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Comprender los Principales Aspectos que

Reúnen las Auditorías de un SGP

Avanzamos a través del conocimiento

COMPRENDER LOS PRINCIPALES ASPECTOS QUE REÚNEN LAS AUDITORÍAS DE
UN SGP
Para el desarrollo de esta competencia, será necesario conocer y ser capaz de gestionar la realización
de auditorías e interpretar el proceso de Certificación según el Sistema de Gestión de Proyectos que
indica la Norma ISO 21500.

CONOCIMIENTOS

En esta Unidad de Competencia desarrollarás los siguientes conocimientos disciplinares:

Distinguir los Participantes en una

Conocer Conceptos Básicos y Definiciones de Interés. Auditoría.
Comprender los Objetivos de una Auditoría de un SGP. Diferenciar los Tipos de Auditorías.
Conocer las Características Generales de una Auditoría. Comprender el Proceso de Certificación
de la Empresa.

ACTITUD

En esta Unidad de Competencia desarrollarás especialmente la siguiente actitud:

Fomentar la Escucha Activa.

AUTOEVALUACIÓN

Conceptos Básicos y Definiciones de Interés Participantes en una Auditoría

Objetivos de una Auditoría de un SGP Auditorías Internas y Externas
Características Generales de una Auditoría Auditorías y Certificación de la Empresa

TEST DE EVALUACIÓN DE CONOCIMIENTOS

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CONCEPTOS BÁSICOS Y DEFINICIONES DE INTERÉS
Cuando una organización ha conseguido mejorar sus procesos e implantar un Sistema de Gestión de
Proyectos, es común que decida que ha llegado el momento de presentarse a una auditoría que
corrobore dicha implantación por un tercero, un auditor externo.

Una auditoria de gestión de proyectos tiene la finalidad de evaluar la “salud” de un proyecto, programa o
portafolio de forma frecuente. Son una parte esencial de las actividades de evaluación de la conformidad.

VIDEO EN LA PLATAFORMA (Acceso a través de la Plataforma)

Accediendo a esta Unidad de Competencia a través de la Plataforma,
puedes visualizar un vídeo ilustrativo del tema, en el que resumen los
aspectos más relevantes del proceso de auditoría.

La importancia de Auditar

Auditoría

Una auditoría es un proceso sistemático, independiente y documentado para obtener evidencias de la

auditoría, y evaluarlas de manera objetiva con el fin de determinar el grado en que se cumplen los
criterios de auditoría.

ISO 19011 “Directrices para la Auditoría de Sistemas de Gestión”

Se puede decir que una auditoría es el examen, por parte de personas neutrales, del cumplimiento de
una determinada norma o procedimiento.

De modo más sencillo, la auditoría es una actividad de análisis que, partiendo del punto inicial de
recabar información, la evalúa para determinar posibles errores, estableciendo pautas para corregirlos.

No se trata de un “proceso policial”, sino de un proceso técnico, en el cual el auditado tiene que ver
siempre la parte positiva de recibir información sobre el funcionamiento de la empresa.

Una auditoría tampoco debe convertirse en una simple inspección rutinaria y en su desarrollo no
solamente participan la persona o equipo auditor, sino los propios auditados. El éxito y la eficacia de una
auditoría dependen de la cooperación de todas las partes involucradas.

De esta forma, se puede concluir que una auditoría es:

■ Un examen metódico y documentado.

■ Independiente, es decir, realizado por personas que no tengan responsabilidad directa en los
proyectos que se desea auditar.

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Definiciones
Como definiciones de imprescindible conocimiento se pueden destacar las que siguen, que se
encuentran recogidas en las Normas:

■ ISO 9000. “Sistemas de Gestión de la Calidad. Fundamentos y vocabulario”.

■ ISO 19011. “Directrices para la auditoría de los sistemas de gestión”.

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OBJETIVOS DE UNA AUDITORÍA DE UN SGP
La auditoría de un Sistema de Gestión de Proyectos se utiliza con el fin de verificar si el sistema de
gestión ha sido convenientemente desarrollado, documentado, implantado y está siendo seguido por
la organización.

Para ello, el auditor realiza una evaluación completa del sistema de gestión y elabora un informe
detallado.

En caso de detectarse desviaciones respecto al sistema, la empresa deberá llevar a cabo las acciones
correctivas que sean necesarias para solucionarlas.

Objetivos de la Auditoría

■ Estudiar los documentos del sistema para determinar si se ajustan a las normas de referencia
correspondientes.
■ Evaluar la capacidad del sistema de gestión para asegurar el cumplimiento de los requisitos
legales, reglamentarios y contractuales.
■ Establecer el nivel de cumplimiento de los procedimientos que forman parte del Sistema de
Gestión, y de esta forma:
- Comprobar que el SGP se implementa y mantiene.
- Garantizar el cumplimiento de los controles internos establecidos en la organización.
- Dar seguimiento al plan del proyecto.
- Conocer el control del programa, el coste y la calidad.
- Analizar la calidad de los entregables.
- Identificar los factores para mantener al día el control de cambios.
- Documentar las lecciones aprendidas.

El estudio del procedimiento auditado y el examen de su cumplimiento por parte de los auditores, junto
con la aportación creativa de los responsables del proceso, proporcionan la ocasión de simplificar y
mejorar la operación, con las miras puestas en el aumento de la calidad y la reducción de los costes.

En consecuencia, las auditorías se realizan con la finalidad de:

■ Observar la ejecución de los proyectos de forma que se pueda identificar los posibles problemas y
adoptar las medidas correctivas, cuando sea necesario, para controlar la ejecución del proyecto.
■ Determinar la adecuación del Sistema de Gestión de Proyectos implantado en la organización a la
norma de referencia específica.
■ Comprobar el grado de confiabilidad de la información que produzca la organización.
■ Evaluar la calidad del desempeño en el cumplimiento de las responsabilidades asignadas.
■ Promover la eficiencia operacional.

Hay que tener en cuenta, no obstante, que la filosofía de los sistemas de gestión está basada en la
prevención, más que en la detección de problemas, y por ello debemos dar mayor importancia a:

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Las auditorías proporcionan a las Partes Interesadas de la empresa evidencias objetivas basadas en
hechos. Esto permite al Patrocinador o Director del Proyecto tomar decisiones basándose en hechos y no
en hipótesis.

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CARACTERÍSTICAS GENERALES DE UNA AUDITORÍA
Para poder realizar una auditoría, debe estar implantada e implementada en la organización, la norma de
referencia sobre la que se aplica dicha auditoría.

Resulta imprescindible contar con personal preparado para llevarla a cabo. En caso contrario, no se
alcanzarán los objetivos de evaluación deseados y el personal auditado sufrirá una importante
desmotivación al ser juzgado por personas a las que no considera con nivel suficiente para ello.

Antes de realizar una auditoría, debe establecerse el objeto de tal auditoría, señalando claramente sus
límites, evitando así que estos puedan estar confusos, así como acopiarse de cuanta documentación e
información exista sobre el objeto a auditar.

Documentación e Información para Desarrollar una Auditoría

■ Datos estadísticos sobre calidad del producto o del proceso.

■ Información sobre el estado y los logros alcanzados por la competencia.
■ Manual de Calidad.
■ Procedimientos Generales de Calidad.
■ Instrucciones Técnicas.
■ Datos sobre costes de calidad.
■ Especificaciones técnicas.
■ Normativa y legislación aplicable.
■ Quejas o reclamaciones de clientes.
■ Informes de auditorías precedentes (si procede).
■ Informes de No Conformidad.
■ Registros sobre acciones correctivas y de mejora implantadas o propuestas recientemente.
■ Registros y documentos exigidos por la norma de referencia.
■ Etc.

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Así mismo, deberán establecerse los oportunos contactos con los responsables del proceso
auditado, en los que se explicará el objeto de la auditoría, presentándoles al personal del equipo auditor
y señalando las líneas generales de actuación de la misma.

En el desarrollo de la auditoría, el auditor ha de tener siempre en cuenta que:

■ Se evaluarán solamente evidencias objetivas y contrastadas.

■ En caso de detectarse una posible deficiencia se investigará hasta confirmarla o no, averiguar si es
fortuita o sistemática y si es posible, identificar sus causas y efectos.
■ Se debe hacer un seguimiento exhaustivo de las anomalías detectadas en anteriores auditorías.
■ No se limita al análisis después de que los hechos ocurrieron sino que debe ser realizada también
durante el ciclo de vida del proyecto.

Verificaciones durante la Auditoría

Las verificaciones a efectuar durante la auditoría son, en general, de la siguiente naturaleza:

■ Revisión de los documentos aplicables del Sistema de Gestión de Proyectos, para comprobar
que la organización auditada dispone de los documentos del sistema de gestión, requeridos en la
norma de aplicación.
■ Examen de los registros y evidencias documentales que demuestren el cumplimiento de las
disposiciones del Sistema de Gestión de Proyectos.
■ Supervisión del progreso y resultados del proyecto frente al Plan establecido.

Una vez finalizada la auditoría, el auditor mantiene una reunión con el auditado, o persona delegada, al
que expone las desviaciones encontradas para obtener su acuerdo con las mismas o para que formule
sus observaciones. Tras la reunión, el auditor redactará el correspondiente Informe de Auditoría.

La auditoría no debe tener un cariz de crítica destructiva. Es deseable que se remarquen los aspectos
positivos del sistema auditado, sin embargo, lo que sí debe especificarse en el documento o informe final
de la auditoría son todas las no conformidades detectadas y verificadas sobre la base de evidencias
objetivas.

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PARTICIPANTES EN UNA AUDITORÍA
En un proceso de Auditoría se encuentran involucrados tres participantes: Cliente, Auditor y Auditado.
Conviene diferenciar claramente cada uno de ellos ya que, en ocasiones, algunas de las figuras pueden
llegar a coincidir.

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Cliente de Auditoría

En general cualquier parte interesada o Stakeholder identificada en cada

proyecto. Habitualmente será:
■ Un cliente, actual o potencial, que quiera evaluar la capacidad de un
determinado proveedor para gestionar y ejecutar proyectos que satisfagan
sus necesidades o cumplan determinados requisitos especificados.
■ Socios comerciales y accionistas que quieran evaluar la evolución de los
proyectos en los que participa.
■ Una organización que quiera establecer auditorías como parte de una
evaluación continua o para detectar cualquier anomalía del Sistema de
Gestión.
■ La Administración u organismo regulador, cuando es un organismo oficial
El Cliente Puede Ser el que requiere a la empresa que gestiona un proyecto que se sometan a
una auditoría a cargo de entidades de certificación acreditadas, organismos
de control u otros entes concesionarios.
■ El propio auditado, que puede requerir:

- A una organización especializada externa una evaluación de su sistema.

- A miembros de la propia organización la realización de auditorías
internas para la evaluación de su Sistema.
- A una Entidad de Certificación la realización de una auditoría del
Sistema con vistas a la obtención de un registro de empresa.
- A un organismo independiente, para determinar si el sistema permite la
gestión adecuada de los productos que se van a suministrar (entidades
de inspección o reglamentarios).

■ Definir los objetivos de la auditoría.

■ Definir el alcance de la auditoría.
■ Determinar las Normas de referencia a utilizar.
Funciones del Cliente
■ Seleccionar o contratar al personal auditor.
■ Determinar el periodo de duración de la auditoría.
■ Colaborar en todo momento con el auditor.

Organización Auditora
La organización auditora es aquella que planifica y dirige el proceso de auditoría. También selecciona
o contrata los auditores para cada auditoria, asegurando su cualificación e idoneidad.

Para auditorias de primera parte, la organización auditora es nombrada por la dirección. En empresas
muy pequeñas, la responsabilidad de planificar y dirigir las auditorías internas generalmente recae sobre

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el Responsable de Calidad o Representante de la Dirección. Los auditores pueden ser internos o
contratados externamente.

Para auditorias de segunda parte, la organización auditora puede ser del cliente de la auditoria (la
organización que quiere auditar a sus proveedores) o puede subcontratarse.

Para auditorias de tercera parte, la organización auditora siempre es externa e independiente.

Para el caso especial de certificación, la organización auditora, además de independiente, conviene que
sea acreditada por un ente nacional o internacional.

Entre los auditores cabe distinguir:

■ Líder del equipo auditor: Auditor designado para dirigir, planificar y actuar como
interlocutor principal al informar de las desviaciones encontradas y evaluar las
acciones correctivas.
■ Auditor: Persona que realiza cualquier parte de la auditoría, bajo la dirección del
jefe del equipo.

Pueden sumarse a los auditores otros colaboradores, tales como: auditores en

Categorías del prácticas, traductores e intérpretes o, incluso, observadores. Estos últimos, los
Auditor observadores, acostumbran a ser:

■ Personas de la propia organización auditada, que han manifestado su deseo de

presenciar la auditoría para su aprendizaje personal.
■ Personas pertenecientes o representantes de algún comprador.
■ Personal propio de la entidad auditora o de la Entidad de Acreditación cuya
intención es evaluar al auditor con vistas a su registro y cualificación.

Estos observadores deben permanecer neutrales en cuanto al desarrollo de la

auditoría y no interferir en su ejecución.

■ Convenir con el cliente los objetivos, alcance y criterios de la auditoría.

■ Convenir con el cliente y auditado la fecha y duración de la auditoria.
■ Seleccionar el equipo auditor idóneo para cada auditoría específica.
■ Suministrar los recursos para la realización de la auditoria.
■ Asegurar que el equipo auditor realice la auditoría según los criterios establecidos.
Funciones del ■ Familiarizarse con los requerimientos del proyecto o programa.
Auditor ■ Realizar la auditoria “in situ”.
■ Finalizada la auditoria recibir el informe de la auditoria elaborado por el equipo
auditor y compartir la información obtenida con los Project Managers.
■ Entregar el informe al cliente de la auditoria y al auditado.
■ Producir el informe de acuerdo a lo establecido.
■ Seguimiento de la implementación de las desviaciones.

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Organización Auditada
Es la organización o entidad sobre la cual se realiza la auditoría.

Puede tratarse de:

■ Una organización completa o sólo el centro donde se gestiona un proyecto,

Tipos programa o portafolio.
■ Todo el Sistema de Gestión de Proyectos o sólo de algunas áreas,
departamentos, o funciones.
■ Un proyecto, programa o portafolio.

La figura del cliente y del auditado coinciden en la misma organización o

persona cuando es ésta la que encarga a un tercero (una entidad de
Coincidencia entre
certificación, por ejemplo) la realización de la auditoría de su propio Sistema de
Cliente y Auditado
Gestión (a fin de recibir un certificado y/o ser incluido en un registro de
empresas certificadas).

■ Enlace con los auditores para planificar la auditoría.

■ Suministrar acceso a las áreas a auditar.
■ Suministrar la información y datos requeridos por los auditores.
Funciones del Auditado ■ Cooperar con los auditores para facilitar la auditoría.
■ Animar a los implicados a participar.
■ Actuar sobre los hallazgos de la auditoría.
■ Suministrar recursos para las acciones correctivas y preventivas.

Ejemplo Resumen
Un ejemplo claro que permite distinguir a los tres, se da en las auditorías de proveedores, en las que
intervienen los tres miembros:

■ Por un lado el cliente de la auditoría, que es la empresa que demanda los servicios del proveedor.
■ Por otro el auditado, que se corresponde con el proveedor.
■ Y finalmente el auditor, que es la organización contratada para realizar la auditoría.

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AUDITORÍAS INTERNAS Y EXTERNAS
Las auditorías pueden ser clasificadas, en base a su origen, como:

■ Auditorías internas, realizadas con fines internos por la organización o en su nombre.

■ Auditorías externas, realizadas por auditores que no pertenecen a la organización auditada.

A las auditorías internas se las conoce también como auditorías de primera parte, mientras que a las
auditorías externas se las conoce como auditorías de segunda o de tercera parte:

Realizadas con fines internos por la organización o en

Auditorías Internas De primera parte
su nombre.

Realizadas por una parte interesada o Stakeholder

(clientes, accionistas, colaboradores, etc.) de una
De segunda parte organización o por otras personas en su nombre. Un
ejemplo de este tipo son las auditorías de
proveedores.
Auditorías Externas

Realizadas por organizaciones externas

independientes, que proporcionan la certificación o
De tercera parte
registro de conformidad con los requisitos contenidos
en la norma.

En cualquier caso, es un requisito básico la independencia del auditor de las actividades auditadas.
La credibilidad del auditor se basa en que sea, y sea visto, como objetivo e independiente, para que la
credibilidad de los resultados de la auditoría no se vea comprometida.

Esta independencia es particularmente crítica en la realización de auditorías internas de comprobación

de la adecuación del sistema.

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Por otro lado, las auditorías para evaluar la conformidad de las actividades realizadas en relación con la
documentación del sistema sí pueden ser llevados a cabo por auditores propios de la empresa sin que se
vea comprometida la condición de independencia, siempre y cuando esos auditores no estén
directamente implicados en las actividades objeto de auditoría.

Asimismo, las auditorías internas son mucho más asequibles a todo tipo de empresas y cuentan con la
ventaja de un mayor conocimiento de los proyectos por parte del personal auditor. Todo ello puede
conducir a un reducido tiempo de realización y, como consecuencia, a la posibilidad de llevarlas a cabo
con frecuencia, de forma que el sistema de auditorías se acabe convirtiendo en un medio habitual y
rutinario de supervisión y mejora.

ARTÍCULO DE INTERÉS EN LA WEB (Acceso a través de la Plataforma)

Accediendo a esta Unidad de Competencia a través de la Plataforma, puedes encontrar un artículo de

interés en el que el autor, Denise Robitaille, discute como lograr lo mejor del proceso de auditoría y de
los auditados.

Un trabajo desde dentro: auditorías internas

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AUDITORÍAS Y CERTIFICACIÓN DE LA EMPRESA
Una vez implantado el Sistema de Gestión, el siguiente paso es que la propia organización se asegure y
pueda asegurar de cara al exterior, que dicho sistema funciona eficazmente en el marco de una política
de calidad prefijada y que sus productos/servicios poseen la calidad requerida.

La auditoría y la certificación surgen, de este modo, como herramientas vitales para cubrir estas
necesidades.

Certificación
La certificación es un modo de confirmar, en general, de cara al exterior de la empresa, que la
organización es capaz de asegurar la calidad de sus productos. Se trata de un certificado expedido por
un organismo reconocido oficialmente en el que se identifica la conformidad del Sistema de Gestión
de la empresa de acuerdo con la norma, en la que se basa dicho sistema.

Es decir, la certificación tras las auditorías de comprobación, identifica la conformidad de un producto o

de un sistema con los requisitos contenidos en una Norma.

La certificación del sistema es de carácter voluntario y la realiza una entidad privada, organismo
independiente de la organización, la cual ha de estar acreditada por una entidad de acreditación.

Así por ejemplo, para el caso de España, la entidad debe estar acreditada por ENAC (Entidad Nacional
de Acreditación).

VIDEO EN LA WEB (Acceso a través de la Plataforma)

Accediendo a esta Unidad de Competencia a través de la Plataforma, puedes visualizar un vídeo

ilustrativo del tema, desarrollado por Bureau Veritas Certificación.

Ventajas de la Certificación

■ Mejora la imagen exterior de la empresa aumentando su credibilidad.

■ Mayor transparencia.
■ Incremento de la confianza de los Stakeholders.
■ Aumenta la capacidad competitiva de la organización.
■ Accesos a nuevos mercados y especificaciones de clientes.
■ Supone un argumento comercial eficaz.
■ Disminuye el número de Auditorías Internas por parte de los clientes.

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Una vez que la entidad otorga el certificado, éste tiene una validez limitada. Al finalizar ese período de
tiempo es necesario realizar otra auditoría para su renovación, de este modo se comprueba el
mantenimiento de las condiciones de concesión del certificado.

Generalmente, una vez obtenido el certificado tiene un período de validez de tres años, una vez
finalizado este período se realiza otra auditoría para su renovación y en el transcurso del mismo se
realizan auditorías de seguimiento de forma anual.

DOCUMENTO PARA LA DESCARGA (Acceso través de la Plataforma)

Accediendo a esta Unidad de Competencia a través de la Plataforma, puedes

descargar el esquema general de un proceso de certificación.

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ACTITUD

FOMENTAR LA ESCUCHA ACTIVA

Escuchar, entender y comprender la comunicación emitida por la persona que habla o da una opinión.

El acto de escuchar es probablemente la herramienta más importante de la que disponen una persona
para influir en los demás.

Pero, para influir en los demás es necesario centrar los esfuerzos en entender primero lo que la otra
persona nos quiere decir.

Escuchar significa ser capaz de aceptar lo que la otra persona expresa, y en ningún caso ignorar lo que
el otro tiene que decir.

Escuchar de verdad es una tarea difícil. Es habitual prestar atención a la mitad o solo a una parte de lo
que se nos dice. Es más, fingimos que atendemos con frases como: “si te estoy escuchando, continúa”,
cuando en realidad hace tiempo que la persona ha desconectado de lo que están comentando.

Es imprescindible en todo proceso de escucha activa con el fin de escuchar de verdad los que la otra
persona dice:

■ Resumir lo hablado con la otra persona.

■ Hacer preguntas para obtener si es posible mayor información.
■ Determinar y clarificar el tema que centraba la conversación.

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