Tema 3. - Técnicas Auditoras PDF

Facultad de Ciencias sociales
Máster Universitario en Prevención de Riesgos

Laborales y Cumplimiento Normativo.
TEMA 3: TÉCNICAS AUDITORAS

Índice/ Tabla de contenidos
ÍNDICE/ TABLA DE CONTENIDOS 2
1. ESTUDIO DE LAS EVIDENCIAS 4
2. RECOGIDA DE INFORMACIÓN. 6
3. REVISIÓN DE DOCUMENTOS Y REGISTROS. 7
4. VERIFICACIÓN VISUAL. 11
4.1. ENTREVISTA 15
4.2. PREPARACIÓN PREVIA 16
4.3. PLANIFICACIÓN 16
4.4. DESARROLLO 18
5. LA COMUNICACIÓN 21
5.1. LA COMUNICACIÓN VERBAL 22
5.2. LA COMUNICACION NO VERBAL 24
6. TIPOLOGÍA DE PREGUNTAS 26
7. LA ESCUCHA 31
8. LAS REFORMULACIONES EN LA AUDITORÍA 32
9. EL ENTORNO 33
10. EL AUDITOR FRENTE AL AUDITADO 34
11. LA ELECCIÓN Y OBTENCIÓN DE MUESTRAS 35
12. LOS DOCUMENTOS DE TRABAJO 37
5. BIBLIOGRAFÍA 38
Técnicas auditoras _Escuela de Derecho y relaciones Internacionales.

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1. ESTUDIO DE LAS EVIDENCIAS
El trabajo de la auditoría del SGPRL requiere obtener, mediante la

aplicación de técnicas apropiadas, elementos de juicio válidos y suficiente, tanto
en cantidad como en calidad, que permitan al auditor emitir una opinión objetiva
sobre las actividades realizadas en materia de prevención de riesgos laborales
por parte de la empresa, comparando si el sistema implantado cumple los
requisitos establecidos en los reglamentos, normas o documentos según los
cuales se diseñó.
Cuando en una determinada actuación existe una discrepancia entre los
requisitos y la forma de llevarse a cabo por la empresa, se ha realizado un
hallazgo.
Un hallazgo no implica la existencia de una desviación, ya que una
empresa no tiene porqué cumplir todos los requisitos de una norma o
reglamento, pueden existir aspectos que no requieren ser aplicados dada su
forma de trabajo, proceso productivo, etc.
En muchos casos el auditor dudará si definir un determinado hallazgo
como observación o no conformidad, lo cual, es una discusión inútil, ya que
independientemente de cómo lo clasifiquemos, las dos deben ser subsanadas.
En muchos casos, la diferencia está en cómo va a actuar posteriormente la
empresa. Muchas tenderán a corregir solamente las no conformidades, por lo
que si el auditor detecta que ésta será la posible actuación de la empresa, es
preferible que no se cuantifiquen los hallazgos.
Los hallazgos se refieren a hechos y condiciones, en general, fáciles de
identificar. Sin embargo, los hallazgos deben ser claramente demostrados como
discrepancias con los estándares establecidos. Para probarlos están las
evidencias objetivas.
Los elementos de juicio para poder emitir una opinión deben ser objetivos
y ciertos, es decir, deben fundamentarse en la naturaleza de los hechos
analizados, debiéndose llegar al conocimiento de los mismos con una seguridad
razonable.
El concepto "opinión" no es correcto en sí mismo, puesto que se trata de
que cualquier juicio que establezca esté basado en una objetividad demostrable
y contrastable que se tiene que alejar lo más posible de cualquier interpretación
personal y subjetiva del auditor. De hecho, la palabra “juicio” tampoco es exacta
en el sentido de que el auditor no juzga, sino que busca evidencias del ajuste de

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las herramientas empleadas por el sistema a la normativa existente, y la
eficiencia en su implantación.
Por otro lado, la intuición y la percepción subjetiva pueden desviar y sesgar
lo que en el futuro se puede expresar en el informe final. La capacidad de
percepción que el audito desarrolla con el tiempo puede ser útil a la hora de
buscar indicios, pero no se debe quedar en ese punto.
El proceso de recolección de evidencias no es fácil, pudiendo dar en
muchos casos a procesos complejos, dependiendo fundamentalmente de la
evidencia que quiera obtenerse, de la cantidad de los datos y de la calidad de los
mismos. No debiendo el auditor, en ningún momento, abandonar la búsqueda
por muy compleja que esta pueda ser.
La evidencia inmediata se obtiene de los documentos y registros del
sistema. La evidencia corroborativa comprende toda la información que el
auditor obtiene para asegurarse de la veracidad y exactitud de la anterior
evidencia. Se consigue mediante la verificación, inspección, análisis,
confirmación, entrevistas, etc.
Uno de los problemas con los que se encuentra el auditor es definir hasta
donde llegar en la obtención de las evidencias. No podemos establecer criterios
específicos, si bien el auditor tendrá en todo momento presente que la evidencia
deber ser suficiente y adecuada, no debiendo perseguir la mejor evidencia
posible, sino la más adecuada.
Una evidencia será suficiente cuando el auditor puede llegar a
conclusiones razonables de que los hechos o criterios que están juzgando han
quedado satisfactoriamente justificados. Es imposible llegar a la certeza
absoluta, por lo que el auditor debe llegar a un punto en el que el grado de
confianza sea suficiente, es decir, tiene que tener una convicción moral de que
no está haciendo una afirmación audaz y arriesgada, basada fundamentalmente
en su profesionalidad.
Una evidencia adecuada es aquella que se ajusta a los hechos,
circunstancias o criterios que realmente tienen importancia en relación con el
hecho examinado. En su búsqueda de evidencias, el auditor deberá llegar a un
equilibrio entre los costes de su localización, la importancia del hecho
examinado y el riesgo probable de error en la toma de decisiones. Así se deberá
tener en cuenta los trabajadores afectados, los riesgos posibles, las
consecuencias para la seguridad y la salud de los trabajadores, las
connotaciones legales, etc., de forma que obtenga un equilibrio adecuado.
La realización de las auditorías implica el análisis de las prácticas
desarrolladas por la empresa, lo que se realiza básicamente a través de dos

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mecanismos de investigación, que se conocen como investigación horizontal e
investigación vertical.
INVESTIGACIÓN
HORIZONTAL
INVESTIGACIÓN
VERTICAL
Fuente; Creación propia
Se suele hablar de investigación horizontal cuando el auditor evalúa una

determinada actividad preventiva tomando varias muestras de ésta. El auditor
utiliza la técnica de investigación vertical cuando los flujos o procesos de trabajo
de la empresa, va analizando las distintas situaciones que los componen y las
medidas preventivas realizadas sobre dichos procesos.
En la práctica se suelen utilizar ambas técnicas de investigación
conjuntamente.
2. RECOGIDA DE INFORMACIÓN.
Durante la realización de la auditoría, el equipo auditor analiza los distintos

aspectos del sistema, realizando los hallazgos. Para sustentarlos necesita de
evidencias objetivas. No existe ningún conjunto de reglas a seguir para la
realización de una auditoría sino algunas técnicas y buenas prácticas que
pueden ayudar a su correcto desarrollo como son:
• Revisión de documentos y registros
• Verificación visual
• Entrevista
La base fundamental para realizar un buen examen por parte del auditor,
consiste en conocer perfectamente las normas de referencia que les sean de
aplicación a la empresa, conocer previamente y de forma clara y suficiente el
SGPRL que la empresa está implementando, verificando para ello, los elementos

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del sistema, las distintas áreas y actividades de la empresa, profundizando sobre
las situaciones que sean de interés para el sistema.
3. REVISIÓN DE DOCUMENTOS Y REGISTROS.
Los documentos del SGPRL van a indicar cómo ha sido diseñado el

mismo, especificando la forma de llevar a cabo las distintas actividades
preventivas. Debiendo estar los procesos relacionados con la prevención
debidamente documentados. La revisión de los documentos tiene como objetivo
evaluar si el sistema está diseñado de acuerdo a las normas que le son de
aplicación, ya que, de no ser así, las acciones posteriores realizadas tampoco
estarán de acuerdo con los requisitos.
Este será el punto del proceso auditor que más tiempo requiera. En
realidad, la auditoría en sí versará sobre este examen. El hecho de que la auditoría
no siga un guión prefijado, precisamente por seguir un protocolo y guión que
permita adaptarse a cualquier SGPRL, es lo que hace que muchos aspectos
hayan de ser constatados por varias vías, que no serán únicamente registros o
documentos. Por ello, la expresión “lo que no está documentando no existe” no
será un principio absoluto de trabajo en este tipo de auditorías, ya que las
maneras de constatar el cumplimiento de la normativa en muchos casos podrán
realizarse de distintas maneras que no necesiten por norma ser documentados.
Sin embargo, y a pesar de que no ha de dejarse llevar por formalidades no

exigibles, la existencia de registros ayuda al auditor a apoyar cualquier tesis que
exprese en el futuro, y a veces resulta imposible demostrar la realización de
ciertas actividades sin la presentación de los mismos.
La no existencia de estos documentos deberá ser suplida por alguna

muestra alternativa que permita demostrar que las actividades se llevan a cabo.
El examen de la documentación se realizará comenzando en su raíz, consultando
primero los principios en los que se estructura el sistema (Manual del SGPRL),
los métodos de trabajo en los que se articula (procedimientos del sistema) y
seguidamente los registros que demuestran la correcta implantación de
aquellos. Cualquier deficiencia encontrada en los documentos de los que
depende la gestión del sistema puede derivar en una no conformidad del sistema
desde su concepción, y cualquier deficiencia o carencia en los registros que
demostrarán su implantación, puede afectar a su eficacia en cuanto a la escasa
inserción de sus métodos en el sistema.

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La revisión de la documentación del sistema, es uno de los aspectos más
fáciles de la auditoría, entre comillas. En algunos casos se plantea cierta
discusión, entre auditores y auditados, sobre la interpretación de los requisitos.
Apareciendo los típicos comentarios: ¿Dónde dice que tenemos que hacer eso?
Nuestra interpretación es distinta; ante los cuales el auditor debe fundamentar
claramente su interpretación, lo que requiere un conocimiento exhaustivo de las
normas que son de aplicación a la empresa. En caso contrario, el auditado puede
poner en apuros al auditor, poniéndose en cuestión la posible observación o no
conformidad, incluso imposibilitando su inclusión en las conclusiones.
Una forma sistemática a seguir a la hora de solicitar los documentos y

registros, podría ser de la siguiente forma:
Organización
Información Personas
Productos Equipos
• Organización: organigramas, descripción de puestos de trabajo,

procedimientos,…
• Personas: documentos de calificación, cursos de formación, informes de

evaluación, certificados.
• Equipos: certificados de calibración, registros de mantenimiento,

marcado CE, manuales.
• Productos: fichas de seguridad del producto, etiquetado,…

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• Información: listas de distribución en vigor, procedimientos, planes,…
Durante la revisión de los documentos analizar si:
• son coherentes con la norma
• cubren todos los requisitos de la norma
• definen claramente cómo, cuándo, dónde y quién realizan las distintas

actividades y esta aprobados y claramente identificados.
El registro es la descripción escrita de una acción realizada, es decir son

las pruebas documentales de conformidad con los requisitos especificados por
el sistema. Con la revisión de los mismos estamos buscando pruebas objetivas
de la realización de las actividades especificadas en los documentos. Durante la
comprobación de los registros investigaremos si:
• están de acuerdo con los requeridos en la documentación del sistema
• han sido correctamente utilizados
• la información es completa y
• está identificado quien los realizó.
El auditor no debe caer en la tentación de basar la auditoría en la búsqueda

de evidencias formales, es decir, la existencia de firmas, mejor o peor calidad del
formato de registro, indicación de fechas, etc., que si bien son importantes,
pueden enmascarar la mejor o peor calidad de las actuaciones en prevención,
que es el objetivo de la auditoría. Este error, habitual en auditores poco expertos,
hace perder valor a la auditoría ante el auditado.
Los criterios del Instituto Nacional de Seguridad e Higiene en el Trabajo

incluyen indistintamente la solicitud y el análisis de esta documentación como
una fase de preparación y como una verdadera actividad de auditoría. Así, señala
que el auditor tiene que comprobar si ésta documentación es completa. Es decir,
si incluye toda la información legalmente exigible y si es coherente, es decir, si
las actividades preventivas son las legalmente exigibles y pueden ser realizadas
con los medios propios o concertados.
Para cumplir esta técnica correctamente, el auditor debe solicitar la

documentación y además saber qué documentos debe solicitar. Es imposible
establecer con precisión qué documentación se debe solicitar a la empresa para

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la auditoría. Además de imposible, es escasamente útil para los fines de la
auditoría.
En cada caso, y según la información recibida de la solicitud inicial de

información facilitada por el auditado, deberá extraerse una consecuencia lógica,
razonable y operativa de la aportación de documentos de la empresa. A este
efecto, en la aceptación de la solicitud o del contrato de auditoría, se deben
establecer unas aportaciones documentales mínimas y una cláusula de
disponibilidad de cualquier documentación exigible legalmente o que la auditora
estime relevante para la verificación de los requisitos de la evaluación para el
equipo de la auditoría. Es necesario recordar a los auditores, lo establecido en el
artículo 22 de la Ley de PRRLL, sobre la información médica (datos) de carácter
personal y la limitación legal de acceso a la misma, realizando por tanto, dicha
verificación por un médico facultativo convenientemente con la especialidad de
medicina del trabajo, o con el consentimiento expreso de los trabajadores a
personas distintas de personal médico y autoridades sanitarias.
También recordar, que no tiene ningún sentido que, por ejemplo, en una
empresa dedicada a la mecanización o a cualquier otra actividad que utilice
equipos de trabajo muy numerosos, se le solicite una copia de todos los
certificados con marcado CE o todos los manuales de instrucciones para las
máquinas que manejan estos equipos. La solicitud de esta documentación debe
hacerse de manera adecuada a los fines de la auditoría, que no son los de una
inspección de cada máquina y su utilización, sino del SGPRL de la utilización de
los equipos y de los procedimientos y medidas que la empresa adopta.
Se emplearán técnicas de muestreo (no necesariamente aleatorio) que

conformen una selección representativa de la totalidad de registros y puntos
susceptibles de ser revisados, los cuales son, obviamente, imposibles de
verificar en su totalidad. Evaluaciones de riesgos, medidas de emergencia,
certificados de conformidad de equipos de trabajo, informes de ruido, informes
de evaluación de la exposición a agentes químicos, actas de los comités de
seguridad y salud, certificados de formación, etc., constituyen algunos ejemplos
de documentos y registros que deberá consultar el auditor.
Sin embargo hay que reiterar, ya que se ha constatado en alguna ocasión,

auditorías legales realizadas exclusivamente basadas en la información
aportada por la documentación del sistema, por tanto, no debe visitar ser nunca
la única fuente de información que debe utilizar el auditor, pues el auditor debe
visitar las instalaciones para poder evaluar el SGPRL, comprobando que la
empresa está desarrollando realmente una actividad preventiva, de acuerdo con
lo establecido en su SGPRL conforme a norma. Otro aspecto a tener en cuenta,

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cuando se trata de auditorías de actividades que se han clasificado como
sectoriales, con independencia de la conveniencia de elaborar una metodología
específica, es que la documentación preventiva cuyo examen deba realizarse es
de mayor amplitud. Por ejemplo, en el caso de la pesca, los justificantes de los
simulacros en puerto; en el caso de la minería, la documentación de planificación
que prevé el Real Decreto específico; en el caso del transporte, el sistema de
control de jornada y los justificantes de ITV; pero sobre todo, en el caso de las
actividades del sector de la construcción, la documentación es distinta y,
evidentemente más prolija, como es la exigencia de aportación relativa a los
estudios de seguridad y salud, los planes de seguridad y salud, los libros de
incidencias los avisos previos, etc.
4. VERIFICACIÓN VISUAL.
La verificación visual es una de las técnicas de recogida de información

que más relevancia puede adquirir en las auditorías de los SGPRL. A través de la
verificación visual, el auditor examina la actividad que está auditando y
comprueba que ésta se ejecuta según las pautas establecidas en las normas de
aplicación.
En esta verificación visual el auditor utiliza todos sus sentidos y

evidentemente, cuanto mayor conocimiento tenga la actividad en cuestión, mejor
podrá enjuiciarla, no obstante es difícil enseñar o transmitir a un auditor cómo
percibir las actuaciones que se están dando a su alrededor, la percepción es una
facultad que el auditor desarrollará con su experiencia. Durante la auditoría, el
auditor debe estar atento de cómo son realizadas las diversas operaciones, los
comentarios entre el personal de la empresa, etc., que le permitan intuir la forma
de trabajo de la empresa. Descubriendo los puntos fuertes y débiles de la acción
preventiva, que posteriormente fundamentará a través de las evidencias.
Cuando el auditor observa una actuación, en una vista por la empresa,

difícilmente podrá el auditado discutir que dicha actuación se ha dado. A partir
de ese momento, el auditor puede fundamentar sin discusión todas las
evidencias que se relacionen con dicho hecho. Como hemos insistido
anteriormente, el auditor no debe limitarse únicamente a analizar registros y
muchos menos en materia preventiva; utilizará otras fuentes de información para
contrastar dichas evidencias. Por ejemplo, es posible que todos los equipos de
trabajo de la empresa tengan el marcado CE o en su caso, se haya realizado la
puesta en conformidad con lo dispuesto en el R.D. 1215/97, de 18 de julio.

[11] 2018/2019
El auditor puede consultar registros relacionados con esta cuestión, pero
debería comprobar mediante la visita a las instalaciones que realmente los
equipos de trabajo son seguros, pues pueden haber sido anuladas determinadas
protecciones en un momento posterior a su compra o después de realizar su
puesta en conformidad o estar haciéndose un mal uso del equipo, donde no se
esté asegurando el uso seguro de los equipos de trabajo por parte de los
trabajadores. Estos hechos constituyen incumplimientos que habrá que dejar
constancia en la auditoría a través de no conformidades.
La labor de investigación del auditor puede, en algunos casos, no ser fácil,

debiendo profundizar en sus indagaciones. Pensemos en una situación
hipotética, en la que un trabajador resentido con la empresa, conocedor de la
realización de la auditoría, quita la protección de la máquina en la que trabaja,
con el fin de que el informe sea desfavorable, al ser detectada la deficiencia por
el auditor. Las entrevistas, los documentos y registros, la muestra elegida y las
corroboraciones deben ser lo suficientemente amplias para identificar los
hechos del modo más ajustado posible a la realidad. Otro ejemplo muy claro, un
trabajador te dice durante la visita a las instalaciones que no le han entregado el
equipo de protección necesario, debemos corroborar si realmente es así.
Durante la verificación visual, podemos detectar y poner en duda la bondad de
un informe, por ejemplo el ruido, que se le presenta como evidencia de haber
realizado las mediciones correspondientes, requeridas por el R.D. 286/06, de 10
de marzo. Ante una duda muy razonable, el auditor puede perfectamente querer
comprobar esos datos, ya que los datos presentados son contradictorios a la
realidad de la empresa o del puesto.
En este caso se puede optar por varios métodos, uno puede ser que
directamente el auditor realice un estudio de ruido de la empresa o puesto, con
medios propios de auditor, o en segundo lugar puede pedir que se repita la
medición por parte de quien tuviera responsabilidad de realizarla en la empresa
y con presencia absoluta del auditor. Este último método a diferencia del primero,
nos va permitir observar y obtener la información necesaria para detectar por
qué se habían obtenido esos valores erróneos, producidos por actuar de manera
incorrecta, por ejemplo, no situar el sonómetro a la distancia adecuada de foco
generador de ruido. De esta forma se ha obtenido una información mucho más
completa que si se hubiera medido directamente por el auditor, procediendo de
este modo, a identificar los problemas reales del auditado.
En el caso referido, no es que no se hayan realizado las mediciones, sino

que el método utilizado ha sido inapropiado, (aquí se ve claramente, como si solo
hubiéramos tenido como fuente de información, exclusivamente el informe de
ruido, no hubiéramos detectado el resto de problemas) y aunque el efecto es el

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mismo, ya que existe un riesgo incontrolado, las actuaciones y responsabilidades
posteriores de la empresa serán muy distintas. No obstante, se recomienda que
estos métodos que exigen repetir las mediciones sean utilizados únicamente
cuando existan razones poderosas y suficientemente claras para dudar de la
bondad de los informes aportados. ¿Cuándo sería conveniente llevar a cabo las
verificaciones visuales? A lo largo del proceso de auditoría nos vamos a
encontrar en la necesidad de visitar las instalaciones, y pueden ser realizadas:
Antes de elaborar una Previamente a

oferta económica al comenzar la auditoría
cliente-auditado. .
Posteriormente al
examen de toda la En el transcurso de la
documentación del auditoría.
SGPRL
• Antes de elaborar una oferta económica al cliente-auditado, realizando

una vista general de las instalaciones con la finalidad de conocer realmente el
alcance de la auditoría (tamaño de la empresa, legislación que le es de
aplicación, etc.), permitiendo así, aproximarnos al número de días necesario de
auditoría y número de auditores a participar.
• Previamente a comenzar la auditoría para conocer in situ las

instalaciones y puestos existentes, y muestrear algunos de los mismos con el fin
de comprobar posteriormente su documentación.
• En el transcurso de la auditoría, para realizar verificaciones puntuales de

aspectos contemplados en cada uno de los elementos del SGPRL.
• Posteriormente al examen de toda la documentación del SGPRL, para

verificar y corroborar puntos pendientes.

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Durante esta prospección se procederá a visitar las zonas y áreas de
trabajo claves, con representantes designados por la empresa, para obtener un
conocimiento general de los riesgos potenciales existentes en el centro de
trabajo. También se aprovechará para conocer al personal correspondiente que
podrá ser consultado durante todo el proceso auditor.
Así se verificarán los puntos de la auditoría que deben constatarse en

campo y examinar las evidencias objetivas de los documentos y registros y el
cumplimiento de la normativa, como los relativos a:
• Adaptación de los equipos de trabajos existentes para comprobar en los

mismos, o posteriormente en oficina y mediante muestreo, relativos a su
adecuación al R.D. 1215/97.
• Adecuación de los productos químicos del proceso productivo a las

correctas condiciones de envasado y etiquetado de los mismos, así, como la
existencia de las correspondientes Fichas de Datos de Seguridad, y su puesta a
disposición de los trabajadores en el idioma español. Bastará con seleccionar
una muestra de las mismas y comprobar la existencia de la totalidad de ellas.
• Publicidad dada a la documentación relativa al SGPRL que habría de ser

puesta en conocimiento de los trabajadores, como la existencia y difusión de la
política de prevención, actas de los comités de seguridad y salud, nombramiento
y cargos de los equipos de emergencia, campañas de prevención, objetivos de la
empresa, etc.
• Comprobación de la resolución de acciones correctoras propuestas, bien,

por inspecciones de seguridad, observaciones, investigaciones, informes
internos, o cualquier otro documento relativas a medidas propuestas para
mejorar las condiciones de trabajo, seguimiento y grado de avance de la
planificación preventiva anual en cualquiera de sus puntos.• Grado de
conocimiento de los trabajadores de la actividad preventiva desarrollada en la
empresa mediante entrevistas con los mismos, siempre previa autorización
explícita de la empresa. También se comprobará el grado de comprensión de las
normas e instrucciones de trabajo propuestas por la empresa en cada puesto de
trabajo.
• Adecuación de los medios materiales de contra-incendios, así como el

nivel de conocimiento de las normas de actuación y la existencia de equipos
humanos destinados a la actuación en caso de emergencia.
• Implantación del uso de los equipos de protección individual,

conocimiento de los trabajadores de su correcta utilización, mantenimiento y

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reposición, así como disponer de su certificación. Una visita a los almacenes de
repuestos de los equipos permitirá chequear los equipos usados en la empresa.
• Comprobación de la implantación de los sistemas de control mediante

permisos de trabajo de aquellos riesgos que tengan una especial peligrosidad.
• Relación de equipos e instalaciones en el centro de trabajo sujeto a

Reglamentación Seguridad Industrial.
• Posible existencia de contaminantes físicos, químicos o biológicos en

los puestos de trabajo y medidas colectivas adoptadas para la reducción de la
exposición de los trabajadores a los mismos.
• Proliferación de señalización de seguridad en el centro de trabajo y su

adecuación al R.D. 485/97.
• Actividades y empresas subcontratadas presentes en el centro de trabajo

de manera esporádica o continua, así como su control.
• Comprobación de la presencia de colectivos especiales y las medidas

adoptadas para dichos colectivos.
4.1. ENTREVISTA
Un aspecto fundamental en el desarrollo de la ejecución de la auditoría
son las entrevistas con el personal a auditar. Es el dialogo con las personas de
la empresa lo que permitirá profundizar de una manera más eficaz en los
documentos del SGPRL y en el conocimiento más exhaustivo del funcionamiento
de la empresa.
Cuando en auditoría nos referimos a la entrevista, no le estamos dando un

concepto formal, similar a una entrevista periodística, nos estamos refiriendo
realmente a una comunicación oral entre el auditor y las personas de la empresa
auditada, que en muchos casos se podría considerar una mera conversación. No
obstante, ya hemos comentando anteriormente que durante el proceso de
auditoría, el auditor puede ser sometido a presiones, por lo que debe ser muy
prudente con la información verbal que obtenga a través de las entrevistas. Es
posible que reciba información en uno u otro sentido (de hacer o de no hacer, de
tener o de no tener) que pueden no resultar del todo ciertos.
Por ello, debería siempre contrastar dicha información con otro tipo de
evidencias (registros, verificación visual) y no utilizar únicamente la información
verbal que obtenga como fuente para identificar o descartar una no conformidad

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o desviación del SGPRL. Por tanto, las distintas formas que tiene el auditor para
validar la información obtenida a través de las entrevistas son:
• Que varios entrevistados digan lo mismo. Especialmente cuando uno

representa a la parte social y otro a la dirección de la empresa, e incluso cuando
pertenecen a otro departamento, área, etc. Esta confirmación puede ser
realizada por un mismo auditor o a través de las entrevistas mantenidas por
varios miembros del equipo y contrastadas en sus reuniones.
• Existencia de documentos o registros que avalen las informaciones

recibidas, lo cual debe ser realizado de forma inmediata a la recepción de la
información. El auditor podrá utilizar frases como: «Creo que he captado lo que
me ha indicado. Ahora, si es tan amable, enséñemelo». Estando atento y, si es
preciso, intervenir en la elección de los documentos que van a servir de
confirmación. Este aspecto será especialmente tenido en consideración cuando
el documento sea un registro, ya que el auditado tenderá a mostramos, de entre
todos ellos, aquellos que refuten su información, debiendo ser el auditor el que
elija el registro por muestreo.
4.2. PREPARACIÓN PREVIA

El auditor debe preparar la entrevista basándose en el perfil del
entrevistado y su posición en el organigrama de la empresa y de la información
que se pretende obtener o contrastar.
La preparación previa de la entrevista es básica para obtener buenos

resultados, ya que permitirá utilizar de forma más eficiente el tiempo disponible,
asimilando y recordando los datos que tienen cohesión al haberse establecido
previamente las áreas de información a evaluar. Para ello, vamos a recopilar la
información relacionada con el tema a tratar, como es información sobre el
SGPRL, la organización y planificación de la prevención en la empresa, datos
referentes al puesto de trabajo que ocupa el entrevistado (riesgos, número de
trabajadores que ocupan ese puesto, horarios, etc.).
4.3. PLANIFICACIÓN
Una vez disponemos de la información, vamos a planificar el desarrollo de
la entrevista y prever algunas estrategias o líneas de actuación. En primer lugar,
el auditor debe tener sus objetivos claros, con el fin de preparar las preguntas a
formular, de modo que sepamos todos los puntos en los que queremos
profundizar y estructurar la exposición. Existen dos formas de preparar las
entrevistas:

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PREPARACIÓN
ENTREVISTAS
FORMAL INFORMAL
• Formalmente, es decir mediante la utilización de guías.
• Informalmente, esto es, sin una guía.
Las guías de entrevista pueden ser:
GUÍAS DE
ENTREVISTA
LISTA DE LISTADO DE
PREGUNTAS CHEQUEO
• Lista de preguntas: Se suelen utilizar para entrevistas con profundidad,

para evitar que después de la entrevista falte información relevante.
• Listado de chequeo: Se utilizan cuando se quiere contrastar una

determinada información de carácter general, donde las preguntas son iguales
para los distintos entrevistados, utilizando preguntas cerradas.
Otro de los objetivos de la planificación consiste en conocer los cargos y

responsabilidades de las personas que por su puesto y/o funciones relevantes

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(determinados departamentos, pertenecientes o no al servicio de prevención,
delegados...) nos puedan aportamos información veraz, permitiéndonos a su
vez, fijar las entrevistas a lo largo del proceso de auditoría, precisando lugar, hora
de inicio y finalización de la misma.
Al poder planificar las entrevistas nos permitirá fijar el lugar de las

entrevistas, procurando evitar que las personas ajenas a la entrevista estén
presentes o dentro del área de audición del entrevistado, dado que se
incrementaría su resistencia a proporcionar datos. Es necesario lograr un clima
relajado y de intimidad.
4.4. DESARROLLO
Durante la entrevista el auditor deberá crear un clima agradable, donde el
auditado se sienta cómodo y seguro. Hay que entender que el entrevistado se
puede sentir examinado y muchas veces en presencia de un superior jerárquico,
situación que tendremos que evitar a toda costa, e incluso requiriendo al superior
su ausencia durante la entrevista.
Por tanto, el auditor debe transmitirle confianza, debiendo presentarse

adecuadamente, explicarle con total claridad el motivo y objetivo de la entrevista
e incluso el significado de la auditoría sino la conoce, recalcando en todo
momento que los resultados extraídos de la entrevista son totalmente
confidenciales y que en el informe no se reflejará en ningún momento el origen
de la fuente, ya que dicha información deben ser contrastadas al menos por
varias fuentes.
Hay que pensar que un entrevistado receloso es una mala fuente de

información, mientras que si se encuentra a gusto puede suministramos
información que en un principio no pensaba dar. Es fundamental que el auditor
transmita al entrevistado que no ha sido elegido al azar, transmitiéndole las
causas de selección, en particular cuando existen más personas que desarrollan
puestos de trabajo igual o similar al suyo. En estos casos es adecuado dar a
entender al entrevistado que ha sido elegido por su mayor conocimiento,
experiencia, etc. esto le hará sentirse importante.
Hay que empezar con preguntas abiertas, que permitan a nuestro

interlocutor una mayor relajación. Con ella podremos llegar mucho más al fondo
de la información, después, el auditor puede preguntar de manera más detallada,
como por ejemplo:
• ¿Por qué se hace así? •

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¿Quién decide sobre esto?
• ¿Cómo se asegura que el procedimiento es correcto?
• ¿Cuáles son las características de la herramienta o instrumento en

concreto?
Tomar, durante las respuestas, aquellas notas que considere necesarias,

pero demostrando que está atento a lo dicho por el entrevistado. No debiendo
demostrar desinterés por la respuesta, ésta es consecuencia a una pregunta que
nosotros le hemos realizado. Cuando la respuesta se salga del contexto o no
tenga nada que ver con la pregunta realizada, el auditor debe interrumpir,
educadamente, al entrevistado, replanteando la pregunta.
La falta de respuestas concretas, en muchos casos, es consecuencia de

preguntas mal planteadas y no en divagaciones intencionadas del entrevistado.
Si es necesario, contestaremos a las preguntas del auditado con el objetivo de
captar su centro de atención, ampliándole así la información, claro está, que
dicha contestación no debe ir enfocada a darles soluciones a los problemas
detectados en su SGPRL.
La actitud primordial del auditor debe ser objetiva y distante, sin que
suponga evitar la amabilidad, no debiendo sacar conclusiones precipitadas y
menos contestar por él, dejando al entrevistado que se explique. Mantendremos
en todo momento una actitud neutra y evitaremos los debates, siendo cortes con
el entrevistado e intentando utilizar un lenguaje claro y sencillo, utilizando una
terminología conocida y evitando el lenguaje puramente técnico. Pueden
establecerse una serie de recomendaciones a tener en cuenta en razón de su
trabajo. Normalmente, el auditor, al realizar su función es visto desde la empresa
como una persona que genera cierto malestar por irrumpir en el normal
desarrollo de la misma. Por ello, la actitud del Auditor frente al auditado es
fundamental para llevar a buen puerto la misma. En ese sentido debe esforzarse
en:
• Recordar que la auditoría es, en todo momento, un acontecimiento

importante para el auditado.
• Mostrar una actitud serena y relajada en todo momento, procurando
transmitirla al auditado.
• Demostrar interés en todo lo que se le comunique, aunque a efectos de la
auditoría no lo tenga.
• Relajar al auditado cuando vea que se está poniendo nervioso.
• Muchas personas no están acostumbradas a ser supervisadas.

[19]
• Hablar de forma clara y sencilla para que se le entienda.
• Dirigirse a las personas que puedan dar una mejor información y no sólo
a los jefes por el hecho de serlo.
• Entender que los entrevistados no se encuentran a gusto respondiendo
preguntas delante de sus superiores, pues las respuestas van dirigidas a
ellos y no al auditor.
• No desprestigiar al entrevistado delante de sus compañeros, inferiores o
superiores.
• Adoptar, en todo momento, una actitud investigadora.
A continuación se relaciona una serie de recomendaciones que ayudarán

a conseguir con existo los objetivos marcados en la entrevista:
▪ Disculparse en todo momento por interrumpir el trabajo que estaba

realizando el entrevistado.
▪ Mirar a la persona a la que se está hablando, evitando miradas huidizas.
▪ Emplear lenguaje acorde con el nivel del interlocutor.
▪ Repetir la pregunta de otra forma, si no ha sido entendida.
▪ No dudar en insistir buscando la evidencia.
▪ Tomar nota si se promete información para recordar y pedirla
posteriormente.
Durante la entrevista pueden generarse situaciones incómodas que el

auditor debe evitar en todo momento, para lo cual:
• No olvidar el “espacio” y el tiempo de presentaciones.
• Nunca debe entrar en discusiones interpretativas con el entrevistado.
• No transmitir sensación de enojo ante respuestas evasivas.
• No resolver discrepancias entrando en un juego de “yo gano/tu pierdes”.
• Comunicar al entrevistado los fundamentos de su opinión.
• No radiar sensación de alegría ante los hallazgos.
• No demostrar desinterés hacia la persona o a las respuestas.
Una vez terminada la entrevista despedirse del entrevistado de forma

positiva y agradeciéndole su colaboración y ayuda prestada, dejando siempre
abierta la posibilidad de volver a mantener un nuevo encuentro en caso de
necesitar ampliar alguno de los datos extraídos de la entrevista. A continuación
revisar toda la información obtenida a lo largo de la entrevista, realizando un

[20]
resumen de los resultados y destacar los temas importantes que requieran más
atención.
Es conveniente hacerlo así, para evitar posibles fallos de memoria que se

podrían producir debido al transcurso del tiempo. No olvidemos que es
fundamental contrastar la información obtenida de otras informaciones
recabadas con la que nos aporte el auditado (entrevistado). Si se observan
diferencias importantes deberemos acudir a una nueva entrevista con cualquier
pretexto, hasta que queden claros estos aspectos. Volvemos otra vez a recordar
que una parte importante de la auditoría consiste en comprobar los datos
obtenidos a través de varias fuentes, y en el caso de las entrevistas aún más.
Se ha dado casos en el que un entrevistado a nuestros ojos digno de toda

la confianza, luego resulta ser un trabajador que por rencillas personales con la
empresa, por insatisfacción laboral..., nos aporta informaciones erróneas,
exageradas y fuera de la realidad de la empresa auditada. Por tanto no nos
vamos a fiar de las impresiones nuestras y contrastemos en todo momento la
información aportada.
5. LA COMUNICACIÓN
Toda Auditoría consta de tres grandes participantes:

[21]
1. Los auditores que deben respetar el procedimiento de auditoría y la
deontológica general.
2. Los auditados que establecen una relación contractual con los auditores,
la cual queda materializada con el Plan de Auditoría.
3. La dirección que tendrá una relación con los auditados a través de la
comunicación en materia de mejora de la calidad y la implicación en las
auditorías.
De lo expuesto anteriormente, deducimos que el auditor debe ser un buen

comunicador. A través de la comunicación, fundamentalmente oral, va a obtener
la mayoría de la información, por lo que deberá conocer las técnicas utilizadas
para una adecuada comunicación. No solo desde el punto de vista oral, la
comunicación no verbal va a ser un importante componente comunicativa, en
muchos casos utilizando de forma inconsciente, y, por tanto, erróneamente.
De forma inevitable, la relación entre auditor y auditado dependerá de la

comunicación entre las dos partes. Esta comunicación consta de elementos
objetivos: hechos, afirmaciones contrastables, observaciones incontestables,
etc.
Pero también incorpora elementos subjetivos: las percepciones o

impresiones, las afirmaciones sin verificar, los gestos, las miradas, la entonación,
las dudas y toda la comunicación verbal y no verbal que pasa de uno a otro. Los
especialistas calculan que hasta el 80% de la comunicación no es de origen
verbal.
Si bien el auditado puede dejarse llevar por la influencia de los elementos

que destacan por ser subjetivos, no ocurre lo mismo con el auditor, este solo
deberá retener los hechos, lo objetivo, y no dejarse influir en sus evaluaciones
por el componente subjetivo. Trabaja con realidades, no con percepciones.
No obstante, hay que tener en cuenta que alguna vez, una percepción o
información subjetiva puede ser el punto de partida de un análisis detenido que
llevara al auditor a descubrir disfunciones reales y objetivas que podrían haber
pasado inadvertidas sin este estimulo.
5.1. LA COMUNICACIÓN VERBAL

El auditor debe seguir los siguientes principios cuando establece una
comunicación con el auditado:

[22]
Dominio
Precisión
Neutralidad Profesionalidad
1. Neutralidad: el auditor no debe emitir juicios personales. Su función es

constatar hechos respecto a referencias. Además esta neutralidad debe estar
acompañada de benevolencia, lo que significa que el auditor escucha y
comprende, pero no adopta una actitud paternalista.
2. Precisión: es importante para:
- Formular las preguntas de tal manera que puedan aclarar los puntos
oscuros.
- Actuar como filtro ante preguntas que no sean de interés.
- Tomar notas en la Auditoría.
- La comunicación, tanto oral como escrita.
3. Profesionalidad: dentro de esta característica englobamos;
- Dominio de la expresión: verbal y no verbal/escrita.
- Experiencia: profesional y en auditorías.
- Cualidades personales: análisis/comunicación/objetividad/gestión.

[23]
- Conocimientos: de las referencias/de las técnicas/de los productos.
4. Dominio: es muy importante el aprendizaje y control del idioma, porque

juzgar y entender el sentido de las palabras es un aliado en la comunicación.
5.2. LA COMUNICACION NO VERBAL

La comunicación no verbal es el lenguaje corporal, son los gestos que
realizamos, y lo curioso es que la mayoría de ellos los realizamos de forma
involuntaria.
l. Impacto: en una comunicación, las palabras contienen el mensaje, pero

la voz y la actitud del emisor son los factores más importantes. Es lo que
verdaderamente impacta a nuestro receptor.
2. Los gestos, las actitudes, etc.: juegan un papel muy importante en toda
comunicación, porque todo influye en la percepción del oyente. Una vez que
hemos tomado conciencia de ello, debemos aprender a comunicar de otra
manera.
Por tanto, saber interpretar el lenguaje no oral de nuestro interlocutor, sirve

para saber que estamos en la misma onda que él.
En la toma de contacto, la comunicación no verbal constituye el 50 % de la

transmisión de los mensajes. Desde que nos encontramos con alguien no
podemos saber qué expresamos y qué expresa nuestro interlocutor, si sólo nos
fijamos en su comunicación verbal. Por tanto, en la comunicación, existe una
combinación de los siguientes factores:
- las palabras por sí mismas,
- el modo en el que hablamos (tono, flujo, ritmo) y
- el lenguaje corporal, los gestos, expresiones de la mirada, la ropa que

llevamos...
Las posturas de nuestro cuerpo también expresan nuestra actitud ante

una conversación, por ejemplo:
- la cabeza indica cual es el nivel de control de la mente sobre el cuerpo:
• una cabeza recta, tiesa, significa un fuerte control mental.

[24]
• una cabeza baja, un débil control mental.
- el torso:
• arqueado, revela un sentimiento de altivez, de superioridad.
• inclinado hacia adelante una cierta impaciencia, hacia atrás una

desaprobación.
- los ojos:
• párpados bajos: concentración, reflexión.
• párpados levantados: sorpresa, alegría.
- los labios:
• curvados hacia arriba: agrado, alegría.
• curvados hacia abajo: pena, tristeza
• fruncidos (en pico): duda, enfado
Tanto por la posición del emisor como del receptor, lo no verbal tiene una
importancia considerable, bajos sus múltiples aspectos, en las relaciones con
los demás. El tratamiento de la información es diferente según los individuos que
la expresan o la reciben.
El lenguaje expresa y estructura un modo de funcionamiento del cerebro

de la persona que comunica su pensamiento. EI pensamiento se estructura a
través de tres canales fundamentales:
VISUAL AUDITIVO QUINESIOLÓGICO
El entrevistador verifica el éxito de la entrevista cuando obtiene a la vez:

[25]
- Canal visual, una imagen precisa de la realidad explorada ("está claro").
- Canal auditivo, una dimensión auditiva de esta realidad (las palabras y las
frases que acompañan lo "vivido de esta realidad" "lo comprendo bien").
- Canal quinesiológico, una percepción de la actitud y comportamiento de

los entrevistados.
Lo que hay que lograr en toda comunicación es la sincronización con el

auditado que significa ponerse en el lado del interlocutor, es decir, se trata de
reflejar los estados internos del interlocutor armonizándose con los siguientes
elementos:
- El flujo y volumen de la voz
- La profundidad de su respiración.
– Sus gestos y movimientos repetitivos.
- Su postura.
- Su canal de percepción.
6. TIPOLOGÍA DE PREGUNTAS
Existen cuatro tipos de preguntas en las entrevistas de auditorías:

[26]
Preguntas Preguntas Preguntas
abiertas engañosas hipotéticas
Preguntas
Preguntas de Preguntas
abiertas de
precisión silenciosas
opinión:
Preguntas Preguntas-
cerradas respuestas
1.- Preguntas abiertas: cada tema o subtema de la auditoría será tratado

mediante una primera pregunta abierta sobre el proceso, permitiendo un amplio
abanico de respuestas: Estas preguntas se formulan utilizando el adverbio cómo
seguido de un verbo de acción: "¿cómo realizan el control...?".
Este es el único modo de centrar el debate en el objetivo a alcanzar. La

pregunta abierta sobre un tema obliga al auditado a proporcionar explicaciones
que siguen la lógica del proceso. Son utilizadas para obtener una información
global sobre un tema, pues permiten al entrevistado desarrollar su respuesta,
pudiendo el auditor, en función de la misma, detectar posibles interpretaciones y
desviaciones del sistema, dirigiendo las posteriores preguntas.
2.- Preguntas de precisión: se formulan mediante los términos: "quién,

qué, dónde, cuándo, cuánto", es también una herramienta de calidad conocida
como las 5 W por la inicial de cada término en inglés. Los términos cómo y por
qué no se utilizan para obtener precisiones aunque sirven para sondear
opiniones. Van a permitir una cierta amplitud de respuestas, su abanico es
mucho más cerrado que en las preguntas abiertas.
EI auditor las utiliza para ir centrando el tema sobre el que está

investigando. Forman el grupo más importante del razonamiento del auditor.
Estas preguntas se utilizan de forma sistemática, encadenándolas unas con
otras. Estas preguntas se formularán de la manera siguiente:

[27]
- ¿Qué persona?
- ¿Quién precisamente?
- ¿Qué regla? - ¿Dónde está?
- ¿Cuándo, en qué momento?
- ¿Cuántas veces, con qué frecuencia?
Un repaso del uso de esas palabras claves, puede mostramos la forma en

que debemos actuar, no obstante su aplicación práctica la conseguiremos a lo
largo de nuestra experiencia como auditores.
¿Qué?
Es la frase inicial que nos proporciona información sobre algo, y no nos

hace sentir presuntuosos sobre él, como podría ser si empezáramos ¿por qué
hace Ud. esto?, evitando a su vez los posibles resentimientos que produciría
dicha frase. Qué, es una provocación para que el auditado empiece a hablar de
las distintas actividades y tareas que realiza, permitiendo al auditor comparar
sobre lo que se dice que se hace y lo que está estipulado hacer, para establecer
las diferencias y preparar la nueva investigación y preguntas.
¿Cuándo?
Al exponer un proceso es normal que después de descubrir qué y porqué

se realiza tal o cual tarea, se tenga la necesidad de conocer cuando hay que
hacerla. No debe preocupar al auditor si con la complejidad de la auditoría, en
lugar de aplicar el cuándo emplea el cómo, ya que la secuencia a partir de la
primera información ya no es tan prioritaria. El cuándo a su vez nos ha de servir
para valorar si las acciones se realizan en las condiciones correctas del puesto.
¿Dónde?
Sucede en muchas ocasiones que no se conoce exactamente donde se

realizan o suceden las cosas, puesto que ello en muchos casos, solo lo conocen
el que realiza tal o cual tarea. A veces se conoce como el dónde de un área
genérica, no obstante la particularidad de querer conocer el dónde, puede llevar
al auditor a un área que no se ha tenido en cuenta, o incluso de la que se sabía
nada.
¿Quién?

[28]
Esta palabra cierra el ciclo, y nos reafirma si es el interlocutor solo el que
está implicado en las tareas que observamos, o si también existen otras
personas que participan o están involucradas en la misma.
3.- Preguntas cerradas: se formulan anteponiendo el verbo según una

secuencia lógica de verbo-sujeto-complemento, que exige una respuesta del tipo
sí o no. Ante estas preguntas el auditado no tiene grandes opciones para
responder, no permitiéndole ningún tipo de explicación. Si no se tiene cuidado
estas preguntas pueden tener un carácter descortés, ya que colocan al
interlocutor en la posición de rendir cuentas, le ponen en situación de control.
Pensemos simplemente en algunas situaciones habituales. ¿Tiene usted

sus papeles? ¿Tiene usted los procedimientos? ¿Está usted seguro? ¿Lo hace
usted así? ¿Tiene usted una descripción escrita? Etc.
Conviene reservar estas preguntas para la fase final de un tema tratado

durante la entrevista, con el fin de validar por el auditado las observaciones del
auditor. Ejemplos que nos permiten obtener una información concreta: ¿Han
realizado la evaluación de riesgos? ¿Realizan reconocimientos médicos
anuales? ¿Utilizan los equipos de protección?
4.- Preguntas abiertas de opinión: se formulan con adverbio: cómo, cuál,

qué, por qué, verbo en forma interrogativa sobre una apreciación. Son aquellas
que solicitan un punto de vista, generalmente una opinión personal,
empleándose en un marco de relaciones abiertas, sin el cual el auditado no podrá
expresarse libremente.
No aporta ningún tipo de información, pudiendo generar opiniones de

crítica a la propia actuación de la empresa, lo cual, no aporta nada a las auditorías
externas, pues aun siendo correcta la opinión no es una evidencia objetiva. Sin
embargo, si pueden ser utilizadas en auditorías internas, bien utilizadas, permiten
detectar inmediatamente tendencias potenciales, recabando la implicación del
auditado en las acciones preventivas a llevar a cabo. Estas preguntas se utilizan
en la reunión de cierre para encontrar pistas sobre acciones de mejora relativas
a: - los documentos del sistema auditados, - la integración, supresión o
actualización de actividades preventivas, en función de las prácticas habituales.
5.- Preguntas hipotéticas: Pretende verificar si se ha tenido en cuenta

ciertas circunstancias que todavía no se ha dado el caso.
6.- Preguntas engañosas: Pretende sonsacar al auditado información que

normalmente no aportaría. Por ejemplo: ¿Qué hacen con los trabajadores que no
utilizan los EPI's facilitados? ¿Los accidentes sin baja no los investigan? No

[29]
deben ser utilizadas. Transmiten una opinión del auditado, que de forma
capciosa, pretende sonsacar información que el auditor intuye, pero no es capaz
de localizar.
7.- Preguntas silenciosas: Durante una entrevista el silencio es un arma

poderosa. Cuando el auditor, ante una respuesta, permanece callado, el auditado
entiende que se espera una mejor explicación o respuesta que la dada,
procediendo a dar una mayor información sin que el auditor se lo solicite. Un
entrevistado no es capaz de aguantar más de 12 segundos sin que le realicen
una nueva pregunta. Los silencios generalmente generan una información
complementaria que podía no haber aparecido. Usarlos no es fácil, manejados
de forma poco espontánea puede dar la sensación de que el auditor está un poco
perdido, por lo que no se debe abusar de ellos.
8.-Preguntas-respuestas: Muchos auditores caen en el error de plantear

preguntas que se contestan ellos mismos; la respuesta es una opinión del
auditor, sesgando la información que estaría incluida en la respuesta del
auditado. El auditado le podría responder: «Yo no he dicho eso», «Usted lo dice,
nosotros no lo hacemos».
Vistas las distintas preguntas que el auditor puede utilizar, es preciso

analizar el proceso mediante el cual, a través de las preguntas, el auditor llega a
una conclusión.
Proceso de preguntas en embudo:
La técnica utilizada es el uso de preguntas en embudo, cuya misión es ir

centrando el tema hasta alcanzar conclusiones suficientes. Los pasos a dar son:
1. Antes de iniciar las preguntas, debe centrar al entrevistado, con el fin de

que entienda el porqué de las mismas: “Necesito conocer como se lleva a cabo
los controles periódicos de las condiciones de trabajo, por lo que voy a realizarle
una serie de preguntas relacionadas con las inspecciones de seguridad”. “Para
conocer como se llevan a cabo en la empresa las investigaciones de accidentes
tengo que analizar una serie de cuestiones. Le voy a realizar una serie de
preguntas al respecto.”
2.-Se comienza con preguntas abiertas que nos permitan obtener una
información generalizada de la situación: ¿Cómo se desarrollan las inspecciones
de seguridad? ¿Cómo se llevan a cabo las investigaciones de accidentes?
3.-Se va concretando la información con preguntas sistemáticas,

utilizando preguntas abiertas de precisión: ¿Cuándo se realizan las inspecciones

[30]
de seguridad? ¿Quién lleva a cabo las inspecciones de seguridad? ¿Qué
accidentes se investigan? ¿Dónde se archivan los partes de accidentes?
4.-Una vez centrado el tema, se procede a realizar preguntas cerradas que

fijen definitivamente la información: ¿Existe un programa de inspecciones de
seguridad?
¿Existe un procedimiento para realizar las investigaciones de accidentes?
5.-Se termina con una pregunta cerrada de opinión que confirme la

información que ha obtenido el auditor, permitiendo que el auditado aclare
alguna cuestión que considere no ha interpretado bien el auditor: ¿Estoy en lo
cierto al afirmar que las inspecciones de seguridad no se documentan y archivan
de forma periódica? ¿Puede ser que haya entendido que los accidentes sin baja
médica no los investigan, aunque sí que notifican correctamente la relación de
dichos accidentes?
Una vez que disponemos de la información debemos pasar a contrastarla.

La solicitud de las mismas debe ser llevada a cabo de una forma correcta, y no
como una exigencia.
Me gustaría ver los partes internos de accidentes de trabajo de los últimos

tres años. Necesitaría examinar los programas de inspecciones de seguridad, para
ver los contenidos. Debiendo ser especialmente cuidadoso cuando se requiere la
elección por muestreo de los registros, no transmitiendo una sensación de
desconfianza.
El auditado debe entender que el muestreo es algo lógico y normal dentro

del proceso de auditoría.
7. LA ESCUCHA
Uno de los principios básicos en la comunicación es la escucha. El primer

signo de respeto es el silencio: la pausa distendida y cortes para que se produzca
la respuesta en las mejores condiciones, especialmente en las preguntas
abiertas al inicio de la entrevista.
El auditor debe hacer sentir al auditado que le escucha efectivamente,

manifestándoselo con su actitud y su mirada que demuestran su interés y

[31]
consideración. El silencio, indicador de escucha, puede ser reforzado por otros
"acuses de recibo" como la mirada y la sonrisa, todo ello en función de las
necesidades del auditado. Estos acuses de recibo son comparables a los que
utilizamos en las conversaciones telefónicas: si, seguro, de acuerdo, etc. El
auditor debe intentar:
• No atosigar al auditado con una batería de preguntas.
• Darle un cierto tiempo para responder, en muchos casos tendrá que

procesar la pregunta.
• No anticipar la respuesta.
• Remplazar las preguntas cuando el auditado no las comprenda.
• Escuchar y observar la comunicación no verbal.
8. LAS REFORMULACIONES EN LA AUDITORÍA
1.- La reformulación "Eco" o "Espejo"
Reformular según el eco es volver a enunciar las explicaciones proporcionadas.

Esta manera de hacer da un ritmo a la entrevista y permite la escucha y la toma
de notas. La reformulación es siembre bien vista por el interlocutor, que se siente
escuchado y comprendido. Generalmente aprovecha estas ocasiones para
mejorar sus propias explicaciones.
2.- La reformulación "Síntesis" o "Resumen"
La reformulación de tipo síntesis se utiliza preferentemente después de

explicaciones largas o repetitivas y permite controlar el flujo verbal del auditado.
Además permite al auditor realizar constataciones en el transcurso de la
entrevista, de acuerdo con las exigencias normativas. En este caso las
características principales del propósito forman parte de la reformulación. Por
tanto, los objetivos de la reformulación van a ser:

[32]
"ECO"
"ESPEJO"
REFORMULACIÓN
"SINTESIS"
"RESUMEN"
• Mostrar al auditado que es escuchado (eco/espejo).
• Asegurarse de la comprensión del discurso (eco/espejo-síntesis).
• Centrar al auditado en caso de que derive en otro tema (muy hablador)

(síntesis).
• Dar la palabra al auditado (poco hablador) (eco/espejo).
• Gestionar el tiempo de la intervención (eco/espejo-síntesis).
9. EL ENTORNO
Para que sea adecuada la comunicación, tanto el auditor como el auditado

necesitan entenderse adecuadamente, prestarse la debida atención y no sentirse
apremiados por circunstancias externas a la entrevista. En consecuencia, el
auditor deberá tener en cuenta los siguientes aspectos:
▪ No realizar la entrevista en ambientes ruidosos en los que sea difícil oírse.

Las entrevistas suelen realizarse muchas de ellas en la propia fábrica,
exigiendo elevar el tono de voz, lo que hace muy incómodo la
comunicación, por lo que tiende a hacerse rápida y desordenada, en
consecuencia, mal.

[33]
▪ No se entrevistará a trabajadores, operarios, responsables, etc., que estén
pendientes del proceso que controlan, no pudiendo dedicar la debida
atención a la entrevista. Cuando se entrevista a trabajadores durante su
trabajo, es conveniente que dejen de realizar las operaciones que realizan.
Igualmente con los directivos o mandos de la empresa, es conveniente
realizar la entrevista fuera de su despacho; realizar una entrevista
continuamente interrumpida por el teléfono, subordinados, etc., genera
una cierta incomodidad para el entrevistado, mucho mayor para el auditor.
▪ Las respuestas de los subordinados cuando sus superiores están
presentes, introducen una serie de sesgos que enmascaran ciertas
situaciones. Evitar la presencia de los supervisores suele ser difícil, en
estos casos; el auditor debe analizar el porqué de algunas respuestas,
intentando deducir el sesgo introducido.
▪
10. EL AUDITOR FRENTE AL AUDITADO
Las estrategias del auditor frente a las actitudes del auditado:
AUDITADO ESTRATEGIA DEL AUDITOR

MUDO - Silencio acogedor, empatía
- Preguntas sobre lo que siente el auditado o
también "tengo la impresión que alguna cosa no
marcha"
- Empleo de preguntas cerradas fáciles
HABLADOR - Afirmación de sí mismo (auditado) asertiva
(CHARLATÁN) - Afirmación verbal-no verbal y razonada del papel
y de la autoridad inherente
- Volver a centrar
- Reformulación aclaratoria ("si le he entendido
bien...")
- Preguntas cerradas técnicas
DEVUELVE - Reformulación de este tipo de preguntas

PREGUNTAS - Hacerle consciente de esta actitud, indicar que
podrían tratarse en otra entrevista
- Autoridad
- Volver a centrar
DESAFIANTE / HOSTIL - Comprobar su actitud ("¿He dicho algo que
provoque esta desconfianza?")

[34]
- Adoptar una estrategia no verbal de
sincronización
- Precisar nuevamente el objetivo y finalidad de la
entrevista
- Interesarse por el trabajo de la persona
PIDE CONSEJOS - Ser positivo y acogedor
- Ver lo antes indicado para el caso devuelve
preguntas
- Conseguir al menos un embrión de respuesta y
luego centrarla
- Posponerlo para otro momento y lugar:
("podremos hablar de ello...... ")
COARTADA - Reforrnulaciones positivas y completas
-Indicaciones sobre esa actitud y las
conclusiones a
las que puede llevar al auditado
-Búsqueda de pruebas
-Volver a centrar
EXAGERACIÓN - Preguntas en embudo -Búsqueda de las pruebas
POSITIVA -Ir al terreno
-Sucesivas preguntas cerradas
-Cambio de imagen, autorizada asertiva
PROTEGIDO POR UN -Obligar a que sólo se exprese una persona a la
GRUPO vez
-Tratar de contrastar la influencia del líder
-Disociar al grupo proponiendo entrevistas
individuales
11. LA ELECCIÓN Y OBTENCIÓN DE MUESTRAS

El Auditor lo primero que debe de tener claro es la visión global del conjunto
de la empresa a auditar. Dicha visión se obtiene en diversos momentos de
nuestra relación con la empresa y mediante los contactos previos, visita a las
instalaciones, observaciones directas, entrevistas, preguntas e indagaciones que
realice y estime oportuno el auditor para el desempeño de su actividad. Una vez
obtenida esta visión global ha de comprobar el verdadero cumplimiento o
incumplimiento detectado y los controles que posee la empresa para detectar el
buen funcionamiento del sistema de gestión de la prevención.

[35]
Hemos de aclarar que por un lado el auditor comprueba el funcionamiento
del sistema, evaluando la política, los procedimientos, la organización, los
controles, etc., realizados por la empresa. Durante esta comprobación no puede
aplicar técnicas matemáticas o estadísticas; tendrá que utilizar sus
conocimientos, experiencias, etc.; sin embargo para valorar la implantación del
sistema, por ejemplo, los procedimientos, deberá verificar los registros, y es en
este caso en el que deberá realizar un muestreo estadístico y basándose en el
mismo va a emitir su juicio. En este segundo caso, es cuando el auditor va a
utilizar la técnica de muestreo, que va a permitir obtener conclusiones sobre las
características de un conjunto de registros (población), a través del examen de
un grupo parcial de ellos (muestra).
Esta comprobación puede realizarse de dos formas bien distintas:
• Revisando todos los documentos, registros, etc. pertinentes, con lo cual la

auditoría se convertiría en una duplicación de todo el trabajo realizado, con lo
que los costes y tiempos invertidos podrían llegar a ser prohibitivos, y
posiblemente no se llegaría a un informe final.
• Analizando una parte o muestra de dicha totalidad de registros, siempre que

dicha muestra sea lo suficientemente representativa de la totalidad de la
población y que el análisis de dicha muestra nos pueda llevar a la extrapolación
de los resultados obtenidos al conjunto de registros. En este sentido es donde
se pueden y deben utilizar los métodos estadísticos, si bien el auditor también
puede y debe utilizar la información de cualquier tipo siempre que él juzgue que
pueda ser relevante.
En el primer caso es decir, cuando el conjunto de datos analizados es

realmente la totalidad de los datos disponibles, estamos ante el análisis
estadístico exhaustivo. Cuando se procede de esa forma se dice que se ha
realizado una investigación exhaustiva o censal. Este tipo de investigaciones se
realizan cuando la totalidad de la muestra es pequeña y las consecuencias que
conllevaría cometer un error en el análisis serian muy graves.
Si se analiza, comprueba, una pequeña muestra del total se está empleando

el sistema de muestreo por inferencia estadística. Todo procedimiento de
inferencia estadística conlleva la posibilidad de error ya que no se analiza toda
la muestra.
Los procedimientos de inferencia estadística se basan en funciones,

distribuciones de probabilidad, siendo la más conocida y utilizada la distribución
Normal (0,1). Una vez definida la distribución hay que fijar los límites de

[36]
confianza que queremos marcamos, es decir, la fiabilidad que queremos que
tenga nuestra investigación. Si por ejemplo la fiabilidad que queremos es baja se
puede tomar una función de probabilidad Normal con un nivel de confianza del
65%, lo que nos llevaría a unos resultados poco fiables en términos generales y
el tamaño de la muestra a analizar seria también bajo.
Lo habitual es obtener muestras que garanticen como mínimo un 95% de nivel

de confianza. Por tanto la distribución más utilizada es la Normal (0,1) con un
intervalo de confianza del 95% de la que obtendríamos estos tamaños de la
muestra.
12. LOS DOCUMENTOS DE TRABAJO
En la preparación de la auditoría se deben seleccionar los impresos y

formularios que la realización de la auditoría va a requerir y que va a utilizar el
equipo auditor y que no tienen por qué ser siempre los mismos ni incluir todos
los posibles modelos de formularios que, usualmente, confecciona con carácter
normalizado, la propia entidad auditora. Toda la documentación de la auditoría
debe presentarse en documentos de identificación corporativa que permitan
identificar con facilidad los aspectos de cada fase de realización de la auditoría
la línea de responsabilidad del documento:
FORMULARIOS
CUESTIONARIOS REGISTROS

[37]
• Los formularios son los documentos normalizados que utiliza la auditoría
de cualquier clase y naturaleza, que van desde las ofertas de servicios hasta el
propio informe de auditoría, y que iremos viendo a lo largo del proceso de
auditoría.
• Los cuestionarios de chequeo son los formularios que incluyen las

especificaciones de requisitos que utiliza el equipo auditor para establecer la
verificación sistemática de conformidad o disconformidad de cada elemento del
SGPRL.
• Los registros son los formularios que reflejan objetivamente las reuniones,
los hallazgos, las evidencias, las declaraciones y observaciones documentales
que se utilizan en el proceso de auditoría.

[38]
5. BIBLIOGRAFÍA
• De la Tajada, L. Á. S. (1996). Auditoría de la imagen de empresa:

métodos y técnicas de estudio de la imagen. Síntesis.
• Díaz-Zorita, A. L., & Moracho, F. S. (1999). LA LEY DE AUDITORIA

ESPAÑOLA, SU SIGNIFICACIÓN Y BASES PARA UNA POSIBLE
REFORMA «. Revista de Contabilidad, 2(4), 49-107.
• Fernández, P. (2008). Métodos de valoración de empresas.

PricewaterhouseCoopers Professor of Corporate Finance. 48p. Madrid.
IESE Business School.
• García, M. A., Garrido, P., Vico, A., Moizer, P., & Humphrey, C. (1999). La
calidad del servicio de auditoría: los auditores vistos por sus «clientes».
Revista Española de Financiación y Contabilidad, 1005-1041.
• Humphrey, C., Benau, M. A. G., & Barbadillo, E. R. (2003). El debate de la

responsabilidad civil de la auditoría en España: la construcción del
discurso sobre la limitación de responsabilidades por las
corporaciones profesionales. Spanish Journal of Finance and

[39]
Accounting/Revista Española de Financiación y Contabilidad, 32(119),
1091-1136.
• Macagnan, C. B. (2005). Factores explicativos de la revelación de

información de activos intangibles de empresas que cotizan en España.
Trabajo de Investigación. Universidad Autónoma de Barcelona.
• Montoya del Corte, J., Martínez García, F. J., & Fernández Laviada, A.
(2008). La utilización efectiva de los factores cualitativos de la
materialidad: un análisis empírico para los Auditores de cuentas
ejercientes en España.
• Romero, J. C. R. (2001). Las auditorías de los sistemas de prevención

de riesgos laborales. Mapfre seguridad, 21(82), 3-14.

[40]

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Facultad de Ciencias sociales

Máster Universitario en Prevención de Riesgos

TEMA 3: TÉCNICAS AUDITORAS

ÍNDICE/ TABLA DE CONTENIDOS 2

1. ESTUDIO DE LAS EVIDENCIAS 4

3. REVISIÓN DE DOCUMENTOS Y REGISTROS. 7

4.2. PREPARACIÓN PREVIA 16

5.1. LA COMUNICACIÓN VERBAL 22

5.2. LA COMUNICACION NO VERBAL 24

8. LAS REFORMULACIONES EN LA AUDITORÍA 32

10. EL AUDITOR FRENTE AL AUDITADO 34

11. LA ELECCIÓN Y OBTENCIÓN DE MUESTRAS 35

12. LOS DOCUMENTOS DE TRABAJO 37

Técnicas auditoras _Escuela de Derecho y relaciones Internacionales.

El trabajo de la auditoría del SGPRL requiere obtener, mediante la

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Fuente; Creación propia

Se suele hablar de investigación horizontal cuando el auditor evalúa una

Durante la realización de la auditoría, el equipo auditor analiza los distintos

• Revisión de documentos y registros

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3. REVISIÓN DE DOCUMENTOS Y REGISTROS.

Los documentos del SGPRL van a indicar cómo ha sido diseñado el

Sin embargo, y a pesar de que no ha de dejarse llevar por formalidades no

La no existencia de estos documentos deberá ser suplida por alguna

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Una forma sistemática a seguir a la hora de solicitar los documentos y

Fuente; Creación propia

• Organización: organigramas, descripción de puestos de trabajo,

• Personas: documentos de calificación, cursos de formación, informes de

• Equipos: certificados de calibración, registros de mantenimiento,

• Productos: fichas de seguridad del producto, etiquetado,…

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Durante la revisión de los documentos analizar si:

• son coherentes con la norma

• cubren todos los requisitos de la norma

• definen claramente cómo, cuándo, dónde y quién realizan las distintas

El registro es la descripción escrita de una acción realizada, es decir son

• están de acuerdo con los requeridos en la documentación del sistema

• han sido correctamente utilizados

• está identificado quien los realizó.

El auditor no debe caer en la tentación de basar la auditoría en la búsqueda

Los criterios del Instituto Nacional de Seguridad e Higiene en el Trabajo

Para cumplir esta técnica correctamente, el auditor debe solicitar la

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En cada caso, y según la información recibida de la solicitud inicial de

Se emplearán técnicas de muestreo (no necesariamente aleatorio) que

Sin embargo hay que reiterar, ya que se ha constatado en alguna ocasión,

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La verificación visual es una de las técnicas de recogida de información

En esta verificación visual el auditor utiliza todos sus sentidos y

Cuando el auditor observa una actuación, en una vista por la empresa,

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La labor de investigación del auditor puede, en algunos casos, no ser fácil,

En el caso referido, no es que no se hayan realizado las mediciones, sino

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Antes de elaborar una Previamente a

Fuente; Creación propia

• Antes de elaborar una oferta económica al cliente-auditado, realizando

• Previamente a comenzar la auditoría para conocer in situ las

• En el transcurso de la auditoría, para realizar verificaciones puntuales de

• Posteriormente al examen de toda la documentación del SGPRL, para