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PR-AL-C00
FECHA: VERSIÓN:
AUDITORIA NOCTURNA 15-05-2018 1.0
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AUDITORIA NOCTURNA
GERENTE DE CALIDAD, FIRMA y FECHA TEJEDA VASQUEZ & ASOCIADOS, SRL DIRECTOR, FIRMA y FECHA
FIRMA y FECHA
CÓDIGO:
PR-AL-C00
FECHA: VERSIÓN:
AUDITORIA NOCTURNA 21-11-17 1.0
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CONTROL DE CAMBIOS
FECHA DEL REVISIÓN FECHA DE PÁGINAS
DESCRIPCIÓN GENERAL DEL CAMBIO
CAMBIO No. VIGENCIA AFECTADAS
1. Objetivo............................................................................................................4
2. Alcance.............................................................................................................4
3. Documentos de Referencia..............................................................................4
4. Normas.............................................................................................................4
5. Términos y Definiciones...................................................................................4
6. Flujograma.......................................................................................................5
7. Procedimiento..................................................................................................6
8. Registros..........................................................................................................6
9. Anexos.............................................................................................................8
1. Objetivo
Estandarizar los pasos a seguir para ejecución de la auditoria nocturna de Hotel Aladino,
a fin de garantizar la correcta evaluación y análisis de los registros asociados a las
transacciones del día.
2. Alcance
Comprende desde la impresión y análisis de reportes, la validación de registros físicos
contra sistema hasta la emisión del expediente de auditoria nocturna para el
departamento de administración. Está dirigido al personal del departamento de
recepción.
3. Documentos de Referencia
1. Norma ISO 9001:2008. Sistemas de Gestión de la Calidad. Requisitos.
2. Norma ISO 9000. Sistemas de Gestión de la Calidad. Conceptos y Vocabulario
4. Normas
4.1. El Gerente de Operaciones tiene la responsabilidad de velar por el cumplimiento
de lo establecido en este procedimiento, garantizando que el proceso de
auditoria nocturna genere informes con información fidedigna que faciliten el
proceso administrativo.
4.6. El Auditor Nocturno, con la finalidad de evaluar y analizar las transacciones del
día debe realizar la impresión de los siguientes reportes:
Habitaciones no presentadas.
Producción pendiente por facturar agencias de viajes/clientes.
Habitaciones sin cargo.
Deducciones del día con sus diferentes comentarios y con los soportes de
todos los formatos firmados de ajustes y deducciones.
4.8. Es responsabilidad del auditor nocturno reportar todos aquellos clientes que
tienen saldo pendiente por liquidar o ya superaron el límite del crédito otorgado
cuando se le apertura el hold.
5. Términos y Definiciones
1. Cierre Z del Cajero: Reporte que indica las operaciones efectuados por el cajero al
cierre de su turno.
2. Cierre Z del día: rutina en el sistema que cierra las transacciones de un día de
ventas y se realiza
3. Rack Físico: Gavetas (división, estante, cajón) donde se encuentran todos los
soportes de las transacciones (ordenadas por número de habitación) relacionada con
la estadía del huésped.
6. Flujograma
No Aplica
7. Procedimiento
Auditor Nocturno
1. Lee el libro de registro. comprobando en los turnos Am/Pm si hay algo más
pendiente del turno de día.
2. Efectúa la impresión de los reportes necesarios para el análisis de la
auditoria a través del Sistema Front Hotel.
2.1 Valida en el reporte de habitaciones no presentadas los No Show del
día.
2.2 Evalúa en el reporte de la producción pendiente por facturar agencias
de viaje que solo se encuentren producción con menos de 3 días de
operaciones.
2.3 Verifica en el reporte de habitaciones sin cargo (tarifa complementary)
si las mismas están autorizadas o si existe algún soporte que lo
respalde.
6. Verifica que todos los entrega a cuenta generados coincidan con el reporte
"Extracto de Entrega a Cuenta"
7. Imprime el total de Clientes en Casa, Llegadas y Check Out del siguiente día.
8. Comparar con los resultados del sistema por cuadre.
9. Totalizar y organizar por orden todas las transacciones de cada cajero, ósea
sumarlas y hacerle su tirilla. Esto último solo para los cuadres del
restaurante.
10. Ejecuta la revisión de los racks físico en comparación con la información del
sistema, verificando lo siguiente:
Datos de la reserva completos.
Datos del Cliente completos.
Cobros efectuados correctamente.
Tarifas aplicadas.
Soportes de cargos extras especialmente para las empresas con
crédito.
Soporte de cedula o pasaporte del cliente, acompañantes y/o
visitantes.
Modificaciones en la estadía del cliente (Cambio de habitación o
extensión de estadía).
Inconformidades en procesos de recepción.
10.1 Si existen recibos de room services y/o lavandería, verifica que los
cargos se encuentren registrados en la cuenta del cliente en el
sistema.
10.2 Verifica en el reporte del sistema denomina listado de cargos del día,
los cargos de las habitaciones contra físico anexado en el rack.
10.3 Reporta en el libro de novedades los alertas relativos a la revisión.
11. Prepara los check out del día siguiente indicando los clientes pendientes de
pago o con alguna acotación especial.
12. Anexa formato de encuesta de satisfacción al cliente de acuerdo al idioma al
check out al listado.
13. Envía reporte de no show del día tanto a Auditoria de Ingresos como a la
Gerencia de Operaciones
14. Envía los reportes a la Gerencia. (incluye guest in house con tarifa y
Reservas No Show)
15. Arma expediente de la auditoria efectuada siguiendo el orden establecido en
las normativas de este procedimiento.
15.1 Agrega al expediente los reportes impresos señalados en la norma 6.
1. Registros
CODIGO DENOMINACIÓN DEL REGISTRO TIPO DE REGISTRO CUSTODIO TIEMPO DE
RETENCIÓN
Supervisor de
Libro de Novedades Electrónico Recepcion 1 año
Expediente de Auditoria
Nocturna con soportes Físico Contralor 10 años
9. Anexos
Autorizado por:
Angelly Chevalier
Gerente General
Aladino Aparta Hotel SRL