PROTOCOLO DE COMUNICACIONES INTERNA Y EXTERNA EMPRESA OPOELECTRO SAS

El objetivo de realizar este manual es determinar un manual de comunicaciones interna y externa

de la empresa OPOELECTRO SAS con el fin de regular el proceso del manejo de la información
mediante el uso de distintos canales dentro y fuera de la empresa

INTRODUCCION

Durante el tiempo que las empresas han empezado su actividad económica se ha requerido que
exista una correcta comunicaciones entre los individuos que componen la empresa para que cada
dependencia de la misma funcione en favor de la misma sin que exista problemas pero aunque
esto es de vital importancia no solo dentro de ella exista un canal de comunicación apropiado
también por fuera de ella deben existir formas para conectar a los clientes, proveedores o otros
que sean ajenos a la organización.

Pero para lograr estos objetivos se requiere que se fortalezca la comunicación entre personas
apoyado a que estas se pueden comunicar en público de manera adecuada

Unos fuertes canales de comunicación pueden asegurar que se consigue un éxito comercial,
financiero y demás por ende se hace necesario que todas las vicisitudes que se presenten dentro y
fuera se puedan conocer en el momento adecuado con el fina también de alcanzar las metas,
objetivos propuestos al momento de la consolidación y puesta en marcha

Protocolo de Comunicación interna

Se requiere construir una serie de recomendaciones para el desarrollo de la actividad comercial

que determine el correcto manejo de información, resaltar el sentido de pertenencia y reforzar la
cultura organizacional dentro de la organización para estos se requiere la dirección de la
comunicación dentro de la empresa ya esa horizontal, vertical, ascendente y descendente; para
todo esto se necesita que la comunicación cumpla con lo siguiente:

Claridad en la comunicación

Respeto de las jerarquías

Evitar la especulación

Evitar usar lenguaje inapropiado

Escuchar y evitar las interrupciones

Manejar todo dentro de un ambiente de respeto

Teniendo en cuenta todo lo anterior para la comunicación interna se sugiere crear un comité que
desarrolle los siguiente:

Este se encargara de manejar el correcto flujo de comunicación en todo sentido teniendo en

cuenta todas las dependencias tratando temas del entorno interno y externo; este controlara,
organizara, analizara y difundirá todas las acciones relacionadas con la comunicación
transmitiendo la imagen de la empresa, este comité estará precedido por el coordinador de
comunicaciones que se encargar de recolectar la información interna y externa, auditarla y
comunicarla a través de los canales de comunicación creadas de esta manera se garantiza que se
vigile a todo momento.

Este coordinador tiene las siguientes funciones:

 Responsable junto con el grupo de diseñar los protocolos de comunicación

 Gestionar directamente la producción de contenidos en las distintas áreas y tanto interna
como externamente
 Aportar información e informes de los distintos canales de comunicación que existen en la
empresa
 Participar activamente en todas las reuniones que traten de la comunicación interna y
externa de la empresa
 Aportar información de la organización cuando se requiera
 Velar por la transparencia de la información recibida y aportada

Mientras que las funciones del grupo de trabajo de comunicaciones internas son:

 Lograr que la comunicación dentro de la organización en todas direcciones sea la correcta

 Identificar información falsa, rumores o chismes que afecten negativamente los canales de
comunicación de la empresa
 Formalizar todos los procesos de comunicación dentro de la empresa
 Mantener al día a todos los empleados de los cambios dentro de la empresa
 Planificar y evaluar la política de comunicación
 Asesorar cuando se requiera en la creación de planes que involucren el componente de
comunicación
 Apoyar y guiar a la compañía en momentos de crisis

Crear los canales de comunicación

Para fortalecer el manejo de información interna se recomienda usar las siguientes herramientas:

Correo interno de la empresa considerado de alta importancia donde se sugiere utilizar lenguaje
adecuado, información veraz y diseño agradable además de tratar asuntos estrictamente laborales
auspiciados por compañías que aporten gran capacidad de almacenamiento, para esto el
departamento de sistemas le proporcionara a cada empleado una dirección de correo en un
servidor empresarial que solo se usara para asuntos estrictamente laborales.

Chat interno que se use para comunicar edictos, memorandos o circulares con asuntos
importantes además de discutir asuntos de vital importancia para la empresa con los debidos
estándares y lenguaje apropiado, para esto se utilizaran herramientas como zoom, Messenger
business además de teléfonos en cada dependencia para comunicar entre si a las personas dentro
de la empresa.

Intranet: Su uso se recomienda para una comunicación directa y rápida con los que componen la
organización, para esto se crea una red interna de comunicación en la que solo se involucren a los
empleados y directivos con la ayuda del departamento de sistemas
Murales de información: Dentro de la organización se pondrán a manera de carteles en un lugar
específico de la empresa información relevante de manera llamativa para que cualquier empleado
o visitante pueda observarla en el transcurso de su jornada laboral, se recomienda mucho su uso
para publicaciones que son de carácter urgente y que todo empleado o directivo debe conocer

Manual de inducción: Ese manual será redactado con la ayuda de directivos, el comité de
comunicación y los jefes de cada dependencia, en este documento se estipulan todos los deberes,
derechos, comportamientos y funciones que tiene todo el personal para ser entregado además de
explicado a cada uno de los empleados que empiecen su labor en la organización

Comité de reuniones o de trabajo: Estos espacios son de vital importancia ya que aquí se tratan
temas de las distintas áreas informando de problemas que se presenten asi como informes
mensuales, semanales o anuales según como se necesite con el método PHVA (Planear, verificar,
hacer y actuar) , estas reuniones se deben programar a mas tardar cada mes o cuando se presente
una situación extraordinaria para recibir informes que detallen la situación de empresa en el
ámbito de las comunicaciones en donde este presente los directivos, el comité de comunicaciones
y jefes dé cada área

Todos los medios de comunicación anteriores deben ser coordinados por el comité antes
mencionada que se elegirá por postulación o la cabeza de la organización determinará las
personas más idóneas para conformar estos cargos

Finalmente, toda la información se recomienda que se comporta por medio de los canales ya
establecidos previamente siguiendo un conducto regular para que los empleados se comuniquen
con los jefes de sus respectivas áreas primero siguiendo la jerarquía

Protocolo de Comunicación externa

Para realizar ese se requiere que el comité de comunicaciones junto con un publicista (si se
requiere) diseñen las herramientas y estas son:

Redes sociales: Se debe tener una estrategia de comunicación fuerte utilizando este canal para
beneficio propio con ayuda de publicistas y demás poniendo información relevante asi como datos
de contacto directo con la empresa, para esto se creará página en Facebook, Instagram y un chat
de wasap en donde las personas que entren ya sean clientes o proveedores puedan conocer la
empresa, lo que ofrece además de como esta constituida para que el buen nombre de la empresa
se conozca mediante el voz a voz

Atención presencial: Para esta se destina a vendedores que estarán dispuestos a atender a los
clientes en las oficinas asi como atender cualquier inquietud que presenten con alguno de los
productos

Atención telefónica: Para esto se destinará una línea telefónica para que los clientes y proveedores
puedan comunicarse con la empresa atendido por personas que comunicaran a las personas según
se la necesidad que presenten

Página web: Asi como en la comunicación interna, la creación de la pagina web permite una
comunicación con los clientes y demás personas que estén interesadas en los productos ofrecidos,
esta tendrá información de la empresa, numeros de contacto, enlaces a redes sociales y la
organización de la empresa.

Campañas de publicidad: Para esto se realizara publicidad mediante avisos en periódico,

publicidad pagada en redes sociales, cuñas radiales y demás que se considere para llegar a un
publico masivo