2 Principios, ciclo de vida y valores de los documentos

Palabras clave: documento, conservación, documento público, documento privado, principio de orden original,
principio de proceder.
1. Concepto, características y clasificación de los documentos de archivo

Concepto de “documento”

Es todo tipo de información sin importan el tipo de formato o soporte, producida por entidades jurídicas
o naturales; y adquiere un valor bien sea administrativo, histórico o cultural, que debe ser conservado
con el fin de garantizar el acceso oportuno a su consulta, y o, de ser el caso, para la toma de decisiones.

Características de los documentos

• Los documentos son producidos por una función o acción específica; son creados uno a uno y
ordenados secuencialmente, por ello son considerados de carácter seriado.

• Se caracterizan por ser únicos; no existe otro documento de archivo idéntico.

• Se constituyen en soporte confiable que proporciona pruebas o evidencias ante hechos o

acciones específicas.

• Se producen para fines específicos, la ejecución de un proceso o en actividades establecidas en

una entidad pública o privada, o en su defecto, por personas naturales o jurídicas.

• Por su autenticidad y originalidad su contenido no puede ser modificado o cambiado.

• Debe ser íntegro en todo su contexto tanto interno como externos.

Clases de documentos

Los documentos se caracterizan principalmente por el tipo de formato o material utilizado para su
producción, y por la información o mensaje que se desea transmitir; con base en ese aspecto se
identifican dos clases de documentos:

»» Documento de archivo

Se refiere al sitio o lugar donde se produce o recibe la información bien sea por un ente público o
privado en función de sus actividades.

»» Documento electrónico

Es toda la información producida y almacenada por medios electrónicos.

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 Tabla 1: Atributos o caracteres de los documentos de archivo

Atributos o caracteres de los documentos de archivo

Organización creadora o productora
Se refiere al autor del documento bien sea una
persona natural o jurídica.
Origen funcional
Apoya en el cumplimiento y gestión de las
funciones o actividades por las cuales se produce
Internos el documento.
Fecha y lugar
Ubicación de origen del documento, así como la
fecha en que se expide el mismo.
Contenido sustantivo
Es tema específico del contenido del documento.
Clase
Medio de comunicación del mensaje: audio, visual,
gráfico, textual, etcétera.
Tipo
Finalidad de la creación del documento, por
ejemplo: informativo, boletines, circulares.
Normas: decretos, leyes
Externos
Formato
Medio de presentación del documento: caja, libros,
cintas, Cd, legajos, etcétera.
Forma`
Se debe identificar el contenido en original o copia.
Cantidad
Se refiere al total de copias existentes del documento.

Fuente: elaboración propia

Importancia de los documentos

Los documentos son la esencia de los archivos, pues contienen la información producida por las
organizaciones, y requerida de acuerdo con sus necesidades en el desarrollo de su gestión y en la toma
de decisiones basada en hechos históricos que apoyan la verificación de acciones probatorias.

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Los procesos propios de las entidades se pueden ejecutar mediante la información registrada en los
documentos producidos por cada uno de los departamentos o dependencias según sea su función,
políticas o necesidades. Un archivo se constituye mediante normas y disposiciones legales emitidas
por el Estado para la gestión de archivos documentales.

Aspectos importantes de los documentos

• Son un medio de comunicación que interactúa con los entes jurídicos o naturales involucrados.

• Sirven como argumento probatorio de las gestiones administrativas desarrolladas.

• Son soportes que actúan como mediadores en la toma de decisiones.

• Apoyan tanto a las personas naturales como jurídicas en procesos de índole legal.

Medio a través del cual se Es el lenguaje o medio

transmite el mensaje o la utilizado para la transmisión
información , bien sea de Soporte Técnica del contenido documental
forma electrónica, física, (códigos, escritura, gráficos,
entre otros. signos, dibujos, etc.

Elementos de un documento

Hace referencia al cuerpo

del documento, es decir los
datos que hacen parte de
este como: destinatario, Es el mensaje que transmite
Estructura Contenido el documento
fecha, saludo, requisitos,
normas, despedida,
contenidos, anexos y
firmas.

Figura 1. Elementos del documento

Fuente: elaboración propia

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Clasificación de los documentos

Mediante una adecuada clasificación es posible localizar y acceder de forma rápida y eficaz a la información
documental; por ello es importante clasificar los documentos según su origen, soporte o productor.

Según soporte
(textuales, gráficas,
imágenes, material
audiovisual)

Según su función
comercial (contables, Según productor o
no contables, títulos autor (públicos,
valores, informativos) privados)

Clasificación de
los documentos

Según su funcionalidad Según su finalidad

(sustantivos o (dispositivos,
específicos, facilítativos informativos y
o comunes) testimoniales)

Figura 2. Clasificación de los documentos

Fuente: elaboración propia

2. Principios, ciclo de vida y valores de los documentos

Principios de los documentos.

Como indica la Ley General de Archivo, la Nación o el Estado es el agente encargado de la creación,
preservación, organización y control de la documentación, tanto de los archivos públicos como
privados, según los principios fundamentales de la archivística, el principio de orden original y el
principio de procedencia.

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Principio de orden original

Mediante este se establece que los documentos deben seguir una secuencia de acuerdo con la
estructura y orden original que se le dio durante su gestión administrativa, con el fin de ubicar y
acceder a la información oportuna y eficazmente.

Principio de procedencia

Los documentos deben ser conservados por el fondo documental al que pertenecen, no deben
agrupase con documentos producidos por otras entidades u organismos. Su principal característica es
la de salvaguardar la integridad de las agrupaciones documentales: fondos, series, secciones.

Ciclo de vida de los documentos

Son las etapas por las que debe pasar un documento desde su producción hasta su disposición final.
Estas etapas son:

»» Archivo de gestión o de trámite

Esta etapa comprende la producción o creación de los documentos y sus trámites; su

conservación depende de la dependencia a la que pertenece, la cual determinan su gestión y
valor administrativo y decide su permanencia o traslado al archivo central o semiactivo.

»» Archivo central o de concentración

Son los documentos que han concluido su trámite o gestión administrativa y después de una
valoración son transferidos al archivo central; y se conservan porque aún algunas dependencias
o departamentos requieren de su consulta.

»» Archivo histórico

Son los documentos que han cumplido su vigencia en el archivo central y han sido transferidos
con el fin de completar su ciclo de vida; asimismo son clasificados por su importancia histórica,
cultural, científica y son considerados fuente de investigación.

Valores de los documentos

Dependen de la importancia que las organizaciones le den a los documentos, según su

gestión administrativa.

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 Administrativo
Valorización de los documentos

Legal Los documentos son de utilidad para

Valores
la administración de la organización.
primarios
Contable

Técnico

Cultural
Valores Los documentos son considerados
Investigativo de valor histórico, cultural, científica
secundarios o fuente de investigación.

Científico

Figura 3. Valoración de los documentos.

Fuente: elaboración propia

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Referencias
Arévalo, J. V. H. (2002). Técnicas documentales de archivo. La descripción archivística. Disponible en:
https://ebookcentral-proquest-com.loginbiblio.poligran.edu.co

Cruz, M. J. R. (2014). Archivística: gestión de documentos y administración de archivos. Disponible en:

https://ebookcentral-proquest-com.loginbiblio.poligran.edu.co

Mena, M. M., & Pérez, H. M. E. (2005). Gestión documental y organización de archivos. Disponible en:
https://ebookcentral-proquest-com.loginbiblio.poligran.edu.co

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 INFORMACIÓN TÉCNICA

Módulo: Técnicas de Archivística y Gestión Documental

Unidad 2: El archivo y el documento
Escenario 4: El documento

Autor: Carmen M. Romero Bracho

Asesor Pedagógico: Jeimy Lorena Romero Perilla

Diseñador Gráfico: Felipe Puentes
Asistente: María Elizabeth Avilán Forero

Este material pertenece al Politécnico Grancolombiano.

Prohibida su reproducción total o parcial.

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